Tugas Kelompok ke-2 Minggu 41. Tolong berikan penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab dari knowledge broker dalam virtual community. Tolong berikan contoh bagaimana mereka membantu mempromosikan knowledge sharing dan meningkatkan nilai dari social capital pada perusahaan.2. Apa perbedaan antara human capital dengan social capital?3. Berdasarkan kasus dibawah ini menurut anda apa benefit knowledge sharing bagi individu karyawan ataupun bagi organiasasi/perusahaan (PTPN III)? Jelaskan hambatan (barriers) transfer knowledge pada kasus dibawah ini?4. Berdasarkan kasus dibawah ini, dari tiga proses dalam KM yaitu knowledge creation, knowledge sharing, dan knowledge application. Hal mana yang paling sulit untuk dilaksanakan. Jelaskan jawaban anda.Manfaat Knowledge Management (Studi kasus di PTPN III)Baru baru ini terdapat workshop pada pertengahan April 2012 kepada peserta dari PTPN III sebagai langkah awal perusahaan melakukan efisiensi dan efektivitas berdasarkan pada Visi dan Misi perusahaan. Dalam dikusi tersebut kami memberikan bagaimana proses bisnis di PTPN III dapat mengelola usaha bisnisnya menggunakan implementasi knowledge management yang dapat memberikan keunggulan secara berkesinambungan. Pada akhir workhop tersebut diberikan edukasi bahwa umumnya perusahaan yang mengenal implementasi knowledge management dalam prakteknya memudahkan hanya dengan berbagi tanpa melakukan prosedur yang terstruktur sehingga pemahamannya bersifat sharing/berbagi, membangun teknologi informasi untuk melakukan sharing apa yang diperoleh dilapangan. Hal ini biasanya tidak berlangsung lama dan mengakibatkan in-efisiensi. Knowledge adalah expertise atau experience (webster dictionary).Dalam hal ini perlu dibedakan antara data, informasi dan knowledge. Setiap perubahan data ke informasi dan akhirnya ke knowledge harus memberikan nilai tambah kepada proses pengambilan keputusan sehingga keputusan terkhir tersebut benar -benar mempunyai nilai tambah.Mengapa knowledge? Knowledge adalah satu satunya aset perusahaan diluar Fisikal dan Finansial yang sangat berperan dalam menentukan Continous Improvement.Konversi data ke informasi sudah dapat dilakukan secara cepat dengan bantuan komputer, misalnya dengan program statistik maka kita dapat merubah data menjadi kumpulan data yang memberikan arti. Karena konversi data ke informasi sudah mulai bisa diautomatisasi maka kita dapat fokus kepada penciptaan knowledge. Banyak alat alat bantu konversi data ke informasi, misalnya MS Excel sangat membantu dalam melakukan simulasi informasi baik alfa numerical maupun grafis. Contoh data dan informasi sangat jelas terlihat pada buku tabel jadwal penerbangan. Dalam tabulasi penerbangan maka ditulis data data berbagai penerbangan berdasarkan urutan jam tanggal berangkat dan tiba. Dengan demikian kita bisa mengetahui mana pesawat yang paling sesuai dengan kebutuhan jadwal kita, apakah pesawat pagi atau siang. Dari informasi ini kita bisa mengambil keputusan untuk berangkat memakai pesawat terbang yang mana dan kemana. Yang kita tidak ketahui adalah bahwa diantara berbagai jadwal penerbangan dari berbagai perusahan penerbangan itu ada yang tepat waktu dan ada yang tidak tepat waktu. Kita hanya dapat mengetahuinya pesawat yang tidak tepat waktu hanya dari manusia yang sudah pernah memakai pesawat tersebut sehingga kita tidak mengulangi kesalahan dia dengan memakai pesawat yang sering terlambat. Akhirnya kita dapat mengambil keputusan dengan tepat.Keputusan tepat diatas tidak akan mungkin dilakukan tanpa ada usaha sharing knowledge dari teman kita yang sudah mempunyai experience dalam berbagai pesawat terbang. Baik experience menyenangkan maupun menyedihkan. Jadi sharing knowledge antara manusia tersebut merupakan kunci dari pengambilan keputusan kita. Seandainya kita langsung ambil keputusan setelah membaca buku jadwal penerbangan tanpa tanya ke berbagai teman yang pernah atau mengetahui mana pesawt yang baik dan buruk maka keputusan kita akan salah. Sebaliknya bisa saja terjadi teman kita sebenarnya sudah mengetahui mana pesawat yang sering terlambat tetapi karena kita tidak kenal atau tidak menanyakannya maka kita langusng ambil keputusan dan berakibat fatal (jump to conlusion). Bisa juga terjadi teman kita itu memang tidak mau sharing knowledge dia karena faktor emosi misalnya kesal melihat kita. Berbagai skenario pengambilan keputusan salah bisa terjadi, oleh karena itu diperlukan suatu proses yang dapat meminimalkan peluang salah mengambil keputusan tersebut.Berbeda dengan TQM, TQC, QCC, Six Sigma, Suggestion System yang sangat fokus menciptakan knowledge maka KM fokus pada sharing knowledge. Perlu diketahui bahwa jika knowledge secara terus menerus di create maka akan terjadi knowledge gap pada perusahaan yang berakibat ketimpangan informasi dan pengetahuan. Ini merugikan perusuahaan.

Knowledge management merupakan proses yang meliputi: Knowledge creation

Knowledge sharing

Knowledge application

Ketiga diatas merupakan satu siklus inovasi. Pada siklus inilah terjadi penggandaan ide kita karena disharing. Berbeda dengan sharing benda misalnya uang, jika uang dibagi maka uang kita akan berkurang. Sharing knowledge tidak akan mengurangi knowledge kita malah akan berganda karena dikombinasikan dari berbgai disiplin ilmu.Memang kendala dari knowledge sharing tersebut adalah Trust, Budaya, Jarak dan waktu.Penerapan siklus knowledge management ini terjadi di berbagai inisiatif organisasi yang umumnya terbagi menjadi tiga bagian utama yaitu:

1. Product Innovation,

2. Organizational Efficiency

3. Customer Satisfaction.

Jika semuanya ini berlangsung dengan baik maka perusahaan akan memperoleh manfaat dalam bentuk continous improvement dan akhirnya pertambahan profit maupun deviden.Knowledge CreationOrang yang mengetahui banyak knowledge adalah orang yang paling dekat dengan business process yaitu pelaksana teknik di lapanganharian atau pekerja di perkebunan PTPN III.Dari mereka inilah bersumber berbagai knowledge creation atau temuan temuan yang diarahkan ke efisiensi.Knowledge creation dapat berasal dari external dan internal. External biasanya dengan studi banding sedangkan internal dengan metode lesson learned, suggestion system, TQM, Six Sigma, Workshops dan lain lain.Knowledge sharingBerkaitan denganinisiatifPTPN IIImaka jelas sangat berhubungan dengan nomor 2 yaitu operational efisiensi yang meliputiproses pengolahan tanah, kualitas tanaman, kualitas panenpada berpuluh ribu business processes PTPN III.Yang menjadi masalah adalah mana lebih penting knowldge creation dalam bidangproses pengolahan tanah dan kualitas tanamanatau sharing knowledgeproses pengolahan tanah dan kualitas tanamantersebut. Jika misalnya seorang teknik dilapanganmengetahui caramenigkatkan pengolahan tanah dan kualitas tanaman(create knowledge) sehingga dapat menghemat suatu kabupaten sampai jumlah pengehemantan 20 juta per bulan tetapi tidak di share (dibagikan, distribusikan) ke 700 kabupaten lain di Indonesia maka PTPN IIIakan kehilangan peluang efisiensi sebesar 200 juta x 700 = 14.Milyar Rupiah per bulan per busines proses tersebut. Bayangkan jika ini terjadi selama satu tahun pada beribu business proses maka rugiPTPN IIIakan menjadi berganda dan merupakan peluang yang hilang.Jika ditinjau dari sisi kendala knowledge sharing teknik dilapangan PTPN IIImaka belum tentuorang yang di lapangantersebut mau menyebarkan temuan penghematan tersebut karena berbagai hal yang menyangkut Politis, budaya perilaku, dan teknis.Yang dimaksud perilaku adalah attitude. Jadi misalnya orang yang mengetahui bahwa merokok itu berbahaya tetapi ia merokok juga.PTPN IIImengetahu bahwa knowledge sharing itu sangat bermanfaat menguragiproses pengolahan tanah dan pencapaian kualitas tanamantetapi belum tentu dilakukan. Dari sisi perilaku makaseorang teknik di lapanganakan mengkaji apakah dia akan memperoleh reward dengan mendistribusikan knowledge tersebut. Reward tersebut terdiri dari berbagai jenis mulai dari sistem SDM sampai dengan reward lainnya seperti pengakuan dan penghargaan.Dari sisi teknis apakah dia mempunyai enabler dalam rangka sharing knowledge tersebut. Misalnya akses ke komputer.

Knowledge ApplicationSelanjutnya apakah orang lain dapat mengakses knowledge tersebut degnan mudah pada saat diperlukan.The right knowledge at the right time at the right person.Jadi pada saat orang menemukan permasalahan maka ia dapat dengan mudah mencari jawabannya yang sudah pernah dijawab oleh rekan pada wilayah lain. Mirip dengan reuse atau best pratice sharing. Jadi semua akses knowledge tersedia dimana saja melalui contact person. Contact person harus dapat mengetahui mana knowledge yang bermanfaat bagi wilayahnya dan menjualnya pada organisasi wilayah dia.Kesemua inisiatif Efisiensi diatas jelas memerlukan knowledge management proses sehingga tugas dari Knowledge Manager adalah bertanggung jawab memfasilitasi berlangsungnya tiga proses knowledge diatas baik secara People, budaya, dan teknis.

Sumber:

http://www.korcim-online.com/archived/173-km.html