Manajemen Kearsipan
1 Group :Bintang Wibowo Mukti, Aditya Stievano Maulana, Ulya Kisti Fauzia, Siti Khodijah,
Setyoning Asyiyatu Tiva
Kosma D2 manajemen DakwahIAIN Sunan Ampel Surabaya
Semester 4
Rumusan Masalah
1 •apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi arsip?
2 •apakah manajemen arsip?
3 • ada berapa pola manajemen arsip?
4 •bagaimanakah lifecycle arsip?
• Bahasa– (Belanda) disebut archief– (Inggris) disebut archive– Yunani Arche berarti permulaan.
Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s lifecyclePola kearsipanManajemen Arsip
Pengertian
• Secara IstilahKBBI
Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.Bashir Barthos
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.Oxford Dictionary
Archive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang dijaga).
Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie)arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana,
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pengertian
• Secara Istilah Undang-Undang No.7 Tahun 1971
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pengertian
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Peranpusat
ingatansumber
informasi
alat pengawasan
Perancanaan
Penganalisaan
Pengembangan
Perumusan Kebijaksanaan
Pengambilan keputusan
Pembuatan Laporan
Pertanggungjawaban
Penilaian
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Jenis (berdasarkan Fungsi)
Arsip Dinamis
Arsip Statis
arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, disimpan.
Fungsi arsip dapat dilihat berdasarkan peran dan jenisnya di atas.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Fungsi
Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Manajemen Arsip
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pola Manajemen Arsip
life cycle model
Records Continuum Model
mengelola dokumen kertas secara manual
mengelola arsip elektronis
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Arsip’s Lifecycle
penciptaan
pengurusan dan pengelolaan
referensipeny
usutan
pemusnahan
penyimpanan dan penjagaan
penyerahan ke Arsip Nasional
Penciptaan
• Ketika sebuah organisasi menjalankan aktivitasnya, maka ia akan membuat arsip, yaitu berupa dokumen, pembuatan formulir, dll.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pengurusan dan pengelolaan
• surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Referensi
• surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Penyusutan
• Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pemusnahan
• menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya
• Arsip yang dimusnahkan memiliki jangka retensi selama 10 tahun
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Penyimpanan dan penjagaan
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Sistem Senralisasi
Sistem Desentralisasi
Sistem Kombinasi
Penyerahan ke Arsip Nasional
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
• Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:
• Nama departemen atau instansi yang akan mengirimkan • Kode dan pokok masalah • Kode dan masalah • Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)• Tahun, bulan, tanggal berkas• System penyimpanannya • Jumlah berkas
Mengelola Arsip Elektronis (Continuum Model)
Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
• 1. Memindahkan dokumen • 2. Menyimpan dokumen• 3. Mengindeks Dokumen• 4. Mengontrol akses• 5. Retensi Dokumen
DAFTAR PUSTAKA• Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta:
Penerbit Djambatan• Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi
Aksara • E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing
dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama• Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan
dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan• Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 • Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga• Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset • Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar.
Jakarta: Rajawali Press
Top Related