1

Unsur-unsur pokok Administrasi KesehatanProses

Proses dalam administrasi kesehatan dikenal pula dengan nama fungsi administrasi (functions of administration), dan proses ini merupakan tanggung jawab pimpinan.Pembagian proses ini bermacam-macam, beberapa diantaranya yang penting adalah :

a. POAC. (George R Terry)Adalah singkatan dari: planning, organizing, actuating, controlling.(perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan)

b. POSDCORB. ( Luther M.Gullick)Singkatan dari : planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting. (perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan, pengkoordinasian, pelaporan, penyusunan anggaran belanja.

Pada saat ini dengan makin berkembangnya ilmu administrasi, maka pembagian fungsi administrasi makin banyak pula. Dalam praktek sehari-hari untuk memudahkan pelaksanaannya fungsi administrasi disederhanakan menjadi :

1. Perencanaan , di dalamnya termasuk penyusunan anggaran belanja.2. Pengorganisasian yang di dalamnya termasuk penyusunan staf.3. Pelaksanaan, yang di dalamnya termasuk pengarahan, pengkoordinasian,

bimbingan, penggerakan dan pengawasan.4. Penilaian, yang di dalamnya termasuk penyusunan laporan.

Perencanaan (Planning).

1. Batasan. Batasan yang ada banyak, beberapa diantaranya:

a. Adalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia, dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan . ( Billy E.Goets).

b. Adalah pekerjaan yang menyangkut penyusunan konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik, ( Le Breton).

2. Aspek perencanaanAda 3 aspek pokok :

- Out come of planning (hasil dari pekerjaan perencanaan).Hasil dari pekerjaan perencanaan adalah rencana (plan).hasil pekerjaan perencanaan yang dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan adalah rencana kesehatan ( health plan)

- Mechanic of planning (perangkat perencanaan).Adalah satuan organisasi yang ditugaskan dan atau yang bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan perencanaan.

2

Perangkat perencanaan berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan pekerjaaan perencanaan lainnya. Pada suatu organisasi yang besar dan komplek, perangkat perencanaan ini dalam bentuk biro khusus, sedang pada organisasi yang kecil dan sederhana mungkin hanya dijabat oleh beberapa orang staf saja.

- Process of planning (proses perencanaan).Adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada pekerjaan perencanaan. Untuk bidang kesehatan langkah – langkah tersebut mengikuti prinsip lingkaran pemecahan masalah (problem solving cycle). Langkah yang dimaksud:1. Menetapkan prioritas masalah (problem priority)

a. Pengumpulan datab. Pengolahan datac. Penyajian datad. Memilih prioritas masalah

2. Menetapkan proritas jalan keluar (solution priority)a. Alternative jalan keluarb. Memilih prioritas jalan keluarc. Uji lapangand. Memperbaiki prioritas jalan keluare. Menyusun uraian rencana prioritas jalan keluar

3. Ciri-ciri perencanaan Perencanaan yang baik mempunyai ciri-ciri yang harus diperhatikan yaitu:

A. Bagian dari system administrasiPerencanaan pada dasarnya merupakan salah satu dari fungsi administrasi yang amat penting. Pekerjaan administrasi yang tidak didukung oleh perencanaan bukan merupakan pekerjaan administrasi yang baik.

B. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambunganPerencanaan yang baik dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan, perencanaan yang apabila hasilnya telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan perencanaan demikian seterusnya sehingga terbentuk spiral yang tidak mengenal titik akhir.

C. Berorientasi pada masa depanArtinya hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut apabila dapat dilaksanakan akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini tetapi juga pada masa yang akan datang.

D. Mampu menyelesaikan masalahArtinya penyelesaian masalah dan atau tantangan dilakukan secara bertahap yang tercermin pada pentahapan perencanaan yang akan dilakukan.

E. Mempunyai tujuanTujuan yang dimaksud disini adalah tujuan umum yang berisikan uraian secara garis besar, serta tujuan khusus yang berisikan uraian yang lebih spesifik.

3

F. Bersifat mampu kelolaArtinya perencanaan bersifat wajar, logis, jelas, runtun, fleksibel serta telah sesuai dengan sumber daya yang ada.

Dalam kehidupan sehari –hari dikenal beberapa istilah yang agak identik dengan perencanaan. Istilah yang dimaksud adalah :

- Peramalan (forcasting)Adalah upaya menduga apa yang akan terjadi pada masa depan. Ini adalah juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada peramalan tidak ditemukan unsur-unsur yang bersifat pasti dan karena itu dapat diperhitungkan.

- Penyelesaian masalah (problem solving)Adalah suatu upaya menghilangkan hambatan atau masalah. Ini adalah juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada penyelesaian masalah tidak terkandung uraian yang lengkap tentang bagaimana melaksanakan berbagai kegiatan.

- Penyusunan program ( programming)Adalah upaya menyusun rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan. Ini adalah juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada penyusunan program, penyusunan rangkaian kegiatan dapat dilakukan tidak pada tahap awal.

- Penyusunan rancangan ( designing)Upaya menghasilkan pedoman (bagan ) kerja. Ini juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada perencanaan tidak hanya menghasilkan pedoman saja.

- Pengkajian kebijakan ( policy analisys).Adalah upaya untuk menyelesaikan masalah. Ini juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada perencanaan kegiatan yang dilakukan bersifat prospektif serta menghasilkan gagasan baru.

- Proses pengambilan keputusan (decision making process).Adalah upaya menetapkan suatu keputusan. Ini juga merupakan ciri dari perencanaan . bedanya pada decision making prosesnya berlangsung ribet, sedang pada perencanaan hanya merupakan satu masukan untuk pengambilan keputusan.

4. Macam perencanaanMeliputi :1. Ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana.

- Perencanaan jangka panjang (long-range planning, 12 -20 th)- Perencanaan jangka menengah (medium-range planning, 5-7 th)- Perencanaan jangka pendek ( short-range planning, 1 th)

2. Ditinjau dari frekuensi penggunaan- Digunakan satu kali (single use planning)- Digunakan berulang kali (repeat use planning)

4

3. Ditinjau dari tingkatan rencana- Perencanaan induk ( master planning)- Perencanaan operasional (operational-planning) - Perencanaan harian (day –to day planning)

4. Ditinjau dari orientasi waktu.- Perencanaan masa lalu-kini (past-present planning, ameliorative planning)- Perencanaan masa depan (future-oriented planning)

o Perencanaan redistributifo Perencanaan spekulatifo Perencanaan kebijakan

5. Ditinjau dari ruang lingkup- Perencanaan strategic- Perencanaan taktis- Perencanaan menyeluruh- Perencanaan terpadu

5. Unsur-unsur rencanaMeliputi :- Rumusan misi- Rumusan masalah- Rumusan tujuan umum – dan tujuan khusus- Rumusan kegiatan- Asumsi perencanaan- Strategi pendekatan- Kelompok sasaran- Waktu- Biaya- Metoda penilaian dan kreteria keberhasilan.