1
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
DAFTAR ISI
Uraian Halaman
Kata Pengantar ………………………………………………………………………… i
Daftar Tabel……………………………………………………………………………... ii
Daftar Gambar………………………………………………………………………….. iii
Daftar Isi…………………………………………………………………………………. 1
Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya ........ 4
1. Standar Proses …………………………………………………………….. 4
1.1 Ruang Lingkup Pelayana…………………………………………………. 4
1.2 Nilai dan Etika Pelayanan……………………………………………….. 5
1.3 Maklumat Pelayanan …………………………………………………….. 5
1.4 Waktu dan Tempat Pelayanan ……………………………………….... 5
1.5 Prosedur Layanan …………………………………………………….... 6
1.6 Waktu Layanan Yang disepakati ………………………………………. 7
1.7 Saluran Saran dan Pengaduan ……………………………………….. 9
2. Standar Kompetensi …………………………………………………….... 9
2.1 Sumber Daya Manusia …………………………………………………. 9
2.2 Kategori Kompetensi …………………………………………………… 10
3. Standar Pengelolaan ……………………………………………………… 11
4. Standar Sarana dan Prasarana …………………………………………. . 11
Rincian Standar Pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya……………………………………………………………………
A. Standar Pelayanan Perkarantinaan …………………………………… 13
1. Pelayanan Karantina Hewan………………………………………………. 13
2. Pelayanan Karantina Tumbuhan ………………………………………… 16
B. Standar Pelayanan Administrasi ………………………………………. 18
1. Standar Pelayanan Administrasi Kepegawaian ………………………… 18
2. Standar Pelayanan Administrasi Keuangan ……………………………. 19
3. Standar Pelayanan Administrasi Perlengkapan ………………………… 20
4. Standar Pelayanan Administrasi Umum ………………………………... 22
2
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Penjelasan Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Kelas II Palangkaraya.... 24
Bab. I Pendahuluan ………………………………………………… .. 25
1.1 Latar Belakang ………………………………………………… . 25
1.2 Maksud dan Tujuan ………………………………………… ….. 25
1.3 Sasaran ………………………………………………………..... 26
1.4 Visi, Misi dan Motto …....................................................... .... 26
Bab. II Sistem Manajemen Pelayanan ............................................................. 28
2.1 Ruang Lingkup .................................................................................. 28
2.1.1 Umum .............................................................................................. 28
2.1.2 Penerapan ........................................................................................ 28
2.2 Acuan Normatif ................................................................................. 28
2.3 Istilah dan Definisi ............................................................................. 28
2.4 Dasar Hukum ................................................................................... 30
2.4.1 Persyaratan ................................................................................ 32
2.4.2 Sistem, Mekanisme dan Prosedur ............................................... 34
2.5 Tanggung Jawab Manajemen ............................................................... 39
2.5.1 Komitmen Manajemen .................................................................. 39
2.5.2 Fokus Kepada Pelayanan Masyarakat ........................................ 39
2.5.3 Kebijakan Pelayanan Publik .......................................................... 39
2.5.4 Perencanaan ............................................................................... 40
2.5.4.1 Sasaran Pelayanan Pengguna Jasa ................................ 40
2.5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Pelayanan .................... 40
2.5.5 Tanggung Jawab, wewenang dan Komunikasi ............................ 40
2.5.5.1 Kompetensi Pelaksana ..................................................... 40
2.5.5.2 Jaminan Pelayanan yang Memberikan Kepastian
Pelayanan Dilaksanakan Sesuai Standar Pelayanan ........ 41
2.5.5.3 Jaminan Keamanan dan Keselamatan Pelayanan Dalam
bentuk Komitmen Untuk Memberikan Rasa Aman, Bebas
Dari Bahaya dan Resiko Keragu-raguan ......................... 42
2.5.6 Tinjauan Manajemen ................................................................... 43
3
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
2.6 Penyediaan Sumber Daya ............................................................................... 44
2.6.1 Sarana, Prasarana dan/atau fasilitas ............................................ 44
2.6.2 Jumlah Pelaksana ........................................................................ 45
2.6.3 Lingkungan .................................................................................. 46
2.7 Realisasi Pelayanan ............................................................................. 46
2.7.1 Perencanaan Realisasi Pelayanan ............................................... 46
2.7.2 Proses yang Berkaitan dengan Pelayanan Pengguna Jasa........... 47
2.7.3 Produk Layanan .......................................................................... 48
2.7.4 Jangka Waktu Layanan .............................................................. .. 49
2.7.5 Biaya/Tarif Pelayanan .................................................................. 51
2.7.6 Maklumat Pelayanan .................................................................... 51
2.7.7 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan Pengukuran ................. 52
2.8 Pengukuran, Analisis dan Perbaikan ........................................................ 52
2.8.1 Umum ............................................................................................. 52
2.8.2 Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan ................................. 53
2.8.3 Pengawasan Pelayanan .................................................................. 54
2.8.4 Evaluasi Kinerja Pelaksana ............................................................... 54
2.8.5 Perbaikan ......................................................................................... 55
2.8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan ............................................... 55
2.8.5.2 Tindakan Perbaikan .............................................................. 55
2.8.5.3 Tindakan Pencegahan ........................................................... 55
2.8.4 Lampiran Berita Acara Pablik Hearing…………………………………. 56
Bab III. Penutup ................................................................................................... 57
Bab IV. Daftar Pustaka .......................................................................................... 58
4
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
STANDAR PELAYANAN PUBLIK BALAI KARANTINA PERTANIAN KELAS II PALANGKARAYA
Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan
janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat,
mudah, terjangkau, dan terukur. Untuk memberikan pelayanan yang prima kepada
masyarakat pengguna jasa Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya telah menetapkan
Standar Pelayanan yang meliputi standar proses, standar pengelolaan, standar kompetensi
serta standar sarana dan prasaran yang keseluruhannya telah disinkronkan dengan
penerapan Sistem Manajemen Mutu Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya sesuai
kaidah ISO/SNI 9001:2008. Berikut adalah jenis standar pelayanan Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya.
1. Standar Proses adalah standar yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
operasional untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan meliputi : ruang lingkup
layanan, nilai dan etika Pelayanan, maklumat layanan, prosedur pelayanan (SOP), waktu
penyelesaian yang disepakati (Mutu Baku), biaya/tarif dan saluran pengaduan.
1.1 Ruang Lingkup Pelayanan
Tabel I. Ruang Lingkup Pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya
No. Layanan Utama Produk Layanan
1. Pelayanan Jasa Tindakan Karantina Hewan;
Tindakan Karantina Tumbuhan;
Tindakan Pengawasan Keamanan Hayati Hewani
dan Nabati;
Pengujian Laboratorium.
2. Pelayanan Sertifikat Kesehatan Hewan (Health Certificate);
administrasi Sertifikat Kesehatan Tumbuhan (Phytosanitary
Certificate).
Laporan Hasil Uji Laboratorium
5
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
1.2 Nilai dan Etika Pelayanan
Nilai dan Etika pelayanan dimulai dengan menerapkan Standar Presentasi
Pengguna jasa berisi uraian :
a) Apa yang harus dilakukan ( MUST TO DO )
b) Apa yang tidak boleh dilakukan ( NOT TO DO)
c) Daftar Kendali (Checklist) Pelayanan pengguna jasa melalui Desk
d) Daftar Kendali (Checklist)Pelayanan pengguna jasa melalui Telepon
e) Daftar Kendali (Checklist) Menyiapkan area pelayanan.
Dalam pelaksaan kegiataan perkarantinaan, Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya berpedoman pada nilai- nilai budaya yaitu:
1. Komitmen;
2. Keteladanan;
3. Profesionalisme;
4. Integritas;
5. Disiplin.
1.3 Maklumat Pelayanan
“Dengan ini kami akan memberikan pelayanan sesuai standar yang ditetapkan,
apabila ada keluhan / pengaduan ketidaksesuaian, kami siap menerima sanksi
sesuai peraturan perundangan yang berlaku terhadap pengaduan yang tidak
ditindaklanjuti”.
1.4 Waktu dan Tempat Layanan
Tabel II. Waktu dan Tempat Layanan Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya dan Wilayah Kerjanya
No. Lokasi Waktu Layanan/Jam Kerja
1. Kantor Pusat Balai
Senin- Kamis Pukul 07.30-16.00 WIB
Jln. G.Obos KM.5,5
Palangkaraya Telp (0536) Jumat Pukul 07.30- 16.30 WIB
3247484/3247485/3247400
6
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
2. Kantor Wilker Tjilik Riwut
Jl. Adonis Samad, Komplek
Bandara Tjilik Riwut
Telp. (0535)3242885
3. Kantor Wilker Sampit
Jl. Iskandar (Komplek
Pelabuhan Sampit)
Telp. (0531) 32804
4. Wilker Seruyan Jl. Mayjend Suprapto, Kuala Pembuang
Telp. (0538) 21432
5 Wilker Pangkalan Bun
Jl. Pasir Panjang KM 9
Pangkalan Bun
Telp. (0532) 24109
1.5 Prosedur Layanan
Bandara Tjilik Riwut
Senin s.d Minggu Pukul 06.00 s.d 21.00 WIB IKP Senin s.d Jum’at 08.00 s.d 14.00 WIB Senin s.d Minggu 10.00 s.d 12.00 WIB
Bandara H.Asan Senin s.d Minggu Pukul 07.30 s.d 16.00 WIB
Pelabuhan Sampit Senin s.d Minggu Pukul 07.30 s.d 16.00 WIB
IKP Senin s.d Minggu Pukul 07.30 s.d 16.00 WIB Senin s.d Kamis Pukul 07.30 s.d 16.00 WIB Jum’at Pukul 07.30 s.d 16.30 WIB Sabtu s.d Minggu Pukul 08.00 s.d 12.00 WIB
Bandara Iskandar Senin s.d Minggu Pukul 06.00 s.d 18.00 WIB Pelabuhan Kumai Senin s.d Minggu Pukul 07.30 s.d 16.30 WIB Kantor / IKP Senin s.d Minggu Pukul 07.30 s.d 16.30 WIB
Tabel III. Jenis Prosedur Kerja di Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya
No. Bagian/Seksi Nama Prosedur*
1. Karantina Prosedur Antar Area Domestik Keluar
Hewan Prosedur Antar Area Domestik Masuk
Prosedur Ekspor
Prosedur Impor
Prosedur Pengajuan Instalasi Karantina Hewan
2. Karantina Prosedur Antar Area Domestik Keluar
Tumbuhan Prosedur Antar Area Domestik Masuk
Prosedur Ekspor
Prosedur Impor
Prosedur Pengajuan Instalasi Karantina Tumbuhan
7
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
3. Tata Usaha Prosedur Pengaduan
Prosedur Informasi dan Dokumentasi
*prosedur terlampir
1.6 Waktu Layanan yang disepakati
Tabel IV. Waktu Layanan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
a. Waktu standar untuk pelayanan Karantina Hewan.
8
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
b. Waktu standar untuk pelayanan Karantina Tumbuhan
NO Jenis Media Pembawa Golongan Kode HS SLA (hari)
Resiko Tinggi
1 Benih Kelapa Sawit (Sing mat) A 2306.60.00.00 180
2 Anakan/Bibit Karet (Havea spp) A 0602.90.50.00 21
3 Benih Padi A 1006.10.10.000 21
Resiko Sedang
1 Bawang Merah B 0601.10.00.00 4
2 Bawang Putih B 0703.20.90.00 4
3 Buah Jeruk B 0805.10.10.00 4
Resiko Rendah
1 Kayu Lapis (Plywood) C 44.09 1
2 Palm Kernel Meal C 2305.00.00.00 1
3 Olahan Karet (SIR-20) C 4001.10 1
9
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
1.7 Saluran Saran dan Pengaduan
Informasi, Saran dan Pengaduan
1. Loket Pengaduan dan Customer service diseluruh kantor pelayanan
2. Telepon : (0536) 3247484, 3247485, 3247400 (hunting)
3. Email : [email protected]
4. SMS Center : 089660071943, 081351956048
*prosedur terlampir
2. Standar Kompetensi adalah jenis dan kualifikasi petugas karantina dan tenaga
pendukung lainnya.
2.1 Sumber Daya Manusia
Gambar I. Skema Komposisi Pegawai Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memiliki 52 (lima puluh dua)
pegawai dan 33 tenaga harian lepas (THL),
dengan komposisi tersebut di atas. Pegawai Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya terbagi dalam penugasan di kantor Balai, wilayah kerja tjilik
riwut,sampit, pangkalan bun dan seruyan yang mencakup pelabuhan dan bandar
udara dan wilayah kerja Kantor pos dengan sistem pergeseran (shift) bagi
petugas fungsional karantina, Petugas Tenaga Harian Lepas dikelola oleh
kepegawaian Balai
10
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya dengan sistem penjadwalan yang sesuai
peruntukkannya.
2.2 Kategori Kompetensi
Komposisi pegawai Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya yang beragam
harus mengedepankan tugas pokok dan fungsi, dimana petugas teknis/opersional
adalah petugas yang memiliki keahlian dan keterampilan di bidangnya masing-
masing (karantina hewan, karantina tumbuhan maupun petugas laboratorium).
Sedangkan untuk petugas fungsional umum juga terus dibekali dengan keterampilan
untuk menunjang pelaksanaan tugasnya melalui berbagai pelatihan. Berikut disajikan
daftar kompetensi yang harus dimiliki oleh petugas teknis Balai Karantina Pertanian
Kelas II Palangkaraya:
Tabel V. Kompetensi Petugas Pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya
KOMPETENSI YANG HARUS DIMILIKI
Sertifikasi Sertifikasi
Karantina Karantina
TOLOK
UKUR
Pendidikan
Layanan
Dokumen
Persyaratan
Min. SLTA
Tumbuhan
dan
Keamanan
hayati
nabati
S1
Pertanian
(Hama dan
Penyakit)
SLTA( Pert.
/Ipa/Biologi)
Hewan dan
Keamanan
hayati
Hewani
SLTA( Pert.
/Ipa/Biologi)
-
Kedokteran
Hewan.
Petugas Petugas Pengambil
Laboratorium Sampel/Contoh
S1 S1 Pertanian/ Pertanian/ke kedokteran dokteran Hewan , SLTA( Hewan , Pert.
SLTA( Pert.
/Ipa/Biologi). /Ipa/Biologi).
11
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Diklat Dasar Diklat Dasar Diklat Dasar Diklat Dasar
Pelatihan LANGAS’KARA Teknis Teknis Teknis Teknis
Karantina Karantina Karantina Karantina
Medik/Para Diklat POPT
Pelatihan IT medik PPC Laboratorium khusus Ahli/Trampil
Veteriner
3. Standar Pengelolaan adalah standar yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan
dan pengawasan kegiatan agar tercapai efisiensi dan efektifitas penyelenggaran
perkarantinaan.
Pengelolaan Pelayanan Publik Bala i Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
terinci sebagai berikut:
a. Surat Keputusan Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya No.
0250/Kpts/OT.080/L.34.C/2/16 tanggal 11 Pebruari 2016 tentang Penunjukan Tim
Penyusun Standar Pelayanan Publik BKP KLS II Palangkaraya yang bertugas
merumuskan dokumen Standar Pelayanan Publik
b. Kegiatan Pelayanan Publik di BKP Kelas II Palangkaraya mengacu ke pelaksanaan ISO
9001:2008 yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan
c. Public hearing Pelayanan Publik bersama dengan Ombudsman dan stake holder
Karantina di Wilayah Palangkaraya
d. Seluruh kebutuhan yang berhubungan dengan pelayanan publik telah
dialokasikan
dalam DIPA dan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian (RKA) BKP Kela II
Palangkaraya 2016
e. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Pelayanan Publik dengan
Pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat, Indeks Pengukuran Nilai dan Budaya
Kerja (IPNBK) , Penyempurnaan SOP, Surveilance ISO 9001:2008, Audit Internal ,
Public Awareness.
4. Standar Sarana dan Prasarana adalah standar yang berkaitan dengan kriteria minimal
sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang proses tindakan karantina (8P).
12
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Sarana dan prasarana pelayanan yang dimiliki Balai Karantina Pertanian Kelas II
Yogyakarta diadakan berdasarkan daftar sarana prasarana pelayanan yang ditetapkan oleh
Ombudsman Republik Indonesia dan dikaji berdasarkan kebutuhan pengguna jasa. Berikut
adalah daftar sarana prasarana pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya :
Gedung Administrasi Kantor Balai 2 lantai
Bangunan Laboratorium 1 lantai
Ruang Pelayanan dan ruang tunggu terdiri dari 2 konter pelayanan dan 1 konter loket
pembayaran PNBP
Alur Pelayanan umum
Mutu Baku Layanan
Tarif Pelayanan
Pakta Integritas
Komitmen Moto Layanan
Komitmen Pelayanan Berstandar ISO 9001:2008
Customer Service dan Loket Pengaduan
Prosedur Pengaduan
Loket Pembayaran Jasa Karantina
Maklumat Layanan
Visi, Misi dan Kebijakan Mutu
Kotak Saran
Sistem Antrian
Pengajuan Permohonan Karantina (PPK) Online Corner
ID Card Pegawai
Handbook Karantina Hewan dan Tumbuhan
Brosur dan Informasi
Display Informasi progres layanan dalam website karantina
Ruang Laktasi/menyusui
Ruang Pengaduan dan informasi
Ruang Pemeriksaan Komoditas
Koran bacaan di ruang pelayanan
Fasilitas Penyandang Disabilitas
Petunjuk bila Terjadi Gempa dan Kebakaran
Tabung Pemadam Api Ringan (APAR)
13
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Website [email protected]
Fasilitas Free Wifi di ruang Pelayanan
CCTV
Fasilitas Air Minum Refrigerator dan permen untuk pengguna jasa
Ruang Tunggu nyaman dan ber AC
Perawatan dan pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana Balai Karantina Pertanian
Kelas II Palangkaraya terus dilakukan untuk terus mengoptimalkan pelayanan kepada
masyarakat pengguna jasa. Pengkajian terhadap penambahan sarana dan prasarana
pelayanan terus dikaji berdasarkan perkembangan kebutuhan dan menyesuaikan
anggaran yang tersedia.
Rincian Standar Pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
Berdasarkan 4 (empat) kriteria standar tersebut di atas, Standar Pelayanan Publik Balai
Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya dapat dirinci untuk setiap seksi sebagai berikut:
A. Standar Pelayanan Perkarantinaan
1. Pelayanan Karantina Hewan
Sub Komponen
Input
a. Pengguna
Jasa
b.Jenis Layanan
Jenis Layanan
a. Sistem Penerimaan
Permohonan
Pemeriksaan
b. Proses Penerimaan
Permohonan
Pemeriksaan
Pelayanan Sertifikasi
Ekspor, Impor, Antar
Area Masuk, Antar
Area Keluar
Indikator
1. Jumlah Pengguna Jasa Keseluruhan
2. Jumlah Pengguna Jasa Baru
1. Penyebaran Informasi Cara Mengajukan
Permohonan Pemeriksanaan melalui
brosur maupun website
2. Jenis Pengajuan Permohonan (langsung
atau online)
1. Dokumen Batal
2. Waktu Penyelesaian
3. Kesesuaian dengan Prosedur
4. Adanya petugas pemeriksa
14
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
5. Kelengkapan Pelayanan (form-form)
1. Penyediaan
Petugas Front
Office
c. Petugas 2. Penyediaan
Pelaksana Petugas
Pemeriksa (teknis)
3. Penyediaan
Bendahara
Penerima
d. Sarana dan 1. Penyediaan Ruang
Prasarana Pelayanan
2. Penyediaan Ruang
Petugas Front
Office
3. Penyediaan
Laboratorium
4. Penyediaan Bahan
dan Alat
Laboratorium
5. Penyedia sarana
ruangan
(meubelair,
komputer, AC)
1. Jumlah Petugas
2. Kesesuaian kualifikasi tenaga dengan
tugas dan fungsi
3. Jumlah dan jenis pelatihan sesuai
kompetensi petugas
Rasio Luas Ruang pelayanan (m2) dengan
Jumlah pengguna jasa
Rasio Luas Ruang pelayanan (m2) dengan
Jumlah petugas Front Office
Rasio Luas Ruang pelayanan (m2) dengan
Jumlah petugas laboratorium (m2)
Kecukupan alat dan bahan untuk
setiap pengujian
Kecukupan sarana untuk setiap
ruangan (%)
6. Penyediaan 1. Jumlah Hotspot
Teknologi 2. Panjang Jaringan Kabel Fiber Optic dan
Informasi lainnya
3. Besarnya bandwidth (Mbps)
15
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
4. Adanya website dan email Balai
e. Pembiayaan
Proses
a. Anggaran
b. Pelayanan
c. Evaluasi
Output
a. Sertifikat
Penyediaan
Pembiayaan Pelayanan
1. Penyediaan
anggaran untuk
setiap program
kegiatan
2. Penyediaan
Kerangka Acuan
Kerja
Sertifikasi Karantina
Hewan
1. Rapat Teknis
2. Sistem
Pengendalian
Internal
3 . Audit Internal
4. Tinjauan
Manajemen
Penyelesaian
pelayanan sesuai
prosedur
% Pembiayaan APBN
1. Tersosialisasinya seluruh program kerja
dan Rincian Anggaran Kegiatan kepada
setiap penanggung Jawab Kegiatan
2. Penyesuaian anggaran yang dilakukan
setiap tahun
Tersedianya Kerangka Acuan Kerja untuk
setiap kegiatan (%)
1. Jumlah pelayanan sertifikasi setiap hari
2. Rekapitulasi kegiatan sertifikasi setiap
bulannya
Tercapai atau tidaknya sasaran mutu
Pengaduan, saran dan kritik
16
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
2. Pelayanan Karantina Tumbuhan
Sub Komponen Jenis Layanan Indikator
Input
a. Pengguna
Jasa
b. Jenis
Layanan
c. Petugas
Pelaksana
d. Sarana dan
Prasarana
1. Sistem Penerimaan
Permohonan
Pemeriksaan
2. Proses Penerimaan
Permohonan
Pemeriksaan
Pelayanan Sertifikasi
Ekspor, Impor, Antar
Area Masuk, Antar
Area Keluar
1. Penyediaan
Petugas Front
Office
2. Penyediaan
Petugas Pemeriksa
(teknis)
3. Penyediaan
Bendahara
Penerima
1. Penyediaan Ruang
Pelayanan
2. Penyediaan Ruang
Petugas Front
Office
1. Jumlah Pengguna Jasa Keseluruhan
2. Jumlah Pengguna Jasa Baru
1. Penyebaran Informasi Cara Mengajukan
Permohonan Pemeriksanaan melalui
brosur maupun website
2. Jenis Pengajuan Permohonan (langsung
atau online)
1. Dokumen Batal
2. Waktu Penyelesaian
3. Kesesuaian dengan Prosedur
4. Adanya petugas pemeriksa
5. Kelengkapan Pelayanan (form-form)
1. Jumlah Petugas
2. Kesesuaian kualifikasi tenaga dengan
tugas dan fungsi
3. Jumlah dan jenis pelatihan sesuai
kompetensi petugas
Rasio Luas Ruang pelayanan (m2) dengan
Jumlah pengguna jasa
Rasio Luas Ruang pelayanan (m2) dengan
Jumlah petugas Front Office
17
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
3. Penyediaan
Laboratorium
4. Penyediaan Bahan
dan Alat
Laboratorium
5. Penyedia sarana
ruangan
(meubelair,
komputer, AC)
6. Penyediaan
Teknologi
Informasi
5. Pembiayaan Penyediaan
Pembiayaan Pelayanan
Proses
1. Penyediaan
anggaran untuk a. Anggaran
setiap program
kegiatan
2. Penyediaan
Kerangka Acuan
Kerja
b. Pelayanan Sertifikasi Karantina
Tumbuhan
Rasio Luas Ruang pelayanan (m2) dengan
Jumlah petugas laboratorium (m2)
Kecukupan alat dan bahan untuk
setiap pengujian
Kecukupan sarana untuk setiap
ruangan (%)
1. Jumlah Hotspot
2. Panjang Jaringan Kabel Fiber Optic dan
lainnya
3. Besarnya bandwidth (Mbps)
4. Adanya website dan email Balai
% Pembiayaan APBN
1. Tersosialisasinya seluruh program kerja
dan Rincian Anggaran Kegiatan kepada
setiap penanggung Jawab Kegiatan
2. Penyesuaian anggaran kegiatan yang
dilakukan setiap tahun
Tersedianya Kerangka Acuan Kerja untuk
setiap kegiatan (%)
1. Jumlah pelayanan sertifikasi setiap hari
2. Rekapitulasi kegiatan sertifikasi setiap
bulannya
18
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
1. Rapat Teknis
2. Sistem Pengendalian
Internal c. Evaluasi
3. Audit Internal Tercapai atau tidaknya sasaran mutu
4. Tinjauan
Manajemen
Output
Penyelesaian
pelayanan sesuai
Sertifikat prosedur Pengaduan, saran dan kritik
B. Standar Pelayanan Administrasi
1. Standar Pelayanan Administrasi Kepegawaian
Sub Jenis Layanan Indikator
Komponen
Input
a. Sarana
b. Tenaga
Proses
Pelaksanaan
Penyediaan Sarana
Penyedian tenaga
yang kompeten
Disiplin dan
pengembangan
pegawai
Monitoring administrasi
kepegawaian
Tersedianya sarana layanan administrasi kepe
gawaian yang memadai (%)
1. Penyedian tenaga yang kompeten dan
fungsi (%)
2. Jumlah dan jenis pelatihan
bagi tenaga adminis trasi (%)
1. Adanya sistem reward dan
punishment (%)
2. Tersedianya sistem pengembangan
pegawai (%)
1. Terlaksananya monitoring pelaksanaan
penerimaan, mutasi, disiplin,
dan pengembangan pegawai (%)
19
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
2. Keterbukaan informasi penerimaan dan
administrasi pegawai (%)
Output
1. Tersedianya data dan informasi kepegawai
Pelaporan administrasi Pelaporan
kepegawaian
an (%)
2. Tersedianya laporan pengelolaan
pegawai (%)
2. Standar Pelayanan Administrasi Keuangan Sub
Jenis Layanan Komponen
Input
Sarana Penyediaan Sarana
Penyedian tenaga Tenaga
yang kompeten
Proses
Pelaksanaan Penyusunan anggaran
Pelaksanaan anggaran
Revisi Program dan
Indikator
Tersedianya sarana layanan administrasi keua
ngan yang memadai (%)
1. Penyedian tenaga yang kompeten dan
fungsi (%)
2. Jumlah dan jenis pelatihan
bagi tenaga keuangan (%)
1. Tersedianya pedoman
penyusunan anggaran (%)
2. Ketepatan dan kecepatan
waktu penyusunan anggaran (%)
1. Tersedianya pedoman pelaksanaan
program dan anggaran (%)
2. Ketepatan dan kecepatan waktu
pencairan anggaran (%)
3. Kesesuaian usul realisasi dengan rencana
(%)
1. Ketepatan dan kecepatan waktu revisi
20
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
anggaran
Pelaporan
pelaksanaan program d
an anggaran
Monitoring
pelaksanaan anggaran
Output
Penyusunan Laporan Pelaporan
Keuangan
program dan anggaran(%)
2. Kesesuaian usul revisi
program dan anggaran (%)
Ketepatan dan kecepatan
waktu pertanggungjawaban pelaksanaan
anggaran
1. Terlaksananya
monitoring pelaksanaan ang-garan (%)
2. Keterbukaan informasi
program,anggaran, dan realisasi (%)
1. Tersedianya sistem
pelaporan keuangan (%)
2. Tersusunnya laporan realisasi ang
garan, neraca, laporan arus kas, dan
catatan atas laporan keuangan
secara tepat waktu (%)
3. Tersusunnya LAKIP tepat waktu (%)
3. Standar Pelayanan Administrasi Perlengkapan
Sub Komponen Jenis Layanan
Input
a. Sarana Penyediaan sarana
Penyedian tenaga b. tenaga
yang kompeten
Proses
1. Penyusunan
rencana a. Pelaksanaan kebutuhan sarana
dan prasarana
Indikator
Tersedianya sarana layanan administrasi
perlengkapan yang memadai (%)
1. Kesesuaian kualifikasi tenaga dengan tugas
dan fungsi
1. Tersedianya pedoman penyusunan
kebutuhan sarana dan prasarana (%)
2. Ketepatan dan kecepatan waktu penyusunan
21
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
rencana kebutuhan sarana dan prasarana
(%)
3. Kesesuaian rencana dengan kebutuhan (%)
2. Pelaksanaan 1. Tersedianya pedoman administrasi
pengadaan sarana perlengkapan (%)
dan prasarana
2. Ketepatan dan kecepatan pengadaan sarana
dan prasarana (%)
3. Penerimaan,
penyimpanan,
pendistribu-sian, 1. Kesesuaian pengadaan sarana dan
pemelihara-an, prasarana dengan rencana kebutuhan (%)
dan perawatan
sarana dan
prasarana
2. Kesesuaian penyimpanan sarana dan
prasarana (%)
3. Ketepatan dan kecepatan pendistribusian
sarana dan prasarana (%)
4. Ketepatan dan kecepatan pemeliharaan dan
perawatan sarana dan prasarana (%)
4. Monitoring dan
evaluasi 1. Terlaksananya monitoring pendayagunaan
pengelolaan aset (%)
perlengkapan
2. Terlaksananya inventarisasi aset (%)
3. Terlaksananya usul penghapusan aset
Output
Pelaporan 1. Tersdianya data dan informasi perlengkapan
a. Pelaporan administrasi (%)
perlengkapan
2. Tersedianya laporan pengelolaan
perlengkapan (%)
22
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
4. Standar Pelayanan Administrasi Umum
Sub Komponen Jenis Layanan
Input
Sarana Penyediaan sarana
Penyedian tenaga Tenaga
yang kompeten
Proses
1. Layanan
a. Pelaksanaan persuratan/kearsip
an
2. Layanan
kerumahtanggaan
3. Layanan
keprotokolan
4. Layanan hukum
dan peraturan
perundang-
undangan
Indikator
Tersedianya sarana layanan administrasi
umum yang memadai
1. Kesesuaian kualifikasi tenaga dengan tugas
dan fungsi
2. Jumlah dan jenis pelatihan bagi tenaga
administrasi umum (Unit per tahun)
1. Tersedianya pedoman persuratan/kearsipan
(%)
2. Ketepatan dan kecepatan pencatatan dan
pendistribusian surat masuk dan keluar (hari)
3. Ketepatan dan kecepatan perawatan dan
pemeliharaan arsip (%)
4. Ketepatan dan kecepatan penyusutan dan
usul penghapusan arsip (%)
5. Ketepatan dan kecepatan pelayanan
peminjaman arsip (%)
Kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan
kebersihan, keamanan, keindahan, ketertiban,
dan kenyamanan. (%)
1. Kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan
pimpinan dan tamu (%)
2. Tersedianya data pemerimaan tamu (%)
3. Kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan
rapat dinas, upacara, dan seminar (%)
1. Tersedianya himpunan peraturan
perundang-undangan yang mendukung
pelaksanaan tugas perkarantinaan (%)
2. Kecepatan dan ketepatan waktu penyusunan
23
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
rancangan peraturan (%)
3. Kecepatan dan ketepatan waktu pemberian
bantuan hukum (%)
5. Layanan 1. Tersedianya pedoman organisasi dan
organisasi dan ketatalaksanaan (%)
ketatalaksanaan
2. Kecepatan dan ketepatan waktu pengkajian
usulan pembentukan dan penyempurnaan
unit organisasi (%)
3. Kecepatan dan ketepatan waktu penyusunan
sitem dan prosedur (%)
4. Adanya sosialisasi pedoman (%)
5. Kecepatan dan ketepatan waktu
penyelenggaraan analisis jabatan (%)
Output
Pelaporan Pelaporan Tersedianya data dan informasi
administrasi umum
Palangkaraya, 11 Pebruari 2016
Kepala Balai,
Ir. Eka Darnida Yanto,M.Si
NIP. 19650327 199103 1 001
24
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
PENJELASAN
STANDAR PELAYANAN PUBLIK
BALAI KARANTINA PERTANIAN
KELAS II PALANGKARAYA
SESUAI
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR PELAYANAN PUBLIK
LINGKUP BADAN KARANTINA PERTANIAN
25
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya merupakan unit pelaksana
teknis (UPT) dilingkungan Kementerian Pertanian yang berada dibawah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Badan Karantina Pertanian. Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya memiliki tugas pokok dan fungsi mencegah masuk dan
tersebarnya Hama Penyakit Hewan Karantina (HPHK) dan Organisme Penggangu
Tumbuhan Karantina (OPTK) dari luar negeri dan dari suatu area ke area lainnya
didalam serta keluarnya dari wilayah Republik Indonesia. Dalam menjalankan tugas
pokok dan fungsi tersebut Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memerlukan
Standar Pelayanan (SP) dalam memberikan pelayanan kepada masyrakat pengguna
jasa agar memperoleh informasi yang jelas dan pelayanan yang optimal.
Pelayanan yang diberikan oleh Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya
memiliki dua ruang lingkup yaitu pelayanan jasa berupa tindakan karantina terhadap
hewan, tindakan karantina terhadap produk hewan, tindakan karantina terhadap
benih/bibit tumbuhan dan tindakan terhadap hasil tumbuhan; serta pelayanan
administrasi berupa pelayanan sertifikasi karantina pertanian. Dalam memberikan
pelayanan, Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya menerapkan Standar
Pelayanan Publik yang meliputi persyaratan administratif dan persyaratan teknis
tentang tolak ukur layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. Standar Pelayanan
Publik wajib mempertimbangkan beberapa hal yaitu standar proses, standar
kompetensi, standar pengelolaan dan standar sarana prasarana pelayanan.
Standar Pelayanan Publik merupakan ukuran pelayanan dalam rangka
penyelenggaraan tugas dan fungsi pada Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II
Palangkaraya yang penerapannya tercermin dari indikator pencapaian layanan. Standar
Pelayanan Publik dapat diterapkan dengan optimal dengan penyusunan standar
pelayanan berdasarkan jenis pelayanan yang dapat diukur, dapat dicapai, relevan,
dapat diandalkan dan tepat waktu.
I.2 Maksud danTujuan
Standar Pelayanan Publik ini merupakan acuan dalam memberikan pelayanan
kepada pengguna jasa.
26
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Tujuan penetapan Standar Pelayanan Publik :
1. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap hewan dan tumbuhan
yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain
didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia;
2. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap produk hewan dan hasil
tanaman yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area
lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia;
3. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap benih/bibit tumbuhan yang
dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain di dalam dan
di keluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia;
4. Meningkatkan pelayanan pengawasan pangan segar asal tumbuhan yang
dimasukan kedalam dan dibawa ke luar wilayah Negara Republik Indonesia;
5. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap hasil tumbuhan yang
dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain di dalam
dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia.
I.3 Sasaran
Tercapainya kepuasan pengguna jasa dalam percepatan peningkatan pelayanan
yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan sesuai dengan yang di harapkan oleh
masyarakat yaitu pelayanan yang mudah,cepat dan terjangkau yang merupakan
harapan Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya melalui penerapan
Standar Pelayanan Publik yang sesuai dengan janji layanan.
I.4 Visi, Misi dan Motto
I.4.1 Visi :
“Menjadi instansi yang TANGGUH dan TERPERCAYA dalam perlindungan
Kelestarian Sumberdaya Alam Hayati Hewan dan Tumbuhan, Lingkungan
dan Keamanan Pangan ”.
27
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
I.4.2 Misi :
1. Melindungi Kelestarian Sumber Daya Slam Hayati Hewan dan Tumbuhan dari
Serangan HPHK dan OPTK.
2. Mendukung Terwujudnya Keamanan Pangan.
3. Memfasilitasi Perdagangan Dalam Rangka Mempertahankan dan Meningkatkan
Akses Pasar Komoditas Pertanian.
4. Meningkatkan Citra dan Kualitas Layanan Publik;
I.4.3 Motto :
“Memberi Pelayanan Mudah, Cepat dan Cermat”
28
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
BAB II. SISTEM MANAJEMEN PELAYANAN
1. Ruang Lingkup
1.1 Umum
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menetapkan Standar Pelayanan
Minimal untuk menyediakan pelayanan publik yang memenuhi persyaratan
masyarakat, regulasi dan peraturan perundang-undangan yang terkait
pelayanan. Penetapan Standar Pelayanan ini adalah untuk meningkatkan
kepuasan masyarakat melalui penerapan sistem yang efektif.
1.2 Penerapan
Semua persyaratan standar pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya ditetapkan berdasarkan komunikasi dengan pihak-pihak terkait
(pengguna jasa, akademisi, stake holder dan lembaga swadaya masyarakat
terkait) sehingga dapat diterapkan dalam pelayanan perkarantinaan.
2. Acuan Normatif
Dokumen pedoman mutu Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas
II Palangkaraya mengacu pada Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012
Tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik serta
Peraturan Perundang-undangan yang mengatur tentang Pelayanan Publik. Dokumen
pedoman mutu Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya juga tersinkronkan dengan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO/SNI
9001:2008 Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya.
3. Istilah Dan Definisi
Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang ada dalam
Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah
Nomor 96 tahun 2012 tentang standar pelayanan serta Peraturan
PerundangUndangan yang terkait yang mengatur tentang pelayanan.
29
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Beberapa istilah dan definisi pada standar pelayanan ini :
a. Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa,
dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara
pelayanan;
b. Penyelenggara Pelayanan yang selanjutnya disebut Penyelenggara adalah
setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang
dibentuk berdasarkan Undang - Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan
badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan;
c. Pelaksana Pelayanan yang selanjutnya disebut Pelaksana adalah pejabat,
pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi
penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian
tindakan pelayanan;
d. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk
sebagai orang perseorangan, kelompok, maupun badan hukum yang
berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik, baik secara
langsung maupun tidak langsung;
e. Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan pelayanan publik dan acuan penilaian kualitas pelayanan
sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka
pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur;
f. Maklumat Pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan
rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar pelayanan;
g. Pihak Terkait adalah pihak yang dianggap kompeten dalam memberikan
masukan terhadap penyusunan standar pelayanan;
h. Satuan Kerja Penyelenggara adalah unit kerja yang bertugas
menyelenggarakan pelayanan yang berhubungan langsung dengan pengguna
layanan;
i. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan
dibidang pendayagunaan aparatur Negara;
j. Karantina adalah tempat pengasingan dan/atau tindakan sebagai upaya
pencegahan masuk dan tersebarnya hama dan penyakit atau organisme
pengganggu dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negeri,
30
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
atau keluarnya dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia;
k. Hewan adalah semua binatang yang hidup di darat baik yang dipelihara
maupun yang hidup secara liar;
l. Produk hewan adalah bahan yang berasal dari hewan yang dapat dioleh lebih
lanjut atau bahan asal hewan yang telah diolah;
m. Tumbuhan adalah semua jenis sumber daya alam nabati dalam keadaan hidup
atau mati, baik belum diolah maupun telah diolah;
n. Hasil tumbuhan adalah tumbuhan dan bagiannya dalam keadaan mati akan
tetapi belum mengalami proses pengolahan yang mengakibatkan perubahan
bentuk atau sifat asli sepanjang masih mungkin menjadi media pembawa
organism penggangu tumbuhan;
o. Pemasukan adalah masuknya hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan
dan hasil tumbuhan ke dalam wilayah Negara Republik Indonesia;
p. Area adalah daerah dalam suatu pulau, atau pulau, atau kelompok pulau di
dalam wilayah Negara Republik Indonesia yang dikaitkan dengan
pencegahan penyebaran hama dan penyakit hewan karantina atau organism
pengganggu tumbuhan;
q. Pengeluaran adalah keluarnya hewan, produk hewan, produk hewan,
benih/bibit tumbuhan dan hasil tumbuhan dari wilayah Negara Republik
Indonesia;
r. Pengguna jasa adalah orang atau badan hukum yang memiliki media
pembawa dan/atau bertanggungjawab atas pemasukan, pengeluaran atau
transit media pembawa.
4. Dasar Hukum
a. Undang - Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pasal 5 ayat
(2);
b. Undang-Undang Nomor 16 tahun 1992 Tentang Karantina Hewan, Ikan
dan Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 1992 Nomor 56, Tambahan
Lembaran Negara RI Nomor 3482);
c. Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2000 Tentang Karantina Hewan
(Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 161, Tambahan Lembaran Negara RI
Nomor 4002);
d. Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2002 Tentang Karantina
31
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 2002 Nomor 35, Tambahan Lembaran
Negara RI Nomor 4196);
e. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor GKE / M.PA / 7 /
2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
f. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 67, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4724);
g. Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61,Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4846);
h. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 22 / Permentan / OT.140 / 04 / 2008
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Karantina
Pertanian;
i. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13 Tahun
2009 Tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Dengan
Partisipasi Masyarakat;
j. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
k. Undang - Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pasal 5 ayat
(2);
l. Undang-Undang Nomor 16 tahun 1992 Tentang Karantina Hewan, Ikan
dan Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 1992 Nomor 56, Tambahan
Lembaran Negara RI Nomor 3482);
m. Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2000 Tentang Karantina Hewan
(Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 161, Tambahan Lembaran Negara
RI Nomor 4002);
n. Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2002 Tentang Karantina
Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 2002 Nomor 35, Tambahan Lembaran
Negara RI Nomor 4196);
o. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor GKE / M.PA / 7 /
2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
p. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 67, Tambahan Lembaran
32
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Negara Republik Indonesia Nomor 4724);
q. Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61,Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4846);
r. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 22 / Permentan / OT.140 / 04 / 2008
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Karantina
Pertanian;
s. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13 Tahun
2009 Tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Dengan
Partisipasi Masyarakat;
t. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
u. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang -
Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
v. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi
Nomor 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan
Publik;
w. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Publik Kementerian Pertanian;
x. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang -
Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
4.1 Persyaratan
Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya menyusun, menetapkan
mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen pelayanan publik dan
terus-menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan. Untuk
mengendalikan kefektifan dan keefisienan sistem pelayanan maka Kepala Balai
dibantu oleh seorang manajer pelayanan yang bertugas mengontrol kendali pelayanan
yang dilaksanakan oleh sekuriti, front officer, customer serice dan pengelola
pengaduan. Berikut adalah skema pengorganisasian pelaksanaan Standar Pelayanan
Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya:
33
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Gambar II.1. Skema Pengorganisasian Standar Pelayanan Publik Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya
Manajer Puncak
Manajer Administrasi Kepala Subbagian Tata Usaha
Manajer Teknis Manajer Mutu Kepala Seksi Kepala Seksi
Karantina Tumbuhan Karantina Hewan
Wakil Manajer Layanan Manajemen Penunjukan Penunjukan Kepala Balai Kepala Balai
Sistem Manajemen Mutu ISO/SNI 9001:2008
Standar Pelayanan Publik
Sekuriti Front Officer Pengelola Customer Pengaduan Service
Manajer Layanan adalah petugas yang ditunjuk oleh Kepala Balai untuk
mengendalikan sistem pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II
Palangkaraya. Manajer Layanan merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi
jalannya sistem pelayanan publik di Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II
Palangkaraya dan melaporkannya kepada Kepala Balai.
34
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
4.2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur
4.2.1 Sistem dan Mekanisme
Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya menetapkan
kebijakan pelayanan yang dinyatakan dalam Pedoman Mutu Standar
Pelayanan Publik ini yang mencakup:
Komitmen Manajemen dalam memberikan pelayanan secara
profesional untuk melayani kepuasan pelanggan
Standar Minimal Pelayanan
Tujuan sistem manajemen yang terkait dengan pelayanan.
Manajer Layanan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
melakukan langkah-langkah berikut:
a. Menentukan proses tahapan pelayanan untuk sistem manajemen
pelayanan dan aplikasinya di seluruh Unit Layanan;
b. Menetapkan urutan dan interaksi proses tahapan pelayanan;
c. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasional dan
kendali proses tahapan pelayanan berjalan secara efektif;
d. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi untuk
mendukung operasional dan pemantauan proses tahapan
pelayanan;
e. Memantau, mengukur, menganalisis proses tahapan pelayanan, dan
mengimplementasikan tindakan untuk mencapai hasil yang
direncanakan serta perbaikan berkesinambungan dari proses-
proses.
Manajer Layanan memastikan fungsi sekuriti, front liner, customer service
dan petugas pengelola pengaduan menjalankan tugasnya dengan baik.
a. Ketika Pengguna Jasa datang, maka fungsi pelayanan pertama
diambil oleh petugas sekuriti yang mempersilahkan pengguna jasa
untuk memarkir kendaraan di tempat yang disediakan dan
mempersilahkan pengguna jasa untuk memasuki ruang pelayanan
serta memastikan mendapatkan nomor antrian.
35
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
b. Pelayanan diambil alih oleh petugas Front officer dengan
menerapkan standar presentasi pelayanan kepada pengguna
jasa.Front officer mulai menjelaskan prosedur layanan kepada
pengguna jasa.
c. Prosedur Permohonan Pemeriksaan Karantina berjalan sesuai
Standar Pelayanan yang telah ditetapkan.
d. Petugas Customer Service bertugas memberikan informasi
perkarantinaan apabila terdapat pengguna jasa yang ingin menggali
informasi perkarantinaan lebih lanjut.
e. Petugas Pengelola Pengaduan ditunjuk oleh Kepala Balai, setiap
pengaduan yang masuk dianalisis dan direkam sesuai prosedur
pengaduan.
4.2.2 Prosedur Pelayanan
Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Palangkaraya menetapkan
prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Hewan dan Tumbuhan sebagai
berikut:
4.2.2.1 Prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Hewan (Health
Certificate)
4.2.2.1.1 Prosedur tindakan dokumen masuk (Impor dan Masuk Domestik)
4.2.2.1.1.1 Pengguna jasa Mengajukan permohonan
pemeriksaan karantina hewan (KH-1) secara
online atau manual beserta dokumen
kelengkapannya.
4.2.2.1.1.2 Petugas counter Menerima permohonan,
mencatat dan mengagendakan permohonan.
4.2.2.1.1.3 Kepala Balai Menugaskan MV/PV untuk
melakukan pemeriksaan administratif dan
kesehatan media pembawa
4.2.2.1.1.4 Pejabat fungsional Melakukan pemeriksaan
administratif , melakukan analisis dan
36
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
memberikan rekomendasi berdasarkan hasil
pemeriksaan dokumen.
4.2.2.1.1.5 Pejabat fungsional Melakukan pemeriksaan
kesehatan media pembawa HPHK.
4.2.2.1.1.6 Pejabat Fungsional Melakukan pembebasan
dengan menerbitkan sertifikat pelepasan (KH-
12).
4.2.2.1.1.7 Bendahara Penerima Menerima pembayaran
jasa karantina (PNBP) dari pengguna jasa.
4.2.2.1.1.8 Pengguna Jasa Menerima sertifikat
pelepasan karantina hewan.
4.2.2.1.2 Prosedur tindakan dokumen keluar (Ekspor dan Keluar Domestik)
4.2.2.1.2.1 Pengguna jasa Mengajukan permohonan
pemeriksaan karantina hewan (KH-1)
secara online atau manual beserta dokumen
kelengkapannya.
4.2.2.1.2.2 Petugas counter Menerima permohonan,
mencatat dan mengagendakan
permohonan.
4.2.2.1.2.3 Kepala Balai Menugaskan MV/PV untuk
melakukan pemeriksaan administratif dan
kesehatan media pembawa
4.2.2.1.2.4 Pejabat fungsional Melakukan pemeriksaan
administratif , melakukan analisis dan
memberikan rekomendasi berdasarkan hasil
pemeriksaan dokumen.
4.2.2.1.2.5 Pejabat fungsional Melakukan pemeriksaan
kesehatan media pembawa HPHK.
4.2.2.1.2.6 Pejabat Fungsional Melakukan pembebasan
dengan menerbitkan sertifikat pelepasan
(KH-9)
37
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
4.2.2.1.2.7 Bendahara Penerima Menerima
pembayaran jasa karantina (PNBP) dari
pengguna jasa.
4.2.2.1.2.8 Pengguna Jasa Menerima sertifikat
pelepasan karantina hewan.
4.2.2.2 Prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Tumbuhan (Phytosanitary certificate)
4.2.2.2.1 Prosedur tindakan dokumen masuk (Impor dan Masuk Domestik)
4.2.2.2.1.1 Pengguna jasa Mengajukan permohonan
sertifikasi karantina tumbuhan (SP-1)
4.2.2.2.1.2 Petugas Counter Menerima permohonan,
mencatat dan mengagendakan
permohonan
4.2.2.2.1.3 Kepala Balai Menugaskan POPT untuk
melakukan pemeriksaan administratif dan
kesehatan media pembawa Operator Eplag
menerbitkan Surat Tugas (DP-1);
4.2.2.2.1.4 Pejabat fungsional Melakukan pemeriksaan
administrasi media pembawa,
Melakukan analisis dan memberikan
rekomendasi berdasarkan hasil
pemeriksaan administrasi
4.2.2.2.1.5 Pejabat fungsional POPT Melakukan
pemeriksaan kesehatan media pembawa
OPTK
4.2.2.2.1.6 Petugas Fungsional Melakukan
pembebasan dengan menerbitkan
sertifikat pelepasan karantina tumbuhan
(KT-9)
38
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
4.2.2.2.1.7 Bendahara penerima Menerima pembayaran
jasa karantina (PNBP)
4.2.2.2.1.8 Pengguna jasa Menerima sertifikat
pelepasan karantina
4.2.2.2.2 Prosedur tindakan dokumen keluar (Ekspor dan
Keluar Domestik)
4.2.2.2.2.1 . Pengguna jasa Mengajukan permohonan
sertifikasi karantina tumbuhan (SP-1)
4.2.2.2.2.2 Petugas Counter Menerima permohonan,
mencatat dan mengagendakan
permohonan
4.2.2.2.2.3 Kepala Balai Menugaskan POPT untuk
melakukan pemeriksaan administratif dan
kesehatan media pembawa Operator Eplag
menerbitkan Surat Tugas (DP-1);
4.2.2.2.2.4 Pejabat fungsional Melakukan
pemeriksaan administrasi media
pembawa, Melakukan analisis dan
memberikan rekomendasi berdasarkan
hasil pemeriksaan administrasi
4.2.2.2.2.5 Pejabat fungsional POPT Melakukan
pemeriksaan kesehatan media
pembawa OPTK
4.2.2.2.2.6 Petugas Fungsional Melakukan
pembebasan dengan menerbitkan
sertifikat kesehatan tumbuhan (KT-10
untuk ekspor; KT-12 untuk antar
area keluar)
4.2.2.2.2.7 Bendahara penerima Menerima
pembayaran jasa karantina (PNBP)
4.2.2.2.2.8 Pengguna jasa Menerima sertifikat
pelepasan karantina.
39
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Kepala Manajemen
Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memberi bukti
komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen
pelayanan serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan :
a. Menginstruksikan ke seluruh personel pentingnya memenuhi
persyaratan yang ditetapkan;
b. Menetapkan kebijakan pelayanan;
c. Memastikan penetapan sasaran pelayanan setiap tahun;
d. Melakukan tinjauan manajemen minimal satu tahun sekali; dan
e. Memastikan tersedianya sumber daya manusia, sarana prasarana dan
anggaran.
5.2 Fokus pada pelayanan masyarakat
a. Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memastikan
persyaratan pelayanan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran
untuk meningkatkan kepuasan pelayanan pengguna jasa.
b. Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menyediakan akses
elektronik untuk kemudahan dan kelancaran memperoleh informasi
yang diperlukan terkait pelayanan karantina, registrasi dan keperluan
lain.
c. Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya melakukan survai untuk
memperoleh umpan balik dari pelanggan melalui kegiatan Indeks
Kepuasan Masyarakat (IKM), Indeks Penerapan Nilai Budaya Kerja
(IPNBK) dan kotak pengaduan. Hasil umpan balik dari pelanggan,
dilakukan analisis dan dipergunakan sebagai bahan masukan untuk
perbaikan efektifitas sistem manajemen mutu. Pelaksanaan kegiatan
IKM dilakukan dua kali dalam setahun (per semester), sedangkan
kolom pengaduan dapat diakses setiap saat.
5.3 Kebijakan Pelayanan Publik
Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memastikan kebijakan
pelayanan :
40
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
a. Sesuai dengan sasaran pelayanan;
b. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus
memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan;
c. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran
pelayanan;
d. Dikomunikasikan dan dipahami; dan
e. Ditinjau terus menerus.
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Pelayanan Pengguna Jasa
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memiliki sasaran
pelayanan yaitu mencapai 90% kepuasan pengguna jasa setiap
bulannya.
5.4.2. Perencanaan sistem manajemen pelayanan
Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memastikan
perencanaan sistem manajemen pelayanan dilaksanakan sesuai
persyaratan yang ditetapkan.
5.5 Tanggung Jawab, wewenang dan komunikasi
Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memastikan tanggung
jawab dan wewenang ditetapkan dan diinstruksikan ke seluruh personel yang
terlibat dalam penyelenggaraan pelayanan.
5.5.1. Kompetensi Pelaksana
Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menetapkan :
1) Kompetensi personel yang melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan persyaratan;
2) Pelaksanaan pelatihan untuk pemeliharaan dan peningkatan
kompetensi;
3) Penilaian keefektifan evaluasi kompetensi personel;
4) Personel yang relevan untuk pencapaian sasaran pelayanan;
dan
41
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
5) Pemeliharaan rekaman esuai pendidikan, pelatihan,
k eterampilan dan pengalaman.
5.5.2. Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan
dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan;
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memberikan Jaminan
kepastian pelayanan setelah pengguna jasa memenuhi beberapa
ketentuan yang dipersyaratkan di bidang perkarantinaan dan
ketentuan persyaratan lainnya sesuai peraturan perundang-undangan.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memberikan jaminan
kepastian pelayanan terhadap pengguna jasa yang memenuhi
ketentuan persyaratan :
1) Dilengkapi Sertifikat Kesehatan dari negara asal dan negara
transit;
2) Melalui tempat-tempat pemasukan yang telah ditetapkan;
3) Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina
ditempattempat pemasukan; dan
4) Memenuhi prosedur, waktu dan biaya yang ditetapkan.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memberikan pelayanan
untuk :
1) Pelayanan Administrasi Dokumen
Penetapan pelayanan administrasi dokumen perhitungannya
dimulai waktu penyerahan dokumen yang dipersyaratkan lengkap,
dan absah serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda
tangan verifikator pada form penerimaan dokumen KH (form.
pengesahan kelengkapan dokumen) dan untuk KT form DP-5
(Hasil Pemeriksaan Administrasi)
2) Pelayanan Teknis Karantina
Penetapan pelayanan teknis karantina perhitungannya dimulai
42
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
waktu sejak media pembawa diserahkan kepada petugas karantina
untuk dilakukan pemeriksaan fisik, kesehatan dan laboratorium
yang diperlukan serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan
tanda tangan petugas karantina pada form pemeriksaan fisik dan
hasil uji laboratorium yang dipersyaratkan untuk KH (form.
pengesahan pelayanan tindakan karantina) dan Untuk KT form DP-
7 (Hasil Pemeeriksaan Fisik).
5.5.3. Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk
komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan
risiko keragu-raguan;
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menyediakan sarana
prasarana yang memastikan pemberian jaminan keamanan dan
keselamatan kepada pengguna jasa dengan suasana rasa aman,
bebas dari bahaya dan risiko gangguan serta kenyamanan dalam
beraktifitas dari pelayanan yang diperoleh .
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menyediakan fasilitas
untuk keamanan, kenyamanan dan keselamatan, antara lain :
1) Petugas keamanan;
2) Petugas pelayanan informasi (customer service)
Sarana dan prasarana sebagai fasilitas fasilitas keamanan, kenyamanan dan
keselamatan antara lain:
1) Kontrol akses masuk dan keluar setiap individu;
2) Sarana peralatan dan obat P3K;
3) Ruang pelayanan yang bersih dan rapi;
4) Ruang informasi (Customer service);
5) Sarana parkir;
6) Pengaturan parkir.
43
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
5.6 Tinjauan Manajemen
5.6.1 Umum
Tinjauan manajemen Standar Pelayanan Publik Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya dilaksanakan setahun sekali yang
sekaligus merupakan tinjauan manajemen untuk Sistem Mutu (Sistem
Manajemen Mutu sesuai ISO/SNI 9001:2008).
5.6.2 Masukan Untuk Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen dipimpin langsung oleh Kepala Balai selaku
manajer puncak, wakil manajemen melaporkan hasil audit internal
sistem manajemen mutu yang didalamnya termasuk kajian audit
sistem pelayanan. Berikut alur analisis hasil evaluasi pelaksanaan
sistem layanan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya:
Manajer Layanan melakukan rekapitulasi hasil evaluasi pelaksaan
sistem pelayanan yang dilakukan setiap bulannya, menyusun
analisis sasaran pelayanan dan melaporkannya kepada kepala
Balai melalui wakil manajemen.
Auditor Sistem Manajemen Mutu mengaudit Pelaksanaan sistem
pelayanan, menemukan ketidaksesuaian dan menganalisis
tindakan perbaikan dan pencegahannya.
Kepala Balai memberikan tanggapan terhadap pelaksanaan sistem
layanan tertama dalam kinerja proses dan kesesuaian pelayanan.
Wakil manajemen melaporkan Perubahan yang dapat
mempengaruhi sistem manajemen pelayanan dan memberikan
kesempatan untuk masuknya saran-saran demi perbaikan.
44
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
5.6.3 Keluaran dari Tinjauan Manajemen
Keluaran dari tinjauan manajemen mencakup keputusan dan tindakan
yang berkaitan dengan:
1) Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen pelayanan dan
proses -prosesnya;
2) Perbaikan pada pelayanan berkaitan dengan persyaratan
pelayanan; dan
3) Sumber daya.
6. Penyediaan Sumberdaya
6.1 Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkarayamenetapkan, menyediakan
dan memelihara sarana dan prasarana untuk mencapai kesesuaian
persyaratan pelayanan.
Sarana dan Prasarana mencakup antara lain :
Gedung Administrasi 2 lantai
Bangunan Laboratorium 1 lantai
Ruang Pelayanan dan ruang tunggu terdiri dari
2 konter pelayanan dan 1 konter loket Pembayaran PNBP
Alur Pelayanan umum
Mutu Baku Layanan
Tarif Pelayanan
Pakta Integritas
Komitmen Moto Layanan
Komitmen Pelayanan Berstandar ISO 9001:2008
Customer Service dan Loket Pengaduan
Prosedur Pengaduan
Loket Pembayaran Jasa Karantina
Maklumat Layanan
Visi, Misi dan Kebijakan Mutu
Kotak Saran
Sistem Antrian
45
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Pengajuan Permohonan Karantina (PPK) Online Corner
ID Card Pegawai
Handbook Karantina Hewan dan Tumbuhan
Brosur dan Informasi
Display Informasi progres layanan dalam website karantina Palangkaraya
Ruang Laktasi
Ruang Pengaduan dan informasi
Ruang Pemeriksaan Komoditas
Koran bacaan di ruang pelayanan
Fasilitas Penyandang Disabilitas
Petunjuk bila Terjadi Gempa dan Kebakaran
Tabung Pemadam Api Ringan (APAR)
Titik Kumpul Keadaan Darurat (Assembly Point)
Website [email protected]
Fasilitas Free Wifi di ruang Pelayanan
CCTV
Fasilitas Air Minum Refrigerator dan permen untuk pengguna jasa
Ruang Tunggu nyaman dan ber AC
6.2 Jumlah Pelaksana
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menyediakan petugas
pelayanan di 5 (lima) lokasi Unit Pelayanan yaitu di Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya, Wilayah Kerja Tjilik Riwut,, Wilayah Kerja
Sampit, Wilayah Kerja Seruyan, Wilayah Kerja pangkalan Bun, untuk kantor Pos
belum di tetapkan tetapi tetap di koordinasikan dengan kantor pos. Jumlah
pegawai Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya sejumlah 52
(lima puluh empat ) orang dengan komposisi tersebut di halaman 8, dan tenaga
Petugas pendukung pelayanan dan administrasi terdiri dari 33 orang tenaga
harian lepas.
Penetapan pelaksana telah sesuai dengan jenis dan kompetensi proses
tahapan pelayanan namun jumlah personel masih perlu ditingkatkan.
Penetapan personel dilakukan melalui identifikasi jenis, tahapan dan jumlah
aktifitas pelayanan berdasarkan analisis beban kerja sesuai dengan
kualifikasi aktifitas pelayanan seperti aktifitas petugas fungsional MV, PMV,
POPT Ahli dan POPT trampil dan petugas fungsional umum seperti
46
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
pengadminstrasi keuangan (Penerimaan Negara Bukan Pajak), penghimpun
dan pengolah data.
6.3 Lingkungan
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya berlokasi di jalan G.Obos
KM. 5,5 Palangkaraya propinsi kalimanta tengah. Pengelolaan kondisi
lingkungan kerja memastikan terhadap kondisi bebas dari suara gaduh, suhu
dan kelembaban yang baik serta pemberian pencahayaan yang cukup, perlu di
tingkatkan sehingga keluar dan masuknya pegawai ataupun pengguna jasa
dapat keamanan terjamin.
7. Realisasi Pelayanan
7.1 Perencanaan realisasi pelayanan
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya merencanakan dan
mengembangkan proses realisasi tahapan pelayanan dapat berjalan
dengan baik, mudah dan lancar mulai dari penerimaan dokumen sampai
dilakukan pembebasan. Perencanaan realisasi pelayanan tersebut
dilaksanakan secara konsisten dengan memenuhi persyaratan dalam
sistem manajemen pelayanan.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menetapkan rencana proses
tahapan pelayanan untuk :
a. Terpenuhinya sasaran dan persyaratan pelayanan bagi pengguna jasa;
b. Penyediaan sumber daya khusus dalam proses pelayanan dan
penanganan dokumen;
c. Terlaksananya kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran
sarana pelayanan;
Tersedianya rekaman terdokumentasi yang memastikan bukti proses realisasi
pelayanan memenuhi persyaratan
47
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
7.2 Proses yang berkaitan dengan pelayanan pengguna jasa
7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan
a. Kepala Balai membentuk Tim Penyusunan Standar Pelayanan Publik
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya dan ditetapkan dalam
Surat Keputusan. Tim menyusun Standar Pelayanan berdasarkan
pedoman yang ada dan menyesuaikan dengan pelaksanaan di
lapangan
b. Tim menyusun materi public hearing, mempersiapkan undangan
public hearing untuk pengguna jasa, stake holder, akademisi dan
perwakilan dari lembaga swadaya masyarakat terkait.
c. Ketua Tim penyusunan Standar Pelayanan Publik memaparkan materi
yang didalamnya menawarkan standar pelayanan yang telah disusun,
kemudian moderator acara membuka sesi diskusi untuk menanggapi
standar pelayanan yang telah disusun.
d. Setelah Standar pelayanan telah disetujui dalam public hearing, maka
dibuat Berita Acara Kesepakatan dengan saksi yang hadir dalam
acara tersebut.
7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan
Standar Pelayanan yang telah disetujui dan Berita Acara Kesepakatan
kemudian ditayangkan dalam website Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya, masyarakat umum dipersilahkan untuk memberikan
tanggapan ataupun sanggahan apabila terdapat hal-hal yang kurang
sesuai. Hal ini berlangsung selama 7 (tujuh) hari, apabila tidak ada
tanggapan atau sanggahan maka Standar Pelayanan resmi ditetapkan.
7.2.3 Komunikasi masyarakat
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya berusaha untuk terus
menjalin komunikasi dengan masyarakat, antara lain melalui:
Keterbukaan informasi dan kegiatan di Balai Karantina Pertanian
Kelas II Palangkaraya yang selalu dimutakhirkan dalam website
48
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
Layanan customer serive di ruang pelayanan
Layanan tanya jawab melalui email : [email protected]
Layanan pengaduan.
Pendataan Kepuasaan Masyarakat melalui kuisioner Indek
Kepuasan Masyarakat.
7.3 Produk Layanan
Produk layanan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya berupa
dokumen sertifikat kesehatan hewan (Health Certificate yaitu: KH-9; KH-10;
KH-11; KH-12) dan sertifikat kesehatan tumbuhan (Phytosanitary Certificate
yaitu :KT-10/KT-12). Dalam penerbitan sertifikat kesehatan dan sertifikat
pelepasan karantina hewan dilakukan melalui tahapan pelayanan
berdasarkan alur penyelenggaraan pemberian pelayanan, seperti
permohonan KH-5, KH-7 sampai dengan KH-12. Untuk penerbitan sertifikat
kesehatan dan sertifikat pelepasan karantina tumbuhan, tahapan pelayanan
karantina tumbuhan dikeluarkan dokumen SP-1,KT-2, KT-9, penolakan,
pemusnahan, penahanan, perlakuan, NNC, SP-7. Produk layanan ini
memperhatikan terhadap pelayanan yang berkaitan dengan kategorisasi
risiko media pembawa.
Pemberian pelayanan dalam penetapan Instalasi Karantina Hewan dan
Instalasi Karantina Tumbuhan dikeluarkan produk layanan berupa
rekomendasi. Pemberian pelayanan terhadap pengujian laboratorium berupa
sertifikat/laporan hasil uji laboratorium. Produk layanan Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya berupa Sertifikat Karantina sebagai hasil
pelaksanaan tindakan karantina hewan, karantina tumbuhan dan
pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati meliputi :
a. Pelayanan karantina hewan, terdiri dari :
1) Sertifikat Kesehatan Hewan (KH-9);
2) Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12).
b. Pelayanan karantina produk hewan, terdiri dari :
1) Sertifikat Sanitasi Produk Hewan (KH-10);
2) Surat Keterangan Benda Lain (KH-11);
3) Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12).
49
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
c. Pelayanan karantina Benih/bibit tumbuhan, terdiri dari :
1) Sertifikat pelepasan karantina tumbuhan (KT-9);
2) Phytosanitary certificate (KT-10);
3) Sertifikat Kesehatan Tumbuhan Antar Area (KT-12).
d. Pelayanan karantina hasil tumbuhan, terdiri dari :
1) Sertifikat Pelepasan Karantina Tumbuhan/Keamanan PSAT (KT-9);
2) Phytosanitary Certificate (KT-10);
3) Sertifikat Kesehatan Tumbuhan Antar Area (KT-12).
7.4 Jangka Waktu Penyelesaian
Waktu penyelesaian termasuk dalam standar proses yang telah disepakati dalam
public hearing telah ditetapkan sebagai standar pelayanan Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya. Berikut adalah jangka waktu penyelesaian
pelayanan perkarantinaan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya:
Tabel II.1 Jangka Waktu Penyelesaian Pelayanan\
JANGKA WAKTU PELAYANAN TUMBUHAN
50
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
JANGKA WAKTU PELAYANAN HEWAN
Jangka waktu tersebut berlangsung apabila kondisi normal, sedangkan apabila
terdapat gangguan teknis maupun kendala lainnya maka petugas front officer
menyampaikan kepada pengguna jasa mengenai kendala tersebut dan
menawarkan solusinya, hal ini sesuai standar presentasi pelayanan pengguna
jasa.
51
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
7.5 Biaya/Tarif Pelayanan
Pengenaan PNBP berdasarkan Peraturan Pemerintah No.48 tahun
2012 tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku di
Kementerian Pertanian yang pembayarannya langsung di setorkan kepada
rekening Bendahara Penerima PNBP. Besaran tarif PNBP dapat dilihat di
konter pelayanan atau di website Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya.
Dalam hal pemberlakuan perubahan biaya/tarif pelayanan yang belum
mendapatkan persetujuan dalam peraturan pemerintah harus menggunakan
biaya/tarif pelayanan yang masih berlaku.
7.6 Maklumat Pelayanan
Maklumat Pelayanan disampaikan pada public hearing tanggal 25 September 2014
yang
melibatkan pengguna jasa, akademisi, stake holder dan wakil dari Lembaga
Swadaya Masyarakat. Tujuh hari setelah ditandatangani Berita Acara
Kesepakatan Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya dan dimuat dalam website serta tidak adanya sanggaghann, maka
maklumat Pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya ditetapkan
sebagai berikut:
“Dengan ini kami akan memberikan pelayanan sesuai standar yang ditetapkan,
apabila ada keluhan / pengaduan ketidaksesuaian, kami siap menerima sanksi
sesuai peraturan perundangan yang berlaku terhadap pengaduan yang tidak
ditindaklanjuti”.
52
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
7.7 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran
Terkait dengan waktu pelayanan, Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya memastikan alat pengukur waktu yang digunakan dalam kondisi
baik. Alat - alat lain yang digunakan untuk memantau dan mengukur jalannya
pelayanan adalah kartu antrian, formulir pelayanan, koin kepuasan, dan alat
tulis kantor berupa pulpen. Ketersediaan alat-alat tersebut di ruang pelayanan
dikontrol setiap harinya oleh pemimpin front officer di hari berjalan dan
mempertanggung jawabkannya kepada manajer layanan. Jika fasilitas
tersebut kurang lengkap maka berdasarkan laporan front office leader,
manajer layanan mengajukan permohonan barang dimaksud kepada petugas
pengadaan sesuai prosedur.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menilai, merekam keabsahan
hasil pengukuran dan melakukan tindakan untuk memenuhi persyaratan
pengukuran.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memastikan perangkat
pengolah data yang dipakai dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan
pelayanan memenuhi akurasi pengukuran.
8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
8.1 Umum
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya merencanakan dan
mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan
perbaikan untuk :
a. Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan;
b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen pelayanan;
c. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan.
Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan dengan
metode teknik statistik dan metode lain yang relevan.
53
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
8.2 Penanganan pengaduan, saran dan masukan
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memberikan akses melalui
media (nomor telepon, sms center dan e-mail) atau secara langsung kepada
pengguna jasa untuk menyampaikan masukan, tanggapan, laporan, dan/atau
pengaduan terhadap penyelenggaran pelayanan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya memastikan pemberian
informasi tindak lanjut penyelesaian masukan, tanggapan, laporan, dan/atau
pengaduan oleh pengguna jasa.
Pengguna jasa atau pihak terkait yang mengajukan tanggapan atau masukan
tidak puas terhadap perbaikan yang telah dilakukan oleh penyelenggara,
dapat melaporkan kepada Ombudsman. Ombudsman menyelesaikan
pengaduan keberatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
8.2.1. Prosedur penanganan pengaduan pelanggan tindakan karantina
8.2.1.1. Pelanggan menyampaikan keluhan dengan cara mengisi
form yang telah tersedia.
8.2.1.2 Petugas pelayanan menerima form isian keluhan pelanggan
dan menyerahkan ke pengelola pengaduan.
8.2.1.3 Pengelola pengaduan menerima form isian keluhan
pelanggan dari petugas pelayanan atau menerima langsung
telepon pengaduan atau email pengaduan dari pelanggan.
8.2.1.4 Pengelola pengaduan mempelajari dan menganalisa
keluhan pelanggan.
8.2.1.5 Pengelola pengaduan melakukan koordinasi kepada seksi
terkait untuk melakukan langkah perbaikan atas
ketidaksesuaian yang mungkin muncul dalam keluhan
pelanggan dan melaporkan kepada Kepala Balai.
8.2.1.6 Kepala Balai menerima laporan.
8.2.1.7 Pengelola pengaduan melaksanakan tindak lanjut hasil
keluhan pelanggan.
54
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
8.2.1.8 Pengelola pengaduan melaksanakan monitoring dan
evaluasi tindak lanjut keluhan pelanggan.
8.2.1.9 Staf tata usaha menyampaikan hasil tindak lanjut ke
Pelanggan, memajang tindak lanjut hasil keluhan pelanggan
dan menyimpan arsip laporan hasil tindaklanjut keluhan
pelanggan.
8.3 Pengawasan pelayanan
Pengawasan atas kendali jalannya pelayanan kepada pengguna jasa sesuai
Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
berada di bawah kendali manajer layanan yang dibantu oleh tim penyusun
Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
sesuai Surat Keputusan Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya.
8.4 Evaluasi kinerja pelaksana
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya melakukan evaluasi kinerja
personel pelaksana pelayanan mengacu kepada Permen PAN & RB Nomor 38
Tahun 2012 serta perundangan dan ketentuan lainnya. Selain itu Balai
Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya dalam mengevaluasi kinerja
memperhatikan hasil pelaksanaan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat,
indeks Penilaian Nilai dan Budaya Kerja, Sistem Pengendalian Internal dan
survei eksternal.
Untuk optimalisasi pelayanan, Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya
melakukan evaluasi penerapan Standar Pelayanan secara berkala setiap 1
(satu) bulan. Hasil evaluasi menjadi dasar Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya melakukan tinjauan manajemen standar pelayanan publik dan
peninjauan penyempurnaan Standar Pelayanan. Balai Karantina Pertanian Kelas
II Palangkaraya menetapkan peninjauan ulang Standar Pelayanan setiap 3 (tiga)
tahun sekali. Hasil peninjauan ulang menjadi dasar Balai Karantina Pertanian
Kelas II Palangkaraya melakukan perubahan Standar Pelayanan. Perubahan
Standar Pelayanan dilakukan mengikuti mekanisme yang ditentukan.
55
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan kesinambungan
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya secara terus-menerus
melakukan perbaikan keefektifan sistem manajemen pelayanan melalui
penerapan kebijakan pelayanan, sasaran pelayanan, hasil audit, analisis
data, tindakan perbaikan dan pencegahan dan tinjauan manajemen.
8.5.2 Tindakan perbaikan
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya melakukan tindakan
perbaikan dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
ditemukan dalam proses realisasi tahapan pelayanan mulai dari
penerimaan dokumen sampai dilakukan pembebasan yang terjadi
secara berulang. Tindakan perbaikan dilakukan sesuai dengan faktor
ketidaksesuaian yang terjadi.
Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya menetapkan prosedur
tindakan perbaikan terdokumentasi mencakup :
1) Peninjauan ketidaksesuaian;
2) Penetapan penyebab ketidaksesuaian;
3) Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan ketidaksesuaian
tidak terulang;
4) Penetapan dan penerapan tindakan yang dilakukan;
5) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan; dan peninjauan efektifitas
tindakan perbaikan yang dilakukan.
8.5.3 Tindakan pencegahan
Tindakan pencegahan ditetapkan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuain potensial, disesuaikan dengan pengaruh maslah potensial
tersebut.
56
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
BAB III. PENUTUP
Standar Pelayanan Publik Balai Karantina Pertanian Kelas II
Palangkaraya ditetapkan berdasarkan kesepakatan bersama dengan
pengguna jasa, akademisi, Lembaga Swadaya Masyarakat dengan saksi
dari Lembaga Ombudsman Republik Indonesia yang dijadikan pedoman
dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna jasa.
Perubahan terhadap Standar Pelayanan Balai Karantina Pertanian Kelas
II Palangkaraya sangat memungkinkan terjadi dan disesuaikan dengan
kebutuhan. Perubahan terhadap Standar Pelayanan Publik Balai
Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya akan dirumuskan kembali
melalui analisis dan evaluasi.
57
Standar Pelayanan BKP Kelas II Palangkaraya
BAB IV. DAFTAR PUSTAKA
1. Tim. Pedoman Mutu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Balai Karantina
Pertanian Kelas II Palangkaraya. 2013.
2. Tim. Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik Lingkup Badan
Karantina Pertanian. 2014. Badan Karantina Pertanian: Jakarta.
3. Tim. Pengelolaan Standar Pelayanan Publik (SPP) Balai Karantina Pertanian
Kelas II Palangkaraya disampaikan dalam Public Hearing Standar Pelayanan
Publik. 2014. Balai Karantina Pertanian Kelas II Palangkaraya.
Top Related