EnterpriseoutputManagementAnLRSWhitePaper WHITEPAPER CONTROLALOSDOCUMENTOSE INCREMENTAELCONTROLDELOS...

Enterprise output Management An LRS White Paper

Levi, Ray & Shoup, Inc. 1

WHITE PAPER

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CONTROLA LOS DOCUMENTOS E INCREMENTA EL CONTROL DE LOS PROCESOS DE NEGOCIOS ________________________________________________________________________________

DICIEMBRE 2008



INDICE

RESÚMEN……………………………………………………………………………………………………………………………………….3

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………………………………………………4

GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS……………………………………………………………………………………………5

INICIATIVA AL OUTPUT MANAGEMENT: UN PRIMER PASO CRÍTICO………………………………………………6

IR MÁS ALLÁ DE LA AUTOMATIZACIÓN…………………………………………………………………………………………..7

EJEMPLO DE INTEGRACIÓN: SAP, CENTRAL SAP DE PROGRAMACIÓN DE PROCESOS, Y LAS SOLUCIONES VPSX………………………………………………………………………………………………………………………....9

CONCLUSIÓN………………………………………………………………………………………………………………………………..11



RESÚMEN

Las empresas están desarrollando e implementando sistemas estratégicos basados en soluciones SAP, pero suele pasar desapercibido el importante papel que juegan los documentos en los procesos de trabajo. Para poder satisfacer las necesidades de los clientes, los socios de la solución SAP software de Levi Ray & Shoup, Inc. (LRS) y Redwood Software Inc., han desarrollado soluciones integradas para proporcionar una integración BPM y una escalabilidad del sistemas mejorado.

LRS ha demostrado que su solución VPSX V1.R1.0 es compatible con el SAP Netweaver Application Server J2EE motor 7.0. Esto ha sido probado y certificado por el Centro de Integración y Certificación de SAP y puesto en marcha por SAP Netweaver. La plataforma de tecnología SAP Netweaver pone en marcha la serie de aplicaciones mySAPBuisiness Suite, las aplicaciones compuestas SAP, y las soluciones de socios como VPSX 1.R1.0 de LRS. SAP Netweaver integra y unifica las tecnologías en una sola plataforma y está previamente integrada con aplicaciones de negocios, lo cual permite el cambio y la reducción de la necesidad de realizar una integración a medida. Juntas, estas soluciones mejoran el control de procesos de documentos y ayudan al gobierno corporativo.



INTRODUCCIÓN

Sea cual sea su tamaño, tipo de industria o área de aplicación, la mayoría de los equipos de implementación y de planificación que se dedican a las soluciones SAP, tienen dos cosas en común. Lo primero es que tienen la intención de mejorar los procesos de negocio al aerodinamizar los sistemas de información correspondientes. El segundo punto en común es que reconocen que el volumen de trabajo dará forma a estas nuevas aplicaciones y viceversa.

La mayoría de los nuevos sistemas se desarrollan adaptándose a los procesos de trabajo existentes, empleados, clientes, proveedores, y normas. Para asegurarse de un desarrollo y utilización exitosos, los equipos que supervisan la implementación de SAP no deben de perder de vista unos cuantos hechos básicos:

• El objetivo no es solo el lanzamiento de una nueva aplicación, si no que ahorrar a largo plazo, aumentar el rendimiento, y la competitividad de las empresas

• Cada nueva aplicación de SAP debería mejorar los procesos de trabajo individuales, tanto como integrarse con otros sistemas (muchas veces, pero no siempre, soluciones basadas en SAP)

• Automatizar y gestionar el volumen de trabajo digital es muy sencillo. Sin embargo, controlar el volumen de trabajo humano y mecánico exige mucho más esfuerzo.

El tercer punto se puede observar en los procesos orientados a documentos que hay en la mayoría de empresas. Esto nos hace entender porqué ninguna organización ha podido conseguir el objetivo de crear una “oficina sin papel”, después de tanto tiempo intentándolo.

Aunque aplicaciones online, EDI y otros sistemas electrónicos han permitido la reducción de papel innecesario en las empresas, siguen existiendo algunos documentos importantes en formato papel. Por ejemplo, el código de barras que sirve para identificar el eje de un tractor en una cadena de montaje. El formulario de materiales peligrosos que permite que una empresa de materiales química cumpla con las normas de seguridad, entre otros.

Los analistas estiman que un 30 por ciento de las interrupciones de los procesos de negocios son consecuencia de errores relacionados con documentos. Cada documento impreso está producido gracias a la impresora, un dispositivo electromecánico que está expuesto a tener problemas de hardware, redes, y software. Sin poder identificar, resolver y/o prevenir estos errores de documentos, todos los pasos posteriores en el volumen de trabajo corren un riesgo.



GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y EL EFECTO MARIPOSA

En los últimos años, se ha escrito mucho sobre el concepto de la teoría caótica del “Efecto Mariposa”. Esta idea refleja que un mínimo cambio en un sistema puede afectar a otras variables lo que conlleva a la alteración de acontecimientos a gran escala. (Por ejemplo una pequeña brisa de las alas de una mariposa puede, en un futuro, afectar a la trayectoria de un tornado).

En el marco del entorno SAP, la ausencia de un código de barras no va a tener las mismas consecuencias que el equivalente electrónico de un tornado como los de Kansas. Sin embargo, se va a consagrar mucho tiempo y recursos para identificar y corregir el error, entregar el trabajo de nuevo, y asesorar el impacto en futuros volúmenes de trabajo. Por ejemplo, si un empleado, por error, no pone la etiqueta del código de barras en un producto, puede reducir la velocidad de producción de un producto acabado, retrasando así las entregas, facturas etc. Con el tiempo, estos errores llevan a un aumento drástico del coste total de propiedad.

La solución a este problema viene del campo de la gestión de procesos de negocio, y más específicamente del componente de monitorización de la actividad empresarial. Para optimizar las operaciones de negocios en un entorno basado en soluciones SAP, un sistema tiene que:

• Monitorizar el estado del sistema y eventos de negocio críticos

• Comunicar los estados a tiempo real con administradores y software de procesamiento de programaciones.

• Programar

¿Qué tiene que ver esto con los documentos? Pues tiene mucho que ver. Porque muy a menudo los documentos inician y confirman los procesos de negocios, la entrega garantizada de un documento es un elemento crítico para el éxito de una empresa.



EL OUTPUT MANAGEMENT DE UNA EMPRESA: UN PRIMER PASO ESENCIAL

El primer paso para transformar los documentos de “malos necesarios” a activos estratégicos es estableciendo un solo punto de control para gestionar las salidas. La solución Enterprise Output Management (EOM) proporciona una entrega garantizada de los documentos a las impresoras, a bandejas de correo electrónico, archivos electrónicos y otros destinos.

Además, el software EOM puede informar a los administradores de redes y a los servicios de ayuda al usuario sobre problemas de entrega de documentos antes de que puedan ser un peligro para procesos de negocios críticos. Por ejemplo, si la impresora de códigos de barras funciona mal en la plataforma de carga, la solución EOM puede notificar al administrador local por correo electrónico o dirigir el documento a una impresora alternativa. Esto permite que el departamento de envío pueda continuar trabajando sin afectar de manera adversa al volumen de trabajo.

Estas soluciones no son nuevas en el mundo empresarial. Desde 1982, Levi, Ray & Shoup ha proporcionado software EOM a miles de las empresas más importante del mundo. No es sorprendente que muchos de estos clientes hayan utilizado las aplicaciones de SAP para poder mejorar su cadena de suministros, su departamento de recursos humanos, financiero y otros sistemas.

Para dar más importancia a la garantía de entrega de documentos, los desarrolladores de SAP han creado un interfaz estandarizado que permite una comunicación bidireccional entre las aplicaciones de negocios y los sistemas de output management externos. El interfaz BC‐XOM permite a la solución de Output Management LRS robust VPSX enviar mensajes a tiempo real indicando estados de impresión directamente al interfaz de usuario SAP. Además de proporcionar una entrega de documentos garantizada, la solución VPSX elimina los procesos de impresión de alto consumo de CPU de los servidores de aplicación. El resultado: una mejora drástica del rendimiento.

El software de output management VPSX mejora los resultados de los entornos basados en la solución SAP de la misma manera que una señal de tráfico puede mejorar el tráfico en una intersección con mucho tráfico. Ambas son capaces de controlar y de adaptarse constantemente a condiciones variables de una manera que otros sistemas menos sofisticados no podrían. Ambas mejoran la eficacia de los sistemas que regulan, y cada una de ellas ayuda a prevenir largos retrasos y errores costosos.



IR MÁS ALLA DE LA AUTOMATIZACIÓN

Siguiendo con la metáfora del tráfico, cualquier persona que haya tenido que esperar mucho tiempo parado en un semáforo rojo, sin que haya tráfico, entiende los beneficios de una señal de tráfico moderno y controlado. Imagínense un sistema en el que cada señal inteligente pudiera comunicarse e interactuar con otras señalas de la zona así como con rampas de acceso a las autopistas cercanas. Este sistema beneficiaria tanto a conductores como a peatones.

De la misma manera que los sistemas de control de tráfico pueden controlar una ciudad, las soluciones automáticas de procesamiento de programaciones permiten mejorar la habilidad para poder gestionar los entornos avanzados basados en la solución SAP. Estas soluciones, utilizadas en conjunto con un software de output management VPSX, aportan una ejecución fiable de procesos basados en documentos de negocios que se extienden sobre varias aplicaciones y sistemas.

SAP y Redwood Software han desarrollado juntos un proceso central de programación SAP, una solución que integra la programación de trabajos y la automatización de los procesos y que está licenciada y manejada por SAP. LRS ha integrado el software de output management VPSX con el programador de procesos Central SAP. Además, la solución de gestión de aplicaciones SAP monitoriza y captura los datos del sistema de una empresa en tiempo real. Estos datos se comparten con el proceso central de programación SAP, que puede responder automáticamente a una serie de “eventos” del sistema predefinidos. Los beneficios que esto puede aportar son la eliminación de errores, la reducción de gastos administrativos, y la optimización de los niveles de servicio.

Más adelante, la solución VPSX de LRS podrá extender los beneficios que aportan SAP y Redwood al dominio de las impresoras, los sistemas de correo electrónico, y otros destinos de output. Al mejorar la capacidad de de impresión de feedback bi‐direccional del software VPSX, la solución combinada crea un entorno en el cual:

• El software VPSX informa los errores de impresión y otros errores a la central de procesamiento de programación SAP mediante un identificador de procesos estándar.

• El sistema central de programación de procesos puede volver a sincronizar la cola de procesos de negocio para poder minimizar el impacto de los errores, asignar el mejor recurso alternativo VPSX, y notificar a la solución de gestión SAP.

• La solución de Gestión SAP, es consciente de todos los errores de impresión, de los trabajos completados, del uso de papel, y de otros parámetros de información, lo cual sirve de ayuda para hacer cumplir las normas.

Además, la solución permite a las empresas monitorizar y gestionar aplicaciones SAP y que no son SAP desde un punto central de control. La programación de procesos central SAP y las soluciones



VPSX, pueden interactuar con plataformas y aplicaciones fuera del ecosistema SAP. Gracias a la información proporcionada por la solución de gestión SAP y la programación de procesos centralSAP y el software VPSX, los clientes se benefician de una visualización completa de la salida de documentos.



EJEMPLO DE INTEGRACIÓN: SAP, CENTRAL SAP DE PROGRAMACIÓN DE PROCESOS, Y LAS SOLUCIONES VPSX

Mientras que las soluciones SAP, Redwood y LRS aportan una funcionalidad muy útil, esta funcionalidad se multiplica cuando se utilizan todas juntas. Como mejor se puede ilustrar la unión entre estos dos componentes es mediante un ejemplo. Davidson Ltd. (g‐d) es un gran fabricante de artilugios de precisión utilizados en varias industrias en todo el mundo. Como otros fabricantes, el entorno de montaje y de entrega depende en gran parte de las aplicaciones SAP.

Tal y como lo muestra el diagrama más abajo, cada pedido creado por la aplicación ERP genera un listado de selección de impresión que utilizan los empleados para llevar a cabo los pedidos de los clientes. Entre los documentos puede haber etiquetas de códigos de barras y otros materiales impresos. Si alguno de estos documentos no apareciera, los trabajadores no sabrían que artículos deben de incluir en el pedido del cliente. La empresa ha instalado ambos procesos, automático y manual de modo a poder tratar estos problemas.



Al tratarse de dispositivos electro mecánicos complejos, las impresoras son propensas a cometer varios fallos como atascos, falta de tóner o insuficiencia de tóner u otros suministros, conectores desconectados, etc. Las soluciones inteligentes de Output management como el software VPSX, detectan directamente estos errores y desencadenan las actuaciones necesarias. Estas soluciones sirven para la continuidad avanzada de los procesos de negocio y son esenciales para la Gestión de Procesos de Negocios de SAP NetWeaver (SAP NetWeaver BPM), La Solución de Gestión SAP, y otras soluciones.

El ejemplo anteriormente explicado es algo más que un ejemplo teorético; de hecho es una descripción simplificada de un entorno de cliente SAP de una empresa farmacéutica multinacional. Para este cliente, los retrasos no solo significaron una pérdida de tiempo y de dinero en los procesos internos, sino que también la empresa tuvo que enfrentarse a multas costosas asociadas a los niveles de servicio.

La habilidad de poder localizar tanto los procesos de negocios exitosos como erróneos, es un elemento crítico para una empresa. Bien sea en empresas farmacéuticas o en industrias financieras altamente reguladas, como en los sectores verticales, la integración de la entrega de documentos, la programación de trabajos, y las soluciones SAP son aspectos importantes para un sólido funcionamiento de la empresa.



CONCLUSIÓN

Para obtener éxito, las empresas tienen que tener la habilidad de saber anticipar las condiciones de entorno que están sujetas a muchos cambios así como reaccionar según las mejores soluciones de negocio. Una solución de output management puede ayudar a optimizar los procesos de documentos.

De manera individual, La Solución de Gestión SAP, el Programador Central de procesos SAP, y las soluciones VPSX, proporcionan un control sin precedentes sobre los recursos dentro de su ámbito.

Juntas, pueden automatizar y facilitar una gestión completa de trabajos críticos. Como el buen funcionamiento del control del tráfico, estas soluciones integradas ayudan a que la información y los procesos de negocio funcionen a un ritmo acelerado.

Para obtener más información de cómo la gestión mejorada de documentos puede ayudarle en los resultados de su empresa, contacte con los expertos de SAP en LRS: [email protected]

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