Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 1
Quality Assurance Office
Audit Mutu Internal
Ref. ISO 19011:2008
Quality Assurance Office
Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:
dan mampu:
• melaksanakan audit mutu internal secara profesional, independen, dan objektif
• mengidentifikasi kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu terkait kegiatan akademik
• mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkan secara berkelanjutan
• memperbaiki sistem mutu dan implementasinya pada kegiatan akademik
• mengetahui peluang untuk perbaikan standar mutu akademik agar lebih efektif dalam implementasinya
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 2
Quality Assurance Office
Topik Bahasan 14. Audit Mutu
15. Klasifikasi Audit
16. Peristilahan dalam Audit
17. Perencanaan Audit dan Unsur-unsur dalam Audit
18. Metode Audit
19. Daftar Pengecekan
20. Teknik Bertanya dalam Pengauditan
21. Kiat Keberhasilan
dalam Audit
22. Ketidaksesuaian
23. Tindakan Koreksi
24. Laporan Audit
25. Kajiulang
Manajemen
26. Kualifikasi Auditor
Quality Assurance Office
(14)
Audit Mutu
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 3
Quality Assurance Office
Audit Mutu
Pengujian sistematik dan mandiri
untuk menetapkan apakah kegiatan
mutu dan hasil yang berkaitan sesuai
dengan pengaturan yang
direncanakan dan apakah
pengaturan-pengaturan yang disebut
ini diterapkan secara efektif dan
sesuai untuk mencapai tujuan
Quality Assurance Office
Mari kita ingat kembali
Sistem Mutu (SM) Sistem yang mencakup
• struktur organisasi,
• tanggungjawab,
• prosedur,
• proses dan
• sumber daya
untuk melaksanakan manajemen mutu.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 4
Quality Assurance Office
3 Tingkatan
Audit Mutu • Audit Mutu Produk/Layanan: berdasar atas karakteristik
produk/Layanan untuk mengevaluasi kesesuaian terhadap
standar atau spesifikasi produk
• Audit Mutu Proses: pemeriksaan terhadap proses berdasar atas indikator kinerja kunci untuk menentukan apakah proses
sesuai dengan persyaratan.
• Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem untuk menentukan efektivitas dan kesesuaian terhadap
standard.
Masukan Proses Pelanggan Keluaran
Quality Assurance Office
Tujuan Audit Mutu
Antara lain untuk:
• Menentukan kepatuhan terhadap Sistem Mutu (SM) yang telah ditetapkan.
• Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
• Menyempurnakan SM.
• Memenuhi persyaratan peraturan.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 5
Quality Assurance Office
Lingkup Audit Mutu
• Lingkup audit mutu meliputi semua kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu layanan.
• Auditor dan teraudit menentukan lingkup audit yang akan di sampling sebelum audit dilakukan
Quality Assurance Office
(15)
Klasifikasi Audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 6
Quality Assurance Office
Tipe Audit
1) Audit internal atau audit pihak pertama
2) Audit eksternal, yang meliputi :
a. Audit pihak kedua
b. Audit pihak ketiga
Quality Assurance Office
Tipe Audit:
1) Adalah audit yang dilakukan secara internal oleh organisasi itu sendiri untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar atau sistem mutu organisasi sehingga dapat dilakukan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.
AUDIT INTERNAL
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 7
Quality Assurance Office
MANFAAT AUDIT INTERNAL
• Memastikan bahwa tujuan manajemen, penugasan, dan
metode yang digunakan mencapai hasil yang
diharapkan
• Mengungkap ketidaksesuaian dari butir mutu yang
diperiksa
• Menunjukkan perbaikan yang mungkin dilaksanakan
• Memeriksa efektifitas manajemen pada semua
jenjang/unit kerja
• Mengungkap unit kerja yang memiliki potensi terjadinya
penyimpangan mutu layanan
• Memeriksa efektifitas tindakan perbaikan
Quality Assurance Office
1) Audit pihak kedua, adalah :
audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi yang mempunyai perhatian/perjanjian kerja dengan organisasi, misal: oleh pelanggan
Atau
audit yang dilakukan terhadap pihak di luar
organisasi, misalnya: audit terhadap supplier/
sub-kontrak
Tipe Audit:
AUDIT EKSTERNAL
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 8
Quality Assurance Office
2) Audit pihak ketiga
Adalah audit yang dilakukan oleh pihak eksternal / badan audit independent.
Misal: audit untuk mendapatkan sertifikasi/ registrasi ISO 9001
Tipe Audit:
AUDIT EKSTERNAL
Quality Assurance Office
Frekuensi Audit Frekuensi audit tiap tahunnya tergantung:
• Persyaratan peraturan (pernyataan dalam dokumen mutu)
• Adanya perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, teknik atau sistem.
• Adanya permintaan klien.
• Adanya kebutuhan penyempurnaan sistem mutu.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 9
Quality Assurance Office
Tahapan audit:
• Audit Sistem (audit stage one, desk evaluation)
• Audit Kepatuhan (site visit)
Quality Assurance Office
Audit Sistem
Audit Sistem:
• Adalah audit terhadap kecukupan dokumen akademik dan dokumen mutu yang dipersyaratkan dalam standar sistem mutu.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 10
Quality Assurance Office
Audit Kepatuhan
Audit Kepatuhan:
• Adalah pemeriksaan terhadap kesesuaian dan efektivitas pelaksanaan sistem mutu
Quality Assurance Office
PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU
DANGKAL
DALAM
Aras dan Kedalaman Audit
AUDIT SISTEM
Desk evaluation
MM
PM
IK, DP, BO
AUDIT KEPATUHAN
Site visit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 11
Quality Assurance Office
Pemeriksaan yang menyeluruh dan
terencana terhadap tujuan manajemen,
penugasan, delegasi dan metode operasi
untuk memeriksa sejauh mana kebijakan dan
sasaran mutu dipenuhi
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
Quality Assurance Office
TUJUAN UMUM
AMI untuk menganalisis kekuatan, kelemahan,
ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 12
Quality Assurance Office
TUJUAN AMI
• Menentukan tingkat kepatuhan dalam kegiatan akademik terhadap sistem Mutu yang telah ditetapkan.
• Menentukan keefektifan pelaksanaan dan pencapaian
standar mutu akademik serta upaya-upaya peningkatannya. • Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangannya
secara profesional berkelanjutan.
Quality Assurance Office
Siklus AMI
1) Menetapkan tujuan audit
2) Merencanakan audit tahunan
3) Menetapkan sasaran dan lingkup audit
4) Membentuk tim audit
5) Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem)
6) Menyelenggarakan rapat tim audit
7) Menetapkan jadwal audit
8) Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit kepatuhan)
9) Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK]
10) Melakukan kajiulang oleh manajemen
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 13
Quality Assurance Office
Kajiulang Dokumen dan
Persiapan checklist
Melaksanakan Audit Lapangan
Tentukan Tujuan Audit
Rapat
Tim Audit
LAPORAN AUDIT
MPAMI
Siklus Audit Mutu Internal
Menentukan kebijakan AMI
MANAJEMEN
Perencanaan
Audit
Membentuk Tim Audit
Jadwal Audit
(Visitasi)
1
2
3
4
5
6 7
8
9
Menentukan kajiulang kebijakan
10
Tim Audit
Kualifikasi AMI
Pemilihan Pelatihan
Kelompok Auditor
Quality Assurance Office
(16)
PERISTILAHAN DALAM AUDIT
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 14
Quality Assurance Office
• Auditor:
adalah seorang yang memiliki kompetensi
untuk menjalankan audit mutu
• Teraudit (auditee):
adalah suatu organisasi yang diaudit
• Klien:
adalah seseorang atau organisasi yang
meminta untuk dilaksanakan audit
Quality Assurance Office
Temuan
• Temuan:
adalah pernyataan yang berisi fakta
yang dicatat selama audit dan
didukung dengan bukti-bukti obyektif.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 15
Quality Assurance Office
Bukti-bukti Obyektif
Bukti obyektif dapat berupa :
• Rekaman kegiatan
• Pernyataan atau bukti tentang layanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu
Bukti obyektif dapat bersifat kualitatif ataupun kuantitatif.
Quality Assurance Office
KeTidakSesuaian
atau Ketidakpatuhan
Tidak sesuai dengan persyaratan
yang telah ditentukan.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 16
Quality Assurance Office
KTS ada 2 macam :
1. KTS berat (major) :
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak
luas terhadap sistem mutu, misal
pelanggaran terhadap sistem mutu
2. KTS ringan (minor):
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak
terbatas terhadap sistem mutu, misal
ketidak-konsistenan
Quality Assurance Office
Observasi
Temuan yang dapat berorientasi kepada
ketidaksesuaian (KTS) atau saran yang
dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem
mutu.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 17
Quality Assurance Office
Permintaan Tindakan Koreksi
Permintaan perbaikan kepada
teraudit atas dasar laporan audit
agar teraudit memperbaiki KTS atau
penyebab KTS
Quality Assurance Office
(17)
Perencanaan Audit
dan Unsur di dalam Audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 18
Quality Assurance Office
Pertimbangan dalam
Perencanaan Audit • Kebijakan manajemen
• Struktur Organisasi
• Persyaratan peraturan yang berlaku
• Lingkup produk dan layanan.
• Harapan pelanggan/stakeholders.
• Tujuan dan kebijakan organisasi.
• Tahap yang kritis bagi organisasi.
Quality Assurance Office
Tim Audit • Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu
Internal (MP-AMI), disetujui oleh klien/teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan/Direktur SPS).
• Terdiri dari 3 orang auditor, seorang sebagai Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 19
Quality Assurance Office
Peran dan Tanggungjawab
Manajemen
(Rektor/Dekan/Direktur) • Menugaskan auditor senior sebagai MP-AMI.
• Mengesahkan rencana pelaksanaan audit tahunan.
• Melakukan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen.
• Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pelaksanaan audit.
Quality Assurance Office
MANAJEMEN
MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU INTERNAL (MP-AMI)
TERAUDIT
PIMPINAN UNIT TERAUDIT
TIM AUDIT
KETUA &
ANGGOTA
Sinergi dalam Audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 20
Quality Assurance Office
Peran dan Tanggungjawab
MP-AMI
• Mempersiapkan rencana audit tahunan.
• Memilih dan menetapkan kualifikasi
auditor.
• Menunjuk Tim Audit.
• Melaksanakan program audit.
• Mengelola laporan audit.
• Melaporkan hasil audit untuk kajiulang
oleh manajemen.
Quality Assurance Office
Peran dan Tanggung jawab
Ketua Tim Auditor • Membuka rapat
• Memilih anggota tim
audit (jika prodi
lebih dari satu)
• Menyiapkan jadwal
dan program audit
• Memimpin audit
• Memimpin rapat
untuk membuat
keputusan akhir
atas temuan audit
• Menutup rapat
• Menyerahkan
laporan audit
• Memantau tindak
lanjut PTK
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 21
Quality Assurance Office
Peran dan Tanggungjawab
Auditor
• Mengaudit sesuai lingkup audit.
• Melaksanakan tugas secara obyektif.
• Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
• Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
• Mampu menjelaskan hasil temuan audit.
Quality Assurance Office
Peran dan Tanggungjawab
Manajemen Teraudit • Memberikan informasi kepada pejabat yang
relevan tentang tujuan dan lingkup audit.
• Mendampingi tim audit.
• Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit.
• Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh tim audit.
• Menentukan langkah tindakan koreksi berdasarkan hasil audit.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 22
Quality Assurance Office
Program/Jadwal Audit
• Tanggal dan jam pertemuan.
• Tujuan dan lingkup audit.
• Tempat/lokasi audit.
• Topik/unsur audit.
• Disepakati oleh Auditor dan Teraudit.
Quality Assurance Office
(18)
Metode Pelaksanaan Audit
Mutu Internal (AMI)
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 23
Quality Assurance Office
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam pelaksanaan AMI
• Melaksanakan audit sesuai rencana.
• Menggunakan daftar pengecekan untuk menemukan fakta.
• Mengajukan pertanyaan secara sistematik menemukan fakta.
• Mencocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi.
• Mengacu buku panduan mutu (MM, MP, IK, DP) saat mengaudit.
• Menjaga hubungan baik dengan teraudit.
• Pengauditan tidak dapat dilakukan terhadap gagasan-gagasan abstrak.
Quality Assurance Office
Penjadwalan Pelaksanaan
Audit
• Penjadwalan audit dipersiapkan
disesuaikan dengan lingkup audit.
• Audit mencakup semua aspek
pekerjaan dalam lingkup audit.
• Frekuensi pelaksanaan audit
tergantung pada status dan
kepentingan audit.
• Jadwal audit harus diinformasikan
sebelumnya kepada teraudit.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 24
Quality Assurance Office
Cara melakukan Audit Dasar
• Melakukan wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab, dengan menggunakan check list (daftar pengecekan) berdasarkan dokumen.
• Melakukan kajiulang dokumen dan catatan-catatan.
• Mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung.
• Menguji masukan, proses, dan keluaran pekerjaan.
• Menguji sumber daya dan fasilitas.
Quality Assurance Office
Cara melakukan
audit (pelengkap)
• Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap
operasional atau instruksi kerja dan lakukan
pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan
sesuai dengan instruksi kerja.
• Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan
dan bandingkan dengan buku manual prosedur
dan Instruksi kerja.
• Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah
semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan
telah dilakukan sesuai dengan
prosedur/instruksi kerja.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 25
Quality Assurance Office
…(Lanjutan)
• Pelajari tuntutan atau keluhan pelanggan dan
rumuskan kecenderungan permasalahan yang
ada.
• Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses
dan hasil yang diharapkan, kemudian
bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.
Quality Assurance Office
Pendekatan
Audit Mutu Akademik
Stakeholders
Langkah Maju
R & D Perancangan
Pengadaan
Masukan Proses
Pembelajaran Pengujian
Yudisium Wisuda Penyaluran dan
Penelusuran
Lulusan
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 26
Quality Assurance Office
Pendekatan Audit Mutu Akademik
Stakeholders
Langkah Mundur
R & D Perancangan
Pengadaan Masukan
Proses Pembelajaran Pengujian
Yudisium Wisuda Penyaluran dan
Penelusuran Lulusan
Quality Assurance Office
Urutan Pelaksanaan Audit
• Pertemuan Pembukaan
• Pelaksanaan Audit dengan Pihak Teraudit
• Pertemuan Pra-penutupan
• Pertemuan Penutupan
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 27
Quality Assurance Office
Pertemuan Pembukaan • Penyambutan oleh Manajemen Teraudit
• Ketua tim auditor memimpin pertemuan
audit.
– Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada
manajemen teraudit.
– Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit.
– Melakukan kajiulang metode dan prosedur
audit.
– Meminta persetujuan jadwal audit.
– Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu
dari teraudit.
Quality Assurance Office
….(Lanjutan)
– Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya
dan fasilitas.
– Mengkonfirmasi kerahasiaan.
– Mengkonfirmasi jadwal pertemuan
penutupan.
– Mengidentifikasi setiap masalah yang
mungkin timbul.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 28
Quality Assurance Office
Pelaksanaan Audit di Tempat Teraudit
• Melakukan pertemuan dengan teraudit
• Auditor berbagi tugas sesuai lingkup/unit yang akan diaudit
• Merumuskan hasil temuan audit
Quality Assurance Office
Hal-hal yang perlu dicek pada saat mengaudit
• Otoritas dan tanggungjawab.
• Buku panduan (MM, PM, IK, DP) dan cara pengendalian kegiatan.
• Pengetahuan dan pemahaman teraudit.
• Orang, piranti, sumber daya, dan fasilitas.
• Efisiensi dan efektivitas operasi.
• Tindakan koreksi.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 29
Quality Assurance Office
Pertemuan Pra-Penutupan (Khusus Tim
Auditor) • Ketua Tim Auditor memimpin pertemuan.
• Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar).
• Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit.
• Menentukan tindakan yang akan dilakukan.
• Mengelompokkan temuan-temuan (mayor, minor, observasi).
• Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar.
• Menyusun draft laporan akhir.
Quality Assurance Office
Pertemuan Penutupan (Tim Auditor dan Teraudit)
• Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor
• Ucapkan terimakasih pada organisasi.
• Perkenalkan ulang tim audit.
• Berikan penjelasan singkat tentang audit yang dilakukan.
• Presentasikan ketidaksesuaian (KTS).
• Berikan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 30
Quality Assurance Office
….(Lanjutan)
• Menyetujui tanggal tindakan perbaikan.
• Menjelaskan tindakan selanjutnya.
• Mengulang pemeriksaan untuk sebagian
yang tidak disetujui oleh teraudit.
• Menyerahkan salinan laporan
ketidaksesuaian (KTS).
• Mencatat persetujuan yang dicapai.
Quality Assurance Office
(19)
Daftar Pengecekan
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 31
Quality Assurance Office
Tujuan
Daftar Pengecekan Audit • Mengkomunikasikan dan menjaga agar audit
tetap dalam lingkup audit.
• Menyediakan pendekatan terstruktur.
• Memandu auditor.
• Mengumpulkan dan menyusun catatan-
catatan selama audit.
• Membantu penyiapan laporan akhir.
Quality Assurance Office
Keunggulan
Daftar Pengecekan
• Auditor lebih siap.
• Menghemat waktu.
• Menjadi lebih sistematis.
• Memudahkan memorisasi.
• Memberi gambaran sistem mutu secara
menyeluruh.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 32
Quality Assurance Office
• Mengabaikan hal-hal yang tidak
tercantum dalam daftar pengecekan.
• Kurang fleksibel.
• Dipersiapkan berdasarkan imajinasi
auditor dan mungkin kurang realistik.
Kelemahan
Daftar Pengecekan
Quality Assurance Office
Kegunaan Daftar Pengecekan
• Membantu perencanaan audit.
• Merupakan panduan dalam wawancara yang sistematis
• Memastikan kelancaran audit.
• Memudahkan untuk diacu saat penyusunan laporan audit.
Hal in I lebih jauh akan dibahas di bab Daftar Pengecekan
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 33
Quality Assurance Office
(20)
Teknik Bertanya
dalam Pengauditan
Quality Assurance Office
Pertanyaan
• Harus memenuhi kebutuhan informasi.
• Tidak mengarahkan pada suatu jawaban
tertentu.
• Tidak ada bias dari auditor.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 34
Quality Assurance Office
Tipe Pertanyaan • Terbuka :
Jelaskan … ?
Bagaimana mengerjakan … ?
Jangan biarkan teraudit menjelaskan terlalu panjang.
• Tertutup :
Benar atau salah?
Ya atau tidak?
• Semi terbuka/tertutup (Penjelasan):
Lebih dirinci untuk sesuatu yang penting.
Pertanyaan tindak lanjut.
Harus diakhiri dengan “tunjukkan (catatan atau
bukti)”.
Quality Assurance Office
Kebaikan/keburukan Tipe Pertanyaan
• Kebaikan: cepat, mudah.
• Keburukan: teraudit harus memutuskan apakah harus menjawab “ya” atau “tidak” (tidak ada penjelasan).
Tipe pertanyaan Tertutup:
Tipe Terbuka dan Penjelasan
• Kebaikan: mengetahui jawaban secara rinci. • Keburukan: menghabiskan banyak waktu dan biaya.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 35
Quality Assurance Office
Aspek yang ditanyakan
dalam Audit
• Orang : Terlatih, tersertifikasi
• Bahan : Inspeksi, kriteria
• Metode : Tahap, monitor, pemeriksaan
• Mesin/alat : Teruji, terpelihara, terkalibrasi
• Dokumen : Termutakhirkan, terkendali
• Lingkungan : Terspesifikasi, terkendali
Quality Assurance Office
(21) Kiat Keberhasilan dalam
Audit
Memenuhi syarat Audit Internal
Berkomunikasi dengan baik
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 36
Quality Assurance Office
Syarat Audit Internal:
• Auditor berpengalaman.
• Auditor terlatih.
• Program audit lengkap.
• Jumlah auditor mencukupi.
• Ada komitmen dari pihak manajemen.
Quality Assurance Office
Beberapa cara berkomunikasi dengan teraudit:
• Auditor tidak terlalu banyak bicara.
• Banyak mendengarkan penjelasan teraudit.
• Menggunakan pertanyaan terbuka.
• Merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
• Menggunakan beberapa cara/media.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 37
Quality Assurance Office
Beberapa Penyebab kegagalan
berkomunikasi :
• Auditor hanya mendengarkan bagian tertentu.
• Auditor tidak mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
• Auditor dan teraudit merespon terlalu cepat.
• Auditor dan teraudit merespon dengan emosi.
• Auditor sibuk menulis berkepanjangan.
• Auditor menghindar dari persoalan yang terlalu sulit
• Auditor membiarkan teraudit bicara terus.
• Suara bising dan gaduh dari sekitarnya.
Quality Assurance Office
(22)
Temuan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 38
Quality Assurance Office 75
Pernyataan temuan mengikuti kaidah
PLOR
- Problem (masalah yang ditemukan)
- Location (lokasi ditemukan problem)
- Objective (bukti temuan)
- Reference (dokumen yang mendasari)
Quality Assurance Office 76
KLASIFIKASI TEMUAN
Major
Minor
1. Ketidaksesuaian:
2. Observasi
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 39
Quality Assurance Office
KTS Major • KTS yang memiliki dampak luas /pelanggaran
terhadap sistem mutu
• KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu
produk/pelayanan.
• KTS yang menyebabkan risiko kehilangan
konsumen.
• KTS yang mengancam sertifikasi atau
registrasi.
• KTS yang merupakan ancaman terhadap
kegiatan atau para pelaksana dalam
organisasi.
Quality Assurance Office
Contoh KTS Berat/major
• Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.
• Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
• Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.
• Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 40
Quality Assurance Office
KTS Ringan/Minor • Ketidaksempurnaan & Ketidakkonsistenan
• KTS yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem
mutu
• KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan.
• KTS yang mudah diralat.
• KTS yang tidak menghambat sertifikasi/registrasi.
Quality Assurance Office
Contoh KTS Ringan
• Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.
• Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal.
• Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan.
• Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 41
Quality Assurance Office
OBSERVASI • Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan
untuk penyempurnaan sistem mutu
• Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian
Quality Assurance Office 82
PENULISAN TEMUAN DALAM
LAPORAN AUDIT
Spesifik
Jelas (dimana, mengapa)
Contoh bukti
Sehingga dalam menulis temuan audit:
Harus berdasarkan fakta
Harus ringkas dan jelas
Tidak memasukkan opini
Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 42
Quality Assurance Office
Item dalam
Temuan KTS
• Nomor/identifikasi audit.
• Tanggal audit.
• Lingkup/bidang audit.
• Deskripsi temuan KTS.
Quality Assurance Office
• Bagian acuan standar; yang diacu untuk menunjukkan temuan audit mengenai ketidaksesuaian dengan standar, misal: JM-Universitas XYZ 03-Kriteria I.1.
• Identifikasi auditor yang bertanggung jawab dan wakil teraudit.
• Tindakan yang disepakati untuk memperjelas KTS.
• Tindakan nyata yang diambil untuk mengatasi KTS.
….(Lanjutan)
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 43
Quality Assurance Office
butuh
TINDAKAN
KOREKSI
Ketidaksesuaian
Quality Assurance Office
(23) Tindakan Koreksi
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 44
Quality Assurance Office
butuh
TINDAKAN
KOREKSI
Ketidaksesuaian
Quality Assurance Office
Definisi Tindakan untuk meniadakan sebab-sebab
ketidaksesuaian terhadap standar/rencana
dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian
dikemudian hari dalam rangka peningkatan
mutu secara berkelanjutan.
TINDAKAN KOREKSI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 45
Quality Assurance Office
Tugas-tugas Auditor
• Mengidentifikasi KTS
• Menjelaskan KTS kepada teraudit
• Menyepakati tanggal penyerahan PTK (≤4 minggu setelah diaudit).
dalam hal KTS
Quality Assurance Office
Tugas-tugas Teraudit
• Memahami KTS secara rinci.
• Menimbang seberapa berat KTS
dan tanggal penyelesaiannya
(lama/durasi penyelesaian) dalam
forum RTM.
• Melaksanakan tindakan koreksi
dan pencegahan.
dalam hal KTS
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 46
Quality Assurance Office
Tahapan Tindakan Koreksi AMI
Langkah tindakan koreksi dalam RTM I :
• Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.
• Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.
• Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan
mencegah pengulangan KTS.
• Menetapkan waktu penyelesaian
• Menerapkan langkah pengendalian.
Langkah tindakan koreksi dalam RTM II (lanjut) :
• Mendokumentasi tindakan koreksi yang telah
dilaksanakan.
• Menetapkan status (open/close).
Quality Assurance Office
Tindak lanjut Audit
• Auditor memeriksa apakah tindakan
koreksi dan pencegahan dalam PTK
sudah mencukupi dan efisien.
• Audit susulan bisa dilakukan jika
diperlukan/bisa dilakukan pada siklus
audit berikutnya untuk menetukan
status.
dalam hal Tindakan Koreksi
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 47
Quality Assurance Office
Tahapan Tindakan koreksi AMI
Temuan
Audit
PTK
RTM I
Dekan -KTS -OB
-Diminta: dekan -Direspon:teraudit
Forum
-Tindakan koreksi
Pemantauan
-Close -Open
-RTM II -Audit berikut
Quality Assurance Office
(24)
Laporan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 48
Quality Assurance Office
Isi Laporan Audit • Lingkup dan tujuan.
• Jadwal audit.
• Nama-nama anggota tim audit.
• Nama-nama obyek teraudit.
• Rincian dokumen acuan.
• Ringkasan KTS, observasi, dan rekomendasi.
• Tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan (PTK)
• Kesimpulan hasil audit dan pertimbangan.
• Lampiran : Distribusi Lap. Audit, Surat Tugas, Presensi, Rangkuman EDPS
Quality Assurance Office
Distribusi Laporan Audit
• Pimpinan puncak teraudit/klien
• MPAMI
• Auditor
• Teraudit
• Mereka yang bertanggung jawab
atas tindakan koreksi (misalnya
kepala lab, ketua bagian,dst) .
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 49
Quality Assurance Office
(25)
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
Quality Assurance Office
Pengertian
Rapat Tinjauan Manajemen atau Kajiulang
Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 50
Quality Assurance Office
Jenjang RTM
RTM dilakukan berjenjang agar efektif :
– Tingkat Jurusan : dipimpin langsung oleh Ketua Jurusan dan dihadiri oleh Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi terkait, dan Kepala Laboratorium/Ketua Bagian.
– Tingkat Fakultas : dipimpin langsung oleh Dekan dan dihadiri oleh Wakil Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Senat, dan Kepala Kantor Administrasi
– Tingkat Universitas : dipimpin oleh Rektor dihadiri WR, Dekan, Direktur, Ketua KJM , dan Kepala unit
Pelaksanaan dan materi RTM dilakukan bertahap dari jurusan, fakultas, dan universitas.
Quality Assurance Office
Pelaksanaan RTM
• RTM dilakukan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu (SM).
• Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan SM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
• Setiap kegiatan RTM harus direkam dan rekamannya harus dipelihara
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 51
Quality Assurance Office
Materi RTM
Materi RTM berupa: • Hasil/temuan audit • Umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan
pelanggan) • Kinerja layanan/ kinerja dosen • Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan
lainnya) • Status tindak lanjut PTK • Tindak lanjut dari RTM sebelumnya, • Perubahan SM • Usulan peningkatan SM
Quality Assurance Office
Hasil RTM
Hasil RTM yang diharapkan dapat berupa:
• Peningkatan efektivitas SM dan prosesnya
• peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya persyaratan pelanggan,
• Pemenuhan kebutuhan sumber daya.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 52
Quality Assurance Office
Tanggungjawab
Pihak yang bertanggungjawab terhadap pengumpulan materi rapat adalah :
– untuk tingkat jurusan dan tingkat fakultas adalah Ketua GJM masing-masing fakultas
– Wakil Ketua KJM/QMR KJM untuk tingkat universitas
Quality Assurance Office
(26)
Kualifikasi Auditor
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 53
Quality Assurance Office
Karakter Auditor • Diplomatis (Berkomunikasi dengan baik/hati-hati
dalam mendapatkan dan menyampaikan data dan
informasi) : Cakap dalam menjelaskan dan
mengikuti aturan, omunikatif, Pendengar yang baik,
Penuh pengertian
• Profesional (mempunyai kompetensi sesuai bidang
yang dijalani): Selalu ingin tahu dan pengamat yang
baik. mempunyai watak kepemimpinan, dapat
bekerjasama dan rajin, berfikiran positif, tidak bias
• Berkepribadian positif: jujur, dapat mengendalikan
diri , ramah, disegani dalam organisasi,
• .
Quality Assurance Office
Atribut Auditor
• Terlatih.
• Berpendidikan baik dalam bidang yang diaudit.
• Berpengalaman (secara teknis).
• Tidak terlibat (bebas dari pengaruh) dalam setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 54
Quality Assurance Office
Sikap Auditor
• Bicara seperlunya.
• Banyak mendengarkan.
• Kritis dan teliti
Quality Assurance Office
Etika Auditor • Tidak bias.
• Profesional.
• Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga.
• Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial.
• Berpikiran terbuka dan objektif.
• Realistik.
• Bersikap dewasa.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 55
Quality Assurance Office
• Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.
• Tidak bias.
• Harus memiliki pengetahuan cukup atas topik-topik yang ditugaskan, jika tidak libatkan pakar.
• Tidak ada conflict of interest dengan teraudit
Hal–hal yang perlu diingat
Tim Auditor
Quality Assurance Office
Dokumen AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 56
Quality Assurance Office
Topik bahasan
1. Piagam AMAI 2. Standar AMAI 3. Manual Prosedur AMAI 4. Kode Etik Auditor
Quality Assurance Office
(27) PIAGAM AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 57
Quality Assurance Office
Suatu dokumen tertulis yang secara formal mendefinisikan tujuan kegiatan AMAI dan
kewenangan serta tanggungjawab dalam kegiatan AMAI .
PIAGAM AMAI
Quality Assurance Office
- Misi, tujuan, dan sasaran AMAI - Lingkup kegiatan AMAI - Dasar hukum pelaksanaan AMAI - Kedudukan, fungsi dan peran kegiatan AMAI di dalam organisasi Universitas - Tanggungjawab dan kewenangan akses ke rekaman, personil, dan kepemilikan fisik yang relevan terhadap kinerja kegiatan AMAI
BUTIR BUTIR DALAM PIAGAM AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 58
Quality Assurance Office
A.1. MISI AMAI
Menjamin :
Pencapaian kebijakan akademik dan standar akademik universitas/fakultas
Untuk memastikan konsistensi penjabaran RENSTRA, RENOP, RKAT terhadap visi, misi, dan tujuan universitas/ fakultas
Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan.
KEBIJAKAN UMUM
Quality Assurance Office
• Proses pembelajaran agar memenuhi standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan
• Lulusan yang dihasilkan mampu terus menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial
• Stakeholders memperoleh kepuasan
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 59
Quality Assurance Office
A.2. TUJUAN AMAI
Membantu seluruh anggota manajemen
melaksanakan tugas dalam pencapaian
sasaran yang ditetapkan secara efektif
dan bertanggung jawab serta upaya
peningkatan mutu berkelanjutan.
KEBIJAKAN UMUM
Quality Assurance Office
A.3. SASARAN AMAI
1. Organisasi
2. Perencanaan
3. Manajemen
4. Sumber daya teraudit
KEBIJAKAN UMUM
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 60
Quality Assurance Office
KEBIJAKAN UMUM
B. LINGKUP KEGIATAN AMAI
Audit/pemeriksaan kepatuhan terhadap pelaksanaan dari pernyataan yang tertera dalam dokumen: 1. Kebijakan akademik (universitas/fakultas) 2. Standar akademik (universitas/fakultas) 3. RENSTRA dan RENOP serta tujuan (universitas/fakultas) 4. Manual mutu akademik (universitas/fakultas) 5. Manual prosedur 6. Dokumen pendukung, antara lain: Spesifikasi Program Studi, kompetensi lulusan, dll.
Quality Assurance Office
C. DASAR HUKUM AMAI (MISALNYA DI UGM) • UU no. 20 / 2003 : Sistem Pendidikan Nasional • PP no. 60 / 1999 : Pendidikan Tinggi • PP no. 61 / 1999 : PTN sebagai BHMN • PP no. 153 / 2000 : Penetapan UGM sebagai PT Berbadan hukum • PP no. 19 / 2005 : Standar Nasional Pendidikan • PP no. 66 / 2010 : Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pddk. • Higher Education Long Term Strategy 2003-2010 • Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi th. 2008 • Keputusan MWA UGM no. 12/SK /MWA/2003 : ART UGM • Rencana Strategis UGM th. 2008 - 2012 • SK Rektor UGM no. 123/P/SK/Set R/2001 : Pembentukan Kantor
Jaminan Mutu UGM • Kebijakan Akademik Universitas/Fakultas • Standar Akademik Universitas/Fakultas
KEBIJAKAN UMUM
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 61
Quality Assurance Office
KEDUDUKAN TIM AMAI A. KEDUDUKAN TIM AMAI 1. Atas nama Rektor/Dekan melakukan audit internal 2. MP AMAI ditugaskan dan bertanggung jawab kepada Rektor/Dekan 3. Struktur organisasi AMAI harus jelas mengatur aspek-aspek yang berkaitan dengan : a. Pembagian kerja di antara anggota tim AMAI b. Rentang kendali c. Pendelegasian wewenang dari Ketua tim AMAI
Quality Assurance Office
KEDUDUKAN TIM AMAI
B. FUNGSI TIM AMAI Membantu agar program penjaminan mutu yang
direncanakan dapat berjalan baik di tingkat fakultas maupun program studi
Dalam menjalankan tugas Tim AMAI harus memiliki: 1. Auditor yang profesional 2. Wewenang dan tanggungjawab yang jelas 3. Perencanaan yang menyeluruh
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 62
Quality Assurance Office
KEDUDUKAN TIM AMAI
B. FUNGSI TIM AMAI (lanjutan…) Dalam Melaksanakan Audit : 1. Auditor mewakili pandangan dan
kepentingan profesi 2. Membuat analisis dan penilaian sesuai dengan Kebijakan,Standar Akademik,
RENSTRA, dan RENOP Universitas/Fakultas
Quality Assurance Office
KEDUDUKAN TIM AMAI C.1. WEWENANG a. Melaksanakan Audit b. Melaporkan hasil Audit c. Memberikan konsultasi bila diperlukan
C.2. TANGGUNGJAWAB MP-AMAI a. MP-AMAI tingkat universitas bertanggung jawab kepada Rektor untuk AMAI tingkat fakultas b. MP-AMAI tingkat fakultas bertanggung jawab kepada Dekan untuk AMAI tingkat prodi c. Auditor melaksanakan audit secara sistematik, objektif, dan independen d. Auditor melaporkan hasil audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 63
Quality Assurance Office
KEDUDUKAN TIM AMAI
D.1. WEWENANG KETUA MP-AMAI a.Menentukan auditor yang akan dilibatkan dalam
suatu penugasan audit b.Mengajukan anggaran berkaitan dengan pelaksanaan
audit c.Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan
dokumen pendukung d.Melakukan penilaian terhadap proses audit e.Melakukan penilain terhadap sistem dan proses
pengolahan data f.Memperhatikan hasil laporan audit dalam rangka
menentukan tindak lanjut yang akan dilakukan
Quality Assurance Office
KEDUDUKAN TIM AMAI
D.2. TANGGUNGJAWAB KETUA TIM AMAI a. Merencanakan kegiatan audit b. Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit c. Melaksanakan audit d. Mengevaluasi prosedur yang ada untuk memperoleh
keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari fakultas dan/atau program studi dapat dicapai secara optimal
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 64
Quality Assurance Office
(28)STANDAR AMAI
Quality Assurance Office
Dokumen universitas yang berisi
gambaran tentang persyaratan yang
diperlukan dalam melakukan kegiatan
AMAI dan evaluasi pelaksanaannya.
STANDAR AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 65
Quality Assurance Office
Karakteristik/ciri
organisasi,
ukuran, dan
budaya kerja
STANDAR AMAI
Pegangan AUDITOR
Quality Assurance Office
TUJUAN
STANDAR AMAI
a. Menggambarkan prinsip dasar praktik
AMAI
b. Memberikan kerangka kerja kegiatan
AMAI.
c. Membuat dasar evaluasi kegiatan AMAI.
d. Membantu memperbaiki kinerja organisasi
klien.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 66
Quality Assurance Office
1. Standar Ciri
2. Standar Kinerja
3. Standar Implementasi
STANDAR AMAI
terdiri dari:
Quality Assurance Office
Berisi pernyataan karakter organisasi AMAI: tujuan, tanggungjawab dan wewenang, independensi dan obyektivitas,keahlian dan sikap
profesionalisme, penjaminan mutu dan program perbaikan.
STANDAR CIRI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 67
Quality Assurance Office
Deskripsi sifat dan memberikan kriteria kualitas kegiatan AMAI pengelolaan, perencanaan,
pelaksanaan, pengkomunikasian hasil kegiatan AMAI, pemantauan
kegiatan perbaikan, dan manajemen risiko.
STANDAR KINERJA
Quality Assurance Office
Mendeskripsikan kegiatan audit yang bersifat spesifik dan
dinyatakan sebagai kegiatan
penjaminan dan konsultasi.
STANDAR IMPLEMENTASI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 68
Quality Assurance Office
1000 Tujuan, Kewenangan dan Tanggungjawab
1100 Independensi dan Obyektivitas
1200 Keahlian dan Sikap Profesional
1300 Penjaminan Mutu dan Program Perbaikan
STANDAR CIRI BERNOMOR 1000 - 1300
Quality Assurance Office
2000 Pengelolaan Kegiatan AMAI
2100 Sifat Kerja
2200 Perencanaan Kegiatan
2300 Pelaksanaan Kegiatan
2400 Mengkomunikasikan Hasil Kegiatan
2500 Kemajuan Pemantauan
2600 Manajemen Risiko
STANDAR KINERJA BERNOMOR 2000 - 2600
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 69
Quality Assurance Office
(29) Prosedur Mutu AMAI
Quality Assurance Office
Dokumen yang berisi acuan bagi semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan AMAI, yaitu:
auditor, teraudit, dan klien.
Prosedur Mutu AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 70
Quality Assurance Office
Agar pelaksanaan AMAI sesuai dengan Standar AMAI yang ditetapkan
Tujuan Prosedur Mutu AMAI
Quality Assurance Office
BAB I PENJELASAN UMUM tentang AMAI Definisi, Tujuan dan Alasan Audit, Peran dan Tanggungjawab Auditor, Pengauditan, Kelengkapan Audit, Tindak Lanjut PTK. BAB II PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS BAB III PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI PROGRAM STUDI OLEH AUDITOR
FAKULTAS BAB IV IMPLEMENTASI AMAI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU DAN SISTEM AMAI TINGKAT FAKULTAS Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas, Implementasi Audit Mutu Akademik Internal di tingkat Fakultas. BAB V IMPLEMENTASI AMAI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK
TINGKAT JURUSAN/BAGIAN* Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist. BAB VI IMPLEMENTASI AMAI PADA PROSES PEMBELAJARAN DI PROGRAM STUDI Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist.
ISI PROSEDUR MUTU AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 71
Quality Assurance Office
Perintah Audit dari
Rektor
(1) Rektor memerintahkan atau mendis-posisikan
permintaan Dekan kepada MP-AMAI
universitas untuk menunjuk Ketua Tim AMAI
Penunjukan ketua tim
AMAI universitas oleh
MP-AMAI universitas
(2) MP-AMAI universitas menunjuk Ketua tim
AMAI untuk melaksanakan audit.
Pembentukan tim AMAI
universitas dengan
persetujuan teraudit
(3) Ketua tim AMAI universitas membentuk tim
AMAI minimum 3 orang yang terdiri dari
ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta
persetujuan teraudit (Piagam AMAI).
Penerbitan surat tugas (4) WRSP3M menerbitkan surat tugas untuk
tim AMAI universitas (Piagam AMAI).
PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS
Quality Assurance Office
(8) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI universitas sesuai waktu yang disepakati.
Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada
ketua tim AMAI
(7) Tim AMAI universitas menyusun rencana dan jadwal AMAI bersama teraudit.
Penyusunan rencana dan jadwal AMAI
(6) Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI disahkan oleh Rektor (Piagam AMAI).
Pengesahan tujuan, kewenangan dan
tanggungjawab AMAI
(5) Tim AMAI universitas menyusun tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab AMAI sesuai dengan Piagam Audit dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor atau permintaan Dekan (Piagam AMAI).
Penyusunan tujuan, kewenangan dan
tanggungjawab AMAI
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 72
Quality Assurance Office
(12) Berdasarkan daftar pengecekan, bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan .
Pelaksanaan audit kepatuhan
(11) Ketua tim AMAI universitas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui.
Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi)
(10) Melaksanakan audit dokumen (MM, MP) yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan.
Pelaksanaan audit sistem
(9) Pembagian tugas tim AMAI universitas untuk audit sistem.
Rapat persiapan tim AMAI universitas untuk
Audit Sistem
Quality Assurance Office
(14) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit.
Pembuatan laporan audit
(13) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian ringan (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati.
Diskusi hasil temuan audit
(16) Tim AMAI dibubarkan oleh Rektor atas permintaan MP-AMAI universitas dengan SK Pemberhentian.
Pembubaran tim AMAI universitas
(15) Laporan audit diserahkan kepada MP-AMAI universitas untuk diteruskan kepada Rektor. Rektor mengirim laporan audit kepada Dekan (klien) disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).
Penyerahan laporan audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 73
Quality Assurance Office
(30)
Kode Etik Auditor
AMAI
Quality Assurance Office
• Membantu auditor menafsirkan azas-azas kode etik audit akademik dalam penerapan praktis
• Agar tercapai budaya etis di kalangan profesi auditor akademik.
• Menumbuhkan kepercayaan bagi auditor yang akan melaksanakan tugas audit mutu akademik.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 74
Quality Assurance Office
• terdiri atas:
1. azas kode etik audit akademik
2. perilaku auditor akademik
Quality Assurance Office
• Auditor harus menerapkan dan berpegang teguh kepada:
1. azas Integritas
2. azas Objektivitas
3. azas Kerahasiaan
4. azas Kompetensi
5. azas Independen
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 75
Quality Assurance Office
1. Menjaga Integritas
Auditor harus:
1.1. melaksanakan audit dengan jujur dan
bertanggung jawab
1.2. mematuhi Piagam Audit dan membuat
laporan audit sesuai aturan yang berlaku
1.3. menghindari tindakan yang
mendiskreditkan profesi auditor/organisasi
teraudit
1.4. menghormati dan mendukung terlaksananya
tujuan audit
Quality Assurance Office
1. Menjaga Objektivitas Auditor mempunyai objektivitas profesional
pada aras tertinggi dalam mengumpulkan,
mengevaluasi, dan menyampaikan
informasi tentang aktivitas atau proses
yang sedang diaudit.
Auditor membuat evaluasi apa adanya dari
semua keadaan dan tidak terpengaruh oleh
kepentingan perorangan/pihak lain dalam
mengambil keputusan.
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 76
Quality Assurance Office
2.1. menghindari aktivitas yang dapat
merusak objektivitas audit mutu
akademik
2.2. menolak pemberian apapun yang dapat
merusak kemampuan untuk berlaku adil
2.3. melaporkan semua fakta yang
seharusnya dilaporkan
• Menjaga Objektivitas (lanjutan)
Auditor harus:
Quality Assurance Office
1. Menjaga Kerahasiaan.
Auditor tidak akan menyampaikan informasi kepada semua pihak yang
tidak berhak, …
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 77
Quality Assurance Office
3.1. menjaga kerahasiaan informasi yang
diperoleh dalam melaksanakan tugas
3.2. menghindari penyalahgunaan informasi
yang diperolehnya untuk keuntungan
pribadi/kelompok atau menggunakan
informasi dengan cara yang melawan
hukum atau yang merugikan tujuan dan
etika kelembagaan
• Menjaga Kerahasiaan (lanjutan)
…sehingga auditor harus:
Quality Assurance Office
1. Memiliki Kompetensi.
Auditor menerapkan semua pengetahuan, ketrampilan, dan pengalamannya dalam
melaksanakan audit mutu akademik, …
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 78
Quality Assurance Office
4.1. mempunyai pengetahuan, ketrampilan
dan pengalaman audit untuk
melaksanakan kegiatan audit.
4.2. melaksanakan pelayanan audit
akademik sesuai dengan standar audit
mutu akademik Internal.
4.3. selalu meningkatkan kemampuan,
efektivitas dan mutu layanannya.
1. Memiliki Kompetensi.
…sehingga auditor harus:
Quality Assurance Office
5.1. bebas dari pengaruh setiap pekerjaan
dalam bidang yang diaudit atau yang
pernah menjadi tanggung jawabnya.
5.2. tidak memihak kepada siapapun.
5.3. tidak terlibat dalam pertentangan
kepentingan dengan teraudit.
1. Memelihara Independensi
Auditor harus:
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 79
Quality Assurance Office
PELANGGARAN
Auditor yang tidak mematuhi Kode Etik
Auditor Mutu Akademik akan dinilai
dan ditindak sesuai prosedur
penegakan disiplin yang berlaku.
Quality Assurance Office
SANKSI
a. peringatan lisan,
b. peringatan tertulis pertama, kedua dan
ketiga,
c. pemberhentian sementara sebagai
auditor untuk jangka waktu tertentu,
d. pemberhentian sebagai auditor.
Sanksi dapat berupa:
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 80
Quality Assurance Office
Jika universitas menerima laporan tertulis dan resmi tentang pelanggaran kode etik auditor akademik, maka penanganan yang dilakukan universitas adalah:
6.1. Universitas/fakultas membentuk Komisi
Etika Auditor yang terdiri dari 5 orang
serta bertugas untuk jangka waktu 2
bulan.
6.2. Komisi Etika Auditor segera mempelajari
isi laporan tersebut.
Quality Assurance Office
6.3. Komisi Etika Auditor mengadakan rapat
dengan mengundang auditor terlapor
untuk melakukan klarifikasi, serta
mengundang pelapor.
6.4. Setelah mendengarkan penjelasan
terlapor dan pelapor, apabila tidak
terbukti dan ada kesepakatan kedua
belah pihak, maka prosedur
pemeriksaan tidak dilanjutkan.
…penanganan yang dilakukan universitas adalah (lanjutan):
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 81
Quality Assurance Office
6.5. Apabila terbukti ada pelanggaran kode
etik auditor akademik, maka auditor
terlapor segera memperbaiki laporan
yang dibuatnya.
6.6. Komisi Etika Auditor melaporkan hasil
kerjanya kepada universitas/fakultas
sesuai lingkupnya.
…penanganan yang dilakukan universitas adalah (lanjutan):
Quality Assurance Office
TERIMA KASIH
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 82
Quality Assurance Office
Kerja Kelompok IV
Latihan
Diskusi dan Pemilihan
Daftar Pengecekan
untuk visitasi
Quality Assurance Office
Calon Auditor
Audit Mutu Internal
Waktu: 60 Menit Buku Terbuka
Dilarang bekerja sama dengan peserta lain
Dilarang mencoret-coret soal ujian
Ujian Tertulis
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 83
Quality Assurance Office
Kerja Kelompok V
Latihan
Audit Kepatuhan Program Studi (Praktik Audit)
Quality Assurance Office
Kerja Kelompok VI
Latihan
Menyusun Laporan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) 12 - 14 April 2012
Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu
Universitas Gadjah Mada 84
Quality Assurance Office
Kerja Kelompok VII
Latihan
Presentasi hasil audit Fasilitator bertindak sebagai Manajemen yang menerima
laporan
Quality Assurance Office
Terima Kasih,
Selamat Berdiskusi
Top Related