TINJAUAN ATAS PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DEPARTEMEN PURCHASING PADA
HOTEL HORISON BANDUNG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang D-3
Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh :
Nama : Ari NuryaniNIM : 21307054
PROGRAM STUDI AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
2009
i
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Penulis Panjatkan atas Kehadirat Allah SWT, atas
berkat, rahmat, dan anugrah-Nya yang telah dilimpahkan kepada penulis,
sehingga penulis mampu menyelesaikan Laporan Hasil Kerja Praktek dengan
judul “TINJAUAN ATAS PROSEDUR PEMBELIAN BARANG PADA
HOTEL HORISON BANDUNG”
Adapun tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat untuk menempuh jenjang D3 Program Studi Akuntansi di Universitas
Komputer Indonesia Bandung.
Penulis menyadari dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini masih
banyak terdapat kekurangan baik isi maupun bahasa yang digunakan. Hal ini tidak
lain karena keterbatasan ilmu pengetahuan dan kemampuan yang penulis miliki,
untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai
pihak.
Selain itu penulis menyadari bahwa Laporan ini tidak akan terwujud tanpa
adanya bimbingan, dorongan, nasehat, serta doa dan bantuan dari berbagai pihak,
oleh karena itu dengan kesempatan ini perkenankan penulis mengucapkan terima
kasih kepada semua yang telah membantu penulis,sehingga Laporan Kerja
Praktek dapat selesai tepat pada waktunya.
ii
iii
Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto., M.Sc, selaku Rektor Universitas
Komputer Indanesia Bandung.
2. Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra.,S.E. M.Si, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Komputer Indonesia Bandung.
3. Sri Dewi Anggadini, SE., MSi., selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Universitas Komputer Indonesia Bandung. Sekaligus Dosen Pembimbing
yang telah meluangkan waktunya kepada penulis dan dengan sabar serta
tekun dalam membimbing penulis dalam menyusun Laporan Kerja
Praktek ini.
4. Seluruh Bapak Ibu Dosen dan Karyawan Universitas Komputer Indonesia
Bandung.
5. Bapak Ahmad Zaenal selaku Personalia yang telah menerima penulis
untuk melakukan kerja praktek di Hotel Horison Bandung
6. Dra Siti Teti R selaku pembimbing di Hotel Horison Bandung yang telah
meluangkan waktunya kepada penulis dan dengan sabar serta tekun dalam
membimbing penulis dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.
7. Bapak Cahyana, selaku pegawai di Hotel Horison Bandung yang telah
membantu dan mendidik penulis, sehingga penulis mendapat banyak
pengalaman dalam dunia kerja.
8. Bapak Deni, Bapak Tatang, Bapak Beni, Bapak Asep, Bapak Jean, Bapak
Toto, Bapak Oesman, Bapak Jasmanto, Bapak Nana, Ibu Vera, Ibu Ira
iv
selaku pegawai di Hotel Horison Bandung yang telah membantu penulis
mendapat banyak pengalaman dalam dunia kerja.
9. Seluruh Staf dan Pegawai yang bekerja di Hotel Horison Bandung.
10. Untuk Umi dan Bapak, Penulis ucapkan banyak terima kasih untuk semua
yang telah diberikan kepada penulis atas doa, dukungan, dan kasih sayang.
Semoga kalian diberi kesehatan dan rezeki yang berlimpah serta selalu
dalam lindungan Allah SWT.
11. Untuk Media adikku tersayang yang selalu memberikan masukan,
sehingga laporan ini dapat terselesaikan.
12. Untuk para sahabatku Nisa, Sheni, Icha, Rara yang saling mendukung,
sehingga kita bisa menyelesaikan laporan ini.
13. Untuk semua teman-teman di 3 Ak 6, yang selalu kompak.
Akhir kata penulis sampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak atas
terselesaikannya laporan ini. Semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat memberi
manfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Bandung, Desember 2009
Penulis
Ari Nuryani
NIM 21307054
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………. i
KATA PENGANTAR………………………………………………………. ii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………. v
DAFTAR TABEL……………………………………………………………. vii
DAFTAR GAMBAR………………………………………………………… viii
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………… ix
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek……………………………………… 1
1.2 Tujuan Kerja Praktek………………………………………………..4
1.3 Kegunaan Kerja Praktek…………………………………………….4
1.4 Metode Kerja Praktek……………………………………………….5
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek……………………………………6
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan……………………………………….. 8
2.2 Struktur Organisasi………………………………………………….10
2.3 Deskripsi Jabatan……………………………………………………15
2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan………………………………………... 28
2.4.1 Visi Perusahaan…………………………………………….. 28
2.4.2 Misi Perusahaan……………………………………………..28
2.4.3 Aktivitas Perusahaan………………………………………. 29
v
vi
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek………………………………… 31
3.1.1 Pengertian Prosedur………………………………………… 32
3.1.2 Pengertian Pembelian………………………………………. 33
3.1.3 Pengertian Prosedur Pembelian…………………………….. 35
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek………………………………… 36
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek……………………...36
3.3.1 Prosedur Permintaan Pembelian……………………………. 36
3.3.2 Prosedur Pemesanan Pembelian……………………………. 37
3.3.3 Laporan Penerimaan Barang………………………………...38
3.3.4 Kendala yang Dihadapi…………………………………….. 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan.....................................................................................40
4.2 Saran...............................................................................................41
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………. 42
LAMPIRAN………………………………………………………………… 43
DAFTAR RIWAYAT HIDUP………………………………………………. 59
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Kuliah Kerja Praktek………………………………… 7
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Hotel Horison Bandung………………… 11
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Surat permohonan kuliah kerja praktek ............................................44
Lampiran 2: Surat keterangan pelaksanaan kerja praktek .....................................45
Lampiran 3: Surat keterangan telah melaksanakan kerja praktek..........................46
Lampiran 4: Daftar kehadiran mahasiswa..............................................................47
Lampiran 5: Surat keterangan hasil kerja praktek dari Perusahaan ......................48
Lampiran 6: Surat keterangan hasil kerja praktek dari Unikom ...........................49
Lampiran 7: Surat berita acara bimbingan kerja praktek ......................................50
Lampiran 8: Purchase Order.................................................................................51
Lampiran 9: Urgent Request..................................................................................52
Lampiran 10: Receiving Reports............................................................................53
Lampiran 11: Direct Purchase Memo....................................................................54
Lampiran 12: Purchase Request ...........................................................................55
Lampiran 13: Daftar belanja unutk main kitchen...................................................56
Lampiran 14: Form seleksi atau evaluasi supplier.................................................57
Lampiran 15: Kas Bon...........................................................................................58
ix
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kerja Praktek
Sistem informasi merupakan hal yang vital dalam suatu perusahaan.
Melalui informasi, perusahaan dapat memonitor kondisi riilnya sendiri, baik
tentang persediaan barang, pemasaran, retur, mobilitas dan pertumbuhan Sumber
Daya Manusia, keuangan dan lain sebagainya. Tanpa informasi perusahaan tidak
dapat beroperasi dengan lancar dan mengambil keputusan manajerial secara
objektif, karena perusahaan tidak dapat mengetahui secara pasti kondisi di
lapangan. Agar sistem informasi itu dapat beroperasi secara optimal maka
dibutuhkan TI yang telah terbukti memiliki kinerja yang sangat unggul.
Digunakannya TI sebagai basis pembangunan SI akan memberi jaminan lancarnya
aliran data dan informasi serta akuratnya hasil pengolahan data.
Kemajuan teknologi dalam bidang informasi merupakan salah satu pemicu
berubahnya pola pikir manusia untuk dapat memperoleh informasi yang tepat dan
akurat secara cepat. Salah satu pendukung kemajuan teknologi ini adalah
komputer. Komputer merupakan alat bantu pemecahan masalah manusia untuk
keluar dari keterbatasan kemampuan mengingat sesuatu hal dalam jumlah besar,
banyak, dan dalam jangka waktu yang lama, serta kemampun untuk mengakses
suatu data agar menjadi informasi secara cepat, tepat, dan akurat.
1
2
Meskipun demikian masih banyak pula instansi-instansi ataupun
perusahaan-perusahaan yang masih belum memanfaatkan kelebihan dari teknologi
informasi dan komputer ini sebagai alat penunjang dalam kegiatan operasional
atau hanya digunakan sebagai alat bantu.
Keberhasilan suatu perusahaan salah satunya ditentukan dengan sejauh
mana perusahaan tersebut mampu memberikan pelayanan yang terbaik bagi
konsumen terlebih penting lagi ialah sejauh mana perusahaan tersebut mampu
melaksanakan kegiatan pemasarannya dengan baik sehingga dapat memberikan
tingkat kepuasan yang optimal bagi para konsumen.
Departemen Purchasing Hotel Horison merupakan salah satu dari sekian
banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang perhotelan. Dalam departemen
purchasing ini perusahaan membeli semua perlengkapan dan keperluan yang
dibutuhkan oleh setiap departemen, contohnya :
Departemen Main Kitchen (sayuran, daging, buah buahan, terigu, minyak
goreng, beras, ikan, telor, dll)
Departemen Enginering (mata bor beton, soket besi, cat, kuas cat, acrylic
satin, keni besi, asbes gelombang kecil, dll)
Departemen General Store (areng, bebek closet, wipol, kamper, sikat,
tooth brush, pasta gigi, sabun, sampo, dll)
Departemen House Keeping (seragam, karpet, gorden, sepre, sarung
bantal, kieset, dll)
Departemen Food Beverage (minuman alkohol, minuman bersoda, air
mineral, bumbu masakan, pestry box, pestry cup, paper dolly, dll)
3
Departemen Accounting (kertas A4, alat tulis kantor, tinta, printer, dll)
Departemen Fitnes Center (Trade mill, cardio, dll)
Dalam kegiatan pembelianya Departemen Purchasing Hotel Horison
masih menggunakan sistem secara manual, yakni masih menggunakan pencatatan
secara manual dalam hal ini tidak menggunakan suatu program atau aplikasi untuk
menjalankan sistem pembelian.
Sejauh ini Departemen Purchasing Hotel Horison telah menyajikan
penjualan produk yang efektif, harga bersaing, berkualitas dengan jaminan
keaslian produk untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen. Akan
tetapi dengan kemajuan teknologi dan persaingan pasar selalu berubah-ubah
sebagai dampak dari perkembangan teknologi dan sosial serta tingkat persaingan
yang semakin ketat saat ini.
Sehubungan dengan adanya permasalahan diatas, maka perlu diadakannya
analisis terhadap sistem pembelian yang sedang berjalan guna memecahkan
permasalahan-permasalahan yang timbul sehingga dapat dilakukan
pengembangan sistem dan dijadikan acuan untuk pembuatan program aplikasi.
Berdasarkan hal diatas maka penyusun mengambil judul “ TINJAUAN ATAS
PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DEPARTEMEN PURCHASING
PADA HOTEL HORISON BANDUNG”.
4
1.2. Tujuan Kerja Praktek
1. Untuk mengetahui prosedur permintaan pembelian barang pada
Hotel Horison Bandung.
2. Untuk mengetahui prosedur pemesanan pembelian barang pada
Hotel Horison Bandung.
3. Untuk mengetahui laporan penerimaan barang pada Hotel
Horison Bandung.
4. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi oleh Hotel
Horison khususnya di Departemen Purchasing.
1.3. Kegunaan Kerja Praktek
a. Kegunaan Bagi Penulis
Melatih untuk bertanggung jawab atas tugas yang diberikan
kepada penulis
Menambah pengalaman dan pengetahuan selama berada dalam
lingkungan dunia kerja.
Dapat membandingkan antara teori dengan penerapan didalam
dunia kerja.
b. Kegunaan Bagi Perusahaan
Dengan memperkenalkan sistem yang dipakai oleh Hotel
Horison kepada penulis sehingga mempermudah pengerjaan dan
dapat membantu menyelesaikan pekerjaan.
5
c. Kegunaan Bagi Pihak Lain
Dapat memberikan pengetahuan dan dapat menjadi referensi
khususnya bagi pihak yang mengkaji topik-topik yang berkaitan
dengan masalah bahasan dalam ini
1.4. Metode Kerja Praktek
Jenis data yang diambil berupa data kualitatif. Sumber data diambil dari
sumber data primer, yaitu informasi dalam hal ini bagian pembelian di
Departemen Purchasing Hotel Horison dan sumber data sekunder yaitu Daftar
Pesanan Barang dan Bon Penjualan. Adapun teknik teknik pemgumpulan data
yang digunakan adalah:
a) Field Research (Penelitian Secara langsung)
1) Observasi
Penyusun melakukan pengamatan langsung ke tempat penelitian
yaitu Departemen Purchasing Hotel Horison.
2) Wawancara
Dalam hal ini penyusun mengadakan wawancara langsung dengan
pemilik dan bagian pembelian barang Departemen Purchasing Hotel
Horison.
3) Praktek Kerja, yaitu data yang diperoleh dari hasil kerja praktek
yang dilaksanakan dengan cara mencari, mencatat data-data yang
diperlukan sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas.
6
4) Block release, yaitu suatu penelitian yang dilakukan pada waktu
tertentu.
b) Library Research (Studi Pustaka)
Yaitu mempelajari buku-buku sumber yang berhubungan dengan
permasalahn yang dihadapi. Study literature dimaksudkan untuk
mendapatkan bahan-bahan yang sifatnya teoritis dan dijadikan bahan
dasar pemikiran dan perbandingan dengan hal-hal yang sifatnya
praktis dalam pelaksanaan laporan kerja praktek.
1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kerja praktek pada Hotel Horison Bandung yang
berlokasi di Jl Pelajar Pejuang ’45 No. 121 Buah Batu Bandung 40264 –
Indonesia Telp : (62-22) 730500, Fax (62-22) 7304711, 7310993
Pelaksanaan kerja praktek dimulai pada hari Senin 03 Agustus s/d Senin
31 September 2009
Senin – Jumat : 08.00 s/d 17.00
Sabtu – Minggu : Libur
7
Tabel 1.1
Jadwal kuliah kerja praktek
Departemen Purchasing Hotel Horison Bandung
No Kegiatan Minggu ke 1 Minggu ke 2 Minggu ke 3 Minggu ke 4
1
Membuat Purchase Order berdasarkan Purchase Request
2
Mengarsip Purchase Order yang telah di pesan kepada supplier
3
Memeriksa/ mencocokan antara Purchase Request dengan Purchase Order
4
Mengarsipkan semua Purchase Request dari setiap departemen sesuai nomor dan tanggal pemesanan
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Pada mulanya hotel bintang satu Bandung Inn adalah milik seorang
pengusaha swasta yang bertempat tinggal di Bandung yaitu Tuan Dharma Effendi
dan Nyonya Amalia, namun berdasarkan akta jual beli perusahaan No. 11
tertanggal 05 Februari 1988 dihadapan Notaris Albertus Sucipto Budihardjo Putra,
SH dan akta jual beli No. 32 tertanggal 05 Februari 1988 dihadapan notaris yang
sama. Seluruh aktiva yang meliputi tanah bangunan yang ada diatas tanah serta
perizinan-perizinan yang menyangkut usaha perhotelan Bandung Inn terjadi
pelepasan hak dari pemilik Tuan Effendi dan Nyonya Amalia kepada PT
Metropolitan Horison Development.
Sejak pengoperasiannya diambil alih oleh PT Metropolitan Horison
Development, hotel bebintang satu Bandung Inn menunjukan suatu
perkembangan yang cukup menggembirakan.
Berdasarkan pengalaman dalam mengelola sebuah hotel, manajemen
Bandung Inn melihat adanya peluang pasar yang masih bisa di raih. Maka PT
Metropolitan Horison Development memperluas usahanya dengan mendirikan
hotel bintang tiga yang lokasinya bersebelahan dengan Bandung Inn.
Berdasarkan akta jual beli No. 61, 62, 63 dan 64 tertanggal 21 April 1989
sebuah taman rekreasi Pasundan Plaza yang berlokasi di Jl. Maskumambang No.
06 bersebelahan dengan Bandung Inn, dilepas hak kepemilikannya oleh Bapak
8
9
Dhama Effendi kepada PT Metropolitan Development untuk tujuan pendirian
Hotel Horison, berbintang tiga dengan jumlah kamar 253 kamar.
Maka mulai tahun 1990 tepatnya tanggal 02 April, Bapak Ateng Wahyudi
selaku walikota Bandung berkenan meresmikan pembangunan dengan meletakan
batu pertama sebagai awal pembangunan hotel.
Sejak saat itu pembangunan hotel dilakukan secara bertahap dipercayakan
kepada PT Dimensi Enginering Contractor yang merupakan anak perusahaan dari
PT Metropolitan Development Group beserta 36 nomati sub berperasi, dan resmi
berdiri dengan dikeluarkannya SK No. 517/SI/6407 oleh Mentri kehakiman RI
tanggal 21 Januari 1992 dan tercantum dalam Berita Negara.
Hotel Horison Bandung ini berada di atas tanah seluas 3 (tiga) hektar yang
terdiri dari 9 (sembilan) lantai dan cottage 44 (empat puluh empat), jumlah kamar
pada bangunan tower(main building) sebanyak 209 kamar, jumlah keseluruhan
253 kamar, meeting room dan convention hall berukuran besar yang mampu
menampung 750 hingga 2500 orang, restaurant, fitnes center dan juga memiliki
kolam renang yang terdiri dari baby pool, kolam ombak, dan kolam prestasi
berukuran standar international olympic.
Setelah diadakan penilaian klasifikasi bintang oleh pihak KAKANWIL
PARIWISATA, maka HOTEL HORISON BANDUNG oleh Bapak Joop Ave,
selaku Dirjen Pariwisata melalui Kakanwil Pariwisata, berkenan memberikan
piagam bintang 4 (empat) pada Hotel Horison Bandung pada tanggal 02 Maret
1992.
10
Dengan berdirinya Hotel Horison Bandung ini dan pengakuan dari pihak
KAKANWIL PARIWISATA sebagai hotel bintang 4 (empat) maka dengan
sendirinya menambah sarana dalam menunjang pariwisata di Bandung Khususnya
dan wilayah Jawa Barat umumnya.
2.2 Struktur Organisasi
Dalam pengelolaan perusahaan perlu adanya penyusunan organisasi yang
diselaraskan dengan fungsi yang ada. Penerapan pola organisasi yang ada perlu
dilakukan untuk meningkatkan fleksibilitas, efektifitas, dan efisiensi kerja dengan
memperhatikan fungsi organisasi.
Struktur organisasi yang terdapat di Hotel Horison Bandung digunakan
sebagai sistem informasi dalam pelaksanaan tugas tenaga kerja, menggambarkan
tanggung jawab masing-masing bagian, memperlihatkan garis kewenangan dan
jalur koordinasi yang harus diakui oleh para tenaga kerja serta jalur kerja sama
antar bagian dalam perusahaan.
Dengan adanya struktur organisasi di Hotel Horison Bandung ini,
diharapkan agar tercipta koordinasi yang dapat mengarahkan semua kegiatan
perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pada Hotel Horison Bandung secara garis besar mempunyai susunan organisasi
sebagai berikut:
11
Gam
bar 2
.1St
rukt
ur O
rgan
isas
i Hot
el H
oriz
on B
andu
ng
12
Jabatan – jabatan yang ada dalam Hotel Horison Bandung adalah :
1. Chief Accountant
Chief Accountant bertanggung jawab mengendalikan dan melaksanakan
sistem administrasi keuangan, dan pembukuan sesuai standar hotel.
Mengorganisasi dan mengawasi seksi yang merupakan tanggung
jawabnya, terdiri dari:
Tax Officer
Ass. Chief Accountant
Security
2. Asst. Chief Accountant
Mewakili/ menggantikan tugas tugas Chief Accountant (CA) bilamana
berhalangan / cuti. Membantu secara aktif tugas-tugas CA untuk
kelancaran accounting cycle dari tiap-tiap seksi. Membawahi:
a. Asst. EDP Superpvisor
b. Income audit
c. Account Payable Supervisor
d. General Cashier Supervisor
e. Bookeeper
f. Cost Controller
g. Purcashing Spv
h. Bookeeper
13
3. Income Audit
Mengadakan pengecekan / audit atas hasil operasi hotel setiap hari dan
membuat daily sales report berdasarkan kerja Night Audit. Membawahi:
a. Ass Income Audit
b. Chief FB Cashier, membawahi:
FB Cashier
c. Night Audit
d. FO Cashier
4. General Cashier (A)
Melaksanakan semua pembayaran keperluan operasional baik yang terjadi
dari account payable atau cash. Pekerjaannya dibantu oleh seorang asisten,
yaitu : Ass. General Cashier
5. Bookeeper
Bertugas untuk melakukan pencatatan atas transaksi pembayaran
perusahaan. Membawahi: Bookeeper Staff.
6. Cost Controller
Mengadakan entry setiap hari atas pemakaian barang bahan baku food
sebagai supervisor membuat analisa dari semua biaya dan cost of
operation agar sesuai dengan standar/ budget. Melaksanakan tugas control
ke semua sektor yang berhubungan dengan food, beverage, material dan
aset perusahaan, yaitu:
Receiving Supervisor
14
Food Control
Material Control
Beverage Control
Store Supervisor, yang juga membawahi : Store Clerk
7. Purchasing Supervisor
Menyediakan semua barang yang diperlukan hotel sesuai dengan
kebutuhan setiap departemen, dan berhak menentukan supplier dengan
harga yang bersaing. Dan membawahi:
a. Purchasing Staff
b. Purchasing Clerk
8. Bookeper
Book keeper membawahi Account Receivable Supervisor yang bertugas
menangani masalah piutang agar nasabah menyelesaikan secepatnya.
Account Receivable Supervisor membawahi:
Colector
Staff AR
2.3 Deskripsi Jabatan
1. Chief Accountant
15
Tugas dan tanggung jawab:
1. Mengendalikan dan melaksanakan sistem administrasi keuangan,
dan pembukuan sesuai standar hotel.
2. Merencanakan organisasi dan mengawasi seksi yang merupakan
tanggung jawabnya.
3. Mengorganisasi dan mengawasi seksi yang merupakan tanggung
jawabnya.
4. Membantu manajemen dalam menentukan kebijakan perusahaan.
5. Penyiapan anggaran tahunan.
6. Mengadakan pengontrolan setiap hari atas transaksi yang terjadi
baik sales maupun biaya-biaya yang dikeluarkan dengan melihat
laporan dri income audit ataupun sumber lainnya.
7. Menandatangani invoice dan kuitansi untuk dikirimkan kepada
pelanggan dri bagian Account Receivable setelah dicek
kelengkapannya.
8. Memeriksa posisi piutang, hutang, uang kas baik on hand maupun
di bank untuk melaksanakan kebijakan keuangan.
9. dengan analisa dan komentar dari hasil operasi periode yang
bersangkutan.
a. Tax Officer
Tugas dan tanggung jawab:
16
1. Melaksanakan tugas-tugas mengenai perhitungan pajak
baik ke Pemda maupun ke Negara.
2. Berkoordinasi dengan General Cashier setiap tanggal 10.
3. Mengisi formulir surat pemberitahuan masa PPh Pasal 23
sampai dengn PPh Pasal 26 dan bukti pemotongan PPh
Pasal 23 serta Surat Setoran Pajak(SSP) PPh 23.
4. Melaksanakan penyetoran, pemotongan, PPh Pasal 23
sampai dengan PPh Pasal 26 ke bank dan melaporkannya
ke Pusat Pelayanan Pajak setempat.
b. Ass. Chief Accountant
1. Mewakili/menggantikan tugas Chief Accountant(CA)
bilamana berhalangan/cuti.
2. Membantu secara aktif tugas-tugas CA untuk kelancaran
pelaksanaan kegiatan akuntansi dari tiap-tiap departemen.
3. Membantu mempersiapkan perhitungan rasio analisis untuk
keperluan anggaran.
4. Mengecek kembali draft laporan yang diperoleh dari
computer sebelum mencetaknya menjadi laporn yng
sebenarnya.
5. Melaksanakan/membuat bank rekonsiliasi berdasarkan
rekening Koran bank dan pembukuan hotel.
c. Security
Tugas dan tanggung jawab:
17
Mengawasi dan menjadi saksi atas pendistribusian yang terjadi
pada malam hari, agar tidak terjadi kesalah pahaman.
2. Ass. Chief Accountant
Tugas dan tanggung jawab:
1. Membuat perhitungan dalam menetukan jumlah uang lembur yang
harus dibagikan kepada karyawan.
2. Melaksanakan pembuatan laporan keuangan berupa neraca dan
laporan laba rugi tepat waktu setiap bulan, dan paling lambat setiap
tanggal 10.
3. Memeriksa laporan keuangan kantor pusat dan mengadakan
rekonsiliasi hutang piutang dengan kantor pusat.
4. Membantu dan menyiapkan bahan yang diperlukan auditor
internal.
a. Ass. EDP(Electronic Data Processing) Supervisor
1. Menjaga agar proses administrasi dan laporan dalam
komputer dari seluruh departemen berjalan lancar.
2. Memeriksa hasil kerja dari Night Audit khususnya yang
bersangkutan dengan proses udit di malam hari.
3. Memback up data operasional dari hari sebelumnya setiap
hari.
b. Income Audit Supervisor
18
1. Mengadakan pengecekan audit atas hsil operasi hotel setiap
hari dan membuat daily sales report(laporan penjualan
sehari-hari) berdsarkan kerja departemen Night Audit.
2. Memeriksa ulang dan meneliti atas laporan hasil transaksi
penjualan yang diterima dari Night Auditor dan restoran/bar
rekpitulasi sesuai dengan data dari operating departemen
setiap hari.
3. Meneliti kebenaran atas koreksi oleh Night Auditor.
4. Bersama dengan General Cashier setip tanggal 10
menyiapkan perhitungan kas untuk pembayaran uang
lembur dan gaji karyawan.
c. Account Payable Supervisor
Tugas dan tanggung jawab:
1. Mengurus hutang perusahaan baik untuk operasional
perusahaan maupun hutang lainnya dengan menghitung dan
menyiapkan pembayaran atas hutang tersebut.
2. Pihak Account Payable (AP) memberitahukan bahwa
pembayaran dari supplier tersebut dapat dilaksanakan pada
tanggal yang ditentukan.
3. Setiap dua minggu sekali AP akan mengirimkan berkas-
berkas tagihan kepada General Cashier disertai dengan
nama-nama supplier yang akan diajukan untuk dibuatkan
pembayarannya sesuai tanggal jatuh tempo.
19
d. General Cashier Supervisor
Tugas dan tanggung jawab:
1. Melaksanakan semua pembayaran keperluan operasional
perusahaan baik yang terjadi di departemen Account
Payable maupun Cash.
2. Melaksanakan pembayaran dengan cek yang telah
disiapkan oleh deprtemen Account Payable kepada supplier
yang berhak.
3. Melaksanakan perhitungan kas berdasarkan atas kas kecil
yang menjadi tanggung jawab General Cashier pada setiap
tutup kas.
4. Memposting setiap hari trnsaksi yang terjdi setelah
pehitungan kasnya benar.
e. Bookeeper
Tugas dan tanggung jawab:
Melakukan pencatatan atas setiap transaksi pembayaran yang
dilakukan perusahaan.
f. Cost Controller
Tugas dan tanggung jawab:
1. Melakukan pencatatan setiap hari atas pemakaian bahan
baku food sebagai supervisor membuat analisa dari semua
biaya dan biaya operasi perusahaan agar sesuai dengan
standar yang dianggarkan.
20
2. Memeriksa dan memberikan persetujuan/penolakan atas
pesanan barang yng diminta departemen pada permintaan
pembelian/pesanan pembelian sebelum dilaksanakan.
3. Melaksanakan tugas kontrol ke semua sektor yang
berhubungan dengan food, beverage, material dan asset
perusahaan.
4. Mengadakan pengecekan harga dengan hotel-hotel lain.
5. Mengadakan survei harga secara langsung ke pemasok-
pemasok hotel.
g. Purchasing Supervisor
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menyediakan semua barang yng diperlukan hotel sesuai
departemen.
2. Meneliti Daily Receiving Report (DRR) yaitu barang yang
diterima kemarin apakah ada perbedaan antara barang yang
dikirim dengan barang yang dipesan.
3. Departemen Purchasing akan memesan food sesuai dengan
Daily Market List (DML) melalui telepon ke pemasok.
4. Menetapkan satu pemasok dari tiga penawaran yang
dianggap memenuhi kriteria perusahaan, seperti
pembayaran bias berhutang selama 1bulan, harga paling
murah, kualitas barang sama.
21
5. Menghubungi badan-badan atau lembaga yang diperlukan
dalam hubungan tugas pekerjaannya.
h. Bookeeper
Mencatat setiap piutng perusahaan agar pada saat jatuh
tempo,perusahaan dapat menagih utang pada pihak yang
berhutang.
3. Income Audit
a. Ass. Income Audit
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menggantikan tugas Income Audit pada saat berhalangan
hadir atau cuti.
2. Membantu tugas Income Audit secara aktif.
b. FB Cashier
tugas dan tanggung jawab :
1. Meyiapkan seluruh transaksi dan menerima pembayaran
dari food and baverage.
2. Memeriksa dan memposting seluruh faktur, cek dan
voucher yang timbul atau dikeluarkan pada hari itu kedalam
masing masing buku transaksi.
c. Night Auditor
Tugas dan tanggung jawab:
22
1. Berdasarkan laporan kas sehari-hari maka Night Auditor
memeriksa jumlah dan nomor urut faktur menurut nomor
transaksi.
2. Bila seluruh laporan telah diakui kebenarannya maka baru
dilakukan proses back up.
3. Setelah proses backup selesai, jalankan proses penjurnalan.
4. Bila diperlukan, Night Auditor dapat digunakan sebagai
Night Cashier.
d. Front Office (FO) Cashier
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menyiapkan seluruh transaksi dan menerima pembayaran
dari tamu.
2. Memeriksa dan memposting seluruh faktur, cek dan
voucher yang timbul atau dikeluarkan pada hari itu kedalam
msing-masing buku tamu dan mengarsipkannya sesuai
dengan nomor kamar.
4. General Cashier
Ass. General Cashier
Tugas dan tanggung jawab:
1. Mengumpulkan uang yang diperoleh dari hasil penjualan
baik dari Front Office (FO) Cashier ataupun dari setoran
langsung dan menyetorkan secara langsung ke bank setiap
hari.
23
2. Membuka dan menghitung jumlah uang setoran dari dalam
amplop dan disaksikan oleh saksi.
3. Menyiapkan formulir-formulir bukti setor untuk keperluan
setoran ke bank.
4. Menyetorkan seluruh penerimaan uang setiap hari ke bank
atas nama hotel.
5. Bookeeper
Bookeeper Staff
Tugas dan tanggung jawab:
1. Membantu Bookeeper mencatat setiap transaksi
pembayaran yang dilakukan perusahaan.
2. Menggantikan Bookeeper pada saat Bookeeper tidak hadir
atau cuti.
6. Cost Controller
a. Receiving Supervisor
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menerima dan meneliti barang yang dikirim pemasok agar
sesuai dengan pesanan.
2. Apabila barang yang diterima jumlahnya kurang, maka
barang akan tetap diterima dan dicatat pada faktur
jumlahnya. Begitu juga apabila ada barang yang rusak.
Biasanya ditanyakan kapan sisa barang akan dikirim.
24
3. Barang yang diterima akan disimpan di departemen
Gudang dan dicatat berapa jumlah barang yang masuk pada
masing-msing bincard (Kartu Gudang).
b. Food Control
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menyimpan Food yang terdiri dari groceries, vegetable,
fruit, meat, fish dan poultry.
2. Mencatat pengeluaran barang, lengkap dengan tanggal dan
nomor fakturnya di masing-masing bincard.
3. Membuat laporan tertulis secara berkala mengenai barang-
barang(food) untuk keperluan konsumen.
c. Material Control
Tugas dan tanggung jawab:
1. Mengadakan pencatatn atas penggunaan material setiap
harinya.
2. Memasukan data-data penjualan material kedalam program
daily flash.
3. Harus mengetahui perkembangan harga dari setiap barang
(material) untuk penganalisaan harga jual.
d. Beverage Control
Tugas dan tanggung jawab:
25
1. Mengadakan pencatatn atas penggunaan beverage setiap
harinya.
2. Memasukan data-data penjualan beverage kedalam
program daily flash.
3. Harus mengetahui perkembangan harga dari setiap barang
(beverage) untuk penganalisaan harga jual.
e. Store Suppervisor
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menerima, menempatkan dan melayani permintaan barang
operasional gudang.
2. Setiap hari melayani permintaan barang dari departemen
melalui Store Request dan jumlah barang tidak boleh
berlebihan.
3. Menentukan nilai cara pengawasan barang.
4. Meneliti mutu/kualitas jenis barang yang diantar.
5. Mengawasi dan mentransfer semua jenis barang.
7. Purchasing Supervisor
a. Purchasing Staff
Tugas dan tanggung jawab :
1. Membantu Purchasing Supervisor dalam menyiapkan
pembelian baik kredit maupun tunai barang keperluan hotel
sesuai pesanan
26
2. Membantu Purchasing Supervisor didalam menjalankan
tugas Purchasing Supervisor pada saat Purchasing
Supervisor itu absen seperti : cuti, sakit, dan lain
sebagainya.
3. Mencatat administrasi sesuai dengan prosedur yang ada.
4. Mengecek harga-harga di pasaran dan hotel-hotel lain yang
setaraf.
5. Melaksanakan tugas sebagai pembeli (buyers).
6. Melaksanakan pembelian food dan beverage items dan ice
block.
7. Memberikan laporan atau saran atas tugas-tugas yang telah
dilaksanakan oleh Purchasing Supervisor.
8. Registrasi surat-surat masuk dan surat keluar.
9. Mengirim pesanan pembelian atau purchase order yang
harus ditandatangani oleh general manager.
b. Purchasing Clerk
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengetik surat-surat keluar.
2. Membantu Purchasing Supervisor di dalam hal
dokumentasi.
3. Mengetik semua purchase order atau pesanan pembelian.
8. Bookeper
27
a. Colector
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengantarkan invoice dan mengumpulkan tagihan
sesegera mungkin dari nasabah.
2. Menerima invoice dan kuitansi beserta dokumen-dokumen
pendukungnya dari account receiveable supervisor .
3. Membantu membuat kuitansi dan invoice yang diminta
oleh perusahaan pemakai jasa hotel.
4. Menanyakan kepada perusahaan yang akan ditagih apakah
tagihannya akan dibayarkan dengan transfer atau giro.
5. Menanyakan alamat perusahaan yang akan ditagih lewat
telefon jika belum tau alamat perusahaan tersebut.
6. Mengikuti meeting kredit apabila diadakan meeting
perihal tagihan
b. Staff Account Receivable
Tugas dan tanggung jawab :
1. Membantu tugas Accaount Receivable Supervisor agar
penagihan kepada konsumen baik untuk yang sudah check
out atau yang masih tinggal agar sesui prosedur.
2. Menentukan ketepatan pada semua tagihan pada waktu
yang tepat.
3. Menghitung biaya komisi semua travel agent pada waktu
yang ditetapkan.
28
4. Menegur hutang yang sudah terlalu lama atau membuat
over due yang telah di acc Chief Accountant.
5. Mencatat posting dan balancing pada semua deposit.
6. Bertanggung jawab atas semua komplain tamu terutama
mengenai perselisihan jumlah tagihan.
2.4 Aspek-aspek kegiatan perusahaan
Berdirinya suatu perusahaan tentunya mempunyai suatu tujuan dan
merupakan suatu titik tolak bagi segala pemikiran dalam suatu pemikiran. Dari
suatu tujuan tersebut maka dapat dilihat suatu arah dan cara perusahaan mengukur
tingkat efisiensi dan efektifitas.
2.4.1 Visi Perusahaan
Visi dari hotel horison bandung adalah menjadikan hotel horison bandung
sebagai hotel pilihan utama di Bandung dan sekitarnya.
2.4.2 Misi Perusahaan
Misi dari Hotel Horison Bandung adalah senantiasa bertekad memberikan
produk yang bermutu tinggi guna memenuhi harapan pelanggan melalui
pengembangan sumber daya dan manajemen kelas dunia.
Dalam rangka mewujudkan visi dan misi perusahaan, hotel horison
bandung bertekad memberikan produk yang bermutu tinggi dengan pelayanan
yang profesional, terpercaya dan paripurna untuk memenuhi harapan pelanggan,
karyawan dan pemilik melalui:
29
1. Pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara
berkelanjutan guna memenuhi persyaratan yang di tetapkan.
2. Melakukan riset, pengembangan dan inovasi produk.
3. Memelihara dan meningkatkan kompetensi seluruh personal melalui
pengembangan pendidikan dan pelatihan.
2.4.3 Aktivitas Perusahaan
Hotel horison bandung adalah salah satu perusahaan yang bergerak pada
bidang jasa. Jasa yang diberikan oleh hotel horison adalah berupa penginapan,
pelayanan terhadap konsumen, seperti: pelayanan kebersihan kamar, memberikan
produk yang bermutu tinggi, sehingga memberikan kepuasan terhadap konsumen.
Adapun sarana dan prasarana yang tersedia di Hotel Horison Bandung
yaitu: coffe soft, bar, fitnes center, swiming pool, baby pool, japanese food and
restaurant, loby lounge, putri lounge. Kegaitaan diatas harus sesuai dengan
standar ISO 9001:2000 dan Departemen kesehatan yang telah ditentukan
perusahaan.
Wilayah kerja Hotel Horison terdiri dari , yaitu:
a. Hotel Horison Bandung
30
b. Hotel Horison Dago
c. Hotel Horison Bekasi
d. Hotel Horison Kediri
e. Hotel Horison Semarang
f. Hotel Horison Makasar
g. Hotel Horison Vietnam
BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Pelaksanaan kerja praktek dimaksudkan untuk mengetahui aktivitas atau
kegiatan yang dilakukan Hotel Horison Bandung yang merupakan salah satu hotel
bintang 4 di Bandung.
Didalam sistem pelaksanaan kerja praktek pada Hotel Horison Bandung,
setiap mahasiswa yang akan melakukan kerja praktek diberikan kebebasan untuk
memilih departemen yang sesuai dengan jurusan yang ditempuh, sehingga
mahasiswa dapat memilih bagian atau seksi yang sesuai dengan apa yang akan
dilaporkan dalam laporan kerja praktek.
Dengan kebebasan yang diberikan Hotel Horison Bandung para
mahasiswa untuk memilih departemen yang sesuai dengan jurusan, maka
mahasiswa tidak terlalu sulit untuk mendapatkan sumber data atau informasi,
bahkan mahasiswa dapat mendatangi seksi lainnya yang berhubungan dengan
laporan kerja praktek para mahasiswa itu sendiri.
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini, penulis ditempatkan pada seksi
akuntansi, khususnya di bagian purchasing. Dalam kerja praktek ini penulis diberi
pengarahan dan bimbingan mengenai prosedur pelaksanaan pembelian, membuat
Purchase Order (PO), pendokumentasian yang berhubungan dengan purchasing
atau pembelian.
31
32
3.1.1 Pengertian Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk
menyelesaikan kegiatan atau aktivitas sehingga dapat tercapai tujuan yang
diharapkan serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang
terperinci menurut waktu yang telah ditentukan.
Menurut Azhar Sustanto dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi
Manajemen” menyatakan bahwa:
“Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan
secara berulang-ulang dengan cara yang sama.”
(2004:198)
Menurut M Nafarin dalam bukunya yang berjudul “Penganggaran
Perusahaan” menyatakan bahwa :
“Prosedur merupakan suatu urutan-urutan seri tugas yang saling
berhubungan yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan kerja yang
seragam.”
(2004:9)
Menurut Ardyos dalam bukunya yang berjudul “Kamus Besar Akuntansi”,
mengatakan bahwa :
“Prosedur dalam suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian
tindakan yang menyangkut beberapa bagian yang ditetapkan untuk
menjamin agarsuatu kegiatan atau transaksi dapat terjadi secara
berulangkali dan dilaksanakan secara seragam.”
(2004:734)
33
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
merupakan suatu tugas yang saling berhubungan dalam suatu instansi atau
organisasi untuk menjamin keseragaman pelaksanaan.
3.1.2 Pengertian Pembelian
Pembelian merupakan suatu tindakan atau usaha untuk mendapatkan
barang dan jasa dengan cara membayar tunai atau hutang, atau ditukar dengan
barang lain, dengan maksud memilikinya. Keberhasilan suatu perusahaan yang
dapat melakukan pembelian merupakan kemampuan perusahaan untuk
mengadakan barang-barang dan jasa dengan biaya rendah dan sesuai dengan
tujuan yang ingin didapat seperti kualitas, penyerahan, dan pelayanan yang
diinginkan.
Oleh karena itu bagian pembelian atau pengadaan harus dapat bernegosiasi
dengan pemasok potensial, menganalisa tawaran dan menentukan pilihan,
mengeluarkan perintah pembelian (purchase order), menangani masalah dengan
pemasok, dan menyimpan rekaman informasi yang diperlukan.
Menurut Sumarso. S.R dalam bukunya “ akuntansi suatu pengantar”
menyatakan bahwa :
”Pembelian adalah suatu kegiatan perusahaan dagang yang meliputi hal-hal sebagai berkut :
1. Membeli barang dagangan secara tunai atau kredit.2. Membeli aktiva produktif utnuk digunakan dalam kegiatan
perusahaan. Contoh pembelian aktiva produktif yaitu : pembelian kendaraan dan peralatan kantor.
3. Membeli barang dan jasa-jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan perusahaan, seperti : gaji, biaya pengiriman, biaya telepon, dll.”
(2004:194)
34
Menurut Susan Irawati dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Dasar 1
dan 2”, menyatakan bahwa :
“Pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan operasional perusahaan.”
(2008:64)Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pembelian adalah
suatu kegiatan perusahaan dagang yang meliputi pembelian tunai atau kredit,
pembelian yang digunakan untuk membeli aktiva produktif utnuk kegiatan
perusahaan, serta membeli barang dan jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan
pembelian. Didalam transaksi pembelian ada beberapa klasifikasi yang cukup
luas.
Menurut Lamidjan dan Azhar Susanto dalam bukunya “Sistem Informasi
Akuntansi I” klasifikasi transaksi pembelian terdiri dari:
1. Pembelian Kontan
Adalah pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry, kebiasaan
yang umum pada waktu sekarang yaitu jangka waktu satu bulan pun dianggap
kontan.
2. Pembelian secara kredit
Adalah persetujuan antara pembeli dan penjual dimana pembayaran atas
barang yang dibeli dilakukan kemudian sesuai batas waktu yang ditentukan.
3. Pembelian secara tender
Adalah pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup
besar, misalnya perusahaan perkebunan (pengadaan cangkul, dll) dalam jumlah
besar untuk pemakaian tahun berikutnya.
35
4. Pembelian dengan cara import
Adalah pembelian dengan menggunakan prosedur import dengan
memanfaatkan letter of credit (L/C).
5. Pembelian secara cicilan
Adalah pembelian dimana harga atas barang yang dibayar secara mencicil
setelah diperhitungkan bunga bank.
6. Pembelian secara kontan
Pembelian dapat menggunakan prosedur kontrak menurut hak dan
kewajiban masing-masing.
3.1.3 Pengertian Prosedur Pembelian
Dari beberapa pendapat diatas mengenai prosedur dan pembelian, maka
penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pembelian adalah suatu urutan
kegiatan yang saling berhubungan untuk mendapatkan barang atau jasa yang
ditujukan untuk dijual kembali atau untuk kelangsungan usaha dengan adanya
pembayaran atas sejumlah barang tersebut, sehingga kegiatan pembelian tersebut
pelaksanaanya dapat di samaratakan / seragam.
36
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Teknis pelaksanaan kerja praktek ini berlangsung mulai 03 Agustus
sampai dengan 31 Agustus, yaitu kurang lebih 30 hari. Dalam kerja praktek ini,
penulis melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pemrosesan data, salah
satunya mengenai pembuatan PO dan prosedur pembelian barang yang dilakukan
pada Hotel Horison Bandung.
Teknis pelaksanaan yang penulis lakukan sebelum dan pada saat
berlangsungnya kerja praktek pada departemen purchasing sebagai berikut:
1. Penulis melakukan observasi mengenai keadaan dan kondisi tempat kerja
praktek, tata cara prosedur pembelian, pencatatan, hingga pembuatan PO.
2. Penulis melakukan pengenalan tentang proses terjadinya pembelian barang
pada setiap departemen.
3. Sekali-kali penulis memasuki ruangan transaksi penerimaan dan
penyimpanan barang untuk melihat langsung proses datangnya barang
yang telah di pesan oleh bagian purchasing.
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam sebuah perusahaan dagang yang besar, kepala-kepala bagian tidak
diijinkan untuk memesan sendiri barang yang diperlukan perusahaan secara
langsung kepada pemasok, termasuk pada Hotel Horison Bandung. Apabila setiap
kepala bagian dapat berhubungan langsung dengan pemasok, maka jumlah barang
yang dibeli tidak akan dapat diawasi.
37
Oleh karena itu agar dapat dilakukan pengawasan terhadap pembelian,
kepala bagian dari setiap deaprtemen harus mengajukan permintaan pembelian
atau Purchase Request barang kepada bagian pembelian.
Tugas kepala-kepala bagian dilingkungan departemen pejualan dalam
prosedur pembelian adalah memberi informasi kepada bagian pembelian
mengenai barang yang diperlukannya. Kepala bagian yang memerlukan barang
melakukan fungsi ini dengan membuat dan menandatangani dokumen yang
disebut permintaan pembelian (PR/purchase request) sebanyak 3 (tiga) lembar.
Dalam permintaan pembelian tersebut, dirinci jenis dan jumlah barang yang
dibutuhkannya. Lembar satu dan dua dikirimkan kepada bagian pembeliaan,
sedangkan lembar ketiga disimpan oleh departemen yang membutuhkan barang
sebagai arsip.
3.3.2 Prosedur pemesanan pembelian (PO)
Pesanan pembelian/purchase order (PO) adalah formulir (dokumen)
perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari
produsen agar pemasok mengirimkan barang yang dipesan. Apabila bagian
pembelian menerima permintaan pembelian dari bagian dilingkungan penjualan,
maka bagian pembelian membuat pesanan pembelian sebanyak 4 (empat) lembar
atau lebih.
Dokumen tersebut didokumentasikan sebagai berikut :
1. Lembar satu atau lembar asli dikirim kepada pemasok sebagai
pesanan, dan sekaligus sebagai permintaan untuk mengiri barang yang
dipesan.
38
2. Lembar dua, dengan dilampiri permintaa pembelian (PR) dikirim
kebagian akuntansi yang kelak akan digunakan untuk sebagai dasar
untuk meberi pengesahan atas faktur pembelian agar dapat dilakukan
pembayaran.
3. Lembar tiga dikirim ke departemen yang membutuhkan barang sebagai
pemberitahuan bahwa permintaan pembelian telah dilaksanakan.
4. Lembar empat disimpan dibagian pembelian sebagai arsip.
3.3.3 Laporan Penerimaan Barang
Pada perusahaan perusahaan besar seperti pada Hotel Horison Bandung
dibentuk bagian khusus yang di berik tugas untuk menerima barang barang
dagangan atau aktiva lain yang dibeli perusahaan. Pada waktu barang tiba, bagian
penerimaan barang/Receiving bertugas untuk menghitung dan meneliti barang
yang di pesan oleh bagian pembelian/purchasing.
Selanjutnya dibuat laporan penerimaan barang sebanyak 4 (empat)
rangkap, dalam laporan tersebut disebutkan jumlah, keterangan(deskripsi), dan
kondisi barang yang diterima. Salah satu laporan ini dikirimkan ke departemen
akuntansi, sedangkan 2 (dua) lembar lainnya dikirimkan ke bagian pembelian dan
pemasok, sebagai pemberitahuan bahwa barang telah diterima, lembar terakhir di
simpan oleh bagian penerimaan/receiving sebagai arsip.
39
3.3.4 Kendala yang Dihadapi
Dalam setiap perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil selalu ada
masalah/kendala yang dihadapi. Namun pihak perusahaan harus dengan sigap dan
tepat untuk mengatasi masalah tersebut, agar tidak mengganggu kelancaran
aktivtas perusahaan.
Begitupula halnya dengan departemen purchasing yang menerima pesanan
dari seluruh departemen yang ada pada Hotel Horison Bandung, tentunya akan
banyak sekali masalah yang timbul.
Seperti contohnya ada beberapa departemen yang mengeluhkan barang
yang dipesan belum sampai ke gudang, masalah tersebut timbul dikarenakan
adanya beberapa faktor, diantaranya:
a. Faktor Internal
Faktor internal yang menyebakan masalah tersebut adalah keterbatasan
pegawai yang ada pada departemen purchasing, pada departemen purchasing
hanya terdapat 2 (dua) orang karyawan, sedangkan permintaan barang berasal dari
seluruh departemen. Selain keterbatasan pegawai masalah keterlambatan barang
terjadi karena adanya ketidak cocokan antar Purchase Request dengan Purchase
Order.
b. Faktor Eksternal
Faktor eksternal yang mempengaruhi keterlambatan barang diantaranya
barang yang ada di supplier sedang kosong, sehingga pihak Purchasing memesan
kepada supplier lain. Selain dari supplier keterlambatan barang terjadi karena
faktor yang tidak terduga, seperti jalanan yang macet, adanya kecelakaan, dll.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan mengenai hasil kuliah kerja praktek, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1. Dalam melakukan pembelian barang setiap departemen tidak bisa
membeli barang secara langsung kepada supplier, tetapi harus melalui
prosedur yang telah ditentukan perusahaan yaitu melalui departemen
purchasing / pembelian.
2. Pemesanan pembelian hanya dapat dilakukan oleh departemen purchasing,
yang dapat memesan langsung kepada supplier. Departemen lain yang
membutuhkan barang hanya dapat menyampaikan PR(Purchase
Request)kepada departemen purchasing.
3. Barang yang sudah di pesan akan dikirim oleh supplier sesuai waktu yang
telah ditentukan ke departemen penerimaan barang/ receiving. Pada bagian
ini petugas receiving akan menghitung dan meneliti barang yang telah
dipesan oleh departemen purchasing/ pembelian.
4. Dalam departemen purchasing masalah yang di hadapi ada 2(dua)faktor,
yaitu faktor intenal dan eksternal. Faktor internal diantaranya keterbatasan
jumlah pegawai, sehingga pekerjaan menjadi terbengkalai dan tidak
sesuainya antara purchasing request dengan purchasing order.
Fakor eksternal yaitu, adanya kekosongan barang dari supplier,
kemacetan sehingga pengiriman barang menjadi terlambat.
40
41
4.2 Saran
Berdasarkan hasil kerja praktek, maka penulis mengajukan saran sebagai
berikut:
1. Mekanisme kerja organisasi dan manajemen telah berjalan dengan baik,
terus pertahankan dan ditingkatkan dengan cara tetap mempertahankan
kekompakan antara setiap departemen.
2. Prosedur pembelian barang yang sedang berjalan terus ditingkatkan dan
disempurnakan, yaitu dengan cara menjalin hubungan kerjasama yang baik
dengan para supplier, sehingga pengiriman barang lancar dan tidak ada
hambatan.
3. Menambahkan 1(satu)orang pegawai di departemen purchasing untuk
mengurangi beban yang di tanggung oleh 2(dua)pegawai yang ada,
sehingga kinerja departemen purchasing lebih maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Ardiyos, 2004. Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima
Aria farahmita, 2005. Pengantar Akuntansi Edisi 21. Jakarta: Salemba Empat.
Azhar Susanto, 2004. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Linggar Jaya.
Azhar Susanto, 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Linggar Jaya.
Haryono Jusue, 2001.Dasar Dasar Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN
La Midjan dan Azhar Susanto, 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lembaga Informatika.
M. Nafarin, 2004. Penganggaran Perusahaan
Mulyadi, 2001. Sistim Akuntansi Salemba Empat. Jakarta: PT. Salemba Empat.
Soemarso S.R, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat.
Susan Irawati, 2008. Akuntansi Dasar 1 & 2
Warrenreevefess, 2005. Pengantar Akuntansi Edisi 21. Jakarta: Salemba Empat.
Wing Wahyu Winarno, 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
42
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Ari Nuryani
Tempat/Tanggal lahir : Bandung 06 Januari 1989
Alamat : Jl. Babakan Sari 3 Rt/Rw 11/09 No. 456 Kiaracondong
Bandung 40283
Telp. : 08996104638 / 085294386919
Riwayat Pendidikan
1. Mahasiswa Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia
(2007-2010)
2. SMK Kencana Bandung (2004-2007)
3. SMP Islam IBNU SIENA Tasikmalaya (2001-2004)
4. SD Asy-Syifa Bandung (1996-2001)
43
1
1
Top Related