TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN

RANGKUMAN FUNGSI MANAJEMEN PENGENDALIAN

Dalam rangka melengkapi tugas perkuliahan mata pelajaran Pengantar Manajemen yang

dibina oleh Sri Setyo Iriani, SE.,M.Si

Oleh :

Yustin Nurul F (098 694 015)

Zaidatul Amina (098 694 017)

Zanuar Achmad A (098 694 018)

Eva Rosyida (098 694 039)

AK09A

PROGRAM STUDI SARJANA AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2009

- 1 -

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat

dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan rangkuman ini dengan tepat waktu

dan tanpa ada halangan yang berarti.

Namun demikian selesainya penyusunan rangkuman ini tidak lepas dari bantuan

berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih

kepada :

1. Sri Setyo Iriani, SE., M.Si selaku Dosen Pengajar mata kuliah Pengantar Manajemen

yang telah membimbing kami sehingga laporan ini dapat terselesaikan.

2. Ayah dan Bunda atas segala dukungannya kepada kami

3. Teman-teman yang telah memberikan bantuan dan semangat kepada kami sehingga

laporan ini dapat terselesaikan.

Semoga segala bantuan dan kebaikan yang telah beliau berikan mendapat balasan dari

Tuhan Yang Maha Esa.

Kami menyadari bahwa rangkuman ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu

kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca sangat diharapkan demi

kesempurnaan rangkuman ini. Akhirnya kami berharap mudah-mudahan laporan ini dapat

bermanfaat bagi dunia pendidikan Indonesia.

Surabaya, Desember 2009

Penyusun

- 2 -

Pengendalian Manajemen

A. Pengertian Pengendalian Manajemen

Menurut Edy Sukarno

“Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses,

strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang

hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan

agar hasilnya optimal.”

Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System

mengungkapkan :

“Management control is the process by which managers influence other members of

the organization to implement the organization’s strategies.”

Henry Fayol dalam bukunya “ General Industrial Management”

“Pengawasan sebagai tindakan meneliti apakah segala sesuatunya telah tercapai

atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan”

Dari pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa Pengendalian adalah suatu

aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat

perubahan atau perbaikan jika diperlukan

B. Tujuan Pengendalian

Tujuan dari pengendalian :

1. memastikan pekerjaan sesuai dengan rencana

2. mencegah adanya kesalahan

3. menciptakan kondisi agar karyawan bertanggung jawab dalam melaksanakan

pekerjaan

4. koreksi terhadap kegagalan yang timbul, dan memberi jalan keluar atas suatu

kesalahan.

C. Jenis-Jenis Pengendalian

- 3 -

Terdapat beberapa jenis pengendalian, yaitu :

1. Pengendalian Asumsi (premis control)

2. Pengendalian Implementasi (implementation control)

3. Pengendalian Strategik (strategic surveillance)

4. Pengendalian peringatan khusus (special alert control)

D. Fungsi Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan

untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan

rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang

penting. Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik

antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi

kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai

tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk

pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen

perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah

ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan

ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan

prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

E. Syarat-Syarat Pengendalian

Pengendalian dapat berjalan efektif apabila memperlihatkan hal-hal berikut:

1. Jalur/urut-urutan (routing)

Agar pengawasan efektif dan efisien, eorang manajer harus dapat

menetapkan jalur atau cara untuk mengetahui di mana sering terjadi kesalahan.

2. Penetapan waktu (scheduling)

Seorang manajer yang melakukan pengawasan harus data menetapkan

- 4 -

kapan sebaiknya tugas pengawasan itu dilaksanakan

Pengawasan yang terjadwal kadang-kadang kurang efisien dalam menemukan

kesalahan karena orang-orang telah terlebih dahulu bersiap-siap untuk

menyembunyikan kesalahan yang dilakukan. Kadang-kadang pengawasan yang

dilakukan secara mendadak lebih berguna dbandingkan dengan pengawasan

terjadwal.

3. Perintah pelaksanaan (dispatching)

Dispatching merupakan prinsip pengawasan berupa perintah pelaksanaan

terhadap suatu pekerjaan dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dapat selesai tepat

pada waktunya. Melalui perintah ini, dapat dihindari suatu pelaksanaan pekerjaan

yang terkatung-katung sehingga diidentifikasi siapa yang berbuat salah.

4. Tindak lanjut (follow up)

Jika seorang pemimpin telah dapat menemukan kesalahan, maka dia harus

mencari jalan keluar atas kesalahan tersebut. Dia bias memberi peringatan pada

bawahan yang tidak sengaja melakukan kesalahan atau memberi hukuman pada

bawahan yang sengaja berbuat salah. Selain itu, pimpinan harus dapat memberi

petunjuk pada bawahan agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi.

F. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian

informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang

saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1. Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan

dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang

telah ditentukan.

2. Penganggaran (Budgeting)

- 5 -

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan

dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini

berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3. Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang

digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya

tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat

tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk

pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai

dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian

manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat

dikumpulkan.

G. Sistem Pengendalian

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan

perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan

kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi

yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik”

berarti mampu menerjemahkan antara lain :

a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara

efisien, efektif, dan produktif.

b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.

c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian

manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks. Selain itu

- 6 -

pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke

berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sistem

pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab

hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :W = Work (Pekerjaan)=

Employe (Tenaga Kerja)R = Relationship (Hubungan)E = Environment

(Lingkungan)Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan “teoritis-

praktis.” Karena itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya

senantiasa membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan

organisasi / perusahaan.

H. Ciri Sistem Pengendalian

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh

organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources)

yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang

diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat

berjalan lancar.

b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang

berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam

mengevaluasi sesuatu.

c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian

manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi

organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

- 7 -

Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari

manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan

organisasi secara efektif dan efisien

E. Jenis-jenis Sistem Pengendalian

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:

1. Pengendalian pencegahan (preventive controls)

2. Pengendalian deteksi (detective controls)

3. Pengendalian koreksi (corrective controls)

4. Pengendalian pengarahan (directive controls)

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Rincian kelima jenis pengendalian di atas dapat dijelaskan sebagai

berikut:

1. Pengendalian pencegahan (preventive controls)

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya

suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil

yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian

pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel

melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: Page 22

- 8 -

Sistem Pengendalian Manajemen

Pusdiklatwas BPKP - 2007

17

kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu

pengawas dan pengendalian ganda.

Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada

mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian

pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian

pendeteksian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem,

pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin

terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian,

pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya

kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian

lain untuk melengkapinya.

2. Pengendalian deteksi (detective controls)

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk

mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas

- 9 -

pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi

merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas.

Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian

pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan:

Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas

pengendalian pencegahan.

Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan

melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani

dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.

Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan seperti:

catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja,

rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan

fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya. Page 23

Sistem Pengendalian Manajemen

Pusdiklatwas BPKP - 2007

18

3. Pengendalian koreksi (corrective controls)

- 10 -

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang

teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar

supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah

atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh

auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor,

maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk

pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.

4. Pengendalian pengarahan (directive controls)

Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada

saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan

dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.

Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan

langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor

terhadap aktivitas pekerja.

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat

pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian.

Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya

- 11 -

pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan

contoh pengendalian kompensatif.

F. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian

1) Detektor

2) Selektor

3) Efektor

4) Komunikator

Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses

kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas.

Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang

menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu

aktivitas.

Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan

standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan

seberapa jauh perlunya pembenaran.

Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan

diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses

pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.

- 12 -