KEARSIPAN MELAKUKAN PENGELOMPOKAN

NORMA,STANDAR,PROSEDUR,DAN

KAIDAH KEARSIPAN

DELL PC

Nama :

Kelas :

No.Aabsen :

Sekolah :

1

MODUL KEARSIPAN

Untuk SMK Kelas X Semester 1

Penyusun :

YENI PURWATI

170412617534

2

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada tuhan Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat

dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini

disusun berdasarkan standar isi yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan

belajar mengajar disekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan

berbagi model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan Teknik

bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau

kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasi dengan kegiatan

mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber

lainnya secara mandiri. Berbagi kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan

belajar peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam

pembelajaran materi korespondensi.

Malang, 15 November 2019

Penulis

3

DAFTAR ISI

Cover …………………………………………………………………………….………….

Judul ………………………………………………………………………………………… 1

Kata Pengantar ……………………………………………………………………………… 2

Daftar Isi ……………………………………………………………………………………. 3

Cakupan Kompetensi ………………………………………………………………………. 4

Peta Konsep ………………………………………………………………………………… 7

Kegiatan Belajar ……………………………………………………………………………. 8

Evaluasi Kegiatan Belajar …………………………………………………………………. 11

Daftar Pustaka

Lampiran

4

CAKUPAN KOMPETENSI

KI 3 : Pengetahuan

Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,

konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja

administrasi umum pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan

potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat

nasional, regional, dan internasional.

KI 4 : Keterampilan

Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja

yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi

dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu

dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,

produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

3.2. Memahami norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan

4.2. Melakukan pengelompokkan norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan

A. KOMPETENSI INTI

B. KOMPETENSI DASAR

5

3.2.1. Menjelaskan undang- undang kearsipan

3.2.2. Mengemukakan peranan arsip, fungsi, tujuan, dan masalah kearsipan

3.2.3. Menguraikan syarat-syarat pegawai arsip

4.2.1. Melakukan identifikasi kajian norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan

4.2.2. Mengelompokkan norma,standar, prosedur, dan kaidah kearsipan

1. Peserta didik dapat memahami peranan kearsipan

2. Peserta didik dapat memahami tujuan kearsipan

3. Peserta didik dapat memahami fungsi kearsipan

4. Peserta didik dapat memahami undang-undang kearsipan yang ada

1. Bahan belajar ini dirancang untuk memfasilitasi anda dalam melakukan kegiatan

belajar secara mandiri. Berdoalah sebelum mempelajarinya.

2. Bacalah dengan cermat modul ini dan paham dengan baik setiap bagian yang terdapat

pada modul ini.

3. Diskusikan dengan sesame peserta didik apa yang telah anda cermati untuk mendapat

pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai

melalui modul ini. Bila masih ragu, maka tenyakan kepada guru.

4. Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan diskusikan dengan teman-

teman anda atau konsultasikan dengan guru.

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

C. INDIKATOR PENCAOAIAN KOMPETENSI

E. PETUNJUK PENGGUNAAN

MODUL

6

5. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti

serta bertanggung jawab.

6. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, apabila

belum menguasai secara tuntas materi pad kegiatan belajar sebelumnya.

7

PETA KONSEP

V

8

UNDANG-UNDANG KEARSIPAN

PERANAN ARSIP, FUNGSI, TUJUAN DAN MASALAH KEARSIPAN

Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik

Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan

Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan

Peranan arsip yaitu: Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan

seseorang mengenai sebuah naskah tertentu. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat

digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai

masalah yang dihadapi. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan

administrasi.

Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan

jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta

memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru. Sebagai sumber informasi bagi

pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya. Sebagai

bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar

pemikiran penelitian. Sebagai alat bukti tertulis suatu hal Sebagai gambaran peristiwa

masa lampau atau sebagai bukti sejarah.

Adapun tujuan kearsipan yaitu: Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan

aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat Menghemat waktu dan

tenaga Menghemat tempat penyimpanan Menjaga rahasia arsip Menjaga kelestarian

arsip Menyelamatkan pertannggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,

masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-

instansi bertalian dengan hal-hal berikut:

KEGIATAN BELAJAR

9

. SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

.UNDANG-UNDANG/REGULASI

KEARSIPAN

a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan

oleh pimpinan instansi atau organisasi.

b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh surat oleh unit lain dalam waktu

lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

c. Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat

dan peralatan tidak lagi mencukupi.

d. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan tidak

mengikuti perkembangan zaman (up to date) kerena kurang pengarahan kepada

petugas kearsipan.

Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi ialah :

1. Ketrampilan

2. Ketelitian

3. Kerapian

4. Kecerdasan

Regulasi yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia telah mengalami beberapa kali

perubahan, yaitu:

a. Peraturan Presiden No.19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan

b. Undang-Undang No.71 tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

c. Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Secara lengkap beberapa peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku di

Indonesia saat ini, yaitu:

a. Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan

b. Peraturan Pemerintah Republik Indoensia Np.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang RI No. 43 tahun2009 tentang Kearsipan.

c. Undang-Undang Republik Indonesia No.8 tahun 1997 tentang Dokumen

Perusahaan

d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara

Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

10

e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara

Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan

Legalisasi.

f. Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

g. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik

h. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik

i. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

j. Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau No.

15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat Negara.

Menurut Yayan Daryan (2015), selain regulasi tentang kearsipan tersebut, terdapat juga acuan

lain berupa standar (nasional dan internasional) yang mengatur pengelolaan arsip, antara lain:

a. ISO 15489-2001 tentang Record Management.

b. SNI 19-6962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman

c. ISO 23081-2004 Tentang Metada for Records

d. ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDF, dan standar teknis lainnya.

Dalam konteks internasional terdapat juga acuan dalam mengelola arsi dalam bentuk konvensi

dan kaidah kearsipan internasional, yaitu:

a. Konvensi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari Konflik Bersenjata dan

Perang

b. Konvensi Wina 1983 tentang Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan

c. Asas-asas di Bidang Kearispan: a) Principle of provenance/respect desfonds; b)

principle of original order.

11

RANGKUMAN

Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat

digunakan pemimpin organisasi dalam

mengambil keputusan dengan tepat

mengenai masalah yang dihadapi. Sebagai

bukti resmi pertanggung jawaban

penyelenggaraan administrasi.

Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber

ingatan bagi organisasi atau perorangan jika

lupa dengan isi dokumen atau permasalahan

yang butuh diperhatikan isinya serta

memiliki keterkaitan dengan permasalahan

baru. Adapun tujuan kearsipan yaitu: Agar

arsip terpelihara dengan baik, teratur dan

aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan

dengan cepat dan tepat Menghemat waktu

dan tenaga Menghemat tempat

penyimpanan Menjaga rahasia

arsip.Menjaga kelestarian arsip.

12

EVALUASI

Berilath tanda (x) pada pilihan jawaban yang benar!

1. Dibwah ini UU tentang kearsipan kecuali ?

A. Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

B. UU tentag perlindungan anak

C. Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik

D. Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

E. Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

2. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah

naskah tertentu merupakan ..

A. manfaat arsip

B. tujuan arsip

C. Peranan arsip

D. pengertian arsip

E. jumlah arsip

3. Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen

atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan

permasalahan baru merupakan ..

A. manfaat arsip

B. tujuan arsip

C. Peranan arsip

D. pengertian arsip

E. Fungsi arsip

4. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan

dengan cepat dan tepat Menghemat waktu dan tenaga Menghemat tempat penyimpanan,

merupakan ..

A. tujuan kearsipan

B. manfaat arsip

C. Peranan arsip

D. pengertian arsip

E. Fungsi arsip

5.dibawah ini merupakan masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya

dihadapi, kecuali ..

A. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh

pimpinan instansi atau organisasi

B. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh surat oleh unit lain dalam waktu lama,

bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan

C. Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan

peralatan tidak lagi mencukupi

D. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan tidak

mengikuti perkembangan zaman (up to date) kerena kurang pengarahan kepada petugas

kearsipan.

A. PILIHAN GANDA

13

E. meningkatkan keefektifan kierja

6. Dibawah ini merupakan syarat-syarat pegawai arsip, kecuali ..

A. Ketrampilan

B. Ketidakmampu an

C. Ketelitian

D. Kerapian

E. Kecerdasan

7. Dibawah ini peranan arsip , kecuali ..

A. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai

sebuah naskah tertentu

B. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam

mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi

C. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

D. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

E. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai

sebuah naskah tertentu

8. Dibawah ini yang mana yang merupakan tujuan kearsipan ..

A. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai

sebuah naskah tertentu

B. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam

mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi

C. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

D. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

E. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai

sebuah naskah tertentu

9. Ada berapa jenis pengelompokan kearsipan ?

A. 5

B. 6

C. 4

D. 8

E. 7

10. Dalam jenis pengelompkan kearsipan, apakah yan paling mudah dan yang utama di

ajarkan ?

A. Tanggal

B. Nomor

C. Wilayah

D. Abjad

E. Masalah

14

Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar.

1. Subutkan syarat-syarat pegawai arsip !

2. Sebutkan beberapa peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku di

Indonesia saat ini !

3. Jelaskan fungsi arsip !

4. Sebut dan jelaskan apa itu peranan kearsipan bagi manusia ..

5. Sebutkan undang-undang kearsipan !

SELAMAT MENGERJAKAN

B. SOAL ESSAI

15

DAFTAR PUSTAKA

1. Modul

2. Media Slide Power Point

3. Buku Kearsipan

4. Sumber yang relevan

16

Kunci Jawaban

A. Pilihan ganda

1. B

2. C

3. E

4. A

5. E

6. B

7. C

8. C

9. A

10. D

B. Soal Esai

1. adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi ialah :

1. Ketrampilan

2. Ketelitian

3. Kerapian

4. Kecerdasan

2. a. Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan

b. Peraturan Pemerintah Republik Indoensia Np.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang RI No. 43 tahun2009 tentang Kearsipan.

c. Undang-Undang Republik Indonesia No.8 tahun 1997 tentang Dokumen

Perusahaan

d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara

Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara

Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan

Legalisasi.

17

f. Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

g. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik

h. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Pub

i. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

j. Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau No.

15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat Negara.

3. Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan

jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta

memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru. Sebagai sumber informasi bagi

pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.

Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk

dijadikan dasar pemikiran penelitian.

Sebagai alat bukti tertulis suatu hal Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau

sebagai bukti sejarah. Digunakan dalam kegiatan – kegiatan yang berhubungan

dengan bisnis atau pekerjaan. Biasanya surat ini berfungsi sebagai media penghubung

antara organisasiatau perusahaan dengan klien atau rekan kerja.

4. Peranan arsip yaitu: Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan

seseorang mengenai sebuah naskah tertentu.

Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam

mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.

Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

5. Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik

Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

18

Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan

Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan