ANALISIS SISTEM INFORMASIANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN

JOY Library merupakan sebuah perpustakaan suatu organisasi/LSM yang menyediakan buku, artikel, dan bacaan-bacaan yang berhubungan dengan kerohanian dan pengembangan pribadi, sehingga tidak ada pembedaan pengunjung/peminjam baik siswa, mahasiswa maupun umum semuanya dianggap sama, yang menjadi pembeda adalah pengunjung dibagi menjadi pengunjung yang sudah menjadi member dan pengunjung yang belum menjadi member atau pengunjung umum.

Sistem yang dipakai di perpustakaan ini masih bersifat manual (pencatatan baik pencatatan member, buku maupun transaksi peminjaman dan pengembalian)

Menggantikan sistem perpustakaan yang masih bersifat manual menjadi sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi sehingga pelayanan dan proses transaksi di perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien.

Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang digunakan adalah:

1. Metode ObservasiMengunjungi langsung perpustakaan tersebut untuk melihat fakta yang terjadi disana.

2. Metode WawancaraMelakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi di perpustakaan JOY

3. Metode KearsipanMelihat arsip-arsip peminjaman, pengembalian dan pendataan member untuk menentukan sistem yang akan dibuat.

Berdasarkan data dan informasi yang kami dapatkan bahwa didalam sistem sirkulasi perpustakaan pada LSM tersebut, dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut:1.Kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani pengunjung perpustakaan karena kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).2.Pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan data yang dihasilkan belum akurat, misalnya penyelesaikan laporan statistik yang menghabiskan banyak waktu.3.Terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.4.Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.5.Tidak adanya layanan pencarian terhadap koleksi buku, meskipun ada itu terbatas pada katalog buku yang membingungkan anggota.6.Kurang efisien karena pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.

ANALISIS SISTEMANALISIS SISTEM

Dalam analisis sistem perpustakaan ini, terdapat beberapa hal yang kami analisis yaitu :1.Business User2.Analisis Fungsional dan Non Fungsional Sistem3.Analisis Jabatan4.Business Rules5.Business Problem & Solution

Siapa saja yang terlibat dalam sistem

1. Pengelola perpustakaan.2. Pekerja/petugas perpustakaan.3. Peminjam/member.

Dalam analisis fungsional sistem ini menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan sistem nantinya

1.Sistem harus mampu melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.-Pengguna dapat memasukkan tentang data-data buku yang meliputi kode buku, judul

buku, pengarang, penerbit, jumlah halaman dll.-Pengguna dapat menghitung data buku secara keseluruhan-Pengguna dapat menampilkan data buku berdasakan kategori tertentu.-Pengguna mampu menampilkan data-data buku yang sering di pinjam.-Pengguna dapat menghapus data buku yang hilang.-Pengguna dapat menampilkan laporan data buku baik harian, bulanan maupun

tahunan.-Sistem menyediakan katalog dan informasi buku yang tersedia di perpustakaan

sehingga pengguna dapat melakukan pencarian buku dengan cepat.

2.Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.a.Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman buku yang meliputi :-Sistem dapat menampilkan jumlah buku yang dipinjam.-Sistem dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis.-Sistem dapat mengetahui apakah buku yang dipinjam sudah dikebalikan atau belum.-Sistem dapat menampilkan data peminjam yang paling sering meminjam buku.

b.Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian buku yang meliputi :-Sistem dapat menampilkan denda yang harus dibayar.-Sistem dapat menampilkan total buku yang dipinjam.-Sistem dapat menampilkan data-data buku bila peminjam menghilangkan buku yang

dipinjam.-Sistem dapat menampilkan data peminjam yang belum mengembalikan.

Pengguna dapat menampilkan laporan transaksi peminjaman maupun pengembalian baik harian, bulanan maupun tahunan.

3.Sistem harus dapat melakukan pendataan member/anggota.-Pengguna dapat memasukkan data member baru yang meliputi Nomor

member, nama, alamat dan no telp.-Pengguna dapat mencetak kartu member.-Pengguna dapat menampilkan data member berdasarkan kategori tertentu.-Pengguna dapat menampilkan laporan data member baik harian, bulanan

maupun tahunan.

Tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem

Operasional-Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP atau 7.-Spesifikasi komputer minimum Pentium 4.-Kebutuhan memori minimm 256 MB RAM.-Kebutuhan Hardisk 10 GB.-Monitor.-Database menggunakan MySql.

keamanan-Sistem dan databasenya dilengkapi dengan password.-Setiap user yang akan menggunakan sistem ditentukan level aksesnya.

Jabatan-jabatan yang terkait dengan sistem dan apa saja tugas dan pembagian kerja masing-masing jabatan, serta bagaimana kontrol datanya.

1.PengelolaPengelola mendapat hak akses terhadap sistem dalam mengontrol data buku dan data

pekerja/petugas perpustakaan. pengelola juga mempunyai hak akses lebih dari pekerja/petugas perpustakaan dan dapat juga melakukan tugas pekerja/petugas perpustakaan. Dari 3 analisis fungsional sistem, maka pengelola mempunyai hak akses atas :

-Melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.-Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.-Melakukan pendataan member.-Selain itu pengelola juga bisa memberikan hak akses lebih kepada petugas

perpustakaan melalui setting hak akses.

2.Pekerja/petugas perpustakaan.Petugas perpustakaan mendapat hak akses melalui pengelola. Dari 3 analisis

fungsional sistem, petugas perpustakaan mempunyai hak akses atas :-Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.-Melakukan pendataan member.-Melakukan pencarian buku.

3.PegunjungPengunjung hanya dapat melakukan pencarian buku saja.

Aturan atau batasan yang berlaku didalam sistem perpustakaan.

-Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi pengunjung member dan umum (non-member)

-Member-Dapat meminjam buku.-Mendapatkan kartu member perpustakaan.

-Umum (non-member)Hanya dapat membaca di perpustakaan saja.

-Peminjam bisa meminjam maksimal 5 buah buku sekali pinjam.-Jangka waktu peminjaman buku maksimal 5 hari (hari libur tidak dihitung).-Keterlambatan pengembalian buku akan didenda sebesar Rp.500,-/buku/hari.-Menghilangkan atau merusak buku akan dikenakan denda sebesar harga buku

tersebut.

Dari perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas, maka didapat solusi menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic,Controlling, Eficiency dan Services) sebagai berikut :

Analisis Sistem lama Sistem baru (berbasis komputer)

Performance(kinerja)

Kegiatan pencatatan buku dan sirkulasi peminjaman dan pengembalian yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).

Semua kegiatan baik pencatatan maupun sirkulasi peminjaman dan pengembalian serta penyajian informasi sudah terkomputerisasi sehingga kinerja lebih efektif dan lebih efisien waktu.

Information(informasi)

Data-data dicatat pada kertas-kertas dan tidak adanya integrasi antardata yang disimpan, hal ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam proses pembuatan laporan dan penyediaan informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan, mungkin menghasilkan informasi yang tidak akurat atau bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.

Sistem informasi berbasis komputer dengan kemampuannya mengintegrasikan dan memproses data-data akan memudahkan analisa antardata dalam pembuatan laporan.

Economic(ekonomi)

Pencatatan dilakukan di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.

Dengan sistem berbasis komputer maka pencatatan dapat dikerjakan dengan lebih baik sehingga mengurangi beban biaya, tenaga dan waktu.

Control (Keamanan)

Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.

Pada sistem berbasis komputer kontrol akan dilakukan komputer dan petugas sehingga kesalahan dapat diminimalisir.

Efisiency(Efisiensi)

Pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.

Dokumentasi dilakukan secara otomatis sehingga lebih efisien. Selain itu, penyimpanan dokumentasi tersebut pada pada harddisk tidak memerlukan banyak tempat.

Services (Layanan)

Pelayanan terhadap transaksi peminjaman dan pengembalian serta pembuatan laporan akan memakan waktu lama karena pencatatan dan pengecekan serta validitas dilakukan secara manual oleh petugas.

Sistem berbasis komputer akan memberikan pelayanan yang lebih cepat karena validitas, dokumentasi, analisa dan pemprosesan data transaksi dilakukanoleh komputer.

MODEL DATAMODEL DATA

MULAI

Log In?

Y

NPencarian

buku

Pengelola? YN

Input, Edit, Delete, pencarian Data

buku

Peminjaman, pengembalian

Pendataan, pendaftaran

memberLaporan

Y

Proses lagi?

Log Out

Selesai

Cari lagi?

N

Y

SI PerpustakaanPengelola

PerpustakaanPetugas

Perpustakaan

Sirkulasi buku Data member

Hak AksesInformasi member

Informasi bukuTransaksi peminjaman

Transaksi pengembalian

Sirkulasi buku Data memberData petugas

Data buku

Hak AksesInformasi member

Informasi bukuTransaksi peminjaman

Transaksi pengembalianlaporan

1Login

Petugas Perpustakaan

Pengelola Perpustakaan

Petugas

2Pengolahan

Data Buku, petugas

3Pengolahan

Data Peminjaman, pengembalian,

member

4Pembuatan

Laporan

memberBukuTransaksiPenjualan

UsernamePassword

LevelPengguna

UsernamePassword

LevelPengguna

Data Petugas

Data member

Data TransaksiPeminjaman

pengembalian

Data Buku

Data TransaksiPeminjaman

pengembalian

Data Buku

Laporan transaksi peminjaman pengembalian

Laporan BarangLaporan memberLaporan petugas

Data member

Data petugas

MEMBER TRANSAKSI BUKU

DENDA

TRANSAKSI

PETUGAS

RAK

terdapat

mengelola

terdapat

berada

KATEGORIId_member

alamat

No_telp

Nama_member

Id_member

Id_transaksi

Id_rak

Jml_denda

lokasiTgl_denda

Nama_petugas

alamat

No_telp

Id_petugas

password

status

Judul_buku

pengarang

penerbit

Kode_buku

Tgl_masuk

Thn_terbit

Status_pinjam

sinopsis

Id_kategori

No_rak

kategori

Kode_kategori Nama_kategori

Id_member

Id_transaksi

Kode_buku

Id_petugas

Tgl_pinjam

Tgl_kembali

Tgl_dikembalikan

Kode_buku

Jml_buku

1.Entitas MEMBER

2.Entitas TRANSAKSI

Atribut Tipe Data KonstrainId_member Char(5) Primary KeyNama_member Varchar(50) Not nullAlamat Varchar(50)No_telp Varchar(15)

Atribut Tipe Data KonstrainId_transaksi Char(5) Primary KeyKode_buku Char(10) Primary KeyId_member Char(5) Foreign KeyTgl_pinjam Date Not nullTgl_kembali Date Not nullTgl_dikembalikan DateId_petugas Char(5)

3.Entitas BUKU

4.Entitas PETUGAS

Atribut Tipe Data KonstrainKode_buku Char(10) Primary KeyJudul_buku Varchar(50) Not nullPengarang Varchar(50)Penerbit Varchar(50)Thn_terbit IntegerTgl_masuk DateStatus_pinjam Boolean Not nullSinopsis TextKode_kategori Char(5) Foreign KeyNo_rak Char(5) Foreign KeyJml_buku Integer Not null

Atribut Tipe Data KonstrainId_petugas Char(5) Primary KeyNama_petugas Varchar(50) Not nullAlamat Varchar(50)No_telp Varchar(15)Status Varchar(20) Not nullPassword Varchar(20) Not null

5.Entitas DENDA

6.Entitas KATEGORI

7.Entitas RAK

Atribut Tipe Data KonstrainId_transaksi Char(5) Primary KeyKode_buku Char(10) Primary KeyId_member Char(10)Tgl_denda DateJml_denda Currency

Atribut Tipe Data Konstrainkode_member Char(5) Primary KeyNama_kategori Varchar(50)

Atribut Tipe Data KonstrainNo_rak Char(5) Primary KeyLokasi Varchar(20)

member

PK id_member

nama_member alamat no_telp

transaksi

PK id_transaksiPK,FK1 kode_buku

FK3 id_member tgl_pinjam tgl_kembali tgl_dikembalikanFK2 id_petugas

buku

PK kode_buku

judul_buku pengarang penerbit thn_terbit tgl_masuk status_pinjam sinopsis jml_bukuFK1 kode_kategoriFK2 no_rak

kategori

PK kode_kategori

nama_kategori

petugas

PK id_petugas

nama_petugas alamat no_telp status password

rak

PK no_rak

lokasi

denda

PK,FK1 id_transaksiPK,FK1 kode_buku

id_member tgl_denda jml_denda

TERIMA KASIHTERIMA KASIH