i
LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN MAGANG
BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN
YOGYAKARTA
Disusun Oleh:
Ully Azmi
311730008
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
YAYASAN KELUARGA PAHLAWAN NEGARA
YOGYAKARTA
2020
ii
iii
LEMBAR PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ully Azmi
NIM : 3117 30008
Menyatakan bahwa benar-benar telah melaksanakan kegiatan magang dan laporan
dengan judul “Laporan Akhir Pelaksanaan Magang Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial Ketenagakerjaan Yogyakarta” ini merupakan hasil karya sendiri, kecuali
pada bagian yang dirujuk sumbernya dan disebutkan dalam daftar pustaka. Jika
dikemudian hari pernyataan saya tidak benar, masa saya sanggup menerima sanksi
dengan Undang-Undang yang berlaku.
Yogyakarta, 5 Februari 2020
Pembuat Pernyataan,
Ully A
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
iv
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
v
ABSTRAK
Penulis melaksanakan kegiatan magang di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
(BPJS) Ketenagakerjaan Yogyakarta yang berlokasi di Jl. Urip Sumoharjo No.
106, Klitren Kec. Gondokusuman Kota Yogyakarta, 55222. Pelaksanaan magang
dilaksanakan selama 3 bulan terhitung dari tanggal 9 September 2019 sampai 6
Desember 2019.Penulis ditempatkan di bagian Umum dan SDM (USDM)
khususnya di bagian kearsipan. Penulis melakukan pekerjaan seperti menginput
voucher jaminan dari program BPJS Ketenagakerjaan, menginputvoucher Beban
Usaha dan Belanja Modal (BUBM), dan melakukan kegiatan pengarsipan
dokumen peserta BPJS Ketenagakerjaan. Penulis menemukan banyak rintangan
dan permasalahan yang dihadapi. Kegiatan magang kerja ini memberikan banyak
pengalaman baru bagi penulis, selain itu penulis juga mendapatkan ilmu dan
wawasan baru yang bermanfaat untuk bekal dalam memasuki dunia kerja
dikemudian hari.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat,
taufiq serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan kegiatan magang
dan menyelesaikan laporan magang dengan tepat waktu tanpa adanya suatu
halangan apapun.
Penulisan laporan magang merupakan salah satu mata kuliah pilihan sebagai
persyaratan dalam menyelesaikan studi di STIE YKPN Yogyakarta. Laporan ini
merupakan hasil dari kegiatan magang di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
(BPJS) Ketenagakerjaan Yogyakarta yang penulis lakukan selama 3 bulan
terhitung dari 9 September 2019 sampai 6 Desember 2019 dan ditempatkan di
bagian Umum dan SDM (USDM) khususnya di bagian kearsipan.
Tersusunnya laporan ini penulis tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, Oleh
karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Allah SWT yang selalu melindungi dan memberikan kelancaran dalam
penyususan Laporan magang.
2. Bapak Haryono Subiyakto, Dr, M.Si., selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi Yayasan Keluarga Pahlawan Negara Yogyakarta.
3. Bapak Efraim Ferdinan Giri, Dr, M.Si., Ak., CA., selaku Wakil Ketua I yang
telah memberikan bimbingan dan arahan dalam mengambil mata kuliah
magang.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
vii
4. Bapak Baldric Siregar, Dr, MBA, CMA, Ak., CA., selaku Kepala Program
Studi Jurusan Akutansi yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama
ini kepada penulis.
5. Ibu Deranika Ratna Kristina, SE, M.Si., Ak, CA. selaku Dosen Pembimbing
yang memberikan arahan kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan laporan magang ini.
6. Bapak Ainul Kholid selaku Kepala Cabang BPJS Ketenagakerjaan
Yogyakarta.
7. Bapak Adi Hendarto selaku Kabid. Kepesertaan Korporasi dan Institusi BPJS
Ketenagakerjaan Yogyakarta.
8. Bapak Afriyandi Setyawan selaku Penata Madya (PM) kearsipan yang telah
memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis.
9. Bapak Restu Fitrian Aristama selaku Penata Madya Adm Kepesertaan yang
telah memberikan bimbingan kepada penulis.
10. Seluruh pegawai Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan
Yogyakarta yang telah banyak membantu penulis selama magang.
11. Kedua orang tua penulis yang senantiasa selalu memberikan doa dan
dukungan yang terbaik baik secara moril dan materiil.
12. Kakak dan adik penulis yang selalu memberikan semangat dalam
menyelesaikan laporan magang.
13. Semua teman penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu atas segala
dukungan dan semangatnya.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
viii
14. Rekan magang penulis Dinavita Prasetyo yang banyak membantu dan
memberikan masukan dalam penulisan laporan magang.
Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan
laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis mohon maaf atas kekurangan
tersebut dan mengharapkan kritik maupun saran dari semua pihak yang membaca
yang bersifat membangun. Semoga Laporan Magang ini dapat bermanfaat
sebagai penambah pengetahuan dan wawasan bagi semua pihak dan masyarakat
luas. Aamiin.
Yogyakarta, 5 Februari 2020
Penulis,
Ully Azmi
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
LEMBAR PERNYATAAN ............................................................................. ii
LEMBAR HASIL UJIAN ................................................................................ iii
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................. iv
ABSTRAK ....................................................................................................... v
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi
DAFTAR ISI ................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiv
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xv
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2 Tujuan Magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta .................... 4
1.3 Manfaat magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ................... 4
1.3.1. Bagi Mahasiswa ................................................................................. 4
1.3.2. Bagi STIE YKPN ............................................................................... 5
1.3.3. Bagi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ........................................... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ........................................ 6
2.1 Sejarah Perusahaan ........................................................................... 6
2.1.1. Pelaksanaan program Asuransi Sosial Tenaga Kerja (ASTEK) -1997...6
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
x
2.1.2. Lahirnya Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) – 1992....... 7
2.1.3. Lahirnya sistem jaminan sosial – 2004 ............................................. 7
2.1.4. Lahirnya Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) – 2011 ...... 8
2.2 Peranan Instusi/ Bentuk Badan Usaha ............................................... 8
2.3 Fungsi dan Tugas BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ..................... 9
2.3.1. Fungsi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ...................................... 9
2.3.2. Tugas BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta......................................... 9
2.4 Visi dan Misi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta............................. 10
2.5 Struktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ................... 10
2.6 Kepala Kantor Cabang Utama .......................................................... 12
2.7 Bagian TI dan Petugas Pemeriksa...................................................... 12
2.8 Bagian Kepesertaan Korporasi dan Institusi (KKI) ........................... 14
2.9 Bagian Marketing Officer .................................................................. 14
2.10 Bagian Relationship Officer ............................................................... 15
2.11 Bagian Penata Madya dan Administrasi Pemasaran ......................... 15
2.12 Bagian Kepesertaan Sektor Khusus (KSK) ....................................... 16
2.13 Bagian Account Representive Khusus .............................................. 16
2.14 Bagian Penata Madya dan Administrasi Kepesertaan Khusus .......... 17
2.15 Kepala Bidang Pelayanan ................................................................. 17
2.16 Manajer Kasus Kecelakaan kerja & Penyakit Akibat Kerja .............. 18
2.17 Bagian Penata Madya Pelayanan JKK-JK ........................................ 19
2.18 Bagian Penata Madya Pelayanan JHT-JP .......................................... 19
2.19 Bagian Penata Madya Pelayanan ...................................................... 20
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
xi
2.20 Bagian Customer Sevice .................................................................... 20
2.21 Kepala Bidang Keuangan ................................................................. 20
2.22 Bagian Penata Madya Keuangan ....................................................... 21
2.23 Kepala Umum dan SDM (USDM) .................................................... 21
2.24 Bagian Penata Madya SDM .............................................................. 22
2.25 Bagian Penata Madya Umum ............................................................ 22
2.26 Bagian Penata Madya Kearsipan ...................................................... 23
2.27 Sekretaris ........................................................................................... 23
2.28 Kegiatan Usaha BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ........................ 24
2.28.1 Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) ...................................................... 24
2.28.2 Jaminan Kematian (Jkm) ................................................................... 25
2.28.3 Jaminan Hari Tuan (JHT) .................................................................. 25
2.28.4 Jaminan Pensiun ................................................................................ 26
BAB III PELAKSANAAN MAGANG ......................................................... 27
3.1 Waktu dan Pelaksanaan Magang ...................................................... 27
3.2 Tata Tertib Peserta Magang ............................................................... 27
3.3 Posisi Penempatan Magang .............................................................. 27
3.4 Aktivitas Magang .............................................................................. 28
3.4.1 Pembuatan tanda penanggalan per bulan untuk dokumenarsip
aktif kepesertaan Bukan Penerima Upah (BPU) pada map gantung .... 29
3.4.2 Pemilahan arsip aktif Bukan Penerima Upah (BPU) berdasarkan
bulan dan tanggal pendaftaran peserta .............................................. 30
3.4.3 Membuat tanda untuk dokumen aktif kepesertaan Penerima
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
xii
Upah (PU) berdasarkan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP)
yang diletakan di Map gantung ......................................................... 30
3.4.4 Mengadministrasikan dokumen aktif kepesertaan Penerima
Upah berdasarkan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP)
yang terlah tersedia didalam filling cabinet ....................................... 31
3.4.5 Mengadministrasikan dokumen kepesertaan Penerima Upah (PU)
bukan tahun berjalan .......................................................................... 32
3.4.6 Menginput voucher jaminan peserta BPJS Ketenagakerjaan ............ 33
3.4.7 Perekapan nomor Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) ke daftar
arsip kedalam program Microsoft Office Excel ................................. 38
3.4.8 Mengurutkan voucher umum Beban Usaha dan Belanja
Modal (BUBM) dan menginput kedalam program
Microsoft Office Excel ....................................................................... 39
BAB IV ANALISIS KEGIATAN MAGANG ............................................. 41
4.1 Refleksi Kegiatan Magang ................................................................ 41
4.2 Masalah yang Dihadapi ..................................................................... 42
4.2.1 Sulitnya beradaptasi dan sulit memahami dengan cepat tugas-tugas
yang diberikan .................................................................................... 43
4.2.2 Kurangnya ketelitian dalam melakukan pengarsipan dokumen ....... 43
4.2.3 Sering terjadi kesalahan dalam menginput Voucher Jaminan .......... 43
4.2.4 Tidak adanya soft copy yang disimpan dalam komputer dari
dokumen yang diarsipkan ................................................................. 44
4.2.5 Kurangnya pengawasan di ruang arsip dan pengamanan
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
xiii
pada filling cabinet tempat penyimpanan dokumen ......................... 44
4.2.6 Kurangnya Karyawan bagian arsip ................................................... 45
4.3 Pemecahan Masalah .......................................................................... 45
4.3.1 Dapat menyesuaikan diri dengan baik dan memperbanyak
komunikasi ......................................................................................... 46
4.3.2 Lebih meningkatkan ketelitian dan konsentrasi dalam bekerja ........ 47
4.3.3 Menggunakan Arsip Elektronik (e-Arsip) ......................................... 47
4.3.4 Meningkatkan pengawasan dengan memasang CCTV diruang
arsip dan mengunci filling cabinet agar tetap aman .......................... 49
4.3.5 Menambah karyawan untuk bidang kearsipan .................................. 49
BAB V PENUTUP ......................................................................................... 51
5.1 Kesimpulan ....................................................................................... 51
5.2 Saran ................................................................................................. 52
5.2.1 Bagi mahasiswa ................................................................................ 52
5.2.2 Bagi STIE YKPN Yogyakarta .......................................................... 53
5.2.3 Bagi BPJS Ketenagakerjaan Yogykarta ............................................ 54
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 55
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur organisasi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ........ 11
Gambar 3.1 Foto bersama PM Kearsipan ................................................. 27
Gambar 3.2 Filling cabinet arsip aktif ...................................................... 28
Gambar 3.3 Pengerjaan penempatan NPP di map gantung ...................... 30
Gambar 3.4 Alur proses pencairan program jaminan .............................. 36
Gambar 3.5 Template daftar arsip voucher jaminan ................................ 37
Gambar 3.6 Dokumen BUBM .................................................................. 39
Gambar 3.7 Template BUBUM pada micrisoft office excel ...................... 39
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Presentase Tingkat Risiko Lingkungan Kerja ............................... 23
Tabel 3.1 Jurnal Pencairan Dana .................................................................. 36
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Izin Magang STIE YKPN ............................................ 56
Lampiran 2 Surat Izin BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta ...................... 57
Lampiran 3 Berita Acara Serah Terima Mahasiswa Magang .................... 58
Lampiran 4 Penilaian Praktik Magang ..................................................... 59
Lampiran 5 Presensi Praktik Magang ........................................................ 60
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
1
BAB I
PENDAHULIAN
1. 1 Latar Belakang
Kemajuan perkembangan yang ada sangat berdampak terhadap banyak hal,
dimana salah satunya adalah dunia kerja. Perkembangan tersebut menimbulkan
semakin tingginya daya saing yang akan dihadapi oleh calon pelamar kerja.
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan faktor utama pada suatu perusahaan
dilihat dari faktor, SDM sangat perlu dikelola dengan baik agar efektivitas dan
efisiensi organisasi semakin meningkat baik (Hariandja, 2002). Peningkatan SDM
secara kualitas maupun kuantitas merupakan faktor penting untuk mendukung
kemajuan dan kelangsungan dari sebuah perusahaan/instansi. Indonesia
merupakan negara yang dikenal sebagai negara yang berkembang. Salah satu yang
menjadi indikator dari sebuah negara berkembang adalah meningkatnya jumlah
penduduk yang produktif. Salah satu tugas sabagai negara berkembang adalah
menyiapkan generasi mudanya untuk bisa ikut serta atau berpartisipasi dalam
persaingan perekonomian dunia, khususnya yaitu dalam memasuki pasar atau
dunia kerja saat ini.
Perguruan tinggi saat ini memiliki peran penting dalam upaya
pengembangan SDM dan peningkatan daya saing bangsa. Lulusan dari perguruan
tinggi sangat diharapkan memiliki kualitas yang unggul karena suatu perusahaan
atau instansi menginginkan adanya perkembangan pada bisnisnya dan untuk
mencapai semua itu hal yang dibutuhkan yaitu SDM yang memiliki keterampilan,
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
2
keahlian serta profesionalisme dalam kerja. Sebagai seorang mahasiswa tidak
hanya dituntut untuk memahami seluruh ilmu yang didapat secara teori tetapi
diharapkan untuk memiliki keterampilan lebih dan pengalaman yang cukup,
mampu dalam berkomunikasi, mampu mengambil keputusan dengan benar, peka
terhadap perkembangan yang terjadi, dan siap menghadapi tantangan di dunia
kerja yang sesungghnya.
Mahasiswa perlu kesiapan secara teknis dalam menterjemahkan teori yang
didapat selama kuliah. Undang-undang Republik Indonesia No. 13 tahun 2003
tentang ketenagakerjaan menyebutkan pemagangan merupakan bagian dari sistem
pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga
pelatihan dengan bekerja secara langsung di bawah bimbingan dan pengawasan
instruktur atau pekerja/buruh yang lebih berpengalaman, dalam proses produksi
dan/atau jasa di perusahaan, dalam rangka menguasai keterampilan atau keahlian
tertentu.
Kegiatan magang kerja yang disediakan oleh Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi Yayasan Keluarga Pahlawan Negara Yogyakarta dengan bobot 6 sks
untuk memperoleh gelar sarjana setelah memenuhi syarat tertentu. Bentuk
kegiatan yang dilakukan adalah kerja praktik dengan mengikuti semua aktivitas di
lokasi kerja, sehingga mahasiswa dapat belajar lebih disiplin waktu, dapat
berkomunikasi dengan baik dan bertanggungjawab. Kegiatan magang kerja
merupakan salah satu cara untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama
menjalani perkuliahan dan meningkatkan mutu sumber daya manusia yang
nantinya akan memulai karir dalam dunia kerja.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
3
Kesejahteraan para tenaga kerja perlu diperhatikan oleh perusahaan karena
merupakan hal yang sangat penting. Kesejahteraan pekerja dapat diukur melalui
produktivitas yang dihasilkannya, semakin sejahtera semakin tinggi produktivitas
bagi perusahaan. Hal yang dilakukan perusahaan untuk menjamin kesejahteraan
tenaga kerjanya yaitu dengan mendaftarkan para tenaga kerjanya ke Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan yang merupakan badan
hukum publik yang bertugas melindungi seluruh pekerja melalui 4 program
jaminan sosial ketengakerjaan, yaitu Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan
Kematian (JKm), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pensiun (JP). BPJS
Ketenagakerjaan akan melindungi berbagai macam risiko dan juga kerugian yang
mungkin saja terjadi pada kedua belah pihak tersebut, sehingga hak-hak dan juga
kewajiban mereka bisa tetap terjaga dengan sangat baik.
Berdasarkan penjelasan diatas, dalam melaksanakan kegiatan magang
kerja ini penulis melakukan magang di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
(BPJS) Ketenagakerjaan Yogyakarta selama 3bulan. Alasan penulis melakukan
magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta karena penulis ingin lebih
memahami mengenai kegiatan lembaga non bank yang bergerak dibagian asuransi
umumnya serta penulis ingin mengetahui dan mempelajari proses pencairan dana
dari program jaminan sosial khususnya pada bidang akuntansi.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
4
1. 2 Tujuan Magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
Selama menjalani kegiatan magang, peserta magang bekerja selayaknya
karyawan di instansi atau perusahaan sehingga dapat mendapatkan pengalaman
kerja yang sesungguhnya. Magang kerja bertujuan untuk memberikan
pengalaman secara nyata kepada mahasiswa dengan cara ikut bekerja sehari-hari
pada suatu instansi atau perusahaan. Kegiatan magang yang dilaksanakan di
BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta memiliki beberapa tujuan, yaitu:
1. Meningkatkan wawasan dan memantapkan keterampilan bekerja penulis
dalam bidang akuntansi.
2. Memberi penulis kesempatan untuk menerapkan teori/konsep yang didapat
selama kuliah sesuai dengan kondisi yang ada di dunia kerja.
3. Mempelajari penerapan bidang akuntansi dalam praktik kerja sesungguhnya.
4. Mengetahui kegiatan dalam perusahaan non bank khususnya dibidang
asuransi.
5. Mengetahui dan mempelajari prosedur pencairan dana progam jaminan yang
ada di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta.
1.3 Manfaat Magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
Matakuliah magang memiliki manfaat yang positif bagi mahasiswa, perguruan
tinggi, dan perusahaan. Adapun manfaat magang kerja adalah sebagai berikut:
1.3.1 Bagi Mahasiswa
1. Mempersiapkan diri untuk siap menghadapi segala persaingan dan tantangan
menghadapi masalah yang ada di perusahaan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
5
2. Mengembangkan sikap profesional yang dibutuhkan mahasiwa untuk
memasuki dunia kerja.
3. Menambah kemampuan, ketrampilan, dan wawasan mahasiswa, sehingga
nantinya akan menghasilkan lulusan yang memenuhi tuntuan pasar kerja.
1.3.2 Bagi STIE YKPN
1. Meningkatkan kualitas lulusan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN dan siap
untuk bekerja.
2. Bahan evaluasi dan masukan program pendidikan di Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi YKPN untuk menghasilkan tenaga-tenaga terampil sesuai
kebutuhan lingkungan perusahaan.
1.3.3 Bagi BPJS Ketenagakerjaan Yogkakarta
1. Memanfaatkan tenaga kuliah kerja magang dengan kebutuhan unit kerjanya.
2. Meningkatkan peran BPJS ketenagakerjaan yogyakarta dalam meningkatkan
kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) , khususnya dalam bidang akuntansi.
3. Adanya hubungan yang baik antara STIE YKPN dengan perusahaan,
sehingga perusahaan tersebut dikenal oleh kalangan akademis dan dunia
pendidikan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2. 1 Sejarah Perusahaan
Salah satu tanggungjawab dan kewajiban negara untuk memberikan perlindungan
sosial ekonomi kepada masyarakat yaitu dengan menyelenggarakan program
jaminan sosial. Indonesia sebagai negara berkembang menerapkan program
jaminan sosial yang berdasarkan funded social security. Istilah dari funded social
securitymerupakan jaminan sosial yang didanai oleh peserta dan terbatas pada
masyarakat yang bekerja disektor formal.
Sejarah terbentuknya Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
mengalami proses yang panjang. Penjelasan kronologis proses lahirnya asuransi
sosial tenaga kerja yang semakin transparan, yaitu:
2.1.1. Pelaksanaan program Asuransi Sosial Tenaga Kerja (ASTEK) –
1977
Pada tahun 1977 setelah mengalami perkambangan dan kemajuan yang
menyangkut landasan hukum, cara penyelenggaraan dan perlindungannya, maka
dikeluarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 33 tahun 1977 tentang pelaksanaan
program ASTEK yang menjadi sejarah penting. Peraturan pemerintah tersebut
mewajibkan pengusaha swasta dan BUMN selaku pemberi kerja untuk mengikuti
program ASTEK. Terbit pula PP Nomor 34 tahun 1977 tentang pembentukan
wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
7
2.1.2. Lahirnya Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) – 1992
Lahirnya PT. Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial melalui
UU Nomor 3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)
dan melalui PP Nomor 36 tahun 1995. Program Jamsostek ini memberikan
perlindungan dasar kepada peserta dan keluarganya dengan cara memberikan
manfaat berupa penerimaan penghasilan sebagai pengganti dari penghasilan yang
hilang akibat resiko sosial.
2.1.3. Lahirnya sistem jaminan sosial – 2004
Akhir tahun 2004 pemerintah menerbitkan UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang
sistem jaminan sosial nasional. Undang-undang tersebut berhubungan dengan
Amandemen UUD 1945 tentang perubahan pasal 34 ayat 2, yang kini berbunyi:
“Negara mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan
memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan
martabat kemanusiaan”. Manfaat yang didapat dari perlindungan tersebut yaitu
para pekerja medapatkan rasa aman saat bekerja, sehingga pekerja lebih
berkosenterasi dalam bekerja dan mampu meningkatkan produktivitasnya.
Perusahaan PT. Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 (empat)
program yang mencangkup Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan
Kematian (JKm), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan
(JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya terus berlanjutnya hingga
berlakunya UU Nomor 24 Tahun 2011.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
8
2.1.4. Lahirnya Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) – 2011
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial terdapat didalam UU Nomor 24 Tahun 2011
dan pada tanggal 1 Januari 2014 PT. Jamsostek berubah menjadi badan hukum
publik. PT. Jamsostek (Persero) berubah nama menjadi Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan, perubahan nama tersebut tidak
menghilangkan kepercayaan untuk tetap menyelenggarakan program jaminan
sosial tenaga kerja, yang meliputi Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK),
Jaminan Kematian (JKm), Jaminan Hari Tua (JHT) dengan penambahan Jaminan
Pensiun (JP) mulai 1 Juli 2015.
BPJS Ketenagakerjaan terus meningkatkan kinerjanya diseluruh cabang
pelayanan dikarenakan menyadari sangat besar dan mulianya tanggung jawab
yang dipegang. BPJS Ketenagakerjaan juga terus mengembangkan berbagai
program dan manfaat yang langsung dapat dinikmati oleh peserta dan
keluarganya. Selain memberikan manfaat kepada para peserta, program BPJS
Ketenagakerjaan juga membantu meningkatkan pertumbuhan ekonomi dan
kesejahteraan masyarakat Indonesia.
2. 2 Peran Instusi /Bentuk Badan Usaha
Pasal 1 Ayat 1, UU Nomor 24 Tahun 2011 menjelaskan bahwa BPJS
Ketenagakerjaan merupakan badan hukum yang dibentuk untuk
menyelenggarakan program jaminan sosial. Tujuan dari program tersebut untuk
memenuhi dan menjamin kebutuhan dasar hidup yang layak demi terwujudnya
kesejahteraan sosial bagi seluruh rakyat. Pemerintah mengambil peran
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
9
dalammewujudkan kesejahteraan masyarakat yaitu dengan menyelenggarakan
program jaminan sosial BPJS Ketenagakerjaan. Menurut Agus Susanto, Direktur
Utama BPJS Ketenagakerjaan menyatakan bahwa seluruh pekerja sosial harus
memiliki jaminan sosial karena risiko sosial ekonomi dapat terjadi kepada siapa
saja, misalkan resiko terjadinya kecelakaan dan kematian dalam bekerja, sehingga
perlu adanya alat pengaman agar jika risiko tersebut terjadi tidak akan
mengganggu kesejahteraan pekerja. Peranan BPJS Ketenagakerjaan adalah untuk
mewujudkan terselenggaranya pemberian jaminan bagi setiap peserta atau
anggota keluarga.
2. 3 Fungsi dan Tugas BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
2.3.1 Fungsi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta mempunyai fungsi utama yang diatur dalam
pasal 10 UU Nomor 24 Tahun 2011 yaitu menyelenggarakan program jaminan
kecelakaan kerja, program jaminan kematian, program jaminan pensiun, dan
jamina hari tua.
2.3.2 Tugas BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
BPJS Ketenagakerjaan mempunyai tugas pokok yang diatur dalam pasal 10 UU
Nomor 24 Tahun 2001 yaitu menerima pendaftaran peserta BPJS ketenagakerjaan
dan menarik iuran dari peserta aktif, mengelola semua data peserta dan dana
seluruh jaminan program untuk kepentingan peserta, dan memberikan informasi
kepada peserta mengenai penyelenggaraan program jaminan sosial. Pembayaran
manfaat harus diberikan sesuai dengan ketentuan program jaminan sosial yang
merupakan tugas terpenting dari BPJS ketenagakerjaan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
10
2. 4 Visi dan Misi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
Visi dan Misi yang dimiliki oleh BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta sebagai
berikut:
1. Visi
Visi BPJS Ketenagakerjaan adalah menjadi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
kebanggaan bangsa, yang amanah, bertata kelola baik serta unggul dalam
operasional dan pelayanan.
2. Misi
Melalui Program Jaminan Sosial Ketenagakerjaan, BPJS Ketenagakerjaan
berkomitmen untuk :
1. Melindungi dan Menyejahterakan seluruh pekerja dan keluarganya
2. Meningkatkan produktivitas dan daya saing pekerja
3. Mendukung pembangunan dan kemandirian perekonomian nasional
2. 5 Struktur Organsasi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
Struktur organisasi di perusahaan menggambarkan pemisah kegiatan dari kegiatan
satu dengan lainnya. Pembentukan struktur organisasi adalah langkah awal untuk
menjalankan aktivitas organisasi. Struktur organisasi memisahkan pembagian
kerja dan menunjukkan bagaimana aktivitas yang beraneka ragam dihubungkan
sampai batas tertentu dan menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja
(Siswanto, 2005). Struktur organisasi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta adalah
sebagai berikut:
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
11
STRUKTUR ORGANISASI BPJS KETENAGAKERJAAN YOGYAKARTA
BPJS KETENEGAKERJAAN KACAB YOGYAKARTA
Gambar 2.1 Struktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
12
2. 6 Kepala Kantor Cabang Utama
Tugas dari kepala kantor cabang utama yaitu memegang seluruh kendali untuk
kegiatan operasional di kantor cabang, selain itu bertugas untuk mengevaluasi dan
mengarahkan kegiatan operasional. Tugas tersebut dilakukan sejalan dengan
strategi yang telah ditetapkan dan kebijakan yang ada terkait dengan pengawasan
dan pemeriksaan. Seluruh kegiatan tersebut dilakukan agar dapat memastikan
pencapaian dari target kantor cabang dan wilayah agar berjalan secara optimal
sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku diperusahaan.
Kepala kantor cabang utama juga memiliki tanggungjawab utama pada
pengelolaan organisasi yaitu mengatur kinerja kantor cabang sehingga target
yang ada kantor cabang tercapai, membina seluruh jajarannya untuk tetap
mematuhi peraturan yang merupakan bagian dari prinsip tata kelola.
Tanggungjawab utama kepala kantor cabang utama pada pengelolaan opersional
yaitu mengendalikan kegiatan pengembangan kepesertaan penerima upah dan
bukan penerima upah selaras dengan kebijakan wilayah serta memantau dan
mengevaluasi pengelolaan keuangan.
2. 7 Bagian TI dan Petugas Pemeriksa
Bagian TI pada BPJS Ketenagakerjaan memiliki tugas mengatur penggunaan
layanan TI yang ada di kantor cabang, selain itu juga memelihara dan melakukan
perbaikan jika terjadi kerusakan. Tujuan dari tugas tersebut agar pengoperasian
seluruh perangkat dapat berjalan dengan optimal untuk memberikan pelayanan
kepada peserta dengan cepat, akurat dan tidak menimbulkan kendala apapun.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
13
Bagian TI memiliki tanggungjawab dalam hal pengelolaan organisasi yaitu
melakukan penilaian kinerja agar sesuai dengan prosedur perusahaan untuk
memperoleh penilaian yang valid. Tanggungjawab dalam hal pengelolaan
operasional di bagian TI melaksanakan pengelolaan aplikasi serta layanan TI,
termasuk diantaranya layanan e-services bagi kegiatan operasional, sehingga
kegiatan operasional di kantor cabang dapat berjalan secara tepat.
Bagian Petugas pemeriksa memiliki tugas untuk menyusun program kerja
pengawasan dan pemeriksaan serta melaksanakan diunit kerjanya, selain itu
petugas pemeriksa juga melakukan pemeriksaan kepada pemberi kerja baik
pemeriksaan kantor maupun lapangan dan menyiapkan sanksi berupa denda, surat
teguran secara administratif kepada peserta apabila melanggar ketentuan yang
ditetapkan. Petugas pemeriksa memiliki tanggungjawab utama pada pengelolaan
organisasi yaitu melakukan penilaian kinerja agar tetap sesuai dengan prosedur
perusahaan dan melakukan pelaksanaan peraturan agar tetap patuh pada prinsip
tata kelola. Tanggungjawab utama dalam hal pengelolaan operasional yaitu
menyusun usulan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT), program
pengawasan dan pemeriksaan yang berguna untuk mendukung atasan dalam
persiapan pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan, serta berperan sebagai ketua
tim atas kegiatan penyelidikan, pemeriksaan operasional, pemeriksaan tujuan
tertentu, evaluasi sistem pengawasan, dan pemeriksaan, untuk memastikan
terselenggaranya kegiatan pemeriksaan dan pengawasan
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
14
2. 8 Bagian Kepesertaan Korporasi dan Institusi (KKI)
Bagian Kepersertaan Korporasi dan Institusi (KKI) mempunyai tugas membuat
perencanaan untuk program pemasaran dan pengelolaan kepesertaan Penerima
Upah (PU) merencanakan program pemasaran peserta penerima upah program
Customer Relationship Management (CRM), melakukan pemantauan dan
pembinaan kinerja Relationship Officer (RO), dan mengatur pengendalian pada
pelayanan adminsitrasi kepesertaan. Penugasan tersebut dilakukan agar dapat
memastikan target dari kepesertaan PU dan iuran di cabang terlaksana dengan
baik. Tanggungjawab utama bagian KKI dalam pengelolaan organisasi mengelola
kinerja di bidang pemasaran kepesertaan PU, sehingga target tercapai dan
penyusunan usulan perencanaan pengembangan SDM di bidang pemasaran
kepesertaan PU. Tanggungjawab utama bagian KKI dalam pengelolaan
operasional yaitu melakukan penyusunan anggaran perusahaan yang bersifat
tahunan dan usulan dari rencana kerja bidang pemasaran kepesertaan PU dan
melakukan pemantauan pada pelayanan administrasi kepesertaan dan menghadapi
keluhan dari peserta yang bertujuan untuk menjaga kepuasan dari peserta BPJS
ketenagakerjaan.
2. 9 Bagian Markerting Officer
Marketing officer berada dibawah tanggungjawab bagian Kepesertaan Korporasi
dan Institusi (KKI) yang memiliki tugas untuk menyusun usulan program
pemasaran, melakukan kegiatan pemasaran kepada peserta yang telah keluar dari
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
15
kepesertaan agar dapat kembali menjadi peserta aktif, serta membina tim agar
target kepesertaan dan iuran peserta dapat tercapai.
2. 10 Bagian Relationship Officer (RO)
Relationship Officer dibawah tanggungjawab bagian Kepesertaan Korporasi dan
Institusi (KKI) yang merupakan sebuah jabatan dalam perusahaan yang masuk
kedalam kategori marketing. Aktivitas utama Relationship Oficcer(RO)adalah
penjualan produk perusahaan dan bertanggungjawab langsung kepada pemimpin
unit.Tanggungjawab utama Relationship Oficcer(RO)adalah menganalisis potensi
pasar, membentuk hubungan baik antara perusahaan dengan peserta BPJS
Ketenagakerjaan, dan membagikan informasi tentang pelayanan publik.
2.11 Bagian Penata Madya dan Administrasi Pemasaran
Penata madya dan Adminitrasi pemasaran dibawah tanggungjawab bagian
Kepesertaan Korporasi dan Institusi (KKI) yang memiliki tugas yaitu melakukan
pengelolaan data tentang pemasaran dan administrasi kepesertaan, melayani
peserta terkait dokumen administrasi dan perhitungan besaran dari iuran yang
akan dibayarkan serta denda (jika ada), hal tesebut berguna agar data dan
dokumen peserta lengkap serta akurat untuk mendukung kelancaran dalam
kegiatan pemasaran.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
16
2.12 Bagian Kepesertaan Sektor Khusus (KSK)
Bagian Kepesetaan Sektor Khusus (KSK) mempunyai tugas yang harus dilakukan
yaitu melakukan perencanaan dan pengelolaan program pemasaran kepesertaan
Bukan Penerima Upah (BPU) dan jasa konstruksi di kantorcabang, melakukan
pemantauan dan pembinaan kinerja Relationship Officer (RO), serta melakukan
pengendalian dalam pelayanan administrasi kepesertaan. Tugas tersebut harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat dipastikan target dari kepesertaan dan iuran
dibidang jasa konstriksi dan BPU bisa tercapai dengan baik. Tanggungjawab
utama bagian KSK dalam hal pengelolaan organisasi yaitu mengelola kinerja
bidang Pemasaran peserta BPU, menyusun usulan rencana pengembangan SDMdi
bidang pemasaran peserta BPU, dan mengkoordinir proses penilaian kinerja
sesuai dengan prosedur. Tanggungjawab utama dalam hal pengelolaan operasional
yang harus di lakukan oleh bagian KSK yaitu melakukan penyusunan rencana
kerja dan anggaran yang bersifat tahunan agar efektif dan efisien, melakukan
penyusunan pemasaran untuk pengembangan kepesertaan dan melakukan
pemantauan pelayanan administrasi dan penyelesaian dari keluhan peserta agar
peserta mendapatkan kepuasan atas pelayanan yang diberikan.
2.13 Bagian Account Representative Khusus
Account representative khusus berada dibawah tanggung jawab Kepesertaan
Sektor Khusus (KSK) yang memiliki tugas melaksanakan kegiatan pemasaran,
melayani dan mengatasi keluhan dari peserta secara baik dan cepat. Hal ini
berguna untuk melihat apakah target dari kepesertaan dan iuran dapat tercapai
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
17
untuk menjaga kepuasan dari peserta. Account representative khusus memiliki
wewenang yaitu melakukan kontak dengan calon peserta dan meminta data
peserta, serta melakukan negosiasi dalam batas kewenangannya.
2.14 Bagian Penata Madya dan Administrasi Kepesertaan Khusus
Penata madya dan administrasi kepesertaan khusus berada dibawah
tanggungjawab Kepesertaan Sektor Khusus (KSK) yang memiliki tugas yaitu
pengelolaan data pemasaran dan administrasi kepesertaan BPU, melayani peserta
terkait dokumen administrasi dan perhitungan besaran dari iuran yang akan
dibayarkan serta denda (jika ada), hal tesebut berguna agar data dan dokumen
peserta lengkap serta akurat untuk mendukung kelancaran dalam kegiatan
pemasaran. Penata madya dan administrasi kepesertaan khusus memiliki
wewenang yaitu memverifikasi dokumen-dokumen pendukung calon peserta
BPU, melakukan penginputan dan pencetakan dokumen, mengelola dokumen dan
data administrasi peserta BPU, melakukan pencetakan kartu JHT dan JP peserta
bukan penerima upah dan memberikan dukungan terhadap tugas marketing atau
relationship officer.
2.15 Kepala Bidang Pelayanan
Kepala bidang pelayanan di BPJS Ketenagakerjaan memiliki tugas yaitu
melakukan perencanaan, pemantauan pelayanan program JHT, JKK, JKM dan JP,
sertapengorganisasian dari penyelesaian kasus terdiagnosa Kecelakaan Kerja-
Penyakit Akibat Kerja (KK-PAK) di lingkungan operasional yang berguna agar
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
18
kegiatan pelayaan tersebut berlangsung lancar dan standar kulitas terpenuhi.
Tanggung jawab utama kepala bidang pelayanan dalam hal pengelolaan organisasi
yaitu mengelola kinerja bidang pelayanan agar target bidang tercapai, melakukan
penyusunan rencana pengembangan SDM pada bidang pelayanan agar
peningkatan kualitas pegawai tercapai, dan mengatur penilaian kinerja yang sesuai
dengan prosedur agar hasil yang diperoleh akurat. Tanggungjawab utama dalam
hal pengelolaan operasional pada bagian kepala bidang pelayanan yaitu
melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran yang bersifat tahunan,
mengkoordinasikan kegiatan pelayanan bagi peserta dan melakukan pemantauan
kerja dari customer service agar standar pelayanan telah terpenuhi dengan baik.
2.16 Manajer Kasus Kecelakaan Kerja & Penyakit Akibat Kerja
Manajer kasus kecelakaan kerja dan Penyakit Akibat Kerja (KK-PAK) berada
dibawah tanggungjawab dari kepala bagian pelayanan yang memiliki tugas yaitu
melakukan pelaksanaan dan tindak lanjut dari penyelesaian kasus terdiagnosa KK-
PAK dan berkoordinasi dengan pihak terkait dalam penanganan kasus tersebut
hingga dapat dipastikan peserta tersebut siap kembali kerja. Wewenang yang
dimiliki manajer kasus KK-PAK yaitu meminta data terkait kasus KK-PAK,
merekomendasikan tindak lanjut kasus dan upaya peningkatan kualitas pelayanan
program KK-PAK, mengoordinasikan upaya pemulihan dan penyelesaian kasus
KK-PAK.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
19
2.17 Bagian Penata Madya Pelayanan JKK-JK
Penata madya pelayanan JKK-JK berada dibawah tanggungjawab dari kepala
bagian pelayanan yang memiliki tugas yaitu memverifikasi dokumen pendukung
peserta dan melakukan perhitungan biaya proses klaim program JKK-JK
berdasarkan ketentuan yang ada, serta memantau kinerja dan melakukan
pembinaan kepada mitra Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Hal tersebut
dilakukan agar kewajiban proses klaim dapat terpenuhi dengan tepat sasaran,
mutu dan waktu. Wewenang yang dimiliki penata madya pelayanan JKK-JK
memiliki wewenang yaitu melakukan penetapan besaran klaim peserta,
melakukan penolakan pengajuan klaim yang disebabkan persyaratan belum sesuai
dan penyusunan rancangan perjanjian kerjasama.
2.18 Bagian Penata Madya Pelayanan JHT-JP
Penata madya pelayanan JHT-JP berada dibawah tanggungjawab dari kepala
bagian pelayanan yang memiliki tugas memverifikasi dokumen pendukung dari
peserta untuk proses pencarian dana program JHT dan JP, melakukan penentuan
besaran iuran pertama, besaran klaim yang harus dibayarkan oleh peserta, dan
memperoses pencairan dana berdasarkan ketentuan yang berlaku diperusahaan
yang dilakukan agar kewajiban pembayaran klaim terpenuhi dengan tepat jumlah
dan waktu yang tepat.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
20
2.19 Bagian Penata Madya Pelayanan
Penata madya pelayanan berada dibawah tanggungjawab dari kepala bagian
pelayanan yang memiliki tugas memverifikasi dokumen pendukung peserta dalam
proses pencairan dana program JKK dan JKm, melakukan penentuan besaran
iuran pertama dan besaran klaim serta memproses klaim tersebut. Penata madya
pelayanan memiliki wewenang yaitu melakukan penetapan besaran klaim peserta,
melakukan penolakan pengajuan klaim yang disebabkan persyaratan belum sesuai
dan penyusunan rancangan perjanjian kerjasama.
2.20 Bagian Customer Services
Customer service berada dibawah tanggungjawab dari kepala bagian pelayanan
yang memiliki tugas melayani calon peserta maupun peserta sesuai dengan
kebutuhan dari peserta tersebut, memberikan penanganan keluhan dari peserta
berdasarkan ketentuan yang ada dan menjaga kepuasan pelanggan sesuai standar
atas jasa pelayanan informasi. Wewenang yang dimiliki customer service
officeryaitu memberikan pelayanan informasi, melakukan proses pengajuan dari
jaminan peserta dan koreksi data, serta memberikan pelayanan jika peserta
memiliki keluhan.
2.21 Kepala Bidang Keuangan
Bagian kepala bidang keuangan memiliki tugas melakukan pemantauan kegiatan
yang berhubungan pengelolaankeuangan di kantor cabang agar kegiatan
opersional berjalan dengan baik secara efektif dan efisien. Tanggungjawab utama
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
21
kepala bidang keuangan dalam hal pengelolaan organisasi yaitu mengelola kinerja
bidang keuangan, menyusun usulan rencana pengembangan SDM di bidang
keuangan dan mengendalikan implementasi prinsip tata kelola di bidang
keuangan. Tanggungjawab utama dalam hal pengelolaan operasional yang harus
dilakukan yaitu mengatur pencatatan tentang transaksi keuangan agar penyajian
didalam laporan keuangan dilakukan secara akurat, mengelola penerimaan dan
pengeluaran dana yang terkait dengan kepesertaan untuk memastikan akurasi
pengelolaan dan untuk ketepatan pencatatan dan mengelola implementasi
manajemen risiko di bagiannya.
2.22 Bagian Penata Madya Keuangan
Penata madya keuangan berada dibawah tanggungjawab dari kepala bagian
keuangan yang memiliki tugas mengumpulkan usulan dari penggunaan anggaran
setiap bidang agar efektif dan efisien, melakukan pencatatan transaksi yang
terjadi, serta memenuhi tanggungjawab perpajakan, merekonsiliasi saldo bank,
dan melaksanakan proses akuntansi. Wewenang yang dimiliki penata madya
keuangan yaitu pembuatan voucher jaminan terhadap peserta, pencairan cek, dan
pencairan dana program jaminan atas klaim peserta.
2.23 Kepala Umum dan SDM (USDM)
Kepala USDM memiliki tugas melakukan pemantauan dan pengaturan kegiatan
tentang pengendalian SDM, penyediaan barang dan jasa, pengawasan arsip, aset
perusahaan dan pelayanan umum untuk karyawan, serta mengatur hubungan
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
22
dengan pihak luar maupun didalam perusahaan. Tanggungjawab utama Kepala
USDM dalam hal pengelolaan organisasi yaitu melakukan pengelolaan kinerja
karyawan dan melakukan penyusunan rencara pengembangan SDM.
Tanggungjawab utama dalam hal pengelolaan operasional yaitu melakukan
penyususan anggaran tahunan, melakukan pengelolaan hak dari karyawan seperti
gaji, asuransi, fasilitas kesehatan, serta mengatur, dan memastikan penyeran
dokumen aktif kepada bagian kearsipan telah sesuai dengan petunjuk administrasi
umum.
2.24 Bagian Penata Madya SDM
Penata madya SDM berada dibawah tanggungjawab kepala bidang USDM yang
memiliki tugas yaitu melaksanakan pemenuh kebutuhan karyawan dengan cepat
dan tepat, mengelola administrasi yang berupa data lemburan karyawan, data cuti
karyawan dan lain dan melakukan pengembangan pegawai untuk memenuhi
kulaifikasi SDM. Wewenang yang dimiliki penata madya SDM yaitu
mengkoordinasikan pelaksanaan penilaian kinerja pegawai dan pemberian hak
bagi pegawai sesuai ketentuan.
2.25 Bagian Penata Madya Umum
Penata madya umum berada dibawah tanggungjawab kepala bidang USDM yang
memiliki tugasmelaksanakan pengelolaan asset perusahaan, melaksanakan
penyediaan barang atau jasa, dan melakukan proses pengemasan dan pengiriman
atas kartu BPJS ke perusahaan terkait. Wewenang yang dimiliki penata madya
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
23
umumyaitu melakukan pengelolaan kontrak kerja untuk penyediaan barang dan
mengelola database dari vendor agar administrasi dan hukum kelancaran
kegiataan pengadaan barang berjalan dengan tertib.
2.26 Bagian Penata Madya Kearsipan
Penata madya kearsipan berada dibawah tanggungjawabkepala bidang USDM
yang memiliki tugas melakukan kegiatan pengelolaan arsip perusahaan dan
pelayanan dalam hal umum lainnnya agar berjalan dengan lancar, dan melakukan
penataan dokumen yang akan diarsipkan. Wewenang yang dimiliki penata madya
kearsipan yaitu penyimpanan data atas dokumen yang telah di arsipkan, dan
mengkoordinasikan atas pengumpulan dokumen penting peserta.
2.27 Sekretaris
Sekretaris berada dibawah tanggungjawab kepala bidang USDM yang memiliki
tugasmelaksanakan pengelolaan administrasi surat menyurat, menyusun agenda
rapat internal atau eksternal dan mencatat keperluan administrasi, dan memastikan
sarana dan prasarana kerja pada kantor tersedia dengan baik. Wewenang yang
dimiliki sekretaris yaitu melegalisir keperluan administrasi setiap cabang,
memberikan keterangan press release mengenai kebijakan lembaga, serta sebagai
perantara komunikasi kepala cabang dengan seluruh bidang.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
24
2.28 Kegiatan Usaha BPJS Ketenagakerjaan
Kegiatan usaha Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagekerjaan
Yogyakerta yaitu melayani peserta untuk melakukan pendaftaran menjadi peserta,
menerima iuran dari peserta serta melayani pencairan dana program, dan
memberikan sosialisasi kepada masyarakat untuk program-program yang
ditawarkan. BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta mempunyai program-program
jaminan sosial secara umum terbagi menjadi empat program. Empat program
tersebut antara lain:
2.28.1 Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) merupakan perlindungan dari resiko
kecelakaan yang dapat terjadi saat bekerja. Perlindungan dari resiko kecelakaan
yang mungkin terjadi yaitu terjadinya kecelakaan saat perjalanan menuju tempat
kerja maupun saat kembali kerumah dan terserang penyakit yang didapat dari
lingkungan kerja. Iuran dibayarkan oleh pemberi kerja dilihat dari tingat risiko
lingkungan kerja, besaran iuran tersebut dipertimbangkan kembali paling lama 2
tahun sekali. Tingkat risiko dapat dilihat pada tabel berikut
Tabel 2.1
Presentase Tingkat Risiko Lingkungan Kerja
NO Tingkat Resiko Lingkungan Kerja Besaran Presentase
1. Tingkat risiko sangat rendah 0,24 % dari upah sebulan
2. Tingkat risiko rendah 0,54 % dari upah sebulan
3. Tingkat risiko sedang 0,89 % dari upah sebulan
4. Tingkat risiko tinggi 1,27 % dari upah sebulan
5. Tingkat risiko sangat tinggi 1,74 % dari upah sebulan Sumber: web BPJS Ketenagakerjaan program Jaminan Kecelakaan Kerja
Mulai 1 juni 2015 untuk mendapatkan manfaat klaim apabila terjadi
kecelakaan harus diperhatikan masa kadaluarsa klaim tersebut yaitu 2 tahun dari
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
25
tanggal terjadinya kecelakaan. Perusahaan harus melakukan pelaporan atas
terjadinya resiko tersebut harus dilakukan secara tertib yaitu paling lambat 2 kali
24 jam setelah kecelakaan tersebut terjadi, setelah itu segera melakukan
penindakan lanjutan mengirim formulir kecelakaan kerja tahap 1 dan legkap
dengan dokumen pendukung lainnya.
2.28.2 Jaminan Kematian
Program Jaminan Kematian (JKm) memiliki manfaat yaitu membantu
meringankan beban dari keluarga dalam megurus biaya pemakaman. Manfaat
tersebut diberikan kepada ahli waris dari peserta yang meninggal dunia
dikarenakan bukan dalam hal kecelakaan kerja. Program ini memberikan manfaat
kepada keluarga pekerja seperti:
a. Santunan yang dibayarpenuh sebesar Rp16.200.000,00
b. Santunan berkala selama 24 bulan, dengan rincian 24 x Rp200.000,00
Rp4.800.000,00
c. Biaya Pemakaman Rp3.000.000,00
d. Beasiswa untuk satu orang anak dari peserta yang telah memasuki masa iur
paling singkat 5tahun sebesar Rp12.000.000,00
Jumlah keseluruhan manfaat yang diterima sebesar Rp36.000.000,00.
2.28.3 Jaminan Hari Tua (JHT)
Jaminan Hari Tua merupakan jaminan sosial yang dimiliki pesrta berupa tabungan
wajib yang berjangka panjang. Tabungan tersebut dapat diterima ketika memasuki
masa pensiun, mengalami cacat total tetap dan apabila syarat tertentu telah
terpenuhi. Manfaat yang didapat dari program ini berupa uang yang besarnya
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
26
dihitung dari pengakumulasian nilai iuran ditambah dengan pengembangannya.
Pembayaran dari manfaat JHT dapat dilakukan secara sekaligus atau dilakukan
secara berkala dengan nominal sesuai terkumpulnya iuran dari masing-masing
peserta.
2.28.4 Jaminan Pensiun
Program baru yang ditawarkan oleh BPJS Ketenagakerjaan yaitu program jaminan
pensiun. Prorgam tersebut berguna untuk mempertahankan kehidupan layak bagi
peserta atau ahli waris dengan cara peserta tersebut tetap mendapatkan
penghasilan setelah memasuki masa pensiun dari manfaat pensiun tersebut yang
berupa uang yang dibayarkan per bulan kepada peserta atau ahli waris yang
berhak menerima.Perhitungan manfaat pensiun yaitu 1% (satu persen) dikali masa
iur dibagi 12 (dua belas) bulan dikali rata-rata upah tahunan tertimbang selama
masa Iur dibagi 12 (dua belas).Masa iur adalah jumlah bulan pelunasan
pembayaran iuran kepada BPJS Ketenagakerjaan. Proses pembayaran dari
manfaat pensiun ini dilakukan jika dokumen pendukung telah tersedia dengan
lengkap. Apabila terdapat peserta yang telah memasuki usia pensiun tetapi tetap
dipekerjakan maka, peserta dapat memilih kapan akan menerima manfaat pensiun
tersebut, bisa dilakukan pada saat usia pensiun atau pada saat peserta berhenti
bekerja yang dihitung maksimal 3 tahun setelah usia pensiun.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
27
BAB III
PELAKSANAAN MAGANG
Pada bab 3 menguraikan seluruh aktifitas yang dilakukan oleh penulis selama
melakukan magang pada BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta khususnya pada
bidang Umum dan SDM (USDM).
3.1 Waktu dan Pelaksanaan Magang
Penulis melakukan magang kerja pada :
Tanggal : 9 September 2019 – 6 Desember 2019
Perusahaan : BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
Lokasi : Jl. Urip Sumoharjo No. 106, Klitren Kec. Gondokusuman
Kota Yogyakarta, 55222.
3.2 Tata Tertib Peserta Magang
Tata Tertib yang harus diikuti oleh peserta magang adalah sebagai berikut:
1. Setiap peserta magang berpakaian rapih dan sopan, peserta magang tidak
diperbolehkan memakai celana jeans.
2. Mengenakan jaket almamateruntuk membedakan mahasiswa/mahasiswi dari
kampus lainnya.
3. Sopan dalam berbicara dan menghargai seluruh karyawan di kantor.
4. Peserta magang harus datang dan pulang sesuai jadwal yang ditentukan BPJS
Ketenagakerjaan Yogyakarta yaitu pukul 08.00 WIB s.d 16.00 WIB.
5. Peserta magang tidak menolak jenis pekerjaan yang diberikan oleh
pembimbing magang ataupun karyawan lainnya.
6. Peserta magang selalu menjaga kebersihan dan kerapihan lingkungan kerja.
3.3 Posisi Penempatan Magang
Pada magang kerja yang dilakukan pada BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta,
penulis ditempatkan pada bidang Umum dan Sumber Daya Manusia (USDM)
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
28
dibagian Kearsipan. Ruangan USDM terletak di lantai 2, peserta magang
ditempatkan diruang arsip dibawah naungan Penata Madya (PM) Kearsipan.
3.4 Aktivitas Magang
Pada hari pertama pelaksanaan magang, penulis terlebih dahulu diarahkan untuk
mengurus pendaftaran peserta BPJS Ketenagakerjaan untuk Bukan Penerima
Upah (BPU), hal ini juga menjadi salah satu syarat yang ditentukan oleh kampus.
Penulis juga diberikan arahan dari Bapak Afriyandi Setyawan selaku PM
Kearsipan, penulis kemudian ditempatkan dibagian kearsipan bersama dengan
mahasiswa dari kampus lain. Setiap hari penulis datang tepat waktu yaitu pukul
08.00 WIB dan langsung menuju ruangan arsip dilantai 2 dan menunggu perintah
pekerjaan dari PM Kearsipan. Berikut kegiatan yang dilakukan penulis selama
magang pada BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta di bidangUmum dan Sumber
Daya Manusia (USDM) khususnya dibagian Kearsipan
Gambar 3.1
Foto bersama PM Kearsipan
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
29
3.4.1 Pembuatan tanda penanggalan per bulan untuk dokumen arsip aktif
kepesertaan Bukan Penerima Upah (BPU) pada map gantung.
Pada hari pertama magang, penulis mendapatkan tugas dari PM Kearsipan untuk
membuat tanda tersebut sebagai tempat dokumen arsip aktif kepersertaan BPU
menggunakan map gantung dan diurutkan per tanggal setiap bulan dari bulan
Januari sampai bulan Desember. Sistem dari penyimpanan arsip terdiri dari sistem
abjad, sistem tanggal, dan sistem nomor penanggalan setiap bulannya dibedakan
berdasarkan warna agar tidak tertukar dengan bulan lainnya. Map gantung yang
sudah selesai diurutkan dan dimasukkan kedalam filling cabinetsesuai dengan
bulan. Kegunaan dari pembuatan tanda ini yaitu untuk mempermudah memasukan
dokumen peserta BPU yang diurutkan berdasarkan tanggal pada saat peserta
tersebut mendaftar dan abjad nama tenaga kerja, selain itu tanda tersebut juga
berguna untuk mempermudah pencarian dokumen peserta yang dibutuhkan oleh
karyawan. Dokumen yang dimasukkan kedalam filling cabinet merupakan
dokumen aktif peserta pada tahun berjalan.
Gambar 3.2
Filling Cabinet Arsip Aktif
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
30
3.4.2 Pemilahan arsip aktif Bukan Penerima Upah (BPU) berdasarkan
bulan dan tanggal pendaftaran peserta
Penulis mendapatkan tugas dari PM Kearsipan untuk memilah arsip aktif tahun
berjalan BPU. Dokumen tersebut didapat dari bagian kepesertaan yang kemudian
diserahkan ke bagian kearsipan. Arsip BPU tersebut dipilah berdasarkan bulan
dan tanggal dimana peserta mendaftarkan dirinya menjadi peserta BPJS
Ketenagekerjaan, setelah dipilah berdasarkan tanggal, dokumen tersebut dipilah
kembali berdasarkan abjad yang dilihat dari nama peserta dan diurutkan dari abjad
pertama sampai terakhir. Pengurutan sesuai abjad sangat membantu jika karyawan
membutuhkan dokumen peserta, karena lebih cepat dan mudah menemukan
dokumen tersebut. Penugasan tersebut dimaksudkan untuk mempermudah
mengarsipkan dokumen kedalam filling cabinet. Penulis kemudian memasukan
dokumen yang sudah dipilah kedalam filling cabinet yang diurutkan berdasarkan
tanggal yang sudah tersedia di map gantung.
3.4.3 Membuat tanda untuk dokumen aktif kepesertaan Penerima Upah
(PU) berdasarkan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP) yang diletakan di
Map gantung
Penulis mendapatkan tugas dari PM kearsipan untuk membuat nama map gantung
untuk berkas aktif kepesertaan Penerima Upah (PU) berdasarkan NPP masing-
masing perusahaan kedalam format excel yang telah disiapkan. Pembuatan nama
tersebut diambil dari file list arsip kepesertaaan PU yang telah direkap oleh PM
kearsipan sebelumnya yang kemudian diurutkan berdasarkan NPP. Nama map
gantung berdasarkan NPP tersebut kemudian diprint dan ditempelkan ke map
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
31
gantung per NPP perusahaan. Kegiatan yang dilakukan tersebut bertujuan agar
mempermudah dalam menyimpan dokumen pendaftaran peserta Penerima Upah
(PU) dikarenakan masing-masing perusahaan mendapatkan nomer NPP yang
berbeda.
Gambar 3.3
Pengerjaan penempelan NPP di map gantung
3.4.4 Mengadministrasikan dokumen aktif kepesertaan Penerima Upah
(PU) berdasarkan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP) yang telah tersedia
didalam filling cabinet
Penulis mendapatkan tugas dari PM Kearsipan dan bagian kepesertaan untuk
mengadministrasikan dokumen kepersertaan PU. Dokumenyang ada dalam filling
cabinet merupakan berkas aktif tahun berjalan yaitu tahun 2019.
Pengadministrasian dokumen tahun ini berdasarkan Nomor Pendaftaran
Perusahaan (NPP) yang sudah tertera pada map gantung, dimana map gantung
tersebut sudah diberikan tanda secara urut. Dokumen yang diarsipkan didapat dari
bagian kepesertaan yang kemudian diserahkan ke bagian kearsipkan untuk diarsip.
Arsip kepersertaan Penerima Upah (PU) dibedakan menjadi dua yaitu dokumen
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
32
perusahaan baru dan dokumen perusahaan lama. Dokumen perusahaan baru
merupakan dokumen kepesertaan dimana perusahaan tersebut belum terdaftar
menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan, dokumen yang diarsipkan berupa formulir
pendaftaran, surat izin perusahaan, NPWP perusahaan, dan daftar para tenaga
kerja. Dokumen perusahaan lama merupakan dokumen kepesertaan dimana
perusahan sudah terdaftar menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan tetapi ada
kemungkinan tambahan tenaga kerja atau perubahan data dari perusahaan
tersebut, dokumen yang diarsipkan berupa daftar tenaga kerja yang masuk atau
keluar, lembar koreksi data yang salah dan dokumen pendukung lainnya.
3.4.5 Mengadministrasikan dokumen kepesertaan Penerima Upah (PU)
bukan tahun berjalan
Penulis mendapatkan tugas dari PM Kearsipan untuk memilah dokumen arsip
kepesertaan PU yang ada di filling cabinet di ruang arsip lantai 3 yang
sebelumnya sudah diberi penjelasan dari PM Kearsipan. Dokumen yang dipilah
merupakan dokumen arsip kepesertaan PU yang sudah tidak termasuk kedalam
tahun berjalan. Dokumen tersebut akan diarsipkan kembali kedalam boks baru
yang kemudian akan disimpan diruang arsip. Dokumen PU yang ada di filling
cabinet tersebut dipilah berdasarkan tahun yang sudah tidak termasuk tahun
berjalan (sebelum tahun 2019), dokumen yang masih menjadi arsip aktif tahun
berjalan dibiarkan berada dalam map gantung tersebut. Dokumen yang sudah
dipilah kemudian dijadikan satu untuk kemudian dilakukan pemetaan. Pemetaan
dokumen kepesertaan PU ini dilakukan untuk mencari lokasi boks masing-masing
dokumen peserta berdasarkan NPP yang sudah ada. Pencarian tersebut melalui
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
33
filedaftar arsip kepesertaan yang telah disediakan oleh PM Kerasipan. File
tersebut merupakan rekapan dari seluruh nama perusahaan yang terdaftar menjadi
peserta Penerima Upah (PU) di BPJS Ketenagakerjaan. Pencarian nomor boks
dilakukan secara teliti supaya tidak terjadi kesalahan dalam menemukan nomer
boks, jika sudah menemukan nomer boks yang dicari berdasarkan NPP
selanjutnya penulis akan menuliskan menggunakan pensil pada dokumen lembar
pertama dipojok kanan atas. Penulis selanjutnya diberi arahan untuk
mengelompokkan dan mengurutkan kembali dokumen yang sudah dilakukan
pemetaan dengan melihat nomor yang sudah ditulis dipojok kanan atas masing-
masing dokumen. Penugasan ini dilakukan untuk memudahkan memasukan
dokumen kedalam masing-masing boks yang siap untuk diarsipkan diruangan
arsip.
3.4.6 Menginput Voucher jaminan peserta BPJS Ketenagakerjaan
Penulis mendapatkan instruksi dari PM Kearsipan untuk menginput voucher
jaminan yang telah diarsipkan sebelumnya berdasarkan bulan dan tahun yang
dimasukkan kedalam masing-masing boks, didalam satu boks merupakan
transaksi yang terjadi per tanggal. Voucher tersebut diinput kedalam templatepada
program program microsoft office excelyang sudah di sediakan oleh PM
Kearsipan dan diurutkan bedasarkan kode transakasi voucher jaminan. Penulis
diberikan target dalam melakukan penginputan ini yaitu minimal 200 record
setiap hari. Terdapat 4 jenis voucher jaminan yaitu Jaminan Hari Tua (JHT),
Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (Jkm) dan Jaminan Pensiun
(JP). Alur pencairan jaminan dari program BPJS Ketenagakerjaan yaitu peserta
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
34
datang ke kantor dengan menyerahkan dokumen sebagai persyaratan ke bagian
customer service yang ada dilantai satu. Setiap program jaminan dokumen yang
dibutuhkan berbeda-beda antara lain :
1. Pengeklaiman atau pencairan dana Jaminan Hari Tua (JHT). JHT merupakan
tabungan bagi tenaga kerja yang mengikuti program JHT. Jaminan tersebut
dapat dicairkan jika peserta telah meninggal dunia, keluar dari perusahaan
dengan masa kepesertaan minimum 5 tahun, meninggalkan Republik
Indonesia, cacat total dan tetap berdasarkan keterangan dokter. Dokumen
yang dibutuhkan untuk pengeklaiman JHT yaitu formulir yang sudah diisi,
Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan, fotokopi KTP yang masih berlaku dan
menunjukkan yang asli, fotokopi Kartu Keluarga (KK) dan menunjukkan KK
yang asli, serta berkas pendukung lainnya mengikuti alasan peserta
mencarikan dana tersebut misal pencairan tersebut dikarenakan peserta di
PHK maka harus menyertakan berkas surat keputusan PHK dari perusahaan,
dan fotocopi buku tabungan dan nomor rekening atas nama peserta.
2. Pengeklaiman atau pencairan dana program Jaminan Kemantian (JKm).
Pencairan JKm diurus oleh ahli waris dari peserta. Dokumen yang dibutuhkan
untuk pencairan JKm yaitu formulir yang sudah diisi, kartu peserta BPJS
Ketenagakerjaan yang asli, Fotokopi KTP ahli waris, fotokopi KTP tenaga
kerja dengan memperlihatkan yang asli, fotokopi Kartu Keluarga (KK),
fotokopi Surat keterangan kematian asli/ legalisir, fotokopi surat nikah (jika
ahli waris merupakan istri/suami dari peserta), Surat keterangan ahli waris,
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
35
serta fotokopi buku tabungan dan nomor rekening atas nama pesertajika
pembayaran dilakukan melalui transfer.
3. Pengeklaiman atau pencairan dana program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK).
Pencarian dana JKK oleh peserta dikarenakan peserta tersebut mengalami
kecelakaan saat berkerja misalnya kecelakaan yang terjadi dalam perjalanan
dari rumah menuju tempat kerja atau sebaliknya dan penyakit yang
disebabkan oleh lingkungan kerja. Peserta harus melaporkan selambatnya 2
hari setelah terjadinya kecelakaan dan menindaklanjuti laporan yang telah
dibuat untuk proses pencarian dana JKK. Dokumen yang dibutuhkan untuk
pengeklaiman atau pencairan dana JKK yaitu formulir yang telah diisi,
fotokopi kartu peserta BPJS Ketenagakerjaan, fotokopi KTP yang masih
berlaku, surat pernyataan terjadi kecelakaan, kronologi kejadian kecelakaan
kerja saksi 2 orang, kuitansi asli perawatan/pengobatan, surat keterangan
istirahat sakit dari dokter dan fotokopi buku tabungan dan nomor rekening
atas nama peserta jika pembayaran dilakukan melalui transfer.
4. Pengeklaiman atau pencairan dana Jaminan Pensiun (JP). Pencairan dana JP
diberikan kepada peserta dan/atau ahli waris jika peserta sudah memasuki
masa pensiun yaitu telah memasuki usia 55 tahun (pensiun
normal),mengalami cacat total tetap, atau meninggal dunia. Dokumen yang
dibutuhkan untuk pencarian dana JP yaitu formulir yang telah diisi, kartu
Peserta BPJS Ketenagakerjaan yang asli, fotokopi KTP tenaga kerja dengan
memperlihatkan yang asli, Fotokopi KTP ahli waris (jika peserta JP telah
meninggal dunia), fotokopi Kartu Keluarga (KK), fotokopi Surat Keterangan
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
36
Kematian asli/ legalisir, surat pernyataan dari perusahaan jika peserta telah
pensiun, serta fotocopi buku tabungan dan nomor rekening atas nama peserta
jika pembayaran dilakukan melalui transfer.
Dokumen persyaratan yang telah disesuaikan dengan program yang akan
di klaim atau dicairkan kemudian oleh customer service diserahkan kebagian
pelayanan. Bagian pelayanan akan memverifikasi atau mengecek apakah
dokumen tersebut sudah lengkap atau sesuai dengan data aslinya, seperti nama,
foto, nama perusahaan serta nominal yang akan dicairkan. Dokumen yang telah
lengkap selanjutnya akan dibuatkan lembar penetapan jaminan yang kemudian
akan diserahkan kepada kepala bagian pelayanan untuk ditandatangani.
Dokumen persyaratan dan lembar penetapan jaminan kemudian diserahkan
kebagian keuangan. Dokumen tersebut akan dicek ulang oleh bagian keuangan
untuk memastikan dokumen tersebut telah lengkap, selanjutnya bagian keuangan
akan membuat voucher dan kuitansi jamian sejumlah nominal yang akan
dicairkan oleh peserta. Voucher tersebut kemudian ditandatangani oleh kepala
bidang bagian keuangan sebagai tanda persetujuan. BPJS Ketenagakerjaan
Yogyakarta bekerjasama dengan bank Mandiri untuk menjalankan program-
progamnya. Output berupa voucher dan kuitansi jaminan tersebut digunakan
untuk proses pencairan dana dibank, dalam voucher tersebut tertulis ayat jurnal
sebagai berikut :
Tabel 3.1
Jurnal Pencairan dana
Nama Akun Debit Kredit
Hutang Jaminan JHT/JKK/JKm/JP xxx
Pembulatan xxx
Bank mandiri Xxx
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
37
Program jaminan merupakan tabungan bagi tenaga kerja yang mengikuti program
tersebut. Para peserta membayarkan iuran setiap bulannya kepada BPJS
Ketenagakerjaan. Iuran tersebut diakui sebagai akun hutang oleh BPJS
Ketenagakerjaan. Peserta yang telah memenuhi semua persyaratan dan kriteria
untuk melakukan pencairan dana, maka BPJS Ketenagakerjaan wajib
membayarkan hutang tersebut. Seluruh voucher jaminan dipilah sesuai dengan
program masing-masing, selanjutnya disusun bedasarkan nomer dan tanggal
transaksi. Voucher tersebut kemudian dimasukkan kedalam boks dan diserahkan
kebagian pengarsipan dalam jangka waktu satu bulan sekali. Pada bagian arsip
voucher dicek kembali apakah sudah urut sesuai nomor dan tanggal transaksi, hal
tersebut untuk mempermudah dalam pencarian apabila karyawan membutuhkan
berkas tersebut. Secara garis besar pencairan dana program yang disediakan BPJS
Ketenagakerjaan adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4
Alur Proses Pencairan Program Jaminan
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
38
Gambar 3.5
Tamplate Daftar Arsip Voucher Jaminan
3.4.7 Perekapan nomor Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) ke daftar arsip
kedalam program Microsoft Office Excel
Nomer KPJ merupakan nomor yang dimiliki masing-masing peserta sebagai tanda
keanggotaan BPJS Ketenagakerjaan. Setiap peserta memiliki nomer KPJ yang
berbeda-beda. Penulis mendapatkan tugas dari PM Kearsipan untuk melakukan
perekapan nomor KPJ pada file daftar arsip LPK (voucher jaminan) kedalam
program Microsoft Office Excel. Perekapan ini berguna untuk mempermudah
karyawan melakukan pencarian berkas voucher jaminan melalui katalog arsip
untuk mengetahui letak posisi boks yang ada diruangan arsip.
3.4.8 Mengurutkan voucher umum Beban Usaha dan Belanja Modal
(BUBM) dan menginput kedalam program Microsoft Office Excel
BPJS Ketenagakerjaan mempunyai istilah BUBM yaitu Beban Usaha dan Biaya
Modal yang merupakan biaya intern yang ada didalam perusahaan. Beban Usaha
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
39
meliputi biaya yang dikeluarkan untuk keperluan sehari-hari perusahaan misalnya
biaya keperluan Alat Tulis Kantor (ATK), biaya keperluan rumah tangga, biaya
operasional kendaraan, biaya pengiriman dokumen dan sebagainya. Belanja
Modal meliputi pembelian inventaris yang nantinya menjadi aset perusahaan.
Voucher umum ini didapatkan dari bagian keuangan yang diserahkan
kebagian arsip per bulan. Penulis mendapatkan tugas dari PM kearsipan untuk
mengurutkan voucher umum BUBM berdasarkan kode transaksi yang tertera
didalam voucher. Pengurutan voucher juga dicocokan dengan ledger BUBM yang
ada, jika cocok makan diberi tanda ceklis sebagai penanda. Pencocokan voucher
dengan ledger dimaksudnya untuk mengecek apakah voucher tersebut lengkap
atau tidak. Penulis juga mendapatkan tugas untuk menginput voucher yang telah
urut tersebut kedalam daftar arsip LPK (Voucher umum) dalam format excell.
Penginputan sesuai dengan urutan yang ada yaitu dari kode transaksi terkecil
hingga kode transaki terbesar dan dilakukan secara teliti agar tidak ada kesalahan.
Manfaat dari penugasan ini adalah agar bagian arsip memiliki softcopy dari
rincian voucher yang diterima dari bagian keuangan dan memudahkan untuk
melakukan pencarian berkas jika dibutuhkan. Berkas vocher umum BUBM ini
jika telah selesai diinput dan dimasukkan kedalam boks yang kemudian akan
disimpan diruang arsip.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
40
Gambar 3.6
Dokumen BUBM
Gambar 3.7
Tamplate BUBM pada microsoft office excel
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
41
BAB IV
ANALISIS KEGIATAN MAGANG
4.1 Refleksi Kegiatan Magang
Refleksi magang ini menggambarkan perasaan penulis selama magang di BPJS
Ketenagakerjaan Yogyakarta. Selama magang 3 bulan penulis mendapatkan
banyak hal baru yang sebelumnya belum pernah didapat. Penulis mendapatkan
pengalaman baru didunia kerja yang sesungguhnya.
Penulis merasa sangat antusias dan bersemangat pada saat hari pertama
kegiatan magang tersebut dimulai. Penulis datang ke BPJS Ketenagakerjaan
Yogyakarta dan disambut baik oleh pembimbing magang yaitu bapak Afriyandi
Setyawan selaku karyawan PM kearsipan. Kesan dihari pertama yang penulis
rasakan yaitu merasa malu karena pertama kali memasuki dunia perkantoran.
Penulis ditempatkan pada bagian Umum dan Sumber Daya Manusia (USDM)
khususnya dibagian Kearsipan. Penulis kemudian dikenalkan ke karyawan
dibagian tersebut dan disambut dengan baik dan ramah. Penulis juga diarahkan
keruang arsip dimana terdapat peserta magang dari kampus lain yaitu mahasiswa
magang kampus Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, Universitas Islam
Negeri Yogyakarta dan Universitas Negeri yogyakarta dan penulis disambut
dengan sangat baik. Bapak Afriyadi Setiawan dengan sabar menjelaskan kepada
penulis tentang pekerjaan yang akan dilakukan.
Penulis mendapatkan ilmu dan pengalaman selama melakukan magang
kerja. Ilmu dan pengalaman yang didapat berupa akademik maupun non-
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
42
akademik, secara akademik penulis mendapatkan ilmu tentang alur akuntasi dari
pencarian dana program jaminan diperusahaan yang bergerak dibidang asuransi,
mengelola arsip dengan sangat baik dan rapih, merekap LPK Jaminan dan
sebagainya. Ilmu dan pengalaman yang didapat dalam hal non-akademik yaitu
penulis mengetahui bahwa didunia kerja bekerja sesuai deadlineyang ditentukan,
mengetahui pengorganisasian pekerjaan harus dilakukan dengan teliti dan baik
agar tidak terdapat kesalahan. Penulis juga belajar cepat beradaptasi dilingkungan
baru dengan para pegawai dan anak magang lainnya selama magang di BPJS
Ketenagakerjaan, belajar menghadapi sikap orang-orang yang terkadang tidak
sesuai dengan apa yang kita harapkan dan banyak hal lainnya yang tidak bisa
didapatkan ditempat lain. Penulis sangat bersyukur memiliki kesempatan magang
kerja di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta karena dapat menjalin hubungan baik
dengan karyawan dan peserta magang dari kampus lain, serta mendapatkan
pengalaman yang sangat berharga.
4.2 Masalah yang Dihadapi
Tiga bulan melaksanakan magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta, penulis
tidak selalu mengerjakan tugas dengan lancar tetapi juga menemukan kendala
atau masalah. Hal ini wajar dikarenakan penulis baru saja merasakan bekerja
diintansi. Masalah tersebut merupakan masalah dari diri penulis sendiri dan
masalah yang dihadapi pada bagian Umum dan Sumber Daya Manusia (USDM)
khususnya di bidang Kearsipan. Berikut ini masalah yang dihadapi selama
magang di BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta yaitu :
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
43
4.2.1 Sulit beradaptasi dan sulit memahami dengan cepat tugas-tugas yang
diberikan
Penulis merasakan kesulitan didalam lingkungan baru dimana pertama kalinya
bagi penulis berada dilingkungan instansi dan sedikit lamban untuk beradaptasi
dengan seluruh pegawai. Kesulitan lainnya yaitu penulis kurang cepat dalam
memahami penjelasan dari pekerjaan yang diberikan.
4.2.2 Kurangnya ketelitian dalam melakukan pengarsipan dokumen
Masalah yang penulis hadapi pada saat melakukan kegiatan pengarsipan
dokumen yaitu sering terjadi kesalahan dalam memilah dokumen kepesertaan
PU berdasarkan NPP masing-masing perusahaan. Banyaknya perusahaan yang
menjadi peserta otomatis NPP perusahaan tersebut juga berbeda-beda. Penulis
sering keliru memasukkan berkas peserta kedalam filling cabinetyang telah
tersedia masing-masing NPP. Kekeliruan tersebut dikarenakan penulis kurang
teliti dalam melihat NPP peserta.
4.2.3 Sering terjadi kesalahan dalam menginput Voucher Jaminan
Kegiatan menginput voucher jaminan merupakan kegiatan yang sering penulis
lakukan selama magang. Penulis juga diberikan terget dalam melakukan
penginputan ini yaitu minimal 200 record setiap hari dan dipantau langsung oleh
PM Kearsipan. hal tersebut membuat penulis belajar bahwa dalam bekerja selalu
ada target atau deadline yang diberikan dari atasan. Penginputan ini sangat
membutukan konsentrasi dan kehati-hatian pada saat menginput. Kesalahan yang
sering terjadi yaitu salah menuliskan Nomor KPJ peserta BPJS Ketenagakerjaan,
dimana hal tersebut sangat perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan karena
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
44
file tersebut akan menjadi pedoman bagian kearsipan untuk membuat rekapan
secara keseluruhan.
4.2.4 Tidak adanya soft copy yang disimpan dalam komputer dari
dokumen yang diarsipkan
Salah satu sumber data yang penting di BPJS Ketenagaakerjaan yaitu arsip
dokumen seluruh peserta yang terdaftar. Arsip yang ada bukan hanya meliputi
data dari peserta tetapi termasuk arsip intenal perusahaan seperti surat dinas, dan
arsip keuangan internal kantor. Seluruh dokumen yang siap diarsipkan hanya
dimasukkan kedalam ruangan arsip yang kemudian diletakkan sesuai tempatnya,
misal voucher jaminan dan voucher BUBM dimasukkan kedalam boks yang telah
disediakan dirak pada ruangan arsip dan arsip kepesertaan dan surat dinas
dimasukkan kedalan filling cabinet. Karyawan kearsipan hanya menginput
dokumen kedalam program Microsoft Excell yang kemudian direkap secara
keseluruh hanya untuk mempermudah dalam pencarian. Dokumen yang telah
diinput kemudian disimpan kembali. Masalah yang ditemukan yaitu tidak adanya
salinan dari dokumen untuk disimpan kedalam program komputer dalam bentuk
soft copy. Hal ini sangat penting untuk memimalisir terjadinya kerusakan pada
dokumen secara fisik apabila terjadi bencana kebakaran atau kerusakan karena
dimakan waktu.
4.2.5 Kurang pengawasan di pada ruang arsip dan pengamanan pada
filling cabinet tempat penyimpanan dokumen
BPJS Ketenagakerjaan yogyakarta memiliki ruang arsip untuk penyimpanan
dokumen jaminan berupa rak untuk menyimpan boks dan Filling Cabinet yang
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
45
berfungsi untuk menyimpan dokumen kepesertaan. Ruang arsip tersebut
menyimpan keseluruhan dokumen voucher Jaminan atas pencairan dana peserta.
Kurangnya pengawasan yang ada menurut penulis merupakan satu masalah
dikarenakan dokumen tersebut sangat bersifat rahasia yang berisi seluruh data
penting dari masing-masing peserta. Penyimpanan didalam filling cabinet juga
kurang adanya pengamanan dimana dapat dilihat bahwa dokumen kepesertaan
merupakan dokumen penting karena berisi seluruh berkas yang berkaitan dengan
identitas dari peserta seperti fotokopi KTP, KK dan lain-lainnya. Pengamanan
yang kurang tersebut dikhawatirkan dapat saja orang mengambil dokumen
tersebut untuk kepentingan lain diluar kepentingan pekerjaan.
4.2.6 Kurangnya karyawan dibagian kearsipan
Dibagian USDM khususnya bagian Kearsipan hanya memiliki satu karyawan
untuk mengatur dan mengelola arsip perusahaan. Penulis melihat bahwa hal
tersebut tidak seimbang dengan banyaknya tugas yang harus dilakukan. Banyak
peserta magang yang ditempatkan dibagian ini dikarenakan bagian arsip
kekurangan tenaga untuk mengatur seluruh dokumen yang akan diarsipkan.
4.3 Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah atas masalah yang dihadapi penulis selama melakukan
magang kerja di bagian Umum dan Sumber Daya Manusia (USDM) khususnya di
bidang Kearsipan adalah sebagai berikut:
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
46
4.3.1 Dapat menyesuaikan diri dengan baik dan memperbanyak
komunikasi
Berada dilingkungan baru memang perlu melakukan adaptasi dengan baik.
Penulis berusaha untuk cepat beradaptasi dengan seluruh karyawan yang ada
dikantor dengan cara menyapa dan mengajak berkomunikasi. Tidak hanya
dengan karyawan saja tetapi dengan rekan magang lainnya. Komunikasi
organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu
jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi
lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah
(Goldhaber,2009).Penulis berusaha untuk cepat menyesuaikan diri dilingkungan
kantor dengan cara meningkatkan komunikasi dengan baik agar kegiatan
magang berjalan dengan lancar.
Komunikasi organisasi merupakan perilaku pengatur organisasi yang
terjadi diantara orang-orang dalam organisasi dan juga bagaimana mereka yang
terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi.
(Pace danFaules, 2001). Komunikasi saat berkerja sangat perlu dilakukan dengan
baik. Sulitnya memahami tugas dapat diatasi dengan cara berkomunikasi dengan
pembimbing sebagai sarana untuk bertukar pesan dan mendapatkan banyak
informasi yang belum diketahui. Semakin banyak penulis melakukan
komunikasi, maka semakin banyak informasi yang penulis dapatkan untuk dapat
memahami setiap tugas yang diberikan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
47
4.3.2 Lebih meningkatkan ketelitian dan konsentrasi dalam bekerja
Ketelitian sangat diperlukan dalam melakukan pengarsipan dokumen,
ketidaktelitian sedikit saja akan terjadi kesalahan. Pengarsipan dokumen
kepesertaan ini harus dilakukan dengan benar agar memudahkan karyawan dalam
melakukan pencarian dokumen dengan cepat dan tepat. Penginputan voucher
Jaminan juga harus dilakukan dengan teliti dan cermat agar tidak terjadi
kesalahan. Ketelitian adalah kecermatan atau keseksamaan seseorang dalam
melakukan sesuatu (KBI Kontemporer, 2002). Ketelitian sangat diperlukan dalam
melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan ketepatan dalam melakukuan suatu
pekerjaan untuk meminimalisir kesalahan yang dilakukan. Konsentrasi tinggi
juga sangat dibutuhkan agar pekerjaan dalam memilah dokumen kepesertaan
tidak terjadi kesalahan. Hal yang perlu penulis lakukan yaitu meningkatkan
ketelitian dan konsentrasi karena kedua hal tersebut sangat dibutuhkan apabila
bekerja pada suatu perusahaan, ketika seseorang memiliki ketelitian dan
konsentrasi tinggi maka ia akan dengan mudah menerima seluruh perintah
ataupun instruksi ditempat kerja.
4.3.3 Menggunakan Arsip Elektronik (e-arsip)
Arsip perusahaan harus dikelola dan dijaga dengan baik, tidak hanya dikelola
secara manual arsip juga harus dikelola melalui bantuan komputer. Dilihat dalam
pengelolaan arsip diBPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta sudah sangat baik dan
rapih tetapi terdapat kekurangan dalam penyimpanan secara komputerisasi.
Melihat masalah tersebut penulis memberikan solusi yaitu dengan menggunakan
e-arsip yang mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
48
tentangpelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan, dan Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik maka
dibuat suatu aplikasi e-Arsip yang dibuat berbasis web.
Manfaat utama yang diberikan jika menggunakan e-arsip yaitu perusahaan
memiliki salinan arsip dalam bentuk elektronik dalam bentuk scanyang dijadikan
sebagai backup dari arsip-arsip perusahaan yang bersifat vital tetapi juga harus
tetap menyimpan dokumen arsip secara fisik. Arsip eletronik tersebut sangat
aman karena hanya dapat dilihat oleh karyawan yang memiliki username dan
password. e-arsip ini dapat membantu dalam pencarian arsip dengan waktu yang
cepat dan dapat dilihat langung di komputer dibandingkan mencari arsip secara
manual yang dapat memakan waktu lama. Dokumen fisik yang dimiliki oleh
BPJS Ketenagakerjaan tetap disimpan dengan baik karena sebagai bukti nyata
yang terkadang tetap digunakan kembali apabila dibutuhkan.
Dokumen arsip secara fisik rentan terhadap kerusakan, misalnya kerusakan
akibat termakannya usia dan kerusakan apabila terjadi bencana yang tidak
diinginkan seperti kebakaran dan banjir. e-arsip sangat membantu mengatasi hal
tersebut dikarenakan dengan menggunakan program ini perusahaan telah
memiliki backup data seluruh arsip dan arsip-arsip perusahaan tetap tersimpan
secara digital.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
49
4.3.4 Meningkatkan pengawasan dengan memasang CCTV diruang Arsip
dan mengunci filling cabinet agar tetap aman
Arsip perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting dan harus dijaga sebaik
mungkin. Penulis melihat kurangnya pengawasan untuk ruangan arsip di BPJS
Ketenagakerjaan. Hal yang dapat dilakukan untuk pengawasan ruang arsip yaitu
dengan menambahkan CCTV disetiap ruangan arsip. Pemberian CCTV ini
berguna untuk memantau siapa saja yang memasuki ruangan arsip dan dapat
dipantau apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Sebagai contoh ada
karyawan yang diam-diam mengambil dokumen kedalam ruang arsip yang dapat
disalahgunakan untuk kepentingan lain diluar pekerjaan dan tidak meminta izin
terlebih dahulu kepada PM Kearsipan selaku penanggung jawab atas seluruh arsip
perusahaan, dengan adanya CCTV ini bisa diketahui siapa saja yang masuk atau
mengambil dokumen diruangan arsip. Penyimpanan berkas kepesertaan didalam
filling cabinet juga seharusnya diberikan pengamanan berupa mengunci rak filling
cabinet agar tidak sembarang orang dapat membuka dan mengambil dokumen
yang ada didalam.
4.3.5 Menambah karyawan untuk bidang kearsipan
Penambahan karyawan dibagian kearsipan perlu dilakukan karna dibandingkan
bagian lain, bagian kearsipan ini sangat kekurangan karyawan. Walaupun penulis
menyadari bahwa tidak mudah bagi perusahaan untuk menambah jumlah
karyawan karena banyak hal lainnya yang perlu dipertimbangkan. Penulis
melihat bagian ini sangat kekurangan tenaga untuk menyelesaikan keseluruhan
tugas yang ada. Tugas untuk bagian kearsipan dapat dilihat sangat banyak,
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
50
selama ini bagian kearsipan dibantu oleh mahasiswa magang untuk membantu
meyelesaikan tugas-tugasnya. Penambahan karyawan ini juga dapat
meningkatkan efisiensi dalam bekerja. Efisiensi kerja adalah perbandingan
terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh
pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun
hasilnya yang meliputi pemakain waktu yang optimal dan kualitas cara kerja
yang maksimal (Sedarmayanti, 2001).
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
51
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Pengalaman sangat berharga penulis dapatkan selama magang 3 bulan di BPJS
Ketenagakerjaan. Penulis ditempatkan dibagian Umum dan Sumber Daya
Manusia (USDM) khususnya dibagian Penata Madya (PM) Kearsipan.
Kesimpulan yang dapat penulis dapatkan selama magang yaitu:
1. BPJSKetenagakerjaan merupakan badan hukum publik yang
menyelenggarakan program jaminan sosial untuk para tenaga kerja. Penulis
dapat mengetahui bagaimana alur dari proses pencairan dana program
tersebut.
2. Penulis dapat mengetahui prosedur pengarsipan dokumen dengan baik dan
rapih yang bertujuan untuk mempermudah karyawan dalam menemukan arsip
yang dicari. Pengarsipan yang baik dapat menunjukkan kinerja suatu
perusahaan tersebut juga baik. Penulis juga banyak mendapatkan pengalaman
tentang tata cara menyimpan arsip yang baik sebagai history dari suatu
perusahaan. Pengalaman tersebut tidak penulis dapatkan selama menjalani
perkuliahan. Kegiatan pengarsipan yang ada di BPJS Ketengakerjaan sudah
berjalan dengan baik walaupun masih ditemui beberapa permasalahan seperti
kurangnya pengawasan dan pengamanan diruang arsip, seringnya kesalahan
dalam mengarsipkan dokumen dan sistem pengarsipan yang masih dijalankan
secara manual.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
52
3. Penulis belajar untuk lebih teliti dan cekatan dalam melakukan
penginputan voucher jaminan dan penginputan berkas BUBM.
Penginputan tersebut sangat dilakukan dengan hati-hati agar tidak ada
kekeliruan dalam menuliskan nomer KPJ dan besaran nominalnya.
4. Penulis mendapatkan pelajaran dan pengalaman dalam mengatur waktu
dengan baik agar sesuai dengan target yang diberikan dan belajar
bertanggung jawab atas tugas yang diberikan.
5. Penulis mengetahui keadaan di dunia kerja sesungguhnya dan belajar
beradaptasi dengan menghadapi karakter setiap rekan kerja yang berbeda-
beda.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dijelaskan diatas, maka penulis ingin
memberikan saran kepada semua pihak yang sekiranya dapat berguna supaya
kegiatan magang lainnya dpat berjalan dengan lebih baik lagi. Adapun saran yang
dapat penulis berikan yaitu:
5.2.1 Bagi Mahasiswa
Saran yang penulis berikan untuk mahasiwa yang ingin melaksanakan kegiatan
magang yaitu:
1. Mahasiswa harus mencari informasi tentang perusahaan yang akan dijadikan
tempat magang sebelum membuat permohonan izin magang, hal ini
dilakukan agar mahasiswa dapat mengetahui apakah perusahaan tersebut
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
53
telah sesuai dengan jurusannya agar memudahkan dalam penyusunan laporan
akhir magang.
2. Mahasiswa sebaiknya mempersiapkan diri agar ditempat magang dapat
dengan cepat memahami penjelasan dari pekerjaan yang didapat dan dapat
beradaptasi dengan baik dilingkungan baru.
3. Mahasiswa diharapkan lebih memperhatikan disiplin waktu untuk datang
tepat waktu dan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat.
4. Mahasiswa harus mampu berhubungan baik dengan para karyawan agar dapat
memperoleh informasi tentang pekerjaan yang sedang dilakukan dan mampu
bersosialisasi dengan rekan magang yang lainnya agar mampu berkomunikasi
dengan baik.
5. Mahasiswa harus menjaga nama baik kampus selama melakukan kegiatan
magang di perusahaan ataupun instansi dengan berperilaku baik dan menjaga
sopan santun.
5.2.2 Bagi STIE YKPN Yogyakarta
Saran yang dapat penulis berikam untuk STIE YKPN
1. Perguruan tinggi sebaiknya memberikan penjelasan yang lebih detail kepada
mahasiwa tentang prosedur dalam melaksanakan kegiatan magang dan
prosedur dalam penulisan laporan magang agar mahasiswa tidak
mendapatkan kesulitan.
2. Perguruan tinggi sebaiknya menjalin hubungan baik dengan perusahaan
swasta ataupun instansi pemerintah agar kegiatan magang berjalan dengan
baik dikemudian hari.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
54
3. Perguruan tinggi sebaiknya melakukan pengawasan kepada mahasiswa yang
melakukan magang dengan datang langsung ke perusahaan atau instansi
untuk memastikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar melakukan
kegiatan magang ditempat tersebut
.
5.2.3 Bagi BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
Saran yang penulis berikan untuk BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta yaitu :
1. Sebaiknya pihak BPJS Ketenagakerjaan menambah jumlah karyawan untuk
meningkatkan efisiensi dalam bekerja dan untuk mempercepat penyelesaian
pengarsipan dokumen.
2. Sebaiknya pihak BPJS Ketenagakerjaan mengunakan arsip elektronik (e-
arsip) agar perusahaan mempunyai backup secara permanen dan agar
pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat tidak menghabiskan banyak
waktu.
3. Sebaiknya didalam ruangan penyimpanan arsip diberi CCTV untuk
pengawasan agar dapat memantau siapa saja yang memasuki ruangan dan
dapat dipantau apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
55
Daftar Pustaka
Ayu, Linda K, 2018. Laporan Praktik Kerja Lapangan Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Yogyakarta. Yogyakarta: Akademi
Akuntansi YKPN Yogyakarta.
Bejo, Siswanto. 2005. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia Pendekatan
Administrarif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.
Goldhaber, Gerald M. 1990. Organizational Communication. Wm. C. Brown
Publisher, Dubuque.
Hariandja, Marihot T.E. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Grasindo.
Pace R. Wayne and Faules, Don F, 2001. “Komunikasi Organisasi” ,ROSDA,
Bandung.
Novita, Aulia. 2019. Laporan Akhir Pelaksanaan Magang Badan Pemeriksa
Keuangan Perwakilan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Yogyakarta: STIE YKPN.
Pemerintah Indonesia, 2003. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13
Tentang Ketenagakerjaan, Jakarta: Sekretariat Negara.
Sedarmayanti. 2001. Sumber Daya Manusiadan Produktivitas Kerja. Jakarta:
Mandar Maju.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/sejarah.html diakses pada 20 September
2019 pukul 19.09.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/program-jaminan-kecelakaan-
kerja.htmldiakses pada tanggal 30 Oktober 2019 pukul 21.13.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/jaminan-kematian.html diakses pada 30
Oktober 2019pukul 21.15.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/jaminan-hari-tua.html diakses pada 30
Oktober 2019 pukul 21.20.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/jaminan-hari-tua.htmldiakses pada 30
Oktober 2019 pukul 21.23.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
56
LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Ijin Magang STIE YKPN
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
57
Lampiran 2 Surat Izin Magang BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
58
Lampiran 3 Berita Acara Serah Terima Mahasiswa Magang
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
59
Lampiran 4 Penilaian Praktik Magang
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
60
Lampiran 5 Presensi Praktik Magang
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
61
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
62
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
Top Related