Disampaikan Oleh:
Didi Supriyadi
2
Catatan:
Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology
Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat
ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.
Learning Objectives
• Memahami pentingnya manajemen biaya proyek
• Mampu menjelaskan dasar prinsip-prinsip manajemen biaya proyek, konsep, dan istilah
• Diskusikan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkan estimasi biaya
3
Learning Objectives
(continued) • Memahami proses yang terlibat dalam biaya
anggaran dan mempersiapkan perkiraan biaya dan anggaran untuk proyek teknologi informasi
• Memahami nilai manfaat dari manajemen yang diperoleh dan manajemen proyek portofolio untuk membantu dalam pengendalian biaya
• Mampu menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen biaya proyek
4
The Importance of Project Cost
Management
• Proyek TI memiliki track record yang buruk untuk memenuhi tujuan anggaran
• Studi CHAOS menemukan overrun biaya rata-rata (persentase tambahan atau jumlah dolar dimana biaya aktual melebihi perkiraan) berkisar antara 180 persen pada tahun 1994 menjadi 56 persen pada tahun 2004; penelitian lain menemukan overruns menjadi 33-34 persen
5
What is Cost and Project Cost
Management?
• Project cost management includes the processes required to ensure that the project is completed within an approved budget
• Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan dalam pertukaran
• Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar
• Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui
6
Project Cost Management Processes
• Estimating costs/Memperkirakan biaya: mengembangkan perkiraan atau estimasi dari biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
• Determining the Budget/Menentukan anggaran: mengalokasikan biaya perkiraan keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja
• Controlling cost/Mengendalikan biaya: pengendalian perubahan untuk anggaran proyek
7
Figure 7-1. Project Cost Management
Summary
8
Hal dasar pada Manajemen Biaya Proyek
• Sebagian besar anggota dewan eksekutif lebih memahami dan lebih tertarik dalam hal keuangan dari segi IT, sehingga manajer proyek TI harus berbicara dengan bahasa mereka – Keuntungan adalah pendapatan dikurangi pengeluaran – profit margin adalah rasio pendapatan terhadap laba – siklus hidup costing mempertimbangkan total biaya kepemilikan,
atau pengembangan plus dukungan biaya, untuk sebuah proyek – analisis arus kas menentukan estimasi biaya tahunan dan
manfaat untuk proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan
9
Table 7-1. Cost of Downtime for IT
Applications
10
Basic Principles of Cost Management
• Tangible costs/biaya yang nyata atau benefits adalah biaya-biaya atau manfaat yang suatu organisasi dapat dengan mudah yang diukur dalam dolar
• Intangible costs/Biaya tidak berwujud atau benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk diukurdalam istilah moneter
• Direct costs/Biaya langsung adalah biaya yang dapat langsung berhubungan dengan memproduksi produk dan jasa proyek
• Indirect costs/Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk atau jasa proyek, tetapi secara tidak langsung terkait dengan kinerja proyek
• sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu; ketika memutuskan proyek apa untuk berinvestasi dalam atau melanjutkan, Anda tidak harus mencakup biaya hangus
11
Basic Principles of Cost Management
• Learning curve theory/Teori belajar kurva menyatakan bahwa ketika banyak item yang diproduksi berulang-ulang, biaya unit barang-barang menurun dalam pola yang teratur karena lebih banyak unit yang diproduksi
• Reserves/Cadangan adalah dolar termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi risiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk memprediksi
12
Estimating Costs • Manajer proyek harus mengambil
perkiraan biaya secara serius jika mereka ingin menyelesaikan proyek-proyek dalam keterbatasan anggaran
• Sangat penting untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan perkiraan biaya, dan masalah-masalah khas yang terkait dengan biaya perkiraan IT
13
Table 7-2. Types of Cost Estimates
14
Cost Management Plan
• Cost management plan/Sebuah rencana manajemen biaya adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varians biaya pada proyek
• Sebagian besar dari total biaya proyek adalah biaya tenaga kerja, sehingga manajer proyek harus mengembangkan dan melacak perkiraan tenaga kerja
15
Cost Estimation Tools and
Techniques
• Alat dasar dan teknik untuk perkiraan biaya: – estimasi analog atau top-down: menggunakan biaya
yang sebenarnya dari proyek serupa sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini
– Bottom-up perkiraan: melibatkan memperkirakan item pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan total proyek
– pemodelan parametrik menggunakan karakteristik proyek (parameter) dalam model matematika untuk memperkirakan biaya proyek
16
Typical Problems with IT Cost
Estimates
• Perkiraan dilakukan terlalu cepat • Kurangnya pengalaman mengestimasi • Manusia condong meremehkan • Keinginan manajemen akurasi
17
Figure 7-2. Surveyor Pro Project Cost Estimate
18
Determining the Budget
• penganggaran biaya melibatkan pengalokasikan perkiraan biaya proyek untuk item pekerjaan individu dari waktu ke waktu
• CBS adalah masukan yang diperlukan untuk proses penganggaran biaya karena mendefinisikan item pekerjaan
• Tujuan penting adalah untuk menghasilkan dasar biaya – Waktu penganggaran adalah bertahap bahwa manajer proyek
digunakan untuk mengukur dan memantau kinerja biaya
19
Figure 7-4. Surveyor Pro Project Cost
Baseline
20
Controlling Costs • pengendalian biaya proyek meliputi:
– Monitoring kinerja biaya – Memastikan bahwa hanya perubahan proyek
yang tepat saja yang masuk dalam revisi biaya awal
– Menginformasikan stakeholder proyek yang berwenang jika ada perubahan proyek yang akan mempengaruhi biaya
• Banyak organisasi di seluruh dunia memiliki masalah dengan pengendalian biaya
21
Earned Value Management (EVM)
• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan lingkup, waktu, dan data biaya
• Mengingat dasar (rencana semula ditambah perubahan disetujui), Kita dapat menentukan seberapa baik proyek memenuhi tujuan-nya
• Kita harus memasukkan informasi aktual secara berkala menggunakan EVM
• Semakin banyak organisasi di seluruh dunia menggunakan EVM untuk membantu biaya proyek pengendalian
22
Earned Value Management Terms
• Planned Value/nilai direncanakan (PV), biasanya disebut biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang dijadwalkan/budgeted Cost of Work Schedule (BCWS), juga disebut anggaran, adalah bahwa sebagian dari total perkiraan biaya yang disetujui direncanakan akan dihabiskan untuk kegiatan selama periode tertentu
• Actual Cost/biaya aktual (AC), biasanya disebut biaya aktual dari pekerjaan yang dilakukan/Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan dalam melaksanakan pekerjaan pada kegiatan selama periode tertentu
• Earned Value/nilai yang diperoleh (EV), biasanya disebut biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP), adalah nilai perkiraan nilai fisik benar-benar selesai dikerjakan
• EV didasarkan pada biaya asli yang direncanakan untuk proyek atau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikan pekerjaan pada proyek atau kegiatan untuk tanggal tertentu
23
Rate of Performance
• Tingkat kinerja/Rate of Performance (RP) adalah rasio pekerjaan yang sebenarnya diselesaikan dengan persentase pekerjaan yang direncanakan telah selesai pada waktu tertentu selama hidup proyek atau kegiatan
• Brenda Taylor, Project Manager Senior di Afrika Selatan, menunjukkan istilah ini dan pendekatan untuk memperkirakan nilai yang diperoleh
• Misalnya, instalasi server ini separuh selesai pada akhir minggu 1: tingkat kinerja akan menjadi 50% karena pada akhir minggu 1, jadwal yang direncanakan mencerminkan bahwa tugas harus 100 persen lengkap dan hanya 50 persen pekerjaan yang telah selesai
24
Table 7-4. Earned Value Calculations for
One Activity after Week One
25
Table 7-5. Earned Value Formulas
26
Figure 7-5. Earned Value Chart for Project
after Five Months
27
Project Portfolio Management
• Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrol seluruh paket proyek atau investasi sebagai satu set kegiatan yang saling terkait dalam portofolio
• Lima tingkat untuk manajemen portofolio proyek 1. Menempatkan semua proyek Anda dalam satu database 2. Memprioritaskan proyek-proyek dalam database Anda 3. Membagi proyek menjadi dua atau tiga anggaran berdasarkan
jenis investasi 4. Mengotomatisasi repositori 5. Menerapkan teori portofolio modern, termasuk alat risk-return
yang memetakan risiko proyek pada kurva
28
Using Software to Assist in Cost
Management • Spreadsheets are a common tool for resource planning,
cost estimating, cost budgeting, and cost control • Many companies use more sophisticated and centralized
financial applications software for cost information • Project management software has many cost-related
features, especially enterprise PM software • Portfolio management software can help reduce costs
29
Chapter Summary
• Project cost management is a traditionally weak area of IT projects, and project managers must work to improve their ability to deliver projects within approved budgets
• Main processes include: – Estimate costs – Determine the budget – Control costs
30
Top Related