40
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran adalah
suatu sarana, sistem atau program yang dirancang untuk memberikan informasi
dan mengelola data yang berhubungan dengan pendaftaran dan pembayaran baik
berupa informasi data calon siswa, data pembayaran dan informasi penting
lainnya. Sistem informasi ini membantu mempermudah bagi calon siswa untuk
mendaftar serta pembayaran dan juga memudahkan bagian administrasi dan
manajemen yang berwenang untuk mengelola data-data yang ada di LPK Aisyah
Bogor seperti data calon siswa dan data pembayaran. Setiap pihak yang
menggunakan sistem ini mempunyai hak akses yang berbeda-beda sesuai
kebutuhan dan kepentingan dari pengguna sistem tersebut.
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran yang
sudah di bahas sebelumnya sudah cukup baik dan sudah merupakan sistem
prosedur yang banyak di terapkan di Lembaga Pendidikan Keterampilan pada
umumya. Akan tetapi masih terdapat kekurangan dan kelemahan dari sistem yang
sudah berjalan tersebut.
Maka dengan ini penulis mencoba untuk merancang suatu sistem usulan pada
proses Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran dengan menggunakan
teknologi sistem komputerisasi, pada sistem usulan ini tidak banyak mengalami
perubahan dari sistem berjalan yang ada. Sistem usulan ini merupakan
pengembangan dari sistem berjalan yang masih manual menjadi sistem yang
41
terkomputerisasi. Dengan peralihan perancangan ini diharapkan dapat membantu
semua pihak yang terlibat di LPK Aisyah Bogor untuk mengelola data lebih baik
dan juga di harapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada untuk mencapai
tujuan yang diinginkan.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran
yang di usulkan pada LPK Aisyah Bogor adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengolahan Data
Admin menginput data jurusan, lalu di simpan di file kursus, selanjutnya
menginput data kategori jurusan, kemudian disimpan di file kategori, lalu
admin menginput data jadwal dan disimpan di file jadwal.
2. Prosedur Penerimaan Siswa
Calon siswa menginput data calon siswa dengan memilih jurusan yang
didapat dari file kursus, kemudian memilih kategori yang didapat dari file
kategori dan jadwal yang didapat dari file jadwal dan di simpan di file
pendaftaran, setelah mendaftar maka siswa akan mendapatkan data
notifikasi / pemberitahuan yang berisi kode formulir, no. rekening masing
– masing bank untuk di tujukan kepada kantor LPK Aisyah Bogor dan
nominal yang harus di bayar.
3. Prosedur Pembayaran Awal
Calon siswa melakukan transfer sesuai dengan nomor formulir dan
nomor. rekening, kemudian calon siswa memberikan struk pembayaran
awal kepada admin, kemudian admin menginput data struk pembayaran
42
awal dan di simpan di file pembayaran awal, setelah selesai menginput
pembayaran awal kemudian admin mengolah data calon siswa dengan
cara memasukkan kode formulir dari file pendaftaran, maka dari itu calon
siswa sudah menjadi siswa dan di simpan di file siswa, lalu siswa tersebut
mendapatkan kartu anggota dan kartu absen.
4. Prosedur Angsuran
Setiap bulan siswa membayar angsuran selanjutnya dengan melakukan
transfer, dan bukti transfernya atau struk angsuran di berikan kepada
admin dan di input dengan cara memasukkan kode siswa dari file siswa
dan di simpan di file angsuran.
5. Prosedur Laporan
Bagian manajemen membuat laporan data siswa, laporan data
pembayaran awal dan laporan monitoring data angsuran, berdasarkan data
siswa dan data pembayaran awal serta data angsuran, kemudian hasil
laporan tersebut di berikan kepada pemilik.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Diagram Alir Data Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran
Angsuran pada sistem usulan adalah sebagai berikut :
43
a. Diagram Konteks
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
44
b. Diagram Nol
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
45
c. Diagram Detail
Gambar IV.3. Diagram Detail Proses 3 Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus Data menggambarkan data yang mengalir dari suatu proses keproses
lainnya, dari entitas luar ke proses atau dari proses ke entitas luar. Arus data dari
entitas luar ke dalam proses atau sistem biasanya berupa dokumen atau bukti
pencatatan. Berikut ini merupakan kamus data sistem usulan :
1. Kamus Data Dokumen Masukan
a. Nama Arus Data : Data Kategori Jurusan
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Admin - Proses 1.0
Proses 1.0 - File Kat. Jurusan
Penjelasan : Untuk mengetahui data manajemen
Periode : Setiap ada bagian manajemen baru
46
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi = Kode_Kategori + Nama_Ketegori
+ Penjelasan
Footer = -
b. Nama Arus Data : Data Kursus
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Kertas
Arus Data : Admin - Proses 1.0
Proses 1.0 - File Kursus
Penjelasan : Untuk mengetahui data jurusan
Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Judul
Isi = No + Jurusan
Footer = Keterangan
c. Nama Arus Data : Data Jadwal
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Kertas
Arus Data : Admin - Proses 1.0
Proses 1.0 - File Jadwal
Penjelasan : Untuk mengetahui data jadwal
47
Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Judul
Isi = No + Jadwal + Tanggal
Footer = Keterangan
d. Nama Arus Data : Data Calon Siswa
Alias : -
Bentuk Data : Form
Arus Data : Calon Siswa - Proses 2.0
Proses 2.0 - File Pendaftaran
Penjelasan : Sebagai data siswa mendaftar
Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi = Kode_Formulir + Tanggal +
Nama_Lengkap + Tempat_Lahir +
Tanggal_Lahir +
Jenis_Kelamin + Alamat_Lengkap
+ Agama + Status + Pekerjaan +
No_Telp + Kode_Jurusan +
Kode_Jadwal
Footer = Tanggal + TTD_Calon_Siswa
48
e. Nama Arus Data : Data Struk Pembayaran Awal
Alias : -
Bentuk Data : Program Pembayaran Bank / Cetakan Kertas
Arus Data : Calon Siswa - Proses 3.0
Proses 3.0 - File Pembayaran Awal
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran awal
Periode : Setiap ada pembayaran
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama + Tanggal + Waktu
+ Alamat
Isi = No_Urut + Nama_Tujuan + Kode_
Formulir + Jumlah
Footer = Keterangan
f. Nama Arus Data : Data Struk Angsuran
Alias : -
Bentuk Data : Program Pembayaran Bank / Cetakan Kertas
Arus Data : Siswa - Proses 4.0
Proses 4.0 - File Angsuran
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran angsuran
Periode : Setiap ada pembayaran
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama + Tanggal + Waktu
49
+ Alamat
Isi = No_Urut + Nama_Tujuan + Kode_
Siswa + Jumlah
Footer = Keterangan
2. Kamus Data Dokumen Keluaran
a. Nama Arus Data : Data Notifikasi
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2.0 - Calon Siswa
Penjelasan : Untuk mengetahui data pemberitahuan
pembayaran
Periode : Setiap calon siswa baru
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Judul
Isi = Kode_Formulir + No_Rekening +
Jumlah
Footer = Keterangan
b. Nama Arus Data : Kartu Anggota
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3.0 - Siswa
Penjelasan : Sebagai bukti telah menjadi siswa
Periode : Setiap siswa baru
50
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama_LPK + Alamat
Isi = NIS + Foto + Nama + Jurusan +
Alamat_Siswa
Footer = Keterangan
c. Nama Arus Data : Kartu Absen
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3.0 - Siswa
Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran
Periode : Setiap siswa baru
Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Judul + Nama + Telpon +
Alamat + Program + Jurusan
Isi = No + Tanggal + Paraf
Footer = -
d. Nama Arus Data : Laporan Data Siswa
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Siswa – Proses 5.0
Proses 5.0 - Pemilik
Penjelasan : Sebagai laporan data siswa baru perbulan
51
Periode : Setiap bulan
Volume : Satu kali dalam satu bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama_LPK + Alamat +
Judul
Isi = Bulan + No + NIS +
Nama_Lengkap + Jenis_Kelamin +
Tanggal_Masuk + Jurusan
Footer = Tanggal + TTD
e. Nama Arus Data : Laporan Data Pembayaran Awal
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Pembayaran Awal - Proses 5.0
Proses 5.0 - Pemilik
Penjelasan : Sebagai laporan data pembayaran awal
Periode : Setiap bulan
Volume : Satu kali dalam satu bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama_LPK + Alamat +
Judul
Isi = Bulan + No + Kode_Formulir +
Nama_Lengkap + Jumlah +
Keterangan
Footer = Tanggal + TTD
52
f. Nama Arus Data : Laporan Monitoring Data Angsuran
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Angsuran - Proses 5.0
Proses 5.0 - Pemilik
Penjelasan : Sebagai laporan data pembayaran angsuran
Periode : Setiap bulan
Volume : Satu kali dalam satu bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama_LPK + Alamat +
Judul
Isi = Bulan + No + NIS +
Nama_Lengkap +
Angsuran_Pembayaran [1 + 2 + 3 +
4 + 5 + 6]
Footer = Tanggal + TTD
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Bentuk dokumen dari sistem usulan ini terdiri dari dokumen masukan dan
dokumen keluaran, diantaranya :
53
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah :
1. Nama Dokumen : Data Kategori Jurusan
Fungsi : Untuk mengetahui data kategori jurusan
Sumber : Bagian manajemen
Tujuan : Admin
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pemilihan kategori jurusan
Bentuk : Lampiran C-1
2. Nama Dokumen : Data Jurusan
Fungsi : Untuk mengetahui data jurusan
Sumber : Admin
Tujuan : Admin
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada penerimaan siswa baru
Bentuk : Lampiran C-2
3. Nama Dokumen : Data Jadwal
Fungsi : Untuk mengetahui data manajemen
Sumber : Admin
Tujuan : Admin
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
54
Frekuensi : Setiap ada penerimaan siswa baru
Bentuk : Lampiran C-3
4. Nama Dokumen : Data Calon Siswa
Fungsi : Untuk mengetahui data calon siswa
Sumber : Calon Siswa
Tujuan : Admin
Media : Form
Jumlah : Satu halaman
Frekuensi : Setiap ada penerimaan siswa baru
Bentuk : Lampiran C-4
5. Nama Dokumen : Data Struk Pembayaran Awal
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran awal
Sumber : Calon Siswa
Tujuan : Admin
Media : Cetakan Kertas
Jumlah : Satu halaman
Frekuensi : Setiap ada pembayaran
Bentuk : Lampiran C-5
6. Nama Dokumen : Data Struk Angsuran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran angsuran
Sumber : Siswa
Tujuan : Admin
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
55
Frekuensi : Setiap ada siswa baru
Bentuk : Lampiran C-6
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah :
1. Nama Dokumen : Data Notifikasi
Fungsi : Untuk mengetahui data pemberitahuan
pembayaran
Sumber : Admin
Tujuan : Calon Siswa
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada pembayaran
Bentuk : Lampiran D-1
2. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Sebagai bukti telah menjadi siswa
Sumber : Admin
Tujuan : Siswa
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada siswa baru
Bentuk : Lampiran D-2
3. Nama Dokumen : Kartu Absen
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran siswa
Sumber : Admin
56
Tujuan : Siswa
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada siswa baru
Bentuk : Lampiran D-3
4. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa
Fungsi : Sebagai laporan data siswa
Sumber : Bagian manajemen
Tujuan : Pemilik
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran D-4
5. Nama Dokumen : Laporan Data Pembayaran Awal
Fungsi : Sebagai laporan data pembayaran awal
Sumber : Bagian manajemen
Tujuan : Pemilik
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran D-5
6. Nama Dokumen : Laporan Monitoring Data Angsuran
Fungsi : Sebagai laporan data pembayaran angsuran
Sumber : Bagian manajemen
57
Tujuan : Pemilik
Media : Cetakan kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran D-6
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data yang
telah dikembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relationship Diagram,
sehingga hubungan antar entity yang satu dengan entity yang lainnya dapat terlihat
dan melibatkan rancangan field - field di dalam database. Berikut adalah ERD
yang dibuat untuk Sistem Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran
Pada LPK Aisyah Bogor :
58
a. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram Sistem Usulan
Keterangan : Pem = Pembayaran, Tgl = Tanggal,
No_Telp = Nomor Telpon
59
b. Logical Structure Record (LRS)
Gambar IV.5. Logical Structure Record Sistem Usulan
Keterangan : PK = Primary Key, FK = Foreign Key, Pem = Pembayaran
4.5.4. Spesifikasi File
Adapun spesifikasi file yang digunakan dalam perancangan program
Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi File Kategori
Nama File : Kategori
Akronim : Kategori Jurusan
60
Fungsi : Untuk menyimpan data kategori jurusan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 105 byte
Kunci Field : Kode_Kategori
Software : Microsoft Acces 2010
Tabel IV.1. Tabel Kategori
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Kategori Kode_Kategori Text 5 Primary Key
2 Nama Kategori Nama_Kategori Text 50
3 Penjelasan Tempat_Lahir Text 50
2. Spesifikasi File Kursus
Nama File : Kursus
Akronim : Kursus
Fungsi : Untuk menyimpan data kursus
Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 39 byte
Kunci Field : Kode_Kursus
Software : Microsoft Acces 2010
61
Tabel IV.2. Tabel Kursus
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Kursus Kode_Kursus Text 4 Primary Key
2 Nama Jurusan Nama_Jurusan Text 25
3 Kode Jadwal Kode_Jadwal Text 5 Foreign Key
4 Kode Kategori Kode_Kategori Text 5 Foreign Key
3. Spesifikasi File Jadwal
Nama File : Jadwal
Akronim : Jadwal
Fungsi : Untuk menyimpan data jadwal siswa
Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 15 byte
Kunci Field : Kode_Jadwal
Software : Microsoft Acces 2010
Tabel IV.3. Tabel Jadwal
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Jadwal Kode_Jadwal Text 5 Primary Key
2 Hari Hari Text 10
3 Tanggal Tanggal Date/Time
4. Spesifikasi File Pendaftaran
Nama File : Pendaftaran
Akronim : Pendaftaran
Fungsi : Untuk menyimpan data diri siswa baru
62
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 374 byte
Kunci Field : Kode_Formulir
Software : Microsoft Acces 2010
Tabel IV.4. Tabel Pendaftaran
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Formulir Kode_Formulir Text 6 Primary Key
2 Tanggal Tanggal Date/Time
3 Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 50
4 Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 30
5 Tanggal Lahir Tanggal_Lahir Date/Time
6 Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 12
7 Alamat Lengkap Alamat_Lengkap Text 200
8 Agama Agama Text 12
9 Status Status Text 10
10 Pekerjaan Pekerjaan Text 30
11 No. Telp No_Telp Text 15
12 Kode Kursus Kode_Kursus Text 4 Foreign Key
13 Kode Jadwal Kode_Jadwal Text 5 Foreign Key
5. Spesifikasi File Pem Awal
Nama File : Pem Awal
Akronim : Pembayaran Awal
Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran masuk
pertama
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
63
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 12 byte
Kunci Field : Kode_Pem_Awal
Software : Microsoft Acces 2010
Tabel IV.5. Tabel Pem Awal
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Pem Awal Kode_Pem_Awal Text 6 Primary Key
2 Tanggal_Pem Tanggal_Pem Date/Time
3 Kode Formulir Kode_Formulir Text 6 Foreign Key
4 Jumlah Jumlah Number
6. Spesifikasi File Angsuran
Nama File : Angsuran
Akronim : Angsuran
Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran angsuran
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 12 byte
Kunci Field : Kode_Angsuran
Software : Microsoft Acces 2010
Tabel IV.6. Tabel Angsuran
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Angsuran Kode_Angsuran Text 6 Primary Key
2 Tanggal Angsuran Tanggal_Angsuran Date/Time
3 Kode Formulir Kode_Formulir Text 6 Foreign Key
64
7. Spesifikasi File Siswa
Nama File : Siswa
Akronim : Siswa
Fungsi : Untuk menyimpan data siswa
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 371 byte
Kunci Field : Kode_Siswa
Software : Microsoft Acces 2010
Tabel IV.7. Tabel Siswa
No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Siswa Kode_Siswa Text 6 Primary Key
2 Kode Fomulir Kode_Formulir Text 6 Foreign Key
3 Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 50
4 Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 30
5 Tanggal Lahir Tanggal_Lahir Date/Time
6 Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 12
7 Alamat Lengkap Alamat_Lengkap Text 200
8 Agama Agama Text 12
9 Status Status Text 10
10 Pekerjaan Pekerjaan Text 30
11 No. Telp No_Telp Text 15
12 Tanggal Masuk Tanggal_Masuk Date/Time
65
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses
penyimpanan data ke dalam database. Kode yang dibuat adalah kode identitas
yang bersifat unik atau sebagai kunci primer didalam tabel, sehingga menghindari
terjadinya redudansi (kelipatan) data. Berikut ini adalah struktur kode atau field -
field yang dijadikan sebagai kunci primer (Primary Key/PK) pada Sistem Usulan
Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran :
1. Kode Kategori
Kode Kategori yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari
5 digit. Format dari Kode Manajemen yang dibuat adalah sebagai
berikut :
X X 9 9 9
Contoh :
K G 0 0 1
2. Kode Kursus
Kode Kursus yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari
4 digit. Format dari Kode Jurusan yang dibuat adalah sebagai berikut :
Kode Kategori
No Urut Kategori
Kode Kategori “KG = Kategori”
No Urut Kategori “001”
66
X 9 9 9
Contoh :
K 0 0 1
3. Kode Formulir
Kode Formulir yang digunakan berupa angka, yang terdiri dari 6 digit.
Format dari Kode Formulir yang dibuat adalah sebagai berikut :
9 9 9 9 9 9
Contoh :
1 7 0 7 0 7
No Urut Kursus
Kode Kursus
No Urut Kursus “001”
Kode Kursus “K = Kursus”
Tahun Masuk Bulan Masuk Tanggal Masuk
Tahun Masuk
“17”
Bulan Masuk
“07”
Tanggal Masuk
“07”
67
4. Kode Jadwal
Kode Jadwal yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari 5
digit. Format dari Kode Jadwal yang dibuat adalah sebagai berikut :
X X 9 9 9
Contoh :
J D 0 0 1
5. Kode Pem Awal (Pembayaran Awal)
Kode Pem Awal yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri
dari 6 digit. Format dari Kode Pem Awal yang dibuat adalah sebagai
berikut :
X X 9 9 9 9
Kode Jadwal
No Urut Jadwal
Kode Jadwal “JD = Jadwal”
No Urut Jadwal “001”
Kode Pembayaran
Awal
No Urut Pembayaran
Awal
68
Contoh :
P A 0 0 0 1
6. Kode Siswa
Kode Siswa yang digunakan berupa angka, yang terdiri dari 6 digit.
Format dari Kode Siswa yang dibuat adalah sebagai berikut :
9 9 9 9 9 9
Contoh :
1 7 0 0 0 1
7. Kode Angsuran
Kode Angsuran yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri
dari 5 digit. Format dari Kode Angsuran yang dibuat adalah sebagai
berikut :
Kode Pembayaran
Awal “PA =
Pembayaran Awal”
Tahun Masuk
No Urut Siswa
Tahun Masuk
“17”
No Urut Siswa
“0001”
No Urut Pembayaran
Awal “0001”
69
X 9 9 9 9
Contoh :
A 0 0 0 1
4.5.6. Spesifikasi Program
Spesifikasi program dibuat untuk menjelaskan nama program dan fungsi
masing-masing program dalam bentuk HIPO (Hierarcy Input Process Output).
Kode Angsuran
No Urut Angsuran
Kode Angsuran “A = Angsuran”
No Urut Angsuran “0001”
70
a. HIPO
Gambar IV.6. Hierarcy Input Process Output
Keterangan : D = Data, Lap = Laporan, Pem = Pembayaran
1. Form Masuk (Log in)
Nama Program : Masuk
Akronim : login.frm
Fungsi : Sebagai media akses masuk untuk pengguna
71
sistem dan masuk ke menu program
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-1
Proses :
a. Pada from masuk (Login) terdapat tombol MASUK dan KELUAR
b. Masukan Kode Manajemen di kolom Kode Pengelola kemudian
masukan kata sandi, kata sandi yang diberikan ialah tanggal lahir yang
disimpan di data manjemen kemudian tekan tombol MASUK. Jika
terjadi kesalahan kata sandi atau kode pengguna, maka akan muncul
“kata sandi salah, silahkan ulangi kembali”. Dan jika kode manajemen
dan kata sandi benar, maka akan muncul menu utama. Menu utama
akan aktif dengan tools sesuai hak akses pengguna.
c. Tombol KELUAR untuk kembali ke tampilan menu utama.
2. Form Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : Menu Utama.frm
Fungsi : Menampilkan menu utama program admin sesuai
dengan hak akses masing-masing.
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-2
Proses :
72
a. Setelah masuk, ke form utama maka akan terlihat beberapa menu yang
dapat di akses yaitu file, master, transaksi, laporan, dan keluar.
b. Pilih menu file dan akan tampil masuk, gunanya untuk masuk ke
sistem.
c. Pilih menu master dan akan tampil data manajemen, data jadwal dan
data jurusan.
d. Pilih menu transaksi akan tampil pendaftaran, pembayaran awal, data
siswa dan data angsuran.
e. Pilih menu laporan dan akan tampil laporan data siswa, laporan
pembayaran awal, dan laporan monitoring angsuran.
f. Pilih menu keluar untuk kembali masuk (Login).
3. Form Menu Data Kategori
Nama Program : Data Kategori Jurusan
Akronim : Kategori.frm
Fungsi : Untuk menyimpan data kategori jurusan
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-3
Proses :
a. Pada form data manajemen terdapat lima tombol TAMBAH,
SIMPAN, UBAH, BATAL, dan KELUAR.
b. Pada saat form data kategori jurusan tampil tombol aktif yaitu
TAMBAH dan KELUAR.
73
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode kategori
jurusan terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
e. Tekan tombol UBAH jika ingin mengubah data kategori jurusan
setelah selesai mencari data, selanjutnya ubah data yang ingin di ubah.
Kemudin tekan tombol PERBAHARUI jika sudah mengubah data lalu
tersimpan.
f. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.
g. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
4. Form Menu Data Jadwal
Nama Program : Data Jadwal
Akronim : jadwalbr.frm
Fungsi : Untuk menyimpan data jadwal belajar
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-4
Proses :
a. Pada form data jadwal terdapat lima tombol TAMBAH, SIMPAN, ,
UBAH, dan KELUAR.
b. Pada saat form data jadwal tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan
KELUAR.
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode jadwal
terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
74
e. Tekan tombol UBAH jika ingin mengubah data jadwal setelah selesai
mencari data, selanjutnya ubah data yang ingin di ubah. Kemudin
tekan tombol PERBAHARUI jika sudah mengubah data lalu
tersimpan.
f. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.
g. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
5. Form Menu Data Kursus
Nama Program : Data Kursus
Akronim : Kursus.frm
Fungsi : Untuk menyimpan data jurusan yang ada di LPK
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-5
Proses :
a. Pada form data jurusan terdapat lima tombol TAMBAH, SIMPAN,
UBAH dan KELUAR.
b. Pada saat form data jurusan tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan
KELUAR.
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode jurusan
terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
e. Tekan tombol UBAH jika ingin mengubah data jurusan setelah selesai
mencari data, selanjutnya ubah data yang ingin di ubah. Kemudin
75
tekan tombol PERBAHARUI jika sudah mengubah data lalu
tersimpan.
f. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.
g. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
6. Form Menu Data Pendaftaran
Nama Program : Data Pendaftaran
Akronim : Pendaftaran.frm
Fungsi : Untuk menyimpan data pendaftaran calon siswa
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-6
Proses :
a. Pada form data pendaftaran terdapat empat tombol TAMBAH,
SIMPAN, BATAL, dan KELUAR.
b. Pada saat form data pendaftaran tampil tombol aktif yaitu TAMBAH
dan KELUAR.
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode
pendaftaran terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
e. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.
f. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
7. Form Menu Data Pembayaran Awal
Nama Program : Data Pembayaran Awal
Akronim : PembayaranAwal.frm
76
Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran awal siswa
masuk
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-7
Proses :
a. Pada form data pembayaran terdapat empat tombol TAMBAH,
SIMPAN, BATAL, dan KELUAR.
b. Pada saat form data pembayaran tampil tombol aktif yaitu TAMBAH
dan KELUAR.
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode
pembayaran terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
e. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.
f. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
8. Form Menu Data Siswa
Nama Program : Data Siswa
Akronim : Siswa.frm
Fungsi : Untuk menyimpan data siswa
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-8
Proses :
77
a. Pada form data siswa terdapat tiga tombol TAMBAH, SIMPAN dan
KELUAR.
b. Pada saat form data siswa tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan
KELUAR.
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode siswa
terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
e. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
9. Form Menu Data Angsuran
Nama Program : Data Angsuran
Akronim : Angsuran.frm
Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran angsuran
siswa
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-9
Proses :
a. Pada form data angsuran terdapat empat tombol TAMBAH, SIMPAN,
BATAL, dan KELUAR.
b. Pada saat form data angsuran tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan
KELUAR.
c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode angsuran
terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.
d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.
78
e. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data
f. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
10. Form Laporan Data Siswa
Nama Program : Laporan Data Siswa
Akronim : Laporan Data Siswa.frm
Fungsi : Untuk mencetak laporan data siswa
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-10
Proses :
a. Pada form laporan data siswa terdapat dua tombol, yaitu CETAK dan
KELUAR.
b. Pada saat form laporan data siswa tampil tombol aktif yaitu BULAN
dan KELUAR.
c. Apabila ingin mencetak laporan, pilih bulan maka tombol CETAK
aktif.
d. Tekan tombol KELUAR jika ingin kembali ke menu utama.
11. Form Laporan Data Pembayaran Awal
Nama Program : Laporan Pembayaran Awal
Akronim : Laporan Pembayaran Awal.frm
Fungsi : Untuk mencetak laporan pembayaran siswa masuk
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-11
79
Proses :
a. Pada form laporan data pembayaran awal terdapat dua tombol, yaitu
CETAK dan KELUAR.
b. Pada saat form laporan pembayaran awal tampil tombol aktif yaitu
BULAN dan KELUAR.
c. Apabila ingin mencetak laporan, pilih bulan maka tombol CETAK
aktif.
d. Tekan tombol KELUAR jika ingin kembali ke menu utama.
12. Form Laporan Monitoring Data Angsuran
Nama Program : Laporan Monitoring Data Angsuran
Akronim : Laporan Monitoring Data Angsuran.frm
Fungsi : Untuk mencetak laporan keuangan bulanan
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-12
Proses :
a. Pada form laporan monitoring angsuran terdapat dua tombol, yaitu
CETAK dan KELUAR.
b. Pada saat form laporan monitoring angsuran tampil tombol aktif yaitu
BULAN dan KELUAR.
c. Apabila ingin mencetak laporan, pilih bulan maka tombol CETAK
aktif.
d. Tekan tombol KELUAR jika ingin kembali ke menu utama.
80
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
4.6.1. Umum
Dalam mengimplementasikan sistem informasi pengolahan nilai yang
terkomputerisasi maka dibutuhkan perangkat komputer. Perangkat komputer yang
diperlukan antara lain adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software). Perangkat pendukung yang dibutuhkan tersebut harus memiliki
kualitas yang baik, untuk mendukung sistem yang dibuat. Pada spesifikasi sistem
komputer ini penulis akan menjelaskan spesifikasi perangkat atau sistem
komputer yang digunakan dalam sistem yang diusulkan.
Adapun spesifikasi sistem komputer tersebut adalah sebagai berikut:
4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras (hardware) memiliki beberapa komponen yang terdiri dari
Central Processing Unit (CPU), Random Access Memory (RAM), Read Only
Memory (ROM), Hard Disk, Monitor dan lain-lain. Adapun perngkat keras yang
digunakan dalam sistem ini adalah sebagai berikut:
a. Monitor : 14”
b. Proccessor : Intel(R) Celeron(R) CPU N2815 ® 3.00 GHz
c. Memory : 4GB (Minimum)
d. Harddisk : 500GB
e. Keyboard : 87 Keys
f. Printer : Epson K100
g. Mouse : PS/2
81
4.6.3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan untuk membuat sistem
usulan ini terdiri dari:
Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Ultimate 64-bit
Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Program atau software pendukung : Microsoft Access 2010, Crystal Report
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi merupakan perencanaan dan perancangan mengenai
jadwal penerapan atau implementasi dari sistem usulan yang dibuat. Jadwal
implementasi dibuat agar sistem dapat berjalan secara efisien dan akurat dari segi
waktu. Adapun langkah-langkah jadwal implementasi untuk sistem yang
diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Persiapan Data Awal
Tahap persiapan data awal bertujuan untuk mengumpulkan data-data atau
dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk sistem usulan. Waktu
yang dibutuhkan untuk analisa dan persiapan data awal yaitu selama satu
minggu pada awal bulan pertama.
2. Analisa dan Perancangan Sistem
Dalam tahap analisa dan perancangan sistem dilakukan analisis dan
perancangan terhadap sistem usulan. Waktu yang diperlukan dalam tahap
ini adalah selama tiga minggu pada minggu kedua, ketiga dan keempat.
82
3. Desain Sistem
Tahap desain sistem adalah tahap untuk melakukan perancangan desain
sistem yang akan diusulkan. Waktu yang diperlukan untuk mendesain
sistem adalah satu minggu pada minggu terakhir atau minggu pertama
dibulan kedua.
4. Pembuatan Program dan Test Program
Rancangan sistem usulan yang sudah selesai kemudian dilanjutkan pada
pembuatan program dilakukan oleh programmer. Setelah program selesai
dibuat maka dilakukan program akan melalui tahap testing / pengujian.
Tujuan pengujian adalah agar meyakinkan bahwa komponen-komponen
yang ada di dalam program sudah sesuai dengan fungsi-fungsi yang
diharapkan. Dalam proses ini dibutuhkan waktu selama 3 minggu dibulan
kedua.
5. Test Sistem
Tahap test sistem digunakan untuk mengetahui atau menguji program
apakah sudah sesuai dengan sistem yang dibuat dan dirancang
sebelumnya. Tahap ini memerlukan waktu 1 minggu pada awal bulan
ketiga.
6. Pelatihan dan Training
Dalam tahap ini, user atau pengguna dari sistem akan diberikan pelatihan
atau arahan untuk menggunakan program, sehingga penerapan sistem
dapat lebih efektif dan efisien. Tahap ini memerlukan waktu selama 1
minggu dibulan ketiga.
83
7. Peralihan Sistem
Peralihan sistem dimaksudkan untuk mengimplementasikan sistem yang
diusulkan dengan memindahkan atau melakukan transfer data-data yang
ada di sistem. Waktu yang diperlukan yaitu satu minggu dibulan ketiga .
8. Operasional dan Evaluasi Sistem
Operasional dan evaluasi sistem adalah tahap penggunaan sistem yang
baru atau yang diusulkan dan mengevaluasi sistem jika terdapat
kekurangan sesuai dengan kebutuhan. Tahap ini memerlukan waktu
kurang lebih satu minggu di minggu terakhir bulan ketiga.
Tabel IV. 8. Jadwal Implementasi Sistem Usulan
No Nama Kegiatan Bulan I Bulan II Bulan III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan Data Awal
2 Analisa dan Perancangan Sistem
3 Desain Sistem
4
Pembuatan Program dan Test
Program
5 Test Sistem
6 Pelatihan dan Training
7 Peralihan Sistem
8 Operasional dan Evaluasi Sistem
Top Related