31
BAB III
OBJEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Perusahaan
PT.Keystone Indonesia adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang
bergerakdi bidang pendistribusian produk valves and control. Perusahaan ini
didirikan oleh Bapak Calvin Suwandi Lukmantara sebagai Direktur Utama
PT.Keystone Indonesia. PT. Keystone Indonesia, yang berkantor pusat di Wisma
77, lantai 15, Jl. Letnan Jendral S. Parman Kav. 77 Jakarta, merupakan
perusahaan distribusi yang menjual barang yang di buat oleh Tyco Flow Control
yang bertempat di Singapura untuk didistribusikan kepada pelanggan yang
memesan di wilayah Indonesia dan kemudian perusahaan (PT Keystone
Indonesia) mengirimkan barang kepada pelanggan.
Sejak 20 tahun yang lalu, katup Keystone telah di distribusikan di seluruh
Indonesia melalui sebuah jaringan distribusi dan agen. Pada saat itu perusahaan
belum berbentuk PT. Sesuai dengan tingginya permintaan dari pelanggan pada
produk Keystone, maka pada tanggal 1 May 1995, PT. Keystone Indonesia resmi
di dirikan.
Pada tahun 2001, Keystone dibeli oleh Tyco Flow Control, dan Keystone
Indonesia merupakan agen satu-satunya yang menjual produk Tyco Flow
Control. Pada bulan Juni 2008, PT Keystone membuktikan komitmen
perusahaan dalam memberikan produk dan jasa yang berkualitas kepada
32
pelanggan. PT. Keystone Indonesia berhasil mendapatkan dan
mengimplementasikan ISO Standar 9001; 2000 pada proses bisnis PT. Keystone
Indonesia.
III.2 Bidang Usaha
PT Keystone Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
distribusi yang mendistribusikan alat-alat katup (valves) untuk keperluan
kontraktor maupun pabrikan. Barang yang dijual oleh Keystone sendiri adalah
barang yang berasal dari Tyco Flow Control.
Tyco Flow Control merupakan pabrik atau tempat yang membuat katup-
katup tersebut yang kemudian di distribusikan ke Indonesia yang di jual kembali
melalui PT Keystone ini kepada pelanggan. Katup atau valves yang di
distribusikan oleh Tyco Flow Control merupakan katup-katup yang dijual secara
eceran (tergantung pesanan). PT Keystone mendistribusikan barangnya kepada
seluruh pelanggan di Indonesia yang membutuhkan katup tersebut. Penjualan
katup-katup ini hanya di distribusikan ke negara Indonesia saja, karena di luar
negeri sudah memiliki distributor tersendiri disetiap Negara.
III.3 Visi dan Misi
Untuk menunjukkan integritas PT Keystone Indonesia sebagai pemimpin
pasar dalam industri ini. PT Keystone Indonesia memiliki visi sebagai berikut:
“Menjadi distributor “Valves and Control" dengan standar Internasional dan
untuk mencapai reputasi yang dapat dipercaya di lini bisnis kami di Indonesia”
33
Untuk mencapai visi tersebut, PT Keystone Indonesia memiliki misi
sebagai berikut:
a. Untuk menjadi pemimpin pasar dengan menyediakan kualitas produk dan
jasa.
b. Untuk menerapkan ISO 9001; 2000 dalam proses bisnis perusahaan.
c. Untuk menciptakan hubungan jangka panjang dengan prinsip kami dan
pelanggan.
d. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memberikan nilai tambah bagi
produk dan layanan kami dibandingkan dengan pesaing.
e. Untuk menciptakan sumber daya manusia yang kompeten.
III.4 Produk-produk Yang Tersedia
1. General Service Valve
Dengan merek terkemuka: Richards, fasani, vanessa, Winn, Kitamura
(KTM), Neotecha, Gachot, Rovalve, L & M, Promet, Raimondi, Sapag,
Raphael, Hancock, Flocheck, Vonk, Winn, Hindle, Belgicast, FCT, Clarkson,
Hindle, Klein, Gulf, Hovap.
a. Resilient Seated Butterfly Valves
b. Teflon Lined Butterfly Valve
c. Hygienic Valves
d. Ball Valves
e. Knifegate Valves
f. Resilient Gate Valves
g. Gate/ Globe/ Check Valves
34
h. Diaphragm Valves
i. Sight Glass
2. Critical Service Valve
Dengan merek terkemuka: Vanessa, Vavtron, KTM, Richards, Yarway,
Sampell, Sapag, Dewrance.
a. Metal Seated, Rotary Valves – Vanessa
b. Quarter Turn Gate Valves – Vanessa
c. Metal Seated Ball Valves – KTM, MCF
d. Cryogenic Ball Valves – Richards, KTM
3. Actuators and Controls
Dengan merek terkemuka : Biffi, Morin, Keystone, Westlock, Tyco AVID
a. Electric Actuators
b. Pneumatic Actuators
c. Hydraulic Actuators
d. Sub-sea Actuators
e. Stainless Steel Actuators
4. Engineering Products
Dengan merek ternama: Varec, Kunkle, Anderson Greenwood, Crosby,
Yarway, Sapag, Narvik, Penberthy
a. Pressure Relief Valve
b. Level Gauge
c. Steam Traps
d. Expansion Joint
e. Desuperheater
35
III.5 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi dan
merupakan salah satu elemen organisasi. Dengan struktur organisasi dapat diketahui
dengan jelas fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing dari setiap bagian.
Sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak memiliki struktur organisasi hanya akan
dapat menyulitkan perusahaan tersebut dalam menjalankan prosedur yang sudah
ditetapkan, sehingga tujuan perusahaan pun tidak akan tercapai karena struktur
organisasi merupakan cara aktifitas organisasi dibagi, diorganisasikan dan
dikoordinasikan.
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan segenap
pekerjaan yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian yang akhirnya akan dapat
direalisasikan melalui tugas dan tanggung jawab pada masing-masing karyawan yang
sudah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini menggambarkan bahwa telah ada spesialisasi
didalam beberapa fungsi penting sesuai dengan bidang-bidang yang diperlukan oleh
perusahaan.
Struktur organisasi pada PT Keystone Indonesia disusun berdasarkan ruang
lingkup, tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam menjalankan tugasnya
masing-masing. Dengan adanya spesialisasi yang diberikan oleh perusahaan pada
karyawan maka tujuan dan sasaran perusahaan akan tercapai secara efektif dan efisien
khususnya dalam pengambilan keputusan.
Adapun struktur organisasi pada PT Keystone Indonesia adalah terlampir.
Berikut rincian ruang lingkup, tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam struktur
organisasi PT Keystone Indonesia.
36
Direktur
1. Ruang Lingkup
Pengawasan terhadap seluruh karyawan maupun manajer perusahaan dan sebagai
sarana pengambilan keputusan secara bersama.
2. Tugas dan Tanggung Jawab
a. Sebagai pemimpin perusahaan dengan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan
perusahaan
b. Sebagai sarana pengambilan keputusan akhir
c. Mengawasi para karyawan dan bawahannya
d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
e. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar
etika dan hukum
3. Wewenang
a. Berhak memecat karyawan jika karyawan melakukan kesalahan
b. Menandatangani segala hal yang berurusan dengan perusahaan
Assistant to Director
1. Ruang Lingkup
Membantu direktur secara langsung.
2. Tugas dan Tanggung Jawab
a. Sebagai back-up dari direktur
b. Membantu direktur dalam mengerjakan pekerjaannya
c. Dapat menggantikan posisi direktur jika diperlukan
d. Memberikan masukan kepada direktur
37
3. Wewenang
a. Ikut mengawasi para karyawan
b. Membuat schedule direktur
Senior Sales Manager
1. Ruang lingkup
Pengawasan dan perencanaan terhadap seluruh kegiatan penjualan mulai dari
proses pengolahan inquiry, penawaran, negosiasi, order processing dan lainnya.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengatur dan mengawasi kegiatan kunjungan sales
b. Mengatur dan mengawasi pembuatan penawaran / quotation
c. Mengatur dan mengawasi proses negosiasi dan order processing
d. Merencanakan dan menyusun target penjualan tahunan dan jangka
pendek
e. Merencanakan dan menyusun stok barang
f. Mengawasi komunikasi dan negosiasi terhadap principal
g. Merencanakan dan menyusun program reward
3. Wewenang
a. Menyusun tim penjualan dan budget masing-masing tim
b. Menentukan margin penjualan minimum
c. Mengatur account / customer untuk masing-masing tim
d. Menentukan volume/quantity dan jenis barang stok
38
Operational Manager
1. Ruang lingkup
Pengawasan dan pengaturan terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan
dimulai dari bagian accounting, finance, export import, general affair dan
warehouse.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengawasi dan mengatur kegiatan operasional perusahaan terutama
dibidang administasi yang mencakup finance, accounting, export import
dan general affair serta warehouse.
b. Mengawasi penggunaan dan pemeliharaan inventaris kantor.
c. Membuat laporan kegiatan operasional secara lisan kepada atasan.
3. Wewenang
a. Berwenang untuk menandatangani purchase order, invoice dan
faktur pajak.
b. Berwenang untuk menyetujui biaya pengeluaran operasional perusahaan.
c. Berwenang untuk melakukan performance appraisal terhadap bawahan.
Area Sales Manager
1. Ruang lingkup
a. Mencari order/ informasi project dari customer, info media dan Sales
Engineer
b. Memantau kinerja kerja Sales Engineer
c. Mengevaluasi kinerja kerja Sales Engineer
39
d. Melakukan dan menindaklanjuti informasi yang diberikan oleh Sales
Engineer
e. Mengadakan jadwal presentasi produk oleh principal ke customer di
Jakarta maupun di luar kota
f. Mengadakan training produk kepada bawahan
g. Melakukan negosiasi harga sesuai limit yang diberikan oleh Sales
Manager
h. Mengadakan kunjungan ke customer yang ada diluar kota
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Bertanggung jawab untuk mencari order dan informasi project
b. Bertanggung jawab untuk membuat penawaran dan follow up sampai PO
c. Bertanggung jawab untuk melakukan dan menindaklanjuti informasi
yang diberikan bawahan
d. Bertanggung jawab untuk membantu bawahan untuk klarifikasi
spesifikasinya sesuai yang diminta.
e. Memantau dan membantu kinerja kerja bawahan
f. Mengadakan training produk ke bawahan
g. Mengevaluasi kinerja kerja bawahan
h. Bertanggung jawab untuk menangani complain produk dari pelanggan
i. Bertanggung jawab menjaga harmonisasi dan kepuasan pelanggan
j. Bertanggung jawab dalam memenuhi target penjualan tahunan
k. Bertanggungjawab dalam hubungan kerja yang sehat dengan atasan
maupun bawahan
40
3. Wewenang
a. Membuat penawaran ke customer
b. Negosiasi harga sesuai limit yang diberikan atasan
c. Entertain customer dengan batasan limit tertentu
d. Menegur bawahan jika kurang aktif dalam pekerjaan
e. Meminta laporan kerja dan informasi project dari bawahan
f. Meningkatkan kinerja kerja bawahan
Sales Chief
1. Ruang lingkup
a. Pencarian informasi Project List di daerah ruang lingkup kantor cabang
dan afiliasi.
b. Penanganan semua permintaan penawaran dari perusahaan afiliasi dan
kantor cabang
c. Pengenalan produk kepada kantor cabang dan afiliasi serta bawahan
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Bertanggung jawab untuk mencari informasi project
b. Bertanggung jawab untuk membuat penawaran dan follow up sampai PO
c. Bertanggung jawab untuk membantu bawahan untuk klarifikasi
spesifikasi sesuai yang diminta.
d. Memantau dan membantu kinerja kerja bawahan
e. Mengadakan training produk ke kantor cabang dan afiliasi serta bawahan
f. Mengevaluasi kinerja kerja bawahan
41
g. Bertanggung jawab untuk menangani complain produk dari customer
h. Bertanggung jawab dalam memenuhi target penjualan tahunan
i. Bertanggungjawab dalam hubungan kerja yang sehat dengan atasan
maupun bawahan
3. Wewenang
a. Membuat penawaran ke kantor cabang dan afiliasi
b. Negosiasi harga sesuai limit yang diberikan atasan
c. Menegur bawahan jika kurang aktif dalam pekerjaan
d. Meminta laporan progress dari penawaran yang telah diberikan.
e. Meningkatkan kinerja kerja bawahan
Chief of Warehouse
1. Ruang lingkup
Mendata keluar masuk material, mengatur pengiriman ke pelanggan, mengatur
biaya operasional gudang dan memberikan laporan stok .
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengatur pengiriman
b. Mengoreksi Surat Jalan
c. Membuat laporan stok minimal per bulan
d. Mengatur keuangan untuk biaya operasional
e. Memberikan informasi expedisi yang akan digunakan
f. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang ada digudang
g. Memberikan perintah tugas kepada bawahan
42
3. Wewenang
Memberikan keputusan yang sifatnya umum (Jika material tidak siap dikirim
semuanya, kendaraan yang rusak, pengeluaran biaya)
Chief of Export – Import (Exim)
1. Ruang lingkup
Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari
pabrik hingga ke warehouse
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengatur proses import produk dari pabrik hingga ke Indonesia
b. Memilih dan berkoordinasi dengan forwarder untuk mengirimkan produk
ke Indonesia
c. Mengeluarkan produk dari bea cukai hingga masuk ke warehouse.
d. Memasukkan data Matrans, Stomars dan Bukti pengiriman (Delivery
Slip) ke dalam Program computer accounting
e. Mengirimkan Delivery Order (DO) melalui fax ke bagian Warehouse
sebagai instruksi pengiriman barang ke customer.
f. Membuat Commercial Invoice dan Packing List
3. Wewenang
a. Berwenang untuk mengevaluasi dan menentukan forwarder.
43
b. Berwenang untuk menandatangani Delivery Order dan menentukan
apakah barang dapat dikirimkan ke customer atau tidak.
Chief Purchasing
1. Ruang lingkup
Seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan Purchase Order (PO)
ke Principal.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Membuat Purchase Order (PO) ke Principal
b. Membuat costing / perhitungan yang menunjukkan perbandingan nilai
beli dan jual serta biaya impor terhadap sebuah PO
c. Membuat laporan booking / penjualan setiap bulan
d. Bertanggung jawab terhadap semua PO ke principal yang telah dibuat
3. Wewenang
a. Berwenang untuk menanda tangani semua PO ke Principal
b. Berwenang untuk memutuskan apakah Sales Order (SO) dari sales dapat
diproses atau tidak.
c. Berwenang untuk negosiasi harga barang yang dibeli dengan principal.
Chief of Finance
1. Ruang lingkup
44
Seluruh kegiatan kerja yang berhubungan dengan proses keuangan, Penagihan ke
customer serta laporan – laporan keuangan.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Membuat laporan Account Receivable dan Account Payable,
membooking nomor invoice dan membuat laporan overdue Account
Receivable.
b. Melakukan pembayaran kepada principal.
c. Menginput atau memasukkan data transaksi bank ke General Ledger.
d. Mengecek kelengkapan surat jalan dan mencocokkan dengan Sales
Order (SO) dan Purchase Order (PO) dari customer / pelanggan.
e. Mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas kecil dalam mata uang
asing.
3. Wewenang
a. Berwenang untuk membuka giro dan cek untuk keperluan operasional
kantor.
b. Berwenang untuk mengakses ke bank untuk melakukan pengecekan saldo
bank.
c. Berwenang menyimpan kas kecil dalm bentuk mata uang asing.
Sales Engineer
1. Ruang lingkup
a. Pengenalan produk dan penjualan produk
b. Pemeliharaan hubungan baik dengan customer
45
c. Filing dokumen
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Membuat penawaran untuk permintaan harga dan delivery dari customer.
b. Menindaklanjuti penawaran yang telah diberikan ke customer
c. Mengunjungi customer secara rutin dan menjalin hubungan baik .
d. Mengelola semua dokumen penawaran, order, dan lain-lain secara
sistematis
e. Mengevaluasi kepuasan customer
3. Wewenang
a. Dapat menentukan nilai margin atas penawaran sesuai ketentuan yang
berlaku.
b. Dapat menentukan nilai discount atas penawaran sesuai kondisi customer.
Technical Advisor Warehouse
1. Ruang lingkup
Membantu Chief of Warehouse dalam hal teknis untuk produk masuk dan keluar
warehouse.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengidentifikasi kesesuaian produk yang masuk ke dalam warehouse
b. Bersama dengan Technical Support memberikan saran kepada sales
mengenai hal-hal teknis
c. Bersama dengan Technical Support membantu menyelesaikan masalah/
keluhan customer
46
d. Memantau dan memeriksa kesesuaian produk sebelum dikirimkan kepada
customer sesuai dengan order customer
e. Memberikan saran kepada Technical Support mengenai stok barang-
barang penunjang.
3. Wewenang
Menerima atau menolak produk yang masuk ke warehouse berdasarkan
pertimbangan teknis dan kesesuaian dengan Purchase Order ke principal.
Export – Import Supervisor
1. Ruang lingkup
Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari
pabrik hingga ke warehouse
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengeluarkan produk dari bea cukai hingga masuk ke warehouse.
b. Memasukkan data Matrans, Stomars dan Bukti pengiriman (Delivery
Slip) ke dalam program computer accounting – Peachtree
c. Mengirimkan Delivery Order (DO) melalui fax ke bagian warehouse
sebagai instruksi pengiriman barang ke customer.
3. Wewenang
a. Menggantikan pekerjaan Chief of Exim apabila berhalangan.
47
b. Memerintahkan warehouse untuk segera mengirimkan produk kepada
customer.
Collector & Messenger
1. Ruang lingkup
a. Penagihan
b. Pengantaran dokumen
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Membantu proses penagihan kepada customer didaerah Jakarta dan
sekitarnya.
b. Mengantarkan dokumen antar perusahaan afiliasi.
c. Membantu proses perbankan yang meliputi setoran, kliring dan
penarikan.
3. Wewenang
a. Berwenang untuk melakukan penagihan kepada customer.
b. Berwenang untuk melakukan penarikan dana tunai di bank berdasarkan
surat kuasa.
Driver Warehouse
1. Ruang lingkup
48
Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan, mengetahui tujuan
kiriman, bertanggung jawab dengan material yang akan dikirim sampai ke
tujuan, bertanggung jawab dan dapat memelihara kendaraan yang dikemudikan.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan
b. Mengetahui tujuan pelanggan
c. Menjaga dan memelihara kendaraan yang dikemudikan
d. Memberikan laporan masa periode habisnya untuk STNK mobil
e. Bertanggung jawab terhadap material yang akan dikirim sampai ke tujuan
f. Meminimalkan biaya pengeluaran dilapangan
g. Menggunakan sarana yang diberikan oleh perusahaan (Pakaian seragam,
sepatu safety)
3. Wewenang
a. Mengatur penempatan produk di kendaraan untuk keperluan pengiriman
b. Mengatur jadwal pengiriman sesuai dengan daerah tujuan pengiriman.
Assistant Driver Warehouse
1. Ruang lingkup
Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan, mengetahui tujuan
kiriman, bertanggung jawab dengan material yang akan dikirim sampai ke
tujuan , dapat berkomunikasi dengan baik kepada pelanggan, dapat menjaga dan
memelihara keadaan kendaraan
49
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mendampingi dan membantu driver menuju ke pelanggan.
b. Mengawasi keadaan barang di kendaraan selama dalam perjalanan
menuju pelanggan.
c. Membantu koreksi material yang akan dikirim disesuaikan dengan surat
jalan.
3. Wewenang
Menggantikan tugas driver warehouse apabila berhalangan.
Material Handling Supervisor
1. Ruang lingkup
Mengecek material yg akan dikirim & diterima, membantu packing barang,
menyiapkan material yg akan dikirim, Repair Material, distribusikan ke
kendaraan.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Mengecek material yg akan dikirim setelah disiapkan oleh Material
Handling staff
b. Mencocokkan surat jalan dg material yang sdh disiapkan untuk dikirim
c. Memberikan laporan jika terdapat material rusak/kurang baik
d. Membantu stockman dalam kesulitan menyiapkan material
e. Bertanggung jawab keberadaan material di gudang (penempatan,packing)
50
f. Mengecek material yg datang ke gudang dan langsung melaporkan ke
kepala gudang
3. Wewenang
Berwenang untuk memberikan perintah kepada Material Handling Staff dan
menegurnya apabila terjadi kesalahan yang disebabkan oleh kelalaiannya.
Administrasi Gudang
1. Ruang lingkup
Melaksanakan semua Administrasi Gudang yang meliputi, pembuatan surat
jalan, laporan penerimaan dan pengembalian material, serta mencocokan stok
dengan keadaan fisik.
2. Tugas dan tanggung jawab
a. Membuat surat jalan disesuaikan dengan DO dan kondisi kendaraan
b. Membuat laporan penerimaan dan pengembalian Barang
c. Mengatur jadwal pengiriman kepada driver
3. Wewenang
Membantu Chief Warehouse dalam menangani administrasi gudang.
Struktur organisasi PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut :
51
52
III.6 Prosedur-Prosedur Yang Terdapat Pada PT Keystone Indonesia
III.6.1 Prosedur Penjualan
Terdapat prosedur penjualan yang terdapat pada PT Keystone Indonesia.
Prosedur ini menerangkan mekanisme proses penerimaan inquery dari
pelanggan, penawaran harga, pembuatan sales order, proses pembelian hingga
proses input delivery order oleh bagian pembelian. Kegiatan dalam prosedur
penjualan ini dimulai dengan melakukan pengecekan apakah produk yang
diminta oleh pelanggan dapat dipenuhi (merupakan salah satu produk principal).
Kemudian bagian penjualan tersebut mengklarifikasi teknis dengan cara
melakukan pengecekan terhadap kelengkapan inquery, menghubungi pelanggan
agar melengkapi form data sheet apabila diperlukan, menentukan produk yang
sesuai dan bila diperlukan dapat berkonsultasi dengan bagian technical support
serta memberikan bantuan dan masukan kepada bagian penjualan dalam hal
penentuan produk.
Tahap berikutnya adalah pengecekan barang ke principal, yaitu dengan
memeriksa ketersediaan barang yang diminta oleh pelanggan kepada principal
dan melakukan permintaan penawaran ke principal. Kemudian melakukan
quotation yaitu memberikan penawaran yang dilengkapi dengan data-data
spesifikasi produk dan ketentuan yang berlaku pada pelanggan. Langkah
selanjutnya adalah follow up yaitu menindaklanjuti dan memastikan penawaran
yang telah diberikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Setelah proses selesai,
bagian penjualan baru menerima purchase order dari pelanggan dan melakukan
53
pengecekan terhadap kesesuaian terhadap penawaran dan syarat-syarat yang
telah diajukan serta memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa purchase
order telah diterima dan diproses.
Kemudian manajer penjualan membuat dan mengajukan sales order
kepada manajer operasional. Manajer operasional dalam hal ini bertugas
memeriksa apakah bagian penjualan sudah melakukan perhitungan harga pokok
penjualan yang sesuai untuk proses pembelian barang ke principal serta
melakukan pengecekan stock, apabila ada maka dilanjutkan langsung ke proses
input delivery order yang memberikan instruksi ke gudang untuk mengirim
barang ke pelanggan, namun jika stock tidak ada maka dilanjutkan ke proses
selanjutnya.
Bagan alir dari prosedur penjualan PT Keystone Indonesia dapat dilihat
pada Gambar 3.2 berikut :
54
Gambar 3.2
Bagan Alir Prosedur Penjualan
55
III.6.2 Prosedur Warehouse
Prosedur warehouse yang terdapat pada PT Kaeystone Indonesia
bertujuan untuk menerangkan mekanisme proses penerimaan barang dari
principal di warehouse, penyimpanan hingga pengiriman barang ke pelanggan.
Kegiatan dalam prosedur ini dimulai dengan penerimaan barang dari principal.
Bagian administrasi gudang dan technical advisor yang melakukan kegiatan ini.
Kegiatan tersebut meliputi menerima packing list dan purchase order untuk
barang yang akan diterima, memeriksa kesesuaian antara packing list dengan
barang yang diterima, memeriksa kualitas dan kelengkapan barang diterima,
serta membuat laporan pemeriksaan penerimaan barang.
Kemudian proses dilanjutkan dengan penyimpanan barang digudang.
Dalam proses ini bagian administrasi gudang membuat dokumen penerimaan
barang, menginstruksikan material handling staf untuk melakukan penyimpanan
barang dan melakukan pencatatan terhadap barang yang akan disimpan pada
stock card. Setelah proses tersebut selesai, barulah bagian administrasi gudang
yang dibantu oleh technical advisor dan bagian eksport import mempersiapkan
pengiriman barang ke pelanggan, pengiriman tersebut meliputi beberapa hal,
yaitu menerima delivery order dan melakukan persiapan barang yang akan
dikirim, melakukan pemeriksaan fisik, kualitas dan kelengkapan barang (apabila
barang sesuai maka barang akan di packing) dan melakukan pengurangan stock
barang yang akan dikirim pada stock card. Kemudian pengiriman barang pun
terjadi, sebelumnya bagian administrasi gudang membuat delivery slip dan
56
barangnya ke pelanggan. Bagan alir dari prosedur warehouse PT Keystone
Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.3 berikut:
Gambar 3.3
Bagan Alir Prosedur Warehouse
57
III.6.3 Prosedur Penagihan
Prosedur penagihan diadakan dengan tujuan untuk menerangkan proses dari
penerimaan delivery slip menjadi invoice sampai dengan penerimaan pembayaran dari
pelanggan. Kegiatan pertama yaitu dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan
menerima purchase order customer kemudian melakukan pengecekan cara pembayaran,
apakah secara kredit atau tunai. Jika kredit, barang dapat langsung dikirim ke pelanggan,
namun jika tunai barang dapat dikirim jika pembayaran telah dilunaskan oleh pelanggan.
Kegiatan selanjutnya dilakukan oleh bagian akuntansi, bagian ini membuat
invoice, faktur pajak dan tanda terima/ kwitansi setelah memastikan kesesuaian antara
delivery slip dan purchase order pelanggan, kemudian mencantumkan nomor rekening
perusahaan dalam kwitansi. Setelah itu direktur mengotorisasi invoice yang telah
disetujui. Setelah invoice disetujui, bagian akuntansi melakukan pengiriman invoice
yang telah di tandatangani dan di stempel perusahaan beserta tanda terima yang harus
ditandatangani oleh penerima sebagai bukti bahwa invoice telah diterima dalam keadaan
lengkap, kemudian pengiriman invoice dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu diantar
langsung oleh kolektor atau dikirim melalui pos/ kurir.
Setelah bagian akuntansi selesai, dilanjutkan dengan kegiatan penagihan yang
dilakukan oleh bagian keuangan dengan cara, melakukan pengecekan pelanggan yang
masa pembayarannya telah jatuh tempo, melakukan penagihan melalui telepon atau
surat. Tahap terakhir yaitu bagian keuangan akan mencatat pembayaran yang telah
diterima dengan memperbaharui laporan umur piutang.
58
Bagan alir dari prosedur penagihan PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada
Gambar 3.4 berikut :
Gambar 3.4
Bagan Alir Prosedur Penagihan
59
III.6.4 Prosedur Pembayaran Principal
Pada prosedur pembayaran principal pada PT Keystone Indonesia bertujuan
untuk menerangkan mekanisme proses pelunasan tagihan principal. Dalam
prosedur ini sebagian besar dilakukan oleh bagian keuangan. Pada kegiatan awal
bagian keuangan menerima invoice dari principal, kemudian memeriksa kesesuaian
invoice principal dengan purchase order, serta menghubungi principal untuk
koreksi apabila terdapat ketidaksesuain.
Kemudian juga membuat laporan umur hutang untuk memonitor invoice,
menyiapkan tagihan yang telah jatuh tempo (untuk barang indent melampirkan
tagihan yang akan dilunasi beserta purchase order), setelah itu direktur
menyetujui rencana pembayaran. Kegiatan terakhir dalam prosedur ini adalah
pembayaran tagihan, yaitu dengan cara membuka cek dan giro serta
menginformasikan kepada pihak principal bahwa telah dilakukan pembayaran.
Bagan alir dari prosedur pembayaran principle PT Keystone Indonesia
dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut :
60
Gambar 3.5
Bagan Alir Prosedur Pembayaran Principal
Top Related