ANALISA DESAIN FORMULIR FKTL

A. MASALAH UMUM DARI FORMULIR YANG ADA

1. Kop formulir diletakkan di bagian tengah atas yang terlalu besar2. Judul formulir diletakkan dibawah kop formulir3. Tidak lengkapnya nomor urutan formulir pada tiap formulir4. Margin tepi halaman formulir yang tidak sesuai standart

Kanan : 1 cmKiri : 1 cmAtas : 2 cmBawah : 1 cm

5. Tidak adanya rules atau garis khusus untuk membatasi pengisian data6. Ketidaksamaan penggunaan heading pada tiap formulir. Ada yang memiliki data

nomor RM ada yang tidak

B. TEORI YANG ADA

1. HEADING

Posisi standart adalah kiri atas, tengah, kanan atas kiri bawah atau kanan bawah Pada file yang terlihat judul harus berada diatas sehingga informasi kontrol yang

berhubungan bisa terlihat dibagian dasar Kalau formulir akan diisi atau dikirimkan ke orang diluar organisasi, nama dan alamat

fasilitas asuhan kesehatan harus dimasukkan kedalam judul

2. BODY

Merupakan bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya Susunan data yang diminta atau informasi terrsedia yang mencakup pengelompokan,

pengurutan dan penyusunan tepi (aligning) yang sepantasnya Pertimbangan juga harus diberikan untuk margin, spacing, rules, tipe syles dan cara

pencatatan

3. MARGIN

Margin minimum yang harus disediakan :Atas : 2/16” atau 0,32 cmBawah : 3/6 “ atau 0,28 cmKanan : 3/10” atau 0,28 cmKiri : 3/10” atau 0,28

4. SPACING Untuk spacing yang dibuat dengan tulisan tangan, horizontal spasi 1/10 “ sampai

1/12” per karakter fVertikal spacing memerlukan ¼” sampai 1/3’ Spasi vertikal 1/3” akan menerima baik entry tulisan tangan maupun mesin

5. RULES

Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk memasukkan data pada tempat semestinya, menginstruksikan penulisan mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi.

6. TIPE STYLES Jenis Italic dan Bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang

memerlukan penekanan khusus Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan

ukuran huruf Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya di cetak dengan huruf

yang sama di semua bagian formulir7. CLOSE

Komponen utama yang terakhir formulir kertas adalah “close”. Merupakan ruang untuk tanda tangan pengotentikasi atau persetujuan

8. UKURAN KERTAS Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas yang standar dan

banyak di jual. Bisa menggunakan F4 atau A4

9. WARNA

Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang digunakan.

Warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik adalah warna cerah

10. NOMOR URUT FORMULIR

Nomor dapat digunakan untuk menunjukkan keunikan. Dapat diletakkan di pojok kiri atas atau kanan atas Diperlukan untuk tujuan pengendalian, pelacakan, pemeriksaan dan pengarsipan

11. PEMBAGIAN AREA

Formulir harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan dalam pengisian atau pencarian data.

Meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area obyek, area tubuh dan area nomor

12. CAPTION

Merupakan kata-kata yang dicetak di formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan.

Jenis caption : box caption, yes/no check caption, horizontal check off caption, check list caption, blocked caption dan scanable caption.

C. SOLUSI / PERBAIKAN YANG DILAKUKAN

1. HEADING

Nama instansi, alamat instansi dan logo diletakkan di bagian kiri atas formulir dengan font Times New Roman ukuran 11

Menambahkan kotak pembatas pada nama instansi, alamat dan logo Menambahkan kotak khusus dibagian kanan atas yang berisi : No Reg, No Rm, nama

pasien, jenis kelamin, umur dan ruang dimana pasien dirawat dan kotak pembatas diluarnya

Judul formulir di letakkan dibagian kanan atas di bawah nama instansi dengan font Times New Roman ukuran 14

2. BODY

3. MARGIN

Untuk margin tiap formulir dirubah menjadi :Kanan : 2 cmKiri : 1 cmAtas : 1 cmBawah : 1 cm

Margin kanan dibuat 2 cm dengan tujuan untuk memberikan ruang lebih saat formulir rekam medis dilakukan penjilidan

4. SPACING

Untuk spacing per karakter kami menggunakan variasi spacing 1,15 dan 1,5 Spacing 1,15 untuk formulir yang terdiri dari cukup banyak tulisan Spacing 1,5 untuk formulir yang tulisannya tidak terlalu banyak dan yang terdapat

didalam kotak pembatas

5. RULES

Menggunakan rules pada pengisian biodata pasien untuk memudahkan pengisian oleh dokter maupun perawat

6. TIPE STYLES

Menggunakan font Bold untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus

Menggunakan tipe huruf Times New Roman untuk semua formulir rekam medis

7. CLOSE

Menambahkan petunjuk untuk menambahkan nama terang dokter atau perawat yang merawat pasien

8. UKURAN KERTAS

Untuk semua formulir dicetak menggunakan jenis kertas F4 atau Legal

9. WARNA

Untuk semua huruf di formulir digunakan warna hitam agar memudahkan petugas dalam membaca isi rekam medis.

10. NOMOR URUT FORMULIR

Menambahkan nomor urut pada setiap formulir dengan format RM 01, RM 02 dan seterusnya

Untuk formulir yang terdiri dari beberapa lembar bagian, digunakan format RM 01.1 , RM 01.1 dan seterusnya

Nomor urut diletakkan di bagian bawah kolom khusus nomor RM dan nama pasien atau sejajar dengan judul formulir

11. PEMBAGIAN AREA

Memberikan ruang lebih luas untuk pengisian data yang terdapat di dalam kolom khusus agar lebih memudahkan dalam pengisian dan pembacaan formulir

12. CAPTION

Memberikan caption khusus pengisian formulir yang membutuhkan beberapa pilihan pengisian

Cara memberikan tanda dengan cara memberikan centang atau dengan melingkari pilihan yang diberikan