LECTURE NOTE MK SISTEM INFORMASI MANAJEMENAlfitman, SE., M.Sc

Catatan:- File ppt belum dapat di upload karena keterbatasan sistem- File doc ini hanya sebagian saja (Jogiyanto only)

PERKEMBANGAN DAN PERANAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

1.1 PENDAHULUAN

System teknologi informasi (STI) telah berkembang dengan sangat pesatnya.

Jika diamati, setiap satu decade, terjadi perkembangan yang cukup signifikan

dari system teknologi informasi (STI). Dimulai dari era akuntansi pada tahun

1950, beranjak ke era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai

tahun 1970, menuju ke era jejaring global dimulai tahun 1990, system

teknologi informasi telah banyak mengalami perubahan-perubahan.

Perkembangan dari system teknologi informasi (STI) menyebabkan banyak

perubahan dari materi pengajaran system teknologi informasi ini. Materi dari

system teknologi informasi sekarang ini semakin luas. Perkembangan dari

system teknologi informasi itu sendiri, mulai dari perannya membantu operasi

organisasi menjadi lebih efisien sampai keperannya sebagai alat memenangkan

kompetisi. Perkembangan ini juga menyebabkan perubahan-perubahan peran

manajer di dalam organisasi.

1.2 PERUBAHAN TERMINOLOGI

Sebelum membahas perkembangan dari system teknologi informasi dan

perubahan-perubahan yang diakibatkannya, kesepakatan istilah (terminology)

perlu didiskusikan. Beberapa istilah diusulkan untuk member nama system

teknologi informasi (information technology system), yaitu system informasi

manajemen (management information system), system informasi manajemen

1

berbasis computer (computer-based management information system),

teknologi informasi (information technology), teknologi system infomasi

(information system technology), system informasi teknologi (technology

information system), manajemen informasi (information management), dan

system informasi (information system).

Istilah system informasi manajemen (management information system)

banyak digunakan di buku-buku system informasi di tahun 1980-an, walaupun

saat ini masih banyak yang menggunakan istilah ini. Istilah Sistem Informasi

Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS) sebenarnya

menunjukkan system-sistem informasi fungsional, yaitu system-sistem

informasi yang diterapkan di fungsi-fungsi organisasi. Sistem informasi

manajemen terdiri dari system informasi akuntansi, system informasi

keuangan, system informasi produksi, system informasi pemasaran, dan system

informasi sumber daya manusia. System informasi manajemen ini mulai

berkembang di Amerika Serikat awal tahun 1970 yang digunakan untuk

memberikan informasi kepada manajer-manajer fungsional. Dengan demikian

istilah SIM sudah tidak sesuai lagi untuk menggambarkan system informasi

sekarang ini yang sudah berkembang melebihi system informasi fungsional.

Istilah system informasi manajemen berbasis computer (computer-based

management information system) mempunyai makna yang sama dengan

system informasi manajemen (SIM), hanya ditambahkan istilah berbasis

computer untuk menekankan bahwa teknologi computer digunakan di sistem

ini. Kenyataannya, semua SIM yang ada berbasis computer.

Istilah yang baru berkembang dan mulai banyak digunakan untuk

menggantikan system informasi manajemen adalah teknologi informasi

(information technology). Istilah teknologi informasi (TI) lebih berorientasi

kepada teknologinya. Teknologi Informasi (TI) atau information technology

(IT) adalah sub system atau system bagian dari system informasi. System

informasi mempunyai enam komponen atau bagian dan salah satu dari

komponen dari system informasi adalah teknologi atau teknologi informasi.

Istilah system teknologi informasi (information system technology) juga

digunakan. Istilah teknologi system informasi (TSI) atau information system

2

technology (IST) juga menunjukkan ke teknologi yang digunakan oleh system

informasi. Istilah teknologi system informasi (information system technology)

mempunyai arti yang mirip dengan teknologi informasi (TI) atau information

technology (IT).

System computer (computer system) juga merupakan teknologi informasi

yang digunakan di system informasi. Teknologi informasi dapat berupa

teknologi apapun yang dapat menghasilkan informasi, termasuk teknologi

computer dan teknologi telekomunikasi. Dengan demikian system computer

(computer system) merupakan sub system atau system bagian dari teknologi

informasi.

Istilah system informasi teknologi (technology information system) lebih

menunjukkan system informasi dari suatu teknologi. Istilah ini kurang jelas

artinya, yaitu system informasi dari teknologi apa dan bagaimana suatu

teknologi dapat mempunyai system informasi.

Istilah yang lainnya adalah manajemen informasi (information

management) yang lebih menunjukkan ke suatu aktivitas yaitu aktivitas

pengelolaan informasi. Istilah ini juga kurang tepat untuk menggambarkan

system teknologi informasi yang luas.

Buku ini menggunakan istilah system informasi (SI) atau information

system (IS) yang menunjukkan system yang dapat menghasilkan informasi

yang berguna. Sistem informasi (SI) ini menggunakan teknologi informasi,

sehingga juga disebut dengan istilah system teknologi informasi (STI), yaitu

system yang menggunakan teknologi informasi. Buku ini akan menggunakan

istilah system informasi (information system) dan system teknologi informasi

(information technology system) bergantian dengan makna yang sama.

1.3 PERUBAHAN-PERUBAHAN MATERI PENGAJARAN

Matakuliah system teknologi informasi (STI) telah mengalami perubahan yang

cukup drastis dengan perubahan perkembangan zaman. Jika beberapa tahun

yang lalu, matakuliah ini lebih menekankan pada aspek teknikal dari STI itu

sendiri, maka sekarang, materi STI sudah dihubungkan dengan stratejik

3

perusahaan, sudah memasukkan proses pengembangannya dan

pengelolaannya. Secara garis besar, materi STI mencakup 5 topik besar seperti

yang digambarkan dalam bentuk piramida berikut ini:

Gambar 1.1 Materi system teknologi informasi (STI)

Materi sistem teknologi informasi (STI) diawali dengan pemahaman dengan

pemahaman konsep dasar tentang sistem itu sendiri dan kemudian diteruskan

dengan pembahasan teknologi yang digunakan. Jika mahasiswa sudah

memahami konsep dasar dari sistem dan teknologinya, pertanyaan berikut

yang akan muncul adalah untuk apa sistem teknologi informasi tersebut,

sehingga pembahasannya dilanjutnya adalah tentang aplikasi-nya. Setelah

aplikasi sistem informasi diketahui pertanyaan berikut yang mucul adalah

bagaimana mengembangkan sistem ini untuk diterapkan di organisasi. Setelah

sistem yang dikembangkan digunakan, sistem ini tidak dapat dibiarkan saja,

tetapi harus dikelola sehingga tetap mengenai sasarannya.

1.4 Perkembangan Sistem Teknologi Informasi

Perkembangan sistem teknologi informasi dimulai pada tahun 1964,

yaitu pada saat IBM memperkenalkan MT/ST (Magnetic Type/Selectric Type )

4

Writer, yaitu mesin ketik elektronik yang dapat merekam ke pita magnetik.

Tahun 1964 ini merupakan awal dari aplikasi pengolahan kata (word

processing) yang sederhana jika dibandingkan dengan aplikasi pengolahan

kata sekarang. Aplikasi pengolahan kata termasuk dalam aplikasi OAS (Office

Automation System). OAS sekarang tidak hanya terdiri dari aplikasi

pengolahan kata, tetap juga ada aplikasi desktop publishing, scheduling, e-

mail, voice mail, facsimille, dan electronic conference.

Perkembangan selanjutnya dari sistem teknologi informasi tidak terlepas

dari perkembangan sistem komputer. Komputer pertama selesai dibuat tahun

1946 yaitu ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer). Pada era

komputer pertama ini, aplikasi yang banyak dilakukan adalah aplikasi teknik,

karena pada waktu itu komputer dimaksudkan sebagai alat untuk menghitung

(compute).

Lebih jelasnya perkembangan sistem teknologi informasi dapat dilihat pada

gambar di bawah ini:

1950-1960 1960-1970 1970-1980 1980-1990 1990-

Era Akuntansi Era Era Era Era

Operasional Informasi Jejaring Jejaring Global

Gambar 1. Perkembangan STI dan Era-nya

5

Pengolahan kata sederhana (1946)

TPS (1964)

SIM (1970)

PSC (1970)

OAS (1980)

ES (1980)

DSS (1980)

EIS (1990)

SIS (1990)

GIS (1990)

GSS (1990)

ANN (2000)

1.5. Peran Sistem Teknologi Informasi di Dalam Organisasi

Sistem teknologi informasi memberikan lima peran utama di dalam organisasi,

yaitu untuk meningkatkan (1) efisiensi, (2) efektifitas, (3) komunikasi, (4)

kolaborasi, dan (5) Kompetitif.

Sistem Teknologi Informasi Peran

6

TPS

PCS

SIM, DSS, GSS, GIS, ES, EIS, ANN

OAS

SIS Kompetisi

Kolaborasi

Komunikasi

Efektifitas

Efisiensi

Gambar 2. Sistem Teknologi Informasi dan Perannya

1.6. Peran Organisasi Sistem Teknologi Informasi

Dengan berkembangnya teknologi dan dengan berubahnya cara perusahaan

untuk beroperasi dan berkompetisi, maka peranan organisasi sistem teknologi

informasi juga dituntut untuk berubah. Menurut Rockart (1988),

perkembangan peran organisasi sistem teknologi informasi dapat

dikelompokkan kedalam lima era, yaitu era akuntansi, era operasional, era

informasi, era jejaring, dan era jejaring global.

1.7. Peran Manajer Sistem Teknologi Informasi

Manajer sistem teknologi informasi merupakan orang yang memimpin dan

mengelola organisasi sistem teknologi informasi. Dulunya, manajer STI ini lebih

berorientasi pada masalah teknikal dan teknologinya serta penekanannya untuk

efisiensi. Sekarang, manajer STI harus mempunyai pengetahuan bisnis secara

umum, berorientasi manusia pada manusia dan penekanannya pada memenangkan

kompetisi. Karena sistem teknologi informasi digunakan untuk keuntungan

stratejik, pengetahuan bisnis dibutuhkan supaya manajer STI dapat berkomunikasi

dengan manajer puncak perusahaan. Martin et al., (1999) bahkan menyebutnya

bahwa sekarang manajer STI harus mempunyai 80% pengetahuan bisnis dan 20%

sisanya adalah pengetahuan teknikalnya.

Tabel 1. Perubahan Peran Manajer STI

Peran Dulu Peran sekarang

80% pengetahuan teknikal 80% pengetahuan bisnis

Beorientasi pada teknologi Berorientasi pada manusia

Penakanan pada efisiensi Penakanan pada kompetisi

Rockart et al., (1996) menunjukkan bahwa peran manajer STI yang paling utama

adalah menyelaraskan strategi bisnis dan strategi STI secara komunikasi dua arah.

Peran kedua adalah menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini.

Peran lainnya dapat dilihat di tabel berikut ini.

7

Tabel 1. Peran Manajer STI

1. Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah

2. Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini

3. Merencanakan, merancang, dan mengimplementasikan sistem-sistem baru

4. Membangun dan mengelola infrastruktur

5. Meningkatkan keahlian organisasi STI

6. Mengelola kerjasama dengan pemasok

7. Membangun kinerja yang tinggi

8. Mendisain ulang dan mengelola organisasi STI

Penelitian Applegate dan Elam (1992) menunjukkan bahwa di Amerika Serikat,

manajer-manajer STI yang tidak mempunyai pengetahuan hibrid, yaitu

pengetahuan teknis dan bisnis dikeluarkan dan diganti dengan yang

mempunyainya.

8

KONSEP DASAR SISTE, INFORMASI, DAN SISTEM

TEKNOLOGI INFORMASI

2.1. PENDAHULUAN

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi. Sebagai suatu sistem, untuk dapat memahami sisten informasi, akan

lebih baik jika konsep dari sistem itu dipahami terlebih dahulu. Demikian juga

sebagai sistem penghasil informasi, maka konsep informasi perlu dipahami

terlebih dahulu. Bab ini akan membahas pemahaman konsep dasar dari sistem

dan sistem informasi.

Bab ini juga akan membahas komponen dari sistem informasi. Beberapa

penulis memberikan komponen-komponen dari sistem informasi yang berbeda-

beda dan tidak mempunyai dasar konsep yang jelas mengapa komponen-

komponennya harus seperti itu. Komponen-komponen dari sistem informasi

tidak boleh kurang, karena jika komponennya kurang, maka sistem informasi

tersebut tidak akan mencapai tujuannya. Komponen-komponen dari sistem

informasi juga tidak boleh berlebihan, karena akan tidak terpakai dan

memboroskan. Oleh karena itu, komponen-komponen dari sistem informasi

harus tepat jumlah dan macamnya. Bab ini akan menjelaskan komponen-

komponen yang dibutuhkan oleh sistem informasi untuk mencapai tujuan dari

sistem informasi tersebut.

2.2. Konsep Dasar Sistem

Manusia hidup di dunia yang penuh dengan sistem. Lihat disekeliling

anda, maka apa yang anda lihat sebenanrnya adalah kumpulan-kumpulan dari

sistem. Misalnya adalah sistem penerimaan mahasiswa baru, sistem perkuliahan,

sistem perguruan tinggi, sistem perekonomian, sistem bisnis, sistem peredaran

bumi, sistem transportasi dan sebagainya. Demikian juga dengan sistem informasi

yang juga merupakan suatu sistem. Oleh karena itu pemahaman suatu sistem

terlebih dahulu akan sangat membantu di dalam pemahaman sistem informasi.

9

Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan

komponen. Dengan pendekatan prosedur, sisten dapat didefinisikan sebagai

kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh dari

sistem dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini

didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas,

penjualan, pembelian, dan buku besar.

Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai

kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya

membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang

didefinisikan dengan pendekatan komponen adalah sistem komputer yang

didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.

Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah.

Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini untuk memudahkan

menggambarkan suatu sistem. Untuk sistem yang lebih menekankan pada

prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem

tersebut. Untuk sistem yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan

lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya. Dalam hal ini, sistem

informasi akan lebih mudah dipahami dan dirancang jika didekati dengan

pendekatan komponen.

2.3. Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi

adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data

yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai informasi. Untuk dapat

berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat

kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeless), dan tepat

nilainya atau akurat (acurate). Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini

tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah

(garbage).

Menghasilkan informasi merupakan hal yang tidak mudah. Banyak sistem

informasi yang gagal dalam penerapannya, karena sebenarnya sistem tersebut

10

bukan sistem informasi, tetapi adalah sistem sampah. Sistem sampah ini tidak

menghasilkan informasi, tetapi menghasilkan sampah. Jika yang dihasilkan adalah

sampah, maka hasil yang dihasilkan oleh sistem tersebut tidak akan digunakan

oleh pemakainya, karena merupakan hasil yang tidak berguna. Untuk menjadi

sistem informasi, maka hasil dari sistem itu harus berupa informasi yang berguna,

yaitu harus memenuhi ketiga kriteria relevan, tepat waktu, dan akurat. Satu saja

kriteria ini tidak dipenuhi, maka hasil dari sistem tersebut adalah sampah.

2.4. Komponen-komponen Sistem Informasi

Komponen-komponen dari sistem informasi akan diderifikasi secara logika

dimulai dari siklus pengolahan data. Sistem dari informasi ini adalah untuk

melakukan siklus pengolahan data ini. Untuk melakukan siklus ini, maka sebagai

suatu sistem diperlukan komponen-komponen tertentu.

Telah diketahui bahwa data perlu diolah untuk dijadikan informasi yang

berguna lewat suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus pengolahan data atau

disebut juga dengan siklus informasi.

Data Diolah Informasi

Gambar 2. Siklus Pengolahan Data

Dari gambar di atas terlihat bahwa untuk melakukan siklus pengolahan

data diperlukan tiga buah komponen yaitu komponen input, komponen model dan

komponen output. Dengan demikian, sistem informasi yang juga melakukan

proses data juga akan membutuhkan tiga komponen ini.

Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih

lanjut, karena tidak semua data yang diperoleh langsung diolah. Pada umumnya,

data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu yang nantinya setiap saat dapat

diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan disimpanan dalam

bentuk database. Data yang ada dibasis data ini yang nantinya akan digunakan

11

Input Model Output

untuk menghasilkan informasi. Siklus pengolahan data yang dikembangkan ini

disebut dengan extended data processing life cycle.

Pertanyaannya sekarang apakah dengan keempat komponen tersebut, input,

model, output, dan database telah cukup membentuk suatu sistem informasi untuk

mencapai tujuannya. Untuk menjawab pertanyaan ini, maka perlu diuji apakah

tujuan dari sistem informasi, yaitu untuk menghasilkan informasi yang berguna

dapat dicapai. Informasi yang relevan dapat dicapai dengan komponen model.

Informasi yang tepat waktu dapat dicapai dengan komponen teknologi.

Komponen teknologi sistem komputer mempercepat proses pengolahan data dan

komponen teknologi telekomunikasi mempercepat proses transmisi data, sehingga

informasi dapat disajikan tepat waktunya.

Informasi yang akurat dapat dicapai dengan komponen kontrol. Komponen

kontrol atau pengendalian akan menjaga sistem informasi dari kesalahan-

kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja. Komponen kontrol membuat sistem

informasi menghasilkan informasi yang akurat.

Dengan demikian, sistem informasi mempunyai enam buah komponen,

yaitu (1) komponen input, (2) komponen model, (3) komponen output, (4)

komponen teknologi, (5) komponen database, dan (6) komponen kontrol.

Komponen-komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan.

Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak

akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai

tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu.

Gambar 4. Komponen-Komponen Sistem Informasi

12

Input

Model

Output

Teknologi

Database

Kontrol

2.5. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak vs sistem fisik,

sistem alamiah vs sistem buatan manusia, sistem pasti vs sistem probabilistik, dan

sistem tertutup vs sistem terbuka. Sistem informasi masuk ke dalam sistem

informasi fisik, sistem buatan manusia, sistem pasti dan sistem terbuka.

Sebagai sistem fisik, sistem informasi mempunyai komponen-komponen

fisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analis atau

pemakai sistem. Sebagai sistem pasti, karena hasil dari sistem ini yang berupa

informasi merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai

dengan pemakainya. Sebagai sistem yang terbuka, karena sistem ini berhubungan

dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem informasi dapat berupa

sesuatu di luar sistem informasi ini tetapi masih di lingkungan perusahaannya atau

sesuatu di luar lingkungan perusahaannya.

2.6. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai

berikut:

1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem atau subsistem-

subsistem.

2. Suatu sistem mempunyai batas sistem.

3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar.

4. Suatu sistem mempunyai penghubung.

5. Suatu sistem mempunyai tujuan

2.7. Sistem Sosio-Teknologi

Sistem informasi merupakan sub-sistem dari sistem organisasi. Sebagai

suatu sistem, organisasi mempunyai beberapa komponen atau subsistem, yaitu

sistem informasi, struktur organisasi, kultur, tugas-tugas, dan manusia sebagai

berikut:

13

Gambar 5. Komponen-komponen sistem organisasi yang membentuk

sistem sosio-teknologi

Komponen-komponen lainnya dari organisasi selain komponen sistem

informasi adalah komponen sosial dan komponen sistem informasi adalah

komponen teknologi. Oleh karena itu, organisasi juga disebut dengan sistem sosio-

teknologi.

Salah satu komponen dari organisasi adalah manusia. Manusia adalah

komponen dari organisasi bukan komponen dari sistem informasinya. Di dalam

organisasi, manusia berinteraksi dengan sistem informasi yaitu manusia

mengoperasikan sistem informasi dan menggunakan informasi yang

dihasilkannya. Dengan demikian manusia adalah subyek dan sistem informasi

adalah objek yang digunakan oleh subyeknya. Dalam pengembangan sistem

informasi, yang harus dikembangkan adalah komponen-komponen dari sistem

informasinya. Setelah sistem ini mulai diterapkan di organisasi menjadi komponen

atau subsistem dari organisasi. Mulai saat itu, sistem informasi berinteraksi dengan

14

Struktur Organisasi

Tugas-Tugas

Kultur Sistem Informasi

Manusia

manusia yang merupakan komponen lain dari organisasi. Manusia dilatih untuk

mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi ini.

Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen

3.1 Pendahuluan

Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan

mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting di dalam

menyediakan informasi untuk manajemen semua tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan

keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh

karena itu, untuk dapat menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi

manajemen, maka pengembang sistem informasi harus memahami terlebih dahulu

kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.

3.2. Tipe Kegiatan Manajemen

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam

organisasi. Tingkatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu

manajemen tingkat atas, menengah, dan manajemen tingkat bawah.

Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi,

karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan.

Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-masing

kegiatan manajemen tersebut. Kegiatan manajemen untuk masing-masing

tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut ini.

1. Perencanaan stratejik, merupakan kegiatan manajemen tingkat atas.

2. Pengendalian manajemen, merupakan kegiatan manajemen tingkat

menengah.

3. Pengendalian operasi, merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah.

15

3.2.1. Perencanaan Stratejik

Wu (1984) mendefinisikan perencanaan stratejik sebagai proses evaluasi

lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-

strategi. Sedang Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan

stratejik sebagai proses penentuan tujuan-tujuan dari organisasi dan strategi-

strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Pada dasarnya perencanaan stratejik meliputi:

1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan-

perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi-

strategi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-

kesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan politik, sosial, persaingan,

inflasi, dan lain sebagainya. Oleh karena itu manajemen tingkat atas harus

dapat bereaksi terhadap peluang yang ada dan ancaman yang muncul

terhadap organisasi.

2. Penetapan Tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang

dimiliki oleh manajemen. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas

di dalam proses perencanaan stratejik yang bersifat jangka panjang.

Misalnya tujuan perusahaan adalah dalam waktu 5 tahun menjadi penjual

terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.

3. Penentuan Strategi

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus

dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-

tujuannya. Inilah yang disebut dengan strategi. Dengan strategi semua

kemampuan yang berupa sumber-sumber daya dikerahkan supaya tujuan

organisasi dapat diraih. Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa

sumber-sumber daya yang terlihat seperti misalnya, material, modal,

personil serta sumber-sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan

luar organisasi. Contoh strategi misalnya adalah strategi low cost

leadership, inovasi, dan fokus. Manajemen dapat memilih sau atau lebih

16

strategi yang sesuai dengan lingkungan persaingannya. Bila strategi ini

berhasil dilakukan, maka tujuan organisasi akan dapat tercapai. Strategi

ditentukan dan diformulasikan oleh manajemen tingkat atas dan

diimplementasikan oleh manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.

3.2.3. Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen adalah sistem untuk meyakinkan bahwa

organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan

efisien. Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik, yaitu bagaimana

manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi

dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka

pendek, kurang atau sama dengan satu tahun.

Masing-masing manajemen bagian bertanggung jawab mengendalikan

penggunaan sumber-sumber daya di dalam organisasi dengan efisien dan efektif.

Pusat-pusat pertanggungjawaban merupakan komponen dari sistem pengendalian

manajemen yang dapat berupa pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.

Sasaran-sasaran harus dipasang supaya sumber-sumber daya menjadi optimal.

Penetapan standar adalah penerapan sasaran-sasaran yang akan dicapai. Masing-

masing manajer pusat pertanggungjawaban mewujudkan strategi yang dirancang

oleh manajemen atas dengan cara mengendalikan penyimpangan-penyimpangan

yang terjadi dari sasaran yang akan dicapai.

Di dalam pengendalian manajemen terdapat proses yang menunjukkan

apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses pengendalian manajemen terdiri

dari tahapan pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan

pengukuran, serta pelaporan dan analisis.

3.2.4. Pengendalian Operasi

Pengendalian operasi adalah sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap

tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi

ini merupakan penerapan program-program yang telah ditetapkan di pengendalian

manajemen. Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses

pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

17

Kegiatan-kegiatan manajemen tingkat atas lebih menjurus ke perencanaan

jangka panjang dan penentuan-penentuan strategi . lebih bawah tingkatannya,

kegiatan manajemen lebih menjurus kepada hal-hal yang sifatnya terperinci dan

operasional.

3.3. Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan

alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan

diambil. Keputusan yang diambil oleh manajemen tingkat bawah sifatnya adalah

rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram atau keputusan

terstruktur. Terprogram bukan berarti keputusan yang dibuat oleh komputer

melalui suatu program komputer, tetapi berupa suatu kumpulan prosedur yang

dilakukan berulang-ulang. Keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya

adalah lebih tidak teprogram atau lebih tidak terstruktur.

Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat dikalsifikasikan ke dalam

tiga tipe, yaitu sebagai berikut:

1. Keputusan terprogram atau keputusan terstruktur

2. Keputusan setengah terprogram atau setengah terstruktur.

3. Keputusan tidak terprogram atau keputusan tidak terstruktur.

3.4 Tipe Informasi

Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data

dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi

mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi

manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi sumber-sumber daya,

pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan

informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi

di dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan

tindakan yang diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe

18

informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk tingkatan

manajemen yan berbeda yaitu:

1. Informasi pengumpul data- merupakan informasi yang berupa akumulasi

atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan: apakah saya sudah

mengerjakannya dengan baik atau belum?

2. Informasi pengarah perhatian- merupakan informasi untuk membantu

manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang

menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan, dan kesempatan-

kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab

pertanyaan: permasalahan apakah yang seharusnya saya amati?

3. Informasi pemecahan masalah- informasi ini merupakan informasi untuk

membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan

yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan: manakah

yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?. Problem solving

biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-

ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh

manajemen tingkat atas.

3.5. Karakteristik Informasi

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen,

maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan

manajemen dengan kegiatannya yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan

karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya adalah

kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasinya, skedul

informasinya, waktu informasinya, akses informasinya dan sumber informasinya.

3.6. Peranan Manajemen

Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer

mempunyai beberapa peran yang dapat diklasifikasikan kedalam tiga kategori,

yaitu peran hubungan personal, peran informasi, dan peran keputusan.

Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figur

kepala, pemimpin, dan sebagai penghubung. Sebagai figur kepala, manajer

19

mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi. Sebagai pemimpin,

manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-

bawahannya. Sebagai penghubung, manajer menghubungkan personal-personal di

semua tingkatan manajemen.

Peran informasi, yaitu peran dari manajer sebagai pusat syaraf organisasi

ntuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar informasi ke

seluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai

juru bicara untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang

dimilikinya.

Peran keputusan yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entrepreneur,

sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya organisasi dan sebagai

negosiator jika terjadi konflik dalam organisasi.

Untuk menjalankan peranannya, manajer-manajer di organisasi

membutuhkan sistem informasi. Sistem-sistem informasi ini dapat digunakan oleh

manajer-manajer untuk mendukung kegiatan dan perannya.

3.7. Tahapan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan bukan merupakan satu proses aktifitas saja, tetapi

melewati beberapa aktivitas. Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas

dalam proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence, design, choice, dan

implementation.

Sistem-sistem informasi yang dapat digunakan untuk masing-masing tahap

kegiatan pengambilan keputusan dapat dilihat di gambar di bawah ini.

Tahapan Pengambilan Keputusan Sistem Informasi

Intelligence SIM

Design DSS

Choice DSS

Implementation -

20

Teknologi Sistem Komputer

4.1. Sistem Komputer

Sistem komputer terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Tanpa

perangkat lunak, perangkat keras hanya berfungsi sebagai benda metal saja yang

tidak dapat mengerjakan sesuatu. Tanpa perangkat keras, perangkat lunak hanya

hanya merupakan kode-kode komputer saja yang tidak dapat menggerakkan

perangkat kerasnya. Oleh karena itu, perangkat keras dan perangkat lunak harus

bekerja bersama-sama membentuk suatu sistem, yaitu sistem komputer.

4.2. Sistem Perangkat Keras

Perangkat keras sebagai subsistem dari sistem komputer juga mempunyai

komponen, yaitu komponen:

1. Alat masukan (input device)

Keyboard

Pointing device (mouse, touch screen)

Scanner

Censor

Voice recognizer

Camera

2. Alat Pemroses (processing device)

CPU

Memori Utama

3. Alat keluaran (output device)

Hard copy device

Softcopy device

4. Alat Simpanan Luar

Sequential access strorage device

Direct acces strorage device

4.3. Hubungan antara Komponen-Komponen Perangkat Keras

21

Hubungan antara komponen-komponen perangkat keras dapat dijelaskan

sebagai berikut ini. Data dan program dimasukkan lewat perangkat keras masukan

ke dalam RAM di alat pemroses. Data dan program selanjutnya dapat disimpan di

alat simpanan luar. Jika data dan program sebelumnya sudah disimpan luar, maka

tidak perlu lagi dimasukkan lewat alat masukan, tetapi dapat diambil dari RAM.

Data dan program yang sudah ada di RAM akan diproses oleh prosesor. Hasil

pengolahan akan ditampilkan di alat keluaran.

4.4. Ukuran kemampuan Perangkat Keras

Ukuran kemampuan perangkat keras ditunjukkan dengan kapasitas memori

utamanya dan kecepatan prosesnya.

Kapasitas memori utama

Kapasitas Ukuran

8 bit Byte

1024 byte Kilobytes

1024 Kb atau 1.048.576 byte Megabytes

1024 Mb atau 1.073.741.824 byte Gigabytes

1025 Gb atau 1.099.511.627.776 byte Terabytes

Memori utama mempunyai kapasitas lebih kecil dibandingkan dengan ukuran

memori luar. Memori utama untuk komputer PC misalnya adalah 512 Mb, 1 Gb,

atau 2 Gb, sedang memori luarnya misalnya adalah 180 Gb.

Kecepatan Proses

Kecepatan proses komputer ditunjukkan dengan satuan kecepatan komputer siklus

mesin (machine cycle) perdetiknya. Komputer yang lambat mempunyai kecepatan

proses dengan ukuran miliseconds (ribuan siklus mesin per detik). Komputer yang

lebih cepat menggunakan ukuran microseconds (jutaan siklus mesin per detik).

Komputer yang lebih cepat lagi menggunakan ukuran nanoseconds (milyaran

siklus mesin per detik). Komputer yang sangat cepat menggunakan ukuran

picoseconds (triliunan siklus mesin per detik).

22

Ukuran lain dari siklus mesin per detik adalah satuan Hertz. Kecepatan 1 KHz =

seribu siklus mesin per detik, 1 MHz = 1 juta siklus mesin per detik, 1 GHz = 1 Milyar

siklus mesin per detik dan 1 THz = 1 triliun siklus mesin per detik.

Kecepatan Ukuran

Ribuan siklus per detik KHz

Jutaan siklus per detik MHz

Milyaran siklus per detik GHz

Triliunan siklus per detik THz

Satuan ukuran lain dari kecepatan komputer adalah dihitung dari kecepatannya

mengolah instruksi program. Ukuran satuan MIPS (millions of instruction per

second) menunjukkan kemampuan mengolah jutaan instruksi program per detik.

Satuan ukuran lainnya dari kecepatan komputer adalah dihitung dari kecepatannya

memproses perhitungan dasar (pertambahan) bilangan pecahan (floating points).

Ukuran MFLOATS (millions of floating points per second) menunjukkan

kemampuan menghitung jutaan bilangan pecahan per detik.

4.5. Seberapa cepat Komputer Anda?

Misalnya anda mempunyai komputer mikro dengan kecepatan 1 MHz.

seberapa cepatkah komputer ini?. Untuk menjawab pertanyaan ini, maka

diperlukan pengetahuan tentang bagaimana komputer ini memproses data.

Kecepatan komputer 1 GHz berarti mempunyai kemampuan melakukan 1 milyar

siklus mesin selama 1 detik. Komputer 1 GHz ini dalam satu detik mampu

mengambil data dari memori dan mengeksekusinya sebanyak 1 milyar kali.

4.6. Klasifikasi Komputer

Komputer mikro atau PC

Komputer mini atau workstation (server)

Komputer mainframe

Komputer super

23

Tabel. Kategori Komputer dan Kecepatannya

Kategori komputer

Kecepatan Sampai dengan

PenggunaanMFLOAT

S

MIPS GHz

Komputer Mikro 250 75 1,5 -pemakaian pribadi

-klien server

Workstation 500 150 3 -server klien

Komputer Mini 1000 300 6 -Server klien

Mainframe 2000 600 12 -Komputer pusat dengan

banyak terminal

-lembaga sain penelitian

-lembaga militer

-lembaga bisnis besar

Komputer super 200.000 60.000 1.200 Sama dengan mainframe

4.7. Sistem Perangkat Lunak

Perangkat lunak dapat diklasifikasikan ke dalam dua bagian besar, yaitu

sebagai berikut ini:

1. Perangkat Lunak Sistem

Perangkat lunak sistem operasi

Perangkat lunak sistem bantuan

Perangkat lunak bahasa

2. Perangkat Lunak Aplikasi

Teknologi Sistem Telekomunikasi

24

5.1. Pendahuluan

Kemajuan teknologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada

perkembangan pengolahan data. Data dari suatu tempat dapat dikirim ke tempat

lain dengan alat telekomunikasi. Sistem informasi sekarang memanfaatkan alat

telekomunikasi untuk membentuk suatu jaringan komputer. Di dalam sistem

telekomunikasi, istilah jaringan kerja (network) digunakan bila paling sedikit dua

atau lebih alat-alat dihubungkan satu dengan yang lainnya. Sistem pemesanan tiket

pesawat terbang merupakan contoh computer network, dengan puluhan, ratusan

bahkan sampai ribuan terminal dapat dihubungkan dengan pusat komputer yang

menyimpan semua informasi jadwal penerbangan dan tempat duduk untuk masing-

masing nomor penerbangan.

Jaringan komputer ini memungkinkan tidak hanya organisasi yang sama

dihubungkan satu dengan yang lainnya untuk pengiriman data, tetapi juga dengan

organisasi yang lain dan bahkan langsung dengan pemasok dan konsumen. Dengan

cara seperti ini sekarang perusahaan dapat memperoleh keuntungan stratejik,

karena perusahaan dapat lebih dekat dengan pemasok dan pelanggan. Upaya-

upaya ini telah banyak dilakukan, misalnya jaringan ATM, yaitu menarik sistem

informasi bank keluar mendekati nasabah dengan menggunakan teknologi

telekomunikasi. Begitu juga dengan toko maya lewat jaringan internet. Oleh

karena itu pemanfaatan teknologi telekomunikasi ke dalam teknologi sistem

komputer merupakan hal penting.

Pengiriman data secara transmisi elektronik biasanya disebut dengan istilah

komunikasi data (data communication). Data perlu dikirim dari satu tempat ke

tempat lain dengan beberapa alasan, diantaranya adalah:

1. Transaksi sering terjadi pada suatu tempat yang berbeda dengan tempat

pengolahan datanya atau tempat di mana data tersebut akan disimpan,

sehingga data perlu dikirim ke tempat pengolahan dan dikirim lagi ke

tempat yang membutuhkan informasi dari data tersebut.

2. Kadang-kadang lebih efisien atau lebih murah mengirim data lewat

jalur komunikasi, lebih-lebih bila data telah diorganisasikan melalui

komputer, dibandingkan dengan cara pengiriman biasa.

25

3. Suatu organisasi yang mempunyai beberapa tempat pengolahan data,

data dari suatu tempat pengolahan yag sibuk dapat membagi tugasnya

dengan mengirimkan data ke tempat pengolahan lain yang kurang sibuk

4. Alat-alat yang mahal, seperti misalnya alat pencetak grafik atau printer

berkecepatan tinggi, cukup diletakkan di suatu lokasi saja untuk

digunakan bersama-sama sehingga dapat menghemat biaya.

5.2. Komponen-komponen Sistem Telekomunikasi

1. Komputer pengirim

Sebelum data dikirimkan, maka data perlu dipersiapkan terlebih

dahulu. Komputer pengirim mempunyai tugas melakukan hal ini.

Demikian juga komputer penerima perlu melakukan tugas-tugas

menerima kiriman data. Tugas-tugas yang dilakukan oleh komputer

pengirim (penerima) dalam transmisi data adalah sbb ini:

- Mengirim (menerima) sinyal untuk membentuk jalur perantara

transmisi.

- Mengarahkan transmisi ke media yang digunakan

- Mempersiapkan format dari data yang dikirim (diterima)

- Melakukan transmisi data dan mengatur kecepatan dari tramsmisi

- Melakukan pengawasan transmisi jika terjadi kesalahan transmisi

2. Media transmisi

Bentuk media transmisi yang dapat digunakan

Twisted pair

Coaxial cable

Radio frekwensi wireless LAN

Infrared light wireless LAN

Microwave

Satellite

Fiber optic cable

Kapasitas media atau kanal transmisinya

Narrowband channel (telegraf)

Voiceband channel (telepon)

26

Broadband channel (audio visual)

Tipe dari kanal transmisinya

One-way transmission (Apple ke IBM)

Two-way transmission (HDX/FDX)

Both-way transmission (telepon)

Mode transmisi

mode transmisi paralel

mode transmisi secara seri

3. Pemroses komunikasi

Modem

Concentrator

Multiplexer

Front-end processor

4. Perangkat lunak komunikasi

Telecommunications monitor (TCM)

Network control program (NCP)

5. Komputer penerima

5.3. Kurir Telekomunikasi dan ISDN

Perusahaan yang menyediakan jasa kanal transmisi disebut dengan kurir

telekomunikasi (telecommunication carrier), misalnya Telkom, Indosat.

Perusahaan kurir telekomunikasi ini menyediakan jasa kanal transmisi secara

publik dan privat. Penyediaan jasa secara publik dapat dilakukan dengan lewat jasa

jalur telpon biasa. Jalur publik ini tidak terlalu lebar. Untuk jalur yang lebih lebar,

maka dapat digunakan jalur privat (private line) atau leased line atau dedicated

line.

Salahsatu jasa leased line yang mempunyai prospek adalah ISDN (integrated

services digital network). Jika jalur telepon biasa menggunakan pulsa analog,

maka ISDN menggunakan pulsa digital. Dengan demikian jika ISDN digunakan

maka modem sudah tidak diperlukan lagi. Disamping itu, jalur ISDN merupakan

27

jalur lebar yang dapat membawa sekaligus secara simultan suara, teks, data, dan

video. Bentuk dasar ISDN adalah B-Channel dengan lebar 64 Kbps dan D-

Channel dengan lebar 16 Kbps sampai dengan 64 Kbps. B-Channel digunakan

untuk membawa informasi beritanya (suara, data, teks, dan video), sedang D-

Channel digunakan untuk membawa kode kontrol transmisi dan sinyal lainnya

(seperti nomor telpon pengirim atau caller number identification). Jasa ISDN

dapat dalam bentuk akses dasar (basic access) dan akses primer (primer access).

Akses dasar terdiri dari 2 B-Channel dan sebuah 16 Kbps D-Channel. Akses

primer terdiri dari 23 B-Channel dan sebuah 64 Kbps D-Channel.

5.4. Connectivity dan Protocol

Kemampuan komputer untuk berkomunikasi dan berbagi komunikasi satu

dengan yang lainnya disebut dengan connectivity. Untuk mencapai connectivity

dibutuhkan standar komunikasi data yang disebut dengan protocol.

Protocol adalah suatu kumpulan dari aturan-aturan yang berhubungan dengan

komunikasi data antara alat-alat komunikasi supaya komunikasi data dapat

dilakukan dengan benar. Protocol menjamin bahwa alat-alat yang dihubungkan

compatible.

Contoh protocol:

Systems network architecture (SNA) dari IBM

Burrogh network architecture (BNA) dari Burroughs

Distributed System environtment DSE) dari Honeywell

Open system interconnection dari international standards organization

Transmission control protocol/internet protocol (TCP/IP) dari

Departemen pertahanan USA pada tahun 1972 untuk digunakan di

jaringan internet.

5.5. Topologi Jaringan

Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan

sebuah alat atau lebih node (sumber-sumber daya) yang dihubungkan dengan

28

jalur transmisi (link) membentuk suatu sistem. Istilah node menunjukkan

sumber-sumber daya seperti terminal, komputer, printer, dan lain sebagainya.

Sedang istilah link menunjukkan media penghubungnya, misalnya kabel,

microwave, atau satelit. Bentuk dari jaringan (network) disebut dengan

topology.

Topologi dasar dari jaringan komputer dapat berbentuk jaringan bentuk

bintang (star network), jaringan bentuk bus (bus network), jaringan bentuk

lingkaran (loop network), dan jaringan bentuk cincin (ring network). Bentuk

tambahan lainnya adalah jaringan bentuk laba-laba (web network) dan jaringan

bentuk meta (meta network). Masing-masing topologi bentuk jaringan ini

menghubungkan beberapa node dengan menggunakan link.

5.6. Macam-Macam jaringan

1. Jaringan Lokal

Private Branch Exchanges (PBX)

Local Area network (LAN)

2. Jaringan Luas

Wide Area network (WAN)

Value Added Network (VAN)

5.7. Teleprocessing System

5.8. Client Server System

5.9. Resource Sharing System

5.10. Distributed Data Processing System

SISTEM INFROMASI DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

Sistem Informasi dapat diterapakan secara internal maupun Eksternal Perusahaan.

Secara Internal, system informasi dapat diterapkan didalam fungsi-fungsi

29

organisasi atau ditingkat-tingkatan organisasi. Tergantung pada departemen yang

ada pada sebuah perusahaan, seperti pada departemen akuntansi, keuangan,

pemasaran, produksi, SDM dan lain-lain. Secara Eksternal system informasi yang

ada ditarik kelur menjangkau ke pelanggan.

Penerapan Sistem Informasi Pada Organisasi Perusahaan

Penerapan Sistem Informasi pada Keuangan Sistem informasi

Keuangan(Financial information System)

Penerapan Sistem Informasi pada Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi(Accounting Information System)

Merupakan Sistem Informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi

informasi keuangan yang berguna bagi pemkainya. Tujuan Sistem Informasi

Akuntansi

1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to support the day-to-day

operartions), seperti untuk menerima cek pembayaran, penerimaan

penjualan tiap hari, Pelanggan menerima faktur, order pembelian barang,

perintah pembayaran kepada kasir dan lain-lain

2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen(to support decision making by

internal decision markers). Seperti membuat keputusan badget penyediaan

alat-alat yang dibutuhkan dalam operasional, perencanaan keuangan suatu

perusahaan dan lain-lain.

3. Untuk memenuhi kewajiban untuk pertanggung jawaban(to fulfill obligations

relating to stewardship). Seperti pelaporan kepada pemilik saham

perusahaan, laporan pajak kepada pemerintah dan lain-lain.

Penerapan Sistem Informasi pada Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran(Marketing Information System)

30

Informasi dari system informasi pemasaran digunakan oleh manejer-manajer

semua tingkatan. Seperti untuk perencanaan baik, dalam hal procuk ataupun jasa,

untuk pengendalian penjualan dan pemasaran.

Penerapan system informasi pada produksi

Sistem Infrmasi Produksi(Production Information System)

Penerapn system informasi pada SDM

Sistem informasi SDM (Human Resource information System)

Dan lain-lain

Ada dua jenis sistem informasi, yaitu :

1. Sistem Informasi yang berdiri sediri, merupakan system informasi yang

berdiri sendiri, artinya tidak ada hubungan antara system informasi pada

suatu departemen dengan system informasi yang ada pada departemen lain.

2. Sistem informasi terintegrasi, merupakan system informasi yang saling

berkait antara satu departemen dengan departemen lainnya.

SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI

Sistem informasi yang digunakan untuk level operasional, disebut juga dengan

nama SPT (Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS(Transaction processing

Systems ).

Tujuan dari SPT adalah :

1. Menangkap Transaksi-transaki bisnis yang tejadi.

2. Mencatat Transaksi pada document dasar

3. Entry kedalam System informasi dan merekam kedalam basisdata

31

4. Mengolah data menjadi informasi

Gambar . Sistem Pemrosesan transaksi

Dari gambar diatas terlihat bahawa alur didalam SPT adalah sebagai berikut :

1. Data transaksi diolah dengan SPT

2. Data Transaksi disimpan kedalam database

3. Data transaksi akan melahirkan laporan-laporan pencatat nilai

4. Laporan-laporan tersebut digunakan oleh pihak yang mekukan transaksi, stake

holder(pemerintah, kreditor, manajer-manajer level bawah).

Enterprise Resource Planning ERP)

ERP adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk

digunakan secara luas di organisasi. ERP termasuk TPS ditambah dengan sistem-

sistem fungsional yang terintegrasi.

Aplikasi ERP meliputi fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, SDM, pemasaran, dan

logistik. Aplikasi ERP di fungsi akuntansi meliputi modul-modul seperti buku

besar, piutang dagang, hutang dagang, aktiva tetap, manajemen kas, dan akuntansi

biaya. Aplikasi ERP di fungsi keuangan meliputi modul analisis porto folio,

analisis resiko, analisis kredit, manajemen aktiva, sewa guna, dan manajemen real-

estate. Aplikasi ERP di fungsi SDM meliputi modul rekruitmen, penggajian,

manajemen personil, pengembangan karyawan, dan manajemen kompensasi.

Aplikasi ERP di pemasaran meliputi modul manajemen relasi pelanggan,

32

pemasukan order, pemrosesan order. Aplikasi ERP di logistik meliputi modul

perencanaan produksi, manajemen material, manajemen pabrik.

APLIKASI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI(STI) DI LEVEL-

LEVEL ORGANISASI

Sistem teknologi informasi atau yang biasa disebut STI itu adalah suatu

system yang terbentuk sehubungan adanya penggunaan teknologi

informasi. STI ini dapat di aplikasikan ke dalam level-level organisasi,

sebelumnya definisi organisasi itu adalah suatu tempat, wadah dan suatu

media dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan

berstruktur, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam mengelola suatu

sumber daya, sarana-parasarana yang ada, data, dan lain sebagainya yang

digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan tertentu dan

tujuan organisasi itu sendiri. Dan level-level dalam organisasi itu adalah :

1. Level Operasional

Level dimana terjadinya aktifitas dasar dan transaksi rutin dan adanya

data yang terkini.

2. Level Pengetahuan (Knowledge)

Level yang bertujuan untuk mendukung dan memberikan pengetahuan

atau informasi dan data pekerjaan yang diperuntukan untuk karyawan.

3. Level Menejemeni

Ialah level untuk mengawasi, mengkoordinasi dan juga pengambilan

keputusan dalam organisasi.

4. Level Strategis

Adalah level untuk membentuk perencanaan jangka panjang dan juga

jangka pendek organisasi.

1. Sistem pakar

Sistem pakar adalah suatu system untuk mengadopsi pengetahuan yang dimiliki

33

manusia ke komputer yang dirancang untuk memaksimalkan kemampuan dalam

menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar atau orang yang sudah

terbiasa menghadapi masalah itu.

Dengan sistem pakar ini, orang awam pun dapat menyelesaikan masalahnya atau

hanya sekedar mencari suatu informasi berkualitas yang sebenarnya hanya dapat

diperoleh dengan bantuan para ahli di bidangnya. Dalam penyusunannya, sistem

pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules)

dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalam

bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer,

yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk

penyelesaian masalah tertentu.

Suatu sistem pakar yang baik harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut :

a) Memiliki informasi yang handal.

b) Mudah dimodifikasi.

c) Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer.

d) Memiliki kemampuan untuk belajar beradaptasi.

Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem

pakar, antara lain :

a) Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.

b) Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.

c) Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.

d) Meningkatkan output dan produktivitas.

e) Meningkatkan kualitas.

f) Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang

termasuk keahlian langka).

g) Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.

h) Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.

i) Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.

j) Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap

dan mengandung ketidakpastian.

k) Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.

34

l) Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.

m) Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan.

Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki

beberapa kelemahan, antara lain :

a) Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat

mahal.

b) Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan

ketersediaan pakar di bidangnya.

c) Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.

Sistem pakar itu sendiri dapat dikembangkan lebih lanjut dengan beberapa alasan

yaitu :

a) Dapat menyediakan kepakaran setiap waktu dan di berbagai lokasi.

b) Secara otomatis mengerjakan tugas-tugas rutin yang membutuhkan

seorang pakar.

c) Seorang pakar akan pensiun atau pergi.

d) Seorang pakar adalah mahal.

e) Kepakaran dibutuhkan juga pada lingkungan yang tidak bersahabat.

2. Sistem Penunjang Keputusan & Sistem Informasi Eksekutif

System penunjang keputusan(SPK) disebut juga dengan DSS (Decision Suport

system) Pengembanag DSS berawal pada akhir tahun 1960-an dengan adanya

pengguna computer secara time-sharing (berdasarkan pembagian waktu). Pada

mulanya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan computer tanpa harus

melalui spesialis informasi. Timesharing membuka peluang baru dalam

penggunaan computer. Tidak sampai tahun 1971, ditemukan istilah DSS, G

Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton yang keduanya frofesor MIT,

bersama-sama menulis artikel dalam jurnal yang berjudul “A Framework for

Management Information System” mereka merasakan perlunya ada kerangka

untuk menyalurkan aplikasi computer terhadap pembuatan keputusan manajemen.

35

Gorry dan Scott Morton mendasarkan kerangka kerjanya pada jenis keputusan

menurut Simon dan tingkat manajemen dari Robert N. Anthony. Anthony

menggunakan istilah Strategic palnning, managemen control dan operational

control (perencanaan strategis, control manajemen, dan control manajemen).

DSS adalah sebuah system yang memberikan dukungan kepada seorang manajer,

atau kepada sekelompok manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team

pemecah masalah, dalam memecahkan masalah semi terstrukitur dengan

memberikan informasi atau saran mengenai keputusan tertentu. Informasi tersebut

diberikan oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model

matematis. Model tersebut juga mempunyai kemampuan untuk memberikan saran

dalam tingkat yang bervariasi.

Usaha berikutnya dalam mendefinisikan konsep DSS dilakuikan oleh Steven L.

Alter. Alter melakukan study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang

digunakan pada waktu itu, study tersebut memberikan pengetahuan dalam

mengidentifikasi enam jenis DSS, yaitu :

a) Retrive information element (memanggil eleman informasi)

b) Analyze entries fles (menganali semua file)

c) Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa

files)

d) Estimate decisions qonsquences (meramalkan akibat dari

keputusan)

e) Propose decision (menawarkan keputusan )

f) Make decisions (membuat keputusan)

Tujuan dari system DSS ini memiliki tiga tujuan yang harus di

capai yaitu :

a) Membantu manajer dalam pembuatan keputusan untuk

memecahkan masalah

semi terstruktur.

b) Mendukung keputusan manajer, dan bukannya mengubah atau

mengganti keputusan tersebut.

36

c) Meningkatkan efektivitas menajer dalam pembuatan keputusan,

dan bukannya peningkatan efisiensi

Tujuan ini berkaitan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS, yaitu struktur

masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.

Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk

mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian

masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. berkaitan dengan fase

intelegensi yang di kemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer menggunakan

informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan

usaha pemecahan menurut poendekatan sistim dan berkaitan denga fase disain dan

pemilihan. Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan terutama dalam

usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan Laporan berkala dapat di

rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar

akan muncul, manjer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan

masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di

identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karna

kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah

secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer

untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative,

mengevaluasi dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi

lanjutan.

Sistem informasi eksklusif adalah Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi

eksekuif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan.yang disingkat dengan EIS.

Mengirimkan, menganalisis, dan menyajikan informasi pada station kerja para

pengambil keputusan yang memberikan gambaran jelas kepadanya mengenai

standar penting serta kejadian-kejadian, sebelum terlambat menanganinya. Data

khususnya gambaran pasar, informasi keuangan, dan statistik industri,

dikumpulkan dari sistem pemrosesan bisnis on-line milik perusahaan dan

organisasi pihak ketiga.

Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang

37

bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya knerja

perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS

a. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat

puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar

mampu menorong penerapan EIS diperusahaan

b. Sponsor Operasi

Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan

kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama

dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan

c. staf jasa informasi yang sesuai harus tersedia spesialis informasi yang

tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif

menggunakan system tersebut.

d. Teknologi Informasi yang sesuai

Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan

keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

e. Manajemen data

Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga

menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang

dihasilkan.

f. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis

Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan

masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis

g. Manajemen atas penolakan organisasi

Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk

mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif

tersebut untuk penerapannya.

h. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem

jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka

manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena

mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum

manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali

38

3. Sistem Informasi Geografis

Sistem Informasi Geografis merupakan system yang berbasis computer didesain

untuk mengumpulkan, mengelola, memanipulasi, dan menampilkan informasi

spasial (keruangan). Yakni informasi yang mempunyai hubungan geometric

dalam arti bahwa informasi tersebut dapat dihitung, diukur, dan disajikan dalam

sistem koordinat, dengan data berupa data digital yang terdiri dari data posisi

(data spasial) dan data semantiknya (data atribut). SIG dirancang untuk

mengumpulkan, menyimpan dan menganalisis suatu obyek dimana lokasi

geografis merupakan karakteristik yang penting, dan memerlukan analisis yang

kritis. Penanganan dan analisis data berdasarkan lokasi geografis merupakan

kunci utama SIG. Oleh karena itu data yang digunakan dan dianalisa dalam

suatu SIG berbentuk data peta (spasial) yang terhubung langsung dengan data

tabular yang mendefinisikan bentuk geometri data spasial. Misalnya apabila

kita membuat suatu theme atau layer tertentu, maka secara otomatis layer

tersebut akan memiliki data tabular yang berisi informasi tentang bentuk

datanya (point, line atau polygon) yang berada dalam layer tersebut.

.

SIG juga merupakan sebuah alat bantu manajemen berupa informasi berbantuan

komputer yang berkait erat dengan sistem pemetaan dan analisis terhadap

segala sesuatu serta peristiwa-peristiwa yang terjadi di muka bumi. Teknologi

SIG mengintegrasikan operasi pengolahan data berbasis database yang biasa

digunakan saat ini, seperti pengambilan data berdasarkan kebutuhan dan

analisis statistik dengan menggunakan visualisasi yang khas serta berbagai

keuntungan yang mampu ditawarkan melalui analisis geografis melalui

gambargambar petanya.

Kemampuan tersebut membuat SIG berbeda dengan system informasi pada

umumnya. Dengan SIG kita mampu melakukan lebih banyak dibanding hanya

dengan menampilkan data semata-mata. SIG menggabungkan semua

kemampuan, baik yang hanya berupa sekedar tampil saja, sistem informasi

39

yang tersaji secara thematis, dan sistem pemetaan yang berdasarkan susunan

dan jaringan lalu-lintas jalan, bersamaan dengan kemampuan untuk

menganalisa lokasi geografis dan informasi-informasi tertentu yang terkait

terhadap lokasi yang bersangkutan.

Dan jangan lupa, SIG adalah sebuah aplikasi dinamis yang akan terus

berkembang. Peta yang dibuat pada aplikasi ini tidak hanya akan berhenti dan

terbatas untuk keperluan saat dibuatnya saja. Peremajaan terhadap informasi

yang terkait pada peta tersebut dapat dilakukan dengan mudah, dan secara

otomatis peta tersebut akan segera menunjukkan akan adanya perubahan

informasi tadi. Semuanya itu dapat dikerjakan dalam waktu singkat, tanpa perlu

belajar secara khusus. SIG sangat memungkinkan untuk membuat tampilan

peta, menggunakannya untuk keperluan presentasi dengan menunjuk dan meng-

kliknya, serta untuk menggambarkan dan menganalisis informasi dengan cara

pandang baru, mengungkap semua keterkaitan yang selama ini tersembunyi,

pola, beserta kecenderungannya.

4. Sistem Kantor Otomatis

a. Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system

informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan

dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi

elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

b. Otomatisasi kantor yang biasa juga di sebut dengan Office Automation

merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal

dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-

orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan

Dalam system ini terdapat beberapa tahap yang di lalui yaitu dengan :

c. Tradisional

40

penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan

meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing

d. Transisional

ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta

dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan

komunikasi yang berbasis komputer.

e. Transformasional

merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information

Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan

informasi (ICT)

system ini sangat membantu pekerjaan manusia, system ini memiliki beberapa

tujuan yaitu :

1. pendapatan yang lebih tinggi

2.membantu pemecahan masalah

3. penggabungan dan penerapan teknologi

4. memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

5. meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

Kesimpulan dari tujuan-tujuan yang ada adalah untuk meningkatkan

produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor

dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan

komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan

komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Pengguna dalam system kantor otomatis adalah sebagai berikut :

a. manajer

Adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan, terutama sumber daya manusia.

41

b. Professional

Orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang

membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya

pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

c. Sekretaris

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai

tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal

pertemuan.

d. Pegawai administratif,

Biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti

mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan

mengirimkan surat.

42