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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓNDEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1.- OBJETIVO

Establecer un procedimiento documentado para definir las funciones, responsabilidades yrequisitos que debe cumplir la Alta Dirección con relación al SGC:

a. Definir los lineamientos para la planificación, implementación, mantenimiento ymejora del SGC.

b. Definir los controles necesarios para llevar a cabo de forma regular evaluacionessistemáticas de la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia, así como losrequisitos legales y otras obligaciones de cumplimiento relacionado al SGC de laAutoridad Portuaria Nacional.

c. Identificar los impactos potenciales de los procesos, actividades y decisiones quemantengan la integridad del SGC en especial cuando se planifiquen o implementencambios.

d. Establecer la asignación de recursos, de personal, de infraestructura, de ambientede trabajo, que demande la planificación, implementación, mantenimiento y mejora.

e. Definir la responsabilidad y autoridad de los funcionarios responsables que dirigen,realizan y verifican actividades relacionadas con el SGC

f. Detallar las actividades para la Revisión por la Dirección.

2.- ALCANCE

Establecer las funciones y responsabilidades de la Alta Dirección con relación al SGCaplicados en los procesos de la APN.

3.- REFERENCIAS / BASE LEGAL

a. Norma ISO 9001:2015, cláusula 5.1.- Liderazgo y compromiso, cláusula 7.1.-Recursos y cláusula 9.3.- Revisión de la Dirección.

b. Procedimiento “Acciones de mejora” (P01_PR07).

4.- DEFINICIONES

a. Abreviaturas

Para la presente información éstas son las abreviaturas utilizadas:

Sistema de Gestión de Calidad SGC Autoridad Portuaria Nacional APN

No Aplica NA Responsable de Proceso RP

Coordinador General de laGestión del Sistema para laCalidad

CG-SGC



5.- RESPONSABILIDADES

a. Alta Dirección

(1) Asegurarse que se establezcan, se implementen y se mantengan losprocesos necesarios.

(2) Asegurarse que se cumplen los requisitos del usuario y el propósito deaumentar su satisfacción.

(3) Asegurarse que las Políticas de Gestión de la Calidad sean adecuadas alpropósito de la Autoridad Portuaria Nacional.

(4) Dirigir la Revisión por la Dirección de acuerdo a lo descrito en el párrafo (6)(c) de la presente directiva.

(5) Garantizar la disponibilidad de los recursos, del personal, de infraestructura,del ambiente de trabajo, recursos financieros y tecnológicos, que demande laplanificación, implementación, mantenimiento y mejora del SGC.

(6) Definir roles, asignar responsabilidades y funciones, y delegar autoridades,para facilitar la gestión.

(7) Aprobar los documentos del SGC.

(8) Las competencias y otras responsabilidades se detallan en el Perfil de Puestodel Gerente General.

b. Comité de Gestión del Sistema Gestión de la Calidad

(1) Conducir la implementación del Sistema para la Calidad, estandarizando ocertificando procesos conforme a la normativa vigente, tomando en cuenta lasnormas técnicas nacionales o las normas técnicas internacionales, con elobjeto de brindar servicios oportunos y de calidad a los usuarios internos yexternos de la APN.

(2) Monitorear e informar a la alta dirección, respecto al adecuadofuncionamiento de los procesos estandarizados o certificados e identificar lasoportunidades de mejora para su aprobación; asimismo, asegurar susostenimiento hasta la modificación o innovación.

(3) Proponer a la alta dirección para su aprobación, los mecanismos ydocumentación necesarios para el seguimiento, verificación y mejora continuade los procesos estandarizados o certificados.

(4) Dar la conformidad al proyecto de Directiva interna del Comité de Gestión delSistema para la Calidad de la APN para su aprobación.

(5) Desarrollar las actividades descritas en la cláusula 9.3 de la norma ISO 9001-2015, referidas a la Revisión por la Dirección.

(6) Otras que le asigne la Alta Dirección.



c. Coordinador General de la Gestión del Sistema para la Calidad

(1) Organizar y coordinar las iniciativas para la estandarización de procesosconforme a la normativa vigente, tomando en cuenta las normas técnicasnacionales o las normas técnicas internacionales, para su presentación anteel Comité de Gestión del Sistema de la Calidad.

(2) Proponer las medidas y documentos necesarios para el seguimiento,verificación y mejora continua de los procesos estandarizados o certificados, ypresentarlos ante el Comité de Gestión del Sistema de la Calidad.

(3) Efectuar el seguimiento de los procesos estandarizados o certificados, y encoordinación con los responsables de las unidades orgánicas y funcionales,identificar las oportunidades de mejora, para su presentación ante el Comitéde Gestión del Sistema de la Calidad.

(4) Otras que el Comité de Gestión del Sistema de la Calidad le asigne.

d. Responsables de procesos

(5) Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el SGC.(1) Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño y cualquier oportunidad de

mejora de los procesos relacionados a su actividad.(2) Tomar conciencia de los requisitos del usuario, para la planificación y

ejecución de los procesos.

6.- DESCRIPCIÓN

a. Planificación

(1) La Alta Dirección establece los Objetivos y Metas de los Sistemas de Gestión,que son revisados periódicamente y monitoreados a través del registro“Cumplimiento de los Objetivos de Calidad” (P02_D02) en las reuniones deRevisión por la Dirección.

(2) El SGC se planificará de acuerdo a los procesos de la Autoridad PortuariaNacional y toda la base documentaria desarrollada relacionada a la gestión.

b. Frecuencia de las Reuniones

Las reuniones de Revisión por la Dirección se realizará semestralmente, noobstante queda a criterio de la Alta Dirección convocar al Comité de Gestión delSistema Gestión de la Calidad a reuniones extraordinarias, cuando, por la gravedadde la situación o por otras causas así lo crea conveniente.

c. Ejecución de la Revisión por la Dirección



Nº Responsable Descripción Registro01 CG-SGC Recopilar Información

- De acuerdo a la frecuencia de revisiónestablecida, coordina con losResponsables de Procesos y demásinvolucrados para que presenten lainformación de entrada necesaria, para larevisión del SGC de acuerdo a loestablecido en el Anexo 1.

N.A.

02 CG-SGC Elaborar file para la Revisión- Elaborar file para mostrar la información a

revisar y se distribuye a los Responsablesde Procesos para su exposición.

N.A.

03 CG-SGC Convoca a a la reunión de Revisión- Convoca a los miembros del Comité de

Gestión de la Calidad para que efectúen larevisión por la Dirección de los Procesosque conforman los Sistemas de Gestión.

- Se elabora el proyecto de Informe de laRevisión por la Dirección de acuerdo alformato P01_PR01_R01.

Informe deRevisión por laDirección

04 CG-SGC /Comité deGestión delSistemaGestión de laCalidad

Realizar la reunión- Revisan los resultados de la información

referida a los Sistemas de Gestión.- El CG-SGC presenta los resultados de la

información a efectos que cadaResponsable de Proceso intervengan en eldesarrollo de dicha presentación. Losmiembros del Comité revisan y analizan lainformación de entrada presentada a fin detomar acciones y decisiones respecto a: Mejora de la eficacia de los Sistemas y

sus procesos Mejora del servicio con relación a los

requisitos de los usuarios. Necesidad de recursos.

- Los temas tratados y los acuerdos sonregistrados por el CG-SGC en el formato“Informe de Revisión por la Dirección”.

- Si los resultados generan Acciones deMejora, se debe aplicar para su tratamientoel procedimiento: Acciones de mejora(P03_02-DI08)

Informe deRevisión por laDirección

05 CG-SGC Dar seguimiento a los acuerdos de lareunión- Hará seguimiento de los resultados de la

revisión por la Dirección, según los plazosprevistos, los cuales son reportados en lasiguiente revisión por la Dirección.

SIGED

7.- ANEXOS



Anexo 1: Cuadro de Responsabilidades de Entrega de Información la Revisión por laDirección



ANEXO 1

CUADRO DE RESPONSABILIDADES DE ENTREGA DE INFORMACIÓN LA REVISIÓNPOR LA DIRECCIÓN

N° Descripción Responsable

1 Acciones de seguimiento de revisiones por la direcciónprevias. CG-SGC

2 Cambios en las cuestiones externas e internas quesean pertinentes al SGC URRII

3 Satisfacción del cliente y retroalimentación de partesinteresadas. CG-SGC

4 Estado de los objetivos del SGC. RP

5 Desempeño de los procesos y conformidad de losproductos y servicios. RP

6 Estado de las no conformidades y accionescorrectivas. RP

7 Resultados de seguimiento y medición. RP

8 Resultados de las auditorías. CG-SGC

9 Desempeño de los proveedores externos. RP

10 Adecuación de los Recursos necesarios paramantener un sistema de gestión eficaz. RP

11 Eficacia de las acciones tomadas para abordar losriesgos y oportunidades. RP

12 Nuevas oportunidades para la mejora. RP

13 Otras consideraciones tales como: Necesidades decambios en los sistemas y recursos. RP

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SUMINISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

1. OBJETIVO Establecer los criterios para asegurar la atención de los productos y servicios por parte de los proveedores internos, conforme a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por parte de todo el personal de las diferentes áreas que suministran bienes y servicios a los siguientes procesos:

a. Gestión de Licencias. b. Gestión de Recepción y Despacho de Naves. c. Gestión de Control y Fiscalización d. Atención al Usuario e. Gestión Documentaria

3. REFERENCIA / BASE LEGAL

a. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. b. Ley Nº 27943, Ley del Sistema Portuario Nacional. c. Ley N°30225, Ley de Contrataciones del Estado. d. Ley N°30057, Ley del Servicio Civil –SERVIR-. e. Decreto Supremo N°350-2015-EF. Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado. f. Decreto Supremo N°040-2014-PCM. Reglamento de la Ley de SERVIR. g. Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC. Reglamento de la Ley del Sistema Portuario

Nacional. h. Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones de la Autoridad Portuaria Nacional. i. Norma ISO 9001:2015 –cláusula 8.4 Control de los procesos, productos y servicios

suministrados externamente. 4. DEFINICIONES

a. Área Solicitante.- Son las siguientes áreas:

(1) Dirección de Operaciones y Medio Ambiente. (2) Secretaría de Directorio

b. Proveedores internos

Está compuesto por las Direcciones, Oficinas, Unidades, orgánicas y funcionales que componen la APN, quienes tienen la obligación de proporcionar los productos o servicios necesarios para la ejecución y cumplimiento de las metas, objetivos y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. (1) Oficina General de Administración (2) Oficina de Tecnologías de Información (3) Oficina de Coordinación de Oficinas Desconcentradas (4) Unidad de Asesoría Jurídica (5) Unidad de Relaciones Institucionales (6) Unidad de Protección y Seguridad (7) Oficinas Desconcentradas y Anexos



CALIDAD

c. Oficina General de Administración Es el órgano responsable de ejecutar los procesos de selección y contratación de personal, así como, de realizar los procesos de contratación de bienes y servicios, y de proporcionar bienes y servicios para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.

d. Oficina de Tecnologías de la Información Es el órgano de apoyo encargado de diseñar, planificar, coordinar, gestionar y ejecutar las actividades relacionadas con las tecnologías de la información, así como del mantenimiento y soporte informático; para el cumplimiento de los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Calidad.

e. Unidad de Asesoría Jurídica

Es el órgano de apoyo que presta asesoramiento legal a las diferentes áreas de la APN; asimismo, apoya en la elaboración y revisión de la documentación en sus aspectos formales y legales.

f. Oficina de Coordinación de Oficinas Desconcentradas

Es el órgano de apoyo encargado de planificar, monitorear y coordinar las acciones y actividades de las Oficinas Desconcentradas y sus Anexos, con la finalidad de cumplir las metas establecidas por las diferentes áreas de la APN.

g. Oficinas Desconcentradas y Anexos

Son unidades funcionales de naturaleza operativa y administrativa, establecidas en los distintos puertos de alcance nacional de la república que conforman el Sistema Portuario Nacional; siendo responsables directos del cumplimiento de los parámetros establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

h. Unidad de Relaciones Institucionales

Es la unidad encargada de las acciones de comunicación, difusión, posicionamiento institucional, protocolo y relaciones públicas de la APN.

i. Unidad de Protección y Seguridad, Es un órgano de apoyo de la APN encargado del Sistema de Seguridad Portuario, en ese sentido tiene la responsabilidad de brindar el apoyo y soporte necesario en materia de seguridad y protección al Sistema de Gestión de Calidad.

j. Monitoreo Es la acción de seguimiento y reporte, ejecutada por la Dirección de Operaciones y Medio Ambiente y la Secretaría de Directorio.

k. Productos o Servicios

Está compuesto por los insumos, materiales, bienes, servicios, sistemas, recursos, información o de similar naturaleza, necesarios para la ejecución de los procesos relativos al Sistema de Gestión de Calidad.



CALIDAD

l. Mapa de Procesos Es un diagrama de valor, un inventario gráfico de los procesos de una organización. Un mapa de procesos proporciona una perspectiva que posiciona cada proceso respecto a la cadena de valor.

m. Abreviaturas

Para la presente información documentada éstas son las abreviaturas utilizadas:

Autoridad Portuaria Nacional APN Sistema de Gestión de Calidad SGC

Dirección de Operaciones y Medio Ambiente.

DOMA Unidad de Asesoría Jurídica UAJ

Oficina General de Administración OGA Unidad de Relaciones

Institucionales URRII

Unidad de Protección y Seguridad UPS Oficina de Tecnologías de la

Información. OTI

Coordinación de Oficinas Desconcentradas

COD Oficinas Desconcentradas y Anexos OODD

Coordinador General de la Gestión del Sistema para la Calidad

CG-SGC Sistema Informático de Gestión Documentaria SIGED

Responsable Asignado RA Especialista de Presidencia de Directorio E-PD

Secretaría de Directorio SD

5. RESPONSABILIDADES

a. Gerencia General

Será administrativamente responsable del cumplimiento de la presente Directiva, delegando al Director de Operaciones y Especialista de Presidencia el cumplimiento operativo de ésta

b. Dirección de Operaciones y Medio Ambiente (1) Director de Operaciones y Medio Ambiente

Establecer los requisitos de los productos y servicios necesarios para su el

correcto funcionamiento del SGC, Efectuar el seguimiento y evaluación de los proveedores Internos de su

competencia. Al tomar conocimiento de algún posible incumplimiento de carácter de

urgencia, informará de inmediato a la Gerencia General. Designar a un responsable (RA) para la coordinación y seguimiento de los

proveedores internos.



CALIDAD

(2) Responsable Asignado (RA)

Monitorear y evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente directiva.

En caso de presentarse algún requerimiento con carácter de urgencia, deberá efectuar seguimiento efectivo para su cumplimiento debiendo informar con la previsión del caso a su jefe inmediato, si observa la posibilidad de algún incumplimiento.

Informar al CG-SGC los resultados del monitoreo efectuado con copia a su Dirección.

c. Secretaría de Directorio

(1) Especialista de Presidencia

Establecer los requisitos de los productos y servicios necesarios para el

SGC, así como el seguimiento y evaluación de los proveedores Internos de su competencia.

Al tomar conocimiento de algún posible incumplimiento de carácter de urgencia, informará de inmediato a la Gerencia General.

Designar a un responsable (RA) para la coordinación y seguimiento de los proveedores internos.

(2) Responsable Asignado (RA)

Monitorear y evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la

presente directiva. En caso de presentarse algún requerimiento con carácter de urgencia,

deberá efectuar seguimiento efectivo para su cumplimiento debiendo informar con la previsión del caso a su jefe inmediato, si observa la posibilidad de algún incumplimiento.

Informar al CG-SGC los resultados del monitoreo efectuado con copia a su Dirección.

d. Coordinador General de la Gestión del Sistema de Calidad

(1) Hacer cumplir la presente Directiva. (2) Consolidar los resultados de las evaluaciones de los proveedores internos para

ser presentados en la Revisión por la Dirección ante el Comité de Gestión de la Calidad.

(3) Informar a la Gerencia General algún incumplimiento que requiera adoptar una acción inmediata.

e. Proveedores internos

Son responsables de suministrar y atender oportunamente los productos y servicios requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad.

6. DESARROLLO

a. Disposiciones Específicas:

(1) La Oficina General de Administración, aporta al Sistema de Gestión de Calidad,

realizando las siguientes actividades:



CALIDAD

Ejecutar la contratación de personal conforme a las normas emitidas por

APN y SERVIR en relación a la contratación de bienes o servicios de acuerdo a la normativa del OSCE.

Recibir el requerimiento elaborado y remitido por la DOMA y/o SD, con los

respectivos términos de referencia, certificación presupuestal y estructura de costos, de corresponder.

Recibido el requerimiento, ejecutar el proceso para la selección de personal

o contratación de bienes o servicios, de acuerdo a la normativa vigente.

Concluido el proceso de selección, gestionar la suscripción de los contratos, de lo que pone en conocimiento a la DOMA y/o SD. Para el caso de recursos humanos ejecuta la inducción general.

Atender las capacitaciones incluidas en el Plan Nacional de Desarrollo de

Personas, requeridas oportunamente por la DOMA y/o SD, las mismas que deberán contar con los términos de referencia y certificación presupuestal; asimismo, cualquier variación del PNDP es tramitado por la DOMA y/o SD.

Remitir oportunamente los cronogramas y las modificaciones de los

procesos de selección y procesos CAS a mesa de partes, para la atención en las fechas programadas.

(2) La Oficina de Tecnologías de la Información, aporta al Sistema de Gestión de la

Calidad ejecutando las siguientes actividades:

Atiende en forma oportuna y efectiva, los siguientes servicios:

• Servicio del Sistema REDENAVES de la APN. • Servicio de Equipamiento y Software Necesario. • Servicio de Correo Electrónico. • Servicio de Unidades de Almacenamiento Compartido. • Servicio de Respaldo de la Información (Relacionada a los procesos

almacenados en las Unidades Compartidas). • Servicio de Internet (según niveles de acceso). • Servicio de Mesa de Ayuda • Servicio de Asistencia en Sistemas (Sistema Redenaves y SIGED). • Servicio de Impresión y Escaneo (según equipamiento de la Dirección).

Elabora y ejecuta, el soporte y mantenimiento necesario, conforme a los

planes previamente establecidos, en cada uno de los servicios mencionados en el numeral precedente.

Ejecuta cambios o mejoras a los servicios brindados, previa solicitud por parte de la DOMA y/o Secretaría de Directorio, presentándolo por el conducto regular, con las aprobaciones y autorizaciones correspondientes.



CALIDAD

(3) La Unidad de Asesoría Jurídica, aporta al Sistema de Gestión de la Calidad ejecutando las siguientes actividades:

Atender oportunamente la absolución de consultas en la aplicación de

normas o directivas relacionadas a los productos o servicios requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad.

Por requerimiento de la DOMA y/o Secretaría de Directorio, elaborar proyectos de Directivas o Resoluciones para el funcionamiento o fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

Elaborar informes legales en los procedimientos de otorgamiento, renovación, modificación o cancelación de licencias; así como, en los procedimientos de Control y Fiscalización, Recepción y Despacho de Naves.

(4) Oficinas Desconcentradas, aporta al Sistema de Gestión de la Calidad

ejecutando las siguientes actividades:

En la Atención al Usuario:

a. Cumplir con la directiva de atención al usuario P11-DI01, designando al responsable para tal efecto.

b. Cumplir con informar mensualmente en los formatos establecidos sobre las atenciones a los usuarios brindadas. En adicción a la información que sobre el Libro de reclamaciones y acceso a la información remite periódicamente, con copia al COD.

En la Gestión Documentaria:

a. Cumplir con el procedimiento de Recepción y Despacho de

Documentos en Mesa de Parte P21-PR01. b. Cumplir con la Directiva de Administración del Archivo P21-DI01, e

informar periódicamente en los formatos establecidos, con copia al COD

En la Gestión de Licencias:

a. Recibir y registrar las solicitudes por otorgamiento, renovación,

modificación o cancelación de licencias, asimismo, revisar el cumplimiento de los requisitos; de haber observaciones, otorgará el plazo que corresponda para la subsanación respectiva; una vez subsanado o de no haber observaciones, las remitirá en el plazo correspondiente a la Dirección de Operaciones y Medio Ambiente.

b. Recibir, registrar y entregar a los administrados la resolución o licencia

correspondiente. c. Recibir, registrar y notificar las cartas de observación referidas a los

expedientes de licencias, a los administrados y usuarios. d. Informar cualquier modificación u observación relacionadas a los

requisitos que posibilitaron el otorgamiento, renovación y modificación de licencias.



CALIDAD

e. Mantener un registro electrónico actualizado de las licencias otorgadas, renovadas, modificadas o canceladas, información que deberá ser proveída oportunamente por la DOMA.

Gestión del Control y Fiscalización Administrativo:

a. Ejecutar el plan anual y programar en forma mensual, las inspecciones

administrativas a las empresas y agencias prestadoras de servicios portuarios básicos y agenciamiento marítimo fluvial o lacustre.

b. Mantener un registro electrónico actualizado de las inspecciones

administrativas, así como el registro del levantamiento de observaciones.

c. Remitir a la DOMA, con conocimiento del área de Servicios Portuarios

Básicos, al término de la inspección; los registros de las inspecciones administrativas (programación, actas e informe de inspección con las observaciones encontradas) y trimestralmente el consolidado de dichas inspecciones.

d. Remitir mensualmente a la DOMA, con conocimiento del área de

Servicios Portuarios Básicos, el registro de anuncios diarios presentados por las agencias marítimas, fluviales o lacustres en cumplimiento de las normas técnico-operativas para la prestación de los servicios portuarios básicos de recojo de residuos y abastecimiento de combustible.

e. Recibir, registrar, revisar y remitir trimestralmente a la DOMA con

conocimiento del área de Servicios Portuarios Básicos los informes trimestrales presentados por los prestadores de Servicios portuarios básicos.

Gestión del Control y Fiscalización Operativo:

a. Elaborar un plan anual de fiscalización operativa, luego de su

aprobación, programar en forma mensual la ejecución de actividades y operaciones portuarias, tanto a los terminales portuarios como a las empresas prestadoras de servicios portuarios básicos.

b. Remitir a la DOMA con conocimiento del área de Servicios Portuarios Básicos al término de la inspección, los registros correspondientes a las inspecciones operativas (programación, actas e informe de inspección con las observaciones encontradas) y trimestralmente el consolidado de dichas inspecciones.

c. Mantener un registro electrónico actualizado de las inspecciones

operativas, así como el registro del levantamiento de observaciones.

Gestión de la Información en la Recepción y Despacho de Naves:

a. Remitir mensualmente a la DOMA, con conocimiento de la Oficina de REDENAVES Callao y Oficina de Coordinación de Oficinas Desconcentradas lo siguiente:



CALIDAD

• Porcentaje de naves Recepcionadas y despachadas en los plazos establecidos.

• Porcentaje de naves Recepcionadas y despachadas correctamente. • El cuadro actualizado de naves recibidas y despachadas, así como

los ingresos generados por ellos.

b. Informar a la OTI con conocimiento de la DOMA los problemas operacionales en el Sistema REDENAVES electrónico.

c. Remitir mensualmente a la DOMA con conocimiento de la Oficina de REDENAVES Callao, el registro de fallas en el Sistema REDENAVES electrónico y el componente portuario de la VUCE en caso se presenten fallas en el mes.

d. Remitir mensualmente a la DOMA con conocimiento de la Oficina de

REDENAVES Callao y Oficina de Coordinación de Oficinas Desconcentradas el cuadro actualizado de cierre y apertura de puertos de los terminales portuarios de su jurisdicción.

(5) La Unidad de Relaciones Institucionales, aporta al Sistema de Gestión de la

Calidad ejecutando las siguientes actividades:

Recibir y registrar las solicitudes de publicación, las mismas que deberán estar registradas en el SIGED; dichas solicitudes serán presentadas de acuerdo al siguiente horario: Para publicar en Normas legales del Diario Oficial el Peruano hasta las 16:00 horas y para el Boletín Oficial de la APN hasta las 11:30 horas.

De existir observaciones, se coordinará con el área solicitante a fin que sean subsanadas, hasta que el material a publicarse quede conforme.

Evaluar la participación de APN en eventos/actividades solicitadas por las

diferentes áreas internas.

Mantener oportunamente actualizada la página Web en un formato de fácil acceso para el usuario, y en el marco de las normas y disposiciones vigentes.

Publicar en la página web de APN la relación de licencias otorgadas,

estadísticas portuarias y/u otra información técnica relevante que se considere.

Elaborar y ejecutar programas y actividades de comunicación interna, sociabilizando las responsabilidades y obligaciones de los proveedores internos en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.

(6) Unidad de Protección y Seguridad, aporta al Sistema de Gestión de la Calidad

ejecutando las siguientes actividades:

Poner a disposición de la DOMA una embarcación y el personal especializado en su manejo, para el traslado de los inspectores, en el cumplimiento de sus funciones en el medio acuático, para lo cual se emitirá a la UPS un programa mensual de necesidades de embarcación.



CALIDAD

Poner a disposición de la DOMA una aeronave no tripulada (DRON) y el

personal especializado de su manejo, para el soporte de sus actividades, de acuerdo a la disponibilidad del personal especializado.

b. Condiciones Generales: Nº Resp. Descripción Registro 01 RA Planificación de los recursos

Anualmente o a requerimiento debe: 1. Determinar las necesidades de Recursos

Humanos. 2. Determinar la logística necesaria para los

servicios. 3. Establecer las necesidades informáticas

SIGED

02 RA Recursos Humanos 1. Entregar a la OGA el Perfil de Puesto para la

contratación del personal. 2. Entregar a la OGA el Requerimiento de

Capacitaciones. 3. Verificar el resultado de la capacitación efectuada

(luego de 30 días).

SIGED

03 RA Servicios Logísticos 1. Entregar a la OGA la relación de bienes y

servicios necesarios. 2. Verificar el resultado de los bienes asignados y

servicios prestados. 3. Solicitar a la OGA la contratación de servicios

relacionados con el SGC.

SIGED

04 RA Sistemas Informáticos, Asesoría Legal, Servicios de UPS, Coordinación con las Oficinas Desconcentradas y Servicios de Unidad de Relaciones Institucionales Solicitará los requerimientos de acuerdo a lo establecido en el ítem 6. a. de la presente directiva.

SIGED

05 RA Evaluar el cumplimiento de la Directiva 1. La evaluación se realizará semestralmente de

acuerdo a los registros respectivos en el Anexo. 2. Se informará los resultados de las evaluaciones

de cumplimiento al CG-SGC con copia a su jefe inmediato.

Evaluación de Cumplimiento



CALIDAD

Nº Resp. Descripción Registro 06 CG-SGC Consolidar Información para la Revisión por la

Dirección. 1. Elaborar un informe de los resultados, el cual será

presentado a Gerencia General para su evaluación y toma de acciones.

2. En caso de encontrarse algún incumplimiento se procederá a completar una no conformidad o acción de mejora, siguiendo el procedimiento de Acciones de Mejora.

Informe Solicitud de acción de mejora y

servicio no conforme

7. ANEXOS

Anexo 1: Evaluación de Cumplimiento de RRHH Anexo 2: Evaluación de Cumplimiento de Logística Anexo 3: Evaluación de Cumplimiento de Servicios Informáticos Anexo 4: Evaluación de Cumplimiento del Servicio de Apoyo Legal Anexo 5: Evaluación de Cumplimiento de OODD – DOMA Anexo 6: Evaluación de Cumplimiento de OODD – PD Anexo 7: Evaluación de Cumplimiento de URRII



CALIDAD

ANEXO 1



CALIDAD

ANEXO 2



CALIDAD

ANEXO 3



CALIDAD

ANEXO 4



CALIDAD

ANEXO 5



CALIDAD

ANEXO 6



CALIDAD

ANEXO 7

DIRECTIVA Código: P03_02-DI02Versión: 01Aprobado: GGFecha: 01-01-17Página 1 de 10

GESTIÓN DE LOS RIESGOS

1.- OBJETIVO

Establecer, implementar y mantener una directiva para: 1

a. Determinar el riesgo de las cuestiones Externas e Internas, y de las necesidades yexpectativas de las partes interesadas.

b. Asegurar que el Sistema de Gestión pueda alcanzar los resultados previstos alidentificar los riesgos y oportunidades de los procesos, productos y servicios.

c. Evaluar el riesgo, determinar aquellos inaceptables para compartir, evitar, asumir yreducir el riesgo.

d. Determinar los controles necesarios para la mejora continua.

2.- ALCANCE

El presente documento aplica a la identificación de los factores de las cuestionesexternas e Internas, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, losprocesos, productos y servicios de la APN.

3.- REFERENCIAS/BASE LEGAL

a. Ley N°28716 – Ley de Control Interno de las entidades del Estado.b. Resolución de Contraloría General de la Republica N°320-2006-CG-Normas

Internasc. Resolución de Acuerdo de Directorio N°013-2014-APN/DIR Política de

Administración de Riesgos.d. Memorando Múltiple N°008-2015-APN/CCI- ST Guía para la administración de

riesgos de la Autoridad Portuaria Nacional.e. NTP ISO 31000:2011, Gestión del Riesgo. Principios y Directivas.f. Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitosg. NTP ISO/IEC 27001:2014, Tecnología de la Información – Técnicas de seguridad –

Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información – Requisitos.

4.- DEFINICIONES

a. Cuestiones Internas y ExternasDocumento que comprende la identificación del entorno interno y externo, talescomo: (a) Interno: valores, cultura, conocimientos y desempeño de la organización.(b) Externo: Legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social yeconómico, ya sea internacional, nacional, regional o local.

b. Partes Interesadas2

Persona u organización que puede afectar, ser afectados por, o percibir que estáafectada por una decisión o actividad.

c. Gestión del Riesgo2

Actividades coordinadas para dirigir o controlar el efecto de la incertidumbre en unresultado esperado.

1 Norma ISO 9001:2015 cláusula 6.1.- Acciones para tratar riesgos y oportunidades2 NTP ISO 31000:2011 Gestión del Riesgo. Principios y Directivas



d. Riesgo2

Efecto de la incertidumbre sobre un resultado esperado.Nota 1: Un efecto es una desviación, positiva y/o negativa, respecto a lo previsto.Nota 2: Los objetivos pueden tener diferentes aspectos (tales como financieros, desalud y seguridad o ambientales) y se pueden aplicar a diferentes niveles (talescomo, nivel estratégico, nivel de un proyecto, de un producto, de un proceso o deuna organización completa).Nota 3: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a sucesos potencialesy a sus consecuencias, o a una combinación de ambos.Nota 4: Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de combinación de lasconsecuencias de un suceso (incluyendo los cambios en las circunstancias) y de suprobabilidad.Nota 5: La incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia en lainformación relativa a la comprensión o al conocimiento de un suceso, de susconsecuencias o de su probabilidad.

e. Fuente de Riesgo2

Elemento que, por sí solo o en combinación con otros presenta el potencialintrínseco de engendran un riesgo.

f. Identificación del riesgo2

Proceso que comprende la búsqueda, el reconocimiento y la descripción de losriesgos.

g. Clasificación de RiesgoEstas pueden estar comprendidas en las actividades Estratégicas, Operativas,Financieras, Cumplimiento y tecnológica.

h. Evaluación del riesgo 2

Proceso de comparación de los resultados del análisis del riesgo con los criterios deriesgo para determinar si el riesgo y/o su magnitud son aceptables o tolerables.

i. Consecuencia2

Resultado de un suceso que afecta a los objetivos.

j. Probabilidad2

Posibilidad de que algún hecho se produzca.

k. Oportunidad (Riesgo Positivo)Circunstancia, momento o medio oportuno para realizar o conseguir algo. Seidentifica en el análisis del contexto de la organización (FODA).

l. Tratamiento del riesgo2

Proceso destinado a modificar el riesgo.

m. Evaluación del Riesgo Residual2

Riesgo remanente después del tratamiento del riesgo.



n. Abreviaturas

Utilizadas para darle al lector la facilidad de identificar un término o laresponsabilidad de una actividad o tarea; se usa especialmente cuando se redactasu desarrollo.

Para el presente documento éstas son las abreviaturas utilizadas:

Responsable del Proceso RP Sistema de Gestión de Calidad SGCNo Aplica NA Autoridad Portuaria Nacional APN

Personal PER Coordinador General del Sistemade Gestión de la Calidad CG-SGC

Director de Planeamiento yEstudios Económicos DIPLA Planeamiento Estratégico

InstitucionalPEI

Comité de Control Interno CCI

5.- RESPONSABLES

a. Responsable del Proceso

Realiza la identificación y evaluación de los riesgos en las matrices vigentes.

b. Grupo Técnico de Riesgos:

Revisa la matriz propuesta por el responsable del proceso.

c. Comité de Control Interno (CCI)

Aprueba la matriz de riesgo.

d. Todo trabajador, deberá detener su actividad en coordinación con su JefeInmediato, cuando se encuentra frente a un riesgo inminente, en la zona donde seencuentre.

6.- DESCRIPCIÓN

N° Responsable Descripción Registro



N° Responsable Descripción Registro01 DIPLA

CG-SGCDeterminar las cuestiones Externas e Internas(cláusula 4.1)- Determinar las cuestiones externas2 e internas3 que son

pertinentes para: El propósito de la organización, Dirección estratégica, y los que afectan a su capacidad para lograr los

resultados previstos de su sistema de gestión de lacalidad.

PEI

02 URRII Comprensión de las necesidades y expectativas de laspartes interesadas (cláusula 4.2)- Determinar: Las partes interesadas que son pertinentes al SGC. Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas

para el SGC. Realizar el seguimiento y la revisión de la información

sobre estas partes interesadas y sus requisitospertinentes.

Matriz de PartesInteresadas

03 RP Identificar los procesos, sub procesos y actividades- Teniendo en consideración el mapa de procesos se

identifica los procesos relacionados con el alcance delSGC.- De ser posible se subdividen en sub-procesos,

actividades.- Esta identificación se realiza con el personal responsable

del proceso, sub proceso o actividad a evaluar, teniendoen consideración la experiencia del personal en losmismos.

Mapa de Procesos

04 RP Identificar los riesgos de los procesos- Teniendo en consideración el peligro (amenaza) que

ocasiona una actividad, se identifica el riesgo(vulnerabilidad) y su consecuencia.- Determinar los riesgos y oportunidades necesarios para: Lograr sus resultados previstos. Aumentar los efectos deseables. Prevenir o reducir efectos no deseados. Lograr la mejora.

Matriz de Riesgo

2 Cuestiones Externas.- ISO 9001:2015, cláusula 4.1, Nota 2.- considerar cuestiones que surgen de los entornoslegal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional olocal.3 Cuestiones Internas.- ISO 9001:2015, cláusula 4.1, Nota 3.- considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura,los conocimientos y el desempeño de la organización.



N° Responsable Descripción Registro05 RP Identificar los riesgos (vulnerabilidad)

- Agrupar el riesgo identificado según las cláusulas de lanorma Acciones para abordar riesgos y oportunidades(6.1), Comprensión de la organización y de su contexto(4.1) y Comprensión de las necesidades y expectativasde las partes interesadas (4.2).- Identificar las oportunidades (riesgo positivo) y

amenazas (riesgo negativo).

Matriz de Riesgo

PEI (FODA):Oportunidades yAmenazas)

06 RP Consideraciones para Identificar los riesgos- Ninguna actividad (rutinaria, no rutinaria y de

emergencia) puede ser realizada sin antes haberseidentificado, evaluado y controlado el riesgo.- Fuentes de Identificación: Actividades rutinarias, no rutinarias y las situaciones

de emergencia. Actividades de las personas que tienen acceso al

lugar de trabajo (incluyendo usuario externo yproveedores).

Comportamiento humano, capacidades y otrosfactores humanos.

Peligros creados en el lugar de trabajo, poractividades relacionadas con el trabajo bajo elcontrol de la organización.

Infraestructura, equipos y materiales en el lugar detrabajo, que sean proporcionados por laorganización u otros.

Cambios o cambios propuestos en la organización,sus actividades, o materiales.

Modificaciones en los Sistemas de Gestión,incluyendo cambios temporales, y sus impactossobre las operaciones, procesos, y actividades.

Cualquier obligación legal aplicable relacionada conla evaluación de riesgos e implementación de loscontroles necesarios.

El diseño de áreas de trabajo, procesos,instalaciones, maquinaria/equipos, procedimientosoperativos y trabajo de la organización, incluyendosu adaptación a las capacidades humanas.

Historial de ocurrencias.

N.A

07 RP ¿Cuándo efectuar la Identificación del riesgo?- Cuando se produzca alguna de las siguientes

condiciones: Requisitos legales, Normativos, de especificación

u otro asociado a la Calidad. Cambios en los requisitos legales, Normativos, de

especificación u otro asociado a la Calidad. Cambio en los procesos. Cambio en las responsabilidades, métodos de

trabajo o patrones de comportamiento. Cambio en la legislación aplicable u otros

requisitos. Expansión, contracción, restructuración de la

organización. Se adquiera o instale un nuevo equipo o sistema.

N.A



N° Responsable Descripción Registro Se contrate un nuevo servicio, se ejecuta un

nuevo proyecto. Se identifiquen nuevos peligros y riesgos

asociados a la calidad. Como resultado de las acciones de mejora. Cambios en la metodología o sistemas de trabajo. Cambios tecnológicos. Cambio durante el monitoreo de la efectividad de

los controles.

08 RP Valoración del riesgo- La probabilidad de ocurrencia de la fuente de

potenciales amenazas y oportunidades es evaluadaindividualmente.

- Tener en consideracióna. Los antecedentes de incidentes relacionados,b. Los controles implementados yc. Los factores que contribuyen a aumentar la

probabilidad de la ocurrencia.- Determina la severidad (consecuencia), de acuerdo al

potencial de la oportunidad o amenaza que puedacausar a la calidad.

- Determinar la probabilidad (prevención) identificandolas acciones tomadas para evitar el riesgo.

- La valoración del riesgo consiste en multiplicar lasvariables en relación a la Consecuencia (C) y laProbabilidad (P).

- Ver anexo “A”, párrafo (1), (2) y (3).

Matriz de Riesgo

09 RP Clasificar grado de aceptación del riesgo- Del resultado obtenido en la valoración del riesgo y

oportunidades se determina el grado de aceptación deestos. Ver anexo A, párrafo (4).

Matriz de Riesgo

10 RP Determinar los controles operacionales- Una vez terminada la clasificación del riesgo, se

determina las medidas de control necesarias parapoder minimizar o eliminar los riesgos identificados pormedio del cumplimiento de procedimientos oinstructivos, programas y otros medios que seconsideren necesarios. (Ver párrafo 4 del Anexo A).

Matriz de Riesgo

11 GrupoTécnico deRiesgos

Revisión de los riesgos- Revisa la matriz propuesta por el responsable del

proceso.

Memo/Notificación(SIGED)

12 CCIRP

Comunicar los Riesgos- Aprueban las matrices.- Difunde las Matrices al PER involucrados en el proceso.

Actas de ReuniónSIGED



N° Responsable Descripción Registro13 RP Re-evaluar el riesgo de Calidad

- Por lo menos una vez al año, se deben revisar y re-evaluar las Matrices contadas desde la última fecha deactualización o cada vez que cambien las condiciones detrabajo, nuevas actividades, condiciones no previstas.- La revisión y modificación de las Matrices se identifica

por la fecha de actualización.- Los responsables de cada proceso, proceden a revisar la

identificación y valoración de los peligros y riesgos y queestos se encuentren alineados con la presente directiva,y en caso de ser necesario realizarán su correspondienteactualización.- En caso de algún evento no deseado, los responsables

de proceso, deberán analizar y evaluar los riesgos y lasmedidas de control.

Matriz de Riesgo

7.- ANEXOS

ANEXO 1: Criterios de Evaluación del Riesgo.ANEXO 2: Matriz de Riesgos



ANEXO 1

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL RIESGO

1.- PROBABILIDAD.- Grado en que un suceso puede tener lugar, considerándose:

Nivel Cal. Oportunidad (Riesgo Positivo) Amenaza (riesgo negativo)

Probable 3Cuando se cuenten con controlesoperacionales para aprovechar o facilitarla oportunidad y se da cumplimiento.

Cuando no se cuenten concontroles operacionales paracontrolar el riesgo.

Posible 2

Cuando se cuenten con controlesoperacionales pero estos soninsuficientes o no se cumplen paraaprovechar o facilitar la oportunidad.

Cuando se cuenten con controlesoperacionales pero estos no secumplen o no son efectivos.

Imposible 1Cuando no se cuenten con controlesoperacionales para aprovechar o facilitarla oportunidad.

Cuando se cuenten con controlesoperacionales y estos sonefectivos.

2.- CONSECUENCIA.-Resultado de un suceso.

Nivel Cal. Oportunidad (Riesgo Positivo) Amenaza (riesgo negativo)

Desastroso 3Cuando se estime que el impactopositivo es significativo para laorganización

- Cuando se estime que el impactoes grave o irreversible para laorganización.

- Daño permanente a la imagen.Pérdida de credibilidad y/o,financiera.

Moderado 2Cuando se estime que el impactopositivo es poco relevante para laorganización.

Cuando se estime que el impacto esreversible para la organización. Dañomomentáneo y/o circunstancial.

Leve 1Cuando se estime que el impactopositivo es mínimo o nulo para laorganización.

Cuando se estime que el impactonegativo es mínimo para laorganización.

3.- VALORACIÓN DEL RIESGO Y/U OPORTUNIDAD



4.- ACEPTACIÓN Y CONTROL4

Valoración Grado de aceptación Tratamiento de Riesgos y Oportunidades

1 a 2 Aceptable/Moderado Retener el riesgo

3 a 4 ModeradoAsumir el riesgo para perseguir la oportunidad.Retener el riesgoEstablecer controles operacionales.

6 a 9 Importante / Inaceptable

Evitar el riesgo.Eliminar la fuente de riesgo.Establecer controles operacionales.Suspender/Detener la actividad.

4 Norma ISO 9001:2015, cláusula 6.1.2.a.- La organización debe planificar las acciones para tratar losriesgos y oportunidades.

DIRECTIVA Código: P02-DI02Versión: 04Aprobado:Fecha:Página 10 de 10


ANEXO 2

MATRIZ DE RIESGOS


EVALUAR LA SATISFACCIÓNDEL USUARIO

1.- OBJETIVO

Evaluar la satisfacción del Usuario (cliente)1.

2.- ALCANCE

A todos los procesos involucrados en los Sistemas de Gestión de la APN.

3.- REFERENCIAS

a. Norma ISO 9001:2015, cláusula 9.1.2.- Satisfacción del Usuario.b. D.S 042-2011 PCM - Libro de Reclamaciones aprobado el 07-05-2011.

4.- DEFINICIONES

a. Cliente

Para la organización, se considera como “Cliente” a todos los “Usuarios” de losservicios prestados por la APN

b. Satisfacción del Usuario

La satisfacción del usuario puede definirse como el resultado de comparar lasexpectativas previas del usuario de la APN, con el valor percibido al finalizar unservicio prestado por la APN.Conocer la opinión de los usuarios es fundamental para posteriormente estableceracciones de mejora.

a. Abreviaturas

Utilizadas para darle al lector la facilidad de identificar un término o laresponsabilidad de una actividad o tarea; se usa especialmente cuando se redactael desarrollo del documento.

Para el presente documento estas son las abreviaturas utilizadas:



CG-SGC Responsable de Proceso RP

Responsable Resp

5.- RESPONSABLES

a. El Gerente General debe verificar el cumplimiento de la presente directiva.

b. El CG-SGC debe asegurarse del cumplimiento del presente procedimiento.

c. Los Responsables de los Procesos deben de apoyar, en lo que sea su función, parael desarrollo de la presente directiva.

1Norma ISO 9001:2015, cláusula 9.1.2.- Satisfacción del Usuario



d. El Comité de Gestión del Sistema de la Calidad debe determinar las acciones demejora a implementar en los Sistemas de Gestión y los servicios, con relación a laSatisfacción del Usuario.

6.- DESCRIPCIÓN

N° Resp Descripción Registro01 CG-SGC Determinar la aplicación de encuestas al

Usuario

- Por lo menos una vez al año, se realiza lamedición de la satisfacción del Usuario.

- Establecen la metodología de medición: Elaboración de la Encuesta: Factores,

aspectos o ítems a evaluar acordes con losrequisitos establecidos para los servicios ola información que la APN requieraobtener.

Establecer la muestra del universo deusuarios a encuestar, de acuerdo a:Reclamos de los Usuarios, Frecuencia delServicio y otro criterio que la APNdetermine.

- Solicitar a los Responsables de los Procesosla aplicación de las encuestas.

Encuesta

02 Responsabledel Proceso

Aplicar la Encuesta a los Usuarios

- Coordinar la aplicación y recolección deencuestas a los Usuarios, estableciendoresponsabilidades, medios y otros. Larecolección de encuestas puede ser porentrevistas, correo electrónico, fax u otromedio. Si la encuesta es enviada por medioescrito puede ir acompañada de la siguienteinformación (cuando lo considere necesario):Objetivo de la encuesta, plazo de entrega y aquién contactar en caso de consultas o dudas.

- Asegurar la recolección de todas lasencuestas de los Usuarios: Si en el plazo máximo que se hayan

establecido para recolectar las encuestas,no se cuenta con toda la información,coordinar con el CG-SGC si la muestra essuficiente, de lo contrario tomar otro tipo deacción para obtener la información delUsuario.

Encuesta



N° Resp Descripción Registro03 Encargado de

la Atención alUsuario

Procesar la Información

Procesar la información recabada de lasencuestas, tabulando los datos para obtener lasestadísticas respectivas y presentarla al CG-SGC para su análisis.

Tabulación deEncuestas

04 Comité deGestión delSistema de laCalidad

Analizar los resultados

- Realizar el análisis de los resultados de laEncuesta de Satisfacción, conjuntamente conlos responsables de los servicios para mayoranálisis.

- El CG-SGC, de acuerdo a los resultados y elanálisis respectivo, determinara conjuntamentecon los responsables de los procesos lasacciones de mejora, a través de la aplicacióndel procedimiento de Acciones de Mejora(P02-DI07)

Análisis deresultados

7.- ANEXOS

No aplica.


GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS,EXTERNOS Y REGISTROS

1.- OBJETIVO

Contar con un documento que permita definir las responsabilidades y los requisitos para:

a. Establecer, documentar, identificar, aprobar, implementar, controlar y mantener losdocumentos internos de la APN.

b. Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo que laorganización ha determinado que son necesarios para la planificación y operaciónde los procesos y se controle su distribución.

c. Definir los controles para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección,recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.

d. Identificar, tener acceso y determinar cómo se aplica la normativa (legal y técnica) yotras obligaciones de cumplimiento aplicable.

e. Establecer las responsabilidades y los requisitos para el control de aprobaciones.

2.- ALCANCE

Los documentos de origen interno, externo y registros de los procesos de la APN, por loque la presente Directiva es de aplicación para todas las áreas, incluidas las OficinasDesconcentradas, siendo de cumplimiento obligatorio para todos los casos.

3.- REFERENCIAS / BASE LEGAL

a. Norma ISO 9001:2015, cláusula 7.5.3.- Control de la Información documentada.b. Norma ISO 9001:2015, cláusula 8.2.3.- Requisitos legales y normativos adicionales

aplicables.c. NTP ISO/IEC 27001:2013 “Tecnología de la Información – Técnicas de seguridad –

Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información – Requisitos, cláusula 7.5Información Documentada”

4.- DEFINICIONES

a. Niveles del Sistema Documentario

La documentación de la Autoridad Portuaria Nacional (APN), incluye los siguientesniveles:

(1) Nivel 1.- Normativa Legal y Reglamentaria Aplicable(2) Nivel 2.- Políticas, Objetivos, Planes, Resoluciones y los documentos que se

mencionan en el ítem 4. e.(3) Nivel 3.- Directivas, Manuales y Reglamentos.(4) Nivel 4.- Procedimientos e Instructivos(5) Nivel 5.- Cuando corresponda, protocolos y formatos para los registros,

incluyendo los registros físicos y en medios electrónicos.

b. Política

Información documentada que establece las intenciones globales y orientación de laorganización, relativas a la gestión, las cuales son formalmente un compromisoexpresado por la Alta Dirección. Proporciona un marco de referencia paraestablecer y revisar los objetivos de gestión.

DIRECTIVA Código: P02-PR01Versión: 01Aprobado: GGFecha: 01-01-17Página 2 de 18


c. Plan Estratégico Institucional (PEI)

Información documentada que establece lineamientos estratégicos tales como:(1) La actualización de los fundamentos estratégicos (visión, misión, valores y

propuesta de valor)(2) El análisis interno, para la identificación de las fortalezas y debilidades(3) El análisis externo, para la identificación de oportunidades y amenazas.(4) La elaboración y análisis de la matriz FODA(5) La identificación de las líneas estratégicas(6) La determinación de objetivos, indicadores, e iniciativas o proyectos

estratégicos.

d. Plan Operativo Institucional (POI)

Información documentada que establece las líneas e iniciativas estratégicasdescritas en el PEI alineados con el Plan Nacional de Desarrollo Portuario de laAutoridad Portuaria Nacional.

e. Gobernanza

Declaración que define los lineamientos de la Autoridad Portuaria Nacional, los quese difundan al personal y a las partes interesadas. Esta información documentadase encuentra codificada, se revisa y se actualiza cuando se considere necesario enespecial en la Revisión por la Dirección. La Gobernanza está definida por lasiguiente información documentada:

(1) Misión, Visión y Valores(2) Reseña Histórica(3) Aspectos Internos y Externos(4) Mapa de procesos(5) Organigrama Estructural(6) Requisitos relacionados con el producto/servicio(7) Partes Interesadas

f. Resoluciones

Documentos emitidos por la instancia competente a través de los cuales se adoptandecisiones, se resuelven peticiones o se formalizan los acuerdos adoptados por elórgano colegiado de la APN.

g. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

Proporciona información coherente sobre el SGC de la Autoridad Portuaria Nacionalque incluye:

(1) Presentación(2) Alcance del SGC(3) Aplicabilidad de los Requisitos(4) Contexto de la Organización(5) Liderazgo(6) Planificación(7) Soporte o Apoyo(8) Operaciones(9) Evaluación del Desempeño



(10) Mejora

h. Procedimiento

Información documentada que proporcionan cómo efectuar los procesos y/osubprocesos de manera coherente; describiendo en forma genérica susactividades.

i. Directiva

Son documentos internos expedidos por la Alta Dirección de la APN respecto amaterias vinculadas con el funcionamiento interno de la APN, y sirven paraestablecer lineamientos o determinar procedimientos internos o acciones que deberealizar la administración dentro de su gestión, en cumplimiento de disposicioneslegales vigentes o por necesidad institucional que involucran varias áreas.

j. Instructivo

Describe de forma específica las tareas de una actividad, de aplicarse pueden estarreferenciados en los procedimientos que los generalizan.

k. Perfil de Puesto

Define los puestos de trabajo a través de su identificación, línea de mando, objetivo,funciones y competencias requeridas (educación, formación o experiencia).

l. Registro

Un tipo especial de información documentada que proporciona evidencia objetivade las actividades realizadas o de los resultados obtenidos.

Se debe tener los registros necesarios para demostrar conformidad con losrequisitos legales y de otra índole. Estas informaciones documentadas deben incluirregistros de entrenamiento, los resultados de las auditorías y revisiones.

La información de los registros puede generarse, a necesidad de los usuarios, enplantillas dentro de un software, formatos pre-establecidos, informacióndocumentada (Ej: Cartas, Informes, Protocolos, etc.). Cabe resaltar que losregistros son identificados y controlados, en algunos casos los registros cuentancon versión y fecha de aprobación.

m. Sistema Intranet

Sistema de archivos donde se encuentran ubicados los documentos del SGC o SGIde la Autoridad Portuaria Nacional, permitiéndose el acceso por necesidad desaber.

n. Archivo Activo

Conjunto de registros que se almacenan en el área de trabajo del proceso,usualmente corresponden a los del año en curso.

o. Archivo Pasivo



Conjunto de registros que se almacenan fuera del área de trabajo de acuerdo a laDirectiva de Administración de Archivos, en el caso de los registros electrónicosestos son almacenados en los diferentes Back-up.

p. Documentación Externa

Aquella información documentada que se emplea en los procesos, pero cuyo origenes externo. Por ejemplo: leyes, normas, convenios, reglamentos, etc.

q. Abreviaturas

Utilizadas para darle al lector la facilidad de identificar un término o laresponsabilidad de una actividad o tarea; se usa especialmente cuando se redactasu desarrollo.

Para la presente información documentada éstas son las abreviaturas utilizadas:


No Aplica NA Sistema de Gestión deSeguridad de la Información SGSI

Unidad de CapacitaciónPortuaria UCAP

5.- RESPONSABLES

a. Para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos del SGC:

Nombre Elabora y/o Actualiza Revisa Aprueba

Documentos de Gobernanza: Misión, Visión y Valores

Director dePlaneamiento y

Estudios EconómicosGerencia General Directorio

Documentos de Gobernanza: Reseña Histórica Aspectos Internos y Externos Mapa de procesos Organigrama Estructural Requisitos relacionados con

el producto/servicio

Director dePlaneamiento y

Estudios Económicos

CoordinadorGeneral del SGC Gerente General

Matriz de Partes InteresadasJefe de la Unidad de

RelacionesInstitucionales

CoordinadorGeneral del SGC Gerente General

Política de Calidad Personal Asignado CoordinadorGeneral del SGC Gerente General

Política del SGSI Oficial de Seguridad dela Información

Comité de Gestiónde Seguridad de la

InformaciónGerente General

Manual de Gestión de la Calidad Personal Asignado CoordinadorGeneral del SGC Gerente General

Manual del SGSI Oficial de Seguridad dela Información





Nombre Elabora y/o Actualiza Revisa Aprueba

Planes Oficial de Seguridad dela Información



Resoluciones de Acuerdo deDirectorio

Personal Asignado /Presidente del

Directorio

Jefe de la Unidadde Asesoría

JurídicaDirectorio

Resoluciones de Presidencia Personal Asignado /Especialista de PD


Jurídica

Presidente delDirectorio

Resoluciones de GerenciaGeneral Personal Asignado


JurídicaGerente General

Directiva Personal AsignadoJefe de la Unidad

de AsesoríaJurídica

Gerente General

Reglamento Personal AsignadoJefe de la Unidad

de AsesoríaJurídica

Gerente General

Metodologías/Informes Oficial de Seguridad dela Información



Procedimiento Personal Asignado Responsable deProceso

Responsable deProceso

Instructivo Personal Asignado Responsable deProceso


Formato Personal Asignado Responsable deProceso


b. El Coordinador General del SGC, debe velar por el cumplimiento de la presentedirectiva.

c. Todo personal de la APN, debe cumplir los lineamientos establecidos en la presentedirectiva.

6.- DESCRIPCIÓN

a. Consideraciones Generales:

(1) El control de cambios se efectuará por “comparación” no siendo necesario quese marquen las hojas cambiadas. Sin embargo, en el proyecto inicial que sepresente se utilizará la herramienta de control de cambios del Word-Office paravisualizar las modificaciones en el documento.

(2) Se contará con un legajo único (físico) de la documentación del SGC, el mismoque no llevará el sello de “copia controlada” bajo responsabilidad delCoordinador General del SGC.

b. Gestión de Información documentada Interna

(1) Documentos de Gobernanza: (Cuando sea aplicable)

Nº Resp Descripción Registro



Nº Resp Descripción Registro01 Director de

Planeamientoy EstudiosEconómicos

Solicita crear o modificar los documentos deGobernanzaComunica al Gerente General, la necesidad decreación o modificación del documento.

Memorando

02 GerenteGeneral

Recepciona solicitudRecepciona la solicitud de creación o modificaciónde información y evalúa la propuesta encoordinación con las áreas pertinentes para supresentación ante el Directorio.

CorreoElectrónico

Proveídos enla Hoja deRuta(SIGED)

03 Especialista dePD

Recepciona el proyectoSe considera en la agenda y se remite a losintegrantes del Directorio para su revisión.

Citación aDirectorio

04 Directorio Aprobación de los DocumentosLos documentos son revisados y aprobados ensesión de Directorio.

Acta deDirectorio

Resoluciónde Directorio

05 Especialista dePD

Difusión de los DocumentosSe comunica a todos los involucrados laaprobación de los documentos para la ejecución delas acciones de su competencia.

CorreoElectrónicoProveídos enla Hoja deRuta(SIGED)

(2) Resoluciones:

Nº Resp Descripción Registro01 Responsable

de ProcesoElaborar proyecto de resoluciónDe acuerdo a las competencias del área, éstapresenta el proyecto de Resolución para laaprobación respectiva. El mismo que deberácontar con revisión y evaluación de la Unidad deAsesoría Jurídica.

Proyecto deResolución

02 GerenteGeneral /Presidente deDirectorio

Recepción del Proyecto de ResoluciónEvalúan si el documento es conforme, de ser asíes aprobado y le asignan una codificación.

SIGED




de ProcesoRecepción del documento aprobadoEl documento es visado y remitido a la GerenciaGeneral o Presidente de Directorio para su firma.

SIGEDResolución

04 GerenteGeneral /Presidente deDirectorio

Difusión de los DocumentosRemite al área responsable la resolución aprobadapara su trámite respectivo.

SIGEDResolución

(3) Otros documentos:


del Proceso

PersonalAsignado

Solicita crear o modificar documentos internos- Comunica al Coordinador General del SGC, la

necesidad de creación o modificación de losdocumentos internos mencionados en el ítem 4.(a) en el que participa.

- La necesidad de elaborar o modificardocumentos internos de la APN, está dada porlos siguientes criterios: Cambios en la metodología Innovación tecnológica Implementación de nuevos recursos y/o

cambios en los existentes Cambios y/o mejoras en los procesos Cambios en la filosofía organizacional Resultados de auditorías, acciones de mejora

y revisiones por parte de la dirección Cuando se apruebe o modifique una

normativa que involucre directa oindirectamente al SGC.

- Los responsables de los Procesos, deben derevisar y actualizar los documentos internos de laAPN relacionados al proceso de suresponsabilidad, por lo menos una vez al año.

SIGED

02 CoordinadorGeneral SGC

Recibir solicitud- Recibe la solicitud de creación o modificación de

los documentos internos y coordina el trabajo arealizar, entregando el archivo editable de losdocumentos internos al Responsable delProceso.

SIGED




del procesoElaborar los documentos internos- Para crear o modificar documentos internos

tendrá que seguir las instrucciones descritas enel Anexo A del presente procedimiento.

- El responsable del proceso podrá delegar en unpersonal asignado la elaboración de losdocumentos internos para su revisión final.

- El responsable del proceso remite la propuestapara la revisión del Coordinador General del SGC

SIGED


Revisar los documentos internos- Revisa los documentos internos en estructura y

en cumplimiento a las normas.- Asigna la codificación del documento y lo registra

en su Lista Maestra de Documentos Internos.- Actualiza la versión y fecha de aprobación de los

documentos internos en la Lista Maestra.- El control de cambios se genera o actualiza

mediante el número de la versión del documentoen el encabezado del mismo.

- Se envía el documento al responsable de laaprobación de acuerdo a lo descrito en el ítem 5(a)

Lista MaestradeDocumentosInternos

05 GerenteGeneral /Responsabledel Proceso

Aprobar los documentos internos- Aprueba la creación o modificación de los

documentos internos de acuerdo a sucompetencia.

- El Gerente General aprueba la Lista Maestra deDocumentos internos.

SIGED

Lista MaestradeDocumentosInternos


Publicación y acceso de los documentosinternos- Los documentos internos visados, firmados y

aprobados se escanearán y se publicarán en lacarpeta SGC-APN dentro de la unidad común dela red.

- Si es una nueva versión de los documentosinternos, se retira la versión obsoletaalmacenándola en la carpeta “obsoletos”.

CarpetaSGC-APN


Difundir y tomar conocimiento de losdocumentos internos- Comunica al personal, según corresponda, la

modificación y/o inclusión de los documentosinternos a través de SIGED

- El personal accede a la informacióndocumentada a través de la Red, identificando lacarpeta del Proceso correspondiente y donde seapartícipe.

SIGED



Nº Resp Descripción Registro08 Coordinador

General SGCAlmacenar la información documentadaCoordina con la Oficina de Tecnologías de laInformación con el fin de mantener un back up dela información electrónica, de acuerdo a loestablecido en el Directiva General para Suministrode Productos y Servicios.

SIGED

c. Gestión de los Documentos Externos (normativa legal y técnica, otros acuerdossuscritos)

(1) Normativas legales

Nº Resp Descripción Registro01 Jefe de la UAJ Identificar la normativa legal

- Identifica la normativa legal de origen externoaplicable a las diferentes funciones yactividades que desarrollan las Direcciones,Oficinas y Unidades.

- Envía la normativa al responsable del procesopara su revisión y evaluación.

SIGED


Evalúan la normativa legal- Revisan y evalúan si la normativa legal es

aplicable a las actividades de su competencia.- Si aplicará el documento en los servicios

brindados por el proceso, éste es remitido enarchivo digital al Coordinador General del SGCpara su control y difusión en la Carpeta SGC-APN dentro de la unidad común de la red.

- En caso no aplicara se comunicará alresponsable de la UAJ para su conocimiento.

SIGED

03 Jefe de la UAJ Realizar el seguimiento de la normativa legal- Verifican la vigencia de la normativa aplicable.- Verifican las modificaciones aplicables a la

normativa vigente.

No Aplica


Comunicar normativa legalComunican a su personal la actualización de lanormativa, enviando un correo electrónico orealizando una inducción para conocimiento delos colaboradores.

CorreoElectrónico /Listas deAsistencia

05 CoordinadorGeneral delSGC

Custodia de la normativa legalCustodia la normativa legal de maneraelectrónica a través de la carpeta SGC-APNdentro de la unidad común de la red.

No Aplica

06 Colaboradores Acceder a la normativa legalAccede a la normativa legal vía la carpeta SGC-APN dentro de la unidad común de la red.

No Aplica



(2) Normativas Técnicas


del ProcesoIdentificar la normativa técnica- Identifica la normativa técnica de origen

externo aplicable a las diferentes funciones yactividades que desarrollan las Direcciones,Oficinas y Unidades.

- Envían la normativa técnica en archivo digitalal Coordinador General del SGC para sucontrol y custodia en la carpeta SGC-APNdentro de la unidad común de la red. En casoque los archivos se encuentren en Físicoestos serán almacenados en la Biblioteca deUCAP.

SIGED /Fisico.


Realizar el seguimiento de la normativatécnica- Verifican la vigencia de la normativa aplicable.- Verifican las modificaciones aplicables a la

normativa vigente.

No Aplica


Comunicar normativa técnicaComunican a su personal la actualización de lanormativa, enviando un correo electrónico orealizando una inducción para conocimiento delos colaboradores.

CorreoElectrónico /Listas deAsistencia

04 Colaboradores Acceder a la normativa técnicaAccede a la normativa técnica de manera digitalvía la carpeta SGC-APN dentro de la unidadcomún de la red. Caso contrario, en la Bibliotecade la UCAP.

No Aplica

(3) Convenios

La Unidad de Relaciones Institucionales (URRII) es la encargada de monitoreartodos los convenios suscritos por la APN. Asimismo, de informar semestralmentea la Gerencia General, con copia a la Presidencia de Directorio, las actividadesdesarrollados en el marco de dichos convenios.

d. Gestión de los Registros

N° Resp Descripción Registro01 Responsable

del ProcesoIdentificar los registros necesarios- Se identifican los registros cuando se elabora la

documentación interna de ser el caso de suproceso.

- Los registros se identifican por su código, nombrey su control se puede determinar en la ListaMaestra de Registros, por su tipo (físico oelectrónico) y lugar de almacenamiento.

Lista Maestrade Registros(P02_PR01_R03)

02 Personal delProceso

Desarrollar, proteger y almacenar los registros- Los registros físicos deben llenarse de manera

No Aplica



N° Resp Descripción Registrolegible, teniendo la siguiente consideración: Cuando no corresponda incluir cierta

información se debe colocar la abreviatura NA(no aplica) o una raya para cerrar el campo, detal manera que no pueda haber alteración. Estose excluye cuando contiene campos de opción.

Los registros físicos se colocan enarchivadores o fólderes que se almacenan enestantes, anaqueles o cajones asignados parael área.

- Los registros electrónicos se colocan en carpetasde archivos, dentro de las unidades de red o rutasasignadas para el área que son controladas através del servidor.

03 Personal delProceso

Conservar los registros (recuperación, retencióny disposición)- Para el tiempo de recuperación, retención y

disposición de los registros físicos, seráconsiderando la normativa vigente que regule, deser el caso, la disposición final de los documentos;plazo que deberá ser indicado en la Lista Maestrade Registros de cada área.

- Los registros electrónicos se mantienen sólo enarchivo activo, en las carpetas correspondientesde cada Dirección, Unidad y Jefatura. Asimismo,también podrán ser recuperados a través de lacopia de respaldo que mantiene OTI.

Lista Maestrade Registros(P02_PR01_R03)

7.- ANEXOS

Anexo 1: Elaboración de Información documentadaAnexo 2: Lista Maestra de Documentos InternosAnexo 3: Lista Maestra de Documentos ExternosAnexo 4: Lista Maestra de Registros



ANEXO 1ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1.- IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

a. Proceso

PPP P ProcesoPP 01 al 10 Procesos de gestión

11 al 20 Procesos principales21 al 30 Procesos de apoyo

b. Sub-proceso

PPP_XX P ProcesoPP 01 al 10 Procesos de gestión

11 al 20 Procesos principales21 al 30 Procesos de apoyo

XX Número correlativo

2.- TIPO DE DOCUMENTOS

Tipo de documento SiglasDirectiva DI

Procedimiento PRReglamento RE

Manual MAInstructivo IFormato R

Otros D

3.- CÓDIGOS PARA INFORMACIÓN DOCUMENTADAS

PPP-PRNN P ProcesoPP N° del ProcesoPR Siglas del tipo de documentoNN Número correlativo del procedimiento

(1) Cuando provienen de un documento ya codificado

PPP_XXYY_ZZNN P ProcesoPP N° del ProcesoXX Siglas del Documento codificadoYY N° del Documento codificadoZZ Tipo de DocumentoNN Número correlativo



4.- ENCABEZADO (OBLIGATORIO Y CUANDO SEA APLICABLE)

Estará impreso en todas las hojas que contiene el documento

(a)

(b) Código (d)Versión: (e)Aprobado: (f)Fecha: (g)Página (h)

(c)

Comprende

a. Logotipo

En el recuadro superior izquierdo se utiliza el logotipo de APN.

b. Tipo de Documento (Solo para directiva, procedimiento, instructivo, protocolo,formato, manual y reglamento)

De acuerdo a lo especificado en el Anexo 1 (ítem 2) de acuerdo de la presentedirectiva, en Arial 10 (en lo posible).

c. Título

En un recuadro central se consigna en forma abreviada el Título del Informacióndocumentada, en Arial 11 (en lo posible), Mayúsculas, Negrita. Se exceptúa parainformación documentadas de difusión.

d. Código

En el recuadro superior derecho del encabezado, se consigna el código de acuerdoa lo detallado en el (Anexo ítem 2)

e. Versión

La versión es el número de veces que ha sido actualizado el documento. Todos losdocumentos nuevos empiezan con la Versión 01.

f. Aprobado

Las siglas del área que ha aprobado el documento.

g. Fecha Aprobado

Fecha de aprobación del documento.

h. Página

N - MN Número de PáginaM Número de Páginas Totales



5.- FORMATO (SUGERIDO Y/O CUANDO SEA APLICABLE)

a. Fuente:

(1) Texto Arial 11(2) Información en matrices Arial 10(3) Notas de pie de página Arial 8

b. Configuración de Página

(1) Tamaño Papel: A4

(2) Márgenes:(a) Superior: 1 cm(b) Inferior: 1.5 cm(c) Izquierdo 2.5 cm(d) Derecho 2 cm(e) Encabezado 1 cm(f) Pie de Página 1 cm

6.- CUERPO DE LOS DOCUMENTOS (OBLIGATORIO Y/O CUANDO SEA APLICABLE)

En lo posible deberán mantener la siguiente estructura:

a. Objetivo

Establecer los objetivos que se deben de obtener con el desarrollo delprocedimiento.

b. Alcance

Indicar el ámbito y/o fronteras para la aplicación del Procedimiento, así comocualquier factor limitativo.

c. Referencias/Base Legal

De requerirse, puede ser normativa externa e interna que se utilicen en eldesarrollo del documento.

d. Definiciones

Las necesarias para el buen entendimiento de la información documentada.

e. Responsables

Indicar quién o quiénes son los responsables de ejecutar las actividades delproceso.

f. Descripción

(1) Indicar quién, qué, cómo y en qué secuencia se va a implementar lasactividades del proceso. Asimismo, para un mejor entendimiento se puedeelaborar una matriz que asistirá a un Diagrama de Flujo (Ver Anexos).



(2) Para el caso de los instructivos, éstos pueden adoptar también la forma delistas de comprobación, tablas, tarifas, planos, especificaciones, planillas, etc.

(3) Cuando se requiera referenciar una información documentada en el SistemaDocumentario se inicia en la ubicación genérica del párrafo principal y de ahíse va detallando los que corresponden hasta llegar al párrafo particular, de lasiguiente manera:

(a) Procedimiento AAAAA (PR-xxxx) párrafo (N)(a)(m)

(b) Ejemplo: Procedimento Ventas (PR-11-01), párrafo 4 (a)(1).

g. Anexos

Aquí se indican los anexos al Procedimiento, tales como:

(1) Especificaciones de cierto criterio del procedimiento.

(2) Diagramas de Flujo, cuando se requiera un apoyo visual al desarrollo delprocedimiento matricial.Para elaborar flujogramas se debe tener en cuenta lasiguiente simbología:

Proceso Multi-informacióndocumentadas

Decisión Conector

Informacióndocumentada

Inicio / Fin delProceso



ANEXO 2

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS



ANEXO 3

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS



ANEXO 4

LISTA MAESTRA DE REGISTROS


COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

1.- OBJETIVO

Establecer el proceso interno y externo apropiado de comunicación entre las partesinteresadas y la Autoridad Portuaria Nacional.

2.- ALCANCE

A los procesos involucrados en la comunicación interna y externa de la APN.

3.- REFERENCIAS

a. Plan de Comunicación Internab. Plan de Comunicación Externac. Resolución de Gerencia General N° 301-2015 APN/GG –Aprueba la Directiva

General N°001-2015 APN/GG “Normas para la Actualización del Portal Web y elPortal de Transparencia de la APN”

d. NTP ISO/IEC 27001:2014 “Tecnología de la Información – Técnicas de seguridad –Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información – Requisitos”

e. Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos

4.- DEFINICIONES

a. Elementos Informativos:

Documentos electrónicos o físicos emitidos por los procesos de la APN, tales como:Folletos, comunicados, afiches en vitrinas o paneles y otros documentosmencionados en el procedimiento de Gestión de Documentos Internos, Externos yRegistros, que sirven para comunicar información de interés para los colaboradoresy las partes interesadas.

b. Directiva General para Suministro de Productos y Servicios:

Documento que establece los criterios para asegurar la atención de los productos yservicios por parte de los proveedores internos, conforme a los requisitos delSistema de Gestión de Calidad.

c. Medios de Comunicación:

Dispositivos físicos o electrónicos utilizados para transmitir las diversascomunicaciones al interior o exterior de la APN, tales como: teléfonos, celulares,radios bases o portátiles, computadoras, etc.

d. Abreviaturas

Sistema de Gestión de Calidad SGC Autoridad Portuaria Nacional APN

Responsable del Proceso RP Unidad de RelacionesInstitucionales URRII

Responsable Resp



5.- RESPONSABLES

a. Gerente General

(1) Asegurar el cumplimiento de la presente directiva.

b. Unidad de Relaciones Institucionales

(1) Centralizar, procesar y difundir las comunicaciones a los medios, de acuerdoa la Política de la APN.

(2) Proponer ante la Gerencia General las estrategias de comunicación interna yexterna, e imagen de la APN.

(3) Planificar, ejecutar y supervisar la difusión de las actividades de la APN ycoordinar acciones con los organismos del SPN.

(4) Mantener contacto permanente con los medios de comunicación social.(5) Y otras funciones de acuerdo al ROF de la APN.

c. Responsables de los Procesos

(1) Establecer los mecanismos necesarios para asegurar la comunicación entrelas Direcciones, Jefaturas, Oficinas Desconcentradas de la APN y Usuarios.

(2) Ante la presencia de algún incumplimiento, informará al Gerente General paratomar las acciones necesarias y cumplir con la normativa y requerimientos delusuario.

6.- DESCRIPCIÓN

Nº Resp. Descripción Registro01 No Aplica. Contenido de la Información:

1. URRII: Centraliza toda información que se comunica a

los organismos del SPN. Asimismo a través delPlan de Comunicación Interna y Externarealiza el seguimiento de las actividadesplanificadas durante el año.

La información que se comunica a través de laPortal Web y el portal de Transparencia de laAPN, se realiza según la Directiva N° 301-2015APN/GG.

2. RP: Comunica según los servicios prestados porla APN de acuerdo a: A solicitud de algún miembro de la APN. A solicitud de alguna autoridad. A solicitud de algún Usuario

3. Toda información con respecto al Sistema deGestión se canalizará a través de la URRII. Lascomunicaciones internas inciden principalmenteen los siguientes temas: Políticas de Gestión Resultados de Auditorias Resultados de las Revisiones por la Dirección

No Aplica



Nº Resp. Descripción Registrode los Sistemas de Gestión.

Cambios y mejoras de los Sistemas deGestión.

02 RP Cuándo Comunicar

Se establecerá comunicación en los siguientes casos:

1. A solicitud de algún miembro de la APN.2. A solicitud de alguna autoridad.3. A solicitud de algún Usuario

No Aplica

03 RP A quien comunicar

Se comunicará a los siguientes:

1. Algún miembro de la APN2. Alguna autoridad3. Algún Usuario

No Aplica

04 RP Cómo comunicar

Mediante los siguientes instrumentos segúncorresponda:

1. Carta, dirigida a los usuarios2. Oficio, dirigido a las autoridades3. Memos, Proveídos y Notificaciones, dirigido a los

miembros de la APN4. Correo Electrónico, dirigido a los usuarios,

autoridades y miembros de la APN.5. Portal Web6. Telefonía Fija o Móvil con los usuarios,

autoridades y miembros de la APN.7. Folletos, dirigido a los usuarios.

CartaOficio

MemorandoCorreo

ElectrónicoFolletos


CONTROL DE LOS SERVICIOSNO CONFORMES

1.- OBJETIVO

a. Establecer los criterios para identificar el servicio no conforme y su tratamiento paraprevenir su recurrencia.

b. Identificar y controlar el servicio que no es conforme con los requisitos para prevenirsu uso o entrega no intencional y que podría afectar la calidad del servicio.

c. Definir los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas para eltratamiento del servicio no conforme.

2.- ALCANCE


3.- REFERENCIAS

a. Norma ISO 9001:2015, cláusula 8.7.- Control de los Elementos de salida del proceso,los productos y los servicios no conforme.

b. D.S 042-2011 PCM - Libro de Reclamaciones aprobado el 07-05-2011

c. Procedimiento: Acciones de Mejora (P02_DI07).

4.- DEFINICIONES

a. SERVICIO 1

Elemento de salida intangible que es el resultado de llevar a cabo necesariamente almenos una actividad en la interfaz entre proveedor y el usuario.

(1) Nota 1 a la entrada “servicio”. La prestación de un servicio puede implicar, porejemplo, lo siguiente: Una actividad realizada sobre un producto tangible proporcionado por el

usuario (por ejemplo, reparación de un coche); Una actividad realizada sobre un producto intangible proporcionado por el

usuario (por ejemplo, la declaración de ingresos necesaria para prepararla devolución de los impuestos);

La entrega de un producto intangible (por ejemplo, la entrega deinformación en el contexto de la transmisión de conocimiento);

La creación de una ambientación para el usuario (por ejemplo, en hotelesy restaurantes).

Un servicio generalmente lo experimenta el usuario.

(2) Los servicios que presta la Autoridad Portuaria Nacional (APN) son lossiguientes: Gestión de Licencia Gestión de Recepción y Despacho de Naves Gestión de Control y Fiscalización Atención al Usuario

1 Norma ISO 9000:2015 – Términos y Definiciones - 3.48.- Servicio.



b. REQUISITO

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

c. SERVICIO NO CONFORME

(1) Es aquel servicio que no cumple con los requisitos establecidos y que esdetectado por el Personal de la APN o los Usuarios.

(2) El usuario que desee comunicar un servicio no conforme, hará uso del Libro deReclamaciones.

(3) El tratamiento y análisis del SNC es realizado por los responsables de proceso,según su competencia.

4.2 ABREVIATURAS

Sistema de Gestión de Calidad SGC Solicitud de Acción de Mejora yServicio No Conforme

SAM-SNC

Servicio No Conforme SNC Personal PER

Responsable de Tratamiento RET No Aplica NA


CG-SGC Responsable de Proceso RP

Responsable Resp

5.- RESPONSABLES

a. El CG-SGC debe verificar el cumplimiento de la presente directiva.

b. El RP debe establecer el tratamiento del servicio no conforme, supervisar laejecución de las acciones y liberar el SNC.

c. El responsable asignado debe ejecutar el tratamiento del servicio no conforme.

d. El CG-SGC debe verificar la eficacia de las acciones tomadas para el levantamientodel servicio no conforme.

6.- DESCRIPCIÓN

N° Resp Descripción Registro01 PER Detectar y registrar SNC

- Identifica los servicios que no cumplan con losrequisitos.(Ver Anexo “A”)

- Ingresa el Servicio no conforme detectado en elformato “Servicio no Conforme”.

- Se reporta al RP para definir las acciones a tomarpara la solución del SNC.

SAM-SNC

02 RP Comunicar el tratamiento a aplicar en el SNC- Comunica al CG-SGC para su seguimiento.- El CG-SGC verifica que el SNC no sea recurrente, en

caso contrario generará una SAM (según loestablecido en el P02-DI07).

NA



N° Resp Descripción Registro03 RP Determinar tratamiento

- Establece el tratamiento a seguir para eliminar el SNCcompletando el formato SNC. (Ver Anexo “B”).

SAM-SNC

04 RP Ejecutar las acciones- Ejecuta el tratamiento establecido para eliminar el

SNC, implementando las actividades registradas en elformato SNC.

SAM-SNC

05 CG-SGC Verificar cumplimiento y eficacia- Verifica el cumplimiento de las acciones para dar

solución a las No conformidades y que éstas seanconformes con los requisitos. (Ver Anexo “C”)

- Los RP verifican la eficacia de las acciones tomadaspara dar solución al SNC y los registra en el formatoSNC.

SAM-SNC

06 CG-SGC ¿Está Conforme?- Sí: va a la actividad 07.- No: va a la actividad 03.

N.A.

07 CG-SGCRP

Cerrar el SNC- Cierra el SNC y lo registra en el formato SNC.

SAM-SNC

08 CG-SGC Revisar los registros de SNC- Evalúa los SNC presentados, con la finalidad de

determinar su recurrencia y las acciones de mejorarespectivas.

- Si se determina más de 3 recurrencias en un mes sedebe efectuar el tratamiento como una noconformidad, generando el registro Solicitud deAcción de Mejora y aplicando lo establecido en elprocedimiento de Acciones de Mejora (P02-DI07).

7.- ANEXOS

Anexo 1: Identificación de los Servicios No ConformesAnexo 2: Referencia para Tratamiento de Servicios No ConformesAnexo 3: Revisión de los Requisitos Relacionados a los Servicios que ofrece la APN



ANEXO 1IDENTIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS NO CONFORMES2

Código Proceso Servicio Sevicio No Conforme(SNC)

P-11 Atención alUsuario Atención al Usuario a) Incumplimiento a la Directiva de Atención al

Usuario

P-12

Gestión deOperaciones yMedioAmbiente

Gestión de Licencia

b) Demora en los tiempos según lo establecidoen el TUPA.

- Otorgamiento de licencia de operaciónpara agencias marítimas, fluviales ylacustres además de empresas privadas ycooperativas de trabajadores de estiba ydesestiba – 10 días hábiles

- Otorgamiento de licencia de operaciónpara la prestación de servicios portuariosbásicos – 15 días hábiles

- Renovación de licencia de operación paraagencia marítimas, fluviales y lacustresademás de empresas privadas ycooperativas de trabajadores de estiba ydesestiba - 05 días hábiles

- Renovación y/o modificaciones de licenciade operación para la prestación deservicios portuarios básicos – 10 díashábiles

c) Validar documentos que no estén conformea los criterios establecidos según elProcedimiento de evaluación de losdocumentos para la solicitud de licencia.

Gestión de Recepción yDespacho de Naves

Validar documentos que no estén conformes alos criterios establecidos según elProcedimiento de Evaluación de losDocumentos para la Recepción y Despacho deNaves.

Gestión de Control yFiscalización

a) Interrupción de actividades por parte delInspector por condiciones inseguras sin elsustento adecuado.

b) No dejar copia del Acta de Inspección alrepresentante del Administrado sujeto deInspección.

c) Incumplimiento del Programa de Inspecciónsin causa justificada.

d) Actuar de manera incorrecta al efectuar lainspección, omitiendo informar situacionesobservables.

2Norma ISO 9001:2015, clausula 8.7.- Control de las salidas no conformes.



ANEXO 2

REFERENCIA PARA TRATAMIENTO DE SERVICIOS NO CONFORMES

N° Tipo deAcción Descripción Ejemplo de Actividad

1 Cancelación

Acción tomada sobre un serviciono conforme para impedir sudesarrollo.En el caso de un servicio noconforme, el uso se impide nocontinuando el servicio.

- Cuando se han paralizadoactividades sin fundamento.

2 ReprocesoAcción tomada sobre un serviciono conforme para que cumpla conlos requisitos.

- Reprocesamiento de revisión de losdocumentos.

- Implementar una disposición paracontinuar el desarrollo del servicio.

3 ConcesiónAutorización para desarrollar unservicio que no es conforme conlos requisitos especificados.

- Autorizar al Usuario el arribo de unanave con alguna observación de ladocumentación presentada.

- Disposiciones indicadas por otraautoridad para el arribo de la nave.



ANEXO 3REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS A LOS

SERVICIOS QUE OFRECE LA APN3

1.- REQUISITOS ESPECIFICADOS POR EL USUARIO

2.- REQUISITOS NO ESTABLECIDOS POR EL USUARIO

3.- REQUISITOS ESPECIFICADOS POR LA ORGANIZACIÓN

4.- REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

5.- DIFERENCIAS ENTRE EL CONTRATO Y LOS EXPRESADOS PREVIAMENTE

No aplicable

3Norma ISO 9001:2015, clausula 8.2.2.- Determinación de los requisitos para los productos y servicios.

a. Servicios y actividades portuarias en condiciones de: Eficiencia Calidad Oportunidad Tarifas competitivas Cordialidad

b. Sobre la mercancía: Adecuado y oportuno abastecimiento al mercado Precios justos y accesibles

c. Sobre el pasaje: Flujo continuo y sostenible Infraestructura, seguridad y servicios adecuados

a. Contar con personal calificadob. Contar con la Infraestructura adecuada.c. Contar con procedimientos adecuados

Cumplir con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015

a. Ley del Sistema Portuario Nacionalb. Texto Único de Procedimientos Administrativosc. Otras aplicables.


AUDITORÍAS INTERNAS

1.- OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la programación, planificación, ejecución ydocumentación de las auditorías internas en APN.

1.- ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades de los procesos que se desarrollan en la APN.


a. Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la ContraloríaGeneral de la República.

b. Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado.c. Resolución de Contraloría N° 114-2003 Reglamento de los Órganos de Control

Institucional (OCI).d. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las

entidades del Estado.e. Resolución de Contraloría N° 458-2008 - Guía Implementación SCI de las

Entidades del Estado.f. Directiva N° 013-2016-CG/GPROD “Implementación del sistema de control interno

en las entidades del estado” Resolución de Contraloría N° 149-2016-CG.g. Norma ISO 19011, Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión.h. NTP ISO/IEC 27001:2013 Tecnología de la Información – Técnicas de seguridad –

Sistemas de gestión de seguridad de la información – Requisitos, cláusula 9.2Auditoria Interna.

i. Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.

3.- DEFINICIONES

a. Auditoría1

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de laauditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión enque se cumplen los criterios de auditoría.

b. Criterios de Auditoría1

Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra loscuales se compara la evidencia de auditoría

c. Requisito1


d. No Conformidad1

Incumplimiento de un requisito.Se ocasiona por el incumplimiento de la norma, política y/o documentos del Sistemade Gestión, el mismo que pone en riesgo la eficacia del sistema.

e. Equipo auditor1

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario,de expertos técnicos.

1 Norma ISO 19011:2011



f. Experto técnico1

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

g. Hallazgo

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a loscriterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría, pueden indicar conformidad ono conformidad con los criterios de auditoría.

h. CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS – En caso de Auditorías:

a. No ConformidadAusencia o incumplimiento, de una cláusula de la norma o de un requisitoestablecido con alto impacto en los servicios (de no lograr la satisfacción delcliente y de los procesos que se efectúan); afectando directamente al Sistemade Gestión o servicio que se brinda.

b. ObservaciónEs una no conformidad potencial, un incumplimiento aislado o esporádico enel contenido, implementación de un documento o cláusulas de las normas.

c. Oportunidad de mejoraSon comentarios u opiniones del equipo Auditor que ayudarían a mejorar losSistemas de Gestión; se recomienda que sean evaluados en la organizaciónpara validar su aplicación.

i. Acción Correctiva2

Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o decualquier otra situación indeseable existente para evitar su repetición.

j. CorrecciónEs el conjunto de actividades realizadas para eliminar o subsanar una noconformidad.

k. Abreviaturas


CG-SGC Equipo Auditor EA

Auditor Líder ALI No aplica NA

Sistema de Gestión de la Calidad SGC Personal PER

Responsable de Proceso RP Sistema de Gestión de laCalidad SGC

Oficial de la Seguridad de laInformación OSI Oficina de Control Institucional OCI

4.- RESPONSABLES

a. El CG-SGC y el Oficial de la Seguridad de la Información (OSI) deben asegurar elcumplimiento de la presente directiva.

2 Norma ISO 9000:2015



b. Los responsables de proceso deben participar y brindar las facilidades para eldesarrollo de las auditorías internas.

c. Todo personal auditado debe participar abiertamente de la ejecución de la auditoría.

d. Las Responsabilidades del Auditor Líder y Auditor Interno están descritas en elAnexo 1

5.- DESCRIPCIÓN

a. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

Nº Responsable Descripción Registro01 CG-SGC /

OSIElaborar el Programa de Auditorías- Elabora el Programa Anual de Auditorías a

intervalos planificados, teniendo en cuentalos criterios mencionados en el Anexo 1.

- La programación de las auditorías para elaño, se realizará en el mes de enero.

- Solicitar a la Gerencia General los informesde la Oficina de Control Institucional.

- En el programa se pueden considerar lasauditorías externas de los Sistemas deGestión.

Programa Anual deAuditorías Internas

02 GerenteGeneral

Aprobación del Programa de Auditorías- Aprueba el programa anual de auditorías.

SIGED

03 CG-SGC /OSI

Difundir el Programa de AuditoríasComunica a los responsables de procesos elPrograma Anual de Auditorías Internas.

Correo ElectrónicoSIGED

b. AUDITORES INTERNOS


OSISeleccionar auditores- Convoca al personal y comunica los

requisitos que debe cumplir el Perfil deAuditor Interno (Ver Anexo 2).

- Si existen potenciales auditores que nocumplen los requisitos del perfil, perorefieren su compromiso con la mejora, secoordina con la Gerente General lacapacitación en el Curso Interpretación delas normas ISO y Formación de AuditorInterno.

- Si el candidato cumple con los requisitosdel perfil pero no tiene experiencia comoauditor, se le ingresará como auditorobservador para iniciar su entrenamiento.

- Luego del entrenamiento se completará

Registro deAuditores Internos



Nº Responsable Descripción Registroen el formato de Registro de AuditoresInternos la calificación que se le otorgue alcandidato (Ver Anexo 2).




OSIEvaluar desempeño de Auditores- Después de cada auditoría, se debe evaluar

a los auditores que participaron en ella,teniendo en consideración los criteriosestablecidos en el registro Evaluación delAuditor.

- En caso que se evalúe a un Auditor enEntrenamiento, esto será realizado por elALI.

- Los resultados de la evaluación se registranen el formato Registro de AuditoresInternos. Si el resultado de evaluación es: Cumplimiento Insatisfactorio: Se

considerará como Inhabilitado;debiéndose tomar las siguientesacciones : La asistencia a 05 Auditorías como

Observador. Identificar las necesidades de

capacitación para mejorar suscompetencias.

Cumplimiento Deficiente, se considerarácomo Suspendido; debiéndose tomar lassiguientes acciones : La asistencia a 05 Auditorías como

Auditor en Entrenamiento. Identificar las necesidades de


Cumplimiento Aceptable: Se considerarácomo Calificado, debiéndose tomar lassiguientes acciones : Identificar las necesidades de


Cumplimiento Satisfactorio: Seconsiderará como Calificado,promoviendo su capacitación en temasrelacionadas con la mejora continua.

Cumplimiento Sobresaliente: Habiendosido el resultado de 3 auditoríasrealizadas, brindándole unreconocimiento y promoviendo supermanente capacitación en temas demejora continua.

Evaluación delAuditor




c. PLAN DE AUDITORÍA


OSISeleccionar el equipo auditorSelecciona al EA, para ello debe tener encuenta lo siguiente:- Los auditores calificados en el Registro de

Auditores Internos.- El ALI será seleccionado del equipo

propuesto.- En caso que la auditoría sea realizada por

un auditor externo, para la contrataciónrespectiva se aplicará la DirectivaSuministro de productos y servicios para elSistema de Gestión de Calidad,comunicando que los auditores deberáncumplir con los requisitos detallados en elAnexo 2.


02 CG-SGC /OSI

Elaborar el Plan de Auditoría- Coordinar con el personal involucrado la

fecha y hora de la Auditoría Interna con elfin de asegurar su disponibilidad y ladocumentación necesaria para el desarrollode la misma.

- Elaborar el Plan de Auditoría Interna por lomenos una semana antes de la fechaprogramada, debiendo determinar: Objetivo y alcance. Equipo Auditor (auditor líder y auditores,

teniendo en consideración que noauditen su propio trabajo).

Criterio: norma a utilizar y/o basedocumental que se audita en cadaproceso.

Fechas y horarios de auditoría. Responsables de procesos (auditados).

- Solicita la aprobación de la GerenciaGeneral.

- Luego difundir el Plan de Auditoría Interna.- De presentarse algún inconveniente con el

plan propuesto, realizar las modificacionesnecesarias.

Plan de AuditoríaInterna

d. EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

Nº Responsable Descripción Registro01 EA Preparar auditoría

- Revisar los documentos de los procesos aauditar, teniendo en consideración losresultados de auditorías previas.

N.A.



Nº Responsable Descripción Registro02 EA Realizar reunión de apertura

- El EA liderado por el ALI, realiza la Reuniónde Apertura con el personal involucrado deacuerdo al Plan de Auditoría Interna.

- El auditor interno hará uso de la Lista deverificación para el registro de los hallazgosencontrados durante la auditoria.

- El ALI confirma con los responsables deprocesos, el Plan de Auditoría Interna y deser necesario se realiza las modificacionesrequeridas.

- Se genera el formato Registro de Asistenciapara registrar la participación del personal.

Lista de Asistencia

Lista de Verificación

03 EA Ejecutar Auditoría- EA: Auditar los procesos y/o áreas

designadas y proceder a recoger evidenciasobjetivas, mediante la observación deactividades, revisión de procedimientos,revisión de registros y entrevistas con lafinalidad de verificar la implementación yefectividad de los Sistemas de Gestión (VerAnexo 3), para ello: Auditar teniendo en consideración las

cláusulas de las normas aplicables a losSistema de Gestión, normativas y/o otrosrequisitos.

De presentarse algún hallazgo, informaral auditado sobre el hallazgo encontradoy el(los) caso(s) detectado(s), debiendoverificarse toda evidencia presentada.

Cuando en el Equipo Auditor, participen: Auditores en Entrenamiento: El

Auditor Interno que es acompañadopor éste, proporcionará facilidadespara que el personal enentrenamiento efectúe preguntas,apoye en la revisión de registros odesarrolle la auditoría, dando la guíapara lograr el objetivocorrespondiente.

Observadores: La persona sóloacompaña, observa y escuchadurante el desarrollo de la auditoría.

- PER: Presentar las evidencias requeridaspara demostrar el cumplimiento a loestipulado en los Sistemas de Gestión. Encaso se encuentre un hallazgo en laauditoría, debe de asegurarse que esentendido para tomar las acciones demejora del caso.

N.A.



Nº Responsable Descripción Registro04 EA Evaluar hallazgos

En reunión de coordinación, evalúan loshallazgos, debiendo:- Identificar las no conformidades,

observaciones y oportunidades de mejora,considerando que deben ser objetivas,precisas, capaces de ser verificadas y queaporten valor.

- Clasificar los hallazgos de acuerdo a loestablecido en el ítem 3. (3.8), debiendoreferenciar a la cláusula aplicable a la normaauditada y/o documento relacionado.

N.A.

05 EA Reunión de Cierre- Realiza la reunión de cierre con el personal

involucrado, resumiendo el procesorealizado, y comunicando los hallazgosencontrados.

- Se genera el formato Registro de Asistenciapara registrar la participación del personal.

Acta de Reunión

06 AL Presentar Informe de Auditoría- Elaborar el Informe de Auditoría Interna, el

mismo que debe presentarse al CG-SGC yOSI en un tiempo no mayor a 7 días hábilesa partir de la ejecución de la auditoría.

- El CG-SGC y OSI presentarán el informe ala Gerencia General y a los responsables delos procesos.

Informe de AuditoríaInterna

07 RP Revisar Informe de Auditoría- Revisan el informe de auditoría y comunican

a todo los involucrados la necesidad detomar las acciones de mejora necesariaspara el levantamiento de los hallazgosencontrados en la auditoría (Verprocedimiento de Acciones de MejoraP02_DI07)

No Aplica.

6.- ANEXOS

Anexo 1: Criterios para programa auditorías de un proceso.Anexo 2: Calificación de Auditores Internos.Anexo 3: Metodología para ejecución de auditoría.Anexo 4: Evaluación de Auditores InternosAnexo 5: Registro de Auditores InternosAnexo 6: Programa de Auditoria InternaAnexo 7: Plan de Auditoria InternaAnexo 8: Responsabilidades del Auditor Líder y de los Auditores InternosAnexo 9: Lista de Verificación



ANEXO 1

CRITERIOS PARA PROGRAMAR AUDITORÍAS DE UN PROCESO

1. TABLA DE VALORACIÓN

Valoración Alto Medio BajoCriterio 3 2 1

Puestos de Trabajo (PT) Más de 7 puestosde trabajo

Entre 4 y 7puestos de

trabajo

Menos de 3puestos de

trabajo.No Conformidadesanteriores (NC) /Recomendaciones de laOCI

más de 10 noconformidades

Entre 4 y 10 noconformidades

Menos de 3 noconformidades

Número de personas(PER) más de 20 entre 10 y 19 Menos de 10

2. FÓRMULA DE VALORACIÓN

INDICADOR = PT + NC + PER

Leyenda:

PT: Puntaje TotalNC: No conformidadPER: Personas

3. FRECUENCIA DE AUDITORÍAS EN UN AÑO

a. Resultado entre 8 y 9 (3 auditorías internas)b. Resultado entre 4 y 7 (2 auditorías internas)c. Resultado entre 1 y 3 (1 auditoría interna)



ANEXO 2

REQUISITOS PARA LOS AUDITORES INTERNOS

Descripción AuditorLíder

AuditorInterno

Auditor enEntrenamiento Observador

AuditorExterno

(Contratado)

Formación Curso aprobado de Formación de Auditor Interno o Líder en las Normas ISO9001:2015 o ISO 27001:2004.

Experiencia

Cinco (05)días auditorinterno*

Cuatro (04)días auditor enentrenamiento*

Cuatro (04)días auditorobservador*

NA Haberdesarrolladoal menos 05auditorías.

*Se considera el día auditor según norma

SectorEmpresarial Cinco (05) años de experiencia en el ámbito marítimo portuario.

Experienciaen consultoríao auditorías aempresas delsector en elque sedesarrolla laorganización.



ANEXO 3

METODOLOGÍA PARA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

(Desde la recopilación de información hasta las conclusiones de auditoríaNorma ISO 19011)

Recopilación mediante un muestreo apropiado yverificación

Evidencia de Auditoria

Fuentes de Información

Evaluación frente a los criterios de Auditoría

Hallazgo de Auditoría

Revisión

Conclusiones de Auditoría



ANEXO 4

EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS



ANEXO 5

REGISTRO DE AUDITORES INTERNOS



ANEXO 6

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA



ANEXO 7

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA



ANEXO 8

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LÍDER Y DE LOS AUDITORES INTERNOS

Miembro delEquipo Funciones y Responsabilidades

Auditor Líder

Cumplir con los principios básicos de la auditoría, que son:

confidencialidad e independencia de las partes.

Liderar el equipo de Auditoría Interna de la APN.

Dar a conocer el Plan de Auditoría a los auditores internos y a las

áreas auditadas.

Cumplir el programa anual de auditoría aprobado por el Representante

de la Alta Dirección.

Asegurarse de la legitimidad de las evidencias recogidas, la

confiabilidad de los datos y/o registros guardando la debida

objetividad.

Dar a conocer las no conformidades encontradas a los auditados.

AuditoresInternos

Cumplir los principios básicos de la auditoría los que son:

Confidencialidad e independencia de las partes.

Velar por la legitimidad de las evidencias obtenidas procurando la

objetividad en la toma de datos y en los muestreos y/o inspecciones

realizadas.

Cumplir con el horario y cronograma detallado según el plan de

auditoría.

Seguir las instrucciones específicas del Auditor Líder, respecto al Plan

de Auditoría Interna.



ANEXO 9

LISTA DE VERIFICACIÓN


ACCIONES DE MEJORA

1.- OBJETIVO

a. Determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquieracción necesaria para cumplir con los requisitos y satisfacción del cliente.

b. Contar con un procedimiento que permita establecer, implementar y mantener lasactividades para el tratamiento de las no conformidades y las no conformidadespotenciales para prevenir su ocurrencia1,

c. Determinar si hay necesidades u oportunidades que deben considerarse comomejora continua.

1.- ALCANCE



a. NTP ISO/IEC 27001:2014 “Tecnología de la Información – Técnicas de seguridad –Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información – Requisitos, cláusula 10.1 Noconformidad y acciones correctivas y cláusula 10.2 Mejora Continua”

b. Norma ISO 9001:2015 cláusulas 10.2.- No Conformidad y Acción Correctiva y 10.3Mejora Continua.

3.- DEFINICIONES

a. Requisito


b. No Conformidad

Incumplimiento de un requisito.Se ocasiona por el incumplimiento de la norma, política y/o documentos del Sistemade Gestión, el mismo que pone en riesgo la eficacia y la calidad del serviciosuministrado a los clientes externos; y que son informadas a los miembros de laAutoridad Portuaria Nacional.

c. Hallazgo

(1) Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente alos criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría, pueden indicarconformidad o no conformidad con los criterios de auditoría.

(2) Las potenciales fuentes de información para la identificación de hallazgos entreotros son:

Resultados de la revisión por la dirección de los Sistemas de Gestión. Resultados de análisis de datos. Resultados de evaluación de satisfacción del Usuario. Quejas y reclamos del Usuario y partes interesadas. Seguimiento al desarrollo de los procesos.

1 Norma ISO 9001:2015 cláusula 10.1.- Mejora y cláusula 10.2.- Acción Correctiva.


ACCIONES DE MEJORA

Registros de los sistemas de gestión Resultado de las mediciones de los procesos y servicios. Informes de auditoría internas y externas. Legislación y normativa. Seguimiento de acuerdo al sistema de gestión. Otras fuentes.

d. Clasificación de Hallazgos:

(1) No Conformidad: (Término encontrado sólo en informe de auditorías)Ausencia o incumplimiento, de una cláusula de la norma o de un requisitoestablecido con alto impacto para la calidad (de no lograr la satisfacción delUsuario y de los procesos que se efectúan), afectando directamente al Sistemade Gestión y al servicio que se brinda. Este tipo de incumplimiento debe sersolucionado en el más breve tiempo.

(2) Observación:Es una no conformidad potencial, un incumplimiento aislado o esporádico en elcontenido, implementación de un documento o cláusula de la norma aplicable.

(3) Oportunidad de mejora:Son comentarios u opiniones que ayudarán a mejorar el Sistema de Gestión;se recomienda que sean evaluados en la organización para validar suaplicación.

e. Acción Correctiva

Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, y prevenir quevuelva a ocurrir.

f. ABREVIATURAS

Autoridad Portuaria Nacional APNCoordinador General de laGestión del Sistema para laCalidad

CG-SGC

Sistema de Gestión de Calidad SGC Responsable asignado RA

Responsable del Proceso RP Responsable de Tratamiento RT

Solicitud de Acción de Mejora SAM

4.- RESPONSABLES

a. El Coordinador General del SGC debe:

(1) Asegurar el cumplimiento de la presente directiva.(2) Enumerar, controlar y realizar seguimiento a la Solicitud de Acción de Mejora.(3) Verificar que se registren las soluciones de las no conformidades que se

originan sobre las acciones correctivas y/o mejora.(4) Verificar la implementación y ejecución efectiva de las acciones tomadas para

eliminar las causas que dan origen a las no conformidades.


ACCIONES DE MEJORA

b. Cada Responsable de Proceso:

(1) Ante la presencia de una no conformidad, deberá informar por escrito al CG-SGC la no conformidad.

(2) Debe investigar, proponer, solucionar cuando sea responsable de tratamientolas acciones inmediatas, acciones correctivas y mejora.

c. Todo el Personal debe:

(1) Informar al CG-SGC el hallazgo de una no conformidad, no conformidadpotencial (observación) u oportunidad de mejora.

(2) Implementar las acciones necesarias, cuando sea designada su tratamiento,para que las no conformidades no sean recurrentes o prevenir su ocurrencia.

5.- DESCRIPCIÓN

a. DETECCIÓN DE HALLAZGOS

Según aplique, el personal de la APN, ante el hallazgo de una no conformidad que seidentifique en los sistemas de gestión, puede generar una Solicitud de Acción deMejora (SAM), considerando el siguiente origen:

Origen Detalle Responsable asignadopara generar SAM

Auditoría Interna Hallazgos detectados en auditoríasinternas.

CG-SGC / Oficial de laSeguridad de laInformación

Auditoría Externa Hallazgos detectados en auditoríasexternas

CG-SGC / Oficial de laSeguridad de laInformación

En el día a día No conformidades u observacionespor incumplimientos en el Sistema,detectados en Inspecciones,Controles, Observación de Tareas,Revisión de requisitos solicitados,etc.

Personal Asignado por losResponsables del Proceso

Quejas y/o reclamosde Usuario

En la revisión de las quejas yreclamos del Usuario.

CG-SGC

Servicio NoConforme

En la revisión de los servicios noconformes

Responsables de Procesos

Revisión del SGC Recomendaciones de mejoraestablecidas en la revisión por laDirección

CG-SGC

Control de Procesos Cuando las metas no se estánalcanzando, según los reportes degestión, No Conformidades,Observaciones u Oportunidades demejora.

CG-SGC


ACCIONES DE MEJORA

b. PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE SAM´S

Nº Responsable Descripción Registro01 RA Generar la SAM

- Una vez que toma conocimiento del hallazgo,genera el registro Solicitud de Acción de Mejoray Servicio No Conforme. Para ello debe registraren cada párrafo del registro lo siguiente: N° de Reporte: Este campo es registrado por

el CG-SGC, de acuerdo al correlativo de sucontrol de SAM.

Fecha: Día / Mes / Año, identificado la SAM-SNC.

Normativa relacionada: Debe indicar lanorma y requisito de la misma, afectada porel hallazgo.

Nombre de la persona que detecta la SAM. Proceso: Donde se encontró el hallazgo,

hacer referencia al área si fuera necesario yal documento observado.

Tipo de Solicitud: Acción Correctiva o AcciónPreventiva.

Tipo de Acción: Acción inmediata o AcciónCorrectiva

Redactar el hallazgo, si este no proviene deuna auditoría, tener en cuenta que el origen yla redacción deben ser claras y concisas (VerAnexo 1).

Nombre del Responsable que acepta laSolicitud y el Responsable del Tratamiento.

- Luego comunica al CG-SGC, el hallazgo, paraque evalúe la SAM.

SAM

02 CG-SGC Evaluar SAM

- Evalúa si corresponde implementar la SAM porel hallazgo detectado. Si es necesario, sesolicita el apoyo de quien identificó el hallazgo.

- Determina el tipo de acción a implementar parael tratamiento del hallazgo, estableciendo si elhallazgo requiere una acción correctiva o unaacción inmediata, de acuerdo a lo establecido enel Anexo (2).

SAM

- Registra en la SAM la decisión adoptada enrelación a la propuesta.

03 CG-SGC Distribuir la SAM

- Distribuye la SAM mediante correo electrónico alResponsable de Proceso (donde se identificó elhallazgo) para que implemente las acciones demejora necesarias.

SAM


ACCIONES DE MEJORA

Nº Responsable Descripción Registro- Registra la SAM-SNC en el cuadro de Control de

Acciones de Mejora.Control de

Acciones deMejora

04 RP Revisar la SAM

- Revisa la SAM para establecer los compromisoscon relación a su tratamiento y de ser aplicabledetermina a un Responsable de Tratamiento(RT).

- Si el Responsable de Proceso no acepta laSAM-SNC, se analiza el motivo de la noaceptación y presenta el sustento respecto alCG-SGC, y de ser necesario a quien identificó elhallazgo, dejando registro en Acta de Reunión.

SAM

Acta de Reunión

05 RP ¿Requiere análisis de causas?

- Sí, va a la actividad 06.- No, va a la actividad 07.Considerar que cuando la SAM establezca que elTipo de Acción es sólo para implementar AccionesInmediatas no se requiere análisis de causas.

No Aplica

06 RP Analizar las causas que originaron la SAM

Analiza las causas que originaron la noconformidad, considerando la herramienta decalidad necesaria.

SAM

07 RP Si es aplicable, implementar accionesinmediatas

- Identificar y ejecutar las acciones inmediatas.- Las acciones inmediatas deben ser coherentes y

prácticas para eliminar la no conformidad.

SAM

08 RP Determinar la (s) acción (es) correctivas

Luego de analizar las causas que originaron la noconformidad / no conformidad potencial, debenproponer las acciones correctivas y/o preventivas,determinar plazos y asignar un responsable parala ejecución de acciones (RT).

SAM

09 RT Ejecutar las acciones

- Ejecuta la(s) acción(es) propuestas, generandolos registros respectivos que evidencien lasactividades efectuadas.

- Presenta al CG-SGC las evidencias de laimplementación de las acciones propuestas.

- En caso que por algún motivo específico no sellegara a ejecutar alguna acción en la fechapropuesta, debe informar al CG-SGC, losmotivos de la no ejecución, indicando la nuevafecha de ejecución.

SAM


ACCIONES DE MEJORA

Nº Responsable Descripción Registro10 CG-SGC Realizar el seguimiento de acciones

Actualiza y hace seguimiento a las acciones en elformato Control de Acciones de Mejora.

Control deAcciones de

Mejora

11 CG-SGC Cerrar la SAM

- Verificar la eficacia de la(s) acción(es) tomadas,esta(s) se puede(n) realizar parcial o totalmenteante algunas acciones efectuadas, según locomunicado por el RT o durante el seguimientorealizado.

- Se registran en la SAM-SNC las evidencias delas acciones, la fecha de la verificación y sedetermina si la eficacia de la acción es“Conforme” o “No Conforme”. Si fuera “NoConforme” se determina qué hacer, dando eldetalle respectivo y si fuera conforme se declaracerrada la SAM.

- Una vez efectuadas las acciones, contar contodas las evidencias de sustento y dar cierre ala SAM.

- Conservar y archivar junto a la SAM losregistros que evidencian la implementación delas acciones.

SAM

6.- ANEXOS

Anexo 1.- Consideraciones para la redacción de hallazgos.Anexo 2.- Tipo de acciones para tratamiento de hallazgos.


ACCIONES DE MEJORA

ANEXO 1

CONSIDERACIONES PARA REDACCIÓN DE HALLAZGOS

1.- MAGNITUD

Es la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar segúnsea:

1.1 Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o sistemático.1.2 Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito.

2.- DESCRIPCIÓN

Es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en cuenta que debe ser:

2.1 Legible, evitando las faltas de ortografía, usar la misma terminología usada en lasnormas de referencia.

2.2 Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y nodar lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar unaidea correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomardecisiones al respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresionesque dificulten su comprensión.

3.- EVIDENCIA

Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde hasdetectado la NC. En la medida de lo posible las evidencias deben venir respaldadas por:

3.1 Identificación de los registros.3.2 Identificación de los equipos.3.3 Identificación de los documentos del sistema, etc.

4.- REFERENCIA

Donde se debe dejar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito concretode la norma de referencia que se está auditando o un incumplimiento de un requisitoestablecido en la documentación de la empresa.

5.- EJEMPLO

Magnitud Descripción Evidencia Referencia

En todos los casosanalizados (proyecto

X, Y, Z e W) sedetecta…

… que no se hallevado a cabo lainspección de los

trabajosrealizados…

…en las obras deexcavación de la

zona 1 y 2 …

… según elprocedimiento X del

sistema

En 5 de las 9ocasiones en las

que se ha superadolos valores límite de

los indicadores…

… no se hanestablecido acciones

correctivas…

… ejemplo en elindicador de plazos

de entrega eindicador de

devoluciones…

… según estableceel punto 9.1 de lanorma ISO 9001


ACCIONES DE MEJORA

ANEXO 2

TIPO DE ACCIONES PARA TRATAMIENTO DE HALLAZGOS

1.- ACCIÓN INMEDIATA

Acción tomada como:

1.1 Corrección.- Tomada para eliminar una no conformidad detectada o una correcciónpuede realizarse junto con una acción correctiva, puede ser, por ejemplo, unreproceso.

1.2 Mejora.- Acción tomada para atender una recomendación de mejora presentada a unproceso o para el Sistema.

2.- ACCIÓN CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, y prevenir que vuelva aocurrir.


SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS YEVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE

GESTIÓN

1.- OBJETIVO

Asegurar que se controla, monitorea, analiza y evalúa las acciones de mejora necesariasidentificadas en la gestión, los procesos, los servicios y la satisfacción de los grupos deinterés con respecto a sus necesidades y expectativas.

2.- ALCANCE


3.- REFERENCIAS

a. NTP ISO/IEC 27001:2014 “Tecnología de la Información – Técnicas de seguridad –Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información – Requisitos, cláusula 9.1Monitoreo, medición, análisis y evaluación”

b. Norma ISO 9001:2015 cláusulas 9.1.1 Generalidades y 9.1.3 Análisis y Evaluación.c. P03_02-DI07_Acciones_de_Mejora

4.- DEFINICIONES

a. ABREVIATURAS

Sistema de Gestión de Calidad SGC Coordinador General del SGC CG-SGC

Responsable del Proceso RP Autoridad Portuaria Nacional APN

Solicitud de Acción de Mejora SAM Plan Estratégico Institucional PEI

Plan Operativo Institucional POI

5.- RESPONSABLES

a. El Coordinador General del SGC debe:

(1) Asegurar el cumplimiento de la presente directiva.

(2) Determinar y desarrollar las actividades para medir y dar cumplimiento a losrequisitos del Sistema de Gestión.

(3) Comunicar al Gerente General sobre el desempeño del Sistema de Gestión.

(4) Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión según los responsablesasignados.

b. Cada Responsable de Proceso:

(1) Determinar y desarrollar las actividades para medir y dar cumplimiento a losrequisitos del Sistema de Gestión.

(2) Ante la presencia de algún incumplimiento, se debe informar y tomar lasacciones necesarias para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión.



GESTIÓN

6.- DESCRIPCIÓN

Nº Responsable Descripción Registro01 No Aplica Requerimientos para la Medición y

Seguimiento

Para el seguimiento y medición del desempeñodel Sistema de Gestión, se necesita la siguienteinformación:1. PEI / POI2. Políticas3. Norma 27001:20134. Norma ISO 9001:20155. Requisitos Legales y otros requisitos que

haya declarado la APN.

No Aplica

02 CG-SGC / RP Elaboración y Ejecución de los Objetivos

1. Cada trimestre del año se revisa losObjetivos de Calidad (P02-D01) que servirápara tomar decisiones respecto a la eficaciadel Sistema de Gestión.

2. Determinar y desarrollar las actividades paramedir y dar cumplimiento a los indicadores.

3. Elaborar y asesorar en el desarrollo de losindicadores según la frecuencia a medir porcada responsable asignado.

4. El % de avance de los programas eindicadores con respecto a lo programado,serán presentados en los Reportes deGestión.

Reporte deGestión

03 RP Modificación a los Objetivos de Calidad:

De presentarse modificaciones en los Objetivosde Calidad, estos tendrán que ser sustentadospor los responsables de los procesos y aprobadopor el Gerente General.

No Aplica

04 RP Seguimiento a los Objetivos de Calidad:

1. Según los resultados en el registroCumplimiento de los Objetivos de la Calidad,se tomarán los acuerdos para corregir yprevenir las desviaciones en caso hubieran,activando la Directiva de Acciones deMejora.

2. De presentarse algún incumplimiento segúnlo establecido en el registro de Cumplimientode los Objetivos de Calidad, esto tiene queser comunicado al CG-SGC para que tengaconocimiento y puedan evaluar las medidasnecesarias.

Cumplimiento delos Objetivos dela Calidad



GESTIÓN

7.- ANEXOS

No Aplica.


ATENCIÓN AL USUARIO

1.- OBJETIVO

Recibir, orientar y dar respuesta al usuario sobre algún servicio, información u actividad que realiza la APN.

2.- ALCANCE

A todos las áreas que están involucradas en la atención de los servicios, información y/o actividades requeridas por el Usuario.


a. Norma ISO 9001:2015, cláusula 8.2.1.- Comunicación con el Cliente. b. Manual para Mejorar la Atención a la Ciudadanía en las entidades de la

Administración Pública – Edición 2015. c. Procedimiento para la atención de reclamaciones de la APN comunicado con el

memorando N°102-2011-APN/SD, con referencia al D.S. N°042-2011-PCM del 07/05/2011.

4.- DEFINICIONES

a. Usuario

Para la organización, se considera como “Usuario” a todos los clientes que solicitan los servicios, información o actividad que realiza y/o elabora la APN.

b. Abreviaturas

Utilizadas para darle al lector la facilidad de identificar un término o la responsabilidad de una actividad o tarea; se usa especialmente cuando se describe el desarrollo de las actividades. Para la presente información documentada éstas son las abreviaturas utilizadas:


Responsable del Proceso RP Responsable Resp

5.- RESPONSABLES

a. Especialista de Presidencia Directorio

(1) Encargado de velar por el cumplimiento de la presente directiva. (2) Informar al Gerente General sobre los resultados de la atención al usuario.

b. Encargado de Atención al Usuario

(1) Desarrollar las actividades de la presente directiva para dar cumplimiento a la atención al usuario.

(2) Verificar que se atienda al usuario conforme a los servicios, información o actividad que requiera.

DIRECTIVA Código: P11-DI01 Versión: 01 Aprobado: Fecha: Página 2 de 7


(3) Registrar la atención del requerimiento en una Base de Datos, donde se

precisa al usuario solicitante, la información brindada y las incidencias, de ser el caso.

(4) Ante la presencia de algún incumplimiento, se debe informar al Especialista de Presidencia de Directorio para que se tomen las acciones necesarias.

(5) Elaborar un informe estadístico semestralmente de todas las atenciones brindadas al usuario.

c. Personal Asignado

(1) Encargado de atender la información requerida por el usuario, el mismo

que será asignado por el Responsable de Proceso.

d. Jefe de las OODDS (1) Entre el personal a su cargo, designará un encargado de atender la

información requerida por el usuario. Remitirá a la Especialista de Presidencia de Directorio, el registro de Base de Datos.

e. Encargado de atención al usuario en OODDS

(1) Desarrollar las actividades de la presente directiva para dar cumplimiento a la atención al usuario, de acuerdo a las características y condiciones de su Oficina Desconcentrada

(2) Verificar que se atienda al usuario conforme a los servicios, información o actividad que requiera.

(3) Registrar la atención del requerimiento en una Base de Datos, donde se precisa al usuario solicitante, la información brindada y las incidencias, de ser el caso.

(4) Ante la presencia de algún incumplimiento, debe informar a su Jefe, para que se tomen las acciones necesarias.

(5) Elaborar un informe estadístico semestralmente de todas las atenciones brindadas al usuario, el mismo que será remitido a la Especialista de Presidencia.

6.- DESCRIPCIÓN a. Para Atención al Usuario por canal presencial

(1) Para requerimiento de información y/o presentación de quejas:

N° Resp Actividad Registro 01 Usuario Solicita información sobre algún servicio y/o

actividad de la APN. No Aplica



N° Resp Actividad Registro 02 Personal de

Seguridad Recepción del Usuario Registra al usuario en su cuaderno de visitas y solicita su DNI, posteriormente entrega el Fotocheck de visita y comunica al Encargado de Atención al Usuario.

Cuaderno de visitas

03 Encargado de Atención al Usuario.

Atención Brindada 1. Brinda la información solicitada de

manera verbal o con folletería. 2. Si requiere información técnica se

coordinará con la persona responsable del área competente.

3. Si requiere presentar alguna queja se le facilitará el libro de reclamaciones según el Procedimiento para la Atención de Reclamaciones de la APN.

No aplica


Registro de Información Registra la atención del requerimiento en la Base de Datos, donde precisa al usuario solicitante y el tipo de información requerida.

Base de Datos de Requerimiento de Información

05 Personal de Seguridad

Registro de Salida 1. El usuario devuelve el Fotocheck de visita

y recoge su DNI. 2. El personal de Seguridad registra la hora

de salida del usuario.

Cuaderno de Visitas

(2) Para trámite documentario:

N° Resp Actividad Registro 01 Usuario Requiere dejar documentación en mesa de

partes No Aplica


Recepción del Usuario Registra al usuario en su cuaderno de visitas y solicita su DNI. Posteriormente entrega Fotocheck de visita y guía al usuario hasta mesa de partes.

Cuaderno de visitas

03 Técnico Recepción de documentos Recibe el documento y sigue la directiva establecida de Trámite Documentario.

SIGED



N° Resp Actividad Registro 04 Personal de

Seguridad Registro de Salida 1. El usuario devuelve el Fotocheck de visita



Cuaderno de Visitas

(3) Para reuniones programadas:

N° Responsable Actividad Registro 01 Personal

Asignado Un día antes de la reunión comunica a vigilancia y al Encargado de Atención al Usuario que tiene una reunión programada con un responsable de área; salvo en caso reuniones coordinadas en el mismo día para la Alta Dirección.

No Aplica


Recepción del Usuario 1. Comunica al responsable del área que su

visita ya se encuentra en garita. 2. Registra al usuario en su cuaderno de

visitas y solicita su DNI, posteriormente entrega el Fotocheck de visita y comunica al Encargado de Atención al Usuario.

3. Guía y orienta al usuario al área competente o a la sala de reuniones que corresponda.

Cuaderno de visitas


Registro de Salida 1. El usuario devuelve el Fotocheck de visita



Cuaderno de Visitas

b. Para Atención al Usuario por canal virtual:

(1) Vía página web

N° Resp Actividad Registro 01 Usuario Registra en el buzón virtual la queja o

sugerencia sobre algún servicio y/u otros temas. Lo cual será notificado con una respuesta automática de recepción a la comunicación recibida.

Página Web



N° Resp Actividad Registro 02 Encargado de

Atención al Usuario.

Revisión de las quejas o sugerencia Revisa diariamente en la página web las quejas o sugerencias registradas por el usuario.

Página Web


Tratamiento de las quejas o sugerencias 1. Ingresa y deriva la queja o sugerencia

vía SIGED para su atención por el área competente.

2. El responsable del área competente elabora el informe respectivo el mismo que deberá ser presentado a la Gerencia General en un plazo máximo de 20 días calendario.

3. El informe es remitido a la Gerencia General para su conocimiento y, para luego ser transferido al Encargado de Atención al Usuario con la indicación de la acción respectiva.

Sistema SIGED


Cierre de la queja o sugerencia Envía vía correo electrónico dando respuesta a la queja o sugerencia del usuario.

Página Web

(2) Vía correo electrónico

N° Resp Actividad Registro 01 Usuario Solicita información a través del correo

electrónico [email protected] indicada en la Página Web de la APN.

Correo Electrónico


Revisión de las solicitudes El Encargado de Atención al Usuario revisa de forma diaria el correo electrónico [email protected].

N.A.



N° Resp Actividad Registro 03 Encargado de

Atención al Usuario.

Tratamiento de las solicitudes Cuando el requerimiento tenga adjunto un oficio y/o carta, éste será remitido al Técnico de Mesa de Partes para que sea ingresado y derivado vía SIGED para su atención por el área competente. En caso que los requerimientos sean consultas de trámites y/o información de cursos, etc. Podrá absolver vía correo electrónico dicho requerimiento.

Sistema SIGED / Correo Electrónico


Seguimiento y cierre de las solicitudes Registra la atención del requerimiento en la Base de Datos, donde precisa al usuario solicitante y el tipo de información requerida.


c. Para Atención al Usuario por canal telefónico:

(1) Para requerimiento de información y/o presentación de quejas

N° Resp Actividad Registro 01 Usuario Solicita información sobre algún servicio y/u

otros temas a través de la central telefónica o número directo del área respectiva.

No Aplica

02 Operador Central

Recepción de llamada Recibe la llamada y lo deriva al Encargado de Atención al Usuario.

No Aplica.


Atención Brindada 1. Recibe la llamada y brinda la información

de acuerdo a su competencia. 2. Si requiere información técnica se

coordinará con la persona asignada del área competente.

3. Si requiere presentar alguna queja le informará que la pueda registrar en el buzón de la página web o en el libro de reclamaciones.


Registro de Información Registra la atención del requerimiento en la Base de Datos, donde precisa al usuario solicitante y el tipo de información requerida.




d. Para Atención por canal móvil o itinerante:

N° Resp Actividad Registro 01 RP Comunica Evento

1. Toma conocimiento o recibe información sobre evento o actividad en la que la APN pueda participar con canal móvil o itinerante

2. Comunica y coordina con el Responsable de la Unidad de Relaciones Institucionales (URRII)

SIGED

02 Jefe de la URRII

Evaluación del Evento 1. Evalúa la participación de APN 2. De ser favorable la participación emite

informe a la Gerencia General para la aprobación respectiva.

3. De no ser conveniente comunica al Responsable del Proceso los motivos de la no participación en el evento.

Informe(SIGED)

03 Gerente General

Aprobación del Evento Emite conformidad o no para la participación en el evento.

SIGED

04 RP Ejecución del Evento 1. Con la conformidad del Gerente General,

ejecuta acciones necesarias para la participación en coordinación con la URRII, que incluye la designación de la(s) persona(s) que brindará(n) información institucional en dicho evento.

2. La persona designada llevará un registro de las consultas formuladas, el mismo que al término del evento será entregado al Encargado de Atención al Usuario.

3. Al término de la actividad, emite informe al Gerente General, sobre el desarrollo de la misma.

Informe

7.- ANEXOS

No Aplica.

Código P11_DI01_R01

Versión 01

Fecha de recepción Nombre y Apellidos Institución(De ser el caso) Correo Electrónico Tipo de información Detalle de información Canal Area responsable Responsable de

atención Fecha de atención

FORMATO

BASE DE DATOS - ATENCIÓN AL USUARIO


ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

1.- OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la organización, transferencia y eliminación de losarchivos de la Autoridad Portuaria Nacional, con la finalidad de optimizar el tratamientodel patrimonio documental de la institución y asimismo preservar y aprovechar losrecursos de información que la APN posee.

2.- ALCANCE

Aplica a los Archivos de Gestión y/o Secretariales de las diferentes Direcciones,Unidades y Oficinas de la Institución, así como al Archivo Central de la APN.


a. Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J Normas Generales del Sistema Nacional deArchivos para el Sector Público. Aprobada el 31 de Mayo de 1985.

b. Resolución de Gerencia General N° 077-2011-APN/GG Programa de Control deDocumentos de la Autoridad Portuaria. Aprobada el 17 de Febrero del 2011.

c. Norma ISO 9001:2015 – cláusula 7.5.3 – Control de la Información documentada.

4.- DEFINICIONES

a. Archivo Central

Unidad Administrativa que está formada por la documentación proveniente de lastransferencias recibidas de las distintas áreas de la institución. Este archivocentraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivosde gestión, pero cuyo periodo de retención aún no ha concluido, y todavía podríaser objeto de consultas por parte de la administración o de la ciudadanía.

b. Archivo de Gestión

Es aquel que está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia ounidad administrativa (área, dirección o unidad) de una institución. Está formado porla documentación producida recientemente, es decir, la que esta aun en trámite, asícomo también, la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plenavigencia administrativa y jurídica.

c. Archivo Periférico

Es aquel que se constituye opcionalmente, por la complejidad de funciones, nivel deespecialización y ubicación física de las unidades orgánicas (archivos de lasoficinas desconcentradas).

d. Clasificación de Documentos

Clasificar los documentos significa separarlos o dividirlos en clases o grupos dedocumentos correspondientes a las áreas teniendo en cuenta la estructura orgánicade la institución y/o funciones desarrolladas en dicha área.



e. Eliminación de Documentos

Es un proceso archivístico que consiste en la destrucción física de los documentos,considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General Central.

f. Organización Documental

Es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de accionesorientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

g. Ordenar

Las unidades de archivamiento se ordenaran de acuerdo al sistema alfabético,numérico o una combinación de ambos. Los documentos dentro de cada unidad dearchivamiento se ordenaran según el sistema más conveniente.

h. Programa de Control de Documentos

Es un documento de gestión archivística que establece las series documentalesque produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividadesprecisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retenciónen cada nivel de archivo hasta su transferencia al archivo general de la nación o sueliminación.

i. Signar

Consiste en asignarle a los documentos, símbolos de codificación para suidentificación (por unidades, por series documentales, etc). Pueden emplearseletras o números o la combinación de ambos.

j. Serie Documental

Entiéndase por serie documental, al conjunto de documentos que tienencaracterísticas comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto, y que, porconsiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

k. Transferencia de Documentos

Es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos deun archivo a otro al vencimiento de los períodos de retención establecidos en elprograma de control de documento de la institución.

l. Abreviaturas

Utilizadas para darle al lector la facilidad de identificar un término o laresponsabilidad de una actividad o tarea; se usa especialmente cuando se describeel desarrollo de las actividades.



Autoridad Portuaria Nacional APN Responsable Resp

5.- RESPONSABLES

a. Especialista de Presidencia Directorio

Asegurar el cumplimiento de la presente directiva.

b. Encargado de Archivo Central:

(1) Garantizar la integridad y conservación del Patrimonio Documental de la APN.(2) Facilitar la localización y disponibilidad de la documentación a las diferentes

unidades, dirección o quien solicite.(3) Programar y coordinar la transferencia y/o eliminación de los documentos de

archivo al vencimiento de sus periodos de retención en los diferentes nivelesde archivo.

c. Comité de Evaluación de Documentos

Encargado de conducir la formulación del Programa de control de documentos(PCD) así como de evaluar la documentación de valor permanente, temporal y ladocumentación que será eliminada.

d. Responsable de Archivo de Gestión

Responsable designado por el Jefe de la Dirección, Unidad o área, encargado de laorganización y conservación de la documentación recibida y/o generada en elcumplimiento de sus funciones.

6.- DESCRIPCIÓN

a. Prevención de Siniestros

(1) El Archivo Central, deberá contar con extintores de dióxido de carbono (CO2)y agua presurizada (H2O), cuya fecha de vencimiento será controlada por elresponsable del Archivo Central y por el personal responsable designado porla Unidad de Protección y Seguridad.

(2) Medidas Preventivas en Coordinación con la Unidad de Protección ySeguridad: Revisar los Riesgos Internos y Externos del local como: ubicación

geográfica, muros de contención, paredes, techos, ventanas, etc. Tener conocimiento de la ubicación del tablero de control de energía

eléctrica que abastece a las áreas y de la llave general de agua. Evitar colocar obstáculos en pasadizos y puertas de las oficinas. Mantener operativos los equipos de extinción de dióxido de carbono

(CO2) y agua presurizada (H2O), asimismo el Archivo Central debecontar con sistemas de alarma contra incendios.

Capacitar a los responsables de los archivos, en los procedimientos aseguir, para rescatar los documentos en caso de incendio y/oinundaciones.

Efectuar entrenamientos en el manejo de los equipos contra incendio yproponer la realización de simulacros para todo el personal.



Se debe contar con directorio telefónico de emergencias y contactos encaso de siniestros.

(3) Medidas durante un siniestro: Ante un eventual y no deseado siniestro como un incendio, inundación o

terremoto, es prioridad fundamental la integridad física de las personas;solo si la emergencia está bajo control y no existe ningún riesgo para laspersonas en el recinto, se debe optar por salvar el acervo documental ylos bienes patrimoniales existentes.a. En caso de Incendio. Cortar el fluido eléctrico Activar los extintores en el foco de inicio de propagación del

fuego Evacuar la documentación afectada priorizando la más valiosa En caso de ser necesario llamar a los contactos de emergencia:

Bomberos, etc.b. En caso Inundaciones: Cortar el inmediato la llave general de agua Cubrir los documentos con plásticos Expulsar el agua empozada mediante esponjas, baldes

recogedoras, etc. Evacuar los documentos afectados a áreas ventiladas.

(4) Después del Siniestro: Una vez apagado el fuego, ventilar la zona afectada. Aislar los documentos afectados utilizados para ello cajas o cubetas

plásticas, priorizando los documentos más valiosos. Dejar al último los materiales ilesos y protegidos, si no fuera posible su

desplazamiento. La documentación húmeda deberá secarse por ventilación natural o

artificial. Nunca deberá exponerse al calor ni a las incidencias directas delos rayos solares.

Posteriormente se iniciará la restauración de los documentos.

b. Formulación del Plan Anual de Trabajo de Archivos:

N° Resp Actividad Registro01 Especialista de

PresidenciaEncargado deArchivoCentral

Programación de actividades del archivo1. En el último mes del año se formula el Plan

Anual de Trabajo del Órgano deAdministración de Archivo de la APN para elsiguiente año. Lo cual describe lo siguiente: Actividades para verificar el cumplimiento

de la normativa referida a los procesostécnicos archivísticos, por parte de losarchivos de gestión de las diferentes áreas.

Actividades para la transferencia dedocumentos.

Actividades para la eliminación de losdocumentos.

Actividades para la prestación de los

Plan Anual deTrabajo delÓrgano deAdministraciónde Archivo



N° Resp Actividad Registroservicios del archivo: Copia, Préstamo yconsulta de Documentos.

Inspección a los Archivos de las OficinasDesconcentradas de acuerdo a la cargadocumentaria.

2. El Plan es remitido a la Unidad de AsesoríaJurídica para su visado correspondiente.Adjuntando el Proyecto de Resolución para suvisado.

02 Jefe de laUnidad deAsesoríaJurídica

Revisión del Plan1. Revisa el plan y la resolución teniendo en

consideración la base legal.2. Envía los documentos para aprobación de la

Gerencia General.

Plan Anual deTrabajo delÓrgano deAdministraciónde ArchivoResolución deGerenciaGeneral

03 Encargado deArchivoCentral

Formulación de OficioFormula el proyecto de oficio, para ser revisadopor la Especialista de Presidencia, adjuntando elPlan Aprobado.

Proyecto deOficio

04 Especialista dePresidencia

Revisión de OficioRevisa proyecto de Oficio y remite a la GerenciaGeneral para su aprobación

Proyecto deOficio

04 GerenciaGeneral

Aprobación del PlanEl plan es remitido al Archivo General de laNación.

Plan Anual deTrabajo delÓrgano deAdministraciónde Archivo,Resolución deGerenciaGeneral yOficio

c. Para la Organización de Documentos en el Archivo de Gestión

N° Resp Actividad Registro01 Asistente

AdministrativoSecretaria

Clasificación de los DocumentosClasifica la documentación empleando las seriesdocumentales aprobadas para cada área, deacuerdo a lo establecido en el Programa deControl de Documentos de la APN aprobada con

FileExpedientesPaquetes



Resolución de Gerencia General N° 077-2011-APN/GG.

02 AsistenteAdministrativo/ Secretaria

Archivo de los Documentos1. Ordena las unidades documentales que

conforman cada serie documental en losarchivos de gestión, de acuerdo al sistemamás conveniente: alfabético, numérico ocronológico.

2. Signará cada unidad de archivamiento (Filede palanca, folder, caja, paquete, etc.).

TomosCajaFile

d. Para la Organización de los Documentos en el Archivo Central

N° Resp Actividad Registro01 Encargado del

ArchivoClasificación de los DocumentosClasifica la documentación empleando las seriesdocumentales aprobadas para cada área, segúnel Programa de Control de Documentos de laAPN.

No Aplica.

02 Encargado delArchivo

Archivo de los Documentos1. Recibe la documentación proveniente de la

transferencia de documentos.2. Separa la documentación por grupos

formando clases (áreas unidades ydirecciones).

3. Separa la documentación en grupos de seriesdocumentales perteneciente a cada clase(áreas, unidades y direcciones).

InventarioTopográfico

e. Para Transferencia de Documentos


ArchivoElaboración del Propuesta de Cronograma deTransferenciaElabora la propuesta de Cronograma deTransferencia de Documentos, lo cual es enviadoal Especialista de Presidencia para su revisión

Propuesta deCronogramadeTransferenciade Doc.


Revisión de propuesta de Cronograma deTransferenciaRevisa propuesta de cronograma y remite a laGerencia General para su aprobación.

Proyecto deCronogramadeTransferenciade Doc.



03 GerenteGeneral

Aprobación y NotificaciónAprueba el Cronograma de Transferencia deDocumentos y lo notifica a través del SIGED atodas las áreas para conocimiento.

SIGED

04 AsistenteAdministrativo/ Secretaria

Preparación de la documentación1. Prepara la documentación de acuerdo a lo

establecido en el cronograma detransferencia por serie documental y año.

2. Completa el inventario de transferencia dedocumentos, con la informacióncorrespondiente a la documentación atransferir al Archivo Central.

Inventario deTransferencia

05 Encargado delArchivo

Recepción y almacenamiento de ladocumentación1. Coordina con el Encargado del área la

transferencia de la documentación que seráalmacenada en el Archivo Central.

2. Acondiciona el espacio necesario paraalmacenar la documentación

3. Recibe la documentación en el archivocentral junto con los inventarios detransferencia elaborados por el área usuaria.

4. Se registra en el Inventario Topográfico ladocumentación recibida.

Inventariotopográfico

f. Para la Conservación de Documentos


ArchivoIndica que el archivo requiere limpieza respectiva No Aplica

02 Personal deLimpieza

Limpieza del archivo central1. Ingresa al archivo central con implementos de

limpieza adecuados para el mantenimiento deestanterías metálicas.

2. Efectúa la limpieza del mobiliario de archivo.

Cuaderno devisitas

03 Encargado deArchivo

Prevención de deterioro de la documentación1. Revisa de manera periódica el estado de la

documentación.2. Almacena los documentos en cajas

archiveras especiales con interior recubierto.3. La documentación empastada, se ubica en

las estanterías metálicas.4. Se emplea inyector y extractor de aíre a fin

Cuaderno deVisitas



N° Resp Actividad Registrode reciclarlo.

g. Para la Eliminación de Documentos


ArchivoFormulación de InformeFormula el informe en el que se proponen lasseries documentales que han de ser eliminadas ylo remite al comité para su evaluación.

Informe

02 ComitéEvaluador deDocumentos

Identificación de los documentos a eliminar1. El comité se reúne en sesión, a fin de revisar

el informe presentado por el encargado delarchivo y evaluar las series documentalespropuestas para eliminación.

2. El comité suscribe el acta de reunión con ladecisión del comité.

Acta dereunión


Proyecto de OficioElabora proyecto de Oficio remitiendo ladocumentación respectiva así como las muestrasde la documentación que ha de eliminarse.

No aplica

04 GerenciaGeneral

Aprobación de OficioSuscribe y remite oficio al Archivo General de laNación.

Oficio

05 ArchivoGeneral de laNación

Aprobación de Eliminación de Documentos.1. Emite Oficio autorizando la eliminación de

documentos.2. Coordina con APN el recojo de documentos a

ser eliminados

Oficio

7.- ANEXOS

No Aplica.


TRÁMITE DOCUMENTARIO

1. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos del trámite documentario para la recepción,registro, distribución, remisión y seguimiento de la documentación utilizando el Sistemade Gestión Documentaria (SIGED) de la Autoridad Portuaria Nacional (APN).

2. ALCANCE

Aplica a todas las unidades orgánicas y dependencias de la APN.

3. REFERENCIAS/BASE LEGAL

a. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y su modificatoriaDecreto Legislativo 1029.

b. Ley Nº 27943, Ley del Sistema Portuario Nacional.c. Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estadod. Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC. Reglamento de la Ley del Sistema Portuario

Nacional.e. Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, aprueba Reglamento de Organización y

Funciones de la Autoridad Portuaria Nacional.f. Decreto Supremo N° 016-2005-MTC, aprueban Texto Único de Procedimientos

Administrativos de la Autoridad Portuaria Nacionalg. Resolución Ministerial Nº 061-2008-MTC/01, Modifican el Texto Único de

Procedimientos Administrativos de la APN.h. Directiva Nº 004-APN-GG-2008, Normas Internas para el cumplimiento de los

procedimientos administrativos contemplados en el Texto Único de ProcedimientosAdministrativos de la Autoridad Portuaria Nacional.

i. Decreto Supremo Nº 009-2009-MINAM, Medidas de Ecoeficiencia para el SectorPúblico.

4. DEFINICIONES

a. Expediente

Es el conjunto de documentos pertenecientes a un mismo caso, tema o solicitud elcual es remitido para su atención.

b. Documento

Medio de comunicación escrita que contiene información sobre un determinadoAsunto. Todos los documentos pertenecen a un determinado expediente.

c. Transferir

Derivar y asignar la responsabilidad de un determinado expediente y documentos aotra área o usuario.

d. Trazabilidad

Es el flujo de un expediente dentro de las áreas de la entidad.



e. Tipo Documental

Es una unidad documental, producido por una actividad concreta, precedido por unamisma norma, y se caracteriza porque su formato, contenido informativo y soporte sonhomogéneos, tales como comprobantes de pago, facturas, etc.

f. Hoja de Ruta

Formato emitido por el sistema para conocer el historial y proveídos de un documento.

g. Proyecto de Documento

Aquel tipo de documento sea Oficio, Carta, Informe o Memorando en calidad deborrador y sin numeración previa, que luego de las revisiones y autorizaciones seconvierte en un documento oficial numerado.

h. Ticket

Código proporcionado al administrado cada vez, que éste, entrega un documento amesa de partes. El ticket permitirá al administrado verificar el estado del documento através de la consulta on line, a través del Portal Web de la APN.

i. Abreviaturas

Utilizadas para darle al lector la facilidad de identificar un término o la responsabilidadde una actividad o tarea; se usa especialmente cuando se describe el desarrollo de lasactividades. Para la presente información documentada éstas son las abreviaturasutilizadas:


Oficina de Tecnología de laInformación OTI Sistema Informático de

Gestión Documentaria SIGED

5. RESPONSABILIDADES

a. Directores y Jefes

(1) Dar cumplimiento la presente directiva en la parte que les corresponde.(2) Designar a un responsable encargado del Trámite Documentario, el cual cumplirá

la presente directiva.(3) Dispondrán lo conveniente para que el responsable encargado de Trámite

Documentario, mantenga actualizado el registro, remisión y seguimiento de losdocumentos remitidos y recibidos, mediante el SIGED.

b. Responsable de la OTI

(1) Guardar la debida confidencialidad de los documentos.



(2) Realizar los cambios en el SIGED previa coordinación y aprobación delAdministrador del Sistema.

c. Especialista de Presidencia de Directorio

(1) Designar Líder Funcional(2) Autorizar modificaciones en las funcionalidades del SIGED.(3) Coordinar con la OTI las modificaciones funcionales solicitadas por las diferentes

áreas usuarias.

d. Líder Funcional

(1) Brindar orientación así como determinar y formalizar el correcto uso del sistema.(2) Proponer mejoras o actualizaciones como medidas de optimización de los

procesos documentales en la institución.

e. Técnico de Mesa de Partes

(1) Recibir la documentación dirigida a funcionarios de la institución.(2) Registrar la documentación recibida en el SIGED y transferirla a las Áreas o

Direcciones competentes.(3) Supervisar el servicio de mensajería que se brinda a la entidad.(4) Cumplir el procedimiento para la recepción y despacho de documentos(5) Todo sobre o valija que reciba, en el que conste la indicación expresa de

Personal, Confidencial o Reservado, deberá ser recepcionado para su registro yadmisión en el SIGED, con un escrito en el que se indique su destino yclasificación. Mesa de Partes no será responsable del contenido de dichos sobreso valijas

f. Responsable Asignado

(1) El servidor designado por el responsable de la Dirección, Área o Unidad, quienserá responsable del trámite documentario a través del SIGED.

6. PROCEDIMIENTO

a. Consideraciones Generales

(1) La atención en Mesa de Partes será de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:30 p.m.

(2) El personal que haga uso indebido del SIGED, entiéndase: modificaciones,eliminación, alteración de información, etc. será objeto de medidas disciplinariasde acuerdo a lo dispuesto en las normas generales que regulan las funciones,deberes, obligaciones y prohibiciones legales y éticas de los servidores públicos(Ley 28175 y Ley 27815).

(3) El contenido del expediente es intangible, no pudiendo introducirseenmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, unavez que hayan sido firmados por la autoridad competente de acuerdo a loestipulado en las disposiciones del artículo Nº 153 de la Ley 27444.



(4) Mesa de Partes es la encargada de recibir, registrar y distribuir la documentación,según lo descrito en el inciso e.01.1 (distribución de documentos), que ingresa a laAPN, remitida por personas naturales y/o jurídicas, organismos públicos yentidades privadas, bajo los siguientes criterios de celeridad y reserva, teniendoen consideración los siguientes criterios:

Remitente Clasificación Tiempo de AtenciónCongreso, MTC,Poder Judicial y

ContraloríaMuy Urgente 1 día

Congreso, MTC,Poder Judicial y

ContraloríaUrgente 3 días

Personal Naturalesy/o Jurídicas Rutinario 7 días

Personal Naturalesy/o Jurídicas TUPA Según normativa

(5) El uso del SIGED es obligatorio para todas las Direcciones, Unidades y OficinasDesconcentradas de la Autoridad Portuaria Nacional, para la remisión y recepciónde expedientes y sus documentos tanto externos como internos.

(6) Cuando personas, sean naturales o jurídicas, deseen efectuar denuncias opresentar documentos ante el Órgano de Control Institucional, serán conducidoscon las facilidades que el caso amerite, a la oficina del OCI de la APN, a fin queéstas presenten su denuncia documentada o escrito, o de ser el caso el personalde OCI les oriente sobre la tramitación del mismo; en ningún caso Mesa de Partesrecibirá o hará apertura de documentos o denuncias dirigidas al OCI.

(7) El servicio de mensajería contratado por la APN considera los envíos rutinarios anivel local y nacional que solicitan las distintas áreas de la APN. Para el envío deinvitaciones a eventos que no correspondan a la remisión de la documentaciónordinaria de las áreas, se coordinará el servicio entre el área que lo solicita y Mesade Partes.

(8) En caso de problemas con el fluido eléctrico y/o problemas con el SIGED, seprocederá a gestionar los documentos en soporte de papel, siendo estosingresados posteriormente, cuando los problemas hayan sido superados, en esecaso, se dejara constancia en el SIGED del hecho y de la hora de entrega deldocumento en físico.

(9) Como regla general, todo documento externo que ingrese a la APN, salvo copiaso documentos solo para conocimiento, deberá tener una respuesta, pudiendoefectuarse por diferentes canales, tales como teléfono, correo o documento,según corresponda. En cualquier caso, se dejará constancia en el SIGED delcanal utilizado para la respuesta, procediendo a su archivo.

(10) Si la respuesta al usuario demandara un mayor análisis o coordinaciones conterceros, se le comunicará de manera oportuna, por cualquiera de los canalesseñalados, que dicha evaluación implicará mayor tiempo para dar respuesta a surequerimiento, de lo que también se dejará constancia en el SIGED..



b. Disposiciones que regulan las modificaciones excepcionales en el SIGED

(1) Los cambios en el SIGED deben ser excepcionales y/o sustentados en erroresinvoluntarios por parte del usuario y/o fallas del sistema, en el momento decreación de dicho registro o su transacción.

(2) Cuando un usuario del SIGED incurra en un error de forma, al llenar alguno delos campos de los registros del sistema (número de expediente, número dedocumento, asunto, cliente, etc.), el Director o Jefe del área deberá requerir lamodificación en la base de datos, mediante correo electrónico al Responsable dela OTI.

(3) El Responsable de la OTI autorizará al administrador del SIGED de maneraexpresa dicha modificación con copia al responsable del área usuaria.

c. Sobre el uso del Sistema Informático Gestión Documentario (SIGED)

N° Resp Actividad Registro01 Directores y

JefesUso del Sistema SIGED1. Los directores o jefes de las unidades

orgánicas usarán directamente o designarán aun asistente o secretaria por área comoencargado del uso obligatorio y diligente delsistema. También designarán a losespecialistas de su área, de corresponder,que harán uso del sistema, a quienes se lesasignará un usuario del sistema. Dichosespecialistas son servidores responsables deuna actividad administrativa propia de laentidad, tales como Licencias de Operaciones,Servicios Básicos, Tesorería, RecursosHumanos, Contabilidad, entre otras, dado quereciben o emiten documentación dentro de suárea.

2. Los jefes, directores, especialistas y asistentede área designarán a un usuario alterno, quienserá el responsable del uso del SIGED, en loscasos en que el usuario titular, indicado en elítem anterior se ausente de maneraplanificada o inesperada.

No Aplica.

02 Especialista dePresidencia deDirectorio

Responsable funcional del SIGEDDesignará a un líder funcional del sistema quiendeberá orientar, determinar y formalizar elcorrecto uso del sistema, así como proponermejoras o actualizaciones como medidas deoptimización de los procesos documentales en lainstitución.

No Aplica.



N° Resp Actividad Registro03 Responsable

de la OTIAdministración del SIGEDDesignar un administrador del sistema de gestióndocumental quien será el responsable de laadministración de los usuarios, accesos,documentos, entre otros; la creación de nuevosusuarios del sistema estará supeditada a laautorización por parte del Jefe del área usuaria.

No Aplica.

d. Sobre la Distribución de los Documentos


AsignadoDistribución de los Documentos1. La distribución de todos los documentos, será

necesariamente vía SIGED. No se realizaránentregas físicas a excepción de:Procedimientos TUPA, planos, estudios,informes técnicos especializados, manualesde cursos, así como documentos referidos alas funciones administrativas de tesorería,contabilidad, recursos humanos y logística,tales como facturas, boletas, comprobantes depago, cartas fianza, notas de venta, notas decrédito, recibos y demás documentos que lanormativa inherente a los sistemasadministrativos los exija en formato físico.

2. La distribución de documentos relacionados acontrataciones y adquisiciones también seránvía SIGED. Se consideran dentro de estegrupo las aprobaciones, certificacionespresupuestales, solicitud de Programación deCompromisos Anual (PCA), Plan Anual deContrataciones (PAC), Términos deReferencia, Especificaciones Técnicas,Estructura de Costos, Conformidades, y tododocumento que finalmente deba formar partedel expediente logístico. Para efectos delcumplimiento de la Ley de Contratacionesrespecto a la existencia física del expedientede contratación, la OGA imprimirá dichosdocumentos del SIGED a fin de adjuntarlosfísicamente al expediente de contratacióncorrespondiente. El SIGED no reemplaza losprocedimientos y controles del SIGAconsiderando que éste maneja mayorinformación presupuestal, contable y logísticarelacionado a los requerimientos.

3. El expediente de contratación que se derive alComité Especial Permanente o ad hoc deberáentregarse físicamente para el procedimientode convocatoria y buena pro correspondiente.Las propuestas técnicas, económicas,

SIGED



N° Resp Actividad Registroconsultas y observaciones correspondientes alos procesos de selección deberán entregarsetambién físicamente; sin embargo, losdocumentos de remisión (memorandos ocartas) de los documentos indicados en elpresente párrafo, deberán ser remitidos por elSIGED sin excepción.

4. La trazabilidad de los documentos brindadapor el sistema será el mecanismo de control yseguimiento de envío y recepción de losdocumentos en todos los niveles.

02 ResponsableAsignado

Documentación que egresa de la APN1. La Dirección, Unidad o área registrará y

adjuntará el documento (Oficio y/o Cartapreviamente digitalizado) en el SIGED y lotransferirá a Mesa de Partes

2. El área remitente entregará tambiénfísicamente a Mesa de Partes el original de ladocumentación que se enviará hacia eladministrado, entidad, empresa u otros.

3. Cuando remitan documentos a nivel local onacional, deberán, en lo posible, remitir eldocumento escaneado vía correo electrónicoo por fax, considerando algún imprevisto odemora que podría generarse en el envío.

4. Cuando una dirección o jefatura de la APN,desee remitir documentación a alguna oficinaDesconcentrada, lo hará con copia a laCoordinación de Oficinas desconcentradassede central, o la que haga sus veces.

SIGED



e. Procedimiento de Registro y Trámite de documentos internos.


AsignadoRegistro y Trámite de Documentos Internos1. Deberá registrar en el sistema todo

documento que requiera enviar a otra área oinstancia superior.

2. En el registro del documento se deberáespecificar si éste pertenece a un expedienteen trámite, caso contrario se creará un nuevoexpediente para lo cual se deberá consignar elasunto del mismo. Se debe seleccionarademás el proceso al que pertenece dichoexpediente.

3. Luego se debe ingresar el tipo del documento,asunto, fecha y observaciones del documento.

4. Durante el registro del documento, el sistemapermitirá asignar el número de formaautomática de acuerdo al área y tipo dedocumento seleccionado. En algunos casos lanumeración será manual por parte del usuario,tales como (documentos personales osemejantes, etc.)

5. Con el número de documento emitido por elsistema se debe proceder a preparar eldocumento físico con la firma y los visadosnecesarios.

6. Una vez listo el documento, éste debe serdigitalizado y adjuntado al registro deldocumento previamente realizado.

7. El nombre de los archivos a adjuntar no debencontener: la letra ñ, tildes, caracteresespeciales: “”,/, &,Û

8. La opción “copia” solo deberá usarse cuandosea indispensable.

9. El expediente o documento quedaráregistrado en la bandeja de documentos parasu transferencia o envío múltiple segúncorresponda (Ver ítem f. y g.)

10. Una vez enviado el documento (transferido enhorario de oficina) éste se trasladaautomáticamente a la bandeja del destinatario,desde ese momento la responsabilidad deldocumento pertenece al destinatario (usuariotitular o usuario alterno, en caso de ausenciadel primero), aun así éste no haya visto eldocumento en el sistema.

11. La recepción de los documentos esautomática siendo notificada vía correoelectrónico al email del destinatario (usuariotitular o alterno, de ser el caso) indicándoleque tiene un nuevo documento recibido en labandeja de documentos recibidos en elSIGED. Tanto el destinatario como el

SIGED



N° Resp Actividad Registroremitente pueden verificar la fecha y hora delenvío / recepción a través de la trazabilidad,asimismo pueden imprimirlo y archivarlo comocontrol. Este mecanismo reemplazará a lossellos de fecha de envío y recepción de losdocumentos. Además, se tiene la opción deimprimir la hoja de ruta.

12. Los documentos físicos no serán trasladadosa las áreas, solo se imprimirá un juego deldocumento original el cual será archivado enel área remitente para control interno (salvoaquellos documentos que deben entregarsefísicamente a las áreas, deberán serdistribuidas en un plazo no mayor 2 horas deregistrados en el SIGED).

13. Si un documento ha sido remitido con copia auna determinada área, ésta tendrá la opciónde remitir la copia (dar proveído) a otras áreasadicionales.

14. Los documentos podrán ser visualizadoselectrónicamente mediante el sistema por eldestinatario, quien tendrá la potestad deimprimir el documento para su consulta físicao distribución interna.

15. Es responsabilidad de todas las áreasconsultar el sistema permanentemente paravisualizar los documentos que se les remitan.

16. Las áreas sólo pueden remitir documentosentre las 8:30 horas y las 17:30 horas delunes a viernes, sin considerar feriados, elsistema realizará las restricciones del caso.

f. Se transferirá el expediente o documento en los siguientes casos:


AsignadoTransferencia de Expediente o Documento1. Enviar un documento de un área a otra, la

responsabilidad del expediente se transfiere alárea destino para que realice las accionescorrespondientes.

2. Enviar un documento de un área a otrainformando sobre un tema en particular queno requiere de respuesta. Dicho expedientepodrá ser archivado por el destinatario unavez atendido.

3. Enviar un documento a un área subordinada oespecialista, la responsabilidad del expedientese transfiere al sub área destino o especialistapara que realice las accionescorrespondientes.

4. En la transferencia del documento se podráconsignar el plazo de atención del mismo, de

SIGED



N° Resp Actividad Registroser el caso.

5. Deberá tener en cuenta la prioridad altransferir un documento, ésta puede sernormal, urgente, muy urgente.

6. Una vez transferido el documento es retiradode la bandeja de mis documentos.

g. Se realizara el envío múltiple de un documento o expediente en los siguientes casos:


AsignadoTransferencia de Expediente o Documento1. Esta opción se usa cuando se envía un

documento a distintos destinatarios del mismonivel (jefes de área)

2. Se puede emplear para realizar un envíomúltiple a más de un destinatario de áreassubordinadas del área, pudiéndose enviar unmismo documento a diferentes destinatariosdel área y asignándoles tareas diferentes.

3. En la trazabilidad podrá hacer seguimiento aquienes hayan respondido el documento.

4. Los responsables de área que reciben eldocumento, tendrán la opción de responderloo en todo caso de asignarlo a otro usuario.

5. El responsable (receptor) que responde,deberá adjuntar el documento respectivo, paralo cual, deberá crearlo desde la opción“Agregar Documento” y anexar el documento(en PDF). Finaliza al responder el expedienteal responsable (emisor).

6. También podrá emplear esta opción pararemitir un memorando múltiple deconocimiento para las áreas destino. Una vezenviado el documento puede ser archivado.

SIGED

h. Procedimiento para los proveídos.


AsignadoProcedimiento para los proveídos1. Al trasferir o remitir un documento (recibido o

creado) el usuario deberá transcribir elproveído deseado el cual será enviado aldestinatario conjuntamente con el documentoa modo de mensaje.

2. Dichos mensajes (proveídos) pueden serimpresos y archivados de ser necesario. Asímismo, la hoja de ruta muestra los proveídoselectrónicos de un determinado documento, elcual también puede ser impreso.

SIGED



i. Procedimiento de respuesta de documentos.


AsignadoRespuesta de documentos1. Seleccionará el documento de la bandeja

de recibidos el cual se desea responder yregistrará el nuevo documento derespuesta con la opción: “AgregarDocumento” y continuar según el ítem f.Será obligatorio utilizar este botón, bajoresponsabilidad, a fin que la consulta detrámite en línea funcione correctamente, yel usuario pueda efectuar su consulta enlínea mediante el Portal Web, ingresandosu número de ticket respectivo.

2. Una vez numerado, digitalizado y anexadoel documento se procederá a su envíosegún el procedimiento del item 6. (g) dela presente directiva.

SIGED

j. Procedimiento de envío de notificaciones


AsignadoRemisión de Notificaciones

1. Las notificaciones serán el mecanismoque se empleará para realizarcomunicados entre áreas, notificacionesmúltiples, envío de actas, que no tenganque ver con procesos documentales talescomo (Procesos logísticos, TUPA, TemasPresupuestales, Confidenciales, Auditoría)

2. El uso de este tipo de comunicación serásemejante al descrito en el literal f, talcomo se indica, con la salvedad que deacuerdo a lo indicado en el numeral 3 dedicho literal, se ha de seleccionar el tipode documento, que para este caso será(notificación), el resto del procedimientocontinua igual.

SIGED

k. Procedimiento de seguimiento de documentos.


AsignadoSeguimiento de los documentos1. Deberá ubicar el documento mediante

criterios de búsqueda del SIGED, quepueden ser: asunto, fecha, número dedocumento, expediente, proceso,remitente o destinatario.

2. Una vez ubicado el documento se debeconsultar la trazabilidad o la hoja de rutapara visualizar el historial. Asimismo, el

SIGED



N° Resp Actividad Registrodocumento estará disponible para suconsulta en formato digital e impresión deser necesario.El usuario podrá consultar el estado de losdocumentos de su competencia en lascarpetas de documentos recibidos,documentos remitidos, en cada casopodrá visualizar los documentos por tipode documento, área y consultar latrazabilidad del mismo a modo deseguimiento.

3. Finalmente, puede hacer seguimiento amodo de calendario de los documentosremitidos y recibidos con la opción“Seguimiento” del sistema, con estaopción se puede realizar un seguimientode manera específica de los documentos,pudiendo para ello visualizar las accionesen forma particular sobre este documentoen la bandeja de Documentos Importantesen esta se hallan todos los documentosque se consignaron para el seguimiento.

l. Procedimiento de archivamiento de documentos.


AsignadoArchivamiento de los documentos1. Una vez ubicado el documento, el sistema

le brinda la posibilidad de archivarlo,cuando se concluya la atención a losdocumentos será obligatorio el cambio deestado del documento archivado, bajoresponsabilidad del área usuaria final.

2. Los documentos archivados se visualizanúnicamente en la bandeja de archivados.

3. El colaborador que archivó el documentopuede volver a activarlo para sutratamiento posterior.

4. También podrá colocar una observación alarchivar el documento para mayor controlde mismo.

SIGED

m. En las Oficinas Desconcentradas:

N° Resp Actividad Registro




AsignadoRecepción y Despacho de Documentos1. Para la recepción de documentos se

seguirá las disposiciones indicadas en elprocedimiento de Recepción y Despachode Documentos en mesa de partes.

2. Los documentos físicos serán enviado víaCourier a la APN sede central, para suposterior derivación al áreacorrespondiente.

3. Las Oficinas Desconcentradas podránhacer uso del servicio de mensajería, solopara el envío de documentación a la SedeCentral de APN en Lima. Mensualmentedeberán visar el reporte de envíosentregado por el servicio de mensajeríapara efectuar la conformidad de serviciocorrespondiente.

SIGED

4. ANEXOS

No Aplica.

DIRECTIVA Código: P01-DI01 Versión: 01 Aprobado: GG Fecha

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