ANALISIS SISTEM INFORMASIANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN
JOY Library merupakan sebuah perpustakaan suatu organisasi/LSM yang menyediakan buku, artikel, dan bacaan-bacaan yang berhubungan dengan kerohanian dan pengembangan pribadi, sehingga tidak ada pembedaan pengunjung/peminjam baik siswa, mahasiswa maupun umum semuanya dianggap sama, yang menjadi pembeda adalah pengunjung dibagi menjadi pengunjung yang sudah menjadi member dan pengunjung yang belum menjadi member atau pengunjung umum.
Sistem yang dipakai di perpustakaan ini masih bersifat manual (pencatatan baik pencatatan member, buku maupun transaksi peminjaman dan pengembalian)
Menggantikan sistem perpustakaan yang masih bersifat manual menjadi sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi sehingga pelayanan dan proses transaksi di perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang digunakan adalah:
1. Metode ObservasiMengunjungi langsung perpustakaan tersebut untuk melihat fakta yang terjadi disana.
2. Metode WawancaraMelakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi di perpustakaan JOY
3. Metode KearsipanMelihat arsip-arsip peminjaman, pengembalian dan pendataan member untuk menentukan sistem yang akan dibuat.
Berdasarkan data dan informasi yang kami dapatkan bahwa didalam sistem sirkulasi perpustakaan pada LSM tersebut, dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut:1.Kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani pengunjung perpustakaan karena kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).2.Pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan data yang dihasilkan belum akurat, misalnya penyelesaikan laporan statistik yang menghabiskan banyak waktu.3.Terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.4.Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.5.Tidak adanya layanan pencarian terhadap koleksi buku, meskipun ada itu terbatas pada katalog buku yang membingungkan anggota.6.Kurang efisien karena pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.
ANALISIS SISTEMANALISIS SISTEM
Dalam analisis sistem perpustakaan ini, terdapat beberapa hal yang kami analisis yaitu :1.Business User2.Analisis Fungsional dan Non Fungsional Sistem3.Analisis Jabatan4.Business Rules5.Business Problem & Solution
Siapa saja yang terlibat dalam sistem
1. Pengelola perpustakaan.2. Pekerja/petugas perpustakaan.3. Peminjam/member.
Dalam analisis fungsional sistem ini menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan sistem nantinya
1.Sistem harus mampu melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.-Pengguna dapat memasukkan tentang data-data buku yang meliputi kode buku, judul
buku, pengarang, penerbit, jumlah halaman dll.-Pengguna dapat menghitung data buku secara keseluruhan-Pengguna dapat menampilkan data buku berdasakan kategori tertentu.-Pengguna mampu menampilkan data-data buku yang sering di pinjam.-Pengguna dapat menghapus data buku yang hilang.-Pengguna dapat menampilkan laporan data buku baik harian, bulanan maupun
tahunan.-Sistem menyediakan katalog dan informasi buku yang tersedia di perpustakaan
sehingga pengguna dapat melakukan pencarian buku dengan cepat.
2.Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.a.Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman buku yang meliputi :-Sistem dapat menampilkan jumlah buku yang dipinjam.-Sistem dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis.-Sistem dapat mengetahui apakah buku yang dipinjam sudah dikebalikan atau belum.-Sistem dapat menampilkan data peminjam yang paling sering meminjam buku.
b.Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian buku yang meliputi :-Sistem dapat menampilkan denda yang harus dibayar.-Sistem dapat menampilkan total buku yang dipinjam.-Sistem dapat menampilkan data-data buku bila peminjam menghilangkan buku yang
dipinjam.-Sistem dapat menampilkan data peminjam yang belum mengembalikan.
Pengguna dapat menampilkan laporan transaksi peminjaman maupun pengembalian baik harian, bulanan maupun tahunan.
3.Sistem harus dapat melakukan pendataan member/anggota.-Pengguna dapat memasukkan data member baru yang meliputi Nomor
member, nama, alamat dan no telp.-Pengguna dapat mencetak kartu member.-Pengguna dapat menampilkan data member berdasarkan kategori tertentu.-Pengguna dapat menampilkan laporan data member baik harian, bulanan
maupun tahunan.
Tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem
Operasional-Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP atau 7.-Spesifikasi komputer minimum Pentium 4.-Kebutuhan memori minimm 256 MB RAM.-Kebutuhan Hardisk 10 GB.-Monitor.-Database menggunakan MySql.
keamanan-Sistem dan databasenya dilengkapi dengan password.-Setiap user yang akan menggunakan sistem ditentukan level aksesnya.
Jabatan-jabatan yang terkait dengan sistem dan apa saja tugas dan pembagian kerja masing-masing jabatan, serta bagaimana kontrol datanya.
1.PengelolaPengelola mendapat hak akses terhadap sistem dalam mengontrol data buku dan data
pekerja/petugas perpustakaan. pengelola juga mempunyai hak akses lebih dari pekerja/petugas perpustakaan dan dapat juga melakukan tugas pekerja/petugas perpustakaan. Dari 3 analisis fungsional sistem, maka pengelola mempunyai hak akses atas :
-Melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.-Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.-Melakukan pendataan member.-Selain itu pengelola juga bisa memberikan hak akses lebih kepada petugas
perpustakaan melalui setting hak akses.
2.Pekerja/petugas perpustakaan.Petugas perpustakaan mendapat hak akses melalui pengelola. Dari 3 analisis
fungsional sistem, petugas perpustakaan mempunyai hak akses atas :-Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.-Melakukan pendataan member.-Melakukan pencarian buku.
3.PegunjungPengunjung hanya dapat melakukan pencarian buku saja.
Aturan atau batasan yang berlaku didalam sistem perpustakaan.
-Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi pengunjung member dan umum (non-member)
-Member-Dapat meminjam buku.-Mendapatkan kartu member perpustakaan.
-Umum (non-member)Hanya dapat membaca di perpustakaan saja.
-Peminjam bisa meminjam maksimal 5 buah buku sekali pinjam.-Jangka waktu peminjaman buku maksimal 5 hari (hari libur tidak dihitung).-Keterlambatan pengembalian buku akan didenda sebesar Rp.500,-/buku/hari.-Menghilangkan atau merusak buku akan dikenakan denda sebesar harga buku
tersebut.
Dari perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas, maka didapat solusi menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic,Controlling, Eficiency dan Services) sebagai berikut :
Analisis Sistem lama Sistem baru (berbasis komputer)
Performance(kinerja)
Kegiatan pencatatan buku dan sirkulasi peminjaman dan pengembalian yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).
Semua kegiatan baik pencatatan maupun sirkulasi peminjaman dan pengembalian serta penyajian informasi sudah terkomputerisasi sehingga kinerja lebih efektif dan lebih efisien waktu.
Information(informasi)
Data-data dicatat pada kertas-kertas dan tidak adanya integrasi antardata yang disimpan, hal ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam proses pembuatan laporan dan penyediaan informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan, mungkin menghasilkan informasi yang tidak akurat atau bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.
Sistem informasi berbasis komputer dengan kemampuannya mengintegrasikan dan memproses data-data akan memudahkan analisa antardata dalam pembuatan laporan.
Economic(ekonomi)
Pencatatan dilakukan di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
Dengan sistem berbasis komputer maka pencatatan dapat dikerjakan dengan lebih baik sehingga mengurangi beban biaya, tenaga dan waktu.
Control (Keamanan)
Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.
Pada sistem berbasis komputer kontrol akan dilakukan komputer dan petugas sehingga kesalahan dapat diminimalisir.
Efisiency(Efisiensi)
Pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.
Dokumentasi dilakukan secara otomatis sehingga lebih efisien. Selain itu, penyimpanan dokumentasi tersebut pada pada harddisk tidak memerlukan banyak tempat.
Services (Layanan)
Pelayanan terhadap transaksi peminjaman dan pengembalian serta pembuatan laporan akan memakan waktu lama karena pencatatan dan pengecekan serta validitas dilakukan secara manual oleh petugas.
Sistem berbasis komputer akan memberikan pelayanan yang lebih cepat karena validitas, dokumentasi, analisa dan pemprosesan data transaksi dilakukanoleh komputer.
MODEL DATAMODEL DATA
MULAI
Log In?
Y
NPencarian
buku
Pengelola? YN
Input, Edit, Delete, pencarian Data
buku
Peminjaman, pengembalian
Pendataan, pendaftaran
memberLaporan
Y
Proses lagi?
Log Out
Selesai
Cari lagi?
N
Y
SI PerpustakaanPengelola
PerpustakaanPetugas
Perpustakaan
Sirkulasi buku Data member
Hak AksesInformasi member
Informasi bukuTransaksi peminjaman
Transaksi pengembalian
Sirkulasi buku Data memberData petugas
Data buku
Hak AksesInformasi member
Informasi bukuTransaksi peminjaman
Transaksi pengembalianlaporan
1Login
Petugas Perpustakaan
Pengelola Perpustakaan
Petugas
2Pengolahan
Data Buku, petugas
3Pengolahan
Data Peminjaman, pengembalian,
member
4Pembuatan
Laporan
memberBukuTransaksiPenjualan
UsernamePassword
LevelPengguna
UsernamePassword
LevelPengguna
Data Petugas
Data member
Data TransaksiPeminjaman
pengembalian
Data Buku
Data TransaksiPeminjaman
pengembalian
Data Buku
Laporan transaksi peminjaman pengembalian
Laporan BarangLaporan memberLaporan petugas
Data member
Data petugas
MEMBER TRANSAKSI BUKU
DENDA
TRANSAKSI
PETUGAS
RAK
terdapat
mengelola
terdapat
berada
KATEGORIId_member
alamat
No_telp
Nama_member
Id_member
Id_transaksi
Id_rak
Jml_denda
lokasiTgl_denda
Nama_petugas
alamat
No_telp
Id_petugas
password
status
Judul_buku
pengarang
penerbit
Kode_buku
Tgl_masuk
Thn_terbit
Status_pinjam
sinopsis
Id_kategori
No_rak
kategori
Kode_kategori Nama_kategori
Id_member
Id_transaksi
Kode_buku
Id_petugas
Tgl_pinjam
Tgl_kembali
Tgl_dikembalikan
Kode_buku
Jml_buku
1.Entitas MEMBER
2.Entitas TRANSAKSI
Atribut Tipe Data KonstrainId_member Char(5) Primary KeyNama_member Varchar(50) Not nullAlamat Varchar(50)No_telp Varchar(15)
Atribut Tipe Data KonstrainId_transaksi Char(5) Primary KeyKode_buku Char(10) Primary KeyId_member Char(5) Foreign KeyTgl_pinjam Date Not nullTgl_kembali Date Not nullTgl_dikembalikan DateId_petugas Char(5)
3.Entitas BUKU
4.Entitas PETUGAS
Atribut Tipe Data KonstrainKode_buku Char(10) Primary KeyJudul_buku Varchar(50) Not nullPengarang Varchar(50)Penerbit Varchar(50)Thn_terbit IntegerTgl_masuk DateStatus_pinjam Boolean Not nullSinopsis TextKode_kategori Char(5) Foreign KeyNo_rak Char(5) Foreign KeyJml_buku Integer Not null
Atribut Tipe Data KonstrainId_petugas Char(5) Primary KeyNama_petugas Varchar(50) Not nullAlamat Varchar(50)No_telp Varchar(15)Status Varchar(20) Not nullPassword Varchar(20) Not null
5.Entitas DENDA
6.Entitas KATEGORI
7.Entitas RAK
Atribut Tipe Data KonstrainId_transaksi Char(5) Primary KeyKode_buku Char(10) Primary KeyId_member Char(10)Tgl_denda DateJml_denda Currency
Atribut Tipe Data Konstrainkode_member Char(5) Primary KeyNama_kategori Varchar(50)
Atribut Tipe Data KonstrainNo_rak Char(5) Primary KeyLokasi Varchar(20)
member
PK id_member
nama_member alamat no_telp
transaksi
PK id_transaksiPK,FK1 kode_buku
FK3 id_member tgl_pinjam tgl_kembali tgl_dikembalikanFK2 id_petugas
buku
PK kode_buku
judul_buku pengarang penerbit thn_terbit tgl_masuk status_pinjam sinopsis jml_bukuFK1 kode_kategoriFK2 no_rak
kategori
PK kode_kategori
nama_kategori
petugas
PK id_petugas
nama_petugas alamat no_telp status password
rak
PK no_rak
lokasi
denda
PK,FK1 id_transaksiPK,FK1 kode_buku
id_member tgl_denda jml_denda
TERIMA KASIHTERIMA KASIH
Top Related