Tips dan Trik Menggaet SponsorshipDana merupakan salah satu factor “kendala” yang sering dirasakan oleh penyelenggara

kegiatan. Hampir semua kegiatan besar tidak pernah melupakan pihak ini. Untuk

mendapatkan dana tersebut, salah satu sumber yang umum dipakai adalah dengan mencari

sponsorship. Namun tidak semua penyelenggara kegiatan dapat menggaet sponsorship

sesuai dengan target yang diharapkan. Oleh karena itu, kita akan berbagi mengenai “Tips

dan Trik Menggaet Sponsorship”.

Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor sangat sulit. Mungkin dipicu harapan dari para

sponsor. Mereka ingin kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai sarana untuk

mencapai berbagai sasaran sekaligus, dengan mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam

beragam aktivitas pemasaran lain & dapat menghubungkannya dengan pasar sasaran.

Mereka ingin membangun hubungan dengan pasar sasaran sampai menciptakan tingkat

relevansi yang tidak dapat dicapai oleh media pemasaran seperti televisi, radio atau surat

kabar.

Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai pengibar

bendera menjadi pipa penyalur, dengan menawarkan beragam manfaat dan peluang yang

dapat membantu sponsor mencapai tingkat hubungan tertentu.

Saat ini para sponsor juga mengharapkan agar kita membantu mereka memahami lebih

mendalam mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. Mereka bukan

sekedar ingin tahu tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi mereka juga

ingin tahu mengapa orang-orang tersebut mau untuk datang ke acara kita, apa yang

menjadi daya tarik utamanya. Para sponsor juga ingin dapat memperbaiki atau

meningkatkan pengalamannya.

Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih keras lagi. Sponsor dapat

dengan mudah pindah ke berbagai kegiatan yang berbeda. Oleh karena itu, penyelanggara

kegiatan tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor dalam bentuk bantuan dana.

Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan pada

kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun

sulit untuk meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.

Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara kita? Jawabannya adalah semua

lembaga/perusahaan yang sedang membutuhkan promosi dan sedang mencari mitra

kerjasama dalam mengerjakan program kerja perusahaan.

Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor adalah sebagai

berikut :

1. Bantuan dana berupa uang tunai

2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran, majalah, televisi

3. Support pembicara.  Bisa jadi pembicara diambilkan dari lembaga sponsor atau sponsor

bertanggung jawab mencarikan pembicara dari lembaga jaringannya sponsor

4. Support  akomodasi

5. Potongan harga misal percetakan, cathering

6. Souvenir misal  kaos, kenang-kenangn

7. Kerjasama program melaluia MoU

8. Diskon produk perusahaan

Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling membutuhkan. Seperti

yang sudah disampaikan di awal, bahwa pihak sponsor selalu menginginkan manfaat bukan

sebaliknya. Oleh karena itu, kita perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor dan

bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan kegiatan yang kita kerjakan. Perlu

diperhatikan beberapa hal ini :

1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini sangat penting, karena

kredibilitas penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika

penyelenggara sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir

dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik

berupa produk maupun dana.

2. Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah

kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.

3. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan

penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan

menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan

produk mereka.

4. Media yang digunakan sebagai sarana publikasi. Apa yang diingan sponsor, itu yang

diberikan. Saat ini pihak sponsor rata-rata menginginkan produknya bisa dikenal oleh

masyarakat bukan? Oleh karena itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio atau

audio visual. Media visual bisa berupa spanduk rentang, backdrop, baliho, pamflet, flyer,

rontek. Bisa juga dalam bentuk audio seperti radio atau audio visual seperti televisi.

Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah proposal. Proposal

yang baik adalah yang bisa menjelaskan secara terperinci dan utuh bahkan meski tanpa

penjelasan dari penyelenggara kegiatan.

Kira-kira proposal seperti apa yang akan dilihat oleh calon sponsor ? “proposal yang

menarik”, “proposal yang unik”, dan “proposal yang tidak terlalu tebal”.

Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W &  1 H : What, Why, When, Where,

Who, dan How. Selain itu perlu diperhatikan beberapa materi penting seperti dibawah ini:

1. Tujuan diselenggarakan acara

2. Keterangan mengenai acara

3. Alasan mengapa memerlukan sponsor

4. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara

      Event Shave For Hope (cherity)  Oleh: Event Organizer Evio Productions Jakarta at Gandaria City

Mall.

       5.  Schedule dan action plan acara

       6.  Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai

ganti sponsorship yang diberikan. Contohnya: Pencantuman logo di banner, atau mungkin

menyediakan waktu khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan kegiatan

mereka.

Event Shave For Hope (cherity)  Oleh: Event Organizer Evio Productions Jakarta at Gandaria City Mall.

       7.  Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan yang pernah

dilakukan.

       8.  Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang

detail acara tersebut.

Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor tertarik. Oleh

karena itu perlu cara lain untuk meyakinkan calon sponsor agar bersedia bekerjasama

dengan kita.

Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada orang yang belum

dikenal. Jadi sebelum menghubungi calon sponsor, cari informasi siapa orang yang dikenal

oleh calon sponsor dan bisa memberikan rekomendasi. Dengan demikian setidaknya 50 %

keberhasilan sudah di tangan.

Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. Caranya adalah

dengan presentasi. Cara ini fungsinya untuk meyakinkan kepada calon sponsor bahwa

kegiatan kita memang pantas untuk didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat

terpenuhi.

Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor pada waktu

penyelenggaraan kegiatan. Berikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga tidak ada

yang merasa dikecewakan. Ini karena akan berkaitan dengan image lembaga

penyelenggara. Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal

tersebut akan membuat kita lebih baik di mata mereka.

Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti kegiatan dan

pelaksanaan janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti foto dari

logo mereka di banner, spanduk, dsb. Hal terakhir ini sangat penting. Ucapkan terimakasih

kepada mereka, minta waktu luang untuk sekedar berkunjung. Buatlah kesan positif kepada

sponsor, dan jangan berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja.  Sampaikan program –

program lain yang memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak sponsor. Dengan

demikian maka anda sudah mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang.

 

"Siapa saja yang tidak melakukan perencanaan dengan baik maka sesungguhnya

dia telah merencanakan sebuah kegagalan". Hal tersebut juga berlaku ketika kita akan

memasarkan “produk (kegiatan yang kita adakan)” kepada para calon sponsor.

Ayooo ayoooo sapa yang mau jadi danus (dana usaha)?  :D

 

Kami pernah masuk MURI loh,,, di acara Cherity Shave For Hope Donasi dengan Rambut

termahal.

Event Shave For Hope (cherity)  Oleh: Event Organizer Evio Productions Jakarta at Gandaria City Mall.