BAB I
DESKRIPSI PERUSAHAAN / INSTANSI
I.1 Tinjauan Umum Perusahaan / Instansi
Balai Wilayah Sungai Sumatera III berdiri pada tahun 2007, berada di Jl. Cut Nyak
Dien No.1 Pekanbaru, Balai Wilayah Sungai Sumatera III mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan sumber daya air yang meliputi Perencanaan pelaksanaan konstruksi, operasi dan
pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya air, dan pengendalian daya rusak air.
Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera di Pimpin oleh seorang Kepala Balai Ir. Aunur Rofiq
Junaidi, CES dibantu oleh beberapa divisi yaitu divisi tata usaha, divisi program dan
perencanaan umum, divisi pelaksanaan dan divisi operasi dan pemeliharaan.
Pada BWSS-III Kementerian Pekerjaan Umum, wilayah kerjanya mencakup 5 Wilayah
Sungai yaitu :
1. Wilayah Sungai Rokan ( Sungai Lintas Provinsi)
2. Wilayah Sungai Siak ( Sungai Strategis Nasional)
3. Wilayah Sungai Kampar ( Sungai Lintas Provinsi)
4. Wilayah Sungai Indragiri ( Sungai Lintas Provinsi)
5. Wilayah Sungai Bengkalis-Rupat, mencakup beberapa Daerah Aliran Sungai di Pulau
Bengkalis, Pulau Rupat, Pulau Tebing Tinggi, Pulau Rangsang dan Pulau Merbau
Selain mencakup 5 wilayah Sungai diatas, BWSS-III juga mempunyai tugas Yaitu :
1. Melaksanakan Pengendalian Banjir
2. Pengamanan Pantai
3. Pengembangan Daerah Irigasi
4. Pengembangan Daerah Rawa
5. Konservasi Sungai Danau dan Waduk
6. Dan Penyediaan Air Baku.
Bagi pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas harus membuat Surat Perintah
Tugas(SPT) yang di tandatangani oleh Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan.
Berdasarkan pengamatan, kami juga melihat dari SPT (Surat Perintah Tugas) pada bulan
Februari 2012, banyak yang melakukan perjalanan dinas, ini diakibatkan karena para
pejabat– pejabat inti di BWSS-III melaksanakan pelantikan Jabatan Ke Solo.
1
I.1.1 Struktur Organisasi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Balai Wilayah Sungai Sumatera III di
dukung sumber daya manusia yang berjumlah 168 orang teridiri dari PNS 138 orang dan Non
PNS 30 orang dengan rincian tingkat pendidikan sebagai berikut :
1. Pendidikan setingkat S2 : 7 Orang
2. Pendidikan Setingkat S1 : 41 Orang
3. Pendidikan setingkat SLTA: 87 Orang
4. Pendidikan setingkat SLTP: 17 Orang
5. Pendidikan Setingkat SD : 16 orang
Sesuai Surat Keputusan Menteri Penertiban Aparatur Negara (Menpan) Nomor :
62/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis bahwa Balai Wilayah
Sungai Sumatera III, struktur organisasinya termasuk dalam tingkat Eselon IIIA.
Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
(Sumber : WWW.PU.go.id)
2
Berikut turut di Lampirkan Struktur Organisasi yang ada di Balai Wilayah Sungai Sumatera
III Kementerian Pekerjaan Umum.
Gambar 1.2 : Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera III
(Sumber : SK Struktur Balai Wilayah Sungai Sumatera III)
3
I.1.2 Visi dan Misi Balai Wilayah Sungai Sumatera IIIA. Visi
“Terwujudnya kemanfaatan sumber daya air yang berkelanjutan untuk sebesar-besar Kemakmuran rakyat”
B. Misi1. Konvservasi sumber daya air2. Pendayagunaan sumber daya air (penatagunaan, penyediaan,
penggunaan,pengembangan dan pengusahaan).3. Pengendalian dan penanggulangan daya rusak air4. Pemberdayaan dan peningkatan peran masyarakat, dunia usaha dan pemerintah.5. Peningkatan ketersediaan dan keterbukaan data dan informasi sumber daya air.
I.2 Latar Belakang Masalah
Balai Wilayah Sungai Sumatera III (BWSS III) merupakan salah satu bagian
Pemerintahan dari Kementerian Pekerjaan Umum yang bergerak dibidang Sumber Daya Air
meliputi Perencanaan pelaksanaan konstruksi, operasi dan pemeliharaan dalam rangka
konservasi sumber daya air, dan pengendalian daya rusak air.
Balai Wilayah Sungai Sumatera III berdiri pada tahun 2007, berada di Jl. Cut Nyak
Dien No.1 Pekanbaru, di Pimpin oleh seorang Kepala Balai dimana didalamnya terdapat ±
150 Pegawai Negeri Sipil dan ± 70 Honorer. Balai ini mewakili pelaksanaan tugas dari pusat
dalam menangani Sumber Daya Air di Provinsi Riau, maka hal ini tidak lepas dari proses
pekerjaan yang dilakukan Balai tersebut sudah dalam spesifikasi yang luas.
Salah satu kegiatan yang ada di Balai Wilayah Sungai Sumatera III adalah melakukan
perjalanan dinas keluar kota baik dalam hal undangan dari pusat di Jakarta maupun dalam hal
pengawasan proyeknya, untuk jadwal perjalanan dinas biasanya dikontrol oleh seorang
bagian administrasi, untuk itu Balai ini juga membutuhkan sistem komputerisasi yang cepat
dan akurat, guna mencapai kelancaran pekerjaan para pegawainya, untuk menjalankan tugas
ini membutuhkan Sumber Daya Manusia yang mahir dalam bidang sistem komputerisasi.
Perjalanan dinas yang dilaksanakan pegawai Balai Wilayah Sungai Sumatera III
terhitung sering dilakukan dalam per bulannya, sehingga membutuhkan ketelitian untuk
bagian administrasi dalam mengontrol jadwal perjalanan dinas pegawai tersebut, namun
sistem yang digunakan dalam Balai ini masih secara manual yakni dengan melakukan
pencatatan saja, hal ini menyebabkan terjadinya data ganda bahwa seorang pegawai
melakukan perjalanan dinas ditanggal yang sama.
4
Dengan dasar pertimbangan hal tersebut, kami telah melakukan pengamatan di Balai
Wilayah Sungai Sumatera III menemukan bahwa Balai ini belum mempunyai sistem
komputerisasi pengadaan yang baik, sehingga kami mengangkat judul penelitian “Sistem
Penjadwalan Perjalanan Dinas Pegawai Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Kementerian Pekerjaan Umum”.
I.3 Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian yang kami lakukan selama di Balai Wilayah Sungai Sumatera
III Pekanbaru, kami merumuskan masalah yang ada di Balai tersebut yaitu:
1. Bagaimana cara kerja pembuatan jadwal perjalanan dinas pegawai di Balai
Wilayah Sungai Sumatera III?
2. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan jadwal perjalanan dinas pada
Balai Wilayah Sungai Sumatera III?
I.4 Maksud dan Tujuan
Maksud dari judul ini adalah membangun Sistem Informasi terkomputerisasi untuk
kelancaran proses pembuatan jadwal perjalanan dinas pegawai Balai Wilayah Sungai
Sumatera III. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai adalah:
1. Data jadwal Perjalanan dinas pegawai BWSS III tersimpan dengan baik.
2. Menghindari kejadian dalam jadwal yang sama terdapat seorang pegawai
melakukan perjalanan dinas di tempat yang berbeda.
3. Cepat dan akurat dalam pencarian data jadwal SPPD (Surat Perintah Perjalanan
Dinas).
4. Penataan administrasi secara elektronik dan terintegrasi.
I.5 Batasan Masalah
Adapun Batasan Masalah dalam pembuatan jadwal perjalanan dinas pegawai Balai
Wilayah Sungai Sumatera III adalah :
1. Menyimpan data yang berhubungan dengan jadwal SPPD, tidak disertakan dengan
pehitungan biaya perjalanan dinas Pegawai.
2. Jadwal perjalanan dinas yang dibuat yaitu pada PPK Perencanaan, PPK Tata
Laksana dan PPK Operasi & Pemeliharaan.
5
BAB II
PEMBAHASAN DAN HASIL
II.1 Aliran Sistem Informasi Lama
Sistem yang digunakan dalam pembuatan dan penyimpanan jadwal perjalanan dinas
pegawasi BWSS III masih secara manual yaitu dicatat didalam sebuah buku, hal ini rentan
dengan terjadinya data jadwal ganda dimana satu pegawai melakukan perjalanan dinas di
waktu yang sama namun tujuannya berbeda, ini disebabkan karena kurangnya pengawasan
dalam mengontrol jadwal – jadwal pegawai tersebut.
II.2 Aliran Sistem Informasi Baru
1. Sistem yang akan dibuat untuk penjadwalan perjalanan dinas pegawai pada BWSS
III adalah dengan menggunakan program PHP dengan berdatabase xampp, dengan
menggunakan program ini, dapat memudahkan admin dalam penginputan dan
pengawasan jadwal perjalanan dinas pegawai tersebut, dan menghindari terjadinya
duplikat / penggandaan jadwal keberangkatan pegawai yang sama pada waktu
yang sama.
2. Data Outputnya tidak perlu disimpan / diarsip pada sebuah file lagi, tapi dapat
disimpan pada sistem
3. Dalam pencarian jadwal pegawai dapat dilihat dalam proses yang cepat
4. Kepala Balai, Admin dan pegawai yang bersangkutan dapat melihat jadwal
perjalanan dinas Pegawai.
6
Pegawai
KepalaBalai
Admin
Data Jadwal SPPD
Data LoginData Pegawai
Data Jadwal SPPD Data Login
Data Jadwal SPPD
Data Login
0
Sistem InformasiPerjalanan Dinas
Data Jadwal SPPD
II.3 Context Diagram Penjadwalan SPPD
Gambar 2.1 : Context diagram Sistem Penjadwalan SPPD
II.4 Data Flow Diagram
II.4.1 DFD Level 1
Admin Pegawai
KepalaBalai
Pegawai
Jadwal
1
Login
2
DataPegawai
3
DataJadwal SPPD
Data Login Data Login
Data login
Data Login
Data Pegawai
Data Jadwal SPPDData Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data Pegawai
Data Jadwal SPPD
Gambar 2.2 : Data Flow Diagram Level 1 Sistem Penjadwalan SPPD
7
II.4.2 DFD Level 2
Admin Jadwal
3.1Input
JadwalSPPD
Ubah
3.3
3.2
DataJadwalSPPD
HapusDataJadwalSPPD
3.4
DataCetak
JadwalSPPD
Data Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPDData Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data Jadwal SPPD
Data
Gambar 2.3 : Data Flow Diagram Level 2 Sistem Penjadwalan SPPD
8
II.5 ERD (Entity Relation Diagram)
ERD adalah alat pemodelan data utama yang akan membantu mengorganisasi
data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar
entitas.
ERD dibuat dengan tujuan untuk menggambarkan model data dalam proses
perancangan database agar sesuai dengan gambaran sistem informasi yang akan
dibangun.
Pembuatan ERD data model harus didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata
yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas, atribut dan
relationship. Entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia nyata yang dapat
dibedakan dari objek lain. Relationship atau relasi adalah hubungan yang terjadi antara
satu atau lebih entitas. Atribut adalah karakteristik dari entitas atau relasi yang
menyediakan penjelasan detail tentang entitas atau relasi.
Dalam pembuatan ERD pada perancangan database, entitas adalah tabel-tabel dan
atribut adalah field-field atau kolom dari suatu tabel yang membentuk relasi.
Untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar entitas didalam relationship,
maka digunakan beberapa simbol yang sudah distandarkan, yaitu :
Entitas Suatu objek yang dapat diidentifikasi
dalam sebuah sistem yang memiliki
keberadaan tersendiri.
Hubungan Hubungan (relationship) dipakai
untuk menghubungkan dua entitas
atau lebih dengan arti tertentu.
Atribut Properti (bagian) dari entitas berupa
informasi tentang entitas tersebut
atribut juga merupakan sebutan untuk
9
mewakili suatu entitas yang
berfungsi mendeskripsikan
karakteristik entitas.
Garis Garis ini berfungsi untuk
menghubungkan atribut dengan
entitas, dan entitas dengan
relationship atau relasi.
ERD pada Sistem Penjadwalan perjalanan dinas pegawai di Balai Wilayah Sungai Sumatera
III Kementerian Pekerjaan Umum.
Gambar 2.4: ERD Sistem Penjadwalan SPPD
10
II.6 Rancangan
II.6.1 Desain Output
Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas Pegawai pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Kementerian Pekerjaan Umum.
Data Jadwal Perjalanan Dinas PegawaiPada Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Periode Harian
Nama NIP Untuk
melaksanakan
Tanggal
Berangkat
Tanggal
Kembali
Alat angkut Biayadibebankan
kepada
Tugas dibantu
oleh
X (60)
X (60)
X (25)
X (25)
X (100)
X (100)
dd-mm-yyyy
dd-mm-yyyy
dd-mm-yyyy
dd-mm-yyyy
-kendaraan
dinas
-kendaraan
umum
-plane
X (30)
X (30)
-PPK Perencanaan
Dan Program
-PPK Tatalaksana
-PPK Operasi dan
Pemeliharaan
X (40)
X (40)
X (50)
X (50)
xxxxxxxx
Tabel 2.1: Desain Output Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas
II.6.2 Desain Input
Nama :
NIP :
Tanggal Berangkat :
Tanggal Kembali :
Alat Angkut :
Dalam Rangka :
Biaya dibebankan :
Tugas di Bantu :
Gambar 2.5 : Desain Input Sistem Penjadwalan SPPD
11
Varchar (25)
Date
Date
Varchar (30)
Varchar (100)
Varchar (40)
Varchar (50)
Varchar (25)
II.6.3 Desain File
Nama File : SPPD
Nama Tabel : Divisi
Primery key : -
Forign Key : -
Nama of field Type Width Keterangan
Id_divisi Integer 4 Id_divisi
Nip Varchar 25 Nomor Induk Pegawai
Nama_kepala Varchar 40 Nama kepala divisi
Nama_divisi Varchar 35 Nama divisi masing-masing
Tabel 2.2: Tabel Divisi Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas
Nama File : SPPD
Nama Tabel : jadwal
Primery key : -
Forign Key : -
Nama of field Type Width Keterangan
Id_jadwal Integer 4 Id_jadwal
Nip Varchar 25 Nomor Induk Pegawai
Nama Varchar 60 Nama Pegawai
Dalam_rangka Varchar 100 Tugas dalam rangka
Tglberangkat Date - Tanggal berangkat
Tglkembali Date - Tanggal kembali
Alat_angkut Varchar 30 Alat angkut yang digunakan
Biaya_dibebankan Varchar 40 Biaya dibebankan ke
Dibantu_oleh Varchar 50 Tugas dibantu oleh
Tabel 2.3: Tabel Jadwal Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas
12
Nama File : SPPD
Nama Tabel : Pegawai
Primery key : nip
Forign Key : -
Nama of field Type Width Keterangan
Nip Varchar 25 Nomor Induk Pegawai
password Varchar 25 Password
Tipe Varchar 1 Tipe password
Nama Varchar 40 Nama pegawai
Jabatan Varchar 30 Jabatan pegawai
Pangkat/gol Varchar 30 Pangkat/golongan pegawai
Divisi Varchar 30 Nama divisi pegawai
Tabel 2.4: Tabel Pegawai Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas
13
II.6.4 Desain Proses
Merupakan gambaran atau logika dari program yang dibuat, adapun desain proses
yang kami buat adalah dalam bentuk flowchart, seperti gambar dibawah ini:
1. Flowchart Kepala Balai
Gambar 2.6 : Flowchart Kepala Balai Sistem Penjadwalan SPPD
14
2. Flowchart Pegawai
Gambar 2.7 : Flowchart Pegawai Sistem Penjadwalan SPPD
15
3. Flowchart Admin
16
Gambar 2.8 : Flowchart Admin Sistem Penjadwalan SPPD
II.6.5. Desain Dialog
17
1. Tampilan Utama ketika masuk pada website Penjadwalan SPPD Balai Wilayah Sungai
Sumatera III
Gambar 2.9 : Login Sistem Penjadwalan SPPD
Untuk dapat masuk ke menu terlebih dahulu login dengan memasukkan NIP dan Password
lalu pilih tipe mana yang dipilih seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.10 : Pilih Tipe User Sistem Penjadwalan SPPD
18
Jika login user adalah kepala balai maka tampilan nya seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.11 : User login Kepala Balai Sistem Penjadwalan SPPD
Jika tipe yang dipilih adalah kepala balai maka akan masuk ke menu berikut ini:
Gambar 2.12 : Menu User Kepala Balai Sistem Penjadwalan SPPD
19
Dan jika menu yang dipilih adalah data jadwal SPPD tampilannya adalah :
Gambar 2.13 : Menu Data Jadwal SPPD untuk User Kepala Balai
Jika mau mengubah password juga dapat dilakukan cukup dengan memasukkan password
lama, dan mendaftarkan kembali password yang baru, seperti tampilan dibawah ini:
Gambar 2.14 : Menu Ubah Password untuk User Kepala Balai
20
Jika benar maka pesan yang akan muncul :
Gambar 2.15 : Password berhasil diubah pada User Kepala Balai
Jika login user nya adalah staf tampilannya adalah:
Gambar 2.16 : Login User Staff
Apabila type yang dipilih adalah staf maka akan masuk ke tampilan dibawah ini:
Gambar 2.17 : Menu Jadwal Pegawai pada User Staff
21
Jika login usernya adalah admin
Gambar 2.18 : Login User Admin
Tampilan ketika yang dipih adalah admin :
Gambar 2.19 : Menu Login User Admin
22
Pada tampilan admin ada pilihan menu tambah data SPT baru, menu ini untuk menambah
data jadwal pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas, dan tampilannya adalah sebagai
berikut:
Gambar 2.20 : Menu Tambah Data SPPD pada User Admin
Setalah form diatas diisi maka data boleh disimpan, dan dapat juga diprint out, tampilan
outputnya adalah seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.21 : Print Out SPPD/SPT pada Menu Jadwal SPPD
23
Jika menu yang kita pilih adalah data pegawai maka tampilan yang muncul dapat dipilih
berdasarkan divisi masing – masing pegawai
Gambar 2.22 : Tampilan Menu Data Pegawai
Jika menu yang dipilih adalah data jadwal SPPD tampilannya seperti dibawah ini:
24
Gambar 2.23 : Tampilan Menu Jadwal SPPD pada User Admin
Dengan mengklik menu ini kita dapat melihat jadwal – jadwal pegawai yang melakukan
perjalanan dinas.
Untuk menu ubah password sama dengan mengubah password yang diatas.
II.7 Aplikasi yang digunakan
Aplikasi yang kami gunakan untuk Sistem Penjadwalan Surat Perintah
Perjalanan dinas ini adalah dengan menggunakan macromedia dreamweaver dengan bahasa
pemrograman PHP.
25
BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Balai Wilayah Sungai Sumatera III merupakan salah satu kantor pemerintah yang
didalamnya memerlukan proses komputerisasi dalam melaksanakan setiap pekerjaannya,
namun dari hasil penelitian yang kami lihat BWSS III ini masih secara manual dalam
penginputan / pemasukan jadwal Perjalanan dinas pegawainya, hal ini yang mendorong kami
untuk membantu Balai ini dalam proses penginputan jadwalnya menggunakan program.
Dengan adanya program penginputan jadwal perjalanan dinas ini, kiranya dapat
membantu admin, pegawai dan Kepala Balai untuk bisa setiap hari mengecek jadwal – jadwal
perjalanan dinas pegawai Balai Wilayah Sungai Sumatera III, sehingga mengurangi dan
mencegah terjadinya kesalahan data jadwal perjalanan dinas pegawai yang ganda, sekian dan
terimakasih
III.2 Saran
Adapun saran-saran yang saya berikan adalah :
1. Untuk Balai Wilayah Sungai Sumatera III
a. Dengan adanya Sistem ini kiranya dapat membantu BWSS III dalam
penyimpanan Jadwal SPPD
b. Disiplin waktu dalam berkerja
c. Memilki Etos kerja yang tinggi
d. Jujur dalam berprilaku
2. Untuk STMIK AMIK RIAU
a. Menjadi acuan atau pedoman bagi Mahasiswa dalam membuat Laporan Magang
b. Uang kuliah bisa dicicil 2 kali
c. Cepat dalam memproses nilai ujian semester
26
Top Related