TUGAS POKOK TATA USAHA SMK NEGERI 2 GORONTALO1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan Bagian serta mempersiapkan penyusunan program kerja tahunan Sekretariat Pelaksana;2. Melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi perencanaan kebutuhan/formasi, pemutasian, pemensiunan, dan pengembangan pegawai di lingkungan Kopertis;3. Melaksanakan urusan keuangan yang meliputi perencanaan, pemanfaatan/pembelanjaan, pembukuan pertanggungjawaban anggaran rutin dan pembangunan di lingkungan Kopertis;4. Melaksanakan urusan surat menyurat yang meliputi surat masuk, surat keluar, ekspedisi, kearsipan, dan dokumentasi;5. Melaksanakan urusan rumah tangga kantor yang meliputi kebersihan, keamanan, ketertiban, dan keindahan di lingkungan Kopertis;6. Melaksanakan pengurusan alat tulis kantor dilingkungan kantor Kopertis;7. Melaksanakan pengaturan perizinan tamu dan keprotokolan;8. Melaksanakan pengaturan dan penyediaan fasilitas rapat dinas dan upacara;9. Mempersiapkan pemberian penerangan.informasi yang menyangkut pelaksanaan tugas Kopertis;10. Melaksanakan pelayanan teknis ketatausahaan kepada bagian;11. Melaksanakan pengurusan perpustakaan Kopertis;12. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian dan menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sekretariat Pelaksana.Bagian Tata Usaha Terdiri dari : Sub Bagian Kepegawaian Sub Bagian Keuangan Sub Bagian UmumsREPOSISI TATA USAHASEKOLAHA. PENDAHULUANKita tidak mungkin lari dari perubahan, karena perubahan akan selalu terjadi, dan orang yang tak mau berubah maka dia akan mati ditelan oleh perubahan itu sendiri.Lingkungan strategis kita telah berubah baik menyangkut politik, social budaya, maupun ilmu dan teknologi , riilnya adalah demokratisasi, desentralisasi, tuntutan transparansi, akuntabel, kecepatan pelayanan dll. Demikian juga dalam bidang pendidikan mau tidak mau harus mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan tersebut.Sistim pendidikan disekolah kita sudah berubah baik menyangkut kurikulum, metode belajar, sumber belajar, sarana belajar dan juga kualitas SDM Guru dan siswa itu sendiri, semua telah berubah.Apa yang harus berubah di Tata usaha sekolah ? salah satunya adalah system Ketatausahaan sekolah. Perubahan ini menyangkut managemen, operasional tata usaha, layanan public, pengelolaan data dan juga kebijakan terhadap tata usaha.Reposisi tata usaha sekolah yang dimaksud adalah perubahan seluruh komponen tata usaha menyangkut pengetahuan, sikap dan prilaku dalam melaksanakan tugas agar mampu memenuhi kebutuhan dan dapat menjadi daya ungkit yang besar bagi peningkatan kualitas pendidikan di SMA Negeri 1 Bobotsari , bukan dalam artian reposisi personil TU.Oleh karena itu diharapkan Tata Usaha menjadi komponen sekolah yang mampu memberi pelayanan administrasi yang cepat, tepat, berkualitas dan komprehensifB. TUGAS POKOK TATA USAHA SEKOLAHSesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata Usaha Sekolah.Tugas pokok tata usaha adalah :a. Melaksanakan administrasi kepegawaianb. Melaksanakan administrasi keuanganc. Melaksanakan administrasi sarana prasaranad. Melaksanakan administrasi hubungan dengan masyarakate. Melaksanakan adminstrasi persuratan dan pengarsipanf. Melaksanakan administrasi kesiswaang. Melaksanakan administrasi kurikulumh. Melaksanakan administrasi layanan khususC. KONDISI SAAT INITata Usaha sebagai basis administrasi di sekolah saat ini ternyata masih banyak memerlukan pembenahan untuk memenuhi kebutuhan sekolah. Antara lain kebutuhan akan ketersediaan data sekolah secara lengkap dan akurat, kebutuhan akan pelayanan yang cepat dan tepat, belum memberikan peran yang optimal bagi perkembangan sekolah, masih ajeg seperti tak ada perubahan di sekelilingnya.Hal-hal ini antara lain disebabkan oleh :1. Pembagian tugas yang tidak mencakup seluruh kegiatan administrasi di sekolah2. Tugas-tagas Ketatausahaan dikerjakan komponen lain3. Pembagian tugas staff yang kurang jelas4. Putusnya rangkaian adminsistrasi5. Pandangan terhadap TU tidak penting6. Kemampuan yang terbatas7. Tidak ada ada perencanaan dan evaluasi8. Tidak adanya laporan kerja dari masing-masing komponen Tata Usaha yang kemudian sebagai dasar evaluasi.9. Staff meeting belum dilaksanakan secara rutin.D. REPOSISI SEBUAH JAWABAN1. Reposisi dalam bidang pembagian tugasDalam pembagian tugas staff TU sebaiknya menyangkut seluruh administrasi sekolah dan kegiatan sekolah, sehingga setiap komponen dan kegiatan sekolah teradminstrasi di TU, maka pembagian tugas hendaknya mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 20082. Repoisi dalam bidang system administrasiDalam system adminstrasi ada 2 hal penting yaitu pencatatan dan pelaporan. Dalam hal pencatatan dapat dilakukan terdesentralisasi namun harus dibarengi dengan pelaporan yang tersentral, sehinggaa data yang ada dapat diolah dan dianalisa dan selanjutnya menjadi bahan pengambilan kebijakan dan mengatasi masalah secara komprehensif oleh pimpinan.3. Reposisi management TUDalam hal pelaksanaan management TU, yang diperlukan adalah :a. Perencanaan kegiatanKegitan yang direncanakan akan memberikan kepastian pekerjaan dan memberi semangat bekerja, karena jelas apa yang akan dilakukan dan jelas apa yang diharapkan.Perencanaan ini paling tidak sebulan sekali, seluruh staf membuat perncanaan sesuai dengan tugasnya.b. Pengorganisasian kegiatanPengorganisaian oleh pimpinan, yaitu untuk singkronisasi dan saling mendukung dan saling terkait dalam melaksanakan tugas dan juga memberikan fasilitas dan dorongan yang dibutuhkan oleh stafc. Penyusunan Laporan KegiatanMenyusun hasil atau realisasi kegiatan yang terdiri dari tugas yang telah direncanakan berupa catatan yang tersusun rapi dan sistematik.d. Pengawasan kegiatanPengawasan dimaksudkan agar kemungkinan kesalahan dapat segera dibetulkan dan staf tetap dalam focus dalam perencanaannya.e. Evaluasi kegiatanEvaluasi kegiatan merupakan penilaian terhadap hasil kerja sesuai rencana yang telah disusun, melalui kegiatan Staff meeting, yang dilaksanakan secara berkala ( mingguan/bulanan) . Dalam kegiatan ini dibahas : Evaluasi kerja berdasarkan laporan hasil kerja Pembahasan permasalahan dari kegiatan yang telah dilaksanakan maupun yang belum terselesaikan. Kebijakan /Informasi terbaru Membuat rencana kerja ( minggu/bulan) untuk bulan berikutnya4. Reposisi pandangan tidak pentingPandangan Tidak Penting disebabkan bukan hanya berasal dari intern TU sendiri (skil yang kurang, SDM sedang, dll ) tetapi juga berkaitan dengan kebijakan pimpinan yang kurang memberikan peran TU dalam kegiatan-kegiatan di sekolah, hal ini juga memberikan kurang berkembangnya mental PD dan kemampuan personil yang ada.Oleh karena itu perlu ada upaya, yaitu :a. Peningkatan kualitas SDM TUb. Mendorong staff TU untuk aktif dalam kegiatan sekolahc. Pelibatan TU dalam kegiatan-kegiatan sekolah secara adil dan menyeluruh artinya setiap staf itu mempunyai pengalaman dalam setiap kegiatan sekolah baik semesteran maupun tahunan.d. Mendorong pelaksanaan Tugas sesuai Permen Diknas N0. 24 tahun 20085. Reposisi WKS sebagai second manager bukan administratorWakil Kepala Sekolah pada khakekatnya adanya Manajer ke dua setelah Kepala Sekolah, memang seharusnya hanya menangani managerial, tetapi pada kenyataannya administrasi WKS di kerjakan sendiri, padahal mestinya adminsistrasinya dikerjakan oleh staff TU sehingga mereka dapat focus sebagai second manajer dan juga sebagi guru.(seperti dicontohkan oleh Kepala Sekolah sendiri, yaitu seluruh administrasinya diserahkan kepada TU)Untuk ini memang perlu perubahan pandangan dan pengertian bersama, sehingga staff TU merupakan bagian tidak terpisahkan dari kegiatan WKS itu sendiri6. Reposisi Manual ke ICTPemanfaatan ICT merupakan suatu keharusan jika Tata Usaha tidak ingin tergilas oleh zaman, artinya bahwa dalam melaksankan tugas saat ini dituntut cepat, tepat, benar dan memuaskan. Untuk itu yang dibuthkan tidak hanya ketersediaan hadrwere nya namun juga peningkatan kemampuan staff terhadapat ICT.E. PenutupTulisan ini hanya ulasan yang sangat singkat, namun mungkin dapat menjadi salah satu sumber renungan bersama. Tetapi pada khakekatnya kami ingin mampu menjadi salah satu unsur yang memberikan daya dorong yang besar bagi peningkatan kualitas sekolah- See more at: http://40501064.siap-sekolah.com/tata-usaha/program-kerja-tata-usaha/#sthash.SQgtL5Nl.dpufUraian Tugas Kepala Tata Usaha

1. Menyusunprogramkerja Tata Usaha2. Mengkoordinir tugas-tugas tata usaha3. Membina dan mengembangkan tugas-tugas ketatausahaan.4. Mengatur pengurusan kepegawaian5. Meneliti dan kemudian membuat surat, baik surat masuk maupun surat keluar sesuai dengan disposisi/instruksi Kepala Sekolah.6. Memantau pelaksanakan 6K.7. Mengawasi dan mengendalikan penggunaan alat-alat sekolah8. Membantu Kepala sekolah dalam penyusunan RAPBS9. Bertanggung jawab atas penggunaan stempel sekolah.

TU bagian Kepegawaian

1. Menangani setiap mutasi kepegawaian yang menyangkut tentang pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan tingkat,perubahangaji, pemberhentian dan mutasi lain baik untukgurumaupun karyawan.2. Mengerjakan buku induk pegawai.3. Mengurusi presensigurudan karyawan.4. Membuat daftar urutan kepangkatan (DUK)5. Mengurus SK GTT dan PTT.6. Menyusun data dan laporan kepegawaian.7. Membantuprosestentang penetapan angka kredit.8. Melaksanakan kearsipan personal kepegawaian

TU bagian Inventaris barang/Logistik

1. Melaksanakan penerimaan dan penyimpanan serta menginventarisasikan barang/barang-barang milik sekolah.2. Menyiapkan dan mengerjakan buku induk inventaris maupun non inventaris lengkap dengan nomor dan kode masing-masing barang.3. Menjaga dan memelihara alat-alat dan barang-barang inventaris sekolah4. Mengajukan kebutuhan keutuhan barang-barang inventaris umum.5. Mengerjakan/membuat laporan mengenai barang-barang inventaris6. Mengurus peralatan rumah tangga dan alat-alat gudang7. Menerima dan menyimpan barang belanja kantor ke gudang8. Membuat laporan barang habis pakai berkala9. Koordinator bagian kebersihan10. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

TU bagian keuangan

1. Mengurus dan menangani gajigurudan karyawan2. Mengelola anggaran belanja sekolah khususnya belanja rutin meliputi menerima, membukukan, menyimpan, membayar dan mepertanggungjawabkan.3. Mengerjakan kuisioner maupun data lain yang berkaitan dengankeuangansekolah.4. Membantu penyusunan RAPBS.5. Melaporkan SPT tahunan baik sekolah maupungurudan karyawan.6. Membantu menerima tugas pembayaran yang lain.7. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

TU Kesiswaan1. Mengurus/mengerjakan buku induk siswa.2. Menyiapkan dan mengisi buku klaper.3. Mengurusi presensi siswa dan jurnal kelas4. Mengerjakan leger nilai.5. Membuat datastatisticdan rekapitulasi siswa tiap bulan6. Mengelola administrasi beasiswa7. Menangani pengarsipan dokumen kesiwaan8. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung .

TU Persuratan

1. Menangani buku agenda masuk dan keluar.2. Menangani surat masuk dan keluar3. Menangani pengarsipan surat/dokumen sekolah sesuai dengan kode persuratan.4. Mendistribusikan surat undangan baikguru, karyawan dan kesiswaan5. Menangani penerimaan wesel6. Menerima dan melayani tamu sekolah7. Melayani legalisasi8. Pengetikan persuratan dan membantuoperatorkomputer9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

Catatan:Jika Anda sebagaitenagatata usaha cuma sendiri, point-pointnya bisa diambil satu satu, tergantung tugas yang anda laksanakan di sekolah sebagaitenagatata usaha sekolah.

Sekedar tambahan di bawah ini juga daftar uraian tugas untuk pustakawan, Laboran,operatorkomputer dan satpam (petugas keamanan)

Daftar Uraian Tugas Pustakawan

1. Merencanakan pengadaan buku dan bahan perpustakaan2. Menginventarisasi buku dan peralatan perpustakaan3. Memberikan pelayanan perpustakaan4. Memperbaiki kerusakan buku perpustakaan5. Merencanakan pengembangan perpustakaan6. Mengoperasikan dan menata media elektronika7. Mengerjakan administrasi perpustakaan buku induk buku perpustakaan, buku-buku perpustakaan, kartu label dll.8. Menyusun laporan9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

Daftar Uraian Tugas LABORAN IPA

1. Membantugurudalam menyiapkan bahan, peralatan dan ruang praktik2. Merawat bahan dan peralatan dan hasil praktik3. Memelihara kebersihan peralatan dan ruang praktik laboratorium4. Memperbaiki kerusakan ringan peralatan praktik laboratorium5. Menginventarisasi alat, bahan dan kelengkapan laboratorium6. Melaporkan peralatan dan bahan yang rusak maupun habis7. Mengusulkan bahan dan peralatan praktik laboratorium8. Menyusun laporan9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

OPERATOR KOMPUTER Operatorcomputer Bertanggungjawabfiledan data komputer Membantu pengolahan/penyusunan data sekolah Membantu pengelolaan/penyusunandata siswa Menerima pembayaran iuran Komite Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsungUraian Tugas PETUGAS KEAMANAN / SATPAM

Mengatasi hal yang mengganggu keamanan dan ketertiban Mengatur penyeberangan siswa,gurudan karyawan diwaktu pagi Mengisi buku catatan kejadian Mengantar tamu sekolah Mengamankan pelaksanaan kegiatan sekolah Menjaga kebersihanpospenjaga Membantu parkirguru/ karyawan dan tamu. Menjaga ketenangan dan keamanan komplek sekolah Melaporkan kejadian secepatnya Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsungTata Usaha danAdministrasiDalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.Dengan berkembangnya zaman yang sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat ditingkatkan kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut.Keberadaan ketatausahaan disetiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.Pengertian Administrasi Menurut Musanef dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia, mengemukakan bahwa Administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan.Pengertian tersebut menerangkan bahwa suatu administrasi adalah sebuah rangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan oleh kelompok manusia untuk saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.Pengertian Tata UsahaMenurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian tata usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.Berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa tata usaha sebagai aktivitas administrasi adalah suatu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan dengan secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga keteranganketerangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan ataupun dapat dipergunakan oleh pihak luar organisasi yang membutuhkan.Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolahAdministrasi sekolah yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikan sekolah.Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan (reporting system ).Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :1. Format- format yang diperlukan2. Petunjuk dan aturan yang berlaku3. Keterampilan personil yang memadaiKegiatan kegiatan yang dilakukan di sekolah sering disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi/teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki kriteria kriteria untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan Sekolah.Tugas Kepala Tata Usaha SekolahKepala tata usaha sekolah bertanggungjawab kepada kepada sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:a.Menyusun program tata usaha sekolah,b.Mengelola keuangan sekolah,c.Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa,d.Membina dan pemgembangan karir pegawai tata usaha sekolah,e.Menyusun administrasi perlengkapan sekolah,f.Menyusun dan penyajian data atau statistik sekolah,g.Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.Administrasi Tata UsahaKegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :a. Administrasi KepegawaianBuku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang undangan yang berlaku.Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )a.2. Buku induk guru dan pegawaia.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )a.4. Buku DP3a.5. Buku DUKa.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawaia.7. Buku cuti pegawai dan gurua.8. Buku mutasi pegawaia.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawaia.10. Rencana pengembangan SDMa.11. Analisis kebutuham guruKeterangan :a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data/berkas berkas masing masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.a.4. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.a.5. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Manfaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing masing guru dan pegawai.a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll.a.8. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasi dll.a.9. ( Buku data sertifikasi/seminar guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan/seminar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, hal ini tertuang di dalam RAPBS.a.11. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga dapat diketahui berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).b. Administrasi ketata UsahaanDalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :b.1. Program kerja tata usahab.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawaib.3 Buku agenda masuk keluarb.4. Buku ekspedisib.5. Sistem penyimpanan arsipb.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TINKeterangan :b.1. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat surat masuk dan keluar.b4. Buku ekspedisi buku yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan suratb5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang keluar dll.b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.c. Administrasi KeuanganDalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :c.1 Buku Kas Umumc.2. Buku Kas Pembantuc.3. Laporan keuanganKeterangan :c.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahui berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan.c.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran.c.3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendaharad. Administrasi BarangDalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :d.1. Buku Induk/Inventaris barangd.2. Buku Non Inventarisd.3. Buku Pemeliharaand.4. Buku kendali/stok barangKeterangan :d.1. Buku Induk/Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuand.2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barang-barang inventaris yang di perbaiki.d.4. Buku kendali/stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumlah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.e. Administrasi KesiswaanDalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :e.1. Buku Induk Pegawaie.2. Klapere.3. Buku mutasi masuk, keluare.4. Buku Prestasie.5. Rekap absen siswae.6. Buku kumpulan nilaie.7. Daftar nominatif siswae.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatane.9. Rapor siswaKeterangan :e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.e.2. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjade.3.Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademise.5. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.e.7. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasionale.8. Foto copy ijasah/DHUN/Transkip/sertifikat siswa dan tamatan : kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajarane.9. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.Sumber :http://informasismpn9cimahi.wordpress.com/2010/07/18/tata-usahaadministrasi-dan-peran/ANALISIS JABATANKEPALA URUSAN TATA USAHAKasubag Tata Usaha diangkat berdasarkan Surat Keputusan (SK) yang ditandatangani oleh Kepala SMK Taruna Bhakti Cimangis Depok.Bertanggung Jawab Kepada :Kepala SekolahBerhubungan dengan :1. Seluruh posisi Waka dan UMM2. Ketua Program Studi Keahlian3. Seluruh Tenaga Pendidik4. Seluruh Staf Tata Usaha5. Pelanggan (Siswa, Orangtua Siswa, DU/DI )Prasyarat : Pendidikan minimal D3. Usia setinggi-tingginya 55 tahun. Pengalaman bekerja sebagai Staf Tata Usaha sekurang-kurangnya 5 tahun. Mampu mengoperasikansoftwareMS Word dan Excel. Telah mengikuti pelatihan ketatausahaan.Tugas :1. Menyusun Program Kerja sesuai Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.2. Mengikuti Rapat Tinjauan Manajemen.3. Melaksanakan tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen.4. Melaksanakan Program Kerja.5. Melaksanakan penilaian kinerja staf tata usaha.6. Mengkoordinir pelaksanaan manajemen perlengkapan, sarana prasarana serta administrasi kepegawaian.7. Memonitor dan Mengevaluasi Pelaksanaan Ketatausahaan.8. Menindaklanjuti hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Ketatausahaan.9. Melaporkan dan mengkoordinasikan hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Ketata Usahan dalam Rapat Dinas Tim Manajemen setiap bulan.10. Mewakili dan atau melaksanakan tugas Kepala Sekolah sesuai bidang ketatausahaan.11. Menganalisis kebutuhan tenaga kependidikan.12. Mengkoordinir penyelenggaraan Pelaksanaan Ketatausahaan (Uraian tugas, program kerja staf tata usaha).Wewenang :1. Mewajibkan setiap anggota tim Ketatausahaan untuk memiliki dokumen kerja sesuai tugas pokok dan fungsinya.2. Mengkoordinir proses analisis kebutuhan pelanggan dan mendeskripsikannya dalam program kerja yang harus dilaksanakan oleh tim kerja/dan atau Program Studi Keahlian terkait.3. Membuat Dokumen Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Ketatausahaan bersama-sama dengan anggota tim ketatausahaan.4. Menyusun uraian tugas dan wewenang anggota tim ketatausahaan agar mampu melaksanakan tugas dengan profesional.5. Memanfaatkan berbagai sumberdaya, jaringan lintas sektoral untuk memenuhi kebutuhan fasilitas dalam pengelolaan dan penyelenggaranKetatausahaan.6. Meningkatkan potensi kinerja setiap anggota tim Ketatausahaan sesuai Profil Sekolah Bertaraf Internasional.