UNIVERSIDAD CENTRAL

Maestría en Administración Educativa 

Curso: ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS 

Tema: Objetivos, Políticas y Procedimientos Generales en la Administración de Personal en una Empresa Educativa 

Prof. M. Sc. Sonia Méndez González 

Estudiante:

19 de mayo de 2012 INDICEINTRODUCCIÓN iiOBJETIVOS iiiObjetivo General: iiiObjetivos Específicos: iiiDESARROLLO 4Concepto de Políticas, Objetivos y Procedimientos Institucionales 4Política Institucional 4Objetivos Institucionales 4Procedimiento Institucional 5Relación entre Objetivos, Políticas y Procedimientos Institucionales 6Diferencias y Similitudes entre la Administración Pública y Privada 6Similitudes 7Diferencias: 8Objetivos, Políticas y Procedimientos de una Institución Educativa 9Políticas Institucionales 9Objetivos Principales 11Procedimientos 12Manual de Funciones en una Institución Educativa 19Manual de Procedimientos y su Aplicación dentro del Control Interno 20Diferencia entre el Manual de Funciones y el Manual de

Procedimientos 22FUENTES CONSULTADAS 23ANEXOS 24

INTRODUCCIÓNEl tema que se desarrolla a continuación se encuentra dentro delmarco de la administración de personal en una empresa educativa,partiendo de la importancia de una correcta administración de los Recursos Humanos para el logro de los objetivos institucionales, se incrementa la necesidad de preparar a los futuros administradores educativos en estos aspectos, específicamente en cuanto a la elaboración de Manuales de Procedimientos y Manuales de Funciones. Los temas que se desarrollan son los siguientes:* La definición de objetivos,políticas y procedimientos institucionales y la relación que existe entre ellas.* Diferencias y similitudes entre la administración pública y privada * Definición objetivos, políticas y procedimientos en una institución educativa en particular.* Definir y caracterizar los elementos más relevantes sobre el Manual de Funciones y el Manual de Procedimientos.* Diferencias ambos manuales * Y por último, a partir de la teoría consultada y los datos obtenidos se pretende crear una guía para elaborar el manual de funciones y el de procedimientos para ponerlo en práctica en unainstitución educativa. 

Los Manuales Administrativos, tales como el de funciones y el deprocedimientos, representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización, en estos se establecen claramente los objetivos, normas políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Lo anterior obliga a todo aquel que desee involucrarse en el campo de la administración, informarse y orientarse por medio de estos instrumentos, para integrarse a la finalidad que los mismos persiguen.OBJETIVOSObjetivo General:

* Definir objetivos, políticas y procedimientos generales en unaempresa educativa, señalando la o las características que las diferencian e identificando las diferencias y semejanzas entre la administración pública y privada.Objetivos Específicos:* Definir y caracterizar elementos y aspectos relevantes del Manual de Funciones de una institución educativa.* Definir y caracterizar elementos y aspectos relevantes del Manual de Procedimientos de una institucióneducativa.* Establecer diferencias entre el Manual de Funciones y el Manual de Procedimientos.* Confeccionar un modelo de guía para la elaboración de un Manual de funciones y un Manual de procedimientos para ponerlo en práctica en una institución educativa.* DESARROLLO Concepto de Políticas, Objetivos y Procedimientos Institucionales Política Institucional Diferentes autores proponen conceptos a los términos de este apartado; sin embargo, se parte del autor Álvaro Dorr quien propone lo siguiente para definir una política institucional. “Son decisiones escritas que se establecen como una guía, para los miembros de una organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos. Es decir, proporciona un marco de acción lógico y consistente. De esta manera se evita, que la dirección, tenga que decidir sobre temasde rutina una y otra vez.Las políticas institucionales afectan a todos los miembros de una organización por el simple hecho de serlo y en cuanto son participes de la misma.” (2010)

De manera que las políticas institucionales pueden expresar la calidad del comportamiento y las formas del proceder que la institución requiere de su personal para el correcto funcionamiento, logrando con esto alcanzar calidad en el servicio. 

Es importante en una organización se conozcan a través de la política institucional y los valores de la organización. Todo lo

planteado en las políticas institucionales define el tipo de organización en la que se trabaja y refleja la calidad que se quiere alcanzar.Objetivos InstitucionalesSegún CR negocios (2011) “Los objetivos son resultados que una empresa pretendealcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar”. Partiendo de la definición anterior se puede resaltar la importancia de los mismos, ya que estos pretenden establecer el éxito de una institución, determinan el curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.

Las características de los objetivos los definen y determinan que estos deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes,realistas, coherentes.

Una institución sin objetivos no sabe para donde va, los miembros no sabrían cuales son las prioridades de la institución, cuando se definen objetivos los esfuerzos de las personas involucradas se dirigen hacia una misma dirección, a lavez se pueden generar estrategias cuando por algún motivo no se cumple con uno o algunos de los objetivos, esto con el fin de vigilar por aplicar medidas correctivas y en los casos que se requiera la asignación de recursos, finalmente se pueden comparar los resultados obtenidos versus los planteados y así medir el desempeño de la organización. Por otra parte permiten ala institución motivar al personal para la consecución de los objetivos y lograr satisfacción en lograrlos.Procedimiento Institucional Según Instituto politécnico Nacional (2011) un procedimiento institucional es aquel cuyo alcance afecta a más de una unidad responsable de la institución. En general, estos procedimientos se caracterizan por su descripción genérica o agregada y son aplicables para ser operativas las funciones institucionales. Esaquel que por sus características se realiza uniformemente en las unidades responsables de la institución y que unifica la operación de sus funciones.

Esindispensable en las distintas áreas de una institución definir procedimientos para que los involucrados sepan la manera

correcta de dirigir sus acciones y que todos sigan el procedimiento establecido de manera uniforme. Además es un requisito de control interno para las instituciones que se encuentren estipulados los procedimientos en cada área o departamento, para lograr una administración eficiente en el usode los recursos, en donde se establece la responsabilidad de losusuarios en el manejo de los diferentes recursos públicos de la institución.Relación entre Objetivos, Políticas y Procedimientos Institucionales Las políticas institucionales, los objetivos y los procedimientos se complementan entre sí, de modo tal que si las políticas institucionales son conocidas por la comunidad organizativa, cada involucrado conoce a la institución en cuantoa debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades eso les da la ventaja a los involucrados en dirigir sus esfuerzos en las diferentes actividades que cada uno en búsqueda de mejorar y conociendo los objetivos de la institución el personal puede hacer la relación de lo que la institución es y lo que debe alcanzar sabiendo lo que tiene para lograrlo y lo que le falta de manera que se doblen esfuerzos para conseguir el resultado deseado.Por otra parte, para conseguir que la institución funcione segúnsus políticas y objetivos los procedimientos para lograrlo no son menos importantes ya que servirán para que todos los esfuerzos estén bien orientados, el personal de las diferentes áreas conozca cómo debe trabajar y tome la responsabilidad que le corresponde en el manejo de sus funciones y el resguardo de los recursos queutiliza.Diferencias y Similitudes entre la Administración Pública y PrivadaPara establecer diferencias entre ambos tipos de administración,resulta necesario definir que es administración. Existen muchas definiciones al respecto, pero en general la mayoría de los autores coinciden en que es la disciplina que persigue la satisfacción de objetivos organizacionales contando para ello con una estructura a través del esfuerzo humano coordinado. 

La administración se puede clasificar, como ya se mencionó en pública y privada. La administración privada es una rama

importante de la ciencia administrativa, los nuevos enfoques administrativos han ido reforzando la idea de que, para que exista una administración eficiente tiene que adaptarse a una organización que sea competitiva. Los modelos organizacionales son mas adaptables a una administración privada que a una pública. Podemos decir entonces que la empresa privada es un componente necesario del desarrollo sostenible y participa activamente en tratar de atenuar la pobreza. La empresa privada constituye un sistema de vida del mundo capitalista, amparada enla consagración del derecho de propiedad, incluida en la mayoríade las enmiendas constitucionales de las naciones.

La Administración pública por su parte es una rama dentro del campo más amplio de la administración. La palabra "pública", en relación con la administración ha adquirido una connotación especial: significa "gubernamental", o del gobierno. Por lo tanto, administración pública es conducir los asuntos del gobierno en todos los niveles, estatal y local. A continuación se presentan las principales similitudes y diferencias entre ambos tipos deadministración. 

De manera más específica se pueden establecer similitudes y diferencias entre ambas, entrelazando el tema con el cómo definen conceptos como objetivos, políticas y procedimientos institucionales en ambas ramas de la administración. Según CarlaSantaella (2011) algunas de las similitudes y diferencias entre la administración privada y pública en cuanto a procesos institucionales son las siguientes: Similitudes* Cuando en una organización las personas actúan conjuntamente para la consecución de propósitos comunes, siempre estarán presentes aspectos relativos a la planificación, organización, dirección de personal, relaciones laborales y otros componentes típicos de la acción administrativa.* Para la resolución de problemas administrativos, se producen ciertos principios de carácter general que incluyen: División del trabajo, organización de las funciones y responsabilidades, normas de planificación, programación y presupuesto, controles contables y otros aspectos que son útiles en todas las modalidades de administración y adaptables a las

particularidades de cada organización”* Lo cierto es que en las dos es necesario que el personal conozca la institución en la que labora, que sepa hacia donde debe dirigir sus esfuerzos para alcanzar las metas de la institución, por otra parte debe ser parte activa en la satisfacción de los clientes en caso de la privada y de los estudiantes en el caso de los servicios públicos en educación, también son similares en la responsabilidad que tiene hacia los usuarios en brindar un servicio de calidad que satisfaga los estándares que se desean alcanzar y los que son objetivo de la organización.Diferencias:* Laadministración pública es un conjunto de poderes, organización, personal y métodos que se ocupa de realizar la voluntad del Estado. La administración privada, por su parte, esun sistema que se preocupa de la organización, del personal y los métodos relacionados con la consecución de objetivos empresariales, y la obtención de márgenes adecuados de rentabilidad.* La idea popular es que la administración gubernamental es "burocrática", que se caracteriza por el papeleo, la influencia y la indolencia, y algunos señalan, además, que exige gastos innecesarios, es ineficaz, lenta y tramitadora. La contrapartidaa ésta es la empresarial, que aparentemente es eficaz, rápida ensus tramitaciones y puede exhibir un rendimiento cónsono con la rentabilidad.”* Si bien es cierto la administración pública ha sido burocrática, en los últimos años se han visto mejoras en algunosministerios que se han actualizado en tecnología y por otra parte el gobierno comenzó a poner especial interés en el controlinterno de los ministerios, lamentablemente es posible que todavía estemos lejos de conseguir la eficiencia que realmente se requiere en el control de los recursos públicos y en el adecuado manejo en beneficio de los costarricenses.* En el caso de la administración privada también hay corrupciónpero la administración a la vista es más eficiente en el manejo de los recursos, en el avance tecnológico y en el compromiso de los empleados que se encuentran sujetos a la buena función que desempeñen para mantener sus puestos de trabajo.* Otra de las diferencias más relevantes es la procedencia del

capital en el caso de la privada es capital propio de los dueñoso socios dela empresa y en el caso de la empresa pública los recursos son el resultado del presupuesto nacional asignado a los diferentes ministerios y que proviene de la recaudación de los diferentes impuestos.* En la administración pública el interés por los recursos humanos no es el mismo que tiene la empresa privada en la que seremunera por el alcance de metas, además de brindar un proceso de inducción y en algunos casos de capacitación para el personaly una serie de incentivos para la satisfacción de los colaboradores. La administración pública no se preocupa por procesos de inducción y no invierte más de lo necesario en el recursos humano salvo algunos proyectos que se gestionan en los que participan una minoría, de ahí la importancia de que un director en una institución consciente de las necesidades de la administración pública trabaje con su personal en la motivación constante y el reconocimiento a los involucrados.Objetivos, Políticas y Procedimientos de una Institución Educativa Los objetivos, políticas y procedimientos que a continuación se detallan son una síntesis de los que pertenecen al Colegio Técnico Profesional , y se basan en el Plan Operativo Anual de la institución.

El Colegio está ubicado en la localidad de .., para el año 2 000contaba con 40 000 habitantes. Debido a la gran cantidad de población que existía surge la necesidad de crear un nuevo colegio para cubrir la necesidad educativa en la zona. El colegio abrió sus puertas en febrero del 2000. Políticas Institucionales Actualmente cuenta con 1250 alumnos, de acuerdo con las características que definen a la comunidad, la organización ha establecido un conjunto de valores, quecomplementariamente a la visión y misión, constituyen la base filosófica del su trabajo, así como el orden de la organización como tal. Dichos elementos se detallan a continuación: * Valores: Liderazgo, respeto, responsabilidad, honradez, honestidad, compromiso, superación y solidaridad.* La Misión: Somos un Colegio Técnico Profesional identificado con los fundamentos de la educación costarricense. Brindamos

educación de calidad que permita una formación integral de nuestros estudiantes, desarrollando destrezas y valores que garanticen el éxito escolar e la inserción en el mercado laboral.* La Visión: Ser la mejor opción en educación media para los y las jóvenes de nuestra comunidad. * Organigrama 

Objetivos Principales1. Para la Gestión Administrativa:* Brindar las herramientas docentes, técnicas y administrativas necesarias para llevar a cabo los objetivos de la institución.

2. Para la Planificación Académica* Formar un ambiente institucional que favorezca el crecimiento personal de los estudiantes, mejorando el rendimiento académico y bajando la deserción.* Potenciar a los y la estudiantes los conocimientos, habilidades, destrezas y actividades integralmente.* Propiciar la sana convivencia y las buenas relaciones entre los miembros del personal docente y administrativo del Colegio Técnico José Albertazzi Avendaño.* Promover en el estudiante valores que refuercen la moral, ética y espiritualidad.* Utilizar la biblioteca aumentando su capacidad con medios de enseñanza audiovisuales e información para el aporte de los estudiantes.* Renovar las zonas verdes y recreativas para el disfrute de losestudiantes* Desarrollar un programa de prevención de riesgos para seguridad de la población estudiantil.* Crear un ambiente positivo en la comunidad estudiantil para elmejoramiento de la calidad de vida de los educandos.* Fortalecer los mecanismos de integración y participación de laeducación* Formar un plan piloto para ampliar la infraestructura de la institución para ofrecer un mejor desarrollo del aprendizaje de los educandos.

3. Para la Planificación de la Coordinación Académica* Contribuir en la gestión de enlace entre la dirección de educación técnica y las especialidades del Colegio…4. Para la Planificación de la coordinación con la Empresa * Contribuir con la gestión de enlace entre la dirección de educación técnica y las especialidades del colegio … con la vinculación con la empresa y la comunidad. (P.13-25)Procedimientos En el desempeño diario de las funciones pueden generarse por distintas necesidades otros procedimientos que pueden ser agregados y acerca de los existentes se puede decir que la modificación puede darse en el momento que sea requerida.

Los procedimientos para la institución son las normas que orientan de forma general las funciones que se desempeñan en la labor diaria. En resumen a continuación se muestran los principales procedimientos establecidos para la institución, el diseño que se muestra a continuación no corresponde a la presentación que corresponde según las matrices para el manual de procedimientos. 

1. Asignación de Cupo * Presentarse con el registro o documento de identidad, y las últimas calificaciones aprobadas. previa revisión de estos documentos.* Se entrega elsobre de matricula al padre o madre de familia que deben resolver en la fecha indicada.* casos especiales o solicitudes durante el año escolar de cupo se revisan por parte del director. 

2. Matricula* Se presentan a la matricula padre y el estudiante, a la fecha,hora signada.* Se entrega la documentación completa.* La comisión conformada para matricula asigna el grupo.* Se firma la matricula.

3. Cancelación de Matricula y Retiro de PapeleríaCuando el padre de familia desea cambiar a su hijo de institución:

* Antes de iniciar el trámite de cancelación de matricula:* Debe tener seguridad de la institución a la cual hará el traslado y solicitar el cupo.* Presentarse al Centro Educativo solicitar al auxiliar administrativo la documentación requerida.

4. Constancia de EstudioLa constancia de Estudio es el documento que corrobora la matricula y asistencia del estudiante en el Centro Educativo.* Presentarse en la oficina de la secretaría para hacer la solicitud en los horarios establecidos para tal efecto.* El padre de familia llena el formato de entrega de dicha constancia y firma certificando que lo recibió sin costo.

5. Certificado de EstudioEl certificado de estudio es el documento que hace constar el haber cursado un grado, cualquiera sea su resultado, haciendo descripción exacta de las áreas, la valoración, intensidad horaria, entre otros.* Hacer la solicitud con la secretaria para que rectifique su existencia en el archivo. Informando el nombre completo y el añoen el cual curso.

6. Comedor EstudiantilEl cupo para comedor estudiantil es la asignación que se hace alestudiantesegún la valoración que hace el comité de comedor estudiantil, sujeto a la disponibilidad del mismo por parte del Centro Educativo.

7. Atención a Padres de Familia* El padre de familia debe asistir a la institución cuando el profesor, Directora lo citan, por medio de nota escrita en el cuaderno de su hijo o en formato definido para el caso.* Durante la entrevista con el padre de familia se escriben las consideraciones y los compromisos por escrito con firmas incluidas.* Los horarios de atención serán programados por cada profesor de acuerdo a su jornada escolar.* Los padres de familia se les envía por escrito la citación, sellama por teléfono, especificando fecha, hora y motivo.

* El padre de familia que necesite hablar con el profesor debe solicitar con anticipación la cita.

8. HorariosSon los parámetros de tiempo que definen la distribución de la jornada escolar y laboral en el Centro Educativo.* Secundaria: periodos de clase 40 minutos lecciones académicas y 60 minutos para las lecciones técnicas. Descanso: 1 descanso de 15 minutos en la mañana, 45 minutos de almuerzo y 15 minutos en la tarde.* Atención al público secretaría: para matriculas, certificados,constancias, retiro de papelería etc. El horario establecido es de 7:30 a 11:45am y de 1:00pm a 3:00pm* Atención al público director: El horario establecido es de 8:30am a 11:45am o previa solicitud de cita.* NOTA: Las reuniones de educadores, padres de familia, se hacenen la jornada y se informan los horarios especiales.

9. PermisosSon las solicitudes de ausentarse durante la jornada laboral delCentro Educativo para realizar diligenciaspersonales entre otras.

* Solicitar por escrito al Director.* Llenar el formato de permiso.* Solo ausentarse cuando el permiso este por escrito.

10. Préstamo InstalacionesObjetivo: Brindar a la comunidad espacios de recreación y disfrute del tiempo libre y espacio de reuniones y capacitaciones.* Hacer solicitud mediante carta firmada por un adulto responsable.* Definir exactamente cuál es el espacio que necesita de acuerdocon la creatividad programada.* Presentarse en la fecha y hora asignada, el responsable de la actividad tomar lista de asistentes y atender a las indicacionesdel vigilante. 

11. Actividades 

Son responsabilidades asignadas a los docentes, para apoyar la labor del Centro Educativo y se requieren de manera permanente durante el año escolar.

12. BibliotecaObjetivo: Proporcionar a estudiantes, educadores y otros el espacio adecuado, para promocionar la lectura y espacio de consulta.Responsable. * Mantener el inventario actualizado* Controlar préstamo y devolución de textos.* Clasificación de material.* Velar por el uso adecuado de la biblioteca y los recursos tecnológicos.* Promover actividades de fomento de lectura.

Usuarios.* Cuidar los materiales de la biblioteca.* Respetar lo horarios de préstamo y uso de la sala, además de entregar a tiempo el material o recurso tecnológico solicitado para de esta manera no afectar a otros usuarios.Docentes.* Fomentar en los alumnos el cuidado y buen uso de los materiales y recursos tecnológicos de la Biblioteca.* Asumir la responsabilidad de entregar en buen estado todos losmateriales.* Dar cumplimiento a laspropuestas de fomento de la lectura en cada grupo.* Promover el uso de la Biblioteca., durante la jornada laboral asignada al docente.* En caso de ausencia: solicitar a otro compañero asumir esta responsabilidad. Encargándose de las llaves y entregar la Biblioteca cerrada después de usarla.

13. Laboratorios de CómputoObjetivo: Fomentar el uso responsable de las ayudas informáticasdel Centro Educativo.Responsable. Educador en horario* Manejo adecuado de las llaves, entregarla a cada profesor que le corresponde.

* Estar pendientes del estado de los computadores e informar oportunamente cualquier irregularidad.* Revisar el correcto uso de la bitacora* Uso responsable según usuario.Estudiante o Usuario:* Demostrar una actitud positiva frente al uso adecuado de la sala.* Manifestar sentido de pertenencia al ingresar y salir de la sala, cuidando el espacio y mantenerlo aseado.* No consumir alimentos dentro del aula.14. OrnatoObjetivo: mantener la buena estética del Centro Educativo en susáreas comunes, al igual que la limpieza y el orden.Responsable. Conserjes* Velar por el cuidado y protección del jardín de la institución, verificando su estado y el trato que recibe de educandos, educadores y otros.* Gestionar con el director los recursos para la compra de materos u otros materiales que se requieran.* Sugerir a los demás docentes actividades que fomenten, el aseoen la institución y Protección del medio de ambiente.

15. Actos CívicosObjetivo: Conmemorar hechos destacados durante el mes, brindandooportunidad de expresión artística y cultural de los estudiantes.Responsable: Comisionesestablecidas según las efemérides * Organizar el programa cultural y artístico.* Fomentar la participación de los estudiantes.* Recuerda a los compañeros fecha y hora. * Motiva el estimulo a estudiantes y demás miembros de la comunidad educativa.Participan todos los educadores, estudiantes, e invitados de losgrupos, padres de familia.

16. Giras PedagógicasSon las actividades de apoyo al currículo, que en campo permitenal estudiante vivenciar acerca de un tema determinado.Responsables: todos los educadores.Proceso:

* Cada educador presenta proyecto de salida de acuerdo con los parámetros del documento estipulado para ello.* Solicita el permiso o los permisos a que hubiere lugar.* Cotiza el transporte y lo incluye dentro de los gastos del proyecto.* Envía formatos de permiso a los padres de familia.* Realiza la salida solo con los estudiantes que fueron autorizados por escrito.* Presenta informe de evaluación de la salida.

17. Capacitación DocentesEs el proceso mediante el cual, el docente asiste a programaciónya sea en los áreas, seminarios, diplomados entre otros. Programados por el núcleo, escuela del maestro, etc.* El docente voluntariamente solicita asistir a la capacitación,o se asigna por parte del director asistir.* El educador cita a su grupo dentro de la jornada y asigna trabajo.* El educador presenta informe de la capacitación por escrito, en el formato destinado para ello.

18. Actividades y Proyectos Extracurriculares y de Apoyo al Currículo. Son las actividades en beneficio de los estudiantes, que no dependen directamente del Centro Educativo; de escogenciaparticular o asignados por parte de la Dirección.Objetivo: Fortalecer el proyecto educativo institucional por medio de proyectos extra y/o curriculares que presentan otras instituciones o profesionales de las mismas en beneficio de los estudiantes dentro o fuera de la jornada escolar.Responsable; El profesor encargado. Entidad Responsable* Presentar proyectos con objetivos claros de acuerdo a las expectativas.* Formalizar los listados de beneficiarios, presentarlos al Director.* El educador del Centro Educativo servirá de enlace con el agente o entidad externa.* Proponer horarios y espacios de encuentro.* Motivar la participación responsable de los estudiantes y los profesores.

* Presentar listados de asistencia de los estudiantes beneficiarios.Manual de Funciones en una Institución Educativa Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestosde trabajo.Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaboradotécnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores de la institución,ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.En los centro educativos, las funciones de cada colaborador pueden no estar unidas en un compendio que como tal resulte en el Manual de Funciones, ya que queda a criterio de cada directorunificarlo o no. Si está claro que cada trabajador tiene definido sus funciones dentro de la labor que le corresponde

ejecutar y las mismas se encuentran registradas en documentos administrativos legales que lo determinan. Por ejemplo las funciones, deberes, obligaciones y derechos de un educador estándebidamente establecidas por el Estatuto de Servicio Civil y Carrera Docente, así como otros puestos administrativos del Título II. Por su parte los empelados de servicio también tienensus respectivas funcionesamparador en otros documentos y en convenios institucionales. Es obligación del Director tener a mano la información sobre los deberes y derechos que regulan el quehacer de todo el personal que lo o la rodea, usualmente cada funcionario debe disponer de su propia descripción del puesto. Esta descripción está compuesta básicamente por los siguientes elementos: * Identificación del Puesto de Trabajo* Nombre* Área de desempeño* Codificación* Descripción Genérica (objetivo)- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto* Diarias o frecuentes, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, ocasionales o eventuales* Requisitos del ocupante del puesto (perfil).* Nivel académico* Habilidades y destrezas.* Conocimientos técnicos y/o específicos.Manual de Procedimientos y su Aplicación dentro del Control InternoEste Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajoy evitar su alteración arbitraria.Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluacióndel control interno y su vigilancia. Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se

emplean en cada unode los procedimientos que se describen.El Manual de procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de laempresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaríaser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividadesde cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Aumenta la eficiencia delos empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. 

En el ámbito de la educación costarricense, el Ministerio de Educación determina que todo Centro Educativo cumplirá con el Manual de Procedimientos de Control Interno y los lineamientos que en esta materia emita la Dirección de Planificación Institucional. El Control Interno debe entenderse como implícitoen el quehacer diario de las Instituciones Educativas y no como una responsabilidad o tarea adicional que el Director debe cumplir. En este sentido, se entenderá que un efectivo sistema de controlinterno es aquel que apoya y propicia el logro de los objetivos del Centro Educativo, es decir, un sistema de control interno parte de la existencia de objetivos y metas claras y que éstas sean del conocimiento de todo el personal docente y administrativo. Al implementarun sistema de control interno orientado al logro de los objetivos estratégicos del centro educativo, se minimiza el riesgo de establecer actividades de control desarticuladas y desproporcionadas que más bien pueden desorientar la gestión de los recursos hacia actividades que no generan valor a los procesos y al cumplimiento de los objetivos.Así las cosas, el Sistema de Control Interno en el Centro Educativo debe ser gestionado en el quehacer diario de la

Institución; en el que se pueda sistematizar y estandarizar las acciones y documentación que debe generarse y facilitar el proceso de rendición de cuentas en materia de Control Interno.La descripción del manual de procedimientos abarca la siguiente información:* Identificación del procedimiento* NombreÁrea de desempeño.* CodificaciónDescripción Genérica (objetivo)* Normas generales.* Responsable de cada una de las actividades que lo integranNúmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades).Diferencia entre el Manual de Funciones y el Manual de ProcedimientosLa diferencia entre ambos manuales es notoria y esto realza la importancia de ambos. El manual de funciones resumen las tareas específicas de cada puesto de trabajo, lo que el empleado debe realizar en sus labores diarias; por su parte, el manual de procedimientos establece todo lo referente a como llevar a cabo las diferentes tareas, procesos y demás que se desarrollan en lainstitución. Así, por ejemplo, en un Manual de funciones encontramos cuales son las funciones que debe desempeñar el Director por ejemplo y en un Manual de Procedimientos se puede consultar como se lleva a cabo el proceso de matrícula en dichocentro educativo, así como los formularios necesarios para hacerlo y demás instrumentos pertinentes al procedimiento y sujetos al Control Interno. 

FUENTES CONSULTADAS Manual de Procedimientos de Control Interno, Dirección de Planificación Institucional, MEP. 2011Plan Operativo Anual, Colegio Técnico Profesional José Albertazzi Avendaño. 2011Manual de Procedimientos, Coordinación con la Empresa, Colegio Técnico Profesional de Carrizal. 2009http://administradoreducativodoor.blogspot.com/2011/04/politicas-institucionales-y-calidad.htmlhttp://www.crecenegocios.com/los-objetivos-de-una-empresahttp://www.direval.ipn.mx

http://www.monografias.com/trabajos66/administracion-publica-privada/administracion-publica-privada.shtml

ANEXOS 

1. Proyecto - Instructivo para la Elaboración de Manual de Procedimientos y Manual de Funciones, Angulo, P. Calderón, R. Jiménez, S. y Mora, I. 2012

ANEXO I

UNIVERSIDAD CENTRAL ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 

PROFESORA:M.Sc. Sonia Méndez González

ESTUDIANTES:

Mayo, 2011

-------------------------------------------------DISEÑO DEL PROYECTO 

NOMBRE DEL PROYECTO El proyecto se denomina “Instructivo para la Elaboración de Manual de Funciones y Manual de procedimientos”. Consiste en la elaboración de un manual de referencia o consulta tal como se denomina en el nombre del proyecto instructivo, con el cual se facilite la tarea de elaboración y confección de los manuales mencionados. 

JUSTIFICACIÓN Este instructivo es un instrumento valioso para la gestión administrativa en los centroseducativos. Su naturaleza es considerarse como un manual que pueda servir de consulta a los funcionarios del Ministerio de Educación Pública, específicamente para estudiantes del curso Administración de Recursos Humanos, de la maestría en Administración Educativa; para la elaboración apropiada del manual de procedimientos y el manual de funciones de un centro educativo en lo que respecta almanejo de personal.

El fin es proporcionar un marco descriptivo de la estructura de dichos manuales para propiciar instrucciones generales sobre su confección. Sin embargo, para el exitoso funcionamiento de este trabajo se recomienda la revisión periódica de las directrices emanadas por el Ministerio de Educación Pública para incorporar las actualizaciones que surjan. 

OBJETIVOSGeneral * Confeccionar un instructivo que sirva de guía o consulta en laelaboración del manual de funciones y el de procedimientos para ponerlo en práctica en una institución educativa.

Objetivos * Establecer las directrices para confeccionar un manual de funciones y de procedimientos.* Determinar las partes más importantes y la estructura que debetener el manual de funciones y el de procedimientos.* Identificar las personas que intervienen en la confecciona de ambos manuales.ACTIVIDADES Actividad | Producto |Confeccionar Instructivo * Directrices * Partes * participantes | Instructivo listo y legalmente aceptable para la consulta |Presentación del Instructivo | Entregar a las personas interesadas el instructivo para el uso administrativo correspondiente |Uso del Instructivo | Utilidad del instructivo según los objetivos planteados dentro de unainstitución educativa |

CRONOGRAMA ActividadesPeríodo 2012 -2013 | Abril | Mayo | I Trimestre 2013 |Confección del Instructivo | x | x | |Presentación del Instructivo | | x | |Uso del Instructivo | | | x |

RESPONSABLES El instructivo es una herramienta diseñada para ser utilizada enel momento de la elaboración de los manuales de funciones y de procedimientos de un centro educativo. La elaboración de tales manuales son responsabilidad del Director o Directora de la institución; sin embargo, esta persona puede formar una comisiónpara realizarlo de manera conjunta o puede así mismo solicitar ayuda externa para desarrollarlo, de manera tal que los responsables de poner en práctica este instructivo serán las personas que dispongan del material para consultarlo en el momento que lo amerite. Por otro lado, en las actividades propuestas en este documento los responsables directos son las personas que lo confeccionan ydeben además presentarlo de manera que se justifique su aceptación y uso como herramienta de trabajo administrativo. RECURSOS Humano: es necesario contar con el apoyo del personal administrativo del centro educativo (director), así como docentes y otro personal para la elaboración de los manuales en cuestión. MATERIALES: instructivos generados por el Ministerio de Educación Pública, así como la legislación correspondiente para la Administración Pública para Educación, y desde luego se pretende que el presente instructivo se convierta en un materialde consulta de primera mano. 

ESTRATEGIAS DE CONTROL Las estrategias deben estar diseñadas para obtener un correcto control del avance de las diferentes actividades. Seutiliza la técnica de verificación de logros para logar presentar el instructivo en la fecha establecida. Posterior a la elaboración y presentación del instructivo es necesario verificar si su uso

es real, verificar esta actividad es difícil sin embargo se puede apreciar mediante el dialogo cruzado de los participantes si está dispuestos a utilizarlo o no. Dentro del funcionamiento del MEP, la Dirección de PlanificaciónInstitucional emite a los centros educativos matrices que se deben utilizar como medidas de control para evaluar los avances satisfactorios de los procesos en cuanto a Control Interno. 

-------------------------------------------------PROYECTO

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS1. ¿Qué es un Manual de Procedimientos? Los Manuales de Procedimientos tienen como objetivo servir de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en formaordenada, secuencial y con detalle las operaciones realizadas enlas diferentes instancias de la Institución Educativa. Contemplala descripción del procedimiento: su objetivo, las normas y políticas operación que rigen, así como la diagramación del proceso. 2. ¿Cómo se debe confeccionar? Para confeccionarlo es necesario primeramente establecer en unidades funcionales las diferentes instancias de la institucióneducativa; esto con el propósito de tener un orden y clasificar los procedimientos de cada instancias. Por ejemplo, en un colegio técnico se pueden establecer los procedimientos específicos de la Coordinación Técnica. Es importante resaltar que los procedimientos pueden reflejar las funciones de determinado puesto, aunque no es obligado ni necesario que seaasí. Lógicamente se deben acatar las directrices que emana elMEP en relación al tema. 3. ¿Qué partes tiene?Según las directrices del MEP se deben desarrollar dos instrumentos para cada procedimiento a describir, estos son: unamatriz de información y un diagrama de flujo del proceso. Cada institución tiene libertad de diseñar los procedimientos que requiera según la naturaleza de su trabajo, dimensión, entre otros, pero es importante resaltar que debe responder a las indicaciones que por Control Interno debe acatar. 4. ¿Cuál es la estructura del Manual?

Tal como se mencionó anteriormente, los manuales de procedimientos pueden ser ligeramente personalizados en cada institución, pero para efectos de este instructivo se recomiendaseguir el siguiente ejemplo de estructura. Los datos que se muestran corresponden a uno de los procedimientos de la Coordinación Técnica. 

Nombre de la oficina: Coordinación con la Empresa | Código: CE 01 |Procedimiento: Adquisición de pólizas de seguro por parte de losestudiantes para realizar pasantías, giras y prácticas supervisadas. | Versión: 2.0 |Elaborado por: | Fecha de aprobación:Administración 2011 |Aprobado por: |Objetivo: Guiar a los estudiantes en el proceso de adquisición de pólizas estudiantiles para trámites posteriores como pasantías, giras y prácticas supervisadas. |Alcance: Este procedimiento es empleado por los docentes que laboran en el C.T.P de Carrizal, padres de familia o encargados legales, coordinadora con la empresa y director. |Responsables: Coordinador con la empresa, Agente del I.N.S, estudiantes y padres de familia o encargados. |Descripción del proceso:Para llevara cabo el procedimiento establecido: 1. El Coordinador con la Empresa, contacta un representante de seguros del I.N.S para la adquisición de las pólizas estudiantiles a más tardar la primera semana de marzo decada año. 2. El Agente del I.N.S, informa a la Coordinación con la Empresa los requisitos para que los estudiantes adquieran pólizas. 3. El Coordinador con la Empresa, comunica a los estudiantes y padres de familia o encargados los documentos pertinentes para la adquisición de pólizas y los convoca para suadquisición. 4. Los estudiantes y padres de familia o encargados, contratan la póliza y entregan fotocopia a la coordinación con la empresa. 5. El coordinador con la empresa, actualiza archivo de estudiantes. |Documentos de referencia: Ministerio de Educación Pública. Departamento de Educación Técnica Profesional. Unidad de Coordinación Técnica y con la Empresa. Coordinación con la Empresa. Costa Rica. 2007 |

DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS DEL INS

COORD. CON LA EMPRESA AGENTE I.N.S. ESTUDIANTES-PADRES

Contacta representante del I.N.S.Informa requisitosComunica requisitos.Contrata póliza y entrega fotocopia.Actualiza archivo.

5. ¿Quiénes intervienen?En la elaboración del Manual de Procedimientos como tal interviene el Director y este a su vez forma una comisión generalmente denominada Control Interno que le colabora en la elaboración de procedimientos y la evaluación de los mismos. Pero cuando los procedimientos corresponden a entidades particulares de la organización, el procedimiento puede ser elaborado por el responsable directo de dicha unidad. Tal como en el ejemploanterior que la unidad responsable es la Coordinación con la Empresa, por lo tanto el responsable directoes la persona que funge como Coordinador con la empresa en dichomomento y puede participar otro colaborador que tenga pertenencia con el tema como el Coordinador Técnico. Además interviene la persona que lo aprueba, así como los participantes que en la ejecución del procedimiento deben actuar. Para seguir con en el ejemplo en cuestión, intervienen en este sentido los padres de familia, estudiantes y agentes delINS. 6. ¿Cómo se pone en práctica Cada unidad administrativa debe confeccionar su respectivo manual con todos los procedimientos que desarrolla, entregarlo ala comisión de Control Interno para que sea evaluado y posteriormente se integre a todos los demás procedimientos de lainstitución y se obtenga al final un compendio que será el Manual de Procedimientos Institucional. Con este se garantiza unefectivo sistema de control interno que es aquel que apoya y propicia el logro de los objetivos del Centro Educativo y del

Ministerio en General. El Manual como tal debe ser del conocimiento de todo el personal docente y administrativo para minimizar el riesgo de establecer actividades de control desarticuladas o repetidas que más bien pueden desorientar la gestión de los recursos hacia actividades que no generan valor alos procesos y al cumplimiento de los objetivos.

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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES1. ¿Qué es un Manual de Funciones? Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quieredecir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructuraorganizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo. Permite definir las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Especifica las labores que cada miembro debe desarrollar según el puesto que ocupa.

2. ¿Cómo se debe confeccionar? Para elaborarlo que recomienda estructurar de manera funcional la organización, es decir que este divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo.Para elaborarlo se deben tener en consideración los siguientes aspectos: * Definir estructura organizacional de la institución.* Definir la de la denominación y número de cargos que conformaran la escritura.* Asignar funciones a cada cargo.* Establecer los requisitos (estudios, experiencias, perfil) para desempeñar funciones.* Establecer las relaciones jerárquicas entre diferentes cargos* Aprobar y divulgar el manual en la empresa.

3. ¿Qué partes tiene?En el Ministerio de Educación, los directores tienen la posibilidad de realizarlo con formatos personalizados; pero, básicamente debe contener las siguientes partes: * Identificación del Puesto de Trabajo* Nombre* Área de desempeño* Codificación* Descripción Genérica (objetivo)- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto diarias o frecuentes, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales,semestrales, anuales, ocasionales o eventuales* Requisitos del ocupante del puesto (perfil).* Nivel académico* Habilidades y destrezas, conocimientos técnicos 

4. ¿Cuál es la estructura del Manual?Tal como se mencionó anteriormente, los manuales de funciones pueden ser ligeramente personalizados en cada institución, contener más o menos aspectos de los citados en la pregunta anterior. Esto depende en gran medida del tipo de empresa y el tamaño de la misma. Para efectos de este instructivo se recomienda seguir el siguiente ejemplo de estructura. 

MANUAL DE FUNCIONES PARA CARGO DE DOCENTE EN UN CENTRO EDUCATIVO.

Docente.* Título del Cargo: P.E.T.P* Ubicación: Aula Institucional.* Superior Inmediato: Director.* Responsabilidades por personas: Estudiantes y padres de familia 1. Impartir la educación secundaria conforme a los objetivos de la misma, al plan y programas de estudio, así como a las leyes, normas, reglamentos y disposiciones educativas vigentes.2. Colaborar con las autoridades de la escuela en la observanciade las disposiciones que se dicten para cumplir con la tarea de formación de los educandos y para el buen funcionamiento del plantel.

3. Planear técnicamente la labor docente de acuerdo con los avances educativos, propiciando la iniciativa de los educados para que, junto a la adquisición de conocimientos, desarrollen sus capacidades, hábitos y aptitudes.4. Planear las labores docentes de acuerdo con la academia del área o asignatura a que pertenezca, y coordinarlas tanto con lasacademias de las demás áreas o asignaturas, como con el personalencargado de los servicios de asistencia educativacon que cuenteel plantel.5. Presentar a la Subdirección de la escuela el programa anual de actividades extraescolares, requeridas para el cumplimiento del plan y de los programas de estudio.6. Integrar los registros e informes necesarios para informar acerca del aprovechamiento y de la conducta de los educandos a la Subdirección.7. Solicitar ante la Subdirección de la escuela los recursos materiales y financieros necesarios para el cumplimiento de su labor. 8. Participar en las diversas comisiones que le sean asignadas por la Dirección de la escuela

7. ¿Quiénes intervienen?En la elaboración del Manual de Funciones debe intervenir la persona directamente asignada en el puesto. El Director le debe solicitar que le entregue la descripción del puesto que ocupa así como los datos sobre el mismo y la especificación de las tareas que se debe realizar. Otro situación que se puede dar es que en la institución ya exista establecido un Manual de Funciones y que sea el director quien entregue a cada colaborador la descripción del puesto que ocupa. Para poder llevar a cabo ambas actividades, es necesario basarseen información fundamentada en los documentos legales pertinentes. 8. ¿Cómo se pone en práctica Cada miembro de la institución debe ser consciente de las labores para las cuales fue contratado, por lo tanto se encuentra en el deber de cumplirlas cabalmente. El Manual debe existir como fundamento de lo anterior, pero lo ideal es que cada quien sea responsable de sus labores y que el director como

tal no tenga que estar velando rigurosamente por que se cumpla. Según lo anterior se pone en práctica todos los días.