LAPORAN OBSERVASI PADA BADAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH:
130709031 DARA AYU PRISCILLA
130709061 FAUZA ARIFAH RAMBE
130709071 SISKA VITASARI P. SINURAT
130709073 SEI MARINA BR. KARO
130709075 RASMILA
130709079 DESSY ARYATY TARIGAN
130709085 FI AMRINA FADHLINA
130709093 CLODIA GRESIA TARIGAN
130709097 ANISA KRISTIANI TARIGAN
130709099 DINA WINDYA PUTRI
KELAS A
JURUSAN S-1 ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah hasil observasi pada Badan Arsip Provinsi
Sumatera Utara.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga
makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna,
oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi
sempurnanya makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi mahasiswa dan bermanfaat untuk
pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.
Medan, 29 September 2015
Penyusun
i
Latar Belakang Observasi
Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah sebuah wadah yang digunakan untuk
menyimpan ataupun merawat sampai melestarikan arsip. Sehingga, arsip menjadi terawat dan
tidak rusak. Pusat Arsip juga dapat digunakan untuk meneliti dan mempelajari lebih lanjut
tentang arsip. Banyaknya keperluan akan informasi yang ada dalam arsip mendorong Pusat
Arsip Sumatera Utara menjadi sangat berguna.
Observasi yang telah dilakukan di Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah untuk
mengetahui sejarah Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara dan koleksi apa saja yang ada
didalamnya. Dengan adanya observasi yang dilakukan diharapkan dapat menambah
pengetahuan akan arsip termasuk cara melestarikan arsip, perawatan, dan pengolahan dengan
baik dan benar sehingga informasi dapat digunakan sesuai kebutuhan pengguna.
Tujuan Observasi
Tujuan dilakukannya observasi di Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah untuk
mengetahui kinerja perawatan dan pelestarian arsip serta mengenal koleksi-koleksi yang ada
didalamnya. Arsip merupakan informasi yang disimpan dan dapat digunakan kembali untuk
melengkapi sesuatu yang belum diketahui. Pusat Arsip Provinsi Sumatera Utara diharapkan
dapat menambah ilmu pengetahuan dan memperkaya informasi bagi penggunanya.
1
Sejarah Singkat Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya
didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera
Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum
berupa buku majalah, dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provsu didirikan tahun
1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No.
4762/S/1956, peresmiannya baru dilakasanakan pada tahun 1957.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997
tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah
Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat
Keputusan No. 095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria
Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.
Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keppres No. 11 tahun 1989 tertanggal
6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah, merupakan satuan organisasi di lingkungan Perpustakaan
Nasional RI yang berada di Kota Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas dan fungsi diatur
oleh Perpustakaan Nasioanal RI melalui Keputusan kepala Perpustakaan Nasional No.
001/RG/1990 tertanggal 21 September 1990.
Dengan dikeluarkannya Keppres No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional
RI tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama
menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala
Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan
Nasional RI tertanggal 23 Juli 1988 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nsional Provinsi
Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.
Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara , Perpustakaan Nasional
Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah mejadi
Badan Perpustakaan Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
2
Kemudian Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah
Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun
2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah,
dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada
Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Badan Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan
revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi.
Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Badan Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar
dapat berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari
korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Visi dan Misi Kantor Arsip:
Visi Kantor Arsip Daerah:
Menjadi lembaga pengembangan perpustakaan, peningkatan sumber daya manusia dan
aman arsip.
Misi Kantor Arsip Daerah
Mengumpulkan dan menyelamatkan karya tulis dan naskah-naskah/dokumen Intansi
Pemerintah Kabupaten Mandailing Natal;
Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip;
Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka dan pengguna arsip guna mendukung kegiatan
menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca;
Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan Kecamatan,
Desa/Kelurahan dan kearsipan pada instansi pemerintah;
Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata
pemerintahan yang baik.
3
Profil Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Nama Unit : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Alamat kantor : Jl.Willem Iskandar
Tugas dan Fungsi :
A. Sub bagian tata usaha mempunyai tugas dan fungsi :
Pengkoordinasian dan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program kegiatan
dibidang perpustakaan dan arsip daerah, progra dan kegiatan dinas, serta pelaksanaan urusan
administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan rumah tangga dan perlengkapan,
perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
Koordinasi dan pengumpulan bahan perumusan kebijakan dan program kegiatan
dibidang perpustakaan dan kearsipan daerah;
Pelaksanaan urusan administrasi ketatausahaan dan kearsipan serta urusan rumah
tangga, perlengkapan dan sarana dan prasarana kantor;
Pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian;
Pelaksanaan urusan pengelolaan dan pertanggung jawaban keuangan;
Pengkoordinasian dan penyusunan program dan kegiatan kantor;
Melakukan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan kantor;
Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai dengan bidang tugas dan
fungsinya;
Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan atasan;
Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan kepada atasan.
B. Seksi Pembinaan dan Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi :
Melaksanakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan
pembinaan dan pelayanan perpustakaan
Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program di bidang pembinaan dan
pelayanan perpustakaan.
Pelaksanaan pelayanan dan pendataan referensi;
4
Pelaksanaan pengembangan dan pembinaan organisasi perpustakaan;
Koordinasi, fasilitasi dan pelaksanaan penyediaan dan pemenuhan sarana dan prasarana
perpustakaan;
Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dibidang perpustakaan.
Sosialisasi dan penyuluhan dibidang perpustakaan;
Pelaksanaan pelayanan, pengelolaan dan pengembangan perpustakaan umum daerah;
Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai bidang tugas dan fungsinya;
Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas kepada atasan;
Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
C. Seksi Pembinan Mutu, Kerja Sama dan Teknologi Informasi mempunyai tugas dan
fungsi :
Melaksakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan dibidang
pembinaan mutu kerja sama dan teknologi informasi;
Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program di bidang pembinaan dan
pelayanan perpustakaan;
Pelaksanaan pembinaan mutu bahan pustaka;
Pengumpulan dan pelestarian bahan pustaka koleksi lokal;
Pengembangan dan pembinaan budaya dan minat baca masyarakat;
Monitoring dan evaluasi program pengembangan perpustakaan;
Koordinasi, fasilitasi, pembinaan dan penyelenggaraan kerja sama pengembangan
perpustakaan lingkup kecamatan, desa / kelurahan, sekolah serta pesantren;
Penyelenggaraan dan pengembangan kerja sama di bidang perpustakaan dengan
Instansi lainnya;
Pelaksanaan pembentukan dan pengelolaan jaringan informasi perpustakaan;
Pemberian masukan yang perlu kepada atasan sesuai bidang tugas dan fungsinya;
Pelaksanaan tugas lainnya yang di berikan oleh atasan;
D. Seksi Pembinaan Pengelolaan Arsip Daerah mempunyai tugas dan fungsi :
Melaksanakan penyusunan kebijakan dan program serta penyelenggaraan urusan
dibidang pembinaan dan pengelolaan kearsipan daerah.
5
Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan program dibidang pembinaan dan
pengelolaan kearsipan daerah;
Penyiapan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistim kearsipan;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan
pengelolaan kearsipan dinamis;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan
pengelolaan kearsipan statis;
Menyiapkan bahan penetapan peratuaran dan kebijakan serta penyelenggaraan jaringan
kearsipan;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan serta penyelenggaraan
pengembangan sumber daya manusia kearsipan;
Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan serta penyediaan
dan perawatan sarana dan prasarana kearsipan;
Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap perangkat- perangkat daerah Badan
Usaha Milik Daerah Kabupaten/Desa;
Melaksanakan pengelolaan arsip statis daerah kabupaten, badan usaha milik daerah
kabupaten, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten;
Melaksanakan pengawasan/ supervise terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat
daerah kabupaten dan desa.
6
7
Koleksi Arsip Statis pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
Koleksi yang ada di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Daerah yaitu, Arsip
Lembaga Negara/ Badan Pemerintah, berupa :
a. Semua kebijakan atau semua keputusan pimpinan Lembaga Negara/ Badan Pemerintah
yang bersifat pengaturan, semua naskah yang ditandatangani oleh pimpinan Lembaga
Negara dan Badan Pemerintah, misalnya :
Undang-undang
Peraturan Pemerintah Pengganti UU
Peraturan Pemerintah
Perpres/ Keppres
Inpres
b. Bukti Keberadaan Suatu Instansi :
- Struktur Organisasi dan Tata Kerja
- Keputusan Presiden tentang Pengangkatan Pejabat Eselon I
- Keputusan Presiden tentang Pengangkatan Pejabat Negara/Publik
- Pedoman Ketatalaksanaan
- Pendirian Organisasi
c. Bukti tentang prestasi kinerja instansi, arsip yang isi informasinya mencerminkan
prestasi kinerja instansi yang bersangkutan, misalnya :
- Laporan hasil penelitian yang mencerminkan prestasi ilmiah
- Produk Karakteristik yang bernilai budaya, ilmiah, teknologi atau kemanusiaan
- Rancang Bangun Jembatan
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR......................................................................................................... i
DAFTAR ISI....................................................................................................................... ii
LATAR BELAKANG OBSERVASI.................................................................................. 1
TUJUAN OBSERVASI...................................................................................................... 1
SEJARAH BPAD................................................................................................................ 2
VISI DAN MISI.................................................................................................................. 3
PROFIL KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP....................................................... 4
STRUKTUR ORGANISASI BPAD................................................................................... 7
KOLEKSI ARSIP STATIS BPAD...................................................................................... 8
ii
Top Related