Dasar-Dasar
Manajemen
2. Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar
yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses
manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer
dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan
oleh Henry Fayol. Ia menyebutkan lima fungsi
manajemen, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian,
Pengarah, Pengkoordinasian, dan Pengendalian.
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah proses menetapkan
sasaran/ tujuan daan tindakan yang perlu untuk
mencapai sasaran tadi. Pada perencanaan
manajemen juga menentukan strategi, kebijakan,
program, prosedur, metode, anggaran (budgeting), dan
standar yang dibutuhkan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perencanaan
Menetapkan tujuan
Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan tersebut
Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan.
Kegiatan dalam Fungsi
Perencanaan :
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian bertujuan membagi
satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan
yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah
manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi
tersebut.
Pengorgranisasian berarti menciptakan
suatu struktur dengan bagian-bagian satu
sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka
dengan keseluruhan struktur tersebut.
Proses yang menyangkut bagaimana
strategi dan taktik yang telah dirumuskan
dalam perencanaan didesain dalam sebuah
struktur organisasi yang tepat dan tangguh,
sistem dan lingkungan organisasi yang
kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua
pihak dalam organisasi dapat bekerja secara
efektif dan efisien guna pencapaian tujuan
organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi
Pengorganisasian :
Fungsi Pengorganisasian
Mengalokasikan sumber daya,
merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang
diperlukan
Menetapkan struktur organisasi yang
menunjukkan adanya garis kewenangan
dan tanggungjawab
Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan
pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja
Kegiatan penempatan sumber daya manusia
pada posisi yang paling tepat
c. Pengarahan (Leading)
Fungsi pengarahan juga disebut dengan
directing, actuating, commanding, dan
motivating. Pengarahan adalah suatu proses
mengarahkan orang-orang untuk bekerja
dengan kesadaran dan tanggung jawab guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pada fungsi ini, peran Leadership atau jiwa
kepemimpinan manajer sangat penting.
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan
Implementasi :Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
d. Pengkoordinasian (Coordinating)
Coordinating atau pengkoordinasian
merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi
kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan,
dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan
menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat
kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan
organisasi.
e. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian adalah tindakan
manajemen dalam menilai, mengawasi dan
mengeendalikan jalannya aktivitas yang
mengarah pada pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Tujuan fungsu pengendalian adalah
mencegah atau memperbaiki kesalahan,
penyimpangan, penyelewengan, atau kegiatan
lain yang tidak sesuai dengan rencana.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
Mengevaluasi keberhasilan dalam
pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai
dengan indikator yang telah ditetapkan
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi
atas penyimpangan yang mungkin
ditemukan
Melakukan berbagai alternatif solusi atas
berbagai masalah yang terkait dengan
pencapaian tujuan dan target bisnis
George R Terry mendefinisikan manajemen dalam
bukunya Principles of Management yaitu "Suatu
proses yang membedakan atas perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dengan
memanfaatkan baik ilmu maupun seni demmi mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya".
Fungsi Manajemen menurut
George R Terry
Dari definisi Terry itulah kita bisa melihat fungsi
manajemen menurutnya. Berikut ini adalah fungsi
manajemen menurut Terry:
1. Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar
pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-
langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan.
2. Pengorganisasian (organization) yaitu sebagai cara
untuk mengumpulkan orang-orang dan
menempatkan mereka menurut kemampuan dan
keahliannya dalam pekerjaan yang sudah
direncanakan.
3. Penggerakan (actuating) yaitu untuk
menggerakan organisasi agar berjalan sesuai
dengan pembagian kerja masing-masing serta
menggerakan seluruh sumber daya yang ada
dalam organisasi agar pekerjaan atau
kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai
rencana dan bisa memcapai tujuan.
4. Pengawasan (controlling) yaitu untuk
mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini
sudah sesuai dengan rencana atau belum.
4. Bentuk Manajemen
Kemajuan ilmu pengetahuan terjadi di segala
bidang keilmuan, kalaupun ada perbedaan mungkin
hanya terletak pada banyak atau sedikitnya sarjana
yang menangani satu bidang ilmu itu, atau terletak
pada cepat atau lambatnya kemajuan ilmu yang
bersangkutan.
Khusus bidang manajemen terdapat tempat
tersendiri dalam perkembangannya dekade-dekade
terakhir ini, hal ini dapat Anda buktikan dengan
banyaknya kursus-kursus, jurusan-jurusan dan
akademi-akademi yang melibatkan diri dengan
bidang manajemen.
Adapun bidang kajian manajemen yang dimaksud,
antara lain sebagai berikut:
1. Manajemen Produksi
2. Manajemen Keuangan
3. Manajemen Pemasaran
4. Manajemen Personalia
5. Manajemen Administrasi
1. Manajemen ProduksiManajemen Produksi dapat diartikan sebagai
kegiatan pengaturan secara maksimal dari faktor-
faktor produksi (alam, tenaga kerja, modal dan skill)
agar dapat menciptakan atau menambah kegunaan
suatu barang atau jasa.
Kegiatan-kegiatan dalam pengaturan faktor-
faktor produksi tesebut tidak terlepas dari pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan.
Fungsi-fungsi manajemen tersebut sangat menentukan
keberhasilan produksi.
Adapun tujuan manajemen produksi adalah
untuk mengatur produksi barang atau jasa dalam
jumlah, kualitas, harga, waktu serta tempat tertentu
sesuai dengan kebutuhan konsumen. Tujuan lain dari
manajemen produksi adalah agar konsumen maupun
produsen/perusahaan merasa puas atau memperoleh
keuntungan. Konsumen puas dengan barang atau jasa
yang dibelinya. Produsen/perusahaan puas dengan
laba/keuntungan yang didapatnya.
2. Manajemen Keuangan
Dari pengertian tersebut, maka
dalam manajemen keuangan
terdapat dua fungsi, yaitu:
a. fungsi mendapatkan dana,
bagaimana cara mendapatkan
dana yang paling
menguntungkan,
b. fungsi menggunakan dana,
bagaimana menggunakan
dana yang ada supaya efektif
dan efisien.
Manajemen keuangan
dikenal dengan istilah
pembiayaan,
pembelanjaan atau
permodalan. Manajemen
Keuangan adalah
kegiatan untuk
memperoleh dan
menggunakan dana
dengan tujuan
meningkatkan atau
memaksimalkan nilai
perusahaan.
Adapun kegiatan-kegiatan dalam manajemen
keuangan diantaranya:
menentukan sumber dana dengan mempertimbangkan tingkat bunga dan jangka waktu pengembalian, dan
lain-lain.
mengalokasikan dana yang tersedia
menentukan jumlah dana yang diperlukan
3. Manajemen Pemasaran
Sebelum membahas manajemen pemasaran, ada baiknya Anda pahami dulu pengertian pemasaran. Menurut Philip Kotler, pemasaran adalah kegiatan manusia yang bertujuan memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia melalui proses pertukaran.
Sedangkan American Marketing Association, memberikan definisi bahwa pemasaran adalah proses perencanaan dan pelaksanaan konsepsi, penetapan harga, promosi dan distribusi dari gagasan, yang memuaskan tujuan perseorangan dan organisasi.
Jadi, manajemen pemasaran adalah kegiatan pengaturan secara maksimal fungsi-fungsi pemasaran agar kegiatan pertukaran atau penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dapat berjalan lancar dan memuaskan.
Adapun fungsi-fungsi pemasaran tersebut terdiri dari :
f. Penanggungan resiko, adalah fungsi menghindari dan mengurangi resikoyang berkaitan dengan pemasaran barang, misalnya dengan programasuransi.g. Standarisasi dan Grading,Standarisasi adalah batas-batas dasar dalam bentuk spesifikasi barang-barang, seperti ukuran jumlah, kapasitas, fisik dan kekuatan.Grading adalah usaha menggolong-golongkan barang ke dalam golonganstandar kualitas yang telah mendapat pengakuan dunia perdagangan.Misalnya memeriksa dan menyortir dengan panca indera, dengan alat,atau melalui contoh.h. Pengumpulan Informasi Pasar, tentang macam barang yang beredardi pasar, jumlahnya, barang yang dibutuhkan konsumen, harganya dansebagainya.
a.Penjualan, fungsi ini merupakan fungsi
utama, karena bertujuan untuk segera menjual barang/jasa ke
konsumen sehingga memperoleh keuntungan.
b.Pembelian, bertujuan memilih barang yang
akan dibeli untuk dijual kembali.
Misalnya memilih harga, jenis, bentuk,
mutu dan warna yang sekiranya dijual
kembali akan memperoleh keuntungan.
c.Pengangkutan, fungsi pemindahan barang dari tempat barang
dihasilkan ke tempat barang dikonsumsi.
Misalnya menentukan alat angkut ongkos dan
lain-lain yang berhubungan dengan
distribusi.
d.Penyimpanan, merupakan fungsi untuk menyimpan barng-barang
pada saat barang selesai diproduksi sampai pada saat
barang dikonsumsi.
e.Pembelanjaan, fungsi mendapatkan
modal baik dari sumber intern (pemilik) maupun ekstern (bukan
pemilik).
f. Penanggungan resiko,
adalah fungsi menghindari dan
mengurangi resikoyang berkaitan dengan
pemasaran barang, misalnya dengan
programasuransi.
g. Standarisasi dan
Grading, Standarisasi adalah batas batas dasar dalam bentuk spesifikasi barang-
barang, seperti ukuran jumlah, kapasitas, fisik
dan kekuatan.Grading adalah usaha
menggolong-golongkan barang ke dalam golongan standar
kualitas yang telah mendapat pengakuan dunia perdagangan.Misalnya memeriksa
dan menyortir dengan panca indera, dengan
alat, atau melalui contoh.
h.Pengumpulan Informasi Pasar, tentang macam
barang yang beredar di pasar, jumlahnya, barang
yang dibutuhkan konsumen, harganya dan
sebagainya.
4. Manajemen Personalia
Kata personalia atau personel atau
kepegawaian mengandung arti keseluruhan orang yang
bekerja pada suatu organisasi tertentu.
Dengan demikian Manajemen Personalia berarti
segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah
penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha
kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Karena obyeknya adalah tenaga kerja manusia,
maka kegiatan manajemen personalia pun tidak jauh dari
penerimaan sampai pensiunnya tenaga kerja/karyawan.
Bila dirinci maka kegiatan manajemen personalia
terdiri dari:
a. Pengadaan pegawai/penerimaan
b. Penarikan tenaga kerja, untuk mengisi jabatan
yang lowong,
c. Seleksi pegawai,
d. Pengembangan pegawai,
e. Rotasi (perputaran) jabatan
f. Memotivasi pegawai
g. Mensejahterakan pegawai.
5. Manajemen AdministrasiMenurut William Leffingwell & Edwin Robinson,
Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Dengan demikian, pada pokoknya Manajemen
Perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.
Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan
perkantoran (office work).
e. menelepon (telephoning)
f. menggandakan (duplicating)
g. mengirim surat (mailing)
h. dan kegiatan lain.
Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
a. mengetik (typing)
b. menghitung (calculating)19
c. memeriksa (checking)
d. menyimpan warkat/arsip (filing)
SELESAI