Система бюджетного

планирования и контроля

исполнения бюджета

Мария Лысенко, ВТБ 24

Содержание

2

1. Цели и задачи Проекта

2. Выбор платформы и партнера

3. Ход Проекта, эффекты от внедрения Системы

3

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

История развития бюджетирования в Банке ВТБ24

4

2010 2011-2012 2009

Excel Excel, Access СПИК

Система СПИК не отвечает возрастающим потребностям Банка:

Отсутствие возможности интеграции с системой автоматизации АХД (SAP)

Ограниченный функционал по отчетности

Отсутствие необходимых аналитик

Значительно возросшее количество ТП повлекло увеличение количества рассматриваемых финансовых документов

формирование расходов

и контроля исполнения

бюджетов

в недостаточном объеме

аналитических

признаков (частично)

учет неоплаченных

обязательств

проведение заявочной

кампании

расчет показателей на

основании нормативов

формирование

различных вариантов

бюджета

интеграция с АБС в

части учета платежей

централизованное

ведение справочников в

части бюджетной

аналитики

аудит действий

пользователей в системе

единое информационное

пространство в части

формирования и

исполнения сметы Банка

Возникла задача оптимизации процессов планирования и контроля

исполнения Сметы Банка

Существовавшие ограничения

5

• Отсутствие интеграции расчетных

механизмов при планировании

• Отсутствие интеграции с базой нормативов

текущего содержания и комплектации

Территориальных подразделений

• Сложность адаптации под изменения

в нормативной базе Банка (отсутствие возможности корректировок на основе

изменения предопределенных механизмов

планирования)

• Трудоемкость ведения справочников

и ввода данных АХД (требует заведение одной и той же строки для каждого

подразделения, т.к. в существующей системе единица

расхода - это связь подразделения и строки сметы)

• Отсутствие аудита действий пользователей

в системе

• Фрагментарная аналитическая отчетность

Цели и задачи системной интеграции SAP в Банке

6

Повышение точности планирования

Внедрение единого информационного пространства

Создание удобного инструмента для аналитической работы

Повысить качество формирования сметы Банка

• в части АХР и Операционных расходов, в том числе:

• интеграция с базой действующих договоров;

• автоматизация заявочной компании;

• автоматизация шаблонов планирования

• автоматизация расчетов ЛСО

Обеспечить механизм трансформации бюджета

• по платежам в части АХР в бюджет МСФО в целях формирования отчетности группы ВТБ

Увеличить прозрачность процесса бюджетного контроля

на всех уровнях и обеспечить формирование актуальной отчетности по исполнению сметы с требуемым уровнем детализации

Снизить нагрузку на сотрудников ГО и БФ

участвующих в процессе формирования и исполнения сметы Банка (упрощение процедуры ввода данных, внедрение предопределенных механизмов планирования на основе нормативов и драйверов)

Цели Задачи

Содержание

7

ВЫБОР ПЛАТФОРМЫ И

ПАРТНЕРА

Этап 1. Выбор платформы

8

SAP (ERP Financials)

Oracle

(Oracle Hyperion

Planning)

IBM (IBM Cognos

Planning)

Интерсофт (Контур)

Сравнение

различных платформ Процесс выбора

Встречи с партнерами

Изучение имеющегося

опыта реализации

аналогичных проектов

Решения SAP — наиболее соответствующие целям,

задачам, IT-архитектуре Банка и масштабу Проекта

Этап 2. Выбор партнера

9

Открытый конкурс (9

участников)

По блокирующим критериям

(5 компаний)

Short-list (3 компаний):

учитывался проектный опыт

и позиция компаний

Процедура выбора Критерии отбора

Высокое качество услуг,

подтвержденные референсами

и отзывами от крупных

компаний

Наличие опытной проектной

команды

Цена внедрения

сделали лучшее предложение

Содержание

10

ХОД ПРОЕКТА, ЭФФЕКТЫ ОТ

ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

Рамки проекта

11

Головной офис в Москве + базовые филиалы Банка

Основные функциональные блоки

Организационные рамки проекта

Программа развития

и оптимизации сети

Формирование плана

закупок (223 ФЗ)

Планирование затрат

на персонал

Планирование

неоперационных расходов

по текущей деятельности

Планирование расходов

по проектной деятельности

Планирование

операционных

расходов

Формирование сводной

сметы банка

Функциональные особенности проекта

Бюджетное планирование:

Верхнеуровневый сбор плановых

данных и бюджетное планирование

Развернутое планирование блока

затрат на персонал

Интеграция с существующей

SAP ERP

Анализ и формирование отчетности

Контроль исполнения бюджета:

Контроль лимитов бюджета

платежей

Интеграция с DMS

Построение отчетности для анализа

исполнения бюджета

Этап 1 Бюджетное планирование:

Заявочная кампания

Формирование сценариев бюджета

Прогнозирование исполнения бюджета

Трансформация бюджета

Интеграция с программой

развития сети (модель Excel)

Автоматизация расчета величины

расходов на текущее содержание ТП

через функцию расчета

с использованием нормативов

содержания

Согласование и отслеживание статусов

Контроль исполнения бюджета:

Доработка функционала SAP ERP

(автоматизация формирования

договоров с периодической оплатой)

Этап 2

Выполнен архитектурный надзор SAP СНГ

Бюджетный процесс: формирование сметы Банка

Планирование

неоперационны

х расходов

Планирование

затрат на

персонал

Планирование

OPEX

Формирование предельного объема АХР

Формирование лимитов сметных

обязательств по текущим расходам

Формирование сметы по начислениям РСБУ, МСФО

Формирование сметы по платежам

Формирование

верхнеуровневого

плана OPEX

Заявочная

кампания

Ко

нтр

ол

ь

но

рм

ати

во

в

Контроль исполнения

Ко

нтр

ол

ь

ЛС

О

Формирование сметы в

формате группы ВТБ

Формирование сметы МСФО

Архитектура системы

Учетная система SAP ERP

Система

Документо-

оборота

DocsVision

SAP FI Управление финансами

SAP FI-BCS Исполнение бюджета

Контроль

Система бюджетного планирования

и отчетности SAP BI

Формирование

верхнеуровне-

вых планов

АБС

БИСквит

Шаблоны

Сбора

данных

План Факт

SAP HR Управление персоналом

Интеграция

с моделями

экономичес-

кого анализа

расходов

DocsVision

Договорные

обязательства

ТКБ

Статусы

Заявочная

кампания Формирование

паспортов ТП

Формирование

расходов на

персонал

Версионность,

Система

согласования

План/факт

отчетность

для анализа

исполнения

Формирование

Сметы Банка

Формирование

Плана закупок

Трансформа -

ция сметы

банка

в шаблон ВТБ

Сроки и вехи проекта

От начала работ до старта системы бюджетного

планирования – 6 месяцев

Наименование работ 2013 г. 2014 г.

1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв. 1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв.

Бюджетная кампания

1.1 Разработка подсистемы

бюджетного планирования

(SAP BI-IP)

1.2 Поддержка подсистемы

бюджетного планирования

2.1 Разработка подсистемы

бюджетного контроля

(SAP FM) и анализа

исполнения

2.2 Поддержка подсистемы

бюджетного контроля

1.1 Развитие

1.2 Поддержка

Этап 1

запуск в эксплуатацию

запуск в эксплуатацию

запуск в эксплуатацию

Этап 2

Команда проекта

Особенности взаимодействия:

Электронные средства коммуникации

Неформальный характер общения

Взаимная ориентация на результат

Внутренняя команда

С начала проекта:

Руководитель проекта

Куратор проекта со стороны

Спонсора

Лидер специалисты (SAP

аналитики Банка) – 3 чел.

Технолог – 1 чел.

Функциональные тренеры /

эксперты– 7 чел

С момента запуска системы

в ОПЭ (дополнительно на

поддержку):

Специалист SAP FI-FM – 1 чел.

Специалист SAP BI – 1 чел.

Общая численность –

15 чел.

Команда партнера (IBS):

Руководитель проекта

Консультанты ERP – 6 чел.

Архитектор

Консультант FI-FM – 1 чел.

ABAP-разработчики – 4 чел

Консультанты BI – 6 чел.

Архитектор

Консультант BI-IP – 5 чел.

Общая численность –

12 чел.

Функциональные особенности решения для бюджетирования

Единые классификаторы в части бюджетных аналитик

с системами учета и планирования (Финансовая позиция,

ПФМ, Программы бюджета, Функциональная сфера):

Простая схема в части фактических данных

Обеспечение единого информационного пространства

и прозрачности данных

Реализация механизмов ретракции и экстракции данных :

Автоматическая выгрузка утвержденного бюджета в виде

лимита для контроля исполнения сметы платежей

Прозрачность и точность связей планирования

и исполнения

Исключение двойного ввода и расхождений в исходных данных

Аналитическая отчетность:

Оперативный факт (предварительно зарегистрированные

документы учетной системы)

Загрузка факта и построение прогноза

Система согласования, отслеживания статусов и

версионность (STS):

Автоматизированный процесс отслеживания согласования

Сметы Банка

Функциональные особенности решения для контроля исполнения

Полная интеграция с существующим решением SAP ERP:

Интеграция с интерфейсом ведения графика платежей

в карточках DMS

Ведение экономического ракурса и учет распоряжений на оплату и

платежей во всех существующих транзакциях (расширение

дополнительными бюджетными аналитиками)

Разработанное под бизнес-требования заказчика решение

по корректировкам лимита:

Интерфейсы автоматического заполнения корректировок лимита на

основании данных о дефиците средств

Интерфейсы автоматических корректировок при платежах

Возможность регулирования целевой системы согласования (SAP

ERP или DV)

Интеграция с системой DV в части согласования и обработки

корректировок

Параллельный учет исполнения всеми стандартными средствами

SAP ERP:

Z-разработки используют стандартную функциональность в качестве

основы, что позволяет, в случае необходимости, минимальными

усилиями перейти на использования стандартной функциональности

Трудности реализации

Расширение существующего решения Учета

кадров и АХД на базе SAP ERP. Для

минимизации стоимости внедрения и стоимости

владения рекомендуется реализовывать проект

единым решением для Учета кадров, АХД и

Бюджетирования

Отсутствие предпроекта с привлечением IT-

интегратора, который определяет требование и

архитектуру будущей системы.

Сопротивление пользователей. Рекомендуется

обеспечить методологическую поддержку

ключевыми пользователями на период старта

этапа (помощь первой линии ИТ, 0-я линия

поддержки по обращениям пользователей)

Предпосылки к успешной реализации

Поддержка на уровне Высшего руководства

Наличие методологической база

Готовность к изменениям, в т.ч. изменение

бизнес-процессов

Использование при реализации стандартных

решений

Реализация в 2 этапа

Прием 2-х специалистов в Службу поддержки

на сопровождение системы СБПиК на этапе

проектирования

Аудит со стороны SAP СНГ

Собеседование заказчиком ключевых

специалистов интегратора

Бизнес эффекты

• Повышение оперативности, точности

и прозрачности планирования за счет

включения всех процессов в рамках

бюджетной кампании в единый контур

• Снижение нагрузки на сотрудников Головного

офиса и Базовых филиалов

в части формирования сметы Банка,

смещение вектора с планирования расходов

на аналитическую работу

• Снижение зависимости от человеческого

фактора

• Повышение финансовой дисциплины

в Банке. Стандартизация процессов

• Повышение скорости и качества принятия

управленческих решений

Система бюджетного

планирования и контроля

исполнения бюджета

Мария Лысенко, ВТБ 24