TATA CARA PEMBUATAN ARSIP ELEKTRONIK

DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2010

Dalam pembuatan arsip elektronik terdapat beberapa langkah, seperti membuat table,

relationship, quary dan form.

Berikut akan dijelaskan lebih dalam mengenai langkah-langkah pembuatan arsip

elektronik dengan menggunakan sisitem Microsoft access 2010.

Membuat Tabel

Didalam pembuatan arsip elektronik menggunakan Microsoft access 2010 pada satu sub

subjek membutuhkan dua tabel untuk menghubungkan keterkaitan antara satu dengan

yang lainnya.

Table 1

Terdapat beberapa tata cara dalam membuat Table 1, antara lain sebagai berikut:

1. Ketik field-field dengan nama: nomor, nama perusahaan, nama penandatangan,

perihal, nomor file, kode lokasi penyimpanan, isi ringkas, tanggal dan picture.

Catatan: untuk nama field yang menggunakan lebih dari satu suku kata maka

tidak dipisahkan dengan spasi atau boleh dipisahkan tetapi dengan

menggunakan tanda (_).

2. Setelah selesai mengetik nama field tersebut, maka langkah selanjutnya adalah

menentukan Data Type nya. Untuk data type nomor menggunakan number,

nama perusahaan, nama penandatangan, perihal, nomor file, kode lokasi

penyimpanan, dan isi ringkas menggunakan data type text, data type tanggal

menggunakan date/time dan untuk picture dapat menggunakan data type ole

object atau attachment. Jika semua data type telah diisi maka simpanlah field-

field tersebut dengan nama Table 1 Kepegawaian (untuk sub subjek

kepegawaian).

Catatan:

OLE Object digunakan untuk memasukkan gambar surat yang jumlahnya

hanya satu lembar atau tanpa lampiran.

Attachment digunakan untuk memasukkan gambar surat yang jumlahnya

lebih dari satu lembar dan jika terdapat lampiran-lampiran pada surat

tersebut.

3.

Pada Table 1 tidak dimasukkan data apapun atau tabel dikosongkan, sehingga saat

membuka table ini hanya berisi nama-nama field-nya saja. Seperti pada gambar

berikut:

Table 2

Jika tabel 1 telah selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat Table 2.

Dalam membuat Table 2 ini terdapat langkah-langkahnya, antara lain sebagai

berikut:

1. Ketik field-field dengan nama fielf seperti pada table 1 dan tentukan pula jenis

data typenya

2. Langkah selanjutnya adalah beri Primary Key pada nama field “Nomor” untuk

mengunci field tersebut, yang berguna pada saat pencarian data yang akan

dilakukan. Catatan: beri Primary Key ini pada nama field yang tidak terdapat

data yang sama.

3. Setelah selesai mengetik nama-nama field dan menentukan jenis datanya, maka

simpanlah field-field tersebut dengan nama Table 2 Kepegawaian.

4. Langkah selanjutnya, buka table 2 tersebut dengan cara mengklik view datasheet

kemudian isi data sesuai dengan arsip yang akan dimasukkan satu per satu ke

dalam masing-masing nama field.

5. Pada field Picture terdapat dua jenis data yang berbeda, yaitu OLE Object dan

Attachment. Untuk memasukkan gambar dengan menggunakan jenis data OLE

Object terdapat 5 langkah, sedangkan untuk memasukkan gambar dengan

menggunakan jenis data Attachment terdapat 6 langkah, sebagai berikut:

OLE Object

Langkah-langkah untuk memasukkan gambar dengan jenis data ini, sebagai

berikut:

1. Klik kanan pada kolom yang tersedia di field Picture, kemudian pilih dan

klik Insert Object. Maka akan tampil gambar seperti dibawah ini:

2. Pada tampilan di atas terdapat dua pilihan (di sebelah kiri), yakni Create New

dan Create from file. Create New digunakan jika Anda ingin membuat

gambar baru, sedangkan Create from file digunakan jika gambar yang akan

dimasukkan sudah terdapat didalam folder komputer Anda, tetapi jangan lupa

untuk menentukan Object Type dari gambar tersebut. Pilih salah satu dari

pilihan tersebut.

3. Jika Anda memilih Create from file, maka langkah selanjutnya adalah

dengan meng-klik Browse yang terdapat disamping Create from file. Setelah

itu, akan muncul folder-folder dari komputer Anda, dan carilah folder yang

berisi gambar-gambar yang akan Anda masukkan. Selanjutnya, double click

pada folder gambar yang Anda maksud, lalu pilih gambar yang akan Anda

masukkan, dan tekan open,

4. Setelah Anda meng-klik open tersebut, tunggu beberapa detik dan kolom

picture Anda akan terisi tulisan Package secara otomatis.

5. Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi setiap kolom picture sesuai

dengan data-data yang Anda masukkan, seperti yang tampak pada gambar

dibawah ini:

6. Setelah semua kolom picture tersebut selesai dimasukkan gambar-

gambarnya, maka langkah selanjutnya adalah simpan data-data tersebut

dengan menekan tombol Ctrl + S atau meng-klik lambang, atau dengan

meng-klik Office Button dan pilih Save.

Attachment

Langkah-langkah untuk memasukkan gambar dengan jenis data ini, sebagai

berikut:

1. Klik kanan pada kolom yang tersedia di field Picture, kemudian pilih dan

klik manafe attachment.

2. Setelah itu, maka akan muncul tampilan gambar seperti di bawah ini lalu

pilih add.

3. Selanjutnya akan muncul gambar seperti dibawah ini lalu silakan cari gambar

arsip yang sesuai dengan data-data arsip yang telah diisi sebelumnya.

4. J

i

k

a

pada saat menggunakan ole object kita tidak dapat menambahkan gambar

lebih dari satu maka untuk data type attachment kita dapat menginput lebih

dari satu gambar dengan cara mengklik “add” untuk setiap penambahan

gambar. Contohnya seperti gambar dibawah ini.

5. Jika:

6. i:

7. Setelah semua gambar yang akan diinput selesai maka pilih Ok dan secara

otomatis layar akan beruba seperti dibawah ini:

8. Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi setiap kolom picture sesuai

dengan data-data yang Anda masukkan, seperti yang tampak pada gambar

dibawah ini:

Setelah semua data selesai diinput, maka langkah selanjutnya simpan tabel tersebut.

Membuat Relationships

Terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat Relationship, antara

lain sebagai berikut:

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam membuat Relationships adalah dengan

menutup (meng-close) semua table-table yang telah dibuat sebelumnya (Table 1 dan Table

2).

Setelah kedua table tersebut ditutup, maka langkah selanjutnya adalah dengan meng-klik

Database Tools pada menu.

Lalu, Pilih dan klik Relationships. Maka akan muncul gambar seperti yang dibawah ini:

Tampilkan Table 1 dan Table 2 yang telah dibuat sebelumnya dengan cara double click

pada Table-table tersebut atau dengan meng-klik Add. Jika kedua table telah ditampilkan,

maka klik close.

Setelah kedua table tersebut ditampilkan, lalu sorot nama field Nomor yang terdapat pada

Table 1 pada Nomor yang terdapat pada Table 2, maka akan muncul kotak kecil sebagai

berikut:

Setelah muncul kotak kecil seperti tampilan diatas, lalu pilih Enforce Refential Integrity

yang terdapat pada pilihan dibawah kotak nama field, lalu klik Creat. Maka akan muncul

tampilan seperti ini:

Setelah selesai, simpan relationships tersebut.

Membuat Query

Dalam membuat query terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan, seperti

berikut ini:

Klik Create pada menu, lalu pilih Query Design, maka akan muncul

tampilan seperti berikut:

Lalu tampilkan Table 1 dan Table 2 dengan cara meng-klik Add, dan close

maka akan tampak seperti gambar dibawah ini:

Setelah itu, masukkan field name dibawah ini ke dalam Query:

Kolom Nama Field Diambil dari

Kolom 1 Nomor Tabel 1

Kolom 2 Nama_Perusahaan Tabel 2

Kolom 3 Nama_Penandatangan Tabel 2

Kolom 4 Perihal Tabel 2

Kolom 5 Nomor_File Tabel 2

Kolom 6 Kode_Lokasi_Penyimpanan Tabel 2

Kolom 7 Isi_Ringkasan Tabel 2

Kolom 8 Picture Tabel 2

Setelah selesai, lalu simpan Query tersebut dengan nama Query 1.

Membuat Form

Setelah pembuatan Table, Relationships, dan Query selesai, maka selanjutnya adalah

pembuatan Form. Langkah-langkah dalam pembuatan Form ini adalah sebagai

berikut:

a. Klik Create pada menu, lalu pilih Form wizard, maka secara otomatis akan

muncul tampilan seperti dibawah ini:

b. Setelah itu, pilih nama-nama field yang akan ditampilkan ke Form dengan cara

mengklik tanda “>” yang artinya nama-nama field tersebut dimasukkan satu

per satu atau “>>” untuk memasukkan semua nama field secara keseluruhan

ke dalam Form. Untuk meremove nama-nama field tersebut dapat dilakukan

dengan mengklik tanda “<” atau “<<”. Tanda “<” digunakan untuk meremove

nama-nama field satu per satu, sedangkan tanda “<<” digunakan untuk

meremove semua nama field secara keseluruhan.

c. Setelah selesai, lalu klik next, dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini:

d. Lalu pilih layout Columnar dan klik next, maka akan muncul tampilan berikut:

e. Jika semua langkah tersebut telah dilakukan, maka langkah terakhir adalah

dengan memberi judul Form tersebut pada kotak kecil yang terdapat di atas

pada Form Wizard, klik modify the form’s design, Lalu klik finish, maka Form

telah selesai dibuat. dan akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:

f. Setelah pembuatan form selesai, maka Anda dapat mengeditnya sesuai dengan

kreativitas Anda dengan cara meng-klik kanan pada field yang akan Anda edit.

Lalu pilih fill/back color untuk warna background field dan pilih fornt untuk

mengubah warna fornt pada field tersebut. Contohnya seperti gambar berikut:

g. Setelah selesai mengedit form, maka langkah selanjutnya yaitu dengan cara

meng-klik view untuk melihat hasilnya

h. Jika Anda ingin melihat arsip lainnya Anda tinggal memasukkan nomor urut

dari arsip tersebut dalam field nomor, atau dengan cara mengklik tombol >

pada record yang terletak pada kiri bawah computer Anda dan selanjutnya

akan tampil arsip yang Anda inginkan beserta gambar dari arsip tersebut..

seperti gambar berikut:

Pada suatu perusahaan tentunya tidak hanya terdapat satu subjeck arsip, langkah-

langkah yang telah dijelaskan diatas adalah langkah-langkah dalam pembuatan arsip

elektronik menggunakan system access dengan subjek kepegawaian dan untuk pembuatan

subjek lainnya seperti humas, keuangan, pemasaran, peralatan dan perlengkapan anda bisa

mengikuti langkah-langkah seperti diatas hanya saja nama table harus disesuaikan dengan

subjek dari arsip tersebut.