ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Lain-lain/2012-1-00105-IF...Visual...

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI

PENJUALAN, PERSEDIAAN DAN PENAGIHAN

PADA PT. MANDALA JAYA ABADI

Erwin Hauriansa, Indra Wijaya Tjahyadi, Haris Kristanto

Abstrak

TUJUAN PENELITIAN adalah merancang aplikasi yang membantu sistem penjualan,

persediaan dan penagihan dari proses bisnis pada perusahaan dengan maksud

meningkatkan efisiensi agar proses bisnis di perusahaan tersebut dapat menjadi lebih

cepat, akurat dan efektif.

METODE PENELITIAN yang digunakan adalah metode analisis dan metode

perancangan. Analisis yang dilakukan yaitu, observasi, wawancara, kuisioner dan studi

kepustakaan. Metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan

berdasarkan Database Life Cycle, yaitu perancangan basis data fisikal, konseptual dan

logikal, serta melakukan perancangan layar dan tampilan dari perancangan aplikasi.

HASIL YANG DICAPAI adalah sistem yang lebih teroganisir, sehingga proses bisnis

dapat berjalan lebih cepat, efektif, dan akurat dalam hal penjualan serta mengurangi

kemungkinan terjadinya human-error.

SIMPULAN yang didapat dengan menggunakan aplikasi ini, maka data penjualan dan

monitoring pada PT. Mandala Jaya Abadi akan terkomputerisasi dengan baik dan tingkat

kesalahan transaksi penjualan dan inventory dapat diminimalkan sekecil mungkin serta

dapat mengurangi tingkat redundansi atau inkonsisten data.

Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Penjualan, Persediaan, Penagihan, human-error.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dari waktu ke waktu berkembang semakin

pesat sehingga telah banyak memberikan manfaat bagi kehidupan manusia. Persaingan

dalam dunia bisnis juga semakin ketat seiring perkembangan teknologi yang semakin

canggih. Hal ini membuat banyak perusahaan besar maupun kecil untuk terus

mengembangkan sistem perusahaannya agar dapat terus berkembang. Penerapan

teknologi informasi dalam suatu perusahaan semakin berperan penting dalam

pengelolaan bisnis. Peningkatan kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat

membantu dalam pengambilan keputusan oleh manajemen guna pencapaian tujuan dari

perusahaan. Karena itu, setiap perusahaan menjadikan teknologi informasi sesuatu yang

wajib ada dalam mendukung semua aktifitas bisnis secara efektif dan efisien guna

tercapainya tujuan perusahaan yang maksimal.

Demikian juga dengan PT. Mandala Jaya Abadi, sebagai perusahaan yang

bergerak dibidang penjualan kendaraan bermotor ingin mengembangkan sistem basis

data untuk digunakan dalam perusahaan agar transaksi penjualan, dan pengecekan

inventory dan tagihan-tagihan leasing dapat dilakukan lebih efisien dan akurat. Dalam

aktifitas penjualan sehari-hari perusahaan mengalami kendala dalam melakukan

transaksi penjualan, penagihan dan perhitungan persediaan yang disebabkan oleh

human-error yang dilakukan oleh karyawan. Selain itu perusahaan masih melakukan

pencatatan untuk sebagian transaksi secara manual yang dapat mengakibatkan terjadinya

kehilangan data transaksi atau manipulasi data.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Analisis dan Perancangan Aplikasi

Penjualan, Persediaan dan Penagihan pada PT. Mandala Jaya Abadi diharapkan dapat

memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang ada di perusahaan tersebut.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup penyusunan skripsi ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Sistem penjualan produk perusahaan mencakup :

a. pencatatan data pelanggan

b. pencatatan data penjualan

2. Penerbitan faktur penjualan kepada konsumen, seperti :

a. pencetakan kwitansi dp

b. pencetakan kwitansi penjualan

c. pencetakan tanda terima

d. pencetakan surat jalan

3. Penerbitan faktur atau report penagihan transaksi penjualan secara kredit oleh

pelanggan kepada Leasing.

4. Sistem persediaan barang mencakup :

a. pengecekan stok barang yang tersedia

b. penambahan tipe motor baru

c. penambahan persediaan

Tujuan dan Manfaat

Berikut adalah tujuan-tujuan yang dijadikan dasar untuk penulisan skripsi ini :

1. Memperoleh aplikasi yang mencakup bagian penjualan produk, perhitungan

persediaan dan penagihan ke leasing, sehingga sistem perusahaan menjadi

terkomputerisasi.

2. Menambah wawasan penulis serta sebagai salah satu peluang mengimplementasikan

ilmu-ilmu yang sudah diperoleh selama kuliah.

Manfaat yang diperoleh setelah tujuan diatas telah dicapai adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kinerja karyawan dan membantu manajemen perusahaan dalam

pengambilan keputusan

2. Membantu perusahaan agar lebih cepat dan tepat dalam memproses data dan

meningkatkan informasi up to date kepada bagian penjualan dan bagian manajemen

perusahaan.

3. Mengurangi terjadinya penagihan-penagihan yang tidak tertagih kepada Leasing.

4. Mengurangi kemungkinan Human-Error yang sering terjadi pada pengolahan data

yang sedang berjalan dimana masih ditemukan adanya beberapa bagian yang

melakukan kegiatannya masih menggunakan proses manual.

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini antara lain:

1. Metode Analisis

a. Observasi.

Melakukan pengamatan langsung di PT. Mandala Jaya Abadi, dengan melakukan

analisis terhadap sistem yang berjalan sekarang, untuk mengetahui permasalahan

yang ada dan kebutuhan yang diperlukan dalam pengembangan sistem.

b. Wawancara.

Melakukan wawancara kepada pimpinan di PT. Mandala Jaya Abadi, tentang

informasi yang perlu atau sistem aplikasi yang tidak terpenuhi dari sistem yang

sedang berjalan sekarang.

c. Kuisioner

Melakukan penyebaran kuisioner kepada staff-staff di PT. Mandala Jaya Abadi

yang telah menggunakan aplikasi untuk mengevaluasi aplikasi yang telah

dirancang.

d. Studi Pustaka.

Mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan dari buku-buku yang

diperoleh dari toko buku, juga dari perpustakaan di Universitas Bina Nusantara

yang terkait dengan sistematika penulisan, menulis tesis, dan tentang bahasa

pemrograman yang digunakan untuk membangun tesis.

2. Metode Perancangan

Metode desain yang digunakan menurut Thomas Connolly.

Desain basis data :

a. Desain basis data konseptual

Proses membangun model data yang digunakan dalam suatu perusahaan,

independen dari semua pertimbangan fisik.

b. Desain basis data logikal

Proses membangun sebuah model data yang digunakan dalam suatu perusahaan

berdasarkan model data tertentu, tetapi independen dari DBMS tertentu dan

pertimbangan fisik lainnya.

c. Desain basis data fisikal

Proses memproduksi deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan

sekunder, melainkan menggambarkan basis relasi, organisasi file, dan indeks

yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data, dan batasan

integritas terkait dan keamanan.

TEORI PENDUKUNG

Database Lifecycle

Database System Development Lifecycle merupakan komponen yang penting dalam

sistem basis data karena aplikasi dari database lifecycle berkaitan dengan sistem

informasi yang ada (Connolly dan Begg, 2010, p262). Langkah-Langkah dari Database

System Development Lifecycle :

Database design

Database P lanning

System Definition

Conceptual Database Design

Logical Database Design

Physical Database Design

DBMS Selection (optional)

Requirements Collection and Analy sis

Application Design

Prototyping (optional) Implementation

Data Conversion and Loading

Testing

Operational maintenance

Teori Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan

barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai.

1. Penjualan Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi

dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu

perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjulan kredit ini

ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.

2. Piutang

Menurut Mulyadi (2005, p257), produser pencatatan piutang bertujuan untuk

mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur.

Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit penerimaan kas dari

debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.

3. Retur Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p226), transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan

menerima pengembalian barang dari pelanggan.

Pengembalian barang dari pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan

diterima oleh fungsi penerimaan.

Structured Query Language (SQL)

Menurut Connolly dan Begg (2002, p111). SQL adalah suatu bahasa yang

dirancang untuk operasi pengaksesan data pada struktur relational database yang

mentransformasikan input menjadi output yang diinginkan pengguna operasi

pengaksesan data meliputi penyisipan data (insert), pengubahan data (update),

pengambilan data (select), dan penghapusan data (delete). Perintah-perintah diatas

dilakukan atas kebutuhan pengguna.

Visual Basic.NET (VB.NET)

Visual Basic.NET (VB.NET atau VB. NET) adalah versi lain dari Microsoft Visual

Basic sebagai bagian produk dari Microsoft.NET, ditujukan untuk membuat aplikasi

lebih mudah dikembangkan. VB.NET adalah aplikasi pertama yang mendukung

pemrograman berorientasi objek atau Object-Oriented Programing (OOP) versi Visual

Basic, dengan demikian, VB.NET mendukung konsep-konsep OOP seperti abstraction,

inheritance, polymorphism, dan aggregation.

ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Diagram Konteks

Diagram Nol

Permasalahan yang Dihadapi

Dengan sistem yang berjalan sekarang, banyak sekali permasalahan yang muncul.

Permasalahan-permasalahan yang dihadapi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Kesalahan memasukan data dari pelanggan yang berhubungan dengan proses

penjualan.

Dapat menimbulkan masalah pada penundaan transaksi dan barang. Misalnya

terjadi kesalahan dalam pencetakan data pelanggan pada buku servis.

2. Masalah keamanan data.

Karena para karyawan dapat mengubah data sewaktu-waktu sehingga membuat

integrasi dan keamanan data yang ada dalam dokumen menjadi rendah.

3. Kesulitan proses pencarian data.

Misalnya mencari nama pelanggan pada transaksi penjualan atau misalnya data

dalam perusahaan sangat banyak, ada data yang dilemari arsip atau di tempat lain

sehingga membuat kinerja menjadi lambat.

4. Komunikasi yang sulit dalam transaksi.

Disebabkan oleh keterbatasan penggunaan teknologi informasi yang masih jarang

dan banyaknya pelanggan. Sehingga membuat proses penjualan terhambat.

5. Kesulitan pencocokan data dalam satu transaksi.

Seringnya tercecernya faktur penjualan sehingga tidak dapat dilakukan penagihan

ke Leasing.

6. Kesulitan untuk melihat data penjualan dalam bentuk laporan.

Dengan proses ini membuat data yang dimasukkan tidak akurat karena terkadang

karyawan yang memasukkan data perusahaan berbeda karyawannya. Dalam

pemasukan data yang berulang-ulang dan jika terjadi kesalahan fatal maka

mengurangi kinerja karyawan.

Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan,

kami berupaya untuk memberikan solusi guna meminimalisir permasalahan tersebut

dengan cara sebagai berikut :

1. Menyediakan data transaksi penjualan yang terintegrasi meskipun sudah ada faktur

secara fisik.

2. Merancang sistem basis data yang dapat memudahkan user untuk membuat laporan.

3. Memudahkan user untuk melihat proses transaksi penjualan yang terjadi.

4. Membuat sistem keamanan yang lebih terjaga dengan adanya username dan

password.

ERD Konseptual

ERD Logikal

IMPLEMENTASI SISTEM

Jadwal Implementasi

Berikut ini adalah tabel jadwal implementasi di PT. Mandala Jaya Abadi :

Aktivitas Minggu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Instalasi Perangkat Keras

Instalasi Sistem Operasi

dan DBMS

X

Instalasi Sistem Aplikasi

Basis Data

X

Konversi Data X X X X

Panduan Pengoperasian

Basis Data

X

Pelatihan X X

Pengujian Sistem dan

Revisi

X X

Spesifikasi Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan oleh PT. Mandala Jaya Abadi untuk

implementasi aplikasi basis data penjualan adalah sebagai berikut :

1. Server

Prosesor : Intel Dual Core E2200 2,2 Ghz

Memori : 1GB

Harddisk : 250GB (minimum 80GB)

Monitor : LCD 15’

Mouse : Ya

Keyboard : Ya

Ethernet : Ya

2. Workstation

Prosesor : Intel Dual Core E2160 1,8Ghz

Memori : 512MB

Harddisk : 160GB (minimum 40GB)

Monitor : LCD 15’

Printer : Ya

Mouse : Ya

Keyboard : Ya

Ethernet : Ya

Spesifikasi Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan oleh PT. Mandala Jaya Abadi untuk

implementasi aplikasi basis data penjualan adalah sebagai berikut :

1. Server

Sistem Operasi Windows Server 2003

Database Microsoft SQL Server 2005

Microsoft Visual Basic 2008

Crystal Report 11

2. Workstation

Sistem Operasi Windows XP

Aplikasi sistem basis data pembelian dan penjualan

Tampilan Sistem

Halaman Login untuk pengguna.

Halaman Menu Utama

Form Input Penjualan

Form Manage Penjualan

Form Manage Leasing

Form Manage Cabang Leasing

Form Manage Tipe Angsuran

Form Manage Surveyor

Form Pembuatan Tagihan

Form Manage Tagihan

Form Manage Tipe Motor

Form Input Persediaan Motor (Manual)

Form Input Persediaan Motor (Upload)

Form Manage Pelanggan

Form Manage Karyawan

Form Pembuatan Rekapan Tagihan

Form Pembuatan Rekapan Surat Jalan

Form Laporan Penjualan

Form Laporan Tagihan

EVALUASI SISTEM

Sistem basis data dan aplikasi penjualan PT. Mandala Jaya Abadi telah dirancang

sesuai dengan kebutuhan user yang diminta. Basis data tersebut berjalan dan telah

digunakan oleh karyawan PT. Mandala Jaya Abadi.

Evaluasi dari segi pengguna didapatkan dengan melakukan wawancara terhadap

beberapa user yang telah mencoba aplikasi. Adapun pertanyaannya adalah sebagai

berikut :

1. Apakah aplikasi yang kami rancang sudah sesuai dengan kebutuhan - kebutuhan

yang diminta?

a. Sangat sesuai

b. Sesuai

c. Biasa saja

d. Belum sesuai

50%

25%

10%

15% A. Sangat sesuai

B. Sesuai

C. Biasa saja

D. Belum sesuai

Hasil jawaban pada kuisioner pertanyaan 1

Berdasarkan pada hasil jawaban yang digambarkan pada diagram diatas, maka

dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang sangat sesuai dengan

kebutuhan – kebutuhan yang diminta.

2. Apakah aplikasi ini mudah untuk digunakan?

a. Sangat Mudah

b. Mudah

c. Biasa saja

d. Sulit

20%

55%

20%5% A. Sangat mudah

B. Mudah

C. Biasa saja

D. Sulit



dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang cukup mudah untuk

digunakan.

3. Apakah anda masih mengalami kesulitan dalam proses pencarian data?

a. Tidak sama sekali

b. Tidak

c. Sulit

d. Sulit sekali

70%

20%

5% 5%A. Tidak sama sekali

B. Tidak

C. Sulit

D. Sulit sekali



dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang sangat mempermudah

proses pencarian data.

4. Dengan spesifikasi perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan

sebelumnya apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik?

a. Baik sekali

b. Baik

c. Cukup

d. Kurang baik

80%

14%

5%

1%

A. Baik sekali

B. Baik

C. Cukup

D. Kurang baik



dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang dapat berjalan dengan baik

sekali pada perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan sebelumnya.

5. Apakah setelah menggunakan aplikasi ini tingkat kesalahan – kesalahan yang

diakibatkan oleh human-error berkurang?

a. Sangat berkurang

b. Berkurang

c. Sama saja

d. Tidak berkurang

50%

25%

15%10%

A. Sangat berkurang

B. Berkurang

C. Sama saja

D. Tidak berkurang



dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancang dapat mengurangi

kesalahan-kesalahan yang diakibatkan oleh human-error.

Sehingga kami menyimpulkan bahwa aplikasi yang mengimplementasikan basis

data sejauh ini dapat menangani transaksi penjualan yang merupakan aktifitas bisnis

sehari-hari dalam perusahaan. Data-data yang diterima tersimpan dengan terstruktur dan

tidak lagi mengalami kesulitan dalam proses pencarian data seperti yang terjadi

sebelumnya.

Spesifikasi perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan sebelumnya

dapat dipenuhi oleh perusahaan sehingga aplikasi dapat berjalan dengan baik sesuai

kebutuhan.

SIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan aplikasi penjualan yang dirancan g

untuk PT. Mandala Jaya Abadi, maka kami sebagai penulis dapat menarik beberapa

kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem yang berjalan pada PT. Mandala Jaya Abadi belum terkomputerisasi secara

keseluruhan sehingga memiliki beberapa kelemahan. Dengan menggunakan aplikasi

basis data yang dirancang dapat mengurangi masalah-masalah seperti

ketidakakuratan dalam peng-input-an data pelanggan dan perhitungan jumlah stok

barang, serta hilangnya dokumen-dokumen penting.

2. Dengan menggunakan aplikasi basis data yang dirancang, PT. Mandalah Jaya Abadi

tidak lagi memerlukan waktu yang lama dalam pembuatan laporan dan pencarian

informasi / data mengenai transaksi-transaksi yang terjadi, baik itu persediaan,

penjualan, ataupun penagihan kepada Leasing.

3. Dengan menggunakan sistem yang dirancang, maka keamanan data akan lebih

terjamin, karena hanya pengguna-pengguna tertentu yang diperbolehkan untuk

mengakses data.

SARAN

Beberapa saran yang dapat dipertimbangkan dalam mengimplementasikan aplikas i

penjualan pada PT. Mandala Jaya Abadi, yaitu :

1. Sistem basis data dapat dikembangkan dengan memperluas perancangan sehingga

mencakup seluruh sistem perusahaan, seperti (laporan gaji karyawan, aplikasi

STNK dari PT. Mandala Jaya Abadi).

2. Rancangan sistem basis data dapat dikembangkan lebih lanjut ke menjadi sebuah

datawarehouse.

3. Aplikasi sistem basis data dapat ditingkatkan melalui perangkat keras dan perangkat

lunak agar diperoleh performance system basis data yang lebih optimal dan

menghasilkan laporan yang sesuai dengan keinginan user.

DAFTAR PUSTAKA

Connolly, T.; Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design,

Implementation, and Management. Fifth Edition. Addison Wesley, Pearson, USA.

Elmasri, Ramez; Shamkant B. Navathe. (2004). Fundamentals of Database Systems.

Addison-Wesley, New York.

Hoffer, Jeffrey A.; Mary B. Prescott; Fred R. McFadden. (2005). Modern Database

Management. 6th Edition. Prentice Hall, Pearson Education Inc, New Jersey.

McLeod, Raymond; Schell, George P. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1.

Edisi ke – 10. Salemba Empat, Jakarta.

O’Brien, James A. (2002). Management Information System : Managing Information

Technology in The E-Bussiness Enterprise. 5th Edition. McGraw-Hill, USA.

Whitten, Jeffrey L; Bentley, Lonnie D.; Dittman, Kevin C. (2004). Systems Analysis and

Design Methods. McGraw-Hill, New York, USA.

RINGKASAN RIWAYAT HIDUP

ERWIN HAURIANSA Blok E 8 Selatan No.24 Muara Karang, North Jakarta Indonesia 14460 Phone: +62-21-6678884 Mobile: +6281282298877 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION

1. Full Name : ERWIN HAURIANSA 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : MEDAN, OCTOBER 24th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE

II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tunas Jaka Sampurna Bekasi (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarakanita I Jakarta (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Cahaya Sakti Jakarta (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,

Department of Information Technology.

III. INFORMAL EDUCATION April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005

INDRA WIJAYA TJAHYADI Jl. Sadar IV No.11, Cideng Timur, Central Jakarta Indonesia 10130 Mobile: +628989838811 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION

1. Full Name : INDRA WIJAYA TJAHYADI 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : JAKARTA, OCTOBER 12th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE

II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tarsisius 1 (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarsisius 1 (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Tarsisius 1 (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,


III. INFORMAL EDUCATION January 2005 – March 2006 English First, DKI Jakarta, Indonesia English Language April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005

HARIS KRISTANTO Jl. K.H.Syahdan Gg Keluarga 39S Kemanggisan, West Jakarta. Mobile : 0818-04717306 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION

1. Full Name : HARIS KRISTANTO 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : PURWOKERTO, JULY 7th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE

II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Santa Maria Purwokerto (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Susteran Purwokerto (Junior High School) 2005 – 2008 SMA N 1 Purwokerto (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,



ANALYSIS AND APPLICATION DESIGN OF SALES, INVENTORY AND PRESSING A CLAIM

AT PT. MANDALA JAYA ABADI

Erwin Hauriansa, Indra Wijaya Tjahyadi, Haris Kristanto

Abstract

RESEARCH OBJECTIVES are designing an application that helps sales system,

inventory and billing of the company's business processes with a view to improving the

efficiency of business processes across the enterprise can be more quickly, accurately

and effectively.

RESEARCH METHODS used is the method of analysis and design methods. The

analysis is carried out, observations, interviews, questionnaires and literature study.

Design method used is a design method based on the Database Life Cycle, the physical

database design, conceptual and logical, as well as to design and display screen of the

application design.

THE RESULTS ACHIEVED is a more organized system, so the business can run

much faster, effective, and accurate in terms of sales and reduce the possibility of

human-error.

CONCLUSIONS obtained by using this application, the sales data and monitoring at

the PT. Mandala Abadi Jaya well be computerized and error rates of sales and inventory

transactions can be minimized as small as possible and can reduce levels of redundancy

or inconsistent data.

Keyword : Analysis, Design, Sales, Inventory, Billing, human-error.

INTRODUCTION

Background

Development of information technology over time grow more rapidly and thus has

many benefits for human life. Competition in the business world is also getting tougher

as the development of increasingly sophisticated technology. This makes a lot of large

and small companies to continue to develop the system in order to continue growing the

company. Application of information technology within an enterprise increasingly

important role in business management. Increased need for rapid and accurate

information is helpful in decision making by management to the achievement of

corporate goals. Therefore, any company making something mandatory information

technology in support of all business activities effectively and efficiently in order to

achieve the maximum corporate objectives.

Similarly, the PT. Mandala Jaya Abadi, a company engaged in the sale of motor

vehicles to develop a database system for use in the company for sales transactions, and

check inventory and leasing bills can be done more efficiently and accurately. In

activities of daily sales of the company experienced difficulties in implementing the sale

transaction, billing and inventory calculations are caused by human-error done by the

employee. In addition the company is still doing records for most transactions manually

which may result in loss of transaction data or data manipulation.

Based on the above, the Analysis and Application Design of Sales, Inventory and

Pressing a Clain at PT. Mandala Jaya Abadi is expected to provide solutions to the

problems that exist in the company.

The Scope

Scope of the preparation of this paper is limited to the following matters :

1. Company's product sales system include :

a. recording customer data

b. recording of sales data

2. Issuance of sales invoices to customers, such as :

a. dp receipt printing

b. sale receipt printing

c. receipt printing

d. printing of the road

3. Issuance of an invoice or billing report on credit sales transactions by the customer

to leasing.

4. Inventory system include :

a. checking the available stock

b. addition of a new type of motor

c. inventory replenishment

Objectives and Benefits

Here are the objectives that form the basis for the writing of this thesis :

1. Obtain an application that includes the sale of products, inventory and billing

calculations to leasing, so the company into a computerized system.

2. Adding Authors insight as well as opportunities to implement one of the sciences

that have been acquired during the lectures.

The significance of the above objectives have been achieved are as follows :

1. Improve employee performance and assist management in decision-making

enterprise.

2. Help companies to more quickly and precisely in data processing and improve the

information up to date to the sale and management of the company.

3. Reduce the occurrence of billing-billing uncollectible for Leasing.

4. Reduce the possibility of Human-Error is common in data processing is under way

which are still found there are some parts that perform their activities are still using

manual processes.

Research Methods

The research method used in the manufacture of this paper include :

1. Method of Analysis

a. Observation.

Direct observation in PT. Mandala Jaya Abadi, by analyzing the system in place

now, to find out existing problems and needs required in system development.

b. Interview.

Conduct interviews to the leaders at PT. Mandala Abadi Jaya, about the

information you need or application systems that are not being met from the

system is running now.

c. Questionnaires.

Dissemination of the questionnaire to the staffs at PT. Mandala Abadi Jaya who

have used the application to evaluate the applications that have been designed.

d. Library Studies.

Finding and collecting the necessary data from books obtained from bookstores,

as well as from the library at the University of Bina Nusantara associated with

the systematics of writing, writing a thesis, and on the programming language

used to build the thesis.

2. The Design Method

Design method used by Thomas Connolly.

Database Designs:

a. Conceptual Database Design

The process of building a data model that is used in an enterprise, independent of

all physical considerations.

b. Logical Database Design

The process of building a data model that is used in an enterprise based on a

specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical

considerations.

c. Physical Database Design

The process of producing a description of the implementation of data base on

secondary storage, but rather describes the base relations, file organizations, and

the index used to achieve efficient access to data and associated integrity

constraints and security.

THEORY OF SUPPORT

Database Lifecycle

Database System Development Lifecycle is an important component in the

database system because of the database application lifecycle associated with existing

information systems (Connolly and Begg, 2010, p262). Steps of Database System

Development Lifecycle :

Database design

Database Planning

System Definition

Conceptual Database Design

Logical Database Design

Physical Database Design

DBMS Selection (optional)

Requirements Collection and Analysis

Application Design

Prototyping (optional) Implementation

Data Conversion and Loading

Testing

Operational maintenance

Theory of Sales

According to Mulyadi (2001, p202), sales activity consists of the sale of goods or

services, either on account or in cash.

1. Penjualan Kredit

In a credit sale transaction, if the order of the customer have been fulfilled by the

delivery of goods or rendering services, for a period of time the company has a

receivable to its customers. Credit penjulan activity is handled by the company

through a system of credit sales.

2. receivables

According to Mulyadi (2005, p257), a producer of recording accounts receivable

aims to record the transfer of the company to each debtor.

Mutations caused by the sale of accounts receivable loans cash receipts from

debtors, sales returns, and the elimination of accounts receivable.

3. Return of Sales

According to Mulyadi (2001, P226), sales return transaction occurs when a

company receives returns from customers.

Returns must be authorized by the customer from the sales function and received

by the reception function.

Structured Query Language (SQL)

According to Connolly and Begg (2002, p111). SQL is a language designed for data

access operations on a relational database structure that transform inputs into desired

output the user data access operations include insertion of data (insert), the conversion

data (updates), data retrieval (select), and deletion of data (delete) . Performed above the

commands on the user's needs.

Visual Basic.NET (VB.NET)

Visual Basic.NET (VB.NET or VB. NET) is another version of the Microsoft

Visual Basic as part of Microsoft.NET product, intended to make applications easier to

develop. VB.NET is the first application that supports object-oriented programming or

Object-Oriented Programming (OOP) version of Visual Basic, thus, VB.NET supports

OOP concepts such as abstraction, inheritance, polymorphism, and aggregation.

SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN

Context Diagram

Overview Diagram

The Problem Faced

With the system running now, a lot of problems that arise. The problems facing the

company are as follows :

1. Errors include data from customers relating to the sales process.

Delays can cause problems on transactions and goods. For example, an error in the

printing of customer data in the service book.

2. Data security issues.

Because employees can change the data at any time so as to make integration and

security of existing data in the document to be low.

3. Difficulty of the search process the data.

For example, looking at the customer's name or the sales transaction data such as the

company very much, there is a cupboard data archive or elsewhere so as to make the

performance to be slow.

4. Communication is difficult in the transaction.

Caused by the limited use of information technology that is still rare and the number

of customers. Thus making the process hampered sales.

5. Difficulty matching data in one transaction.

Frequent sales invoice is scrambled so it can not do the billing to the Leasing.

6. Trouble seeing sales data in report form.

With this process makes the data entered is accurate because sometimes employees

who enter data of employees of different companies. In the data entry is repetitive

and in case of fatal errors is to reduce the performance of employees.

Alternative Solutions Of Problems

In addressing the problems faced by the company, we strive to provide solutions to

minimize these problems in the following way : 1. Provide an integrated sales transaction data despite the physical invoice. 2. Designing a database system that can allow a user to create reports. 3. Allow a user to see the sales transactions that occur. 4. Create a more secure security system with the username and password.

ERD Conceptual

ERD Logical

IMPLEMENTATION SYSTEM

Schedule of Implementation

The following is a schedule of implementation in the PT table. Mandala Jaya Abadi :

Aktivitas Minggu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Instalasi Perangkat Keras

Instalasi Sistem Operasi

dan DBMS

X

Instalasi Sistem Aplikasi

Basis Data

X

Konversi Data X X X X

Panduan Pengoperasian

Basis Data

X

Pelatihan X X

Pengujian Sistem dan

Revisi

X X

Hardware Specifications

Hardware specifications required by the PT. Mandala Abadi Jaya for the sales

database application implementation are as follows:

1. Server

Processor : Intel Dual Core E2200 2,2 Ghz

Memory : 1GB

Hard Drive : 250GB (80GB minimum)

Monitor : LCD 15’

Mouse : Yes

Keyboard : Yes

Ethernet : Yes

2. Workstation

Processor : Intel Dual Core E2160 1,8Ghz

Memory : 512MB

Hard Drive : 160GB (40GB minimum)

Monitor : LCD 15’

Printer : Yes

Mouse : Yes

Keyboard : Yes

Ethernet : Yes

Software Specifications

Software specifications required by the PT. Mandala Abadi Jaya for the sales

database application implementation are as follows:

1. Server

Operating System Windows Server 2003

Database Microsoft SQL Server 2005

Microsoft Visual Basic 2008

Crystal Report 11

2. Workstation

Operating System Windows XP

Database application system purchase and sale

Display of System

Login page for the user

Main Menu Page

Sales Input Form

Manage Sales Form

Manage Leasing Form

Manage Leasing Branch Form

Manage Installment Type Form

Surveyor Manage Form

Preparation of Claims Form

Manage Billing Form

Manage Motorcycle Type Form

Motorcycle Inventory Input Form (Manual)

Motorcycle Inventory Input Form (Upload)

Manage Customer Form

Manage Employee Form

Creating Claim Recaps Form

Creating Road Letter Recaps Form

Sales Report Form

Claims Report Form

EVALUATION SYSTEM

Database systems and application sales of PT. Mandala Jaya Abadi has been

designed in accordance with user needs is required. The database is running and has

been used by the employees of PT. Mandala Jaya Abadi.

Evaluation in terms of users obtained by an interview of some users who have tried the

application. The question is as follows:

1. Apakah aplikasi yang kami rancang sudah sesuai dengan kebutuhan - kebutuhan

yang diminta?

a. Sangat sesuai

b. Sesuai

c. Biasa saja

d. Belum sesuai

50%

25%

10%15% A. Sangat sesuai

B. Sesuai

C. Biasa saja

D. Belum sesuai

The results of the questionnaire question number 1

Based on the answers to those described in the above diagram, it can be concluded

that the application has been designed so as the need required.

2. Apakah aplikasi ini mudah untuk digunakan?

a. Sangat Mudah

b. Mudah

c. Biasa saja

d. Sulit

20%

55%

20%5% A. Sangat mudah

B. Mudah

C. Biasa saja

D. Sulit



that the application has been designed fairly easy to use.

3. Apakah anda masih mengalami kesulitan dalam proses pencarian data?

a. Tidak sama sekali

b. Tidak

c. Sulit

d. Sulit sekali

70%

20%

5% 5%A. Tidak sama sekali

B. Tidak

C. Sulit

D. Sulit sekali



that the application has been designed could greatly simplify the search process the

data.

4. Dengan spesifikasi perangkat keras maupun perangkat lunak yang ditentukan

sebelumnya apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik?

a. Baik sekali

b. Baik

c. Cukup

d. Kurang baik

80%

14%

5%

1%

A. Baik sekali

B. Baik

C. Cukup

D. Kurang baik



that the application has been designed could run very well on the hardware and

software pre-determined.

5. Apakah setelah menggunakan aplikasi ini tingkat kesalahan – kesalahan yang

diakibatkan oleh human-error berkurang?

a. Sangat berkurang

b. Berkurang

c. Sama saja

d. Tidak berkurang

50%

25%

15%10%

A. Sangat berkurang

B. Berkurang

C. Sama saja

D. Tidak berkurang



that the application has been designed could reduce errors caused by human-error.

So we conclude that the application that implements the database so far can handle

the sales transaction which is the daily business activities within the company. The

received data stored in a structured and no longer have difficulty in the search process

the data as it did before.

Specification of hardware and software that can be met predetermined by the

company so that applications can run properly as needed.

CONCLUSION

Based on the analysis and design of sales application designed for the PT. Mandala

Jaya Abadi, then we as writers can draw some conclusions as follows :

1. System running on PT. Jaya Abadi mandala as a whole has not been computerized

so that it has some drawbacks. By using a database application designed to reduce

health problems such as inaccuracy in a lawyer-an-input customer data and

calculation of the amount of inventory, as well as the loss of important documents.

2. By using a database application designed, PT. Mandalah Jaya Abadi no longer

require a long time in preparing reports and search for information / data about the

transactions that occur, whether it's inventory, sales, billing or to Leasing.

3. By using the designed system, the data security would be guaranteed, because only

certain users are allowed to access the data.

SUGGESTION

Some suggestions that may be considered in implementing the application of sales

at PT. Mandala Jaya Abadi, such as :

1. Database system can be developed by extending the design to cover the entire

enterprise system, such as (the report employee wages, vehicle registration

applications from the PT. Mandala Abadi Jaya).

2. The design of the database system can be developed further to become a

datawarehouse.

3. Application data base system can be improved through hardware and software

system performance in order to obtain a more optimal data base and generate reports

according to user wishes.

REFERENCES

Connolly, T.; Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design,

Implementation, and Management. Fifth Edition. Addison Wesley, Pearson, USA.

Elmasri, Ramez; Shamkant B. Navathe. (2004). Fundamentals of Database Systems.

Addison-Wesley, New York.

Hoffer, Jeffrey A.; Mary B. Prescott; Fred R. McFadden. (2005). Modern Database

Management. 6th Edition. Prentice Hall, Pearson Education Inc, New Jersey.

McLeod, Raymond; Schell, George P. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1.

Edisi ke – 10. Salemba Empat, Jakarta.

O’Brien, James A. (2002). Management Information System : Managing Information

Technology in The E-Bussiness Enterprise. 5th Edition. McGraw-Hill, USA.

Whitten, Jeffrey L; Bentley, Lonnie D.; Dittman, Kevin C. (2004). Systems Analysis and

Design Methods. McGraw-Hill, New York, USA.

THE HISTORY OF LIFE SUMMARY ERWIN HAURIANSA Blok E 8 Selatan No.24 Muara Karang, North Jakarta Indonesia 14460 Phone: +62-21-6678884 Mobile: +6281282298877 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION

1. Full Name : ERWIN HAURIANSA 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : MEDAN, OCTOBER 24th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE

II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tunas Jaka Sampurna Bekasi (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarakanita I Jakarta (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Cahaya Sakti Jakarta (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,



INDRA WIJAYA TJAHYADI Jl. Sadar IV No.11, Cideng Timur, Central Jakarta Indonesia 10130 Mobile: +628989838811 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION

1. Full Name : INDRA WIJAYA TJAHYADI 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : JAKARTA, OCTOBER 12th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE

II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Tarsisius 1 (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Tarsisius 1 (Junior High School) 2005 – 2008 SMA Tarsisius 1 (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,


III. INFORMAL EDUCATION January 2005 – March 2006 English First, DKI Jakarta, Indonesia English Language April 2011 – May 2011 Binus Center, DKI Jakarta, Indonesia VB. NET 2005

HARIS KRISTANTO Jl. K.H.Syahdan Gg Keluarga 39S Kemanggisan, West Jakarta. Mobile : 0818-04717306 [email protected] I . PERSONAL INFORMATION

1. Full Name : HARIS KRISTANTO 2. Nationality : INDONESIAN 3. Place/Date of birth : PURWOKERTO, JULY 7th , 1990 4. Sex : MALE 5. Religion : BUDDHA 6. Marital status : SINGLE

II. FORMAL EDUCATION 1996 – 2002 SD Santa Maria Purwokerto (Elementary School) 2002 – 2005 SMP Susteran Purwokerto (Junior High School) 2005 – 2008 SMA N 1 Purwokerto (Senior High School) 2008 – present Bina Nusantara University, Faculty of computer science,



ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Lain-lain/2012-1-00105-IF...Visual...

Documents

Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Lain-lain/2012-1-00105-IF...Visual...