DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................vi

GLOSARIUM......................................................................................................2

I. PENDAHULUAN.........................................................................................3

A. Deskripsi Umum.......................................................................................3

B. Prasyarat...................................................................................................3

C. Petunjuk Penggunaan Modul....................................................................3

D. Tujuan Akhir Pembelajaran......................................................................4

II. PEMBELAJARAN.......................................................................................5

Kegiatan Belajar I:Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis..........................5

A. Dasar-dasar perjalnan bisnis.....................................................................7

B. Macam maam perjalanan bisnis...............................................................7

C. Tujuan perjalanan bisnsi...........................................................................8

D. Persipan perjalanan bisnis........................................................................9

Tes formatif....................................................................................................19

Rubric Penilaian……………………………………………………………22

Kegiatan Belajar II: Tata Ruang Kantor...................................................26

A. Pengertian dan tujuan tata ruang kantor...................................................26

B. Asas-asan dan prisip tata ruang kantor.....................................................27

C. Bentuk tata ruang kantor..........................................................................29

D. Factor yang mempengaruhi tata ruang kantor..........................................31

E. Pedoman penyusunan Tata Ruang Kantor................................................38

F. Langkah-langkah Merancang Tata Ruang Kantor....................................39

Tes formatif....................................................................................................41

Rubik Penilaian...............................................................................................43

Daftar Pustaka.................................................................................................45

GLOSARIUM

SPH Surat Penawaran Harga

Profit sharing Pembagian keuntungan

RUPS Rapat Umum Pemegang Saham

In House Travelling Department Divisi Perjalanan

Travel Bureau Biro Perjalanan

Reservation Cara Pemesanan

Recorfimation Konfirmasi ulang

Shuttle flights Penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara

Costoms regulations Peraturan kepabeanan

SPPD Surat Perintah Perjalanan Dinas

PENDAHULUAN

A. Deskripsi Umum

Perjalanan bisnis merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta

didik pada program keahlian Administrasi perkantoran, karena berkaitan dengan

pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dituntut untuk mengetahui tentang perjalanan

bisnis pada suatu perusaaan. Pada kompetensi ini akan dibahas pengertian tentang perjalanan

bisnis, macam-macam, dan tata cara melakuan perjalan bisnis. Dengan mempunyai

kemampuan dalam melakukan perjalanan bisnis, baik di dalam negara di luar Negara dan

dapat mewakili perusahaan untuk mewakili rapat, seminar. Dll, serta menyampaikan

informasi sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara optimal.

B. Prasyarat

Modul ini merupakan lanjutan dari kompetensi , Menyusun Pekerjaan Kantor dan

Menata Ruang Kantor. Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus terampil dalam

melakukan pekerjaan kantor dan dapat memanfaatkan tata ruang kantor yang benar.

C. Petunjuk Penggunaan Modul

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan

pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang

ingindicapai dalam modul ini.

c. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan

teliti serta bertanggung jawab.

d. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya

apabila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

2. Guru/Instruktur

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran,

cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.

3 | P a g e

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.

c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan umpan balik atas

pencapaian belajar peserta.

d. Selama kegiatan belajar mengajar (KBM), tetaplah beradadi dala kelas/tempat

belajar.

3. Perlengkapan yang Harus Disediakan

a. LCD

b. Pesawat Telepon

c. Audio-Visual (Vidio bagaimana menerima dan menelpon yang benar)

d. Buku-buku yang berkaitan dengan dengan komunikasi

e. Yellow Pages

f. Block Note

D. Tujuan Akhir Pembelajaran

Kompetensi Dasar 1 : Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian Perjalanan Bisnis

2. Peserta didik dapat menyebutkan macam-macam Perjalanan Binsis

3. Peserta didik dapat menyebukan beberapa tujuan dari Perjalanan Bisnis

4. Peserta didik dapat menyebutkan tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis

5. Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan Persiapan Perjalanan Bisnis

Kompetensi Dasar 2 : Tata Ruang Kantor

6. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian Perjalanan Bisnis

7. Peserta didik dapat menyebutkan macam-macam Perjalanan Binsis

8. Peserta didik dapat menyebukan beberapa tujuan dari Perjalanan Bisnis

9. Peserta didik dapat menyebutkan tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis

10. Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan Persiapan Perjalanan Bisnis

4 | P a g e

E. Standar Kompetensi dan Cek Kemampuan

Standar Kompetensi: Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis

KOMPETENSI DASAR 1Respon untuk Panggilan

Telepon MasukApakah anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum

1 Dasar- dasar perjalanan bisnis?

2 Pengertian perjalanan bisnis?

3 Macam-macam perjalanan bisnis?

4 Tujuan perjalanan bisnis?

5 Tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis?

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam: Sudah Belum

1 Mempersiapkan perjalanan bisnis?

2 Menerapkan tugas dengan penuh tanggung jawab sebagai seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan?

Tindak LanjutJika Sudah Anda harus menunjukkan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke

materi berikutnya.Jika Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif

dibawah bimbingan guru/ instruktur anda.

5 | P a g e

KOMPETENSI DASAR 2 Melakukan Panggilan Telepon

Apakah anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum1 Pengertian dan tujuan tata ruang kantor?

2 Asas-asas,bentuk dan faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor ?

3 Pedoman penyusunan tataruang kantor?

4 Langkah-langkah merancang tataruang kantor?

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam: Sudah Belum

1 Menerapkan Langkah-langkah merancang tataruang kantor?

Tindak LanjutJika Sudah Anda harus menunjukkan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke

materi berikutnya.Jika Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif

dibawah bimbingan guru/ instruktur anda.

6 | P a g e

KEGIATAN BELAJAR 1Perjalanan Bisnis

1.   PENGERTIAN  PERJALANAN BISNIS

                Perjalanan bisnis adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan

oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam

jangka waktu tertentu.

            Perjalanan bisnis perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor

atau sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus

keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.

            Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau

sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan

dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan

bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS

            Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua

macam, yaitu :

1.    Perjalanan bisnis dalam negeri

a.    Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi

b.    Perjalanan bisnis antarprovinsi

2.    Perjalanan bisnis luar negeri atau atau perjalanan antarnegara

3.   TUJUAN PERJALANAN BISNIS

7 | P a g e

            Ada beberapa tujuan adari perjalanan bisnis, antara lain :

1.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan

mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini

adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan

administrasi serta company profile.

2.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan

kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan

antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan

mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

3.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu

dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat

yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

4.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus

memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima

oleh para pemegang saham.

5.    Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu

dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang

perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

6.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus

mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

7.    Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain.

Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas

kunjungan tersebut.

4.   TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

            Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu

yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu :

1.    In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

 In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus

menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan

dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan

8 | P a g e

pembiayaan selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan

pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya,

seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan

membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan

perjalanan pimpinan.

2.    Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan

perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini,

administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3.    Administrasi Kantor atau sekretaris

Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris

sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris

harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis

pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang

disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang

administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta

masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan

perjalanan bisnis.

5.   PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

            Agar perjalanan bisnis pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan,

administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika

mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan bisnis. Persiapan perjalanan bisnis

pimpinan meliputi :

1.    Persiapan rencana perjalanan bisnis

Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera

mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai

peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut,

antara lain :

a.    Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.

b.    Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

9 | P a g e

c.    Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan,

kedatangan, dan persinggahan.

d.    Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan

menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e.    Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f.     Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang

harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :

1.    Pembelian tiket

Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris,

pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai

penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah

termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan

melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

2.    Recorfirmation

Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi

ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai

penerbangan ) tersebut.

3.    Shuttle flights

Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan

biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket

dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.

4.    Perubahan pemesanan

Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka

administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk

menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

5.    Open return

Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti

kapan akan kembali.

6.    Redeeming tickets

Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan

kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

10 | P a g e

g.    Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi

kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara

yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h.    Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat.

Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai

penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak

dikenai biaya, antara lain :

1.    Economy class ( kelas ekonomi )             : 20kg

2.    Business class ( kelas bisnis )                  : 30kg

3.    First class ( kelas satu )                              : 40kg

i.      Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

j.      Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

2.    Persiapan dokumen perjalanan bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat

memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan

bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a.    Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang

bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1.    Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan

dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,

2.    Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu

instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang

( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b.    Dokumen eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan

untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

11 | P a g e

1.    Paspor ( Passport )

Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar

negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar

untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk

perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk

umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

a.    Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

1.    Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

2.    Kartu Keluarga ( KK )

3.    Ijazah pendidikan terakhir

4.    Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

5.    Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

6.    Akta kelahiran

7.    Surat tugas dari instansi terkait

b.    Pasppor berisi data, antara lain :

1.    Nomor  paspor

2.    Nama pemegang paspor

3.    Jenis kelamin

4.    Kewarganegaaan

5.    Tempat dan tanggal lahir

6.    Tanggal dikeluarkannya paspor

7.    Tanggal masa berlaku paspor

8.    Kantor yang mengeluarkan paspor

9.    Foto diri pemegang paspor

10. Alamat

11. Lembar untuk exit permit atau visa

c.    Cara mendapatkan paspor,

Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah

disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.

d.    Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

12 | P a g e

1.    Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh

masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa

Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2.    Paspor dinas

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh

pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke

luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk

pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu

tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3.    Paspor diplomatik

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh

pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic

dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa

Inggris.

4.    Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua

macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul

warna biru muda unuk staf PBB.

e.    Dokumen yang setara dengan Paspor

Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan

paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

1.    Sea man book

Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat

jaminan dari perusahaan pelayaran.

2.    Certificate of Identity

Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

2.    Visa

Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan

oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

13 | P a g e

3.    Surat keterangan fiscal

Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang

akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran

pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang

akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

4.    Exit permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau

meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang

sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa

berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

5.    Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit

tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu

Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.

6.    Tiket transportasi

Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain.

Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan

khusus, antara lain sebagai berikut :

a.    Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan

darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota,

seperti bus atau kereta api.

b.    Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :

1.    Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

2.    Kelas penerbangan

3.    Status penerbangan

4.    Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :

a.    Window seat ( tempat duduk dekat jendela )

b.    Middle seat ( te,pat duduk ditengah )

c.    Front row ( tempat duduk dibaris depan )

5.    Status tiket

14 | P a g e

a.    Full farest/endorsable

Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti

jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang

lain.

b.    Nonendorsable

Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan

tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan )

lain.

c.    Restricted

Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight,

baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

7.    Voucher penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau

sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam

voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal

keluar.

3.    Persiapan transportasi dan akomondasi

Untuk  kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan

persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :

a.    Persiapan transportasi

Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau

sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang

didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan,

baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.

b.    Jenis-jenis akomondasi

Jenis-jenis akomondasi, antara lain :

1.    Hotel

15 | P a g e

Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah

ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan

lainnya.

2.    Motel

Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak

dekat kamar dan biasanya tertutup.

3.    Hostel

Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau

karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel

terdapat lebih dari enam tempat tidur.

4.    Losmen

Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak

mendapatkan fasilitas makan.

5.    Mansion

Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.

6.    Mess

Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa

yang relative murah.

7.    Bungalow

Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk

beristirahat di daerah wisata.

4.    Persiapan daftar perjalanan bisnis ( itinerary )

Daftar perjalanan bisnis  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan

selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau

pertemuan.

Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap

empat, lembar pertama ( asli )  diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan,

lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk

administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.

a.    Membuat daftar perjalanan bisnis

16 | P a g e

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :

1.    Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2.    Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3.    Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

4.    Jenis transportasi yang digunakan.

5.    Tujuan perjalanan bisnis.

6.    Kapan selesai atau tiba kembali

b.    Kegunaan daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau

sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :

1.    Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

2.    Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

3.    Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi

pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

5.    Persiapan biaya perjalanan bisnis

Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang

mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan

selama perjalanan bisnis pimpinan.

a.    Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.

Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :

1.    Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax,

biaya exit permit, dan biaya health certivicate.

2.    Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama

dalam perjalanan bisnis.

3.    Biaya akomondasi.

4.    Biaya acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya

pelatihan.

5.    Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi

6.    Biaya konsumsi.

17 | P a g e

7.    Biaya lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

b.    Macam-macam alat pembayaran

Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan

beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :

1.    Uang tunai

Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.

2.    Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )

Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan

perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan

bisasanya memilliki wujud sebagai berikut

·         Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah

nominal yang relative kecil.

18 | P a g e

Soal pilihan ganda

Berilah tanda X pada jawaban yang benar!!

1. Perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan disebut…

a. Perjalanan Kantor

b. Perjalanan Bisnis

c. Perjalanan Pimpinan

d. Perjalanan Pegawai

2. Berikut ini yang bukan merupakan tujuan dari perjalanan bisnis yaitu,…

a. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek

b. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis

c. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional

d. Perjalanan bisnis untuk mencari pesaing bisnis

3. Berikut ini persiapaan rencana perjalanan bisnis yaitu…

a. Siapa, tujuan dan kapan waktu perjalana bisnis dilakukan

b. Untuk mencapai kepuasan perusahaan

c. Untuk mengetahui tujuan dari perusahaan lain

d. Untuk menggagalkan tujuan perusahaan

4. Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan disebut…

a. Dokumen pemerintah

b. Dokumen eksternal

c. Dokumen internal

d. Dokumen manajemen

5. Berikut adalah macam-macam paspor kecuali…

a. Paspor Biasa ( normal passport )

b. Paspor dinas

c. Paspor diplomatic

d. Paspor umum

19 | P a g e

6. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga Negara yang diberi izin untuk

meninggalkan negaranya dan untuk bepergian ke Negara-negara asing disebut….

a.  Yellow card  

b. Visa

c. Paspor

d. Fiscal      

7. Perbedaan SPPD rutin dan SPPD Proyek terletak pada….

a. Yang diberi perintah

b. Lamanya perjalanan dinas

c. Yang memberi perintah dan jenis tugas

d. Bentuknya

8. Dokumen yang digunakan mengurus paspor adalah, kecuali…

a. KTP

b. Visa

c. SKCK

d. Ijazah Pendidikan terakhir

9. Visa yang dapat diguakan untuk masuk ke suatu negara beberapa kali yaitu…

a. Visa multiple entry

b. Visa double entry

c. Visa triple entry

d. Visa entry

10. Jenis surat yang dipakai pegawai atau pimpinan yang bersangkutan untuk dapat

melakukan perjalanan dinas dari pejabat yang berwenang yakni….

a. Surat Dinas

b. Surat Instruksi

c. Surat tugas SPPD

d. Surat Perintah

20 | P a g e

Soal esai

Kerjakan soal-soal berikut ini dengan benar !!

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perjalanan bisnis………………………………………

………………………………………………………………………………………………..

2. Apa saja ang menjadi tujua dari perjalanan bisnis……………………………………………

………………………………………………………………………………………………..

3. Sebutkan, dan jelaskan macam-macam dari perjalanan bisnis………………………………

………………………………………………………………………………………………..

4. Bagaimanakah tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis……………………………………...

………………………………………………………………………………………………..

5. Sebutkan dan jelaskan persiapan dari perjalan bisnis………………………………………..

………………………………………………………………………………………………..

21 | P a g e

Rubrik Penilaian

A. Tugas

No Kriteria Bobot Skala Skor1 2 3 4

1 Pemahaman perintah soal

1x

Siswa tidak paham perintah soal.

Siswa mengerti perintah soal namun terdapat banyak kesalahan dalam menyelesaikan.

Siswa mengerti perintah soal namunmasih terdapat sedikit kesalahan dalam menyelesaikan.

Siswa mengerti perintah soal dandapat menyelesaikannyadengan tepat.

2 Mendeskripsikan Perjalanan dinas 1x

Siswa dapat mengerti tentang perjalanan bisnis

Siswa dapat menjelaskan pengertian perjalanan bisnis namun masih kurang tepat

Siswa dapat menjelaskan pengertian perjalanan bisnis namun masih kurang tepat

Siswa dapat menjelaskan pengertian perjalanan bisnis dg tepat

3 Menyebutkan, macam, tujuan, tatacara, dan persiapan perjalanan bisnis

3x

Siswa dapat menyebutkan macam, tujuan, tatacara dan persiapan, perjalanan bisnis namun belum tepat

Siswadapat menyebutkan macam, tujuan, tatacara dan persiapan, perjalanan bisnis namun belum tepat.

Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat sedikit kesalahan.

Siswadapat menyebutkan macam, tujuan, tatacara dan persiapan, perjalanan bisnis dg tepat.

Rubrik Penilaian

B. Tugas

No Kriteria Bobot Skala Skor1 2 3 4

1 Pemahaman perintah soal

1x

Siswa tidak paham perintah soal.

Siswa mengerti perintah soal namun terdapat banyak kesalahan dalam menyelesaikan.

Siswa mengerti perintah soal namunmasih terdapat sedikit kesalahan dalam menyelesaikan.

Siswa mengerti perintah soal dandapat menyelesaikannyadengan tepat.

2 Menentukan variabel

1x

Siswa dapat menentukan variabel namun belum tepat

Siswa dapat menentukan variabel namun masih banyak kesalahan

Siswa dapat menentukan variabel namun masih terdapat sedikit kesalahan

Siswa dapat menentukan variabel dengan tepat

3 Menentukan kesimpulan dan alasan 2x

Siswa dapat menyimpulkn belumtepat

Siswa dapat menyimpulkan tetapi tidak disertai alasan

Siswa dapat menyimpulkan tetapi alas an belum tepat

Siswa dapat menyimpulkandandisertai dengan alasan yang tepat

Skor TotalSkor Maksimum 40

Skor yang diperoleh siswa ¿Skor Total

Skor Maksimum× 100

LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X/1

Tahun Pelajaran : 2013/2014

Waktu Pengamatan: 90 menit

Sikap yang dikembangkan dalam proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tanggung jawab dalam kelompok.

Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

1. Tidak Baik : jika sama sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang

sedang belajar

2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya atau

acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses pembelajaran

3. Baik : jika menunjukkan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya

dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten

4. Sangat baik : jika menunjukkan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya

dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan

ajeg/konsisten

Indikator perkembangan sikap TANGGUNGJAWAB (dalam kelompok)

1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam

kelompok dan mengganggu kelompok lain

2. Kurang baik : jika menunjukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam

melaksanakan tugas kelompok

3. Baik : jika menunjukkan sudah ada usaha ambil bagian dalam

melaksanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum ajeg/konsisten

4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan tugas

kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

No Nama SiswaSikap

Rasa Ingin Tahu Tanggung JawabaSB B KB TB SB B KB TB

Keterangan:

SB : Tidak Baik

B : Kurang Baik

K : Baik

TB : Sangat Baik

Lembar Pengamatan proses DiskusiSatuan Pendidikan : SMK sederajat

Kelas / Semester : X/ satu

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pokok : Menyusun Pekerjaan Kantor

No Nama Siswa Aspek yang diamati Nilai1 2 3 4 5

Malang, November 2014

Guru Mata Pelajaran Pengantar

Administrasi Perkantoran

Sri Permata Dewi

KEGIATAN BELAJAR SISWA 2MENATA RUANG KANTOR

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut

juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya

didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor

diantaranya, sebagai berikut :

·    Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor

adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci

dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang

dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.

·    Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai

penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.

·     Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak

yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para

karyawannya”.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang

sependek mungkin.

2. Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar.

3. Segenap ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan.

4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik

tentang organisasi atau instansi tersebut.

7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan

yang sunyi.

8. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan

karyawan lainnya.

9. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah

diubah sewaktu-waktu bila diperlukan.

C. Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor

1. Asas mengenai jarak terpendek

Dalam asas ini suatu tataruang yang baik ialah tataruang yang memungkinkan proses

penyelenggaraan suatu pekerjaan dapat ditempuh dengan jarak sependek mungkin.

2. Asas mengenai rangkaian kerja

Dalam asas ini tataruang yang baik ialah menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor

menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang

bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan daripada asas jarak terpendek. Jarak

terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan

proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa

bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai, tidak ada gerak mundur atau

menyilang.Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus.

Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaian.

      

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Suatu tataruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang

ada.Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang

yang vertikal ke atas maupun ke bawah sehingga kemungkinan ruang yang tidak terpakai itu

kecil.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Suatu tataruang yang baik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak

terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

Prinsip Tata Ruang Kantor :

1. Menganalisis hubungan antara peraalatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja,

2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir

kemungkinan terjadinya crisscossing dan backtracking,

3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan

dalam area yang berdekatan,

4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan

berdekatan dengan pintu masuk kantor,

5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsenterasi harus ditempatkan di

ruang kerja yang suasananya lebih tenang,

6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan

khusus yang diperlukan masing-masing individu,

7. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan,

8. Lorong ahrus nyaman dan lebaruntuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari

pekerja,

9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi,

10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup,

11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban dan kontrol suara,

12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang,

13. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.

D. Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor

1. Tataruang Kantor Terbuka

Ruang pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya sekat

pemisah. Berikut ini ada beberapa keuntungan dan kelemahan darai tataruang kantor terbuka

yaitu :

Keuntungannya:

1.    Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

2.    Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

3.    Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus    

mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

4.    Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

5.    Mudah merubah ruangan.

6.    Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat    dan

luwes.

7.    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena

ruangan terbatas.

Kelemahannya:

1.    Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

2.    Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

3.    Pekerja akan kehilangan kepribadian.

4.    Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu

yang lain.

5.    Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya

yang membutuhkan ketenangan.

6.    Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

2. Tata Ruang Kantor Tertutup

   Susunan tataruang ini dibagi dalam kamar-kamar atau ruangan terpisah.Kamar atau ruangan

ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi atau bagian.

Keuntungannya:

1.    Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

2.    Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

3.    Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

4.    Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh

kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

1.    Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.Cahaya sulit masuk dan

udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

2.    Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit

dilakukan dan sulit merubah ruangan.

3.    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai

proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

·   3. Tata Ruang Kantor Gabungan

Kombinasi antara tataruang terbuka dan tertutup.Untuk tetap menjaga wibawa pimpinan

maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan.Adapun para pegawai ditempatkan

dalam satu ruang kerja sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.

E. Lingkungan Fisik Kantor

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.

Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan,

apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor

tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang

harus diperhatikan, diantaranya:

·         Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

·         Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

·         Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

·         Udara yang bersih dan segar.

·         Ongkos pemeliharaan yang rendah.Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

F. Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang Kantor

a. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi

kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat

kesalahan, dan matanya tidak lekas menjadi lelah.Banyak ketidakberesan pekerjaan tatausaha

disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau pegawai-

pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

·         Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

·         Kualitas pekerjaan lebih baik.

·         Kesalahan-kesalahan berkurang.

·         Semangat kerja pegawai lebih baik.

·         Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

·         Prestise lebih baik untuk perusahaan.

b. Warna

Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar

efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka.

Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan

dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan

mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan.

Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu :

·     Merah : warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja.

·      Kuning : warna yang menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan saraf, 

perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

·     Biru : warna adem yang menggambarkan keluasan dan ketentraman.

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

·         Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

·         Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

·         Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

·         Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

·         Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

c. Udara

Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air

pada udara itu. Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :

·         Memasang AC (AirConditioning)

·         Membuat ventilasi udara

·         Pakaian kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan,

diantaranya:

·         Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

·         Produktivitas kerja yang lebih tinggi

·         Kualitas pekerjaan yang lebih baik

·         Semangat kerja yang lebih tinggi

·         Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

·         Kesan yang lebih baik dari para tamu

d. Suara

Ruangan kantor sejauh mungkin dijauhkan dari sumber kebisingan.

Dengan suara gaduh berakibat pada:

·         Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

·         Kesulitan mengadakan konsentrasi

·         Kesalahan yang lebih banyak

·         Kelelahan yang bertambah

·         Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,

hendaknya diperhatikan hal berikut:

·         Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

·         Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

·         Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

·         Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak

banyak meneruskan suara.

G. Pedoman Penyusunan Tata Ruang Kantor

1.    Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.

2.    Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa baris.

3.    Diantara beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm.

Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm.

4.    Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm.

5.    Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di

Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan

maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.

6.    Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit

harus berdekatan dengan kelompok pegawainya.

7.    Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan yang

sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi dengan

meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran kantor

peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m. 8)

8.    Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka,

menggambar, dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup.

9.    Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus

ditempatkan diruangan yang aman.

10. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan

dibidang ruangan dekat pintu.

11. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus

ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis

ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.

12. Alat-alat yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri.Bila hal ini

tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian suaranya

terbuang keluar.

13. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang

agar dapat menyangga.

H. Langkah-Langkah Merancang Tata Ruang Kantor

1.    Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam

ruanganitu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara ini akan dapat diketahui

urutan-urutanpelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai

pekerjaan itu selesai.Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga

jumlah pegawai yang diperlukandan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang

diperlukan.

2.     Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah

selanjutnya, yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala

tertentu. Pada denahini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga,

penerangan, air conditioning(AC), dan sebagainya.

3.    Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lainya

secarabaik, terlebih dahulu harus dibuat guntingguntingan kertas/karton dengan skala tertentu

yangmenggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.

4.    Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntinganguntingan kertas

tersebutpada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa

hinggamenggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata

ruang sepertidiuraikan diatas udah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang

harus dilaksanakan.Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas

itu di rekatkankepadadenah ruangan.Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya.

5.    Selanjutnya anda menempatkan meja-meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal

menempatkanperalatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola yang

sudah dibuat

I. Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a.   Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b.   Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c.   Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

d.   Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan

tersebut.

e.   Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f.     Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g.   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan

ruangan.

A. TUGAS

1. Apakah yang dimasud dengan Tata ruang kantor!

2. Sebutkan dan jelaskan kelebihan dan kelemahan dari bentuk-bentuk tata ruang!

3. Faktor apa saja yang mempengaruhi tata ruang kantor, jelaskan!

B. LEMBAR JAWABAN SISWA

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

Rubrik Penilaian

A. Tugas

No Kriteria Bobot Skala Skor1 2 3 41 Pemahaman

perintah soal1x

Siswa tidak paham periintah soal

Siswa mengerti soal namun terdapat kesalahan dalam

penyelesaian

Siswa mengerti perintah soal namun masih

terdapat sedikit kesalahan dalam menyelesaikan

Siswa mengeriti perintah soal dan

dapat menyelesaikannya

dengan tepat2 Menentukan

kesimpulan dan alasan 2x

Siswa dapat menyimpulkan belum

tepat

Siswa dapat menyimpulkan tetapi tidak disertai alasan

Siswa dapat menyimpulkan tetapi

alasan belum tepat

Siswa dapat menyimpulkan dan

disertai dengan alasan yang tepat

Skor TotalSkor Maksimum 40

Skor yang diperoleh siswa = Skor TotalSkor Maksimum

× 100

Lembar Pengamatan proses DiskusiSatuan Pendidikana : SMK sederajat

Kelas / semester : X/ Satu

Mata Pelajaran : pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pokok : Tata Ruang Kantor

Alokasi Waktu : 2 x 40 Menit

No NamaKelompokAspek yang diamati

Nilai1 2 3a b c a b A b

Malang, November 2014

Sri Permata Dewi

LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X1

Tahun Pelajaran : 2013/2014

Waktu pengamatan: 80 Menit

Sikap yang dikembangkan dalam proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tanggung

jawab dalam kelompok.

Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang

sedang belajar

2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya

atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.

3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya

dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.

4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya

dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan

ajeg/kosisten

indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( dalam kelompok )

1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam

kelompok dan mengganggu kelompok lain.

2. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam

melaksanakan tugas kelompok

3. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam

melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum

ajeg/konsisten.

4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan

tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten

bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

No Nama siswa

SikapRasa Ingin Tahu Tanggung Jawab

SB B KB TB SB B K

BTB

Keterangan:

SB : Tidak baik

B : Kurang baik

K : Baik

TB : Sangat Baik

Lembar Pengamatan proses DiskusiSatuan Pendidikana : SMK sederajat

Kelas / semester : VII / Satu

Mata Pelajaran : Simulasi Digital

Materi Pokok : Simulasi Visual dan Komunikasi Online

Alokasi Waktu : 2 x 40 Menit

No NamaSiswa Aspek yang diamati Nilai1 2 3 4 5

Malang, November 2014

Guru Pengantar Administrasi

Perkantoran

Sri Permata Dewi

DAFTAR PUSTAKA

http://wahyu-ec-11.blogspot.com/2014/04/tata-ruang-kantor.html

Bratawidjaja, Thomas Wijaya. 1996. Sekretaris Profesional. PT Pustaka Binaman Pressindo.

Dwiantara, Lukas. Rumsari Hadi Sumarto. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Kanisius

Kadarmo, Siwi. 1998. Sekretaris dan Tugas-Tugasnya. Jakarta : Nina Dinamika

Sri Endang R., Sri Mulyani, dan Suyetty. Memptoses Perjalanan Bisnis. Jakarta. Erlangga