TATA CARA PEMBUATAN ARSIP ELEKTRONIK
DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2010
Dalam pembuatan arsip elektronik terdapat beberapa langkah, seperti membuat table,
relationship, quary dan form.
Berikut akan dijelaskan lebih dalam mengenai langkah-langkah pembuatan arsip
elektronik dengan menggunakan sisitem Microsoft access 2010.
Membuat Tabel
Didalam pembuatan arsip elektronik menggunakan Microsoft access 2010 pada satu sub
subjek membutuhkan dua tabel untuk menghubungkan keterkaitan antara satu dengan
yang lainnya.
Table 1
Terdapat beberapa tata cara dalam membuat Table 1, antara lain sebagai berikut:
1. Ketik field-field dengan nama: nomor, nama perusahaan, nama penandatangan,
perihal, nomor file, kode lokasi penyimpanan, isi ringkas, tanggal dan picture.
Catatan: untuk nama field yang menggunakan lebih dari satu suku kata maka
tidak dipisahkan dengan spasi atau boleh dipisahkan tetapi dengan
menggunakan tanda (_).
2. Setelah selesai mengetik nama field tersebut, maka langkah selanjutnya adalah
menentukan Data Type nya. Untuk data type nomor menggunakan number,
nama perusahaan, nama penandatangan, perihal, nomor file, kode lokasi
penyimpanan, dan isi ringkas menggunakan data type text, data type tanggal
menggunakan date/time dan untuk picture dapat menggunakan data type ole
object atau attachment. Jika semua data type telah diisi maka simpanlah field-
field tersebut dengan nama Table 1 Kepegawaian (untuk sub subjek
kepegawaian).
Catatan:
OLE Object digunakan untuk memasukkan gambar surat yang jumlahnya
hanya satu lembar atau tanpa lampiran.
Attachment digunakan untuk memasukkan gambar surat yang jumlahnya
lebih dari satu lembar dan jika terdapat lampiran-lampiran pada surat
tersebut.
3.
Pada Table 1 tidak dimasukkan data apapun atau tabel dikosongkan, sehingga saat
membuka table ini hanya berisi nama-nama field-nya saja. Seperti pada gambar
berikut:
Table 2
Jika tabel 1 telah selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat Table 2.
Dalam membuat Table 2 ini terdapat langkah-langkahnya, antara lain sebagai
berikut:
1. Ketik field-field dengan nama fielf seperti pada table 1 dan tentukan pula jenis
data typenya
2. Langkah selanjutnya adalah beri Primary Key pada nama field “Nomor” untuk
mengunci field tersebut, yang berguna pada saat pencarian data yang akan
dilakukan. Catatan: beri Primary Key ini pada nama field yang tidak terdapat
data yang sama.
3. Setelah selesai mengetik nama-nama field dan menentukan jenis datanya, maka
simpanlah field-field tersebut dengan nama Table 2 Kepegawaian.
4. Langkah selanjutnya, buka table 2 tersebut dengan cara mengklik view datasheet
kemudian isi data sesuai dengan arsip yang akan dimasukkan satu per satu ke
dalam masing-masing nama field.
5. Pada field Picture terdapat dua jenis data yang berbeda, yaitu OLE Object dan
Attachment. Untuk memasukkan gambar dengan menggunakan jenis data OLE
Object terdapat 5 langkah, sedangkan untuk memasukkan gambar dengan
menggunakan jenis data Attachment terdapat 6 langkah, sebagai berikut:
OLE Object
Langkah-langkah untuk memasukkan gambar dengan jenis data ini, sebagai
berikut:
1. Klik kanan pada kolom yang tersedia di field Picture, kemudian pilih dan
klik Insert Object. Maka akan tampil gambar seperti dibawah ini:
2. Pada tampilan di atas terdapat dua pilihan (di sebelah kiri), yakni Create New
dan Create from file. Create New digunakan jika Anda ingin membuat
gambar baru, sedangkan Create from file digunakan jika gambar yang akan
dimasukkan sudah terdapat didalam folder komputer Anda, tetapi jangan lupa
untuk menentukan Object Type dari gambar tersebut. Pilih salah satu dari
pilihan tersebut.
3. Jika Anda memilih Create from file, maka langkah selanjutnya adalah
dengan meng-klik Browse yang terdapat disamping Create from file. Setelah
itu, akan muncul folder-folder dari komputer Anda, dan carilah folder yang
berisi gambar-gambar yang akan Anda masukkan. Selanjutnya, double click
pada folder gambar yang Anda maksud, lalu pilih gambar yang akan Anda
masukkan, dan tekan open,
4. Setelah Anda meng-klik open tersebut, tunggu beberapa detik dan kolom
picture Anda akan terisi tulisan Package secara otomatis.
5. Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi setiap kolom picture sesuai
dengan data-data yang Anda masukkan, seperti yang tampak pada gambar
dibawah ini:
6. Setelah semua kolom picture tersebut selesai dimasukkan gambar-
gambarnya, maka langkah selanjutnya adalah simpan data-data tersebut
dengan menekan tombol Ctrl + S atau meng-klik lambang, atau dengan
meng-klik Office Button dan pilih Save.
Attachment
Langkah-langkah untuk memasukkan gambar dengan jenis data ini, sebagai
berikut:
1. Klik kanan pada kolom yang tersedia di field Picture, kemudian pilih dan
klik manafe attachment.
2. Setelah itu, maka akan muncul tampilan gambar seperti di bawah ini lalu
pilih add.
3. Selanjutnya akan muncul gambar seperti dibawah ini lalu silakan cari gambar
arsip yang sesuai dengan data-data arsip yang telah diisi sebelumnya.
4. J
i
k
a
pada saat menggunakan ole object kita tidak dapat menambahkan gambar
lebih dari satu maka untuk data type attachment kita dapat menginput lebih
dari satu gambar dengan cara mengklik “add” untuk setiap penambahan
gambar. Contohnya seperti gambar dibawah ini.
5. Jika:
6. i:
7. Setelah semua gambar yang akan diinput selesai maka pilih Ok dan secara
otomatis layar akan beruba seperti dibawah ini:
8. Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi setiap kolom picture sesuai
dengan data-data yang Anda masukkan, seperti yang tampak pada gambar
dibawah ini:
Setelah semua data selesai diinput, maka langkah selanjutnya simpan tabel tersebut.
Membuat Relationships
Terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat Relationship, antara
lain sebagai berikut:
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam membuat Relationships adalah dengan
menutup (meng-close) semua table-table yang telah dibuat sebelumnya (Table 1 dan Table
2).
Setelah kedua table tersebut ditutup, maka langkah selanjutnya adalah dengan meng-klik
Database Tools pada menu.
Lalu, Pilih dan klik Relationships. Maka akan muncul gambar seperti yang dibawah ini:
Tampilkan Table 1 dan Table 2 yang telah dibuat sebelumnya dengan cara double click
pada Table-table tersebut atau dengan meng-klik Add. Jika kedua table telah ditampilkan,
maka klik close.
Setelah kedua table tersebut ditampilkan, lalu sorot nama field Nomor yang terdapat pada
Table 1 pada Nomor yang terdapat pada Table 2, maka akan muncul kotak kecil sebagai
berikut:
Setelah muncul kotak kecil seperti tampilan diatas, lalu pilih Enforce Refential Integrity
yang terdapat pada pilihan dibawah kotak nama field, lalu klik Creat. Maka akan muncul
tampilan seperti ini:
Setelah selesai, simpan relationships tersebut.
Membuat Query
Dalam membuat query terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan, seperti
berikut ini:
Klik Create pada menu, lalu pilih Query Design, maka akan muncul
tampilan seperti berikut:
Lalu tampilkan Table 1 dan Table 2 dengan cara meng-klik Add, dan close
maka akan tampak seperti gambar dibawah ini:
Setelah itu, masukkan field name dibawah ini ke dalam Query:
Kolom Nama Field Diambil dari
Kolom 1 Nomor Tabel 1
Kolom 2 Nama_Perusahaan Tabel 2
Kolom 3 Nama_Penandatangan Tabel 2
Kolom 4 Perihal Tabel 2
Kolom 5 Nomor_File Tabel 2
Kolom 6 Kode_Lokasi_Penyimpanan Tabel 2
Kolom 7 Isi_Ringkasan Tabel 2
Kolom 8 Picture Tabel 2
Setelah selesai, lalu simpan Query tersebut dengan nama Query 1.
Membuat Form
Setelah pembuatan Table, Relationships, dan Query selesai, maka selanjutnya adalah
pembuatan Form. Langkah-langkah dalam pembuatan Form ini adalah sebagai
berikut:
a. Klik Create pada menu, lalu pilih Form wizard, maka secara otomatis akan
muncul tampilan seperti dibawah ini:
b. Setelah itu, pilih nama-nama field yang akan ditampilkan ke Form dengan cara
mengklik tanda “>” yang artinya nama-nama field tersebut dimasukkan satu
per satu atau “>>” untuk memasukkan semua nama field secara keseluruhan
ke dalam Form. Untuk meremove nama-nama field tersebut dapat dilakukan
dengan mengklik tanda “<” atau “<<”. Tanda “<” digunakan untuk meremove
nama-nama field satu per satu, sedangkan tanda “<<” digunakan untuk
meremove semua nama field secara keseluruhan.
c. Setelah selesai, lalu klik next, dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini:
e. Jika semua langkah tersebut telah dilakukan, maka langkah terakhir adalah
dengan memberi judul Form tersebut pada kotak kecil yang terdapat di atas
pada Form Wizard, klik modify the form’s design, Lalu klik finish, maka Form
telah selesai dibuat. dan akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:
f. Setelah pembuatan form selesai, maka Anda dapat mengeditnya sesuai dengan
kreativitas Anda dengan cara meng-klik kanan pada field yang akan Anda edit.
Lalu pilih fill/back color untuk warna background field dan pilih fornt untuk
mengubah warna fornt pada field tersebut. Contohnya seperti gambar berikut:
g. Setelah selesai mengedit form, maka langkah selanjutnya yaitu dengan cara
meng-klik view untuk melihat hasilnya
h. Jika Anda ingin melihat arsip lainnya Anda tinggal memasukkan nomor urut
dari arsip tersebut dalam field nomor, atau dengan cara mengklik tombol >
pada record yang terletak pada kiri bawah computer Anda dan selanjutnya
akan tampil arsip yang Anda inginkan beserta gambar dari arsip tersebut..
seperti gambar berikut:
Pada suatu perusahaan tentunya tidak hanya terdapat satu subjeck arsip, langkah-
langkah yang telah dijelaskan diatas adalah langkah-langkah dalam pembuatan arsip
elektronik menggunakan system access dengan subjek kepegawaian dan untuk pembuatan
subjek lainnya seperti humas, keuangan, pemasaran, peralatan dan perlengkapan anda bisa
mengikuti langkah-langkah seperti diatas hanya saja nama table harus disesuaikan dengan
subjek dari arsip tersebut.
Top Related