ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI
PENJUALAN, PERSEDIAAN DAN PENAGIHAN
PADA PT. MANDALA JAYA ABADI
Erwin Hauriansa, Indra Wijaya Tjahyadi, Haris Kristanto
Abstrak
TUJUAN PENELITIAN adalah merancang aplikasi yang membantu sistem penjualan,
persediaan dan penagihan dari proses bisnis pada perusahaan dengan maksud
meningkatkan efisiensi agar proses bisnis di perusahaan tersebut dapat menjadi lebih
cepat, akurat dan efektif.
METODE PENELITIAN yang digunakan adalah metode analisis dan metode
perancangan. Analisis yang dilakukan yaitu, observasi, wawancara, kuisioner dan studi
kepustakaan. Metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan
berdasarkan Database Life Cycle, yaitu perancangan basis data fisikal, konseptual dan
logikal, serta melakukan perancangan layar dan tampilan dari perancangan aplikasi.
HASIL YANG DICAPAI adalah sistem yang lebih teroganisir, sehingga proses bisnis
dapat berjalan lebih cepat, efektif, dan akurat dalam hal penjualan serta mengurangi
kemungkinan terjadinya human-error.
SIMPULAN yang didapat dengan menggunakan aplikasi ini, maka data penjualan dan
monitoring pada PT. Mandala Jaya Abadi akan terkomputerisasi dengan baik dan tingkat
kesalahan transaksi penjualan dan inventory dapat diminimalkan sekecil mungkin serta
dapat mengurangi tingkat redundansi atau inkonsisten data.
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Penjualan, Persediaan, Penagihan, human-error.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dari waktu ke waktu berkembang semakin
pesat sehingga telah banyak memberikan manfaat bagi kehidupan manusia. Persaingan
dalam dunia bisnis juga semakin ketat seiring perkembangan teknologi yang semakin
canggih. Hal ini membuat banyak perusahaan besar maupun kecil untuk terus
mengembangkan sistem perusahaannya agar dapat terus berkembang. Penerapan
teknologi informasi dalam suatu perusahaan semakin berperan penting dalam
pengelolaan bisnis. Peningkatan kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat
membantu dalam pengambilan keputusan oleh manajemen guna pencapaian tujuan dari
perusahaan. Karena itu, setiap perusahaan menjadikan teknologi informasi sesuatu yang
wajib ada dalam mendukung semua aktifitas bisnis secara efektif dan efisien guna
tercapainya tujuan perusahaan yang maksimal.
Demikian juga dengan PT. Mandala Jaya Abadi, sebagai perusahaan yang
bergerak dibidang penjualan kendaraan bermotor ingin mengembangkan sistem basis
data untuk digunakan dalam perusahaan agar transaksi penjualan, dan pengecekan
inventory dan tagihan-tagihan leasing dapat dilakukan lebih efisien dan akurat. Dalam
aktifitas penjualan sehari-hari perusahaan mengalami kendala dalam melakukan
transaksi penjualan, penagihan dan perhitungan persediaan yang disebabkan oleh
human-error yang dilakukan oleh karyawan. Selain itu perusahaan masih melakukan
pencatatan untuk sebagian transaksi secara manual yang dapat mengakibatkan terjadinya
kehilangan data transaksi atau manipulasi data.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Analisis dan Perancangan Aplikasi
Penjualan, Persediaan dan Penagihan pada PT. Mandala Jaya Abadi diharapkan dapat
memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang ada di perusahaan tersebut.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup penyusunan skripsi ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
1. Sistem penjualan produk perusahaan mencakup :
a. pencatatan data pelanggan
b. pencatatan data penjualan
2. Penerbitan faktur penjualan kepada konsumen, seperti :
a. pencetakan kwitansi dp
b. pencetakan kwitansi penjualan
c. pencetakan tanda terima
d. pencetakan surat jalan
3. Penerbitan faktur atau report penagihan transaksi penjualan secara kredit oleh
pelanggan kepada Leasing.
4. Sistem persediaan barang mencakup :
a. pengecekan stok barang yang tersedia
b. penambahan tipe motor baru
c. penambahan persediaan
Tujuan dan Manfaat
Berikut adalah tujuan-tujuan yang dijadikan dasar untuk penulisan skripsi ini :
1. Memperoleh aplikasi yang mencakup bagian penjualan produk, perhitungan
persediaan dan penagihan ke leasing, sehingga sistem perusahaan menjadi
terkomputerisasi.
2. Menambah wawasan penulis serta sebagai salah satu peluang mengimplementasikan
ilmu-ilmu yang sudah diperoleh selama kuliah.
Manfaat yang diperoleh setelah tujuan diatas telah dicapai adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan kinerja karyawan dan membantu manajemen perusahaan dalam
pengambilan keputusan
2. Membantu perusahaan agar lebih cepat dan tepat dalam memproses data dan
meningkatkan informasi up to date kepada bagian penjualan dan bagian manajemen
perusahaan.
3. Mengurangi terjadinya penagihan-penagihan yang tidak tertagih kepada Leasing.
4. Mengurangi kemungkinan Human-Error yang sering terjadi pada pengolahan data
yang sedang berjalan dimana masih ditemukan adanya beberapa bagian yang
melakukan kegiatannya masih menggunakan proses manual.
Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini antara lain:
1. Metode Analisis
a. Observasi.
Melakukan pengamatan langsung di PT. Mandala Jaya Abadi, dengan melakukan
analisis terhadap sistem yang berjalan sekarang, untuk mengetahui permasalahan
yang ada dan kebutuhan yang diperlukan dalam pengembangan sistem.
b. Wawancara.
Melakukan wawancara kepada pimpinan di PT. Mandala Jaya Abadi, tentang
informasi yang perlu atau sistem aplikasi yang tidak terpenuhi dari sistem yang
sedang berjalan sekarang.
c. Kuisioner
Melakukan penyebaran kuisioner kepada staff-staff di PT. Mandala Jaya Abadi
yang telah menggunakan aplikasi untuk mengevaluasi aplikasi yang telah
dirancang.
d. Studi Pustaka.
Mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan dari buku-buku yang
diperoleh dari toko buku, juga dari perpustakaan di Universitas Bina Nusantara
yang terkait dengan sistematika penulisan, menulis tesis, dan tentang bahasa
pemrograman yang digunakan untuk membangun tesis.
2. Metode Perancangan
Metode desain yang digunakan menurut Thomas Connolly.
Desain basis data :
a. Desain basis data konseptual
Proses membangun model data yang digunakan dalam suatu perusahaan,
independen dari semua pertimbangan fisik.
b. Desain basis data logikal
Proses membangun sebuah model data yang digunakan dalam suatu perusahaan
berdasarkan model data tertentu, tetapi independen dari DBMS tertentu dan
pertimbangan fisik lainnya.
c. Desain basis data fisikal
Proses memproduksi deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan
sekunder, melainkan menggambarkan basis relasi, organisasi file, dan indeks
yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data, dan batasan
integritas terkait dan keamanan.
TEORI PENDUKUNG
Database Lifecycle
Database System Development Lifecycle merupakan komponen yang penting dalam
sistem basis data karena aplikasi dari database lifecycle berkaitan dengan sistem
informasi yang ada (Connolly dan Begg, 2010, p262). Langkah-Langkah dari Database
System Development Lifecycle :
Database design
Database P lanning
System Definition
Conceptual Database Design
Logical Database Design
Physical Database Design
DBMS Selection (optional)
Requirements Collection and Analy sis
Application Design
Prototyping (optional) Implementation
Data Conversion and Loading
Testing
Operational maintenance
Teori Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan
barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai.
1. Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjulan kredit ini
ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
2. Piutang
Menurut Mulyadi (2005, p257), produser pencatatan piutang bertujuan untuk
mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur.
Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit penerimaan kas dari
debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.
3. Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p226), transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan
menerima pengembalian barang dari pelanggan.
Pengembalian barang dari pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan
diterima oleh fungsi penerimaan.
Structured Query Language (SQL)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p111). SQL adalah suatu bahasa yang
dirancang untuk operasi pengaksesan data pada struktur relational database yang
mentransformasikan input menjadi output yang diinginkan pengguna operasi
pengaksesan data meliputi penyisipan data (insert), pengubahan data (update),
pengambilan data (select), dan penghapusan data (delete). Perintah-perintah diatas
dilakukan atas kebutuhan pengguna.
Visual Basic.NET (VB.NET)
Visual Basic.NET (VB.NET atau VB. NET) adalah versi lain dari Microsoft Visual
Basic sebagai bagian produk dari Microsoft.NET, ditujukan untuk membuat aplikasi
lebih mudah dikembangkan. VB.NET adalah aplikasi pertama yang mendukung
pemrograman berorientasi objek atau Object-Oriented Programing (OOP) versi Visual
Basic, dengan demikian, VB.NET mendukung konsep-konsep OOP seperti abstraction,
inheritance, polymorphism, dan aggregation.
ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM
Diagram Konteks
Diagram Nol
Permasalahan yang Dihadapi
Dengan sistem yang berjalan sekarang, banyak sekali permasalahan yang muncul.
Permasalahan-permasalahan yang dihadapi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Kesalahan memasukan data dari pelanggan yang berhubungan dengan proses
penjualan.
Dapat menimbulkan masalah pada penundaan transaksi dan barang. Misalnya
terjadi kesalahan dalam pencetakan data pelanggan pada buku servis.
2. Masalah keamanan data.
Karena para karyawan dapat mengubah data sewaktu-waktu sehingga membuat
integrasi dan keamanan data yang ada dalam dokumen menjadi rendah.
3. Kesulitan proses pencarian data.
Misalnya mencari nama pelanggan pada transaksi penjualan atau misalnya data
dalam perusahaan sangat banyak, ada data yang dilemari arsip atau di tempat lain
sehingga membuat kinerja menjadi lambat.
4. Komunikasi yang sulit dalam transaksi.
Disebabkan oleh keterbatasan penggunaan teknologi informasi yang masih jarang
dan banyaknya pelanggan. Sehingga membuat proses penjualan terhambat.
5. Kesulitan pencocokan data dalam satu transaksi.
Seringnya tercecernya faktur penjualan sehingga tidak dapat dilakukan penagihan
ke Leasing.
6. Kesulitan untuk melihat data penjualan dalam bentuk laporan.
Dengan proses ini membuat data yang dimasukkan tidak akurat karena terkadang
karyawan yang memasukkan data perusahaan berbeda karyawannya. Dalam
pemasukan data yang berulang-ulang dan jika terjadi kesalahan fatal maka
mengurangi kinerja karyawan.
Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan,
kami berupaya untuk memberikan solusi guna meminimalisir permasalahan tersebut
dengan cara sebagai berikut :
1. Menyediakan data transaksi penjualan yang terintegrasi meskipun sudah ada faktur
secara fisik.
2. Merancang sistem basis data yang dapat memudahkan user untuk membuat laporan.
3. Memudahkan user untuk melihat proses transaksi penjualan yang terjadi.
4. Membuat sistem keamanan yang lebih terjaga dengan adanya username dan
password.
ERD Konseptual
ERD Logikal
IMPLEMENTASI SISTEM
Jadwal Implementasi
Berikut ini adalah tabel jadwal implementasi di PT. Mandala Jaya Abadi :
Aktivitas Minggu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Instalasi Perangkat Keras
Instalasi Sistem Operasi
dan DBMS
X
Instalasi Sistem Aplikasi
Basis Data
X
Konversi Data X X X X
Panduan Pengoperasian
Basis Data
X
Pelatihan X X
Pengujian Sistem dan
Revisi
X X
Spesifikasi Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan oleh PT. Mandala Jaya Abadi untuk
implementasi aplikasi basis data penjualan adalah sebagai berikut :
1. Server
Prosesor : Intel Dual Core E2200 2,2 Ghz
Memori : 1GB
Harddisk : 250GB (minimum 80GB)
Monitor : LCD 15’
Mouse : Ya
Keyboard : Ya
Ethernet : Ya
2. Workstation
Prosesor : Intel Dual Core E2160 1,8Ghz
Memori : 512MB
Harddisk : 160GB (minimum 40GB)
Monitor : LCD 15’
Printer : Ya
Mouse : Ya
Keyboard : Ya
Ethernet : Ya
Spesifikasi Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan oleh PT. Mandala Jaya Abadi untuk
implementasi aplikasi basis data penjualan adalah sebagai berikut :
1. Server
Sistem Operasi Windows Server 2003
Database Microsoft SQL Server 2005
Microsoft Visual Basic 2008
Crystal Report 11
2. Workstation
Sistem Operasi Windows XP
Aplikasi sistem basis data pembelian dan penjualan
Tampilan Sistem
Halaman Login untuk pengguna.
Halaman Menu Utama
Form Input Penjualan
Form Manage Penjualan
Form Manage Leasing
Form Manage Cabang Leasing
Form Manage Tipe Angsuran
Form Manage Surveyor
Form Pembuatan Tagihan
Form Manage Tagihan
Form Manage Tipe Motor
Form Input Persediaan Motor (Manual)
Form Input Persediaan Motor (Upload)
Form Manage Pelanggan
Form Manage Karyawan
Form Pembuatan Rekapan Tagihan
Form Pembuatan Rekapan Surat Jalan
Form Laporan Penjualan
Form Laporan Tagihan
EVALUASI SISTEM
Sistem basis data dan aplikasi penjualan PT. Mandala Jaya Abadi telah dirancang
sesuai dengan kebutuhan user yang diminta. Basis data tersebut berjalan dan telah
digunakan oleh karyawan PT. Mandala Jaya Abadi.
Evaluasi dari segi pengguna didapatkan dengan melakukan wawancara terhadap
beberapa user yang telah mencoba aplikasi. Adapun pertanyaannya adalah sebagai
berikut :
1. Apakah aplikasi yang kami rancang sudah sesuai dengan kebutuhan - kebutuhan
yang diminta?
a. Sangat sesuai
b. Sesuai
c. Biasa saja
d. Belum sesuai
50%
25%
10%
15% A. Sangat sesuai
B. Sesuai
C. Biasa saja
D. Belum sesuai
Hasil jawaban pada kuisioner pertanyaan 1
Berdasarkan pada hasil jawaban yang digambarkan pada diagram diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang sangat sesuai dengan
kebutuhan – kebutuhan yang diminta.
2. Apakah aplikasi ini mudah untuk digunakan?
a. Sangat Mudah
b. Mudah
c. Biasa saja
d. Sulit
20%
55%
20%5% A. Sangat mudah
B. Mudah
C. Biasa saja
D. Sulit
Hasil jawaban pada kuisioner pertanyaan 2
Berdasarkan pada hasil jawaban yang digambarkan pada diagram diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang cukup mudah untuk
digunakan.
3. Apakah anda masih mengalami kesulitan dalam proses pencarian data?
a. Tidak sama sekali
b. Tidak
c. Sulit
d. Sulit sekali
70%
20%
5% 5%A. Tidak sama sekali
B. Tidak
C. Sulit
D. Sulit sekali
Hasil jawaban pada kuisioner pertanyaan 3
Berdasarkan pada hasil jawaban yang digambarkan pada diagram diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang sangat mempermudah
proses pencarian data.
4. Dengan spesifikasi perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan
sebelumnya apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik?
a. Baik sekali
b. Baik
c. Cukup
d. Kurang baik
80%
14%
5%
1%
A. Baik sekali
B. Baik
C. Cukup
D. Kurang baik
Hasil jawaban pada kuisioner pertanyaan 4
Berdasarkan pada hasil jawaban yang digambarkan pada diagram diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang dapat berjalan dengan baik
sekali pada perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan sebelumnya.
5. Apakah setelah menggunakan aplikasi ini tingkat kesalahan – kesalahan yang
diakibatkan oleh human-error berkurang?
a. Sangat berkurang
b. Berkurang
c. Sama saja
d. Tidak berkurang
50%
25%
15%10%
A. Sangat berkurang
B. Berkurang
C. Sama saja
D. Tidak berkurang
Hasil jawaban pada kuisioner pertanyaan 5
Berdasarkan pada hasil jawaban yang digambarkan pada diagram diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang dapat mengurangi
kesalahan-kesalahan yang diakibatkan oleh human-error.
Sehingga kami menyimpulkan bahwa aplikasi yang mengimplementasikan basis
data sejauh ini dapat menangani transaksi penjualan yang merupakan aktifitas bisnis
sehari-hari dalam perusahaan. Data-data yang diterima tersimpan dengan terstruktur dan
tidak lagi mengalami kesulitan dalam proses pencarian data seperti yang terjadi
sebelumnya.
Spesifikasi perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan sebelumnya
dapat dipenuhi oleh perusahaan sehingga aplikasi dapat berjalan dengan baik sesuai
kebutuhan.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan aplikasi penjualan yang dirancan g
untuk PT. Mandala Jaya Abadi, maka kami sebagai penulis dapat menarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem yang berjalan pada PT. Mandala Jaya Abadi belum terkomputerisasi secara
keseluruhan sehingga memiliki beberapa kelemahan. Dengan menggunakan aplikasi
basis data yang dirancang dapat mengurangi masalah-masalah seperti
ketidakakuratan dalam peng-input-an data pelanggan dan perhitungan jumlah stok
barang, serta hilangnya dokumen-dokumen penting.
2. Dengan menggunakan aplikasi basis data yang dirancang, PT. Mandalah Jaya Abadi
tidak lagi memerlukan waktu yang lama dalam pembuatan laporan dan pencarian
informasi / data mengenai transaksi-transaksi yang terjadi, baik itu persediaan,
penjualan, ataupun penagihan kepada Leasing.
3. Dengan menggunakan sistem yang dirancang, maka keamanan data akan lebih
terjamin, karena hanya pengguna-pengguna tertentu yang diperbolehkan untuk
mengakses data.
SARAN
Beberapa saran yang dapat dipertimbangkan dalam mengimplementasikan aplikas i
penjualan pada PT. Mandala Jaya Abadi, yaitu :
1. Sistem basis data dapat dikembangkan dengan memperluas perancangan sehingga
mencakup seluruh sistem perusahaan, seperti (laporan gaji karyawan, aplikasi
STNK dari PT. Mandala Jaya Abadi).
2. Rancangan sistem basis data dapat dikembangkan lebih lanjut ke menjadi sebuah
datawarehouse.
3. Aplikasi sistem basis data dapat ditingkatkan melalui perangkat keras dan perangkat
lunak agar diperoleh performance system basis data yang lebih optimal dan
menghasilkan laporan yang sesuai dengan keinginan user.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, T.; Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. Fifth Edition. Addison Wesley, Pearson, USA.
Elmasri, Ramez; Shamkant B. Navathe. (2004). Fundamentals of Database Systems.
Addison-Wesley, New York.
Hoffer, Jeffrey A.; Mary B. Prescott; Fred R. McFadden. (2005). Modern Database
Management. 6th Edition. Prentice Hall, Pearson Education Inc, New Jersey.
McLeod, Raymond; Schell, George P. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1.
Edisi ke – 10. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, James A. (2002). Management Information System : Managing Information
Technology in The E-Bussiness Enterprise. 5th Edition. McGraw-Hill, USA.
Whitten, Jeffrey L; Bentley, Lonnie D.; Dittman, Kevin C. (2004). Systems Analysis and
Design Methods. McGraw-Hill, New York, USA.
RINGKASAN RIWAYAT HIDUP
ERWIN HAURIANSA Blok E 8 Selatan No.24 Muara Karang, North Jakarta Indonesia 14460 Phone: +62-21-6678884 Mobile: +6281282298877 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION
1. Full Name : ERWIN HAURIANSA 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : MEDAN, OCTOBER 24th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE
II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tunas Jaka Sampurna Bekasi (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarakanita I Jakarta (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Cahaya Sakti Jakarta (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,
Department of Information Technology.
III. INFORMAL EDUCATION April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005
INDRA WIJAYA TJAHYADI Jl. Sadar IV No.11, Cideng Timur, Central Jakarta Indonesia 10130 Mobile: +628989838811 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION
1. Full Name : INDRA WIJAYA TJAHYADI 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : JAKARTA, OCTOBER 12th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE
II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tarsisius 1 (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarsisius 1 (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Tarsisius 1 (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,
Department of Information Technology.
III. INFORMAL EDUCATION January 2005 – March 2006 English First, DKI Jakarta, Indonesia English Language April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005
HARIS KRISTANTO Jl. K.H.Syahdan Gg Keluarga 39S Kemanggisan, West Jakarta. Mobile : 0818-04717306 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION
1. Full Name : HARIS KRISTANTO 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : PURWOKERTO, JULY 7th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE
II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Santa Maria Purwokerto (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Susteran Purwokerto (Junior High School) 2005 – 2008 SMA N 1 Purwokerto (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,
Department of Information Technology.
III. INFORMAL EDUCATION April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005
ANALYSIS AND APPLICATION DESIGN OF SALES, INVENTORY AND PRESSING A CLAIM
AT PT. MANDALA JAYA ABADI
Erwin Hauriansa, Indra Wijaya Tjahyadi, Haris Kristanto
Abstract
RESEARCH OBJECTIVES are designing an application that helps sales system,
inventory and billing of the company's business processes with a view to improving the
efficiency of business processes across the enterprise can be more quickly, accurately
and effectively.
RESEARCH METHODS used is the method of analysis and design methods. The
analysis is carried out, observations, interviews, questionnaires and literature study.
Design method used is a design method based on the Database Life Cycle, the physical
database design, conceptual and logical, as well as to design and display screen of the
application design.
THE RESULTS ACHIEVED is a more organized system, so the business can run
much faster, effective, and accurate in terms of sales and reduce the possibility of
human-error.
CONCLUSIONS obtained by using this application, the sales data and monitoring at
the PT. Mandala Abadi Jaya well be computerized and error rates of sales and inventory
transactions can be minimized as small as possible and can reduce levels of redundancy
or inconsistent data.
Keyword : Analysis, Design, Sales, Inventory, Billing, human-error.
INTRODUCTION
Background
Development of information technology over time grow more rapidly and thus has
many benefits for human life. Competition in the business world is also getting tougher
as the development of increasingly sophisticated technology. This makes a lot of large
and small companies to continue to develop the system in order to continue growing the
company. Application of information technology within an enterprise increasingly
important role in business management. Increased need for rapid and accurate
information is helpful in decision making by management to the achievement of
corporate goals. Therefore, any company making something mandatory information
technology in support of all business activities effectively and efficiently in order to
achieve the maximum corporate objectives.
Similarly, the PT. Mandala Jaya Abadi, a company engaged in the sale of motor
vehicles to develop a database system for use in the company for sales transactions, and
check inventory and leasing bills can be done more efficiently and accurately. In
activities of daily sales of the company experienced difficulties in implementing the sale
transaction, billing and inventory calculations are caused by human-error done by the
employee. In addition the company is still doing records for most transactions manually
which may result in loss of transaction data or data manipulation.
Based on the above, the Analysis and Application Design of Sales, Inventory and
Pressing a Clain at PT. Mandala Jaya Abadi is expected to provide solutions to the
problems that exist in the company.
The Scope
Scope of the preparation of this paper is limited to the following matters :
1. Company's product sales system include :
a. recording customer data
b. recording of sales data
2. Issuance of sales invoices to customers, such as :
a. dp receipt printing
b. sale receipt printing
c. receipt printing
d. printing of the road
3. Issuance of an invoice or billing report on credit sales transactions by the customer
to leasing.
4. Inventory system include :
a. checking the available stock
b. addition of a new type of motor
c. inventory replenishment
Objectives and Benefits
Here are the objectives that form the basis for the writing of this thesis :
1. Obtain an application that includes the sale of products, inventory and billing
calculations to leasing, so the company into a computerized system.
2. Adding Authors insight as well as opportunities to implement one of the sciences
that have been acquired during the lectures.
The significance of the above objectives have been achieved are as follows :
1. Improve employee performance and assist management in decision-making
enterprise.
2. Help companies to more quickly and precisely in data processing and improve the
information up to date to the sale and management of the company.
3. Reduce the occurrence of billing-billing uncollectible for Leasing.
4. Reduce the possibility of Human-Error is common in data processing is under way
which are still found there are some parts that perform their activities are still using
manual processes.
Research Methods
The research method used in the manufacture of this paper include :
1. Method of Analysis
a. Observation.
Direct observation in PT. Mandala Jaya Abadi, by analyzing the system in place
now, to find out existing problems and needs required in system development.
b. Interview.
Conduct interviews to the leaders at PT. Mandala Abadi Jaya, about the
information you need or application systems that are not being met from the
system is running now.
c. Questionnaires.
Dissemination of the questionnaire to the staffs at PT. Mandala Abadi Jaya who
have used the application to evaluate the applications that have been designed.
d. Library Studies.
Finding and collecting the necessary data from books obtained from bookstores,
as well as from the library at the University of Bina Nusantara associated with
the systematics of writing, writing a thesis, and on the programming language
used to build the thesis.
2. The Design Method
Design method used by Thomas Connolly.
Database Designs:
a. Conceptual Database Design
The process of building a data model that is used in an enterprise, independent of
all physical considerations.
b. Logical Database Design
The process of building a data model that is used in an enterprise based on a
specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical
considerations.
c. Physical Database Design
The process of producing a description of the implementation of data base on
secondary storage, but rather describes the base relations, file organizations, and
the index used to achieve efficient access to data and associated integrity
constraints and security.
THEORY OF SUPPORT
Database Lifecycle
Database System Development Lifecycle is an important component in the
database system because of the database application lifecycle associated with existing
information systems (Connolly and Begg, 2010, p262). Steps of Database System
Development Lifecycle :
Database design
Database Planning
System Definition
Conceptual Database Design
Logical Database Design
Physical Database Design
DBMS Selection (optional)
Requirements Collection and Analysis
Application Design
Prototyping (optional) Implementation
Data Conversion and Loading
Testing
Operational maintenance
Theory of Sales
According to Mulyadi (2001, p202), sales activity consists of the sale of goods or
services, either on account or in cash.
1. Penjualan Kredit
In a credit sale transaction, if the order of the customer have been fulfilled by the
delivery of goods or rendering services, for a period of time the company has a
receivable to its customers. Credit penjulan activity is handled by the company
through a system of credit sales.
2. receivables
According to Mulyadi (2005, p257), a producer of recording accounts receivable
aims to record the transfer of the company to each debtor.
Mutations caused by the sale of accounts receivable loans cash receipts from
debtors, sales returns, and the elimination of accounts receivable.
3. Return of Sales
According to Mulyadi (2001, P226), sales return transaction occurs when a
company receives returns from customers.
Returns must be authorized by the customer from the sales function and received
by the reception function.
Structured Query Language (SQL)
According to Connolly and Begg (2002, p111). SQL is a language designed for data
access operations on a relational database structure that transform inputs into desired
output the user data access operations include insertion of data (insert), the conversion
data (updates), data retrieval (select), and deletion of data (delete) . Performed above the
commands on the user's needs.
Visual Basic.NET (VB.NET)
Visual Basic.NET (VB.NET or VB. NET) is another version of the Microsoft
Visual Basic as part of Microsoft.NET product, intended to make applications easier to
develop. VB.NET is the first application that supports object-oriented programming or
Object-Oriented Programming (OOP) version of Visual Basic, thus, VB.NET supports
OOP concepts such as abstraction, inheritance, polymorphism, and aggregation.
SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN
Context Diagram
Overview Diagram
The Problem Faced
With the system running now, a lot of problems that arise. The problems facing the
company are as follows :
1. Errors include data from customers relating to the sales process.
Delays can cause problems on transactions and goods. For example, an error in the
printing of customer data in the service book.
2. Data security issues.
Because employees can change the data at any time so as to make integration and
security of existing data in the document to be low.
3. Difficulty of the search process the data.
For example, looking at the customer's name or the sales transaction data such as the
company very much, there is a cupboard data archive or elsewhere so as to make the
performance to be slow.
4. Communication is difficult in the transaction.
Caused by the limited use of information technology that is still rare and the number
of customers. Thus making the process hampered sales.
5. Difficulty matching data in one transaction.
Frequent sales invoice is scrambled so it can not do the billing to the Leasing.
6. Trouble seeing sales data in report form.
With this process makes the data entered is accurate because sometimes employees
who enter data of employees of different companies. In the data entry is repetitive
and in case of fatal errors is to reduce the performance of employees.
Alternative Solutions Of Problems
In addressing the problems faced by the company, we strive to provide solutions to
minimize these problems in the following way : 1. Provide an integrated sales transaction data despite the physical invoice. 2. Designing a database system that can allow a user to create reports. 3. Allow a user to see the sales transactions that occur. 4. Create a more secure security system with the username and password.
ERD Conceptual
ERD Logical
IMPLEMENTATION SYSTEM
Schedule of Implementation
The following is a schedule of implementation in the PT table. Mandala Jaya Abadi :
Aktivitas Minggu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Instalasi Perangkat Keras
Instalasi Sistem Operasi
dan DBMS
X
Instalasi Sistem Aplikasi
Basis Data
X
Konversi Data X X X X
Panduan Pengoperasian
Basis Data
X
Pelatihan X X
Pengujian Sistem dan
Revisi
X X
Hardware Specifications
Hardware specifications required by the PT. Mandala Abadi Jaya for the sales
database application implementation are as follows:
1. Server
Processor : Intel Dual Core E2200 2,2 Ghz
Memory : 1GB
Hard Drive : 250GB (80GB minimum)
Monitor : LCD 15’
Mouse : Yes
Keyboard : Yes
Ethernet : Yes
2. Workstation
Processor : Intel Dual Core E2160 1,8Ghz
Memory : 512MB
Hard Drive : 160GB (40GB minimum)
Monitor : LCD 15’
Printer : Yes
Mouse : Yes
Keyboard : Yes
Ethernet : Yes
Software Specifications
Software specifications required by the PT. Mandala Abadi Jaya for the sales
database application implementation are as follows:
1. Server
Operating System Windows Server 2003
Database Microsoft SQL Server 2005
Microsoft Visual Basic 2008
Crystal Report 11
2. Workstation
Operating System Windows XP
Database application system purchase and sale
Display of System
Login page for the user
Main Menu Page
Sales Input Form
Manage Sales Form
Manage Leasing Form
Manage Leasing Branch Form
Manage Installment Type Form
Surveyor Manage Form
Preparation of Claims Form
Manage Billing Form
Manage Motorcycle Type Form
Motorcycle Inventory Input Form (Manual)
Motorcycle Inventory Input Form (Upload)
Manage Customer Form
Manage Employee Form
Creating Claim Recaps Form
Creating Road Letter Recaps Form
Sales Report Form
Claims Report Form
EVALUATION SYSTEM
Database systems and application sales of PT. Mandala Jaya Abadi has been
designed in accordance with user needs is required. The database is running and has
been used by the employees of PT. Mandala Jaya Abadi.
Evaluation in terms of users obtained by an interview of some users who have tried the
application. The question is as follows:
1. Apakah aplikasi yang kami rancang sudah sesuai dengan kebutuhan - kebutuhan
yang diminta?
a. Sangat sesuai
b. Sesuai
c. Biasa saja
d. Belum sesuai
50%
25%
10%15% A. Sangat sesuai
B. Sesuai
C. Biasa saja
D. Belum sesuai
The results of the questionnaire question number 1
Based on the answers to those described in the above diagram, it can be concluded
that the application has been designed so as the need required.
2. Apakah aplikasi ini mudah untuk digunakan?
a. Sangat Mudah
b. Mudah
c. Biasa saja
d. Sulit
20%
55%
20%5% A. Sangat mudah
B. Mudah
C. Biasa saja
D. Sulit
The results of the questionnaire question number 2
Based on the answers to those described in the above diagram, it can be concluded
that the application has been designed fairly easy to use.
3. Apakah anda masih mengalami kesulitan dalam proses pencarian data?
a. Tidak sama sekali
b. Tidak
c. Sulit
d. Sulit sekali
70%
20%
5% 5%A. Tidak sama sekali
B. Tidak
C. Sulit
D. Sulit sekali
The results of the questionnaire question number 3
Based on the answers to those described in the above diagram, it can be concluded
that the application has been designed could greatly simplify the search process the
data.
4. Dengan spesifikasi perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan
sebelumnya apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik?
a. Baik sekali
b. Baik
c. Cukup
d. Kurang baik
80%
14%
5%
1%
A. Baik sekali
B. Baik
C. Cukup
D. Kurang baik
The results of the questionnaire question number 4
Based on the answers to those described in the above diagram, it can be concluded
that the application has been designed could run very well on the hardware and
software pre-determined.
5. Apakah setelah menggunakan aplikasi ini tingkat kesalahan – kesalahan yang
diakibatkan oleh human-error berkurang?
a. Sangat berkurang
b. Berkurang
c. Sama saja
d. Tidak berkurang
50%
25%
15%10%
A. Sangat berkurang
B. Berkurang
C. Sama saja
D. Tidak berkurang
The results of the questionnaire question number 5
Based on the answers to those described in the above diagram, it can be concluded
that the application has been designed could reduce errors caused by human-error.
So we conclude that the application that implements the database so far can handle
the sales transaction which is the daily business activities within the company. The
received data stored in a structured and no longer have difficulty in the search process
the data as it did before.
Specification of hardware and software that can be met predetermined by the
company so that applications can run properly as needed.
CONCLUSION
Based on the analysis and design of sales application designed for the PT. Mandala
Jaya Abadi, then we as writers can draw some conclusions as follows :
1. System running on PT. Jaya Abadi mandala as a whole has not been computerized
so that it has some drawbacks. By using a database application designed to reduce
health problems such as inaccuracy in a lawyer-an-input customer data and
calculation of the amount of inventory, as well as the loss of important documents.
2. By using a database application designed, PT. Mandalah Jaya Abadi no longer
require a long time in preparing reports and search for information / data about the
transactions that occur, whether it's inventory, sales, billing or to Leasing.
3. By using the designed system, the data security would be guaranteed, because only
certain users are allowed to access the data.
SUGGESTION
Some suggestions that may be considered in implementing the application of sales
at PT. Mandala Jaya Abadi, such as :
1. Database system can be developed by extending the design to cover the entire
enterprise system, such as (the report employee wages, vehicle registration
applications from the PT. Mandala Abadi Jaya).
2. The design of the database system can be developed further to become a
datawarehouse.
3. Application data base system can be improved through hardware and software
system performance in order to obtain a more optimal data base and generate reports
according to user wishes.
REFERENCES
Connolly, T.; Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. Fifth Edition. Addison Wesley, Pearson, USA.
Elmasri, Ramez; Shamkant B. Navathe. (2004). Fundamentals of Database Systems.
Addison-Wesley, New York.
Hoffer, Jeffrey A.; Mary B. Prescott; Fred R. McFadden. (2005). Modern Database
Management. 6th Edition. Prentice Hall, Pearson Education Inc, New Jersey.
McLeod, Raymond; Schell, George P. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1.
Edisi ke – 10. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, James A. (2002). Management Information System : Managing Information
Technology in The E-Bussiness Enterprise. 5th Edition. McGraw-Hill, USA.
Whitten, Jeffrey L; Bentley, Lonnie D.; Dittman, Kevin C. (2004). Systems Analysis and
Design Methods. McGraw-Hill, New York, USA.
THE HISTORY OF LIFE SUMMARY ERWIN HAURIANSA Blok E 8 Selatan No.24 Muara Karang, North Jakarta Indonesia 14460 Phone: +62-21-6678884 Mobile: +6281282298877 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION
1. Full Name : ERWIN HAURIANSA 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : MEDAN, OCTOBER 24th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE
II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tunas Jaka Sampurna Bekasi (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarakanita I Jakarta (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Cahaya Sakti Jakarta (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,
Department of Information Technology.
III. INFORMAL EDUCATION April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005
INDRA WIJAYA TJAHYADI Jl. Sadar IV No.11, Cideng Timur, Central Jakarta Indonesia 10130 Mobile: +628989838811 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION
1. Full Name : INDRA WIJAYA TJAHYADI 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : JAKARTA, OCTOBER 12th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE
II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tarsisius 1 (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarsisius 1 (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Tarsisius 1 (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,
Department of Information Technology.
III. INFORMAL EDUCATION January 2005 – March 2006 English First, DKI Jakarta, Indonesia English Language April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005
HARIS KRISTANTO Jl. K.H.Syahdan Gg Keluarga 39S Kemanggisan, West Jakarta. Mobile : 0818-04717306 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION
1. Full Name : HARIS KRISTANTO 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : PURWOKERTO, JULY 7th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE
II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Santa Maria Purwokerto (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Susteran Purwokerto (Junior High School) 2005 – 2008 SMA N 1 Purwokerto (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,
Department of Information Technology.
III. INFORMAL EDUCATION April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005
Top Related