Tips & Trik Office Word, Excel, dan PowerPoint 2016

Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta 1. Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp100.000.000 (seratus juta rupiah).

2. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

3. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).

4. Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).

Tips & Trik Office Word, Excel, dan PowerPoint 2016

Arista Prasetyo Adi

PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

vii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................ V DAFTAR ISI ........................................................................................VII

TIPS & TRIK MICROSOFT WORD............................................................ 1

MEMBUAT SURAT MASSAL .................................................................... 2 Membuat Database...........................................................................2 Memasukkan Data ke Template Surat...............................................8 Mailings dari Data Excel ..................................................................10

FORMAT HALAMAN BERBEDA DALAM SATU DOKUMEN............................ 15 MENCETAK LABEL UNDANGAN............................................................. 23 MENU TELL ME PADA WORD 2016 ...................................................... 29 MEMBERI KOMENTAR PADA DOKUMEN ................................................. 33 MEMBUKA DAN MENGEDIT PDF........................................................... 37 MENAMPILKAN HEADER TABEL DI HALAMAN LAIN .................................. 41 MEMBUAT DAFTAR ISI OTOMATIS ........................................................ 45

Mengatur Jenis Font Heading .........................................................45 Menempelkan Heading ...................................................................49 Menampilkan Daftar Isi Otomatis ....................................................52

MENAMBAHKAN MENU DROP DOWN LIST ............................................. 59 MENGGUNAKAN SMART ART................................................................ 65

viii

TIPS & TRIK MICROSOFT EXCEL.......................................................... 71

MENGGUNAKAN GRAFIK MINI PADA EXCEL............................................ 72 MENGATUR UKURAN SEL PADA EXCEL.................................................. 79

Mengatur Lebar Sel.........................................................................79 Mengatur Tinggi Sel........................................................................82

MEMBEKUKAN BARIS DAN KOLOM ....................................................... 87 Membekukan Kolom dan Baris .......................................................90 Membekukan Kolom Pertama.........................................................92 Membekukan Baris Pertama ...........................................................94

SORTIR DATA PADA EXCEL ................................................................. 97 Mengurutkan Nama Sesuai Abjad ...................................................98 Mengurutkan Data Nilai.................................................................100 Menyembunyikan Data..................................................................102

MEMAKAI HYPERLINK UNTUK KONEKSI ...............................................105 Hyperlink Antar-Sel dalam Satu Sheet...........................................106 Hyperlink Antar-Sheet ...................................................................109 Hyperlink Antar-Workbook ............................................................112

ANALISA DATA CEPAT DALAM EXCEL .................................................117 Menu Cepat Formatting ................................................................118 Menu Analisa Cepat Chart .............................................................119 Menu Analisa Cepat Totals ............................................................121 Menu Analisa Cepat Tables ...........................................................123 Menu Analisa Cepat Sparklines .....................................................125

MENGATUR FORMAT DATA................................................................ 127 Format Teks .................................................................................127 Format Perataan (Alignment) ........................................................129 Format Bilangan di Dalam Excel...................................................131

Pemilihan Format Penulisan Bilangan .....................................132 Format untuk Memecah Angka Bernilai Uang .........................132 Penulisan Angka Desimal di Belakang Koma...........................133 Format Mata Uang ..................................................................134

MENAMBAH KOMENTAR KE DALAM SEL ..............................................135 Membuat Komentar ......................................................................135 Menghapus Komentar...................................................................137 Edit Komentar...............................................................................138 Membaca Semua Komentar..........................................................139

1

TIPS & TRIK

MICROSOFT

WORD

2

MEMBUAT SURAT

MASSAL

Salah satu fungsi dari Microsoft Word adalah untuk membuat surat. Ketika membuat surat, kebanyakan pengguna Word membuat file satu per satu sesuai dengan jumlah penerima surat. Padahal jika dilakukan dengan seperti itu, tidak efisien dan dapat merepotkan.

Gambar 1.1 Contoh Membuat surat massal

Untuk membuat surat massal, Anda cukup membuatnya menggunakan fasilitas Mailings yang mana Menu ini sudah ada juga di versi Word sebelum-sebelumnya.

Membuat Database

Untuk membuat data penerima surat, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

3

1. Buatlah satu saja template surat yang akan dicetak, lalu pastikan

berikan ruang kosong untuk mengisikan data penerima surat.

Dalam contoh ini, ada dua data yaitu Nama dan Alamat penerima.

Gambar 1.2 Membuat template surat yang akan dikirim

2. Langkah selanjutnya, masuklah ke dalam Menu Tab Mailings, lalu

pilih Menu Select Recipiens diikuti memilih menu Type a New List.

Gambar 1.3 Masuk me dalam Menu Mailings

Gambar 1.4 Klik Menu Type a New List

3. Akan ditampilkan jendela untuk pengaturan data. Pada jendela

tersebut, Anda dapat menentukan Field apa saja yang akan

digunakan. Dalam contoh ini, data field yang digunakan adalah

4

Nama dan Alamat. Klik Customize Columns untuk membuka

jendela pengaturan Field.

Gambar 1.5 Jendela untuk mengatur Field

Gambar 1.6 Klik Customize Columns

Gambar 1.7 Jendela Customize Address List

4. Hapus Field yang tidak digunakan, dan rename Field yang ingin

diganti namanya. Untuk menambah Field klik tombol Add New.

5. Untuk menghapus, misalkan klik pada Field yang akan dihapus, lalu

tekan tombol Delete pilih Yes.

5

Gambar 1.8 Cara Menghapus Field

6. Untuk mengubah nama Field, klik pada Field lalu tekan tombol

Rename, akan ditampilkan jendela untuk mengubah nama field,

kemudian tekan OK untuk menyimpan.

Gambar 1.9 Mengubah nama Field

Gambar 1.10 Hasil perubahan nama pada field

7. Jika telah selesai dalam mengatur Field, tekan tombol OK untuk

menyimpan hasil perubahan Field. Setelah terbentuk dua data field

6

yaitu nama dan alamat, kini Anda dapat mengisikan sesuai dengan

jumlah data penerima surat.

Gambar 1.11 Klik OK

Gambar 1.12 Data siap untuk diisi

8. Ketika mengisikan data, dan menambah isi data, klik pada tombol

New Entri, maka akan ditampilkan kolom isikan kosong yang dapat

Anda isikan. Jika data telah selesai diisikan, klik tombol OK untuk

menyimpan hasil perubahan.

7

Gambar 1.13 Mengisikan Field

Gambar 1.14 Klik OK untuk menyimpan hasil perubahan

9. Setelah klik OK, akan ditampilkan jendela untuk mencari tempat

penyimpanan. Simpan data pada folder yang Anda kehendaki,

berikan File Name dan tekan tombol Save untuk menyimpan.

Gambar 1.15 Menyimpan database

8

Memasukkan Data ke Template Surat

Jika database telah tersimpan, Anda dapat memasukkan data tersebut

ke dalam template surat, untuk keperluan pencetakan.

1. Pastikan Template surat Anda masih terbuka, lalu klik kursor ke

arah area kosong nama dahulu.

Gambar 1.16 Klik pada area kosong untuk pengisian nama

2. Langkah selanjutnya, klik pada Menu Insert Merge Field yang ada di

dalam Tab Mailings. Pilih Field Nama yang pernah Anda buat

sebelumny. Maka area kosong yang Anda klik pada template akan

menampilkan tulisan <<nama>>.

Gambar 1.17 Memasukkan Field ke dalam template

Gambar 1.18 Memasukkan Field satu per satu

9

3. Pada langkah mengisikan Field Alamat juga dengan langkah yang

sama. Sehingga area kosong isian Alamat akan ditampilkan dengan

teks <<alamat>>.

Gambar 1.19 Masing-masing Field telah ditambahkan

4. Langkah selanjutnya, Anda perlu melakukan Preview untuk

menampilkan isi dari masing-masing Field. Untuk melakukannya,

klik tombol Preview Results, Maka akan ditampilkan Nama dan

Alamat penerima surat pertama.

Gambar 1.20 Klik Preview Results

5. Setelah data pertama ditampilkan, Anda dapat langsung cetak surat

tersebut. Klik Next untuk berpindah ke tampilan data berikutnya lalu

dicetak, begitu seterusnya sampai data penerima sudah tercetak

semua.

10

Gambar 1.21 Data selanjutnya

Mailings dari Data Excel

Jika Anda ingin mengirimkan surat massal, dan ternyata data tersebut

ditulis di dalam Excel. Anda tidak perlu kahawatir dengan hal itu. Untuk

membuat Mailings dengan data dari Excel, berikut ini langkah-

langkahnya:

1. Siapkan template word yang akan digunakan untuk memasukkan

data Mailings, dan siapkan pula data Excel yang telah disimpan di

dalam Drive komputer yang Anda gunakan. Pada kasus ini, Anda

akan diperlihatkan mengisikan biodata dari data Excel.

Gambar 1.22 Menyiapkan template untuk membuat Mailings

252

TENTANG PENULIS

Arista Prasetyo Adi adalah lulusan dari Desain Produk UNDIP dan Teknik Informatika Unisbank Semarang. Saat ini bekerja sebagai staf pengajar Teknologi dan Informasi di SMA Krista Mitra Semarang. Aris merupakan penulis produktif di bidang IT yang sudah menerbitkan 40 buku bertema komputer di Penerbit Elex Media Komputindo. Selain itu, beberapa kali artikelnya dimuat di surat kabar Jawa Tengah. Penulis dapat dihubungi melalui email mail2aris@gmail.com

Catatan: Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo: Gramedia Direct Jl. Palmerah Barat No. 33, Jakarta 10270 Telemarketing/CS: 021-53650110/111 ext: 3901/3902 Email: author@gramediapublishers.com