FAIL MEJA JAWATAN DAN GRED
-
Upload
independent -
Category
Documents
-
view
3 -
download
0
Transcript of FAIL MEJA JAWATAN DAN GRED
FAIL MEJA
JAWATAN DAN GRED :
Jabatan Pelajaran Negeri Melaka
NAMA AGENSI :
ALAMAT :
NO.TELEFON :
LOGO SEKOLAH
NAMA SEKOLAH
NO.FAKS :
EMEL :
ISI KANDUNGAN BIL TAJUK MUKA
SURAT Kulit
Isi Kandungan1.0 Maklumat Pegawai2.0 Latar Belakang Sekolah3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama4.0 Objektif Sekolah / Asrama5.0 Carta Organisasi Sekolah6.0 Carta Organisasi Asrama7.0 Carta Organisasi Exco Asrama 8.0 Perincian Senarai Tugas 9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai
Semak
10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori10.5 Pengurusan Kewangan Asrama10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama10.7 Pengurusan Pembelian10.8 Pengurusan Pembayaran10.9 Pengurusan Pelupusan Aset10.10 Pengurusan Yuran Asrama10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan
Bermasak10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan /
Kawalan Keselamatan10.13 Pegurusan Kesihatan10.14 Pengurusan Penyelenggaraan
Bangunan / Peralatan
11.0 Norma Kerja12.0 Senarai Undang-undang / Peraturan13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan14.0 Senarai Borang Yang Digunakan15.0 Senarai Tugas Harian
KANDUGAN FAIL MEJA
Objektif Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Harian
Objektif Bahagian/Unit
Carta Aliran Kerja
Senarai Semak/Checkli
stProses Kerja
Carta Organisasi Jabatan/Pejabat
Carta Organisasi Kedudukan Pegawai
Senarai Tugas/Kuasa Dan
Hubungan
Peraturan-Peraturan Pentadbiran
Senarai Undang-Undang/Peratura
n
Senarai Jawatankuasa
Yang Dianggotai
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
Norma Kerja
FAIL MEJA
JAWATAN HAKIKI
GRED JAWATAN
BAHAGIAN / UNIT
TARIKH LANTIKAN KE JAWATAN SEKARANG
2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH
7.0 Carta Organisasi Exco AsramaPENGETUA /GURU BESAR
PKHEM
KETUA WARDEN
KETUAPENYELIA
WARDENPENYELIA PEMBANTUPENGURUSAN
MURID
EXCOPEMBANGUNAN
SAHSIAH
EXCOPEMBANGUNANKOKURIKULUM
EXCOPEMBANGUNANTEKNOLOGI
EXCOPEMBANGUNANAKADEMIK
EXCOPEMBANGUNANPATRIOTISME
MURID ASRAMA
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid
ke asrama.
Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK
HEM.
Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk
proses pemilihan dan simpanan rekod.
Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.
Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).
Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut
jumlah murid yang ditetapkan.
Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.
Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk
ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)
Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.
Memasukkan data murid.
Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama
dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP).
Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua salinan.
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar.
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan
Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program
asrama.
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Pengetua/Guru Besar.
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,
Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
Memastikan tahap stok.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara
sebutharga).
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan
harga dan kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
menandatangani pada invois.
Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk
direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
Merekod dalam Buku Tunai.
Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan
pada borang Kew.PA-17.
Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan
pengesahan pengetua.
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengankontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dariwaktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.
11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah.
11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.
12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengankontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
12.1 Menerima laporan.12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.12.3 Menyediakan borang rawatan.12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya
murid dimasukkan ke wad.12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit
sekiranya mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN PERALATAN
14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar
jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD /JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna
9.0 SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas PegawaiAtasan Yang Ada
Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yangDiberi
Tugas PegawaiLain Yang Ada
Hubungan
PengetuaPK HEM
PK HEMKetua Warden
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1)1.3 Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK HEM. 1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang telah lengkap untuk proses pemilihan dan
Menentukan bilik-bilik dorm
Pembantu Am RendahWardenPembantu Am Rendah
simpanan rekod.1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama 1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan ditolak.
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. 1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. 1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7), carta organisasi, Exco bilik ,
Menentukan bilik-bilik
Pekerja swasta pembersihan
senarai tugas dan plan kebakaran 2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilikyang ditentukan.
PENGETUAGPK HEMGPK KOKOGPK PENTADBIRAN
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid. 3.2 Memasukkan data murid3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. 3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua/Gurubesar.
SU PeperiksaanSU SukanGuru DisiplinWarden
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang
telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan asrama.4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.
PengetuaPK HEM
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar.
5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama.
5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam
1. Menyemak Buku Tunai
2. Menentukan perancangan/ aktiviitiyang diperlukan
Ketua WardenKetua Pembantu Tadbir
mesyuarat AJK kewangan.
5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar.
5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
1.Pengetua2.GPK HEM3.GPK Pentadbiran
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4 Membuat imbangan di akhir setiap
1.Menentukan perbelanjaan mengikut peruntukan2.Menyimpan Buku Tunai ditempat yang berkunci
Audit Dalaman (Pemeriksa Kira-kira)
bulan.
6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
7.1. Memastikan tahap stok.
7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelianterus atau secara sebutharga).
7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang.
7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkankelulusan Pengetua.
7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
7.6. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangani pada invois.
7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4. Merekod dalam Buku Tunai.
8.5. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
Pengetua/Guru Besar.
8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
9.1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA15 ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan
selepas dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.
12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
13.1 Menerima laporan.
13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.
14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN/PERALATAN
Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan.
14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.4 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan
besar laporan akan dihantar ke PPD /JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.
14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.0 Proses Kerja Utama10.1 Aktivit
i Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja Pegawai YangBertanggungjawab
SeksyenUndang-Undang /Peraturan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukanmurid ke asrama.
2. Menyediakan borangkemasukan ke asrama (Lampiran1).
3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM.
4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semulakepada murid lama.
5. Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod.
6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama
7. Memproses Borang Permohonan
8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.
9.10. Menguruskan penempatan
murid di dorm-dorm yang telah
Ketua Warden
Penyelia Asrama
Warden
Ketua Warden
Ketua Warden
Penyelia asrama
Penyelia Asrama
Ketua warden
Warden
ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
Warden KEW-PA 7
10.0 Carta Aliran Kerja10.1 Aktivit
i Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
MULA
Menyediakan borang tawaran kemasukan murid
Mengadakan mesyuarat pengurusan asrama kemasukan murid
Mengagihkan borang permohonan
Lengkap ?Mengisi semua borang
Memberi surat tawaran kepada murid yang berjaya
Ya
tidak
Mengedarkan senarai inventori kepada murid asrama
Menentukan bilik penginapan pelajar
Mengumpul dokumen peribadi muridasrama yang tinggal di asrama
10.0 Senarai Semak10.1 Aktivit
i Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagimenentukan kriteria kemasukan murid ke asrama.
2. Menyediakan borangkemasukan ke asrama (Lampiran 1).
3. Menerima senarai penempatanmurid baru daripada Pengetua / PK HEM.
4. Menghantar Borang KemasukanAsrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
TAMAT
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama / warden/ penyeliaasrama
Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori
5. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama
6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama
7. Memproses Borang Permohonan
8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.
9. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yangtelah ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
10.0 Proses Kerja Utama10.2 Aktivit
i Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Proses Kerja Pegawai YangBertanggungjawab
SeksyenUndang-Undang/Peraturan
1. Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
2. Memastikan perabotdan peralatan
Penyelia Asrama
KetuaWaden/Warden
mencukupi.
3. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
4. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
Warden
Warden
10.0 Carta Aliran Kerja10.2 Aktivit
i Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Membersihkan, menyusundan menceriakan semula
MULA
Mengenalpasti bilik yang diperlukan
Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan
Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar
Menyelia kebersihan, keceriaan dansusunan peralatan serta perabot
Menyelia bilik dari masa ke semasa
Puas Hati?
MULA
10.0 Senarai Semak10.2 Aktivit
i Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
3. Memastikan tahap kebersihanbilik-bilik yang ditentukan
4. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA7), carta organisasi exco bilik, senarai tugas dan pelan kebakaran
10.0 Proses Kerja Utama10.3 Aktivit
i Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang /Peraturan
1. Merujuk fail-fail maklumat murid
2. Memasukkan data murid
3. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
4. Menghantar data kepada JUpada tarikh yang ditetapkan bersama denganLampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua / Guru Besar
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia asrama
JU SMA
10.0 Carta Aliran Kerja10.3 Aktivit
i Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
MULA
Menyediakan maklumat individu murid dan mengasingkan mengikut tingkatan
Memasukkan dataMendapatkan maklumat darisumber lain
Mengemaskini data
Menghantar data kepada JU padatarikh yang ditetapkan (Jan, Julai& Oktober)
10.0 Senarai Semak10.3 Aktivit
i Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Menyediakan maklumat individu
2. Memasukkan data pelajar
3. Mengemaskini data pelajar
TAMAT
4. Menghantar data kepada JU
10.0 Proses Kerja Utama10.4 Aktivit
i Pengurusan Aset Dan Inventori
Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menjadi AJK Pengurusan Aset AlihKerajaan (JKPAK).
2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3. Melabel bekalan mengikut nombor siriyang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama yang telah ditetapkan.
4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asramadalam dua salinan.
Pengetua
Penyelia Asrama
Pegawai Aset
Pengawai Aset / Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.4 Aktiviti
Pengurusan Aset Dan Inventori
Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK
Memastikan pegawai aset masih dalam tempoh sah laku
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK
TAMAT
MULA
Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang ditetapkan
10.0 Senarai Semak10.4 Aktivit
i Pengurusan Aset Dan Inventori
Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan
1. Menjadi AJK Pengurusan AsetAlih Kerajaan (JKPAK).
2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama denganSijil Akuan Penerimaan (SAP).
3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
4. Menyediakan Borang KEW.PA 7mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.
10.0 Proses Kerja Utama10.5 Aktivit
i Pengurusan Kewangan Asrama
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menganggotai jawatankuasa pengurusankewangan sekolah / asrama.
2. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua / Guru Besar.
3. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, BantuanMakanan Asrama (BMA), Yuran Makan, WLMA, dan Pelbagai.
4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4)
Pengetua
Pengetua
Penyelia asrama / Warden
Warden
cadangan aktiviti / program asrama.
5. Mendapat kelulusan didalam mesyuarat AJK kewangan.
6. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua / Guru Besar.
7. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
Pengetua
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.5 Aktivit
i Pengurusan Kewangan Asrama
Menganggotai jawatankuasapengurusan sekolah
Mendapatkan surat penurunan kuasa
MULA
10.0 Senarai Semak10.5 Aktivit
i Pengurusan Kewangan Asrama
Bil Tindakan Tanda Catatan
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus LPBT,BMA,Yuran
Menyediakan kertas kerja cadangan aktiviti / program.
TAMAT
Mendapat kelulusan ?
Menyimpan rekod
Mengurus pembelian dan bekalan
Tida
Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk kelulusan kepada Pengetua.
Ya
(√ )1. Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan sekolah/asrama
2.Mendapatkan Surat Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar
3. Menyediakan cadangan anggaran belanja LPBT, Bantuan Makanan,Yuran Makan,WALMA dan Pelbagai
4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama
5. Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK Kewangan
6.Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar
7.Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama
8.Menyimpan rekod kewangan dengan baik
10.0 Proses Kerja Utama10.6 Aktivit
i Pengurusan Buku Tunai
Proses Kerja Pegawai YangBertanggungjawab
Seksyen UndangUndang / Peraturan
1. Mendapatkan Buku TunaiAsrama, Buku Cek, BukuResit pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
2. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
3. Merekod terimaan dan bayaran mengikut lajur yang ditetapkan.
4. Merekod Buku Tunai Asrama, Buku Cek, BukuResit Pejabat, Buku Subsidiari dan DaftarBil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
5. Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6. Membuat Penyesuaian Bank Dan Patskom.
7. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
8. Mendapatkan perakuan
Pengetua/ Guru Besar
Pembantu tadbir /Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pengetua / Guru Besar
pengesahan daripada Pengetua / Guru Besar.
9. Menyimpan Buku Tunai didalam almari berkunci. (akta undang-undang)
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.6 Aktivit
i Pengurusan Buku Tunai
Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku
Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan
Membuat imbangan pada akhir bulan
MULA
Mendapatkan pengesahan Pengetua /Guru Besar
Membuat pembetulan
Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,Buku
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Dapatkan Buku Tunai Asrama
2. Tulis/catatan baki awal tahun pada setiap peruntukan
3. Ada terimaan? Catat terimaan kedalam Buku Tunai
4. Ada bayaran? Catatkan bayaran ke dalam buku tunai
5. Tutup urusniaga setiap bulan
6. Terima Penyata Bank
7. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank Dan Patskom
TAMAT
Menyimpan Buku Tunai
8. Tandatangan di Buku Tunai oleh Penyelia / Pembantu Tadbir
9. Serah kepada Juru Audit Dalaman Untuk disemak semula
10. Serah pada Pengetua/Guru Besar untuk pengesahan dan tandatangan.
10.0 Senarai Semak10.6 Aktivit
i Pengurusan Buku Tunai
10.0 Proses Kerja Utama10.7 Aktivit
i Pengurusan Pembelian
Proses Kerja Pegawai yangmeluluskan /
Dirujuk
Peruntukan Undang-undang Peraturan
1. Memastikan tahap stok. Penyelia Asrama Tatacara Pengurusan Kewangan.
2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga).
3. Mendapatkan sebuthargadari beberapa syarikatuntuk perbandingan harga dan kualiti barang.
4. Menyediakan Nota Mintadan mendapatkan kelulusan Pengetua.
5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
6. Menerima dan menyemak barang yang diterima dan pastikan ditandatangani pada Invois.
7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod di Buku Stok / Harta Modal / Inventori.
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua / GPK 1
Pengetua
Surat pekeliling kewangan bil. 6 tahun 2006KP.1573/17/F/C/ JLD.13(32)
Buku Pesanan Kerajaan (Am 75) 3 salinan
10.0 Carta Aliran Kerja10.7 Aktivit
i Pengurusan Pembelian
Semak Tahap Stok
Menentukan kaedah pembelian
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat
Menyediakan Nota Minta dan dapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar.
Tidak lengkap
lengkap
Membuat pembetulan
Menerima, menyemak dan menandatangani invois
Menyerahkan barang-barang kepada Pegawai Aset
TAMAT
MULA
10.0 Senarai Semak10.7 Aktivit
i Pengurusan Pembelian
Bil
Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Memastikan tahap stok2 Menentukan kaedah pembelian
(pembelian terus @ secara sebut harga)
3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang
4 Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua/GuruBesar
6 Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal
7 Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangan pada invois.
8 Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok/Harta Modal dan Inventori
10.0 Proses Kerja Utama10.8 Aktivit
i Pengurusan Pembayaran
Proses Kerja Pegawai yangmeluluskan /
dirujuk
PeruntukanUndang-UndangPeraturan
1. Menerima bil dari pembekal danmemastikan Borang Pesanan Asaldisertakan bersama bil.
2. Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlahpada Borang Pesanan dan memastikan barang dalam keadaan baik.
3. Merekod bil ke dalam buku Daftar bil.
4. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
5. Merekod dalam Buku Tunai.
6. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua / Guru Besar.
7. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar.
8. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resitpembayaran.
Pengetua / GPK1
10.0 Carta Aliran Kerja10.8 Aktivit
i Pengurusan Pembayaran
Menerima bil dari
Merekod bil kedalam Buku
Sediakan Baucer dan Cek
MULA
10.0 Senarai Semak10.8 Aktivit
i Pengurusan Pembayaran
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Menerima bil dari pembekal
Merekod ke dalam Buku
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Lulus
Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar
Tidak
Membuat pembetulan
TAMAT
dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil
2 Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang yang diterima dalam keadaan baik
3 Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil
4 Menyediakan Baucer dan Cek Bayaran
5 Merekod dalam Buku Tunai
6 Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar
7 Mendapatkan pengesahan tandatangan Pengetua/Guru Besar
8 Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran
10.0 Proses Kerja Utama
10.9 Aktiviti
Pengurusan Pelupusan Aset
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan / Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.
2. Mendapatkan borang Kew.PA-15 daripada Pegawai Aset.
3. Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan mendapat pengesahan dua orangwakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
4. Menghantar Borang Kew.PA-17 dan Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP / BahagianTeknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.
5. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17.
6. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar.
7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9. Mengemaskini stok dan membuat
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua
Penyelia Asrama
Kew.PA-15
Pekeliling Tatacara Pengurusan Aset (5207)
Kew.PA-17
Kew.PA-19
catatan seperti yang disyorkan.
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.9 Aktivit
i Pengurusan Pelupusan Aset
Pastikan barang pelupusan mempunyai kaddaftar inventori dan harta modal
Mengisi borang Kew.PA 15
Mengisi borang Kew-PA 17 yangdisahkan oleh dua orang wakil
Menghantar Kew-PA 15 dan 17
Melupuskan barang mengikutcadangan Kew-PA 17
Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan Pengetua/ Guru Besar
Menghantar hasil jualan kepadaPerbendaharaan Negara
MULA
10.0 Senarai Semak10.9 Aktivit
i Pengurusan Pelupusan Aset
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal
2 Mendapatkan borang Kew-PA 15 daripada pegawai aset
3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan
Mengemaskini stok dan membuat catatan.
TAMAT
Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.
5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew-PA 17.
6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA 19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua.
7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit daripada Perbendaharaan Negara.
9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang di syorkan.
10.0 Proses Kerja Utama10.10
Aktiviti
Pengurusan Yuran Asrama
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. 2. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
3. Menerima surat kelulusan / kuasa mengutip yuran.
4.Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
5. Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
6. Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resitpejabat.
7. Memberi laporan kepada Pengetua.
8. Menghantar surat peringatankepada ibu bapa pelajar yang tidak menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
Pembantu Tadbir
Unit Pendaftar sekolah
Pengetua
Pembantu tadbir
Penyelia Asrama
Pembantu Tadbir
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.10
Aktiviti
Pengurusan Yuran Asrama
TAMAT
MULA
Menentukan jenis kutipan.
Semakan tunggakan yuran murid
Menerima surat kuasa mengutip yuran
Menghantar suratperingatan kepadaibu bapa
Menyerahkan kutipan yuran kepada
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resitmurid
Memberi laporan kepada Pengetua/Guru
Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut
Tidak
Ya
Menyimpan Buku Resit Murid dan
10.0 Senarai Semak10.10
Aktiviti
Pengurusan Yuran Asrama
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Menentukan jenis kutipan yuran dalam mesyuarat jawatan kuasa kewangan asrama
2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutip yuran.
4 Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar mengikut keperluan.
5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
6 Menyerahkan kutipan yuran kepadaPembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan Resit Pejabat..
7. Memberi laporan kepada Pengetua
8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak
menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini Rekod.
10.0 Proses Kerja Utama10.11
Aktiviti
Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
SeksyenUndang-Undang /Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(Lampiran 5).
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
5. Mempamerkan senarai bahan kering
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama 48 jam sebelum sajian
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
6. Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai Lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
7. Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).
8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
9. Proses penyediaan makanan bermula.
10. Menilai mutu masakan.
11. Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
12. Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.
13. Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
14. Menghantar laporan (Format3) ke KPM / JPNM tiga bulan sekali.
15. Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah.
16. Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tukang Masak
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tukang Masak
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.
10.0 Carta Aliran Kerja10.1 Aktivit Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Memastikan semua dokumen berkaitan
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserah kepada kontraktor
Sediakan borang pesanan format 8
Memeriksa spesifikasi bahan mentah
Mendapatkan surat setuju terima
Tidak
Ya
Menganggotai mesyuarat dengan kontraktor
Periksa bahan kering
Bahan mentah ditolak / minta ganti Penyediaan makanan
Menilai mutu masakan
Pamerkan senarai barang
1 i
MULA
TAMAT
Menghantar laporan bulanan ke JPNM
Memastikan pembersihan dilakukan selepas2 jam dari waktu sajian
Menyediakan laporan harian dan laporan kendiri
Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
Menyemak peralatan yang dikembalikan
10.0 Senarai Semak10.11
Aktiviti
Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
MULA
TAMAT
10.0 Proses Kerja Utama10.12
Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM
2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
Perjanjian Kontrak/Buku Pesanan/Buku Laporan Harian/ Buku Laporan Bulanan/Buku Laporan Prestasi Kontraktor dan Buku Daftar Denda
3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik (lampiran 5).
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
5. Mempamerkan senarai bahan
kering (lampiran G) pada stor bahan kering.
6. Memeriksa bahan-bahan kering yang dibekalkan mengikut senarai lampiran Gdan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
7. Menyediakan borang pesanan (Format 8) 48jam sebelum sajian.
8. Memeriksa spesifikasi bahanmentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiaphari.
9. Proses penyediaan makanan bermula.
10 Menilai mutu masakan
11. Menyediakan laporan harian (Format 1) dan laporan kendiri dewan makan.
12. Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.
13. Menghantar laporan bulanan (Format 2) ke JPNM.
14. Menghantar laporan format 3ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.
15. Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh kontraktor kepada sekolah.
16. Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaikikerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format20) apabila kontrak tamat.
10.0 Proses Kerja Utama10.12
Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
SeksyenUndang-Undang/ Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima.
2. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
4. Menyediakan senarai maklumat pekerja.
5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
6. Memastikan kerja-kerja dijalankanmengikut jadual yang ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat.
8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.
Penyelia Asrama/ Warden
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Mendapatkan surat
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga kontraktor
Menyediakan senarai maklumat pekerja
Mendapatkan senarai dan skop kerja
Mendapatkan perjanjian kontrak
Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat
Memastikan kerja-kerja dijalankanmengikut jadual
Menyediakan laporan prestasi syarikat
10.0 Carta Aliran Kerja10.12
Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
MULA
TAMAT
10.0 Senarai Semak10.12
Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Mendapatkan surat setuju terima daripada syarikat.
2. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
4. Menyediakan senarai maklumat pekerja.
5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
6. Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi dan undang-undang
syarikat
8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.
10.0 Proses Kerja Utama10.13
Aktiviti
Pengurusan Kesihatan
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang /Peraturan
1. Menerima laporan.
2. Menjalankan pemeriksaandan rawatan awal.
3. Menyediakan borang rawatan.
4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaanwarden.
5. Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya dimasukkan kewad.
6. Membawa pulang murid
Ketua Pengawas AsramaWarden/Penyelia Asrama
Warden/Penyelia Asrama
Penyelia Asrama/Warden
Doktor
Ketua Warden/Warden
dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden.
7. Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit sekiranya mendapat cutisakit.
Warden/Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.13
Aktiviti
Pengurusan Kesihatan
Pelajar membuat laporan.
Isi borang rawatan ke klinik
Serius ?
Tidak Lulus
Ya
Rawatan Ringan
Terima laporan.
MULA
10.0 Senarai Semak10.13
Aktiviti
Pengurusan Kesihatan
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Menerima laporan.
Pembedahan/Rawatan susulan
Masuk wad?Tidak Lengkap
Ya
Ya
Tidak
Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir
Menghantar pelajar ke hospital / klinik
Terima rawatan di hospital / klinik
Hadir ke sekolah
Tandatangan kebenaran pembedahan
Hantar peralatan / pakaian pelajar
Terima lawatan / ziarah
Keluar wad
Bilik sakit / rumah
Cuti rehatsakit
TAMAT
2. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
3. Menyediakan borang rawatan.
4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan waden.
5. Memaklumkan kepada penjaga/ Pentadbir Sekolah sekiranya murid dimasukkan ke wad.
6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan waden.
7. Menguruskan kemasukan murid ke Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti sakit
10.0 Proses Kerja Utama10.14
Aktiviti
Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan
Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menyediakan borang / buku laporan kerosakan.
2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm asrama.
3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan
5. Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua / Guru Besar. Jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.
6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
8. Melaksanakan kerja penyelenggaraan.
9. Menghantar laporan penyelenggaraan.
10.0 Carta Aliran Kerja10.14
Aktiviti
Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan
Memastikan kerja penyelenggaraandilaksanakan
Hantar laporan selepas penyelenggaraan
Menyediakan buku laporan
Menerima aduan kerosakan
Membuat pemeriksaan susulan untuk mengetahui punca kerosakan
Melaporkan kerosakan
Melaporkan kepada Pengetua setelah kerja siap
MULA
TAMAT
Tidak
Ya
Periksa
10.0 Senarai Semak10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
Bil Tindakan Tanda(√ )
Catatan
1. Menyediakan borang / Buku Laporan Kerosakan.
2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm
3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.
5. Melaporkan kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD/JPNM/Bahagian SBP dan Teknik.
6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
11.0 NORMA KERJA
Bil
Jenis Kerja Masa YangDiambil(minit)
Jumlah Unityang bolehdijalankan
dalamseminggu
Jumlah
1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75
2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang masuk
10 15 150
3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubungtugas yang perlu / sedang diuruskan
10 30 300
4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan asrama
60 3 180
5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan sekolah berhubung pengurusan asrama
30 10 300
6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540
7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450
8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM
120 1 120
9 Pengurusan Pejabat 40 5 200
Jumlah (minit) 2315
12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan
1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu tamat.
2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.
3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetapkumpulan A.
4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.
5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.
6. Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikhkontrak mula berkuatkuasa
7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.
8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.
9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftardengan PKK.
13.0 Pekeliling – Perbendaharaan dan Perkhidmatan
Bil Perkara1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002
Pemberian Bantuan Makanan Pelajar2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009
Pindaan Yuran Makan Asrama4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008
Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan5. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh
Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/19926. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009
Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan7. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010)
8. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama
9. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)10. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977
Lantikan Waden Asrama11. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982
Elaun Waden12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995
Tatacara Lantikan Warden Asrama13. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997
Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama14. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM
(Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih)15. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996
Penyalah Gunaan Inhalan16. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988
Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan Keracunan Makanan
17. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah
18. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia
14.0 Senarai Borang – Borang Yang Digunakan1. Buku Pesanan Kerajaan
2. Borang Sebutharga
3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67
4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah
5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2
6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3
7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9
8. Borang Maklumat Pekerja Format 4
9. Jadual Pembukaan Tender