KEARSIPAN MELAKUKAN PENGELOMPOKAN
NORMA,STANDAR,PROSEDUR,DAN
KAIDAH KEARSIPAN
DELL PC
Nama :
Kelas :
No.Aabsen :
Sekolah :
1
MODUL KEARSIPAN
Untuk SMK Kelas X Semester 1
Penyusun :
YENI PURWATI
170412617534
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada tuhan Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat
dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini
disusun berdasarkan standar isi yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan
belajar mengajar disekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan
berbagi model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan Teknik
bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau
kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasi dengan kegiatan
mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber
lainnya secara mandiri. Berbagi kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan
belajar peserta didik secara menyeluruh.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam
pembelajaran materi korespondensi.
Malang, 15 November 2019
Penulis
3
DAFTAR ISI
Cover …………………………………………………………………………….………….
Judul ………………………………………………………………………………………… 1
Kata Pengantar ……………………………………………………………………………… 2
Daftar Isi ……………………………………………………………………………………. 3
Cakupan Kompetensi ………………………………………………………………………. 4
Peta Konsep ………………………………………………………………………………… 7
Kegiatan Belajar ……………………………………………………………………………. 8
Evaluasi Kegiatan Belajar …………………………………………………………………. 11
Daftar Pustaka
Lampiran
4
CAKUPAN KOMPETENSI
KI 3 : Pengetahuan
Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,
konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
administrasi umum pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan
potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat
nasional, regional, dan internasional.
KI 4 : Keterampilan
Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja
yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi
dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu
dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,
produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
3.2. Memahami norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan
4.2. Melakukan pengelompokkan norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan
A. KOMPETENSI INTI
B. KOMPETENSI DASAR
5
3.2.1. Menjelaskan undang- undang kearsipan
3.2.2. Mengemukakan peranan arsip, fungsi, tujuan, dan masalah kearsipan
3.2.3. Menguraikan syarat-syarat pegawai arsip
4.2.1. Melakukan identifikasi kajian norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan
4.2.2. Mengelompokkan norma,standar, prosedur, dan kaidah kearsipan
1. Peserta didik dapat memahami peranan kearsipan
2. Peserta didik dapat memahami tujuan kearsipan
3. Peserta didik dapat memahami fungsi kearsipan
4. Peserta didik dapat memahami undang-undang kearsipan yang ada
1. Bahan belajar ini dirancang untuk memfasilitasi anda dalam melakukan kegiatan
belajar secara mandiri. Berdoalah sebelum mempelajarinya.
2. Bacalah dengan cermat modul ini dan paham dengan baik setiap bagian yang terdapat
pada modul ini.
3. Diskusikan dengan sesame peserta didik apa yang telah anda cermati untuk mendapat
pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai
melalui modul ini. Bila masih ragu, maka tenyakan kepada guru.
4. Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan diskusikan dengan teman-
teman anda atau konsultasikan dengan guru.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
C. INDIKATOR PENCAOAIAN KOMPETENSI
E. PETUNJUK PENGGUNAAN
MODUL
6
5. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti
serta bertanggung jawab.
6. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, apabila
belum menguasai secara tuntas materi pad kegiatan belajar sebelumnya.
7
PETA KONSEP
V
8
UNDANG-UNDANG KEARSIPAN
PERANAN ARSIP, FUNGSI, TUJUAN DAN MASALAH KEARSIPAN
Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan
Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan
Peranan arsip yaitu: Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan
seseorang mengenai sebuah naskah tertentu. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat
digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai
masalah yang dihadapi. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan
administrasi.
Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan
jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta
memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru. Sebagai sumber informasi bagi
pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya. Sebagai
bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar
pemikiran penelitian. Sebagai alat bukti tertulis suatu hal Sebagai gambaran peristiwa
masa lampau atau sebagai bukti sejarah.
Adapun tujuan kearsipan yaitu: Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan
aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat Menghemat waktu dan
tenaga Menghemat tempat penyimpanan Menjaga rahasia arsip Menjaga kelestarian
arsip Menyelamatkan pertannggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-
instansi bertalian dengan hal-hal berikut:
KEGIATAN BELAJAR
9
. SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP
.UNDANG-UNDANG/REGULASI
KEARSIPAN
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan
oleh pimpinan instansi atau organisasi.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh surat oleh unit lain dalam waktu
lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat
dan peralatan tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan tidak
mengikuti perkembangan zaman (up to date) kerena kurang pengarahan kepada
petugas kearsipan.
Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi ialah :
1. Ketrampilan
2. Ketelitian
3. Kerapian
4. Kecerdasan
Regulasi yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia telah mengalami beberapa kali
perubahan, yaitu:
a. Peraturan Presiden No.19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan
b. Undang-Undang No.71 tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
c. Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Secara lengkap beberapa peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku di
Indonesia saat ini, yaitu:
a. Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan
b. Peraturan Pemerintah Republik Indoensia Np.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang RI No. 43 tahun2009 tentang Kearsipan.
c. Undang-Undang Republik Indonesia No.8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan
d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
10
e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan
Legalisasi.
f. Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
g. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik
h. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik
i. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
j. Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau No.
15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat Negara.
Menurut Yayan Daryan (2015), selain regulasi tentang kearsipan tersebut, terdapat juga acuan
lain berupa standar (nasional dan internasional) yang mengatur pengelolaan arsip, antara lain:
a. ISO 15489-2001 tentang Record Management.
b. SNI 19-6962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman
c. ISO 23081-2004 Tentang Metada for Records
d. ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDF, dan standar teknis lainnya.
Dalam konteks internasional terdapat juga acuan dalam mengelola arsi dalam bentuk konvensi
dan kaidah kearsipan internasional, yaitu:
a. Konvensi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari Konflik Bersenjata dan
Perang
b. Konvensi Wina 1983 tentang Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan
c. Asas-asas di Bidang Kearispan: a) Principle of provenance/respect desfonds; b)
principle of original order.
11
RANGKUMAN
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat
digunakan pemimpin organisasi dalam
mengambil keputusan dengan tepat
mengenai masalah yang dihadapi. Sebagai
bukti resmi pertanggung jawaban
penyelenggaraan administrasi.
Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber
ingatan bagi organisasi atau perorangan jika
lupa dengan isi dokumen atau permasalahan
yang butuh diperhatikan isinya serta
memiliki keterkaitan dengan permasalahan
baru. Adapun tujuan kearsipan yaitu: Agar
arsip terpelihara dengan baik, teratur dan
aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan
dengan cepat dan tepat Menghemat waktu
dan tenaga Menghemat tempat
penyimpanan Menjaga rahasia
arsip.Menjaga kelestarian arsip.
12
EVALUASI
Berilath tanda (x) pada pilihan jawaban yang benar!
1. Dibwah ini UU tentang kearsipan kecuali ?
A. Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
B. UU tentag perlindungan anak
C. Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
D. Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
E. Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
2. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah
naskah tertentu merupakan ..
A. manfaat arsip
B. tujuan arsip
C. Peranan arsip
D. pengertian arsip
E. jumlah arsip
3. Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen
atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan
permasalahan baru merupakan ..
A. manfaat arsip
B. tujuan arsip
C. Peranan arsip
D. pengertian arsip
E. Fungsi arsip
4. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan
dengan cepat dan tepat Menghemat waktu dan tenaga Menghemat tempat penyimpanan,
merupakan ..
A. tujuan kearsipan
B. manfaat arsip
C. Peranan arsip
D. pengertian arsip
E. Fungsi arsip
5.dibawah ini merupakan masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya
dihadapi, kecuali ..
A. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh
pimpinan instansi atau organisasi
B. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh surat oleh unit lain dalam waktu lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan
C. Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan
peralatan tidak lagi mencukupi
D. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan tidak
mengikuti perkembangan zaman (up to date) kerena kurang pengarahan kepada petugas
kearsipan.
A. PILIHAN GANDA
13
E. meningkatkan keefektifan kierja
6. Dibawah ini merupakan syarat-syarat pegawai arsip, kecuali ..
A. Ketrampilan
B. Ketidakmampu an
C. Ketelitian
D. Kerapian
E. Kecerdasan
7. Dibawah ini peranan arsip , kecuali ..
A. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai
sebuah naskah tertentu
B. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam
mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi
C. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
D. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.
E. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai
sebuah naskah tertentu
8. Dibawah ini yang mana yang merupakan tujuan kearsipan ..
A. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai
sebuah naskah tertentu
B. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam
mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi
C. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
D. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.
E. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai
sebuah naskah tertentu
9. Ada berapa jenis pengelompokan kearsipan ?
A. 5
B. 6
C. 4
D. 8
E. 7
10. Dalam jenis pengelompkan kearsipan, apakah yan paling mudah dan yang utama di
ajarkan ?
A. Tanggal
B. Nomor
C. Wilayah
D. Abjad
E. Masalah
14
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar.
1. Subutkan syarat-syarat pegawai arsip !
2. Sebutkan beberapa peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku di
Indonesia saat ini !
3. Jelaskan fungsi arsip !
4. Sebut dan jelaskan apa itu peranan kearsipan bagi manusia ..
5. Sebutkan undang-undang kearsipan !
SELAMAT MENGERJAKAN
B. SOAL ESSAI
15
DAFTAR PUSTAKA
1. Modul
2. Media Slide Power Point
3. Buku Kearsipan
4. Sumber yang relevan
16
Kunci Jawaban
A. Pilihan ganda
1. B
2. C
3. E
4. A
5. E
6. B
7. C
8. C
9. A
10. D
B. Soal Esai
1. adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi ialah :
1. Ketrampilan
2. Ketelitian
3. Kerapian
4. Kecerdasan
2. a. Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan
b. Peraturan Pemerintah Republik Indoensia Np.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang RI No. 43 tahun2009 tentang Kearsipan.
c. Undang-Undang Republik Indonesia No.8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan
d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan
Legalisasi.
17
f. Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
g. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik
h. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Pub
i. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
j. Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau No.
15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat Negara.
3. Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan
jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta
memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru. Sebagai sumber informasi bagi
pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk
dijadikan dasar pemikiran penelitian.
Sebagai alat bukti tertulis suatu hal Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau
sebagai bukti sejarah. Digunakan dalam kegiatan – kegiatan yang berhubungan
dengan bisnis atau pekerjaan. Biasanya surat ini berfungsi sebagai media penghubung
antara organisasiatau perusahaan dengan klien atau rekan kerja.
4. Peranan arsip yaitu: Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan
seseorang mengenai sebuah naskah tertentu.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam
mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.
5. Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
18
Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan
Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan
Top Related