Yuliana Ria Uli Sitanggang

Widyaiswara Ahli Utama

Pusdiklat BPS

Masalahnya, saya bingung sepertinya ga ada masalah

Tujuan Pembelajaran

HASIL BELAJAR :

Setelah mengikuti pembelajaran peserta diharapkan mampu

memahami konsepsi aksi perubahan, tahapan aksi perubahan dan

hasil yang diharapkan dari setiap tahapan aksi perubahan

INDIKATOR HASIL BELAJAR: Setelah mengikuti pembelajaran, peserta dapat:

Menjelaskan konsepsi aksi perubahan

Menjelaskan mekanisme dan keterkaitan pihak dalam aksi

perubahan

Menjelaskan kegiatan dalam aksi perubahan

KOMPETENSI YANG DIBANGUN (1)

Kompetensi Kepemimpinan Melayani,

sebagai kompetensi manajerial untuk

menjamin terlaksananya akuntabilitas

Jabatan Pengawas yang merupakan

kemampuan dalam mengendalikan kegiatan

pelaksanaan pelayanan publik yang

dilakukan oleh Pejabat Pelaksana sesuai

dengan standar operasional prosedur

KOMPETENSI YANG DIBANGUN PADA PKP

6

membangun karakter dan sikap

perilaku kepemimpinan Pancasila

yang berintegritas, menjunjung tinggi

etika birokrasi, dan bertanggung

jawab dalam pengendalian pelayanan

publik di unit organisasinya sebagai

bentuk perilaku kepemimpinan

Pancasila dan bela Negara

KOMPETENSI YANG DIBANGUN (2)

mengaktualisasikan kepemimpinan

pelayanan dan pengendalian pekerjaan

sesuai dengan bidang tugasnya dengan

melakukan inovasi, kolaborasi, dan

mengoptimalkan seluruh potensi sumber

daya internal dan eksternal dalam rangka

implementasi peningkatan kinerja

pelayanan publik yang dilakukan oleh

pejabat pelaksana

KOMPETENSI YANG DIBANGUN (3)

Agenda I: Agenda

Kepemimpinan Pancasila

dan Bela Negara

• Etika dan Integritas Kepemimpinan Pancasila;

• Bela Negara Kepemimpinan Pancasila

Agenda II: Agenda

Kepemimpinan Pelayanan

• Diagnosa Organisasi; • Berpikir Kreatif dalam Pelayanan; • Membangun Tim Efektif; • Kepemimpinan dalam Pelaksanaan

Pekarjaan

Agenda III: Agenda

Pengendalian Pekerjaan

• Teknik Komunikasi Publik; • Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik; • Penyusunan RKA Pelayanan Publik; • Pelayanan Publik Digital; • Manajemen Mutu; • Manajemen Pengawasan; • Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan

Agenda IV: Agenda

Aktualisasi Kepemimpinan

• Studi Lapangan Pelayanan Publik; • Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan

Agenda V: Agenda Orientasi Program

• Strategi Kebijakan Pengembangan Kompetensi ASN;

• Overview Kebijakan Pelatihan; • Dinamika Kelompok; • Kebijakan dan Tindak Lanjut Hasil

Pelatihan

Struktur Kurikulum PKP

DESAIN DAN PRODUK PEMBELAJARAN

10

PKP

ON-CAMPUS

PEMBEKALAN -Pengelolaan Diri -Pengelolaan Orang Lain

PEMBEKALAN -Pengelolaan Pekerjaan -Aktualisasi Kepemimpinan

EVALUASI AKSI PERUBAHAN:

-Evaluasi Substansi -Evaluasi Studi Lapangan -Evaluasi Aksi Perubahan -Evaluasi Sikap Perilaku

OFF-CAMPUS

Aktualisasi

Kepemimpinan

Rancangan Aksi

Perubahan konfirm

Laporan Hasil

Pelaksanaan Aksi

Perubahan sebagai

bahan seminar

• Aksi perubahan

ALUR PROSES PEKERJAAN

AKSI PERUBAHAN

Tugas & Pekerjaan Pemimpin Perubahan

Aksi

Perubahan

Aksi Perubahan adalah kegiatan pembelajaran untuk mewujudkan dan menerapkan kompetensi

kepemimpinan yang telah dimiliki dengan bimbingan coach dan mentor dibantu teamwork, meliputi

kegiatan:

Diagnosa Komunikasi Merancang Melaksanakan Menyajikan

hasil

Gagasan

Kegiatan Aksi Perubahan

6. Uraian PROSES tahapan perubahan yang direncanakan

5. INOVASI/terobosan yang diperlukan untuk mengubah kondisi saat ini

4. Kondisi HARAPAN PERUBAHAN yang diinginkan dalam meningkatkan kinerja organisasi

3. Uraian KONDISI pelaksanaan tugas saat ini, tantangan, dan masalah

2. Jenis TUGAS (PERAN UTAMA) dalam peningkatan kinerja organisasi

1. Uraian TUPOKSI PKP, output, ukuran kinerja

Aksi Perubahan Inovasi

Gerakan/Tindakan pekerjaan dengan

sasaran khusus dan waktu

penyelesaian yang tegas (KBBI)

Hal/keadaan yang berubah atau menjadi berbeda/lain

(KBBI)

Aksi Perubahan adalah...

Kegiatan pembelajaran mayoritas non klasikal

untuk melakukan terobosan/inovasi di

lingkungan instansinya guna meningkatkan

kinerja organisasi

Wahana untuk menerapkan kompetensi yang telah didapat baik dari pembekalan PKP maupun diklat teknis

Melibatkan 3 (tiga) pihak, yaitu peserta, mentor, dan coach

Aksi Perubahan dalam Diklatpim

Hirarki kompetensi kepemimpinan

PERAN dan TUGAS PESERTA

Peserta :

• Mempersiapkan (dokumen, instrumen,

waktu) yang diperlukan seperti gagasan,

rancangan dan laporan pelaksanaan

tentang aksi perubahan sesuai tahapan

waktunya dengan baik sebelum bertemu

mentor dan coach

• Berprakasa melakukan diskusi secara

aktif dengan mentor dan coach serta

mengikuti arahan dan masukan mereka

• Menggalang kerja sama dan kesepakatan

dengan stakeholder terkait, baik

eksternal maupun internal

• Membuat laporan Aksi Perubahan

kepada coach dan penyelenggara.

Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas

peserta secara profesional serta berperan

sebagai inspirator

Memberikan dukungan penuh kepada peserta

dalam merancang dan melaksanakan aksi

perubahan

Membantu peserta dalam memetakan tahapan &

langkah aksi perubahan yang akan dilaksanakan

Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas dan

memfasilitasi peserta dalam menyelesaikan

masalah yang timbul selama pelaksanaan aksi

PERAN dan TUGAS MENTOR

PERSIAPAN MASA TAKING OWNERSHIP

• Telah ada kejelasan penunjukan/penugasan coach dan mentor.

• Peserta telah mendalami pembekalan Konsepsi Aksi Perubahan

• Peserta telah mempunyai konsep gagasan Aksi Perubahan hasil penerapan Diagnostik Organisasi yang telah diterimanya dan siap didiskusikan dengan mentor dan coach

• Peserta telah membuka wawasan siapa saja yang akan terlibat dan terkena dampak atas adanya aksi perubahan

Pendalaman Tugas Pokok dan Fungsi

organisasi sebagai seorang Pengawas

termasuk wewenang dan tanggung jawabnya.

Network scanning tentang peluang yang bisa

dimanfaatkan untuk melakukan perubahan

guna peningkatan efisiensi dan efektifitas

program.

Analisis kemampuan sumber daya yang ada

untuk melaksanakan proses perubahan.

Penyusunan RAP (1)

Lakukan penilaian atas kinerja pelaksanaan

kegiatan yang berjalan, dicari faktor/aspek

kegiatan yang perlu diperbaiki atau yang bisa

ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya.

Bayangkan kondisi pelaksanaan kegiatan yang

semestinya (diinginkan) yang lebih baik/

bermanfaat.

Pikirkan faktor & sarana kegiatan yang

merupakan inovasi /terobosan yang dipakai untuk

memperbaiki atau meningkatkan kinerja

Organisasi.

Penyusunan RAP(2)

Coba diskripsikan secara terukur bagaimana kondisi yang

diinginkan.(Pelayanan atau pelaksanaan kegiatan yang

seharusnya).

Indikasikan sarana atau faktor inovasi yang dapat membuat

suatu perubahan.

Pikirkan langkah-langkah tahapan yang diperlukan guna

mewujudkan perubahan atau kondisi yang diinginkan.

Indikasikan pihak-pihak yang menjadi Costumer, pihak yang

terdampak, pihak yang mungkin bisa terlibat dalam perubahan;

Pikirkan sumberdaya yang diperlukan untuk usaha

melaksanakan perubahan tersebut (man, money, material,

method, market)

Estimasikan berapa lama waktu yang diperlukan untuk

mewujudkan perubahan atau kondisi yang diinginkan tersebut.

Penyusunan RAP(3)

PENDALAMAN MATERI

KONSEP AKSI PERUBAHAN

KONDISI

AWAL

KONDISI

YANG

DIINGINKAN

TAHAPAN PERUBAHAN

TEROBOSAN

INOVASI

SISTEM BARU

PERBAIKAN SISTEM

PENGULANGAN

SISTEM

SCANNING

TANTANGAN

PELUANG

EXISTING

SUMBERDAYA

KEBUTUHAN

SUMBERDAYA

WAKTU

STAKEHOLDER

COACH :

Melakukan diskusi dan memberikan

bimbingan dalam menyusun gagasan dan

rancangan aksi perubahan

Memonitor kegiatan peserta selama tahap

aktualisasi kepemimpinan

Melakukan intervensi bila peserta

mengalami permasalahan sebatas

kewenangan coach

Melakukan komunikasi dengan mentor

terkait kegiatan peserta selama tahap

aktualisasi kepemimpinan

PERAN dan TUGAS COACH

Untuk mengetahui kondisi awal dilakukan melalui

diagnosa permasalahan atau tantangan organisasi

yang tajam dan detail.

Pernyataan/menentukan kondisi awal haruslah

jelas, konkrit, bisa diukur karena merupakan titik

awal dari kondisi yang akan dirubah menjadi

kondisi yang diinginkan dimana harus terukur juga.

Persoalannya adalah kadang kala kita belum bisa

mengukur secara jelas (quantitatif) bagaimana

kondisi awal tersebut (problem statement) karena

biasanya memakai bahasa yang generik.

Kondisi Awal

TEROBOSAN INOVASI merupakan sarana atau alat untuk merubah dari kondisi awal ke kondisi pelayanan atau pelaksanaan program yang diinginkan.

TEROBOSAN INOVASI harus konkrit wujudnya seperti: software, modul analisis data, pedoman, media sosial, sistem, tata cara dan tata laksana (hal yang bisa dibendakan)

TEROBOSAN INOVASI harus jelas,konkrit dan terukur manfaatnya.

TEROBOSAN INOVASI dapat berupa sistem baru dalam arti menciptakan sesuatu sistem pelayanan atau kegiatan yang baru.

TEROBOSAN INOVASI dapat berupa perbaikan sistem lama dalam arti menyempurnakan sistem yang telah ada dengan alat tertentu

TEROBOSAN INOVASI dapat berupa penggantian sistem lama dengan sistem baru.

Terobosan Inovasi

Kondisi yang diinginkan harus jelas, konkrit dan

terukur yang mencerminkan dampak langsung

dari manfaat aksi perubahan yang dilaksanakan.

Pernyataan (statement) kondisi yang diinginkan

harus berhati-hati karena sering terjadi

pernyataan kondisi yang diinginkan melibatkan

variabel lain di luar proyek perubahan

Kondisi yang diinginkan merupakan hasil dari

langkah-langkah pada setiap tahapan

(milestone) proses perubahan.

Kondisi yang diinginkan

Menentukan Ruang Lingkup Aksi Perubahan,

pemikiran difokuskan pada pemilihan terobosan

inovasi yang akan dilakukan

Ruang lingkup aksi perubahan tidak berhenti pada

selesainya pembuatan sarana yang menjadi

inovasi tetapi sampai beroperasinya sarana

inovasi tersebut sehingga tercapai kondisi yang

diinginkan

Setelah dipilih perlu diperjelas dan diperdalam lagi

sampai setingkat apa atau sampai tahapan apa

yang ingin diselesaikan pada masa pembelajaran

Ruang lingkup sangat menentukan jangka waktu

aksi perubahan yang akan dilaksanakan.

Ruang Lingkup

Hasil diagnosa

isu organisasi yang UP TO DATE

dan PRIORITAS

UTAMA

Inovasi terpilih

masih dalam PROGRAM

YANG MASIH

BERJALAN supaya ada

anggarannya

Komprehensif dengan

pertimbangan kapasitas

dukungan SD dan waktu (FEASIBLE

dan APPLICABLE)

Tim kerja harus SOLID sehingga perlu dikondisikan:

• Punya KOMITMEN kuat

• KEJELASAN wewenang dan tanggung jawab

• Ada KOMUNIKASI yang baik

• Tersedia SARANA PRASARANA yang baik

• Memperoleh DUKUNGAN dari organisasi dan Stakeholder

• Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan baik

Beberapa Tips

Milestones ..

dst

Milestones 1

Milestones 2

Milestones 3

Milestones 4

Milestones 5

Milestones 6

Ilustrasi Penyusunan Milestone

HUBUNGAN ANTARA AKSI PERUBAHAN (AP)

DENGAN KOMPETENSI KEPEMIMPINAN

Mendiagnosa masalah dan tantangan: membutuhkan kemampuan adaptif yaitu kemampuan menganalisa gejolak lingkungan dan kemampuan mencari solusi untuk menyesuaikan

Membutuhkan kemampuan visioner yaitu kemampuan untuk berpikir ke depan dan berpikir sesuatu yang besar

Membuat inovasi terobosan dan Rancangan AP: membutuhkan kemampuan inovatif.

Melaksanakan aksi perubahan: Membutuhkan kemampuan Transformatif yaitu kemampuan mengawal dan mengelola proses perubahan (termasuk kemampuan mempengaruhi, kolaborasi dan koordinasi, membangun tim work).

Kesimpulan

Selamat

melaksanakan

tugas ...........