TUGAS POKOK DAN FUNGSI INSTITUT PESANTREN KH ABDUL...

1

TUGAS POKOK DAN FUNGSI INSTITUT PESANTREN KH

ABDUL CHALIM PACET MOJOKERTO

INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL CHALIM PACET

MOJOKERTO 2015

2

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmad dan

karunia-Nya, penyusunan Uraian Tugas, Pokok dan Fungsi Institut KH. Abdul

Chalim Mojokerto telah dapat dilaksanakan dan diselesaikan. Penyusunan uraian

tugas, pokok, dan fungsi ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan akan

adanya prosedur operasional standar yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan

tugas di lingkungan kerja Institut KH. Abdul Chalim Mojokerto. Uraian tugas ini

dapat menjadi pedoman bagi pejabat struktural, dosen, dan staff dalam

menjalankan tugas sehari-hari. Uraian tugas, pokok, dan fungsi ini masih harus

disempurnakan secara terus menerus dan dilaksanakan secara sistematis dalam

rangka menciptakan tertib administrasi yang baik. Demikianlah uraian tugas,

pokok, dan fungsi ini kami buat dengan harapan dapat membantu ke arah

perbaikan manajemen lingkungan kerja di Institut KH. Abdul Chalim Mojokerjo.

Kritik dan saran untuk perbaikan ke depan sangat kami harapkan.

Ditetapkan di Mojokerto

Pada tanggal 23 April 2017

Rektor

Dr. Mauhibur Rokhman, Lc., MIRKH

NIDN. 212309003

4

DAFTAR ISI

1. Bab 1 Tupoksi Unsur Pimpinan IKHAC........................................ 3

2. Bab 1I Tupoksi Unsur LPM ............................................................ 12

3. Bab 1II Tupoksi Administrasi Institut.............................................15

4. Bab 1V Tupoksi Unsur Prodi........................................................... 28

5. Bab V Tupoksi Unsur Penunjang.....................................................35

6. Bab VI Penutup..................................................................................39

5

BAB I

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

UNSUR PIMPINAN INSTITUT KH. ABDUL CHALIM MOJOKERTO

Bagian Satu

Rektor IKHAC Mojokerto

Pasal 1

Secara umum, Institut KH. Abdul Chalim Mojokerto bertugas mengoordinasi

dan mengendalikan (1) perumusan kebijakan strategis pengembangan, (2)

penguatan dan pengembangan visi, misi, dan tujuan serta paradigma keilmuan

IKHAC Mojokerto , (3) penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi, (4)

penyelenggaraan tata kelola kelembagaan, (5) pembinaaan dosen, mahasiswa, dan

tenaga kependidikan, (6) penjalinan kerjasama eksternal, dan (7) penjaminan mutu.

Pasal 2

Secara terperinci, Rektor IKHAC Mojokerto bertugas sebagai berikut:

1. Mengikuti rapat-rapat:

No Jenis Rapat Penanggung Jawab

1 Rapat Yayasan Amanatul Ummah Pengurus Yayasan Amanatul Ummah

2 Rapat Senat IKHAC Mojokerto Pimpinan Senat IKHAC Mojokerto

2. Mengoordinasi pelaksanaan rapat-rapat:

No Jenis Rapat Lingkup

1 Rapat Pimpinan IKHAC

Mojokerto

Rektor, Wakil Rektor & Kabag

2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Semua unsur

3 Rapat Bersama IKHAC

Mojokerto

Semua unsur terkait agenda

4 Rapat Keuangan IKHAC

Mojokerto


5 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto Pimpinan, Unsur Admin IKHAC,

Unsur Fak. & Dosen

6

3. Mengoordinasi penyusunan secara terpadu:

No Jenis Berkas Waktu Pelaksana

1 Sistem akademik Awal jabatan Warek I

2 Kalender Pendidikan Tiap awal tahun

3 Sistem administrasi umum Awal jabatan Warek II

4 Sistem keuangan IKHAC

5 Sistem PMB Awal jabatan Warek III

6 Sistem administrasi kemahasiswaan

7 Sistem pembinaan kemahasiswaan

8 Sistem pengelolaan alumni

9 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek

II

10 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III

11 Sistem kerjasama

12 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek

II

13 Rencana strategis Awal jabatan Rektor & semua

14 Sistem penjaminan mutu Warek

4. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan:

No Aspek Tanggung Jawab

1 Visi, misi, dan tujuan IKHAC Mojokerto

2 Penguatan dan pengembangan paradigma keilmuan IKHAC Mojokerto

3 Tridharma Perguruan Tinggi, dengan riset sebagai basis akademiknya

4 Pengembangan keilmuan dan profesionalisme dosen

5 Kode etik dosen, karyawan dan mahasiswa

6 Pengembangan karier dan kesejahteraan dosen dan karyawan

7 Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa

8 Administrasi akademik, kemahasiswaan, umum, keuangan, sarana-

prasarana, dan kepegawaian

9 Pemasaran dan kerjasama eksternal

10 Pengembangan kelembagaan

11 Sistem penjaminan mutu

7

5. Mengoordinasi pembuatan laporan IKHAC Mojokerto secara tertulis dan

terpadu kepada Yayasan Amanatul Ummah, meliputi:

No Jenis Laporan Waktu

1 Laporan keuangan Tiap akhir triwulan

2 Progress report Tiap akhir tahun akademik

3 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan

Bagian Dua

Wakil Rektor I

Pasal 3

Secara umum, Wakil Rektor I bertugas membantu Rektor IKHAC Mojokerto

dalam hal pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, pengembangan keilmuan, dan

penjaminan mutu akademik.

Pasal 4

Secara terperinci, Wakil Rektor I bertugas sebagai berikut:





2. Melaksanakan rapat-rapat akademik:


1 Rapat Pimpinan

IKHAC Mojokerto

Rektor, Para Wakil Rektor, & Kabag

2 Rapat Kerja IKHAC

Mojokerto

Semua unsur

3 Rapat Bersama

IKHAC Mojokerto


4 Rapat Dosen IKHAC

Mojokerto

Pimpinan, Unsur Admin IKHAC Mojokerto ,

Unsur Prodi & Dosen

8

3. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan:




4. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan:

No Jenis Berkas Waktu

1 Sistem akademik Awal jabatan

2 Sistem pelayanan administrasi akademik

3 Rencana strategis bidang akademik

4 Kerangka dasar kurikulum IKHAC Mojokerto Min. tiap dua tahun


5. Mengikuti penyusunan:



2 Sistem keuangan IKHAC Mojokerto





7 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek

II


9 Sistem kerjasama

10 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek II



6. Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan:

No Aspek/Kegiatan

1 Tridharma Perguruan Tinggi

2 Pengembangan kajian dan publikasi ilmiah

3 Pengembangan keilmuan dan atmosfir akademik

4 Pembinaan profesionalisme & kinerja akademik dosen

5 Pelayanan administrasi akademik

6 Penjaminan mutu akademik

9

7. Mengoordinasi dan melaksanakan pembuatan laporan bidang akademik secara

tertulis kepada Rektor IKHAC Mojokerto , meliputi:




Pasal 5

Selain tugas akademik, Wakil Rektor I diberi amanat tugas sebagai Pelaksana

Harian (PH) Rektor dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Amanat tugas tambahan ini diemban mulai bulan April sampai dengan

berakhirnya masa cuti Rektor.

2. Tugas-tugas Pelaksana Harian (HR) mengacu kepada tugas-tugas Rektor pada

Pasal 1

3. Tugas tambahan sebagai Pelaksana Harian (HR) Rektor dinyatakan berakhir

setelah berakhirnya masa cuti Rektor.

Bagian Tiga

Wakil Rektor II

Pasal 6

Secara umum, Wakil Rektor II bertugas membantu Rektor IKHAC Mojokerto

secara terfokus kepada bidang keuangan.

Pasal 7

Secara terperinci, Wakil Rektor II bertugas sebagai berikut:



1 Rapat Yayasan Amanatul

Ummah

Pengurus Yayasan Amanatul Ummah


3 Rapat Dosen IKHAC

Mojokerto

2. Melaksanakan rapat-rapat keuangan:


1 Rapat Pimpinan IKHAC Mojokerto Rektor, Warek & Kabag


3 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto Semua unsur terkait agenda

4 Rapat Keuangan IKHAC Mojokerto Semua unsur terkait agenda

10





4. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan:


1 Sistem administrasi umum Awal jabatan

2 Sistem keuangan IKHAC Mojokerto

3 Sistem pelayanan keuangan

4 Rencana strategis keuangan

5 RAB terpadu IKHAC Mojokerto Tiap awal tahun

6 Biaya studi mahasiswa baru

7 Strategi penuntasan tunggakan mahasiswa Tiap awal semester






4 Sistem administrasi

kemahasiswaan

5 Sistem pembinaan

kemahasiswaan


7 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek II


9 Sistem kerjasama

10 Sistem sarpras & sistem

informasi

Bersama Warek II

11 Rencana strategis Awal jabatan Rektor dan semua


11


No Aspek/Kegiatan

1 Pelayanan administrasi keuangan

2 Penuntasan tunggakan mahasiswa lama

3 Pengadministrasian pemasukan dan pengeluaran dana

4 Penyimpanan dan pengamanan dana keuangan

5 Pemutakhiran data sirkulasi & neraca keuangan

6 Penginputan data keuangan

7. Berkoordinasi dalam hal dan dengan:

No Aspek Tugas Penanggung Jawab Sementara

1 Kepegawaian Wakil Rektor III

2 Sarana-prasarana Wakil Rektor II

8. Mengoordinasi dan melaksanakan pembuatan laporan bidang keuangan secara

tertulis kepada Rektor IKHAC Mojokerto meliputi:





Bagian Empat

Tugas Wakil Rektor III

Pasal 8

Secara umum, Wakil Rektor III bertugas membantu Rektor IKHAC

Mojokerto dalam hal pembinaan dan pelayanan kemahasiswaan dan alumni.

Pasal 9

Secara terperinci, Wakil Rektor III bertugas sebagai berikut:





3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto

12

2. Melaksanakan rapat-rapat kemahasiswaan:


1 Rapat Pimpinan Rektor, Warek & Kabag



Mojokerto



Mojokerto






4. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan/penunjukan:


1 Sistem PMB Awal masa jabatan




5 Rencana strategis kemahasiswaan

6 Kode etik kemahasiswaan

7 Penanggung jawab PMB Awal tahun




2 Kalender pendidikan Tiap awal tahun





7 Sistem kerjasama



10 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor

13


No Aspek/Kegiatan

1 Penjaringan mahasiswa baru

2 Pelayanan adminisrasi kemahasiswaan

3 Pembinaan organisasi kemahasiswaan

4 Pembinaan unit-unit kegiatan kemahasiswaan

5 Pembinaan kode etik kemahasiswaan

6 Pendataan alumni dan pengguna lulusan

7 Penjalinan komunikasi dengan alumni dan pengguna lulusan

8 Pembinaan kinerja Dewan Alumni

9 Penjaminan mutu kemahasiswaan

7. Mengoordinasi pembuatan laporan bidang pembinaan dan pelayanan

kemahasiswaan secara tertulis kepada Ketua IKHAC Mojokerto , meliputi:




Pasal 10

Selain tugas kemahasiswaan, Wakil Rektor III diberi amanat tugas bidang

kepegawaian yang menjadi salah satu bidang tugas Wakil Rektor II dengan

ketentuan berikut:

1. Amanat tugas tambahan bidang kepegawaian ini diemban selama satu tahun

akademik 2017/2018.

2. Tugas tambahan ini akan dipertimbangkan kembali untuk dihentikan atau

dilanjutkan setelah berakhirnya tahun akademik 2017/2018.

3. Tugas tambahan bidang kepegawaian ini meliputi:

a. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan:


1 Sistem pengelolaan SDM Awal jabatan

2 Rencana strategis kepegawaian

3 Sistem pelayanan administrasi kepegawaian

4 Sistem rekrutmen kepegawaian

5 Sistem peningkatan karir kepegawaian

6 Kode etik kepegawaian

14

b. Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan:

No Aspek/Kegiatan

1 Pelayanan adminstrasi kepegawaian

2 Rekrutmen dan pembinaan karir kepegawaian

3 Pembinaan kode etik kepegawaian

4 Pemutakhiran dan penginputan data kepegawaian

5 Penjaminan mutu kepegawaian

c. Mengoordinasi dan melaksanakan, bersama Wakil Ketua II,

pembuatan laporan bidang kepegawaian secara tertulis kepada Rektor

IKHAC Mojokerto, meliputi:




BAB II


UNSUR LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

Bagian I

Ketentuan Umum

Pasal 11

1. Unsur Jaminan Mutu terdiri atas satu lembaga semi otonom yang

bertanggung jawab langsung kepada Rektor IKHAC Mojokerto serta

bekerja di bawah koordinasi para Wakil Rektor.

2. Lembaga semi otonom yang dimaksud adalah Lembaga Penjaminan Mutu

(LPM).

Bagian Dua

Tugas-tugas dan Fungsi

Pasal 12

Secara umum, Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) bertugas melaksanakan

kegiatan audit mutu internal terhadap kinerja Unsur Administrasi Institut, Unsur

Prodi, dan Unsur Lembaga Penunjang.

15

Pasal 13

Secara terperinci, LPM bertugas sebagai berikut:



1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto


Mojokerto



No Jenis Berkas Waktu Komando







kemahasiswaan





11 Sistem kerjasama




3. Menyusun:

No Jenis Berkas Waktu Supervisor

1 Standar mutu IKHAC

Mojokerto

Awal masa jabatan Rektor dan para

2 Sistem audit mutu internal Wakil Rektor

3 Draft program & target kerja Tiap awal tahun

4 Draft kebutuhan dan anggaran

16

4. Menerbitkan:


1 Instrumen audit mutu internal Awal masa jabatan

2 Instrumen umpan balik atau tracer study

3 Jadwal audit dan tracer study Tiap awal tahun akademik

5. Melaksanakan:

No Kategori Aspek Supervisor

1 Audit mutu Akademik & administrasinya Warek I

Penelitian & administrasinya

Pengabdian & administrasinya

Penerbitan & administrasinya

Bahasa asing & administrasinya

Kajian ilmiah & administrasinya

Kemahasiswaan & administrasinya Warek III

Organisasi kemahasiswaan & admin

Unit kegiatan kemahasiswaan & admin

Tata persuratan Warek II

Keuangan & administrasinya

Sarana-prasarana & administrasinya Warek III

Perpustakaan & administrasinya

Laboratorium & administrasinya

Sistem informasi & administrasinya

Kepegawaian & administrasinya

Pemasaran & administrasinya

Kerjasama & administrasinya

2 Tracer study Pemahaman visi & misi Rektor dan para

Kepuasan dosen Wakil Rektor

Kepuasan mahasiswa

Kepuasan lulusan

Kepuasan pengguna lulusan

6. Membuat laporan LJM secara tertulis kepada Rektor IKHAC Mojokerto

pada:




17

BAB III


UNSUR ADMINISTRASI INSTITUT

Bagian Satu

Ketentuan Umum

Pasal 14

1. Yang dimaksud dengan Unsur Administrasi Institut adalah para staf administrasi

di lingkungan Institut yang bekerja pada bidang akademik, kemahasiswaan,

administrasi umum, sarana-prasarana, kepegawaian, pemasaran, pengembangan

kelembagaan, dan kerjasama.

2. Unsur Adminstrasi Institut meliputi: Kepala Bagian (Kabag) Administrasi,

Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAK), Bagian Keuangan (BKeu) yang

dibantu oleh Staf Keuangan, dan Bagian Sarana-Prasarana dan Kepegawaian

(BSPK) yang dibantu oleh Staf Perpustakaan.

3. Tugas bidang pemasaran, pengembangan kelembagaan, dan kerjasama

dilimpahkan kepada Kabag Adminsitrasi serta Pelaksana Humas.

Bagian Dua

Kepala Bagian (Kabag) Administrasi

Pasal 15

Secara umum, Kepala Bagian (Kabag) Administrasi bertugas mengoordinasi

pelaksanaan sistem administrasi serta mengelola sistem informasi berbasis IT.

Pasal 16

Secara terperinci, Kabag Administrasi bertugas sebagai berikut:

1. Mengagendakan, mengadministrasi, dan mengikuti rapat-rapat:




Mojokerto

3 Rapat Pimpinan IKHAC

Mojokerto

18

2. Mengikuti rapat-rapat


1 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto


Mojokerto

Warek II


No Jenis Berkas Waktu Komando


2 Kalender pendidikan Tiap awal tahun


4 Sistem keuangan IAI



kemahasiswaan

7 Sistem pembinaan

kemahasiswaan




11 Sistem kerjasama




4. Menyusun:


1 Program & target kerja Tiap awal tahun Wakil Rektor II

2 SOP terpadu adminstrasi Awal masa jabatan dan Wakil

3 Panduan tata persuratan Rektor III

4 Panduan sistem pelayanan

5. Menerbitkan:


1 Jadwal harian staf Tiap awal semester Wakil Rektor III

2 Distribusi tugas staf

19

6. Melaksanakan:

a. Pelayanan administrasi umum:


1 Penerbitan surat-surat eksternal Sesuai ketentuan atau

2 Pengadministrasian urat-surat masuk dan keluar insidental

3 Pengarsipan surat-surat berharga dan penting

b. Pengoordinasian dan pengawasan:

No Kategori Kegiatan Sasaran

1 Pelaksanaan administrasi akademik BAK & Staf Prodi

2 Pelaksanaan administrasi kemahasiswaan

3 Pelaksanaan administrasi umum

4 Pelaksanaan keuangan BKue

5 Pelaksanaan administrasi sarana-prasarana BSPK

6 Pelaksanaan administrasi kepegawaian

7 Pelaksanaan administrasi pemasaran Pelaksanaan Humas

8 Pelaksanaan administrasi kerjasama

c. Pengoordinasian pelaksanaan:

No Kategori Kegiatan Supervisor

1 Penyusunan borang pengembangan kelembagaan Ketua & LPM

2 Penataan sistem informasi terpadu berbasis IT

d. Pengolahan dan penginputan pada pangkalan data online:

No Kategori Data Sumber Data Waktu

1 Data akademik BAK, Prodi, Akhir semester

2 Data kemahasiswaan & Staf Fakultas dan/atau sesuai

3 Data keuangan Bkeu kebutuhan

4 Data sarana-prasarana BSPK & Perpus

5 Data kepegawaian BSPK & LP3M

6 Data riset, PkM, & karya ilmiah LP3M

7 Data kegiatan ilmiah PKIB

8 Data Pemasaran Pelaksana

9 Data kerjasama Humas

20

7. Membuat laporan Kabag Administrasi secara tertulis di bawah

pengawasan para Wakil Rektor kepada Rektor IKHAC Mojokerto,

meliputi:



2 Laporan pertanggungjawaban

(LPJ)

Akhir masa jabatan

Pasal 17

Untuk mengoptimalkan pelaksanaan sebagian tugas-tugas Unsur

Administrasi Institut, Kabag Administrasi dapat menerapkan sistem kerja kolegial

atau gotong-royong di antara staf-staf yang ada di bawah kewenangannya.

Bagian Tiga

Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAK)

Pasal 18

Secara umum, Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAK) melaksanakan

pelayanan administrasi bidang akademik dan kemahasiswaan.

Pasal 19

Secara terperinci, BAK bertugas sebagai berikut:




2 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto

3 Rapat Pimpinan IKHAC Mojokerto

2. Mengagendakan dan mengadministrasi Rapat Dosen IAI.

Jenis Rapat Penanggung Jawab

Rapat Akademik dan Kemasiswaan

IKHAC Mojokerto

Warek II

21

3. Mengikuti penyusunan/penunjukan:

No Jenis Berkas Komando Waktu

1 Kalender pendidikan Wakil Rektor I Tiap awal tahun

2 Sistem akademik Awal masa

3 Sistem PMB Waki Rektor III jabatan


kemahasiswaan



7 Sistem informasi LPM

8 Rencana strategis Rektor & semua


10 Penanggung jawab PMB Wakil Rektor III Awal tahun

4. Menyusun:


1 Program & target kerja AK Tiap awal tahun Warek I, Warek III,

2 Draft SOP administrasi AK Awal masa jabatan & Kabag

3 SOP PMB

5. Menerbitkan:


1 Kalender pendidikan Sebelum T.A. baru Warek I & Kabag

2 Daftar nilai UKM Setelah UAS

3 Transkrip akademik Setelah yudisium

4 Ijasah Periode kopertais

5 Kartu Mahasiswa Setelah PMB Warek III & Kabag

6 Formulir PMB Sebelum masa PMB

6. Melaksanakan:

a. Pelayanan administrasi:


1 Mutasi dari/ke eksternal IAI Masa her/insidental

2 Pengajuan beasiswa eksternal Insidental

3 Penghargaan beasiswa internal prestasi mahasiswa Insidental

4 Pembinaan organisasi kemahasiswaan

5 Pembinaan unit kegiatan kemahasiswaan Insidental

6 Pembinaan minat-bakat & prestasi mahasiswa

22


7 Kegiatan Dewan Alumni

b. Penginputan data:

No Jenis Data Waktu Dari

1 Pendaftar mahasiswa baru Masa PMB Panitia PMB

2 Kelulusan SPMB Akhir masa PMB

3 Herregistrasi mahasiswa Awal semester Staf Prodi

4 Mahasiswa cuti dan/atau sanksi

5 Mahasiswa mutasi Awal semester Staf Prodi

6 Kehadiran dosen Tiap akhir bulan

7 Kehadiran mahasiswa Akhir semester

8 Nilai UAS Setelah UAS

9 Nilai SP Setelah SP Staf Prodi

10 Nilai KKN Setelah KKN

11 Nilai PPL Setelah PPL

12 Nilai Skripsi Akhir semester

13 Kegiatan kemahasiswaan Akhir semester Organisasi &

14 Prestasi non-akademik

mahasiswa

UKM

15 Data alumni Akhir semester Dewan Alumni

7. Membuat laporan BAK secara tertulis di bawah pengawasan Wakil Rektor

I, Wakil Rektor III, dan Kabag kepada Rektor IKHAC Mojokerto,

meliputi:




Bagian Empat

Bagian Keuangan (BKeu)

Pasal 20

Secara umum, Bagian Keuangan (BKeu) bertugas melaksanakan pelayanan

administrasi keuangan.

23

Pasal 21

Secara terperinci, BKeu bertugas sebagai berikut:






2. Mengagendakan dan mengadministrasi rapat-rapat:



Mojokerto

Warek II




Mojokerto

Wakil Rektor II Awal masa

2 Sistem sarpras & sistem informasi jabatan



4. Menyusun:


1 Draft Program & target kerja Tiap awal tahun Warek II & Kabag

2 Draft SOP administrasi Awal masa jabatan

3 RAB IKHAC Tiap awal tahun

4 Draft beban biaya studi Sebelum masa PMB

5 Laporan keuangan Akhir triwulan

5. Melaksanakan:

a. Pelayanan dan pengadministrasian:

No Jenis Kegiatan Waktu Supervisor

1 Pembayaran mahasiswa Sesuai

ketentuan

Warek II

2 Penagihan tunggakan mahasiswa dan Kabag

3 Pemasukan dana eksternal

4 Pencairan dana operasional

5 Pembayaran HR & tunjangan

24

6 Pengadministrasian beasiswa internal

7 Penyimpanan & pengamanan

b. Pemutakhiran:

No Jenis Data Waktu Supervisor

1 Sirkulasi keuangan IKHAC Akhir triwulan Warek II & Kabag

2 Neraca keuangan IKHAC

3 Tunggakan mahasiswa

c. Penginputan:

No Jenis Data Waktu Supervisor

1 RAB IKHAC Mojokerto Tiap awal tahun Kabag

2 Beban biaya studi

3 Sirkulasi keuangan IKHAC

Mojokerto

Akhir triwulan Kabag

4 Neraca keuangan IKHAC Mojokerto

5 Laporan keuangan

6. Membuat laporan BKeu secara tertulis di bawah pengawasan Wakil

Rektor II dan Kabag kepada IKHAC Mojokerto, meliputi:





(LPJ)

Akhir masa jabatan

Bagian Lima

Staf Keuangan

Pasal 22

1. Dalam melaksanakan sebagian tugasnya, BKue dibantu oleh seorang Staf

Keuangan.

2. Staf Keuangan secara khusus bertugas:

a. Membantu BKeu dalam:

No Kategori Berkas/Data Waktu

1 Penyusunan a. RAB IKHAC Tiap awal tahun

b. Laporan keuangan triwulanan Tiap akhir triwulan

c. Progress report Tiap akhir tahun

25

d. Laporan

pertanggungjawaban

Akhir masa jabatan

2 Pemutakhiran a. Sirkulasi keuangan IKHAC Tiap akhir triwulan

b. Neraca keuangan IKHAC

c. Tunggakan mahasiswa

b. Melaksanakan pelayanan dan pengadministrasian:


1 Pembayaran mahasiswa Sesuai

ketentuan

Warek II

2 Penagihan tunggakan mahasiswa dan Kabag

3 Pemasukan dana eksternal

4 Pencairan dana operasional

5 Pembayaran HR & tunjangan

6 Pengadministrasian beasiswa internal

7 Penyimpanan & pengamanan

Bagian Enam

Bagian Sarana-Prasarana dan Kepegawaian (BSPK)

Pasal 23

Secara umum, Bagian Sarana-Prasarana dan Kepegawaian (BSPK)

melaksanakan program dan pelayanan: a) sarana-prasarana, dan b) kepegawaian.

Pasal 24

Secara terperinci, BSPK mempunyai tugas sebagai berikut:






4 Rapat Keuangan IKHAC Mojokerto Warek II

26




Mojokerto

Wakil Rektor II Awal masa

2 Sistem sarpras & sistem informasi LPM jabatan



3. Menyusun:


1 Draft Program & target kerja Tiap awal tahun LPM

2 Draft SOP perpustakaan Awal masa jabatan dan Kabag

3 Draft SOP laboratorium

4 Draft SOP sarpras

5 Rencana pengadaan sarana

6 Rencana perpustakaan

7 Draft SOP kepegawaian Awal masa jabatan

4. Melaksanakan:

a. Pelayanan aspek kepegawaian:

No Jenis Kegiatan Waktu

1 Administrasi rekrutmen dosen Insidental

2 Administrasi rekrutmen staf

3 Pengajuan berkas SK dosen tetap

4 Pengajuan berkas NIDN

5 Pengajuan berkas PAK dosen Insidental

6 Pengajuan berkas seritifikasi dosen

7 Pengajuan berkas DP3 dosen

b. Pendelegasian:

No Jenis Tugas Sasaran Waktu

1 Pelayanan Perpustakaan Staf Perpustakaan Awal masa

2 Pelayanan sarana-prasarana Staf Peralatan jabatan

27

c. Pemutakhiran (updating) data:


1 Jumlah & profil dosen tetap Akhir semester

2 Jumlah & profil dosen tidak tetap

3 Jumlah & profil staf administrasi

d. Pelaporan data:

No Jenis Kegiatan Dari Waktu

1 Data sarpras aspek perustakaan Staf Perpustakaan Tiap akhir

2 Data sarpras aspek peralatan Staf Peralatan semester

3 Data kepegawaian -

5. Membuat laporan BSPK secara tertulis di bawah koordinasi Wakil Rektor III

dan Kabag kepada IKHAC Mojokerto, meliputi:



2 Laporan pertanggung jawaban

(LPJ)

Akhir masa jabatan

Bagian Tujuh

Staf Perpustakaan

Pasal 25

1. Dalam melaksanakan tugas sarana-prasarana bidang perpustakaan, BSPK

dibantu oleh seorang atau lebih Staf Perpustakaan.

2. Staf Perpustakaan bertugas:

a. Membantu BSPK dalam penyusunan:


1 Draft Program & target kerja Tiap awal tahun LPM

2 Draft SOP perpustakaan Awal masa jabatan dan Kabag

3 Rencana strategis perpustakaan

b. Melaksanakan:

1) Pelayanan:

No Jenis Kegiatan Supervisor

1 Penjaringan anggota perpustakaan BSPK

2 Penerbitan kartu anggota perpustakaan

3 Katalogisasi koleksi perpustakaan

28

4 Pemeliharaan koleksi perpustakaan

5 Pelayanan sirkulasi koleksi perpustakaan

6 Penambahan koleksi perpustakaan Kabag & BSPK

7 Digitalisasi katalog & sirkulasi perpustakaan

8 Kerjasama dengan perpustakaan eksternal Kabag & BSPK

9 Kerjasama dengan LP3M & PKIB

2) Pemutakhiran (updating) dan pelaporannya kepada BSPK:

No Jenis Data Supervisor Waktu

1 Data koleksi perpustakaan Kabag & BSPK Akhir semester

2 Data anggota dan kunjungan

3 Data sirkulasi perpustakaan

4 Data kerjasama internal

5 Progress digitalisasi

6 Data kerjasama eksternal Pelaksana Humas

3) Pembuatan:


1 Progress report bidang perpustakaan Tiap akhir tahun

2 LPJ bidang perpustakaan Akhir masa jabatan

Bagian Delapan

Staf Peralatan

Pasal 26

1. Dalam melaksanakan tugas sarana-prasarana bidang peralatan, BSPK

dibantu oleh Staf Peralatan.

2. Staf Peralatan bertugas:

a. Membantu BSPK dalam penyusunan:


1 Penyusunan draft Program & target kerja Tiap awal tahun

2 Draft SOP laboratorium

3 Draft SOP sarpras

4 Rencana pengadaan sarana

5 Penulisan progress report bidang peralatan Tiap akhir tahun

6 Penulisan LPJ bidang peralatan Akhir masa jabatan

29

b. Melaksanakan:

1) Pelayanan:


1 Pengadministrasian prasarana Awal jabatan Kabag &

2 Pengadministrasian sarana BSPK

3 Distribusi pemakaian sarana

akademik

Awal

4 Distribusi pemakaian ruang lab semester

5 Distribusi pemakaian ruang sidang

6 Pengamanan dan pemeliharaan

sarpras

-

7 Monitoring kebersihan lingkungan

2) Pelaporan data kepada BSPK

No Jenis Data Supervisor Waktu

1 Ukuran & kondisi prasarana Kabag & BSPK Akhir

2 Jumlah, ukuran, & kondisi ruang semester

3 Jumlah & kondisi alat tiap ruang

4 Jumlah & kondisi sarana akademik

5 Penggunaan sarana akademik

6 Penggunaan ruang laboratorium

7 Penggunaan ruang sidang

3) Pembuatan:


1 Progress report bidang peralatan Tiap akhir tahun

2 LPJ bidang peralatan Akhir masa jabatan

30

BAB IV


UNSUR PRODI

Bagian Satu

Ketentuan Umum

Pasal 27

1. Yang dimaksud dengan Unsur Prodi adalah para pejabat struktural di

lingkungan Prodi tertentu, meliputi: Ketua Program Studi, Staf Fakultas

dan Program Studi, dan Dosen.

2. Yang dimaksud dengan Dosen IKHAC Mojokerto adalah seluruh dosen,

baik dosen tetap maupun dosen tidak tetap, dari semua Prodi di

lingkungan IKHAC Mojokerto.

3. Yang dimaksud dengan Dosen Program Studi adalah seluruh dosen, baik

dosen tetap maupun dosen tidak tetap, pada program studi tertentu.

Bagian Dua

Ketua Program Studi

Pasal 28

Secara umum, Ketua Program Studi bertugas menyelenggarakan program

pendidikan dan pembelajaran sesuai dengan visi-misi dan paradigma keilmuan

IKHAC Mojokerto, kurikulum yang ditetapkan oleh Rektor IKHAC Mojokerto,

dan profil lulusan Program Studi.

Pasal 29

Secara terperinci, Ketua Program Studi mempunyai tugas sebagai berikut:







5 Rapat Prodi Ketua Prodi

6 Rapat Dosen Prodi

7 Yudisium

31

2. Mengadakan rapat-rapat:

No Jenis Rapat Waktu Peserta

1 Rapat Program Studi Min. tiap triwulan Kaprodi & Staf Prodi

2 Rapat Dosen Prodi Min. tiap semester

sekali

Kaprodi, Staf Prodi, dan

Dosen Prodi


No Jenis Berkas Penanggung Jawab Waktu

1 Sistem akademik Wakil Rektor I Awal masa

2 Rencana strategis Rektor & semua jabatan


4. Menyusun:


1 Draft program & target kerja Tiap awal tahun akademik


3 Naskah proposal perpanjangan Prodi Insidental

4 Naskah borang akreditasi Prodi

5. Menerbitkan:


1 Jadwal perkuliahan Tiap awal semester

2 Jadwal kegiatan akademik penunjang

3 Jadwal semester pendek (SP) Menjelang UAS

4 Jadwal ujian skripsi Insidental

6. Membantu Ketua Prodi dalam hal:


1 Penyusunan/peninjauan struktur kurikulum Workshop kurikulum

2 Penyusunan/peninjauan pemasaran mata kuliah oleh Fakultas

3 Penyusunan/peninjauan silabus mata kuliah

4 Pembentukan Kelompok Dosen Serumpun

(KDS)

5 Penyusunan/peninjauan SAP dan bahan ajar Kegiatan KDS

6 Pembentukan panitia PPL Insidental

32

7. Melaksanakan:

a. Monitoring:

No Aspek Waktu

1 Kegiatan perkuliahan Tiap akhir bulan

2 SAP dan bahan ajar dosen Tiap awal semester

3 Kinerja aspek pengajaran

dosen

Insidental dan/atau tiap akhir semester

4 Kode etik mahasiswa Tiap akhir triwulan

b. Koordinasi kegiatan/program, melalui Ketua Prodi, meliputi:

3 Materi perkuliahan berbasis IT BSPK tiap awal semester

4 Praktik/simulasi

5 Ujian skripsi

c. Pelayanan skripsi, meliputi:

No Kegiatan Waktu Mitra/Pelaksana

1 Pelayanan pengajuan usulan Insidental Kaprodi & Staf

2 Pelayanan proses penelitian Prodi

3 Pelayanan proses ujian dan revisi

4 Perekapan nilai secara statistik Akhir semester -

8. Membuat laporan Program Studi secara tertulis atas pengawasan Dekan

Fakultas kepada STIT-UW Jombang, meliputi:




Bagian Empat

Staf Program Studi

Pasal 30

Secara umum, Staf Program Studi bertugas melaksanakan pelayanan

administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkungan Fakultas dan Program

Studi.

33

Pasal 31

Secara terperinci, Staf Fakultas dan Program Studi mempunyai tugas sebagai

berikut:



1 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto

2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto



1 Rapat Prodi Ketua Program Studi

2 Rapat Dosen Prodi

3 Yudisium

4 Rapat Program Studi

5 Rapat Dosen Program Studi





kemahasiswaan

Waki Rektor III jabatan

3 Sistem informasi LPM



4. Menyusun:


1 Program & target kerja Tiap awal tahun Dekan, Prodi, & Kabag

2 Draft SOP administrasi Awal masa jabatan



1 Rapat Fakultas Dekan Fakultas

2 Rapat Dosen Fakultas

3 Yudisium

4 Rapat Program Studi Ketua Program Studi

5 Rapat Dosen Program Studi

34

6. Menerbitkan:


1 Kartu Rencana Studi (KRS) Menjelang masa herregistrasi

2 Formulir herregistrasi

3 Surat tugas mengajar Menjelang semester baru

4 Jurnal perkuliahan

5 Daftar hadir perkuliahan

6 Daftar hadir dosen

7 Pengumuman UTS Menjelang UTS

8 Surat pemberitahuan UTS Menjelang semester baru

9 Daftar hadir UTS

10 Kolom nilai UTS

11 Pengumuman UAS Menjelang UAS

12 Surat pemberitahuan UAS

13 Daftar hadir UAS

14 Kolom nilai UAS

15 Pengumuman Semester Pendek

16 Surat pemberitahuan SP

17 Daftar hadir SP

18 Kolom nilai SP

19 Kartu Hasil Studi (KHS) Akhir semester

21 Surat-surat internal untuk Dekan Insidental

22 Surat-surat terkait skripsi

23 Surat-surat internal lainnya

7. Melaksanakan:

a. Pelayanan administrasi bagi mahasiswa dan/atau alumni, meliputi:

No Jenis Pelayanan Waktu

1 Herregistrasi mahasiswa Masa herregistrasi

2 Pengajuan KRS

3 Permintaan cuti atau mutasi

4 Pengajuan Semester Pendek (SP) Masa menjelang UAS

5 Sanksi akademik dan/atau non-akademik Bersifat insidental

6 Permintaan beasiswa internal/eksternal

7 Permintaan legalisir ijasah

8 Penggandaan naskah soal UTS/UAS Menjelang UTS/UAS

35

b. Pendistribusian kepada dosen:

No Jenis Berkas Waktu Sasaran

1 Kalender Pendidikan Menjelang semester baru Dosen

2 Surat Tugas Mengajar

3 Jadwal Perkuliahan

4 Jurnal Perkuliahan

5 Daftar Hadir Perkuliahan

6 Surat pemberitahuan UTS Menjelang UTS

7 Daftar hadir UTS Masa UTS

8 Kolom nilai UTS

9 Naskah soal UTS

10 Surat pemberitahuan UAS Menjelang UAS

11 Daftar hadir UAS Masa UAS

12 Kolom nilai UAS

13 Naskah soal UAS

14 Surat pemberitahuan SP Menjelang UAS Dosen

15 Daftar hadir SP Masa SP

16 Kolom nilai SP

17 Surat dari Fakultas & Prodi Insidental

18 Daftar nilai UTS Setelah UTS Mahasiswa

19 Daftar nilai UAS Setelah UAS

20 Kartu Hasil Studi (KHS) Akhir semester

21 Daftar nilai SP Setelah SP

22 Surat dari Fakultas & Prodi Insidental

c. Pelaporan data:

No Jenis Data Waktu Tujuan Laporan

1 Registrasi mahasiswa baru Awal semester BAK

2 Herregistrasi mahasiswa

lama

3 Mahasiswa cuti

4 Mahasiswa mutasi internal

IAI

5 Mahasiswa sanksi

6 Data kehadiran dosen Tiap akhir bulan BAK, BKeu, dan Prodi

7 Data kehadiran mahasiswa Akhir semester BAK dan Prodi

8 Nilai UAS Setelah UAS

9 Nilai SP Setelah SP

36

d. Pengadministrasian nilai akademik dan pelaporannya kepada BAK:

No Jenis Nilai Waktu Rekapitulator Statistik

1 Nilai Bhs. Arab & Inggris Akhir semester PBA

2 Nilai KKN Pasca-KKN Panitia KKN

3 Nilai PPL Pasca-PPL Panitia PPL

4 Nilai Skripsi Akhir semester Program Studi

e. Pengarsipan: foto copy ijazah & transkrip akademik lulusan.

8. Membuat laporan Staf Fakultas dan Program Studi secara tertulis atas

pengawasan Dekan Fakultas kepada Rektor IKHAC Mojokerto,

meliputi:




(LPJ)

Akhir masa jabatan

BAB V


UNSUR LEMBAGA PENUNJANG

Bagian Satu

Lembaga Penelitian, Pengembangan

dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP3M)

Pasal 32

Secara umum, Lembaga Penelitian, Pengembangan dan Pengabdian kepada

Masyarakat (LP3M) bertugas merumuskan dan menyelenggarakan penelitian,

pengabdian kepada masyarakat (PkM), dan publikasi ilmiah.

Pasal 33

Secara terperinci, LP3M bertugas sebagai berikut:






37




2 Sistem kekuangan IAI Wakil Rektor II jabatan

3 Sistem pengelolaan SDM Wakil Rektor III


5 Sistem kerjasama

6 Rencana strategis Rektor dan para


3. Melaksanakan:

a. Penyusunan:


1 Draft program & target kerja Tiap awal tahun akademik


3 Rencana strategis LP3M Awal masa jabatan

4 SOP penelitian

6 SOP PkM

7 SOP KKN

8 SOP publikasi ilmiah

b. Kegiatan:


1 Program penelitian & PkM internal Sesuai program

2 Fasilitasi penelitian & PkM eksternal

3 Program publikasi ilmiah internal Sesuai program

4 Fasilitas publikasi ilmiah eksternal

6 Penguatan metodologi penelitian & PkM

7 Pembentukan & pembinaan research peer groups

8 Pembentukan & monitoring panitia KKN

9 Kerjasama dengan pihak eksternal

c. Pembagian (sharing) data:

No Jenis Data Tujuan Waktu

1 Data penelitian dosen BSPK Akhir semester

2 Data pengabdian dosen

3 Data publikasi ilmiah dosen

4 Data penelitian mahasiswa BAK

5 Data pengabdian mahasiswa

38

No Jenis Data Tujuan Waktu

6 Data publikasi ilmiah

mahasiswa

7 Data nilai KKN

8 Data terbitan kampus Kabag

9 Data kerjasama eksternal Pelaksana Humas

4. Membuat laporan LP3M secara tertulis kepada IKHAC Mojokerto,

meliputi:




Pasal 34

Selain tugas di atas, Ketua LP3M diberi amanat tugas tambahan sebagai

Pelaksana Humas dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Amanat tugas tambahan sebagai Pelaksana Humas ini diemban selama

satu tahun akademik 2017/2018, dan akan diperpanjang jika masih

diperlukan.

2. Tugas tambahan sebagai Pelaksana Humas ini meliputi bidang

pemasaran, pengembangan kelembagaan, dan kerjasama yang berada

di bawah kewenangan LPM.

3. Pelaksana Humas bertugas:

a. Mengikuti rapat-rapat:






Mojokerto

Warek II

b. Mengikuti penyusunan:


1 Sistem PMB Wakil Rektor III Awal masa jabatan

2 Sistem pemasaran LPM

3 Sistem kerjasama

4 Rencana strategis Rektor dan para


39

c. Melaksanakan:

1) Penyusunan:

No Jenis Berkas Waktu Superviseo

1 Program & target kerja Tiap awal tahun LPM & Kabag

2 SOP pemasaran Awal masa jabatan

3 SOP kerjasama

2) Pelayanan:


1 Pengadministrasian & realisasi pemasaran Sesuai ketentuan

2 Pengadministrasian & realisasi kerjasama

3 Pengadministrasian pengembangan

kelembagaan

3) Penginputan data:

No Jenis Data Dari Waktu

1 Data pemasaran - Tiap akhir

2 Data pengembangan institusi semester

3 Data kerjasama eksternal LP3M & Perpus

d. Membuat laporan Pelaksana Humas secara tertulis di bawah pengawasan

Ketua LPM kepada Rektor IKHAC Mojokerto , meliputi:




(LPJ)

Akhir masa jabatan

40

BAB VI

PENUTUP

Pasal 35

1. Peraturan Rektor IKHAC Mojokerto tentang Tugas Pokok dan Fungsi ini berlaku sejak

tanggal ditetapkan hingga akhir tahun akademik 2017/2018.

2. Peraturan ini akan ditinjau ulang setelah tahun akademik 2017/2018 berakhir.

3. Perubahan terhadap peraturan ini sebelum berakhirnya tahun akademik 2017/2018

hanya dapat dilakukan oleh Rektor berdasarkan hasil Rapat Bersama IKHAC

Mojokerto.

4. Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan ini akan diatur tersendiri melalui keputusan

Rektor IKHAC Mojokerto

Ditetapkan di Mojokerto

pada tanggal 23 April 2017

Rektor

Mauhibur Rokhman

NIDN. 212309003

TUGAS POKOK DAN FUNGSI INSTITUT PESANTREN KH ABDUL...

Documents

Transcript of TUGAS POKOK DAN FUNGSI INSTITUT PESANTREN KH ABDUL...