MakalahPerencanaan, Pengorganisasian, dan Revisi

Pesan – Pesan Bisnis

Kelompok 2 :

Arinal Hidayah 145020207111090Khrisna Primadya 145020207111073M. Salman 145020207111068Zakiah Labibah 145020207111084

Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Brawijaya

Malang

1

Daftar Isi

BAB IPendahuluan ...................................................................................... .......... 3

Latar Belakang Masalah................................................................. 3BAB II

Pembahasan ....................................................................................... .......... 4Perencanaan .................................................................................. ......... 4

Penentuan Tujuan ........................................................................... 4Analisis Audiens ............................................................................... 5Penentuan Ide Pokok ........................................................... .......... 7Seleksi Saluran dan Media ......................................................... 8

Pengorganisasian ........................................................................... ...... 10Mengorganisasikan Pesan – Pesan .......................................... 10Mengorganisasikan Pesan – Pesan Melalui Outline ........11Memformulasikan Pesan – Pesan bisnis .............................. 12

Revisi Pesan – Pesan Bisnis ............................................................. 14Keterampilan Merevisi ................................................................. 14Pemilihan Kata yang tepat .......................................................... 16Membuat Kalimat yang Efektif ................................................. 16

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 17

2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, 

terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak 

mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide 

secara   logis,   berurutan,   dan   tidak   bertele-tele,   ide   yang   disampaikan   akan   dapat   memuaskan 

kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan 

secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

Hal  yang perlu  diperhatikan  dalam mengorganisasi  pesan-pesan  yang baik  sebagai  berikut: 

Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide 

harus  dikelompokkan  dan  disajikan  dengan cara  yang   logis,   semua   informasi   yang  penting  harus 

sudah tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah 

direncanakan   dan   dibuat   tersebut   dapat   ditinjau   ulang   atau   disempurnakan   untuk   menghindari 

terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang 

dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat 

pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu 

yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara 

asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Keterampilan  dalam merevisi  pesan-pesan bisnis  sangat  diperlukan oleh para  pelaku bisnis 

agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata 

yang   tepat  dan  pengembangan  paragraf   yang  efektif   sangat  diperlukan  dalam  pembuatan   revisi 

pesan-pesan bisnis yang efektif.

3

BAB II

PEMBAHASAN

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. 

Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel.  Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang 

terbaik. Walaupunn demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif 

perlu diperhatikan. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga komposisi, yaitu :

a) Perencanaan

b) Pengorganisasian

c) Revisi

2.1 Perencanaan

Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. 

Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

2.1.1 Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau 

tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada 

pihak lain maka perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting,  yaitu :  Apakah

tujuan tersebut realistis ?,  Apakah waktunya sudah tepat ?, dan  Apakah tujuannya sudah

dapat diterima organissi tersebut ?.

Untuk dapat melakukan hal itu, pertama kita harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat 

diukur   sesuai   dengan   tujuan   organisasi.   Tujuan   yang   jelas   akan   dapat   membantu 

mengarahkan anda mencapai   tujuan yang dikehendaki.  Di   samping  itu penentuan tujuan 

yang   jelas   bagi   suatu   organisasi   akan   membantu   proses   pengambilan   keputusan   yang 

mencakup antara lain : 

Keputusan   untuk   meneruskan   pesan   ,   sebelum   menyampaikan   pesan   kita   harus 

menanyakan kepada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar 

diperlukan atau tidak. 

4

Keputusan   untuk   menanggapi   untuk   menanggapi   audiens   ,   perlu 

mempertimbangkan motif-motif audiens untuk memutuskan bagaimana cara yang 

paling baik untuk menghadapinya. 

Keputusan   untuk   memutuskan   isi   pesan   ,   komunikator   harusnya   memasukan 

informasi   yang   penting,   yang   relevan   dengan   pencapaian   tujuan   yang   telah 

ditetapkan   karena   dengan   mempunyai   tujuan   yang   jelas   dapat   membantu 

memusatkan isi pesan.

Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan   , media komunikasi yang 

akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu :

(1) memberi informasi (informming) 

(2) membujuk atau persuasi (persuading) 

(3) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating). 

Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat 

pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit 

saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan 

yang  bersifat   persuasi   akan  memerlukan  partisipasi   komunikan  dan   interaksi   yang   lebih 

tinggi,   serta   pengendalian   pesan   yang   tidak   sepenuhnya   berada   pada   komunikator. 

Sementara jika pesan bisnis  bertujuan menjalin  kerja sama,  akan diperlakukan partisipasi 

maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah.

Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan. Oleh karena itu, 

tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan 

(organisasi). 

2.1.2 Analisis Audiens

Sasaran   atau   target   utama   dari   setiap   komunikasi   adalah   penerima   atau   audiens.   Oleh 

karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi 

bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda 

atas pesan yang mereka terima. 

a) Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan 

tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim 

5

kepada  orang   yang   sudah   dikenal   yang  pada  umumnya  dapat  diperkirakan.  Contoh 

audiens yang sudah dikenal atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama. 

Untuk   audiens  yang   sama  sekali  belum dikenal  maka  komunikator  perlu  melakukan 

investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka ;

Analize Siapa pihak penerima pesan?

Understand Bagaimana pengetahuan penerima mengenai

subjek?

Demographics Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?

Interest Apa yang menarik perhatian penerima?

Environment Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?

Needs Informasi apa yang diperlukan penerima?

Customize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?

Expectation Apa yang diharapkan penerima?

b) Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Pesan   yang   baik   akan   mampu   memenuhi   semua   pertanyaan   penerima.   Memenuhi 

kebutuhan  informasi  penerima merupakan salah satu kunci  sukses pesan bisnis.  Ada 

lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan 

imformasi audiens, yaitu :

Temukan apa yang ingin diketahui audiens,   tidak   semua   audiens   pandai 

mengungkapkan   apa   yang   ingin   diketahuinya.   Cobalah   menggali   keinginan 

audiens   dengan   melakukan   pertanyaan   ulang   yang   lebih   spesifik   untuk 

menghindari keragu-raguan.

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan,   informasi   tambahan   yang 

relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak 

disadari  oleh audiens.  Hal   itu  akan menimbulkan kesan baik  karena audiens 

memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya.

Berikan semua informasi yang diperlukan  oleh audiens, ujilah  kelengkapan 

pesan  yang  dikirim  dengan berpedoman pada  5W +  1H  (Who,  What,  Why, 

When, Where, dan How).

Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat,  ketetapan informasi  harus 

dipastikan   terlebih   dahulu   sebelum   membuat   komitmen   tertulis.   Kaji   ulang 

tanggal,   jadwal,   asumsi,   oerhitungan   matematika,   atau   keuangan   untuk 

memastikan keabsahannya.

6

Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens,   di   antara   beberapa 

gagasan   yang   disampaikan,   lakukan   penekanan   pada   gagasan   yang   paling 

menarik perhatian audiens.

c) Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan 

atau perilaku audiens,  dapat  disebabkan oleh pesan yang menyajikan  informasi  yang 

tidak diperlukan, alasan yang dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak 

menarik untuk dibaca.

Hal   yang   harus   diingat   bahwa   pesan   bisnis   disampaikan   kepada   audiens   yang   juga 

melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis. Mereka 

pada   umumnya   sibuk   dan   tidak   memiliki   banyak   waktu   untuk   membaca   pesan.   Di 

samping itu, audiens pada umumnya enggan melakukan perubahan.

Pendkatan argumentative tak selamanya mampu menggaet konsumen. Untuk mencapai 

tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional 

audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

2.1.3 Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens maka selanjutnya adalah menentukan cara untuk 

mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok 

yaitu ide pokok (main idea), selebihnya adalah ide-ide pendukung (supporting idea). Sebelum 

menentukan ide-ide pokok, hal-hal penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.

a. Teknik Curah Pendapat  (Brainstorming),   teknik   ini   memberikan   keleluasaan   pikiran 

untuk   mencari   berbagai   kemungkinan,   menguji   berbagai   alternative   dengan 

mempertimbangkan   tujuan,   audiesni,   dan   fakta   yang   ada.   Bebebrapa   teknik   curah 

pendapat yang dapat digunakan antara lain : 

Storyteller’s Tour

Random List

CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) worksheet

Pendekatan Jurnalistik (journalistic approach)

Rantai Jawab dan Tanya (question and answer chain)

b. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi  rutin kepada audiens yang telah dikenal sebaiknya menggunakan 

kata yang singkat untuk membangkitkan hormat audiens kepada komunikator dan untuk 

menghindari   skeptic   dari   audiens   yang   belum   dikenal.   Ide   pokok   dari   pesan-pesan 

selebihnya disesuaikan dengan waktu yanag ada dan haruslah mudah dimengerti dan 

diterima oleh audiens.

7

2.1.4 Seleksi Saluran dan Media

Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, 

dan   harapan   penerima.   Saluran   komunikasi   terdiri   atas   saluran   komunikasi   lisan   (oral

communication)   dan   tertulis   (written communication).   Masing-masing   saluran   memiliki 

beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan 

untuk memindahkan  pesan dari pengirim kepada penerima.

a. Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi   lisan   merupakan   saluran   yang   paling   banyak   digunakan   dalam   bisnis. 

Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), 

melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.

Saluran lisan dapat digunakan apabila :

·         Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

·         Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti

·         Tidak memerlukan catatan permanen

·         Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis

·         Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

Media pada saluran lisan:

·         Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

·         Telepon, voice mail

·         Radio, televise, computer

·         Pita audio dan video

·         Teleconference

·         Video conference

b. Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, 

proposal,  dan  laporan.  Pesan-pesan   tertulis  bisa ditulis   tangan atau dengan bantuan 

media   elektronik.   Media   elektronik   yang   biasanya   dipergunakan   adalah   mesin   faks, 

telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:

·         Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

·         Pesan terinci dan kompleks

·         Memerlukan perencanaan yang seksama

·         Memerlukan catatan permanen

·         Penerima dalam jumlah banyak

8

·         Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis

·         Ingin meminimilkan peluang distorsi 

Kelebihan   dari   saluran   komunikasi   tertulis   adalah   adanya   kesempatan   bagi   para 

komunikator  untuk  merencanakan  dan mengendalikan  pesan.  Kekurangannya  adalah 

umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

Media pada saluran tertulis:

·         Surat, memo, laporan , proposal 

·         Electronic mail (e-mail)

·         Telepon (SMS)

·         Faks

·         Telegram 

·         Pos biasa dan khusus

9

2.2 Pengorganisasian

Setelah   tahap   perencanaan,   selanjutnya   ide/gagasan   dituangkan   dalam   pesan   tertulis. 

Pengorganisasian   dan   penyusunan   dokumen   dimulai   dari   penyusunan   kata-kata,   kalimat, 

paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan. 

2.2.1 Mengorganisasikan Pesan - pesan

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir :

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Dengan  mengatur   ide-ide   secara   logis,   berurutan,   dan   tidak   bertele-tele,   ide   yang 

disampaikan   akan  dapat  memuaskan   kebutuhan-kebutuhan   informasi,  motivasi,  maupun 

praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan 

menjadi   tantangan  bagi  komunikator.  Hal  yang  perlu  diperhatikan  dalam mengorganisasi 

pesan-pesan yang baik sebagai berikut :

1.            Subjek dan tujuan harus jelas.

2.            Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3.            Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4.            Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :

1. Memahami pesan yang disampaikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 

2. Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

10

3. Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

2.2.2 Mengorganisasikan Pesan-pesan Melalui Outline

 Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila  menyusun pesan yang panjang dan kompleks,  outline sangat diperlukan.  Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:a.    Mulailah dengan ide pokok, ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan 

strategi umum dari suatu pesan.b.    Nyatakan poin-poin pendukung yang penting, poin-poin pendukung akan memperkuat 

tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.c.    Ilustrasi  dengan bukti-bukti,  memberikan   ilustrasi  dengan mengemukakan  bukti-bukti 

yang   berhasil   dikumpulkan.   Semakin   banyak   bukti-bukti   yang   disajikan,   outine   yang dibuat akan menjadi semakin baik.

Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:

a.             Pendekatan Langsung (deduktif)   Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

b.             Pendekatan Tidak Langsung (induktif)   Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua   alternatif,   harus  dianalisis   terlebih   dahulu  bagaimana   reaksi   audiens   terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.Setelah   dianalisis   kemungkinan   reaksi   para   audiens   dan   memilih   suatu   pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

Direct RequestDirect   request   dapat   berupa   surat   maupun   memo.   Bila   para   audiens   akan menjadi   tertarik   atau   memiliki   hasrat   yang   luar   biasa,   dapat   digunakan permintaan   langsung   (direct   request).   Oleh   karena   itu,   permintaan   langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

11

Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

Pesan-pesan Bad NewsPendekatan  yang  diterapkan  pada  pesan  bad  news  adalah  pendekatan  tidak langsung.   Jika   mempunyai   berita   yang   kurang   menyenangkan,   sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

Pesan-pesan PersuasifBila   audiens   benar-benar   sangat   tidak   tertarik   terhadap   pesan-pesan   yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi  sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu   kesimpulan   tertentu,   lebih   sulit.   Manakala   tujuannya   adalah   untuk   melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

2.2.3 Memformulasikan Pesan Bisnis

a. Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur kalimatnya juga disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama.   Gaya   yang   jelas,   ringkas   dan   benar   serta   dipadukan   dengan   norma-norma kelompok organisasi akan mencerminkan suatu organisasi.Komunikasi dikatakan efektif  jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible,  et. All, 1996: 27) :1. Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.2. Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Selain itu penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan para audiens.

3. Conciseness (ringkas)Tidak menggunakan kata yang mubazir  dan tidak mengulang kata-kata yang tidak diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih diutamakan karena lebih mantap, ringkas dan secara umum lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih baik hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.

4. Clarity and Clearness (jelas)Mudahnya   bacaan   dimengerti   hanya   dalam   sekali   baca   dan   tidak   menimbulkan keraguan.

5. Concreteness (tepat)Tidak menimbulkan kesalah  interpretasi  karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa

6. Completeness (lengkap)Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dean keinginan penerima.

b. Mengembangkan paragraf yang logis

12

Paragraf   adalah   satu   kesatuan   unit   pemikiran.   Setiap   paragraf   merupakan   bagian penting   dari   keseluruhan   pesan.   Pada   umumnya   paragraf   yang   pendek   dapat   lebih mudah   dibaca   dan   dipahami   dibandingkan   paragraf   panjang.   Paragraf   umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat   topik   mengungkapkan   subjek   dari   paragraf   dan   bagaimana   subjek   akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui  deretan kalimat berkaitan yang  menyediakan  dukungan untuk  kalimat   topik.   Sedangkan  unsur  peralihan  diatur dalam urutan yang logis dan terpadu.

Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:1. Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasiatau contoh-contoh 

yang dapat memperjelas ide pokok.2.      Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan 

persamaan dan perbedaan.3.      Sebab akibat :   mengembangkan   paragraf   dengan   teknik   sebab-akibat   dan 

memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.4.      Klasifikasi :  mengembangkan paragraf  dengan memecah ide umum menjadi 

beberapa kategori spesifik.5.      Masalah dan penyelesaian :  mengembangkan  paragraf  dengan  menyajikan 

suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

13

2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Setelah tahapan perencaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis, langkah   selanjutnya   adalah   melakukan   koreksi,   penyempurnaan   atau   perbaikan   (revisi) terhadadap  pesan-pesan  bisnis.   Revisi   sangat  diperlukan  agar  pesan-pesan  bisnis   yang   telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan   terjadinya   kesalahan   ketik   atau   kekurangan   lainnya,   sehingga   sesuai   dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.

2.3.1 Keterampilan Merevisi

Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara   asal-asalan   dan   ceroboh,   baik   dari   sisi   substansi   isi   pesan   maupun   format penulisannya.

Pesan-pesan bisnis terbagi menjadi dua yaitu pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis  yang disampaikan secara  lisan.  Kedua bentuk pesan-pesan bisnis  tersebut  memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writting style), maupun cara penyampaiannya.

Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses   penulisan   pesan-pesan   bisnis   dalam   bentuk   tertulis   dimulai   dari   penulisan   draf, selanjutnya  dilakukan  penelaahan   lebih   lanjut  dari   sudut   substansi   suatu  pesan  maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanika, format dan tata letak (layout) penulisannya

a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Pada saat melakukan evaluasi,  ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara   lain:   substansi   suatu   pesan,pengorganisasian   pesan,   dan   gaya   penulisannya. Berikut pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:

Apakah anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang benar? Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum 

dengan hal-hal yang khusus? Apakah   ide   yang  paling  penting   telah  memperoleh   porsi   pembahasan   yang 

cukup? Apakah   anda   telah   memberikan   fakta-fakta   pendukung   dan   melakukan 

pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada? Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Pada   tahap  awal   pengeditan,   perhatikan   secara   seksama pesan-pesan  awal  dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap audiens. Perhatikan   pembuka   surat   atau   memo,   apakah   sudah   relevan,   menarik,   dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, coba perhatikan gaya penulisannya. Gunakan kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens.pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens.

14

Di samping itu,  untuk  lebih memudahkan audiens anda menangkap pesan-pesan anda,   perlu   dibuat   judul,   sub-sub   judul,   indentasi,   huruf   tebal,   garis   bawah,   huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

b. Mengedit Mekanika/Teknis Penulisan

Mengedit  mekanika   atau   teknis   penulisan   suatu  pesan-pesan  bisnis   yang  mencakup antara lain:

Susunan   kalimat   yang   digunakan,   apakah   sudah   sesuai   dengan   kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

Penggunaan kapitalisasi secara tepat. Penulisan tanda baca secara benar. Perhatikan makan keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat 

dipahami dengan mudah. Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. 

Hal   ini   dapat   menghilangkan   makna   suatu   pesan-pesan   bisnis   yang   telah disampaikan.

c. Mengedit Format dan Layout

Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa,  ejaan,  kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

Pesan-pesan Bisnis Lisan

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan-pesan bisnis   melalui   rapat/pertemuan   bisnis,   negosiasi,   dan   presentasi   bisnis.   Meskipun pesan-pesan tersebut disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan.

a. Substansi Pesan

Langkah   pertama   dalam   melakukan   pengeditan   pesan-pesan   bisnis   adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.

Apakah   substansi   pesan   yang   ingin   disampaikan   telah   tercantum   di dalamnya?

Apakah data pendukung juga sudah tercantum di dalamnya?

b. Pengorganisasian Pesan

Pembuka (salam pembuka, perkenalan diri) Penyampaian   substansi   pesan   (pengantar   pesan   dilanjutkan   dengan 

substansi pesan) Penutup (kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

c. Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik   dan   dinamis   daripada   yang   berbenetuk   tertulis   karena   cara penyampaiannya   yang   lebih   santai,   luwes,   dan  tidak  monoton.  Di   samping   itu, melalui   penyajian   secara   lisan   penerima   pesan   akan   lebih   mudah   memahami 

15

maksud dan  tujuan   suatu  pesan  yang  ditunjukkan  dengan penyampaian  pesan-pesan  secara   langsung,  pesan-pesan  nonverbal   yang  didukung  dengan  tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

2.3.2 Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan  kata  adalah  penggunaan  kata-kata   tertentu  untuk  mencurahkan   ide  atau pikiran  ke  dalam sebuah  kalimat.  Agar  pesan  yang   terkandung  dalam kalimat  yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimegengerti, anda harus dapat memilih  kata-kata dengan sebaik-baiknya.  Oleh  karena  itu,  agar  maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal Pilihlah kata-kata yang singkat Hindari kata-kata yang bermakna ganda

2.3.3 Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat   merupakan   sarana   untuk  menyampaikan   pesan   kepada   orang   lain.   Kalimat dapat   dibuat   untuk   memanggil,   memarahi,   menasihati,   menyuruh,   dan memeperingatkan   seseorang,   juga   untuk   mengemukakan   pendapat,   dan mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti pembaca, kalimat harus disusun secara efektif.

Tiga Jenis Kalimat

a. Kalimat Sederhana, hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tak langsung. 

b. Kalimat Majemuk, berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.   Suatu   kalimat   majemuk   dihubungkan   dengan   kata   penghubung   seperti “dan”, ”tetapi”, “atau”.

c. Kalimat Kompleks,   berisi   sebuah   klausa   independen   dan   satu   atau   lebih   klausa dependen sebagai anak kalimat.

Dalam menyusun kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling tepat atau cocok dengan pemikiran atau ide yang anda miliki.

Cara Mengembangkan Paragraf

a. Ilustrasi,   pemberian   contoh   terhadap   suatu   topik   bahasan   yang   relevan   akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan),   cara   pengembangan   paragraph   ini memerlukan wawasan yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

c. Pembahasan sebab-akibat, pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi,   pola   pengembangan   paragraph   dengan   pengelompokan   ini   akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan. Selain itu, cara pengelompokan ini juga menjadikan suatu topic bahasan menjadi lebih terarah dan terfokus.

e. Pembahasan pemecahan masalah,   cara   pengembangan   paragraf   ini   akan   mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

16

Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta. Erlangga

17