MENJADWALKAN SUMBER DAYA

Hampir selalu lebih banyak proyek yang diinginkan daripada sumber daya yang tersedia. System prioritas harus dapat memilih proyek yang memberikan kontribusi terbaik terhadap tujuan organisasi, dalam batasan sumber daya yang tersedia.

Masalah Setalah staf dan sumber daya lainnya ditetapkan terhadap proyeknya, manajer proyek lalu

mendaftar beberapa pertanyaan yang diperlukan, yaitu:1. akankah sumber daya dan peralatan yang ditetapkan cukup dan tersedia ubtuk proyek?2. akankah kontraktor harus digunakan?3. adakah ketergantungan sumber daya yang ada yang sulit diramal? Adakah “critical path”

baru?4. berapa banyak fleksibelitas yang dapat kita miliki dalam penggunaan sumber daya?5. apakah batas waktu murninya itu realistis?

Penyamarataan sumber daya (resource leveling/smoothing) adalah jika sumber daya cukup, tetapi ragam permintaan luas terhadap hidup proyek. Itu mungkin diperlukan untuk menyeimbangkan atau meratakan permintaan sumber daya dengan penundaan atau keterlambatan aktivitas nonkritikal (menggunakan slack) untuk puncak terendah permintaan, jadi meningkatkan penggunaan sumber daya.

Penjadwalan sumber daya terbatas (resource-constrained scheduling) adalah jika sumber daya tidak cukup untuk memenuhi puncak permintaan, maka akan terjadi keterlambatan memulai karena beberapa aktivitas harus ditunda. Oleh karena itu durasi proyek harus ditingkatkan.

Tipe-Tipe Hambatan ProyekAda tiga hambatan proyek yang harus dipertimbangkan, yaitu:1. batasan teknikal atau logis

Batasan ini biasanya berupa rangkaian di mana aktivitas proyek terjadi. Jaringan proyek menggambarkan batasan teknikal.

2. batasan fisikdalam situasi yang jarang kadang ada batasan yang menyebabkan aktivitas yang

seharusnya terjadi secara normal dalam parallel menjadi dibatasi oleh kondisi yang berdasarkan perjanjian atau lingkungan.

3. batasan sumber dayaBatasan sumber daya dapat merubah batasan teknikal secara drastis. Hubungan dan

interaksi antara batasan sumber daya dan waktu adalah kompleks, bahkan untuk jaringan proyek yang kecil. Kekurangan sumber daya dapat merubah hubungan keterkaitan proyek secara signifikan, kelengkapan tanggal, dan biaya proyek. Manajer proyek harus hati-hati dalam menyusun atau menjadwalkan sumber daya untuk menjamin ketersediaan dalam kuantitas dan waktu yang baik.

Manajer proyek harus memimpin, menjadwalkan, dan mengatur sumber daya berdasarkan harian. Sumber daya tersebut dapat berbentuk:1. orang, yang biasanya diklasifikasikan berdasarkan skill.

2. bahan-bahan, 3. peralatan, yang biasanya digambarkan dalam bentuk tipe, ukuran, dan kuantitas.4. dan modal kerja,.

Pengklasifikasian Masalah PenjadwalanKebanyakan metode penjadwalan yang tersedia mengharuskan manajer proyek untuk

mengklasifikasikan proyek berdasarkan batasan waktu dan sumber daya. Proyek manajer harus memeriksa matriks prioritasnya untuk menentukan proyek yang tepat.

Dalam penjadwalan, jika batasan waktu berarti waktu atau durasi proyek adalah tetap, maka sumber daya adalah fleksinel. Sedangkan jka sumber daya berarti tetap maka waktu berarti fleksibel.

Metode Pengalokasian Sumber DayaAsumsi-Asumsi

Untuk memudahkan menggambarkan metode pengalokasian sumber daya, maka membutuhkan beberapa asumsi-asumsi sebagai batasan. Pertama, tidak boleh memisahkan atau memecahkan aktivitas-aktivitas. Suatu aktivitas ditempatkan dalam penjadwalan, dikerjakan secara berkelanjutan hingga selesai. Kedua, tingkal sumber daya yang digunakan untuk setiap aktivitas tidak dapat diubah.

1. Proyek yang Dibatasi Waktu: Melancarkan Permintaan Sumber DayaPenjadwalan yang dibatasi waktu memfokuskan pada penggunaan (utilization) sumber

daya. Saat permintaan tipe sumber daya khusus tidak menentu, itu sulitn untuk mengatur, dan penggunaan mungkin sangat lemah. Secara dasar, semua teknik pengelompokkan menunda aktivitas nonkritis dengan menggunakan kekenduran positif untuk mengurangi permintaan puncak dan penuh dalam lembah sumber daya.

2. Proyek yang Dibatasi Sumber DayaSaat jumlah orang dan atau peralatan tidak cukup untuk memenuhi puncak permintaan

kebutuhan dan tidak mungkin untuk meraih lebih, berarti manajer proyek menghadapi masalah sumber daya yang terbatas. Beberapa harus memberi. Caranya adalah memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya untuk meminimalisasikan penundaan proyek tanpa melampaui batasan sumber daya atau mengubah hubungan jaringan teknikal.

Masalah penjadwalan sumber daya adalah satu kombinasi yang besar. Ini berarti ada jaringan proyek yang ukurannya disederhanakan dengan hanya sedikit tipe sumber daya. Beberapa ahli riset telah menjelaskan solusi optimum secara matematis untuk masalah pengalokasian sumber daya tetapi hanya untuk jaringan kecil tipe sumber daya yang sangat sedikit. Kebutuhan data yang besar untuk masalah yang besar membuat solusi matematis yang alami menjadi tidak praktis. Pendekatan matematis untuk masalah yang menggunakan heuristic (aturan ibu jari) untuk memecahkan masalah kombinasi yang besar. Keputusan praktis atau aturan prioritas ini diadakan untuk banyak tahun.

Heuristic tidak selalu menghasilkan penjadwalan optimum, tetapi sangat mampu menghasilkan penjadwalan yang baik untuk jaringan yang sangat kompleks dengan banyak tipe sumber daya. Efisiensi aturan yang berbeda dan kombinasi aturan didokumentasikan dengan baik. Tetapi, karena setiap proyek adalah unik / berbeda-beda, itu adalah cara untuk menguji coba beberapa seperangkat heuristic pada sebuah jaringan untuk menentukan aturan prioritas pengalokasian yang mengurangi penundaan proyek.

Heuristik mengalokasikan sumber daya terhadap aktivitas untuk meminimalisasikan penundaan proyek. Artinya, heuristic memprioritaskan aktivitas yang mana yang akan dialokasikannya sumber daya dan aktivitas yang mana yang ditunda saat sumber daya tidak mencukupi. Aktivitas penjadwalan yang menggunakan aturan prioritas heuristic digambarkan berikut ini:1. kekenduran minimum2. durasi paling kecil3. jumlah pengidentifikasian aktivitas paling rendah.

Metode parallel adalah pendekatan yang paling banyak digunakan secara luas untuk menampilkan heuristic. Metode parallel adalah sebuah proses pengulangan (iterative) yang dimulai pada periode waktu pertama proyek dan menjadwalkan periode demi periode aktivitas apa saja yang memenuhi syarat untuk dimulai.

Pendemonstrasian Komputer untuk Penjadwalan yang Dibatasi Sumber Daya

Manajemen proyek mampu menilai dan memecahkan kendala sumber yang rumit menggunakan heuristis serupa untuk menggambarkan hal tersebut. Kami akan menggunakan EMR project untuk menampilkan bagaimana ini dilakukan menggunakan MS Project 2002. Ini penting dicatat bahwa software tidak “mengelola” proyek. EMR merupakan nama yang diberikan untuk pengembangan dari elektronik medis referensi pembimbing untuk digunakan oleh teknis dan paramedis.Splitting/Multitasking

Splitting atau multitasking adalah teknik merencanakan yang digunakan untuk mendapatkan perencanaan proyek yang lebih baik dan/atau untuk meningkatkan pemanfaatan sumber.

Manfaat dari Mengatur SumberIni penting mengingat bahwa, jika sumber benar-benar terbatas dan waktu kegiatan

diperkiraan secara akurat, mengatur kendala sumber akan terwujud sebagai proyek yang dilaksanakan. Manfaat dari membuat perencanaan ini sebelum proyek memulai meninggalkan waktu untuk mempertimbangkan alternatif yang pantas. Jika perencanaan tertunda merupakan suatu yang tak dapat diterima atau resiko menjadi tertunda lebih besar, anggapan menjadi terkendala sumber dapat diperkirakan lagi. Biaya waktu trade-off dapat dipertimbangkan. Dalam beberapa kasus prioritas mungkin diubah.

Menyerahkan Kerja Proyek

Ketika membuat tugas individu, manajer proyek harus mencocokkan, sebagai yang terbaik, permintaan dan persyaratan dari pekerjaan tertentu dengan kualifikasi dan pengalaman dari peserta.Schedule Sumber Multiproyek

Berikut ini daftar masalah yang biasa dihadapi dalam mengelola schedule sumber multiproyek. Perhatikan bahwa ini merupakan manifestasi makro dari masalah proyek tunggal yang pembesaran baru dalam lingkungan multiproyek :

1. Overall schedule slippage. Karena proyek sering membagi sumber, tertunda dalam satu proyek dapat menimbulkan pengaruh reaksi dan menunda proyek lain.

2. Inefficient resource utilization. Karena proyek mempunyai schedule dan persyaratan berbeda, ada puncak dan lembah dalam keseluruhan permintaan sumber.

3. Reource bottlenecks. Tertunda dan schedule diperpanjang sebagai hasil dari kekurangan sumber penting yang diminta oleh multiproyek.

Membagi dengan masalah ini, perusahaan lagi dan lagi membuat kantor proyek atau department untuk mengawasi dan mengatur sumber-sumber dari multiproyek. Satu pendekatan untuk mengatur sumber-sumber multiproyek adalah dengan menggunakan hukum datang pertama-dilayani pertama (first come-first served).

CHAPTER 9MEMPERPENDEK DURASI PROYEK

Dasar Pemikiran untuk Mengurangi Durasi ProyekAda beberapa sedikit keadaan, disaat manajer proyek atau pemilik proyek tidak

menginginkan pengurangan waktu untuk menyelesaikan proyek. Memperpendek waktu dari aktivitas kritis dalam suatu proyek dapat dilakukan, namun konsekuensi dari semua itu adalah menambah biaya langsung. Ada banyak alasan yang bagus untuk mengurangi durasi proyek, yaitu:

1. Tim proyek mengetahui seluk-beluk dari kegiatan proyek yang akan dilakukan.2. Untuk mengurangi waktu proyek yang terjadi akibat penundaan yang tak terduga

3. Tuntutan tantangan global dan perkembangan teknologi yang sangat cepat4. Meningkatkan insentif “ reward “ proyek yang dilakukan.

Beberapa Pilihan Untuk Mempercepat ProyekAda beberapa pilihan metode dalam mempercepat durasi proyek, yaitu

1. Menambah Sumber DayaMetode yang biasa dipakai untuk mengurangi durasi proyek adalah dengan

menambahkan staff dan peralatan. Namun, penambahan ini bersifat terbatas, karena dengan menggandakan ukuran tenaga kerja dua kali lipat tidak efektif dalam mengurangi durasi proyek hingga setengahnya. Namun, dari penambahan tersebut yang paling penting adalah meningkatkan koordinasi dan komunikasi antar sesama anggota proyek.

2. “Outsourcing” Pekerjaan ProyekMetode ini adalah memberikan proyek kepada kontraktor yang terpercaya.

Kontraktor tersebut mempunyai akses untuk teknologi tinggi sehingga dapat meningkatkan kesempatan untuk mengurangi durasi proyek.

3. Membuat Jadwal Lembur ProyekCara termudah untuk menambah angkatan kerja dalam sebuah proyek bukan dengan

menambah orang, tetapi dengan menambah jam kerja ( lembur ). Keuntungan jadwal kerja lembur:

a. Mengurangi biaya komunikasi dan koordinasi perekrutan orang barub. Mengurangi gangguan jika proyek dikerjakan di luar jam kerja

Keburukan jadwal kerja lembur:a. Pekerja dibayar setengah gaji jika melakukan lembur dan 2 kali gaji jika lembur

dikerjakan di waktu hari liburb. Menambah biaya tak berwujudc. Meningkatkan stress pekerja yang dapat menyebabkan penurunan produktivitas

4. Membentuk Tim Proyek IntiMerekrut para profesional yang focus untuk mengerjakan satu proyek. Sehingga

perhatiannya tidak terbagi ke beberapa proyek.

5. Melaksanakan Proyek Dengan Cepat Dan TepatJika terburu-buru, coba lakukan solusi jangka pendek “quick and dirty”, lalu

kembali dan lakukan segera. Pengurangan durasi proyek dapat dilakukan dengan dua pilihan focus metode, yaitu:

a. Melaksanakan Proyek Dengan Jalur CepatSuatu waktu itu sangat mungkin menyusun kembali strategi jaringan proyek.

Alternatif ini sangat baik jika suatu proyek dalam keadaan kondusif. Saat alternatif ini memberikan perhatian yang serius, itu sangat luar biasa untuk melihat seberapa kreatif anggota tim proyek menemukan jalan terbaik untuk merestrukturisasi proyek yang dijalankan.b. Rantai Kritikal

Critical – chain pada manajemen proyek didesain untuk mempercepat penyelesaian proyek. Namun, C – C membutuhkan pelatihan dan perubahan kebiasaan dan pandangan yang memakan waktu untuk dapat diadopsi.

6. Mengurangi Ruang Lingkup ProyekKata kunci dari mengurangi ruang lingkup proyek tanpa mengurangi nilai adalah

dengan menaksir kebenaran dari spesifikasi proyek. Mengkalkulasikan dari penghematan pengurangan ruang lingkup proyek dimulai dengan perincian struktur pekerjaan. Mengurangi fungsional proyek diartikan sebagai pengurangan pekerjaan, pengiriman, atau kebutuhan proyek yang dapat dikurangi.

7. Mempertimbangkan KualitasMengurangi kualitas selalu jadi pilihan, tapi jarang diterima atau digunakan. Jika

kualitas dikorbankan, ini dapat mengurangi waktu pengerjaan pada jalur kritikal.

Grafik Biaya Durasi ProyekPenjelasan Biaya Proyek

Total biaya adalah jumlah biaya langsung (mewakili tenaga kerja, material dan peralatan) dan biaya tidak langsung (mewakili administrasi, konsultan, dan bunga). Pengurangan pada durasi proyek berarti pengurangan pada biaya tidak langsung. Sebaliknya, pengurangan pada durasi proyek berarti penambahan pada biaya langsung.

Membangun Gambar Biaya Durasi ProyekBerikut ini adalah poin-poin yang terdapat dalam gambar biaya durasi proyek:a. Biaya Langsungb. Biaya Tidak Langsungc. Total Biaya Proyekd. Durasi Proyek

Berikut ini adalah 3 tahap penting dalam pengembangan gambar biaya durasi proyek:a. Mencari total dari biaya langsung untuk durasi proyek yang dipilihb. Mencari total dari biaya tidak langsung untuk durasi proyek yang dipilihc. Mencari jumlah total dari seluruh durasi proyek yang dipilihMenentukan Aktifitas untuk Dipersingkat

Pada dasarnya, manajer harus mencari aktifitas kritikal yang bisa dipersingkat dengan smallest increase in cost per unit of time (pertambahan biaya terkecil per satuan waktu).Cost slope = Rise = Crash cost – Normal cost

Run Normal time – Crash time

= CC – NC = $800 - $400 NT – CT 10 – 5

= $400 = $80 per unit of time 5

Berikut ini adalah asumsi penggunaan gambar biaya durasi proyek:a. Hubungan biaya dan waktu adalah linearb. Waktu normal diasumsikan berbiaya rendahc. Tabrakan waktu merepresentasikan batas proyekd. Slope merepresentasikan biaya per unit waktue. Semua gerakan proyek harus terjadi secara normal

Pertimbangan-Pertimbangan Praktis Proyek1. Menggunakan Gambar Biaya Durasi Proyek

Menggunakan sistem ini adalah alternatif untuk membandingkan perubahan biaya dan waktu. Lebih penting lagi, kreasi dari suatu gambar tersebut memfokuskan biaya tidak langsung sebagai bahan pertimbangan pembuatan keputusan. Biaya tidak langsung selalu dilupakan jika proyek berada dalam suatu tekanan. Hasil akhirnya, gambar tersebut dapat digunakan sebelum proyek dimulai atau sewaktu proyek sedang berjalan.

2. Tabrakan Waktu (Crash Time)Perkiraan waktu tersingkat yang realistik untuk menyelesaikan aktifitas proyek, yang

juga digunakan untuk perbandingannya dengan normal time.

3. Asumsi Proyek Berjalan LinearKarena ketepatan biaya dan waktu aktifitas sangat dipertanyakan, asumsi linear sering

digunakan untuk membuat perbandingan dengan cepat4. Pemilihan Aktivitas Untuk Menghindari Tabrakan Waktu Proyek

Metode tabrakan biaya dan waktu diidentikkan sebagai metode termurah untuk mengurangi durasi proyek. Ada beberapa faktor dibalik biaya yang murah tersebut, yaitu:a. Penetapan aktivitas dibutuhkan pertimbangan yang matangb. Pertimbangan proyek mencangkup pertimbangan dampak tabrakan waktu terhadap moral dan motivasi tim proyekc. Resiko yang melekat dalam suatu proyek harus dipertimbangkan

5. Keputusan Pengurangan Waktu dan SensitivitasSejauh mana pengurangan waktu proyek dari waktu normal menyebabkan sensitivitas

jaringan proyek? Jaringan proyek dapat menjadi sensitif apabila mendekati titik kritis. Dalam situasi yang kondusif dimana proyek menuju waktu yang optimum, hasilnya akan sangat nyata, yaitu penghematan besar. Kondisi ini dapat terjadi apabila jaringan insensitif.

Bagaimana jika Biaya, bukan Waktu, yang Menjadi Masalah?Metode yang dilakukan untuk mengurangi biaya proyek:

1. Mengurangi Ruang Lingkup ProyekMengurangi ruang lingkup proyek berarti kita menghemat waktu, mengirim lebih kecil

dari yang kita rencanakan, dan mendapat penghematan yang signifikan. Lagi-lagi, menghitung penghematan dari mengurangi ruang lingkup proyek adalah dengan perincian

struktur pekerjaan. Tapi jika waktu bukan menjadi isu, maka anda tidak perlu fokus pada aktivitas kritikal.

2. Membuat Tanggung Jawab Lebih Pada Pengguna ProyekSatu jalan untuk mengurangi biaya proyek adalah mengidentifikasi pekerjaan yang

konsumen/ pengguna dapat melakukannya sendiri. Jadi,selain kita dapat menghemat biaya, konsumen /pengguna proyek dapat berkreasi dalam proyek tersebut.

3. Meng”outsourcing Aktivitas Proyek atau Keseluruhan ProyekJika manajer proyek telah membuat perkiraan anggaran proyek, ada baiknya bila proyek

tersebut diberikan kepada pihak luar. Namun, bila tim proyek internal mampu membuat proyek lebih murah, manajer proyek harus mempertimbangkannya. Biasanya kontraktor memberikan keuntungan berupa, diskon material pada kuantitas yang besar, dan peralatan canggih yang mempercepat pekerjaan, sehingga memperkecil biaya dari keseluruhan proyek.

4. Mendiskusikan Opsi Penghematan BiayaAnggota tim proyek mengusulkan ide – ide yang dapat menghemat biaya proyek.