yea brouuu!!

DOKUMENTASI

APLIKASI AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA

http://ppic-access.blogspot.com

Di buat oleh

Suprianto

[email protected]

Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com

Confidential 2

1. Pendahuluan ..........................................................................................................4 2. Rancangan Menu Aplikasi ......................................................................................4 3. Rancangan Database Aplikasi ................................................................................4

3.1. Tabel Master ..................................................................................................4 3.1.1. Tabel Daftar_Akun .................................................................................5 3.1.2. Tabel Akun_Perubahan_Modal .............................................................5

3.2. Tabel Transaksi...............................................................................................5 3.2.1. Tabel Jurnal ............................................................................................5 3.2.2. Tabel Jurnal_Detail ................................................................................6 3.2.3. Tabel Mutasi_Akun ................................................................................6 3.2.4. Tabel Mutasi_Akun_Detail.....................................................................7 3.2.5. Tabel Neraca ..........................................................................................7

3.3. Tabel Pendukung Aplikasi ..............................................................................7 3.3.1. Tabel Periode_Aktif................................................................................7 3.3.2. Tabel tmp_Jurnal ...................................................................................8 3.3.3. Tabel tmp_Jurnal_Detail ........................................................................8 3.3.4. Tabel Bulan.............................................................................................8 3.3.5. Tabel Data ..............................................................................................9 3.3.6. Tabel Mt_User .......................................................................................9

3.4. Relasi Tabel ..................................................................................................10 3.4.1. Relasi Antara Tabel Master dan Tabel Transaksi .................................10 3.4.2. Relasi Antara Tabel Transaksi Header dan Tabel Transaksi detail.......10

4. Rancangan Form Aplikasi .....................................................................................11 4.1. Form Login User ...........................................................................................11 4.2. Form Daftar Akun.........................................................................................11 4.3. Form Akun Perubahan Modal......................................................................12 4.4. Form Entry Jurnal .........................................................................................12 4.5. Form Daftar Jurnal .......................................................................................13 4.6. Form Buku Besar ..........................................................................................14 4.7. Form Rugi Laba ............................................................................................14 4.8. Form Rugi Laba Bulanan ..............................................................................15 4.9. Form Periode Aktif .......................................................................................16 4.10. Form Ganti Password...................................................................................17 4.11. Form Login ...................................................................................................17 4.12. Form Daftar User .........................................................................................18 4.13. Form Reset Aplikasi......................................................................................18 4.14. Form Cetak Buku Besar................................................................................19 4.15. Form Cetak Neraca Akhir .............................................................................19

5. Rancangan Report................................................................................................20 5.1. Jurnal Umum................................................................................................20 5.2. Transaksi Jurnal............................................................................................20 5.3. Buku Besar ...................................................................................................21 5.4. Perhitungan Rugi Laba .................................................................................22 5.5. Neraca Akhir.................................................................................................23

6. Cara mengoperasikan Aplikasi .............................................................................23 6.1. Menu Data Master.......................................................................................24


Confidential 3

6.1.1. Submenu Daftar Akun..........................................................................24 6.1.2. Submenu Akun Perubahan Modal .......................................................26

6.2. Menu Data Transaksi ...................................................................................26 6.2.1. Submenu Entry Jurnal ..........................................................................26 6.2.2. Submenu List Jurnal .............................................................................27 6.2.3. Submenu Buku Besar ...........................................................................29 6.2.4. Submenu Rugi Laba..............................................................................31 6.2.5. Submenu Rugi Laba Bulanan ...............................................................32 6.2.6. Submenu Periode Aktif ........................................................................33

6.3. Menu Tools ..................................................................................................33 6.3.1. Submenu Ganti Password ....................................................................34 6.3.2. Submenu Form Login ...........................................................................34 6.3.3. Daftar User...........................................................................................35 6.3.4. Reset Aplikasi .......................................................................................35 6.3.5. Submenu Compact and Repair Database ............................................36

6.4. Menu Report ................................................................................................36 6.4.1. Submenu Daftar Akun..........................................................................37 6.4.2. Submenu Buku Besar ...........................................................................38 6.4.3. Submenu Neraca Akhir ........................................................................38


Confidential 4

1. Pendahuluan

Aplikasi akuntansi dengan menggunakan Microsoft Access ini dibuat untuk

perusahaan jasa misalnya usaha jasa salon, usaha jasa angkutan dan usaha jasa

lainnya.

2. Rancangan Menu Aplikasi

Menu aplikasi akuntansi terdiri dari 4 buah menu utama, yaitu Data Master, Data

Transaksi, Tools dan Report. Masing masing menu utama terdiri dari sub menu

yang dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 1. Rancangan Menu Aplikasi Akuntansi

3. Rancangan Database Aplikasi

Database aplikasi akuntansi terdiri dari table master, table transaksi dan table

pendukung.

3.1. Tabel Master

Tabel master adalah tabel untuk menyimpan data master. Pada aplikasi

akuntansi ini tabel master terdiri dari dua buah tabel yaitu tabel

Daftar_Akun dan tabel Akun_Perubahan_Modal

Data Master Data Transaksi Tools Report

Daftar Akun

Akun Perubahan

Modal

Save

Preview

Entry Jurnal

List Jurnal

Mutasi Jurnal Perakun

Mutasi Jurnal Bulanan

Buku Besar

Rugi Laba

Rugi Laba Bulanan

Tutup Periode Aktif

Ganti Password

Form Login

Daftar User

Reset Aplikasi Neraca Akhir

Buku Besar

Neraca Saldo

Daftar Akun


Confidential 5

3.1.1. Tabel Daftar_Akun

Tabel Daftar_Akun adalah tabel yang menyimpan daftar akun (Chart of

Account) yang merupakan tabel master untuk keperluan entry data jurnal

umum.

No Nama Field Tipe Data

1 Kode_Akun ( ) Text (6)

2 Nama_Akun Text (50)

3 Saldo_Normal Text (1)

4 Kelompok Text (10)

3.1.2. Tabel Akun_Perubahan_Modal

Tabel Akun_Perubahan_Modal adalah tabel yang menyimpan data akun

perubahan modal. Proses perubahan modal terjadi pada akhir periode

transaksi yaitu pemindahan data rugi/laba ke akun modal.



3.2. Tabel Transaksi

3.2.1. Tabel Jurnal

Tabel Jurnal adalah tabel yang menampung data transaksi jurnal header.

Jurnal header berisi data No_Jurnal yang merupakan Primary Key, Tanggal

Transaksi, Bulan dan Tahun Transaksi dan summary atau total jumlah debet

dan total jumlah kredit.


1 No_Jurnal ( ) Text (10)

2 Tanggal Date/Time

3 Bulan Integer

4 Tahun Integer

5 Keterangan Text (150)

6 Total_Debet Decimal (22,2)

7 Total_Kredit Decimal (22,2)

8 Entry_User Text (5)

9 Waktu_Entry Date/Time

10 Verify_User Text (5)

11 Waktu_Verify Date/Time

12 Sudah_Verifikasi Integer

13 Kasir Text (50)

14 Bendahara Text (50)

15 Disetujui_Oleh Text (50)


Confidential 6


16 Terima_Bayar Text (50)

Selain itu tabel jurnal juga menyimpan data user yang mengentry data,

waktu entry data, user yang memverifikasi data (proses posting), waktu

proses verifikasi/posting, nama kasir, nama bendahara, nama yang

menyetujui dan nama penerima uang atau yang membayar.

3.2.2. Tabel Jurnal_Detail

Tabel Jurnal_Detail adalah tabel yang menampung data transaksi jurnal

detail. Jurnal detail menyimpan data-data kode akun dari transaksi jurnal,

jumlah debet dan jumlah kredit dari masing-masing akun.


1 No_ID ( ) Autonumber

2 No_Jurnal Text (10)

3 Kode_Akun Text (6)

4 No_Urut Integer


6 Jumlah_Debet Decimal (22,2)

7 Jumlah_Kredit Decimal (22,2)

3.2.3. Tabel Mutasi_Akun

Tabel Mutasi_Akun adalah tabel yang menyimpan data kode akun, bulan,

tahun, saldo awal debet, saldo awal kredit, mutasi debet, mutasi kredit,

saldo akhir debet dan saldo akhir kredit. Tabel Mutasi_Akun akan menjadi

sumber data untuk pembuatan laporan buku besar. Tabel Mutasi_Akun

akan terupdate jika jurnal umum di posting oleh user.


1 Kode_Akun ( ) Autonumber

2 Bulan ( ) Integer

3 Tahun ( ) Integer

4 Saldo_Awal_Debet Decimal (22,2)

5 Saldo_Awal_Kredit Decimal (22,2)

6 Mutasi_Debet Decimal (22,2)

7 Mutasi_Kredit Decimal (22,2)

8 Saldo_Akhir_Debet Decimal (22,2)

9 Saldo_Akhir_Kredit Decimal (22,2)

10 Saldo_Awal Decimal (22,2)

11 Perubahan Decimal (22,2)

12 Saldo_Akhir Decimal (22,2)


Confidential 7

3.2.4. Tabel Mutasi_Akun_Detail

Tabel Mutasi_Akun_Detail adalah tabel yang menyimpan data detail

transaksi perubahan saldo akhir dari tiap-tiap Akun. Tabel ini juga menjadi

sumber data untuk laporan buku besar dari tiap-tiap akun.


1 No_Index ( ) Autonumber


3 Tanggal Date/Time

4 Bulan Integer

5 Tahun Integer


7 Debet Decimal (22,2)

8 Kredit Decimal (22,2)

9 Saldo_Debet Decimal (22,2)

10 Saldo_Kredit Decimal (22,2)

11 Saldo Decimal (22,2)


3.2.5. Tabel Neraca

Tabel Neraca adalah tabel yang menyimpan data saldo akhir tiap akun pada

akhir periode akuntansi (akhir bulan). Tabel Neraca akan terisi jika user

melakukan proses tutup periode akuntansi. Proses tutup periode akuntansi

dilakukan pada setiap akhir bulan jika semua transaksi pada periode aktif

tersebut selesai dientry dan diposting (diverifikasi).



2 Bulan ( ) Integer

3 Tahun ( ) Integer



3.3. Tabel Pendukung Aplikasi

3.3.1. Tabel Periode_Aktif

Tabel Periode_Aktif adalah tabel untuk menyimpan data bulan, tahun dan

modul transaksi untuk periode aktif.


1 Bulan ( ) Integer

2 Tahun ( ) Integer


Confidential 8


3 Modul ( ) Text (10)

3.3.2. Tabel tmp_Jurnal

Tabel tmp_Jurnal adalah tabel temporer yang digunakan untuk proses entry

data jurnal transaksi pada form entry jurnal umum untuk form jurnal

header.


1 No_Jurnal ( ) Text (10)

2 Tanggal Date/Time

3 Bulan Integer

4 Tahun Integer


6 Total_Debet Decimal (22,2)

7 Total_Kredit Decimal (22,2)

8 Entry_User Text (5)

9 Waktu_Entry Date/Time

10 Verify_User Text (5)

11 Waktu_Verify Date/Time

12 Sudah_Verifikasi Integer

13 Kasir Text (50)



16 Terima_Bayar Text (50)

3.3.3. Tabel tmp_Jurnal_Detail

Tabel tmp_Jurnal_Detail adalah tabel temporer yang digunakan untuk

proses entry data jurnal transaksi pada form entry jurnal umum untuk form

jurnal detail.


1 No_ID ( ) Autonumber



4 No_Urut Integer




3.3.4. Tabel Bulan

Tabel Bulan adalah tabel yang menyimpan data nama dan nomor urut

bulan dalam satu tahun.


Confidential 9


1 Nomor Bulan ( ) Integer

2 Nama Bulan Text (50)

3.3.5. Tabel Data

Tabel Data adalah tabel yang menyimpan variabel-variabel yang akan

digunakan pada aplikasi akuntansi.


1 Nama Text (50)

2 Kasir Text (50)



Field Nama adalah untuk menyimpan data nama user terakhir yang

menggunakan aplikasi.

Field Kasir adalah nama kasir yang akan muncul pada form entry jurnal

umum.

Field Bendahara adalah nama bendahara yang akan muncul pada form

entry jurnal umum.

Field Disetujui_Oleh adalah nama personal yang akan muncul pada

form entry jurnal umum sebagai personal yang mempunyai wewenang

untuk menyetujui transaksi keuangan.

3.3.6. Tabel Mt_User

Tabel MT_User adalah tabel untuk menyimpan data user pengguna aplikasi.

Pada aplikasi ini user dibagi dalam dua level yaitu level 1 adalah user admin

yang mempunyai hak akses untuk semua menu aplikasi. Sedangkan untuk

user dengan level 2 hak akses dibatasi hanya dapat melakukan entry data

transaksi saja.


1 Nama_User ( ) Text(5)

2 Password_User Text (50)

3 Status_Aktif Integer

4 Nomor_Level Integer

5 Last_Login Date/Time

6 Login_Count Integer


Confidential 10

3.4. Relasi Tabel

Relasi Tabel aplikasi akuntansi adalah relasi antara tabel master dan tabel

transaksi dan relasi antara tabel transaksi header dan tabel transaksi detail.

3.4.1. Relasi Antara Tabel Master dan Tabel Transaksi

Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan Jurnal_Detal

Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan tmp_Jurnal_Detal

Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan Neraca

Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan Mutasi_Akun

3.4.2. Relasi Antara Tabel Transaksi Header dan Tabel Transaksi detail

Relasi antara Tabel Jurnal dan Jurnal_Detal

Relasi antara Tabel tmp_Jurnal dan tmp_Jurnal_Detal

Relasi antara Tabel Mutasi_Akun dan Mutasi_Akun_Detail

Gambar 2. Relasi Tabel Aplikasi Akuntansi


Confidential 11

4. Rancangan Form Aplikasi

Form aplikasi akuntansi terdiri dari

4.1. Form Login User

Form login user adalah form untuk autentikasi user untuk dapat

menggunakan aplikasi. Gambar form login adalah seperti pada gambar

berikut:

Gambar 3. Form Login Aplikasi Akuntansi

4.2. Form Daftar Akun

Form Daftar Akun berisi daftar kode dan nama akun yang digunakan pada

aplikasi akuntansi. Form Daftar Akun adalah seperti pada gambar berikut:

Gambar 4. Form Daftar Akun


Confidential 12

Form daftar akun terdiri dari kolom Kode Akun, Nama Akun, Saldo Normal

dan Kelompok Akun. Form Daftar Akun ini hanya bisa diedit oleh user

admin.

4.3. Form Akun Perubahan Modal

Form Akun Perubahan Modal adalah form untuk menentukan akun

perubahan modal. Akun perubahan modal biasanya adalah akun Modal.

Form Akun Perubahan Modal adalah seperti pada gambar berikut:

Gambar 5. Form Akun Perubahan Modal

4.4. Form Entry Jurnal

Form entry jurnal adalah form untuk melakukan entry data transaksi jurnal.

Form entry jurnal adalah seperti pada gambar berikut:

Gambar 6. Form Entry Jurnal.

Pada form header user harus mengisi data nomor jurnal, tanggal

transaksi dan keterangan.


Confidential 13

Pada form detail user harus mengisi nomor urut, nama akun atau

kode akun, keterangan dan jumlah debet tau kredit.

Data total debet pada form header akan terisi secara otomatis dari

penjumlahan kolom debet dan kredit dari form detail.

4.5. Form Daftar Jurnal

Form Daftar Jurnal adalah form untuk menampilkan daftar jurnal transaksi.

Form Daftar Jurnal adalah seperti pada gambar berikut:

Gambar 7. Form Daftar Jurnal

Form Daftar Jurnal menampilkan jurnal yang telah dientry oleh user dan

data ditampilkan dalam periode bulanan. Untuk menampilkan data jurnal,

user harus mengisi data bulan dan tahun transaksi jurnal kemudian

mengklik tombol Filter.

Pada form daftar jurnal terdapat tombol-tombol:

Filter

Tombol untuk menampilkan data jurnal transaksi berdasar periode

bulan dan tahun.

Close

Tombol untuk menutup form daftar jurnal transaksi.

Preview

Tombol untuk mencetak seluruh data jurnal transaksi.

Pada subform daftar jurnal terdapat tombol-tombol:

Edit

Tombol untuk mengedit data jurnal transaksi. Data yang sudah

diverifikasi tidak dapat diedit.

Preview

Tombol untuk mencetak data jurnal transaksi.

Delete


Confidential 14

Tombol untuk menghapus data jurnal transaksi. Data yang sudah

diverifikasi tidak dapat dihapus.

Verifikasi

Tombol untuk melakukan proses posting data jurnal transaksi ke dalam

buku besar.

4.6. Form Buku Besar

Form Buku besar adalah form untuk menampilkan data buku besar

perperiode bulanan. Data pada form buku besar akan ada jika transaksi

jurnal telah diverifikasi atau diposting oleh user.

Gambar 8. Form Buku Besar

4.7. Form Rugi Laba

Form Rugi Laba adalah form untuk menampilkan data rugi laba yang

diperoleh perusahaan dalam satu periode transaksi akuntansi. Berikut

adalah gambar form Rugi Laba:


Confidential 15

Gambar 9. Form Rugi Laba

Pada form rugi laba, data akun yang ditampilkan adalah kelompok akun

Pendapatan dan Biaya. Nilai Pendapatan akan muncul pada kolom Kredit

sedangkan nilai Biaya akan muncul di kolom Debit.

Jumlah total kolom kredit dikurangi jumlah total kolom debet adalah nilai

rugi atau laba yang diperoleh. Jika nilai selisih total kredit dikurangi debet

bernilai positif, maka nilai tersebut adalah laba atau keuntungan yang

diperoleh dan sebaliknya jika selisihnya negatif artinya perusahaan

mengalamai kerugian.

Pada form Rugi Laba user harus mengisi data bulan dan tahun periode

transaski akuntansi untuk menampilkan data rugi laba. Selain ditampilkan

pada form, data rugi laba juga dapat dicetak ke kertas dengan cara

mengklik tombol Preview.

4.8. Form Rugi Laba Bulanan

Form Rugi Laba Bulanan adalah form untuk menampilkan data rugi laba

bulanan yang diperoleh dalam satu tahun periode akuntansi. Berikut adalah

gambar form Rugi Laba Bulanan


Confidential 16

Gambar 10. Form Rugi Laba Bulanan

Pada gambar form rugi laba bulanan terdapat kolom-kolom Bulan, Tahun,

Biaya, Pendapatan dan Rugi/Laba.

4.9. Form Periode Aktif

Form Periode Aktif adalah form untuk menampilkan data periode aktif dan

untuk menutup periode akuntansi. Berikut adalah gambar form Periode

Aktif.

Gambar 11. Form Periode Aktif

Form Periode Aktif adalah form yang menunjukkan periode aktif saat itu.

Apa gunanya seting periode aktif? Periode aktif di sini berfungsi untuk

menentukan kapan user dapat melakukan proses posting suatu jurnal

akuntansi. Pada contoh gambar di atas periode aktif adalah Bulan 12 dan


Confidential 17

Tahun 2010, ini artinya transaksi jurnal yang dapat diposting adalah semua

transaksi antara tanggal 1 Desember 2010 sampai 31 Desember 2010.

Selain data tanggal tersebut transaksi tidak dapat diposting.

4.10. Form Ganti Password

Form Ganti Password adalah form untuk melakukan penggantian password

untuk user aktif. Berikut adalah gambar form Ganti Password.

Gambar 12. Form Ganti Password

Untuk mengganti password user harus mengisi password lama, password

baru dan ulangi password baru.

4.11. Form Login

Form Login adalah form untuk melakukan masuk ke aplikasi akuntansi. Jika

user gagal melakukan proses login user tidak akan dapat menggunakan

aplikasi akuntansi.

Gambar 13. Form Login


Confidential 18

4.12. Form Daftar User

Form Daftar User adalah form untuk mengelola daftar user pengguna

aplikasi.

Gambar 14. Form Daftar User

4.13. Form Reset Aplikasi

Form Reset Aplikasi aplikasi adalah from untuk menjalankan proses reset

pada aplikasi akuntansi.

Gambar 15. Form Reset Aplikasi AKuntansi


Confidential 19

4.14. Form Cetak Buku Besar

Form Cetak Buku Besar adalah form untuk mencetak data buku besar.

Untuk mencetak buku besar user harus mengisi bulan dan tahun periode

akuntansi, memilih nama akun dari combo box yang data buku besarnya

akan dicetak. Clik tombol Preview untuk melihat hasil cetak di layar monitor

(Preview).

Gambar 16. Form Cetak Buku Besar

4.15. Form Cetak Neraca Akhir

Form Cetak Neraca Akhir adalah form untuk mencetak data neraca akhir.

Untuk mencetak neraca akhir user harus mengisi bulan dan tahun periode

akuntansi. Clik tombol Preview untuk melihat hasil cetak di layar monitor

(Preview). Data neraca akhir akan ada nilainya jika periode transaksi telah

ditutup.

Gambar 17. Form Cetak Neraca Akhir


Confidential 20

5. Rancangan Report

5.1. Jurnal Umum

Report Jurnal umum adalah print out bukti jurnal transaksi akuntansi. Hasil

print out jurnal adalah seperti pada gambar berikut.

Gambar 18. Report Jurnal Umum

Pada hasil print out jurnal umum disediakan kolom-kolom untuk

ditandatangani oleh personal yang menyetujui transaksi, bendahara, kasir

dan personal yang menerima atau membayar pada transaksi tersebut.

5.2. Transaksi Jurnal

Report Transaksi Jurnal adalah laporan yang berisi semua data jurnal yang

terjadi pada satu bulan periode transaksi. Hasil cetak data adalah seperti

pada gambar berikut:


Confidential 21

Gambar 19. Transaksi Jurnal Umum Perbulan

5.3. Buku Besar

Report Buku Besar adalah laporan untuk mencetak data buku besar. Untuk

mencetak bukue besar user harus menentukan akun yang akan dicetak

datanya dan periode transaksi (bulan dan tahun). Hasil laporan buku besar

adalah seperi pada gambar 19.


Confidential 22

Gambar 20. Report Buku Besar

5.4. Perhitungan Rugi Laba

Report Rugi Laba adalah laporan perhitungan rugi laba perusahaan.

Perhitungan rugi laba diperoleh dengan cara mengurangi jumlah total akun

pendapatan dengan total biaya dalam satu periode akuntansi. Hasil laporan

rugi laba adalah seperti pada gambar 20.

Gambar 21. Report Rugi Laba


Confidential 23

5.5. Neraca Akhir

Report Neraca Akhir adalah laporan neraca akhir periode bulanan. Laporan

neraca akhir akan dibuat oleh aplikasi setelah dilakukan proses tutup

periode transaksi bulanan. Hasil laporan neraca akhir adalah seperti pada

gambar 22.

Gambar 22. Report Necara Akhir

6. Cara Mengoperasikan Aplikasi

Cara menjalankan aplikasi akuntansi ini adalah dengan membuka file Akuntansi-

Jasa.mde. Untuk dapat menjalankan aplikasi ini pada komputer pengguna harus

sudah diinstall software aplikasi Microsoft Access 2002 atau yang lebih baru.

Setelah membuka aplikasi, user akan diminta untuk megisi user name dan

password pada form login seperti pada gambar berikut:

Gambar 23. Form Login User

Setelah user berhasil login/masuk ke aplikasi akan tmpak tampilan awal seperti



Confidential 24

Gambar 24. Tampilan Awal Aplikasi Akuntansi Jasa

6.1. Menu Data Master

Menu data master adalah menu untuk pengolahan data master. Pada menu

Data Master terdapat submenu daftar Akun dan Akun perubahan modal.

Gambar 25. Menu Bar Data Master

6.1.1. Submenu Daftar Akun

Menu Daftar Akun adalah menu untuk menampilkan Daftar Akun

yang akan digunakan pada aplikasi akuntansi. Pada aplikasi ini hanya

user admin yang dapat mengedit data pada form Daftar Akun. User

yang bukan admin hanya dapat menampilkan data Daftar Akun tetapi

tidak dapat mengedit data. Jika user memilih menu ini maka akan

tampil form Daftar Akun seperti pada gambar berikut:


Confidential 25

Gambar 26. Form Daftar Akun

Operasi yang dapat dilakukan pada for Daftar Akun adalah:

Menambah data Akun

Untuk menambah data akun, klik pada tombol add kemudian

isikan data pada baris data yang masih kosong.

Mengapus data Akun

Untuk menghpaus data akun pilih baris data yang akan dihapus

lalu klik tombol delete (gambar ) pada toolbar.

Mengedit data Akun

Untuk mengedit data akun user admin dapat langsung mengedit

data pada form Daftar Akun.


Confidential 26

6.1.2. Submenu Akun Perubahan Modal

Menu Akun perubahan modal adalah menu untuk menentukan akun

apa yang akan diset sebagai akun perubahan modal. Biasanya akun

Modal yang diset sebagai akun perubahan modal. Jika user memilih

menu ini maka akan tampil form Akun Perubahan Modal seperti pada

gambar berikut:

Gambar 27. Form Akun Perubahan Modal

Pilih akun perubahan modal dari combo box pada form Akun

Perubahan Modal, klik tombol Save untuk menyimpan data.

6.2. Menu Data Transaksi

Menu data transaksi adalah menu untuk pengolahan data transaksi. Pada

menu Data Transaksi terdapat submenu Entry Jurnal, List Jurnal, Buku

Besar, Rugi Laba, Rugi Laba Bulanan dan Periode Aktif.

Gambar 28. Menu Bar Data Transaksi

6.2.1. Submenu Entry Jurnal

Menu Entry Jurnal adalah menu untuk memasukkan data transaksi

jurnal harian. Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Entry

Jurnal seperti pada gambar berikut:


Confidential 27

Gambar 29. Form Entry Jurnal

Untuk mengisi data transaksi jurnal user harus melakukan langkah-

langkah berikut:

Pada form header

Isi data Nomor Jurnal.

Isi data Tanggal, klik tombol plus atau minus untuk menaikkan

atau menurunkan data tanggal.

Isi data keterangan sesuai data transaksi keuangan yang terjadi.

Pada form detail

Isi nomor urut jurnal detail.

Isi nama akun atau kode akun.

Jika user mengisi nama akun dari combo box akun kode akun akan

terisi secara otomatis. Sebaliknya jika user mengisi kode akun,

maka nama akun akan secara otomatis terisi data nama akun

sesuai dengan kode akun yang diisi.

Isi kolom keterangan untuk memperjelas data transaksi keuangan.

Isi kolom debet atau kredit sesuai dengan jumlah nilai transaksi

keuangan yang terjadi.

6.2.2. Submenu List Jurnal

Menu List Jurnal adalah menu untuk menampilkan data transaksi

jurnal harian yang telah dientry oleh user. Daftar jurnal yang

dimasukkan oleh user akan difilter berdasarkan bulan dan tahun

transaksi. Pada form List jurnal, user dapat mengedit dan menghapus

data transaksi jurnal yang belum diverifikasi. Jika user memilih menu

ini maka akan tampil form List Jurnal seperti pada gambar berikut:


Confidential 28

Gambar 30. Form List Jurnal

Untuk menampilkan data list jurnal, user harus mengisi data bulan

dan tahun kemudian mengklik tombol filter.

Operasi yang dapat dilakukan pada form list jurnal adalah:

Mengedit data jurnal.

Untuk mengedit jurnal transaksi klik tombol Edit (gambar ).

Form Entry jurnal akan tampil dengan data sesuai baris list jurnal

yang dipilih. Catatan: data yang sudah diverifikasi atau diposting

tidak akan dapat diedit.

Mencetak data jurnal.

Untuk mencetak jurnal transaksi klik tombol Preview (gambar

). Hasil print preview akan tampil seperti gambar berikut:

Gambar 31. Preview jurnal transaksi.


Confidential 29

Menghapus data jurnal.

Untuk menghapus jurnal transaksi klik tombol Delete (gambar ).

Aplikasi akan mengkonfirmasi proses penghapusan data. Jika data

akan dihapus klik tombol Yes pada konfirmasi penghapusan data.

Catatan: data yang sudah diverifikasi atau diposting tidak akan

dapat dihapus.

Memposting data jurnal.

Untuk memposting atau memverifikasi data jurnal transaksi klik

tombol Verifikasi (gambar ). Jika tombol verifikasi diklik maka

jurnal akan diposting ke buku besar dan akan merubah data saldo

dari tiap-tiap akun dalam jurnal transaksi.

6.2.3. Submenu Buku Besar

Buku Besar adalah menu untuk menampilkan data buku besar dari

tiap-tiap akun. Data pada buku besar adalah data dari jurnal harian

yang telah diverifikasi (posting). Jika data pada jurnal harian belum

diverifikasi maka data tersebut tidak akan muncul pada buku besar.

Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Buku Besar seperti


Gambar 32. Form Buku Besar

Pada form buku besar terdapat tombol-tombol:

Filter

Tombol untuk menampilkan data jurnal transaksi berdasar

periode bulan dan tahun.


Confidential 30

Close

Tombol untuk menutup form daftar jurnal transaksi.

Preview

Tombol untuk mencetak Neraca Saldo. Contoh preview Neraca

Saldo dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 33. Preview Neraca Saldo

Neraca Akhir

Tombol untuk mencetak neraca akhir. Laporan neraca akhir hanya

akan tampil jika suatu peroide jurnal transaksi bulanan telah

ditutup.

Pada subform buku besar terdapat tombol-tombol:

Preview (gambar )

Tombol untuk mencetak data buku besar perakun. Contoh hasil

preview buku besar:

Gambar 34. Preview Buku Besar


Confidential 31

6.2.4. Submenu Rugi Laba

Rugi Laba adalah menu untuk menampilkan data rugi laba. Rugi laba

dihitung oleh aplikasi secara otomatis setiap transaksi dalam jurnal

yang termasuk dalam kelompok akun Modal, Pendapatan dan Biaya

diverifikasi. Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Rugi

Laba seperti pada gambar berikut:

Gambar 35. Form Rugi Laba

Untuk menampilkan data rugi laba, isi bulan dari combo box bulan

dan isi data tahun peiode transaksi. Jika user ingin mencetak data rugi

laba klik tombol Preview. Hasil preview akan tampak seperi contoh

gambar berikut:


Confidential 32

Gambar 36. Preview Laporan Rugi Laba

6.2.5. Submenu Rugi Laba Bulanan

Rugi Laba Bulanan menu untuk menampilkan data rugi laba bulanan

dalam periode satu tahun. Rugi laba dihitung oleh aplikasi secara

otomatis setiap transaksi dalam jurnal yang termasuk dalam

kelompok akun Modal, Pendapatan dan Biaya diverifikasi. Jika user

memilih menu ini maka akan tampil form Rugi Laba Bulanan seperti


Gambar 37. Form Rugi Laba Bulanan


Confidential 33

6.2.6. Submenu Periode Aktif

Menu Priode Aktif adalah menu untuk melakukan proses tutup

transaksi bulanan. Jika satu bulan periode transaksi telah berakhir,

user harus mensubmit periode bulan tersebut. Fungsi dari periode

aktif adalah untuk memastikan bahwa data yang dientry oleh user

telah sesuai dengan periode transaksi yang sedang berjalan. Misalnya

data periode aktif adalah bulan 1 dan tahun 2010, maka aplikasi akan

menolak proses verifikasi atau posting data jurnal transaksi diluar

periode bulan 1 dan tahun 2010. Jika user memilih menu ini maka

akan tampil form Periode Aktif seperti pada gambar berikut:

Gambar 38. Form Tutup Periode Aktif

Setelah user mengklik tombol Submit, secara otomatis periode aktif

akan berubah ke periode berikutnya. Misalnya periode saat ini bulan

12 tahun 2010, maka setelah proses tutup periode aktif akan berubah

menjadi bulan 1 tahun 2011.

6.3. Menu Tools

Menu Tools terdiri dari submenu Ganti Password, Form Login dan Compact

and Repair Database.

Gambar 39. Menu Bar Tools


Confidential 34

6.3.1. Submenu Ganti Password

Menu Ganti password adalah menu untuk melakukan penggantian

password dari user yang sedang login pada aplikasi. Jika user memilih

menu ini maka akan tampil form Ganti Password seperti pada gambar

berikut:

Gambar 40. Form Ganti Password

Untuk melakukan penggantian password user harus mengisi password

lama dan mengisi password baru sebanyak dua kali untuk konfirmasi

password baru.

6.3.2. Submenu Form Login

Menu form login adalah menu untuk menampilkan form login user

seolaholah user baru masuk dan harus mengisi nama user dan

password. Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Login

seperti pada gambar berikut:

Gambar 41. Form Login


Confidential 35

6.3.3. Daftar User

Menu Daftar User adalah menu untuk memanage user pengguna

aplikasi. Hanya user admin yang dapat membuka form ini. Jika user

memilih menu ini maka akan tampil form Daftar User seperti pada

gambar berikut:

Gambar 42. Form Daftar User

Form Daftar User terdiri dari 4 field:

Nama User

Nama user adalah nama yang digunakan untuk login ke aplikasi

akuntansi.

Password

Password adalah password yang digunakan untuk login ke aplikasi

akuntansi.

Aktif

Status aktif dalah status user yang login ke aplikasi. Jika status

aktif tidak diberi tanda centang maka user tidak dapat login ke

aplikasi.

Level

Level terdiri dari 2 yaitu level 1 dan level 2. Level 1 (satu) adalah

level user untuk dapat menggunakan seluruh modul dalam

aplikasi akuntansi. Sedangkan level 2 dibatasi hanya dapat

menggunakan modul-modul tertentu saja.

6.3.4. Reset Aplikasi

Menu Reset Aplikasi adalah menu untuk melakukan penghapusan

seluruh data dalam tabel transaksi dan tabel master dan menentukan


Confidential 36

periode aktif dari aplikasi akuntansi. Jika user memilih menu ini maka

akan tampil form Reset Aplikasi seperti pada gambar berikut:

Gambar 43. Form Reset Aplikasi

Untuk mereset aplikasi user harus menentukan Bulan dan Tahun

periode aktif dengan mengisi data bulan dan tahun pada form Reset

Aplikasi. Untuk mengeksekusi proses reset aplikasi klik tombol Reset.

Sebelum melakukan proses reset aplikasi akan mengkonfirmasi

kepada user. Jika benar aplikasi akan direset pilih Yes pada message

box konfirmasi.

6.3.5. Submenu Compact and Repair Database

Menu Compact and Repair Database adalah menu untuk memadatkan

dan memperbaiki database. Jika user sering mengedit, menghapus

dan menambah data, maka ukuran file mdb akan membengkak.

Dengan cara di compact maka ukuran file database akan dipadatkan

sehingga ukurannya mengecil.

6.4. Menu Report

Pada menu report ada pilihan cetak daftar akun, buku besar, neraca dan

neraca akhir.

Gambar 44. Menu Bar Report


Confidential 37

6.4.1. Submenu Daftar Akun

Submenu untuk mencetak daftar akun yang digunakan pada aplikasi

akuntansi. Jika user memilih menu ini maka akan tampil preview

Daftar Akun seperti pada gambar berikut:

Gambar 45. Preview Daftar Akun


Confidential 38

6.4.2. Submenu Buku Besar

Submenu Buku Besar adalah pilihan untuk dapat mencetak data buku

besar. Jika user memilih menu ini maka akan tampil preview Form

Cetak Buku Besar seperti pada gambar berikut:

Gambar 46. Form Cetak Buku Besar

Setealah user mengisi data bulan dan tahun klik tombol Preview

untuk mencetak buku besar. Preview Buku Besar tampak seperti pada

gambar berikut:

Gambar 47. Preview Buku Besar

6.4.3. Submenu Neraca Akhir

Submenu Neraca Akhir adalah pilihan untuk dapat mencetak data

Neraca Akhir. Jika user memilih menu ini maka akan tampil preview

Form Neraca Akhir seperti pada gambar berikut:


Confidential 39

Gambar 48. Form Cetak Neraca Akhir

Untuk mencetak Neraca Akhir user harus mengisi data bulan dan

tahun periode transaksi, lalu mengklik tombol Preview. Contoh hasil

preview Neraca Akhir akan tampak seperti pada gambar berikut:

Gambar 49. Preview Neraca Akhir

yea brouuu!!

Documents

Transcript of yea brouuu!!