Audit Public Intern in Institutie Publica

MISIUNE DE AUDIT INTERNMISIUNE DE AUDIT INTERNINSTITUTIE PUBLICAINSTITUTIE PUBLICA

Coordonator:

1

Masterand:

2009

C U P R I N S:

CAP.I PREZENTAREA INSTITUTIEI PUBLICE.......................3

CAP.II PREZENTAREA DIRECTIEI GENERALE AUDIT INTERN SectorulAudit Intern Iasi.....................................4

CAP.III DERULAREA UNEI MISIUNI DE AUDIT PUBLIC INTERNPRIVIND EVALUAREA, PRIN PRISMA MANAGEMENTULUIRISCURILOR ŞI A CONTROLULUI INTERN, A SISTEMULUI„SALARIZARE”..........................................6

3.1. PREGATIREA MISIUNII.....................................83.1.1. ORDIN DE SERVICIU...................................83.1.2. DECLARATIA DE INDEPENDENTA..........................93.1.3. NOTIFICAREA DECLANSARII MISIUNII DE AUDIT INTERN. . .103.1.4. COLECTAREA INFORMATIILOR...........................123.1.5. ANALIZA RISCURILOR.................................133.1.5.1.LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR (ACTIVITĂŢILOR)

AUDITABILE.........................................133.1.5.2.IDENTIFICAREA RISCURILOR ASOCIATE OBIECTELOR

AUDITABILE.........................................143.1.5.3. STABILIREA NIVELULUI ŞI PUNCTAJULUI TOTAL AL

RISCULUI...........................................163.1.5.4.TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE..............19

3.1.6. ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN.............223.1.7. SEDINTA DE DESCHIDERE..............................28

3.2.INTERVENTIA LA FATA LOCULUI.............................293.2.1. COLECTAREA DOVEZILOR...............................293.2.1.1.FORMULARUL DE EVALUARE A CONTROLULUI INTERN ŞI

LISTĂ A VERIFICĂRILOR..............................293.2.1.2.CHESTIONAR DE CONTROL INTERN.....................403.2.1.3. TESTE...........................................433.2.1.4.PISTA DE AUDIT...................................593.2.1.5.FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 161

3.2.2. CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR.........642

3.2.3. REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU...................663.2.4. SEDINTA DE INCHIDERE...............................67

3.3. RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN........................683.3.1. PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT......................68

3.4. URMARIREA RECOMANDARILOR...............................733.5. SUPERVIZAREA...........................................74

CAP.IV ANEXE................................................75

CAP.V BIBLIOGRAFIE..........................................84

CAP.I PREZENTAREA INSTITUTIEI PUBLICE

INSTITUTIA XXXXXXXXX este institutiepublica , avand CODUL UNIC de inregistrare R XXXXXXXFORMA JURIDICA : Forma juridica DE STATDENUMIREA INSTITUTIEI PUBLICE - INSTITUTIA XXXXXXXXX SEDIUL INSTITUTIEI - Sediul se stabileste in Municipiul ,Str. B-dul MIHAI EMINESCU nr.7OBIECTUL SOCIETATII : Siguranta nationala si ordine publicaFORTA DE MUNCA: INSTITUTIA XXXXXXXXX are personal cu contractde munca nedeterminat , cu repectarea prevederilor Legii218/2002, Ordonanţa Guvernului nr. 38/2003 privindsalarizarea şi alte drepturi cu modificãri prin Legea nr.353/2003

Contabilitatea , in cadrul INSTITUTIA XXXXXXXXX , se tine in compartiment distinct , cu personal angajat cu pregatire de specialitate .

3

http://10.1.100.11/oficiale/afis.php?f=103413&FULL=salarizarea&Locc=1&diez=P1

Organizarea si tinerea contabilitatii revine Contabilului Sef , care coordoneaza activitatea economica in cadrul inspectoratului.

ORGANIGRAMA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR – CONTABIL :

In cadrul INSTITUTIA XXXXXXXXX inregistrarile incontabilitate se fac in mod cronologic, prin respectarea

4

CONTABILSEF

ECONOMIST SPECIALIST I

ANALISTPROGRAMATO

R

CONTABIL SALARIZARE

CONTABIL DE

GESTIUNE

CONTABIL DE

GESTIUNE

CONTABIL DE

GESTIUNE)CASIER

COMPARTIMENTFINANCIAR-

CONTABILITATE

SERVICIUL MANAGEMENT

RESURSE UMANECOMPARTIMENT MARKETING

SERVICIUL DE

LOGISTICĂ

SERVICIUL COMUNICATII INFORMATIC

succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrarea acestora in unitate cat si de consum. Cu ajutorulprogramului « CONT » la sfarsitul lunii se emite jurnalulpartial care cuprinde toate inregistrarile din luna respectivasi tine loc de nota contabila. La sfarsitul lunii dupa inchidereajurnalului financiar, jurnalului materiale, jurnaluluicalculului costului mediu ponderat , jurnalului privindamortizarea mijloacelor fixe supuse amortizarii, se da incalcul balanta de verificare analitica si sintetica. Cu acest program se realizeaza transferuldatelor in programul informational “Situatii informative” ,unde se evidentiaza cheltuielile pe articole bugetare, cuincadrarea in bugetul de cheltuieli cat si necesarul decredite pentru luna urmatoare. Programul contabil “CONT” este un programinformatic de contabilitate, complex , care cuprinde pe langacontabilitatea patrimoniala , contabilitatea financiara sideschiderile de credit si utilizarea lor pe capitole, alineatesi articole bugetare, iar cu ajutorul lui pot fi vizualizatetoate modificarile patrimoniale , atat sintetice cat sianalitice. Este un program informatic care prelucreazainformatia contabila pana la nivel de bilant, realizandautomat si anexele la darea de seama contabila.

CAP.II PREZENTAREA DIRECTIEI GENERALE AUDITINTERN Sectorul Audit Intern Iasi

Sector Audit Intern Iasi , face parte din structuraDirectiei Generale Audit Intern din cadrul MinisteruluiXXXXXXX, este o structura subordonata direct ministrului sirealizeaza misiuni de audit in toate judetele moldovei si latoate structurile ministerului. Misiunile de audit sunt clasificate ca “secretde serviciu”, de aceea in misiune mea de audit voi prezentadate, opinii, constatari, concluzii care nu au legatura cu

5

rezultatele misiunii de audit formulate de auditoriiSectorului Audit Iasi la INSTITUTIA XXXXXXXXX Organizaţia este rezultatul unui proces deorganizare a unui grup de oameni, având ca scop realizareaunor obiective comune, care prin anvergură şi complexitatealor nu pot fi realizate de către o singură persoană. Auditul public intern, ca structurădistinctă impusă prin lege, are rolul de a evalua şi de a da oasigurare fundamentală şi obiectivă managementului asupragradului de funcţionalitate, atât pe ansamblul sistemului decontrol intern, cât şi pe fiecare formă concretă demanifestare a acestuia, conform cadrului metodologic şiprocedural şi practicii recunoscute în domeniu. Procedura reprezintă succesiunea paşilor caretrebuie urmaţi pentru realizarea unei activităţi, iar procesuleste modul concret în care se desfăşoară lucrurile. În activităţile specifice auditului intern,comunicarea este necesară încă din etapa fundamentăriiplanului de audit intern anual, pentru a identifica aceledomenii/sisteme care necesită declanşarea misiunilor de auditintern (Normele profesionale de audit intern IIA – norma 2020– Comunicare şi aprobare). De asemenea, planificarea misiuniide audit trebuie să asigure comunicarea eficientă a scopuluişi a ariei de cuprindere a acesteia, conducerii unităţii.Desfăşurarea misiunii de audit intern presupune atât culegereainformaţiilor, evaluarea/prelucrarea acestora, cât şi emitereaunor opinii, raportarea concluziilor, implementarearecomandărilor, adică procedee specifice comunicăriiinterumane menite să asigure atingerea obiectivelor. (Normeleprofesionale de audit intern IIA – norma 2400 – Comunicarearezultatelor) Organizarea şi exercitarea auditului îninstituţiile publice, ca funcţie a managementului actual, apresupus o ajustare a vieţii organizaţiei la condiţiileexterne impuse în principal de integrarea în UniuneaEuropeană, în paralel cu o creştere a stabilităţii pe planintern, astfel spus o schimbare.Această schimbare poate fi tratată sub două aspecte:- a impactului pe care l-a avut asupra structurilor deaudit intern(relaţiile din interiorul acestor structuri);

6

- a impactului pe care îl are asupra entităţilor auditate; Desfiinţarea controlului financiar de gestiune şiapariţia auditului interna reprezentat o schimbare atât pentru cei care au ales săexercite auditul intern în detrimetul acestei forme decontrol, cât şi pentru cei din structurile auditate (mediulextern). Iniţierea schimbării presupune înţelegerea şidefinirea cauzei care determină nevoia de schimbare şi are carezultat identificarea de soluţii potenţiale, nivelul depregătire a personalului pentru implementarea schimbării,nevoia de a elabora o strategie de reducere a rezistenţei laschimbare. Auditul intern promovează managementul modern, printratarea omului –auditorului intern independent şi imparţial,nu ca pe un membru al unui colectiv de salariaţi, ca pe unindivid ce are valoare doar pentru însuşirile profesionale, cica individualitate socio-culturală, ca personalitate.

CAP.III DERULAREA UNEI MISIUNI DE AUDITPUBLIC INTERN PRIVIND EVALUAREA, PRINPRISMA MANAGEMENTULUI RISCURILOR ŞI ACONTROLULUI INTERN, A SISTEMULUI„SALARIZARE”

Auditul de sistem reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora;Abordările auditului diferă în funcţie de anumiţi factori, cu ar fi:Maturitatea gestionării riscurilor în organizaţii;Natura ariei examinate;Experienţa, competenţa şi disponibilitatea resurselor de audit;Nevoile conducerii la vârf.

7

Baza auditului de sistem o reprezintă analiza aprofundată a ceea ce reprezintă cu adevărat un sistem şi anume intrările, procesele şi rezultatele (obiectivele).Analiza trebuie să ofere răspunsuri cu privire la conceperea şi punerea în aplicare a sistemelor potrivite, în concordanţă cu bunele practici şi că, deopotrivă, acestea funcţionează la parametrii concepuţi.

Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

ordinul de serviciu; declaratia de independenta;programul de audit;fisa de evaluare a misiunii de audit intern catre structura audiata;fisa de urmarire a recomandarilor;planul de actiune si calendarul implementarii recomandarilor;clasarea operatiilor in functie de analiza riscului;delimitarea riscului;identificarea riscului;lista centralizatoare a obiectivelor auditabile;stabilirea factorilor de analiza a riscului;stabilirea nivelului si punctajului total al riscului;tabelul cu puncte tari si puncte slabe;chestionar-lista de verificare;colectarea informatiilor.

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

Misiunea de audit: Organizarea sistemului de salarizare , platadrepturilor salariale în cuantumul corect şi la timp.in perioada 02 octombrie – 17 noiembrie 2008.

8

ENTITATEA AUDITATĂ : INSTITUTIA XXXXXXXXX

I. DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT

Echipa de auditare:

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciunr. S/120/02.10.2008

Baza legală a acţiunii de auditare: - Ordinul de serviciu nr. S/120/02.10.2008; - Planul de audit public intern pe anul 2008 aprobat de conducerea

ministerului cu S/nr.188.141 din 28 noiembie 2007; - Prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern,

cu modificările şi completările ulterioare; - Normele generale privind exercitarea activităţii de audit

public intern aprobate prin Ordinul ministrului finanţelorpublice nr.38/2003, cu modificările şi completările ulterioare;

- Normele Metodologice privind exercitarea auditului publicintern în Ministerul Administraţiei şi Internelor aprobate prinOrdinul ministrului administraţiei şi internelor nr.555/2003;

- Carta auditului public intern referitoare la obiectiveleauditului public intern, precum şi la drepturile şi obligaţiileauditorilor interni din cadrul Ministerului aprobate prinOrdinul ministrului nr.556/2003;

- Codul Controlului Intern cuprinzând standardele demanagement/control intern la entităţile publice şi pentrudezvoltarea sistemelor de control managerial aprobat prin OMFPnr. 946/2005.

Durata acţiunii de auditare: 02.10.2008 – 17.11.2008. Perioada supusă auditării: 01.01.2007-30.09.2008. Tipul de auditare: Audit de sistem.

Metode şi tehnici utilizate:

a) verificarea în vederea asigurării validării,confirmării şi acurateţei înregistrărilor în contabilitate. Tehnici deverificare utilizate au fost:

- comparaţia pentru sumele aprobate la plată şi sumeleplătite;- examinarea pentru detectarea erorilor în completareadocumentelor de plată;

9

- garantarea pentru verificarea realităţii tranzacţiilorînregistrate în contabilitate cu documentelejustificative;- urmărirea pentru a se vedea dacă toate tranzacţiileinregistrate au fost efectuate;b) interviul pentru lămurirea de aspecte legate de

organizarea şi desfăşurarea activităţilor;c) eşantionarea pentru analiza întocmirii documentelor

şi efectuarea plăţilor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri

proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor.Instrumente de audit: chestionarele - listele de

verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie să leîndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

3.1. PREGATIREA MISIUNII

PROCEDURA P-01

3.1.1. ORDIN DE SERVICIU

MINISTERUL DIRECŢIA AUDIT INTERNSECTORUL AUDIT INTERN IASI

Exemplar unicNr. S/120/02.10.2008

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privindauditul public intern, a Normelor Generale privind exercitareaactivităţii de audit public intern, aprobate prin Ordinulministrului finanţelor publice nr. 38/2003, a Ordinului MAI nr.555/2003, a Ordinului MAI nr. 556/2003 şi în baza Planului de auditpublic intern pe anul 2008, aprobat de conducerea ministerului prinNota-Raport nr. S/188141 din 28 noiembie 2007, se va efectua laINSTITUTIA XXXXXXXXX , în perioada 02 octombrie – 17 noiembrie2008, o misiune de audit public intern privind evaluarea, prinprisma managementului riscurilor şi a controlului intern, asistemului:

1. Salarizare

Obiectivele misiunii de audit intern sunt:1.1. Organizarea sistemului de salarizare;

10

1.2. Plata drepturilor salariale în cuantumul corect şi latimp.

Menţionăm că se va efectua un audit de sistem.Echipa de audit public intern este formată din următoriiauditori interni:

ŞEFUL SECTORULUI AUDIT INTERN IASI

PROCEDURA P-02

3.1.2. DECLARATIA DE INDEPENDENTA

MINISTERUL DIRECŢIA AUDIT INTERN SECTORUL AUDIT INTERN IASI

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂÎntocmit: Data: 03.10.2008 Semnătura ………Verificat:

Data: 03.10.2008 Semnatura............

Incompatibilităţi în legătură cu: INSTITUTIAXXXXXXXXX

Da Nu

Ai avut/aveţi vreo relaţie oficială,financiar sau personal cucineva care ar putea să vă limiteze în orice felmăsura în care puteţi să vă interesaţi, să

X

11

descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni deaudit?

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane,grupuri, organizaţii sau obiective care ar puteasă vă influenţeze în misiunea de audit?

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţiimplicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea unităţii ce va fi auditată?

X

Aveţi responsabilităţi în derulareaprogramelor şi proiectelor finanţate integralsau parţial de Uniunea Europeană?

X

Aţi fost implicat în elaborarea şiimplementarea sistemelor de control ale unităţiice urmează a fi auditată?

X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până lagradul al patrulea inclusiv cu conducătorulunităţii ce va fi auditată sau cu membriiorganului de conducere colectivă?

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care arrezulta dintr-o fostă angajare sau primirea deredevenţe de la vreun grup anume, organizaţie saunivel guvernamental?

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine deplată, şi alte instrumente de plată pentruunitatea ce va fi auditată?

X

Aţi ţinut anterior contabilitatea launitatea ce va fi auditată?

X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fondfinanciar indirect la unitatea ce va fi auditată? X

Dacă în timpul misiunii de audit apare oriceincompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afectezeabilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoarte deaudit imparţiale, notificaţi de urgenţă şefuluiDirecţiei Audit Intern?

X

ŞEFUL SECTORULUI AUDIT INTERN IASI

PROCEDURA P-03

12

3.1.3. NOTIFICAREA DECLANSARII MISIUNII DE AUDIT INTERN

MINISTERUL

DIRECŢIA AUDIT INTERN Exemplar nr.1Nr.S/121Bucureşti,03.10.2008Exemplare: 2

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DEAUDIT PUBLIC INTERN

C ă t r e:INSTITUTIA XXXXXXXXX Domnului

În conformitate cu Planul anual de audit public internaprobat, urmează ca în perioada 02 octombrie – 17 noiembrie2008 să efectuăm o misiune de audit public intern la unitateadumneavoastră, pentru activitatea desfăşurată în intervalul01.01.2007-30.09.2008.

Auditul va examina responsabilităţile asumate de cătreunitatea dumneavoastră în domeniul „salarizarea personalului”şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiileîntr-un mod eficient şi efectiv.

Până la data de 18.09.2008 vă vom contacta pentru astabili de comun acord şedinţa de deschidere în vedereadiscutării diverselor aspecte ale misiunii de audit,cuprinzând:

-prezentarea auditorilor interni;-prezentarea principalelor obiective ale misiunii deaudit public intern;-programul intervenţiei la faţa locului;-sistemele unităţii care vor fi auditate;-alte aspecte privind buna desfăşurare a misiunii deaudit public intern.Pentru desfăşurarea în bune condiţiuni a misiunii de

audit public intern, vă rugăm să ne pregătiţi următoareadocumentaţie referitoare la perioada supusă auditului:

•Statul de organizare al unităţii;•Regulamentul de organizare şi funcţionare;•Organigrama;•Fişele posturilor pentru personalul de conducere şiexecuţie;•Dispoziţii ale şefului unităţii privind încadrarea,

mutarea, transferul, detaşarea şi încetarea raporturilor demuncă a personalului;

•Dispoziţii ale şefului unităţii privind acordareasporurilor;

13

•Dosare fiscale aferente deducerilor de impozit;•Ştatele de plată a salariilor; Documentele justificative privind prezenţa la program apersonalului unităţii; Documentele justificative privind virarea la destinaţiea reţinerilor din salarii;

Centralizatorul statelor de salarii;•Manuale de proceduri privind exercitarea diverselor

forme ale controlului intern;•Manuale de proceduri interne privind activităţile

desfăşurate de personalul unităţii.De asemenea, vă trimitem în anexă Chestionarul de luare

la cunoştinţă, conform pct. 35 din Normele metodologiceprivind exercitarea auditului public intern în XXXXX aprobateprin Ordinul XXX. nr. 555/2003, la care vă rugăm să răspundeţipână la data de 02.10.2008. Acolo unde se precizează,răspunsurile formulate vor fi susţinute de situaţiicertificate de cei în drept.

Dacă aveţi unele întrebări privind această acţiune, vărugam să-lcontactaţi pe XXXXX la telefon nr. 1428,(interior prin centrala 021-XXXXXX).

Cu deosebită stimă,

ŞEFUL SECTORULUI AUDIT INTERN IASIXXXXXXXXXXX

14

PROCEDURA P-04

3.1.4. COLECTAREA INFORMATIILOR


COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Salarizarea personaluluiÎntocmit:XXXXXXXXXXX Data:03.10.2008Avizat: XXXXXXXX Data:03.10.2008

COLECTAREA INFORMATIILOR

DA NU OBSERVATIIIdentificarea legilor siregulamentelor aplicabilestructurii auditate

X -

Obţinerea organigramei X -15

Obţinerea Regulamentului deorganizare si funcţionare

X -

Obţinerea fiselor posturilor X -Obţinerea procedurilor scrise siformalizate

- X Exista doarparţial

Identificarea personaluluiresponsabil

X -

Obţinerea Raportului de auditintern anterior

X -

Rapoarte elaborate de alteinstituţii

X - Curtea deConturi

PROCEDURA P- 05

3.1.5. ANALIZA RISCURILOR


3.1.5.1.LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR (ACTIVITĂŢILOR) AUDITABILE

Denumireaunităţii INSTITUTIA XXXXXXXXX Sistemul de auditat: 1. Salarizarea personaluluiPerioadasupusă 01.01.2007 - 30.09.2008

16

Nr.crt.

Obiectivde audit Obiecte (activităţi) auditabile

1.1 Organizareasistemulu

1.1.1 Asigurarea cu resurse umanepregătite pentru derularea înbune condiţii a activităţii de

1.1.2 Reflectarea activităţii desalarizare în „Regulamentul deorganizare şi funcţionare alINSTITUTIA XXXXXXXXX .1.1.3 Asigurarea unei dotăricorespunzătoare cu tehnică decalcul, mobilier şi spaţii delucru în vederea derulării în

1.2 Platacorectă şila timp adrepturilo

1.2.1 Operarea în baza de date aprogramului de salarii aelementelor înscrise în„Dispoziţia de personal”.1.2.2 Operarea în baza de date aprogramului de salarii aelementelor înscrise în

1.2.3 Operarea în baza de date aprogramului de salarii adocumentelor privind acordarea

1.2.4 Operarea în baza de date aprogramului de salarii adocumentelor privind acordarea

1.2.5 Emiterea statelor de plată1.2.6 Emiterea centralizatorului1.2.7 Emiterea fluturaşilor de1.2.8 Plata salariilor,emiterea o.p. şi 1.2.9 Întocmirea declaraţiilorfiscale privind

constituirea şi plata1.2.10Întocmirea fielor fiscale

Auditori: Semnatura______________ Semnatura______________ Şeful structurii de audit: Semnatura_______ 09.10.2008

PROCEDURA P- 05


3.1.5.2.IDENTIFICAREA RISCURILOR ASOCIATE OBIECTELOR AUDITABILE

17

Nr.crt.

Obiectivde audit

Obiecte (activităţi)auditabile

Identificarea riscurilor

1.1 Organizareasistemuluidesalarizare

1.1.1

Asigurarea curesurse umanepregătite pentruderularea în bunecondiţii aactivităţii desalarizare a

Personalul angrenat înactivitatea desalarizare să fieinsuficient saupregătirea despecialitate a acestuiasă nu corespundă1.1.2 Reflectarea

activităţii desalarizare în„Regulamentul deorganizare şi

Activitatea desalarizare să nu fieclar reflectată în ROF.

1.1.3 Asigurarea uneidotăricorespunzătoare cutehnică de calcul,mobilier şi spaţiide lucru, în vedereaderulării în bune

Dotarea cu tehnică decalcul, mobilier şispaţii de lucru să fieinsuficientă pentruderularea activităţiide salarizare.

1.2 Platacorectă şila timp adrepturilor băneşti

1.2.1

Operarea în baza dedate a programuluide salarii aelementelorînscrise în

Datele din Dispoziţia depersonal să fie preluateeronat în baza de datea programului desalarii.

1.2.2 Operarea în baza dedate a programuluide salarii aelementelor înscriseîn „Situaţiaprezenţei laprogram”.

Omiterea sau operareainexactă în baza dedate a programului desalarii a elementelorînscrise în „Situaţiaprezenţei la program”.

1.2.3 Operarea în baza dedate a progra-mului de salarii adocumentelorprivind acordareaconcediilormedicale.

Operarea eronată a unordate neconforme cu celeînscrise incertificatele medicale.

1.2.4 Operarea în bazade date aprogramului desalarii adocumentelorprivind acordareadeducerilorpersonale.

Operarea inexactă adatelorînscrise în declaraţiilesalariaţilor privindpersoanelepersoanele aflate înîntreţinereîntreţinere

1.2.5 Emiterea statelorde plată.

Statul de plată asalariilor sănu cuprindă toateelementele.

1.2.6 Emitereacentralizatoruluistatelor de salarii.

Sumele înscrise încentralizatorul statelordesalarii să nu coincidăcu totalul sumelorconsemnate în statelede plată.

1.2.7 Emitereafluturaşilor de

Să nu existe concordanţăîntre elementele

18

salarii. înscrise înstatele de salarii şicele din fluturaş.

1.2.8 Plata salariilor,emiterea o.p. şivirarea tuturorsumelor aferentesalariilor.

Înscrierea în o.p. aunor dateeronate sau omitereavirării ladestinaţie a reţinerilordinsalarii.

1.2.9 Întocmireadeclaraţiilorfiscaleprivind constituireaşi plataobligaţiilorcătre bugetul destat, la termenelelegale

Omiterea întocmirii şidepunerii la organeleabilitatea declaraţiilor fiscalesauîntocmirea eronată aacestora.

1.2.10

Întocmirea fişelorfiscale

Neîntocmirea sauîntocmireaeronată a fişelorfiscale

19

PROCEDURA P-05

MINISTERUL DIRECTIA AUDIT INTERNSECTORUL AUDIT INTERN IASI

3.1.5.3. STABILIREA NIVELULUI ŞI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Denumirea unitatii auditate : INSTITUTIA XXXXXXXXX Sistemul de auditat : 1. Salarizarea personaluluiPerioada supusa auditului : 01.01.2007 - 30.09.2008

Clasarea riscurilor se va realiza având în vedereurmătoarele intervale:Scăzut [ 1 1.7]Mediu [1.7 2.3]Mare [2.3 3]

Nr.crt.

Obiectivde audit

Obiecte(activităţi)auditabile

Identificareariscurilor

C.I.50%

I.F.40%

V.10%

Totalpunctaj

Clasare risc

1.1

Organizareasistemuluidesalarizare

1.1.1Asigurareacu resurseumanepregătitepentruderularea înbunecondiţii a aactivităţiidesalarizare apersonalului

Personalulangrenatînactivitatea desalarizaresă fieinsuficient saupregătireadespecialitate aacestuiasă nucorespundăcerinţelor

2 3 2 2,40 Mare

1.1.2 Activitatea 2 2 2 2 Mediu20

ReflectareaactivităţiidesalarizareînRegulamentuldeorganizareşifuncţionareal entităţii

desalarizaresă nu fieclarreflectatăîn ROF

1.1.3Asigurareaunei dotăricorespunzătoare cutehnică decalcul,mobilier şispaţii delucru învedereaderulării înbunecondiţii aactivităţiidesalarizare

Dotarea cutehnică decalcul,mobilier şispaţii delucru săfieinsufcientăpentruderulareaactivităţiidesalarizare

2 2 2 2 Mediu

1.2

Platacorectă şila timp adrepturilor băneşti

1.2.1Operarea înbaza de dateaprogramuluide salarii aelementelorînscrise înDispoziţiade personal

Datele dinDispoziţiade personalsă fiepreluateeronat înbaza dedate aprogramuluide salari

2 2 3 2,10 Mediu

1.2.2.Operarea în bazade date aprogramuluide salarii aelementelorînscrise înSituaţiaprezenţei laprogram

Omitereasauoperareainexactă înbaza dedate aprogramuluide salariiaelementelorînscrise înSituaţiaprezenţei

2 2 2 2 Mediu

21

la program1.2.3Operarea înbaza de dateaprogramuluide salarii adocumentelorprivindacordareaconcediilormedicale

Operareaeronată aunor dateneconformecu celeînscrise încertificatele medicale

2 2 2 2 Mediu

1.2.4Operarea înbaza de dateaprogramuluide salarii adocumentelorprivindacordareadeducerilorpersonale

Operareainexactă adatelorînscrise îndeclaraţiilesalariaţilor privindpersoaneleaflate înîntreţinere

2 3 2 2,40 Mare

1.2.5Emitereastatelor deplată

Statul deplată asalariilorsă nucuprindătoateelementele

2 3 2 2,40 Mare

1.2.6Emitereacentralizatoruluistatelor desalarii

Sumeleînscrise încentralizatorulstatelor desalarii sănu coincidăcu totalulsumelorconsemnateîn statelede plată

2 3 2 2,40 Mare

1.2.7.Emitereafluturaşilorde salarii

Să nuexisteconcordantaîntreelementeleînscrise înstatele desalarii şicele din

2 3 1 2,30 Mediu

22

fluturaş1.2.8 Platasalariilor,emitereao.p. şivirareatuturorsumeloraferentesalariilor

Înscriereaîn o.p. aunor dateeronate sauomitereavirării ladestinaţieareţinerilordin salarii

2 2 2 2 Mediu

1.2.9.ntocmireadeclaraţiilor fiscaleprivindconstituireaşi plataobligaţiilorcătrebugetul destat, latermenelelegale

Omitereaîntocmiriişidepuneriila organeleabilitate adeclaraţiilor fiscalesauîntocmireaeronată aacestora

2 2 2 2 Mediu

1.2.10Întocmirea fişelorfiscale

Neîntocmirea sauîntocmireaeronată afişelorfiscale

2 2 2 2 Mediu

Auditori: Semnatura______________ Semnatura______________

Şeful structurii de audit: Semnatura______________ Data: 10.10.2008

23

PROCEDURA P-05

3.1.5.4.TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Denumirea unitatii auditate : INSTITUTIA XXXXXXXXX Sistemul de auditat : 1. Salarizarea personaluluiPerioada supusa auditului : 01.01.2007 - 30.09.2008

Nr.crt.

Obiectivde audit


Identificareariscurilor

Consecinţe Grad deîncredere

Puncttare/punctslab

Comentarii

1.1

Organizareasistemului desalarizare

1.1.1Asigurareacu resurseumanepregătitepentruderulareaîn bunecondiţii aactivităţiidesalarizareapersonalului

Personalulangrenat înactivitateadesalarizaresă fieinsuficientsaupregătireadespecialitate aacestuia sănucorespundăcerinţelor

Neconformităţi înderulareaactivităţiidesalarizaredatorităinexistenţei unuicadruorganizatla nivelul entităţii

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmare darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab

1.1.2 Activitatea Desfăşurare Mediu Punct Obiectul24

ReflectareaactivităţiidesalarizareînRegulamentul deorganizareşifuncţionarealentităţii

desalarizaresă nu fieclarreflectatăîn ROF

anecorespunză toare aprocesuluidesalarizare

slab auditabilfiindclasat cuun riscmediu darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab

1.1.3Asigurareaunei dotăricorespunzătoare cutehnică decalcul,mobilier şispaţii delucru învedereaderulăriiîn bunecondiţii aactivităţiidesalarizare

Dotarea cutehnică decalcul,mobilier şispaţii delucru săfieinsufcientăpentruderulareaactivităţiidesalarizare

Dificultăţiîndesfăşurareaprocesuluidesalarizaredatorităunui climatnecorespunzătorde muncă

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasatcu un riscmediu darcoroboratcuun grad deîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab.

1.2

Platacorectăşi latimp adrepturilorbăneşti

1.2.1Operareaîn baza dedate aprogramuluide salariiaelementelorînscrise înDispoziţiade personal

Datele dinDispoziţiade personalsă fiepreluateeronat înbaza dedate aprogramuluide salarii

Drepturisalarialeacordate/reţinute îndezacord cuprevederilelegale

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmediu darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez că esteun punctslab

1.2.2Operareaîn baza dedate aprogramuluide salariiaelementelor

Omitereasauoperareainexactă înbaza dedate aprogramului

Drepturisalarialeacordate/reţinute îndezacord cuprevederilelegale

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmediu darcoroborat

25

înscrise înSituaţiaprezenţeila program

de salariiaelementelorînscrise înSituaţiaprezenţeila program

cu un graddeîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab

1.2.3Operarea înbaza dedateaprogramuluide salariiadocumentelor privindacordareaconcediilormedicale

Operareaeronata aunor dateneconformecu celeînscrise încertificatelemedicale

Drepturi deasigurărisocialeacordate înmodnecuvenitsauneacordate

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasatcu un riscmediu darcoroboratcuun grad deîncrederemediuopinez căeste un punct slab

1.2.4Operarea înbaza dedateaprogramulude salariiadocumentelor privindacordareadeducerilorpersonale

Operareainexactă adatelorînscrise îndeclaraţiilesalariaţilorprivindpersoaneleaflate înîntreţinere

Acordareadededucerifiscale înmod eronatsauneacordareaunordeducerilegalcuvenite cuimplicaţiiasupracuantumuluidrepturilorsalariale

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasatcu un riscmare darcoroboratcuun grad deîncrederemediu,opinez căeste un punct slab

1.2.5Emitereastatelor deplată

Statul deplată asalariilorsă nucuprindătoateelementele

Efectuareadecheltuielidin fonduripublice pebaza unordocumentecare nuîndeplinesccondiţiilelegale

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmare darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez că

26

este unpunct slab

1.2.6Emitereacentralizator uluistatelor desalarii

Sumeleînscrise încentralizato-rulstatelor desalarii sănu coincidăcu totalulsumelorconsemnateîn statelede plată

Virarea desumenereale/inexacte cătrediverselefonduriconstituitela nivelulbugetuluide stat.Plataeronată apersonalului sauneplataunorpersoane

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmediu darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab

1.2.7Emitereafluturaşilor desalarii

Să nuexisteconcordanţăîntreelementeleînscrise înstatele desalarii şicele dinfluturaş

Plataeronată apersonalului

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmediu, darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab

1.2.8Platasalariilor,emitereao.p.şi virareatuturorsumeloraferentesalariilor

Înscriereaîn o.p. aunor dateeronate sauomitereavirării ladestinaţieareţinerilordin salarii

Imposibilitateastabiliriiunorrăspunderiîneventualitateaîntocmiriieronate aordinelorde plată.Înregistrareaentităţiiauditate cudatoriicătre

Mediu Punctslab

Obiectulauditabilfiindclasat cuun riscmediu, darcoroboratcu un graddeîncrederemediu,opinez căeste unpunct slab

27

bugetul destat

1.2.9Întocmireadeclaraţiilorfiscaleprivindconstituireaşi plataobligaţiilorcătrebugetulde stat, latermenelelegale

Omitereaîntocmiriişidepuneriilaorganeleabilitate adeclaraţiilorfiscale sauîntocmireaeronată aacestora

Stabilireaeronatăaobligaţiilor cătrebugetul destat.Generareadedebite şiimplicit depenalităţiînraporturilecubugetul destat

Mediu Punctslab

ObiectuIauditabilfiindclasat cu unrisc mediu,darcoroboratcu un gradde încrederemediu,opinez căeste unpunctslab

1.2.10Întocmireafişelorfiscale

Neîntocmireasauîntocmireaeronată afişelorfiscale

Stabilireaeronatăaobligaţiilor individualede plată cătrebugetulde stat. Imposibilitateaexercităriiîn modindividualadrepturilorcuveniteîn calitatedecontribuabil

Mediu Punctslab

ObiectuIauditabilfiind clasat cu unrisc mediudarcoroborat cu un gradde încrederemediu,opinez căeste unpunctslab


Şeful structurii de audit: Semnatura______________

28

Data: 10.10.2008

PROCEDURA P-06

3.1.6. ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN


PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT

Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA XXXXXXXXX Sistemul de auditat: 1. Salarizarea personaluluiPerioada supusă auditului 01.01.2007 – 30.09.2008

Fazelemisiunii/Obiectivelemisiunii

Activităţi/operaţiuni/etape

Durata (h)

Persoaneleimplicate

Loculdesfăşurării

Total misiune: 280Iniţiereamisiuni

TOTAL 16

1

ElaborareaOrdinuluideserviciu

8 XXXXXXXXXXYYYYYYYYYYTTTTTTTTTTTT

SECTORUL AUDIT INTERNIASI

2ÎntocmireaDeclaraţieideindependenţă

4 XXXXXXXXXXXXXTTTTTTTTTTTTYYYYYYYYYYYYY


3Notificareaprivindîncepereamisiunii

4 XXXXXXXXYYYYYYYYYYTTTTTTTTTT


Pregătirea

TOTAL 64

4 Colectareaşiprelucrareainformaţiilorpreliminare



29

5 Stabilireaobiectelorauditabile



6Efectuareaanalizeiriscurilor şistabilireaTematiciiîndetaliu aobiectelorauditabile



7ElaborareaProgramuluipreliminardeaudit



8 Identificareaformelor şiinstrumentelor decontrolaşteptate,stabilireatestărilor deefectuat,elaborareaFormularuluide evaluareacontroluluiintern şilistaverificărilor

12 TTTTTTTTTT SECTORUL AUDIT INTERNIASI

30

9Elaborareachestionarului decontrolintern



Intervenţiala faţa

TOTAL 120

10 Planificarea şiorganizareaşedinţei dedeschidere

4 MANAGERXXXXXXXXXXYYYYYYYYYYTTTTTTTTTTTTCONT.SEF

INSTITUTIA

Obiectivulnr. 1.1

TOTAL OBIECTIV1.1

16

Organizareasistemuluidesalarizare

11 Colectareainformaţiilor şiadunareadovezilor


INSTITUTIA

12 Prelucrareachestionarelor


INSTITUTIA

13 Elaborarea FIAP-urilor

2 MANAGERXXXXXXXXXXYYYYYYYYYYTTTTTTTTTTTTCONT.SEF

INSTITUTIA

14

1

Revizuireadovezilorşi adocumentelor de lucru


INSTITUTIA

15Constatareaşiraportareairegularităţilor -întocmireaFCRI-ului


INSTITUTIA

31

16Îndosariereadocumentelor


INSTITUTIA

Obiectivulnr. 1.2 1.2

TOTALOBIECTIV

88

Platacorectă şila timp adrepturilor băneşti 11

11

Colectareainformaţiilor şiadunareadovezilor


INSTITUTIA

12

Prelucrareachestionarelor

12 XXXXXXXXXXYYYYYYYY

INSTITUTIA

13

Elaborarea FIAP-urilor


INSTITUTIA

14Revizuireadovezilorşi adocumentelor de lucru


INSTITUTIA

15 Constatareasiraportareairegularităţilor -întocmirea


INSTITUTIA

16 Îndosariereadocumentelor


INSTITUTIA

17 Revizuireaprogramuluimisiunii şialintervenţieila faţalocului(după caz)


INSTITUTIA

32

18

Planificareaşiorganizareaşedinţei deînchidere


INSTITUTIA

Raportul deaudit publicintern

TOTAL78

19 Elaborareaîn fază deproiect a Raportuluide auditpublicintern


SECTORULAUDIT INTERN

IASI

20

TransmitereaproiectuluiRaportuluide auditpublicintern cătreentitateaauditată saucompartimentul auditat(de lanivelulentităţilordeadministraţie), învedereaformulăriideobservaţiişistabilireacalendaruluideimplementarearecomandărilor



21Analizaobservaţiilor şipunctelor devedere aleentităţiiauditate saucompartimentului auditat(de lanivelul

24XXXXXXXXXXYYYYYYYYYYTTTTTTTTTTTT SECTORUL

AUDIT INTERNIASI

33

entităţilordeadministraţie)

22 Planificareaşiorganizareareuniunii decnciliere,daca estecazul


INSTITUTIA

23

23 FinalizareaRaportuluide auditpublicintern şielaborareaSintezei



Raportul deaudit publicintern 24

DifuzareaRaportuluide auditpublicintern



25Arhivarearaportuluişi adocumentelormisiunii



Supervizareamisiunii

Supervizareamisiunii



Urmărireareco-mandărilor

Urmărireaimplementăriirecomandăril

XXXXXXXXXXYYYYYYYYYYTTTTTTTTTTTT


Observaţie:Durata auditării fiecărui obiectiv a fost stabilită funcţie decomplexitatea acestuia şi de experienţa auditorilor implicaţi.Durata totală a auditării obiectivelor efectuată de acelaşiauditor sau grup de auditori (inclusiv duratele şedinţelor dedeschidere-închidere şi a revizuirii programului misiunii şial intervenţiei la faţa locului) este egală cu durata totală aintervenţiei la faţa locului.

34

Auditori: Semnatura______________ Semnatura______________ Şeful structurii de audit: Semnatura______________ Data: 11.10.2008

PROCEDURA P-06

3.1.7. SEDINTA DE DESCHIDERE


MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

A. MENŢIUNI GENERALEEntitatea auditată: INSTITUTIASisteme auditabile: Perioada auditată:

Sistemul se salarizare 01. 01. 2007 - 30. 09. 2008Lista participanţilor:

35

Auditori: Din partea unităţii auditate:

B. CONCLUZIIÎn cadrul şedinţei de deschidere au fost prezentaţi auditorii

interni, totodată fiind prezentate şi discutate sistemeleauditabile, precum şi obiectele de auditat, astfel cum suntstabilite prin Ordinul de serviciu înregistrat sub nr.S/120/02.10.2008

De asemenea, în şedinţa de deschidere au fost prezentateactivităţile care urmează a fi auditate, fiind stabilite termenelede raportare de către auditorii interni a stadiului de verificare,termene care sunt cuprinse în Programul misiunii de audit publicintern, respectiv Programul intervenţiei la faţa locului.

În cadrul şedinţei de deschidere a mai fost discutat şiacceptat calendarul întâlnirilor dintre auditorii interni şi ceiauditaţi, astfel încât cei auditaţi să ofere documentele şiinformaţiile solicitate de auditorii interni în termenelestabilite.

Menţionăm că, în şedinţa de deschidere a fost analizată şiacceptată Carta auditorului intern, de către persoanele participantedin partea unităţii auditate.

Este de precizat că, în cadrul şedinţei de deschidere au foststabilite măsuri care să conducă la asigurarea condiţiilor materialenecesare derulării în bune condiţii a misiunii de audit publicintern.DIN PARTEA UNITĂŢII AUDITATE: Semnătura şi ştampila unităţii ………………... Data:16 octombrie 2008- contabil-şef Semnătura: ………………...– şef comp. M.R.U.Semnătura:.............. Data:16 octombrie 2008ÎNTOCMIT: Semnătura ………………... Data:16 octombrie 2008VERIFICAT: Semnătura şi ştampila personală ..... Data: 16 octombrie 2008

3.2.INTERVENTIA LA FATA LOCULUI

PROCEDURA P-08

3.2.1. COLECTAREA DOVEZILOR

36

MINISTERULOrdin de serviciu nr.120DIRECŢIA AUDIT INTERNUnitatea auditată:INSTITUTIASECTORUL AUDIT INTERN IASI

3.2.1.1.FORMULARUL DE EVALUARE A CONTROLULUI INTERN ŞI LISTĂ A VERIFICĂRILOR

Entitatea auditată: INSTITUTIASistem auditat: Salarizarea personaluluiObiectiv de audit: 1.1. Organizarea sistemului de salarizare

Nr. crt


Riscurimajore

Controaleinterne(Instrumentedecontrol)aşteptate(nr.întrebareîn CCI)

Scopulcontroluluiaşteptat

Listaverificărilor(Teste deefectuat

Controaleinterne(Instrumentede control)existente

Evaluareafinalăacontrolului(adecvat /neadecvat –FIAPnr. __)

1.1.1

Asigurarea curesurseumanepregătitepentruderulareaîn bunecondiţiiaactivităţii desalarizare apersonalului

Personalulangrenatînactivitatea desalarizare săfieinsuficient saupregătirea despecialitate aacestuiasă nucorespundăcerinţelor

Controlulierarhic(5)

Corelarearesurselorumane,ca numărşipregătire, cuactivităţiledesfăşurate desistemuldesalarizare apersonalului învedereaîndepliniriicorespun-zătoareaobiectivelorspecifice.

Verificareaorganizăriicontroluluiierarhic lanivelulunităţii(compartimentulsalarizare)

1 Controlulierarhic afostorganizatcorespunzătorprevederilorlegale

Adecvat

Structuracompartimen-tului desalarizareeste adecvatănecesităţilor?

1

Gradul deocupare alfuncţiilorcompartimentului desalarizareasigură bunadesfăşurare aactivităţilor?

1

Personalulcompartimen-tului desalarizare

1

37

este pregătitpentruderularea înbune condiţiiaactivităţilorspecifice?Suntîntocmitefişeleposturilordin cadrulcompartimen-tului desalarizare?

1

Există şisunt puse înaplicareprograme depregătireprofesionalăapersonaluluidin cadrulcompartimentului desalarizare?

1

1.1.2

Reflectareaactivităţii desalarizare înRegulamen-tul deorganizare şifuncţionare aentităţii

Activitatea desalarizare să nufie clarreflectată înROF


Corelareaactivităţilordin ROFcu celedesfăşurate desistemuldesalarizare apersonalului învedereaîndepliniriicorespun-zătoareaobiectivelorspecifice

Esteelaborat şiaprobat decei în dreptRegulamentulde OrganizareşiFuncţionare?


Adecvat

ROF conţinetoateactivităţilepe care ledesfăşoarăcompartimentul desalarizare?

2

Compartimentul desalarizaredesfăşoară şiactivităţicare nu suntcuprinse înROF?

2

Atribuţiiledin ROF, pelinia

2

38

salarizării,se regăsescîn fişeleposturilorsistemului desalarizare?

1.1.3

Asigurareauneidotăricorespun-zătoarecutehnicădecalcul,mobilierşispaţii delucruînvedereaderulăriiînbunecondiţiiaactivităţiidesalarizare

Dotareacutehnicădecalcul,mobilierşispaţiidelucru săfieinsufcientăpentruderulareaactivităţii desalarizare.


Asigurăunitateadecreareaunuiclimatde muncăcorespun-zătorbuneidesfăşurăriaactivităţilorcomparti-mentuluidesalarizareşiîndeplinireaobiectivelor

Compartimentulde salarizareeste dotat cutehnică decalculsuficientăbuneidesfăşurări aactivităţilorspecifice?


Adecvat

Dotarea cumobilier acompartimentuluide salarizareestecorespunzătoarebuneidesfăşurăriaactivităţilor?

3

Spaţiile delucrualecompartimentuluide salarizaresuntsuficiente şicorespunzătoare?

3

Personalulcompartimentuluide salarizareeste mulţumitdecondiţiile demuncă create?

3

Auditori: Semnatura______________ Semnatura______________ Şeful structurii de audit:

39

Semnatura______________ Data: 12.10.2008

PROCEDURA P-08

MINISTERULOrdin de serviciu nr.120DIRECŢIA AUDIT INTERNUnitatea auditată: INSTITUTIASECTORUL AUDIT INTERN IASI

FORMULARUL DE EVALUARE A CONTROLULUI INTERN ŞI LISTĂ AVERIFICĂRILOR

Entitatea auditată: INSTITUTIA Sistem auditat: Salarizarea personalului Obiectiv de audit: 1.2. Plata corectă şi la timp adrepturilor băneşti

Nr.crt


Riscurimajore

Controaleinterne(Instrumentedecontrol)aşteptate(nr.întrebareîn CCI)

Scopulcontroluluiaşteptat

Listaverificărilor(Teste deefectuat

Controaleinterne(Instrumen-tedecontrol) existente

Evaluareafinală acontrolului(adecvat/neadecvat – FIAPnr. __)

1.2.1.

Operareaîn bazade dateaprogramului desalariiaelementelorînscriseînDispoziţia depersonal

DateledinDispoziţia depersonalsă fiepreluateeronat înbaza dedate aprogramului desalarii

Proceduriinterneformalizate (3,4)

Stabilireaunui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţii deprocesare,în baza dedate aprogramuluidesalarii, aelementelor înscriseînDispoziţiadepersonalprecum şi aresponsabilităţil

Existenţa înformă scrisă aprocedurilorprivind operareaîn baza de datea programului desalarii aelementelorînscrise înDispoziţia depersonal

4 Nu existăproceduriinterneprivindoperareaîn bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscriseîndispoziţia depersonal

NeadecvatFIAP nr.1

Verificareaautorizăriiprocedurilor

4

Asigurăseparareasarcinilor şiresponsabilităţilor

4

Sunt complete,asigură

4

40

or pentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

atingereaobiectivelorVerificareautilizăriiprocedurilor laoperarea în bazadedate aprogramului desalarii aelementelorînscrise înDispoziţia depersonal

4

Dispoziţiadepersonal(11,12)

Asigurăentitateacuprivire laoperareautorizatăaelementelorcare staulabazatabilriidrepturilorbăneşti

Dispoziţia deersonaleste emisă deorganulcompetent

5 Dispoziţia depersonalesteutilizată laoperarea înbazadedate aprogramului desalarii

Adecvat

Verificareautilizăriidispoziţiei depersonal laoperarea în bazade date aprogramului desalarii

5

Dispoziţia depersonalcuprinde toateelementelenecesarescopului pentrucare a fostemisă

5

Verificareacorelăriiîntre ele adatelor şielementelor dinDispoziţia depersonal

5

Persoanecuatribuţiiclareprivindoperareaînbaza dedate aprogramului desalarii(7,8)

Asigurăentitateacuprivirepreluareacorectă şicuresponsabilitatea datelordinDispoziţia depersonal înbaza de

În fişa postuluiaferentăpersoaneidesemnate săîntocmeascăŞtatele desalarii au fostconsemnateatribuţiuni înacest sens

5 Au fostdesemnatepersoanecuatribuţiiclareprivindoperareaînbaza dedate aprogramului desalarii aelementel

Adecvat

Operarea în bazadedate se face decătrepersoana

5

41

date aprogramuluidesalarii

responsabilă orînscriseîndispoziţia depersonal

Comparareadatelordin Dispoziţiade personal cucele din baza dedate aprogramului desalarii

5

Controlulfinanciarpreventivpropriu(1,2)

Asigurăentitateacuprivire lafondurilebăneştinecesareşi lapreluareaîn baza dedate aprogramului desalarii aelementelordinDispoziţiade personal

Se verifică dacăcontrolulfinanciarpreventiv a fostorganizat şidacă a fostelaborată listade verificare(check list)privind platasalariilor

5 Controlulfinanciarpreventiva fostorganizatcorespunzător

Adecvat

Dispoziţia depersonaleste vizatăpentrucontrolulfinanciarpreventivpropriu

5

Dispoziţia deersonalesteînregistrată înregistrulproiectelor deoperaţiuniprevăzute a fiprezentate laviza de controlfinanciarpreventiv

5

1.2.2

Operareaîn bazadedate aprogramu-lui desalariiaelemente-lorînscriseînSituaţiaprezenţei laprogram

OmitereasauOperareainexactăîn bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscriseînSituaţiaprezenţeilaprogram


Stabilireaunuiset unitarderegulipentrureglementareaactivităţiideprocesare,în baza dedate aprogramuluide salarii,aelementelor

Existenţa înformăscrisă aprocedurilorprivind operareaînbaza de date aprogramului desalarii aelementelorînscrise înDispoziţia depersonal

6 Nu existăproceduriinterneprivindoperareaîn bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscriseînSituaţiaprezenţeila

NeadecvatFIAP nr.1


6

Asigură 6

42

înscrise înDispoziţiade personalprecum şi aresponsabilităţi-lorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

separareasarcinilor şiresponsabilităţilor

program

Sunt complete,asigurăatingereaobiectivelor

6

Verificareautilizăriiprocedurilor laoperarea în bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscrise înSituaţiaprezenţei laprogram

6

Situaţiaprezenţeila program(11,12)

Asigurăentitateacu privirela platasalariilorproporţional cutimpullucrat

Situaţiaprezenţei laprogram esteemisă şiautorizată

6 Situaţiaprezenţeilaprogramnu esteîntocmităpe bazadatelortransmisede şefiiierarhici

NeadecvatFIAP nr.2

Situaţiaprezenţei laprogram cuprindeinformaţiilenecesare şisuficiente

6

Persoaneresponsabile privindoperareaîn baza dedate aprogramului desalarii aelementelor înscriseînSituaţiaprezenţeila program(7,8)

Asigurăentitatea cuprivireapreluareacorectăadatelor dinSituaţiaprezenţeila programîn bazadate aprogramuluide salarii

Operarea datelordin situaţiaprezenţei seface de cătrepersoanaresponsabilă

6 Au fostdesemnatepersoane cuatribuţiiclareprivindoperareaîn bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscriseînSituaţiaprezenţeilaprogram

Adecvat

Comparareadatelordin Situaţiaprezenţei laprogram cu celedin baza de datea programului desalarii

6

Se verificăoperarea în bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscrise înSituaţiaprezenţei laprogram

6

Controlulierarhic

Asigurăentitatea

Verificareacorelării

6 Nu a fostexercitat

NeadecvatFIAP nr.

43

(6) că dateleînscrise înSituaţiaprezenţeila programsunt reale

datelor dinSituaţiaprezenţei laprogram cu celedin D.Z.S.U.(O.Z.U.)

controlulierarhicasupraSituaţieiprivindprezenţalaprogram

2

1.2.3.

Operareaîn bazade dateaprogramului desalariiadocumentel orprivindacordareaconcediilormedicale

Operareaeronată aunor dateneconforme cu celeînscriseîncertificatelemedicale


Stabilireaunui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţiideprocesare,în baza dedate aprogram-mului desalarii, aelementelorînscrise încertificatul medicalprecum şi aresponsabilităţil orpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

Existenţa înformă scrisă aprocedurilorprivind operareaîn baza de datea programului desalarii aelementelorînscrise încertificatulmedical

7 Nu existăproceduriinterneprivindoperareaîn bazade date aprogramului desalarii adocumentelorprivindacordareaconcediilormedicale

NeadecvatFIAP nr.1


7


7


7

Verificareautilizăriiprocedurilor laoperarea în bazade date aprogramului desalarii aelementelorînscrise încertificatele deconcediu medical

7

Certificatulmedical(13,14)

Asigurăentitateacăindemnizaţiile deasigurărisocialesuntplătitenumai celorîndreptaţiţi

Certificatulmedical estevizat de cătremedicul defamilie şiaprobat de şefulunităţii

7 Indemnizaţiiledeasigurărisocialesuntplătitenumaicelorîndreptăţiţi înbazacertificatuluimedical

Adecvat

Operarea în bazade date aperioadelor deincapacitatetemporară demuncă, se faceîn bazacertificatului

7

44

medicalPersoanacuatribuţiiprivindoperareaîn baza dedate aprogra-mului desalarii adatelordincertificatele deconcediumedical(7,8)

Asigurăentitateacu privirela operareaîn baza dedate aprogramuluide salariia datelorconsemnateîncertificatele deconcediumedical

Comparareadatelor înscriseîn certificatulmedical cu celeînscrise înstatul de platăa salariilor

7 Au fostdesemnatepersoanecuatribuţiiclareprivindoperareabaza dedate aprogramului desalarii adatelordincertificatele deconcediumedical

Adecvat

Controlulfinanciarpreventivpropriu(2)

Asigurăentitateacu privirela platacorectă aindemnizaţiilor deasigurărisociale

Verificareaexercităriic.f.p.p. cuprivire laoperarea în bazadedate adocumentelorprivindacordareaconcediilormedicale

7 Indemnizaţiiledesigurărisocialesuntvizatepentruc.f.p.p.

Adecvat

1.2.4.

Operareaîn bazadedate aprogramu-lui desalariiadocumentelorprivindacordareadeduceri-lorpersonale

Operareainexactăadatelorînscriseîndeclaraţiilesalariaţilorprivindpersoaneleaflateînîntreţinere

Proceduriinterneformalizate(3,4)

Stabilireaunuiset unitarderegulipentrureglementareaactivităţiideoperare înbazade date aprogramuluide salariiadocumentelor privind acordareadeducerilorpersonaleprecum şi aresponsabilită-ţilorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobarea

Existenţa înformăscrisă aprocedurilorprivind operareaînbaza de date aprogramului desalarii adocumentelorprivindacordareadeducerilorpersonale

8 Nu existăproceduriinterneprivindoperareaînbaza dedate aprogramului desalariiadocumentelorprivindacordareadeducerilorpersonale

NeadecvatFIAP nr.1


8


8


8

Verificarea 8

45

acesteiactivităţi

utilizăriiprocedurilor laoperarea în bazadedate aprogramului desalarii adocumentelorprivindacordareadeducerilorpersonale

Declaraţiapentrucompletareafişeifiscale(15,16)

Asigurăentitateadelegalitateaacordăriideducerilorşi demărimeaacestora

Declaratiapentrucompletareafişeifiscale existăşi esteautorizată

8 Deducerilepersonalesuntacordateîncuantumullegal, pebazadeclaraţiilorpentrucompletarea fişeifiscale

Adecvat

Declaraţia esteînsoţită deanexe care săjustificeacordareadeducerilorpersonale, estecompletă şiactuală

8

Verificareaoperării în bazade date aprogramului desalarii se faceîn bazadeclaraţiei

8

Persoanacuatribuţiiprivindoperareaîn baza dedate aprogramului desalarii(7,8)

Asigurăentitateacă regimuldeducerilorse face curesponsabilitate

Operareadocumentelor seface de cătrepersoanaresponsabilă

8 Au fostdesemnatepersoanecuatribuţiiclareprivindoperareaîn bazade date aprogramului desalarii

Adecvat

Verificareaoperării corecteîn baza de datea deducerilorpersonale

8

Controlierarhic(6)

Asigurăunitatea dederulareacorespunză-toare aprocesului

Comparareadeduceriloracordate cudeclaratiileîntocmite de ceiîndreptăţiţi săbeneficieze deaceste deduceri

8 Controlulierarhicseexercităasupradeduceriloracordatesalariaţi

Adecvat

46

lor1.2.5.

Emitereaştatelorde plată

Statulde platăasalariilor să nucuprindătoateelementele


Stabilireaunui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţii deemitere astatelor desalariiprecum şi aresponsabili-tăţilorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

Existenţa înformă scrisă aprocedurilorprivind emitereaştatelor desalarii

9 Nuexistăproceduriinterneprivindemitereastatelordeplata

NeadecvatFIAP nr.1


9


9


9

Verificareautilizăriiprocedurilor laemitereastatelor desalarii

9

Statul deorganizare(17,18)

Asigurăentitateacă întregulpersonalestecuprins înplată

Statul deorganizare esteautorizat şiactualizat

9 Statelede platăsunteleboratepe bazastatuluideorganizare

Adecvat

Statul deorganizare seutilizează laîntocmireaştatului deplată

9

Persoanaresponsabila(7,8)

Asigurăentitateacă emitereaştatelor deplată seface curesponsabilitate

Emitereaştatelor desalarii se facede cătrepersoanaresponsabilă


Adecvat

Verificareacorelaţieidintrepersoanele dinştatele de platăşi cele dinstatul deorganizare şi custituaţiileprezentei

9


Asigurăentitateaîn privinţalegalităţiişi

Ştatul de platăconţine toateelementele(rubricile)legale

9 Ştatelede platăasalariilor sunt

Adecvat

47

corectitudiniicalcululuisalariului

vizatepentruc.f.p.p

Ştatele de platăsunt încorelaţie cubaza de date aprogramului desalarii

9

1.2.6.

Emitereacentraliza-toruluiştatelordesalarii

Sumeleînscriseîncentraliza-torulstatelordesalariisă nucoincidăcutotalulsumelorconsemnate înştatelede plată


Stabilireaunui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţiide emitereacentralizatoruluiştatelor desalariiprecum şi aresponsabilită-ţilorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteia

Existenţa înformă scrisă aprocedurilorprivind emitereacentralizatorului ştatelor desalarii

10 Nu existăproceduriinterneprivindemitereacentraliza-toruluiştatelordesalarii

NeadecvatFIAP nr.1


10


10


10

Verificareautilizăriiprocedurilor laemitereacentralizatorului ştatelor desalarii

10

Ştatele desalarii(19,20)

Asigurăentitateadecentralizareacorectă învedereacontabilizării

Ştatele desalarii conţinelementelenecesareîntocmiriicentralizatoarelor

10 Ştatelede platăsuntutilizatelaemitereacentralizato-ruluiştatelordesalarii

Adecvat

Sunt întocmiteştatelede salarii

10

Ştatele desalarii suntutilizate laemitereacentralizatoarelor

10

Persoaneresponsabile(7,8)

Asigurăentitateacuprivirelaemitereacuresponsa-

Emitereacentralizatoarelor seface de catrepersoaneresponsabile

10 Au fostdesemnatepersoane cuatribuţiiclareprivindoperarea

Adecvat

Concordanţadintresumele înscrise

10

48

bilitate acentralizatoa-relor

încentralizatorulştatelorde plată şitotalul sumelorconsemnate înştatele de plată

înbaza dedate aprogramului desalarii

Compararea nr.total alştatelor deplată cu celcuprins încentralizator

10


Asigurăentitateacuprivire laemitereacorectă acentralizatoruluistatelor desalarii

Vizarea pentruc.f.p.p.acentralizatoruluiştatelor desalarii

10 Centralizatorulştatelordesalariiestesupusvizeic.f.p.p

Adecvat

1.2.7.

Emitereafluturaşilordesalarii

Să nuexisteconcordanţăîntreelementeleînscriseînştateledesalariişi celedinfluturaş

Proceduriinterneformalizate(3,4

Stabilireaunuiset unitarderegulipentrureglementareaactivităţiide listarea flutura-şilor desalariiprecum şi aresponsabilită-ţilorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

Existenţa înformăscrisă aprocedurilorprivind listareafluturaşilor desalarii

11 Nu existăproceduriinterneprivindemitereafluturaşilor desalarii

NeadecvatFIAP nr.1


11


11


11

Verificareautilizăriiprocedurilor laemitereafluturaşilor desalarii

11

Persoaneresponsabile(7,8)

Asigurăentitateacu privirela emitereacuresponsabilitate afluturaşilor de

Emitereafluturaşilor desalarii se facede cătrepersoaneresponsabile

11 Au fostdesemnatepersoanecuatribuţiiclareprivindoperareaîn baza

Adecvat

Elementeleînscrise înfluturaş

11

49

salarii corespund cucele din ştatulde plată

de date aprogramului desalarii

Statele desalarii(21,22)

Asigurăentitateaca dateledinfluturaşulde salariicoincid cucele dinştatul deplată

Ştatele desalarii conţinelementelenecesareîntocmiriifluturaşilor

11 Ştateledesalariisuntutilizatelaemitereafluturaşilor desalarii

Adecvat

Ştatele desalarii suntutilizate laemitereafluturaşilor

11

1.2.8.

Platasalariilor,emitereao.p.sivirareatuturoraferentesalariilor

Înscrierea în o.p.a unordateeronatesauomitereavirăriiladestinaţie asalarii


Stabilireaunui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţiideplată aemitereao.p. sivirareatuturorsumeloraferentesalariilorprecum şiaresponsabilită-ţilorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

Existenţa înformă scrisă aprocedurilorprivind platasalariilor,emiterea o.p.şi virareatuturor sumeloraferentesalariilor

12 Nu existăproceduriinterneprivindplatasalariilor,emitereao.p. şivirareatuturorsumeloraferentesalariilor

NeadecvatFIAP nr.1


12


12


12

Verificareautilizăriiprocedurilorprivindplatasalariilor,emiterea o.p. şivirareatuturor sumeloraferentesalariilor

12

Centralizatorulştatelordesalarii(23,24)

Asigurăentitateadecorectitudinea sumelorde virat

Centralizatorulştatelor desalarii esteaprobat(autorizat) deconducătorulentităţii

12 Centralizatorulştatelordesalariistă labazaemiteriio.p.princaresunt

Adecvat

Centralizatorulconţineelementele

12

50

necesarerealizăriiactivităţii devirare a sumelorrespective

virateladestinaţiereţinerile însalari

Persoanaresponsabilă(7,8)

Asigurăentitateacuprivire laîntocmireacuresponsabilitate aştatelor desalarii şia O.P.privindvirarea ladestinaţieareţinerilordin salarii

Activitatea deemitere ao.p. şi virare aobligaţiilor seface de cătrepersoanaresponsabilă

12 Au fostdesemnatepersoane cuatribuţiiclareprivindoperarea înbaza dedate aprogramului desalarii

Adecvat

Verificareasemnăturiisalariaţilor pefluturaşii

12


Asigurăentitateacăviramentelecătresalariaţi,bugetul destat,bugetulasigurărilor socialede stat şifondurispecialesuntconforme şilegale

Verificareacorelaţieisumelor de viratcu cele înscriseîncentralizatorulstatelor desalarii

12 C.f.p.p.seexercităasupraviramentelor cătresalariaţi, bugetulde stat,bugetulasigurărilorsocialede statşifondurispeciale

Adecvat

Verificareacorectitudiniidestinaţieifiecăruivirament

12

Verificareavizei băncii decertificare aviramentului

12

Verificareaextraselor decont privindviramenteleefectuate

12

Statele deplată(20,21)

Asigurăplatasalariilorcătrepersoaneleîndreptăţite

Ştatele de platăsunt aprobate deconducătorulunităţii

12 Ştatelede plataconţindatecorelatecu sumeleviratecătre

Adecvat

Verificareacorelaţiei întredesfăşurătoareletransmisebăncii,detaliate pepersoane şiştatele de plată

12

1.2 Întocmi Omiterea Procedura Stabilirea Existenţa în 13 Nu Neadecvat51

.9. readeclaraţiilorfiscaleprivindconstituireaşiplataobligaţiilorcătrebugetulde stat,latermenele legale

întocmirii şidepuneriilaorganeleabilitateadeclaraţiilorfiscalesauîntocmirea eronatăaacestora

internăformalizată (3,4)

unui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţiideîntocmireadeclaraţiilor fiscaleprecum şi aresponsabilită-ţilorpentruîntocmirea,avizarea şiaprobareaacesteiactivităţi

formă scrisă aprocedurilorprivindîntocmirea şidepunereadeclaraţiilorfiscale

existăproceduriinterneprivindîntocmireadeclaraţiilorfiscaleprivindconstituirea şiplataobligaţiilor cătrebugetul destat, latermenelelegale

FIAP nr.1


13

Asigurăseparareasarcinilor şiresponsabilităţilor Suntcomplete,asigurăatingereaobiectivelorVerificareautilizăriiprocedurilorprivindîntocmirea şidepunereadeclaraţiilorfiscale

13

Stateledesalarii(25,26)

Asigurăentitateadestabilirecorectă aelementelornecesareîntocmiriideclaraţieifiscale

Ştatele desalarii conţinelementelenecesareîntocmiriideclaraţiilorfiscale

13 Statele desalarii suntutilizate laîntocmireadeclaraţiilorfiscale

Adecvat

La întocmireadeclaraţiilorfiscale sepreiau dateledin statele desalarii

13


Asigurăentitateadederulareacuresponsabilitate aactivităţiideîntocmire adeclaraţiilor fiscale

Emitereadeclaraţiilorfiscale se facede cătrepersoanaresponsabilă


Adecvat

Controlulierarhic (5,6)

Asigurăentitateadedesfăşurareacorespunză-toare aactivităţii deîntocmire

Verificareacorelaţtieiîntreelementele dinştatele desalarii cucele dindeclaraţiilefiscale

13 Controlulierarhicesteexercitat asupradeclaraţiilorfiscaleprivind

Adecvat

Verificarea 13

52

şidepunereadeclaraţiilorfiscale

certificăriidepuneriideclaraţiilorfiscale

constituirea şiplataobligaţiilorcătrebugetulde stat

1.2.10

Întocmireafişelorfiscale

Neîntocmirea sauîntocmirea eronatăa fişelorfiscale


Stabilireaunui setunitar deregulipentrureglementareaactivităţii deîntocmireadeclaraţiilorfiscaleprecum şiaresponsabilită-ţilorpentruîntocmirea, avizareaşiaprobareaacesteiactivităţi

Existenţa înformă scrisăaprocedurilorprivindîntocmireafişelorfiscale

14 Nuexistăproceduriinterneprivindîntocmireafişelorfiscale

Neadecvat FIAPnr. 1


14

Asigurăseparareasarcinilorşiresponsabilităţilor

14


14

Verificareautilizăriiprocedurilorprivindîntocmireafişelorfiscale

14

Ştatele deplata(27,28)

Asigurăentitatea deîntocmireacorectăşicompletăa fişelorfiscale

La întocmireafişelor fiscaledatele necesaresunt preluatedin ştatele desalarii

14 Statele deplatăsuntutilizate laîntocmireafişelorfiscale

Adecvat

Sunt emise fişefiscale pt.toatepersoanele carese regăsesc înştatul de platăa salariilor

14


Asigurăentitateacu privirelaîntocmireacuresponsabilitate afişelorfiscale

Întocmireafişelor fiscalese face decătre persoanaresponsabilă


Adecvat

53

Controlulfinanciarpreventiv (2)

Asigurăentitateacuprivirelaîntocmirea corectăa fişelorfiscale

Verificareaconcordanţeidintre dateleînscrise înfişele fiscaleşi cele dinstatul de plată

14 C.f.p.p.seexercităasupramoduluideîntocmirea fişelorfiscale

Adecvat



PROCEDURA P-08


3.2.1.2.CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Denumirea unitatii auditate : INSTITUTIASistemul de auditat : 1. Salarizarea personaluluiPerioada supusa auditului : 01.01.2007 - 30.09.2008

Nr.crt.

ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII

1 A fost organizat controlulfinanciar preventiv propriuprivind activitatea de salarizarea personalului ?

X Test nr. 5

54

2 Exercitarea controluluifinanciar preventiv propriuasigură plata corectă şi latimp a drepturilor băneşti?

X Test nr. 5, 7, 9, 10,12, 14

3 Există proceduri scrise(formalizate) privind operareaîn baza de date a programului desalarii a elementelor înscriseîn documentele anexate la statulde salarii, emitereafluturaşilor de salarii,întocmirea declaraţiilor şifişelor fiscale ?

X Test nr. 4, 6, 7, 8, 9,10, 11, 12, 13, 14

4 Procedurile scrise (formalizate)sunt utilizate şi asigurădesfăşurarea corespunzătoare aactivităţii de salarizare ?

X Test nr. 4, 6, 7, 8, 9,10, 11, 12, 13, 14

5 A fost organizat controlulierarhic în vederea desfăşurăriicorespunzătoare a activităţii desalarizare?

X Test nr. 1

6 Exercitarea controluluiierarhic asigură desfăşurareaîn bune condiţii a activităţiide salarizare?

X Test nr. 2, 3, 6, 8, 13

7 Pentru executarea curesponsabilitate a activităţiide salarizare este desemnată opersoană anume, din cadrulcompartimentului financiar?

X Test nr. 5, 6, 7, 8, 9,10, 11, 12, 13, 14

8 Persoana desemnată îşi exercităcorespunzător atribuţiileprivind activitatea desalarizare?

X Test nr. 5, 6, 7, 8, 9,10, 11, 12, 13, 14

9 La acordarea/modificareasalariului de bază şi a altorelemente de natură salarială(sporuri cu caracterpermanent,etc) se utilizeazăDispoziţia de personal?

X Test nr. 5

10 Elementele înscrise înDispoziţia de personal au fostprocesate la timp, integral şiexact ?

X Test nr. 5

11 Sporurile care nu au caracterpermanent se plătesc în bazaSituaţiei prezenţei laprogram, întocmită de cătrefiecare compartimentfuncţional în parte?

X Test nr. 6

12 Elementele înscrise în Situaţiaprezenţei la program au fostprocesate integral, la timp şiexact?

X Test nr. 6

55

13 Indemnizaţia pentru incapacitatetemporară de muncă se acordă înbaza certificatelor de concediumedical vizate de către mediculde familie şi aprobate de cătreşeful unităţii ?

X Test nr. 7

14 Îndemnizaţia pentru incapacitatede muncă se plăteşte în

X Test nr. 7

concordanţă cu datele înscriseîn certificatele medicale?

15 Deducerile personale suntacordate în concordanţă cudatele declarate de salariaţiîn declaraţiile pentrucompletarea declaraţieifiscale?

X Test nr. 8

16 Datele înscrise îndeclaraţiile salariaţilorprivind persoanele aflate înîntreţinere sunt procesateintegral şi exact?

X Test nr.8

17 Statul de plată a salariiloreste emis în baza statului deorganizare?

X Test nr. 9

18 Este concordanţă între dateleînscrise în statul de plată,statul de organizare şisituaţia prezenţei la program,privind persoanele renumerate?

X Test nr. 9

19 Datele cuprinse în statele deplată sunt centralizate lunar?

X Test nr. 10

20 Statele de salarii conţinelementele necesare şisuficiente pentru întocmireacentralizatoarelor?

X Test nr. 10

21 Restul de plată este adus lacunoştinţa personalului, prinintermediul fluturaşului desalariu?

X Test nr. 11

22 Există concordanţă întreelementele înscrise în statulde salarii şi cele din

X Test nr. 11

23 Reţinerile din salariu suntvirate lunar la destinaţie

X Test nr. 12

24 Există concordanţă între sumelevirate şi cele înscrise încentralizatorul saalriilor?

X Test nr. 12

25 Declaraţiile fiscale seîntocmesc prin preluarea datelordin statele de salarii?

X Test nr. 13

26 Declaraţiile fiscale sunt depusela organele statului, latermenele legale?

X Test nr. 13

27 Fişele fiscale sunt întocmiteanual?

X Test nr. 14

56

28 Datele din fişele fiscaleconcordă cu cele din statul deplată a salariilor?

X Test nr. 14



PROCEDURA P-08

3.2.1.3. TESTE


TESTUL nr. 1Denumirea unităţiiauditate:

INSTITUTIASistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI

57

Perioada supusăauditului:

01.01.2007-30.09.2008Obiectiv: 1.1. Organizarea sistemului de salarizare

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.1.1. Asigurarea cu resurse umane pregătite pentru derularea înbune condiţii a activităţii de salarizare a personalului

Stabilirea eşantionului:Eşantionul supus verificării a fost format din:D.S.Z.U. nr. 1/03.01.2007 şi D.S.Z.U. nr. 1/04.01.2008 prin care afost organizat controlul ierarhic;Statul de organizare nr. II/0565/10.07.2006;Fişele postului aferente compartimentului salarizare;Programele de pregătire profesională a personalului nr.S/3421/05.01.2007 şiS/785/09.01.2008.

Descrierea testului:S-a verificat dacă la nivelul compartimentului de salarizare a fostorganizat controlul ierarhic şi dacă structuracompartimentului este adecvată necesităţilor.S-a verificat dacă gradul de ocupare al funcţiilor compartimentuluide salarizare asigură buna desfăşurare a activităţilor şidacă personalul compartimentului este pregătit pentru derularea înbune condiţii a activităţilor specifice.S-a verificat dacă sunt întocmite fişele posturilor din cadrulcompartimentului de salarizare şi dacă există şi sunt puse înaplicare programe de pregătire profesională a personalului dincadrul compartimentului de salarizare.Concluzie:A fost organizat controlul ierarhic la nivelul compartimentuluisalarizare.Structura comp. salarizare corespunde necesităţilorcompartimentului auditat.Gradul de ocupare al funcţiilor compartimentului de salarizareasigură buna desfăşurare a activităţilor iar personalulcompartimentului este pregătit pentru derularea în bune condiţii aactivităţilor specifice.Sunt întocmite fişele posturilor din cadrul compartimentului desalarizare.

Există şi sunt puse în aplicare programe de pregătireprofesională a personalului din cadrul compartimentului desalarizare.

Auditori: Semnatura 20.10.2008 Semnatura 20.10.2008

Şeful structurii de audit: Semnatura 20.10.2008 PROCEDURA P-08

58


TESTUL nr. 2

Denumirea unităţiiauditate:

INSTITUTIASistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUIPerioada supusăauditului:


Obiectul (activitatea) auditabilă:1.1.2. Reflectarea activităţii de salarizare în Regulamentul deorganizare şi funcţionare al entităţii.

Stabilirea eşantionului:A fost supus verificării R.O.F., aprobat prin O.M.A.I. nr.494/20.03.2007.

Descrierea testului:S-a verificat dacă este elaborat şi aprobat de cei în dreptRegulamentul de Organizare şi Funcţionare.S-a verificat dacă ROF conţine toate activităţile pe care ledesfăşoară compartimentul de salarizare.S-a verificat dacă Compartimentul de salarizare desfăşoară şiactivităţi care nu sunt cuprinse în ROF şi dacă atribuţiile dinROF, pe linia salarizării, se regăsesc în fişele posturilorpersoanelor încadrate la compartimentul salarizare.

Concluzie:Regulamentul de Organizare şi Funcţionare este elaborat şi aprobatde cei în drept.ROF conţine toate activităţile pe care le desfăşoară compartimentulde salarizare.Compartimentul de salarizare nu desfăşoară activităţi care nu suntcuprinse în ROF.Atribuţiile din ROF, pe linia salarizării, se regăsesc în fişeleposturilor persoanelor încadrate la compartimentul salarizare.


Şeful structurii de audit: 59

Semnatura 20.10.2008

PROCEDURA P-08


TESTUL nr. 3




Obiectul (activitatea) auditabilă:1.1.3. Asigurarea unei dotări corespunzătoare cu tehnică decalcul, mobilier şi spaţii de lucru în vederea derulării în bunecondiţii a activităţii de salarizare.

Stabilirea eşantionului:

Descrierea testului:S-a verificat dacă compartimentul de salarizare este dotat cutehnică de calcul şi mobilier, necesare bunei desfăşurări aactivităţilor specifice. S-a verificat dacă spaţiile de lucru alecompartimentului de salarizare sunt suficiente şi corespunzătoareşi dacă personalul compartimentului este mulţumit de condiţiile demuncă.

Concluzie:Compartimentul de salarizare este dotat cu tehnică de calcul şimobilier, necesare bunei desfăşurări a activităţilor specifice.Spaţiile de lucru ale compartimentului de salarizare suntsuficiente şi corespunzătoare, iar personalul compartimentuluieste mulţumit de condiţiile de muncă.


Şeful structurii de audit: 60

Semnatura 20.10.2008

PROCEDURA P-08




01.01.2007-30.09.2008Obiectiv: 1.2. Plata corectă şi la timp a drepturilor

băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.1. Operarea în baza de date a programului de salarii aelementelor înscrise în Dispoziţia de personal.1.2.2. Operarea în baza de date a programului de salarii aelementelor inscrise in Situatia prezentei la program.1.2.3. Operarea în baza de date a programului de salarii adocumentelor privind acordarea concediilor medicale.1.2.4. Operarea în baza de date a programului de salarii adocumentelor privind acordarea deducerilor personale.1.2.5. Listarea statelor de salarii.1.2.6. Listarea centralizatorului statelor de salarii.1.2.7. Listare fluturaşi de salarii.1.2.8. Întocmirea ordinelor de plată privind obligaţiile cătrebugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, fondurispeciale şi contul de salarii plătite prin card precum şi areţinerilor din salarii.1.2.9. Întocmirea declaraţiilor fiscale privind constituirea şiplata obligaţiilor către bugetul de stat, la termenele legale.

Stabilirea eşantionului

Descrierea testului:

61

S-a verificat dacă există proceduri clare privind desfăşurareaprocesului de salarizare, dacă acestea sunt autorizate şi dacăasigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.S-a verificat dacă aceste proceduri sunt complete, dacă asigurăatingerea obiectivelor şi dacă sunt utilizate în desfăşurareaprocesului de salarizare.Concluzii:Nu există şi nu sunt utilizate proceduri interne privinddesfăşurarea procesului de salarizare.


Şeful structurii de audit: Semnatura 20.10.2008

PROCEDURA P-08


TESTUL nr. 5




băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.1. Operarea în baza de date a programului de salarii aelementelor înscrise în Dispoziţia de personal.


Descrierea testului:S-a verificat dacă acordarea sau modificarea elementelor ce compunsalariul de bază, acordarea salariului de merit,

62

acordarea/diminuarea sporurilor care nu se acordă pe baza prezenţeila program se operează în baza de date a programului de salariidoar dacă a fost emisă dispoziţia de personal de catre organulcompetent.S-a verificat dacă dispoziţia de personal cuprinde toate elementelenecesare scopului pentru care a fost emisă şi dacă datele şielementele înscrise în aceasta sunt corelate.S-a verificat dacă în fişa postului aferentă persoaneidesemnate să întocmească ştatele de salarii au fost consemnateatribuţiuni în acest sens şi dacă operarea în baza de date se facede către această persoană.S-au comparat datele din Dispoziţia de personal cu cele din baza dedate a programului de salarii.S-a verificat dacă controlul financiar preventiv a fost organizatşi dacă a fost elaborată lista de verificare (check list) privindplata salariilor.S-a verificat dacă dispoziţia de personal este vizată pentrucontrolul financiar preventiv propriu şi dacă esteînregistrată în registrul proiectelor de operaţiuni prevăzute afi prezentate la viza de control financiar preventiv.Concluzii:Acordarea sau modificarea elementelor ce compun salariul de bază,acordarea salariului de merit, acordarea/diminuarea sporurilor carenu se acordă pe baza prezenţei la program se operează în baza dedate a programului de salarii doar dacă a fost emisă dispoziţia depersonal de către organul competent.Dispoziţia de personal cuprinde toate elementele necesare scopuluipentru care a fost emisă, iar datele şi elementele înscrise înaceasta sunt corelate. În fişa postului, aferentă persoaneidesemnate să întocmească ştatele de salarii, au fost consemnateatribuţii în acest sens, iar operarea în baza de date se face decătre această persoană.Date din Dispoziţia de personal concordă cu cele din baza de date aprogramului de salarii.

Controlul financiar preventiv a fost organizat şi a fost elaboratălista de verificare (check list) privind plata salariilor.Dispoziţia de personal este vizată pentru controlul financiarpreventiv propriu şi este înregistrată în registrul proiectelor deoperaţiuni prevăzute a fi prezentate la viza de control financiarpreventiv.



63

PROCEDURA P-08

MINISTERUL SECTORUL AUDIT INTERN IASI

TESTUL nr. 6

64




băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.2. Operarea în baza de date a programului de salarii a elementelorînscrise în Situaţia prezenţei la program


Descrierea testului:S-a verificat dacă există proceduri clare privind procesarea datelorînscrise în Situaţia prezenţei la program, dacă acestea suntautorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şiresponsabilităţilor.S-a verificat dacă operarea datelor din Situaţia prezenţei laprogram se face în baza unor proceduri şi dacă aceste procedurisunt complete şi asigură atingerea obiectivelor.S-a verificat dacă situaţia prezenţei la program este emisă şiautorizată şi dacă cuprinde informaţiile necesare şi suficiente.S-a verificat dacă există concordanţă între elementele operate înbaza de date a programului de salarii şi cele înscrise în Situaţiaprezenţei la program şi cele consemnate în D.Z.S.U.(O.Z.U.)S-a verificat dacă a fost desemnată o persoană care să operezeelementele înscrise în Situaţia prezenţei la program.S-a verificat dacă este organizat controlul ierarhic, stabilitepersoane şi responsabilităţi, la nivelul sistemului de salarizare,cu privire la întocmirea situaţiei prezenţei la program şi laprocesarea datelor consemnate în aceasta.Concluzie:Nu există proceduri privind procesarea datelor înscrise în situaţiaprezenţei la program.Situaţia prezenţei la program nu este emisă şi înaintată lacompartimentul financiar de fiecare structură (compartiment) înparte.Situaţia prezenţei la program este autorizată (aprobată depersoanele competente) dar nu cuprinde informaţiile necesare şisuficiente.Datele înscrise în ştatul de plată şi situaţia prezenţei la programnu concordă cu cele din Dispoziţia zilnică a şefului unităţii.

Exemplificare:X.Y. figurează în pontaj în misiune în străinătate în perioada 19-23.09.2007, iar în dispoziţia zilnică perioada este 17–22.09.2007.

A fost desemnată o persoană care să opereze elementele înscrise înSituaţia prezenţei la program.A fost organizat controlul ierarhic, stabilite persoane şiresponsabilităţi la nivelul sistemului de salarizare cu privire la

65

întocmirea situaţiei prezenţei la program şi la procesarea datelorconsemnate în aceasta.



66

PROCEDURA P-08


TESTUL nr. 7




băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă: 1.2.3. Operarea în baza de date aprogramului de salarii a documentelor privind acordarea concediilormedicale.


Descrierea testului:S-a verificat dacă există proceduri clare privind procesareadatelor înscrise în certificatul medical, dacă acestea suntautorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şiresponsabilităţilor.S-a verificat dacă operarea datelor din certificatul medical seface în baza unor proceduri şi dacă aceste proceduri sunt completeşi asigură atingerea obiectivelor.S-a verificat dacă certificatele medicale sunt emise de cătremedicii de familie şi dacă sunt aprobate de către conducătorulentităţii.S-a verificat dacă indemnizaţia de incapacitate de muncă a fostcalculată în concordanţă cu datele înscrise în certificatelemedicale.S-a verificat dacă statele de plată a salariilor sunt vizate de c.f.p.p.

Concluzii:Nu există proceduri privind procesarea datelor înscrise încertificatul medical. Certificatele medicale sunt emise de cătremedicii de familie şi aprobate de către conducătorul entităţii.

67

Indemnizaţia de incapacitate temporară de muncă a fost calculatăîn concordanţă cu datele înscrise în certificatele medicale.Statele de plată a salariilor sunt vizate de c.f.p.p.



PROCEDURA P-08





băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.4. Operarea in baza de date a programului de salarii adocumentelor privind acordarea deducerilor personale

Descrierea testului:S-a verificat dacă există proceduri clare privind procesarea în bazade date a programului de salarii a documentelor privindacordarea deducerilor personale, dacă acestea sunt autorizate şidacă asigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.S-a verificat dacă operarea documentelor privind acordareadeducerilor personale se face în baza unor proceduri şi dacă acesteproceduri sunt complete şi asigură atingerea obiectivelor.S-a verificat dacă declaraţia pentru completarea fişei fiscaleexistă, este autorizată, este însoţită de anexe care să justificeacordarea deducerilor personale, este completă şi actualizată.S-a verificat dacă deducerile personale sunt operate în baza dedate a programului de salarii în baza declaraţiei dată de cei carebeneficiază de deduceri.

68

S-a verificat dacă a fost desemnată o persoană pentru a procesadatele din declaraţia privind acordarea deducerilor.S-a verificat dacă cuantumul deducerilor acordate este înconcordanţă cu datele din declaraţiile întocmite de ceiîndreptăţiţi să beneficieze de aceste deduceri.Concluzie:Nu există proceduri în formă scrisă privind procesarea în baza dedate a programului de salarii a documentelor privindacordarea deducerilor personale.Declaraţia pentru completarea fişei fiscale există, esteautorizată, este însoţită de anexe care să justifice acordareadeducerilor personale, este completă şi actualizată.Deducerile personale sunt operate în baza de date a programului desalarii în baza declaraţiei dată de cei care beneficiază dededuceri.A fost desemnată o persoană pentru a procesa datele din declaraţiaprivind acordarea deducerilor.Cuantumul deducerilor acordate este în concordanţă cudatele din declaraţiile întocmite de cei îndreptăţiţi săbeneficieze de aceste deduceri.Auditori: Semnatura 20.10.2008 Semnatura 20.10.2008


PROCEDURA P-08


TESTUL nr. 9




băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:

1.2.5. Emiterea statelor de plată

69

Descrierea testului:S-a verificat dacă statele de salarii sunt emise pe baza unui ştatde organizare autorizat şi actualizat.S-a verificat dacă emiterea ştatelor de salarii se face de cătrepersoana anume desemnată.S-a verificat dacă statele de plată a salariilor sunt vizate pentruc.f.p.p.S-a verificat dacă statul de plată conţine toate elementele(rubricile) legale precum şi dacă statele de plată sunt încorelaţie cu baza de date a programului de salarii.S-a verificat dacă persoanele remunerate se regăsesc în statul deorganizare şi situaţia prezenţei la program.

Concluzie:Statele de salarii sunt emise pe baza unui stat de organizareautorizat şi actualizat.Emiterea statelor de salarii se face de către persoana anumedesemnată şi sunt vizate pentru c.f.p.p.Statul de plată conţine toate elementele (rubricile) legale iarstatele de plată sunt în corelaţie cu baza de date a programului desalarii. Persoanele remunerate se regăsesc în ştatul de organizareşi situaţia prezenţei la program.



PROCEDURA P-08


TESTUL nr. 10


INSTITUTIASistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI

70

Perioada supusăauditului:


băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.6. Emiterea centralizatorului statelor de salariiStabilirea eşantionuluiDescrierea testului:S-a verificat dacă sunt emise ştate de plată a salariilor, dacăconţin elementele necesare întocmirii centralizatoarelor şi dacăsunt utilizate la emiterea centralizatoarelor.S-a verificat dacă există concordanţă între sumele înscrise încentralizatorul ştatelor de plată şi totalul sumelor consemnate înstatele de plată.S-a comparat nr. total al statelor de plată cu cel cuprins incentralizator.S-a verificat dacă centralizatorul este vizat pentru c.f.p.p. şidacă acesta este emis de catre o persoană anume desemnată.Concluzie:Sunt emise ştate de plată a salariilor. Ele conţin elementelenecesare întocmirii centralizatoarelor şi sunt utilizate laemiterea acestora.Există concordanţă între sumele înscrise în centralizatorul ştatelorde plată şi totalul sumelor consemnate în ştatele de plată.Numărul total al ştatelor de plată corespunde cu cel cuprins încentralizator.Centralizatorul este vizat pentru c.f.p.p. şi dacă este emis decătre o persoană anume desemnată.



PROCEDURA P-08


71

TESTUL nr. 11




băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.7. Emiterea fluturaşilor de salarii


Descrierea testului:S-a verificat dacă există proceduri clare privind emitereafluturaşilor de salarii, dacă acestea sunt autorizate şi dacăasigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.S-a verificat dacă emiterea fluturaşilor de salarii se face în bazaunor proceduri şi dacă aceste proceduri sunt complete şi asigurăatingerea obiectivelor.S-a verificat dacă elementele înscrise în fluturaş corespund cucele din ştatul de plată.

Concluzie:Nu există proceduri clare privind emiterea fluturaşilor desalarii. Elementele înscrise în fluturaş corespund cu celedin ştatul de plată.



72

PROCEDURA P-08





băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.8. Plata salariilor, emiterea o.p. şi virarea tuturor sumeloraferente salariilor.

Descrierea testului:S-a verificat dacă centralizatorul ştatelor de salarii este aprobat(autorizat) de conducătorul entităţii şi dacă conţine elementelenecesare realizării activităţii de virare a sumelor respective.S-a verificat dacă emiterea o.p. şi virarea la destinaţie areţinerilor din salarii se face de către o persoană anume desemnatăşi dacă în fişa postului are prevăzute astfel de atribuţii.S-a verificat corelaţia sumelor de virat cu cele înscrise încentralizatorul ştatelor de salarii şi corectitudinea destinaţieifiecărui virament.S-a verificat existenţa vizei trezoreriei pe extraselede cont privind viramentele efectuate şi semnătura salariaţilorpe fluturaşii de salarii.S-a verificat dacă ştatele de plată sunt aprobate de cătreconducătorul entităţii şi dacă sunt transmise băncii, prin care seface plata salariilor pe card, desfăşuratoare detaliate pepersoane.

Concluzie:Centralizatorul ştatelor de salarii este aprobat (autorizat) deconducătorul entităţii şi conţine elementele necesare realizăriiactivităţii de virare a sumelor respective.Emiterea o.p. şi virarea la destinaţie a reţinerilor din salarii seface de către o persoană anume desemnată care în fişa postului areprevăzute astfel de atribuţii.Există corelaţie între sumele virate şi cele înscrise încentralizatorul ştatelor de salarii. Viramentele sunt efectuate ladestinaţia corectă.Există viza trezoreriei pe extrasele de cont privind viramenteleefectuate şi semnătura salariaţilor pe fluturaşii de salarii.Ştatele de plată sunt aprobate de către conducătorul entităţiişi sunt transmise băncii, prin care se face plata salariilor pe

73

card, desfăşurătoare detaliate privind suma cuvenită fiecăreipersoane.

Auditori: Semnatura 20.10.2008 Semnatura 20.10.2008 Şeful structurii de audit: Semnatura 20.10.2008

PROCEDURA P-08





băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.9. Întocmirea declaratiilor fiscale privind constituirea şiplata obligaţiilor către bugetul de stat, la termenele legale.

Stabilirea eşantionului:Eşantionul supus verificării a fost format din totalitateadeclaraţiilor fiscale emise în perioada auditată.

Descrierea testului:S-a verificat dacă există proceduri clare privind întocmireadeclaraţiilor fiscale privind plata obligaţiilor către bugetul destat, dacă acestea sunt autorizate şi dacă asigură separareasarcinilor şi responsabilităţilor.S-a verificat dacă întocmirea declaraţiilor fiscale privind plataobligaţiilor către bugetul de stat se face în baza unor procedurişi dacă aceste proceduri sunt complete şi asigură atingereaobiectivelor.S-a verificat dacă statele de salarii conţin elementele necesareîntocmirii declaraţiilor fiscale iar la întocmirea acestora sepreiau datele din statele de salarii.S-a verificat dacă declaraţiile fiscale sunt întocmite de către opersoană anume desemnată.S-a verificat corelaţia dintre elementele înscrise în statele desalarii cu cele din declaraţiile fiscale şi certificarea depuneriideclaraţiilor fiscale.

74

Concluzie:Nu există proceduri clare privind întocmirea declaraţiilor fiscaleprivind plata obligaţiilor către bugetul de stat.Ştatele de salarii conţin elementele necesare întocmiriideclaraţiilor fiscale iar la întocmirea acestora se preiau dateledin ştatele de salarii.Declaraţiile fiscale sunt întocmite de către o persoană anumedesemnată.Există corelaţie între elementele înscrise în ştatele de salarii şicele din declaraţiile fiscale.Este certificată depunerea declaraţiilor fiscale.

Auditori: Semnatura 20.10.2008 Semnatura 20.10.2008 Şeful structurii de audit: Semnatura 20.10.2008

PROCEDURA P-08





băneşti

Obiectul (activitatea) auditabilă:1.2.10. Întocmirea fişelor fiscale

Stabilirea eşantionului:Eşantionul supus verificării a fost format din totalitateafişelor fiscale întocmite în perioada auditată.

Descrierea testului:S-a verificat dacă există proceduri clare privind întocmireafişelor fiscale, dacă acestea sunt autorizate şi dacă asigurăsepararea sarcinilor şi responsabilităţilor.S-a verificat dacă întocmirea fişelor fiscale se face în baza unorproceduri şi dacă aceste proceduri sunt complete şi asigurăatingerea obiectivelor.

75

S-a verificat dacă la întocmirea fişelor fiscale datele necesaresunt preluate din ştatele de salarii.S-a verificat dacă sunt emise fişe fiscale pentru toate persoanelecare se regăsesc în ştatul de plată a salariilor.S-a verificat dacă întocmirea fişelor fiscale se face de cătrepersoana anume desemnată.S-a verificat dacă există concordanţă între datele înscrise înfişele fiscale şi cele din ştatul de plată.

Concluzie:Nu există proceduri clare privind întocmirea fişelor fiscale.La întocmirea fişelor fiscale datele necesare sunt preluate dinştatele de salarii.Sunt emise fişe fiscale pentru toate persoanele care se regăsesc înştatul de plată a salariilor, inclusiv pentru persoanele cărora le-au încetat raporturile de muncă.Întocmirea fişelor fiscale se face de către o persoană anumedesemnată. Există concordanţă între datele înscrise în fişelefiscale şi cele din ştatul de plată.



MINISTERUL NesecretDIRECŢIA AUDIT INTERN Exemplar unicSECTORUL AUDIT INTERN IASI

3.2.1.4.PISTA DE AUDIT

OBIECTEAUDITABILE

CINE AREATRIBUŢII

CINERĂSPUNDE

DOCUMENTULJUSTIFICATIV/FINALSISTEMUL DE

SALARIZARE

Operarea în bazade date aprogramuluide salarii aelementelorînscriseîn dispoziţia depersonal

Persoanadesemnatădin cadrulServiciuluifinanciar-contabilitate

Contabilulşef

Statul desalariiDispoziţia depersonal

76

Operarea în bazade date aprogramului

de salarii aelementelorînscrise înSituaţiaprezenţei


Contabilulşef

Statul desalariiSituaţiaprezenţeila program

Operarea în bazade date aprogramuluide salarii adocumentelorprivindacordarea


Contabilulşef

Statul desalariiCertificate deconcediumedical

Operarea în bazade date aprogramului

de salarii adocumentelorprivind

acordarea


Contabilulşef

Statul desalariiDocumentejustificativeprivindacordareadeducerilorListarea

statelor desalarii

Persoanadesemnatădin cadrulServiciuluifinanciar-contabilit

Contabilulşef

Statul desalarii

Listareacentralizatoarelor desalarii


Contabilulşef

Centralizatorul statelorde salarii

Listareafluturaşilor desalarii


Contabilulşef

Statul desalariiFluturaşi desalarii

Întocmireaordinelor deplată privindobligaţiile cătrebugetul de stat,bugetulasigurărilorsociale de stat,fondurilespeciale şicontul de salariiplătite princard,precum şi areţinerilor


Contabilulşef

Statul desalarii Ordinede platăprivind plata,virareaobligaţiilorla bugetul destat,bugetulasigurărilorsociale destat,fondurilespecialeşi contul de

77

Întocmireadeclaraţiilorfiscaleprivindconstituirea şiplataobligaţiilorfiscale către


Contabilulşef

DeclaraţiifiscaleOrdine deplatăState de plată

Întocmireafişelorfiscale


Contabilulşef

Fişe fiscale

Semnătura Data:10.10.2008


3.2.1.5.FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIADenumirea sistemului auditat: SALARIZAREA PERSONALULUIData realizării: 31 octombrie 2008

78

PROBLEMA: Lipsa procedurilor interne formalizate, privinddesfăşurarea procesului de salarizare, datorită înţelegerii limitate arolului şi importanţei acestora poate conduce la plata nejustificatăa unor drepturi băneşti.

CONSTATĂRI: Nu au fost elaborate şi implicit nu au fostutilizate proceduri interne formalizate privind desfăşurareaprocesului de salarizare potrivit prevederilor Standardului nr. 17din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului ControluluiIntern, cuprinzând standardele de management/control intern laentităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de controlmanagerial.

CAUZE: S-a considerat că nu este necesară întocmireaprocedurilor, deoarece legislaţia în vigoare precum şi normele deaplicare a acesteia sunt suficiente pentru desfăşurareacorespunzătoare a procesului de salarizare.

CONSECINŢE:Dificultăţi în evaluarea corespunzătoare a realizăriiatribuţiilor celor implicaţi. Salariile să nu fie plătite corectşi la timp.RECOMANDĂRI: Realizarea unor proceduri scrise prin care să se

descrie etapele de urmat în realizarea sarcinilor, funcţiileimplicate, termenele şi responsabilităţile pe care le presupunesalarizarea personalului.

Intocmit: Supervizat: Pentruconformitate din partea I.P.J. Botosani


FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2

79

Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIADenumirea sistemului auditat: SALARIZAREA PERSONALULUI

Data realizării: 31 octombrie 2008

PR0BLEMA:Lipsa de concordanţă între datele cuprinse în „Foaia colectivă

de prezenţă” şi cele cuprinse în dispoziţia zilnică pe unitate,urmare a organizării şi exercitării inadecvate a controluluiierarhic asupra prezenţei la program a prsonalului cu riscuri majorede natură financiară ce se pot materializa în plata nejustificată adrepturilor salariale.

C0NSTATĂRI:Inexistenţa concordanţei între datele privitoare la prezenţa la

program a personalului de la nivel central din cadrul XXXXXXXXXXX,cuprinse în „Foaia colectivă de prezenţă” şi cele înscrise îndispoziţiile zilnice pe unitate.

Exemplificare:– X.Y. în „Foaia colectivă de prezenţă” figurează în misiune

în străinătate în perioada 19-23.09.2007, iar în dispoziţia zilnicăfigurează în perioada 17-22.09.2007.

CAUZE:

1. „Foaia colectivă de prezenţă” întocmită de Serviciulresurse umane nu a avut la bază datele referitoare la prezenţa laprogram trasmise de şefii ierahici ai personalului în cauză,potrivit prevederilor art. 14 din O.M.A.I. nr. 316/2002 privindprogramul de lucru, formele de organizare a acestuia şi acordarearepausului săptămânal, modificat şi completat de O.M.A.I. nr.159/2004 şi O.M.A.I. nr 1155/2006 ;

2. În cadrul compartimentelor de la nivel central din cadrulXXXXXXXXXX nu a fost exercitat controlul ierarhic asupra prezenţeila program a personalului, aşa cum este definit la art. 1 şi art. 14din Instrucţiunile nr. 447/2003 privind organizarea şi exercitatreacontrolului ierarhic în XX;

3. Absenţa unei proceduri scrise referitoare la întocmireadispoziţiei zilnice pe unitate şi a documentelor ce presupunjustificarea prezenţei la program a personalului şi a circuituluiacestora.

CONSECINŢE:– Favorizarea condiţiilor de plată nejustificată a drepturilorsalariale; – Managementul de vârf este lipsit de asigurarea căpersonalul subordonat este plătit proporţional cu timpul lucrat.

80

RECOMANDĂRI:1.„Foaia colectivă de prezenţă” se va întocmi de Serviciul

resurse umane pe baza datelor referitoare la prezenţa la programtransmise de şefii ierarhici ai personalului în cauză;Exercitarea controlului ierarhic în ceea ce priveşte întocmireasituaţiei prezenţei la program va fi consemnată în Registrul deevidenţă a controalelor ierarhice;

Intocmit: Supervizat: Pentruconformitate din partea I.P.J. Botosani

81

PROCEDURA P-09

3.2.2. CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR


Nr.354280 BUCURESTI 01.11.2008

FORMULAR DE CONSTATARE Şl RAPORTARE AIREGULARITĂŢILOR

C ă t r e: Directorul Direcţiei Audit Intern

In urma misiunii de audit public intern efectuată laINSTITUTIA s-au constatat următoarele:

Sistemul auditat:1. Salarizarea personalului

Auditori:

MEDIE C.1 Nu au fost elaborate şi implicit nu au fostutilizate proceduri interne formalizate privind desfăşurareaprocesului de salarizare potrivit prevederilor Standarduluinr. 17 din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea CoduluiControlului Intern, cuprinzând standardele demanagement/control intern la entităţile publice şi pentrudezvoltarea sistemelor de control managerial

MEDIE C.2 Inexistenţa concordanţei între datele referitoarela prezenţa la program a personalului de la nivel central din

82

cadrul INSTITUTIA cuprinse în „Foaia colectivă de prezenţă” şicele înscrise în dispoziţiile zilnice pe unitate.

CAUZE:

1. S-a considerat că nu este necesară întocmireaprocedurilor, deoarece legislaţia în vigoare precum şinormele de aplicare a acesteia sunt suficiente pentrudesfăşurarea corespunzătoare a procesului desalarizare.

2. Foaia colectivă de prezenţă” întocmită de Serviciulresurse umane nu a avut la bază datele referitoare laprezenţa la program trasmise de şefii ierahici aipersonalului în cauză potrivit prevederilor art. 14 dinO.. nr. 316/2002 privind programul de lucru, formele deorganizare a acestuia şi acordarea repausuluisăptămânal, modificat şi completat de O. nr. 159/2004şi O.. nr 1155/2007;

3. În cadrul compartimentelor de la niveljudetean din cadrul INSTITUTIA nu a fost exercitatcontrolul ierarhic asupra prezenţei la program apersonalului, aşa cum este definit la art. 1 şi art. 14din Instrucţiunile nr. 447/2003 privind organizarea şiexercitarea controlului ierarhic în

4. Absenţa unei proceduri scrise referitoare laîntocmirea dispoziţiei zilnice pe unitate şi adocumentelor ce presupun justificarea prezenţei laprogram a personalului şi a circuitului acestora.

CONSECINŢE:1. Dificultăţi în evaluarea corespunzătoare a realizării

atribuţiilor celor implicaţi.2. Salariile să nu fie plătite corect şi la timp.3. Favorizarea condiţiilor de plată nejustificată adrepturilor salariale;4. Managementul de vârf este lipsit de asigurarea ca personalul

subordonat este plătit proporţional cu timpul lucrat.

RECOMANDĂRI:1.Realizarea unor proceduri scrise prin care să se descrie

etapele de urmat în realizarea sarcinilor, funcţiile implicate,termenele şi responsabilităţile pe care le presupune salarizareapersonalului.

2.„Foaia colectivă de prezenţă” se va întocmi de Serviciulresurse umane pe baza datelor referitoare la prezenţa la programtransmise de şefii ierarhici ai personalului în cauză;

3. Exercitarea controlului ierarhic în ceea ce priveşteîntocmireasituaţiei prezenţei la program va fi consemnată în Registrul deevidenţă acontroalelor ierarhice;

E. Anexe:83

– Dispoziţia zilnică a şefului unităţii nr. 186 din22.09.2007 – Foaia colectivă de prezenţă pe lunaseptembrie 2007.

Auditori:

Şeful structurii de audit:

PROCEDURA P-10

3.2.3. REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU


NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA Denumirea sistemului auditat: SALARIZAREA PERSONALULUI

84

Perioada supusa auditului: 01.01.2007-30.09.2008

Nr.crt.

CONSTATAREA DOCUMENTELEJUSTIFICATIVE SI/SAUDOCUMENTUL FINAL

EXISTĂ ÎNDOSARULDOCUMENTELORDE LUCRU

Gradulprofesional,numele siprenumeleauditoruluiintern

DA NU0. 1. 2. 3. 4. 5.1. Inexistenţa concordanţei

între datele referitoare laprezenţa la program apersonalului de la niveljudet din cadrulServiciului XXXXX cuprinseîn „Foaia colectivăde prezenţă şi cele înscrise

Dispoziţiazilnică aşefuluiunităţii nr. 186 din 22.09.Foaiacolectivă de

X

XExemplificare:– X.Y. în „Foaiacolectivă deprezenţă” figurează înmisiune în străinatate înperioada 19-23.09.2007,iar în dispoziţia zilnicăfigurează în perioada 17-

Intocmit: 31.10.2008 Semnatura

31.10.2008 Semnatura

PROCEDURA P-11

3.2.4. SEDINTA DE INCHIDERE


MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

MENŢIUNI GENERALE Unitatea auditată:I INSTITUTIASisteme auditabile: Perioada auditată:

85

Lista participanţilor:

Auditori : Din parteaI.P.J.Botosani :

CONCLUZII

În cadrul şedinţei de închidere s-au prezentat opiniileauditorilor interni în legătură cu sistemul de salarizare.Totodată, în şedinţa de închidere au fost prezentatereprezentanţilor XXXX constatările şi recomandările finale careurmează a fi înscrise în proiectul raportului de audit publicintern.

Conducerea ITTTT a fost de acord cu constatările înscrise înF.I.A.P. urmând să stabilească ulterior un calendar de implementarepentru recomandările formulate.

Menţionăm că, prin semnarea prezentei minute unitatea auditatărecunoaşte că i-au fost restituite toate actele şi înscrisurile pusela dispoziţia auditorilor interni.

DIN PARTEA UNITĂŢII AUDITATE:Manager ;Semnătura şi ştampila unităţii ………………... Data: 03.11.2008 contabil-şefSemnătura: ............Data: 03.11.2008 şef comp. management-R.U.Semnătura:…………………… Data: 03.11.2008ÎNTOCMIT:

Data: 03.11.2008Semnătura ...........VERIFICAT:

Data: 03.11. 2008Semnătura şi ştampila personală

3.3. RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN


86

PROCEDURA P-12

3.3.1. PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDITMisiune de audit intern- INSTITUTIA

Exemplar nr.1 Nr.S/121140Bucureşti: 07.11.2008Exemplare: 2

Data şi locul întocmirii 07 noiembrie 2008, BucurestiSupervizorul misiuniiAuditori:

Număr/data ordin de S/120 din 02 octombrie 2008Perioada desfăşurării 02.10 - 17.11.2008Entitatea auditată INSTITUTIAPerioada supusă auditării 01.01.2007 - 30.09.2008

S U M A R:

> INTRODUCERE> OPINIA AUDITULUI> CONSTATĂRI> CONCLUZII> ÎNCHEIERE

A N E X E:

> ANEXA 1 - BAZA LEGALĂ A MISIUNII DE AUDIT> ANEXA 2 - INFORMAŢII DESPRE ENTITATEA AUDITATĂ> ANEXA 3 - TIPURI DE DOCUMENTE VERIFICATE ÎN TIMPUL MISIUNII> ANEXA 4 - TIPURI DE DOCUMENTE ÎNTOCMITE ÎN TIMPUL MISIUNII> ANEXA 5 - TEHNICI ŞI INTRUMENTE DE AUDIT UTILIZATE> ANEXA 6 - OBIECTIVELE DE AUDIT> ANEXA 7 - DETALIEREA IERARHIZATĂ A CONSTATĂRILOR,

RECOMANDĂRILOR ŞI CALENDARUL DE IMPLEMENTARE> ANEXA 8 - LEGENDA IERARHIZĂRII CONSTATĂRILOR,

RECOMANDĂRILOR ŞI A OPINIILOR DE AUDIT

INTRODUCERE87

1. Scopul misiunii de audit este de a da o asigurare conduceriiMinisterului Administraţiei şi Intemelor precum şi conducerii IINSTITUTIA, printr-o abordare sistematică şi metodică careevaluează, prinprisma managementului riscurilor şi a controlului intern, sistemuldesalarizare sub aspectul organizării compartimentului de salarizareşi alplăţii drepturilor salariale în cuantumul corect şi la timp.

2.Termenii de referinţă ai misiunii sunt prezentaţi alăturat înanexele laprezentul raport, astfel:

♦ Baza legală a misiunii este prezentată în anexa nr. 1;♦ Informaţii legate de organizarea şi modul de desfăşurare a

activităţii entităţii auditate sunt prezentate în anexa nr. 2;♦ Tipurile de documente verificate în timpul misiunii de audit

sunt prezentate în anexa nr. 3;♦ Tipurile de documente întocmite în timpul şi pentru

desfăşurarea misiunii de audit, sunt prezentate în anexa nr. 4;♦ Modul de abordare şi de executare a misiunii de audit,

incluzând tehnicile şi instrumentele de audit utilizate suntprezentate în anexa nr. 5;

♦ Obiectivele de audit privite ca riscuri asociate atingeriiobiectivelor entităţii, sunt prezentate în anexa nr. 6;

♦ Detalierea ierarhizată a tuturor constatărilor, riscurilorşi recomandărilor însoţite de termenul şi personalul răspunzător deimplementare, sunt prezentate în anexa nr. 7;

♦ Legenda şi explicaţle ierarhizării opiniilor, constatărilorşi recomandărilor uzitate în cuprinsul prezentului raport, suntprezentate în anexa nr. 8.

OPINIA AUDITULUI

Asigurare In legătură cu obiectivele misiunii de auditîntreprinse, opinăm că sistemele de management şi controlbazate pe gestiunea riscu|ui din cadru| sistemuluiauditat operează eficace, în conformitate cuprevederile legale, cu unele neajunsuri minore.

CONSTATĂRI

Opinia exprimată de auditori, în urma verificării documentelor şi materialelor pusela dispoziţie de INSTITUTIA, care îşi asumă întreaga responsabilitate cu privire laexistenţa, conţinutul, realitatea, legalitatea şi forma de prezentare a acestora, este bazată înprincipal pe următoarele aspecte pozitive:

• Atribuţiile din Fişele posturilor sunt în acord cu celeînscrise în R.O.F;• Dispoziţiile de personal sunt vizate pentru c.f.p.p.;• Rezultatele controalelor ierarhice sunt consemnate în

Registrul pentru evidenţa controalelor ierarhice şi sunt aduse la88

cunoştinţa şefului unităţii în vederea dispunerii măsurilornecesare;

• In fişa postului aferentă persoanei desemnate să întocmeascăstatele de salarii au fost consemnate atribuţiuni în acest sens;

• Datele înscrise în dispoziţiile de personal, referitoare lasalariile de funcţie şi încadrare, salariile de grad profesional,salariile de merit, indemnizaţia de conducere, gradaţii, sporuri şicondiţii de muncă, sunt procesate corect;

• Certificated medicale sunt emise de către medicii de familieşi aprobate de către conducătorul entităţii;

• Indemnizaţia de incapacitate de muncă a fost calculată înconcordanţă cu datele înscrise în certificatele de concediu medical;

• Declaraţia pentru completarea fişei fiscale este însoţită deanexe care să justifice deducerile personale;

• Deducerile acordate sunt în concordanţă cu documenteleanexate la declaraţiile întocmite de cei îndreptăţiţi să beneficiezede aceste deduceri;

• Numărul de persoane prevăzut în statul de organizare seregăseşte în statul de plată;

• Statul de plată a salariilor este aprobat de către şefulunităţii şi este vizat pentru c.f.p.p;

• Au fost consemnate atribuţii privind controlul intern(autocontrolul) în fişa postului aferentă persoanei desemnate săîntocmească statele de salarii;

• Există concordanţă între sumele înscrise în centralizatorulstatelor de plată şi totalul sumelor înscrise în statele de plată.

• A fost elaborată lista de verificare (check-list) privindplata salariilor;• Centralizatorul ştatelor de plată a salariilor este aprobat

de către conducătorul agenţiei;• Elementele înscrise în fluturaşul de salarii corespund cu

cele din ştatul de plată;• Fluturaşul de salarii este semnat de către fiecare salariat;• Reţinerile de salarii au fost virate la destinaţie;• Obligaţiile către bugetul de stat, bugetul asigurărilor

sociale de stat, bugetul asigurărilor sociale de sănătate şi fondurispeciale au fost virate integral şi la termen;

• Viramentele în contul de carduri sunt în concordanţă curestul de plată din centralizatorul de salarii;

• Virarea salariilor în contul de card individual este conformăcu lista cuprinzând numele, numărul contului şi suma de plată;

• Declaraţiile fiscale au fost depuse la instituţiileabilitate;• Au fost întocmite fişe fiscale pentru toţi angajaţi şi

aceastea au fost semnate de către conducătorul entităţii auditate;• Există concordanţă între datele înscrise în fişele fiscale şi

cele din ştatul de plată.Totodată, caracterul opiniei oferite de către auditori a fost determinat şi de

următoarele constatări cu caracter negativ, ierarhizate în funcţie de nivelul deprioritate:

89

1. SISTEMUL DE SALARIZARE

MEDIE C.1 Nu au fost elaborate şi implicit nu aufost utilizate proceduri

Interne formalizate privind desfăşurareaprocesului de salarizare, potrivitprevederilor Standardului nr. 17 din O.M.F.P. nr.946/2005 pentru aprobarea Codului ControluluiIntern, cuprinzând standardele de management/controlintern la entităţile publice şi pentru dezvoltareasistemelor de control managerial.

MEDIE C.2 Inexistenţa concordanţei între datelereferitoare la prezenţa la program a personalului dela nivel central din cadrul INSTITUTIA cuprinse în„Foaia colectivă de prezenţă” şi cele înscrise îndispoziţiile zilnice pe unitate.

CAUZE:1. S-a considerat că nu este necesară întocmirea procedurilor,

deoarece legislaţia în vigoare precum şi normele de aplicare aacesteia suntsuficiente pentru desfăşurarea corespunzătoare a procesului desalarizare.

2. „Foaia colectivă de prezenţă” întocmită de Serviciulresurse umane nu a avut la bază datele referitoare la prezenţa laprogram trasmise de şefii ierahici ai personalului în cauză potrivitprevederilor art. 14 din O.I. nr. 316/2002 privind programul delucru, formele de organizare a acestuia şi acordarea repausuluisăptămânal, modificat şi completat de O. nr. 159/2004 şi O.. nr1155/2006;

3. În cadrul compartimentelor de la nivel judetean dinINSTITUTIA nu a fost exercitat controlul ierarhic asupra prezenţeila program a personalului, aşa cum este definit la art. 1 şi art. 14din Instrucţiunile nr. 447/2003 privind organizarea şi exercitatreacontrolului ierarhic în M.A.I.;

4. Absenţa unei proceduri scrise referitoare la întocmireadispoziţiei zilnice pe unitate şi a documentelor ce presupunjustificarea prezenţei la program a personalului şi a circuituluiacestora.

CONSECINŢE:1. Dificultăţi în evaluarea corespunzătoare a realizării

atribuţiilor celor implicaţi.2. Salariile să nu fie plătite corect şi la timp.3. Favorizarea condiţiilor de plată nejustificată adrepturilor salariale;

90

4. Managementul de vârf este lipsit de asigurarea că personalulsubordonat este plătit proporţional cu timpul lucrat.

RECOMANDĂRI:

1. Realizarea unor proceduri scrise prin care să se descrieetapele de urmat în realizarea sarcinilor, funcţiile implicate,termenele şi responsabilităţile pe care le presupune salarizareapersonalului.

2.„Foaia colectivă de prezenţă” se va întocmi de Serviciulresurse umane pe baza datelor referitoare la prezenţa la programtransmise de şefii ierarhici ai personalului în cauză.

3.Exercitarea controlului ierarhic în ceea ce priveşteîntocmirea situaţiei prezenţei la program va fi consemnată înRegistrul de evidenţă a controalelor ierarhice;

CONCLUZII

În urma tuturor celor prezentate în cuprinsul prezentuluiraport, echipa de auditori este în măsură să formuleze următoareleconcluzii asupra sistemului auditat în raport cu obiectivelemisiunii.

1. Asigurarea substanţială pentru sistemul de salarizare careprin activitatea desfăşurată a asigurat atingerea în mod adecvat aobiectivului privind plata corectă şi la timp a personaluluiInspectoratului de Politie Botosani.

Totodată apreciem că prin implementarea recomandărilor formulate, gradul defuncţionalitate al sistemelor de management şi control care gestionează activitatea desalarizare va fi îmbunătăţit şi capabil într-o măsură sporită să asigure realizareaobiectivelor entităţii auditate.

ÎNCHEIERE1. În conformitate cu prevederile procedurii P-14 din Normele

metodologice privind exercitarea auditului public intern în , aprobate prinOrdinul ministrului 55/2003, entitatea auditatăare obligaţia să întocmească şi să transmită în scris la Sectorul Audit Intern Iasi calendarul de implementare al recomandărilor formulatede auditorii interni în anexa nr. 7 la prezentul raport.

2. Cu ocazia prezentei misiuni de audit public intern au fost constituite:• dosarul permanent, care cuprinde secţiunile A, B, C, D, E şi F în care sunt incluse

documentele aferente procedurilor aplicate, conform opisului;• dosarul documentelor de lucru , cuprinzând secţiunea E şi F în care sunt incluse

documentele probante pe care se bazează constatările auditorilor interni,corespunzător obiectivelor de audit la care se referă.

3. Prezentul raport de audit public intern, din care fac parteintegrantă anexele nr.1-8, a fost întocmit în două (2) exemplare cuurmătoarea destinaţie:

91

– exemplarul nr. 1 se transmite la INSTITUTIA care areobligaţia de a-l înregistra;

– exemplarul nr.2 se păstrează la Sectorul Audit InternIasi în secţiunea A a dosarului permanent al misiunii.

Auditori: Şeful structurii de audit:

PROCEDURA P-17

92

3.4. URMARIREA RECOMANDARILOR

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Misiunea de audit: Salarizarea personalului in perioada02.10.2008 – 17.11.2008.Perioada auditată: 01.01.2007 – 30.09.2008

Nr.Crt.

Recomandarea

Implementat

Parţialimplementat

Neimplementat

DataplanificataDataimplementării

1. Se recomanda revizuireaactivitatii privind aplicareaprevederilor Ordonanţa Guvernuluinr. 38/2003 privind salarizareaşi alte drepturi aprobatã cumodificãri prin Legea nr. 353/2003cat si pentru toate activitatileinstitutiei si intarirea roluluicontrolului intern.

x

01.12.2008

2. In vederea aprofundariicunostintelor, legislatiei sipracticii in domeniu, se recomandarealizarea unor proceduri scriseprin care să se descrie etapele deurmat în realizarea sarcinilor,funcţiile implicate, termenele şiresponsabilităţile pe care lepresupune salarizarea personalului

x

Lamomentuloportun

93

http://10.1.100.11/oficiale/afis.php?f=103413&FULL=salarizarea&Locc=1&diez=P1

PROCEDURA P-18

3.5. SUPERVIZAREA

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CĂTRESTRUCTURA AUDITATĂ

Misiunea de audit: „Salarizarea personalului” in perioada02.10.2008 – 17.11.2008.Perioada auditată: 01.01.2007 – 30.09.2008

Nr.crt

Obiectiv auditat

NoteObservaţii1 2 3 4 5

1 Obiectivele de audit au fostcomunicate clar la începutulmisiunii

x

2 Au fost furnizate suficienteinformaţii privind misiunea deefectuat

x

3 Misiunea a contribuit laobţinerea de rezultate sau laîmbunătăţirea unora dejaexistente

x

4 Misiunea a beneficiat dedirecţii clare şi preciseprivind modul de desfăşurare

x

94

Nr.cr

Obiectiv auditat Note Observaţii1 2 3 4 5

5 Obiectivele de audit stabiliteau fost în concordanţă cuactivităţile desfăşurate

x

6 Constatările au fostprezentate într-o manieralogică, structurată, dinamicăşi interesantă

x

7 S-a răspuns în toate cazurilela întrebările legate demisiunea de audit, iarrăspunsurile au condus laobţinerea de concluziirelevante

x

8 Misiunea a fost desfăşuratăadecvat, intervenţia la faţalocului a privit doarobiectivele stabilite şicomunicate

x

9 A existat un feed-back pe totparcursul misiunii, iar acestaa fost util în găsirea desoluţii la probleme

x

10 In desfăşurarea misiunii deaudit au fost prezentateconstatările şi recomandărilecând au fost identificateprobleme

x

11 A existat o bună comunicareîntre auditori şi cei auditati x

12 Auditorul au avut uncomportament adecvat şiprofesional

x

95

CAP.IV ANEXE

Anexa nr. 1LA PROIECTUL DE RAPORTDE AUDIT PUBLIC INTERN

Misiune de audit intern – INSTITUTIA

BAZA LEGALĂ A MISIUNII DE AUDIT

Ordinul de serviciu nr. S/120 din 02.10.2006;Planul de audit public intern pe anul 2008 aprobat de conducereaministerului cu S/nr.188.141 din 28 noiembie 2007;Prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern,cu modificările şi completările ulterioare;

Normele generale privind exercitarea activităţii de auditpublic intern aprobate prin Ordinul ministrului finanţelorpublice nr.38/2003, cu modificările şi completările ulterioare;

Normele Metodologice privind exercitarea auditului publicintern în Ministerul aprobate prin Ordinul ministruluinr.555/2003;

Carta auditului public intern referitoare la obiectiveleauditului public intern, precum şi la drepturile şiobligaţiile auditorilor interni din cadrul Ministeruluiaprobate prin Ordinul ministrului nr.556/2003;Codul Controlului Intern cuprinzând standardele demanagement/control intern la entităţile publice şi pentrudezvoltarea sistemelor de control manageria aprobat prin OMFPnr. 946/2005 .

96

Anexa nr. 2 LA PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN


INFORMAŢII DESPRE ENTITATEA AUDITATĂ

INSTITUTIA stabileşte concepţia de ansamblu şiasigură siguranta si ordinea publica in beneficiul cetateanului,evaziunii fiscale prin serviciile sale de competenta, luptaimpotriva traficului de persoane, coordonarea unitară a lupteiîmpotriva traficului şi consumului ilicit de droguri, desfăşuratăde către autorităţile competente, de alte instituţii ale statuluişi de organizaţii neguvernamentale, centralizează şimonitorizează rezultatele cooperării dintre instituţiileabilitate române şi instituţiile şi organizaţiile străine cuatribuţii de prevenire şi combatere a traficului şi consumului dedroguri, traficului de persoane .

Sediul INSTITUTIA este, la data începeriimisiunii, în bulevardul Mihai Eminescu nr.

Structura organizatorică şi numărul maxim deposturi sunt prevăzute în ştatul de organizare al unităţii.

Obiectul de activitate: este definit prin H.G.nr. 1489 din 18.12.2002 cu modificările şi completărileulterioare (H.G. nr. 183/20.12.2003 şi H.G. nr. 1093/15.07.2004)

La data începerii misiunii conducerea entităţiiauditate era asigurată de către:

Manager;

Activităţile de resurse umane şi financiare suntrealizate de şeful Serviciului Resurse Umane

-

respectiv contabilul şef –

97



TIPURI DE DOCUMENTE VERIFICATE ÎN TIMPUL MISIUNII:

A) Actul de înfiinţare al INSTITUTIA B) Fişe de post (în vigoare la data misiunii). C) Organigrama. D) R.O.F – cadru instituţional corespunzător,bazat pe separarea activităţilor de programare,implementare, monitorizare/raportare şi evaluare. E) Ştat de organizare. F) Dispoziţii de personal. G) Dispoziţii zilnice ale şefului unităţii. H) Registrul proiectelor de operaţiuni prevăzute afi prezentate la viza de c.f.p.p.

I) Ştatele de plată. J) Situaţia prezenţei laprogram. K) Certificate medicale.

L) Fişe fiscale. M) Centralizatorul ştatelorde salarii. N) Fluturaşii de salarii. O) Ordine de plată. P) Declaraţii fiscale.


Misiune de audit intern – INSTITUTIA98

TIPURI DE DOCUMENTE ÎNTOCMITE ÎN TIMPULMISIUNII:

1. Teste de substanţă în susţinerea concluziilor înscrise închestionarul de control intern.

2. Situaţie centralizatoare a documentelor verificate, potrivitstrategiilor interne adoptate în cursul misiunii.

3. Chestionar pentru cunoaştera opiniilor şi fundamentareaaprecierilor.



TEHNICI ŞI INSTRUMENTE DE AUDIT

1. Pentru îndeplinirea obiectivelor misiunii de audit publicintern,auditorii interni au folosit ca tehnici de audit:

a) Verificarea care asigură validarea, confirmarea, acurateteaînregistrărilor în evidenţe, precum şi eficacitatea controalelorinterne.

Această tehnică a fost realizată prin:• examinare pentru detectarea erorilor în completareadocumentelor;• compara ţ ia pentru identificarea caracteristicilor

asemănătoare sau diferite ale informaţiei din două sau maimulte surse;

• recalcularea pentru verificarea calculelor matematice;• sondajul nestatistic pentru selecţionarea unui anumit număr

de părţi dintr-o mulţime.

b)Interviul care oferă posibilitatea lămuririi unor aspectelegate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor.

c)Observarea fizică pe baza căreia se poate forma o părere proprieprivind modul de întocmire şi circulaţie a documentelor.

2.Instrumentele de audit utilizate au fost: chestionarul deluare lacunoştinţă (CLC), chestionarul de control intern (CCI),chestionarul, tabloul deprezentare a circuitului auditului (pista de audit), fişa deidentificare şi analiză aproblemei (FIAP), teste de conformitate (TC), teste de substanţă

99

(TS) şiformularul de constatare şi raportare a iregularităţilor (FCRI).



OBIECTIVE DE AUDIT

În conformitate cu programul misiunii de auditpublic intern, obiectivul de audit, avut în vedere, a fostevaluarea prin prisma managementului riscurilor şi a controlului intern alsistemului de salarizare, sub aspectul plăţii drepturilor salariale în cuantumulcorect şi la timp.



DETALIEREA IERARHIZATĂ A TUTURORCONSTATĂRILOR, RECOMANDĂRILOR ŞI CALENDARUL DEIMPLEMENTARENr.crt

Constatări Niveluldeprioritate

Riscuri Recomandareaacceptată

Termenul şipersoana responsabilăpentru implementare

1. Inexistenţaconcordanţeiîntre datelereferitoare laprezenţa laprogram apersonalului dela I INSTITUTIAcuprinse în„Foaia colectivăde prezenţă” şicele înscrise îndispoziţiilezilnice peunitate.Exemplu:– X.Y. în „Foaia

MEDIE

– Riscurimajore denaturăfinanciară cese potmaterializa înplatanejustificatăa drepturilorsalariale;– Managementulde vârf estelipsit deasigurarea căpersonalulsubordonateste plătit

1.„Foaia colectivădeprezenţă” se vaîntocmi de cătreServiciul resurseumane pe bazadatelorreferitoare laprezenţa laprogram, transmisede şefii ierarhiciai personalului încauză;2. Unitatea valua măsuri deorganizare,exercitare şi

La momentuloportun

100

http://transnet.dft.gsi.gov.uk/doc2.asp?doc=139055&cat=68796

colectivă deprezenţă”figurează înmisiune înstrăinătate înperioada 19-23.09.2007, iarîn dispoziţiazilnică figureazăîn perioada 17-22.09.2007.

proporţionalcu timpullucrat.

consemnare acontroluluiierarhic, în ceeace priveşteîntocmireasituaţieiprezenţei laprogram; 3. Realizareaunei proceduriscrise la nivelulunităţii princare să sedescrie etapelede urmat,funcţiileimplicate,termenele şiresponsabilităţilepe care lepresupuneefectuareaprezenţei laprogram apersonalului.

Auditori: Şeful structurii de audit:



LEGENDĂPENTRU IERARHIZAREA OPINIILOR, CONSTATĂRILOR ŞI ARECOMANDĂRILOR

101

Prezentul raport este întocmit pe baza:

> principiului excepţiei, în sensul că au fost exprimate opinii şi făcutemenţiuni numai pentru sistemele care necesită corecţii alemecanismelor de management şi control. Lipsa acestora, înlegătură cu celălalt sistem, înseamnă că funcţie de ariaauditabilă aleasă şi timpul avut la dispoziţie, acestafuncţionează adecvat;

> principiului asigurării rezonabile, potrivit căruia auditorii interniacţionează suficient de prudent şi competent şi cu bună-credinţă,pentru a identifica anomaliile sau iregularităţile semnificative,dar nu pot oferi o asigurare absolută.

A. Definiţiile opiniilor de audit:

FĂRĂ ASIGURARE Sistemele de management şicontrol bazate pe gestiunea riscului, sunt slabdezvoltate sau inexistente, ori au fost identificatenivele mari de neconformitate cu prevederile legale

aplicabile.

ASIGURARE PARŢIALĂ Sistemele de management şi control bazatepe gestiunea riscului operează eficace, cu excepţia unor domenii încare au fost identificate unele puncte slabe semnificative.

ASIGURARE SUBSTANŢIALĂ Sistemele de management şi controlbazate pe gestiunea riscului operează eficace, cu uneleneajunsuri minore

ASIGURARE TOTALĂ Sistemele de management şi control bazatepe gestiunea riscului operează sistematic cu eficacitate.

B. Definiţia priorităţilor pentru constatările auditului şirecomandările formulate

PRIORITATE MARE

MARE Slăbiciuni critice ale sistemului de control care conduc laexistenţa unui nivel inacceptabil de risc, în sensul neatingeriipricipalelor obiective ale entităţii auditate.

PRIORITATE MEDIE

102

MEDIE Slăbiciuni ale sistemului de control, care favorizeazăriscuri nedorite de pierderi, neconfidenţialitate, cheltuielineeconomicoase, incapacitate de a realiza unele activităţi sau dea obţine rezultatele scontate ale acestora.

PRIORITATE MICĂ

MICA Slăbiciuni minore ale sistemului de control, care pot firemediate prin imbunătăţirea practicilor de lucru.

103

CAP.V BIBLIOGRAFIE1. Legea nr. 500/11 iulie 2002 privind finanţele publice.2. Ordonanţa Guvernului României nr. 119/31 august 1999 privind auditul intern şi

controlul financiar preventiv.3. Ordonanţa Guvernului României nr. 72/30 august 2001 pentru modificarea şi

completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul internşi controlul financiar preventiv.

4. Legea nr. 84/18 martie 2003 pentru modificarea şi completareaOrdonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlulfinanciar preventiv.

5. Ordonanţa de urgenţă a Guernului României nr. 75/1 iunie 1999privind activitatea de audit financiar.

7. Hotărârea Guvernului României nr. 362/5 mai 2000 privind organizareainspecţiilor pentru audit intern şi stabilirea atribuţiilor generale pentru efectuareaacestora.

8. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului României nr. 63/28 iunie 2003 privindorganizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor.

9. Hotărârea Guvernului României nr. 725/28 iunie 2003 privind structuraorganizatorică şi efectivele Ministerului Administraţiei şi Internelor.

10. Legea nr. 672/19 decembrie 2002 privind auditul public intern.11. Ordonanţa Guvernului României nr.37/29 ianuarie 2004 pentru modificarea şi

completarea reglementărilor privind auditul intern.13. Ordinul ministrului finanţelor nr. 332/25 februarie 2000 privind aprobarea

Normelor metodologice generale pentru organizarea şi funcţionarea audituluiintern în baza prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999privind auditul intern şi controlul financiar preventiv.

14. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/2002 de aprobare a NormelorGenerale privind exercitarea activităţii de audit public intern.

15. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 252/3 februarie 2004pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern.

19. Ordinul ministrului de interne nr. 447/2003 privind exercitarea controlului ierarhicîn unităţile Ministerului de Interne.

20. Instrucţiunile ministrului de interne nr. 1136/2000 privind organizarea şifuncţionarea auditului intern în Ministerul de Interne.

21. Ordinul ministrului administraţiei şi internelor nr. 555/7 octombrie 2003 pentruaprobarea Normelor metodologice privind exercitarea audituluipublic intern în Ministerul Administraţiei şi Internelor.

22. Ordinul ministrului administraţiei şi internelor nr. 556/7 octombrie 2003 pentruaprobarea Cartei auditului public intern referitoare la obiectivele auditului publicintern, precum şi la drepturile şi obligaţiile auditorilor interni din cadrul MinisteruluiAdministraţiei şi Internelor.

23. Curs « Auditul si controlul sistemelor informatice » -FlorinBoghean Universitatea Stefan cel Mare Suceava

24. Renard, Jacques. Teoria şi practica auditului intern, Editată de MinisterulFinanţelor Publice, Bucureşti, 2003.

104

25. Norme Profesionale ale Auditului intern. Programul UE – PHARE „Dezvoltareaprocedurilor de audit şi control intern”, Editat de Ministerul FinanţelorPublice, Bucureşti, 2002.

26. Greceanu-Cocoş, Virginia. Practica auditului la instituţiile publice şi legislaţia utilă,Societatea Adevărul SA, 2000.

27. Document de Poziţie Revizuit II al României, Capitolul 28 – Controlul Financiar,adoptat de Guvernul României în şedinţa din 9 mai 2002;

28. Boulescu, Mircea. Desfăşurarea şi controlul activităţii de audit intern la instituţiilepublice, Revista Controlul economic financiar, nr. 2/2001;

38.Munteanu, Adrian. Auditul intern şi obiectivele sale – aspecte internaţionale, RevistaFinanţe Publice şi Contabilitate, nr.2/2002

53.Ghiţă, Marcel. Audit intern, Editura Economică, 2005

105

Audit Public Intern in Institutie Publica

Documents

Transcript of Audit Public Intern in Institutie Publica