58
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.
Pelaksanaan Proyek Akhir di PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
pada bagian Sekretaris diselenggarakan pada :
Tanggal : 01 Maret 2013 – 31 Mei 2013
Tempat : Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
Kantor Cabang Sidoarjo
Peserta : Vivie Fristhiansari (10.39015.0003)
Berikut ini merupakan tugas pelaksanaan proyek akhir selama tiga bulan:
Tabel 3.1 Tugas Kegiatan Proyek Akhir
No. Nama Kegiatan
1. Pengelolaan surat masuk dan keluar secara manual dan komputerisasi
2.
Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik
Filing (E-Filing)
3.
Penjelasan mengenai pengelolaan tentang pengubahan dokumen
hardcopy menjadi softcopy secara online melalui
Optical Character Recognition (OCR)
Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang
Sidoarjo memiliki data untuk diarsipkan. Arsip yang berada di bagian Sekretaris
merupakan arsip surat masuk, surat keluar, memo, surat perjanjian kerjasama dan
lain sebagainya. Dalam hal ini diperlukan sistem pengarsipan yang baik dengan
harapan untuk memudahkan kembali dalam mencari data yang dibutuhkan sesuai
59
dengan kebutuhan. Sistem pengarsipan yang digunakan sesuai dengan sistematika
yang sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor
Cabang Sidoarjo, yaitu dengan menggunakan aplikasi Bank BTN. Namun, masih
terdapat kendala dalam menangani surat masuk, yaitu surat masuk masih
menggunakan sistem manual yang mana surat harus dikirimkan ke bagian-bagian.
Dalam pendistribusian surat kepada bagian akan membuang waktu dan tidak
efisien dari sistem pendistribusian masih menunggu tindak lanjut dari pimpinan
cabang dan pimpinan bagian karena harus diinputkan lagi ke dalam Microsoft
Excel lalu diarsipkan. Hal ini banyak waktu terbuang hanya untuk menunggu
tindak lanjut surat. Selain itu kurangnya map ordner membuat surat tersebut
tertumpuk di atas meja. Solusi yang terbaik bagi Sekretaris PT. Bank Tabungan
Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo adalah dengan melakukan langkah-
langkah berikut ini:
a. Melakukan penyortiran terhadap surat berdasarkan klasifikasinya
b. Pengklasifikasian arsip sesuai dengan subyek dan nomor agenda.
c. Penyimpanan arsip pada ordner berdasarkan subyeknya.
4.1 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Secara Manual dan
Komputerisasi
4.1.1 Pengelolaan Surat Masuk Secara Manual dan Komputerisasi
A. Pengelolaan Surat Masuk Secara Manual
Pada lembar disposisi yang kosong diisi oleh sekretaris dan diisi
sesuai dari mana surat tersebut, perihal surat, nomor surat dan tanggal
surat masuk. Pada lembar disposisi dijelaskan bahwa lembar disposisi
kantor cabang Sidoarjo yang berisi diantaranya adalah :
60
1. Agenda nomor, berisikan nomor agenda sebagai nomor arsip dan
nomor didalam data Microsoft Excel.
2. Tanggal, berisikan tanggal dibuatnya disposisi pada surat dan surat
yang masuk harus diberikan disposisi surat saat itu juga karena agar
cepat untuk di distribusikan.
3. Diterima dari, berisikan surat masuk yang berasal dari perusahaan lain
yang ditujukan untuk Bank BTN Cabang Sidoarjo.
4. No/Tanggal, berisikan nomor surat dari perusahaan yang mengirimkan
surat ke Bank BTN Cabang Sidoarjo.
5. Perihal, berisikan perihal surat masuk yang dimaksudkan oleh
perusahaan yang mengirimkan surat ke Bank BTN Sidoarjo.
6. Diteruskan kepada, dimaksudkan untuk surat tersebut akan di teruskan
ke unit yang menangani atas perihal surat masuk tersebut, dalam hal
ini ada tiga pimpinan bagian.
7. Commercial, merupakan bagian yang menangani pendanaan ataupun
pekreditan dalam jumlah besar yang diantaranya : Perusahaan,
lembaga, pendidikan, kredit usaha rakyat. Dalam Commercial itu
sendiri terbagi menjadi 2 bagian yaitu, Housing & Commercial
Lending yang bertugas menangani pinjaman dan Commercial Funding
& Service yang bertugas menangani pendanaan langsung.
8. Consumer, merupakan bagian yang menangani pendanaan atau
pekreditan dalam lingkup perorangan yang diantaranya : Kredit
pemilikan rumah, kredit pemilikan apartemen. Dalam Consumer itu
sendiri terdapat tiga bagian yaitu, Mortgage & Consumer Lending
61
yang bertugas menangani pinjaman dan hipotek perseorangan,
Consumer Funding & Service menangani layanan kredit pinjaman
rumah dan pendanaan, Customer care menangani layanan nasabah
dengan pembukaan tabungan serta layanan lainnya.
9. Supporting, merupakan bagian pendukung yang menangani jalannya
segala unit dalam perbankan, dalam supporting itu sendiri terbagi
menjadi dua bagian yaitu, Operation yang bertugas atas segala proses
transaksi dalam bank yaitu layanan teller, administrasi kredit dan
pendataan karyawan. Accounting & Control yang bertugas atas segala
pembukuan keuangan dan mengontrol semua keuangan yang ada di
bank.
10. KCP (Kancapem), merupakan kantor cabang pembantu yang terletak
di unit yang tersebar di Sidoarjo
11. Kankas, merupakan kantor kas yang tersebar di unit Sidoarjo dan
terletak di area waru, tropodo, mojosari, citra city, sepanjang, gading
fajar.
12. Lain – lain, merupakan bagian sekretaris, operator, area collection
(penagihan).
13. Kemudian dalam proses selanjutnya pimpinan memberikan jawaban
atas surat masuk tersebut dengan jawaban diantaranya adlah
diteliti/dipelajari, diproses/dilaksanakan, dijawab tertulis, dilaporkan,
harap pendapat diajukan, diketahui & diperhatikan, dimonitor,
dikonfirmasi, dibicarakan dengan Branch Manager (BM), diedarkan,
difile/diarsip, dipastikan, dievaluasi, dikoordinasikan dengan unit
62
terkait, dihadiri, dicopy untuk Branch Manager (BM). Semua itu
adalah jawaban atas pimpinan.
14. Lalu paraf disposisi Branch Manager (BM), disposisi Deputy Branch
Manager (DBM), disposisi Assistant Manager.
Gambar 3.1 Contoh Lembar Disposisi Kosong
63
Surat masuk yang telah diterima sekretaris dan sudah diisi lembar
disposisi, kemudian di sampaikan langsung ke pimpinan untuk ditentukan oleh
pimpinan bahwa surat tersebut akan diteruskan ke unit mana. Contoh gambar
dibawah ini dijelaskan bahwa surat dari PT. Alva Bareksa dengan perihal
permohonan realisasi kepada Bank BTN pimpinan menentukan dan meneruskan
surat tersebut ke Deputy Branch Manager (DBM) Consumer dengan perintah
diproses atau dilaksanakan, kemudian pimpinan cabang akan paraf dibagian
disposisi paraf sebagai bukti bahwa pimpinan cabang sudah membaca surat
tersebut dan untuk diteruskan ke unit terkait.
Gambar 3.2 Contoh Lembar Disposisi yang sudah Diisi
65
Adapun email yang dikirim dari direksi kantor pusat yang ditujukan
kepada kantor cabang Bank BTN yang berisi memo perihal pembayaran jasa
produksi bagi pegawai Bank BTN, harus diberi disposisi terlebih dahulu untuk di
sampaikan kepada pimpinan dan pimpinan meneruskan memo tersebut ke bagian
Deputy Branch Manager (DBM) Supporting.
Gambar 3.4 Memo Surat dari Kantor Pusat
66
Gambar 3.5 Disposisi beserta surat masuk ke pihak supporting
Disposisi surat masuk tersebut kemudian diinput kan kedalam Microsoft
Excel, dan diberikan nomor agenda surat guna untuk penyimpanan arsip dan jika
suatu saat dicari akan mudah ditemukan kembali sesuai data pada Microsoft Excel
tersebut dan nomor agenda di Microsoft Excel juga sebagai penentuan owdner
arsip tersebut disimpan.
Gambar 3.6 Nomor Agenda
67
Page 1
ALUR SURAT MASUK
PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk
KANTOR CABANG SIDOARJO
1. Surat Masuk
di bagian Sekretaris
2. Penulisan
Pada Lembar Disposisi
3. Penyampaian Disposisi
surat masuk ke Branch Manager (BM) untuk di
sampaikan ke unit terkait
4. Entry
Disposisi surat masuk ke
Microsoft Excel
5. Disposisi Surat
Masuk di Fotocopy
6. Disposisi surat
masuk siap untuk di bagikan ke Deputy
Branch Manager (DBM)
10. Arsip disposisi
surat masuk untuk Sekretaris
7. Deputy Branch
Manager (DBM) Commercial
8. Deputy Branch
Manager (DBM) Consumer
9. Deputy Branch
Manager (DBM) Supporting
11. Bagian
unit terkait
B. Pengelolaan Surat Masuk Secara Komputerisasi
Penanganan surat masuk harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang
sudah ditetapkan oleh Bank BTN Cabang Sidoarjo. Surat tersebut harus jelas
dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Jika tidak ada alamat jelas maka
satpam ataupun bagian sekretaris akan menghubungi pihak pengirim surat. Surat
masuk ditangani oleh bagian sekretaris Bank BTN, karena semua surat masuk dan
keluar ditangani oleh sekretaris. Adanya workflow ini dapat mempermudah dalam
membaca penanganan pada bagian sekretaris Bank BTN Cabang Sidoarjo.
Berikut ini salah satu surat masuk yang berada di Bank BTN Cabang
Sidoarjo dapat dilihat sebagai berikut workflow dan penjelasan surat masuk :
Gambar 3.7 Workflow Alur Surat Masuk
68
Penjelasan alur surat masuk :
Pada dasarnya surat masuk akan diterima oleh pihak penerima surat yaitu
satpam. Satpam akan mengantarkan ke sekretaris Bank BTN. Sekretaris akan
mencatat surat masuk pada lembar disposisi dan tanggal berapa surat tersebut
diterima serta menandatangani bukti surat masuk untuk organisasi atau
perusahaan yang mengirim surat tersebut. Sekretaris akan memasukkan surat
masuk pada hari itu juga, sehingga dapat diproses secara cepat dan untuk
disampaikan kepada unit-unit terkait tergantung perihal surat masuk tersebut dan
tergantung kepada pimpinan cabang untuk disampaikan dan diteruskan ke unit
mana surat masuk tersebut.
Pencatatan dan distribusi surat masuk, semua surat masuk pada bagian
sekretaris akan diberikan disposisi surat, pencatatan disposisi surat ini merupakan
alur wajib karena berguna untuk penyampaian surat kepada pimpinan dan unit-
unit terkait dan untuk di arsipkan agar jika dikemudian hari terdapat pencarian
surat kembali maka surat dapat dengan mudah ditemukan. Surat masuk di Bank
BTN terdiri dari surat masuk umum dan memo surat masuk dari kantor pusat,
kantor cabang, kantor kas dan kantor wilayah.
Surat masuk umum yaitu terdiri dari surat-surat dari perusahaan,
organisasi, ataupun badan-badan lain yang ingin bekerjasama dengan Bank BTN
ataupun kepentingan lain. Surat masuk dari kantor pusat merupakan memo intern
dari kepentingan intern Bank BTN yang disampaikan kepada unit-unit terkait.
Semua surat-surat tersebut harus diberikan disposisi dan disampaikan kepada
pimpinan cabang untuk di paraf dan disampaikan dan diteruskan ke pimpinan
bagian masing-masing unit.
69
Pencatatan disposisi ditulis secara manual, kemudian disposisi dan surat
masuk dijadikan satu dan dilakukan pencatatan kedalam Microsoft Excel, setelah
di entrykan kedalam Microsoft Excel sekretaris langsung menyampaikan disposisi
surat masuk tersebut kepada pimpinan cabang, kemudian pimpinan cabang
melakukan koreksi surat tersebut, lalu disposisi surat masuk tersebut kembali ke
sekretaris untuk di fotocopy, setelah di fotocopy disposisi surat masuk tersebut di
sampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian unit yang sudah ditentukan oleh
pimpinan dan sekretaris juga menyimpan disposisi surat masuk tersebut untuk
diarsipkan. Pengelolaan surat masuk secara komputerisasi dengan aplikasi Bank
BTN berikut dijelaskan sebagai berikut :
a. Setiap harinya sekretaris harus membuka aplikasi dari Bank BTN karena
terdapat email masuk yang harus di print dan surat masuk tersebut diberi
disposisi serta harus disampaikan ke unit terkait. Mulanya sekretaris harus
membuka Username dan Password, username dan password ini hanya bisa
dibuka oleh sekretaris dan assistant sekretaris.
Gambar 3.8 Aplikasi Bank BTN
70
b. Surat Masuk yang dikirimkan melalui email aplikasi Bank BTN ke
kantor cabang sidoarjo ini secara otomatis masuk ke dalam Microsoft
Outlook sekretaris sebagai backup surat- surat tersebut, karena sistem pada
aplikasi Bank BTN surat yang sudah masuk ke inbox email akan hilang
dengan sendirinya, hal tersebut dimaksudkan agar inbox selalu kosong dan
email baru dapat segera masuk. Contoh dibawah ini email masuk dari kantor
cabang kota Banjarmasin yang dikrimkan ke kantor cabang Sidoarjo dengan
perihal mutasi pegawai, email tentang mutasi pegawai Bank BTN kantor
cabang kota Banjarmasin yang mengajukan permohonan pindah ke kantor
cabang Sidoarjo dan dibawah ini adalah contoh – contoh gambarnya.
Gambar 3.9 Tampilan awal email masuk
71
Gambar 3.10 Email Masuk dari Kantor Cabang keseluruhan
Gambar 3.11 Detail email masuk
c. Email masuk dari kantor cabang tersebut segera di print dan diberikan
disposisi surat masuk.
Gambar 3.12 Email Masuk di Print
72
d. Email masuk tersebut secara otomatis akan masuk kedalam Microsoft
Outlook di file bagian yang sudah ditentukan.
Gambar 3.13 Email dalam Microsof Outlook
e. Email masuk yang sudah di print dan sudah masuk kedalam Microsoft Outlook,
maka surat tersebut segera diberikan disposisi surat guna untuk disampaikan
kepada pimpinan dan di sampaikan ke unit-unit terkait. Dalam pemberian
disposisi surat, pimpinan berhak penuh untuk menentukan kepada siapa surat
tersebut akan diteruskan dan dilaksanakan kepentingannya sesuai perihal surat.
73
4.1.2 Pengelolaan Surat Keluar Perusahaan
Pada bagian sekretaris pasti memiliki surat masuk dan surat keluar. Surat
keluar yang berada di dalam PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk adalah
berupa balasan surat masuk dan memo ataupun surat penagihan pembayaran dan
lain sebagainya. Surat keluar menyesuaikan dengan permintaan yang diterima
setiap bagian seperti pentingnya surat balasan permohonan realisasi kredit
pemilikan rumah (KPR), akad kredit dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk surat
yang tidak terlalu penting tidak perlu membutuhkan balasan, seperti sumbangan
dan undangan yang sekiranya tidak berhubungan dengan bagian PT. Bank
Tabungan Negara (Persero) Tbk.
Penanganan surat keluar harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang
sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pada surat
keluar untuk balasan surat masuk tersebut harus sesuai dengan konsep maksud
ataupun perihal surat, tujuan dan alamat yang ditujukan harus jelas, pembuatan
surat keluar juga harus disetujui dan di paraf oleh pimpinan bagian yang
selanjutnya di tandatangan oleh pimpinan cabang yang kemudian diberikan nomor
surat oleh seketaris dan di copy sebagai arsip surat keluar. Berikut workflow surat
keluar PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk.
74
Page 1
ALUR SURAT KELUAR
PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk
KANTOR CABANG SIDOARJO
1. Rancangan Surat 2. Penetapan &
Pengetikan
3. Persetujuan dan
Paraf Manager
bagian
4. Persetujuan dan
paraf Pimpinan BM
Branch Manager (BM)
5. Sekretaris
pemberian nomor
surat dan stempel
nama tandatangan
6. Pengiriman
oleh kurir
7. Penyimpanan
Arsip
Gambar 3.14 Workflow alur surat keluar
Pada surat keluar ini merupakan balasan dari surat masuk yang dikirim
oleh perusahaan lain bagi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pertama
sebelum mengirimkan surat tersebut maka kita akan merancang sebuah konsep
agar perusahaan lain yang membaca lebih mudah. Pembuatan konsep surat dapat
dikerjakan oleh pegawai atau staf. Tugas dari pengkonsep adalah untuk membuat
dan mengecek surat keluar ini apakah sudah sesuai dengan isi dari surat masuk
tersebut. Apabila tidak sesuai maka akan terjadi kesalahan dalam membuat konsep
surat keluar. Surat keluar sudah mendapatkan persetujuan oleh manager, maka
langkah selanjutnya yang akan dilakukan adalah meminta tandatangan pimpinan
75
bagian, dan dilanjutkan ke pimpinan cabang atau branch manager karena seorang
pimpinan juga memiliki tanggung jawab untuk memutuskan akan surat keluar
tersebut. Selanjutnya ialah permintaan nomor pada bagian sekretaris PT. Bank
Tabungan Negara (Persero) Tbk. Tujuan dengan pemberian nomor pada surat
untuk menegaskan bahwa surat tersebut telah sesuai dan mendapatkan persetujuan
dari masing-masing bagian, serta juga sebagai arsip bagi pegawai yang meminta
nomor surat keluar dan arsip bagi sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero)
Tbk kantor cabang Sidoarjo. Terakhir merupakan pengiriman surat keluar oleh
seorang kurir, jika surat tersebut masih dalam area kota Sidoarjo maka dilakukan
oleh seorang kurir dan sebaliknya jika luar area kota Sidoarjo maka dilakukan
pengiriman lewat kantor pos, dan biasanya pengiriman surat melalui email
sekretaris. Beberapa tahapan dalam menyelesaikan surat keluar adalah sebagai
berikut :
a. Rancangan Surat Keluar
Sebelum konsep surat dibuat, maka terlebih dahulu melakukan rancangan
surat berdasarkan surat masuk yang diterima sesuai dengan alamat yang dituju
atau masing-masing bidang permasalahan. Tujuan dari rancangan surat adalah
untuk memberitahukan kepada masing-masing bagian bahwa rancangan surat
sudah dibuat apakah telah sesuai dengan balasan surat masuk tersebut.
Pemberitahuan ini dibutuhkan karena sebagai tanggung jawab dalam
pembuatan rancangan surat yang sudah disetujui oleh masing-masing bagian
seperti contoh pimpinan bagian commercial, consumer, supporting.
76
b. Penetapan
Rancangan surat telah diselesaikan maka langkah selanjutnya ialah
penetapan dari hasil rancangan surat. Hasil rancangan surat akan ditetapkan
untuk dikirim sesuai dengan sebenarnya, kemudian diberikan paraf oleh
pimpinan pada masing-masing bagian. Karyawan atau pengkonsep surat yang
bertanggung jawab atas surat tersebut. Oleh karena itu pengkonsep harus
membuat rancangan surat serta menetapkan kepada manajer supaya dapat
persetujuan dan tanggung jawab atas surat tersebut.
c. Pengetikan
Surat keluar telah ditetapkan konsepnya, langkah selanjutnya ialah
mengetik dan print atau cetak surat tersebut. Pengetikan surat keluar sesuai
dengan format yang ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
kantor pusat. Bentuk format surat full block style dengan type huruf adalah
Arial, Times New Roman, dan Univers. Bentuk huruf baku yang dipakai oleh
PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ialah Times New Roman.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sebelum surat keluar dikirimkan kepada pihak
luar organisasi atau perusahaan maka diperlukan konsep dalam pembuatan
surat. Pembuatan surat ini menyesuaikan dengan model surat yang dibuat
yaitu full block style, karena merupakan hak paten atau baku yang sudah
ditetapkan oleh kantor pusat PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk.
d. Pengesahan dan Pemberian Nomor
Pengecekan konsep surat keluar telah dilihat oleh pimpinan bagian dan
disetujui, lalu dilanjutkan ke pimpinan cabang dan meminta nomor kepada
bagian sekretaris PT.Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pemberian nomor
77
ini bertujuan agar mudah dipahami dalam pencarian data oleh internal
perusahaan pada waktu disimpan didalam sebuah map owdner.
Pemberian nomor surat keluar menyesuaikan dengan nomor agenda.
Nomor agenda yang ada pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Berikut
ini salah satu bentuk pemberian nomor surat keluar dan keterangan penjelasannya:
1. 468 : Merupakan nomor agenda surat yang akan di arsipkan
2. M : Manager
3. SDA.II : Cabang Sidoarjo dengan Kantor Wilayah 2 (Dua)
4. ACC : Bagian Accounting Control
5. IV : Bulan pembuatan surat
6. 2013 : Tahun pembuatan surat
Nomor surat diberikan sesuai dengan lanjutan nomor di dalam agenda
penomoran. Surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan bagian sudah dianggap
sah, kemudian memberikan nomor. Pemberian nomor dilakukan terakhir karena
surat harus mengetahui persetujuan dari pimpinan cabang berserta tandatangan.
79
4.2 Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik
Filing (E-Filing)
Pengelolan arsip e-filing pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
menggunakan salah satu program aplikasi Microsoft Visual Studio Solution, yaitu
aplikasi manajemen surat dari Bank BTN, aplikasi ini bertujuan untuk
memudahkan sekretaris dalam mengerjakan tugas sehari - hari dan menghemat
waktu.
4.2.1 Arsip Surat Masuk Elektronik Filing (E-Filing)
Pengelolaan arsip elektronik (e-filing) pada PT. Bank Tabungan Negara
(Persero) Tbk menggunakan aplikasi yang disebut aplikasi manajemen surat.
Berikut ini salah satu langkah - langkah sistem e-filing surat masuk dengan
menggunaan aplikasi manajemen surat sebagai berikut :
1. Langkah Pertama
Buka terlebih dahulu Computer Local Disk (C:) Program Files BTN, Maka
akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.16 Gambar 4.17 Buka File Bank BTN
80
2. Langkah Kedua
Setelah masuk ke aplikasi manajemen surat dan memilih yang surat masuk
untuk mengisikan data yang sesuai dengan aplikasi dan surat masuk.
Gambar 3.17 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Masuk
Gambar 3.18 Mengisi data surat masuk
Keterangan :
1. Nomor dan tanggal agenda : Sebagai nomor agenda arsip nomor S-0008
2. Surat dari : PT. Gunawangsa Investindo
3. Nomor surat dari : 131/GNWGS/BTN/IV/2013
81
4. Perihal : Permohonan pencairan dana
5. Tujuan : Consumer
6. Disposisi Branch Manager : Diproses / Dilaksanakan
7. Lokasi File : Sesuai dengan alamat lokasi file
3. Langkah Ketiga
File surat masuk di scan dan file scan tersebut akan menjadi file PDF, setelah
discan kemudian nama file disimpan dan pemberian nama sesuai dengan nomor
agenda dan perihal surat sesuai dengan aplikasi manajemen surat.
Gambar 3.19 Pelampiran data scan sesuai nomor dan perihal surat
Penyimpanan secara e-filing tahapannya adalah seperti penjelasan diatas.
Penggunaan aplikasi manajemen surat memudahkan sekretaris. Dalam pencarian
arsip kembali sekretaris sangat mudah untuk menemukannya, dan tidak perlu
membongkar arsip di owdner tetapi dapat langsung diprint out karena data – data
file sudah discan dan disimpan. Adanya sistem aplikasi ini lebih memudahkan
karyawan dalam melakukan pekerjaan dan lebih mengehemat kertas.
82
4.2.2 Arsip Surat Keluar Elektronik Filing (E-Filing)
Sistem e-filing surat keluar memiliki tahapan yaitu, isi surat keluar harus
jelas sesuai dengan masalah surat masuk, pembuatan konsep beserta persetujuan
dari pimpinan bagian dan terakhir pemberian nomor di dalam aplikasi manajemen
surat. Penggunaan aplikasi manajemen surat adalah sebagai beikut langkah-
langkahnya :
1. Langkah Pertama
Buka terlebih dahulu Computer Local Disk (C:) Program Files BTN,
Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.20 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Keluar
2. Langkah Kedua
Pilih Surat Keluar Pilih Data Baru
84
3. Langkah Ketiga
Isikan data yang ada pada aplikasi manajemen surat sesuai dengan data yang
akan diisi lengkap.
Gambar 3.23 Input Data Surat Keluar
Keterangan :
1. Nomor : Berdasarkan urutan nomor agenda surat keluar
2. Perihal : Berdasarkan perihal surat keluar
3. Kepada : Berdasarkan alamat yang dituju
4. Lokasi File : Berdasarkan scan data surat keluar
Langkah Keempat
Jika ingin mencari data dari perusahaan yang ingin dicari, maka tuliskan
nama perusahaan di tombol “cari berdasarkan kepada” lalu tekan cari, kemudian
klik pada bagian nomor pada baris bawah cari berdasarkan kepada, maka data
akan otomatis muncul. Salah satu contoh : SMA Muhammadiyah 2 Sidoarjo
tekan cari.
85
Gambar 3.24 Pencarian data surat keluar
Gambar 3.25 Penemuan Data Surat Keluar
Penyimpanan arsip secara e-filing surat keluar mempermudah dalam
penanganan dan pencarian data kembali. Sistem penyimpanan ini menggunakan
86
sistem nomor agenda. Sistem agenda dimulai dari nomor terkecil hingga nomor
terbesar contoh 0001-0400. Penggunaaan sistem ini lebih memudahkan dalam
pencari data baik secara manual atau e-filing. Jika ingin mencari data surat keluar
di dalam e-filing, lalu apabila ingat dengan perihal dan tanggal maka dapat dicari
melalui surat dari di dalam Aplikasi Manajemen Surat.
4.3 Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy
Pada perusahaan PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ada beberapa
dokumen hardcopy yang diubah dalam bentuk file softcopy, tetapi pengerjaannya
masih secara manual dengan mengetik ulang dokumen tersebut. Hal tersebut akan
membuang-buang waktu dengan mengetik ulang dokumen karena tidak hanya
satu dokumen saja yang harus dilakukan oleh seorang karyawan. Untuk lebih
menghemat waktu terdapat aplikasi yang dapat mengubah dokumen hardcopy
menjadi file softcopy yaitu Optical Character Recognition (OCR) Online atau
OCR scanner. OCR online adalah salah satu layanan online gratis yang dapat
mengkonversi dokumen hasil scan atau gambar ke dalam dokumen Microsoft
Word yang selanjutnya dapat diedit oleh pengguna. OCR online gratis ini tidak
membutuhkan pendaftaran untuk menggunakannya, dan mendukung Multi-Kolom
dokumen scan untuk pengenalan karakter yang tersedia dalam tiga puluh tiga (33)
bahasa termasuk diantarannya Inggris, Perancis, Spanyol, Jerman, Itilia, Rusia,
Portugis, dan Cina. Layanan OCR online gratis ini mendukung format gambar
seperti TIF,JPEG, PNG, BMP, PPM, PBM PGM. Pengguna dapat meng-upload
gambar maximal 10 MB. Untuk pengenalan karakter teks yang lebih baik, gambar
yang kita upload harus minimal 200 dpi. Kita dapat menyalin teks hasil konversi
ke dalam notepad atau download sebagai file word.
87
Sedangkan OCR Scanner adalah suatu program yang akan mengubah
secara otomatis di dalam gambar hasil scan agar menjadi file teks yang bisa
diolah. Berikut ini langkah-langkah dalam mengkonverter dokumen menjadi file
softcopy.
1. Langkah Pertama
Buka google chrome ketikkan alamat website http://www.onlineocr.net/
Gambar 3.26 Tampilan Awal OCR Online
2. Langkah Kedua
Pilih berkas PDF, Gambar dan lain sebagainya yang akan di edit ulang.
88
Gambar 3.27 Memilih file dan mengupload file
3. Langkah Ketiga
Pilih bahasa yang sesuai dengan text Pilih format file yang akan dijadikan
softcopy-an Pilih Upload
Gambar 3.28 Pemilihan Bahasa dan Format File
89
4. Langkah Keempat
Ketikan code sesuai dengan yang ditunjukkan oleh internet Pilih Recognize
untuk menampilkan file yang sudah dipilih.
Gambar 3.29 Mengetik kode dan Recognize
5. Langkah Kelima
Maka hasil akhir akan seperti berikut ini lalu kita download file tersebut yang
sudah kita pilih.
Gambar 3.30 Download Hasil Akhir
Top Related