1 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
ANGKATAN I TAHUN 2014
“ OPTIMALISASI ADMINISTRASI PERENCANAAN PEMERIKSAAN”
PADA DIREKTORAT PEMERIKSAAN DAN RISET
PPATK
OLEH : HENI RAHMAWATI
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
2014
2 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmatNya
sehingga terselesaikannya pelaksanaan dan penulisan Laporan Proyek Perubahan
dengan judul : “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan pada Direktorat
Pemeriksaan dan Riset PPATK”.
Laporan Proyek Perubahan ini ditulis sebagai salah satu syarat mengikuti Diklat
Kepemimpinan IV Angkatan I Tahun 2014 yang diselenggarakan oleh Badan Pemeriksa
Keuangan. Maksud dan tujuan penulisan Laporan Proyek Perubahan ini adalah sebagai
proses melatih peserta untuk meningkatkan kemampuan manajerialnya sebagai
aktualisasi kepemimpinan.
Laporan ini tercipta berkat dukungan, kerjasama dan kontribusi dari banyak pihak.
Untuk itu ijinkan penulis memberikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Muhammad Yusuf, Kepala Pusat Analaisis dan Transaksi Keuangan
(PPATK) yang telah memberi ijin dan kesempatan kepada penulis untuk
mengikuti Diklat Pim IV tahun 2014.
2. Bapak Wirzal Yanuar, Deputi Pemberantasan PPATK.
3. Bapak Dwi Setiawan, Kepala Pusdiklat Badan Pemeriksa Keuangan.
4. Bapak Zaini Arief Budiman selaku Widyaiswara Pembimbing (coach).
5. Bapak Dr. Ivan Yustiavandana, Direktur Pemeriksaan dan Riset.
6. Bapak Agus Mulyana, Ketua Kelompok Pemeriksaan PJK Non Bank dan PBJ dan
Mentor.
7. Bapak/Ibu para Widyaiswara yang memberikan mata pelajaran. Dengan segala
hormat saya tidak dapat menyebutkan satu persatu.
8. Bapak/Ibu Satgas Angkatan I 2014 yang telah membantu kelancaran selama
mengikuti Diklatpim IV Angkatan I tahun 2014.
9. Rekan-rekan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset PPATK.
10. Rekan-rekan seperjuangan Diklat Pim IV Angkatan I tahun 2014.
Terimakasih untuk suami dan anak-anakku tercinta atas pengertiannya, dan selalu
memberikan motivasi serta dukungan hingga terselesaikannya tugas ini, juga untuk
kedua orang tuaku atas doa dan restu yang tak pernah putus untuk keberhasilan
penulis.
Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek Perubahan ini masih jauh dari sempurna,
oleh karena itu mohon diberikan segala kritik dan saran yang membangun untuk
penyempurnaan Laporan Proyek Perubahan ini.
Akhir kata, semoga Laporan Proyek Perubahan ini dapat berguna.
Kalibata, Oktober 2014
Penulis
Heni Rahmawati
NIP. 198004172009012003
3 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Tabel
Daftar Gambar
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ...................................................................................
B. Tujuan Proyek Perubahan ....................................................................
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan .........................................................
D. Standar/Kriteria Keberhasilan ...............................................................
BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ..............................................................
1. Kondisi Umum ..............................................................................
2. Kondisi Khusus ..............................................................................
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan .........................................................
1. Perencanaan Kegiatan ....................................................................
2. Hasil Pelaksanaan ..........................................................................
C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal ............................................
1. Stakeholder Internal .......................................................................
2. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ...........................................
3. Kendala Internal dan Eksternal .........................................................
4. Strategi Mengatasi Kendala ..............................................................
5. Capaian .........................................................................................
6. Instrumen Monitoring yang digunakan ...............................................
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ...........................................................................................
B. Saran ...................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
4 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan ..........................
Tabel 2 Perhitungan jawaban kuisioner sesudah proyek perubahan ..........................
Tabel 3 Penilaian indikator keberhasilan ...............................................................
5 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Kolekting Data ....................................................................................
Gambar 2 Penyusunan Rekapitulasi Data ...............................................................
Gambar 3 Sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan .....................................
6 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
DAFTAR BAGAN
Bagan 1 Bisnis Proses Pemeriksaan ......................................................................
7 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap
Laboratorium Kepemimpinan
Lampiran 2 Berita Acara Kolekting Data
Lampiran 3 Notulensi Rapat Penyusunan dan Daftar Hadir
Lampiran 4 Berita Acara Hasil Temuan Penomoran Ganda
Lampiran 5 Testimoni dari Penata Usaha
Lampiran 6 Testimoni dari Beberapa Pemeriksa
Lampiran 7 Daftar Register Hasil Telaahan
Lampiran 8 Daftar Register Rencana Pemeriksaan
Lampiran 9 Surat Peryantaan Dukungan
Lampiran 10 SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan
Lampiran 11 Daftar Hadir Sosialisasi dan Testimoni atas SOP Teknis Perencanaan
Pemeriksaan
Lampiran 12 Lembar Kuisioner Monitoring Implementasi Proyek Perubahan
8 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
DAFTAR SINGKATAN
DPR : Direktorat Pemeriksaan dan Riset
LHP : Laporan Hasil Pemeriksaan
HT : Hasil Telaahan
RP : Rencana Pemeriksaan
KK : Ketua Kelompok
9 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) dibentuk
berdasarkan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2002 tentang Tindak Pidana
Pencucian Uang sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 25
Tahun 2003 dan disempurnakan kembali dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun
2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang.
PPAT sebagai lembaga intelijen dibidang keuangan atau Financial IntelIigence
Unit (FIU) merupakan focal point dalam mengoordinasikan upaya pencegahan
dan pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang.
Pencucian uang merupakan perbuatan yang berusaha
menyamarkan/mengaburkan asal usul aset (kekayaan dan pendapatan) yang
diduga berasal dari kegiatan illegal (tindak pidana) sehingga seolah-olah berasal
dari sumber yang sah/kegiatan legal.
Secara umum tahapan pencucian uang adalah sebagai berikut:
a. Placement (penempatan) adalah upaya menempatkan dana yang dihasilkan
dari suatu aktifitas kejahatan melalui sistem keuangan. Dalam hal ini terdapat
pergerakan fisik uang tunai dari luar sistem keuangan masuk ke dalam sistem
keuangan.
b. Layering (pelapisan) merupakan suatu upaya memisahkan atau lebih
menjauhkan hasil kejahatan dari sumbernya atau menciptakan serangkaian
transaksi yang kompleks untuk menyamarkan/mengelabuhi sumber dana
haram itu.
c. Integration (penggabungan) yaitu upaya untuk menetapkan suatu landasan
sebagai suatu “legitimate explanation” bagi hasil kejahatan. Disini uang sudah
dicuci melalu placement dan layering dialihkan ke dalam kegiatan-kegiatan
sah sehingga tampak tidak berhubungan sama sekali dengan aktifitas
kejahatan sebelumnya yang menjadi sumber dari uang yang dicuci.
PPATK memiliki fungsi utama dalam menyediakan dan memberikan
informasi itelijen keuangan kepada aparat penegak hukum tentang dungaan
tindak pidana pencucian uang atau dungaan tindak pidana asal. Informasi
intelijen dimaksud merupakan hasil analisis dan hasil pemeriksaan atas berbagai
data dan informasi yang diperoleh PPATK dari berbagai sumber meliputi Laporan
Transaksi Keuangan Mencurigakan (LTKM), Laporan Transaksi Keuangan Tunai
(LTKT), Laporan Pembawaan Uang Tunai, Laporan Transfer Dana dan Laporan
10 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
Transaksi yang berasal dari Penyedia Jasa Keuangan (PJK), Penyedia Barang dan
Jasa, Ditjen Bea Cukai maupun FIU dari negara lain. Selain itu juga terdapat
pemberian informasi yang dihasilkan dari hasil kerjasama berdasarkan nota
kesepahaman dengan lembaga di dalam negeri maupun luar negeri serta
informasi dari publik, media massa dan pengaduan masyarakat.
Hasil analisis dan hasil pemeriksaan PPATK yang mengindikasikan Tindak
Pidana Pencucian Uang dan atau Tindak Pidana Asal disampaikan kepada penegak
hukum. Terdpat 6 (enam) penyidik TPPU yaitu Kepolisian RI, Kejaksaan, KPK,
BNN, Direktorat Jenderal Bea Cukai dan Direktorat Jenderal Pajak Kementrian
Keuangan RI.
Berdasarkan ketentuan Pasal 44 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010
tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang (UU PP
TPPU) dan Pasal 64 Peraturan Kepala Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi
Keuangan Nomor: PER-07/1.01/PPATK/08/2012 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan, Direktorat Pemeriksaan
dan Riset mengemban tugas untuk mengoordinasikan dan melaksanakan
kegiatan pemeriksaan atas Hasil Analisis terhadap laporan dan informasi
transaksi keuangan yang disampaikan oleh pihak pelapor dan instansi terkait
lainnya, melakukan penelitian, penyusunan, pengembangan tipologi, analisis
strategis, dan statistik. Tugas utama Direktorat Pemeriksaan dan Riset adalah
melakukan kegiatan pemeriksaan dan pengembangan riset.
Pemeriksaan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi
Transaksi Keuangan Mencurigakan yang dilakukan secara independen, objektif,
dan profesional untuk menilai dugaan adanya tindak pidana. Sesuai dengan
definisi pemeriksaan tersebut, maka tujuan dari pemeriksaan yang dilakukan oleh
PPATK adalah untuk menemukan dugaan/indikasi suatu tindak pidana ataupun
memperkuat suatu dugaan awal adanya tindak pidana berdasarkan hasil analisis
Transaksi Keuangan Mencurigakan. Output dari kegiatan pemeriksaan tersebut
adalah Laporan Hasil Pemeriksaan. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) adalah
penilaian akhir dari seluruh proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi
transaksi keuangan mencurigakan yang dilakukan secara independen, obyektif
dan profesional yang disampaikan kepada penyidik.
Tahapan pemeriksaan yang dilakukan oleh Direktorat Pemeriksaan dan Riset
yaitu :
1. Tahapan Perencanaan Pemeriksaan
2. Tahapan Pemeriksaan Lebih Lanjut
3. Tahapan Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan
11 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
4. Tahapan Koordinasi Tindak Lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan Yang telah
disampaikan kepada penyidik
Adapun tahapan pemeriksaan dapat digambarkan dalam bisnis proses
pemeriksaan sebagai berikut :
Bagan 1
Bisnis proses pemeriksaan
Tahap perencanaan pemeriksaan merupakan salah satu tahap awal yang
penting bagi pemeriksaan. Proses atau rangkaian kegiatan pada tahap ini adalah
usulan pemeriksaan yang masuk akan dilakukan penelaahan dan diambil
keputusan secara internal direktorat apakah layak untuk dilakukan pemeriksaan
lebih lanjut atau tidak melalui gelar hasil telaahan yang dihadiri oleh staf
pemeriksa, ketua kelompok pemeriksaan dan direktur. Apabila penilaian dari hasil
telaahan layak dilakukan pemeriksaan lebih lanjut maka akan dibuat memo dan
usulan rencana pemeriksaan kepada Pimpinan, jika penilaian dari hasil telaahan
tidak layak dilakukan pemeriksaan lebih lanjut maka dokumen disimpan dalam
database. Apabila usulan rencana pemeriksaan disetujui Pimpinan maka tahap
selanjutnya adalah tahap pemeriksaan lebih lanjut.
Pada tahap perencanaan pemeriksaan ini terdapat beberapa masalah yaitu
12 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
- terkait konten (material) hasil telaahan yaitu adanya database baru yang
belum optimal digunakan yaitu nomor CIF dari PJK Bank
- belum adanya Standar Operasional Prosedur Mikro/Teknis terkait pelaksanaan
kegiatan perencanaan pemeriksaan
- belum adanya alur dokumen yang jelas (tidak melalui satu pintu) sehingga
sulit untuk melakukan pendataan
- belum adanya data rekapitulasi terkait usulan rencana pemeriksaan yang
telah disetujui Pimpinan sehingga menyulitkan kegiatan monitoring tindak
lanjut.
B. Tujuan Proyek Perubahan
Tujuan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
untuk jangka pendek yang akan dicapai adalah
- Tersedianya usulan rencana pemeriksaan lebih lengkap dengan adanya
database baru yaitu nomor CIF dari Penyedia Jasa Keuangan Bank
- Tersedianya SOP Mikro : SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan
- Adanya alur dokumen yang jelas
- Penata usahaan dokumen-dokumen terkait dilakukan dengan rapi (daftar
nomor register, hardcopy dan softcopy hasil telaahan, memo usulan rencana
pemeriksaan)
Adapun tujuan jangka panjang yang akan dicapai adalah database hasil telaahan
dan rencana pemeriksaan yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan
proses evaluasi dan monitoring atas tindak lanjut rencana pemeriksaan yang
telah disetujui oleh Pimpinan.
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Proyek perubahan ini mengambil lingkup area perubahan pada tahap
perencanaan pemeriksaan mengingat tahap dimaksud merupakan tahap awal
dalam kegiatan pemeriksaan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset dan salah satu
kegiatan penting yang menentukan kualitas pelaksaanan pemeriksaan. Fokus
proyek perubahan pada tahap perencanaan pemeriksaan adalah bagaimana
mengoptimalisasikan administrasi perencanaan pemeriksaan yang berguna untuk
menertibkan proses administrasi, membantu atasan mengambil keputusan, dan
melakukan monitoring serta evaluasi terhadap pelaksaanaan perencanaan
pemeriksaan.
13 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
Kegiatan yang akan dilakukan untuk kegiatan “Optimalisasi Manajemen
Perencanaan Pemeriksaan” adalah sebagai berikut:
1. Melakukan kolekting data atas dokumen disposisi untuk telaah kasus dari
Direktur melalui Ketua Kelompok kepada Pemeriksa, Hasil Telaahan, Rencana
Pemeriksaan dan memo pengantar yang terkait.
2. Memasukkan seluruh data dan informasi (hasil telaahan,hasil gelar telaahan
dan rencana pemeriksaan) ke dalam rekapitulasi data.
3. Menyusun SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan.
4. Melakukan pembahasan SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan
beberapa staf pemeriksa, ketua kelompok pemeriksa dan direktur
pemeriksaan dan riset.
5. Melakukan sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada seluruh
staf pemeriksa di DPR.
6. Memonitoring seluruh kegiatan dan data yang terkait dengan kegiatan
perencanaan pemeriksaan.
D. Standar dan Kriteria Keberhasilan
Standar dan Kriteria Keberhasilan atas proyek ini adalah
1. Terlaksananya setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi
Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dan terciptanya output atas proyek
perubahan yang meliputi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan, Rekapitulasi
data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan, Daftar/Buku Register Hasil
Telaahan dan Rencana Pemeriksaan.
2. Tercapainya outcome yaitu dampak/manfaat yang ditimbulkan atas
pelaksanaan proyek perubahan ini yang diukur melalui kuisioner untuk
menjaring pendapat stakeholder atas pelaksaanaan dan manfaat proyek
perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” di Direktorat
Pemeriksaan dan Riset. Adapun indikator yang digunakan untuk tingkat
keberhasilan proyek perubahan sebagai berikut:
a. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan menjadikan alur proses
dan alur dokumen menjadi lebih jelas
b. Alur dokumen melalui “satu pintu” (melalui staf penata usaha/TU)
membuat proses administrasi menjadi lebih tertib
c. Penomoran register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan secara
manual oleh TU membuat pendataan dokumen menjadi lebih rapi, jelas,
dan urut
14 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
d. Hasil kompilasi data (rekapitulasi) dapat memudahkan atasan (direktur
dan ketua kelompok) dalam pengambilan keputusan
e. Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dapat
memudahkan monitoring berjalan dengan baik
15 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
BAB II
DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek
1. Kondisi Umum
Proyek Perubahan ini dilaksanakan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset
(DPR) PPATK yang dalam struktural PPATK terletak dibawah Deputi
Bidang Pencegahan dan Pemeriksaan. Salah satu tugas dan fungsi
Direktorat Pemeriksaan dan Riset adalah melaksanaan kegiatan
pemeriksaan yang outputnya berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).
LHP yang berindikasi TPPU dan asal tindak pidana asal disampaikan
kepeada penyidik (penegak hukum) sebagai informasi intelijen yang
diharapkan dapat membantu kewenangan penyelidikan dan penyidikan
atas penanganan TPPU di Indonesia.
2. Kondisi Khusus
Kegiatan pemeriksaan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset (DPR)
PPATK terdiri atas tahap perencanaan, pelaksanaan dan penyusunan
laporan. Fokus proyek perubahan pada optimalisasi administrasi
perencanaan pemeriksaan mengingat terdapat permasalahan dalam
proses administrasi sehingga menimbulkan kurang optimalnya proses
monitoring dan evaluasi atas kegaiatan perencanaan pemeriksaan.
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan
1. Perencanaan Kegiatan
Membuat perencanaan tahapan kegiatan meliputi :
Tahap pertama mengumpulkan semua data-data (kolekting) yang
dibutuhkan (hasil telaahan, rencana pemeriksaan dan memo)
pada minggu 1 dan ke 2.
Tahap kedua memasukkan seluruh data ke dalam tabel yang telah
dibuat memberikan nomor register untuk hasil telahaan dan
rencana pemeriksaan yang belum ada pada minggu ke 2 dan ke 3.
Tahap ketiga membuat draft SOP Teknis Perencanaan
Pemeriksaan, melakukan pembahasan dengan staf pemeriksa
serta atasan (Ketua kelompok) pada minggu ke 4 sampai dengan
minggu ke 6.
Tahap keempat permohonan persetujuan kepada Ketua Kelompok
Pemeriksaan dan Direktur kemudian mensosialisasikan kepada
16 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
seluruh staf pemeriksa di Dit Pemeriksaan dan Riset pada minggu
ke 7 dan 8.
Tahap kelima melakukan implementasi dan monitoring atas
rekapitulasi data yang dibuat dan menyampaikan informasi
kepada atasan (Direktur dan Ketua Kelompok) jika ada
permasalahan yang terjadi pada proses perencanaan pemeriksaan
pada minggu ke 9 samapai dengan minggu ke 11.
Tahap keenam melakukan proses pengukuran keberhasilan proyek
perubahan pada minggu ke 12.
2. Hasil Pelaksanaan
Proeyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan
Pemeriksaan dilaksanakan mulai tanggal 4 Agustus s.d 17 Oktober
2014. Hasil pelaksanaan proyek perubahan sebagaimana dijelaskan
secara detail dalam Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap
Laboratorium Kepemimpinan (Lampiran 1) dapat dijabarkan sebagai
berikut:
a. Tahap pertama yang dilakukan pada minggu 1 dan 2 adalah
melakukan sosialisasi secara personal terkait proyek perubahan
dan kolekting data kepada pemeriksa. Hasilnya berupa dokumen
disposisi dari ketua kelompok, Hasil Telaahan (HT), Rencana
Pemeriksaan (RP) dan memo pengantar. Hasil kolekting data
dituangkan dalam Berita Acara Kolekting Data yang ditandatangani
oleh Project Leader, Penata Usaha (TU) dan Ketua
Kelompok/Mentor (Lampiran 2)
b. Tahap kedua membuat rekapitulasi data yang telah dikolekting
bersama dengan Penata Usaha (TU) pada minggu ke 2 samapi
dengan minggu ke 3.
c. Tahap ketiga mengadakan rapat pembahasan penyusunan draft
SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan Ketua Kelompok
Pemeriksaan dan beberapa teman pemeriksa pada tanggal 18
Agustus 2014 (Daftar Hadir terlampir). Hasil dari rapat tersebut
(Lampiran 3) adalah :
Dalam alur bisnis proses tahap perencanaan pemeriksaan
disepakati jika dokumen yang terkait dalam tahap
perencanaan pemeriksaan melalui Penata Usaha.
17 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
Penomoran Register Hasil Telaahan dan Rencana
Pemeriksaan dilakukan secara manual di Buku Register.
Penomoran Register Hasil Telaahan dan Rencana
Pemeriksaan dilakukan secara manual di Buku Register
dilakukan oleh Penata Usaha.
Softcopy dokumen Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan
di upload di share folder DPR oleh pemeriksa yang
melakukan telaahan.
d. Pada tahap penyelesaian pembuatan rekapitulasi diketemukan
penomoran ganda pada dokumen Rencana Pemeriksaan. Atas
temuan penomoran ganda tersebut kemudian dibuat Berita Acara
yang ditandatangani oleh Project Leader, Penata Usaha (TU) dan
Ketua Kelompok/Mentor pada tanggal 22 Agustus 2014 (Lampiran
4). Selain itu dibuat lembar testimoni kepada Penata Usaha (TU)
terkait pendapat yang bersangkutan atas temuan tersebut
(Lampiran 5).
e. Tahap berikutnya yaitu menyebarkan kuisioner untuk menjaring
pendapat/testimoni terkait kegiatan kolekting data dan temuan
atas penomoran ganda ke pemeriksa pada minggu ke 4 tanggal 25
Agustus 2014 (Lampiran 6).
f. Tindaklanjut atas keputusan rapat pembahasan penyusunan draft
SOP maka dibuatlah buku register hasil telaahan dan register
rencana pemeriksaan pada tanggal 25 Agustus 2014 (Lampiran 7
dan 8).
g. Melakukan pembahasan lebih lanjut atas draft SOP Teknis
Perencanaan Pemeriksaan dengan Ketua Kelompok Pemeriksaan
serta menjelaskan hasil temuan (permasalahan yang dihadapi
dalam tahap perencanaan pemeriksaan) serta mengusulkan
beberapa solusi sehingga dibuatlah Surat Pernyataan Dukungan
dari Ketua Kelompok Pemeriksaan (Lampiran 9) pada minggu ke 5
sampai dengan minggu ke 7.
h. Meminta persetujuan atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan
kepada Ketua Kelompok Pemeriksaan dan Direktur Pemeriksaan
dan Riset (Lampiran 10) pada minggu ke 8.
i. Melakukan sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada
rekan pemeriksa. Daftar hadir dan masukan/arahan terlampir
(Lampiran 11) pada minggu ke 10 tanggal 6 Oktober 2014
18 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
j. Melakukan monitoring atas seluruh kegiatan dan data yang terkait
dengan kegiatan perencanaan pemeriksaan dengan cara menyebar
kuisioner ke pemeriksa untuk mengukur tingkat keberhasilan atas
implementasi proyek perubahan yang dilakukan (Lampiran 12)
pada tanggal 13-14 Oktober 2014.
k. Melakukan penghitungan dan penilaian hasil jawaban kuisioner
pada tanggal 14 Oktober 2014 serta mulai menyusun laporan.
C. Analisis Stakeholder Internal
1. Stakeholder Internal
Beberapa stakeholder internal dalam proyek perubahan “Optimalisasi
Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” :
a. Penata Usaha
Peran Penata usaha (TU) sangat penting karena yang bersangkutan
yang akan melakukan kegiatan utama administrasi sebagai pintu
masuk dan keluar dokumen sehingga dibutuhkan dukungan dari TU
untuk keberhasilan proyek perubahan ini.
b. Pemeriksa Transaksi Keuangan
Peran Pemeriksa Transaksi Keuangan sebagai salah satu pihak
yang terkait dalam proyek ini juga penting yaitu sebagai pihak
pembuat hasil telaahan dan rencana pemeriksan sehingga juga
dibutuhkan dukungan dari mereka.
c. Ketua Kelompok Pemeriksaan
Peran Ketua Kelompok Pemeriksaan sangatlah penting karena
Ketua Kelompok memiliki kewenangan untuk memberikan disposisi
atas usulan pemeriksaan kepada pemeriksa serta melakukan
monitoring dan evaluasi atas pengerjaan setiap tugas yang
diberikan khususnya pada tahap perencanaan pemeriksaan.
d. Direktur Pemeriksaan dan Riset
Sebagai pimpinan tertinggi pada direktorat dukungan dari Direktur
akan menentukan keberhasilan dijalankannya proyek perubahan ini
terutama terkait persetujuan atas SOP yang akan diberlakukan.
2. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
Pengaruh stakeholder terhadap perubahan yang dilakukan atas proyek
perubahan ini adalah bersifat positif dan mendukung atas
terlaksananya proyek perubahan sehingga tidak ditemukan kendala
19 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
khusus terkait peran dan pengaruh stakeholder. Dukungan
stakeholder tersebut berpengaruh demi keberhasilan proyek agar:
1. Tersedianya hasil telaahan dan rencana pemeriksaan yang lebih
lengkap dan akurat
2. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dan alur
dokumen yang jelas
3. Penataanusahaan dokumen-dokumen terkait perencanaan
pemeriksaan menjadi lebih tertib dan rapi serta untuk menjaga
kerahasiaan, dan jika dibutuhkan mudah mendapatkannya (melalui
satu pintu yaitu staf TU);
4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi atas proses perencanaan
pemeriksaan.
5. Meningkatkan pengendalian terhadap tindak lanjut usulan rencana
pemeriksaan yang sudah disetujui Pimpinan.
3. Kendala Internal dan Eksernal
Kendala internal
- Dokumen yang terpisah-pisah karena dipegang masing-masing oleh
ketua tim pemeriksaan sehingga membutuhkan waktu untuk
melakukan kolekting data
- Keberadaan pemeriksa yang sedang melakukan pemeriksaan di luar
kota
4. Strategi Mengatasi Kendala
- Melakukan kolekting data kepada pemeriksa yang ada dengan
bantuan TU
- Komunikasi melalui email atas proyek perubahan serta melakukan
pendekatan personal
5. Capaian
- Pada tahap kolekting data/dokumen dan pembuatan rekapitulasi
data melibatkan penata usaha/TU dan pemeriksa
20 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
Gambar 1
Kolekting Data
Gambar 2
Pembuatan rekapitulasi data
- Pada tahap penyusunan draft SOP Teknis Perencanaan
Pemeriksaan melibatkan ketua kelompok/mentor serta beberapa
rekan pemeriksa untuk membahas beberapa permasalahan yang
dihadapi pada tahap perencanaan pemeriksaan terutama terkait
proses administrasi serta membahas solusi atas masalah tersebut.
- Untuk memperoleh dukungan komitmen dari ketua kelompok atas
solusi yang telah disepakati dalam rapat pembahasan penyusunan
21 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan maka dibuat Surat
Pernyataan Dukungan yang ditandatangani oleh dua Ketua
Kelompok Pemeriksaan.
- Pada tahap permohonan persetujuan atas SOP Teknis
Perencanaan Pemeriksaan dukungan dari Ketua Kelompok dan
Direktur Pemeriksaan dan Riset dibuktikan dengan
ditandatanganinya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dan
disetujui untuk mulai diimplementasikan.
- Pada tahap sosialisasi atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan
dukungan dari atasan serta rekan pemeriksa dituangkan dalam
bentuk testimoni yang berisi dukungan maupun masukan terkait
pelaksanaan SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan.
Gambar 3
Rapat Sosialisasi SOP
- Pada tahap monitoring atas pelaksanaan proyek perubahan
“Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dengan
menggunakan kuisioner yang diberikan kepada pemeriksa dan
Ketua Kelompok Pemeriksaan serta Direktur Pemeriksaan dan
Riset dengan total 18 responden.
6. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Kegiatan monitoring atas pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi
Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dengan menggunakan
kuisioner yang diberikan kepada pemeriksa dan Ketua Kelompok
22 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
Pemeriksaan serta Direktur Pemeriksaan dan Riset dengan total 18
responden.
Adapun indikator yang digunakan untuk tingkat keberhasilan proyek
perubahan sebagai berikut:
a. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan menjadikan
alur proses dan alur dokumen menjadi lebih jelas
b. Alur dokumen melalui “satu pintu” (melalui staf penata usaha/TU)
membuat proses administrasi menjadi lebih tertib
c. Penomoran register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan
secara manual oleh TU membuat pendataan dokumen menjadi
lebih rapi, jelas, dan urut
d. Hasil kompilasi data (rekapitulasi) dapat memudahkan atasan
(direktur dan ketua kelompok) dalam pengambilan keputusan
e. Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dapat
memudahkan monitoring berjalan dengan baik
Masing-masing indikator diatas diukur dengan menggunakan skala 1-5
dengan keterangan 1=sangat tidak setuju, 2 = tidak setuju, 3 =
cukup, 4 = setuju dan 5 = sangat setuju serta N/A jika tidak
memungkinkan memberikan pendapat.
Hasil Pengukuran Kuisioner sebelum dan sesudah proyek perubahan
sebagai berikut:
a. Sebelum Proyek Perubahan
Tabel 1
Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan
Responden
Sebelum Proyek
Total Pertanyaan
1 2 3 4 5
1 3 3 3 2 2 2,6
2 4 4 3 3 3 3,4
3 3 3 3 3 3 3
4 3 1 1 2 1 1,6
5 3 2 3 3 3 2,8
6 3 3 3 3 3 3
7 4 4 4 4 4 4
8 3 3 3 3 3 3
9 3 2 2 2 3 2,4
10 3 2 2 3 3 2,6
11 3 1 1 2 1 1,6
23 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
12 2 1 1 2 2 1,6
13 3 3 3 3 3 3
14 3 3 3 3 3 3
15 3 2 3 2 2 2,4
16 3 3 3 3 3 3
17 3 2 3 3 3 2,8
18 3 3 3 3 3 3
3,055556 2,5 2,611111 2,722222 2,666667 2,711111
b. Sesudah Proyek Perubahan
Tabel 2
Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan
Responden
Sesudah Proyek
Total Pertanyaan
1 2 3 4 5
1 5 4 4 5 4 4,4
2 5 5 5 5 5 5
3 4 5 5 5 5 4,8
4 4 4 4 5 5 4,4
5 4 5 4 5 5 4,6
6 5 5 5 5 5 5
7 5 5 5 5 5 5
8 4 4 4 5 5 4,4
9 4 4 5 4 4 4,2
10 4 4 4 4 5 4,2
11 5 5 4 5 5 4,8
12 4 4 3 4 5 4
13 5 5 4 5 5 4,8
14 4 5 5 5 5 4,8
15 5 4 4 4 4 4,2
16 5 5 4 4 4 4,4
17 4 5 5 5 5 4,8
18 5 5 5 5 5 5
4,5 4,611111 4,388889 4,722222 4,777778 4,6
Dari tabel pengukuran diatas kemudian dilakukan penilaian atas
tingkat keberhasilan dari 5 (lima) indikator yang digunakan yaitu
sebagai berikut
24 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
Tabel 3
Penilaian indikator keberhasilan
No Indikator keberhasilan sebelum sesudah
1 Tersedianya SOP Teknis Perencanaan
Pemeriksaan menjadikan alur proses
dan alur dokumen menjadi lebih jelas 3,05 4,5
2 Alur dokumen melalui “satu pintu”
(melalui staf penata usaha/TU)
membuat proses administrasi menjadi
lebih tertib 2,5 4,61
3 Penomoran register Hasil Telaahan dan
Rencana Pemeriksaan secara manual
oleh TU membuat pendataan dokumen
menjadi lebih rapi, jelas, dan urut 2,61 4,39
4 Hasil kompilasi data (rekapitulasi)
dapat memudahkan atasan (direktur
dan ketua kelompok) dalam
pengambilan keputusan 2,72 4,72
5 Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan
Rencana Pemeriksaan dapat
memudahkan monitoring berjalan
dengan baik 2,67 4,78
Grafik 1
Penilaian Responden atas indikator keberhasilan
Berdasarkan tabel 3 dan grafik 1 diatas diketahui bahwa menurut responden
terdapat peningkatan atas 5 indikator pada waktu sebelum dan sesudah
proyek perubahan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan adanya proyek
perubahan ini maka proses administrasi dan tata kelola dokumen menjadi
lebih tertib, jelas dan rapi.
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4 5
Sebelum
Sesudah
25 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
- Proyek perubahan dapat terlaksana karena dukungan dan kerjasama
dari pihak-pihak yang memiliki pengaruh atas keberhasilan proyek ini.
- Pihak-pihak yang terkait dalam proyek perubahan ini (stakeholder)
adalah Penata Usaha (TU), Pemeriksa, Ketua Kelompok Pemeriksaan
dan Direktur Pemeriksaan dan Riset.
- Proyek perubahan ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun
output besar yang dihasilkan proyek perubahan “Optimalisasi
Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” berupa:
a. SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan
b. Rekapitulasi data atas Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan
c. Buku Register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan
- Outcome yang dicapai atas output proyek perubahan “Optimalisasi
Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” sebagaimana disebutkan
diatas yaitu terlaksananya kegiatan administrasi yang lebih tertib dan
rapi serta mengoptimalkan kegiatan monitoring dan evaluasi atas
tahap perencanaan pemeriksaan.
- Capaian atas proyek perubahan ini adalah mendapatkan dukungan
dari para stakeholder di setiap tahapan pelaksanaan proyek
perubahan sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar.
- Keberhasilan atas proyek perubahan ini diukur melalui kuisioner
dengan 5 (lima) pertanyaan untuk mengetahui kondisi sebelum proyek
perubahan dan sesudah proyek perubahan dilakukan kepada
responden yang terdiri dari 18 orang (internal DPR). Hasilnya
menunjukkan terjadi peningkatan nilai terhadap 5 (lima) indikator
yang ditanyakan. Hal tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa
pelaksanaan proyek perubahan berhasil membawa perubahan ke
kondisi yang lebih baik dengan terwujudnya proses administrasi yang
tertib, jelas dan rapi.
B. Saran
Agar keberhasilan proyek perubahan ini tetap berkesinambungan maka
output yang dihasilkan dalam proyek perubahan tetap membutuhkan
dukungan, kerjasama dari para pihak terkait serta komitmen dari
pimpinan.