Saya ingin membuat web portal untuk usaha kredit leasing & jual/beli sepeda motor bekas.

Diutamakan programmer yang enak diajak komunikasi, fast respon. Akan lebih baik jika paham/pernah membuat aplikasi kredit/keuangan, atau sejenisnya.

Sistemnya rencana mau pakai Laravel/CodeIgniter.

Saya butuh sistem yang modular, rapi, cepat, ringan, dan secure. Biar tetap bisa digunakan jangka panjang dan sistem bisa untuk pengembangan fitur jika kedepannya diperlukan. Web interfacenya juga harus rapi, dan mobile friendly.

Target:

PART1

Saat ini saya mau buat aspek operasional nya dulu, basic aj sih…seperti

Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan pindah item Laporan pembayaran Laporan sales ref Cetak faktur Cetak pdf semua laporan Kartu Piutang Buku besar Piutang Global Gudang Kalkulator kredit Lihat Profil Customer Lihat History Customer KTP & KK

Demikian sedikit ekspektasi saya. Secara aturan bisnis dan rumus hitungan akan saya jelaskan lagi

Nantinya saya juga butuh masukan teknis dari anda sebagai programmer jika misalkan anda punya masukan/rekomendasi bagaimana membuat sistem ini lebih bagus.

Ini adalah part 1, kemungkinan kedepannya akan ada penambahan fitur lagi jika pondasinya ini sudah bagus.

Silahan baca perlahan aturan bisnisnya dibawah.

Seputar Usaha

Usaha Kita bergerak di bidang pembiayaan leasing & jual beli motor baru bekas. Tentunya bisa bayar langsung lunas, atau sistem cicil/kredit.

Struktur Usaha

Owner bisa membuat group usaha, unit, dan subunit.

Sistem ini bisa memiliki 0 atau banyak owner.

Owner bisa memiliki 1 atau beberapa group usaha. Dibawah group usaha ada 1 atau beberapa unit pusat. Dibawah tiap unit, bisa ada 0 atau beberapa sub-unit.

Group usaha akan punya Id uniknya masing masing, begitu juga dengan unit ataupun sub unit.

Nantinya akan ada 6 level akses ke web portal:

Admin (saya) Owner Pimpinan Group Usaha Akunting Manager Unit

Kasir

Admin, owner, pimpinan group, akunting punya akses ke group usaha, dan semua unit dibawahnya.

Sedangkan manager unit, dan kasir hanya punya akses ke unit yang ditentukan kepadanya.

Manager unit dan Kasir hanya sampai level unit saja. Maka manager unit dan kasir unit adalah otomatis kasir untuk semua sub unit dibawahnya.

Jenis Laporan dan Levelnya

Sistem harus bisa membuat laporan berikut utk level unit, dan/atau level group usaha.

Cth:

Manager unit, dan kasir hanya bisa membaca laporan penjualan berdasarkan unit yang dipegangnya.

Admin, owner, pimpinan group, akunting bisa melihat laporan penjualan berdasarkan unit, dan juga berdasarkan gabungan unit (group usaha) secara general.

Seputar sub unit

Sub unit esensinya hanyalah ruang show room utk memajang motor yang kita letakkan dibeberapa daerah tertentu untuk membantu unit.

Usaha kita biasanya akan memajang beberapa display sepeda motor di unit pusat, lalu sisanya dibagi-bagi ke cabang sub unit untuk dipajang juga.

Tidak ada karyawan apapun di sub unit. Oleh sebab itu, karyawan, manager unit dan kasir hanya sampai level unit saja.

Jika terjadi pembelian atau penjualan, maka customer tersebut akan dibawa langsung transaksi ke unit.

Sub unit hanya untuk men-track ada berapa stok barang yang ada di lokasi tersebut, dan utk mengetahui dari sub unit mana saja penjualan stok barang terjadi.

Kita bisa memiliki lebih dari 1 orang utk user kasir, dan lebih dari 1 orang utk user akunting.

Selebihnya hanya ada boleh 1 orang untuk posisi admin, owner, pimpinan group usaha, manager unit.

Login form

User login Dengan No Handphone (sbg usernamenya), dan password. Plus ada captcha.

Seputar Wipem

Wipem adalah kepanjangan dari wilayah pemasaran. Jadi setiap unit atau sub unit akan ada nama wipem nya masing-masing.

Cth Unit Medan pusat wipemnya adalah medan pusat, lalu sub unit medan tenggara wipemny medan tenggara, sub unit medan timur wipemnya medan timur.

Setiap unit atau sub unit, wajib ada nama wipemnya. Nama wipem akan dibuat oleh owner.

Jenis tindakan untuk setiap level hak akses, sebisa mungkin dibuat modular. Jadi saya bisa tick/untick check list nya.

4 Jenis Otorisasi pada transaksi penjualan angsuran

Contoh penggunaan akan dijelaskan dibawah

Untuk transaksi penjualan yang jenis angsuran/cicilan, akan ada 4 jenis otorisasi yang diperlukan

No Jenis Otorisasi Eksekusi oleh Otorisasi Approval Oleh1 Sales Pokok (utk transaksi penjualan metode

angsuran)kasir

<=5jt Manager unit

>5jt-10jt Manager unit dan owner

>10jt Manager unit dan owner

2 Pengurangan %sukubunga kasir owner3 Diskon % angsuran bunga Lunas maju Kasir owner4 Diskon Denda Keterlambatan kasir owner**Contoh Penggunaan Otorisasi akan dijelaskan dibawah

Khusus otorisasi no 1 & 2, dilakukan diawal waktu user menginput transaksi baru, sebelum transaksi penjualan aktif.

Khusus otorisasi no 3 & 4, dilakukan ditengah jalan, saat penjualan sudah aktif (user ingin edit penjualan trsbt dan melakukan special action cth: lunas maju, & diskon denda).

Gudang

Di dalam gudang kita ada kategori: stok barang & stok leasing

Stok barang = Benda fisik cth:sepeda motor, mobil

Stok Leasing = surat berharga cth: BPKB motor, BPKB mobil

Dari menu gudang ini, nanti semua transaksi pembelian dan penjualan terjadi.

Menambah item hanya bisa dilakukan kasir Untuk menghapus item dilakukan kasir…lewat klik edit…lalu ada button utk hapus. (Namun

harus ada persetujuan manager unit..akan dijelaskan lebih lanjut dibawah) Item yang sudah dalam proses penjualan tidak muncul lagi di view gudang. Bagian dari item yang bisa langsung diedit kasir hanya 6 bagian: harga perolehan, harga

rekondisi, harga STNK, harga komisi, harga admin, harga lainnya Bagian dari item yang diedit kasir, lalu harus ada otorisasi manager unit: semuanya (minus ke 6

bagian diatas) Intinya, setiap ada kesalahan pemilihan merk, kategori, type motor, salah ketik no polisi, salah

ketik no rangka dll…kasir bisa mengeditnya namun wajib melalui otorisasi/persetujuan manager unit.

Penentuan ID Group Usaha, ID Unit/Subunit, ID Pelanggan, ID Pembelian, ID Penjualan, ID Pindah Item

ID Group Usaha

ID group usaha terdiri dari 3 digit angka, dibuat secara berurutan berdsarkan pendaftaran/pembuatannya.

Cth:

ID Group Usaha CV.Sumatera Motor = 001

ID Group Usaha CV.Jawa Motor = 002…dst

ID Unit

ID unit terdiri dari 6 digit angka, dibuat secara berurutan berdsarkan pendaftaran/pembuatannya.

Cth utk Group usaha CV.Sumatera Motor

ID Unit Aceh = 001001

ID Unit Medan = 001002

ID Unit Riau = 001003

ID Sub Unit

ID Sub unit terdiri dari 9 digit angka, dibuat secara berurutan berdsarkan pendaftaran/pembuatannya.

Cth utk Unit Medan

ID Sub Unit Medan Utara= 001002001

ID Sub Unit Medan Tenggara= 001002002

ID Sub Unit Medan Selatan= 001002003

ID Item

ID Item adalah I+timestamp hari bulan tahun jam menit detik pendaftarannya+ ID Unit item terdaftar.

ID item yang terdaftar tgl 13 maret 2021 jam 10:42:05 di cv.sumatera motor unit medan adalah

I13032021104205001001

ID pelanggan

Pelanggan kita bisa datang dari customer biasa, maupun agen.

ID pelanggan dari customer adalah C+timestamp hari bulan tahun jam menit detik pendaftarannya+ ID Unit pelanggan mendaftar.

Anto mendaftar tgl 12 maret 2021 jam 16:42:05 di cv.sumatera motor unit medan, maka ID anto adalah C12032021164205001001

ID pelanggan dari supplier adalah S+timestamp hari bulan tahun jam menit detik pendaftarannya+ID Unit pelanggan mendaftar.

Agen Erik mendaftar tgl 13 maret 2021 jam 10:42:05 di cv.sumatera motor unit medan, maka ID Erik adalah A13032021104205001001

ID Pembelian

Dimulai dari B = untuk pembelian

Diikuti timestamp hari bulan tahun jam menit detik

Diikuti ID Unit

Cth: Pembelian stok barang sepedamotor tgl 12 maret 2021 jam 16:42:31 di CV. Jawa Motor Unit Jakarta (002001)

maka kode pembeliannya adalah B12032021164231002001

Cth: Pembelian stok leasing sepedamotor tgl 15 april 2021 jam 10:12:15 di CV.Sumatera Motor Unit Aceh (001001)

maka kode pembeliannya adalah B15042021101215001001

ID Penjualan

Dimulai S untuk penjualan

Diikuti timestamp hari bulan tahun jam menit detik

Diikuti ID Unit

Cth: Penjualan Stok Barang sepedamotor secara lunas/one time payment tgl 16 april 2021 jam 10:12:09 di CV. Jawa Motor Unit Jakarta (002001)

Maka ID Penjualannya S16042021101209002001

Cth: Penjualan Stok leasing spedamotor secara cicil tgl 16 april 2021 jam 10:12:09 CV. Jawa Motor Unit Jakarta (002001),

Maka ID Penjualannya S16042021101209002001

ID Pindah Item

ID Pindah adalah P+Timestamp hari bulan tahun jam menit detik + ID unit Asal

Cth Item pindah tgl 16 april 2021 jam 10:12:09 dari CV. Jawa Motor Unit Jakarta (002001) ke unit semarang

Maka IDnya adalah:

P16042021101209002001

ID User

ID user di sistem adalah No Handphone nya.

Itu adalah beberapa ketentuan ID, silahkan buat ID sendiri jika programmer perlu membuat ID utk keperluan yang lain.

Admin

Membuat logo group usaha di dashboard yg nantinya jadi logo header utk semua transaksi Bisa buat 1 atau banyak owner. Admin punya level tertinggi di sistem ini.

Bisa membuat merek utk sepeda motor, dan mobil Bisa membuat type utk sepeda motor, dan mobil Bisa membuat warna 1, warna 2 utk sepeda motor, dan mobil Action yang bisa dilakukan owner, bisa jg dilakukan admin

Owner

bisa membuat 1 atau banyak group usaha, unit, dan juga sub unit (beserta nama wipemnya) Bisa membuat data karyawan Bisa melihat password semua user Bisa mengubah password semua user Membuat jenis bayar: tunai, transfer, dll Membuat nilai default utk suku bunga perbulan, admin fee, persen diskon bunga lunas maju, dll. Melakukan otorisasi di beberapa tindakan Bisa mengubah hak akses karyawan ke sistem. Cth: dari kasir menjadi manager unit, dari

karyawan biasa jadi manager unit.**Nama karyawan wajib dimasukkan ke sistem, namun tidak semua punya akses login ke web. Hanya beberapa karyawan saja yang punya login, seperti user kasir, manager unit, akunting, pimpinan group usaha.

Kasir Mendaftar semua karyawan ke dalam sistem berdasarkan unit nya.

Manager unit

Melakukan otorisasi di beberapa tindakan sesuai unit yg dipegangnya

Pimpinan Group

Melakukan otorisasi di beberapa tindakan sesuai group usaha yg dipegangnya

Akunting

Memiliki akses ke semua unit dan group usaha yang dipegangnya (untuk melihat data)

Pindah ItemPindah item dilakukan lewat menu transaksi pindah item tersendiri. Bisa dilakukan sesama unit, ataupun antar unit. Sistem harus merekam tanggal jam transaksi pindah item, siapa usernya, dan siapa user yg menyetujuinya, lokasi awal, lokasi tujuan pindah item trsbt.

Pindah Item Sesama Unit

Perpindahan stok barang/stok leasing antar sub unit, atau subunit ke unit: hanya bisa dilakukan oleh kasir unit tersebut. Lalu harus ada otoriasi oleh manager unit.Cth:

- Stok sepeda motor/suratBPKB pindah dari subunit medan timur ke medan barat, atau sebaliknya harus dieksekusi oleh kasir medan lalu butuh otoriasi manager unit medan.

- Stok sepeda motor/surat BPKB pindah dari subunit medan timur ke unit pusat medan, atau sebaliknya harus dieksekusi oleh kasir medan lalu butuh otoriasi manager unit medan.

Pindah Item Antar Unit

Cth: Pindah item sepeda motor dari Unit Medan Pusat ke unit Aceh Sub unit Aceh Tenggara.

Perpindahan stok barang/bpbkb leasing antar unit: hanya bisa dilakukan oleh kasir unit asal, lalu harus ada persetujuan dari manager unit asal barang tersebut & Pimpinan group usaha.

Cth:

- Stok sepeda motor/stok leasing surat BPKB pindah dari dari Unit Medan Pusat ke Subunit Aceh Tenggara maka harus dilakukan oleh kasir unit medan dengan memilih lokasi tujuan subunit aceh tenggara, lalu menunggu persetujuan dari manager unit medan, dan pimpinan group usaha Cv. Sumatra motor.

Transaksi PembelianTransaksi pembelian artinya group usaha melakukan pembelian stok barang atau leasing (BPKB) dari pelanggan. Pihak lain ini bisa berupa kategori agen, ataupun kategori customer.

Jadi data customer, dan agen harus diinput disistem. Hanya saja mereka kategorinya berbeda.

Esensinya, stok barang itu ada fisik barangnya di gudang kita, yang nantinya siap kita jual lagi. Sedangkan dalam leasing, kita hanya beli surat berharganya (BPKB kendaraan).

Setiap transaksi pembelian hanya bisa diisi 1 item.

Kalau perusahaan mau beli 20 item motor, maka user harus input 20x pembelian, maka akan muncul 20 id pembelian berbeda.

Pembelian stok barang berupa:- Sepeda motor - Mobil

Pembelian leasing berupa surat berharga sperti:

- BPKB Sepeda Motor- BPKB Mobil

Setiap transaksi pembelian stok barang atau stok leasing BPKB harus bisa ditentukan lokasinya di unit/subunit mana, agar bisa dilacak posisi stok barang/stok leasing trsbt. By default: lokasinya di unit pusat. Namun user harus bisa mengubahnya.

*Detail informasi yang dibutuhkan pada item barang/leasing motor & mobil sperti Merk,NoPolisi,dll.bisa dilihat dibawah.

Pada setiap pembelian sifatnya one time payment saja, perusahaan akan langsung bayar lunas ke supplier ataupun pelanggan. Mode bayarnya sesuai yang dibuat oleh admin.

Selain detail informasi barang seperti merk,no.mesin,no pol, kita juga butuh data lain yaitu harga pada pembelian tersebut.

Setiap pembelian akan diperlukan informasi harga perolehan, biaya rekondisi, biaya STNK, biaya adminsitrasi, biaya komisi, biaya lainnya.

Lalu nanti sistem menghitung harga beli pokok setelah mengetahui informasi harga/biaya diatas.

Pada setiap pembelian, rumusnya:

Harga beli pokok = harga perolehan + Biaya rekondisi + biaya STNK+biaya admin+biaya komisi+biaya lainnya

Cetak faktur pembelian

Untuk cetak faktur pembelian, jumlah yang tertulis difaktur yang akan diterima supplier/pelanggan adalah harga perolehan. (Bukan harga pokok, karena harga pokok utk keperluan catatan internal perusahaan).

Di faktur pembelian harus dibuat id pembelian, tanggal, jam, user yg melakukan, sumber pembelian (nama supplier/nama pelanggan)

Jenis detail informasi yang diperlukan utk item:

- No BPKB –wajib isi- No Polisi- wajib isi- Kategori: Barang atau Leasing – wajib isi- Jenis: Motor atau mobil –wajib isi- Nama Barang (ini adalah nama pemilik barang yang tertulis di BPKB)- wajib isi- Tahunbuat - wajibisi- Merk (Honda, Yamaha, Kawasaki, Suzuki, Toyota, Mitshubisi, Daihatsu, dll)-wajib isi- Type (NMAX, Beat, Supra, Kijang, Ertiga, dll)-wajib isi- Warna 1-wajib isi: Merah,hitam,kuning,

hijau,biru,putih,ungu,orange,coklat,abuabu,pink,emas,perak,birudongker,marun- Warna 2-opsional:Merah,hitam,kuning,

hijau,biru,putih,ungu,orange,coklat,abuabu,pink,emas,perak,birudongker,marun- Kondisi (%): 0-100 - wajibisi- No Mesin: -wajibisi- No Rangka: -wajibisi- Harga pokok-bysistem- wajib isi- Harga Perolehan-default 0- wajib isi- Biaya rekondisi-default 0- wajib isi- Biaya STNK-default 0- wajib isi- Biaya admin-default 0- wajib isi- Biaya Komisi-default 0- wajib isi- Biaya Lainnya-default 0- wajib isi

Admin Bisa Buat/Edit/Hapus Merk, Type kategori motor atau mobil

Admin nantinya secara global harus bisa membuat, edit, hapus merek, type sepeda motor, mobil. Dikarenakan merk, type, mobil/sepeda motor selalu berubah-ubah di pasaran. Agar sistemnya selalu relevan dan uptodate.

Cth:

Merk: Honda, Yamaha, Kawasaki, dll (motor); Toyota, Daihatsu, Honda, dll (Mobil)

Type: Nmax, KLX, Beat, Vario, dll (motor); Avanza, xenia, innova, brio, dll (mobil)

Sales Ref

Setiap penjualan wajib punya referral (baik penjualan angsuran ataupun penjualan one time payment). Referal ada 3 kategori:

datang langsung karyawan mitra sales

Tentunya jika sales referral dari karyawan, harus bisa dipilih nama karyawannya. Kalau datang dari mitra sales, juga harus bisa dipilih nama mitra salesnya.

Referral harus tercatat utk tiap penjualan, lalu harus bisa dilihat statistiknya berdasarkan tanggal.

Data Customer

ID

Nama Lengkap-wajibisi

No KTP-wajibisi

No Kartu Keluraga-wajibisi

No Handphone-wajibisi

Tgl Lahir-wajibisi

Alamat KTP-wajibisi

Alamat Domisili-wajibisi

Nama Saudara-wajibisi

No HP Saudara-wajibisi

Alamat Saudara-wajibisi

Hubungan-wajibisi

Penting saat input data customer: Input 2x: NO HP, KK, KTP (Tanpa spasi, Disable Copas) – Double confirm data field sama

Harus 2x input field bagian No HP, No KTP, No KK.

Sistem harus mengecek data kedua field nya sama. Harus disable copas juga. Data harus diketik.

Tujuannya kita mau pastikan bagian HP, KTP, dan KK adalah benar.

Karena ini adalah data kontak customer paling penting bagi perusahaan.

Data Agen

ID

Nama

Alamat

No Telepon

Data Mitra Sales

ID

Nama

Alamat

No Telepon

Data Karyawan

Nama

NIK

No HP

Tanggal Lahir

Password

Group Usaha

ID

Nama

Logo (utk kop surat tiap cetakan pdf laporan)

Alamat

Kota

Kecamatan

Kelurahan

Kodepos

No Telepon

Data Kantor Unit/Sub Unit

ID

Nama

Wipem

Alamat

Kota

Kecamatan

Kelurahan

Kodepos

No Telepon

Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan artinya group usaha menjual item yang ada digudang, baik itu stok barang, maupun stok leasing (surat berharga cth: BPKB).

Tentu saja saat penjualan terhadap item tersebut sudah terjadi (aktif), maka item stok barang/stok leasing tersebut tidak muncul lagi di gudang.

Group usaha mendapatkan penghasilan dari: Markup, Bunga cicilan, Biaya Denda, Biaya admin. (Selanjutnya akan dijelaskan)

Setiap Transaksi penjualan bisa dibayar customer dengan one time payment, atau sistem angsuran.

Pembayaran dengan banyak cicilan 0x esensinya adalah one time payment (langsung lunas). Tidak perlu buat kartu piutang.

Pembayaran dengan banyak cicilan >0x termasuk kategori angsuran. PERLU buat kartu piutang.

One time payment lebih simpel daripada metode cicil, karena metode cicl tentunya akan ada rumus berbeda yang digunakan.

Penjualan one time payment dikatakan lunas jika harga sales pokok item trsbt dan biaya admin sudah dilunasi pelanggan.

Cth jika harga motor 10juta, maka customer yang mau one time payment, cukup bayar 10jt plus admin fee (admin fee bisa diubah-ubah, nilai defaultnya bisa 0 atau lebih, ditentukan owner di dashboard group usaha).

Namun jika harga motor 10 juta, dan customer mau cicil, maka ada rumus hitungan angsuran yang akan dipakai yg pastinya total jumlahnya lebih dari 10jt, plus admin fee. (akan dijelaskan dibawah lebih lanjut)

Biaya admin pnjualan adalah berubah-ubah. Bisa 0 atau lebih. Nilai default admin bisa dibuat di dashboard.

User bisa mengubah nilai biaya admin pada setiap penjualan. Biaya admin selalu dikenakan pada tiap penjualan, baik onetime payment atau angsuran.

Sekali lagi, group usaha mendapatkan penghasilan dari: Markup, Bunga cicilan, Biaya Denda, Biaya admin.

Markup = Biaya penjualan-Biaya harga pokok pembelian item tersebut

Cth: Jika perusahaan melakukan pembelian motor Yamaha NMAX dgn harga perolehan 16jt, plus biaya perpanjangan STNK 300rb, Biaya Adminstrasi 100rb, Biaya Komisi 100rb, Biaya Reparasi 500rb. Maka harga pokoknya adalah (16jt+300rb+100rb+100rb+500rb)= 17 jt

Lalu jika perusahaan menjual item trsbt kepada customer 19 jt. Maka markupnya adalah (19-17)=2 juta.

**catatan: angka penjualan 19jt trsbt nanti diinput user hanya saat melakukan penjualan.

Secara default angka penjualan adalah

Default harga penjualan = Harga beli pokok +( harga beli pokok*20%)

Kembali lagi, default harga penjualan tersebut tetap bisa diedit user saat sedang melakukan transaksi penjualan.

Cara Penghitungan Angsuran Cicilan

Total Angsuran(harganominal)= Sales Pokok(angsuran pokok)+ Bunga Dari sales pokok

*Total angsuran kadang kt sebut harga nominal.

*Sales pokok kadang kita sebut angsuran pokok, atau pokok kredit

Total Angsuran=(Total Sales Pokok)+(Total Sales Pokok x %bungaperbulan x durasicicil)

Angka % suku bunga cicilan perbulan harus bisa diubah lewat dashboard group usaha owner. Itu adalah angka default yg nantinya akan digunakan oleh group usaha tersebut. Biasanya 3,5% per bulan.

**Butuh otorisasi transaksi penjualan agar bisa aktif

Jika kasir ingin mengubah %suku bunga cicilan perbulan tersebut saat melakukan transaksi penjualan dengan pelanggan, maka harus butuh otorisasi dari owner.

Biasanya % bunga cicilan perbulan kita kasih diskon menjadi 2-3% utk beberapa pelanggan loyal. Jadi si user bisa mengubah dari 3,5% ke 2%, tetapi harus dapat persetujuan otorisasi owner sbelum penjualan aktif.

Cth: Kita menjual motor Honda Beat 12jt kepada pak cecep.

Misalkan harga pokok pembelian kita adalah 9jt, maka markup penjualan item trsbt adalah 3 jt.

Asumsi DP pak cecep 2 jt, dan mau lunasi sisanya dengan cicil 12 bulan. Maka sales pokok yang dibayar cecep adalah. 10 jt.

Maka

Total angsuran(harganominal) = pokok kredit+bunga kredit

Total angsuran(harganominal) = 10jt + (10jtx3,5%x12)

= 10jt + 4,2jt

= 14,2jt

Pengurangan dalam sales ada 2, yaitu DP dan trade in (item stok barang yg sudah ada digudang).

Untuk DP, tinggal diketik nilai nominalnya yg ingin dibayarkan pelanggan.

Untuk trade in item, tinggal dipilih dari stok barang yg ada di gudang.

Lalu harga yg muncul adalah harga perolehan item stok barang trsbt (tidak bisa diubah. Jika ingin mengubah, user harus kegudang, dan mengubah harga perolehan item yang diinginkan).

**Butuh otorisasi: Transaksi Penjualan angsuran butuh otorisasi agar penjualan bisa aktif

Kasir hanya sebatas menginput data penjualan…

Semua penjualan angsuran wajib otoriasi dari manager unit terlebih dahulu agar bisa aktif (dibeberapa kasus butuh otorisasi pimpinan group atau owner juga)

Level A: Jumlah Sales Pokok 0-5.000.000: hanya perlu otorisasi manager unit Level B: Jumlah Sales Pokok 5.000.001-10.000.000: pertama otorisasi manager unit, lalu otoriasi

owner Level C: Jumlah Sales Pokok 10.000.001-seterusnya: pertama otorisasi manager unit, lalu

otoriasi owner

Otorisasi penjualan angsuran bisa 1x atau lebih.

Seperti contoh diatas, untuk level A hanya perlu otorisasi manager unit. Namun untuk level B, otorisasi manager unit terlebih dahulu, lalu otorisasi owner.

Saya mau ada seperti toggle select di dashboard owner di setiap group usaha, utk memilih user mana yg bisa melakukan otorisasi, dengan jumlah berapa di tiap level.

Karena terkadang, level A itu bisa berubah menjadi 0-3.000.000 utk grup usaha CV.sumatra motor, namun utk cv.jawa motor level A itu 0-5.000.000.

Atau kadang Level B itu hanya butuh otorisasi manager unit dan owner di CV.Sumatra motor, namun di Cv.jawa motor level B itu perlu otorisasi manager, dan pimpinan group.

Jadi sistem harus dibuat fleksibel pada aspek ini.

Angsuran perbulan = (angsuran pokok/durasi) + (angsuran bunga/durasi)

Maka angsuran perbulan pak cecep = (10jt/12) + (4,2jt/12)

= 833.333+350.000

= 1.183.333

Angsuran pokok per bulan pak cecep adalah: 833.333

Angsuran bunga per bulan pak cecep adalah: 350.000

Maka totalnya, pak cecep bayar angsuran Rp 1.183.333 selama 12 bulan.

Maka Kartu piutang pak cecep akan terlihat seperti ini:

Cicilan

Biaya admin bisa dibayar kapan saja. Sifatnya One time fee. Diawal cicilan, ditengah, atau diakhir.

Biaya admin tidak termasuk dalam penghitungan cicilan.Cth: Setiap penjualan ada biaya admin, misal jlhny 80.000. Total penjualan motor pak cecep 10jt Maka rumus penghitungan cicilan nantinya dari 10juta saja. Admin fee nya nanti kita minta langsung sama pak cecep.

Jadwal pembayaran cicilan

Jadwal pembayaran cicil adalah sesuai tanggal penjualan. Terkhusus tgl 31, Jika tanggal penjualan tidak ada di kalender bulan berikutnya, maka gunakan tanggal terakhir bulan tersebut.

Cth:

Pak Cecep jadwal cicilan tgl 15 tiap bulan, maka bulan seterusnya jadwal angsuran cecep tetap tgl 15.

Pak Anto transaksi tukar tambah motor bekasny tgl 31, maka jadwal cicil pak anto adalah tgl 31 tiap bulannya, namun jika februari hanya ada sampai tgl 28, jadwal bayar anto terkhusus pada bulan februari adalah tgl 28. Jika april hanya ada sampai tgl 30, maka anto bayar tgl 30 pada bulan april, selebihnya tetap tgl 31.

Kelonggaran pembayaran cicilan

Customer dapat 3 hari kelonggaran bayar cicilan, jika lebih dari kelonggaran trsbt akan kena denda.

Cth: Jadwal pembayaran cicilan Pak Anto tgl 1 setiap bulan.

Maka 3 hari berikutnya, pak anto dapat kelonggaran tgl 2,3,4 utk tidak bayar (tidak ada denda).

Jika pak anto bayar tgl 5, maka pak anto akan langsung dihitung kena denda 4 hari keterlambatan.

Denda Keterlambatan Bayar Cicilan

(0.5% x angsuran bulanan) x hari keterlambatan

Cth pak cecep jadwal bayar tgl 1 tiap bulan. Namun terlambat baru bayar tgl 6.

Maka hari keterlambatan = 5 hari

Maka pak cecep bayar denda sebesar (0,5% x 1.183.333 x 5) = Rp 29.575

Kapan Bayar Angsuran, Denda, Admin???

Group Perusahaan kita hanya mewajibkan pelanggan biaya angsuran saja tiap bulan utk dibayar sesuai jadwal yang ditetapkan. (Angsuran pokok dan angsuran bunga).

Sisanya seperti biaya denda, admin, bisa dibayar kapan saja.

Kalau mau bayar denda, admin bulan tersebut juga bisa, mau bulan depannya lagi juga bisa, mau diakhir saat pelunasan juga bisa.

Hanya saja jumlahnya memang jadi besar dan terakumulasi jika pelanggan tidak tepat waktu bayar angsuran. Namun itu adalah aturan perusahaan.

Pembayaran denda atau admin juga tidak harus full.

Misalkan secara total pak cecep punya denda 300rb. Bisa saja pak cecep bayar 50 ribu pada bulan ketiga, 150ribu pada bulan ke 6, lalu 100ribu pada bulan terakhir.

Hal yang sama juga untuk biaya admin.

Jumlah Potensi Denda & Hitungan Denda Berjalan

Setiap jadwal pembayaran angsuran, akan ada potensi jumlah denda. Denda tersebut bisa Rp 0, atau lebih.

Jika pada sebuah penjualan angsuran terdapat 12x jadwal pembayaran angsuran, maka logika nya akan ada 12x potensi denda.

Keterlambatan hari & jumlah Denda ini akan selalu berjalan, dan tiap hari akan selalu otomatis dihitung sistem.

Jumlah denda selalu dihitung berdasarkan selisih tanggal hari ini dengan jadwal angsuran yang kita tetapkan (seperti penjelasan sebelumnya)

Contoh: Kasus customer Macet, yang ditengah jalan tidak mau bayar angsuran lagi,

Asumsi Tgl hari ini adalah 16 juni 2021, dan pak Budi terakhir kali membayar angsuran ke 5. Maka denda berjalannya nya seperti berikut:

Denda berjalan sampai tanggal hari ini 16 juni 2021 adalah Rp 6.171.082. Denda tersebut akan terus berjalan dan bertambah jika customer tetap tidak membayar. Sistem harus otomatis menghitungnya tiap hari.

Nantinya kalau customer tersebut memiliki niat untuk membayar denda. Maka dia bisa membayarnya sebagian dulu (seperti contoh diatas), atau langsung full.

Dalam contoh pak cecep paling awal,

Pak cecep hanya perlu bayar 1.183.333 tiap bulannya. Kalau misal pak cecep mau bayar denda keterlambatannya yg Rp 29.575 diakhir cicilan juga boleh. Cuma jumlah dendanya bisa terakumulasi sama denda bulan berikutnya jika pak cecep melakukan keterlambatan bayar lagi.

Begitu juga kalau pak cecep mau bayar admin fee nya diawal jg bisa. Atau diakhir cicilan bersamaan bayar dengan bayar denda juga bisa.

Jadi intinya pada setiap penjualan, sisa biaya angsuran, denda, admin fee ini harus disimpan disistem. Jadi nanti kalau semua aspek sudah dibayar, maka status penjualan tersebut menjadi LUNAS.

Bayar Multiple Bulan Angsuran

Sistem juga harus memperbolehkan user melakukan pembayaran angsuran utk beberapa bulan kedepan walaupun belum jadwal pembayaran.

Karena terkadang ada customer yang ingin bayar langsung sampai 3 bulan berikutnya walaupun belum jatuh tempo (mungkin sedang ada rejeki).

Lunas Maju Cicilan

Lunas maju artinya, pelanggan ingin melunasi semua sisa angsuran (pokok dan bunga).

Sebagai apresiasi utk pelanggan yang melakukan lunas maju, biasanya perusahaan memberikan %diskon untuk bagian angsuran bunga saja. Sedangkan sisa angsuran pokoknya harus tetap dibayar penuh (tidak ada perubahan).

Default value diskon ini harus bisa dibuat di dashboard owner.

Tentu saja nanti user yg melakukan lunas maju tetap harus bisa mengubah default %diskon angsuran bunga lunas maju ini.

Bisa jadi 5%, 20%, 30%, atau berapapun angka yg mau diketiknya.

Namun biasanya default %diskon angsuran bunga lunas maju kita adalah 10%.

Penting: Setiap aktivitas lunas maju harus dapat otorisasi dari owner.

Informasi Kartu piutang juga harus diupdate, setelah lunas maju disetujui owner.

Cth skenario lunas maju

Cth pak Anto pak cecep (diatas), cicilan perbulan sbesar = (10jt/12) + (4,2jt/12)

= 833.333+350.000

= 1.183.333

833.333 adalah angsuran pokok, 350.000 adalah angsuran bunga.

Misalkan pak cecep sudah bayar cicilan 6x dari januari-juni. Maka ada sisa 6 bulan lagi.

Lalu pak cecep mau lunas maju. Sebagai reward kita berikan %diskon angsuran bunga lunas maju sebesar 10%.

Kita asumsikan, lunas maju ini sudah mendapat persetujuan otorisasi dari owner.

Maka jumlah yang harus dibayar pak cecep adalah:

= (sisa angsuran pokok) + (sisa angsuran bunga beserta diskonnya)

= (833.333 x 6) + (350.000 x 6 x 10%diskon)

= 4.999.998 + 1.890.000

= 6.889.998

*10% diskon itu adalah contoh, dan angkanya bisa diubah user.

Maka kartu piutangnya akan diupdate, dan berubah menjadi seperti dibawah ini:

Tentunya, Agar penjualaan ini dikatakan LUNAS pak cecep harus bayar kewajiban lainnya seperti biaya admin (jika ada), dan denda (jika ada).

Diskon Denda

Diskon denda artinya perusahaan memberikan keringan terhadap pembayaran denda pelanggan.

Diskon denda bisa dalam %, ataupun jumlah.

Diskon denda harus melalui persetujuan owner.

Terkadang pelanggan tidak disiplin tepat waktu bayar angsuran sehingga, dendanya bisa mengakumulasi dari bulan yang satu dan bulan yang lain (denda berjalan).

Misalkan cth pak cecep diatas:

Jika 5 hari terlambat, pak cecep bayar denda sebesar (0,5% x 1.183.333 x 5) = Rp 29.583

Jika pak cecep selalu terlambat 5 hari setiap bulannya, dan tidak pernah bayar denda tiap bulan, sehingga semua denda terakumulasi dibulan terakhir pelunasan.

maka denda yang dibayar pak cecep adalah

Rp 29.583 x 12 = 354.996

Pak cecep bermohon keringanan denda, maka kita bisa keringanan dalam bentuk persen, ataupun jumlah.

Misal, kita beri pak cecep diskon denda 30% terhadap penjualan tersebut, sehingga pak cecep hanya bayar denda

(100-30)% x 354.996 = Rp 248.497

Atau kita bisa beri pak cecep diskon nominal tertentu, misal diskon 100 ribu. Sehingga pak cecep hanya bayar denda

354.996 – 100.000 = Rp 254.996

**penting: setiap diskon denda, harus dapat otorisasi owner.

Status Cicilan

Trkhusus untuk transaksi penjualan cicilan, akan ada status cicilan nya tertulis dikartu piutang.

Status cicilan ada 6: Lancar, kurang lancar, diragukan, macet, penarikan, lunas.

Keterlambatan = Jadwal Jatuh Tempo Angsuran Terakhir – Tanggal Hari ini

Status ini sifatnya dinamis, karena akan selalu berubah tergantung kapan pelanggan melakukan pembayaran.

Status KeterlambatanLancar 1-30 HariKurang Lancar 31-60 HariDiragukan 61-74 HariMacet >75 HariPenarikan Jika sudah dilakukan transaksi penarikan oleh kasirLunas Jika sudah lunas (termasuk semua denda, admin

fee)

Contoh status lancar di view kartu piutang:

Transaksi Penarikan Kendaraan

Kasir bisa melakukan penarikan untuk penjualan angsuran yang statusnya macet.

Kasir tinggal pilih penjualan status “macet” yang diinginkannya, lalu lakukan transaksi penarikan kendaraan.

Setelah dilakukan penarikan kendaraan, maka status cicilan berubah menjadi “penarikan”.

Jika pelanggan masih berniat bayar kewajibannya, meskipun status penjualan sudah menjadi penarikan, pelanggan tetap bisa membayar cicilan dan semua kewajiban lain: denda/admin.

Jika semua kewajiban selesai, maka statusnya jadi lunas.

Cetak invoice pembayaran

Setiap pembayaran yang dilakukan pelanggan harus bisa dicetak invoicenya sebagai bukti.

Baik pembayaran angsuran, pembayaran denda, pembayaran admin fee, atau pembayaran one time payment.

Jenis bayar ada tunai, transfer, edc, dll (tergantung jenis bayar yg dibuat owner di dashboard group usaha)

Hapus item stokbarang/stokleasing, Hapus transaksi penjualan, Hapus transaksi pembelian, pembayaran

Penghapusan item, transaksi penjualan, transaksi pembelian, pembayaran hanya bisa dilakukan oleh kasir, lalu harus disetujui oleh manager unit.

Setiap Penghapusan item, transaksi penjualan, transaksi pembelian, pembayaran harus ada kolom catatan yg wajib diisi agar kasir bisa menulis alasan penghapusan.

Setelah disetujui manager unit, maka stok/penjualan/pembelian/pembayaran trsbt hilang seutuhnya dari database.

Khusus transaksi penjualan metode angsuran yang sedang pending dalam proses otorisasi tdk bisa dihapus. Hanya setelah disetujui/ditolak baru bisa dihapus.

Revisi Transaksi Setelah Direview

User yang punya otoriasasi melakukan persetujuan penjualan, hanya bisa menolak dan menerima penjualan tersebut. Untuk mengedit/hapus penjualan hanya dilakukan oleh kasir (sesuai aturan diatas).

Oleh sebab itu perlu ada kolom komentar, jika penjualan ditolak agar user yg mereview otorisasi bisa mengetik alasan penolakannya. Lalu user yg bermohon tersebut bisa membaca, lalu merevisi aspek kesalahannya, dan melakukan submit ulang, atau mungkin menghapusnya (tentunya harus melalui persetujuan manager unit sesuai aturan diatas).

Penting: transaksi penjualan yang sedang dalam proses otorisasi tidak bisa dihapus.

Edit Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan yang sudah aktif bisa diedit kasir namun harus melalui persetujuan manager unit.

Namun hanya utk bagian nama surveyor, dan/atau bagian sales ref saja yg bisa diedit dari penjualan trsbt.

Bagian yang ingin diedit/terjadi perubahan harus dihighlight kepada manager unit tersebut.

Hapus Transaksi Pembayaran

Seperti dijelaskan diatas, transaksi pembayaran bisa dihapus oleh kasir, namun harus disetujui manager unit dulu. Ini berlaku utk pembayaran angsuran, denda, admin fee.

Penghapusan ini lebih utk mengatasi kasus human eror. Cth: salah ketik jumlah bayar, salah pilih jenis bayar: tunai, transfer, dll.

Jadi kalau ada salah input pembayaran, kasir tinggal menghapusnya, lalu menginput yang baru (tentu saja agar terhapus, harus disetujui manager unit).

Nama Surveyor & Upload Dokumen Survey (Khusus Penjualan Angsuran)

Pada one time payment, tidak dibutuhkan surveyor, pada transaksi cicilan wajib dibutuhkan siapa nama surveyor (bisa dipilih dari daftar karyawan).

Pada one time payment, tidak dibutuhkan dokumen upload. Pada transaksi cicilan wajib dibutukan dokumen survey upload, berbentuk image.

Nantinya, user yang mereview transaksi penjualan cicilan (manager unit, pimpinan group usaha, atau owner) dapat melihat dokumen survey ini sebelum mengambil keputusan menerima/menolak penjualan menjadi aktif.

Laporan Pindah Item

Untuk mengetahui perpindahan item dari lokasi awal mana, ke lokasi tujuan mana. Pindah item bisa terjadi dalam sesama unit, atau antar unit.

Laporan Piutang Global

Laporan piutang global adalah pengelompokan banyak penjualan angsuran berdasarkan statusnya: lancar, kurang lancar, diragukan, macet, atau penarikan.

Laporan piutang global dibuat di level unit, dan group usaha.

Penjualan yang aspek angsurannya lunas, tidak masuk dalam piutang global.

Cth: penjualan angsuran yang sudah lunas, tapi biaya denda, dan admin belum bayar. Maka TIDAK masuk perhitungan piutang global. Karena aspek angsurannya sudah lunas.

Saldo akhir = saldo awal – angsuran

Keterangan:

Saldo awal = total angsuran yang belum dibayar

Misalkan pak cecep punya angsuran 1jt/bulan, selama 12x. Total angsuran pak cecep adalah 12jt. Namun sejauh ini pak cecep sudah bayar 5x angsuran atau 5juta.

Maka saldo awal adalah total angsuran yang belum dibayar, yaitu 7jt.

Angsuran = jumlah angsuran yang dibayar, dalam kasus pak cecep adalah membayar 1jt

Saldo akhir = 7-1= 6 jt

Tahap membuat piutang global:

1. ambil semua penjualan yang memiliki jadwal bayar angsuran sesuai [range tanggal] yg dipilih user

2. kategorikan penjualan tersebut berdasarkan statusnya (lancar,krg lancar,diragukan,macet,penarikan)

3. Hitung saldo awal untuk setiap kategori kelompok.

Berdasarkan jumlah angsuran yang belum dibayar sebelum [range tanggal] dipilih user.

4. Totalkan angsuran yang sudah dibayar selama [range tanggal] berdasarkan kategori kelompok

5. Hitung saldo akhir, dengan rumus saldo awal-angsuran

6. Hitung persentase saldo akhir, dengan membandingkan baris angka ke baris total

Contoh Piutang Global 1

Misalkan Pak Yusuf adalah masih satu-satunya customer kita di CV. Sumatra Motor. Pak yusuf sudah bayar 7x angsuran sejauh ini, brarti total yg sudah bayar adalah 7 juta dari 12 juta. Kita asumsikan 1jt angsuran perbulan.

Lalu seorang user pilih range tanggal di laporan piutang global: 1 agustus 2020 – 31 agustus 2020

Maka tampilan piutang global CV.Sumatra Motor adalah seperti berikut

Contoh Piutang Global 2

Dengan skenario pak yusuf yang sama diatas,

Namun kali ini user pilih range tanggal di laporan piutang global: 1 juli 2020 – 31 juli 2020

Maka tampilan piutang global CV.Sumatra Motor adalah seperti berikut

Contoh Piutang Global 3

Dengan skenario pak yusuf yang sama diatas,

Namun kali ini user pilih range tanggal di laporan piutang global: 1 april 2020 – 30 April 2020

Maka tampilan piutang global CV.Sumatra Motor adalah seperti berikut

Contoh Piutang Global 4

Dengan skenario pak yusuf yang sama diatas,

Namun kali ini user pilih range tanggal di laporan piutang global: 1 april 2020 – 31 Mei 2020

Maka tampilan piutang global CV.Sumatra Motor adalah seperti berikut

Buku Besar Piutang

Buku Besar piutang adalah daftar penjualan berdasarkan status yang dipilih (lancar,krg lancar, diragukan,macet,penarikan).

Konsep membuat Buku besar, sama dengan piutang global. Hanya saja, di buku besar kita menampilkan semua daftar penjualan berdsarkan statusnya. Atau dengan kata lain, piutang global versi lebih detail.

Untuk mengakses buku piutang adalah dari piutang global lalu meng-klik status yang diinginkan.

Misalkan Dengan skenario pak yusuf yang sama diatas,

User ingin melihat buku besar piutang “lancar” tanggal 1 April 2020 – 30 April 2020

Maka pertama user ke menu piutang global >> masukkan range tanggal >> Userklik bagian “lancar”

Maka Tampilan buku besarnya seperti ini

Kartu Piutang

Kartu piutang HARUS dibuat untuk semua penjualan angsuran.

Kartu piutang bisa diakses melalui menu tersendiri, atau dengan meng-klik nama customer di buku besar.

Hasilnya:

Contoh detail view penjualan, yg ada kartu piutangnya

Contoh cetak kartu piutang kita saat ini:

Laporan penjualan

Laporan penjualan dibuat di level unit, dan group usaha.

Laporan penjualan berdasarkan tipe angsuran, one time payment, dan beberapa filter lainnya.

Laporan Pembayaran

Membuat Laporan semua pembayaran yg pernah dilakukan oleh pelanggan by date untuk Cicilan, Admin, Denda, One time payment.

View Profil Customer

User (brdasarkan unit yg bisa diaksesnya) dapat melihat halaman profil si pelanggan, user bisa melihat data pribadinya, plus semua transaksi pembelian apa saja yang pernah dilakukannya, transaksi penjualan yg pernah dilakukannya, dan juga data dokumen survey yg pernah di upload. Tentunya profil pelanggan bisa diedit jika ada data yg salah.

Cek History NIK & No Kartu Keluarga

User hanya mengetik nomor KTP dan No KK

Lalu sistem menampilkan semua transaksi penjualan yang ada di database website kita, termasuk dari group usaha berbeda, berdasarkan NIK & No Kartu yang diketik tadi.

Laporan Sales Ref

Sistem membuat laporan sales ref berdasarkan range tanggal dan kategori referral:

datang langsung karyawan

mitra sales