PANDUAN KERJASATUAN PENGAWAS INTERNAL

RSUD ABC

JENIS AUDIT INTERNAL

1. Audit Keuangan adalah melakukan penilaian tentang pengelolaan keuangan dana yang dikelola.

2. Audit Non-Keuangan yang terdiri dari:

Audit Kepatuhan atas peraturan perundang-undangan.

Audit Kinerja untuk menentukan bagaimana suatu unit kerja mampu mengelola penggunaan sumber

daya secara ekonomis, efektif dan efisien dalam memenuhi misi dan tujuan program.

Audit Pengendalian Internal untuk mengetahui bahwa deSPIn dan implementasi pengendalian internal

telah memadai (baik).

3. Audit bertujuan khusus

tindak lanjut temuan (eksternal dan internal)

Investigasi atas dasar permintaan

A. TAHAP PERSIAPAN AUDIT

1. Penelitian pendahuluan

Dalam perencanaan audit tahunan, anggota SPI dibagi pada unit-unit kerja berdasarkan kompetensi dan

tingkat risiko unit kerja yang bersangkutan secara lebih spesifik. Setiap unit kerja memiliki tingkat risiko yang

berbeda. Misal, Instalasi RJ mempunyai tingkat risiko yang lebih rendah dibandingkan dengan Instalasi

Farmasi.

Anggota Tim harus memperhatikan alur pekerjaan (flow of work) unit kerja, memahami tujuan unit kerja,

mengidentifikasi risiko, mengetahui pusat pengendalian utama, memahami gaya manajemen, dan

memperhatikan latar belakang karyawan.

Dengan demikian SPI dapat mengembangkan program audit sesuai kebutuhan, alokasi SDM dan menciptakan

landasan yang kuat untuk pelaksanaan audit.

Langkah-langkah perencanaan masing-masing penugasan

1) Pengumpulan informasi

Informasi bisa diperoleh dengan menggali data-data sebagai berikut :

> Bagan organisasi dan uraian tugas

> SOP dan kebijakan auditee

> Target dan anggaran auditee

> Laporan auditee

> Laporan dari pihak eksternal

> Laporan audit sebelumnya

2) Analisis Informasi

Setelah informasi dari unit yang akan diaudit diperoleh, dilakukan analisa dengan cara :

> Analisis rasio

> Analisis tren

> Analisis penyimpangan

> Analisis pencapaian

> dan lain-lain

3) Membuat Hipotesis

Berdasarkan hasil analisis informasi, SPI dapat membuat perkiraan mengenai kondisi pengendalian

yang ada di unit kerja auditee sekaligus risiko yang mungkin terjadi, baik risiko operasional maupun

risiko bawaan (inheritance risk).

Hipotesis diperlukan agar pemeriksaan lebih fokus dan pengendalian kualitas pemeriksaan atau untuk

memonitor aktivitas anggota tim.

Jika hipotesis tidak terbukti, Ketua Tim tidak boleh menerima begitu saja. Gali kembali informasi, jika

perlu lakukan lagi pengujian.

Contoh Hipotesis :

> Masih terdapat obat kadaluwarsa dalam jumlah signifikan.

> Pemantauan piutang sangat lemah.

> Administrasi pelayanan rawat inap sangat lemah

> Jumlah resep tidak terlayani cukup signifikan

> Biaya ambulan tidak terkendali

> Pemakaian film radiologi tidak efisien

2. Metode pendekatan audit

Berdasarkan hipotesis, SPI harus dapat menggunakan metode pendekatan, yang meliputi :

> Pengambilan sampel

> Non statistik

> Statistik

> Teknik-teknik pengujian

> Menilai keandalan SOP

> Menilai sejauh mana tujuan auditee telah dicapai

> Menilai sejauh mana sumber daya dimanfaatkan secara efektif dan efisien

> Menilai cara yang digunakan untuk mengamankan aset RS

> Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan yang

mempunyai dampak signifikan terhadap operasional RS.

Teknik-teknik Audit :

> Memeriksa (examine)

> Membandingkan (compare)

> Memeriksa dokumen dasar (vouching)

> Menganalisis (analyze)

> Mengecek (check)

> Menginspeksi (inspect)

> Bertanya (inquire)

> Merekonsiliasi (reconcile)

> Mengkonfirmasi (confirm)

> Menghitung (calculate)

> Footing dan cross footing

> Menelusuri (trace)

> Memverifikasi (verify)

3. Penetapan penugasan

Adalah pemberitahuan kepada auditor SPI sebagai dasar untuk melakukan audit sebagaimana telah ditetapkan

dalam rencana audit tahunan RS.

Penetapan penugasan disampaikan oleh Kepala SPI kepada Ketua Tim yang diketahui Direktur RS dalam

bentuk surat penugasan.

Surat Penugasan Audit

No. : 234/SPI/Aud/1/2011

Kepala SPI RSUD XXX dengan ini menugaskan kepada :

Sulaksono – Sebagai Ketua Tim

Ahmad Siregar – Sebagai Anggota

Antony Melintang – Sebagai Anggota

Untuk melakukan audit pada Unit Rawat Jalan.

Jangka waktu audit : 4 Juli s/d 12 Juli 2011

Jakarta, 3 Juli 2011

Kepala SPI Mengetahui

Direktur RSUD XXX

------------------------ -------------------------

4. Pengarahan kepada anggota tim

Tujuan : membagi tugas, mengarahkan mereka yang bertugas di area yang mengandung risiko tinggi dan

memberi instruksi khusus.

Manfaat :

> Kejelasan pengendalian internal dan risiko

> Peninjauan khusus atas hal-hal yang diprioritaskan

> Kerjasama yang andal antar anggota tim

> Penentuan komposisi kompetensi anggota tim

> Pengaturan kerja dan pengaturan tim saling melengkapi satu sama lain.

5. Pemberitahuan audit

Selain surat penugasan yang diserahkan kepada Tim Audit, dalam pelaksanaan audit harus dilengkapi dengan

surat pemberitahuan audit dari Kepala SPI kepada Auditee, yang berisi :

> Penegasan kembali wewenang SPI

> Rencana pertemuan awal dengan Kepala Unit Kerja (auditee)

> Susunan ketua dan anggota tim

> Informasi yang diperlukan

Tips saat penyampaian surat pemberitahuan :

> Upayakan terjadi komunikasi yang positif, ada keterbukaan untuk menggali informasi

pendahuluan yang dapat mendukung efektivitas audit.

> Tunjukkan sikap profesional yang memberi kesan bahwa SPI akan memberi kontribusi positif

bagi RSUD umumnya dan auditee khususnya.

> Data yang diperlukan sudah dipersiapkan dalam bentuk daftar khusus dan disampaikan

kepada auditee dengan penjelasan yang cukup.

> Terdapat ruangan yang memadai agar auditor dapat bekerja dengan baik di tempat auditee.

6. Pelaksanaan program audit

Program audit disusun berdasarkan :

> Hasil penelitian pendahuluan

> Hasil audit periode sebelumnya

> Informasi lain

Waktu penyusunan :

> Sebelum Tim Audit berangkat , namun tidak menutup kemungkinan dilakukan perubahan di

lapangan memperhatikan kondisi kerja yang ada.

> Merupakan dokumentasi program audit bagi SPI dalam mengumpulkan, menganalisis,

menginterprestasi, dan mendokumentasikan informasi selama pelaksanaan audit, termasuk

catatan untuk audit yang akan datang.

> Menyatakan tujuan audit.

> Menetapkan luas, tingkat dan metodologi audit

Contoh surat pelaksanaan audit

SPI RSUD ABC

PROGRAM AUDIT INSTALASI RAWAT JALAN

PELAKSANAAN AUDIT 4 JULI-12 JULI 2019

PELAKSANA AUDIT 1. dr.x ----- sebagai ketua tim

2. y,SE ------ sebagai anggota

3.z, S.Farm, Apt ------- sebagai anggota

NO Fokus audit Tujuan Audit Teknik Audit Target Waktu

1 Jumlah Pasien Memastikan kebenaran

jumlah pasien RJ

Periksa daftar kunjungan

pemeriksaan rekam medik

konfirmasi (sampling)

4-6 juli 2019

2 Jam Kerja

Pelayanan

Memastikan kepatuhan

jam poli

Menghitung standar jam kerja

pelayanan

memeriksa absensi dokter dan

perawat

7-8 Juli 2019

3 Pendapatan rawat

jalan

Memastikan jumlah

pendapatan RJ

Menghitung pendapatan normatif

menghitung realisasi pendapatan

menghitung deviasi pendapatan

normatif dan realisasi

9-12 Juli 2019

B. AUDIT KEUANGAN

1. Pelaksanaan audit keuangan

Ruang Lingkup (namun tidak terbatas pada) :

1. Audit Kas

Tujuan :

Untuk memastikan bahwa uang kas yang ada sesuai dengan jumlah yang terlaporkan.

Memastikan saldo kas optimal.

Memastikan pengendalian internal kas baik.

Prosedur :

a. Melakukan perhitungan kas .

b. Menghitung ulang kebenaran jumlah footing – cross footing

c. Pemeriksaan bukti pengeluaran.

d. Mencocokkan BS dengan aturannya baik yang sudah dipertanggung jawabkan maupun

belum.

Asumsi :

RSUD ABC menerapkan metode imprest.

Perhitungan Jumlah Optimal Saldo Kas

Dasar Perhitungan :

Kebutuhan rata-rata pembayaran tunai selama periode tertentu (misal 1 minggu).

Perhitungan :

(Pengeluaran Tunai dengan Kas Sebulan/30 ) x 7

2. Audit Bank

Tujuan :

Memastikan bahwa saldo dana di bank sesuai dengan jumlah yang dilaporkan, dan tidak ada pembatasan

penggunannya.

Memastikan pengendalian internal bank baik

Prosedur

1. Dapatkan buku bank untuk pencatatan rekening yang bersangkutan.

2. Lakukan footing dan cross footing

3. Lakukan vouching

4. Dapatkan rekening korang bank

5. Lakukan review rekonsiliasi

6. Dapatkan penjelasan atas saldo bank, jika tidak rekonsile

Perhitungan Optimalisasi Saldo Bank

Dasar : Motif berjaga-jaga untuk menjamin likuiditas selama periode tertentu,

misalnya 2 minggu.

Perhitungan : Biaya Tunai Setahun/52 x 2

3. Audit Piutang

Tujuan Audit Piutang

> Meyakini bahwa jumlah piutang tersebut ada

> Meyakini kebenaran pisah batas (cut off) piutang

> Meyakini bahwa jumlah piutang tersebut kemungkinan dapat ditagih/diterima

> Meyakini bahwa jumlah piutang optimal.

> Memastikan pengendalian internal piutang baik

Prosedur

1. Dapatkan kartu piutang

2. Lakukan footing dan cross footing

3. Lakukan vouching

4. Uji pisah batas, hubungkan dengan pengakuan pendapatan dan penerimaan bank

5. Review umur piutang dan analisis kewajaran penyisihannya

6. Lakukan konfirmasi piutang

Uji Pisah Batas

Prosedur

1. Dapatkan saldo awal Piutang (misalnya per 31 Desember 2010) = Rp 1.300

2. Dapatkan pengakuan pendapatan Semester 1 tahun 2011 (misalnya Rp 5.600)

3. Dapatkan penerimaan dari pelanggan Semester 1 tahun 2011 (misalnya Rp 4.500)

4. Hitung saldo Piutang per 30 Juni 2011

5. Cocokkan dengan saldo buku Piutang per 30 Juni 2011, misal Rp 3.000

6. Hitung selisih butir 4 – 5. Jika terdapat selisih, lakukan perhitungan ulang atas pengakuan piutang tiap

bulan dan minta penjelasan pihak yang bertanggung jawab atas selisih piutang tersebut.

Ilustrasi temuan atas piutang :

1. Terlambat dalam pengakuan piutang akibat keterlambatan verifikasi dan proses klaim.

2. Kesalahan dalam perhitungan piutang akibat dari kesalahan komponen yang seharusnya dibebankan

kepada pasien.

3. Tidak terincinya jumlah piutang secara tepat per masing-masing debitur.

4. Kesalahan pengurangan piutang dari pembayaran yang tidak jelas.

5. Kurang agresif dalam penagihan.

Perhitungan Optimalisasi Saldo Piutang

Dasar :

Rata-rata target umur piutang setiap jenis debitur, misal 2 bulan :

Perhitungan : Pendapatan Setahun/12 x 2

Catatan : dibuat untuk setiap debitur.

4. Audit Persediaan

Tujuan : > Untuk memastikan keberadaan persediaan

> Untuk memastikan metode penilaian apakah sesuai dengan sak

> Untuk memeriksa apakan persediaan kadaluwarsa telah jumlah kewajaran

persediaan kadaluwarsa

> Untuk mengetahui bahwa persediaan sesuai dalam jumlah dan jenis sesuai

dengan resep yang dikeluarkan

> Memastikan bahwa jumlah persediaan optimal

> Untuk memastikan apakah pengendalian internal persediaan baik.

Prosedur Audit Persediaan :

1. Lakukan perhitungan fisik persediaan

2. Periksa kebenaran unit cost persediaan

3. Cek perhitungan perkalian dan penjumlahan

4. Periksa cut off pembelian dan cut off pemakaian/penjualan

5. Cek mekanisme penerimaan, penataan dan pengeluaran barang, apakah dapat menjamin FEFO (first

expired first out)

Unit Cost Persediaan

Metode

Rata-rata tertimbang

FIFO (First in First out) atau masuk pertama keluar pertama

Prinsip

Unit cost untuk menghitung nilai persediaan di neraca dan pengukuran nilai pemakaian bahan

Unit cost digunakan untuk menentukan harga jual/tarif

Uji Pisah Batas Persediaan

Prosedur

untuk masing-masing jenis persediaan, lakukan secara sampling :

1. Dapatkan hasil perhitungan fisik periode lalu, misalnya 31 Desember 2010

2. Dapatkan rekapitulasi pembelian persediaan selama semester 1 tahun 2011

3. Dapatkan rekapitulasi pemakaian bahan dan penjualan selama semester 1 tahun 2011

Dasar :

Motif berjaga-jaga persediaan dengan mempertimbangkan kelancaran operasional dan risiko

persediaan. Misal, kebutuhan 1 bulan.

Perhitungan : Biaya Bahan Setahun/12

Perhitungan Optimalisasi Persediaan

Dasar :

Motif berjaga-jaga persediaan dengan mempertimbangkan kelancaran operasional dan risiko

persediaan. Misal, kebutuhan 1 bulan.

Perhitungan : Biaya Bahan Setahun/12

4. Audit Utang Supplier

Audit Utang Supplier

1. Seluruh pembelian barang dan jasa yang diterima dan ditagih telah dicatat.

2. Akrual dicatat untuk seluruh barang dan jasa yang diterima namun belum ditagih oleh pemasok.

3. Seluruh utang yang dicatat merupakan penerimaan barang atau jasa oleh RS.

4. Seluruh pembelian yang dicatat terjadi pada periode yang bersangkutan (cut off).

5. Faktur pembelian telah dicatat dengan benat.

6. Jumlah dalam faktur pembelian telah dihitung secara benar.

7. Memastikan bahwa jumlah utang optimal.

8. Untuk memastikan bahwa pengendalian internal utang baik.

Program Audit :

1. Minta daftar rincian utang.

2. Cocokkan dengan mutasi pembelian.

3. Cocokkan dengan mutasi pembayaran.

4. Cocokkan dengan data retur pembelian.

5. Lakukan vouching.

6. Lakukan rekalkulasi pencatatan utang berdasarkan faktur (utang, PPN dan PPh)

7. Lakukan perhitungan cut off.

8. Lakukan konfirmasi utang.

Perhitungan Optimalisasi Utang Supplier

Dasar

Kelancaran supply dengan tetap menjaga likuiditas. Misal ditetapkan 1 bulan, sama dengan

perputaran persediaan.

Perhitungan Kebutuhan persediaan 1 tahun/12

5. Audit Utang Jasa Layanan

Tujuan :

1. Meyakini bahwa seluruh jasa layanan telah dicatat sesuai dengan periode

pengakuan pendapatan.

2. Akrual dicatat untuk seluruh biaya jasa layanan yang masih hars dibayar.

3. Seluruh jasa layanan yang dicatat terjadi pada periode yang bersangkutan (cut off).

4. Meyakini bahwa jumlah hutang jasa pelayanan memadai.

5. Untuk memastikan bahwa pengendalian internal jasa layanan baik.

Prosedur

1. Minta rincian utang jasa layanan

2. Lakukan rekalkulasi, footing dan cross footing

3. Cocokkan dengan data pelayanan dan pencatatan pendapatan akrual

4. Cocokkan dengan data pembayaran

5. Hitung kebenaran jumlah kewajiban PPh 21

Catatan :

Utang jasa layanan harus dapat dirinci secara individual.

Perhitungan Optimalisasi Hutang Jasa Layanan

Dasar :

Kelancaran pembayaran dengan tetap menjaga likuiditas dan citra RS. Misal

ditetapkan maksimal 1 bulan.

Perhitungan : Biaya Jasa Layanan Setahun / 12

C. AUDIT PENGENDALIAN

Tujuan :

1. Untuk memastikan bahwa pengendalian internal telah memadai.

2. Untuk memastikan bahwa pengendalian internal yang ditetapkan telah berjalan baik.

Manfaat Pengendalian Internal

1. Keandalan pelaporan keuangan (tujuan pelaporan keuangan).

2. Efektivitas dan efesiensi operasional (tujuan operasi).

3. Kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku (tujuan kepatuhan).

Komponen Pendalian Intern

Control Environment (Lingkungan

1. Pengendalian)

2. Risk Assessment (Penilaian Risiko)

3. Control Activities (Aktivitas Pengendalian)

4. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)

5. Monitoring (Pemantauan)

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan top

manajemen, direktur, dan pemilik suatu rumah sakit terhadap pengendalian dan pentingnya pengendalian tersebut bagi

rumah sakit.

Lingkungan Pengendalian

Unsur-unsur yang perlu dipahami dan dinilai oleh auditor:

1. Integritas dan nilai etika

2. Komitmen terhadap kompetensi

3. Partisipasi dewan komisaris dan komite audit

4. Filosofi dan gaya operasi

5. Struktur Organisasi

6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab

7. Kebijakan dan praktik SDM

Penaksiran Risiko

Mekanisme untuk mengidentifikasikan, menganalisis, dan mengelola berbagai risiko dalam organisasi atau rumah sakit

dihubungkan dengan tujuan yang ingin dicapai

Penaksiran Risiko

Risiko bisa muncul karena:

Perubahan lingkungan operasional Personel baru

Sistem informasi baru atau perubahan sistem informasi

Pertumbuhan cepat Tehnologi baru Produk atau aktivitas baru Restrukturisasi korporasi Operasional luar negeri Standar

baru

– – –

– – – – – –

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan

dan prosedur yang membantu memastikan

bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

Aktivitas pengendalian meliputi:

Review kinerja Pengolahan informasi Pengendalian fisik Pemisahan tugas

85

Aktivitas Pengendalian – Pengolahan Informasi

1.

General Control Pengendalian organisasi dan operasional

Pengendalian pengembangan sistem dan dokumentasi

Pengendalian perangkat keras dan lunak Pengendalian akses Pengendalian data dan prosedural

Application Control

Pengendalian Input: otorisasi, computer check, koreksi kesalahan

Pengendalian Proses: control total, limit

86 check, sequence test, process tracing data.

2.

Pengendalian Output: pihak yang berhak

Aktivitas Pengendalian – Pengendalian Fisik

Direct physical control Indirect physical control Penghitungan berkala terhadap aset

• • •

87

1.

2.

3.

Seseorang tidak boleh melakukan tugas yang tidak kompatibel

Pemisahan tugas pelaksana, pencatatan, dan penyimpanan aset dari suatu transaksi

Pemisahan bagian IT dengan pengguna. Pemisahan dalam bagian IT:

Pengembangan sistem Operation Data control Securities administration

Aktivitas Pengendalian – Pemisahan Tugas

• • • •

88

Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi dan komunikasi memungkinkan orang dalam organisasi untuk mendapatkan dan berbagi informasi

yang diperlukan untuk mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan operasi.

Contoh:

Memperoleh informasi internal dan eksternal untuk diolah dan disajikan kpd manajemen

Menyajikan informasi relevan kepada pihak yang tepat secara tepat isi dan tepat waktu

–

–

Informasi dan Komunikasi

1. Transaksi

Hanya transakasi valid Seluruh transaksi Hak dan kewajiban Pengukuran

Cukup detail

2. Audit atau transaction trail

3. Dokumen dan catatan

– – – – –

90

Monitoring

Pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap

kualitas dan efektivitas sistem pengendalian internal

1. 2. 3. 4.

Ongoing activities Problem solution

Separate periodic evaluations Internal auditor’s assessment

91

AUDIT NON KEUANGAN Sumberdaya Manusia

AUDIT ADMINISTRASI UMUM :

Lingkup Sumber Daya Manusia

Tujuan dan Manfaat :

1. Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari

2. Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement

3. Sebagai alat dokumentasi untuk reorganisasi

4. Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.

Sumber Data Audit SDM

1. SOP, aturan dan prosedur yang ada

2. Pimpinan Departemen SDM atau personalia

3. Pimpinan Departemen lain

Pertanyaan dasar :

Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?

Bagaimana struktur organisasi SDM ? Bagaimana anggaran SDM ?

•.

•. •.

Audit Perekrutan

1. Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?

2. Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?

3. Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?

4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?

5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Audit Kompetensi dan Manfaat

1. Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?

2. Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?

3. Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?

4. Apakah uraian jabatan selalu diupdate?

5. Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?

6. Bagaimana penentuan kenaikan gaji?

7. Apakah

8. Apakah

berlaku ?

9. Apakah berlaku ?

10. Apakah lokasi ?

11. Apakah

gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?

sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang

pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua

proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

• •

•

• • •

•

Audit Ketenagakerjaan

Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?

Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?

Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?

Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?

Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Pelatihan dan Pengembangan

1. Bagaimana pelatihan diberikan ?

2. Bagaimana program pelatihan dikelola ?

3. Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?

4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?

5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Audit SIM SDM

1. Bagaimana pelatihan diberikan ?

2. Bagaimana program pelatihan dikelola ?

3. Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?

4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?

5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Audit Strategi SDM

1. Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?

2. Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM

AUDIT MASALAH-MASALAH TERTENTU Ilustrasi Masalah Instalasi Farmasi

1. Latar Belakang Permasalahan

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) XXX merupakan instalasi di bawah Bidang Penjunjang Medis. Fungsi IFRS

menyediakan obat dan alkes, menerima pengadaan, mendistribusikan kepada instalasi pelayanan dan menjual.

Pengadaan dilakukan jika diperoleh informasi bahwa persediaan menipis. Seringkali terjadi out stock (kehabisan) karena

miskomunikasi dalam jumlah sisa persediaan. Di lain pihak, untuk obat dan alkes tertentu terjadi perputaran yang lambat

sehingga seringkali terjadi kadaluwarsa. Jumlah persediaan yang kadaluwarsa setahun mencapai 10% dari sisa

persediaan akhir tahun.

Anggaran pengadaan obat dan alkes setahun mencapai Rp 85 milyar, atau sekitar 50% pendapatan jasa layanan. Baik

auditor eksternal atau direktur kaget dengan fakta ini, apalagi pendapatan IFRS hanya Rp 45 milyar setahun.

4. Fasilitas Ruangan

Ruang Kantor : Ruang pimpinan, Staf, Administrasi dan Pertemuan.

Ruang Produksi : sedian steril dan non steril.

Ruang Penyimpanan : kondisi, sanitasi,

temperatur, sinar/cahaya, kelembaban,

ventilasi.

Ruang penyimpanan barang umum : obat jadi, produksi, bahan baku dan alat kesehatan.

Ruang penyimpanan barang khusus : obat termolabil, alkes suhu rendah, mudah

•

•

•

–

–

terbakar, bahan berbahaya, barang karantina.

5. Peralatan

Peralatan penyimpanan, peracikan dan pembuatan obat baik nonsteril maupun aseptik.

Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip.

Kepustakaan yang memadahi untuk pelayanan Informasi Obat.

Lemari penyimpanan Narkotika. Lemari pendingin dan AC utk obat termolabil.

Penerangan, Sarana Air, Ventilasi dan sistem pembuangan limbah.

Alarm dan Alat pemadam kebakaran.

•

• •

• • •

•

DIMINTA:

Buatlah program audit IFRS yang menyangkut aspek:

1. Keuangan

2. Administrasi dan Pengelolaan.

3. Staf dan Pimpinan.

4. Fasilitas dan peralatan.

5. Kebijakan dan Prosedur.

6. Pengembangan Staf dan Program Pendidikan.

7. Evaluasi dan pengendalian Mutu

TEMUAN AUDIT

1. Tindakan yang seharusnya dilakukan tetapi tidak dilakukan. Misalnya intensitas penagihan piutang.

2. Tindakan yang dilarang dan tercela. Misalnya pembelian BHP melebihi jumlah kebutuhan.

3. Sistem yang tidak memuaskan. Misalnya sistem pencatatan pemakaian BHP di ruang pelayanan.

4. Risiko yang seharusnya dipertimbangkan. Misalnya risiko kerugian karena ketidaksesuaian kompetensi

personil.

Temuan Audit Yang Dapat

Dilaporkan

1. Cukup signifikan.

2. Didukung dengan fakta (bukan opini) dengan bukti memadai, kompeten dan relevan.

3. Secara obyektif dibuat tanpa bias dan prasangka.

4. Relevan dengan masalah-masalah yang ada.

5. Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukan tindak perbaikan.

Pembahasan Temuan

1. Diskusikan temuan dengan pihak yang paling memahami masalah terkait.

2. Pertimbangkan dampak dari penyampaian temuan.

3. Lakukan koreksi seperlunya.

4. Gunakan dengan bahasa yang baik dan benar, tidak menyerang individu tetapi menulis berdasarkan fakta.

PELAPORAN HASIL AUDIT

Ruang Lingkup :

1. Laporan tentang audit pengelolaan dan pelaporan keuangan.

2. Laporan tentang audit kepatuhan terhadap ketentuan perundang-undangan.

3. Laporan tentang audit pengendalian internal.

4. Laporan tentang audit kinerja.

5. Laporan tentang audit administrasi dan umum.

6. Laporan tentang audit tujuan tertentu.

Substansi Laporan Audit

Internal

1. Pendahuluan

2. Kriteria

3. Kondisi

4. Penyebab

5. Dampak

6. Kesimpulan

7. Rekomendasi

Kriteria

1. Standar prosedur operasional.

2. Anggaran dan target.

3. Kualitas Pencapaian .

Kondisi

1. Fakta-fakta yang dikumpulkan melalui

berbagai teknik audit.

2. Harus memadai, kompeten, dan relevan.

3. Kondisi harus mampu menghadapi serangan apapun.

4. Merupakan kelemahan signifikan.

5. Auditee telah menyepakati fakta-fakta yang disajikan (lengkapi dengan jawaban auditee). Jangan pernah ada

perbedaan atas fakta.

Pendahuluan

Berisi tentang :

1. Latar belakang.

2. Dasar ketentuan pelaksanaan audit internal.

3. Tim audit.

4. Hal-hal yang menjadi pertimbangan auditor atas pelaporan temuan audit.

Menjelaskan :

Penyebab

1. Mengapa terjadi deviasi antara fakta dan kriteria?

2. Mengapa sasaran tidak tercapai?

Masalah bisa diatasi hanya jika penyimpangan tersebut diketahui penyebabnya.

Dampak

1. Siapa/apa yang dirugikan?

2. Seberapa buruk?

3. Apa konsekuensi-konsekuensinya?

Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan auditee dan direktur bahwa jika dibiarkan terus terjadi

akan berakibat lebih besar dan kesulitan dalam memperbaikinya.

Kesimpulan

1. Harus didukung dengan fakta dan pertimbangan profesional.

2. Merupakan peluang bagi SPI untuk kontribusi positif bagi RS.

Jika SPI secara konsisten menyajikan kesimpulan yang dapat menghasilkan kinerja baru yang lebih tinggi, mengurangi

biaya dan meningkatkan kualitas pelayanan, menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu, meningkatkan utilisasi

sumberdaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan posisi positif RS, maka keberadaan SPI jelas

memberi NILAI bagi RS.

Rekomendasi

1. Menggambarkan tindakan yang perlu dipertimbangkan manajemen untuk perbaikan kondisi yang salah dengan

metode yang applicable.

2. Rekomendasi harus mengidentifikasi siapa yang akan bertindak.

3. Bahas dulu dengan auditee, dan nyatakan bahwa rekomendasi ini telah dibicarakan dengan auditee.

Rekomendasi merupakan tanggung jawab SPI dan melaksanakan rekomendasi menjadi tanggung jawab manajemen.

1.

TANGGAPAN AUDIT :

Rencana Tindak Lanjut

Laporan hasil audit harus dilengkapi dengan tanggapan dari pimpinan auditee yang bertanggung jawab mengenai

temuan dan kesimpulan serta tindak koreksi yang direncanakan. Auditor menyediakan form untuk tanggapan auditee ini.

Tanggapan yang diperoleh harus dievaluasi secara seimbang dan obyektif . Tanggapan yang berupa suatu janji atau

rencana untuk tindakan perbaikan tidak boleh diterima sebagai alasan untuk menghilangkan temuan yang signifikan

atau kesimpulan yang diambil.

2.

3. Apabila tanggapan auditee bertentangan dengan temuan dan kesimpulan dalam laporan hasil audit, tanggapan

tersebut tidak benar atau

apabila rencana tindak lanjut tidak sesuai dengan temuan dan kesimpulan, maka auditor harus menyampaikan

ketidak setujuannya beserta alasannya.

4. Ketidak setujuan tersebut harus disampaikan secara seimbang dan obyektif. Sebaliknya, auditor harus

memperbaiki laporannya apabila suatu saat dibuktikan bahwa tanggapan

tersebut benar.

5. Rencana tindak lanjut dari auditee harus dimonitor pelaksanannya dan dimasukkan

dalam rencana audit periode berikutnya.

Kecukupan Rencana Tindak

Lanjut

Temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan memiliki banyak variasi bentuk dan ukuran

sehingga tidak ada ukuran baku. Secara umum, tindakan perbaikan seharusnya :

1. Responsif terhadap kelemahan yang dilaporkan.

2. Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dari kelemahan yang ada.

3. Berkelanjutan efektivitasnya.

4. Diawasi untuk mencegah terulang kembali.

DOKUMENTASI DAN

ADMINISTRASI

1. Dokumentasi audit dalam bentuk Kertas

Kerja (working paper) atau disingkat WP berisi catatan informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan

selama proses audit.

2. WP disiapkan sejak saat auditor pertama

kali memulai pekerjaannya hingga mereka menelaah tindakan-tindakan dan mengakhiri proses audit.

Isi WP

1. Rencana audit, termasuk program audit.

2. Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas pengendalian internal.

3. Prosedur-prosedur yang digunakan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai.

4. Penelahaan WP oleh Ketua Tim.

5. Laporan hasil audit.

6. Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.

Fungsi WP

1. Mendukung laporan hasil audit.

2. Menyimpan informasi yang diperoleh.

3. Mendukung pembahasan dengan auditee.

4. Menjadi dasar Ketua Tim dalam menelaah kemajuan audit.

5. Menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam evaluasi audit internal.

6. Menjadi latar belakan dan referensi penelaahan selanjutnya.

7. Menilai kinerja SPI.

Dokumentasi

Format WP harus dibakukan dan konsisten penerapannya, yang mencakup :

1. Dokumen perencanaan dan program audit.

2. Kuesioner, bagan alir, dan hasil evaluasi pengendalian.

3. Catatan wawancara.

4. Bagan organisasi dan uraian kerja.

5. Copy perjanjian/kontrak penting.

6. Surat konfirmasi dan representasi.

7. Foto-foto, diagram dan tampilan grafis lainnya.

8. Uji dan analisis kegiatan.

9. Hasil-hasil prosedur penelaahan analitis.

10. Laporan audit dan jawaban auditee.

11. Korespondensi audit yang relevan.

Evaluasi Ketua Tim

Untuk memastikan bahwa :

1. Program audit telah dijalankan.

2. WP dapat diandalkan dan akurat.

3. Kesimpulan yang dicapai memang wajar, logis dan valid.

4. Tidak ada langkah-langkah yang elum diperiksa.

5. Penelaahan dengan auditee telah dilakukan dengan memadai.

6. Aturan-aturan dalam SPI telah diikuti.

Penyimpanan WP

1. File permanen

Dokumen disimpan untuk dipergunakan pada periode-periode berikutnya . Misalnya bagan organisasi dan uraian tugas,

kontrak, peraturan-peraturan.

3. File periode berjalan

Dokumen hasil pemeriksaan periode berjalan, dibuang dalam jangka waktu tertentu sesuai ketentuan SPI.