Tutorial Ms Access - santosotech.files.wordpress.com file• Memasukkan data ... penyimpanan...

SMA Regina Pacis Surakarta

Grade XI

Team Teaching Guru TIK SMA Regina Pacis SKA 2012

Tutorial Ms Access

OWNER :

Name : ………………………

Class : ………………………

Modul Microsoft ACCESS SMA REGINA PACIS SURAKARTA

Team Kerja TIK Regpac ~ 2012

Standar Kompetensi

Mengenal DataBase memanipulasi Database

Kompetensi Dasar Mengenal Area kerja dari Access, membuat tabel dan memanipulasi tabel sehingga siswa dapat menggunakan tabel dengan baik Indikator • Mengenal Database • Membuat database baru • Pengertian Objek • Merancang Tabel • Membuat Tabel Baru • Mengubah Desain Tabel • Menambah Field • Mengubah nama tabel • Menghapus Tabel • Memasukkan Tabel • Memasukkan data • Menghapus record

Pendahuluan

Database adalah kumpulan infomasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan

suatu kesatuan yang utuh

berguna untuk menga

dalam sebuah file, yang terdiri

Keuntungan atau kemudahan

dalam mengelola dan menyimpan data adalah sebagai berikut:

1. Mudah untuk memasukkan data

2. Dapat menampilkan data yang berhubungan secara cepat. Misalnya, pada sebuah

database perpustakaan

penulis tertentu.

3. Dapat menampilkan data dalam bentuk grafik atau dalam bentuk halaman web.

4. Dapat menampilkan laporan yang mudah dimengerti di layar komputer ataupun

dalam bentuk cetakan di printer.

5. Melindungi data dari kesalahan

6. Data dapat dikirim ke berbagai bentuk file dokumen, misalnya ke Excel atau word.

7. Dapat menggunakan berba

menjumlahkan, menyaring, mengurutkan, dan sebagainya.

Konsep Basis Data Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanyakan melakukan hal-hal sebagai berikut:

- memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan - menentukan kelompok/jenis arsip - memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/mamenerapkan arsip

Microsoft ACCESS SMA REGINA PACIS SURAKARTA

2012

Mengenal MS ACCESSDATABASE DAN TABEL

r Kompetensi

Mengenal DataBase memanipulasi Database

Mengenal Area kerja dari Access, membuat tabel dan memanipulasi tabel sehingga siswa dapat menggunakan tabel dengan baik

Membuat database baru

Membuat Tabel Baru Mengubah Desain Tabel

Mengubah nama tabel

umpulan infomasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan

suatu kesatuan yang utuh dan database harus dapat menghasilkan informasi yang

untuk mengambil keputusan berikutnya serta data hendaknya

, yang terdiri dari record dan field.

Keuntungan atau kemudahan-kemudahan yang diperoleh deng


Mudah untuk memasukkan data-data yang baru.

Dapat menampilkan data yang berhubungan secara cepat. Misalnya, pada sebuah

database perpustakaan kita dapat menampilkan data buku

tertentu.

Dapat menampilkan data dalam bentuk grafik atau dalam bentuk halaman web.

menampilkan laporan yang mudah dimengerti di layar komputer ataupun

dalam bentuk cetakan di printer.

Melindungi data dari kesalahan-kesalahan (errors).

Data dapat dikirim ke berbagai bentuk file dokumen, misalnya ke Excel atau word.

Dapat menggunakan berbagai operasi umum secara otomatis, seperti


Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita

hal sebagai berikut: memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan menentukan kelompok/jenis arsip memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/mamenerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Halaman [ 1 ]

MODUL 1

Mengenal MS ACCESS DATABASE DAN TABEL

Mengenal Area kerja dari Access, membuat tabel dan memanipulasi tabel sehingga siswa

umpulan infomasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan

dapat menghasilkan informasi yang

ata hendaknya sudah tersimpan

kemudahan yang diperoleh dengan manfaatkan database


Dapat menampilkan data yang berhubungan secara cepat. Misalnya, pada sebuah

dapat menampilkan data buku-buku yang ditulis oleh

Dapat menampilkan data dalam bentuk grafik atau dalam bentuk halaman web.

menampilkan laporan yang mudah dimengerti di layar komputer ataupun

Data dapat dikirim ke berbagai bentuk file dokumen, misalnya ke Excel atau word.

gai operasi umum secara otomatis, seperti


Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki a, maka kemungkinan besar kita

memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan

memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll



Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut

sudah cukup banyak.

Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulberbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Operasi Dasar Basis Data Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada filsesungguhnya data disimpan/ditempatkan. Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya. Oleh karena itu operasidapat meliputi:

� Pembuatan basis data baru (arsip yang baru.

� Penghapusan basis data (arsip.

� Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (penambahan map arsip bar

� Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (� Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data. � Pengambilan data dari sebuah file/tabel. � Pengubahan data dari sebuah file/tabel. � Penghapusan data dari sebuah file/t

Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan

operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi

operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi

dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi

aktivitas pengelolaan (manag

Jenis DataBase

Ada 2 jenis database, yaitu

adalah database yang menyimpan seluruh data dalam sebuah tabel saja

relatioanal database adalah database yang menyimpan data

tabel yang berhubungan.

sebuah tabel dan terpisah dari data

kemudian dibuat hubungan relasinya

tabel, tergantung seberapa besar cakupan data yang in

Demikian juga dengan relasi antar

hubungan dengan tabel lain di database.

Tujuan Basis Data Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan


2012


Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang: Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Operasi Dasar Basis Data Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada filsesungguhnya data disimpan/ditempatkan. Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya. Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data

Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari sip yang baru.

Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari

Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create tablepenambahan map arsip baru. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabelPenambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data. Pengambilan data dari sebuah file/tabel. Pengubahan data dari sebuah file/tabel. Penghapusan data dari sebuah file/tabel.

operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan

operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi

operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi

ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili

aktivitas pengelolaan (management) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.

Ada 2 jenis database, yaitu flat file database dan relational database.

adalah database yang menyimpan seluruh data dalam sebuah tabel saja

relatioanal database adalah database yang menyimpan data

tabel yang berhubungan. Data-data yang berhubungan seca

sebuah tabel dan terpisah dari data-data yang lain. Tabel

kemudian dibuat hubungan relasinya. Tabel-tabel di relational database dapat lebih dari 2

tabel, tergantung seberapa besar cakupan data yang ingin disimpan didatabase tersebut.

Demikian juga dengan relasi antar tabelnya, sebuah tabel dapat mempunyai lebih dari satu

hubungan dengan tabel lain di database.

Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan

Halaman [ 2 ]


Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian

angan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media

Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah

Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan)

data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata

operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data

dentik dengan pembuatan lemari

dentik dengan perusakan lemari

create table), identik dengan

drop tabel). Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.

operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan

operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-

operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang

operasi inilah yang lebih tepat mewakili

ment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.

relational database. Flat file database

adalah database yang menyimpan seluruh data dalam sebuah tabel saja, Sedangkan

relatioanal database adalah database yang menyimpan data-data dalam beberapa buah

data yang berhubungan secara logika ditempatkan dalam

data yang lain. Tabel-tabel di database tersebut

tabel di relational database dapat lebih dari 2

gin disimpan didatabase tersebut.

tabelnya, sebuah tabel dapat mempunyai lebih dari satu

Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan



cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).

2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukapenekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat relasiberhubungan.

3. Keakuratan (Accuracy) Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersamapenerapan aturan/batasan (sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability) Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kekepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisahdisimpan di lokasi yang sesuai dengan kebteknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/

5. Kelengkapan (Completeness) Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yamaka kita tidak hanya dapat menambah recordmelakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field

6. Keamanan (Security) Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapabeserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenisboleh dilakukan.

7. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada sat

lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian ,

misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam

perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akunta

inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang

mendukung lingkungan

dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data

(karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang

bers0amaan) atau kondisi

menggunakan data)

Penerapan Basis Data Hampir disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang


2012

cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).

iensi Ruang Penyimpanan (Space) Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukapenekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling

3. Keakuratan (Accuracy)

anfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersamapenerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability) ertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan

yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisahdisimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.

5. Kelengkapan (Completeness) Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yamaka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.

(Security) Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita

entukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data objek di dalamnya dan menentukan jenis

boleh dilakukan. 7. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada sat



perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akunta


mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap


a data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang

bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk

menggunakan data)

Penerapan Basis Data Hampir disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang

Halaman [ 3 ]

cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara

Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean atau

relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling

anfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan ) tipe data, domain data, keunikan data dan

sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

ertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan

dalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan

eradaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga

) bagi lokasi yang lain.

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, record data, tetapi juga dapat

melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru filed baru pada suatu tabel.

Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita

siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu



perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem


akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap


a data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang

(karena banyak pemakai saling menunggu untuk

Hampir disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang



dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis data. Secara lebih teknis bidangakurasi dan kecepatan operasi antara lain:

� Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai. � Pergudangan (

(reseller), apotek dll. � Akuntansi untuk berbagai perusahaan. � Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll � Layanan pelanggan (

dengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll) Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:

� Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/pembuatan laporannasabah/calon nasabah.

� Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.

� Rumah Sakit, dalam mmenangani pembayaran perawatan.

� Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar(inventory).

� Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.

� Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan. � Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data

pelanggan, menangani gangguan dll.

1 Mengenal Area Kerja Untuk dapat bekerja dengan Access kita haruslah mengenal terlebih dahulu area kerja dari

Access, sehingga kita dapat bekerja dengan baik.

Icoan Access yang ada didalam Desktop

Office – Klik icon Microsoft Access, maka dilayar akan muncul tampilan sebagai berikut :

Tool Bar


2012

njadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa

lankan tanpa adanya basis data. Secara lebih teknis bidang-bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain:

Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai. Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir

), apotek dll. Akuntansi untuk berbagai perusahaan. Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll ayanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan

dengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll)

Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:

Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah. Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll. Rumah Sakit, dalam melakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen, menangani pembayaran perawatan. Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar

). Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola

yawan. Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan. Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll.

Mengenal Area Kerja Untuk dapat bekerja dengan Access kita haruslah mengenal terlebih dahulu area kerja dari

Access, sehingga kita dapat bekerja dengan baik. Buka lah Access dengan acara mengklik

Icoan Access yang ada didalam Desktop, Atau klik Start, pilih All Program ,

Klik icon Microsoft Access, maka dilayar akan muncul tampilan sebagai berikut :

Halaman [ 4 ]

njadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa

bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi efisiensi,

Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai. ), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir

), untuk perusahaan yang berhubungan

Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen

Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, akuntansi, pelayanan informasi pada

Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi,

elakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen,

Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar-masuk, barang

Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola

Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan. Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data

Untuk dapat bekerja dengan Access kita haruslah mengenal terlebih dahulu area kerja dari

Buka lah Access dengan acara mengklik

Atau klik Start, pilih All Program , pilih Microsoff

Klik icon Microsoft Access, maka dilayar akan muncul tampilan sebagai berikut :

Menu Bar



• Menu Bar berisikan perintah dari Access berupa menu Puldown.

• Toll bar berisikan shortcut untuk

2 Membuat Database Baru

Untuk membuat database

1. Klik Blank Database

gambar dibawah ini

2. Pilih Create New File

sebagai berikut :

3. Tentukan lokasi atau folder untuk me

Document

4. Ketikkan sebuah nama file untuk Database baru

name

5. Klik Create. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Catatan : Secara otomoatis Access akam memberikan ciri MDB(Microsoft

Klik Blank Database

Letak penyimpanan diletakan disini

Klik tombol Create untuk membuat


2012

Menu Bar berisikan perintah dari Access berupa menu Puldown.

Toll bar berisikan shortcut untuk memudahkan kita dalam mengoperasikan data

Membuat Database Baru

Untuk membuat database langkah-langkah berikut ini untuk membuat database baru.

Blank Database. Setelah itu segera tampil jendela Microsoft Access

gambar dibawah ini :

Create New File pada Task Pane, maka pada Task Pane akan muncul tampilan

sebagai berikut :

Tentukan lokasi atau folder untuk menyimpan Database baru, misalnya

etikkan sebuah nama file untuk Database baru, misalnya

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Secara otomoatis Access akam memberikan ciri MDB(Microsoft

Klik Blank

Isikan nama database-nya

Gunakan ini apabila letak penyimptidak mau di My Document

Letak penyimpanan database akan diletakan disini

Klik tombol Create untuk membuat database

Halaman [ 5 ]

Menu Bar berisikan perintah dari Access berupa menu Puldown.

memudahkan kita dalam mengoperasikan data

langkah berikut ini untuk membuat database baru.

. Setelah itu segera tampil jendela Microsoft Access seperti

pada Task Pane, maka pada Task Pane akan muncul tampilan

nyimpan Database baru, misalnya My

misalnya Tabel1. Pada kolom File

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Secara otomoatis Access akam memberikan ciri MDB(Microsoft Database)

Gunakan ini apabila letak penyimpanannya tidak mau di My Document



Maka Database baru sudah tampil

yang dibuat, dalam hal ini diberikan dengan nama

Access 2007(XP) jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kiri

menampilkan tipe objek dan group, sedangkan bagian kanan berisi objek database

dan shortcut untuk

Tipe objek bisa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan,

membuat tabel baru, maka kita cukup klik

menampilkan semua tabel dalam database yang letaknya di bagian kanan

Database.

3 Objek Didalam Access terdapat beberapa objek

Tabel

Digunakan untuk menyimpan data

Misal data Pegawai akan berisikan data

Pegawai dan sebagainya. Tabel terdiri dari kolom dan baris, Kolom disebut dengan field

yang menunjukkan informasi tertenut misal : Nama Pegawai, sedangkan baris disebut

dengan Record menunjukkan informasi salah satu pegawai, misalnya Nomer Pegawai, Nama

Pegawai, Alamat Pegawai, Gaji Pegawai dan sebagainya.

Query

Digunakan untuk menampilkan data

Misalkan ingin menampilkan data Pegawai yang Alamatnya ”Solo” . Pada Query dapat juga

membuat kolom baru yang berisikan operasi perhitungsn dari field

Form

Digunakan untuk membuat tampilan Face to Face anatar manusia dengan komputer, atau

alat yang digunakan untuk memesukkan data kedalam tabel. Dalam Form kita juga dapat

melakukan tambah data, merubah data, menghapus data, dan mencari data, dan ju

membuat menu untuk mengelola database.

Report

Digunakan untuk menampilkan laporan yang akan dicetak baik dilayar ataupun di perinter.

Isi dari laporan dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita. Didalam laporan juga dapat

dilakukan proses perhitungan

digunakan proses perhitungan adalah field yang bertype number atau tanggal.

Pages

Sama dengan Form tetapi berupa halaman web.

Macro

Fungsi ini untuk membuat perintah

saja.

Module

Merupakan potongan program atau satu perintah untuk mengerjakan perintah tertentu

4 Merancang Tabel BaruUntuk membuat tabel baru maka yang harus kita lakukan terlebih dahulu merancang bentuk

data yang akan kita simpan sesuai dengan kebutuhan

informasi alamat dari teman

Nama

Ambar

Budi

Linda

Tabel terdiri atas empat field dan mempunyai tiga record.

tabel dalam Microsoft Access sebelumnya


2012

Database baru sudah tampil. Bagian atas adalah judul atau nama file datab

yang dibuat, dalam hal ini diberikan dengan nama bernama

(XP) jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kiri


dan shortcut untuk menciptakan objek baru.

isa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan,

buat tabel baru, maka kita cukup klik Tabel, maka Microsoft Access akan

menampilkan semua tabel dalam database yang letaknya di bagian kanan

Didalam Access terdapat beberapa objek

Digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi yang mempunyai topik yang sama.

Misal data Pegawai akan berisikan data-data : Nomer Pwgawai, Nama Pegawai Alamat

inya. Tabel terdiri dari kolom dan baris, Kolom disebut dengan field



wai, Gaji Pegawai dan sebagainya.

Digunakan untuk menampilkan data-data yang diinginkan dari tabel


membuat kolom baru yang berisikan operasi perhitungsn dari field



melakukan tambah data, merubah data, menghapus data, dan mencari data, dan ju

membuat menu untuk mengelola database.



perhitungan dari filed-field yang ada, tetapi filed


Sama dengan Form tetapi berupa halaman web.

Fungsi ini untuk membuat perintah-perintah yang cukup dengan menggunakan satu perintah


Merancang Tabel Baru Untuk membuat tabel baru maka yang harus kita lakukan terlebih dahulu merancang bentuk

kita simpan sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh tabel yang berisi

alamat dari teman kita.

Nama Alamat Kota

Jl. Melati Solo

Jl. Anggrek Yogya

Jl. Bunga Semarang

terdiri atas empat field dan mempunyai tiga record. Didalam

dalam Microsoft Access sebelumnya kita harus merancang tabel tersebut

Halaman [ 6 ]

adalah judul atau nama file database

bernama Tabel1. Dalam Microsoft

(XP) jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kiri


isa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan, misalkan kita ingin

Tabel, maka Microsoft Access akan

menampilkan semua tabel dalam database yang letaknya di bagian kanan jendela

data atau informasi yang mempunyai topik yang sama.

: Nomer Pwgawai, Nama Pegawai Alamat

inya. Tabel terdiri dari kolom dan baris, Kolom disebut dengan field



data yang diinginkan dari tabel-tabel yang telah dibuat.


membuat kolom baru yang berisikan operasi perhitungsn dari field-field yang sudah ada



melakukan tambah data, merubah data, menghapus data, dan mencari data, dan juga dapat



field yang ada, tetapi filed-field yang dapat


p dengan menggunakan satu perintah


Untuk membuat tabel baru maka yang harus kita lakukan terlebih dahulu merancang bentuk

Sebagai contoh tabel yang berisi

Telp

723655

734533

623450

Didalam kita menggunakan suatu

harus merancang tabel tersebut. Langkah



pertama yang harus kita

data untuk setiap field.

5 Tipe Data FieldField-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui

bagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan da

karena itu sangat penting bagi

Pengetahuan type field

sebuah database.

� Text Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos,

nomor telepon dan sebagainya.

karakter.

� Memo Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter.

Tipe data teks tidak

diindeks.

� Number

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunaka

penghitungan matematis.

� Date/Time Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu.

� Currency Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi,

menyertakan data numeric dalam penghitungan yang memerlukan satu sampai empat

angka desimal.

� Auto Number

Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkan

Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke s

AutoNumber tidak bisa diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakanuntuk field yang

harus unik, artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini.

� Yes/No Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. data ini

untuk field yang hanya mempunyai dua nilai.

� OLE Objectipe Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya,

kita bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan

dalam tabel Karyawan.

� Hyperlink Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang di simpan sebagai teks dan

digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink di gunakan untuk menyi

sebuah situs Web atau path ke sebuah file di harddisk.

� Lookup Wizard

Bila kita menggunakan tipe data ini untuk sebuah field,

dari tabel lain atau dari sebuah daftar

bersangkutan.

6 Menutup dan Membuka Aplikasi Untuk menutup Microsoft Acces kita dapat melakukan dengan cara

1. Klik Menu File –

2. Klik tombol Close

Sedangkan untuk membuka kembali database, langkah

adalah :

1. Buka MS Access maka pada


2012

kita lakukan adalah menentukan field-field yang diperlukan dan jenis

data untuk setiap field.

Tipe Data Field field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui

bagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan da

karena itu sangat penting bagi kita untuk memahami berbagai tipe data field yang ada.

type field akan bermanfaat ketika kita merancang berbagai macam tabel dalam

Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos,

nomor telepon dan sebagainya. Type data ini dapat untuk memasukkan data sampai 255

Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter.

tidak lebih sering digunakan karena memo tidak bisa diurutkan

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunaka

penghitungan matematis.

Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu.

Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi,



Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke s



Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. data ini

untuk field yang hanya mempunyai dua nilai.

Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya,

bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan

dalam tabel Karyawan.

Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang di simpan sebagai teks dan

digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink di gunakan untuk menyi

sebuah situs Web atau path ke sebuah file di harddisk.

menggunakan tipe data ini untuk sebuah field,

dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam aplikasi asli f

Menutup dan Membuka Aplikasi Untuk menutup Microsoft Acces kita dapat melakukan dengan cara

– Exit , atau

Klik tombol Close

Sedangkan untuk membuka kembali database, langkah – langkah yang harus kita lakukan

Buka MS Access maka pada taskpen akan muncul tampilan sebagai berikut :

Halaman [ 7 ]

field yang diperlukan dan jenis

field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui

bagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Oleh

untuk memahami berbagai tipe data field yang ada.

merancang berbagai macam tabel dalam

Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos,

untuk memasukkan data sampai 255

Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter.

lebih sering digunakan karena memo tidak bisa diurutkan atau

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk

Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi, kita juga bisa



Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. Field



Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. data ini digunakan

Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya,

bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan

Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang di simpan sebagai teks dan

digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink di gunakan untuk menyimpan pointer ke

menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, kita bisa memilih sebuah nilai

nilai yang ditampilkan dalam aplikasi asli file yang

Untuk menutup Microsoft Acces kita dapat melakukan dengan cara

langkah yang harus kita lakukan

taskpen akan muncul tampilan sebagai berikut :



2. Pada Bagian Open, klik database yang akan dibuka dalam hal ini sebagai contoh

database dengan nama

3. Databese akan terbuka dan siap untuk dioperasikan.

7 Membuat Tabel Baru

Sebagai gambaran dan latihan

tabel baru dalam sebuah database

Dengan menggunakan

1. Buat database dengan nama sekolah

2. Pilih pada bagian

3. Setelah itu klik kanan pada Tabel1, pilih Design View. Lalu akan

jendela untuk mendefinisikan tabel


2012

Pada Bagian Open, klik database yang akan dibuka dalam hal ini sebagai contoh

database dengan nama Tabel1.

Databese akan terbuka dan siap untuk dioperasikan.

Membuat Tabel Baru

Sebagai gambaran dan latihan kita berikut ini akan dijelaskan cara untuk membuat sebuah

tabel baru dalam sebuah database Sekolah.

engan menggunakan : Create Table in Design View

Buat database dengan nama sekolah.

Pilih pada bagian Create, Klik pada table

klik kanan pada Tabel1, pilih Design View. Lalu akan

jendela untuk mendefinisikan tabel kita.

Halaman [ 8 ]

Pada Bagian Open, klik database yang akan dibuka dalam hal ini sebagai contoh

berikut ini akan dijelaskan cara untuk membuat sebuah

klik kanan pada Tabel1, pilih Design View. Lalu akan segera tampil



Pada frame sebelah

dan Description.

Data Type.

a. Field Nam

tabel

b. Data Type : digunakan untuk memasukkan jenis atau type data. Beberapa type

data dapat kita lihat pada bahasan diatas

c. Description : bersifat optional yang artinya dapat diisi atau tidak.

4. Pada baris perta

hingga kursor akan pindah kekolom Data Type. Pilihan default adalah Text. Tekan

tab sejkali lagi hingga kursor akan pindah ke kolom Description. Pada kolom ini isikan

” Masukkan nomer induk Siswa”

5. Pada Field Properties akan nampak ukuran Field (Field size) adalah 50. Yang artinya

field ini dapat diisikan data sebanyak 50 karakter. Rubahlah ukuran filed ini dengan

cara mengklik pada bagian Field Size dengan angka 5

6. Klik pada baris kedua pada Fie

struktur tabel yang akan kita buat tampak pada tabel berikut ini.


2012

Pada frame sebelah atas di jendela terdapat tiga kolom, yaitu Field Name, Dat

dan Description. kita bisa memulai dengan memasukan data dalam kolom field dan

Field Name : digunakan untuk memasukkan nama Field yang akan dibuat untuk

Data Type : digunakan untuk memasukkan jenis atau type data. Beberapa type

data dapat kita lihat pada bahasan diatas

Description : bersifat optional yang artinya dapat diisi atau tidak.

Pada baris pertama pada kolom Field, isi dengn NIS, kemudian tekan to



Masukkan nomer induk Siswa”

Pada Field Properties akan nampak ukuran Field (Field size) adalah 50. Yang artinya



Klik pada baris kedua pada Field Name untuk membuat field berikutnya. Selanjutnya


Filed Name Type Data Ukuran Field

Nis Text 5

Nama Text 30

Jeniskelamin Text 20

Tgllahir Date/Tome -

Alamat Text 30

Kota Text 30

Halaman [ 9 ]

atas di jendela terdapat tiga kolom, yaitu Field Name, Data Type

bisa memulai dengan memasukan data dalam kolom field dan

uk memasukkan nama Field yang akan dibuat untuk

Data Type : digunakan untuk memasukkan jenis atau type data. Beberapa type

Description : bersifat optional yang artinya dapat diisi atau tidak.

pada kolom Field, isi dengn NIS, kemudian tekan tombol Tab,



Pada Field Properties akan nampak ukuran Field (Field size) adalah 50. Yang artinya



ld Name untuk membuat field berikutnya. Selanjutnya


Ukuran Field



Maka hasil pada Design View sebagai berikut :

7. Ubahlah pada filed NIS menjadi Primary Key (fi

disebelah kiri filed NIS, lalu klik Primary Key

8. maka akan muncul simbol dari Primary Key berupa gambar kunci disebelah kiri Filed

NIS

9. Kemudian simpan tabel tersebut dengan jalan klik pada tomol Save, atau tekan

tombol close.

Catatan:

Kolom Description digunakan untuk keterangan singkat tiap field, meskipun isi dari

kolom ini bukan merupakan bagian dari data

Untuk memasukkan deskripsi sebuah field, klik sel dalam kolom Deskription dan

ketikkan diskripsi yang akan

8 Mengubah Desain Tabel

Jika kita sedang membangun sebuah database, maka kadang tabel yang di buat perlu

diubah, umpanya kita

tabel tersebut, walaupun tabel terse

tabel, yang harus kita

klik nama tabel dalam tab Tables, Kemudian klik tombol Design. Tiap kali

desain sebuah tabel, tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel tersebut.

Sebagi contoh kita akan merubah struktur tabel untuk tabek mapel yang telah kita buat.

Untuk merubah ikutilah langkah

1. Buka database Sekolah

Siswa.


2012

Maka hasil pada Design View sebagai berikut :

Ubahlah pada filed NIS menjadi Primary Key (field kunci) dengan cara : klik kanan

disebelah kiri filed NIS, lalu klik Primary Key,

maka akan muncul simbol dari Primary Key berupa gambar kunci disebelah kiri Filed

Kemudian simpan tabel tersebut dengan jalan klik pada tomol Save, atau tekan


kolom ini bukan merupakan bagian dari data kita dan tidak ditampilkan dalam tabel.


kripsi yang akan kita masukkan.

Mengubah Desain Tabel

sedang membangun sebuah database, maka kadang tabel yang di buat perlu

kita perlu menambahkan field baru atau menghapus sebuah field dari

, walaupun tabel tersebut sudah terikan data. Untuk mengubah desain sebuah

lakukan adalah dengan membukanya dalam tampilan Design.

klik nama tabel dalam tab Tables, Kemudian klik tombol Design. Tiap kali



Untuk merubah ikutilah langkah-langkah berikut ini :

Buka database Sekolah, kemudian klik pada tabel yang akan dirubah. Misalnya Data

Halaman [ 10 ]

ld kunci) dengan cara : klik kanan

maka akan muncul simbol dari Primary Key berupa gambar kunci disebelah kiri Filed

Kemudian simpan tabel tersebut dengan jalan klik pada tomol Save, atau tekan


dan tidak ditampilkan dalam tabel.


sedang membangun sebuah database, maka kadang tabel yang di buat perlu

perlu menambahkan field baru atau menghapus sebuah field dari

Untuk mengubah desain sebuah

lakukan adalah dengan membukanya dalam tampilan Design. Caranya

klik nama tabel dalam tab Tables, Kemudian klik tombol Design. Tiap kali kita mengubah



kemudian klik pada tabel yang akan dirubah. Misalnya Data



2. Pada toolbar, klik tombol Datasheet

muncul tampilan sebagai berikut :

3. Ganti Field2, Field3, Field5, Field6

AlamatSiswa, KotaSiswa

• Sorot pada Field2

• Gantilah Field Size dengan ang

• Ulangi untuk Field3, Field5 dan Field6

10, AlamatSiswa

4. Simpanlah kembali tabel yang sudah kita buat dengan cara menekan tombol Save

atau Ctrl + S

5. Tutup desain tabel dengan cara menekan tombol close.

9 Menambah Data pada Datasheet ViewUntuk menambahkan data, laku

1. Pada database Sekolah, klik dua kali pada tabel

tampilan sebagai berikut.

2. Tambahkan data dengan m

• Untuk mengisikan data berikut klik pada baris berikutnya,

• atau tekan tombol Tab pada keyboard,

• atau Klik New Record pada tombol navigasi record.


2012

Pada toolbar, klik tombol Datasheet, lalu pilih View

ncul tampilan sebagai berikut :

Ganti Field2, Field3, Field5, Field6 menjadi NamaSiswa

AlamatSiswa, KotaSiswa. Cara yang harus kita lakukan

Sorot pada Field2. lalu ketik NamaSiswa

Gantilah Field Size dengan angka 25

Ulangi untuk Field3, Field5 dan Field6, dengan

AlamatSiswa Field Size 25, dan KotaSiswa Fie

Simpanlah kembali tabel yang sudah kita buat dengan cara menekan tombol Save

Tutup desain tabel dengan cara menekan tombol close.

Menambah Data pada Datasheet View Untuk menambahkan data, lakukan langkah-langkah berikut ini

Pada database Sekolah, klik dua kali pada tabel DataS

tampilan sebagai berikut.

Tambahkan data dengan mengisi pada kolom NIS, Nama dan seterusnya.

Untuk mengisikan data berikut klik pada baris berikutnya,

atau tekan tombol Tab pada keyboard,

atau Klik New Record pada tombol navigasi record.

Halaman [ 11 ]

lalu pilih View – Design View, maka akan

NamaSiswa, JenisKelaminSiswa,

. Cara yang harus kita lakukan

, dengan JenisKelaminSiswa Field Size

25, dan KotaSiswa Field Size 20.

Simpanlah kembali tabel yang sudah kita buat dengan cara menekan tombol Save

Tutup desain tabel dengan cara menekan tombol close.

langkah berikut ini :

DataSiswa, maka akan muncul

ngisi pada kolom NIS, Nama dan seterusnya.

Untuk mengisikan data berikut klik pada baris berikutnya,

atau Klik New Record pada tombol navigasi record.

New Record



3. Isikan data berikut ini pada tabel Siswa

NIS Nama

10001 Bambang Lukito

10002 Herlambang

10003 Kristin

10004 Endang

10005 Totok Supriyanto

10 Mengedit Data Untuk mengedit data cara yang dilakukan sebagai berikut

1. Klik pada sel yang datan

2. Untuk menggerakkan kursor gunakan tanda panah kanan dan kiri untuk

mengedit.

3. Tekan tombol Ctrl+

4. Tutup tampilan

11 Menghapus record Untuk menghapus record dalam tabel langka

1. Letakkan kusor pada pada posisi recor yang akan dihapus

2. Kemudian Klik menu Edit

3. Klik tombol Yes maka data akan dihapus, jika tekan tombol No penghapusan

dibatalkan

4. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan

5. Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Clo


2012

Isikan data berikut ini pada tabel Siswa

Nama Jeniskelamin Tgllahir

Bambang Lukito Laki-laki 12/04/1987

Herlambang Laki-laki 16/08/1988

Perempuan 18/12/1988

Perempuan 25/10/1987

Totok Supriyanto Laki-laki 22/11/1988

gedit Data mengedit data cara yang dilakukan sebagai berikut

Klik pada sel yang datanya akan diedit .

Untuk menggerakkan kursor gunakan tanda panah kanan dan kiri untuk

Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan data.

Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window.

ghapus record Untuk menghapus record dalam tabel langka-langkahnya sebagai berikut

Letakkan kusor pada pada posisi recor yang akan dihapus

Kemudian Klik menu Edit-Delete Record, kotak dialod akan dimunculkan

Klik tombol Yes maka data akan dihapus, jika tekan tombol No penghapusan

dibatalkan


Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Clo

Halaman [ 12 ]

Alamat Kota

Jl. Anggrek Solo

Jl. Sawo Sragen

Jl. Melati Sragen

Jl. Blimbing Sragen

Jl. Anggur Solo

Untuk menggerakkan kursor gunakan tanda panah kanan dan kiri untuk

Design tabel dengan mengklik tombol Close Window.

langkahnya sebagai berikut

Letakkan kusor pada pada posisi recor yang akan dihapus

Delete Record, kotak dialod akan dimunculkan

Klik tombol Yes maka data akan dihapus, jika tekan tombol No penghapusan

Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window



12 Menambah Field Untuk menambah field didalam tabel, langkah

1. Buka Tabel yang akan ditambah Field, misalnya tabel

2. Pilih kolom Tgllahir

3. Klik menu Insert

4. Klik dua kali pada kolom Field1, ganti dengan nama ”Kelas” Atau

Klik kanan pada label Field1, pilih Rename Column lalu ganti dengan nama

”Kelas”

6. Isikan data untuk field Kelas

7. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan

8. Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window

13 Mengurutkan data Data pada tabel dapat kita urutkan sesuia dengan kebutuhan kita, misalnya urut

berdasarkan Nama , Alamat dan sebagainya. Untuk meng

berikut ini

1. Letakkan kusor pada kolom yang akan diurutkan, atau klik pada label kolom,

maka kolom tersebut akan diberi blok

2. Klik menu Record

3. Atau dapat juga dengan jalan memilih menu Tool Bar

14 Menyaring Data Untuk menampilkan data tertentu saja maka langkah yang harus kita lakukan sebagai

berikut :

1. Klik salah satu yang akan dibuat filter, misal dalam hal ini tabel siswa pada jenis

kelamin Laki

2. Klik tombol Filter By Selection pada toolbar

3. Klik tombol Remove untuk tampilan normal

15 Mencari Data Untuk mencari data didalam tabel untuk jumlah record yang banyak tentunya cukup

menyulitkan kita, Access menyedikan fasilitas tersebut. Un

langkah yang dilakukan sebagai berikut :

1. Letakkan kursor

2. Klik Menu Edit

3. Pada bagian Find What, isikan Nis yang akan kita cari

4. Klik Next jika data ditemukan maka data tersebut akan disorot.

16 Mencetak Tabel Tabel yang sudah ada datanya dapat kita cetak dengan printer langkah

berikut :

1. Pastikan data yang akan dicetak dalam keadaan terbuka

2. Klik menu File

ini agar kita mendapatkan hasil yang kita inginkan

3. Jika Field banyak dan tidak cukup, dan agar semua filed masuk maka yang harus

kita lakukan dengan memindahkan dalam tampilan L

berikut :

a. Klik tombol Setup

akan ditampilkan

b. Klik tab page, kemudian pilih Landscape

c. Klik Ok

d. Untuk mencetak pilih tombol Print untuk mencetak di printer jika tidak

tkan tom


2012

Field dari Tabel nambah field didalam tabel, langkah-langkahnya sebagai berikut :

Buka Tabel yang akan ditambah Field, misalnya tabel

Pilih kolom TgllahirSiswa

Klik menu Insert-Column maka akan ditambahkan Filed baru

Klik dua kali pada kolom Field1, ganti dengan nama ”Kelas” Atau


Isikan data untuk field Kelas



ngurutkan data Data pada tabel dapat kita urutkan sesuia dengan kebutuhan kita, misalnya urut

berdasarkan Nama , Alamat dan sebagainya. Untuk mengurutkan ikutilah langkah

Letakkan kusor pada kolom yang akan diurutkan, atau klik pada label kolom,

maka kolom tersebut akan diberi blok

menu Record – Sort – Pilih Ascending atau Descending

Atau dapat juga dengan jalan memilih menu Tool Bar

Menyaring Data Untuk menampilkan data tertentu saja maka langkah yang harus kita lakukan sebagai

Klik salah satu yang akan dibuat filter, misal dalam hal ini tabel siswa pada jenis

lamin Laki-Laki

Klik tombol Filter By Selection pada toolbar

Klik tombol Remove untuk tampilan normal

Mencari Data Untuk mencari data didalam tabel untuk jumlah record yang banyak tentunya cukup

menyulitkan kita, Access menyedikan fasilitas tersebut. Untuk melakukan pencarian data

langkah yang dilakukan sebagai berikut :

Letakkan kursor pada field yang akan dicari datanya. Misalnya NIS

Klik Menu Edit-Find maka kotak dialog akan dimunculkan

Pada bagian Find What, isikan Nis yang akan kita cari

Klik Next jika data ditemukan maka data tersebut akan disorot.

Mencetak Tabel Tabel yang sudah ada datanya dapat kita cetak dengan printer langkah

Pastikan data yang akan dicetak dalam keadaan terbuka

Klik menu File-Print Preview untuk menampilkan tabel sebelum dicetak (Lakukan

ini agar kita mendapatkan hasil yang kita inginkan

Jika Field banyak dan tidak cukup, dan agar semua filed masuk maka yang harus

kita lakukan dengan memindahkan dalam tampilan L

Klik tombol Setup pada toolbar saat tampilan Print Preview kotak dialog

akan ditampilkan

Klik tab page, kemudian pilih Landscape

Klik Ok

Untuk mencetak pilih tombol Print untuk mencetak di printer jika tidak

tkan tombol Close, dan kembali ketampilan Datasheet view.

Halaman [ 13 ]

langkahnya sebagai berikut :

Buka Tabel yang akan ditambah Field, misalnya tabel DataSiswa

Column maka akan ditambahkan Filed baru

Klik dua kali pada kolom Field1, ganti dengan nama ”Kelas” Atau



Data pada tabel dapat kita urutkan sesuia dengan kebutuhan kita, misalnya urut

urutkan ikutilah langkah-langkah

Letakkan kusor pada kolom yang akan diurutkan, atau klik pada label kolom,

Pilih Ascending atau Descending.

Atau dapat juga dengan jalan memilih menu Tool Bar atau

Untuk menampilkan data tertentu saja maka langkah yang harus kita lakukan sebagai

Klik salah satu yang akan dibuat filter, misal dalam hal ini tabel siswa pada jenis

Untuk mencari data didalam tabel untuk jumlah record yang banyak tentunya cukup

tuk melakukan pencarian data

pada field yang akan dicari datanya. Misalnya NIS

Find maka kotak dialog akan dimunculkan

Pada bagian Find What, isikan Nis yang akan kita cari

Klik Next jika data ditemukan maka data tersebut akan disorot.

Tabel yang sudah ada datanya dapat kita cetak dengan printer langkah-langkahnya sebagai

Pastikan data yang akan dicetak dalam keadaan terbuka

Print Preview untuk menampilkan tabel sebelum dicetak (Lakukan

Jika Field banyak dan tidak cukup, dan agar semua filed masuk maka yang harus

kita lakukan dengan memindahkan dalam tampilan Landscape, caranya sebagai

pada toolbar saat tampilan Print Preview kotak dialog

Untuk mencetak pilih tombol Print untuk mencetak di printer jika tidak

bol Close, dan kembali ketampilan Datasheet view.



17 Mencetak Data Tertentu Kita dapat mencetak data yang kita inginkan saja misalnya dalam tabel siswa, ki

mencetak untuk Kelas XI IPS

Lakukan dengan filter, kemudian ikutilah langkah

18 Menghapus TabelJika sebuah tabel tidak diperlukan lagi

harus kita lakukan adalah sebagai berikut:

1. Dalam tab Tables, klik nama tabel

2. Tekan tombol Del

3. Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus

bila kita tidak jadi menghapus tabel.


2012

Mencetak Data Tertentu Kita dapat mencetak data yang kita inginkan saja misalnya dalam tabel siswa, ki

mencetak untuk Kelas XI IPS saja, langkahnya sebagai berikut :

, kemudian ikutilah langkah–langkah dalam mencetak data

Menghapus Tabel Jika sebuah tabel tidak diperlukan lagi kita bisa menghapus atau membuangnya. Cara yang

lakukan adalah sebagai berikut:

Dalam tab Tables, klik nama tabel

Tekan tombol Delete pada keyboard

Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus

tidak jadi menghapus tabel.

Halaman [ 14 ]

Kita dapat mencetak data yang kita inginkan saja misalnya dalam tabel siswa, kita dapat

saja, langkahnya sebagai berikut :

langkah dalam mencetak data

bisa menghapus atau membuangnya. Cara yang

Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau No



Standar Kompetensi

Pengolah data dengan

Kompetensi Dasar Melakukan pengolahan data dengan diinginkan danmelakukan proses

Indikator • Membuat Query database dengan Workgroup • Membuka database • Membuat form Baru • Tampilan design • Sub form

Tujuan Pembelajaran

Siswa mampu membuat

1 Pendahuluan Query digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan kebutuhan. Tampilan data

dapat dilakukan dengan beb

Membuat Query dengan Design View

Membuat Query dengan Design View langkah

1. Buka database Sekolah

2. Klik pada bagian objek untuk Queries

3. Klik dua kali pada perintah Create

4. Pada kotak dialog Show table, pilih tabel siswa, kemudian klik tombol Add. Klik

tombol Close untuk menutup kotak dialog Show table

5. Untuk menampilkan field tertentu. Drag nama

misalnya NIS

6. Selanjutnya masukkan field Nama ke field kedua

2 Membuka DatabaseSekarang kita sudah bisa membuka Database yang

dalam Database tersebut diisi sesuai kebutuhan

sekarang kita akan mencoba membuka database tersebut untuk diproses lebih lanjut.

Langkah yang harus kita

1. Klik Start

2. Klik Programs

3. Klik Microsoft Access. Setelah itu jendela Komputer

Microsoft Access

4. Kilk Open, kemudian

database yang akan

5. Klik Open untuk membuka database t

yang akan kita

3 Membuat form Kini kita akan membuat form baru untuk memasukkan data. Form ini diletakkan dalam tab

Forms dari jendela database. Klik forms di bawah Objects untuk bekerja dengan sebuah

form atau menciptakan form baru.


2012

Mengolah Data Dengan

r Kompetensi

Pengolah data dengan Query

Melakukan pengolahan data dengan Query, untuk menampilkan data data tertentu yang diinginkan danmelakukan proses-proses

database dengan Workgroup

Membuat form Baru

Tujuan Pembelajaran

membuat Laporan dengan baik sesuai dengan kebutuhan

Query digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan kebutuhan. Tampilan data

dapat dilakukan dengan beberapa tabel yang telah direlasikan.

Membuat Query dengan Design View

Membuat Query dengan Design View langkah-langkahnya sebagai berikut:

Buka database Sekolah

Klik pada bagian objek untuk Queries

Klik dua kali pada perintah Create Query Design. Kotak dialog akan ditampilkan

Pada kotak dialog Show table, pilih tabel siswa, kemudian klik tombol Add. Klik


Untuk menampilkan field tertentu. Drag nama T

isalnya NIS

jutnya masukkan field Nama ke field kedua

Membuka Database sudah bisa membuka Database yang kita buat.

dalam Database tersebut diisi sesuai kebutuhan kita. Setelah database tersebut ada datanya

akan mencoba membuka database tersebut untuk diproses lebih lanjut.

kita lakukan untuk membuka database tersebut adalah sebagai berikut:

Access. Setelah itu jendela Komputer kita

Microsoft Access

Kilk Open, kemudian cari nama file di folder yang sudah

database yang akan kita buka.

Klik Open untuk membuka database tersebut. Setelah itu segera tampil

tangani.

Membuat form Baru akan membuat form baru untuk memasukkan data. Form ini diletakkan dalam tab


form atau menciptakan form baru.

Halaman [ 15 ]

MODUL 2 olah Data Dengan Query

Query, untuk menampilkan data data tertentu yang

Laporan dengan baik sesuai dengan kebutuhan

Query digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan kebutuhan. Tampilan data

rapa tabel yang telah direlasikan.

langkahnya sebagai berikut:

otak dialog akan ditampilkan.

Pada kotak dialog Show table, pilih tabel siswa, kemudian klik tombol Add. Klik


Tabel Data Siswa dengan field

buat. Untuk latihan sebaiknya tabel

Setelah database tersebut ada datanya

akan mencoba membuka database tersebut untuk diproses lebih lanjut.

lakukan untuk membuka database tersebut adalah sebagai berikut:

kita segera tampil jendela awal

cari nama file di folder yang sudah kita buat lalu klik file

rsebut. Setelah itu segera tampil database

akan membuat form baru untuk memasukkan data. Form ini diletakkan dalam tab




Ada beberapa cara untuk menciptakan form

sendiri-sendiri. Umumnya bila

lebih sedikit control atas desain form yang

form adalah dengan menggunakan Auto

memilih field mana yang akan ditampilkan karena Auto Wizard akan memilih semua field

dalam tabel.

Menggunakan Autoform Wizard

Cara menggunakan Autoform Wizard untuk menciptakan form baru, adalah sebagai

[1] Dalam jendela Database, klik Forms.

[2] Klik tombol drop-down ke bawah disamping kotak teks di bagian bawah kotak dialog.

Dari daftar tabel yang muncul, pilih

[3] Tutuplah form tersebut, Microsoft Access akan meminta

atau form baru kita

Menggunakan Form Wizard

Dengan Form Wizard

Menggunakan Form Wizard termasuk cara yang paling umum dan mudah. Prosedur atau

langkah yang harus kita

[1] Dalam jendela Database di bawah Objects, klik

[2] Pilih Form Wizard.

[3] Ada empat tombol bergambar panah diantara jendela Available Fields dan jendela

Selected Fields. Keempat panah ini digunakan untuk memilih atau membatalkan pilihan

terhadap sebuah field.


2012

rapa cara untuk menciptakan form baru. Masing-masing cara mempunyai kelebihan

sendiri. Umumnya bila kita menggunakan cara yang mudah,

lebih sedikit control atas desain form yang kita buat. Misalnya, cara termudah menciptakan

lah dengan menggunakan Autoform Wizard. Tetapi dengan cara


Menggunakan Autoform Wizard

Cara menggunakan Autoform Wizard untuk menciptakan form baru, adalah sebagai

Dalam jendela Database, klik Forms.

down ke bawah disamping kotak teks di bagian bawah kotak dialog.

Dari daftar tabel yang muncul, pilih Data Siswa.

Tutuplah form tersebut, Microsoft Access akan meminta

kita.

Menggunakan Form Wizard

Dengan Form Wizard kita bisa memilih field yang ingin disertakan dalam form yang dibuat.


kita lakukan adalah sebagai berikut:

Dalam jendela Database di bawah Objects, klik more form

Pilih Form Wizard.

Ada empat tombol bergambar panah diantara jendela Available Fields dan jendela


terhadap sebuah field.

Halaman [ 16 ]

masing cara mempunyai kelebihan

menggunakan cara yang mudah, kita akan mempunyai

buat. Misalnya, cara termudah menciptakan

Wizard. Tetapi dengan cara ini kita tidak bisa


Cara menggunakan Autoform Wizard untuk menciptakan form baru, adalah sebagai berikut:

down ke bawah disamping kotak teks di bagian bawah kotak dialog.

Tutuplah form tersebut, Microsoft Access akan meminta kita untuk memasukkan nama

bisa memilih field yang ingin disertakan dalam form yang dibuat.


forms.

Ada empat tombol bergambar panah diantara jendela Available Fields dan jendela




1. Klik tombol > untuk memilih

Available Fields.

2. Klik tombol >> untuk memilih semua field dalam jendela Available Fields.

3. Klik tombol < untuk membatalkan pilihan sebuah field dalam jendela Selected

Fields.

4. Klik tombol << untuk

Fields.

[4] Untuk latihan pilihlah semua field.

[5] Klik Next untuk berpindah ke kotak dialog berikutnya.Bila

sekarang, Access akan mengambil alih proses pembuatan form dan

mengikuti pilihan layout form yang diberikan Access.

[6] Dari kotak dialog yang tampil

yang tersedia, antara lain Colomnar, Tabular, Datasheet dan Justified. Tiga yang yang

pertama tampak miri

gambaran kita pilihlah

[7] Kini pilihlah Style untuk form

latar belakang form sebuah style di kotak dialog, lal

[8] Ketikkan Data Siswa

Access akan menciptakan form baru berdasarkan tabel Daftar Pelanggan yang

pilih.

Data field kita akan ditampilkan dalam kotak

teks bisa menampung field bert

autonumber. Nama field ditampung dalam sebuah kotak yang disebut label. Isi kotak teks

akan berubah bila kita


2012

Klik tombol > untuk memilih field yang disorot (berwarna lain) dalam jendela

Available Fields.

Klik tombol >> untuk memilih semua field dalam jendela Available Fields.

Klik tombol < untuk membatalkan pilihan sebuah field dalam jendela Selected

Klik tombol << untuk membatalkan pilihan semua field dalam jendela Selected

Untuk latihan pilihlah semua field.

Klik Next untuk berpindah ke kotak dialog berikutnya.Bila

Access akan mengambil alih proses pembuatan form dan

mengikuti pilihan layout form yang diberikan Access.

Dari kotak dialog yang tampil kita pilih layout form yang sesuai. Ada empat pilihan


pertama tampak mirip dengan Autoform Columnar, Tabular dan Datasheet. Sebagai

pilihlah Justified, lalu klik Next.

Kini pilihlah Style untuk form kita,pilihan ini digunakan antara lain menentukan gambar

latar belakang form sebuah style di kotak dialog, lalu klik Next.

Data Siswa sebagai nama form, kemudian klik tombol

Access akan menciptakan form baru berdasarkan tabel Daftar Pelanggan yang

akan ditampilkan dalam kotak-kotak yang disebut kotak teks.

teks bisa menampung field bertipe text, memo, date/time, currency, number atau


berubah ke record lain, tetapi isi label tetap.

Halaman [ 17 ]

field yang disorot (berwarna lain) dalam jendela

Klik tombol >> untuk memilih semua field dalam jendela Available Fields.

Klik tombol < untuk membatalkan pilihan sebuah field dalam jendela Selected

membatalkan pilihan semua field dalam jendela Selected

Klik Next untuk berpindah ke kotak dialog berikutnya.Bila kita mengklik Finish

Access akan mengambil alih proses pembuatan form dan kita terpaksa

pilih layout form yang sesuai. Ada empat pilihan


p dengan Autoform Columnar, Tabular dan Datasheet. Sebagai

,pilihan ini digunakan antara lain menentukan gambar

u klik Next.

sebagai nama form, kemudian klik tombol Finish. Microsoft

Access akan menciptakan form baru berdasarkan tabel Daftar Pelanggan yang kita

kotak yang disebut kotak teks. Sebuah kotak

ipe text, memo, date/time, currency, number atau


berubah ke record lain, tetapi isi label tetap.



Tampilan Design, Tampilan Datasheet dan Tampilan Form

Pada awal pelajaran, telah disebutkan

tampilan. Tampilan Design dan Tampilan Datasheet.

Lain halnya dengan form. Sebuah form bisa ditampilkan dalam tiga tampilan, yaitu:

1. Tampilan Design

2. Tampilan Datasheet

3. Tampilan Form

Tampilan Design digunakan saat

lainnya saat menampilkan data. Tampilan Datasheet sebuah form tampak sama dengan

Tampilan DataSheet sebuah tabel.

Desain Form.

Seringkali kita ingin mengubah rancangan form

ukuran sebuah field atau mengubah jenis font.

Pada bagian ini kita akan mengubah desain form

[1] Dari Form, klik kanan

[2] Klik Desain. Form tersebut akan ditampilkan dalam

Disini kita bisa memodifikasi form

menekan Ctrl + S

Control

Semua nama field ditampilkan dalam kotak di sebelah kiri. Kotak

Selain label, ada pula kotak teks y

teks statis, seperti nama field, sedangkan kotak teks menampilkan nilai dalam sebuah field.

Jika kita berpindah ke record lain dalam sebuah form, isi label tetap sama, sedangkan kotak

teks akan menampilkan data yang berbeda, terg

Baik kotak teks maupun label disebut control. Secara singkat control adalah obyek dalam

sebuah form atau report dan control berisi informasi tertentu, seperti data field atau nama

field. Kotak teks dan label

termasuk control untuk gambar.

Mengubah Ukuran Control

Kadangkala kotak teks yang dihasilkan oleh Form Wizard ukurannya tidak sesuai untuk data

dalam sebuah field. Jika kotak teks ini terlalu kecil, maka

isi field. Jika kotak teks ini terlalu besar, form

bisa mengubah ukuran control kotak teks.

[1] Dalam tampilan Design Form, klik control yang ingin

memunculkan pegangan di sekeliling control itu.

[2] Jika kita membawa kursor ke atas pegangan itu, kursor akan berubah bentuk menjadi

panah. Bentuk panah tergantung dari pegangan mana yang dilintasi kursor. Untuk

mengubah ukuran control, klik dan seret panah

[3] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl + S.

Memindahkan Control

Ikutilah langkah-langkah berikut untuk memindahkan control :

[1] Dalam tampilan Design form, klik control yang ingin dipindahkan. Tahan tombol kiri

mouse.

[2] Pindahkan control ke lokasi baru dengan menyeretnya.

[3] Simpan rancangan for

Bila kita memindahkan kotak teks dalam sebuah form. Label yang menampilkan nama field

yang diwakili oleh kotak teks itu akan ikut pindah juga. Untuk memindahkan kotak teks

tanpa memindahkan label.


2012

Design, Tampilan Datasheet dan Tampilan Form

Pada awal pelajaran, telah disebutkan bahwa sebuah tabel bisa ditampilkan dalam dua

Tampilan Design dan Tampilan Datasheet.

dengan form. Sebuah form bisa ditampilkan dalam tiga tampilan, yaitu:

2. Tampilan Datasheet

Tampilan Design digunakan saat kita merancang sebuah form, sementara kedua tampilan


Tampilan DataSheet sebuah tabel.

ingin mengubah rancangan form kita misalnya,

ukuran sebuah field atau mengubah jenis font.

akan mengubah desain form Data Siswa

klik kanan Design View di bawah objects.

. Form tersebut akan ditampilkan dalam tampillan design.

bisa memodifikasi form kita. Setelah selesai, jangan lupa menyimpannya dengan

emua nama field ditampilkan dalam kotak di sebelah kiri. Kotak

Selain label, ada pula kotak teks yang berisi data dalam sebua


berpindah ke record lain dalam sebuah form, isi label tetap sama, sedangkan kotak

teks akan menampilkan data yang berbeda, tergantung nilai dalam field yang mewakilinya.



label adalah control yang sering digunakan. Contoh control yang lain

termasuk control untuk gambar.

Mengubah Ukuran Control


dalam sebuah field. Jika kotak teks ini terlalu kecil, maka kita

Jika kotak teks ini terlalu besar, form kita jadi tidak sed

bisa mengubah ukuran control kotak teks.

alam tampilan Design Form, klik control yang ingin kita

memunculkan pegangan di sekeliling control itu.

membawa kursor ke atas pegangan itu, kursor akan berubah bentuk menjadi


mengubah ukuran control, klik dan seret panah itu.

Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl + S.

Memindahkan Control

langkah berikut untuk memindahkan control :

Dalam tampilan Design form, klik control yang ingin dipindahkan. Tahan tombol kiri

Pindahkan control ke lokasi baru dengan menyeretnya.

Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl + S.

memindahkan kotak teks dalam sebuah form. Label yang menampilkan nama field


tanpa memindahkan label. kita bisa mengubah propertinya seperti dijelaskan di bawah ini.

Halaman [ 18 ]

Design, Tampilan Datasheet dan Tampilan Form

bahwa sebuah tabel bisa ditampilkan dalam dua

dengan form. Sebuah form bisa ditampilkan dalam tiga tampilan, yaitu:

merancang sebuah form, sementara kedua tampilan


misalnya, kita mungkin ingin mengubah

Data Siswa.

tampillan design.

. Setelah selesai, jangan lupa menyimpannya dengan

emua nama field ditampilkan dalam kotak di sebelah kiri. Kotak-kotak ini disebut label.

ang berisi data dalam sebuah field. Label menampilkan


berpindah ke record lain dalam sebuah form, isi label tetap sama, sedangkan kotak

antung nilai dalam field yang mewakilinya.



digunakan. Contoh control yang lain


tidak bisa melihat keseluruhan

jadi tidak sedap dipandang. Untunglah kita

kita ubah ukurannya. Access akan

membawa kursor ke atas pegangan itu, kursor akan berubah bentuk menjadi


langkah berikut untuk memindahkan control :

Dalam tampilan Design form, klik control yang ingin dipindahkan. Tahan tombol kiri

memindahkan kotak teks dalam sebuah form. Label yang menampilkan nama field


eperti dijelaskan di bawah ini.



Mengubah Properties Control

Sebuah control memiliki sejumlah properties yang menentukan tampilan control dan

perilakunya. Tiap jenis control memiliki properties yang berbeda

kotak teks dan label memil

Tiap control juga memiliki lembar properties.

dari lembar properties.

Mengubah Nama dan Ukuran Font

Insruksi berikut menjelaskan cara mengubah properties Font, Name dan

sebuah kotak teks.

[1] Dalam Tampilan View, klik kanan control yang ingin diubah propertinya. Dalam contoh

ini, klik kotak teks Nama

[2] Dari daftar yang muncul, klik Properties. Access akan mena

control itu.

[3] Heading kotak dialog ini menunjukkan tipe control itu (Text Box) diikuti oleh nama

control tersebut. Ada lima tab dalam lembar properties : Format, Data, Event, Other

dan All. Klik tab All untuk menampilkan sebuah properti. Properties yang pertama

adalah Name dan nilai properties Name adalah

[4] Bergeserlah ke bagian bawah daftar sampai

[5] Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Name. Akan muncul sebuah panah ke

bawah di sebelah kanan kotak teks itu.

tersedia di komputer

[6] Pilihlah sebuah font. Nama font itu akan tampil dalam kotak teks Font Name.

[7] Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Size.

[8] Ketikkan ukuran font yang baru atau pilihl

kita mengklik panah ke bawah di sebelah kanan.

[9] Tutup lembar properties dengan mengklik tombol

pojok kanan atas jendela).

[10] Simpan desain form dengan menekan

Mengubah Properties status Bar Text

Bila kita mengisikan sesuatu ke properties status bar text sebuah control, saat

control itu Access akan

berguna bila form kita

informatif di status bar. Misalnya,

Untuk mengubah properties Status Bar Text Property :


2012

Mengubah Properties Control


perilakunya. Tiap jenis control memiliki properties yang berbeda

kotak teks dan label memiliki properties font size dan font name.

memiliki lembar properties. kita bisa mengubah prop

dari lembar properties.

bah Nama dan Ukuran Font

Insruksi berikut menjelaskan cara mengubah properties Font, Name dan

Dalam Tampilan View, klik kanan control yang ingin diubah propertinya. Dalam contoh

ini, klik kotak teks Nama Siswa.

Dari daftar yang muncul, klik Properties. Access akan mena

Heading kotak dialog ini menunjukkan tipe control itu (Text Box) diikuti oleh nama



alah Name dan nilai properties Name adalah NIS.

Bergeserlah ke bagian bawah daftar sampai kita melihat Properties Font Name.

Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Name. Akan muncul sebuah panah ke

bawah di sebelah kanan kotak teks itu. Klik panah ini untuk menampilkan font yang

tersedia di komputer kita.

Pilihlah sebuah font. Nama font itu akan tampil dalam kotak teks Font Name.

Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Size.

Ketikkan ukuran font yang baru atau pilihlah dari kotak drop

mengklik panah ke bawah di sebelah kanan.

Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window

pojok kanan atas jendela).

Simpan desain form dengan menekan Ctrl+S.

Properties status Bar Text

ngisikan sesuatu ke properties status bar text sebuah control, saat

control itu Access akan menampilkan teks dalam properties status bar text control itu.

kita akan digunakan orang lain karena kita

informatif di status bar. Misalnya, kita bisa mengetikkan “Nama

Untuk mengubah properties Status Bar Text Property :

Halaman [ 19 ]


perilakunya. Tiap jenis control memiliki properties yang berbeda-beda. Misalnya, sebuah

iki properties font size dan font name.

bisa mengubah properties sebuah control

Insruksi berikut menjelaskan cara mengubah properties Font, Name dan Font Size dari

Dalam Tampilan View, klik kanan control yang ingin diubah propertinya. Dalam contoh

Dari daftar yang muncul, klik Properties. Access akan menampilkan lembar properties

Heading kotak dialog ini menunjukkan tipe control itu (Text Box) diikuti oleh nama



melihat Properties Font Name.

Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Name. Akan muncul sebuah panah ke

Klik panah ini untuk menampilkan font yang

Pilihlah sebuah font. Nama font itu akan tampil dalam kotak teks Font Name.

ah dari kotak drop-down yang muncul saat

Close Window (bertAnda “X” di

ngisikan sesuatu ke properties status bar text sebuah control, saat kita mengklik

menampilkan teks dalam properties status bar text control itu. Ini

kita bisa menampilkan teks yang

“Nama Siswa”



[1] Dari Tampilan Design form

[2] Dari daftar yang muncul, pilih

properties control itu. Perhatikan bahwa judul lembar properties mulai dengan

“Textbox:”;ini menunjukkan tipe control yang ditampilkan.

[3] Klik tab All untuk

[4] Bergeserlah ke bawah sampai

[5] Klik kotak teks di sebelah kanan properties Status BarText. Ketikkan teks yang

kehendaki, misalnya Nama

[6] Tutup lembar properties dengan m

sudut kanan jendela).

[7] Simpan rancangan form dedngan menekan

Kini bukalah form dalam Tampilan Form dan klik kotak teks Nama Karyawan. Teks yang

ketikkan tadi akan muncul di status bar di bagian bawah jendela aplikasi Microsoft Access

kita.

Memindahkan Control dengan Mengubah Propertiesnya

Jika kita memindahkan sebuah kotak teks dalam sebuah form dengan menyeretnya, label

yang menyertainya pun akan ikut pindah. Untuk memindahkan sebuah kotak teks tanpa

memindahkan label tersebut, ubahlah properties Left dan Top kotak teks itu.

[1] Dari tampilan desig

dipindahkan.

[2] Dari daftar yang muncul, klik Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembar

properties control itu.

[3] Klik tab All untuk menampilkan semua properties.

[4] Bergeserlah ke bawah sampai

adalah jarak antara sudut kiri atas control dan sisi atas dari form section. (Form

Section dijelaskan di bawah). Properties Left adalah jarak antara pojok kiri atas control

dan sisi kiri form.

[5] Ubah nilai properties Top dan Leftt sesuai dengan keinginan.

pergeseran control.

[6] Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window.

[7] Simpan rancangan form den

Mengubah Gambar Latar Belak

Tiap objek dalam Microsoft Access, termasuk form, mempunyai properties.

properties form adalah gambar latar belakang, yang menggunakan file bitmap. Untuk

mengubah gambar latar belakang form, ikuti langkah

[1] Buka form dalam Tampilan Design.

[2] Klik kanan persegi panjang kecil di

properties form.

[3] Dari daftar yang muncul, pilih Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembar

properties form.

[4] Klik tab All.

[5] Klik kotak kecil, yang

memilih lokasi sebuah file bitmap untuk digunakan sebagai latar belakang form.

[6] Properties Picture Size Mode, Picture Aligment dan Picture Tiling dapat digunakan

untuk mengubah

[7] Tutup lembar properties.

[8] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl+S.

Section Sebuah Form

Bila kita membuka form dalam Tampilan Design,

masing akan dijelaskan di bawah:


2012

Dari Tampilan Design form Data Siswa, klik kanan kotak teks Na

Dari daftar yang muncul, pilih Properties. Access akan menampilkan lembar



untuk menampilkan semua properti.

Bergeserlah ke bawah sampai kita melihat properties Status BarText.

Klik kotak teks di sebelah kanan properties Status BarText. Ketikkan teks yang

kehendaki, misalnya Nama Siswa.

Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window

ut kanan jendela).

Simpan rancangan form dedngan menekan Ctrtl+S.

Kini bukalah form dalam Tampilan Form dan klik kotak teks Nama Karyawan. Teks yang



memindahkan sebuah kotak teks dalam sebuah form dengan menyeretnya, label



Dari tampilan design form Daftar Siswa, klik kanan control kotak teks yang akan

Dari daftar yang muncul, klik Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembar

properties control itu.

Klik tab All untuk menampilkan semua properties.

bawah sampai kita melihat properties Left dan Top. Properties Top



rm.

Ubah nilai properties Top dan Leftt sesuai dengan keinginan.

pergeseran control.

Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window.

Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl+S.

Mengubah Gambar Latar Belakang Form

Tiap objek dalam Microsoft Access, termasuk form, mempunyai properties.


mengubah gambar latar belakang form, ikuti langkah-langkah berikut :

dalam Tampilan Design.

Klik kanan persegi panjang kecil di sudut kiri atas form

Dari daftar yang muncul, pilih Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembar

otak kecil, yang akan memunculkan kotak dialog insert picture dan


Properties Picture Size Mode, Picture Aligment dan Picture Tiling dapat digunakan

untuk mengubah tampilan gambaran latar belakang.

Tutup lembar properties.


Section Sebuah Form

membuka form dalam Tampilan Design, kita bisa melihat tiga bagian. Masing

masing akan dijelaskan di bawah:

Halaman [ 20 ]

klik kanan kotak teks Nama Siswa.

Access akan menampilkan lembar



melihat properties Status BarText.

Klik kotak teks di sebelah kanan properties Status BarText. Ketikkan teks yang kita

Close Window (ditAndai “X” di

Kini bukalah form dalam Tampilan Form dan klik kotak teks Nama Karyawan. Teks yang kita



memindahkan sebuah kotak teks dalam sebuah form dengan menyeretnya, label



, klik kanan control kotak teks yang akan

Dari daftar yang muncul, klik Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembar

melihat properties Left dan Top. Properties Top



Ubah nilai properties Top dan Leftt sesuai dengan keinginan. Klik Enter untuk melihat

Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window.

Tiap objek dalam Microsoft Access, termasuk form, mempunyai properties. Salah satu


langkah berikut :

sudut kiri atas form untuk membuka lembar

Dari daftar yang muncul, pilih Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembar

akan memunculkan kotak dialog insert picture dan kita bisa


Properties Picture Size Mode, Picture Aligment dan Picture Tiling dapat digunakan

bisa melihat tiga bagian. Masing-



Form Header

Tempat judul, seperti nama dan logo perusahaan

muncul di atas tiap record.

halaman pertama saja.

Detail

Record dalam form ditampilkan di bagian i

Form Footer

Kita bisa menyisipkan informasi tambahan mengenai form

ini muncul di bagian bawah tiap record. Saat dicetak ke printer bagian ini hanya muncul di

bagian bawah halaman terakhir saja.

Untuk mengubah ukuran t

sectiion dan saat pointer berubah bentuk menjadi panah ke bawah dan judul yang

manunjukkan tipe section.

Membuat Header Form

Sekarang kita akan menempatkan nama Lembaga, Perusahaan atau Sekolah

form. kita harus menambahk

sekolah, dan mengubah properties Font Name, Font Size dan Font Color label itu. Properties

Fore Color menentukan warna teks label.

Berikut ini adalah langkah

[1] Menambahkan co

[2] Untuk menambah control baru

melihat Toolbox di jendela Access, klik

langkah berikut ini:

[3] Buka form Sekolah

[4] Pastikan ada tempat untuk label di header form. Kalau tidak,

bagian ini.

[5] Untuk menambahkan sebuah label, klik ikon

dalam keadaan tertekan.

[6] Gambar sebuah kotak dengan mengklik dan menyeret kursor di bagian Form Header.

[7] Klik kotak yang baru itu dan ketikkan

[8] Klik di bagian luar kotak. Kini klik kanan

[9] Ubah properties Font Name, Font Size dan Fore Color sesuai dengan kehendak

[10] Tutup lembar properties.

[11] Simpan rancangan form dengan menekan

Subform

Subform adalah form yang berbeda di form lain. Saat menampilkan data lebih dari satu

tabel, kita bisa menggunakan sebuah form untuk data lebih dari satu tabel,

menggunakan sebuah form untuk data dari tabel utama dan sebuah subform untuk data dari

tabel lainnya. Misalnya,

form lalu menambahkan sebuah subform untuk menampilkan

pindah ke record lain, isi subform secara otomatis juga akan ikut berubah.

Dalam latihan berikut,

tabel, yaitu tabel Data

kita ingin melihat data untuk tiap

pendidikannya. Informasi dari tabel

Namun sebelum kita membuat dan mendefinisikan Subform terlebih dahulu harus membuat

tabel untuk mapel dan pendidikan. Kemudian tabel tersebut

kebutuhan. Jangan lupa untuk field

memudahkan relasi nantinya


2012

Tempat judul, seperti nama dan logo perusahaan kita. Dalam tampilan form, judul ini

muncul di atas tiap record. Saat dicetak ke printer, bagian ini hanya mmuncul di bagian atas

halaman pertama saja.

Record dalam form ditampilkan di bagian ini.

bisa menyisipkan informasi tambahan mengenai form kita


bagian bawah halaman terakhir saja.

Untuk mengubah ukuran tiap bagian, gerakan pointer mouse ke bagian ujung batang

dan saat pointer berubah bentuk menjadi panah ke bawah dan judul yang

section.

Membuat Header Form

akan menempatkan nama Lembaga, Perusahaan atau Sekolah

harus menambahkan sebuah control label ke head

, dan mengubah properties Font Name, Font Size dan Font Color label itu. Properties

Fore Color menentukan warna teks label.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu kita ikuti :

Menambahkan control baru untuk nama sekolah.

nambah control baru kita harus menggunakan Toolbox. Jika

melihat Toolbox di jendela Access, klik Toolbox dan menu View.

ini:

Sekolah dalam Tampilan Design.

Pastikan ada tempat untuk label di header form. Kalau tidak,

Untuk menambahkan sebuah label, klik ikon Label di Toolbox sampai ikon itu terlihat

dalam keadaan tertekan.

Gambar sebuah kotak dengan mengklik dan menyeret kursor di bagian Form Header.

Klik kotak yang baru itu dan ketikkan “Form Pemasukkan Data”.

Klik di bagian luar kotak. Kini klik kanan kotak itu dan pilih

Ubah properties Font Name, Font Size dan Fore Color sesuai dengan kehendak

Tutup lembar properties.



bisa menggunakan sebuah form untuk data lebih dari satu tabel,


tabel lainnya. Misalnya, kita bisa menampilkan record dari tabel

form lalu menambahkan sebuah subform untuk menampilkan


Dalam latihan berikut, kita akan menggunakan Database Administrasi

Siswa, Mapel dan Pendidikan. Tabel Siswa

ingin melihat data untuk tiap siswa mulai dari keluarga hingga ke riwayat

pendidikannya. Informasi dari tabel Mapel dan Pendidikan akan ditampilkan dalam subform.

membuat dan mendefinisikan Subform terlebih dahulu harus membuat

dan pendidikan. Kemudian tabel tersebut

ebutuhan. Jangan lupa untuk field Nama Siswa di setiap tabel harus ada untuk

memudahkan relasi nantinya.

Halaman [ 21 ]

Dalam tampilan form, judul ini

Saat dicetak ke printer, bagian ini hanya mmuncul di bagian atas

kita. Dalam tampilan form, bagian


iap bagian, gerakan pointer mouse ke bagian ujung batang

dan saat pointer berubah bentuk menjadi panah ke bawah dan judul yang

akan menempatkan nama Lembaga, Perusahaan atau Sekolah kita di header

an sebuah control label ke header form, mengetikkan nama

, dan mengubah properties Font Name, Font Size dan Font Color label itu. Properties

harus menggunakan Toolbox. Jika kita tidak

dan menu View. Selanjutnya ikuti

Pastikan ada tempat untuk label di header form. Kalau tidak, kita perlu memperbesar

di Toolbox sampai ikon itu terlihat

Gambar sebuah kotak dengan mengklik dan menyeret kursor di bagian Form Header.

“Form Pemasukkan Data”.

kotak itu dan pilih Properties.

Ubah properties Font Name, Font Size dan Fore Color sesuai dengan kehendak kita.


bisa menggunakan sebuah form untuk data lebih dari satu tabel, kita bisa


bisa menampilkan record dari tabel Data Siswa dalam sebuah

form lalu menambahkan sebuah subform untuk menampilkan alamat setiap siswa. Jika kita


Administrasi yang memiliki tiga

Siswa adalah tabel utama, karena

mulai dari keluarga hingga ke riwayat

dan Pendidikan akan ditampilkan dalam subform.

membuat dan mendefinisikan Subform terlebih dahulu harus membuat

dan pendidikan. Kemudian tabel tersebut kita isi sesuai dengan

di setiap tabel harus ada untuk



Berikut ini adalah rancangan tabel

dan menyimpan tabel ini kemudian

mengcopy dari tabel Data Siswa

Setelah selesai membuat dan menyiapkan tabel yang akan ditangani, selanjutnya

berada dalam Database

[1] Dalam jendela Database, klik

[2] Klik New.

[3] Kotak dialog New Form muncul.

[4] Kini kita bisa memilih tabel, klik panah ke bawah di samping kotak Tables/Queries dan

klik nama tabel itu. Untuk latiihan ini, pilihlah tabel

[5] Jendela Available Fields akan menampilkan semuafield dari tabel yang telah dipilih.

Untuk memilih sebuah

untuk memilih semua field yang ada dari tabel

[6] Kini pilih tabel Pendidikan

[7] Pilih tabel Mapel

[8] Klik Next. Jika tampil pernyataan untuk membuat relasi,

klik nama Tabel yang akan membuat relasi, kemudian klik Add. Klik Close untuk

menutupnya.

[9] Klik Next.

[10] Pilih layout subform yang dikehendaki, lalu klik Next.

[11] Kini pilihlah style form, lalu klik Next.

[12] Ketikkan nama untuk form dan subform, atau

diusulkan Access. Namun demikian

Pastikan bahwa tombol radio “Open the form to view or enter in

[13] Klik Finish untuk mengakhiri pekerjaan

otomatis akan membuka form dan menampilkan data yang ada dari ke tiga tabel yang

kita kerjakan tersebut.


2012

Berikut ini adalah rancangan tabel Mapel dan tabel Pendidikan.

dan menyimpan tabel ini kemudian kita isi. Untuk mengisi field Nama

Data Siswa.

Setelah selesai membuat dan menyiapkan tabel yang akan ditangani, selanjutnya

berada dalam Database kita, dalam hal ini adalah Database Administrasi.

a Database, klik Forms di bawah Objects.

Kotak dialog New Form muncul. Klik Form Wizard, lalu klik

bisa memilih tabel, klik panah ke bawah di samping kotak Tables/Queries dan

klik nama tabel itu. Untuk latiihan ini, pilihlah tabel Data Siswa

Jendela Available Fields akan menampilkan semuafield dari tabel yang telah dipilih.

Untuk memilih sebuah field, klik ganda nama field itu atau

untuk memilih semua field yang ada dari tabel Data Siswa

Pendidikan dan pilih semua field yang ada kecuali Nama Siswa

Mapel dan pilih semua field.

Jika tampil pernyataan untuk membuat relasi,


Pilih layout subform yang dikehendaki, lalu klik Next.

pilihlah style form, lalu klik Next.

Ketikkan nama untuk form dan subform, atau kita bisa menggunakan nama yang

diusulkan Access. Namun demikian kita juga bisa menuliskan nama yang sesuai.

Pastikan bahwa tombol radio “Open the form to view or enter in

untuk mengakhiri pekerjaan kita. Setelah itu Microsoft Access


kerjakan tersebut.

Halaman [ 22 ]

Pendidikan. setelah kita membuat

isi. Untuk mengisi field Nama Siswa kita bisa

Setelah selesai membuat dan menyiapkan tabel yang akan ditangani, selanjutnya kita harus

Administrasi.

lalu klik Ok.

bisa memilih tabel, klik panah ke bawah di samping kotak Tables/Queries dan

Data Siswa.

Jendela Available Fields akan menampilkan semuafield dari tabel yang telah dipilih.

nama field itu atau kita gunakan tombol >>

Data Siswa.

ada kecuali Nama Siswa.

Jika tampil pernyataan untuk membuat relasi, kita buat relasi caranya kita


bisa menggunakan nama yang

juga bisa menuliskan nama yang sesuai.

Pastikan bahwa tombol radio “Open the form to view or enter information” dipilih.

Setelah itu Microsoft Access secara




Pendahuluan

Bagian ini akan menjelaskan pembuatan dan penggunaan Query dalam suatu database.

Query ini hampir sama seperti tabel, karena datanya diambil dari satu atau beberapa tabel.

Dengan memanfaatkan Query ini

memanfaatkan Query semua proses akan dilakukan dengan cepat dan mudah, karena Query

sifatnya dinamis dan selalu menampilkan data aktual sesuai dengan proses yang dilakukan

oleh aktifitas suatu database.

Dalam Microsoft Access ada beberapa cara untuk membuat Query ini, pertama dengan

memanfaatkan Wizard dan dengan memanfaatkan fasilitas Design View.

1.Membuat Query dengan Wizard

Untuk membuat Query

membuat database baru lengkap dengan beberapa tabel. Sebagai bahan latihan ikuti

langkah berikut ini.

[1] Buat database atau aktifkan database

[2] Klik Query Wizard

Query.

[3] Klik Simple Query Wizard

[4] Klik tombol drop

ini Administrasi

tersebut akan tampil di bawah kolom Available Table

1.Gunakan tombol > untuk mengambil field satu persatu dari suatu tabel

2.Gunakan tombol >> untuk mengambil semua field dalam tabel

3.Gunakan tombol < untuk membatalkan pengambilan satu field dari sutau tabel

4.Gunakan tombol << untuk membatalkan semua

[5] Pilih field-field yang ada di kotak Available Fields,

sehingga semua field yang dipilih tabel tersebut pindah ke kotak sebelah kanan

(Selected Fields).

[6] kita juga bisa menggunakan dua buah atau

Sebagai contoh untuk latihan ini

pertama sudah kita

adalah Data Guru

dan pilih tabel Mapel

[7] Setelah tabel Mapel

[8] Klik tombol > di setiap field yang di pilih.

[9] Pada kotak What title do you want for your query? Ketikkan nama Query

Query-Mapel.

[10] Klik Open the Query to view information

[11] Klik tombol Finish

Query Wizard.


2012



Dengan memanfaatkan Query ini kita bisa menyaring data sesuai dengan keinginan. Dengan



oleh aktifitas suatu database.



1.Membuat Query dengan Wizard

Untuk membuat Query kita bisa memanfaatkan tabel dari database yang ada. Ata


Buat database atau aktifkan database Administrasi

Wizard di bawah Object, Microsoft Access aka

mple Query Wizard.

drop-down untuk melihat table yang ada di database

Administrasi. Kemudian pilih tabel Data Siswa

tersebut akan tampil di bawah kolom Available Table

Gunakan tombol > untuk mengambil field satu persatu dari suatu tabel

Gunakan tombol >> untuk mengambil semua field dalam tabel

Gunakan tombol < untuk membatalkan pengambilan satu field dari sutau tabel

Gunakan tombol << untuk membatalkan semua field dalam tabel

field yang ada di kotak Available Fields, kemudian klik tombol > satu persatu


.

juga bisa menggunakan dua buah atau beberapa tabel untuk sebuah Query.

Sebagai contoh untuk latihan ini kita akan menggunakan dua buah tabel. Tabel

kita kerjakan seperti langkah di atas. Kemudian untuk tabel kedua

Data Guru. Untuk mencari tabel tersebut klik tombol

Mapel.

Mapel tampak pilih semua field.

di setiap field yang di pilih.

Pada kotak What title do you want for your query? Ketikkan nama Query

Open the Query to view information

Finish untuk mengakhiri pekerjaan kita membuat Query dengan Sim

Halaman [ 23 ]

BAB 4 MENGENAL QUERY



bisa menyaring data sesuai dengan keinginan. Dengan





bisa memanfaatkan tabel dari database yang ada. Atau kita bisa


Microsoft Access akan menampilkan jendela New

untuk melihat table yang ada di database kita, dalam contoh

Data Siswa, maka field-field dari tabel

Gunakan tombol > untuk mengambil field satu persatu dari suatu tabel

Gunakan tombol >> untuk mengambil semua field dalam tabel

Gunakan tombol < untuk membatalkan pengambilan satu field dari sutau tabel

field dalam tabel

kemudian klik tombol > satu persatu


beberapa tabel untuk sebuah Query.

akan menggunakan dua buah tabel. Tabel

kerjakan seperti langkah di atas. Kemudian untuk tabel kedua

. Untuk mencari tabel tersebut klik tombol drop-down Table/Queries

Pada kotak What title do you want for your query? Ketikkan nama Query kita, misalnya

membuat Query dengan Simple



Dengan terbentuknya Query ini

demikian kita juga harus mengetahui beberapa hal yang berhubungan dengan Query

tersebut. Karena tanpa mengetahui hal

kesulitan untuk bekerja lebih jauh dengan memanfaatkan Query ini.

2.Membuat Query tanpa Wizard

Membuat Query tanpa Wizard pada dasarnya sama saja yaitu untuk membuat Query. Hanya

pada saat kita melangkah membuat Query tanpa Wizard dari awal

lingkungan Selected Query.

digunakan. Sama seperti menggunakan fasilitas Wizard, Query ini pun memilih data dari satu

atau beberapa tabel dan menampilkan hasilnya dalam sebuah datasheet. Jika

mengubah record dalam query itu, perubahan ini secara otomatis juga akan disimpan oleh

tabel yang menjadi sumber data Query tersebut. Begitu juga apabila

record dalam sebuah Query maka secara otomatis juga akan disimpan oleh tabel yang

menjadi sumber data Query tersebut. Begitu juga apabila

dalam sebuah Query maka secara otomatis record yang sama akan hilang dari tabel yang

dijadikan dasar pembuatan Query tersebut.

2.1. Langkah Membuat Query Tanpa Wizard

Untuk membuat suatu Query tanpa Wizard atau lebih umum dikenal dengan Select Query,

prosedur yang harus d

[1] Aktifkan file database

[2] Klik tab Query Design.

[3] Klik Ok. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

[4] Pada kotak dialog Show Table terdapat beberapa

dasar pembuatan Query. Pilih salah satu atau beberapa tabel yang akan digunakan

[5] Pilih tabel Data Siswa

[6] Klik Add

[7] Klik lagi tabel Mapel

[8] Klik lagi Add

[9] Klik Close jendela Show Table

[10] Setelah kita menekan tombol Add di bagian atas akan tampil nama tabel lengkap

dengan field-fieldnya.

Keterangan :

Field

Field dari sebuah tabel yang dipilih.

Table

Nama tabel yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan Query.

beberapa tabel dengan fieldnya masing

Sort

Digunakan untuk menyortir/mengurutkan record

berdasarkan sebuah field.

Show

Secara default, semua field yang disertakan dalam tampilan Design Query akan muncul

dalam hasil query. Namun apabila

kosongkan kotak cek pada baris show di bawah field tersebut.


2012

Dengan terbentuknya Query ini kita sudah bisa bekerja dengan cepat dan mudah. Namun

juga harus mengetahui beberapa hal yang berhubungan dengan Query

tersebut. Karena tanpa mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan Query ini tetap akan


2.Membuat Query tanpa Wizard

Query tanpa Wizard pada dasarnya sama saja yaitu untuk membuat Query. Hanya

melangkah membuat Query tanpa Wizard dari awal

Selected Query. Selected Query adalah jenis query yang paling umum

perti menggunakan fasilitas Wizard, Query ini pun memilih data dari satu

atau beberapa tabel dan menampilkan hasilnya dalam sebuah datasheet. Jika


i sumber data Query tersebut. Begitu juga apabila


menjadi sumber data Query tersebut. Begitu juga apabila kita

y maka secara otomatis record yang sama akan hilang dari tabel yang

dijadikan dasar pembuatan Query tersebut.

2.1. Langkah Membuat Query Tanpa Wizard


prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

Aktifkan file database kita, misalnya Administrasi

Design.

Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

ada kotak dialog Show Table terdapat beberapa tabel yang bisa digunakan sebagai


Data Siswa

Mapel

jendela Show Table

menekan tombol Add di bagian atas akan tampil nama tabel lengkap

fieldnya. Di sana sudah muncul relasi diantara tabel tesebut

Field dari sebuah tabel yang dipilih.

Nama tabel yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan Query.

beberapa tabel dengan fieldnya masing-masing.

Digunakan untuk menyortir/mengurutkan record-record yang dihasilkan oleh Query

berdasarkan sebuah field.

lt, semua field yang disertakan dalam tampilan Design Query akan muncul

dalam hasil query. Namun apabila kita menginginkan field tertentu tidak muncul,


Halaman [ 24 ]

sudah bisa bekerja dengan cepat dan mudah. Namun

juga harus mengetahui beberapa hal yang berhubungan dengan Query

hal yang berhubungan dengan Query ini tetap akan


Query tanpa Wizard pada dasarnya sama saja yaitu untuk membuat Query. Hanya

melangkah membuat Query tanpa Wizard dari awal kita sudah dibawa ke

Selected Query adalah jenis query yang paling umum

perti menggunakan fasilitas Wizard, Query ini pun memilih data dari satu

atau beberapa tabel dan menampilkan hasilnya dalam sebuah datasheet. Jika kita


i sumber data Query tersebut. Begitu juga apabila kita menghapus sebuah


kita menghapus sebuah record

y maka secara otomatis record yang sama akan hilang dari tabel yang


kotak dialog Query dan Table.

tabel yang bisa digunakan sebagai


menekan tombol Add di bagian atas akan tampil nama tabel lengkap

Di sana sudah muncul relasi diantara tabel tesebut.

Nama tabel yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan Query. kita bisa memilih

record yang dihasilkan oleh Query

lt, semua field yang disertakan dalam tampilan Design Query akan muncul

menginginkan field tertentu tidak muncul,




Criteria

Digunakan untuk menentukan krite

Or

Digunakan apabila

[11] Klik di baris Field

dropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya field Nama

kemudian klik tombo

berarti kita memilih tabel


dropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya

Siswa.NamaSiswa

sebagai Field yang dipilih)



Siswa.JenisKelamin

JenisKelaminSiswa



Siswa.TglLahirSiswa




Siswa.AlamatSiswa

AlamatSiswa sebagai Field yang dipilih)


dropdown tersebut untuk menentukan field y

Siswa.KotaSiswa

Field yang dipilih)

1. Di baris Sort pilih

2. Beri tanda cek pada baris

[17] Klik tombol Close

pernyataan apakah

untuk menyimpan rancangan Query tersebut

[18] Ketikkan nama Query, misalnya QUERY

[19] Klik Ok untuk menutup

kita.

Dengan demikian Query yang

Database. Selanjutnya

2.2. Membuka Query yang Su

Untuk membukanya Query yang

berikut:

[1] Klik nama Query

[2] Klik Open atau kita

Hasil query tersebut terdiri dari beberapa record dan beberapa field yang diambil dari dua

buah tabel (Data Siswa

2.2.1. Mengubah Ukuran Datasheet Query

Dalam keadaan normal, Query yang telah dibuat biasanya data yang ada tampil di datasheet

tidak sepenuhnya terli

dengan baik perlu dilakukan perubahan ukuran datasheet tersebut.

Prosedur yang harus

adalah sebagai berikut:


2012

Digunakan untuk menentukan kriteria pemilihan record dari sumber data.

igunakan apabila kita memiliki lebuh dari satu kriteria.

Field kolom pertama dan akan muncul tombol dropwown. Klik tombol

dropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya field Nama

kemudian klik tombol dropdown untuk memilih tabel

memilih tabel Data Siswa dengan NIS sebagai Field yang dip

Field kolom kedua dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


Siswa (ini berarti kita memilih tabel Data Siswa


Field kolom ketiga dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


JenisKelaminSiswa (ini berarti kita memilih tabel

Siswa sebagai Field yang dipilih)

Field kolom keempat dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


TglLahirSiswa (ini berarti kita memilih tabel Data Siswa


Field kolom kelima dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


AlamatSiswa Bagian (ini berarti kita memilih tabel


Field kolom keenam dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol

dropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya Data

(ini berarti kita memilih tabel Data Siswa

Field yang dipilih)

pilih Ascending

cek pada baris Show

Close untuk menutup Design View. Microsoft Access akan menampilkan

pernyataan apakah kita akan menyimpan rancangan Query tersebut, klik tombol

untuk menyimpan rancangan Query tersebut

Ketikkan nama Query, misalnya QUERY SISWA

untuk menutup kotak dialog Save As sekaligus menyimpan rancangan Query

Dengan demikian Query yang kita rancang sudah tampak di tab Queries di jendela

Database. Selanjutnya kita tinggal membuka dan melihat hasil rancangan Query tersebut.

2.2. Membuka Query yang Sudah Dibuat

Untuk membukanya Query yang kita buat prosedur yang harus

Query kita, misalnya QUERY SISWA

kita juga bisa dengan mengklik dua kali nama Query tersebut.

terdiri dari beberapa record dan beberapa field yang diambil dari dua

Data Siswa dan Mapel).

2.2.1. Mengubah Ukuran Datasheet Query


tidak sepenuhnya terlihat. Untuk itu agar setiap record data dalam datasheet bisa terlihat


Prosedur yang harus kita lakukan untuk mengubah ukuran atau lebar datasheet tersebut

adalah sebagai berikut:

Halaman [ 25 ]

ria pemilihan record dari sumber data.

kolom pertama dan akan muncul tombol dropwown. Klik tombol

dropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya field Nama Siswa,

l dropdown untuk memilih tabel dan pilih Data Siswa.NIS (ini


kolom kedua dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


Data Siswa dengan NamaSiswa

kolom ketiga dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


memilih tabel Data Siswa dengan

kolom keempat dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


Data Siswa dengan TglLahirSiswa

kolom kelima dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol


memilih tabel Data Siswa dengan

kolom keenam dan akan muncul tombol dropdown. Klik tombol

ang diseleksi, misalnya Data

Data Siswa dengan KotaSiswa sebagai

untuk menutup Design View. Microsoft Access akan menampilkan

akan menyimpan rancangan Query tersebut, klik tombol Yes

kotak dialog Save As sekaligus menyimpan rancangan Query

rancang sudah tampak di tab Queries di jendela

tinggal membuka dan melihat hasil rancangan Query tersebut.

buat prosedur yang harus kita lakukan adalah sebagai

juga bisa dengan mengklik dua kali nama Query tersebut.

terdiri dari beberapa record dan beberapa field yang diambil dari dua


ta dalam datasheet bisa terlihat


lakukan untuk mengubah ukuran atau lebar datasheet tersebut



[1] Buka file database

database.

[2] Klik tab Query.

[3] Klik dua kali salah satu Query yang sudah ada, misalnya QUERY

[4] Klik salah satu judul atau field yang akan diubah ukurannya sehingga

berwarna hitam seperti diberi t

[5] Pilih dan klik Column Widht.

dialog Column Width.

[6] Ketikkan angka sesuai dengan jumlah karakter sesuai dengan karakter masing

record.

[7] Klik Ok untuk menututup sekaligus menyimpan ketentuan tersebut.

2.2.2. Memanfaatkan Parameter dalam Query

Yang dimksud dengan parameter adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh Microsoft

Access untuk menyaring data sehingga bisa menggunakan beberapa fungsi dan manfaat

dalam sebuah Query. Sehingga

untuk setiap masalah. Dengan memanfaatkan parameter ini

cepat mengerjakan berbagai masalah hanya dengan satu buah Query saja.

Sebagai contoh. kita

terdapat banyak record dengan d

memilih record Nama Siswa

yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:

[1] Klik file database

[2] Klik tab Query

[3] Pilih dan klik QUERY

[4] Klik Design. Setelah itu program akan menampilkan kotak dialog query

Select Query

[5] Dalam sel Criteria

[6] Kemudian di bawah field

[7] Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Select Query tersebut. Setelah itu

program akan menampilkan kotak pertanyaan

the design of Query QUERY

[8] Klik tombol Yes untuk menyimpan ketentuan per

[9] Untuk melihat hasil Query tersebut klik dua kali QUERY

3. Query Tingkat Lanjut

Kini kita akan belajar menggunakan fungsi Count dan Sum dalam Query. Count digunakan

untuk menghitung jumlah record yang satu atau beberapa fieldnya memiliki nilai tertentu.

Dalam tabel Data Guru

guru A mendapatkan gaji dalam sebulan.

kita juga akan belajar mengenai field hitungan (calculated field) dalam query. Field hitungan,

seperti yang kita menghasilkan nilai berdasarkan rumus yang dimasukan pada saat

merancang query itu.

3.1. Menggunakan Count

Untuk menggunakan fungsi Count. Fungsi Count ini tidak menghitung total sebuah field,

tetapi hanya menghitung jumlah record yang mempunyai nilai tertentu. Query yang

buat akan menggunakan tabel


[2] klik New. Kotak dialog New Query muncul.

[3] Klik Design View, Lalu klik Ok. Tampilan Design Query dan kotak dialog Show Table

muncul.

[4] Klik dua kali tabel

keduanya, lalu klik tombol Close.


2012

database kita, misalnya ADMINISTRASI. Sehingga akan tampil kotak dialog

Klik dua kali salah satu Query yang sudah ada, misalnya QUERY

Klik salah satu judul atau field yang akan diubah ukurannya sehingga

berwarna hitam seperti diberi tanda block.

Column Widht. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan kotak

Width.

Ketikkan angka sesuai dengan jumlah karakter sesuai dengan karakter masing

untuk menututup sekaligus menyimpan ketentuan tersebut.

2.2.2. Memanfaatkan Parameter dalam Query



dalam sebuah Query. Sehingga kita tidak perlu membuat bermacam

ap masalah. Dengan memanfaatkan parameter ini


akan mengolah QUERY Data Siswa. Di mana dalam Query tersebut

banyak record dengan data yang berbeda-beda. Dalam hal ini

memilih record Nama Siswa, TglLahirSiswa dan AlamatSiswa


Klik file database kita, misalnya ADMINISTRASI

QUERY Data Siswa

Setelah itu program akan menampilkan kotak dialog query

Dalam sel Criteria di bawah field NamaSiswa ketikkan [

Kemudian di bawah field TglLahirSiswa ketikkan [UMUR

Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Select Query tersebut. Setelah itu

program akan menampilkan kotak pertanyaan Do you want to Save changes to

the design of Query QUERY DATA SISWA?

untuk menyimpan ketentuan perubahan tersebut.

Untuk melihat hasil Query tersebut klik dua kali QUERY Data Siswa.

3. Query Tingkat Lanjut

akan belajar menggunakan fungsi Count dan Sum dalam Query. Count digunakan


Data Guru, kita bisa menggunakan fungsi Count untuk menghitung berapa kali

A mendapatkan gaji dalam sebulan.

juga akan belajar mengenai field hitungan (calculated field) dalam query. Field hitungan,

menghasilkan nilai berdasarkan rumus yang dimasukan pada saat

unt


tetapi hanya menghitung jumlah record yang mempunyai nilai tertentu. Query yang

buat akan menggunakan tabel Guru dari Database Administrasi.

Dalam jendela Database, klik Queries di bawah Object

Kotak dialog New Query muncul.

Klik Design View, Lalu klik Ok. Tampilan Design Query dan kotak dialog Show Table

Klik dua kali tabel Guru dan Mapel dalam kotak dialog Show T

keduanya, lalu klik tombol Close.

Halaman [ 26 ]

, misalnya ADMINISTRASI. Sehingga akan tampil kotak dialog

Klik dua kali salah satu Query yang sudah ada, misalnya QUERY Data Siswa.

Klik salah satu judul atau field yang akan diubah ukurannya sehingga database akan

Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan kotak

Ketikkan angka sesuai dengan jumlah karakter sesuai dengan karakter masing-masing

untuk menututup sekaligus menyimpan ketentuan tersebut.



tidak perlu membuat bermacam-macam tabel Query

ap masalah. Dengan memanfaatkan parameter ini kita bisa dengan mudah dan


. Di mana dalam Query tersebut

beda. Dalam hal ini kita hanya akan

AlamatSiswa tertentu saja. Maka prosedur

Setelah itu program akan menampilkan kotak dialog query data siswa :

[NAMA]

UMUR TERTINGGI]

Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Select Query tersebut. Setelah itu

Do you want to Save changes to

ubahan tersebut.

Data Siswa.

akan belajar menggunakan fungsi Count dan Sum dalam Query. Count digunakan


bisa menggunakan fungsi Count untuk menghitung berapa kali

juga akan belajar mengenai field hitungan (calculated field) dalam query. Field hitungan,

menghasilkan nilai berdasarkan rumus yang dimasukan pada saat kita


tetapi hanya menghitung jumlah record yang mempunyai nilai tertentu. Query yang kita

dari Database Administrasi.

Klik Design View, Lalu klik Ok. Tampilan Design Query dan kotak dialog Show Table

dalam kotak dialog Show Table untuk memilih



[5] Tabel yang telah

banyak antara kedua tabel juga ditampilkan.

[6] Klik dua kali field Gaji dari tabel

tabel Guru untuk menyalin ketiga field ke kiri design. Field Nama Lengkap dan Nama

Mapel adalah mewakili field

[7] Untuk mengakses fungsi Count, klik tombo

[8] Baris total akan muncul di kisi

[9] Klik sel Total di bawah field Gaji.

[10] Klik panah yang muncul di sebelah kanannya untuk menampilkan daftar fungsi yang

digunakan dalam Access untuk melakukan bermacam perhitungan.

Count.

[11] Klik baris Sort di bawah field nama

[12] Klik panah yang muncul dan pilihlah Ascending dan daftar untuk mengurutkan record

berdasarkan nama perusahaan dalam urutan menaik.

[13] Pastikan kotak periksa dalam baris Show di bawah

View dan klik Datasheet View. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan hasil

Query.

[14] Tutup query tersebut dan simpan, kemudian beri

3.2. Menjumlahkan Gaji dan Tunjangan

Dalam latihan ini kita akan membuat field hitungan dalam sebuah query untuk menentukan

berapa Gaji Total Guru

menjumlahkan field Gaji di tabel

beberapa tabel yang berbeda untuk menghitung dalam Query ini tergantung kebutuhan

saja. Namun dalam contoh ini walaupun menggunakan dua buah tabel tetapi hanya tabel

guru saja yang ada field keu

Untuk memulainya langkah yang harus


[2] Dari tab table klik g

[3] Klik Close untuk menutup ko

ketiganya akan ditampilkan di bagian atas kisi desain.

[4] Klik ganda field Nama

tabel guru

[5] Kini kita perlu membuat field kelima yang berisi Gaji Bersih. Klik sel di sebelah kanan

field Tunjangan lalu ketikkan

adalah nama field baru yang berisi field untuk menampung hasil perhitungan Gaji

ditambah Tunjangan.

[6] Klik baris sort di bawah field

dari daftar untuk mengurutkan record berdasarkan nama lengkap secara menaik.

[7] Klik ikon Datasheet View di toolbar. Access akan menampilkan hasil qu

merupakan proses pembuatan Query dan hasil dari Query menggunakan perhitungan

yaitu menjumlahkan field gaji dan field tunjangan.

Setelah selesai kita simpan Query tersebut dan beri nama


2012

Tabel yang telah kita pilih akan muncul di bagian atas kiri design. Hubungkan satu

banyak antara kedua tabel juga ditampilkan.

Klik dua kali field Gaji dari tabel Guru serta field Nama Lengkap dan

untuk menyalin ketiga field ke kiri design. Field Nama Lengkap dan Nama

adalah mewakili field Guru, sedangkan field Gaji adalah field yang dihitung.

Untuk mengakses fungsi Count, klik tombol Total di toolbar.

Baris total akan muncul di kisi.

Klik sel Total di bawah field Gaji.

Klik panah yang muncul di sebelah kanannya untuk menampilkan daftar fungsi yang

digunakan dalam Access untuk melakukan bermacam perhitungan.

Klik baris Sort di bawah field nama Guru.

Klik panah yang muncul dan pilihlah Ascending dan daftar untuk mengurutkan record

berdasarkan nama perusahaan dalam urutan menaik.

Pastikan kotak periksa dalam baris Show di bawah tiap field diberi t


Tutup query tersebut dan simpan, kemudian beri nama Count Gaji.

3.2. Menjumlahkan Gaji dan Tunjangan

akan membuat field hitungan dalam sebuah query untuk menentukan

Guru pada suatu sekolah. Gaji total ini bisa diperoleh dengan

menjumlahkan field Gaji di tabel Guru dengan field Tunjangan.


Namun dalam contoh ini walaupun menggunakan dua buah tabel tetapi hanya tabel

saja yang ada field keuangan dalam hal ini gaji dan tunjangan.

Untuk memulainya langkah yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:

Dalam jendela Database, klik Query Design di bawah Objects.

Dari tab table klik ganda table Guru dan tabel Mapel untuk memilih tabel tersebut.

untuk menutup kotak dialog Show Table. Ketiga tabel dan hubungan antara

ketiganya akan ditampilkan di bagian atas kisi desain.

field Nama Mapel di tabel Mapel, dan Nama Lengkap, Gaji dan Tunjangan di

perlu membuat field kelima yang berisi Gaji Bersih. Klik sel di sebelah kanan

field Tunjangan lalu ketikkan Gaji Bersih: (Gaji) +(Tunjangan).


ditambah Tunjangan.

Klik baris sort di bawah field Guru. Klik pada panah yang muncul dan pilih


Klik ikon Datasheet View di toolbar. Access akan menampilkan hasil qu

proses pembuatan Query dan hasil dari Query menggunakan perhitungan

yaitu menjumlahkan field gaji dan field tunjangan.

simpan Query tersebut dan beri nama Query Total.

Halaman [ 27 ]

pilih akan muncul di bagian atas kiri design. Hubungkan satu – ke

serta field Nama Lengkap dan Nama Mapel dari

untuk menyalin ketiga field ke kiri design. Field Nama Lengkap dan Nama

, sedangkan field Gaji adalah field yang dihitung.

l Total di toolbar.

Klik panah yang muncul di sebelah kanannya untuk menampilkan daftar fungsi yang

digunakan dalam Access untuk melakukan bermacam perhitungan. Dari daftar itu, pilih

Klik panah yang muncul dan pilihlah Ascending dan daftar untuk mengurutkan record

tiap field diberi tanda, lalu klik Menu


Count Gaji.

akan membuat field hitungan dalam sebuah query untuk menentukan

. Gaji total ini bisa diperoleh dengan

dengan field Tunjangan. kita juga bisa menggunakan


Namun dalam contoh ini walaupun menggunakan dua buah tabel tetapi hanya tabel

ngan dalam hal ini gaji dan tunjangan.


di bawah Objects.

untuk memilih tabel tersebut.

Ketiga tabel dan hubungan antara

, dan Nama Lengkap, Gaji dan Tunjangan di

perlu membuat field kelima yang berisi Gaji Bersih. Klik sel di sebelah kanan

Gaji Bersih: (Gaji) +(Tunjangan). “Gaji Bersih”


. Klik pada panah yang muncul dan pilih Ascending


Klik ikon Datasheet View di toolbar. Access akan menampilkan hasil query yang

proses pembuatan Query dan hasil dari Query menggunakan perhitungan

Query Total.



Pendahuluan

Di bagian ini merupakan

Access. Laporan yang akan dibuat bisa dengan berbagai cara. Cara yang umum dan banyak

digunakan adalah dengan memanfaatkan fasilitas Wizard yang disediakan Microsoft Access.

Setelah terbentuk file re

Untuk jelasnnya di bagian ini

file report tersebut.

1. Membuat report

Untuk membuat suatu laporan dalam Access tidak terlalu sulit.

aturan-aturannya. Begitu juga cara membuatnya bisa dilakukan dengan berbagai cara, bisa

menggunakan fasilitas Wizard, bisa juga secara manual. Bahkan tidak menutup

kemungkinan membuat laporan dengan menggunakan aplikasi lain seperti Mi

Untuk jelasnya prosedur berikut akan memberikan gambaran bagaimana membuat laporan

menggunakan fasilitas Wizard.


[2] Pilih tab Report.

[3] Klik Report Wizard

[4] Klik tombol dropdown untuk mamilih tabel yang

Siswa

[5] Klik Ok

[6] Setelah itu program akan menampilkan jendela

berikut.

[7] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehingga menampilkan kolom

Field, misalnya NIS


Field, misalnya NamaSiswa


Field, misalnya JenisKelaminSiswa


Field, misalnya TglLahirSiswa

[11] Klik tombol tepat di atas field

Field, misalnya AlamatSiswa


Field, misalnya KotaSiswa

[13] Setelah selesai menyeleksi field hasilnya


2012

MEMBUAT DAN MENGGUNAKAN REPORT

merupakan gambaran dan cara-cara membuat laporan dengan Microsoft



Setelah terbentuk file report baru mengeditnya, sehingga akan sesuai dengan kebutuhan.

Untuk jelasnnya di bagian ini akan dijelaskan pembuatan laporan atau report dan mengedit

Untuk membuat suatu laporan dalam Access tidak terlalu sulit.

aturannya. Begitu juga cara membuatnya bisa dilakukan dengan berbagai cara, bisa


kemungkinan membuat laporan dengan menggunakan aplikasi lain seperti Mi


menggunakan fasilitas Wizard.

Aktifkan file database kita, misalnya Data Siswa.

.

Klik Report Wizard

Klik tombol dropdown untuk mamilih tabel yang akan ditangani, misalnya tabel Data

Setelah itu program akan menampilkan jendela Reporrt Wizard

tepat di atas field yang dipilih sehingga menampilkan kolom

NIS


NamaSiswa


JenisKelaminSiswa


TglLahirSiswa


AlamatSiswa


KotaSiswa

Setelah selesai menyeleksi field hasilnya seperti :

Halaman [ 28 ]

BAB 5 MEMBUAT DAN MENGGUNAKAN REPORT

cara membuat laporan dengan Microsoft



port baru mengeditnya, sehingga akan sesuai dengan kebutuhan.

jelaskan pembuatan laporan atau report dan mengedit

Untuk membuat suatu laporan dalam Access tidak terlalu sulit. Namun tentu saja ada

aturannya. Begitu juga cara membuatnya bisa dilakukan dengan berbagai cara, bisa


kemungkinan membuat laporan dengan menggunakan aplikasi lain seperti Microsoft Word.


akan ditangani, misalnya tabel Data

Reporrt Wizard seperti Gambar

tepat di atas field yang dipilih sehingga menampilkan kolom Selected




yang dipilih sehingga menampilkan kolom Selected




[14] Klik Next untuk melanjutkan sehingga akan tampil jendela Wizard seperti

[15] Langsung saja klik

[16] Setelah itu program menampilkan

menentukan kriteria pengurutan dalam report yang dibentuk? Jika tidak klik lagi

Setelah itu program akan menampilkan jendela Wizard untuk menentukan jenis dan

tipe report yang dikehendaki seperti

[17] Klik Tabular

[18] Klik Potrait

[19] Klik Next untuk melanjutkan, setelah itu program akan menampilkan jenis yang

dikehendaki, untuk contoh ini


2012

untuk melanjutkan sehingga akan tampil jendela Wizard seperti

Langsung saja klik Next

Setelah itu program menampilkan Wizard yang akan menanyakan apakah

menentukan kriteria pengurutan dalam report yang dibentuk? Jika tidak klik lagi


tipe report yang dikehendaki seperti :

untuk melanjutkan, setelah itu program akan menampilkan jenis yang

dikehendaki, untuk contoh ini kita pilih Module

Halaman [ 29 ]

untuk melanjutkan sehingga akan tampil jendela Wizard seperti:

yang akan menanyakan apakah kita akan

menentukan kriteria pengurutan dalam report yang dibentuk? Jika tidak klik lagi Next.


untuk melanjutkan, setelah itu program akan menampilkan jenis yang



[20] Klik Next

[21] Klik Next. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela dan pernyataan

apakah kita setuju dengan nama dan report default sesuai dengan nama tabelnya? Jika

tidak ketikkan nama report

[22] Klik Preview Report


setelah itu segera tampil di la


Setelah laporan tersebut terbentuk

untuk menyesuaikan dengan kebutuhan laporan

2. Mengedit Report

Report yang sudah terbentuk dengan memanfaatkan fasilitas Report Wizard bisa diedit dan

diperbaiki, sehingga sesuai dengan kebutuhan

untuk memperbaiki laporan tersebut. Salah satunya adalah dengan mengikuti beberapa

langkah yang akan saya jelaskan berikut.

[1] Klik tab Report.

[2] Klik mouse kita

Siswa.

[3] Klik Design. Setelah itu jendela pengeditan report s

1.Report Header digunakan untuk membuat judul laporan


2012

Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela dan pernyataan

setuju dengan nama dan report default sesuai dengan nama tabelnya? Jika

tidak ketikkan nama report kita, misalnya Report Data Siswa

Klik Preview Report

Finish untuk mengakhiri pekerjaan kita. Biarkan program bekerja dan

segera tampil di layar komputer hasil desain report kita.

Close untuk menutup contoh tayangan report yang terbentuk.

Setelah laporan tersebut terbentuk kita bisa mengubah dan mengeditnya.

untuk menyesuaikan dengan kebutuhan laporan kita.


diperbaiki, sehingga sesuai dengan kebutuhan kita. Banyak cara yang bisa


langkah yang akan saya jelaskan berikut.

tepat di atas nama report yang sudah ada, misalnya

Setelah itu jendela pengeditan report segera tampil :

1.Report Header digunakan untuk membuat judul laporan

Halaman [ 30 ]

Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela dan pernyataan

setuju dengan nama dan report default sesuai dengan nama tabelnya? Jika

Report Data Siswa

. Biarkan program bekerja dan

yar komputer hasil desain report kita.

untuk menutup contoh tayangan report yang terbentuk.

bisa mengubah dan mengeditnya. Maksudnya adalah


. Banyak cara yang bisa kita lakukan


tepat di atas nama report yang sudah ada, misalnya Report Data

egera tampil :

1.Report Header digunakan untuk membuat judul laporan.



2.Page Header digunakan untuk menyimpan judul dari masing

secara lengkap

3.Detail digunakan untuk memasukkan field

laporannya.

4.Page Footer digunakan untuk memasukkan atribut lain dalam suatu laporan,

misalnya garis penutup, tanggal laporan, halaman, dan sebagainya

2.1. Mengatur Properties

Report yang sudah dibentuk dengan Report Wizard be

dedngan kebutuhan, karena masih menggunakan default yang disediakan Microsoft Access.

Untuk itu kita perlu mengatur propertiesnya.

Untuk mengubah Properties laporan tersebut, langkah yang harus

sebagai berikut:

[1] Klik judul laporan, misalnya Report

[2] Klik kanan mouse

[3] Klik Properties.

[4] Klik Tab Format

[5] Klik mouse tepat di kolom Caption, kemudian ganti Report

Nama-nama Siswa

[6] Klik kolom Widht

[7] Klik kolom Top dan ubah menjadi

[8] Klik kolom Left dan ubah menjadi

[9] Klik kolom Height dan ubah menjadi

[10] Klik kolom Font Size, kemudian ganti dari Font Default menjadi

[11] Klik tab Other, kemudian ketikkan di kolom Name

[12] Klik tombol Close untuk menutup jendela Properties

[13] Klik ikon Preview unt

[14] Klik tombol seperti

2.2. Memasukkan Tanggal

Masih dalam Report Design, sekarang

tersebut di bawah judul laporan. Posedurnya sebagai berikut:

[1] Klik ikon Toolbox

[2] Klik Ikon Label

di bawah judul laporan di bawah kelompok


2012

2.Page Header digunakan untuk menyimpan judul dari masing

secara lengkap.

3.Detail digunakan untuk memasukkan field-field d


misalnya garis penutup, tanggal laporan, halaman, dan sebagainya

2.1. Mengatur Properties

Report yang sudah dibentuk dengan Report Wizard belum bisa dijadikan laporan yang sesuai


perlu mengatur propertiesnya.

Untuk mengubah Properties laporan tersebut, langkah yang harus

Klik judul laporan, misalnya Report Data Siswa.

Klik kanan mouse kita untuk menampilkan Menu Popup

Properties. Setelah itu akan tampil jendela properties seperti

Format

Klik mouse tepat di kolom Caption, kemudian ganti Report

nama Siswa

Widht dan ubah menjadi 20

Klik kolom Top dan ubah menjadi 0,199

Klik kolom Left dan ubah menjadi 0,101

Klik kolom Height dan ubah menjadi 0,7

Klik kolom Font Size, kemudian ganti dari Font Default menjadi

Klik tab Other, kemudian ketikkan di kolom Name Nama

Klik tombol Close untuk menutup jendela Properties

Klik ikon Preview untuk melihat hasilnya

Klik tombol seperti

2.2. Memasukkan Tanggal

Masih dalam Report Design, sekarang kita lanjutkan dengan memasukkan tanggal laporan

tersebut di bawah judul laporan. Posedurnya sebagai berikut:

Toolbox untuk menampilkan kelompok ikon tersebut

Ikon Label di kelompok Toolbox, kemudian pointer mouse bawa dan tempatkan

di bawah judul laporan di bawah kelompok Report Header

Halaman [ 31 ]

2.Page Header digunakan untuk menyimpan judul dari masing-masing item atau field

field dari tabel yang akan dibuat


misalnya garis penutup, tanggal laporan, halaman, dan sebagainya.

lum bisa dijadikan laporan yang sesuai


Untuk mengubah Properties laporan tersebut, langkah yang harus kita lakukan adalah

Menu Popup

Setelah itu akan tampil jendela properties seperti berikut:

Klik mouse tepat di kolom Caption, kemudian ganti Report Data Siswa dengan Daftar

Klik kolom Font Size, kemudian ganti dari Font Default menjadi 14

Nama Siswa

lanjutkan dengan memasukkan tanggal laporan

kelompok ikon tersebut

, kemudian pointer mouse bawa dan tempatkan

Report Header dan klik mouse kita



[3] Kemudian ketikkan

[4] Tampilkan Menu Insert

Date and Time.

[5] Klik jendela Included Date

[6] Klik jenis atau format tanggal yang dikehendaki

[7] Klik Ok.

[8] Setelah menekan tombol OK di bawah Report Header akan muncul d

Time. Lalu kita atur propertiesnya. Atau bisa saja

mouse sehingga berada di samping teks

[9] Klik Tombol Close.

akan kita simpan? Jawab

2.3. Menampilkan Report dalam Preview

Untuk melihat hasilnya

menampilkan Menu File, lalu pilih

Dengan penjelasan tersebut

sederhana. Namun demikian untuk memperbaiki report tersebut

sendiri. Mengenai jenis layout dari laporan tersebut bisa

kebutuhan suatu laporan. P

mampu mengerjakan laporan yang baik sesuai dengan keb

modern.


2012

Kemudian ketikkan Keadaan Tanggal. Setelah itu klik mouse

Menu Insert dan pilih Date and Time. Setelah itu akan tampil jendela

Klik jendela Included Date

Klik jenis atau format tanggal yang dikehendaki

Setelah menekan tombol OK di bawah Report Header akan muncul d

atur propertiesnya. Atau bisa saja kita

mouse sehingga berada di samping teks Keadaan Tanggal:

Close. Setelah itu program akan menanyakan apakah desain tersebut

simpan? Jawab Yes pada saat pernyataan tersebut.

2.3. Menampilkan Report dalam Preview

Untuk melihat hasilnya kita klik ikon Preview di jendela Database. Atau bisa juga dengan

menampilkan Menu File, lalu pilih Print Preview.

Dengan penjelasan tersebut kita sudah bisa membuat report walaupun masih sangat

sederhana. Namun demikian untuk memperbaiki report tersebut

Mengenai jenis layout dari laporan tersebut bisa kita

kebutuhan suatu laporan. Prosedurnya juga tidak terlalu berbeda, dan saya yakin

mampu mengerjakan laporan yang baik sesuai dengan keb

Halaman [ 32 ]

Setelah itu klik mouse kita

Setelah itu akan tampil jendela

Setelah menekan tombol OK di bawah Report Header akan muncul desain Date and

menggesernya menggunakan

Keadaan Tanggal:

Setelah itu program akan menanyakan apakah desain tersebut

saat pernyataan tersebut.

klik ikon Preview di jendela Database. Atau bisa juga dengan

sudah bisa membuat report walaupun masih sangat

sederhana. Namun demikian untuk memperbaiki report tersebut kita bisa mengerjakannya

kita pilih dan disesuaikan dengan

rosedurnya juga tidak terlalu berbeda, dan saya yakin kita akan

mampu mengerjakan laporan yang baik sesuai dengan kebutuhan Administrasi sekolah



Pendahuluan

Bagian ini akan menjelaskan cara membuat to

sebagainya yang ditempatkan dalam suatu form sehingga memudahkan operasi form

tersebut. Di samping itu, akan

Access dan mengkompilasi file yang dibuat dengan

1. Membuat tombol (Tombol Command)

Apabila kita menggunakan form untuk memasukkan dan mengedit data, maka akan lebih

baik jika ditempatkan beberapa tombol operasi yang berhubungan dengan form tersebut,

misalnya tombol Simpan, Tombol Exit

1.1. Menggunakan Record Navigation

Microsoft Access menyediakan beberapa fasilitas yang berhubungan dengan pembuatan

tombol tersebut. Untuk jelasnya berikut ini akan saya jelaskan cara atau prosedur membuat

dan mendefinisikan tombol command dalam suatu form.

[1] Buka file database

[2] Klik tab Form.

[3] Plih dan klik salah satu form yang akan ditangani, misalnya Form

[4] Klik Design. Setelah itu

[5] Klik Ikon Toolbox

[6] Klik tombol Command Button

tanda + (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih.

[7] Bawa dan tempatkan kursor tersebut di bagian bawah

Footer.

[8] Klik mouse kita. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hampir

bersamaan tampil jendela

[9] Klik Record Navigation di kolom

[10] Klik Find Record di kolom Actions

[11] Klik tombol Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button wizard berikutnya.

[12] Klik Text, lalu ket

[13] Klik lagi tombol Next. Kembali jen

[14] Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya


1.2. Membuat Record Operations

Untuk menempatkan perintah Record Operations berupa tombol bias

yang telah saya jelaskan di atas. Namun untuk jelasnya

[1] Design Form bernama


tanda + (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih


Footer

[4] Klik mouse kita. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hamper

bersamaan tampil jendela

[5] Klik Record Operations

[6] Klik Add New Record

[7] Klik tombol Next

jendela Command

[8] Klik Picture.


2012

MEMBUAT MENU DAN TOMBOL OPERASI

Bagian ini akan menjelaskan cara membuat tombol seperti tombol Edit, t

ditempatkan dalam suatu form sehingga memudahkan operasi form

tersebut. Di samping itu, akan dijelaskan bagaimana membuat Main Menu dalam Microsoft

Access dan mengkompilasi file yang dibuat dengan Microsoft Access.

1. Membuat tombol (Tombol Command)

menggunakan form untuk memasukkan dan mengedit data, maka akan lebih


misalnya tombol Simpan, Tombol Exit, Tombol Print, dan sebagainya.

1.1. Menggunakan Record Navigation



mendefinisikan tombol command dalam suatu form.

Buka file database kita, misalnya Administrasi.

Plih dan klik salah satu form yang akan ditangani, misalnya Form

. Setelah itu Design Form segera tampil di laya

on Toolbox di kelompok Toolbar.

Command Button. Setelah itu pointer mouse akan berubah menjadi

+ (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih.

Bawa dan tempatkan kursor tersebut di bagian bawah

. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hampir

bersamaan tampil jendela Command Button Wizard.

Klik Record Navigation di kolom Categories.

Klik Find Record di kolom Actions.

Klik tombol Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button wizard berikutnya.

Klik Text, lalu ketikkan Cari.

Klik lagi tombol Next. Kembali jendela Command Button Wizard

Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya Cari.

Finish.

1.2. Membuat Record Operations

Untuk menempatkan perintah Record Operations berupa tombol bias

yang telah saya jelaskan di atas. Namun untuk jelasnya kita ikuti langkah berikut ini :

bernama Data Siswa dalam keadaan masih aktif

Command Button. Setelah itu pointer mouse akan berubah menjadi

plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih


. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hamper


Record Operations di kolom Categories.

Add New Record di kolom Actions.

Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button Wizard.

Halaman [ 33 ]

BAB 6 MEMBUAT MENU DAN TOMBOL OPERASI

mbol seperti tombol Edit, tombol Print, dan

ditempatkan dalam suatu form sehingga memudahkan operasi form

an bagaimana membuat Main Menu dalam Microsoft

Microsoft Access.

menggunakan form untuk memasukkan dan mengedit data, maka akan lebih


, Tombol Print, dan sebagainya.



Plih dan klik salah satu form yang akan ditangani, misalnya Form Data Siswa.

segera tampil di layar komputer kita.

. Setelah itu pointer mouse akan berubah menjadi


Bawa dan tempatkan kursor tersebut di bagian bawah Page Frame di atas Form



Command Button Wizard.

Untuk menempatkan perintah Record Operations berupa tombol bias kita buat dengan cara

ikuti langkah berikut ini :

dalam keadaan masih aktif.


plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih


. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hamper

untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan



[9] Klik lagi tombol

tampil.



1.3. Membuat Tombol Form Operations

Untuk menempatkan perintah Form Operations

yang telah saya jelaskan di atas. Namun untuk jelasnya

[1] Design Form bernama Data Siswa


tanda + (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih


Footer.

[4] Klik mouse kita. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hampir


[5] Klik Report Operations di kolom Categories

[6] Klik Print Report di kolom Actions

[7] Klik tombol Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button.

[8] Klik Report Data Siswa

[9] Klik Next.

[10] Setelah kita menekan tombol Next segera tampil jendela Command Button Wizard

berikutnya.

[11] Klik Picture

[12] Pilih Printer

[13] Klik lagi tombol Next




[17] Pada saat Access menampilkan pernyataan apakah form tersebut akan disimpan atau

tidak, maka kita jawab

Untuk membuat tombol lain

telah saya jelaskan di atas.

2. Membuat Menu

Biasanya apabila form dan table dalam suatu file database sudah sangat banyak, maka perlu

dibuat suatu menu untuk memuda

Untuk membuat Menu dengan memanfaatkan fasilitas

berikut:

[1] Jalankan file database

[2] Setelah database tampil di layar komputer tampilkan

[3] Pilih dan klik Database Utilities

[4] Pilih dan klik Switchboard Manager


2012

Klik lagi tombol Next. Kembali jendela Command Button Wizard berikutnya akan

Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya Tambah Record

Finish.

1.3. Membuat Tombol Form Operations

n perintah Form Operations berupa tombol bi

yang telah saya jelaskan di atas. Namun untuk jelasnya kita ikuti langkah ber

bernama Data Siswa dalam keadaan masih aktif

Command Button. Setelah itu pointer mouse akan be

+ (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih




Operations di kolom Categories.

Klik Print Report di kolom Actions.


jendela Command Button.

Data Siswa yang akan ditangani perintah ini.

menekan tombol Next segera tampil jendela Command Button Wizard

Next. Akan segera tampil jendela Command Button Wizard berikutnya

Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya Mencetak Report

Finish

Close

Pada saat Access menampilkan pernyataan apakah form tersebut akan disimpan atau

jawab Yes.

Untuk membuat tombol lain kita bisa melakukannya sendiri. Prosedurnya sama seperti yang

telah saya jelaskan di atas.


dibuat suatu menu untuk memudahkan proses.

Untuk membuat Menu dengan memanfaatkan fasilitas Switchboard

Jalankan file database kita, misalnya database Data Siswa

Setelah database tampil di layar komputer tampilkan Menu Tool

Database Utilities

Switchboard Manager. Setelah itu akan ta

Halaman [ 34 ]

. Kembali jendela Command Button Wizard berikutnya akan

Tambah Record.

berupa tombol bisa kita buat dengan cara

ikuti langkah berikut ini :

dalam keadaan masih aktif.






menekan tombol Next segera tampil jendela Command Button Wizard

Command Button Wizard berikutnya.

Mencetak Report

Pada saat Access menampilkan pernyataan apakah form tersebut akan disimpan atau

bisa melakukannya sendiri. Prosedurnya sama seperti yang


Switchboard prosedurnya sebagai

, misalnya database Data Siswa

Menu Tool.

. Setelah itu akan tampil seperti gambar berikut :



[5] Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela

seperti gambar :

[6] Klik tombol New

[7] Setelah menekan tombol

[8] Ketikkan nama Switchboard

[9] Klik OK dan kembali ke jendela awal

[10] Klik nama Switchboard

[11] Klik tombol Make Default

2.1. Menambahkan Item

Untuk menambahkan item dalam menu tersebut prosedur adalah sebagai berikut:

[1] Jendela Switchboard

[2] Klik nama Switchboard

[3] Klik Edit. Setelah itu jendela

[4] Klik New. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan yang harus

[5] Klik mouse kita di kolom

perintah baris tersebut, misa

[6] Klik tombol dropdown di pilihan

dengan option yang


ke dalam Menu tersebut, misalnya

[8] Klik Ok

2.1. Menambah Item Baru

kita telah membuat nama menu dan item untuk baris pertama. Sekarang buatlah Item untuk

baris berikutnya.Prosedurnya sebagai berikut:

[1] Klik New untuk menambah Item baru. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan

yang harus kita kerjakan.


perintah baris tersebut, misalnya


berhubungan dengan option yang


ke dalam Menu tersebut,

[5] Klik OK

2.3. Membuat Item Report

Untuk membuat Item ini pada dasarnya sama saja. Untuk jelasnya ikuti prosedur berikut:


yang harus kita kerjakan.


2012

Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela

New untuk membuat nama Switchboard baru

Setelah menekan tombol New program akan menampilkan jendela berikutn

Ketikkan nama Switchboard kita, misalnya Menu Database

Klik OK dan kembali ke jendela awal

Klik nama Switchboard kita

Klik tombol Make Default

2.1. Menambahkan Item


Switchboard kita dalam keadaan aktif

Klik nama Switchboard kita, misalnya Menu Database Data Siswa

. Setelah itu jendela Sub Switchboard segera

. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan yang harus

di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi item dan

perintah baris tersebut, misalnya Menambah Data

Klik tombol dropdown di pilihan Command untuk memilih perintah yang berhubungan

dengan option yang kita ambil, misalnya Open Form in Add Mode

drop-down di pilihan Form. Klik salah satu form yang akan

ke dalam Menu tersebut, misalnya Data Siswa.

Menambah Item Baru

telah membuat nama menu dan item untuk baris pertama. Sekarang buatlah Item untuk

baris berikutnya.Prosedurnya sebagai berikut:

untuk menambah Item baru. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan

kerjakan.

di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi item dan

perintah baris tersebut, misalnya Mengedit Data

drop-down di pilihan Command untuk memilih perintah yang

berhubungan dengan option yang kita ambil, misalnya Open Form in Edit Mode


ke dalam Menu tersebut, misalnya Data Siswa.

2.3. Membuat Item Report



kerjakan.

Halaman [ 35 ]

Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela Switchboard Manager

untuk membuat nama Switchboard baru

program akan menampilkan jendela berikutnya.

, misalnya Menu Database Data Siswa


Data Siswa

segera tampil.

. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan yang harus kita kerjakan.

, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi item dan

untuk memilih perintah yang berhubungan

Open Form in Add Mode

Klik salah satu form yang akan kita masukkan

telah membuat nama menu dan item untuk baris pertama. Sekarang buatlah Item untuk


, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi item dan

untuk memilih perintah yang

Open Form in Edit Mode

Klik salah satu form yang akan kita masukkan







[3] Klik tombol dropdown di pilihan

dengan option yang


masukkan ke dalam Menu, misalnya

[5] Klik OK

Membuat Item Exit Applications

Untuk membuat item ini pada dasarnya sama saja. Untuk jelasnya ikuti prosedur


yang harus kita kerjakan




berhubungan dengan option yang

[4] Klik OK


[6] Klik lagi tombol Close

2.5. Memasukkan Image (gambar)

kita bisa memasukkan logo perusahaan atau gambar lain yang sudah tersedia. Sebagai

bahan latihan kita bisa menggunakan gambar atau Clipart yang tersedia. Prosedurnya

sebagai berukut:


[2] Klik Form

[3] Klik tab Switchboard

[4] Klik Design

[5] Klik kanan di kolom yang berwarna hijau di area desain Form Switchboard.

segera tampil Menu Popup

[6] Klik Properties. Access akan menampilkan kotak dialog Image Properties

[7] Klik tab Format.

[8] Klik tombol drop-

Insert Picture.


gambar

[10] Klik salah satu Image atau gambar yang

[11] Klik OK

[12] Atur penempatan dan posisi gambar sehingga menarik


pernyataan seperti berikut:

[14] Klik atau tekan tombol Yes

2.5. Menjalankan Switchboard yang sudah dibangun

Untuk menjalankan Switchboard yang

form. Untuk jelasnya ikuti langkah berikut ini:

[1] Jalankan atau buka file Database

[2] Klik tab Form

[3] Klik dua kali form b

Untuk menjalankan form menambah data

tersedia. Jadi dalam hal ini

menambah dan mengurangi pilihan menu tersebut sesuai dengan kebutuhan.


2012

di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi Item dan

perintah baris tersebut, misalnya Mencetak Laporan

Klik tombol dropdown di pilihan Command untuk memilih perintah yang berhubungan

dengan option yang kita ambil, misalnya Open Report


masukkan ke dalam Menu, misalnya Report Data Siswa

Membuat Item Exit Applications

Untuk membuat item ini pada dasarnya sama saja. Untuk jelasnya ikuti prosedur


kerjakan

di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi Item dan

perintah baris tersebut, misalnya Keluar Access

drop-down di pilihan Command untuk memilih perintah yang

berhubungan dengan option yang kita ambil, misalnya Exit Application

Close

Close

2.5. Memasukkan Image (gambar)

bisa memasukkan logo perusahaan atau gambar lain yang sudah tersedia. Sebagai

bisa menggunakan gambar atau Clipart yang tersedia. Prosedurnya

Aktifkan file database kita, misalnya Data Siswa

Switchboard

Klik kanan di kolom yang berwarna hijau di area desain Form Switchboard.

segera tampil Menu Popup

Klik Properties. Access akan menampilkan kotak dialog Image Properties

-down untuk mencari file Image. Setelah itu segera tampil kotak dialog

drop-down untuk mencari lokasi tempat menyimpan file Image atau

Klik salah satu Image atau gambar yang kita sukai

Atur penempatan dan posisi gambar sehingga menarik

Close dari Form Design Switchboard tersebut.

eperti berikut:

Klik atau tekan tombol Yes

2.5. Menjalankan Switchboard yang sudah dibangun

Untuk menjalankan Switchboard yang kita bangun sama seperti

form. Untuk jelasnya ikuti langkah berikut ini:

Jalankan atau buka file Database kita apabila kita sudah menutup file tersebut

Klik dua kali form bernama Switchboard yang kita buat.

jalankan form menambah data siswa tidak terlalu sulit. Karena formnya sudah

tersedia. Jadi dalam hal ini kita tinggal menambah data saja sesuai kebutuhan.


~ SELAMAT BELAJAR SEMOGA SUKSES

Halaman [ 36 ]

, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi Item dan

untuk memilih perintah yang berhubungan

Klik salah satu form yang akan kita

Data Siswa

Untuk membuat item ini pada dasarnya sama saja. Untuk jelasnya ikuti prosedur berikut:


, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi Item dan

untuk memilih perintah yang

Exit Application.

bisa memasukkan logo perusahaan atau gambar lain yang sudah tersedia. Sebagai

bisa menggunakan gambar atau Clipart yang tersedia. Prosedurnya

Klik kanan di kolom yang berwarna hijau di area desain Form Switchboard. Setelah itu

Klik Properties. Access akan menampilkan kotak dialog Image Properties.

down untuk mencari file Image. Setelah itu segera tampil kotak dialog

untuk mencari lokasi tempat menyimpan file Image atau

tersebut. Setelah itu akan tampil

bangun sama seperti kita menjalankan suatu

sudah menutup file tersebut

siswa tidak terlalu sulit. Karena formnya sudah

tinggal menambah data saja sesuai kebutuhan.kita bisa


SELAMAT BELAJAR SEMOGA SUKSES ~

Tutorial Ms Access - santosotech.files.wordpress.com file• Memasukkan data ... penyimpanan...

Documents

Transcript of Tutorial Ms Access - santosotech.files.wordpress.com file• Memasukkan data ... penyimpanan...