77
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Tentang Departemen
3.1.1 Sejarah Departemen
Departemen Luar Negeri Republik Indonesia atau DEPLU RI berdiri
pada 19 Agustus 1945. DEPLU merupakan salah satu departemen yang
pertama kali di bentuk setelah Indonesia merdeka pada 17 Agustus 1945.
Tugas departemen ini adalah berperan dalam menjalankan diplomasi untuk
mendapatkan simpati, dukungan dan menggalang solidaritas teman-teman
disegala bidang dan dengan berbagai macam upaya untuk mendapat
pengakuan dari masyarakat internasional atas kemerdekaan Indonesia. Karena
bertugas menangani masalah luar negeri, DEPLU mewakili pemerintah
Indonesia membuka perwakilan di negara lain yang bertugas dalam
berpartisipasi suatu perundingan serta membuat persetujuan. Hal ini bertujuan
untuk meningkatkan hubungan antara Indonesia dengan negara tersebut. Saat
ini Indonesia memiliki 119 perwakilan Indonesia di 86 negara. Tugas utama
DEPLU untuk masa sekarang ini lebih kearah dalam hal memagari potensi
disintegrasi bangsa, pemulihan ekonomi, peningkatan citra Indonesia,
meningkatkan kualitas pelayanan dan perlindungan WNI.
77
78
3.2 Tentang Puskom(Pusat komunikasi)
3.2.1 Sejarah Puskom
Pusat Komunikasi terbentuk pada tahun 1980, sesuai dengan surat
keputusan menteri luar negeri tahun tersebut, Pusat Komunikasi awal
merupakan penggabungan dari 2 unit eselon II di lingkungan DEPLU, yaitu
biro komunikasi dan biro sandi. Kedua biro ini digabung karena mengingat
adanya kesamaan tugas dan fungsi, sehingga disederhanakan menjadi 1 unit
eselon II yang dinamakan Pusat Komunikasi yang dipimpin oleh seorang
kepala bagian.
3.2.2 Visi dan Misi Puskom
Pernyataan Visi dan Misi Pusat Komunikasi telah dicantumkan dalam
Rencana Strategis Pusat Komunikasi Tahun 2004 – 2009, yang memuat visi
dan misi sebagai berikut.
1. Pernyataan Visi
Menghadapi tantangan Pusat Komunikasi di masa kini dan masa
yang akan datang, dipandang perlu adanya persamaan visi dari seluruh
jajaran Pusat Komunikasi, baik tingkat Pimpinan maupun pelaksana
yang akan dijadikan komitmen bersama, yaitu sebagai berikut :
“Menjadi unit pengelola Komunikasi dan Persandian yang handal
melalui dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka
79
mendukung keberhasilan pelaksanaan visi dan misi Departemen Luar
Negeri”
2. Pernyataan Misi
Dengan memperhatikan visi di atas, terbentang suatu tantangan
yang perlu dihadapi bersama oleh segenap jajaran Pusat Komunikasi.
Tantangan tersebut perlu dijabarkan lebih lanjut agar mendekati
kenyataan yang mungkin dapat dicapai. Untuk itu ditetapkan pernyataan
misi sebagai berikut :
a. Mewujudkan Pusat Komunikasi sebagai Satuan Kerja terdepan
dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
rangka peningkatan layanan pemberitaan di Departemen Luar
Negeri dan Perwakilan RI;
b. Mendukung Satuan Kerja Departemen Luar Negeri untuk dapat
melaksanakan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien
dengan optimalisasi penerapan Teknologi Informasi dan
Komunikasi;
c. Mewujudkan Sistem Informasi Departemen Luar Negeri yang
handal dan terpadu dalam rangka penerapan kebijakan E-
Government di bidang diplomasi melalui tahapan yang realistik
dan terukur.
80
3.2.3 Kegiatan dan Tugas Puskom
Pusat Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Departemen Luar Negeri di bidang pelaksanaan, pembinaan, dan pengamanan
pemberitaan serta pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Departemen
Luar Negeri dan Perwakilan RI.
Sesuai dengan surat keputusan nomor : 02/A/OT/VIII/2005/01 Tahun
2005, dalam melaksanakan tugasnya, Pusat Komunikasi menyelenggarakan
fungsi:
• Pelaksanaan urusan persandian, komunikasi, dan sistem informasi.
• Pelaksanaan pemberitaan di lingkungan Departemen Luar Negeri dan
koordinasi program pemberitaan instansi lainnya dari/dan ke Perwakilan
RI.
• Pelaksanaan pengamanan pemberitaan di lingkungan Departemen Luar
Negeri danPerwakilan RI
• Pelaksanaan pengoperasian, pemberian pelayanan penggunaan sarana
komunikasi dan pengawasan pelaksanaan pengembangan,serta supervisi
dan pemeliharaan aplikasi sistem informasi.
• Pelaksanaan pengembangan perangkat teknologi informasi.
• Pelaksanaan administrasi Pusat Komunikasi.
3.2.4 Struktur Organisasi
81
82
Gambar 3.1 Struktur Organisasi DEPLU 81
83
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Puskom DEPLU
82
84
84
3.2.5 Bagian-bagian Puskom
Puskom terdiri dari :
a. Bidang Persandian dan Telekomunikasi.
b. Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan
Komunikasi.
c. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan.
d. Bagian Tata Usaha.
e. Kelompok Jabatan Fungsional
Peran masing-masing bagian :
a. Bidang Persandian dan Telekomunikasi
Bidang Persandian dan Telekomunikasi mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pembinaan
dan pelaksanaan sistem persandian Departemen Luar Negeri dan
Perwakilan RI serta pendistribusian, transmisi, dan dokumentasi berita.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Persandian dan
Telekomunikasi menyelenggarakan fungsi :
1. Pelaksanaan kegiatan operasional bidang pemberitaan dan
persandian di lingkungan Departemen Luar Negeri dan
Perwakilan RI.
85
2. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan terhadap
pelaksanaan kegiatan pemberitaan dan transmisi pemberitaan.
3. Pelaksanaan distribusi dan transmisi pemberitaan.
4. Penyelenggaraan pemantauan lalu lintas berita, dokumentasi serta
pembuatan statistik dan pelaporan.
5. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian administrasi dan
teknis telekomunikasi.
Bidang Persandian dan Telekomunikasi terdiri dari :
1. Subbidang Distribusi
2. Subbidang Distribusi mempunyai tugas melakukan distribusi dan
transmisi berita dilingkungan Departemen Luar Negeri,
Perwakilan RI dan instansi pemerintah lainnya.
3. Subbidang Dokumentasi Berita.
4. Subbidang Dokumentasi Berita mempunyai tugas melakukan
dokumentasi dan pengendalian lalu lintas pemberitaan.
b. Bidang Pengembangan dan Pengelolaan
Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan
Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat
Komunikasi di bidang pemgembangan dan pelaksanaan kebijakan teknis
86
pemanfaatan teknologi informasi, komunikasi,dan jaringan telepon di
lingkungan Departemen Luar Negeri.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pengembangan dan
Pengelolaan Sistem Informasi dan komunikasi menyelenggarakan
fungsi :
1. Penyiapan pelaksanaan koordinasi pembangunan sistem informasi
Departemen Luar Negeri.
2. Pengembangan dan pelaksanaan pembangunan sistem jaringan
komputer Departemen Luar Negeri.
3. Pelaksanaan urusan perangkat keras dan lunak serta sistem
jaringan komputer Departemen Luar Negeri.
4. Pengawasan dan pelayanan fasilitas teknologi informasi
Departemen Luar Negeri.
5. Pelaksanaan urusan jaringan dan sistem telepon Departemen Luar
Negeri.
Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan
Komunikasi terdiri dari :
1. Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi
Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi mempunyai
tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan jaringan
87
komputer dan mengkoordinasikan pengembangan aplikasi sistem
informasi Departemen Luar Negeri.
2. Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon
Subbidang Sistem dan jaringan Telepon mempunyai tugas
melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem dan jaringan
telepon Departemen Luar Negeri.
c. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan
Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kebijakan
teknis pengamanan, pengembangan teknologi sistem persandian
Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pemeliharaan sarana
persandian dan telekomunikasi.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pengamanan dan
Pemeliharaan menyelenggarakan fungsi :
1. Pelaksanaan pengamanan fisik, personil dan materil persandian
dan telekomunikasi Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI.
2. Pelaksanaan pembuatan standarisasi pengamanan, persandian dan
telekomunikasi yang digunakan di Departemen Luar Negeri dan
Perwakilan RI.
3. Pelaksanaan urusan sarana dan prasarana persandian serta
telekomunikasi.
88
4. Pelaksanaan pemeliharaan sarana materil persandian dan
telekomunikasi.
Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan terdiri dari :
1. Subbidang Pengamanan
Subbidang Pengamanan mempunyai tugas melakukan
pengamanan fisik, materil, personil komunikasi, dan persandian di
lingkungan Pusat Komunikasi Departemen Luar Negeri serta
pengawasan pelaksanaan pengamanan komunikasi dan persandian
di Perwakilan RI.
2. Subbidang Pemeliharaan
Subidang Pemeliharaan mempunyai tugas melakukan
pemeliharaan dan perbaikan sarana komunikasi, persandian, dan
sarana peralatan penunjang lainnya serta pengawasan pelaksanaan
pengelolaan pemeliharaan sarana komunikasi dan persandian di
Perwakilan RI.
d. Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Pusat komunikasi di bidang kepegawaian, keuangan, tata usaha,
dan rumah tangga Pusat komunikasi.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Tata Usaha
menyelenggarakan fungsi seperti berikut :
89
1. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja Pusat
Komunikasi.
2. Pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pembuatan laporan
pelaksanaan tugas Pusat Komunikasi.
3. Pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan administrasi
kepegawaian dan urusan rumah tangga Pusat Komunikasi.
4. Pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan anggaran Pusat
Komunikasi.
Bagian Tata Usaha terdiri dari :
1. Subbagian Kepegawaian
Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan
sumber daya manusia dan melaksanakan urusan administrasi
kepegawaian.
2. Subbagian Keuangan
Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan urusan
anggaran, keuangan, dan gaji pegawai.
3. Subbagian Rumah Tangga
Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas melakukan urusan
umum dan kerumahtanggaan Pusat Komunikasi.
e. Kelompok Jabatan Fungsional
90
Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi
Departemen Luar Negeri mempunyai tugas melakukan kegiatan jabatan
fungsional berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi
Departemen Luar Negeri terdiri dari Jabatan Fungsional Sandiman dan
Operator Transmisi Sandi serta jabatan fungsional lainnya.
3.3 Diagram Aliran Data yang Sedang Berjalan
3.3.1 Sistem Penerimaan Pegawai
Berikut ini adalah sistem penerimaan pegawai Puskom (Pusat
Komunikasi) di DEPLU. Sistem ini terdiri beberapa tahapan,yaitu :
1. Dalam proses perekrutan pegawai Pusat Komunikasi, sepenuhnya bekerja
sama dan ditangani oleh Biro Kepegawaian melalui seleksi penerimaan
Calon Pegawai Negeri Sipil Departemen Luar Negeri.
2. Setelah melakukan perekrutan, maka para calon pegawai di minta untuk
mengirimkan berkas/persyaratan sesuai yang diminta.
3. Berkas yang lulus seleksi administrasi akan diproses untuk menghasilkan
Kartu Ujian Kartu ujian ini berfungsi sebagai permit bagi setiap pelamar
untuk mengikuti Ujian Seleksi di Puskom.
4. Setelah seluruh tahap seleksi dilakukan maka calon – calon pegawai yang
lulus seleksi akan diserahkan ke Unit Kerja yang membutuhkan sesuai
dengan formasi yang ada, jika tidak lulus maka pegawai tersebut harus
mendaftar ulang lagi di kesempatan lain (pendaftaran berikutnya).
91
5. Sub Bagian Kepegawaian Pusat Komunikasi akan mencatat dan
mengarsipkan data pribadi setiap calon pegawai yang lulus seleksi.
92
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Penerimaan Pegawai Puskom
Diagram Sistem Penerimaan Pegawai
Biro Kepegawaian Sub bag Kepegawaian CPNS
Start
Surat Keterangan penambahan Pegawai
Proses Penerimaan
Pegawai Oleh Biro Kepegawaian
Ujian Seleksi
Daftar Pegawai yang lulus ujian
Mendapatkan Kartu Ujian
Menerima kartu ujian
Menerima hasil ujian
Proses Hasil ujian calon Pegawai
Daftar Pegawai yang diterima
93
3.3.2 Sistem Absensi Pegawai
Sistem absensi pegawai Puskom terdiri dari beberapa tahapan,
diantaranya adalah :
1. Pegawai melakukan absen harian.
2. Data kehadiran setiap pegawai ini akan dicatat dan disimpan di dalam file
dan di serahkan kepada Sub Bagian Kepegawaian
3. Setiap bulannya, absensi harian ini akan dicetak kemudian akan dicek
oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian Pusat Komunikasi.
4. Setelah dilakukan pengecekan, maka akan dilaporkan ke Biro
Kepegawaian Departemen Luar Negeri.
94
Diagram Sistem Absensi Pegawai
Pegawai Sub Bagian Kepegawaian Biro Kepegawaian
Start
Data Absensi yang sudah
diisi
Data Absensi yang sudah
diisi
Dokumen Hasil Rekapitulasi
Dokumen Absensi Pegawai
Dokumen absensi pegawai
Rekapitulasi absen
Mengisi Data Absensi
Mengambll Kertas Absensi Dari tempat kerja sub bagian masing‐masing
Kertas Absensi
95
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Absensi Pegawai Puskom
3.3.3 Sistem Mutasi Kepangkatan Pegawai
Berikut ini adalah diagram alir mutasi kepangkatan pegawai pada
puskom. Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :
1. Perpindahan pegawai dilakukan atas dasar penunjukkan langsung oleh
Kepala Pusat Komunikasi.
2. Setelah itu akan turun Surat Keputusan (SK) yang ditujukan kepada yang
bersangkutan dan bidang yang akan ditempatkan.
3. Di tempat yang baru, pegawai yang bersangkutan lapor ke Kepala Bidang
yang baru untuk kemudian bekerja sesuai dengan tugasnya di tempat
yang baru.
4. Sub Bagian Kepegawaian akan mencatat perpindahan setiap pegawai dan
mengarsipkannya.
96
Diagram Sistem Perpindahan (Mutasi) Pegawai PusKom
Sub Bagian
Kepegawaian
Kepala Puskom Pegawai
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Perpindahan (Mutasi) Pegawai
Puskom
Menerima pengajuan nama
Mencetak SK t i
Mulai
SK Hasil Mutasi
Pengajuan Nama SK Hasil Mutasi SK Hasil Mutasi
SK Hasil Mutasi
SK Hasil Mutasi
Pembuatan SK Pengajuan
Mutasi
SK Pengajuan Mutasi
Daftar Pengajuan Nama
97
Pegawai CPNS
Kepala Puskom
Sub Bag Kepegawaian
Daftar pegawai yang diterima
SK Penambahan Pegawai
Daftar pegawai yang diterimaKa
rtu U
jian
Hasil U
jian
Dat
a A
bsen
si
SK H
asil Mutasi
SK Pengajuan Mutasi
SK Hasil Mutasi
SK
Hasil M
utasi
Dokumen Absensi Pegawai
3.4 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan sistem yang sedang
berjalan dalam suatu departemen atau perusahaan secara umum.
Gambar 3.6 Diagram Konteks
98
3.5 Diagram Nol
Gambar 3.7 Diagram Nol
99
3.6 Analisis Kebutuhan Sistem
Sistem informasi yang dibutuhkan oleh divisi Puskom membutuhkan sistem
yang dapat membantu mereka dalam pemeriksaan data-data pegawai yang ada
didalam divisi tersebut, sistem ini juga dapat digunakan oleh pegawai Puskom
untuk mengetahui informasi tentang status mereka dalam divisi Puskom tersebut
dan daftar riwayat mereka serta karir mereka selama bekerja di departemen
tersebut. Sistem ini digunakan juga oleh kepala Puskom untuk mengetahui data-
data pegawai pada divisi itu dan memudahkan dalam pembuatan laporan. Dalam
sistem ini, terdapat seorang admin yang berwenang dalam mengolah dan mengatur
data-data pegawai di divisi Puskom.
Sistem yang diinginkan oleh Puskom berbasis web intranet yang berguna
dalam menyimpan data pegawai yang ada pada divisi Puskom dan berguna dalam
pembuatan laporan akan keadaan tiap pegawai, misalnya : dalam melihat jumlah
pegawai yang akan pensiun di tahun yang di-input oleh admin, dan melihat surat-
surat penting yang dimiliki tiap pegawai (surat keputusan naik pangkat, mutasi,
dan lain-lain).
Dalam sistem ini, tidak dibutuhkan memiliki konfigurasi tinggi sehingga
dapat digunakan pada komputer-komputer yang sudah ada didalam departemen.
Penggunaan sistem ini juga, ada beberapa fungsi yang ditampilkan untuk user
tertentu, sehingga tidak semua user dapat melihat semua menu yang tersedia dalam
sistem yang akan di buat, kecuali admin. Admin dapat melihat semua menu-menu
yang tersedia di dalam sistem.
100
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah menganalisa sistem yang ada, serta melihat dari data-data yang
didapat dari hasil wawancara yang telah dilakukan, maka penulis menemukan
beberapa masalah yang dihadapi oleh divisi Puskom DEPLU sebagai berikut :
1. Pendataan secara manual yang saat ini dilakukan memakan banyak waktu
dan biaya.
Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan data, maka harus dilakukan
pencatatan ulang dari awal sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif dan
efisien dan juga faktor human error yang bisa menyebabkan terjadinya
kekurangan dalam pencatatan serta dapat terjadinya kemungkinan hilangnya
data, misalnya terjadi suatu bencana alam (gempa bumi, kebakaran, dan lain-
lain) yang mengakibatkan data-data tersebut hilang.
2. Keamanan data kurang terjamin
Seluruh data yang tersimpan dalam bentuk kertas dan disimpan di dalam 1
tempat yang dapat di access oleh semua pegawai yang di divisi tersebut,
maka dari itu, data bisa diubah dan mengakibatkan keakuratan data tidak
terjamin.
3. Kesulitan dalam pencarian data
Data-data yang dicatat secara manual akan terus bertambah setiap waktunya.
Dengan demikian, jika departemen ini membutuhkan data seorang pegawai,
akan memakan waktu yang cukup lama untuk mendapatkannya.
101
3.8 Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan diatas, maka solusi pemecahan terbaik yang
dapat dilakukan saat ini adalah sebagai berikut.
1. Merancang suatu sistem aplikasi basisdata pencatatan data pegawai bagi
Puskom. Database ini akan menyimpan data-data yang bersifat aktual yang
nantinya akan mempermudah dalam pencarian data.
2. Memberikan pengamanan terhadap data-data pegawai yang ada sehingga
tidak mudah hilang.
3. Membuat aplikasi berbasiskan web sehingga pegawai dengan mudah dapat
melihat informasi mengenai pegawai karena dengan sangat mudah d akses.
4. Memberikan hak akses kepada pegawai untuk melihat data pegawai dengan
password yang hanya diketahui oleh pegawai.
Dengan adanya sistem aplikasi basisdata pencatatan data pegawai, maka
diharapkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Puskom dapat teratasi.
Serta dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja pegawai pada Puskom.
3.9 Sistem Yang Diusulkan
Setelah melakukan analisis pada sistem yang berjalan, kami mencoba
melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut. Perbaikan tersebut ada pada
102
sistem absensi dimana kami menambahkan absensi bulanan yang merupakan
akumulasi absensi harian dan absensi tahunan yang merupakan akumulasi absensi
bulanan. Sistem yang ada masih bersifat manual dan kami berusaha untuk
memperbaharuinya menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi dan memiliki basis
data yang lebih kompleks.
3.10 Informasi Kebutuhan User
Tabel 3.1 Informasi Kebutuhan User
No. Nama Entitas Syarat Informasi
1. Pegawai Data_NIP
Data_KdBagian
Data_Golongan
Data_Password
Data_Status
Data_Nama
Data_KdKarpeg
Data_TempatLahir
Data_TanggalLahir
Data_Gender
Data_StatusKepegawaian
Data_StatusPerkawinan
Data_Agama
103
Data_Alamat
Data_NoTelpRumah
Data_NoTelpSelular
Data_Email
Data_Photo
2. Pangkat Data_Golongan
Data_Pangkat
3. Bagian Data_KdBagian
Data_NamaBagian
4. Anak Data_KdAnak
Data_Nama
Data_TempatLahir
Data_TanggalLahir
Data_Gender
Data_Pekerjaan
Data_Status
5. Keluarga Data_KdKeluarga
Data_Nama
Data_TempatLahir
Data_TanggalLahir
Data_Pekerjaan
Data_PrientasiPDLN
Data_Tahun
104
6. Pendidikan Data_KdPendidikan
Data_TingkatPendidikan
Data_NamaSekolah
Data_NoIjazah
Data_TahunLulus
Data_Tempat
7. Pelatihan Data_KdPelatihan
Data_NamaKursus
Data_NoSTTP
Data_Tahun
Data_Instansi
Data_Tempat
8. Penghargaan Data_KdPenghargaan
Data_NamaPenghargaan
Data_TahunPerolehan
Data_Instansi
9. SK Data_NoSK
Data_Perihal
10. Absen Data_KdAbsen
Data_Tanggal
11. Pesan Data_KdPesan
Data_IsiPesan
Top Related