TUGAS AKHIR - repository.bsi.ac.id · 1. Direktur Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Jurusan...

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN

SISWA BARU PADA RAUDHATUL ATHFAL (RA)

SIROJUL HUDA

JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

BENNY STIAWAN

NIM : 12147335

Program Studi Manajemen Informatika

AMIK BSI Jakarta

Jakarta

2017

7

KATA PENGANTAR

Puji syukur ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan

rahmat,taufik, serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas

Akhir dengan judul :

“Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Pada

Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda Jakarta”.

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

kelulusan program Diploma III (D3) AMIK BSI. Sebagai bahan penulisan diambil

berdasarkan penelitian, observasi dan beberapa sumber literature yang mendukung

penulisan ini. Dalam menyelesaikan tugas ini, penulis telah banyak menerima

bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang membantu hingga

akhir dari penulisan tugas ini. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih

yang sebesar-besarnya kepada:

1. Direktur Bina Sarana Informatika.

2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika

dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Ibu Suhar Janti, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Bapak Tino Dwiantoro, M.Kom selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir.

5. Ibu Fitri Tanwiro S.Ag selaku Kepala Sekolah Raudhatul Athfal (RA).

6. Ibu Sisi selaku Panitia Penerimaan Siswa Baru Raudhatul Athfal

Jakarta(RA).

8

7. Staff atau karyawan dilingkungan Raudhatul Athfal (RA).

8. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun

spiritual.

9. Rekan-rekan mahasiswa kelas MI-6G.

Serta semua pihak yang tidak dapat penuliss ebutkan satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam

penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis mohon

kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan

dating.

Atas kritik dan saranya penulis ucapkan terimakasih dan semogaTugas

Akhir ini dapat berguna bagi penulis dan bagi para pembaca pada umumnya.

Jakarta, 4 Agustus 2017

Penulis

Benny Stiawan

9

ABSTRAK

Benny Stiawam (12147335). Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran

Siswa Baru Pada Raudatul Athfal (RA) Sirojul Huda Jakarta.

Raudhatul Athfal (RA) Jakarta merupakan salah satu instansi pendidikan yang

berada di Jakarta Pusat. Selama ini pencatan data pada siswa baru di Raudhatul

Athfal (RA) Jakarta masih menggunakan metode konvensional, yaitu setiap

pencatatan data siswa baru disimpan dengan menggunakan buku besar, yang

seringkali mempersulit dalam proses pencarian data, hilangnya dokumen serta

membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan. Dari berbagai alasan

tersebut, maka dalam penelitian ini akan dibuat sebuah sistem berbasis web

pencatatan data siswa baru agar mempermudah dalam proses pengolahan data dan

membantu para orang tua calon siswa dalam proses pendaftaranya. Ruang lingkup

dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem informasi penerimaan

siswa baru pada Raudhatul Athfal (RA) Jakarta yang dapat membantu dalam

proses pengolahan data. Tujuan pembuatan sistem informasi ini adalah

menciptakan perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru yang efektif,

efesien serta mempermudah dalam pengolahan data. Metode yang digunakan

dalam membangun perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru di

Raudhatul Athfal (RA) Jakarta ini adalah metode waterfall dan metode

pengumpulan data yang terdiri dari observasi, wawancara, studi pustaka. Dengan

adanya perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru ini, diharapkan akan

membantu dan mempermudah dalam pengolahan data calon siswa.

Kata Kunci : Perancngan sistem informasi penerimaan siswa baru

10

ABSTRACT

Benny Stiawam (12147335). The Design of New Student Registration

Information System At Raudatul Athfal (RA) Sirojul Huda Jakarta.

Raudhatul Athfal (RA) Jakarta is one of the educational institutions located in

Central Jakarta. During this time the data retention of new students in Raudhatul

Athfal (RA) Jakarta still use conventional method, that is every recording of new

student data stored by using ledger, which often complicate in process of data

searching, loss of document and takes a long time in making report. From the

various reasons, then in this research will be made a web-based system of

recording new student data in order to simplify the process of data processing

and help the prospective parents in the process of registration. The scope of this

study is how to build a new student admissions information system at Raudhatul

Athfal (RA) Jakarta that can assist in data processing. The purpose of making this

information system is to create the design of new student admissions information

system is effective, efficient and simplify in data processing. The method used in

building the design of new student admissions information system in Raudhatul

Athfal (RA) Jakarta is the method of waterfall and data collection methods

consisting of observation, interview, literature study. With the design of this new

student admissions information system, is expected to help and simplify the data

processing of prospective students.

Keywords: New student admissions information system

11

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir.......................................................................... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ................................................. ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ............................ iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ..................................... iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ................................................................. vi

Kata Pengantar ............................................................................................ vii

Abstrak ........................................................................................................ ix

Daftar Isi...................................................................................................... xi

Daftar Simbol .............................................................................................. xiv

Daftar Gambar ............................................................................................. xvi

Daftar Tabel ................................................................................................ xviii

Daftar Lampiran .......................................................................................... xix

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ................................... 1

1.2 Maksud dan Tujuan .......................................... 3

1.3 Metode Penelitian ............................................. 4

1.4 Ruang Lingkup ................................................. 5

1.5 Sistematika Penulisan ....................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................... 8

2.2 Teori Pendukung.................................................. 17

12

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Sekolah ................................................. 38

3.1.1. Sejarah Sekolah ..................................... 38

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ............. 40

3.2 Prosedur Sistem Berjalan..................................... 45

3.3 Diagram Alir Data Sistem Berjalan ..................... 47

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ................ 50

3.5 Permasalahan Pokok ............................................ 53

3.6 Pemecahan Masalah ............................................ 53

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum ............................................................... 54

4.2 Prosedur Sistem Usulan ....................................... 55

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ........... 58

4.4 Kamus Data Sistem Usulan ................................. 64

4.4.1. Kamus Data Bentuk Masukan ................... 64

4.4.2. Kamus Data Bentuk Keluaran ................... 67

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ................. 71

4.5.1 Spesifikasi Data Masukan ..................... 71

4.5.2 Spesifikasi Data Keluaran ..................... 73

4.5.3 Entity Relationship Diagram ................. 75

4.5.4 Logical Record Structure ....................... 76

4.5.5 Spesifikasi File ...................................... 76

4.5.6 Struktur Kode ........................................ 85

4.5.7 Spesifikasi Program ............................... 91

4.6 Spesifikasi Sistem Komputer ............................... 97

13

4.6.1 Umum .................................................... 97

4.6.2 Perangkat Keras ..................................... 97

4.6.3 Perangkat Lunak .................................... 98

4.7 Jadwal Implementasi ........................................... 98

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan .......................................................... 103

5.2 Saran ............................................................... 104

DAFTAR PUSTAKA…………… ............................................................... 105

DAFTAR RIWAYAT HIDUP….. .............................................................. 107

SURAT KETERANGAN RISET/PKL ...................................................... 112

LAMPIRAN-LAMPIRAN……… .............................................................. 113

14

DAFTAR SIMBOL

a. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber

atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat

untuk menyimpan atau mengambil data yang

diperlukan.

15

b. Simbol Entity Relationship Diagram

Entitas atau Objek Data

Kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan

Atau dapat diidentifikasi secara unik.

Relationship

Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.

Kumpulan relationship sejenis disebut relationship

set.

Atribut atau Elemen Data

Karakteristik dalam entity atau relationship yang

Mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau

dengan kata lain adalah kumpulan elemen data yang

membentuk suatu entitas

Garis

Sebagai penghubung antara relasi dengan entitas,

relasi dan entitas dengan atribut.

16

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar II.1 Simbol Terminator ........................................................... 20

2. Gambar II.2 Simbol Proses ................................................................... 21

3. Gambar II.3 Simbol Simpan Data ........................................................ 21

4. Gambar II.4 Simbol Arus Data ............................................................. 22

5. Gambar III.1 Struktur Organisasi ......................................................... 41

6. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan .................................. 47

7. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ......................................... 48

8. Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan ..................................... 49

9. Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan .................................... 59

10. Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan ........................................... 60

11. Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan ................................. 61



14. Gambar IV.6 Entity Relationship Diagram Sistem Usulan .................. 75

15. Gambar IV.7 Logical Record Structure Sistem Usulan........................ 76

16. Gambar IV.8 Diagram HIPO ................................................................ 91

17

DAFTAR TABEL

Halaman

17. Tabel I.1 Jumlah Pendaftaran RA 5 Tahun Terakhir ......................... 2

18. Tabel II.1 Simbol-Simbol Dalam Kamus Data.................................. 24

19. Tabel II.2 Notasi Tipe Data ............................................................... 27

20. Tabel II.3 Notasi Struktur Data ......................................................... 28

21. Tabel IV.1 Spesifikasi File Calon Siswa ........................................... 77

22. Tabel IV.2 Spesifikasi File Seleksi Siswa ......................................... 78

23. Tabel IV.3 Spesifikasi File Pembayaran ........................................... 79

24. Tabel IV.4 Spesifikasi File Kelas ...................................................... 80

25. Tabel IV.5 Spesifikasi File Petugas ................................................... 81

26. Tabel IV.6 Spesifikasi File Mata Pelajaran ....................................... 83

27. Tabel IV.7 Spesifikasi File Jadwal .................................................... 84

28. Tabel IV.8 Jadwal Implementasi Usulan ........................................... 101

18

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A.1. Formulir ........................................................................................... 113

A.2. Foto Copy Kartu Keluarga .............................................................. 114

A.3. Foto Copy Akte Kelahiran .............................................................. 115

A.4. Foto Copy Ktp ................................................................................. 116

B.1. Kwitansi Pembayaran ...................................................................... 116

B.2. Laporan Pembayaran ....................................................................... 117

B.3. Laporan Penerimaan Siswa Baru .................................................... 118

B.4, Laporan Hasil Seleksi ...................................................................... 119

C.1. Formulir Pendaftaran ....................................................................... 120

C.2. Konfirmasi Pembayaran .................................................................. 121

C.3. Data Mata Pelajaran ........................................................................ 121

C.4. Data Jadwal ..................................................................................... 122

C.5. Data Kelas ....................................................................................... 122

D.1. Bukti Pendaftaran ............................................................................ 123

D.2. Laporan Hasil Seleksi ...................................................................... 124

D.3. Bukti Hasil Seleksi .......................................................................... 125

D.4. Bukti Pembayaran ........................................................................... 126

E.1. Login Admin ................................................................................... 127

E.2. Menu Utama Pengunjung ................................................................ 127

E.3. Menu Data Siswa ............................................................................ 128

E.4. Menu Pendaftaran ........................................................................... 128

E.5. Menu Konfirmasi Pembayaran ........................................................ 129

E.6. Menu Petugas .................................................................................. 129

E.7. Menu Calon Siswa .......................................................................... 130

19

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Raudatul Athfal (RA) adalah sarana pendidikan di tingkat TK atau Taman

Kanak - Kanak dan merupakan salah satu sekolah swasta yang terbilang cukup

baru, dikarenakan baru didirikan pada tahun 1992. Walaupun terbilang cukup baru

namun sekolah ini cukup populer dikalangan siswa dan warga sekitar. Akan tetapi

pengolahan data disekolah ini masih dilakukan secara manual yaitu ditulis tangan

ataupun di implementasikan dalam bentuk file excel maupun file word, sehingga

menyebabkan seringnya terjadi kesalahan. Salah satunya dalam proses

penerimaan siswa baru, diantaranya kehilangan arsip-arsip data para calon siswa,

seperti formulir, laporan pendaftaran siswa dan lain sebagainya. Dan dengan

sistem yang masih manual ini cukup memakan banyak waktu bagi para orang tua

calon siswa baru dalam melakukan proses penerimaan siswa.berikut adalah data

perkembangan jumlah pendaftar yang terjadi di sekolah Raudhatul Athfal (RA)

pada 5 tahun kebelakang.

20

Tabel I.1

Jumlah Pendaftar RA 5 Tahun Terakhir

No Tahun Jumlah Pendaftar

1. 2012 71

2. 2013 76

3. 2014 83

4. 2015 84

5. 2016 66

Sumber : Panitia Pendaftaran Calon Siswa Baru RA

Naik turunya batasan penerimaan siswa baru di Raudhatul Athfal (RA), di

tergantungkan banyaknya guru yang masih mengajar di sekolah tersebut.

Berdasarkan data diatas pada tahun 2016 terjadi penurunan pendaftaran

dikarenakan adanya beberapa guru yang keluar dari sekolah tersebut. Data

tersebut adalah hanya sebagai data pendaftar yang mengalami pendaftaran baru,

bukan total semua siswa pertahunya pada sekolah tersebut.

Salah satu bagian yang akan menjadi fokus penelitian ini adalah bagian

kegiatan penerimaan siswa baru Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda merupakan

kegiatan yang amat penting karena proses tersebut mempunyai nilai strategis guna

menjaring calon siswa yang berkualitas. Hal ini merupakan tujuan untuk

mempermudah Pendaftaran calon siswa baru untuk mendapatkan informasi

21

terbaru, sehingga tanpa datang langsung ke sekolah, para orang tua calon siswa

dapat mendaftar atau hanya ingin sekedar tahu tanpa harus datang ke tempat.

Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru ini perlu dilakukan demi

tercapainya peningkatan kinerja sekolah, khususnya dalam hal Penerimaan Siswa

Baru. Untuk itulah perlu dibuat sebuah sistem pendaftaran siswa baru yang lebih

efektif. Yaitu dengan memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi saat ini yaitu sebuah web.

Berdasarkan dengan uraian diatas, dalam tugas akhir ini mencoba

menganalisis serta merancang sistem informasi pendaftaran siswa baru berbasis

web pada Raudatul Athfal (RA) Jakarta, adapun judul yang diambil adalah “

Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Pada Raudatul

Athfal (RA) Sirojul Huda Jakarta”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah.

1. Mempermudah para orang tua pendaftar untuk mengetahui seperti apa

sekolah Raudhatul Athfal (RA) itu.

2. Merancang sistem informasi untuk kebutuhan pada penerimaan siswa baru

pada Raudhatul Athfal (RA) Jakarta, sekaligus untuk menjadi salah satu dari

bagian media bagian promosi sekolah Raudhatul Athfal (RA).

3. Mengimplementasikan sistem informasi berbasis web pada Raudhatul

Athfal (RA) agar mempermudah proses penerimaan siswa baru yang akan

dilakukan oleh calon siswa dan panitia penerima siswa baru yang ada di

Raudhatul Athfal (RA) Jakarta.

22

4. Mempercepat pembuatan laporan penerimaan siswa baru pada Raudhatul

Athfal (RA) sirojul huda.

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat

kelulusan pada program diploma tiga (D.III) pada jurusan Manajemen Informatika

di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

(AMIK BSI).

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian yang penyusun gunakan dalam penulisan Tugas Akhir

ini adalah pengumpulan data maupun dokumen yang ada untuk dijadikan bahan

penulisan.

1.3.1. Metode Waterfall

Menurut Pressman (2015:42) “model waterfall adalah model klasik

yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software”, yang

dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu:

1. Analisis Kebutuhan

Penulis menganalisa kebutuhan akan fungsi – fungsi perangkat lunak yang

dibutuhkan pada sekolah tersebut adalah dimulai dari prosesn pembelian

formulir, pendaftaran melalui website, proses penyeleksian dan proses

pembayarn beserta proses laporan sistem pendaftaran siswa baru.

2. Perancanga Sistem dan Perangkat Lunak

Proses perancangan sistem ini antara lain DFD, Basis Data, Kamus Data,

ERD, Prosedur Sistem, Spesifikasi Rancangan Sistem, Spesifikasi Sistem

Komputer dan Jadwal Implementasi.

23

3. Jadwal Implementasi

Pada tahap ini penulis membuat jadwal implementasi pembuatan program

dengan menyesuaikan kebutuhan pengguna tentang sistem Penerimaan

Siswa Baru.

1.3.2. Teknik Pengumpulan Data

Metode – metode teknik yang dilakukan penulis dalam mengumpulkan data – data

adalah sebagai berikut:

1. Observasi

Dilakukan dengan mengadakan penelitian langsung terhadap proses –

proses yang terjadi selama penerimaan siswa baru di instansi pendidikan

penulis melakukan riset.

2. Wawancara

Dilakukan dengan bertanya langsung dengan Ibu Fitri Tanwiro S.Ag selaku

kepala sekolah dan panitia penyelenggara terkait kegiatan penerimaan siswa

baru.

3. Studi Pustaka

Melakukan studi kepurtakaan yang ada di perpustakaan Akademik

Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun di perpustkaan

lainya untuk mencari referensi buku yang ada hubunganya dengan

materipenulisan.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membahas tentang Sistem

Informasi Pendaftaran Siswa Baru pada Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda

24

Jakarta. Agar penulisan mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan yang

dibahas meliputi :

Prosedur pendaftaran siswa baru, pada proses pendaftaran, pendaftar atau

lebih tepatnya para orang tua calon siswa mendatangi pihak sekolah membeli

formulir pendaftaran. Kemudian dikembalikanya formulir diserahkan pada bagian

PPSB untuk disimpan data-datanya selanjutnya para orang tua calon siswa akan

melakukan tahap seleksi untuk menentukan layak atau tidaknya diterima di

sekolah tersebut. Sebelum itu calon siswa diharuskan membayar beberapa hal

keperluan administrasi yang harus dipenuhi seperti membayar untuk buku,

seragam dan lain sebagainya. Kemudian dengan adanya sistem usulan yang

nantinya akan membantu para orang tua untuk melakukan pendaftaran tanpa harus

mendatangi pihak sekolah seperti pembelian formulir, penyerahan formulir,

pembayaran, dll. Yang mana nantinya semua itu dilakukan via web atau internet.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan pembaca memahami isi laporan Tugas Akhir ini

maka penulis menggunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk

mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi laporan Tugas Akhir ini

sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pendahuluan, berisi tentang pendahuluan, memuat latar belakang

rumusan masalah secara umum, metode pengumpulan data,

batasan masalah, tujuan dan manfaat kegiatan, dan sistematika

penulisan.

25

BAB II LANDASAN TEORI

Landasan teori, memuat dasar – dasar teoritis yang menjadi

pemecahan masalah yang meliputi mengenai konsep dasar web,

aplikasi yang digunakan Adobe Dreamweaver CC, basis data dan

teori – teori pendukung lainya.

BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN

Analisis sistem berjalan, memuat mengenai sejarah RA, Struktur

organisasi RA dan fungsinya, prosedur sistem berjalan proses

penerimaan siswa baru pada RA, diagram alir data, spesifikasi

dokumen sistem berjalan, permasalahan yang terjadi di sistem

pendaftaran dan pemecahan masalah tersebut.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Rancangan sistem usulan, memuat mengenai prosedur sistem

usulan, diagram alir data (DAD) sistem usulan, kamus data sistem

usulan,spesifikasi rancangan sistem usulan,spesifikasi sistem

komputer,dan jadwal implementasinya.

BAB V PENUTUP

Penutup, memuat kesimpulan yang berisi tentang pernyataan

singkat, tepat yang dijabarkan dari hasil penelitian dan pembahasan

serta penutup memuat saran yang berisi tentang sumbang saran

pemikiran yang didasarkan pada kesimpulan yang diperoleh untuk

menyempurnakan dan pengembangan di masa mendatang.

26

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Model umum sebuah sistem merupakan input, proses, dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana. Sebab, sebuah sistem

dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula, sebuah sistem

memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut

dapat dikatakan sebagai suatu sistem.

2.1.1. Pengertian Sistem

Menurut Fathansyah (2015:11) “sistem adalah tatanan (keterpaduan) yang

terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi dan tugas

khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk

memenuhi suatu proses tertentu”.

Sedangkan I Putu Agus Eka Pratama (2014:7) “Sistem didefinisikan sebagai

sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk

melakukan tugas bersama-sama.” Secara garis besar, sebuah sistem informasi

terdiri dari tiga komponen utama. Ketiga komponen tersebut mencakup software,

hardware, dan brainware, ketiga komponen ini saling berkaitan satu sama lain.

27

Dari definisi sistem diatas dapat dikatakan bahwa sistem terdiri dari unsur-

unsur atau komponen-komponen yang saling berhubungan, berkumpul bersama-

sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:6) menerangkan bahwa “suatu sistem pada

dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain,

yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Hal ini merupakan

konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat

mempunyai beberapa masukkan dan keluaran sekaligus. Sistem memiliki

karakteristik atau sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bias

dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud sebagai

berikut:

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi suatu antara sistem

dengan sistem lainya atau lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari sebuah sistem merupakan apapun diluar batas dari

sistem yang memengaruhi operasi sitem. Lingkungan luar sistem dapat

bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem

28

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainya.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintance input) dan masukan

sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembungan.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan

menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Suatu

sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuanya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Fathansyah (2015:25) “Sistem informasi merupakan gabungan

dari empat bagian utama. Keempat bagian tersebut mencakup perangkat lunak

(software), perangkat keras (hardware) infastruktur, dan sumber daya manusia

(SDM)”. Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu

komponen dengan komponen lain, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda

untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu,

sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

29

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik (Abstrack Sistem and Phsical Sistem)

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang

berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik merupakan yang ada secara fisik. Misalnya sistem computer.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia (Natural Sistem and Human

Made Sistem)

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan

manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan

mesin, yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis

internet merupakan contoh human machine sistem.

3. Sistem Daterministik dan Sistem Probabilistik (Datermnistic Sistem and

Probabilistic Sistem)

Sistem daterministik merupakan sistem yang sudah dapat diprediksikan

berdasarkan program-program yang dijalankan. Misalnya sistem komputer.

Sistem probabilistic merupakan sistem yang kondisi masa depanya tidak

dapat dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka (Closed Sistem and Open Sistem)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa campur tangan pihak luar. Sistem terbuka merupakan sistem yang

berhunungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima msukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainya.

30

2.1.4. Pengertian Sistem Informasi

Informasi diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh suatu

organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi.

Sumber informasi merupakan sebuah data dan data merupakan kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Menurut Sutarman (2012:14), “informasi adalah sekumpulan fakta (data)

yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi

si penerima”.

Sedangkan menurut Mustakini (2010:36) :

“informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih

berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian

nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengambil suatu keputusan.

Jadi informasi adalah hasil pengolahan data yang diolah menjadi bentuk yang

berguna bagi para pemakainya”.

Dari pengertian-pengertian diatas sistem informasi merupakan sekumpulan

elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan

untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan

informasi yang akan mendukung pembuatan kep[utusan dan melakukan control.

Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang

saling berinteraksi secara sistematis, teratur untuk menciptakan dan membentuk

sistem informasi yang mendukung pembuatan keputusan dan melukan control

dalam sebuah perusahaan.

Dari uraian-uraian tentang informasi diatas ada tiga hal penting yang harus di

perhatikan disini, yaitu :

A. Informasi merupakan hasil pengolahan data.

31

B. Memberikan makna atau arti.

C. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian.

Menurut MC Leod dalam Deni Darmawan dan Nur Fauzi (2013:2)

informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan, tidak bias atau

menyesatkan, jelas dan mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Waktu (Timed Inet)

Informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan tidak boleh terlambat (using).

Karena informasi yang using tidak mempunyai nilai, sehingga jika

digunkana dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal

3. Relevan (relevance)

Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya, lrelebvansi

informasi untuk setiap orang satu dengan yang lainya adalah berbeda.

4. Lengkap

2.1.5. Basis Data

Basis Data terdiri atas 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih

dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.

Sedangkan Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu

objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan

sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar,

bunyi, atau kombinasinya.

32

Menurut Pahlevi (2013:1) Basis Data adalah ”sekumpulan data yang

saling berhubungan secara logis beserta dekskripsinya, yang digunakan secara

bersama-sama dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi disuatu

tempat”. Operasi – operasi dasar yang berkenaan dengan basis data dapat

meliputi:

1. Pembuatan basis data baru

2. Penghapusan basis data

3. Pembuatan table baru ke suatu basis data

4. Penghapusan table dari suatu basis data

5. Penambahan/pengisian data baru ke sebuah table basis data

6. Pengambilan data dari sebuah table

7. Pengubahan data dari sebuah table

8. Pengahapusan data dari sebuah table

Bentuk organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan basis data sebagai

komponen manajemen sistem informasi dapat berupa perbankan, asuransi, rumah

sakit, produsen barang, dll.

2.1.6. Sistem Basis Data

Menurut Pahlevi (2013:13) Sistem Pengolahan Basis Data (Database

Management Sistem/DBMS) adalah “sistem perangkat lunak yang

memungkinkan pemakai untuk mendefenisikan, mengelola, dan mengontrol akses

ke basis data”.

Menurut Fathansyah (2015:12) Sistem Basis Data merupakan “sistem

yang terdiri atas kumpulan table yang saling berhubungan (dalam sebuah basis

33

data di sebuah computer) dan sekumpulan program (yang biasa disebut

DBMS/Data Base Management Sistem)yang memungkinkan beberapa pemakai

dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi table-tabel data

tersebut”.

Dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat komponen-

komponen utama sebagai berikut.

1. Perangkat keras (hardware)

2. Sistem operasi (operation sistem)

3. Basis data (database)

4. Sistem (aplikasi/perangkat lunak) Pengelola Basis Data (DBMS)

5. Pemakai (user)

6. Aplikasi (perangkat lunak) lain (yang bersifat optional, artinya tidak harus

ada).

2.1.7. Model Perkembangan Perangkat Lunak Menggunakan Metode

Waterfall

Menurut Pressman (2015:42) “model waterfall adalah model klasik yang

bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software”. Nama model ini

sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut juga

dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam

model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan

oleh WinstonRoyce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi

merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE).

model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan

34

waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap

sebelumnya dan berjalan berurutan.

Tahap-tahap pengembangan waterfall model adalah:

1. Requirements analysis and definition : mengumpulkan kebutuhan secara

lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus

dipenuhi oleh program yang akan dibangun.

2. System and software design : desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai

dikumpulkan secara lengkap.

3. Implementation and unit testing : desain program diterjemahkan ke dalam

kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah

ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji.

4. Integration and system testing : penyatuan unit-unit program kemudian

diuji secara keseluruhan (system testing).

5. Operation and maintenance : mengoperasikan program dilingkungannya

dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena

adaptasi dengan situasi sebenarnya.

2.2. Teori Pendukung

2.3. Website

Menurut Ardhana (2012:3) “ World Wide Web atau lebih sering dikenal

sebagai web adalah suatu layanan sajan yang menggunakan konsep Hyperlink

tautan), yang memudahkan Surfer (sebutan para pemakai komputer yang

melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet)”. Sumber

35

informasi web di identifikasikan dengan Inuform Resource Identifer (URL) yang

dapat terdiri dari halaman web, video, gambar, atau pun konten lainya.

Suatu website akan lebih menarik pengunjung dan lebih dikenal dengan

cepat dari semua kalangan pengguna internet apabila website yang anda buat

selalu upto date yang artinya web yang anda buat selalu diperbaharui setiap saat

dengan informasi yang lengkap. Inilah yang disebut dengan website dinamis,

sehingga pengunjung website tidak merasa bosan dan bahkan betah berlama –

lama mengunjungi website anda.

Berdasarkan sifatnya, suatu website dibagi menjadi dua yakni;

a. Website Statis

Website Statis merupakan website yang halamanya tidak berubah, biasanya

untuk melakukan perubahan dilakukan secara manual dengan mengubah

kode. Website statis informasinya merupakan informasi satu arah, yakni

berasal dari pemilik softwarenya saja, hanya bisa diupdate oleh pemiliknya

saja.

Contoh website statis, yaitu profil perusahaan.

b. Website Dinamis

Website Dinamis Merupakan wab yang halamanya selalu update, biasanya

terdapat halaman backend (halaman administrator) yang digunakan untuk

menambah atau mengubah konten. Web dinamis membutuhkan database untuk

menyimpan. Website dinamis mempunyai arus informasi dua arah, yakni berasal

dari pengguna dan pemilik, sehingga pengupdate-an dapat dilakukan oleh

pengguna dan juga pemilik website.

36

2.2.1. Diagram Alir Data( Data Flow Diagram )

Menurut Kendall (2013:305) “Diagram Alir Dataadalah perangkat-

perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan

penganalisis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu

rangkaian aliran data yang saling berkaitan”.

Menurut Kendall (2013:263) mengemakakan bahwa “…Diagram Alir

Datamenggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan

keluar sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari

model sistem…”.

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem

kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi

antara sistem dan entitas luar. Diagram Alir Data didisain untuk menunjukan

sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sitem yang lebih kecil

dan untuk menggaris bawahi arus data antara kedua hal tersebut. Diagram ini lalu

“dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model – model

yang terdapat didalamnya. Menurut Kendall (2013:266-269) didalam Diagram

Alir Data terdapat 3 tahap, yaitu :

1. Diagram Konteks

Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh

proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi

dalam DIAGRAM ALIR DATAdan biasanya diberi nomor o (nol). Semua

entitas eksternal yang ditunjukan pada diagram konteks berikut aliran-

37

aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak

memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol

Diagram yang lebih detail disbanding diagram konteks.

Pengembangan diagram menjadi terperinci melibatkan tiga proses atau

lebih

3. Diagram Rinci

Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada di

dalam diagram Nol. Entitas biasanya tidak ditunjukan dalam diagram

detail. Diagram detail bias memsukkan penyimpanan data yang tidak

ditunjukan dalam proses induk.

2.2.2. Komponen DIAGRAM ALIR DATA

Adapun simbol - simbol yang digunakan dalam DIAGRAM ALIR DATAyaitu :

1. Terminator / Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem

yang sedang dikembangkan dan mempunyai batas sistem yang

memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Komponen

terminator digambarkan sebagai persegi panjang dan kotak.

38

Sumber : Kendal (2013:267)

Gambar II.1

Simbol Terminator

2. Proses (proces)

Suatu kegiatan sistem yang mentransformasikan dari masukkan ke

keluaran. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau

dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul.


Gambar II.2

Simbol Proses

3. Simpan Data (Data Store)

Simpan data merupakan simpanan data yang dapat berupa suatu file

database, suatu arsip atau catatn manual, suatu table acuan manual.

Simpanan data dapat disimbolkan dengan sepasang garis horzontal paralel

yang tertutup di salah satu ujungnya.

39

D1


Gambar II.3

Simbol Simpan Data

4. Arus Data (Data Flow)

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan dat (Data Store) dan

kesatuan luar, serta menunjukan arus data yang berupa masukkan dari

sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data dapat digambarkan dengan

simbol suatu panah.


Gambar II.4

Simbol Arus Data

2.2.3. Aturan Main Dalam Pembuatan DIAGRAM ALIR DATA

Dalam pembuatan Diagram Alir Data, ada beberapa aturan yang harus

diperhatikan agar dalam proses penggambaranya tidak terjadi kesalahan,apa yang

boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan pada saat membuat Diagram Alir Data.

Adalah sebagai berikut :

40

1. Alur Data dengan panah bolak-balik diperbolehkan (namun nama data atau

dokumen sama)

2. Diagram Detail bisa memasukkan penyimpanan data yang ditunjukkan

dalam proses induk di Diagram Nol

3. Alur Data dari Proses ke Proses di Diagram Nol Diperbolehkan.

4. Setiap Data Store diurutkan dengan mencantumkan penomoran: D1, D2,

D3, dst (Artinya Data Store pertama, kedua, ketiga, dst).

5. Setiap Alur Data hanya menunjukan 1 informasi, data, atau dokumen.

6. Entitas atau external entity tidak digambarkan di diagram detail.

7. Pembuatan Proses dalam diagram nol dan detail tidak harus disusun rata

lurus berurutan dari atas ke bawah.

2.2.4. Langkah – Langkah Dalam Membuat Diagram Alir Data

1. Pahami dengan baik sistem dokumentasi aliran data dari organisasi yang

hendak dibuat model data flow diagramnya.

2. Tentukan dan memasukan semua aspek dalam organisasi serta interaksi dan

pengaruh – pengaruh baik dari dalam maupun dari luar organisasi ke dalam

Diagram Alir Data.

3. Membuat grafik – grafik dengan diagram alir data.

4. memberikan simbol untuk menjelaskan pada setiap element Diagram Alir

Data yang ada, seperti proses apa atau penyimpanan data apa.

41

5. memberikan petunjuk proses dari awal hingga akhir. Misalnya dengan

penomoran, agar dapat diketahui mana yang merupakan proses awal,

aliranya kemana dan akhirnya dimana.

2.4. Kamus Data ( Data Dictionary )

Menurut Jogiyanto (2014:127) dalam buku yang berjudul Analisa Sistem

Informasi menjelaskan bahwa : “kamus data merupakan katalog fakta tentang data

dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”.

Sedangkan menurut kendall & Kendall (2013:233) dalam bukunya yang

berjudul, Analisa & Perancangan Sistem, yang dimaksud “Kamus Data adalah

suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi

kehidupan setiap hari”.

Kamus data juga merupakan kumpulan elemen – elemen atau simbol –simbol

yang digunakan untuk membantu dalam menggambarkan atau pengidentifikasian

setiap file/ field didalam sistem. Simbol - simbol Standar yang digunakan pada

kamus adalah sebagai berikut :

Tabel II.1

Simbol-Simbol Dalam Kamus Data

SIMBOL ARTI

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)

{ } Interasi/ pengulangan proses

42

[ ] Pilih salah satu pilihan

I Pemisah pilihan didalam tanda

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

Alias Nama lain untuk data

Sumber : Kendal & Kendall (2013:344)

2.3.1. Hal – Hal Yang Harus Dimuat Dalam Kamus Data

1. Nama Arus Data

Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,

maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga

mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut

tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya

dengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu

dengan yang lainnya.

3. Bentuk Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke

proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan

serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data

yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil

43

cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel,

parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus

data.

4. Arus Data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya

memudahkan mencari arus data didalam DAD.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan

tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan

terjadinya arus data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi

kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses

program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume

rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan

banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.

Sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak.

44

8. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang

terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai

penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu :

2.3.2. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran

suatu data.

Tabel II.2

Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN

X Setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

~ Hypen, sebagai tanda penghubung

45

/ Slash, sebagai tanda pembagi


2.3.3. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Tabel II.3

Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi/Pengulangan Proses

[ ]

Pilih salah satu pilihan

Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field)


46

2.5. Kunci - Kunci Yang Digunakan Pada Sistem

Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses

pencarian, penyaringan, penghapusan, dan lainya menurut Sutarubi

(2012:139), yaitu sebagai berikut :

A. Kunci Kandidat (Candidate Key)

Candidat Key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.

B. Kunci Primer (Primary Key)

Primary key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak

hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat

mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

C. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Alternate key adalah Candidat Key yang tidak dipakai sebagai primary key.

Kerap kali Alternate Key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan

misalnya.

D. Kunci Tamu (Foreign Key)

Foreign key adalah satu atribute yang melengkapi satu relationship yang

menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity anak dan

sama dengan primery key dihubungkan (relation).

2.6. Enterprise Relationship Diagram

1. Pengertian ERD

Menurut Sutanta (2011:91) “Entity Relationship Diagram (ERD)

merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek.” Entity

47

Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data

dalam basis data kepada pengguna secara logis. Entity Relationship Diagram

(ERD) didasarkan pada suatu persepsi bahwa real world terdiri atas obyek-obyek

dasar tersebut.

Penggunaan Entity Relationship Diagram (ERD) relatif mudah dipahami,

bahkan oleh para pengguna yang awam. Bagi perancang atau analis sistem, Entity

Relationship Diagram (ERD) berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya,

basis data akan dikembangkan. Model ini juga membantu perancang atau analis

sistem pada saat melakukan analis dan perancangan basis data karena model ini

dapat menunjukkan macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antardata

didalamnya.

2. Komponen Entity Relationship Diagram (ERD)

Komponen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut :

a. Entitas

Entitas merupakan suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya yang

dapat diwujudkan dalam basis data. Objek dasar dapat berupa orang, benda,

atau hal yang keterangannya perlu disimpan didalam basis data. Untuk

menggambarkan sebuah entitas digunakan aturan sebagai berikut :

1) Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.

2) Nama entitas dituliskan didalam simbol persegi panjang.

3) Nama entitas berupa kata benda, tunggal.

4) Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah

48

dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.

b. Atribut

Atribut merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas

yang perlu disimpan dalam basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas

pada sebuah entitas. Untuk menggambarkan atribut digunakan aturan

sebagai berikut:

1) Atribut digambarkan dengan simbol ellips.

2) Nama atribut dituliskan didalam simbol ellips.

3) Nama atribut merupakan kata benda, tunggal.

4) Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah

dipahami

dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.

c. Relasi

Relasi merupakan hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari

himpunan entitas yang berbeda. Aturan penggambaran relasi adalah sebagai

berikut :

1) Relasi dinyatakan dengan simbol belah ketupat.

2) Nama relasi dituliskan didalam simbol belah ketupat

3) Nama relasi berupa kata kerja aktif.

4) Nama relasi sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah

49

dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas

3. Derajat Relationship

Derajat relationship adalah jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu

relationship. Ada tiga derajat relationship dalam ERD, yaitu:

a. Unary (Derajat Satu)

Satu relationship yang dihubungkan dengan satu entity, di mana

penghubungnya ada dua.

b. Binary (Derajat Dua)

Satu relationship dihubungkan dengan dua entity yang berbeda.

c. Tenary (Derajat Tiga)

Satu relationship menghubungkan tiga entity yang berbeda satu sama lain.

4. LRS

Menurut Hasugian dan Shidiq (2012:608) memberikan batasan bahwa LRS

adalah “Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram-ER akan

mengikuti pola / aturan pemodelan tertentu dalam kaitannya dengan konversi ke

LRS”.

LRS (Logical Record Structure) adalah representasi dari struktur record-

record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas. Logical

record structure dibentuk dengan nomor dari tipe record. Logical record

structure terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukan arah dari

50

satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang

kelihatan pada kedua link tipe record.

Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti.

Dua metode yang dapat digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang

dapat dikonversikan ke LRS. Metode yang lain dimulai dengan ER-diagram dan

langsung dikonversikan ke LRS.

a. One to One (1-1)

Tingkat hubungan ini menunjukkan hubungan satu ke satu, dinyatakan

dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu

hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

b. One to Many (1-M)

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu,

tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian

pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan

kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas

yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian

pada entitas yang pertama.

c. Many to Many (M-M)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah

entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas

lainnya, dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang

kedua.

51

2.7. Pengkodean

Menurut Baridwan (2011:60) adalah,”Dalam penyusunan sistem

informasi, kode mempunyai peranan penting. Hamper dalam setiap formulir dan

catatan digunakan kode, karena dengankode ini, penyimpanan maupun proses

data akan dapat dilakukan dengan lebih mudah”.

Pengkodean (Encoding) merupakan proses perubahan karakter data yang

akan dikirim dari suatu titik ke titik lain dengan kode yang dikenal oleh setiap

terminal yang ada, dan menjadikan setiap karakter data dalam sebuah informasi

digital ke dalam bentuk biner agar dapat ditransmisikan. Suatu terminal yang

berbeda menggunakan kode biner yang berbeda untuk mewakili setiap karakter.

Tipe – tipe dalam pengcodean adalah sebagai berikut :

A. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Kode ini digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode

Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian

karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.

Contoh : Kode “MYS” untuk murid dengan nama Muhammad Yusuf

Subarkah

B. Kode Urut (Sequetial Code)

Kode ini disebut juga dengan kode seri, merupakan kode yang

nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : ( 001 = nama, 002 = nim)

C. Kode Blok (Block Code)

52

Kode ini bermaksut untuk digunakan sebagai mengklasifikasikan

item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi

tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan.

D. Kode Grup (roup Code)

Kode ini berdasarkan field – field dan tiap – tiap field kode

mempunyai arti.

E. Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai

dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau 00 sampai 99 tergantung

banyaknya kelompok.

2.8. HIPO

Menurut Praptiningsih (2012:03) mengemukakan bahwa “HIPO (Hirarchy

Input Process Output) yaitu alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi

program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana di dalam program

ini berisiinput yang diproses dan menghasilkan output”.

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik

dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama

sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh

program, bukanya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan

untuk melaksanakan fungsi tersebut

53

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari masukan yang harus

digunakan dan keluaran yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi

pada setiap tingkatan dari diagram HIPO.

4. Untuk menyediakan keluaran yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan

pemakai.

HIPO dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dari macam-macam

pemakai yang menggunakan dokumentasi untuk tujuan-tujuan yang berbeda,

antara lain sebagai berikut :

a. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh

gambaran umum sistem.

b. Seorang programmer aplikasi dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk

mennentukan fungsi-fungsi program.

c. Seorang programmer pemeliharaan dapat menggunakan dokumentasi HIPO

untuk mencari fungsi-fungsi yang akan dimodifikasi dengan cepat.

Sebagai suatu teknik dokumentasi, HIPO memiliki tiga sasaran utama.

Sasaran pertama adalah untuk menyediakan struktur yang digunakan untuk

mengerti fungsi-fungsi sistem. Diagram diatur secara hierarki, dengan tiap

diagram pada duatu level merupakan subset dari diagram pada level diatasnya.

Sasaran kedua adalah untuk menyatakan fungsi yang akan diselesaikan oleh

program, bahkan untuk menentukan statem-statemen program yang digunakan

untuk melaksanakan fungsi sistem. Sasaran ketiga adalah untuk menyediakan

deskripsi visual dari input yang digunakan untuk output yang dihasilkan oleh

fungsi-fungsi untuk tiap level.

54

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

2.9. Tinjauan Sekolah

Sekolah Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda yang bergerak dibidang

pendidikan ini telah berdiri sejak tahun 1998. Sekolah ini terletak di jalan

Menteng Jaya RT. 001/ Rw. 08, Kelurahan Menteng, Kecamatan Menteng,

Jakarta Pusat.

3.1.1. Sejarah Pendidikan Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda

Pada tahun 1940 dibangunlah surau/ musholah, kemudian pada tahun 1960

diperluas dan berubah menjadi masjid, selanjutnya pada tahun 1992 dibentuknya

Yayasan Masjid Sirojul Huda. Pendiri dari Yayasan Masjid Sirojul Huda terdiri

dari 7 orang, sebagai berikut :

1. KH. Ahmad Aseni

2. Utz. Iskandar Kurnia

3. Masrur Sukarsono Slamet

4. H. Atang Sukanta

5. Siradjuddin Sumantri

6. Mohammad Mardji Hamid

7. Murdiyatno

Pada tahun 1998 didirikanya pendidikan Raudhatul Athfal (RA). Latar

belakang didirikanya RA adalah atas dasar permintaan para warga untuk

dijadikanya TK yang tadinya non formal untuk menjadi Formal.

55

Namun pendirian pendidikan Raudhatul Athfal tidak selalu berjalan

dengan mulus, dikarenakan pada saat itu, Masjid Jami Shirojul Huda tidak

memiliki fasilitas – fasilitas untuk keperluan TK. Oleh sebab itu banyak hal yang

mesti dilakukan pendiri untuk melancarkan proses tersebut, seperti meminjam

dana dari berbagai macam pihak, studi banding dengan RA di Masjid Istiqlal, dan

hal – hal lainya.

Awalnya yayasan tersebut adalah tempat pengajian non-formal. Sampai

pada saat ini yayasan Masjid Sirojul Huda memiliki 3 jenjang pendidikan mulai

dari Raudhatul Athfal (RA), Taman Pendidikan AL Qur‟an (TPA), Madrasah

Aliyah (MA).

3.1.2. Visi dan Misi

Visi

Mencetak generasi Qur‟ani yang unggul dalam kreativitas, kecerdasan intelektual

dan emosional serta mandiri.

Indikator :

1. Unggul dalam pelaksanaan ajaran agama islam

2. Unggul dalam kreativitas

3. Unggul dalam prestasi akademik dan non akademik

4. Unggul dalam kehidupan sosial dan emosional

5. Unggul dalam berbudaya nasional

56

Misi

1. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar/ pembelajaran yang aktif,

inovatif, kreatif, efektif, dan menyenangkan.

2. Melaksanakan bimbingan secara berkesinambungan dan seefektif

mungkin.

3. Meningkatkan disiplin kerja.

4. Meningkatkan profesionalisme guru dan karyawan.

5. Meningkatkan kerjasama, partisipasi aktif dan kebersamaan.

6. Membudayakan karakter luhur sesuai ajaran islam.

7. Menciptakan kultur yang kondusif dan harmonis.

8. Melaksanakan pengembangan pembelajaran Bahasa Indonesia, Bahasa

Inggris dan Bahasa Arab.

9. Membuka pengembangan diri peserta didik sesuai dengan minat dan bakat

masing – masing.

3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi

Seperti halnya organisasi pendidikan yang lainya, Raudhatul Athfal (RA)

Sirojul Huda mempunyai struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan satu

hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu sekolah. Struktur organisasi sangat

diperlukan untuk mencapai suatu tujuan dan menjadi penggerak suatu sekolah

karena berhubungan dengan suatu wewenang, dan tanggung jawab.

57

STRUKTUR ORGANISASI RAUDHATUL ATHFAL (RA) SIROJUL

HUDA JAKARTA

PUSAT

Sumber: Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda

Gambar III.1

Struktur Organisasi

58

Berdasarkan struktur organisasi Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda,

berikut ini adlah tugas dan fungsi dari masing – masing bagian, adlah sebagai

berikut :

1. Ketua Yayasan

a. Mengawasi dan mengendalikan proses pengelolaan sekolah

b. Memberikan pertimbangan dan persetujuan terhadap rencana program

pengelolaan sekolah

c. Bertanggung jawab atas kepengurusan dan tujuan yayasan

d. Menilai kinerja dan tanggung jawab pengelolaan sekolah

e. Mengesahkan program dan anggaran sekolah

2. Wakil Ketua Yayasan

a. Membantu proses kinerja ketua yayasan

b. Mengantisipasi bantuan bila ketua sedang berhalangan

c. Ikut serta langsung dalam proses kegiatan – kegiatan yang

berlangsung

3. Bidang Masjid

a. Bertanggung jawab dalam kegiatan – kegiatan keagaaman

b. Bertanggung jawab dalam kebutuhan kebutuhan masjid

c. Bertanggung jawab dalam kegiatan – kegiatan yang berhubungan

dengan masjid

4. Bidang Pendidikan dan Sosial

a. Bertanggung jawab dalam kegiatan belajar dan mengajar

b. Melakukan kegiatan - kegiatan sosialisasi terhadap warga sekitar

masjid

59

c. Mengadakan kegiatan santunan anak yatim

5. Kepala Sekolah

a. Mengawasi kegiatan program kerja sekolah

b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kurikulum sepanjang tahun

ajaran, sesuai dengan petunjuk yang berlaku

c. Bertanggung jawab atas kegiatan belajar dan mengajar

d. Mengambil keputusan

e. Mempertanggung jawabkan penggunaan dana kepada Yayasan

6. Wakil Kepala Sekolah

a. Menyusun jadwal pelajaran

b. Menyusun jadwal pelaksanaan UAS/UN

c. Memberi pertanggung jawaban kepada kepala sekolah tentang

keadaan (jumlah dan tingkat)

d. Memantau kegiatan belajar mengajar tiap hari

e. Menyusun pembagian tugas guru

7. Tata Usaha

a. Melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada

kepala sekolah

b. Melaksanakan administrasi umum

c. Melaksanakan administrasi kepegawaian

d. Melaksanakan administrasi kesiswaan

e. Melaksanakan administrasi perlengkapan

f. Melaksanakan administrasi pesuratan

g. Melaksanakan administrasi keuangan

60

8. Bendahara

a. Menyerahkan gaji bulanan pegawai rutin setiap awal bulan

b. Menyampaikan pertanggung jawaban pengguna uang rutin ke Dinas

Pendidikan terikat

c. Membuat pertanggung jawaban keuangan sekolah dengan sebaik –

baiknya mencari danan, terutama untuk keperluan mendesak

9. Wali kelas

a. Membantu pengelolaan kelas

b. Membuat catatan khusus tentang siswa

c. Mengisis dan membagi buku laporan pendidikan (raport)

d. Menyusun atau membuat statistic bulanan

e. Menyelenggarakan administrasi kelas

10. Guru

a. Melaksanakan kegiatan belajar dan mengajar

b. Mengisi daftar hadir nilai siswa

c. Mengikuti perkembangan kurikulum

d. Membuat program pengajaran atau rencana kegiatan belajar mengajar

tahunan

11. Siswa

a. Mengikuti kegiatan belajar mengajar

b. Mematuhi peraturan sekolah

c. Mengikuti kegiatan yang diselengarakan oleh sekolah

d. Menjaga lingkungan dan nama baik sekolah

61

2.10. Prosedur Sistem Berjalan

Pada prosedur sistem yang berjalan ini berisi prosedur – prosedur sistem

yang berjalan, dimana prosedur ini dibuatkan menjadi beberapa kelompok

prosedur. Prosedur – prosedur yang akan dibahas adalah mengenai pendaftaran

siswa baru, prosedur – prosedurnya adalah sebagai berikut :

1. Pembelian Formulir

Para orang tua calon siswa membeli formulir pada sistem PSB. Panitia PSB

menyerahkan formulir ke sistem PSB. Kemudian data para pembeli formulir

akan dicatan ke arsip data pembelian formulir. Setelah diarsipkan, para

orang tua calon siswa akan diberikan kwitansi sebagai bukti pembelian

formulir.

2. Pengembalian Formulir

Setelah formulir diisi dan melengkapi dokumen – dokumen pelengkapnya

seperti (akte kelahiran, kartu keluarga, poto calon siswa 3x4 2 lembar) maka

selanjutnya diserahkan ke sistem PSB untuk di proses selanjutnya.

Kemudian data – data yang telah masuk dalam pengembalian formulir akan

di catat dalam arsip pendaftaran.

3. Seleksi

Panitia PSB melakukan proses penyeleksian melalui tes dan wawancara

terhadap orang tua dan calon siswa baru dengan data yang didapat dari arsip

pendaftaran, apakah sesuai dengan syarat-syarat yang sudah ditetapkan.

Lalu PPSB akan memberikan surat tes seleksi kepada calon siswa baru

untuk proses penyeleksian dan melakukan wawancara terhadap orang tua

calon siswa. Setelah selesai panitia akan menyimpan data hasil seleksi.

62

kemudian memberikan pengumuman dan hasil tes secara langsung kepada

orang tua calon siswa apakah lolos atau tidaknya pada tahap seleksi.

Kemudian data – data proses seleksi akan dicatat pada arsip hasil tes siswa

oleh PPSB.

4. Prosedur Pembayaran

Setelah panitia mengumumkan hasil seleksi, maka orang tua calon siswa

baru yang lolos seleksi diharapkan untuk melakukan pembayaran kepada

panitia PPSB yang bersangkutan. Panitia PPSB membuatkan dan

menyiapkan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Dan bukti –bukti kwitansi

pembayaran para orang tua calon siswa baru akan disimpan dalam arsip

pembayaran.

5. Laporan

Setelah proses PSB ditutup, maka panitia PPSB membuat laporan PSB

seperti laporan pembelian formulir, laporan pendaftaran, laporan

pembayaran, dan laporan hasil seleksi, untuk ditandatangani oleh kepala

sekolah. Laporan yang sudah di tanda tangani oleh kepala sekolah akan di

simpan sebagai arsip laporan acc kepala sekolah.

63

2.11. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

a. Diagram Alir Data

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan

64

b. Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :

PSB : Penerimaan Siswa Baru

Gambar III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan

65

c. Diagram Detail Sistem Berjalan

Gambar III.4

Diagram Detail Sistem Berjalan

2.12. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

a. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukkan yang digunakan pada

sistem berjalan, adalah sebagai berikut :

66

1. Nama Dokumen : Formulir

Fungsi : Kelengkapan Persyaratan

Sumber : Orang Tua Orang tua calon siswa

Tujuan : Panitia Penerimaan Siswa Baru (PPSB)

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Saat Melakukan Pendaftaran

Bentuk : Lampiran A1

2. Nama Dokumen : Foto Copy Kartu Keluarga (KK)




Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap



3. Nama Dokumen : Foto Copy Akte Kelahiran




Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap



67

4. Nama Dokumen : Foto Copy Ktp




Media : Ketas

Jumlah : 1 Rangkap



b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari pengelolaan

dokumen masukkan berupa dokumen-dokumen yang mendukung segala kegiatan

manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau laporan.

Adapun dokumen keluaran yang digunakan pada penerimaan siswa baru

pada Raudhatul Athfal Sirojul Huda, adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran

Sumber : Panitia Penerimaan Siswa Baru (PPSB)

Tujuan : Orang tua calon siswa

Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setelah Melakukan Pembayaran

Bentuk : Lampiran B1

2. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Mengetahui Laporan Pembayaran

68


Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setelah Pendaftaran Tutup


3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Fungsi : Sebagai Laporan Jumlah Siswa yang Mendaftar



Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap



4. Nama Dokumen : Laporan Hasil Seleksi Siswa

Fungsi : Sebagai Laporan Hasil Seleksi



Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap



69

2.13. Permasalahan Pokok

Permasalahan dari proses penerimaan siswa baru di Raudhatul Athfal Sirojul

Huda adalah sebagai berikut :

1. Proses penerimaan siswa baru pada Raudhatul Athfal Sirojul Huda masih

membutuhkan pengembangan sistem karena masih sering terjadi

kekeliruan saat pengolahan data.

2. Dokumen-dokumen penting dalam bentuk fisik (print out/ hard copy)

hanya disimpan dalam map atau lemari, penyimpanan arsip yang trpisah

dan menumpuk menimbulkan kesulitan dalam pencarian data serta

pembuatan laporan.

2.14. Pemecahan Masalah

Dilihat dari masalah-masalah yang dihadapi pada proses penerimaan siswa

baru di Raudhatul Athfal Sirojul Huda, maka penulis akan mencoba memberikan

cara penyelesaian masalah tersebut, diantaranya:

1. Membuat perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada

Raudhatul Athfal Sirojul Huda yang nantinya dapat dengan mudah

melihat,menabah,serta memperbarui data yang diinginkan dalam proses

PPSB.

2. Membuat program aplikasi dengan suatu database dimana data yang

dibutuhkan untuk proses penerimaan siswa baru dapat mudah disimpan

dan dicari, serta perhitungan seleksi hasil tes yang dapat memperkecil

adanya kesalahan dalam menghitung dan menjadikan pengolahan data

penerimaan siswa baru lebih efektif dan efesien.

70

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mempelajari sistem berjalan pada Raudhatul Athfal (RA) Sirojul

Huda dengan menghadapi permasalahan yang ada, maka pada bab ini penulis

mencoba melakukan perancangan sistem untuk pendaftaran siswa baru agar lebih

efektif dan diharapkan dapat mempermudah bagi para orang tua calon siswa baru

dan panitia penerimaan siswa baru.

Pada rancangan sistem usulan ini dilihat dari sistem dan prosedur yang

tidak jauh berbeda, hanya merupakan sistem komputerisasi berbasis web dari

sistem berjalan pendaftaran siswa baru. Disini penulis mencoba merancang sistem

tersebut dengan sistem komputerisasi berbasis web. Penulis mengajukan sistem

usulan yang didalamnya memuat prosedur sistem usulan disertai bentuk-bentuk

dokumen masukan , sokumen keluaran, spesifikasi file, spesifikasi kode,

spesifikasi program yang akan digunakan dalam sistem usulan.

Rancangan sistem usulan ini memuat beberapa saran pokok, yaitu:

A. Penggunaan sistem komputerisasi berbasis web ini dapat membantu dan

mempermudah para orang tua calon siswa untuk melakukan proses

pendaftaran, tanpa harus sering bolak balik ke sekolahan untuk melakukan

proses pendaftaran dan juga akan mempermudah panitia penerimaan siswa

71

baru (PPSB) dalam hal seperti membuat laporan dan pendataan, sehingga

kekurangan pada sistem yang lama dapat teratasi.

B. Sistem komputerisasi berbasis web ini dapat menaggulani kesalahan-

kesalahan yang dilakukan oleh manusia (human error).

Diharapkan dengan adanya rancangan sistem usulan ini memudahkan proses-

proses pada penerimaan siswa baru baik bagi orangtua calon siswa baru maupun

petugas PPSB.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Sesuai dengan pengamatan sebelumnya pada sistem berjalan yang sudah

ada pada Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda. Maka penulis akan menguraikan

secara umum prosedur sistem berjalan usulan yang berkaitan dengan sistem

usulan pendaftaran siswa baru.

1. Pendaftaran awal

Untuk melakukan pendaftaran awal para orang tua diharuskan untuk

membuka situs web RaudhatulAthfal_Sirojul Huda.Com dan memilih menu

PSB 2017. Didalam menu PSB 2017 terdapat menu pendaftarn kemudian

pilih, maka akan muncul tampilan pendaftaran. Bila sudah mempunyai akun

maka langsung saja login dengan memasukan email dan no handphone

kemudian login, tetapi bila belum mempunyai akun maka harus dilakukan

pendaftaran terlebih dahulu dengan meilih menu daftar. Pada menu daftar

para orang tua harus memasukan data - data calon siswa seperti nama

lengkap calon siswa, tangal lahir, alamat, email, no telpon, dan sebagainya.

Jika sudah diisi data – data tersebut akan disimpan sebagai data calon siswa.

72

Para orang tua juga diharuskan untuk melakukan pembayaran tahap pertama

yang fungsinya pembayaran untuk mengikuti tahap seleksi nanti. Dengan

cara mentransfer via rekening sirojul huda, sesuai yang tertera pada

prosedur pembayaran. Untuk mendapatkan bukti pembayaran para orang tua

diharuskan untuk mengisi data pada menu pembayaran yang terdapat di

menu PSB 2017 dengan mengisi data – data yang terdapat pada menu

pendaftaran.

2. Pendaftaran lanjutan

Setelah melakukan pendaftaran pertama para orang tua diharuskan login

dengan mengisi email dan no handphone untuk melakukan pendaftaran

lanjutan pada menu pendaftaran. Setelah login para orang tua di haruskan

untuk melengkapi data – data pendaftaran lanjutan. Di tahap ini para orang

tua juga diharuskan untuk mengupload data – data seperti foto calon siswa

3x4, Kartu Keluarga, dan Akte Kelahiran. Setelah diisi dan dilengkapi data

– datanya maka sistem akan menyimpan data – data tersebut ke dalam data

calon siswa.

3. Seleksi

Pada tahap ini akan dilakukan seleksi calon siswa berupa tes untuk calon

siswa dan wawancara terhadap orang tua calon siswa. Yang dimana tahap

seleksi dilakukan secara manual di sekolah sesuai jadwal yang telah di

tentukan sekolah. Panitia PPSB melakukan proses Penyeleksian melalui tes

dan wawancara terhadap orang tua dan calon siswa baru dengan data yang

didapat dari data calon siswa, apakah sesuai dengan syarat-syarat yang

sudah ditetapkan. Lalu PPSB akan memberikan surat tes seleksi kepada

73

calon siswa baru untuk proses penyeleksian dan melakukan wawancara

terhadap orang tua calon siswa. Setelah selesai panitia akan memberikan

pengumuman dan hasil tes secara langsung kepada orang tua calon siswa

apakah lolos atau tidaknya pada tahap seleksi. Kemudian data – data proses

seleksi akan dicatat pada arsip hasil tes siswa oleh PPSB. Hasil tes seleksi

juga akan diplubikasikan di dalam menu PSB 2017 pada menu Hasil Seleksi

dan disimpan dalam data hasil seleksi.

4. Proses Pembayaran atau Daftar Ulang

Pada tahap ini orang tua calon siswa baru yang telah dinyatakan lolos

seleksi diharapkan untuk melakukan pembayaran untuk daftar ulang melalui

via rekening RA Sirojul Huda sampai batas yang ditentukan. Para orang tua

diharuskan mengkonfirmasi bahwa telah melakukan pembayaran dengan

cara memilih menu pembayaran pada menu PSB 2017 untuk mendapatkan

bukti pembayaran. Dan bukti –bukti pembayaran para orang tua calon siswa

baru akan disimpan dalam data pembayaran. Pembayaran dafatar ulang ini

selain untuk melunasi pembayaran - pembayaran lainya seperti SPP dan

uang gedung, juga dimaksudkan untuk memperoleh jadwal pelajaran untuk

calon siswa baru nantinya dengan cara login pada akun siswa, didalamnya

terdapat profil dan kelas beserta jadwalnya.

5. Laporan

Setelah proses PSB ditutup, maka panitia PSB membuat laporan PSB seperti

laporan data pendaftar, laporan data calon siswa baru, laporan pembayaran,

dan laporan hasil seleksi, untuk ditandatangani oleh kepala sekolah.

74

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Penulis menambahkan dan melengkapi dengan diagram alir data untuk

memudahkan dalam pemahaman prosedur sistem yang berjalan. Diagram alir data

merupakan diagram yang menggunakan notasi – notasi atau symbol – symbol

yang digunakan untuk menggambarkan arus data dari sistem dan untuk membantu

di dalam komunikasi pemakaian sistem secara logika.

Adapun diagram alir data yang penulis usulkan adalah :

A. Diagram Alir Data Usulan

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

75

B. Diagram Nol Usulan

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

76

C. Diagram Detail 1.0 Usulan

Gambar IV.3

Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

77

D. Diagram Detail 3.0 Usulan

Gambar IV.4


78

E. Diagram Detail 4.0 Usulan

Gambar IV.5


79

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1. Kamus Data Bentuk Masukan

1. Nama Arus Data : Formulir

Alias : -

Bentuk Data : Data Web

Arus Data : Data Calon Siswa – Proses 1.0 – Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai data diri calon siswa saat proses pendaftaran

Periode : Saat pendaftaran

Volume : 1 lampiran per pendaftar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Kop Formulir

Isi : 1{Upload Foto +No Pendaftar + Tanggal Pendaftar +

Nama + Tempat Lahir + Tanggal Lahir + Jenis Kelamin

+ Agama + Alamat +Nama Orang Tua + Pekerjaan +

No Telepon + Upload Akte + Upload KK}1

Footer : Input + Batal

2. Nama Arus Data : Konfirmasi Pembayaran

Alias : -


Arus Data : Orang Tua Calon Siswa – Proses 1.0

Orang Tua Calon Siswa – Proses 4.0

80

Penjelasan : Sebagai konfirmasi melakukan pembayaran

Periode : Saat pembayaran

Volume : 1 lampiran per pembayaran


Header : Judul

Isi : 1{No Pendaftaran + Nama + Tanggal Transfer +

No Transfer + Atas Nama}1

Footer : Bayar + Batal

3. Nama Arus Data : Data Mata Pelajaran

Alias : -


Arus Data : Data Mata Pelajaran – Data Jadwal

Penjelasan : Sebagai Informasi Mata Pelajaran

Periode : Pembuatan Jadwal

Volume : 1 lampiran


Header : Kop Data Mata Pelajaran

Isi : 1{id Pelajaran + Kode Matpel + Nama Matpel +

Nilai KKM + Status}n

Footer : Simpan + Batal

81

4. Nama Arus Data : Data Jadwal

Alias : -


Arus Data : Data Jadwal – Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai Informasi Jadwal Pelajaran

Periode : Setelah Melakukan Daftar Ulang

Volume : 1 lampiran


Header : Kop Data Mata Pelajaran

Isi : 1{id Jadwal + Id Kelas + id Matpel +

Hari + Jam Mulai + Jam Selesai + Status}n


82

5. Nama Arus Data : Data Kelas

Alias : -


Arus Data : Data Kelas + Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai informasi data kelas

Periode : Setelah mekalukan daftar ulang

Volume : 1 Lampiran


Header : Judul

Isi : 1{Id Kelas + Nama Kelas + Jadwal Pelajaran}n


4.4.2. Kamus Data Bentuk Keluaran

1. Nama Arus Data : Bukti Hasil Seleksi Siswa

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 3.0 – Calon Siswa

Calon Siswa – Proses 3.0

Penjelasan : Untuk Tanda Bukti Calon Siswa

Periode : Setelah Melakukan Seleksi

Volume : 2 Rangkap


Header : Judul

83

Isi : 1{No.Seleksi + No.Pendaftaran + Nama + Hasi Tes +

Nilai Akhir + Keterangan}1

Footer : Tanda Tangan Kepala Sekolah + Ketua

2. Nama Arus Data : Laporan Pembayaran

Alias : -


Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Sebagai Laporan Pembayaran Untuk Kepala Sekolah

Periode : Setelah Pendaftaran Selesai

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi Footer

Header : Judul

Isi : 1{No.Seleksi + No.Pendaftaran + Nama + Hasil Test

+ Keterangan}n

Footer : Tanggal + Tanda Tangan Kepala Sekolah RA

3. Nama Arus Data : Laporan Pendaftaran

Alias : -



Penjelasan : Sebagai Laporan Data Calon Siswa Untuk Kepala

Sekolah

84

Periode : Setelah Pendaftaran Selesai

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi Footer

Header : Judul

Isi : 1{No.Pendaftaran + Tanggal Pendaftaran + Nama +

Tempat Lahir + Tanggal Lahir + Jenis Kelamin +

Agama + Nama Orang Tua + Pekerjaan + Telepon}n

Footer : Tanggal + Tanda Tangan Kepala Sokolah RA

4. Nama Arus Data : Laporan Seleksi Siswa

Alias : -



Penjelasan : Sebagai Laporan Data seleksi Siswa Untuk Kepala

Sekolah

Periode : Setelah Seleksi

Volume : 1 Lembar


Header : Judul

Isi : 1{No.Seleksi + No.Pendaftaran + Nama + Hasil Tes +

Nilai Akhir + Keterangan}n


85

5. Nama Arus Data : Laporan Calon Siswa

Alias : -



Penjelasan : Sebagai Laporan Data Calon Siswa Untuk Kepala

Sekolah

Periode : Setelah Seleksi

Volume : 1 Lembar


Header : Judul

Isi : 1{No Pendaftaran + Tanggal Pendaftaran + Nama +

Tempat Lahir + Tanggal Lahir + Jenis Kelamin

Agama + Nama Orang Tua + Pekerjaan +

No Telepon}n


6. Nama Arus Data : Bukti Pembayaran

Alias : -


Arus Data : Proses 1.0 – Orang Tua Calon Siswa

Proses 4.0 – Orang Tua Calon Siswa

Penjelasan : Sebagai Bukti Untuk Orang Tua Calon Siswa Teleah

Membayar

Periode : Setelah Melakukan Pembayaran

86

Volume : 1 Lembar per pembayaran


Header : Judul

Isi : 1{No Pendaftaran + Nama + Tanggal Transfer +

Rincian + No Transfer + Atas Nama}1

Footer : Tanggal + Tanda Tangan Panitia PSB

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan menggambarkan suatu bentuk gambaran

secara umum mengenai arus kerja data sehingga dapat dipahami pemakai sistem.

Tujuanya untuk memberikan rancangan suatu program computer yang digunakan

sehingga nanti dapat diimplementasikan pada sistem yang akan dipakai.

Adapun sistem usulan yang penulis buat meliputi :

4.5.1. Spesifikasi Data Masukan Usulan

Bentuk dokumen yang digunakan dalam sistem usulan adalah :

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran


Sumber : Orang Tua calon siswa

Tujuan : Sistem PSB

Media : Data Web

Jumlah : 1 Rangkap

87


Bentuk : Lampiran C1

2. Nama Dokumen : Konfirmasi Pembayaran

Fungsi : Mengkonfirmasi Pembayaran

Sumber : Orang Tua calon siswa

Tujuan : Sistem PSB

Media : Data Web

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Saat Melakukan Konfirmasi Pembayaran


3. Nama Dokumen : Data Mata Pelajaran

Fungsi : Mata Pelajaran

Sumber : Panitia PSB

Tujuan : Sistem PSB

Media : Data Web

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Pembuatan Jadwal Pelajaran


4. Nama Dokumen : Data Jadwal

Fungsi : Jadwal Pelajaran


Tujuan : Sistem PSB

Media : Data Web

88

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setelah Pendaftaran Siswa Baru Ditutup


5. Nama Dokumen : Data Kelas

Fungsi : Informasi Data Kelas


Tujuan : Sistem PSB

Media : Data Web

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setelah Pendaftaran Siswa Baru Ditutup


4.5.2. Spesifikasi Data Keluaran Usulan

1. Nama Dokumen : Bukti Pendaftaran

Fungsi : Mengetahui Bukti Pendaftaran

Sumber : Sistem PSB

Tujuan : Orang Tua Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setelah Pendaftaran

Bentuk : Lampiran D1

2. Nama Dokumen : Laporan Hasil Seleksi

Fungsi : Laporan Ke Kepala Sekolah

89

Sumber : Sistem PSB


Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setelah Pendaftaran Ditutup


3. Nama Dokumen : Bukti Hasil Seleksi

Fungsi : Sebagai Bukti Hasil Seleksi

Sumber : Sistem PSB


Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setelah Melakukan Tahap Seleksi


4. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai Bukti Telah Melakukan Pembayaran

Sumber : Sistem PSB


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setelah Melakukan Pembayaran


4.5.3. Entity Relationship Diagram

90

Gambar IV.6

Entity Relationship Diagram Sistem Usulan

91

4.5.4. Logical Record Structure

Gambar IV.7

Logical Record Structure Sistem Usulan

4.5.5 Spesifikasi File

Bentuk spesifikasi file yang terdapat pada komputerisasi sistem penerimaan

siswa baru pada Raudhatul Athfal (RA) Sirojul Huda ini diperlukan adanya beberapa

file database yang berguna menampung data dalam dokumen yang lebih aman dari

kerusakan file yang ada. Untuk memudahkan pengelolaan data pada waktu

pemrosesan, dalam pembuatan program, diperlukan beberapa database diantaranya :

A. File Calon Siswa

92

B. File Seleksi Siswa

C. File Pembayaran

D. File Kelas

E. File Petugas

F. File Mata Pelajaran

G. File Jadwal

1. Spesifikasi File Calon Siswa

Nama : Tabel Calon Siswa

Akronim : data_calon_siswa

Tipe Table : File Master (Induk)

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Recond Size : 371 Karakter

Recond Key : no_pend

Software : MySql

Tabel IV.1 Spesifikasi File Calon Siswa

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 No Pendaftaran No_pend Int 15 Primary key

2 Id jadwal Id_jadwal int 11 Foreign Key

3 Tanggal tgl date

93

4 Nis nis int 10

5 Foto Ktp Foto_Ktp Varchar 20

6 Nama_siswa Nama_s Varchar 20

7 Tempat lahir Tmpt_s Varchar 20

8 Tanggal lahir Tgl_l date

9 Agama Agama Varchar 10

10 Jenis kelamin Jk_s Varchar 10

11 Alamat Alamat Text

12 No Telephone tlp_s int 15

13 Nama Ayah ayah Varchar 30

14 Pekerjaan P_ayah varchar 30

15 Nama Ibu ibu Varchar 30

16 Pekerjaan P_ibu varchar 30

17 Alamat Alamat_ortu Text

18 No telephon Telp_ortu Integer 15

19 Email email varchar 20

20 Konfirmasi email Konf_email varchar 20

94

21 Akte kelahiran Akte varchar 20

22 Kartu keluarga Kk varchar 20

2. Spesifikasi Seleksi Siswa

Nama : Tabel Seleksi Siswa

Akronim : data_seleksi



Akses File : Random

Media : Harddisk


Recond Key : no_seleksi

Software : MySql

Tabel IV.2 Spesifikasi File Seleksi Siswa


1 No. Seleksi No_seleksi Varchar 5 Primary Key

2 No Pendaftaran No_pend Int 15 Foreign Key

3 Nama Nama Varchar 20

4 Teori Teori Double

5 Fisik Fisik Double

6 Nilai Akhir Nilai_akhir Double

95

7 Keterangan Ket Varchar 10

3. Spesifikasi File Pembayaran

Nama : Tabel Pembayaran

Akronim : data_pembayaran



Akses File : Random

Media : Harddisk


Recond Key : no_kuitansi

Software : MySql

Tabel IV.3 Spesifikasi File Pembayaran


1 No Pembayaran No_kwitansi varchar 10 Primary Key

2 No Pendaftaran No_pend Int 15 Foreign Key

3 Nama Lengkap Nama Varchar 30

4 Tanggal Transfer Tgl Date

5 Jam jam varchar 10

6 No Rekening Rekening_asal int 15

96

7 Atas Nama Ats_nama varchar 30

8 Jumlah Bayar Jml Int 15

9 Jenis Pembayaran Jen_pem varchar 20

4. Spesifikasi File Kelas

Nama : Tabel Kelas

Akronim : data_kelas



Akses File : Random

Media : Harddisk


Recond Key : id_kelas

Software : MySql

Tabel IV.4 Spesifikasi File Kelas


1 Id Kelas Id_kelas int 6 Primary Key

2 Nama Kelas Nama_kelas Int 10

3 Wali Kelas Wali_kelas Varchar 20

4 Wakil Wali Kelas w_wakil varchar 20

97

5. Spesifikasi File Petugas

Nama : Tabel Petugas

Akronim : data_petugas



Akses File : Random

Media : Harddisk


Recond Key : kd_petugas

Software : MySql

Tabel IV.5 Spesifikasi File Petugas


1 Kode petugas Kd_petugas varchar 4 Primary Key

2 Nama petugas Nm_petugas Varchar 20

3 Tanggal lahir Tgl_lahir date

4 Jenis kelamin Jenis Varchar 10

5 Alamat Alamat Text

6 Password Pass Varchar 8

6. Spesifikasi File Mata Pelajaran

Nama : Tabel Mata Pelajaran

98

Akronim : mata_pelajaran



Akses File : Random

Media : Harddisk


Recond Key : id_pelajaran

Software : MySql

Tabel IV.6 Spesifikasi File Mata Pelajaran


1 Id Pelajaran Id_pelajaran int 11 Primary Key

2 Kode Mata Pel Kode_matapel Varchar 20

3 pelajaran pelajaran varchar 30

4 Nilai kkm Nilai_kkm int 11

5 Status status Enum (“1”,”2”,”3”)

7. Spesifikasi File Jadwal

Nama : Tabel Jadwal

Akronim : jadwal



99

Akses File : Random

Media : Harddisk


Recond Key : id_jadwal

Software : MySql

Tabel IV.7 Spesifikasi File Jadwal


1 Id Jadwal Id_jadwal int 11 Primary Key

2 Id kelas Id_kelas varchar 11

3 Id matapel Id_matapel int 11

4 Hari Jadwal hari enum („senin‟,‟selasa‟)

5 Jam Mulai J_mulai varchar 11

6 Jam selesai J_selesai varchar 11

7 Status jadwal S_jadwal enum („0‟,‟1‟,‟2‟)

4.5.6. Struktur Kode

Sistem pengkodean ini dibuat guna mengidentifikasi suatu objek secara

singkat. Dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat mengklasifikasikan

data. Kode dapat dibentukdari kumpulan huruf, angka, dan karakter khusus.

Struktur kode yang penulis usulkan dalam sistem usulan ini adalah sebagai

berikut :

100

1. Nomor Pendaftaran

Digunakan untuk pengkodean nomor pendaftaran yaitu digit angka yang

terdiri atas :

Tahun Pendaftaran No Urut

Contoh

2 0 1 7 0 0 9

Keterangan :

Calon Siswa melakukan pendaftaran di Tahun dua ribu tujuh belas dengan nomor

urut Sembilan

2. Nomor Seleksi

Digunakan untuk pengkodean nomor seleksi yaitu lima digit yang terdiri atas :

101

Kode Seleksi Nomor Urut

Contoh :

S L 0 0 1

Keterangan :

Calon Siswa melakkan seleksi dengan Kode SL dengan urutan pertama

3. Nomor Transaksi

Digunakan untuk pengkodean nomor transaksi yaitu enam digit yang terdiri

atas :

102

Kode Transaksi Tahun Transaksi Nomor Urut

Contoh :

T 1 7 0 0 1

Keterangan :

Calon Siswa melakukan transaksi dengan kode T pada tahun 2017 nomor urut

pertama

4. Nomor Induk Siswa

Digunakan untuk pengkodean NIS yaitu empat digit yang terdiri atas :

Nomor Urut Siswa

Contoh :

2 2 7 7

103

Keterangan :

Siswa mendapat nomor urut dua ribu dua ratus tujuh puluh tujuh

5. Kode Petugas

Digunakan untuk kode petugas yaitu empat digit yang terdiri atas :

Inisial Kode Petugas No Urut

Contoh :

B D 0 1

Keterangan :

Petugas dengan inisial BD nomor urut pertama

104

6. Kode Kelas

Digunakan untuk kode kelas terdiri dari 4 digit yang terdiri atas :

Inisial Kelas No Urut

Contoh :

M L 0 1

Keterangan :

Kelas dengan kode ML nomor urut pertama

4.5.7. Spesifikasi Program

Gambar IV.8

Diagram HIPO

PesifikasiProgram dalam perancangan program pada pembuatan tugas

akhir ini, terdiri dari :

a. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim Program : FormLogin.frm

Fungsi : Sebagai Kunci Atau Pengaman Program

Bentuk : Lampiran E:1

Software : Dreamweaver CS.6

Proses :

1. Setelah tampilan form login, masukkan kode petugas, jika kode petugas

tidak ada maka akan muncul pesan “Kode Petugas Salah”. Tapi jika kode

Petugas benar maka masukkan password.

2. Klik login untuk masuk ke program menu admin, jika password benar

maka akan tampil program menu admin, dan jika password salah maka

akan tampil pesan “Password Salah” dan login harus diulang kembali

3. Klik tutup untuk keluar dari form login

b. Spesifikasi Menu Utama Pengunjung

Nama Program : Menu Utama

Akronim Program : FormMenuUtama.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan menu-menu program yang

tersedia



Proses :

1. Pilih menu Profil, maka akan masuk ke sub menu sejarah, visi dan misi,

struktur organisasi, sarana dan prasarana, galeri, dan kalender akademik.

2. Pilih menu siswa, maka akan masuk ke sub menu login siswa.

3. Pilih menu PSB 2017, maka akan masuk ke sub menu info pendaftaran,

pendaftaran, hasil seleksi, info calon siswa terdaftar, pembayaran.

4. Pilih close untuk keluar dari program

c. Spesifikasi Data Siswa

Nama Program : Data Siswa

Akronim Program : FormMenuDataSiswa.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan Data Siswa



Proses :

1. Setelah tampil form login, masukkan kode siswa, jika kode siswa tidak ada

maka akan muncul pesan “Kode Siswa Salah”. Tapi jika kode siswa benar maka

masukkan password.

2. Klik login untuk masuk ke program data siswa, jika password benar maka

akan tampil program menu data siswa, dan jika password salah maka akan tampil

pesan “Password Salah” dan login harus diulangi kembali

3. Klik close untuk keluar dari program login

d. Spesifikasi Menu Pendaftaran

Nama Program : Pendaftaran

Akronim Program : FormMenuPendaftaran.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan Menu Pendaftaran



Proses :

1. Pilih menu PSB 2017 kemudian klik Pendaftaran

2. Pilih daftar bila belum mempunyai akun, kemudian isi dan lengkapi data –

data yang tersedia kemudian simpan. Bila tidak jadi mendaftar pilih batal.

3. Masukkan id dan password bila sudah mempunyai id dan password,

kemudian klik login untuk masuk ke halam pendaftaran. kemudian isi dan

lengkapi data – data yang tersedia kemudian simpan. Bila tidak jadi mendaftar

pilih batal.

4. Pilih close maka akan tampil pesan “Yakin Ingin Keluar?”, pilih Ya untuk

keluar dali halaman pendafaran dan pilih Tidak untuk membatalkanya.

e. Spesifikasi Program Pembayaran

Nama Program : Pembayaran

Akronim Program : FormMenuPembayaran.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan Menu Pembayaran



Proses :

1. Pilih menu PSB 2017 kemudian klik Pembayaran.

2. Isi data – data yang telah disediakan, kemudian klik bayar untuk

menyimpan data pembayaran.

3. Klik batal untuk membatalkan penginputan data.

f. Spesifikasi Program Petugas

Nama Program : Petugas

Akronim Program : FormMenuPetugas.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan Menu Petugas



Proses :

1. Pilih menu petugas.

2. Klik tambah untuk mengisi data baru.

3. Klik ubah untuk mengubah data petugas

4. Klik simpan untuk menyimpan data petugas. Bila data ada yang belum

diisi maka akan tampil pesan “Data Belum Lengkap” akan tetapi setelah

data terisi lengkap maka akan tampil pesan “Data Telah Tersimpan”.

5. Klik batal untuk membatalkan pengimputan data.

6. Klik hapus maka akan tampil pesan “Yakin Ingin Dihapus?” jika pilih Ya,

maka data akan terhapus dan tampil pesan “Data Telah Dihapus” dan jika

batal menghapus, klik Tidak.

g. Spesifikasi Program Calon Siswa

Nama Program : calon siswa

Akronim Program : FormMenuCalonSiswa.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan Data Calon Siswa



Proses :

1. Pilih menu calon siswa.

2. Klik tambah untuk mengisi data baru.

3. Klik ubah untuk mengubah data calon siswa

4. Klik simpan untuk menyimpan data calon siswa. Bila data ada yang belum

diisi maka akan tampil pesan “Data Belum Lengkap” akan tetapi setelah

data terisi lengkap maka akan tampil pesan “Data Telah Tersimpan”.

5. Klik batal untuk membatalkan pengimputan data.

6. Klik hapus maka akan tampil pesan “Yakin Ingin Dihapus?” jika pilih Ya,

maka data akan terhapus dan tampil pesan “Data Telah Dihapus” dan jika

batal menghapus, klik Tidak.

h. Spesifikasi Program Jadwal Kelas Siswa

Nama Program : jadwal kelas siswa

Akronim Program : Form SiswaJadwal.frm

Fungsi : Untuk Menampilkan Jadwal Kelas Siswa



Proses :

1. Pilih menu siswa.

2. Masukkan Nis dan password kemudian klik login.

3. Setelah masuk pilih menu jadwal

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Dalam spesifikasi sistem computer ini, penulis berusaha untuk

menguraikan dan menjelaskan mengenai sistem computer yang digunakan dalam

sistem usulan ini.

4.6.1. Umum

Sistem dapat dikatakan baik dan berhasil digunakan atau diterapkan

jika didukung dengan beberapaunsur antara lain perangkat keras (hardware),

perangkat lunak (software) dan pemakai (brainware). Diantara unsur tersebut

yaitu prasaranan atau peralatan yang dibutuhkan harus sesuai spesifikasi yang

diusulkan karena itu penulis menguraikan perangkat computer yang harus tersedia

pada sistem yang diusulkan.

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras atau yang disebut Hardware merupakan seluruh

komponen peralatan yang membentuk suatu computer dan peralatan lainya yang

memungkinkan computer dapat melaksanakan tugasnya. Adapun perangkat keras

yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Processor : Intel® Core™ i3

2. Ram : 2GB

3. Monitor : Generic Pnp Monitor

4. Hardisk : 500 GB

5. Keyboard : USB

6. Printer : Desk Jeck dan Dot Matrix

7. Mouse : Desk Jeck dan Dot Matrix

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian intruksi yang

tersusun secara teratur agar computer dapat bekerja mengolah data dan

mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh user atau pemakai. Perangkat lunak

atau software yang penulis gunakan dalam perancangan program usulan ini adalah

1. Sistem Operasi : Windows 7

2. Program : Dreamwefer CS 6, Xampp

3. Aplikasi Web Browser : Mozilla firefox, opera, safari, internet explorer,

google chrome.

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan sebuah rencana untuk suatu tahapan yang

akan menjelaskan segala sesuatu yang dibutuhkan dalam suatu proses

implementasi. Jadwal implementasi dapat berfungsi sebagai paduan terhadap

suatu kegiatan atau tahapan yang harus dilakukan. Beberapa tahapan dalam jadwal

implementasi adalah sebagai berikut :

1. Persiapan Data Awal

Persiapan data awal merupakan suatu kegiatan yang mempunyai tujuan

untuk mengumpulkan data yang nantinya digunakan pada sistem usulan

yang telah selesai diimplementasikan. Kegiatan ini membutuhkan waktu

satu minggu yaitu minggu pertama, bulan pertama.

2. Analisa

Analisa dimaksudkan untuk pengurain dari suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian – bagian komponenya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permaslahan – permaslahan,

kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan

kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan – perbaikan. Kegiatan ini memerlukan waktu dua minggu yaitu

minggu kedua dan minggu ketiga pada bulan pertama

3. Desain Sistem

Desain sistem dimaksudkan untuk beberapa keperluan diantaranya

menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang dapat berupa

penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang trpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan

berfungsi. Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan dari komponen –

komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Kegiatan ini memerlukan waktu satu minggu yaitu minggu keempat pada

bulan pertama.

4. Desain Perangkat Lunak

Desain perangkat lunak merupakan Sebuah proses untuk mendefinisikan

sesuatu yang akan dikerjakan dengan menggunakan teknik yang bervariasi

serta didalamnya melibatkan deskripsi mengenai arsitektur serta detail

komponen dan juga keterbatasan yang akan dialami dalam proses

pengerjaannya. Sebuah proses perancangan membutuhkan pengetahuan

mengenai berbagai teknik atau model perancangan yang dapat digunakan.

Selain itu, sebuah perancangan membutuhkan hasil analisa yang telah

mampu mendeskripsikan kebutuhan dari sistem yang akan dibuat.Dan

seorang desainer harus memahami kendala atau hambatan yang mungkin

terjadi pada saat implementasi. Kegiatan ini memerlukan waktu satu

minggu yaitu minggu pertama pada bulan kedua.

5. Pembuatan dan Test Program

Pembuatan dan test program bertujuan agar program yang telah dibuat

dapat digunakan untuk mengolah data pada file Database. Setelah

pembuatan program selesai,pengetesan program perlu dilaksanakan agar

program yang telah dibuat atau dirancang dapat diketahui kekuranganya

sebelum diterapkan pada sistem baru. Pembuatan dan pengetesan program

ini membutuhkan waktu tiga minggu yaitu minggu kedua sampai minggu

keempat pada bulan kedua.

6. Test sistem

Bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap sistem usulan secara

keseluruhan agar diketahuiapakah sistem tersebut layak atau tidak

menggantikan sistem yang lama.waktu yang digunakan untuk test ini

adalah satu minggu yaitu minggu pertama pada bulan ketiga.

7. Pelatihan

Pelatihan ini dimaksudkan agar calon pengguna mengetahui prosedur kerja

yang akan dijalankan dengan menggunakan sistem baru agar dapat

mengoperasikan sengan seoptimal mungkin. Waktu yang dibutuhkan

adalah satu minggu yaitu minggu kedua pada bulan ketiga.

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk bertujuan sebagai pedoman bagi pihak yang

membutuhkan dalam mengoprasikan sistem. Buku petunjuk ini secara

garis besar berisi mengenaipetunjuk pemakaian, penjelasan dank ode –

kode yang digunakan. Pembuatan buku petunjuk ini memerlukan waktu

satu minggu yaitu pada bulan ketiga minggu ketiga.

9. Operasi dan Evaluasi

Kegiatan pengolahan sistem usulan secara penuh setelah masa perbaikan

berakhir dan juga diperlukan suatu evaluasi sistem usulan untuk

mengetahui sejauh mana sistem dapat memenuhi kebutuhan pemakai.

Operasi dan evaluasi ini membutuhkan waktu tiga minggu yaitu minggu

kedua sampai minggu keempat pada bulan ketiga.

Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara

ringkas dapat dilihat pada table berikut ini.

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5 Pembuatan & Tes Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku Petunjuk

9 Evaluasi & Operasional

Tabel IV.8

Jadwal Implementasi Usulan

BAB V

Penutup

5.1. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan penelitian pada Raudathul Athfal (RA) Sirojul

Huda, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai barikut:

1. Program aplikasi sistem berbasis web pada Raudathul Athfal (RA) Sirojul

Huda yang penulis buat dapat memberikan kemudahan dalam proses penerimaan

siswa baru secara online.

2. Kebutuhan informasi penerimaan siswa baru untuk pihak calon siswa pada

saat tertentu dapat terpenuhi dengan cepat.

3. Dengan aplikasi ini diharapkan media promosi pada sekolah dijadikan

sebagai objek penelitian dapat berjalan secara lancar.

4. Dengan adanya program aplikasi ini memudahkan calon siswa untuk

mendapatkan informasi penerimaan siswa baru di Raudathul Athfal (RA) Sirojul

Huda secara online.

5.2. Saran

Walaupun sistem penerimaan siswa baru yang dirancang dapat

memberikan solusi tentang permasalahan yang terjadi, namun sistem yang

dirancang masih sangat jauh dari sempurna. Maka dari itu Penulis memberikan

saran-saran sebagai berikut:

1. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk

pengembangan sistem lebih lanjut.

2. Diharapkan kedepannya sistem ini dapat menambah fasilitas-fasilitas lain

seperti penjadwalan dan penilaian.

3. Antarmuka dapat dibuat lebih menarik untuk kedepannya sehingga dapat

membuat sistem ini user friendly.

DAFTAR PUSTAKA

Agus Suprijono.2013.Cooperative Learning Teori dan Aplikasi PALKEM

Yogyakarta: Pusaka Pelajar

Ardana, 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu

Baridwan,Zaki. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : BFE

Yogyakarta.

Buana, I Komang Setia. 2014. Jago pemrograman PHP. Dunia Komputer, Jakarta,

Indonesia

Binanto, Iwan. 2010. Multimedia Digital Dasar Teori dan Pengembanganya.

Yoyakarta: Andi Publisher.

Fathansyah. 2015. Basis Data Edisi Revisi Kedua. Bandung: Informatika.

Hasugian, H., dan Ahmad Nur Shidiq. 2012. Rancang Bangun Sistem Informasi

Industri Kreatif Bidang Penyewaan Sarana Olahraga. Semantik 2012. pp.

606-616. ISSN 979 - 26 - 0255 - 0. Diambil dari :

http://eprints.dinus.ac.id/id/eprint/202 (01 Juli 2017).

Jogiyanto, 2014. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi V. Yogyakarta:Andi

Offset.

Kendall, Kenneth, dan Kendall, Julie E. 2013. Analisis dan Perancangan Sistem.

Edisi 5.Klaten :Intan Sejati.

Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2010. Sistem Teknologi Informasi, Edisi III.

Yogyakarta: Andi.

Nugroho, Bunafit. 2013. Panduan Membuat PROGRAM TOKO dengan Visual

Basic dan MYSQL. Yogyakarta: Gava Media.

Tata Sutabri, 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Pahlevi, Said Mirza, DR. (2013). Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis

Data. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Pratama. I Putu Agus E. 2014. Sistem Informasi dan Implementasinya”

Bandung:Informatika.

Pressman, R.S. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I.

Yogyakarta: Andi

Setiawan, Hendri. 2016. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut

Sutanta. Diambil dari:

http://www.hendrisetiawan.com/2016/04/pengertian-entity-relationship-

diagram.html (03 Juni 2017).

Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Ruko Mandar, 2017.Solusi Tepat Menjadi Pakar Adobe Dreamwefer CS6.

Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

LAMPIRAN A.1 FORMULIR

LAMPIRAN A.2 FOTO COPY KARTU KELUARGA

LAMPIRAN A.3 FOTO COPY AKTE KELAHIRAN

LAMPIRAN A.4 FOTO COPY KTP

LAMPIRAN B.1 KWITANSI PEMBAYARAN

LAMPIRAN B.2 LAPORAN PEMBAYARAN

LAMPIRAN B.3 LAPORAN PENERIMAAN SISWA BARU

LAMPIRAN B.4 LAPORAN HASIL SELEKSI

LAMPIRAN C.1 FORMULIR PENDAFTARAN

LAMPIRAN C.2 KONFIRMASI PEMBAYARAN

LAMPIRAN C.3 DATA MATA PELAJARAN

LAMPIRAN C.4 DATA JADWAL

LAMPIRAN C.5 DATA KELAS

LAMPIRAN D.1 BUKTI PENDAFTARAN

LAMPIRAN D.2 LAPORAN HASIL SELEKSI

LAMPIRAN D.3 BUKTI HASIL SELEKSI

LAMPIRAN D.4 BUKTI PEMBAYARAN

LAMPIRAN E.1 LOGIN ADMIN

LAMPIRAN E.2 MENU UTAMA PENGUNJUNG

LAMPIRAN E.3 MENU DATA SISWA

LAMPIRAN E.4 MENU PENDAFTARAN

LAMPIRAN E.5 MENU KONFIRMASI PEMBAYARAN

LAMPIRAN E.6 MENU PETUGAS

LAMPIRAN E.7 MENU CALON SISWA

LAMPIRAN E.8 MENU JADWAL KELAS SISWA

TUGAS AKHIR - repository.bsi.ac.id · 1. Direktur Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Jurusan...

Documents

Transcript of TUGAS AKHIR - repository.bsi.ac.id · 1. Direktur Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Jurusan...