Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
E-business mulai berkembang di Indonesia tahun 2005. Salah satu bentuk e-
business adalah Enterprise Resource Planning. Enterprise Resource Planning
muncul disebabkan sistem informasi yang dibangun pada sebuah perusahaan
umumnya hanya mendukung aktivitas individual pada lokasi kerja masing-
masing. Akibatnya, perusahaan butuh lebih banyak waktu untuk koordinasi
penyediaan data. Masalah ini kemudian dapat dijawab dengan lahirnya konsep
teknologi Enterprise Resource Planning. Teknologi ini mampu mengintegrasikan
fungsi pemasaran, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi keuangan, fungsi
sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi-fungsi lainnya. Leon (2005)
mengemukakan integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data
entry (sebuah departemen gungsi memasukkan data maka data dapat digunakan
oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan). Implementasi ERP diharapkan
mampu mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, meraup pendapatan
yang lebih besar, pengurangan biaya-biaya dalam kualitas, peningkatan akurasi
informasi dan kemampuan pembuatan keputusan. Namun demikian, bukanlah
sebuah jaminan bahwa implementasi ERP selalu berhasil dijalankan pada sebuah
perusahaan. Penyebabnya antara lain manajemen tidak menyediakan proyek tim
yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim dan
manajemen tidak memahami bahwa e-business bukanlah sekedar investasi
teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis
dengan didukung teknologi informasi. Artinya perlu penyelarasan antara proses
bisnis dengan teknologi informasi untuk mencapai keberhasilan ERP.
Salah satu ERP open source yang cukup handal adalah Adempiere. Kelebihan
yang dimiliki Adempiere antara lain mendukung proses Manufacturing
Management, Human Resource and Payroll, Fixed Assets, Replication, New
Function Nextidfunc Added, dan Integration Process. Modul Manufacturing
sangat dibutuhkan bagi kalangan industri sebab modul ini akan membantu dari
segi proses produksi. Modul Resource and Payroll digunakan untuk sistem
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 2
penggajian karyawan, Fixed Assets khusus untuk merawat fixed Asset perusahaan,
Replication untuk mempermudah ekspor dan impor data, Function Nextidfunc
Added untuk migrasi dari versi adempiere sebelumnya atau Compiere ke versi
Adempiere terbaru, dan Integration Process untuk mendukung proses integrasi
dari semua departemen yang ada pada perusahaan.
Pemahaman tentang proses bisnis perusahaan (keuangan, pemasaran,
produksi, dan lain-lain) serta penerapan ERP di dalamnya sangat penting di
pahami bagi mahasiswa khususnya mahasiswa Sistem Informasi. Jumlah pakar
implementasi ERP saat ini masih sedikit dan itupun tidak semuanya yang mampu
menguasai semua modul implementasi ERP. Hal ini berbanding terbalik dengan
banyaknya perusahaan yang membutuhkan tenaga ahli di bidang ini. Selain itu,
Kurikulum perkuliahan juga tidak terlalu memfokuskan keahlian ini. Oleh karena
itu perlu kegigihan mahasiswa untuk bereksplorasi sendiri atau mendalaminya di
luar jam perkuliahan.
1.2 Rumusan Masalah
a. Apa itu Enterprise Resource Planning?
b. Mengapa Adempiere termasuk salah satu open source ERP yang handal?
c. Mengapa mahasiswa perlu mengenal ERP dan implementasinya?
1.3 Tujuan Penulisan
a. Memahami Enterprise Resource Planning dan semua fungsi-fungsinya
b. Memahami modul Adempiere terutama bagian Financial dan
Manufacturing Management
c. Memberikan pengetahuan mengenai ERP terutama pengaplikasian
Adempiere kepada mahasiswa
1.4 Kegunaan
a. Membantu mahasiswa dalam menggunakan aplikasi ERP Adempiere
b. Memotivasi mahasiswa untuk bisa menjadi seorang pakar ERP
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 3
1.5 Luaran yang Diharapkan
a. Aplikasi Adempiere ini dapat dikembangkan lagi
b. Aplikasi Adempiere ini dapat diaplikasikan dengan baik sesuai dengan
kebutuhan perusahaan
c. Dengan melakukan praktik langsung diharapkan mahasiswa sudah
mengenal aplikasi ERP adempiere
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Enterprice Resource Planning (ERP)
ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang
menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara
menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan
supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-
proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan
mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan seperti sales,
marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new
product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat
berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang
tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar
untuk e-commerce yang efektif.
ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat
memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan
keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam
perusahaan atau organisasi tersebut.
ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa
budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. Mengambil alih tugas
rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional,
sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia
perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis
dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak
penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya
integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance
organisasi. Secara implisit ERP bukan hanya suatu software semata,
namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam
organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan
sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 5
mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan
menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen
yang real-time dan terintegrasi.
2.2 Pengenalan ADempiere
1. Makna Kata ADempiere
ADempiere berasal dari bahasa Italia yang artinya untuk
memenuhi. Secara luas makna kata ADempiere adalah menyelesaikan
(complete), pencapaian (reach), berlatih (practice), menampilkan
kemampuan (perform the duties of), dan tanpa biaya (free).
2. Sejarah ADempier
ADempiere merupakan turunan dari Compiere. ADempiere berdiri
bulan September 2006 sebagai lanjutan ketidak sepakatan para
pengembangan Compiere dengan perusahaan komersil di belakangnya :
Compiere Inc. adempiere ini dikembangkan oleh komunitas.
3. Kelebihan ADempiere
Proyek yang diprakarsai komunitas untuk mengembangkan dan
mendukung solusi bisnis sumber terbuka dengan menyediakan
fungsionalitas sebuah Enterprice Resource Planning (ERP), Customer
Relationship Management (CRM), dan Supply Chain Management (SCM).
Adapun kelebihan dari ADempiere ini adalah sebagai berikut :
Bias berjalan di MacOS windows, Linux, atau Solaris, karena
ADempiere berjalan di atas Java.
Desain tampilan menu dibuat seragam
Menu ADempiere berbentuk tree
Implementasi lebih cepat
Solusi aplikasi terintegrasi
Fleksibel
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 6
Siap untuk pasar global
Mudah digunakan dan diakses
Kelebihan dari segi modul :
Manufacturing management
Modul Manufacturing merupakan modul yang paling ditunggu
oleh kalangan industri, dimana Compiere dan ADempiere versi
sebelumnya belum memiliki Manufacturing Management,
sehingga ketika implementasi pada perusahaan manufaktur masih
memerlukan pekerjaan manual dari sisi produksi. Dengan modul
ini industri manufaktur bisa memiliki ERP yang lengkap dari
ADempiere ini. Fitur-fitur dari modul Manufacturing Management
yaitu Engineering Management, Planning Management,
Production management, Distribution Management, Quality
Management, dan Standard Costing Management.
Human Resource and Payroll
Dengan adanya modul ini proses management karyawan dan
payroll/penggajian tidak perlu dibuat secara terpisah dengan
aplikasi ERP. Sehingga cukup dengan satu aplikasi ERP dan sudah
memberikan solusi kepada department perusahaan
Fixed Assets
Modul ini berfungsi untuk merawat fixed asset perusahaan.
Replication
Replication merupakan utility yang memungkinkan kita untuk
melakukan replication data/ export import data dengan lebih
mudah.
New Function Nextidfuc Added
Fasilitas ini adalah untuk migrasi dari varsi sebelumnya, maupun
dari Compiere. Dengan adanya fasilitas ini makan akan dengan
muadah untuk melakukan migrasi ke ADempiere.
Integration Process
Fasilitas ini adalah untuk melakukan proses integrasi.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 7
4. Contoh Perusahaan Yang Memakai ADempiere
Salah satu perusahaan yang sudah mengimplementasikan
ADempiere adalah PT. Pembangunan Jaya Ancol yang merupakan
penyelenggara taman hiburan di Indonesia.
Informasi/spesifikasi implementasi :
- Perusahaan = PT. Pembangunan Jaya Ancol
- Versi ADempiere = 360LTS
- Database = PostgreSQL Versi 8.4
- Jumlah user = +/- 120 user
- Jumlah Outlet = +/- 40 outlet
- Server = IBM Blade M series / OS Linux Centos
- Periode implementasi = Januari 2011- Juni 2011
Consultant = Alphamedia (www.alphamedia.co.id)
2.3 Akuntansi
1. Pengertian Akuntansi
Akuntansi berasal dari kata asaing yaitu accounting yang artinya
menghitung. Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi,
meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian
yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh
orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk
pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
2. Fungsi Akuntansi
Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan suatu
organisasi. Dari laporan akuntansi kita bisa melihat posisi keuangan
sutu organisasi beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Akuntansi
dibuat secara kualitatif dengan satuan ukuran uang. Informasi
mengenai keuangan sangat dibutuhkan khususnya oleh pihak manajer /
manajemen untuk membantu membuat keputusan suatu organisasi.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 8
3. Chart Of Accounts
chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi
dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam
struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah
unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun
(accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan
perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan, mencatat,
melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara
sistematis.
Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk
mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-
transaksi akuntansi.
Macam dan Jenis Perkiraan atau Akun dalam Akuntansi : Harta / Aset
/ Aktiva, Kewajiban / Hutang / Pasiva dan Modal – Akutansi
a. Harta / Aset / Aktiva
Harta adalah benda baik yang memiliki wujud maupun
yang semu yang dimiliki oleh perusahaan. Klaim atas harta yang
tidak berwujud disebut ekuitas / equities yang dapat mendatangkan
manfaat di masa depan.
Harta Lancar / Aktiva Lancar / Current Assets
Harta lancar adalah harta yang berbentuk uang tunai maupun aktiva
lainnya yang dapat ditukarkan dengan uang tunai dalam jangka
satu tahun. Contoh : piutang dagang, biaya atau beban dibayar di
muka, surat berharga, kas, emas batangan, persediaan barang
dagang, pendapatan yang akan diterima, dan lain sebagainya.
Harta Investasi / Aktiva Ivestasi / Investment Assets
Harta Investasi adalah harta yang diinvestasikan pada produk-
produk investasi untuk mendapatkan keuntungan. Contoh :
Reksadana, saham, obligasi, dan lain-lain.
Harta Tak Berwujud / Intangible Assets
Aset tak berwujud adalah harta yang tidak memiliki bentuk tetapi
sah dimiliki perusahaan dan dapat menghasilkan keuntungan bagi
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 9
perusahaan. Contoh : Merk dagang, hak paten, hak cipta, hak
pengusahaan hutan / hph, franchise, goodwill, dan lain sebagainya.
Harta Tetap / Aktiva Tetap / Fixed Assets
Harta tetap adalah harta yang menunjang kegiatan operasional
perusahaan yang sifatnya permanen kepemilikannya. Contoh :
Gedung, mobil, mesin, peralatan dan perlengapan kantor, dan lain-
lain.
Harta Lainnya / Other Assets
Harta lain adalah perkiraan atau akun yang tidak dapat
dikategorikan pada harta atau aset di atas baik dalam bentuk aset
tetap, aset investasi, aset tak berwujud dan aset lancar. Contoh :
Mesin rusak, uang jaminan, harta yang masih dalam proses
kepengurusan yang sah, dan lain-lain.
b. Kewajiban / Hutang / Pasiva / Liabilities
Hutang adalah kewajiban perusahaan pada pihak ketiga untuk
melakukan sesuatu yang pada umumnya dalah pembayaran uang,
penyerahan barang maupun jasa pada waktu-waktu tertentu.
Hutang Lancar / Kewajiban Lancar / Current Liabilities
Hutang lancar adalah kewajiban yang harus dilunasi dalam tempo
satu tahun. Contoh : hutang dagang, beban yang harus dibayar,
hutang dagang, hutang pajak, pendapatan diterima di muka, dan
lain sebagainya.
Hutang Jangka Panjang / Long-Term Liabilities
Hutang jangka panjang adalah kewajiban yang harus dilunasi
dalam jangka waktu lebih dari setahun. Contoh : Hutang hipotek,
hutang obligasi yang jatuh tempo lebih dari setahun, hutang
pinjaman jangka panjang, dan lain sebagainya.
Hutang lain-lain / Other Payable
Perkiraan atau akun ini digunakan untuk mencatat hutang lain yang
tidak termasuk pada hutang lancar dan hutang jangka panjang.
Contoh : uang jaminan, hutang pada pemegang saham, dan lain
sebagainya.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 10
c. Modal / Capital
Modal adalah hak milik atas kekayaan dan harta perusahaan yang
berbentuk hutang tak terbatas suatu perusahaan kepada pemilik
modal hingga jangka waktu yang tidak terbatas. Rumus modal
adalah harta atau aset dikurangi dengan kewajiban atau hutang.
Contoh Modal : modal disetor, prive, modal komanditer, laba
ditahan, agio saham, saham preferen & biasa, simpanan-simpanan,
sisa hasil usaha atau shu, dan lain sebagainya.
Rumus untuk aktiva/harta :
Harta = kewajiban + modal
Untuk penomoran akun bisa dilihat seperti table di bawah ini :
1 Aktiva / harta 2 Kewajiban 3 Modal
1.1 Kas 2.1 Utang usaha 3.1 Modal pemilik
1.2 Pitang usaha 2.2 Sewa diterima
di muka
3.2 Saldo laba
1.3 Perlengkapan
1.4 Asuransi
dibayar di muka
1.5 Tanah
1.6 Peralatan kantor
4. Akutansi memiliki proses yang terdiri dari tahapan-tahapan untuk
dapat menghasilkan laporan yang diinginkan dan dilakukan oleh
akuntan.
a. Proses Mengklarifikasi Transaksi
Tahap yang awal ini adalah di mana dilakukan suatu
pembagian transaksi suatu organisasi atau perusahaan ke dalam
jenis-jenis tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Contoh
seperti membagi transaksi yang masuk ke dalam penjualan,
pembelian, pengeluaran kas, penerimaan kas dan lain sebagainya
ke dalam masing-masing bagian. Sedangkan untuk transaksi yang
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 11
jumlahnya kecil dan jarang terjadi bisa sama-sama dimasukkan ke
dalam jenis kategori yang sama yaitu transaksi rupa-rupa.
b. Proses Mencatat Dan Merangkum
Setelah melakukan pengklarifikasian data selanjutnya
adalah melakukan pencatatan. Masukkan transaksi yang ada ke
dalam jurnal yang tepat sesuai urutan transaksi terjadi atau
kejadiannya. Sumber-sumber yang dapat dijadikan bukti adanya
transaksi yaitu seperti kertas-kertas bisnis semacam bon, bill, nota,
struk, sertifikat, dan lain sebagainya.
Jurnal yang umumnya ada pada jurnal akuntasi yaitu seperti
jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal
pengeluaran kas dan jurnal umum.
Jurnal Penjualan merupakan jurnal yang khusus digunakan untuk
mencatat transaksi-transaksi yang dilakukan secara kredit.
Penjualan secara tunai biasanya tidak dimasukkan dalam jurnal ini
karena dalam transaksi penjualan tunai terjadi penerimaan kas,
sehingga penjualan tunai biasanya dicatat dalam jurnal penerimaan
kas.
Jurnal Pembelian, berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi
pembelian barang yang dilakukan secara kredit. Bukti transaksi
yang menjadi sumber pencatatan dalam jurnal pembelian adalah
faktur yang diterima dari pihak lain (faktur pembelian).
Pemindahbukuan data jurnal pembelian dan data buku jurnal
khusus lainnya ke buku besar, dilakukan secara periodik, biasanya
pada tiap akhir bulan .
Jurnal Penerimaan Kas merupakan jurnal yang disediakan khusus
untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Untuk menghemat waktu
pencatatan, maka jurnal ini dirancang dengan meanyediakan
sejumlah kolom dan hanya total setiap rupiah yang dibukukan
kedalam buku besar.
Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal khusus untuk mencatat semua
pengeluaran uang melalui kas.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 12
Jurnal Umum digunakan untuk mencatat penyesuaian pembukuan,
penutupan pembukuan, koreksi dan transaksi-transaksi lainnya
yang tidak dapat dicatat di dalam jurnal khusus.
Setelah transaksi dimasukkan ke dalam jurnal-jurnal yang ada,
maka selanjutnya adalah memasukkan jurnal ke dalam buku besar
secara berkala. Hasil pemindahan ke dalam buku besar tersebut
akan terlihat dari rangkuman neraca percobaan.
Buku Besar adalah buku yang berisi semua rekening-rekening
(kumpulan rekening) yang ada dalam laporan keuangan.
c. Proses Menginterpretasikan Dan Melaporkan
Setelah kedua proses di atas dijalankan, maka proses yang
terakhir adalah melakukan pembuatan kesimpulan dari kegiatan
atau pekerjaan laporan keuangan sebelumnya. Segala hal yang
berhubungan dengan keuangan perusahaan diungkapkan pada
laporan keuangan tersebut. Dari informasi laporan keuangan baik
dalam bentuk laporan rugi laba, laporan modal dan neraca
seseorang dapat mengetahui apa yang terjadi pada suatu
perusahaan, apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan dan
informasi tersebut dapat menjadi acuan atau pedoman bagi
manajemen untuk mengambil keputusan kebijakan pada organisasi
perusahaan demi mencapai kondisi yang diinginkan.
Berikut ini pengertiannya:
Laporan Laba-Rugi (income statement), Laporan laba-rugi
adalah salah satu laporan keuangan dalam akuntansi yang
menggambarkan apakah suatu perusahaan mengalami laba
atau rugi dalam satu periode akuntansi.
Laporan Perubahan Modal (statement of equity), Laporan
perubahan modal adalah salah satu laporan keuangan dalam
akuntansi yang menggambarkan bertambahnya atau
berkurangnya modal suatu perusahaan akibat dari laba atau
rugi yang diterima oleh perusahaan tersebut dalam satu
periode akuntansi.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 13
Neraca (balance sheet), Laporan neraca adalah salah satu
laporan keuangan dalam akuntansi yang menunjukan
keadaan keuangan secara sistematis dari suatu perusahaan
pada saat tertentu dengan cara menyajikan daftar aktiva,
utang dan modal pemilik perusahaan.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 14
BAB III
PROSES BISNIS PERUSAHAAN
Proses bisnis merupakan kumpulan dari proses dan berisi kumpulan
aktivitas yang saling berhubungan satu sama lain untuk menciptakan output yang
diharapkan pada tujuan dan sasaran strategis organisasi. Ada beberapa proses
bisnis yang perlu diketahui, proses bisnis manajerial misalnya pengelolaan SDM
dan proses rekruitmen, proses bisnis operasional misalnya layanan panggilan
hadir di call center, proses bisnis berorientasi kegiatan misalnya transformasi
yang terjadi di gudang data, serta proses bisnis transaksi dengan supplier atau
customer.
Untuk implementasi Adempiere pada perusahaan manufaktur, proses
bisnis yang dibangun meliputi manufaktur (produksi), pembelian, dan penjualan.
3.1 Manufaktur / Proses Produksi
1. Sebelum membuat Produk kita perlu mendefenisikan kategori produk,
gudang dan locator, serta purchase order yang kita buat
2. Pastikan bahwa checkbox BOM (Bill Of Material) tercentang, BOM
adalah tahap awal dalam mendefenisikan material apa saja yang di
butuhkan untuk membuat produk
3. Isikan semua kompisisi/komponen material ke dalam BOM component
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 15
4. Lakukan verifikasi Bill of Material
5. Langkah berikutnya adalah produksi, dan tetapkan berapa jumlah produk
yang ingin diproduksi
6. Lakukan post produksi
7. Jika kita tidak menemukan produk pada rencana produksi (production
plan) kemungkinan produk di tempatkan pada gudang lain. Pindahkan
produk dengan menggunakan fungsi Inventory Move
3.2 Pembelian
1. Kita perlu membuat sebuah penerimaan untuk pesanan yang kita buat
2. Jika kita membuat sebuah konfirmasi sebelum melengkapi proses
penerimaan, kita perlu membuat sebuah Ship/Receipt Confirm
3. Selanjutnya vendor akan memberikan faktur pembelian
4. Cocokkan Purchase Order dan Receipt-Invoice
5. Selanjutnya barang-barang yang dibeli di letakkan di gudang dan locator
masing-masing
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 16
3.3 Penjualan
1. Dokumen Sales Order dikonversi dari Quotes. Qoutes berasal dari
Proposal atau Quotation.
2. Dokumen Sales Order dibutuhkan untuk semua pengiriman produk ke
pelanggan
3. Sales Order memiliki target dokumen yang harus dilalui seperti dokumen
On credit Order, Proposal (Non-Binding), Prepay Order, POS Order,
Quotation (Binding), Standard Order, dan Warehouse Order.
4. Standard Order berhubungan dengan metode dan tahap pengiriman
5. Warehouse Order berhubungan dengan alur invoice atau faktur di bagian
gudang
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 17
BAB IV
IMPLEMENTASI
4. 1 INSTALASI ADEMPIERE
A. Komponen-Komponen Software
1. JDK (Java Development Kit)
- Kami menggunakan JDK 6.
- http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/index.h
tml
2. Database PostgreSQL
- Kami menggunakan PostgreSQL versi 9.1, tapi versi manapun
diperbolehkan.
- http://www.enterprisedb.com/products-services-
training/pgdownload
3. ADempiere
- Kami menggunakan versi 3.6.0LTS.
- http://sourceforge.net/projects/adempiere/files/ADempiere%20Offi
cial%20Release/
4. ADempiere Patches dan Migration Scripts
- Versi patch harus sama dengan versi ADempiere.
- http://sourceforge.net/projects/adempiere/files/ADempiere%20Patc
hes/
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 18
B. Gambaran Tahap-Tahap Instalasi
C. Tahap-Tahap Instalasi
1. Instal JDK
a. Double klik pada aplikasi (contoh: jdk-6u23-windows-i586.exe).
b. Instalasi dilakukan secara biasa dengan menekan tombol [Next] >
[Accept] > [Next] > [Next] > [Finish].
2. Instal Database PostgreSQL
a. Double klik pada aplikasi (contoh: postgresql-9.1.5-1-
windows.exe).
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 19
b. Klik [Next >] pada dialog Setup - PostgreSQL.
c. Isi textbox Installation Directory. Defaultnya di C:\Program
Files\PostgreSQL\9.1. Lalu klik [Next >].
d. Isi text box Data Directory. Defaultnya di C:\Program
Files\PostgreSQL\9.1\data. Lalu klik [Next >].
e. Isi textbox Password dan Retype Password (terserah, tapi jika
sebelumnya telah pernah instal PostgreSQL maka anda harus
memasukkan password yang sebelumnya). Lalu klik [Next >].
f. Isi textbox Port. Defaultnya 5432 (disarankan untuk tidak diganti).
Lalu klik [Next >].
g. Pilih Locale dengan default [Default locale]. Lalu klik [Next >].
h. Klik [Next >] pada dialog Setup – Ready to Install.
i. Tunggu proses instalasi. Lalu klik [Next >].
j. Hilangkan centang pada checkbox. Lalu klik [Finish >].
3. Konfigurasi Environment Variable
a. Klik Start pada taskbar
b. Ketik system pada kotak pencarian
c. Muncul hasil pencarian lalu klik System
d. Klik Advanced system settings
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 20
e. Klik [Environment Variables…]
f. Buat environment variable baru
1) Klik [New] pada System variables
a) Untuk JAVA environment variable
Variable name : JAVA_HOME
Variable value: C:\Program Files\Java\jdk1.6.0_23
(alamat direktori jdk yang telah diinstal sebelumnya)
Klik [OK]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 21
b) Untuk PostgreSQL environment variable
Variable name : POSTGRES_HOME
Variable value: C:\Program Files\PostgreSQL\9.1
(alamat direktori PostgreSQL yang telah diinstal
sebelumnya)
Klik [OK]
g. Mengedit variable “Path”
1) Pilih variable “Path”
2) Klik [Edit] pada System variables
a) Untuk JAVA_HOME
Pada Variable value tambahkan setelah titik koma
“%JAVA_HOME%\bin;” (tanpa kutip)
Klik [OK]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 22
b) Untuk POSTGRES_HOME
Pada Variable value tambahkan setelah titik koma
“%POSTGRES_HOME%\bin;” (tanpa kutip)
Klik [OK]
h. Klik [OK] pada dialog Environment Variables
i. Klik [OK] pada dialog System Properties
j. Buka cmd.exe, ketik path. Muncul alamat-alamat direktori pada
variable “Path”, seperti gambar di bawah ini
4. Instal Adempiere Server
a. Ekstrak file “Adempiere_360LTS.zip”
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 23
b. Hasil ekstrak di Cut lalu Paste ke Local Disk (C:)
5. Instal Patch File
a. Copy file “20110921_patches_360_16198.jar”
b. Rename file “patches.jar” menjadi “patches.jar.old” di
C:\Adempiere\lib
c. Paste file yang telah di Copy sebelumnya ke C:\Adempiere\lib
d. Rename file tersebut menjadi “patches.jar”
6. Setup Adempiere Variable
a. Double klik “RUN_setup.bat” di C:\Adempiere
b. Ganti beberapa variabel berikut pada Adempiere Server Setup:
1) Database server : localhost
2) Database name : adempiere
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 24
3) Database port : 5432
4) Database type : postgresql
5) Db Admin password : (password PostgreSQL anda)
6) Database password : (password untuk database
“adempiere”, terserah anda)
c. Klik [Test], maka akan muncul dialog berikut
d. Klik tombol centang warna hijau
e. Klik [Save] lalu klik [Yes, I Understand and Accept]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 25
f. Klik [OK]
7. Install database “adempiere” default
a. Double klik RUN_ImportAdempiere.bat di C:\Adempiere\utils
b. Muncul command prompt, lalu “press any key to continue…”
untuk memulai proses pembuatan database ADempiere yang
bernama “adempiere”.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 26
8. Memakai Migration Script
a. Ekstrak file “20101101_migra_360.zip”
b. Buat folder baru bernama “migra”, cut dan paste hasil ekstrak ke
dalam folder tersebut.
c. Pindahkan folder “migra” ke C:\
d. Buka direktori C:\migra\migration\360lts-trunk\postgresql terdapat
sebuah file sql
e. Buka cmd ketik “cd C:\migra\migration\360lts-trunk\postgresql”
(tanpa kutip) lalu Enter
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 27
f. Ketik “FOR %N IN (*.sql) DO psql –f %N adempierea dempiere”
(tanpa kutip) lalu Enter
g. Ketik “psql –f 740_BF3010957.sql adempiere adempiere” (tanpa
kutip)
h. Masukkan password database “adempiere”
i. Instalasi telah selesai.
9. Start server ADempiere
a. Double klik “RUN_Server2.bat”
b. Tunggu beberapa saat, hingga tidak ada lagi proses yang dilakukan
pada cmd. Jangan ditutup
c. Buka browser lalu ketik di URL : http://<server>/admin
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 28
d. Klik tombol Web Start untuk download dan install aplikasi client
e. Klik [OK]
f. Tunggu proses download
g. Klik [Run]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 29
h. Tampilan Login Adempiere aplikasi client
i. Bisa juga login melalui Web Browser dengan URL :
http://<server>/webui
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 30
4. 2 STRUKTUR PERUSAHAAN DAN SETUP KLIEN
Struktur perusahaan yang akan kita bangun adalah sebagai berikut :
A. Membuat Klien ADempiere Baru
Pertama yang harus dilakukan ialah login sebagai system, dengan user id: System,
password: System, lalu pada pada role pilih System Administrator.
Jika sudah login, selanjutnya buka menu System Admin | Client Rules | Initial
Client Setup, setelah itu akan tampil seperti gambar di bawah ini.
Kelompok 2
Kemeja Jaket
Gudang
Kemeja 1
Gudang
Jaket 1
Loc K1A Loc K1B Loc J1A
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 31
Setelah itu pada field Chart of Accounts File, pilih AccountingUS.csv di folder
Adempiere\data\import setelah itu klik OK. Setelah itu akan muncul halaman
bahwa klien berhasil dibuat, seperti pada gambar di bawah ini.
B. Membuat Tipe Organisasi
Untuk membuat type organisasi dari suatu klien, anda harus login terlebih dahulu
sebagai administrator pada klien yang sudah anda buat, userid dan password:
ADMIN, organization: *.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 32
Setelah itu, buka menu System Admin | Organization Rules | Organization
Type, dan akan tampil seperti gambar di bawah ini.
Field Keterangan
Client Merupakan nama dari klien/perusahaan anda
Organization Pilih “*”, yang mana default dari organisasi klien/perusahaan
anda
Name Masukkan nama dari tipe organisasi anda
PrintColor Pilih warna yang akan digunakan pada saat anda melakukan
proses print
Jika sudah anda isi, klik tombol “Save”. Lakukan hal yang sama untuk tipe
organisasi Sub Unit.
1. Membuat Organisasi Baru
Kali ini kita akan membuat organization baru, dengan cara: pertama
yaitu, buka menu System Admin | Organization Rules | Organization.
Dan pada halaman organization memiliki 3 sub-menu, yaitu:
Organization, Organization Info, dan Org Assignment.
Pertama kali, bukasub-menu Organization, lalu klik tombol “New
Record” dan akan tampil seperti gambar di bawah ini.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 33
Pada bagian Client, isi dengan nama perusahaan/company anda. Sedang
Search Key dan Name diisi dengan nama organisasi baru pada
perusahaan/company anda. Setelah itu, klik tombol “Save”.
2. Mengubah Informasi Organisasi
Pada sesi ini, kita akan mengubah informasi organisasi yang sudah kita
buat. Pertama buka halaman organization, dan pilih organization yang
akan dirubah, contohnya: kita ingin mengubah organisasi Kemeja.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 34
Jika sudah dipilih, klik sub-menu Organization Info dan pada field
Organization Type, isi dengan tipe organisasi Sub Unit untuk
organisasi Kemeja , dan pada field Address, isi dengan alamat/lokasi
organisasi Kemeja anda berada. Jika sudah, anda klik tombol “Save”,
dan nanti akan muncul tampilan “Do you want to save changes?”, anda
hanya klik tombol “OK”. Lakukan hal yang sama untuk organisasi
Jaket.
C. Mengubah Defult Warehouse dan Locator
Buka menu Material Management | Material Management Rules | Warehouse
& Locators. Dan untuk mengubah default, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik New untuk membuat record baru
2. Isi field Search Key dan Name dengan Gudang Kemeja 1.
3. Setelah itu pada field Address diisikan dengan alamat/lokasi warehouse.
4. Klik OK dan tekan tombol Save.
5. Setelah itu buka sub-menu Locators, klik New.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 35
6. Selanjutnya, isi Search Key dengan Loc K1A
7. Aisle (X), Bin (Y), Level (Z) merupakan titik koordinat lokasi barang
yang ada di dalam warehouse tersebut.
8. Jika sudah, klik tombol Save.
9. Buat locator Loc K1B untuk warehouse Gudang Kemeja 1 dengan x=1,
y=0, z=0.
10. Buat warehouse Gudang Jaket 1 dan locatornya Loc J1A.
D. Import File Loader
Buka menu System Admin | Data | Data Import | Import File Loader, lalu klik
tombol Select to File Load. Pilih COA (Chart of Account) yang akan digunakan
pada File Loader anda, file COA itu sendiri dapat diperoleh di folder
Adempiere\Data\Import. Setelah itu pada Charset, setting menjadi UTF-8, lalu
pada field Import Format pilih Accounting–Accounts. Dan diakhiri dengan
meng-klik tombol OK.
E. Import Akun
Buka menu System Admin | Data | Data Import | Import Account. Lalu tekan
tombol F3 untuk menghapus semua record account yang ada pada import account.
Setelah itu klik tombol New Record dan pada bagian field Search Key isi dengan
angka 1, selanjutnya pada field Name isi dengan Assets dan field Account Type
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 36
pilih Asset. Lalu klik tombol Import Account, setelah itu akan tampil halaman
baru, dan yang harus anda lakukan, ialah:
- Pada field Client, isi dengan nama perusahaan/company anda, contoh:
Kelompok 2
- Pada field Element, isi dengan element yang digunakan pada perusahaan
anda, contoh: Kelompok 2 Account
- Pilih semua option Update Default Accounts, Create New Combination
dan Delete old imported record, jika sudah klik tombol OK
F. Membuat Year dan Periods Baru
Buka menu Performance Anaysis | Accounting Rules | Calendar Year and
Period. Jadi pada halaman ini kita dapat memantau yang dihasilkan oleh kalender
dan data periode. Dan untuk membuat Year and Periods, dibutuhkan waktu
paling tidak 1 tahun periode dan langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Buka sub-menu Year
- Klik tombol Create Periods, lalu klik tombol OK untuk menyimpan dan
mengakhiri proses.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 37
1. Membuka Document Types
Untuk membuka semua document types, anda hanya perlu membuka sub-
menu Calendar dan pastikan anda memiliki record yang aktif pada
Kelompok 2 atau pada perusahaan anda yang lain. Lalu, buka sub-menu
Period dan buka record yang ada pada bulan November (misalnya, boleh
semua bulan), dan ganti bentuk tampilan halaman menjadi gridtoogle
dengan mengklik tombol Grid Toogle. Setelah itu anda akan menemukan
tombol Open/Close All, klik tombol terrsebut, lalu masukkan Open
Period pada field Period Action dan klik tombol OK.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 38
G. Posting Document Secara Otomatis
Buka menu System Admin | General Rules | Server | Accounting Processor.
Secara Default, ada 1 record dengan status aktif, Accounting Schema kosong,
Table kosong, Frequency Type: Hour, dan Frequency bernilai 1, yang mana
dapat anda lihat pada gambar di bawah ini.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 39
4. 3 PENGATURAN DATA MASTER
Pada bagian ini, membuat bisnis partner, men-setting bank dan cash book,
mengatur currency (mata uang), manajemen harga, dan pengelolaan produk.
A. Manajemen Business Partner
Partner bisnis adalah komponen ketiga setelah pelanggan dan pegawai yang
memiliki hubungan dan peran yang cukup kuat pada sebuah perusahaan. Dengan
fleksibilitas seperti ini, kita dapat memasukkan informasi pelanggan, vendor, dan
pegawai hanya pada satu window terpusat yang disebut Partner Business.
1. Membuat Business Partner Group
Adempiere menyediakan sebuah default business partner group yang diberi
nama Standard. Pada manual book ini, kita akan menambahkan dua grup lagi
untuk Business Partner Group yaitu Import dan Local, caranya :
a. Login dengan user ADMIN (pilih role nya Kelompok 2)
b. Buka Menu >> Partner Relation >> Business Partner Rules >>
Business Partner Group
c. klik button New, jika belum nampak field atau sebuah tampilan form,
maka klik Grid Toggle.
d. Kita perlu menambahkan informasi antara lain
Field 1st record 2nd record
Search Key Import Local
Name Import Local
Isikan seperti dibawah ini pada record pertama
e. Kemudian klik Save
f. Lakukan hal yang sama untuk Business Partner Groud “Local”
2. Membangun Business Partner
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 40
Kita perlu men-setting vendor dan customer kita pada Business Partner
window.
Langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain :
a. Buka Menu >> Partner Relations >> Business Partner Rules >>
Business Partner
b. Klik tab Business Partner, lalu klik new, dan isikan field Search Key,
Name, Description, Business Partner Group. Isinya sesuai dengan gambar
di bawah ini
c. Setelah itu, klik Save
d. Arahkan kursor ke tab vendor, dan centang Vendor checkbox
e. Kemudian klik Save
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 41
f. Arahkan kursor ke tab Location, klik new, kemudian klik button yang ada
pada Field Address
g. Setelah di klik button pada field address, isikan Address 1, City, Country.
Kemudian Klik OK
h. Setelah itu Klik Save
i. Arahkan kursor ke tab Contact (User), klik new, dan isikan nama User
j. Setelah itu klik Save
Selanjutnya kita perlu melakukan penyetingan untuk customer, perusahaan ini
memiliki satu customer yaitu Liz Claiborne Inc. Caranya hampir sama dengan
penyetingan vendor atau supplier tetapi kita tidak menyetting nya pada tab
vendor melainkan pada tab Customer. Langkah-langkahnya yaitu :
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 42
a. Buka Menu >> Partner Relations >> Business Partner Rules >>
Business Partner
b. klik tab Business Partner, lalu klik new, dan isikan field Search Key,
Name, Description, Business Partner Group. Isilah sesuai gambar ini
c. Kemudian Klik Save
d. Arahkan kursor ke tab Customer, centang Customer Checkbox, lalu Save
e. Kemudian Klik Save
f. Arahkan kursor ke tab Location, klik new, kemudian klik button yang ada
pada Field Address
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 43
g. Isikan field Address 1 dengan Sample Of Street, city : Jakarta, dan set
Country dengan Indonesia
h. Klik Ok, kemudian Klik Save
i. Arahkan kursor ke tab Contact (User), klik new, isikan Name dengan
Paul
j. Kemudian klik Save
B. Informasi Bank
Manajemen bank harus dibangun pada perusahaan besar untuk melakukan
transaksi pembayaran.
Kita akan menggunakan 1 bank saja. Tahap yang harus dilakukan antara lain :
a. Buka Menu >> System Admin >> Organization Rules >> Bank
b. Klik tab Bank, klik new, dan isikan field nya seperti gambar ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 44
c. Lalu klik Save
d. Masuk ke Account Tab, untuk record pertama klik New, dan isikan
fieldnya seperti gambar ini (field berwarna biru)
e. Kemudian Klik Save
f. Untuk record kedua, klik new, isikan fieldnya sama seperti di atas kecuali
Account No : USD-2-001-999999 dan Currency : USD
g. Kemudian klik save
Selanjutnya kita perlu meregister dokumen akun bank
Pada Account tab, pilih account yang bernomor IDR-1-001-888888,
kemudian arahkan kursor ke tab Bank Account Document, isikan seperti
gambar ini :
Kemudian save. Lakukan hal yang sama pada nomor account USD-2-001-
999999
C. Manajemen Buku Kas (Cash Book)
Manajemen buku kas perlu dibangun untuk transaksi/pembayaran tunai, pada
perusahaan-perusahaan besar seperti manufaktur, cash book di setting untuk
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 45
transaksi-transaksi kecil seperti pembelian kopi atau gula bagi karyawan.
Langkah- langkahnya antara lain :
a. Buka Menu >> System Admin >> Organization Rules >> Cash Book
Adempiere sudah memiliki default untuk manajemen cash book yang diberi
nama Standard dengan currency IDR. Jika ingin menambahkan untuk USD,
hal itu bisa saja dilakukan
b. Klik New, isikan seperti gambar ini
c. Kemudian klik Save
D. Membuat Currency Conversion Rate Types
Pada perusahaan manufaktur di Indonesia, ada dua jenis tipe konversi yang
biasa dipakai antara lain : Daily dan Weekly. Langkah-langkah yang harus
dilakukan adalah :
a. Login sebagai System dan role System Administrator
b. Buka Menu >> Performance Analysis >> Accounting Rules >>
Currency Type
c. Untuk menambahkan, klik New, untuk record pertama, isikan seperti
gambar ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 46
d. Kemudian Klik Save
e. Untuk Record Kedua, klik new, isikan field search key (W) dan field Name
(Weekly ) default checkbox dihilangkan centangnya (deselect)
Misalnya kita ingin memasukkan Currency Rate yang baru, caranya adalah :
a. Login sebagai ADMIN
b. Buka Menu >> Performance Analysis >> Accounting Rules >>
Currency Rate
c. Klik new, masukkan IDR ke dalam Currency Field, dan USD ke Currency
To, Currency Type Daily, isikan nilai 10000 ke field Divide Rate. Saat kita
menekan Tab key maka Multiplay Rate nya akan terisi nilai 0.0001 secara
otomatis
d. Kemudian klik save
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 47
e. Untuk konversi USD ke IDR , lakukan hal yang sama seperti di atas tapi
Multiple Rate diisi dengan 10000
E. Manajemen Harga
Produk-produk adempiere menentukan untuk jenis harga produk adalah List
Price, Standard Price, dan Limit Price.
List Price harga rekomendasi atau harga yang ditawarkan kepada customer
Standard Price harga Standar saat produk terjual
Limit Price harga terendah produk terjual kepada pelanggan
Untuk manajemen harga, kita perlu mendefenisikan Schema untuk harga,
membuat Price List, dan jika ingin membuat history harga maka kita perlu
membuat Price List Version.
Meregister Price List Schema
Tahap-tahap yang harus dilalui adalah :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management Rules
>> Price List Schema
b. Pada tab Price List Schema, ada dua record yang harus kita masukkan,
yaitu Purchase Schema dan Sales Schema
c. Klik New, dan isikan field nya seperti gambar ini (field Client sesuaikan
dengan punya anda)
d. Kemudian Save
e. Klik New, dan isikan field seperti gambar ini (field Client sesuaikan
dengan punya anda)
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 48
f. Kemudian Klik Save
Membuat Price List baru
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management Rules
>> Price List
b. Disini kita juga memasukkan dua record, yaitu Purchase PL dan Sales PL
g. Untuk record pertama, klik new, dan isikan field seperti gambar ini (field
Client sesuaikan dengan punya anda)
c. Kemudian Save
d. Untuk record kedua, klik New, dan isikan field seperti gambar ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 49
e. Kemudian Save
Membuat Price List Version
Price List version berguna ketika kita ingin me-manage histori dari daftar harga
yang ada. Misalkan ada perbedaan harga di bulan Februari dan Maret maka kita
bisa merekamnya.
Tahap-tahap yang harus dilalui antara lain :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Rules >> Price
List. Pada tab Price List pastikan bahwa record yang sedang aktif adalah
Purchase PL
b. Klik tab version, kemudian klik new dan isikan informasi seperti gambar
ini, misalkan kita ingin membuat histori untuk bulan Maret maka set
tanggal pada field Valid from dengan tanggal di bulan Maret. (Anda bisa
membuat sesuai dengan bulan yang anda inginkan)
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 50
c. Kemudian klik Save
d. Lakukan hal yang sama pada record Sales PL
F. Manajemen Product
Karena perusahaan yang dibuat adalah perusahaan manufaktur, maka ada dua
jenis produk yang diklasifikasikan yaitu Raw Material (Bahan Mentah) dan
Finished Goods (Barang Jadi).
Membuat Product Category
Langkah-langkah yang harus dilalui adalah :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management
Rules >> Product Category
b. Untuk record pertama, klik new dan isikan field nya seperti gambar ini
(field Client sesuai dengan punya anda)
c. Kemudian klik Save
d. Untuk record kedua, klik New dan isikan field nya seperti gambar ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 51
e. Kemudian klik Save
Selanjutnya kita perlu men-setting metode khusus untuk harga pada kategori
Produk Raw Material. Langkah-langkahnya antara lain :
a. Pastikan bahwa Raw Material adalah record yang sedang aktif pada tab
Product Category
b. Arahkan Kursor ke Accounting Tab
c. Isikan field seperti gambar di bawah ini
d. Kemudian klik Save
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 52
Tahap berikutnya, kita harus mendefenisikan produk dengan segala macam
atribut seperti unit of measurement, produk itu sendiri, purchasing, dan
harga.
Membuat unit of measurement
Tahap-tahap yang harus dilakukan adalah :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management
Rules >> Unit of Measurement
Ada 4 record yang harus kita masukkan :
Field 1st data 2nd
data
3rd
data
4th data
UOM Code M pc Cone Yd
Symbol M pc Cone Yd
Name Meter Piece Cone Yard
Standard
Precision
2 0 2 2
Costing Precision 4 4 4 4
b. Klik New, dan isikan record pertama seperti gambar ini (field Client
sesuai dengan punya anda)
c. Kemudian klik save
d. Ulangi untuk record kedua, ketiga, dan keempat
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 53
Mendefenisikan Produk
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management
Rules >> Product
b. Isikan field nya dengan record ini
Field 1st data 2nd data 3rd data 4th data 5th data
Search key Kemeja S Fabric S Thread S Button S Label
Name Kemeja
Jadi
S Fabric S Thread S Button S Label
Product
Category
Finished
Goods
Raw
Material
Raw
Material
Raw
Material
Raw
Material
Tax
Category
Standard Standard Standard Standard Standard
UOM Piece Meter Cone Piece Piece
Product
Type
Item Item Item Item Item
Locator LOC K1A LOC K1B LOC K1B LOC K1B LOC K1B
Purchased deselect Select select select Select
Sold Select Deselect deselect deselect Deselect
c. Untuk record pertama, klik New dan isi sesuai tabel diatas
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 54
d. Kemudian klik Save
e. Untuk record selanjutnya, ulangi langkah-langkah di atas, tapi jangan
ceroboh, isilah field sesuai dengan tabel di atas.
Tahap Purchasing
Disini kita dapat mendefenisikan informasi harga untuk semua produk.
Tahap-tahap yang harus dilalui yaitu :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management
Rules >> Product, dan klik tab Purchasing
Berikut ini record yang harus diisikan ke dalam field nya
Field/Product Shirt
Finished
Goods
S Fabric S Thread S Button S Label
Business
Partner
Liz
Claiborne
Inc
Hempel
China
Limited
Hempel
China
Limited
Hempel
China
Limited
Hempel
China
Limited
Currency IDR IDR IDR IDR IDR
List Price 200000 40000 20000 1000 1000
UOM Piece Meter Cone Piece Piece
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 55
b. Pastikan pada Product tab, S Fabric adalah record yang aktif
c. Kemudian Klik Save
d. Ulangi untuk record-record yang lain
Tab Price
Pada tahap ini kita akan mencoba meng-insert atau meng-update informasi
harga produk secara otomatis. Langkah-langkahnya adalah :
a. Buka Menu >> Material Management >> Material Management
Rules >> Price List Schema
b. Pilih record Purchase Schema pada tab Price List Schema
c. Kemudian arahkan kursor ke Schema Line Tab, klik New, dan masukkan
informasi seperti di bawah ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 56
d. Klik Save
e. Kemudian, secara otomatis price list akan ter-setup pada Raw Material
category. Buka Menu >> Material Management >> Material
Management Rules >> Price List. Pilih record Purchase PL pada tab
Price List dan klik tab Version
f. Klik tombol Create Price List
g. Setelah itu, akan muncul jendela konfirmasi Create Price List , klik OK
dan kita akan mendapat pesan Selected=4, Deleted=3, Inserted=4,
Updated=4, atau agak mirip dengan pesan tersebut.
Jika kita lihat pada tab Product Price, maka terdapat perubahan yaitu
pada Standard Price akan terisi nilai yang merupakan hasil pengurangan
dari diskon yang ditetapkan sebelumnya.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 57
5. 4 AKTIVITAS PEMBELIAN
A. Purchase Requisition
Purchase requisition untuk membantu mengelola permintaan untuk
purchase (pembelian). Dengan adanya aktivitas ini, permintaan untuk
pembelian barang didokumentasikan dan dapat dimonitor. Kali ini kita
akan membuat requisition menggunakan replenish report. ADempiere
akan membaca konfigurasi replenish pada tab replenish di window
Product. Login user id ADMIN, organization Kemeja, Warehouse
Gudang Kemeja 1.
1. Setting Informasi Replenish
a. Buka Menu | Material Management | Material Management
Rules | Product
b. Pilih produk S Button
c. Klik tab Replenish
d. Klik tombol New pada toolbar
e. Isi
1) Warehouse : Gudang Kemeja 1
2) Replenish Type : Reorder below Minimum Level
3) Minimum Level : 200
f. Klik tombol Save pada toolbar
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 58
g. Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk raw material berikut
ini
Field\ Raw
Material
S Fabric S Thread S Label
Warehouse Gudang Kemeja
1
Gudang Kemeja
1
Gudang Kemeja
1
Replenish Type Reorder Below
Minimum Level
Reorder Below
Minimum Level
Reorder Below
Minimum Level
Minimum Level 100 50 100
2. Setting Default Price List
a. Buka Menu | Material Management | Material Management
Rules | Price List
b. Pilih Purchase PL sebagai record yang aktif
c. Centang Default checkbox
d. Klik [Save] pada toolbar
3. Membuat Replenish Report
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 59
a. Buka Menu | Material Management | Replenish Report. Isi
seperti gambar di bawah ini. Klik [Start]
b. Berikut tampilan Replenish Report
4. Complete dan Post Requisition
a. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Requisition
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 60
b. Klik [Complete], lalu klik [Not Posted]
B. Purchase Order
Purchase order adalah dokumen komersil yang dikeluarkan pembeli ke
penjual menandakan tipe, kuantitas, harga yang disetujui untuk produk
atau jasa, penjual akan menyediakan untuk pembeli. Kali ini kita akan
membuat purchase order dari purchase requisition.
1. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Create PO from Requisition
2. Isi field sesuai gambar di bawah ini, untuk Requisition pilih yang
tersedia. Lalu klik [Start]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 61
3. Muncul window seperti gambar di bawah ini, klik tombol centang
4. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Purchase Order
5. Klik [Prepare]
6. Pilih pada Document Action : Complete, Klik [OK]
7. Klik [Not Posted]
C. Material Receipt
Kali ini kita akan membuat material receipt dengan referensi Purchase
Order. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Material Receipt
1. Klik New pada toolbar
2. Isi field seperti gambar di bawah ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 62
3. Klik Save pada toolbar
4. Klik [Create lines from]
5. Muncul window berikut.
a. Pilih Purchase Order yang tersedia di option list
b. Locator Loc K1B
c. Centang checkbox pada Select field untuk target Purchase Order
line
d. Klik [OK]
6. Klik [Complete] pada tab Material Receipt
7. Klik [Not Posted]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 63
D. Matched Purchase Orders
Dibalik layar, ADempiere membuat record matched Purchase Order,
sementara Material Receipt terhubung dengan Purchase Order.
1. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Matched Purchase Orders
2. Klik [Not Posted] untuk setiap record pada tab Matched PO
E. Mengelola Vendor Invoices
Kita akan praktek invoicing dengan referensi Material Receipt.
1. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Invoice (Vendor)
2. Isi informasi seperti gambar di bawah ini
3. Klik [Create lines from]
4. Muncul window berikut
a. Pada Receipt, pilih sebuah option di dalam list
b. Centang Select checkbox material receipt pada line record
c. Klik [OK]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 64
5. Klik [Complete] pada tab Invoice
6. Klik [Not Posted]
F. Matched Invoices
Dibalik layar, ADempiere membuat record matched Invoices, sementara
Material Receipt terhubung dengan Invoices.
1. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Matched Invoices
2. Klik [Not Posted] untuk setiap record pada tab Matched Invoices
G. Membuat Payment ke Vendor
Setelah memesan dokumen AP Invoice di Invoice (Vendor) window, kita
mengakui bahwa kita memiliki beberapa hutang kepada vendor. Kebiasaan
perusahaan, metode pembayaran bisa melalui akun bank atau dengan kas.
Hal itu bergantung kepada perusahaan.
Outstanding Liabilities
Cara tercepat untuk mengecek hutang adalah
1. Buka Menu | Partner Relations | Business Partner Rules | Business
Partner
2. Pastikan record yang aktif Hampel China Limited pada tab Business
Partner
3. Perhatikan pada field Open Balance. Jika bernilai negative berarti kita
memiliki hutang kepada vendor.
Payment Selection
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 65
1. Membuat daftar invoice-invoice yang belum dibayar
a. Buka Menu | Open Items | Open Items
b. Hilangkan centang pada checkbox Sales Transaction
c. Klik [OK]
d. Tampilan Report Open Items
2. Membuat payment proposal
a. Buka Menu | Open Items | Payment Selection
b. Misal yang akan diproses adalah payment proposal untuk Hempel
China Limited.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 66
c. Pada tab Payment Selection
1) Name : PS Hempel
2) Bank Account : USD-2-001-999999
d. Klik Save
e. Klik [Create Form], isi formulir sesuai dengan gambar di bawah
ini. Klik [OK]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 67
f. Klik [Prepare Payment]
g. Pilih Check, Klik [OK]
Payment Print/Export
1. Buka Menu | Open Items | Payment Print/Export
2. Isi data
a. Payment Selection : PS Hampel – 496.00
b. Document No : 778899
c. Payment Rule : Check
3. Klik Print, Klik [OK] atau centang
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 68
4. Klik tombol silang
Account Payable Payments
1. Buka Menu | Open Items | Payment
2. Klik [Not Posted] pada tab Payment
Viewing Payment Allocation
1. Buka Menu | Open Items | View Allocation
2. Cari Payment : 778899[1]
3. Klik [Not Posted] pada tab Allocation
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 69
H. Bank Statement
Memasukkan Informasi Bank Statement
1. Buka Menu | Open Items | Bank Statement
2. Isi data pada tab Bank Statement
a. Organization : Kemeja
b. Bank Account : USD-2-001-999999
c. Name : First Bank Statement
d. Beginning Balance : 1000
3. Klik Save
Memasukkan Bank Statement Line
1. Isi data pada tab Statement Line sesuai gambar di bawah
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 70
2. Pada field Payment, klik panah ke bawah. Hilangkan centang pada
checkbox Receipt. Pilih record yang sesuai. Lalu klik [OK].
3. Klik Save
4. Klik [Complete] pada tab Bank Statement
5. Klik [Not Posted] pada tab Bank Statement
I. Cash Payment
Invoice Cash Payment
1. Buka Menu | Open Items | Cash Journal
2. Isi data pada tab Cash Journal
a. Cash Book : Standard
b. Name : Pembelian Gula, Kopi, The, dll
c. Statement Date : (Terserah diisi tanggal berapa)
d. Account Data : (Terserah diisi tanggal berapa)
e. Beginning Balance : 2000000
f. Klik Save
3. Isi data pada tab Cash Line
a. Cash Type : Difference
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 71
b. Amount : -200000
4. Klik Save
5. Klik [Complete] dan [Not Posted] pada tab Cash Journal
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 72
4. 5 LANDED COST, PRODUKSI DAN AKTIVITAS PENJUALAN
Sebelum kita masuk ke tahap berikutnya, kita perlu menghidupkan
Accounting Processor. Langkah-langkahnya adalah :
1. Login dengan user ID : ADMIN, gunakan Kelompok 2 Admin sebagai role
nya, dan * sebagai Organization
2. Buka Menu >> System Admin >> General Rules >> Server >> Server >>
Accounting Processor
3. Klik tombol Grid Toggle
4. Centang Active checkbox
5. Atur Frequency Type menjadi Minute
6. Atur Frequency ke 1
Kondisi ini menginstruksikan server Adempiere untuk memproses dokumen
yang tidak ter-post setiap menit. Setelah itu Log Out dari adempiere Client
kemudian :
1. Masuk ke directory C:\Adempiere\utils, kemudian matikan server dengan
mengeksekusi RUN_Server2Stop.bat
2. Setelah itu restart kembali dengan mengeksekusi (RUN_Sever2.bat)
A. Landed Cost
Landed Cost merupakan total biaya barang-barang termasuk biaya pembelian,
pajak, bea angkut, dan semua jenis biaya lainnya yang terjadi selama pemesanan
material hingga barang-barang tersebut sampai ke gudang perusahaan.
Ada settingan yang perlu kita lakukan sebelum masuk ke tahap Landed Cost yaitu
: Prerequisite Configuration.
Prerequisite Configuration
Login dengan user ID : ADMIN, gunakan Kelompok 2 Admin sebagai role nya,
dan * sebagai Organization
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 73
1. Menambahkan Business Partner
a. Menu >> Partner Relations >> Business Partner Rules >> Business
Partner
b. Klik New pada tab Business Partner dan isikan seperti gambar ini
c. Kemudian klik [Save]
d. Arahkan kursor ke tab Vendor, dan centang Vendor checkbox
e. Kemudian klik [Save]
f. Arahkan kursor ke tab Location, klik [New], kemudian klik button
yang ada pada Field Address
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 74
g. Setelah di klik button pada field address, isikan Address 1, City,
Country. Kemudian Klik [OK] dan Klik [Save]
h. Arahkan kursor ke tab Contact (User),klik [new], dan isikan nama
User
i. Kemudian [Save]
2. Membuat Account Combination yang Baru
Kita akan membuat kombinasi akun 73300 – Shipping Expenses dan
14120 – Product Asset
a. Buka Menu >> Performance Analysis >> Accounting Rules >>
Account Combination
b. Klik New
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 75
c. Isikan field Alias : 73300, Organisation : Kemeja-Kemeja, Account :
73300
d. Isikan field Alias : 14120, Organisation : Kemeja-Kemeja, Account :
14120
3. Penyetingan Transportation Charges
Kita perlu membuat record baru Charge atau biaya untuk biaya
transportasi.
a. Buka Menu >> Performance Analysis >> Accounting Rules >>
Charge. Lalu klik tombol [New] pada tab Charge dan set isi field nya
seperti ini
b. Kemudian klik Save
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 76
c. Masuk ke tab Accounting, lalu ubah default akun kombinasi Charge
Expense dan Charge Revenue menjadi Kemeja -73300 seperti gambar
ini
d. Alternatif lain kita juga bisa membuat dengan men-generate Charge,
caranya adalah masuk ke Menu >> Performance Analysis >>
Accounting Rules >> Generate Charges
e. Misalnya, kita dapat membuat 73300-Shipping Expenses, dengan cara
centang checkbox pada account 73300
f. Setelah itu klik tombol [Create From Account], setelah itu tampil
jendela Charge Created yang menandakan kita berhasil membuat
Charge
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 77
4. Men-setting Cost Element yang Baru
Tujuannya adalah untuk menangkap, memanggil kembali, dan
menampilkan kategori perbedaan biaya seperti material, overhead, beban,
dan biaya angkutan. Untuk meng-create cost element yang baru caranya
adalah :
a. Buka Menu >> Performance Analysis >> Costing >> Cost Element.
Kemudian klik New dan lengkapi field seperti ini :
b. Kemudian klik [Save]
5. Mengubah Product Cost Adjustment Default Account
a. Buka Menu | Material Management | Material Management Rules |
Product
b. Aktifkan record S Button
c. Klik tab Accounting
d. Isi Cost Adjustment : Kemeja-14120
e. Lakukan hal yang sama untuk S Fabric, S Label, S Thread
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 78
6. Expecting Distribution Type
Langkah-langkah yang harus dilalui adalah
a. Login user id ADMIN, organization Kemeja, Warehouse Gudang
Kemeja 1
b. Buka Menu | Requisition-to-Invoice | Invoice (Vendor)
c. Klik [New] pada tab Invoice dan isikan field nya seperti ini
d. Kemudian Klik Save
e. Masuk ke tab Invoice Line, klik [New] dan isikan field nya seperti
gambar ini
f. Masuk ke tab Landed Costs, isikan field-field berikut
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 79
g. Pada field Receipt, klik tombol panah hijau
1) Kosongkan field Business Partner pada Shipment Info window dan
tekan Enter
2) Klik Cancel pada Business Partner Info window
3) Klik ReQuery (gambar 2 buah panah melingkar) untuk menampilkan
dokumen material receipt
4) Pilih salah satu
h. Klik tombol Distribute Costs
i. Masuk ke tab Landed Cost Allocation, maka akan terlihat nilai distribusi
j. Kembali ke tab Invoice, klik Complete dan Not Posted
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 80
B. Manufacturing Finished Goods - Shirt
Untuk men-set hasil akhir produksi manufaktur, kita perlu mengatur :
1. Bill of Material
2. Membuat Produksi
1. Bill of Material
Tujuan kita mendefenisikan Bill of Material adalah kita perlu menjelaskan
apa-apa saja komposisi yang digunakan untuk menghasilkan produk akhir.
Bill of material ini seperti informasi komposisi bahan-bahan pada snack
keripik atau kotak susu.
Untuk memasukkan informasi Bill Of Material. Langkah-langkahnya:
Buka Menu >> Material Management >> Material Management Rules >>
Product. Pastikan record yang aktif adalah Kemeja Jadi. Pada tab Product
centang Bill of Materials checkbox.
Nah, disini kita lihat bahwa checkbox Bill Of Material tidak aktif, hal ini
disebabkan oleh sistem akan memeriksanya setelah kita mengatur BOM
dibawah Bill Of Materials and Formula. Langkah-langkahnya adalah :
Buka Manufacturing Management >> Engineering Management >> Bill
of Materials & Formulas >> Bill of Materials & Formula.
a. Pilih Product yang akan di produksi (dalam contoh kita pilih Kemeja Jadi)
b. Lalu pada Product Info window, field Price List Version dikosongkan
c. Klik tombol Requery
d. Pilih record Kemeja Jadi
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 81
e. Klik [Save]
f. Masih pada tampilan yang sama, masukkan informasi pada Bill Of
Material. Informasi yang kan dimasukkan adalah sebaga berikut :
Field 1st data 2nd data 3rd data 4th data
Line no 10 20 30 40
Active Select Select Select Select
BOM Type Component Component Component Component
BOM
Product
S Fabric S Thread S Button S Label
BOM Qty 1.89 meter 0.4 cone 6 pieces 1 pieces
o Caranya klik [New] Pada Components of the BOM & Formula
o Untuk record pertama, isikan seperti gambar ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 82
o Kemudian klik Save dan ulangi untuk record selanjutnya
g. Kembali ke tab Product pada Material Management >> Material
Management Rules >> Product. Nah disini kita lihat bahwa Bill Of
Material Checkbox sudah tercentang dan terdapat tombol [Verify BOM],
klik tombol tersebut. Prosedur ini akan memeriksa bahwa BOM Products
tidak memiliki data master yang melingkar ke Kemeja Jadi atau BOM
product lainnya. Kemudian Klik Ok pesan status Bar.
Beban Atau Biaya Sebagai Bagian dari Bill of Material
Penyetingan yang kita lakukan antara lain membuat overhead product
category, labor and electricity products, mengubah default akun produk, men-
setting biaya standar produk dan meregister labor and electricity products ke
dalam BOM Shirt
- Membuat Overhead Product Category
Buka Material Management >> Material Management Rules
>> Product Category
Klik [New], dan isikan fieldnya seperti ini :
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 83
Klik [Save], kemudian masuk ke tab Accounting, dan isikan
fieldnya seperti gambar ini
Kemudian Klik [Save]
- Membuat Labor dan Electricity Products
Buka window Product, arahkan kursor ke tab Product dan isikan
informasinya seperti gambar ini
Kemudian klik [Save]
- Mengubah Akun Default
Ketika proses manufaktur barang jadi, kita perlu membuat type biaya
untuk Labor dan Electricity product dan kita harus memasukkan tipe biaya
overhead ini ke dalam balance account. Caranya adalah
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 84
Masih pada jendela yang sama (product), masuk ke tab
Accounting
Yang di dalam kotak hijau harus di ubah, klik button yang ada di
sebelah kanan field Product Expense, akan muncul tampilan dan
isikan fieldnya seperti ini
Kemudian Klik OK dan klik Save
Lakukan hal yang sama untuk field Product Asset
- Men-setting Biaya Product’s Standard
Langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain :
1. Buka Menu >> Performance Analysis >> Costing >> Product Cost
2. Pada tab Select Product, pastikan record yang aktif adalah Labor and
Electricity Product
3. Arahkan kursor ke Product Cost tab, dan isikan seperti gambar ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 85
- Meregister Labor and Electricity Products ke BOM (Bill of Material)
Kemeja
Proses ini sama dengan proses pemasukan Raw Of Material sebagai komposisi
pada Kemeja Jadi yang sudah dijelaskan sebelumnya
1. Buka Product, pastikan record yang sedang aktif adalah Kemeja Jadi,
arahkan kursor ke tab BOM , klik [New] Pada Components dan set field
nya seperti gambar ini
2. Kemudian klik [Save]
3. Kembali ke tab Product dan masuk ke record Kemeja Jadi
4. Klik button [Verify BOM]
5. Kemudian Klik Ok
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 86
2. Produksi
a. Buka Menu >> Material Management >> Production window dan
masuk ke tab Production Header dan isikan informasi field nya seperti
ini :
b. Lalu klik [Save]
c. Masuk ke tab Production Plan
d. Lalu klik [Save]
e. Setelah itu, kembali ke tab Production Header. Disini dapat kita lihat
bahwa checkbox Records created tidak aktif. Selanjutnya klik tombol
[Create/Post Production]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 87
f. Klik kembali [Create/Post Production] agar tombol Not Posted
tampil
g. Klik Not Posted
- Settingan Harga Produk Penjualan
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Buka Menu >> Material Management >> Material Management Rules
>> Product
2. Pada tab Product, pastikan record yang aktif adalah Kemeja Jadi
3. Kemudian masuk ke tab Price dan isikan seperti ini
4. Kemudian klik [Save]
- Membuat Dokumen (Proposal dan Quotation) Pemesanan
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Buka Menu >> Quote to Invoice >> Sales Order >> Sales order
2. Klik tab Sales Order, dan isikan field nya seperti ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 88
3. Kemudian klik [Save]
4. Masuk ke tab Order Line dan isikan fieldnya seperti ini
5. Lalu ubah quantity menjadi 10, karena ada warning bahwa stok yang
tersedia hanya 10
6. Kemudian kembali ke tab Order, dan klik tombol [Complete], pilih
Prepare dan [OK]
3. Sales Order
- Proposal Conversion ke Standard Order
Langkah-langkah:
a. Menu | Quote-to-Invoice | Sales Orders | Quote Convert
b. Pada window Convert open Proposal or Quotation to Order, isi
sesuai dengan gambar di bawah ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 89
c. Klik Start >> OK
d. Buka Menu | Quote-to-Invoice | Sales Orders | Sales Order
e. Aktifkan record dengan Document No : 50000 dan Target Document
Type : Standard Order
f. Klik Complete pada tab Order
g. Pada tab Order klik Requery (pada toolbar gambar 2 panah
melingkar) sehingga muncul status Posted
- Shipments (Pengiriman)
a. Buka Menu >> Quote To Invoice >> Shipments >>Generate
Shipments, Isi field nya seperti ini
b. Kemudian klik [OK]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 90
c. Kemudian klik [OK]
- Shipment (Customer)
a. Menu >> Quote To Invoice >> Shipments >> Shipment (Customer)
b. Pada tab Shipment klik Requery pada toolbar (2 panah melingkar)
c. Pada field Document Status menjadi In Progress
d. Klik Create Confirmation
e. Pilih Confirmation Type : Ship/Receipt Confirm, Klik OK
f. Klik Complete, maka akan muncul pada status bar Open
Ship/Receipt Confirmation: Ship/Receipt Confirm – document
number
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 91
g. Menu | Material Management | Ship/Receipt Confirm
h. Klik Complete pada tab Confirmation
i. Kembali ke window Shipment (Customer) Klik Complete lalu Not
Posted
- Meng-update Shirt Finished Standard Cost
a. Buka Menu >> Performance Analysis >> Costing >> Create
Costing Records. Isikan field nya seperti ini
b. Klik [Start] >> [OK]
c. Selanjutnya masuk ke Menu >> Performance Analysis >> Costing
>> Standard Cost Update, dan isikan field nya seperti ini
d. Klik [OK]
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 92
j. Buka Menu >> Quote To Invoice >> Shipments >> Shipment
(Customer)
- Membuat Customer Invoices
a. Menu | Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Generate Invoices
(manual)
b. Isi organization dengan Kemeja, lalu klik record dengan document no
50000
c. Klik [OK]
d. Klik silang untuk tidak di print
e. Klik [OK]
f. Buka Menu | Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoices
(Customer)
g. Document status menjadi Completed dan muncul tombol Posted
- Pembayaran oleh Pelanggan
a. Buka Menu >> Open items >> Payment Window
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 93
b. Karena ini adalah pembayaran yang akan dilakukan pelanggan maka kita
menggunakan AR Receipt (Account Receivable)
c. Isikan field seperti ini pada tab Payment
d. Kemudian klik [Save]
e. Klik Complete lalu Not Posted
- Payment Allocation
a. Menu | Open Items | Payment Allocation
b. Isi sesuai dengan gambar di bawah ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 94
c. Klik Process
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 95
4. 6 LAPORAN KEUANGAN
A. Neraca Saldo
Buka Menu | Performance Analysis | Fincancial Reporting | Trial Balance
Isi seperti gambar di bawah ini
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 96
Hasil laporannya seperti gambar di bawah ini
B. Neraca
Ketika melihat laporan keuangan, umumnya laporan tersebut memiliki informasi
2 dimensi. Dimensi ini digambarkan dalam kolom dan baris, seperti yang
digambarkan dalam screenshot:
Baris asset dan informasi baris yang lain diatur dalam Report line Set Window,
dimana kolom Beginning Balance dan informasi kolom yang lain diatur dalam
Report Column Set Window. Menggunakan format ini, kita akan membuat
beberapa pengaturan laporan.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 97
1. Menggunakan Report Line Set Window
Buka Menu | Performance Analysis | Fincancial Reporting | Reporting
Line Set Window. Window ini memiliki 3 buah tabs : Reporting Line set,
Repor Line, dan Report Source.
Pada Report Line tab, klik [New] button, dan isi informasi berikut :
Isi Organiszation to *.
Isi nama ke Account Information
Beralih ke Report Line tab. Tambah dan simpan informasi berikut :
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 98
Kita harus menambahkan pengaturan pada Report Source tab untuk
setiap record pada Report line Tab. Tambahkan dan simpan informasi
berikut :
Kita harus mengatur jumlah informasi pada Report Line tab. Ini
bertujuan untuk menjumlahkan nilai asset, beban dan equitas pemilik.
Tambahkan dan simpan informasi berikut :
Dalam record ini tidak dibutuhkan pengaturan pada Report Source
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 99
2. Bekerja Dengan Report Column Set Window
Sekarang kita harus mengatur neraca awal, transaksi debit, transaksi
kredit, dan neraca akhir untuk laporan keuangan kita. Buka Menu |
Performance Analysisi | Financial Reporting | Report Column Set
Window. Kita buat beberapa pengaturan dengan kondisi berikut :
Neraca awal berarti jumlah neraca pada periode sebelumnya.
Transaksi debit berarti jumlah transaksi debit pada perioda yang aktif
Transaksi credit berarti total neraca pada perioda active.
Neaca periode berarti jumlah neraca pada periode aktif
Neraca akhir berarti neraca akhir pada periode aktif
Growth berarti persentase perbedaan antara neraca akhir dan neraca
awal
Dengan Report Column Set anda sebagai tab aktif, tambah dan simpan
informasi berikut
Isi Organization to*.
Isi nama neraca akun
Beralih ke Report Column tab, tambah dan simpan informasi berikut :
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 100
3. Menampilan Laporan Neraca
Pada aktifitas sebelumnya, kita membuat sebuah report line set pada
Report Line Set window, dan sebuah Report Column Window. Sebagai
kebutuhan, anda bisa membuat banyak report line sets dan report column
set, untuk memenuhi kebutuhan analisa keuangan.
Untuk aktifitas berikut, anda bisa membuat laporan keuangan
berdasarkan gabungan report line sets dan report column sets.
Sebagai contoh, kita bisa membuat laporan asset, beban dan daftar
equitas. Buka Menu | Perfromance Analysis | Financial Reporting |
Financial Report Window. Window ini berisikan 1 tab. Klik new
button, kemudian tambahkan dan simpan informasi berikut :
Setelah menyimpan record berikut, anda bisa langsung proses laporan.
Klik pada [Create Report] Button, dan akan tampil konfirmasi Create
Report Window. Lanjutkan dengan menekan tombol [OK].
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 101
laporan tampil sebagai berikut :
C. Laba Rugi
Caranya sama dengan pembuatan neraca yang berbeda akun-akun yang
digunakan. Akun yang di set adalah Revenue/Sales, Cost of Goods Sold, dan
Expense.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 102
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Agar dapat menjalankan software Adempiere dengan benar, kita harus
memiliki pengetahuan atau ilmu akuntansi seperti Chart of Accounts, General
Ledger, Laporan Keuangan, Neraca Saldo, Neraca serta persamaan Akuntansi
pada Asset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, dan Biaya. Adempiere sendiri sudah
berada pada kelas Internasional, terintegrasi, memiliki fitur yang lengkap, mudah
digunakan dan sesuai dengan kebutuhan usaha lokal maupun internasional. Akan
tetapi, kelebihan-kelebihan ini tidak cukup jika user tidak memahami akuntansi.
Perusahaan manufaktur sangat capable dengan software adempiere. Khusus
pada bagian manufacturing, adempiere menyediakan fitur yang lengkap untuk
bagian produksi, biaya overhead, biaya alokasi untuk tenaga kerja dan pasokan
listrik untuk setiap item barang, biaya transportasi, dan lain-lain. Semua itu
dipusatkan pada satu tool yang disebut Material Management. Tool ini tidak
berdiri sendiri tapi akan berintegrasi dengan tool pembelian, penjualan, dan
inventory.
Pemahaman terhadap proses bisnis perusahaan, organization culture (budaya
organisasi), serta manajemen sistem informasi juga memiliki andil besar. Ketiga
hal tersebut sangat penting ketika memutuskan apakah proses bisnis perusahaan
bisa diterapkan pada software ERP atau justru harus mengubah proses bisnis
perusahaan. Semua itu membutuhkan proses dan prosedur sebab kesalahan yang
fatal mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
5.2 Saran
a. Mahasiswa dapat memperdalam lagi ilmunya tentang penggunaan
software ERP adempiere
b. Sebagai mahasiswa sistem informasi, seharusnya kemampuan tidak
sekedar ditingkatkan pada level user Adempiere, tetapi bisa memprogram
dan mengembangkan aplikasi Adempiere.
Laporan workshope ERP ADempiere
Sistem Informas-Fakultas Teknologi Informasi-Universitas Andalas 103
DAFTAR PUSTAKA
Tarigan, Zeplin Jiwa Husada. (tt). Pengaruh Key User Terhadap Kinerja
Perusahaan pada Implementasi Teknologi Enterprise Resource Planning
(hlm. 2-5 ). Surabaya
Santosa, Agung. 2008. “Adempire 3.5.1 Alpha Release.”
http://blog.alphamedia.co.id/2008/06/menengok-kehebatan-adempiere351.html.
Diakses tanggal 30 November 2012
Zamroni, Oni.2012.Chart Of Account. Senin, 9 januari
2012.http://www.akuntansiitumudah.com/chart-of-account/
Sjamsudin, Nurjannah.2008.Pengertian Chart Of Account. Selasa, 1 April
2008.http://www.midas-solusi.com/knowledge-
space,en,detail,28,pengertian-chart-of-account
http://blog.alphamedia.co.id/2008/06/menengok-kehebatan-adempiere-351.html
Uncategorized.2011.Penjelasan Mengenai Akuntansi.8 November 2011.
http://lukmanarif.wordpress.com/2011/11/08/penjelasan-mengenai-
akuntansi/
Godam64.2006.Pengertian dan Penjelasan Dasar Akuntansi- Defenisi, Arti,
Fungsi dan Kegunaan-Belajar Ilmu Akuntansi/Accounting.
http://organisasi.org/pengertian_dan_penjelasan_dasar_akuntansi_definisi_a
rti_fungsi_dan_kegunaan_belajar_ilmu_akutansi_accounting
http://adefahmi.wordpress.com/2009/04/21/penjelasan-tentang-erp/