Putri Mayang A D S115020300111049Penugasan 2

Kertas Kerja II.1 Ada berapa divisi pada struktur organisasi 2NE1 Department Store pada saat ini?Saat ini ada lima divisi yang ada pada struktur organisasi 2NE1 Department Store Ada berapa bagian yang terdapat pada divisi marketing?Yang termasuk dalam divisi marketing ada tiga bagian Ada berapa bagian yang terdapat pada divisi akuntansi?Ada dua bagian dalam divisi akuntansi Siapa staf yang jabatannya rangkap?Mr. Arie Rinaldy, Fatya, dan Firman Pada jabatan apa saja perangkapan tersebut?Mr Arie Rinaldy : Direktur merangkap sebagai pengadaan barang dan bagian akuntansi dan pembayaranFatya: Bagian kesekretariatan dan personalia yang merangkap sebagai pengganti direktur jika direktur tidak hadirFirman: Merangkap jabatan sebagai manajer marketing dan manajer perdagangan Bagian apa yang melakukan pembayaran pada vendor?Bagian Pengadaan Barang Pada deskripsi kerja 2NE1 Department Store, siapa yang membuat Surat Permintaan Pembelian?Bagian Kasir unit yang membuat Surat Permintaan Pembelian Bagian apa yang membuat Laporan Peneriman Kas Harian?Bagian Kasir Induk yang membuat Laporan Penerimaan Kas HarianKertas Kerja II.2Hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan Sistem Pengendalian Internal (SPI) : Pengendalian OrganisasiPada 2NE1 Department Store saat ini sudah memiliki struktur organisasi yang terdiri dari top manajer sampai ke divisi-divisi, yang menandakan sudah ada pembagian tugas. Documentation control (pengendalian dokumentasi)Sudah ada dokumen-dokumen yang menyangkut pembelian dan penjualan barang, seperti untuk pembelian barang dibuatkannya Surat Permintaan Pembelian. Kemudian untuk penjualan, dibuatnya nota penjualan dari pramuniaga yang diserahkan kepada bagian kasir unit, adanya laporan penjualan kasir unit, adanya laporan penerimaan kas harian, jurnal, dan laporan keuangan.. Management practice controlGaji yang diberikan kepada seluruh staf 2NE1 Department Store adalah gaji tetap, dan untuk bagian marketing ada tambahan gaji sebesar 2% dari omzet penjualan. Authorization control (pengendalian otorisasi)Sudah ada pembagian tugas dalam struktur organisasi tersebut. Contohnya, ketika ada customer yang membeli barang, bagian pramuniaga membuatkan nota penjualan, dan kasir menerima nota penjualan, memeriksanya dan menerima pembayaran dari customer, kemudian setiap hari membuat rekap penjualan harian, dan seterusnya. Access controlBagian pengadaan barang memliki akses pada barang dagangan dengan melakukan pemesanan barang ke vendor dan juga penerimaan barang dagangan dari vendor. Selain itu, bagian kasir induk memiliki akses untuk menerima uang dari kasir unit dan menyetorkannya ke bank.

Kertas Kerja II.3Kelemahan Struktur Organisasi 2NE1 Department Store : Tidak dipisahkannya divisi kesekretariatan dan divisi personalia, padahal itu merupakan dua fungsi yang berbeda. Div. Pengadaan barang tidak seharusnya berdiri sendiri, tetapi merupakan bagian dari div. Logistic Div. Rumah tangga seharusnya merupakan sub divisi HRD Walaupun sub divisi dari bagian marketing ada tiga, tetapi semuanya hanya pramuniaga saja Div. Akuntansi dan Keuangan seharusnya dipisahkan dan keduanya menjadi bagian dari divisi keuangan. Hanya ada 1 manajer yang membawahi 5 divisi yang lain, yaitu divisi perdagangan. Seharusnya tiap-tiap divisi mempunyai manajernya masing-masing

Kelemahan Deskripsi Kerja 2NE1 Department Store Divisi Kesekretariatan & Personalia Adanya deskripsi kerja yang menyatakan bahwa divisi ini bisa menggantikan tugas direktur Divisi Rumah tangga Seharusnya bagian ini tidak bertanggung jawab kepada manajer perdagangan karena tidak ada hubungannya antara perdagangan dengan divisi rumah tangga Divisi Pengadaan Barang Adanya diskripsi kerja bahwa divisi ini menyetujui dan membayar kepada vendor baik untuk pembelian tunai maupun secara kredit. Seharusnya pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan Divisi Kasir UnitAdanya deskripsi kerja untuk membuat surat permintaan pembelian kepada bagian pengadaan barang, seharusnya surat tersebut dibuat oleh bagian gudang. Kasir Induk Adanya deskripsi kerja bahwa kasir induk yang menyetorkan uang ke bank, seharusnya yang melakukan hal tersebut adalah bag. Keuangan. Tidak adanya deskripsi kerja mengenai pengendali utang. Banyaknya pembagian tugas yang tidak pada tempatnya

Kertas Kerja II.4 Apakah menurut anda, struktur organisasi dan deskripsi kerja tersebut perlu disempurnakan ?Ya

Kertas Kerja II.5Usulan deskripsi kerja 2NE1 Department Store saat ini : Bagian Direktur Membuat keputusan strategis perusahaan pada seluruh organisasi Menentukan kebijakan manajemen atas kegiatan operasioanal perusahaan Bagian Kesekretariatan Bertanggung jawab terhadap kegiatan surat menyurat dan penyimpanan dokumen/arsip Tangan Kanan Direktur Manajer HRDMerencanakan kebijakan dan melaksanakan sistem pengelolaan SDM, dan mengontrol pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen HRD, guna meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi oleh manajer HRD : Divisi Personalia Melakukan rekruitmen pegawai Melakukan pelatihan-pelatihan bagi karyawan guna meningkatkan kualitas karyawan Memastikan kepuasan pegawai agar tingkat perputaran pegawai rendah Menyelesaikan segala persoalan yang berhubungan dengan karyawan Divisi Rumah Tangga Menjaga kebersihan dan keamanan department store Mengelola listrik, air, dan telepon Menyusun anggaran dan kebijakan bagi div. Rumah tangga Divisi Humas Juru bicara perusahaan bagi pihak eksternal Menjaga hubungan baik dengan pihak ketiga Manajer LogistikMerencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan persediaan perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi oleh manajer logistik : Gudang Bertangung jawab terhadap keluar masuknya persediaan barang Menjaga agar tidak terjadi kerusakan barang Membuat Standar Operasional Perusahaan yang berhubungan dengan gudang Melakukan pemberitahuan kepada div. Pembelian jika ada barang yang sudah habis

Pembelian Melakukan pemesanan pembelian kepada vendor Bertanggungjawab atas dokumen-dokumen terkait pembelian dan penerimaan barang

Manajer MarketingMerencanakan kebijakan sistem penjualan dan pemasaran. Dan bertanggung jawab atas target penjualan perusahaan. Pramuniaga Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan Membantu pelanggan memilih barang Menerima barang dari pelanggan Membuat nota penjualan Menyerahkan barang dan nota penjualan ke kasir Pemasaran Menyusun strategi dan kebijakan pemasaran Menjaga hubungan baik dengan partner bisnis, klien atau pelanggan Mendapatkan pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang telah ada Melakukan riset pasar Penjualan Mencari konsumen baru dalam rangka pencapaian target penjualan Memastikan target penjualan dapat tercapai Menyusun strategi penjualan yang efektif dan efisien

Manajer KeuanganMerencanakan, mengembangkan, dan mengontrol kebijakan dan sistem keuangan perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi : Akuntansi Menerima Laporan Penerimaan Kas Harian dari kasir Melakukan penjurnalan dan penyusunan laporan keuangan Melakukan persetujuan kepada bagian pengadaan barang untuk melakukan pembelian secara kredit ataupun tunai Keuangan Menerima uang dari kasir Membayar kepada vendor Melakukan transaksi yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran kas untuk operasional perusahaan Kasir Menerima kas di tangan dan nota penjualan Membuat Laporan Penerimaan Kas Harian yang diserahkan kepada Manajer Keuangan Dan Akuntansi Menerima nota penjualan dan barang dari pramuniaga Menginput transaksi penjualan ke mesin cash register Mengepak barang yang dibeli pelanggan Membuat Laporan Penjualan Harian

Manajer ITMerencanakan, mengembangkan, dan mengontrol kebijakan dan sistem informasi tehnologi perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi : Pengawasan SistemMelakukan pengawasan terhadap sistem informasi berbasis komputer yang diterapkan di perusahaan Perbaikan SistemMelakukan perbaikan terhadap sistem dan menjaga agar tidak ada sistem yang rusak sehingga kinerja perusahaan tidak terganggu

Usulan Struktur Organisasi saat ini :