BAB IKONSEP DASAR
SISTEM DAN INFORMASI
1.1. KONSEP DASAR
1.1.1. Pengertian Prosedur
Agar Lebih mudah memahami apa dan bagaimana sistem itu akan di gunakan
maka terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan suatu sistem yakni
pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur dan pemahaman sistem yang menekanakn
pada pendekatan komponen atau elemennya.
Pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur mendefinisikan sistem sebagai
suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –
sama untuk melekukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Prosedur
adalah rangkaian operasi yang melibatkan beberapa benda ( seperti ALU, Control Unit ) di
dalam satu atau lebih komponen
( seperti memori dan CPU, jika dalam satu komputer ) yang digunakan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari aktivitas – aktivitas pengolahan yang terjadi serta untuk
menyelesaikan suatu kegiatan pengolahan data tertentu. Urutan kegiatan digunakan untuk
menjelaskan apa ( what ) yang harus dikerjakan, serta berapa banyak kuantitas pekerjaan
tersebut, siapa ( who ) yang mengerjakannya , kapan ( when ) di kerjakan dan bagaimana (
how ) mengerjakannya.
1.1.2. Komponen / Elemen
Pemahaman sistem yang menekankan pada pendekatan komponen atau elemen
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat dapat terdiri dari beberapa subsistem .
Subsistem – subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa susbsistem yang lebih kecil.
Contoh Sistem komputer akan terdiri dari subsistem Central Processing Unit ( CPU ),
subsistem memori, subsistem Input/ Output, dan subsistem System Interconection ( Bus ).
Sementara subsistem – subsistem Central Processing Unit ( CPU ) akan terdiri dari subsistem
– subsistem Arithmatic Logical Unit ( ALU ), subsistem – subsistem Control Unit ( CU ) ,
dan subsistem – subsistem register. Demikian juga subsistem memori akan terdiri dari
subsistem – subsistem internal memory, dan subsistem – subsistem external memory.
Subsistem – subsistem berinteraksi sedemikian rupa sehingga tercapai satu
kesatuan yang terpadu dan terintegrasi ( integrated ). Kita bisa membayangkan apabila suatu
sistem komputer dimana masing-masing komponenya bekerja sendiri – sendiri dan tidak
terintegrasi dengan baik, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak aakn tercapai.
Konsep sebuah sistem menuntut perancangnya untuk mempertimbangkan sistem sebagai
suatu keseluruhan Akan tetapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis
secara terperinci dan oleh Karena itu sistem dibagi atau diuraikan atas beberapa subsistem.
Pengertian dari sebuah subsistem sebenarnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri.
Dibawah ini akan dijelaskan mengeneai pengertian dan definisi dari subsistem. Norman L
Enger menyatakan dalam bukunya bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat
ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Sedangkan Gordon B. Davis
dalam bukunya menyatakan bahwa sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur – unsur ke
dalam beberapa subsistem.
Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan ( goal ) dan sasaran
( objectives ) yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan
masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.
1.2. SISTEM
Sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait dan bekerja
sama untuk memproses masukan ( input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan
mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran ( output ) yang diinginkan.
Suatu sistem pada dasarnya sekelompok unsur - unsur yang erat hubungannya
satu dengan yang lain yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat
dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum yaitu sebagai berikut:
1. Suatu sistem terdiri dari berbagai unsur. Seperti sistem pernafasan kita terdiri dari
sekelompok unsur yaitu hidung, saluran pernafasan, paru-paru dan darah. Unsur-
unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang terdiri pula dari
kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang
bersangkutan.Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu sama lain dimana sifat
serta kerjasama antar unsur dalam sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur-unsur didalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Seperti sistem pernafasan yang bertujuan untuk menyediakan oksigen dan
membuang karbon dioksida dari tubuh untuk kelangsungan hidup.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Seperti sistem
pernafasan merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.
Menurut Davis ( 1985 ) yang mendefinisikan sistem sebagai bagian – bagian
yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau
maksud. Sedangkan Lucas ( 1998 ) mendefinisikan sistem sebagai suatu komponen atau
variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu.
Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah
sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai susatu
tujuan. Begitu pula RoberG. Murdick ( 1993 ), medefinisikan suatu sistem sebagai perangkat
elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan
bersama. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu
saasaran tertentu ( Gerald.J.1991 ) .
Agar lebih memahami definisi sistem secara fisik diberikan contoh dibawah
ini:
NAMA SISTEM DESKRIPSI
Sistem Peredaran
darah
Hati & pembuluh darah yang mengalirkan darah keseluruh
tubuh.
Sistem
Transportasi
Personil, mesin dan organisasi yang mengangkut barang.
Sistem Senjata Peralatan, tata cara dan personil yang dapat menggunakan
senjata tersebut.
Sistem Sekolah Bangunan, guru, pegawai administrasi, buku pegangan dan
lain sebagainya, yang berfungsi sama-sama memberikan
pelajaran kepada murid
Sistem Komputer Keyboard, Monitor, CPU, dan lain-lain yang secara bersama
melaksanakan proses komputasi.
Sistem Akuntansi Transaksi, catatan, peraturan, tata cara dan peralatan serta
personil yang dapat mencatat data, mengolah transaksi
sampai dengan menyiapkan laporan.
Tabel 1.1 Contoh sistem secara fisik
Dari uraian diatas maka timbul suatu pertanyaan “Untuk apa suatu sistem
diciptakan?”. Suatu sistem dibuat untuk menangani suatu sistem yang berulang kali atau yang
secara rutin terjadi.
Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding,
terutama menekankan pentingnya perhatian terhadat setiap bagian yang membentuk sebuah
sistem. Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting
dan harus mendapatkan perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif.
Teori sistem melahirkan konsep-konsep “Futuristik” antara lain yang terkenal adalah
“konsep sibernetika (cybernetics)” yang menjelaskan tentang konsep atau bidang kajian
ilmiah yang terutama berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin
ilmu seperti ilmu prilaku, fisika, biologi dan teknik. Kemudian melahirkan juga konsep
“Sinergi” konsep ini menandakan bahwa di dalam suatu sistem, output dari suatu organisasi
diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian.
1.2.1. Elemen – Elemen Sistem
Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan
bekerja sama untuk memproses masukkan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan
mengolah masukkan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output ) yang diinginkan.
Elemen-elemen yang terdapat didalam sistem meliputi sebagai berikut:
1. Tujuan Sistem
Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. Tujuan sistem dapat
berupa tujuan organisai, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam
suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.
Contoh: Tujuan sistem komputer yang digunakan dalam perusahaan ini adalah
membantu tugas yang dilakukan oleh manusia dimana dalam hal ini adalah
membuat laporan untuk menampilkan gaji para karyawan.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan
sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu
organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi,
fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.
Contoh: kalau pada komputer batasan sistem yaitu kapasitas atau kemampuan
yang dimiliki oleh komputer dalam pengolahan data dalam hal ini data karyawan
atau tenaga manusia yang mengoperasikan komputer. Misalkan data yang
dimasukkan akan ribuan , sedangkan komputer yang digunakan masih
menggunakan prosesor 486 akan terasa lambat. Misalkan juga, tenaga manusia
yang mengoperasiakn komputer tidak pernah menggunakan komputer maka
penggunaan komputer tersebut juga akan percuma.
3. Kontrol Sistem
Kontrol sistem merupakan pangawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan
dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukkan
data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol sistem terhadap
pengolahan data, kontrol sistem terhadap umpan balik dan sebagainya.
Contoh: Karena komputer dipakai untuk mengolah data maka bagian kontrol
terletak pada prosesor yang digunakan dalam komputer tersebut.
4. Input
Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh
masukan data, dimana masukkan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi
pemasukkan data dan sebagainya.
Contoh: Input pada sistem komputer merupakan elemen sistem yang bertugas
untuk memasukkan data ke dalam komputer. Dalam hal ini contohnya adalah
keyboard, mouse, light pen dan sebagainya.
5. Proses
Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau
memproses seluruh masukkan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.
Contoh: Sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah
menjadi bahan jadi yang siap adigunakan.
6. Output
Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan
merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram
batang dan sebagainya.
Contoh: printer, monitor dan sebagainya.
7. Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian
dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan
sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan
sistem dan sebagainya.
Contoh: Perawatan dan perbaikan suatu program .
Elemen- elemen sistem tersebut dapat dilihat dengan jelas pada gambar yang
ada dibawah ini.
DosenTUJUANBATASAN
KONTROL
INPUT PROSES OUTPUT
UMPAN BALIK
Gambar 1.1 Elemen-elemen sistem
Dari gambar diatas, bisa dijelaskan sebagai berikut: Tujuan, batasan, dan kontrol
sistem akan berpengaruh pada input , proses dan output. Input yang masuk dalam sistem akan
diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan
menjadi umpan balik bagi sipenerima dan dari umpan balik ini akan muncul segala macam
pertimbangan untuk input selenjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang
dengan permasalahan yang ada.
1.2.2. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari input , proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga
memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu , yang mencirikan bahwa hal tersebut
bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai
berikut:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki
sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang
lebih besar yang disebut dengan Supra Sistem.
Contoh Sistem Administrasi Akademik akan terdiri dari sejumlah komponen yang
saling berinteraksi seperti komponen Nilai, Kartu Hasil Studi, Kartu Rencana
Studi, Indeks Kinerja Akademik Dosen, dan lain – lain. Dan setiap susbsistem
atau komponen seperti kartu Hasil Studi akan mempunyai karakterisitik tersendiri,
dan bisa saja berbeda dengan karakteristik dari subsistem atau komponen Kartu
Rencana Studi, dan Indeks Kinerja Akademik Dosen.
2. Batasan Sistem (Boundry)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat
dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat
merugikan merupakan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
mengganggu kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem
yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input)
untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung
satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintanance Input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi
yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem
komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan
hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah system (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-
bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan
mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-
laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem
dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
Interface
Boundry
Boundry
Boundry
Gambar 1.2. Karakteristik Sistem1.2.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, adalah
sebagai berikut:
1. Sistem abstrak (abstract system) dan system fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik.
Contoh: Sistem Teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran
hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik, adalah sistem yang ada secara fisik.
Contoh: Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
SubSistem
SubSistem
SubSistem
SubSistem
Input Proses Output
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh
manusia.
Contoh: Sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, sistem rotasi bumi,
sistem gravitasi dan sebagainya.
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan
manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin disebut dengan
human-machine system.
Contoh: sistem pengolahan gaji
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system).
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
Contoh: sistem komputer yaitu sistem yang dapat diramalkan yang tingkah
lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsur probabilitas.
Contoh: Sensus penduduk.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di
luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem
yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara
relative tertutup,tidak benar-benar tertutup).
Contoh : Sistem pengendalian persediaan yang dijelaskan pada gambar dibawah
ini:
Gambar 1.3. Sistem Relatif Tertutup Pengendalian Persedian
Keterangan:
Dalam sistem yang relative tertutup, proses komputer secara otomatis yang akan
menyeleksi barang manakah yang harus dipesan kembali tanpa turut campur
tangan manusia.
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan keluaran untuk lingkungan luar
atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh
lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem
pengendalian yang baik.
Contoh: dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini.
Sistem pengendalian Persedian berdasarkan
komputer
Unit<=reorder
?
OrderPembelian
File induk persedian
Unit akhir dibandingkan dengan reorder point dalam
proses komputer untuk menentukan barang yang akan dipesan
Manusia
Gambar 1.4. Sistem Terbuka Pengendalian Persedian
Keterangan:
Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia.
Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang
sudah lebih kecil atau sama dengan reorder point untuk dilakukan ordetr
pembelian.
Sistem yang akan kita pelajari adalah sistem yang torotomasi, yang merupakan
bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu atau lebih
komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras
anatara lain CPU, disk, terminal, printer dan tape; perangkat lunak, antara lain sistem
operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, dan program aplikasi;
personil, anatara lain yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan,
mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung system,
Sistem Pengendalian Persedian Berdasarkan
Komputer
Laporan Unit Akhir Barang
Order Pembelian
Manusia yang menentukan barang mana yang perlu
dipesan
File induk persedian
data, antara lain yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu, dan
prosedur, antara lain instruksi dan kebijaksanaan untuk mengoperasikan sistem.
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori yaitu, sebagai berikut:
On-line system, merupakan sistem yang menerima langsung input pada area
dimana input tersebut direkam, dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil
komputasi pada area, dimana mereka dibutuhkan. Sistem ini biasanya digunakan
pada reservasi angkutan udara, kereta api, perbankan dan lain sebagainnya.
Real-time system, merupakan suatu mekanisme pengontrolan, perekaman data,
pemrosesan yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima
dalm waktu yang relative sama.
Perbedaan Real-time system dengan on-line system yaitu:
Real-time system :
Waktu yang digunakan biasanya seperseratus atau seperseribu detik
Berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan
On-line system:
Waktu yang digunakan masih dalam skala detik atau menit
Berinteraksi hanya dengan pemakai
Decision Support Sistem dan Strategic Planning System, merupakan sistem yang
memproses transaksi organisasi secara harian, dan membantu para manajer
mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Sistem
ini biasanya digunakan untuk sistem penggajian, system pemesanan , sistem
akuntasi dan sistem produksi
Knowladge-based system, merupakan program komputer yang dibuat mendekati
kemempuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi atas beberapa yaitu
sebagai berikut:
Sistem terspesialisasi, merupakan sistem yang sulit diterapakan pada lingkungan
yang berbeda, seperti sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat.
Sistem besar, merupakan sistem yang sebagaian besar sumber dayanya berfungsi
melakukan perawatan harian. Seperti dinosourus sebagai system biologi
menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan.
Sistem sebagai bagian sistem yang lain, merupakan sistem yang selalu merupakan
bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih
kecil.
Sistem berkembang , merupakan sistem yang tidak berlaku bagi semua sistem
tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.
1.2.4. Kriteria Sistem
Kriteria sistem yang baik adalah sebagai berikut:
Kegunaan
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya untuk proses
pengambilan keputusan manajemen dan personel operasi di dalam organisasi.
Ekonomis
Semua bagian dari sistem termasuk laporan-laporan, pengawasan-pengawasan,
dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai tambah sekurang-kurangnya
sebesar biayanya.
Keandalan
Keluaran ( output ) sistem harus mepunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan
sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien.
Kapasitias
Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-
periode operasi puncak seperti pada saat operasi normal.
Kesederhanaan
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan
mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti.
Fleksibilitas
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan.
1.2.5. Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah Proses evolusioner yang diikuti
dalam penerapan system atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem
terdiri dari serangkaian tugas – tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakuakn
secara top-down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall
approach) bagi pembangunan atau pengembangan system.
Ada beberapa fase / tahapan dari daur hidup system yaitu sebagai berikut:
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus
dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil
perkembangan organisasi. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan
jelas, karena tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, maka pembangunan
system akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
2. Pembangunan sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis
kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan
tersebut.
3. Pemasangan sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan.
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem,
dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah
pemasangan sistem, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan
sistem.
4. Sistem menjadi usang.
Kadang-kandang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat
diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan.
Tiba saat di mana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak layak
lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk
menggantikannya.
Sistem informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. Sistem dibangun
untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka perubahan lingkungannya
yang dinamis hingga kemudian sampai pada kondisi dimana sistem tidak dapat lagi
beradaptasi. Sistem baru kemudian akan dibangun untuk menggantikannya. Tentang daur
hidup sistem dapat dilihat pada gambar 1.5. dibawah ini.
Gambar 1.5. Daur Hidup Sistem
1.3. INFORMASIInformasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian
(event) dan kesatuan nyata (fact dan entity) yang akan digunakan untuk pengambilan
keputusan. ( Robert N. Anthony, John Dearden, 1980:125-126).
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau item-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu objek nyata
seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Informasi diperoleh setelah
data – data mentah diproses atau diolah. Dalam menganalisis dan merencanakan perancangan
suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu komponen – komponen yang ada di daalm suatu
sistem tersebut. Darimana data dan informasi tersebut diperlukan dan kemana hasil
pengolahan data dan informasi tersebut diperlukan. Gordon. B. Davis ( 1985 )
mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti
dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan
Mengenali adanya kebutuhan
Pembangunan Sistem Sistem menjadi usang
Pemasangan Sistem Pengguna sistem
dating. Informasi mempunyai ciri benar atau salah, baru, tambahan dan korektif. Kegunaan
informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan
tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya
digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak
di dalam organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya
untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
1.3.1. Pengolahan Data
Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan
bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Operasi yang dilakukan dalam
pengolahan data antara lain sebagai berikut:
1. Input Data meliputi:
Mencatat transaksi data kesebuah pengolahan data medium, seperti
memasukkan angka-angka kedalam kalkulator.
Melakukan pengkodeaan transaksi data kedalam bentuk lain, seperti
melakukan konversi atribut kelamin female ke huruf F.
Menyimpan data atau informasi untuk pengambilan keputusan.
2. Transformasi Data meliputi
Calculating, adalah aritmatika terhadap data field yang dimasukkan.
Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan, seperti pengurutan Nip
secara ascending.
Merging atau menggabungkan dua atau lebih kumpulan data berdasarkan
kriteria tertentu, seperti dalam menggabungkan data penjualan bulan
januari, februari dan maret ke dalam grup triwulan.
Matching data berdasarkan keinginan pengguna terhadap grup data, seperti
memilih karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun.
3. Output Data
Displaying result, yaitu menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai
melalui monitor atau cetakan.
Reproducing, yaitu penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain
yang membutuhkan.
Telecommunicating, yaitu penyimpanan data secara elektronik melalui
saluran komunikasi.
1.3.2. Informasi dan Tingkat Manajemen
Informasi berdasarkan tingkatan manajemen dapat dikelompokkan
berdasarkan penggunaannya yaitu sebagai berikut:
1. Informasi Stategis
Adalah informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,
mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.
2. Informasi Taktis
Adalah informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah,
seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyususn
rencana penjualan.
3. Informasi Teknis
Adalah Inforamasi yang dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari,
seperti informasi persediaan stok retur penjualan dan laporan kas harian.
1.3.3. Test Kebutuhan Informasi
Terdapat empat test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam
informasi, yaitu sebagai berikut:
a. Kepada siapa ( pembuat keputusan ) informasi ditujukan.
b. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan.
c. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan
masalah.
d. Sejauh mana ( kapan ) tingkat pembuatan keputusan.
1.3.4. Siklus Informasi
Untuk memperolh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.
Dasar dataInput(Data)
Data(Ditangkap)
HasilTindakan
KeputusanTindakan
Output(Information)
Penerimaan
Gambar 1.5. Siklus Informasi
Keterangan:
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut , membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditagkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch
disebut sebagai siklus informasi (information cycle) .
1.3.5. Biaya dan Jenis-jenis Informasi
Dalam organisasi, biaya pengolahan data untuk memenuhi operasi-operasi
yang resmi dan rutin , dan juga untuk menghasilkan informasi tingkat tinggi, berkisar
antara 5 sampai 10 % dari keseluruhan biaya operasional organisasi. Biaya - biaya ini
sering digolongkan menjadi biaya variable dan biaya nonvariabel. Adapun biaya operasi
sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Biaya perangkat keras
Biaya ini merupakan biaya tetap atau biaya tertanam dan akan meningkat untuk
tingkat mekanisme yang lebih tinggi.
2. Biaya untuk analisis , Perancangan dan pelaksanaan system
Proses(Model)
Biaya ini merupakan biaya tertanam dan biasanya akan meningkat sesuai
dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. Fungsi ini meliputi perumusan
metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan data secara keseluruhan.
3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan
Biaya ini setengah berubah-ubah (semivariabel). Contohnya adalah biaya untuk
luas ruangan, alat pendingin, dan keamanan. Biasanya biaya ini meningkat
sesuai dengan tingkat elektromekanis ke metode komputer.
4. Biaya perubahan
Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari
satu metode ke metode lainnya, misalnya metode elektromekanis ke metode
komputer.
5. Biaya operasi
Biaya ini meliputi pada dasarnya merupakan biaya variable dan meliputi biaya
bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan,
barang-barang yang berguna dan fasilitas bantuan.
1.3.6. Informasi Berdasarkan Persyaratan
Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh
manejer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukannya. Berdasarkan
persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Informasi yang tepat waktu
Pada hakikatnya makna dari informasi yang tepat waktu adalah bahwa
informasi sudah ada ditangan manajer sebelum suatu keputusan diambil. Makna
“tepat” disini relatif.
2. Informasi yang relevan
Informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada bawahannya haruslah
relevan, berkaitan dengan kepentingan si penerima sehingga informasi tersebut
akan mendapat perhatian.
3. Informasi yang bernilai
Yang dimaksud dengan informasi yang bernilai adalah informasi yang berharga
untuk suatu pengambilan keputusan. Keputusan sendiri merupakan hasil
pemilihan dari sejumlah alternatf yang paling kecil resikonya.
4. Informasi yang dapat dipercaya
Bahwa suatu informasi harus dapat dipercaya (reliable). Hal ini menyangkut
citra organisasi di mana manajemen digiatkan. Informasi yang disampaikan ,
baik kepada seseorang maupun ke suatu organisasi harus betul-betul diyakini
kebenarannya.
1.3.7. Informasi berdasarkan dimensi waktu
Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi dua macam
yaitu sebagai berikut:
1. Informasi masa lampau
Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa masa lampau yang meskipun
amat jarang dipergunakan, namun dalam data storage perlu disusun secara rapih
dan teratur.
2. Informasi masa kini
Informasi masa kini adalah informasi mengenai peristiwa –peristiwa yang
terjadi sekarang (current events).
1.3.8. Informasi Berdasarkan Sasaran
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kapada seseorang
atau sekelompok orang, baik yang terdapat didalam organisasi maupun diluar organisasi.
Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Informasi Idividual
Informasi individual (individual information) ialah informasi yang ditujukan
kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan
(policy maker) dan pengambil keputusan (decision maker) atau kepada
seseorang yang diharapkan dari padanya tanggapan atas informasi yang
diperolehnya. Informasi ini disampaikan secara face to face atau tatap muka,
melalui telepon atau dengan perantara surat, tergantung dari macam informasi
yang disampaikan dan tergantung dari waktu yang diperlukan untuk
memperoleh tanggapan.
2. Informasi Komunitas
Yang disebut informasi komunitas (community information) adalah informasi
yang ditujukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di
masyarakat.
1.3.9. Nilai dan Kualitas Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih
berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Keuntungan dari sebagian
besar informasi tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tatapi dapat dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. Nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiviness atau
cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu sebagai berikut:
1. Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi.
Kecepatannya dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam.
2. Luas dan lengkap
Sifat ini menunjukkan kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai
volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan
yaitu kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya
dengan permitaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan
masalah yang sedang dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak
berguna.
5. Ketepatan Waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus
untuk mendapatkan informasi.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya
terbebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk
membuat lebih dari satu keputusan. Tetapi juga apakah dapat digunakan untuk
lebih dari seorang pengambil keputusan.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa
pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah
informasi tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan
sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi formal.
Informasi bernilai sempurna apabila pengambil keputusan dapat mengambil
keputusan secara optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang rata-tara akan menjadi
optimal dan untuk menghindari kejadian-kejadian yang akan mendatangkan kerugian.
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 4 (empat) hal, yaitu informasi
harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance).
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat
juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi
harus akurat karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi
mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau
merusak informasi tersebut.
Adapun komponen akurat meliputi:
Completeness; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan
keputusan atau menentukan tindakan secara
keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk
mengontrol memecahkan suatu masalah dengan baik.
Correcteness; Are message items correct ?
Security; Did message reach all or only the intended systems users?
2. Tepat Waktu (timelines)
Informasi yang sampai pada sipenerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini informasi
mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi
mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda.
4. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi tidak dapat ditaksir
efektivitasnya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga biasa dipercaya
kebenarannya dan tidak mengada-ada.
1.3.10. Transformasi Informasi
Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem
informasi , yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh
produk informasi yang diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki
kemampuan dalam pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan pada
tahap ini merupakan tindak lanjut setelah disusunya suatu perencanaan informasi yang
disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk menghasilkan
produk informasi yang berdaya guna dan berhasil guna. Sehubungan dengan upaya
mencapai tujuan tersebut maka dalam pemabahasan transformasi informasi memfokuskan
padahal-hal yaitu anatara lain:
Pengumpulan data dan informasi
Pengolahan dan analisis data dan informasi
Penyajian dan penyebarlausan data dan informasi
Penataan dokumentasi dan perpustakaan.
Transformasi informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan
wujud, sifat, ciri-ciri data sehingga menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara
statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan. Proses
transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber dengan menggunakan
alat atau instrument pengumpulan data, selanjutnya data itu diolah, dianalisis dan ditafsirkan
dengan teknik tertentu. Data yang telah diproses itu membuahkan hasil yang disebut
informasi,,. Informasi tersebut disajikan, disebarluaskan dan didokumentasikan. Penyajian
data dan informasi dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan
metode komunikasi langsung atau tidak langsung. Sedangkan dokumentasi berfungsi untuk
menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data
(database). Pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (file) dan cara baru
(komputerisasi). Contoh: perpustakaan bertalian dengan upaya pengumpulan, pemeliharaan,
penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan informasi.
1.3.11. Pemakaian Informasi
Pemakaian informasi merupakan suatu komponen yang tak dapat dipisahkan dari
pengelolaan sistem informasi karena disinilah sesungguhnya produk informasi
didayagunakan sesuai dengan kebutuhannya. Produk informasi dinyatakan bermanfaat bila
informasi itu memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebaliknya jika produk informasi tidak
dapat memenuhi kebutuhan pemakainya , maka penyediaan informasi tersebut dapat
dikatakan sia-sia belaka. Dengan kata lain pengelolaan informasi tidak menghasilkan
perangkat informasi yang berdaya guna dan berhasil guna.
Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh
seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau
pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi kemudian diolah
atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan tindakan atau terjadinya
perubahan prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau kelompok lainya.Bidang-bidang
pekerjaan yang membutuhkan produk informasi ternyata sangat laus, meliputi semua sektor
kehidupan seperti kesehatan, pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis
dalam keluarga, lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya.
1.4. SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut ini:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan stratergi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Sistem informasi menurut ( Robert A. Leitch, K. Roscoe Davis:
1983: 6) merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta
perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan hardware dan software tersebut.
1.4.1. Komponen Sistem Informasi
Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa
komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen
sistem informasi tersebut adalah input, proses, output, teknologi, basis data dan kendali.
Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai
berikut:
1. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi.
Dalam hal ini yang termasuk input adalah dokumen-dokumen , formulir -
formulir dan file - file. Dokumen – dokumen tersebut dikumpulkan dan
dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang
meliputi:
Pencatatan
Penyimpanan
Pengujian
Pengkodean
2. Proses
Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang
kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah
menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini
dalam tugasnya akan merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri
dari:
Manusia
Merupakan pemakai dari sistem informasi komputer sehingga harus
mengerti bagaimana menggunakan komputer tersebut untuk memenuhi
kebutuhan mereka.
Metode dan prosedur
Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada sistem
informasi, sedangkan prosedur mengambarkan bagaimana manusia sebagai
pemakai sistem membuat keputusan.
Peralatan Komputer
Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk peralatan komputer
adalah: monitor, printer, disket dan program komputer.
Penyimpanan data
Berfungsi untuk pemakaian di masa yang akan datang atau pencarian
kembali. Media penyimpanan dapat berupa disket, kartu plong, dokumen
atau bentuk lainnya.
3. Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah
menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen
ini akan berhubungan langsung dengan pemakai sistem informasi dan
merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen
ini dapat berupa
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau
keberhasilan suatu organisasi.
4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,
mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini
yang meliputi hardware, software dan brainware. Hardware contohnya:
keyboard, mouse dan lain-lain. Software contohnya: program untuk mengolah
data, dan brainware contohnya: analis sistem, programmer, teknisi dan lain-lain
.
5. Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan
diolah menggunkan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan
file-file yang mempuyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga
membentuk satu bangunan data.
6. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga
sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami
gangguan. Komponen ini sangat penting agar sistem secara keseluruhan
memiliki validasi dan integritas yang tinggi. Komponen kendali diperlukan
terhadap: backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang
dilakukan.
Dari penjelasan komponen-komponen sistem informasi yang telah dijelaskan
diatas maka dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini:
Pemakai Pemakai
Input Proses Input
Pemakai
pemakai
Teknologi Dasar Data Kendali
Pemakai Pemakai
Gambar 1.6. Komponen-komponen Sistem Informasi
1.4.2. Perencanaan Sistem Informasi
Perencanaan sistem informasi, terjemahan dari Information System Planning
(ISP), menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam
organisasi. Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan
sesuai dengan organisasi masing-masing. Perlu diingat bahwa perubahan sistem, baik besar
maupun kecil selalu tingkatan-tingkatan berikut:
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam system
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan
dijalankan sesuai dengan design.
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi
sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakna perubahan sesuai dengan
hasil evaluasi yang ada.
1.4.3. Pengelolaan dan Pengendalian Sistem Informasi
Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari studi
maanjemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi, tata laksana
dan lain sebagainya. Barangkali dapat diasumsikan behwa pengelolaan sistem informasi
merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen . Tugas
pengelolaan informasi meliputi perencanaan informasi, transformasi informasi, komunikasi
informasi, organisasi pelaksana, pemantauan dan pengendalian.
Pengendalian sistem informasi adalah merupakan bagian yang tidak dapat
dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat
penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Pengelola
sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam
melaksanakan kegiatan pengendalian system informasi yakni:
Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi
Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi
Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi
Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan dalam kegiatan mengamati ,
membina dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi,
khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi dan
koordinasi. Pengendalian bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan
produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas maupun ketepatan waktu. Adapun
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam pembinaan terhadap pengendalian sistem
informasi adalah sebagai berikut:
1. Pelatihan
Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam
sistem informasi. Penyelenggaraan pelatihan disesuaikan dengan jenis dan
katagori pelatihan yakni pelatihan teknis umum, pelatiahn teknis khusus,
pelatihan administrasi dimana masing-masing program mempunyai tujuan
sendiri-sendiri.
2. Pengkajian
Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mengkaji masalah-masalah yang
bertalian dengan pelaksanaan sistem informasi, misalnya melalui referat, diskusi
dan lain sebagainya.
3. Bimbingan teknis
Bimbingan diberikan kepada tenaga pelaksana dan tenaga teknis untuk
meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanaan informasi.
4. Kerjasama
Kerjasama dilaksanakan dalam berbagai kegiatan dalam pelaksanaan dan tenaga
teknis untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikanan pelayanan
informasi.
1.4.4. Penilaian Sistem Informasi
Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai
bahan pertimbangan untuk membangun keputusan. Penilaian merupakan suatu komponen
yang penting dalam pengelolaan sistem informasi. Komponen ini erat kaitannya dengan
komponen-komponen lainnya yakni masukan, proses, dan produk. Komponen masukan
merupakan langkah awal dalam rangka penyusunan informasi, komponen proses bertalian
dengan transformasi informasi sedangkan komponen produk bertalian dengan hasil dan
dampak sistem infofrmasi. Masing-masing komponen tersebut menuntut adanya penilaian.
Sehubungan dengan hal tersebut maka ditentukan 3 (tiga) strategi penilaian dalam
sistem informasi yaitu sebagai berikut:
1. Strategi penilaian yang bertujuan menilai perencanaan informasi yang disusun
berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.
2. Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan informasi, mulai
dari pengumpulan data, pengolahan, analisis dan penilaian, penyajian dan
penyebarluasan, dokumentasi dan komunikasi yang secara keseluruhan
merupakan suatu proses yang berkesinambungan.
3. Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.
Berdasarkan hasil penilaian dapat dibuat keputusan yang tepat dan objektif
tentang berbagai kegiatan pengelolaan sistem informasi seperti:
Derajat keakuratan informasi yang diperoleh berdasarkan kebutuhan lapangan
secara nyata.
Perencanaan informasi yang bermutu, memenuhi persyaratan yang ditetapkan
bagi suatu perencanaan informasi yang baik.
Jenis dan mutu produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.
1.4.5. Kegiatan sistem Informasi
Adapun kegiatan yang dapat dilakukan pada system informasi adalah sebagai
berikut:
a. Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
b. Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi
yang bernilai tambah.
c. Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.
d. Penyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Control
Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan dengan
yang diharapkan.
1.4.6. Jenis-jenis Sistem informasi
Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sistem
informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :
1. Routine Processing System (RPS), digunakan untuk melayani berbagai
kebutuhan yang telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin
2. Decision Support System (DSS), digunakan untuk melayani kebutuhan yang
tidak dapat didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat
perancangan.
3. Classical Management Information System (CMIS), digunakan untuk
melayani kebutuhan pembuatan pelaporan kegiatan yang telah terjadwal dan
tersefinisi dengan baik.
4. Real Time system (RTIS), digunakan untuk melayani kegiatan yang
mempunyai sifat harus direspon dengan cepat.
5. Distributed data Processing System (DDPS), digunakan untuk melayani
kebutuhan yang tersebar secara geograpis dengan sumber data yang tersebar.
6. Transaction Processing system (TPS), digunakan untuk melayani kegiatan
yang bersifat transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem
yang ada.
1.4.7. Kegagalan Sistem Informasi
Adapun faktor-faktor kegagalan sistem informasi antara lain:
1. Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting,
sementara mereka melupakan komitmen dan konsestensi terhadap materi
informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen.
2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan
kewajiban dapartemen TI, sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya
kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke dapartemen TI yang notabene orang
teknik dan bukan perumus strategi perusahaan.
3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI
terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman
daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu.
4. Interface SI sering kali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan
oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan
kemampuan bahasa pembuatnya.
5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk baradaptasi
terhadap perubahan SI tradisional menjadi berbasis TI.
1.4.8. Perkembangan Sistem Informasi
Adapun tahapan pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Tradisional
Yaitu sistem informasi yang dikelola secara semi manual. SI ini beroperasi
secara lambat, sehingga seringkali pimpinan mengambil keputusan hanya
berdasarkan data asumsi atau perkiraan, sementara data asli sedang diproses.
Disamping itu keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih diragukan.
Kondisi ini akan berakibat buruk terhadap perkembangan perusahaan.
2. Sistem Informasi Berbasis Komputer
Perkembangan yang sangat menggambarkan, ketika teknologi komputer dapat
digunakan untuk mendukung Penciptaan SI. Keuntungan utama dari
pemanfaatan teknologi ini adalah waktu untuk menghasilkan informasi yang
lebih singkat, disamping birokrasi dapat dikurangi, komputer juga memiliki
kemampuan dalam proses yang sangat cepat untuk menghasilkan informasi
dengan tingkat keakuratan yang tinggi.
3. Sistem informasi berbasis jaringan
Melalui pembangunan SI berbasis komputer perusahaan telah m
endapatkan profit melalui kecepatan dalam layanan transaksi, sehingga
memungkinkan untuk dibentuknya suatu jaringan perkantoran , sehingga
transaksi dapat dilakukan diberbagai tempat
yang berbeda dengan pusat pengolahan datanya. Melalui jaringan komputer
perkantoran, perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat
transaksi , sehingga dapat meningkatkan profit
dalam jumlah yang sangat besar, karena laporan diperoleh secara on-line.
4. Sistem Informasi Lintas Platform
Yaitu suatu teknologi yang menggabungkan antara teknologi komputer dengan
telekomunikasi, dimana teknologi tersebut dikenal dengan sebutan Komunikasi
Data. Teknologi lintas platform ini
sebuah teknologi internet yang dapat menghubungkan komputer diseluruh dunia.
Top Related