ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA

DE CHIMBORAZO

SEMESTRE ABRIL 2015-AGOSTO 2015

TEMA: REQUISITOS, ALCANCE DEL PROYECTO

Y ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DE TRABAJO

IDENTIFICACION

Facultad: Administración de Empresas

Carrera: Ingeniería Comercial

Materia: Administración de Proyectos

Semestre: Noveno “1”

Docente: Ing. María Fernanda Miranda

Integrantes: Magaly Castro

Alexandra Jiménez

Esther Miranda

Inés Parapi

Jacqueline Tuquinga

Fecha: 22 - Junio-2015

Calificación Sello del Docente

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 2

TEMA:

REQUISITOS, ALCANCE DEL PROYECTO Y ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DE

TRABAJO

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene la finalidad de la realización de los requisitos del

proyecto, producto, el alcance, el desglose del trabajo y el cronograma. Los

requerimientos documentados son la base para que el administrador realice la

estima acciones y el plan del proyecto en general. Para lo cual necesitará la

validación del usuario a todos los documentos donde se especifiquen los

requerimientos.

En el alcance se pretende dejar en claro en un documento los límites del

proyecto, los productos que se entregarán al final, la estrategia metodológica a

seguir, de qué factores depende que la empresa salga bien y cómo se medirá al

final el éxito del proyecto.

La creación de la estructura del desglose del trabajo se busca especificar

detalladamente de preferencia mediante un gráfico todo el trabajo a realizar

para lograr los productos deseados. De esta manera se podrá tener un mayor

conocimiento de las tareas a realizar y un mejor control durante la fase de

ejecución.

Finalmente con el cronograma se busca, por una parte, conocer cuánto durarán

las actividades del proyecto, y cuánto tardará éste en su totalidad. A

continuación se irá desarrollando a paso a paso.

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 3

1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo general

Realizar los requisitos del proyecto, producto, alcance del proyecto y

estructura de desglose de trabajo.

1.2. Objetivos específicos

Analizar los objetivos que tienen el negocio para comprobar

si son de tipo Smart.

Determinar los requisitos del proyecto para su fácil ejecución

y puesta en marcha de las actividades.

Realizar el cronograma de las actividades que se realizaran

dentro de este proyecto

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 4

2. DESARROLLO DEL TEMA

REQUISITOS DEL PROYECTO

ID OBJETIVOS DE NEGOCIO DE LA EMPRESA QUE APLICAN AL PROYECTO

FUENTE PRIORIDAD

B01 Elaborar un plan estratégico que permita llegar a los consumidores de una manera eficaz con la aplicación de estrategias adecuadas para su distribución y comercialización.

Empleados, Plan

estratégico

Alta

B02 Realizar un exhaustivo control de calidad en la materia prima para obtener productos que satisfagan las necesidades de los consumidores.

Empleados, Plan

estratégico

Alta

ID REQUISITOS DEL PROYECTO FUENTE PRIORIDAD

P01 Realizar estudios de mercado para comprobar la existencia e inexistencia de la factibilidad del

proyecto

Consumidores Alta

P02 Realizar pagos de la materia prima, suministros e insumos en efectivo o realizar depósitos en

las cuentas de las empresas dependiendo

Contador Alta

P03 Adquisición de materia prima a proveedores que cuenten con productos que posean sello de

calidad.

Proveedor Alta

P04 Averiguar las normas políticas y ambientales que puedan afectar la situación económica del

proyecto.

Ejecutadores del Proyecto

Alta

P05 Realizar un Plan Operativo Anual, para ejecutar de una manera eficiente la administración.

Administrador Media

P06 Para fácil comprensión del proyecto, el informe se lo entregara en distintos programas

como: Microsoft Word, Excel y Project.

Ejecutadores del Proyecto

Baja

P07 Los productos serán entregados de manera obligatoria y eficiente la entrega de productos,

luego de 24 horas, posterior a su pedido.

Jefe de Ventas Media

P08 Las instalaciones, maquinarias y equipos deben ser diseñados y elaborados por nuestro propio

país, para evitar inconvenientes en caso de daños o mantenimiento con la maquinaria

Jefe de planta Media

P09 El personal que labore debe ser capacitado y mínimo dos años de experiencia en sus

respectivos cargos

Talento Humano

Alta

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 5

REQUISITOS DEL PRODUCTO

ID REQUISITOS DEL PRODUCTO FUENTE PRIORIDAD

G01 GALLETAS DE QUINUA DE CHOCOLATE Y FRUTAS

Encargadas del proyecto

Alta

G02 Harina Maestro Panificador Media

G03 Harina De Quinua Maestro Panificador Alta

G04 Azúcar Maestro Panificador Media

G05 Mantequilla Maestro Panificador Media

G06 Vainilla Maestro Panificador Media

G07 Chocolate Maestro Panificador Alta

G08 Frutas Maestro Panificador Alta

G09 Amasador Ayudante Media

G10 Moldeador Ayudante Media

G11 Rellenador Ayudante Alta

G12 Empacador Ayudante Alta

G13 Hornos Maestro Panificador Alta

G14 Mesa Metálica Maestro Panificador Media

G15 Bandeja Para Amasar Maestro Panificador Alta

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 6

ETAPAS DEL PRODUCTO

Requisitos Abastecer Preparar las galletas Producto

GALLETAS DE QUINUA DE CHOCOLATE Y FRUTAS

Degustar el producto

Harina Harina comprado Preparar

Harina De Quinua Harina De Quinua comprado

Mesclara la harina y harina de quinua

Azucar Azucar comprado Mesclar con las anteriores

Mantequilla Mantequilla comprado Mesclar con las anteriores

Vainilla Vainilla comprado Mesclar con las anteriores

Chocolate Chocolate comprado Preparar

Frutas Frutas comprado Preparar

Amasador Amasador ( prestación de servicios)

Se realiza el amasado por 10 minutos

Mesa Metálica Mesa Metálica comprada

Herramienta de trabajo para el amasador

Bandeja Para Amasar Bandeja Para Amasar comprado

Herramienta de trabajo para el amasador

Moldeador Moldeador ( Prestación de servicios)

Se realiza el moldeado en 10 minutos

Rellenador Rellenador ( Prestación de servicios)

Se realiza el rellenado en 5 minutos

Hornos Hornos comprados Hornear en 200grados centígrados por 20 minutos

Empacador Empacador ( Prestación de servicios)

Se realiza el empacado en 20 minutos

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 7

MATRIZ DE RASTREO

Matriz de rastreo de objetivos de negocios. Requisitos de producto. Este proyecto

está orientado al objetivo B01, B02, B03, B04, B05 dándole una valor de 1-4 donde

1= No está alineado al objetivos. 2= levemente alineado al objetivos 3= alineado al

objetivos 4= necesariamente alineado.

ENUNCIADO DEL ALCANCE

1. Justificación del Proyecto

El proyecto responde a las siguientes necesidades, detectadas dentro de la

sociedad ya que su alimentación diaria no es saludable:

Necesidad de alimentarse saludablemente.

Consumir productos altos en nutrientes y vitaminas.

Variar la rutina alimenticia.

Adquirir productos nuevos e innovadores.

OBJETIVOS DEL NEGOCIO

ID REQUISITOS DEL PRODUCTO BO1.4 BO2.3 BO3.1 BO4.2 BO5.3

G01 GALLETAS DE QUINUA DE CHOCOLATE Y FRUTAS

X X X X X

G02 Harina X X

G03 Harina De Quinua X X

G04 Azúcar X X

G05 Mantequilla X X

G06 Vainilla X X

G07 Chocolate X X

G08 Frutas X X

G09 Amasador X X

G10 Moldeador X X

G11 Rellenador X X

G12 Empacador X X

G13 Hornos X X

G14 Mesa Metálica X X

G15 Bandeja Para Amasar X X

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 8

2. Metodología del Proyecto

La metodología es de tipo cascada, puesto que habrá un análisis como punto de

partida donde se observaran todos los requerimientos de los mismos, como

segundo punto el diseño del modelo y la planificación a seguir y como tercer punto

la implantación donde ya se ejecutara y se pondrá en marcha todo lo planificado.

3. Delimitación del Proyecto

Podemos definir los siguientes límites para cada etapa del proyecto:

Etapa 1. Análisis

Su realización cumplirá los procesos siguientes:

Estudio de mercado, técnico, financiero, económico y evaluación de riesgos

del proyecto.

Cotizaciones, compras y recepción de maquinaria y equipo, materia prima y

formas de pago.

Comercialización, publicidad y documentos por cobrar.

Contabilidad y bancos.

Para llevar a cabo esta fase de análisis se aplicara el método Pepsu, ya que

mediante el cual seleccionaremos y documentaremos los proveedores, entradas,

procesos, salidas y clientes de nuestro producto; además se revisaran los

siguientes aspectos fundamentales:

Organigrama Funcional

Descripción de puestos

Detalles del producto y sus especificaciones

Estructura y especificaciones de equipos, maquinaria y materia prima.

Recursos necesarios como equipos, personal y herramientas.

Criterios de eficiencia y eficacia en el desempeño por cada proceso.

Normas y procedimientos de cada proceso.

Plan de mejora y capacitaciones.

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 9

Al finalizar el análisis como primera fase se evidenciara con un documento

elaborado por cada uno de los ítems anteriores.

Etapa 2. Diseño

Se consideraran los diseños en los siguientes puntos importantes:

Estudio de mercado, técnico, financiero, económico y evaluación de riesgos

del proyecto.

Cotizaciones, compras y recepción de maquinaria y equipo, materia prima y

formas de pago.

Comercialización, publicidad y documentos por cobrar.

Contabilidad y bancos.

Se entiende por diseño el obtener un modelo o una guía de todos las fases,

procesos y tareas que requiere el proyecto, el mismo nos orientara y facilitara la

ejecución de cada actividad ya determinada en el diseño de los mismos.

Etapa 3. Implantación

Esta fase es la parte fundamental ya que se llevara a cabo todo lo planificado en

etapas anteriores del proyecto. Si en el proceso de implantación se presentan

actividades de retroalimentación pues este modelo admite cambios y se lo

realizara sin nigun inconveniente, se puede replantear el proyecto; ya que la

finalidad es que los productos entregables del proyecto sean de calidad y

satisfactorios para sus beneficiarios.

4. Productos a entregar

Por cada etapa del proyecto se entregara:

Etapa 1. Análisis

Un informe que incluya:

La documentación de toda la gestión realizada en los ítems mencionados

anteriormente.

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Una evaluación fundamentada del estado actual de los procesos

determinados anteriormente.

Un plan de trabajo para la siguiente etapa.

Etapa 2. Diseño

Manual de diseño para cada proceso

La documentación por cada proceso determinados anteriormente, los

mismos que contendrán: flujograma de procesos, involucrados y

responsables del proceso, funciones y responsabilidades del encargado,

tiempo limitado para cada proceso, propósito y finalidad de cada proceso.

Indicadores de medición del desempeño de cada proceso o tarea en forma

manual.

Métodos y estrategias a utilizar para llevar a cabo las etapas del proyecto.

Manual organizacional de la empresa.

El organigrama funcional de la empresa.

Manual de funciones de la empresa

La descripción de las funciones y responsabilidades de los puestos del

equipo de trabajo.

Etapa 3. Implementación

Guía básica de todas las actividades a realizarse en cada etapa del proyecto.

Criterios a aplicarse en cada etapa del proyecto.

Estrategias de mejora y optimización para cada proceso a ejecutarse.

Indicadores de medición de la gestión y desempeño por cada etapa y

proceso.

Evaluaciones por cada proceso o tarea que impliquen las etapas del

proyecto.

5. Criterios de éxito

Al terminar el proyecto, este habrá sido exitoso si:

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Si el retorno de la inversión en la formulación del proyecto se genera a más

tardar en un año, contado a partir de la terminación del proyecto. La

medición se realizara con base a los sistemas de indicadores a desarrollar.

Los procesos administrativos de las empresas se encuentren integrados, el

mismo que agregue valor en los clientes o usuarios.

Si existe un sistema de indicadores manuales que permitan monitorear cada

proceso y lograr que estos sean eficientes, eficaces y económicos.

6. Factores de éxito

Dichos factores serán determinantes para lograr los objetivos del proyecto:

El involucramiento de la gerencia y jefes departamentales en el desarrollo

de cada etapa del proyecto.

La autoridad que disponga el Administrador del proyecto para convocar al

equipo de trabajo de la empresa, involucrarlos y responsabilizarlos en cada

actividad a realizarse.

La actitud de colaboración y apoyo muy activa del equipo de trabajo en las

diferentes actividades a ejecutarse en el proyecto.

Disponibilidad de tiempo suficiente para participar extraordinariamente a

la jornada laboral, de todo el equipo de trabajo seleccionado para operar en

los diferentes procesos que requiera para desarrollar el proyecto.

Que el equipo de trabajo, que es la fuerza laboral indispensable, le dedique

tiempo completo al proyecto.

El administrador del proyecto haga de su equipo de trabajo integral y

participativo.

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7. Matriz de Flexibilidad

VARIABLE

MÁS FLEXIBLE

MEDIANAMENTE FLEXIBLE

RÍGIDO

COMENTARIOS

Alcance x Podría disminuir el proceso de elaborar el producto. Tiempo x Se recomienda terminar en seis meses, con una tolerancia de tres semanas. Costo x No sobrepasar los costos estimados. Calidad x Se deben regirse a las normas y estándares de calidad establecidos.

Proyecto. Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua.

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

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Formulación y Evaluación de Galletas de Quinua 13

Se puede notar que en el 1er nivel está el nombre del proyecto, en nuestro caso es

Proyecto de Galletas. Como el proyecto se trata de producir tantas galletas de

quinua con frutas como galletas de quinua con chocolate, podemos separar la

producción de las galletas para cada uno de estos ambientes. Colocamos galletas de

quinua con frutas y galletas de quinua con chocolate como 2do nivel. Dentro de

cada una de estas ramas se irá descomponiendo más a detalle.

Tomemos la rama Galletas de Quinua con frutas en este caso se producirá galletas

de quinua de 40 gr, galletas de 48 gr. y galletas de 240 gr. En la rama Galletas de

quinua con chocolate de 40 gr, galletas de 48 gr. y galletas de 240 gr.

Nótese que los componentes de la Estructura de Desglose Trabajo se han colocado

en lenguaje de entregables como galletas de quinua con frutas y galletas de quinua

con chocolate. Esto debido a que la Estructura de Desglose de Trabajo muestra la

estructura jerárquica de los entregables del proyecto.

Asignación de los códigos a cada componente de la Estructura de Desglose de

Trabajo para identificarlos y ubicarlos rápidamente.

Componentes Código

Proyecto de elaboración de galletas A

Galletas de quinua con frutas A1

Galletas de quinua con frutas de 40 gr. A1.1

Galletas de quinua con frutas de 48 gr. A1.2

Galletas de quinua con frutas de 240 gr. A1.3

Galletas de quinua con chocolate A2

Galletas de quinua con chocolate de 40 gr. A2.1

Galletas de quinua con chocolate de 48 gr. A2.2

Galletas de quinua con chocolate 240 gr. A2.3

(Martinez, 2010)

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3. CONCLUSIONES

La realización de este trabajo nos permite darnos cuenta si las

actividades, objetivos, requisitos del proyecto que se han plasmado

en el método de trabajo que este caso es el de Formulación y

Evaluación de Proyectos es coherente y se lo puede alcanzar en el

tiempo determinad, ya que mediante la administración de proyectos

vamos analizando punto a punto las actividades, comprobando así su

viabilidad.

Al realizar el alcance del proyecto determinamos a donde y como

queremos llegar con la aplicación de este proyecto, por lo que

tenemos una noción más clara sobre la idea de este negocio, que

junto con la estructura de Desglose del Trabajo conocemos los

productos que va a fabricar dicha empresa con sus respectivos

componente y subcomponentes en caso de tenerlos.

4. BIBLIOGRAFÍA Martinez, F. R. (2010). Administración de Proyectos, Guia para el aprendizaje. México: Pearson

Educación.